ciclo del proyecto
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Omar Bengoa Quicaña
ELABORACIÓN DE PROYECTOS DE SERVICIO
Ayudas visualesBenjamin Bravo
Ver: http://tilz.tearfund.org/Espanol/ROOTS/Gesti%C3%B3n+del+ciclo+de+proyectos.htm
Campamento Transforma Joven 2013
“No es suficiente nuestra compasión”
• ¡Podemos hacer daño con nuestros actos de compasión! En nuestros proyectos de servicio, la compasión fundamentada en nuestra fé en Dios y en nuestro compromiso con los necesitados, debe ir de la mano con el uso de la sabiduría. No basta únicamente con tener compasión.
• Leer Marcos 6:30-44
Cuatro criterios para servir
• El proyecto responde a la necesidades sentidas y prioritarias de las personas ayudadas
• El proyecto no causa daño a otros• El proyecto promueve la dignidad y la autonomía de las
personas ayudadas, como personas hechas a la imagen de Dios (esto implica evitar actitudes y patrones paternalistas)
• El proyecto usa métodos vigentes, cuya efectividad se ha comprobado - implica aprender de nuestra propia experiencia y de la experiencia de otros (buenas prácticas)
¿QUÉ ES UN PROYECTO DE SERVICIO?
• Un proyecto es una planificación que consiste en un conjunto de actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas; para alcanzar un objetivo específico dentro de los límites que imponen un presupuesto, calidades establecidas previamente y en un tiempo determinado.
Planificación
proceso de diálogos, acuerdos y toma de decisiones, organización, dirección y de control de una actividad personal, de un grupo o una comunidad.
¿Cómo se gesta un Proyecto de Servicio?
ENFOQUES, ESTRATEGIAS, GESTION
Gestión del CICLO DEL PROYECTO
Monitoreo
APRENDIZAJE 2. Diseño / Planificación
3. Implementación
1.Identificación/Diagnóstico
4. Evaluación
Gestión del CICLO DEL PROYECTO
Primer Paso
• Consiste en un proceso de investigación que nos permite entender las características y la realidad de la comunidad e identificar sus problemas y necesidades.
• Las actividades de diagnóstico nos permiten:Fomentar la participaciónConstruir puentesMostrar el amor de Cristo
Diagnóstico, un desafío
Diagnóstico
D. General D. Específico
•Análisis de problemas y necesidades de comunidad
•Análisis de capacidades y fortalezas de la iglesia
•Provee información para fortalecer el proyecto a realizar
Técnicas de investigación
• La entrevista • La escucha
(conversación informal)
• Los grupos focales
El mapeo de la comunidad
Instrucciones dibujar su comunidad.
¿Como decidió que incluir en su dibujo?
¿A que le dio mayor énfasis?
Etc..
La Trampa (red) de la pobreza
Falta de fuerzasMala salud
Demasiadas personas dependientes
POBREZAMATERIAL
VULNERABILIDADDEBILIDAD
FISICA
AISLAMIENTO FALTA DE PODER
POBREZAESPIRITUAL
Carencia de bienes materiales
Falta de recursosFalta de opciones Fácil de manipular
Falta de educaciónPersonas excluídas
del sistemaPersonas
indocumentadas
Falta de influenciaFalta de poder socialExplotados por los
poderosos
Relaciones rotas con Dios, con el
otro, y con elmedio ambiente
Niveles de participación comunitaria
Prioridad que se da a este aspecto dentro del proyecto.
Escala de prioridad de 1 al 5, donde (1)= prioridad muy alta (5)=prioridad muy baja
Padres de familia
Mejorar el rendimiento de los niños y niñas
+ 2
Análisis de las partes interesadas
Árbol de ProblemasC
ausa
sC
on
secu
enci
as
Problema Principal
Pasajeros heridos o muertos
Perdida de confianza en la empresa y de su
competitividad.
Pasajeros llegan tarde
Frecuentes accidentes de omnibuses en Pueblo Libre
Choferes son imprudentes
Largas horas de trabajo
No son conscientes de los riesgos
Vehículos en malas condiciones
Vehículos obsoletos
Deficien-cias en
manteni-miento
Calles en mal estado
Corrup-ción en la municipa-
lidad
Gobierno no dispone
de recursos.
Transformando problemas en objetivosTransformando problemas en objetivos
Menos pasajeros heridos o muertos
La empresa goza de mayor confianza y
competitividad
Menos demoras para los pasajeros
Disminuir frecuencia de los accidentes de omnibuses en
Pueblo Libre
Promover mejor estandar de manejo
Menos horas de trabajo
Capacitar a
Choferes
Mantener Vehículos en buen estado
Reemplazar regularmente unidades.
Efectuar control técnico
regularmente
Reparar las calles y pistas
Realizar Incidencia con
la Municipalidad.
Análisis de recursos
• HUMANOS: Personas comprometidas, con habilidades y dones. Incluye contactos importantes que podrían aportar.
• FISICOS: La infraestructura y herramientas físicas disponibles.
• EN ESPECIE: Son donaciones físicas, como alimentos, ropa, medicamentos, etc.
• ECONÓMICOS: Incluye no sólo donaciones, sino también recursos auto-generados mediante proyectos especiales de la iglesia.
Miremos la fotografía de y comentemos ¿qué nos inspira esta fotografía? ¿qué sentimientos nos comunica? ¿Qué ha logrado captar el fotógrafo de la persona?
Fotografía de Evgen Bavcar
Se puede ser ciego aun
teniendo la facultad para ver
Segundo Paso
Jerarquía de objetivos
META(FIN)
PROPOSITO
RESULTADOS
ACTIVIDADES
Situación existente Situación deseada
Proyecto de servicio
Jerarquía de objetivos (evaluación)
META(impactos)
PROPOSITO(Efectos)
RESULTADOS(Productos)
ACTIVIDADES(Procesos)
Situación existente Situación deseada
• Es el OBJETIVO MÁS AMPLIO Y DE LARGO PLAZO al cual el proyecto espera contribuir en parte.
• La meta es algo fuera del control del Proyecto, pero debe estar claro hacia donde apunta el proyecto en el largo plazo.
META(impactos)
Situación existente Situación deseada
• OBJETIVO que refleja el CAMBIO PRINCIPAL que se busca al ejecutar el proyecto.
• El propósito debe expresarse en forma de cambio: “aumentar”, “mejorar”, disminuir, reducir, ampliar, etc.; y es recomendable además mencionar el grupo objetivo y la ubicación geográfica del proyecto.
META(impactos)
PROPOSITO(Efectos)
Situación existente Situación deseada
• LOS OBJETIVOS INMEDIATOS o RESULTADOS INMEDIATOS de las actividades del proyecto (Cada resultado corresponde a un grupo de actividades).
• Los resultados se expresan en términos de hechos concretos, por ejemplo: ‘40 adultos, capacitados en técnicas de resolución de conflictos’. (Si se incluye objetivos específicos en lugar de resultados, se expresarían en términos de palabras de acción (verbos): proveer, capacitar, crear, etc.) Los resultados u objetivos generalmente deben incluir el número de beneficiarios.
META(impactos)
PROPOSITO(Efectos)
RESULTADOS(Productos)
Situación existente
Situación deseada
• ACTIVIDADES ESPECÍFICAS del proyecto (que dan como resultado uno o varios PRODUCTOS-RESULTADOS).
• Es mejor expresar las actividades en términos de sustantivos, p. ej: consulta(s), entrevistas, reunion(es), taller(es), investigacion(es), visitas, etc.
META(impactos)
PROPOSITO(Efectos)
RESULTADOS(Productos)
Situación existente
Situación deseada
ACTIVIDADES(Procesos)
Lógica vertical: calidad
Objetivos
Actividades
Resultados
Propósito
Fin
IndicadoresFuentesDeVerificación
Supuestos
Los supuestos se refieren a las condiciones que pueden afectar el progreso, el éxito o la sostenibilidad a largo plazo del proyecto. Puede haber factores externos que no podemos, o que elegimos no controlar. Tal vez sea posible reducir la vulnerabilidad del proyecto tomado en cuenta factores que no pueden ser controlados. Esto incluiría los cambios climáticos, los cambios de precios y las políticas gubernamentales.
Orden de elaboración
Objetivos
Actividades4
Resultados3
Propósito1
Fin2
Indicadores
8
9
10
11
FuentesDeVerificación
12
13
14
15
Supuestos
7
6
5
Partes de un proyectoFormato recomendado para un proyecto de iglesia (se recomienda un
máximo de 5-6 hojas):.Introducción: Incluir algunos datos contextuales para ubicar el proyecto y
explicar los problemas y necesidades de la comunidad que justifican el proyecto.
.La iglesia: Presentar en esta breve sección, algo sobre la iglesia y su misión, su compromiso y experiencia en el campo del servicio. Se puede explicar cómo surgió el proyecto.
.Personas beneficiadas: descripción de los beneficiarios o personas servidas por el proyecto, su situación al iniciar el proyecto, el número de personas que el proyecto espera beneficiar.
.Estructura lógica (Objetivos) del proyecto: el propósito, los resultados, las actividades, en este órden (incluir aquí algunos indicadores clave mediante los cuales pueda medirse el logro del propósito y los resultados.
.Organización: ¿cómo se va a organizar el proyecto? liderazgo, equipo, rendición de cuentas, la evaluación, etc.
.Presupuesto: clasificar los rubros teniendo en cuenta las categorías de: A. gastos operacionales/corrientes (gastos del personal, actividades,
alquileres, voluntarios, transporte, capacitación, etc.) y B. gastos de capital (equipos, etc.)
* Modelos de cuadro de Gantt (cronograma de actividades).
Actividad Abr May
Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic Ene Feb Mar
1.a Capacitaciones mensuales para formar al equipo de servicio de la iglesia
X X X X
1.b Reuniones con profesores cristianos locales
X X
1.c Elaboración del currículo para refuerzo escolar
1.d Talleres de refuerzo escolar y aprendizaje lúdico en las vacaciones de verano, etc.
Modelo de cuadro de recursos
Recursos
Actividades
Humanos Físicos Financieros
1.a Capacitaciones
mensuales para
formar al equipo de
servicio de la iglesia
1 Facilitador. 8 voluntarios
Ambiente con mesas, sillas, pizarra, materiales, equipo.
Ref rigerios, materiales, movilidad para el f acilitador, etc.
1.b Reuniones con
profesores
cristianos locales
6 profesores, 2 voluntarios de logística
Ambiente con mesas, sillas, pizarra, materiales, equipo.
Ref rigerios, materiales.
Formato de presupuesto
Indicadores y evaluación
• Los indicadores constituyen una base fundamental para nuestro sistema de monitoreo y evaluación, pues nos permite averiguar el nivel de rendimiento y de avance hacia el logro de los objetivos del proyecto.
• Los Indicadores deben seguir la siguiente regla:
Indicadores y evaluación
• Cantidad, Calidad y Tiempo son los criterios que todo indicador debe tener.
• Al construir los indicadores debemos cumplir esta regla.
CCT
Tercer Paso
• Para la implementación del proyecto es imprescindible que la organización del equipo esté claramente definido, las relaciones y responsabilidades claras, así como los pasos a dar para cada una de las actividades.
• Esta organización no debe caer en el burocratismo. Serán necesarios un coordinador, un responsable financiero, un operador directo de las actividades.
• Para el control de las actividades, es de mucha ayuda elaborar un protocolo que ayude a los responsables a seguir un procedimiento para llevar a cabo las actividades, que incluyan entre otras cosas: coordinaciones a realizar, local, convocatoria, organización, materiales y equipos necesarios, gastos, documentos a presentar, etc.
• Un cuadro como el siguiente puede ayudar:
Formato de protocolo de un taller
Partes Acción 1 Acción 2 Acción 3 Acción 4
Local (responsable)
Solicitar (tiempo de anticipación)
Visitar local Necesidades del local
Otras opciones
Expositores(responsable)
Seleccionar Invitar Recordar
Convocatoria(responsable)
Cartas / invitaciones
Confirmar participación
Recordar Lista de participantes
Materiales(responsable logística)
Solicitar a expositores
Elaborar encuesta
Fotocopiar Lista de asistencia
Monitoreo Elaboración de encuesta
Convocatoria de reunión
Elaboración de informe
Recordar
• Debemos siempre registrar e incluir en nuestros informes los testimonios y comentarios de las personas que se han beneficiado de nuestro servicio, especialmente aquellos que se refieren a cambios en sus vidas y circunstancias. Sus palabras son “indicadores vivos” del éxito del proyecto.
Cuarto Paso
• La evaluación es una técnica para reflexionar sobre lo hecho y recoger aprendizajes que nos ayuden a corregir los errores cometidos.
• Hay una tendencia (por lo menos en Latinoamérica) de ser reacios o temer las evaluaciones, pues están asociadas al cuestionamiento de las personas. Las evaluaciones son espacios para corregir errores, más que para encontrar culpables. Son espacios de aprendizaje y crecimiento, y así deberían ser asumidos por las personas integrantes de los equipos.
• Es importante involucrar a las personas interesadas en los procesos de evaluación a través de entrevistas, grupos focales, testimonios, etc. Esto ayuda a que la evaluación que se recoja sea más objetiva.
• Reuniones trimestrales o semestrales de evaluación.
• Evaluación anual (de preferencia) con participación de los beneficiarios y otros miembros de la comunidad.
Indicadores y Evaluación
Nivel de objetivo
Tipo de indicador
Acción de M&E
¿Qué mide?
FIN Impacto Evaluación de impacto
Impacto / largo plazo
PROPOSITO Efecto Evaluación final (ex - post)
Efectos / impacto
RESULTADOS Resultado Evaluación de proceso
Productos / resultados
ACTIVIDADES Proceso Monitoreo Eficiencia
Áreas del monitoreo y evaluación
Nivel de objetivo
Tipo de indicador
Acción de M&E
¿Qué mide?
FIN Impacto Evaluación de impacto
Impacto / largo plazo
PROPOSITO Efecto Evaluación final (ex - post)
Efectos / impacto
RESULTADOS Resultado Evaluación de proceso
Productos / resultados
ACTIVIDADES Proceso Monitoreo Eficiencia
Evaluación
Monitoreo
FIN(impactos)
PROPOSITO(Efectos)
RESULTADOS(Productos)
ACTIVIDADES(Procesos)
EVALUACION:
Efectos de la intervención¿Qué cambio? ¿En qué medida?
¿Qué se logró? ¿Cuánto se avanzó?
MONITOREO: Seguimiento de la Intervención ¿Qué se hizo?
Cuadro de gasto presupuestado/ejecutado
Descripción Presupuestado Ejecutado Variación
• La Evaluación debería llevarnos a una celebración de los objetivos logrados, y sobre todo, a ver el accionar de Dios a través de las personas, situaciones y comunidades transformadas, por el poder del Espíritu de Dios.
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