circular #01 procesos de participación

CIRCULARN001(Tunja,Septiembre,14de2017)

PROCESOSDEPARTICIPACIÓNENLOSXXVIJUEGOSUNIVERSITARIOSNACIONALESASCUN–BOYACÁ2017

“ENCUENTRODECAMPEONES”

DIRIGIDAA: JEFESDEBIENESTARUNIVERSITARIO,DIRECTORESDEDEPORTES,DELEGADOSDEUNIVERSIDADESCLASIFICADASALAFASEFINAL,ASISTENTESADMINISTRATIVOSDENODOS

DE: DIRECTORAGENERALYDIRECTORTÉCNICOJUN2017

En nombre de los Rectores de las Universidades Sede de nuestro “ENCUENTRO DECAMPEONES”recibanuncordialsaludodefelicitaciónporhaberlogradosuclasificaciónalosXXVI JUEGOS UNIVERSITARIOS NACIONALES ASCUN “BOYACÁ 2017”, los cuales serealizarándel21deOctubreal3deNoviembreenlasciudadesdeTunjayDuitama.

Comedidamente nos permitimos informar la programación establecida por el ComitéOrganizadoryconaprobacióndelComitéGestorNacionalylaComisiónTécnicaNacionalreferentealosprocesosquesedebenllevaracaboparaseraceptadooficialmentecomoparticipantedelosXXVIJUN2017.(Estaprogramacióndebesercumplidacabalmenteynoserámodificadaporningúnmotivo).

1. DEL 11 DE SEPTIEMBRE AL 20 DE SEPTIEMBRE: Proceso de inscripción enplataformaHérculeslink:https://sistemanacional.ascundeportes.org.

Cada Universidad clasificada al “ENCUENTRO DE CAMPEONES”, deberá inscribir susdeportistas clasificados y el personal de Apoyo pertinente en la Plataforma Hércules;recuerden que en este proceso contempla por cada participante, ingresar una fotoreciente(tipodocumento)yeldocumentodeidentidadescaneadoporambascarasenunsoloarchivo(formatoJPG).

Nota1:Recuerdenqueelprocesode inscripciónsecomponede3pasos: - Inscripciónenelsistema;-

VerificaciónporpartedelapersonaAutorizadaencadaIES;-AprobaciónporpartedelComitéGestor.

Nota2:ElingresodeldocumentodeidentidadalsistemaHérculestienecomopropósitocontribuirala

proteccióndelmedioambiente.EncumplimientodelhabeasDataestainformaciónserámanejadade

formaprivadaporlaorganizacióndeleventoyconlosmismosfinesenquesehacíaconeldocumento

enfísico.

Recuerden que para el proceso de inscripción en los deportes de Atletismo, Natación,Tenis de Campo, Tenis de Mesa, Karate Do, Judo, Taekwondo es obligatorio que losdeportistas inscribancadaunade laspruebasque iránacompetir,previocumplimientodel requisito de inscripción;NO SEACEPTARÁN INSCRIPCIONESAALGUNAMODALIDADDEPORTIVAOPRUEBADESPUESDEPASADALAFECHADEINSCRIPCIÓNENPLATAFORMA.

2. 20DESEPTIEMBRE:SORTEODEGRUPOSDEPORTESDECONJUNTO.LUGAR:UNIVERSIDADDEBOYACÁ4PMTransmisiónporstremming@junboyaca2017

3. DEL 21 AL 25 DE SEPTIEMBRE: PROCESO DE VERIFICIÓN Y APROBACIÓN DEINSCRIPCIONES.

Este proceso será adelantado en cada una de las regionales por los Presidentes yComisionados Técnicos correspondientes, donde se verificará el cumplimiento de cadaunadelasnormasdeparticipaciónentreellasestaraPAZYSALVOportodoconceptoyrequisitosdelosparticipantes,establecidasenlosreglamentospromulgadostantoporlaAsociación Colombiana de Universidades ASCUN, como el Comité Gestor de AscunDeportes, en las Resoluciones N0 04 de 2011 y Resoluciones N0 01 y 02 del 2017respectivamente..

4. DEL 25 AL 2 DE OCTUBRE: PROCESO DE LEGALIZACIÓN DE PLANILLAS DEINSCRIPCIÓN

UnavezsehayaaprobadolainscripcióndecadaUniversidadporpartedelComitéGestordeAscunDeportesdelNodo,sedeberácumplirconlossiguientespasos:

• Descargar lasplanillasdeinscripcióndelsistemaHérculesyrecabarlasfirmasautorizadasqueoficialicenlainscripciónporpartedelaUniversidad(RegistroyControlAcadémico,JefaturadeBienestarUniversitario,DireccióndeDeportesodependenciasquecumplanesasfunciones).

• EnviaralRESPECTIVOComitéGestordeASCUNDeportesdelNodo,lasplanillasde inscripción oficiales enmedio Físico y Digital (escaneadas formato PDF) ydebidamentefirmadas,antesdel2deoctubre.

5. DEL 2 AL 10 DE OCTUBRE: PAGO POR PARTE DEL NODO DEL VALORCORRESPONDIENTEDEINSCRIPCIÓNDETODOSSUSPARTICIPANTES.

EsteprocesodebecontemplarlafacturaciónacadaUniversidadporcostosdeinscripciónal interior de cada Nodo, el cual será el responsable de cancelar LA TOTALIDAD deinscritosporsuregionalalaorganizacióndelosJUNBOYACÁ2017.(elvalordeInscripciónporparticipanteserácomunicadoelpróximoMartes19deSeptiembre).

6. 5Y6DEOCTUBRE:PROCESODEAUDITORÍADEINSCRIPCIONES

Este proceso será responsabilidad de la Comisión Técnica Nacional que realizará losprocesos de auditoría a cada una de las inscripciones en cada regional. (Carpetasrequeridas:PlanillasdeInscripciónalasfasesRegionalyNacionalenfísico).Esteprocesoconfirmará y avalará la participación de cada deportista en el “ENCUENTRO DECAMPEONES”delosXXVIJuegosUniversitariosNacionales2017.

7. 20Y21DEOCTUBRE:ENTREGADEACREDITACIONES

Elprocesotendráelsiguienteprocedimiento:• EntregaporpartedelComitéOrganizadordelasAcreditacionescorrespondientes

a cada Comité Gestor de Ascun deportes de cada Nodo según la programaciónestablecida, previa verificación de la consignación por concepto del pago de losderechosdeinscripción.Lugar:UniversidaddeBoyacá,OficinaTécnicadelosJUN2017,carrera2Este#64-169Tunja.

• EntregadeEscarapelasalDelegadodecadaUniversidadunicamenteporpartedelrespectivoPresidenteyComisionadoTécnicodesuNodo.UniversidaddeBoyacá,carrera2Este#64-169Tunja.

8. 21DEOCTUBRE:INICIACIÓNDELOSXXVIJUEGOSUNIVERSITARIOSNACIONALESASCUN–BOYACÁ2017:“ENCUENTRODECAMPEONES”

Todoslosasistentesoficialmenteinscritosysegúnelcalendariodeparticipacióndeberánportar la escarapela oficial de los JUN 2017, al igual que los documentos de identidad,carnetmédicoyconstanciadeseguroestudiantil,estoconelfindefacilitarsuasistenciaencasodenecesidad.SerecomiendaatodoslosparticipantessolicitaralarespectivaEPSoAseguradora,queseanatendidosenloscentrosdesaluddeldepartamentodeBoyacádurantelosdíasdepermanenciaenJUN2017. Cordialmente,CARMENANDREACASTAÑEDAACOSTAGUSTAVOA.OTÁLORAGONZÁLEZDirectoraGeneralDirectorTécnico