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COLEGIO LUIS CARLOS GALAN SARMIENTO - GIRON INFORMATICA GRUPO: 10º
DOCENTE: SANDRA MILENA ZANGUÑA RUIZ milzaruz@yahoo.es 2014 Página 1
http://www.youtube.com/watch?v=V1m4t6DqRWA
Combinar Correspondencia –
Parte I
Iniciar La Combinación De
Correspondencia:
Permite la unificación de un
archivo con texto fijo y datos
variables; almacenados a través
de una carpeta externa.
Como texto fijo, se debe usar una
carta de presentación que se
tenga guardada en el PC, para
ello:
1. Dar clic en el botón Archivo.
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2. Dar clic en Abrir.
3. En la carpeta donde está
almacenado el documento (la
carta), seleccionar el archivo
Carta de Presentación.
4. Dar clic en Abrir.
Ahora es necesario Guardar este
documento para realizar el
ejercicio:
5. Dar clic en el Botón Archivo.
6. Dar clic en Guardar Como.
7. Dar nombre al archivo.
8. Dar clic en el botón Guardar.
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Crear los Destinatarios
Una vez guardado el documento,
se inicia el procedimiento para
realizar la combinación de
correspondencia:
1. Dar clic en la opción
Correspondencia del menú.
2. Seleccionar la herramienta
Iniciar combinación de
correspondencia.
3. Del panel de opciones, dar clic
sobre Cartas, la carta proveniente
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de la primera actividad, ya está
configurada para combinar. Ahora
es necesario crear el listado de
clientes a quienes se enviará la
carta:
4. Dar clic en la herramienta
Seleccionar destinatarios de la
barra menú.
5. Dar clic en la opción Escribir
Nueva lista.
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6. El cuadro de diálogo Nueva
lista de direcciones aparece en
pantalla.
7. Debe establecer qué
información va a almacenar en la
lista de destinatarios. Dar clic en
el botón Personalizar Columnas…
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Eliminar Campos del Listado de
Destinatarios
En el cuadro de diálogo
Personalizar lista de direcciones,
se puede agregar campos
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necesarios o remover los
innecesarios.
1. Del listado, seleccione Campo
de dirección 2, esta opción será
eliminada.
2. Dar clic en Eliminar.
3. Una advertencia aparece en
pantalla, dar clic en el botón Sí.
Note que este campo desaparece
del listado.
Realizar estos mismos pasos
para: Provincia o estado; Código
postal; País o región.
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Crear nuevos Campos en el
Listado de Destinatarios
Es posible crear campos que
complementen el listado necesario
de destinatarios.
Crear un nuevo campo:
1. Es necesario crear un nuevo
campo dentro de la lista, dar clic
en el botón Agregar.
2. Digitar el nombre del campo, en
este caso Cargo.
3. Dar clic en Aceptar.
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4. El campo Cargo aparece en la
lista, pero se debe ubicar debajo
del campo Apellidos.
5. Dar clic en Subir, hasta ubicar
en el sitio este campo.
6. Dar clic en Aceptar.
Ingresar los Datos del
Destinatario
1. Dar clic en Tratamiento y digitar
el texto Sr. ó Sra.
2. En este caso, dar clic en
Nombre y digitar (Andrea).
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La información de cada casilla, se
debe encontrar en la carta que
está trabajando, Andrea
Villanueva será el primer
destinatario. Cada dato debe ser
completado.
Para moverse entre celdas, pulsar
la Tecla TAB o pulsar las Flechas
del teclado según la dirección a la
que necesite dirigirse.
3. Una vez completados los datos
del primer destinatario, dar clic en
el botón Nueva entrada.
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4. Llenar los datos del nuevo
destinatario, repetir estas
acciones con todos los
destinatarios.
5. Dar clic en Aceptar.
6. El cuadro de diálogo, Guardar
lista de direcciones aparece en
pantalla. Dar nombre al archivo.
7. Dar clic en el botón Guardar, se
creará automáticamente una
carpeta especial para guardar
esta base de datos. Microsoft
Word® 2010 se apoya en el
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programa Microsoft Access 2010®
para administrar estas listas.
Tema 2: Combinar
Correspondencia – Parte II
Insertar Los Campos En El
Documento “Macros De Word”
Una vez creada la lista de
destinatarios, es necesario ubicar
dentro de la carta de
presentación, los campos que se
combinarán con el listado. Se
inicia insertando una macro que
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actualice la fecha
automáticamente:
1. Seleccionar la fecha en la carta
y borrar la selección, pulsando la
Tecla Backspace.
2. Ir a la opción Vista del menú.
3. Seleccionar la herramienta
Macros.
4. Del panel, seleccionar Ver
macros.
5. En el cuadro de dialogo que
aparece en pantalla, seleccionar
comandos de Word.
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6. Digitar el nombre de la macro
Insertar campo (debe ser todo
pegado).
7. De las opciones en el listado,
seleccionar InsertarCampoFecha.
8. Dar clic en el botón Ejecutar.
La fecha se insertará
automáticamente.
24/09/2014
Editar Campos
El formato actual de la fecha no es
conveniente para la carta, por eso
se debe cambiar el formato:
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1. Dar clic sobre el elemento, un
cuadro enmarca la fecha, pulsar
botón derecho sobre este campo.
2. Del panel, seleccionar la opción
Editar campo.
24 de septiembre de 2014
3. En pantalla aparece el cuadro
de dialogo Campo, del listado
propiedades de campo, en
formatos de fecha, seleccionar
una opción.
4. Dar clic en Aceptar.
Insertar Campos Combinados
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Los campos combinados son la
información que se importará del
listado de destinatarios a la carta
creada.
Para incluir los campos
combinados dentro del
documento, hacer lo siguiente:
1. Seleccionar el texto Sr. o Sra. Y
borrarlo con la tecla Backspace.
2. Ir a la opción Correspondencia.
3. Seleccionar la herramienta
Insertar campo combinado.
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4. Del panel, seleccionar
Tratamiento.
Ahora se insertará el Campo
Nombre:
1. Seleccionar el nombre en la
carta, Pulsando las Teclas
Control+Shift+FlechaDerecha. (ó
dar clic sostenido en la palabra
nombre).
2. Ir a la opción Correspondencia
3. Seleccionar la herramienta
Insertar campo combinado.
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4. Seleccionar la opción Nombre.
Insertar la Línea de saludo
Andrea
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1. Es necesario seleccionar la
línea actual de saludo y borrarla
con la tecla Backspace.
2. Dar clic sobre la herramienta
línea de saludo.
3. Se abre el cuadro de diálogo, a
continuación se inserta la línea de
saludo.
4. Entre las alternativas, se puede
seleccionar el saludo más
pertinente para el tipo de carta
que se está construyendo.
Escoger la opción Estimado.
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5. Clic en aceptar.
También es posible escoger la
forma de tratar al destinatario:
6. En el panel, se escoge la
alternativa más pertinente
(primera opción), ya que la
formalidad es necesaria para este
tipo de documento.
Se puede visualizar el resultado
de la línea de saludo, aplicada a la
lista de destinatarios.
7. Dar clic sobre los controles
(Para visualizar).
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8. Dar clic en el botón Aceptar.
Vista Previa de Resultados
Permite visualizar el producto de
la combinación:
1. Para activar la visualización de
los resultados, dar clic en el botón
Vista previa de resultados.
2. Dar clic en los controles para
ver el siguiente registro completo.
Repetir esta acción para generar
vistas previas.
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Para desactivar la vista previa, dar
clic de nuevo en la herramienta
Vista previa de resultados.
Comprobación Automática de
errores
Esta función se activa una vez se
crea el documento que contendrá
las cartas combinadas.
1. Del panel Vista previa de
resultados, seleccionar la opción
Comprobación automática de
errores.
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2. En el cuadro que aparece en
pantalla, escoger la opción
Completar la combinación
deteniéndose para informar los
errores.
3. Dar clic en Aceptar.
NOTA: Inmediatamente se
observa que se crea un archivo
independiente llamado Cartas1.
Allí se muestran todas las cartas
con sus destinatarios.
Una vez finalizada la
comprobación de errores, se
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genera un documento nuevo,
llamado Cartas1.
Este archivo contendrá todas las
cartas combinadas,
posteriormente se procede a
guardar dicho proceso.
1. Dar clic en el Botón Archivo.
2. Escoger la opción Guardar
como.
3. Se abre el cuadro de diálogo
Guardar como.
4. Dar nombre al archivo.
5. Dar clic en Guardar.
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Finalizar la Combinación de
documentos:
1. Se pasa al archivo original (en
este caso Carta).
2. Dar clic en el botón Guardar.
3. También se puede generar las
cartas combinadas desde el botón
Finalizar y combinar.
4. Seleccionar la opción Editar
documentos individuales.
5. Un pequeño cuadro de dialogo
aparece para especificar cuáles
registros serán combinados en un
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nuevo documento. Seleccionar la
opción Todos.
6. Dar clic en Aceptar.
Se guarda el documento generado
con las cartas combinadas.
7. Dar clic en Finalizar y combinar.
8. Seleccionar la opción Imprimir
documentos.
9. Seleccionar los registros a
imprimir en el cuadro de dialogo.
10. Se abre el cuadro de diálogo
imprimir.
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Tema 3: Combinar
Correspondencia – Parte III
Editar La Lista De Destinatarios:
Resulta posible editar el listado de
destinatarios y realizar acciones
para combinar solo los contactos
deseados.
1. Dar clic en la ficha
Correspondencia.
2. Dar clic en el botón Editar lista
de destinatarios.
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3. Seleccionar el listado de
destinatarios de la sección Origen
de datos.
4. Dar clic en el botón Edición.
También se puede limitar la
búsqueda enmarcándola en un
solo campo:
1. Dar clic en la opción Este
campo.
2. Dar clic en la pestaña del menú
lista y seleccionar el campo.
3. Digitar la palabra.
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4. Dar clic en el botón Buscar
siguiente.
5. El resultado resalta en la lista
de destinatarios.
6. Una vez editada la lista, dar clic
en el botón Aceptar.
7. Una advertencia de
actualización aparece en pantalla,
dar clic en el botón Si.
Ordenar los Datos
1. Es posible dar orden a los
destinatarios por medio de la
herramienta Ordenar.
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2. Se abre el cuadro de diálogo
Filtrar y Ordenar.
3. En el Cuadro de diálogo, dar
clic en la pestaña Ordenar
Registros, para así determinar el
orden del contacto en la lista.
4. Dar clic sobre el campo.
5. Dar clic en Aceptar.
Filtrar Datos
Es posible filtrar la lista por medio
de esta herramienta:
1. Dar clic en Filtrar.
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2. Se abre el cuadro de diálogo
Filtrar y Ordenar.
3. Para este caso se filtrará la
carta para combinarla con los
contactos de la lista cuyo
tratamiento sea Sra.
Inicialmente deberá escoger el
campo que va a formar parte de la
condición. Seleccionar
Tratamiento.
4. Establecer la comparación,
para este caso escoger Es igual a.
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5. En Comparar con, escribir la
condición Sra.
6. Dar clic en Aceptar.
7. En el listado aparecen solo los
contactos que fueron
denominados Sra. en el campo
tratamiento.
8. Dar clic en el botón Aceptar.
TRABAJO 3:
Para el ejercicio se utiliza Microsoft Word 2010 se elabora un modelo de carta que sirva para
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enviar a 10 clientes diferentes de la empresa. 1. Es necesario buscar la carta de
presentación elaborada en el
primer período.
2. Esta actividad debe contener:
• Base de datos de los remitentes
con los campos de número de
consecutivo, tratamiento, nombre
y apellidos, empresa, dirección,
ciudad.
• El modelo de carta o plantilla,
deberá contener la configuración
de Márgenes: superior 4 cm,
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izquierda 4 cm, derecha 3cm,
inferior 3 cm.
• Tamaño carta.
• Deberá realizar el paso de
combinación de correspondencia,
y el resultado final debe anexarse
para su calificación.
Se deberán enviar los archivos:
modelo carta, base de datos y la
combinación de correspondencia.
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