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ASPECTOS PRACTICOS EN LA PREPARACIÓN DE PROPUESTAS
CARMEN CEINOSECOMIT
• ¿Por qué participar en Programas Europeos de I+D+i?
• Modalidades de participación en Programas Europeos
• Dónde encontrar la documentación necesaria
• Palabras y conceptos clave para entender los programas
europeos
• Cómo preparar una propuesta de éxito. Recomendaciones
• Ayudas a la preparación de propuestas
• Next steps: la evaluación
INDICE
Razones para la participación en Programas Europeos.
Es una decisión estratégica. Ventajas:
- Renovación tecnológica
- Posibilidad de compartir riesgos con otras organizaciones
- Acceso a información tecnológica de caracter estratégico y a la colaboración con consorcios internacionales
- Apertura a nuevos mercados
- Acceso a financiación
- Incremento visibilidad y prestigio ante clientes y socios
• ¿Por qué participar en Programas Europeos de I+D+i?
• Modalidades de participación en Programas
Europeos
• Dónde encontrar la documentación necesaria
• Palabras y conceptos clave para entender los programas
europeos
• Cómo preparar una propuesta de éxito, recomendaciones
• Ayudas a la preparación de propuestas
• Next steps: la evaluación
INDICE
Modalidades de participación en Programas Europeos
Dos formas de participación:
- Como socio, integrándose en consorcios que requieran un
perfil similar al de nuestra organización.
- Como coordinador, miembro del consorcio inicial que lanza la
idea y la propuesta de proyecto.
Participación en Programas Europeos. En calidad de
Socio:
- Manera más fácil de adquirir experiencia de participación en programas europeos.
- Inconvenientes: el papel a jugar suele venir prefijado (tareas, ppto, etc), con poca flexibilidad para adaptarlo a los objetivos o necesidades de la organización.
Recomendaciones:
- inscribirse en Ideal.IST (http://www.ideal-ist.net), o http://cordis.europa.eu/partners.-service) servicio de búsqueda de socios. Permite enviar el perfil de la organización y recibir solicitudes de colaboración de otros países.
- Redactar un perfil de empresa atractivo
Participación en Programas Europeos. Como coordinador
- Permite ajustar el papel en el proyecto a los objetivos estratégicos de la organización
- Requiere un mayor grado de dedicación en el proceso de preparación de la propuesta
A tener en cuenta:
- Inversión financiera en la fase de preparación.
- Implicación de recursos humanos (conocimiento del inglés, personal cualificado,...)
- Viabilidad financiera de la empresa
• ¿Por qué participar en Programas Europeos de I+D+i?
• Modalidades de participación en Programas Europeos
• Dónde encontrar la documentación necesaria
• Palabras y conceptos clave para entender los programas
europeos
• Cómo preparar una propuesta de éxito, recomendaciones
• Ayudas a la preparación de propuestas
• Next steps: la evaluación
INDICE
Dónde encontrar la documentación necesaria
En la Web Cordis de la Comisión (http://cordis.europa.eu)
está el paquete de Información (“INFO PACK”) específico
para la convocatoria, e incluye toda la información para
preparar la propuesta.
Contiene los documentos siguientes:
1.Texto oficial de la Convocatoria.
2. Programa de Trabajo (líneas de actuación de la
convocatoria)
3. Información breve del FP7 (resumen de los objetivos e
instrumentos del FP7).
4. La Guía del Proponente
Otros documentos de interés, a consultar:
5. Guía de Evaluación: detalla las pautas para evaluar la propuesta y
los procedimientos de selección.
6. Notas para guiar a los evaluadores (se basa en la Guía de
Evaluación pero con detalles prácticos que dependen de la
convocatoria).
7. Modelo de Contrato (contiene los términos y condiciones
contractuales).
8. Guía Financiera (contiene las normas para los aspectos
financieros).
9. Guía de Negociación (imprescindible para la negociación previa a
la firma del contrato).
Documentos clave- la convocatoria
La convocatoria detalla:
- las líneas de investigación abiertas y los presupuestos asociados.
- los requisitos mínimos para participar (número de socios).
- los plazos de presentación y el lugar de presentación.
- las modalidades de presentación (por ejemplo, número de fases de evaluación de las propuestas, los instrumentos elegibles).
- las acciones especiales de la convocatoria (por ejemplo, para las PYMEs).
- otra información de interés: direcciones, referencias, etc.
Documentos clave- el programa de trabajo
Documento esencial que compila los detalles sobre temarios,
presupuestos, fechas de presentación, financiación máxima,
si se seleccionarán una o varias propuestas, etc.
Recomendable leer muy detenidamente los criterios de
evaluación de las propuestas. Puede ayudar a configurar
mejor la propuesta.
A tener en cuenta:
Elección correcta del instrumento para elaborar la propuesta (
IP, STREP, CA) y respetar límites máximos de funding
Documentos clave- la guia del proponente
Texto clave para el coordinador.
Especifica las reglas aplicables a la composición del
consorcio: número mínimo de socios independientes,
número mínimo de países distintos y organizaciones
consideradas, etc., y detalla el tipo de información
necesaria que se solicita.
• ¿Por qué participar en Programas Europeos de I+D+i?
• Modalidades de participación en Programas Europeos
• Dónde encontrar la documentación necesaria
• Palabras y conceptos clave para entender los
programas europeos
• Cómo preparar una propuesta de éxito, recomendaciones
• Ayudas a la preparación de propuestas
• Next steps: la evaluación
INDICE
Budget: Presupuesto total de la organización (o del proyecto) que se estima
necesario para llevar a cabo las tareas descritas, para un socio concreto o para
el proyecto en su conjunto.
Funding: Financiación máxima concedida por la Comisión, para el proyecto en
su conjunto y para cada socio. Es muy Importante cuando nos ofrecen
participar en una propuesta, distinguir entre budget y funding.
Effort: La mayor parte del presupuesto de un proyecto de I+D, va destinado a
gastos de personal. Por ejemplo, nos pueden proponer participar en una
propuesta con 40 meses-hombre. Traducción 40 m-m x coste empresa
promedio (5.000 €)= 200.000 €
ecomit consulting, s.l.
Evaluation, Consulting and Management on Information Technologies
Conceptos básicos
Overheads: Costes indirectos (gastos generales, administración, etc). Pueden
ser reales o aplicar un flat rate sin justificación adicional (20% o 60%). Los flat
rate se aplican sobre todos los costes directos elegibles, excepto
subcontracting. Los centros de investigación, universidades y PYMES (sin
contabilidad analítica) pueden optar al 60%.
Work package: Los paqueste de trabajo en que se agrupan las distintas
actividades que se desarrollan a lo largo del proyecto.
Deliverable: Resultados del proyecto que se “entregan” a la Comisión.
Importante: vigilar si nos asignan responsabilidad en varios deliverables y si
guarda proporción con el presupuesto asignado.
Conceptos básicos
Esquemas de financiación
Conceptos básicos
•Las actividades apoyadas por el VII PM se pueden desarrollar según diferentes
esquemas de financiación. No todos se aplican a todas las áreas.
•Los programas de trabajo y las convocatorias definen el tipo de esquema a
aplicar.
Principales esquemas de financiación:
Proyectos de Colaboración (Integrated Project (IP)/ Specific Targeted
Research Project (STREP)
Redes de Excelencia (NoE)
Acciones de Coordinación y Apoyo (CSA)
Proyectos de investigación en beneficio de las PYME (Research for the
benefit of SME)
Actividades I+D: 75% de contribución a los costes elegibles para
Organismos Públicos, Centros de educación superior y
secundaria, Centros de investigación y PYMES. Para grandes
empresas se aplica el 50%.
Actividades de demostración: 50% de los costes elegibles
Otras actividades: 100% de contribución para actividades de
coordinación, difusión y formación
Financiación- Porcentajes máximos
Conceptos básicos
• ¿Por qué participar en Programas Europeos de I+D+i?
• Modalidades de participación en Programas Europeos
• Donde encontrar la documentación necesaria
• Palabras y conceptos clave para entender los programas
europeos
• Cómo preparar una propuesta de éxito,
recomendaciones
• Ayuda financiera a la preparación de propuestas
• Next steps: la evaluación
INDICE
Preparación de la propuesta-nuestra idea
- Comprobar que la idea encaja con los objetivos de Bruselas.
Work Programme
- Comprobar que la idea es innovadora (beyond state of the art)
- Consultar la bibliografía disponible: publicaciones, proyectos
anteriores o en ejecución.
- Asistir a jornadas de información: averiguar qué hace la
competencia, qué se está haciendo a nivel europeo.
Preparación de la propuesta- fases principales
- preparación del resumen de la propuesta (“abstract”),
- validación con las autoridades competentes: Comisión, Puntos
de Contacto Nacional,
- búsqueda de socios,
- preparación de la propuesta: parte técnica, parte de gestión,
parte financiera
- iteración con los socios,
- envío de la propuesta.
La estructura de una propuesta se compone de 2 partes bien
diferenciadas:
Parte A: formularios administrativos A1, A2 y A3. impreso
A1: información general de la propuesta (un solo impreso).
A2: información del consorcio (un impreso por socio).
A3: desglose de costes (un solo impreso).
Parte B: contenido científico-técnico de la propuesta.
La parte B es la parte evaluada por el panel de evaluadores
externos independientes.
Elaboración de la propuesta. Documentos a preparar
Parte B. La parte B es la más importante de la propuesta. Su
presentación difiere en función de cada instrumento pero la parte comúnes la siguiente:
- Relevancia en el programa elegido
- Objetivos científicos y tecnológicos
- Impacto potencial
- Programa de Trabajo
- Calidad del consorcio
- Gestión del proyecto
- Reparto de los recursos (humanos, financieros)
Preparación de la propuesta. Documentos a preparar
Preparación de la propuesta. Documentos a preparar
La parte B debe contener la siguiente información:
- Descripción de los objetivos científicos y tecnológicos del proyecto,
así como la explicación/justificación de cómo estos objetivos
superan el estado del arte actual.
- Demostración de la relevancia del proyecto respecto a los objetivos
del Programa de Trabajo: ¿cómo cumple el proyecto con los temas
de trabajo definidos en el objetivo estratégico al que se presenta?
- Explicación del impacto potencial del proyecto: ¿cuál es el impacto a
nivel europeo? ¿cuáles son los planes de explotación y
difusión?¿cuál el impacto a nivel de normas técnicas, contribución a
estándares y apoyo a la toma de decisiones?
Preparación de la propuesta. Documentos a preparar
- Descripción y datos del consorcio y de los recursos asociados
(incluyendo los aspectos financieros y económicos).
- Descripción de los mecanismos de gestión del proyecto
- Plan detallado de trabajo: planificación, desglose del trabajo en
paquetes de trabajo con resultados bien definidos,
interdependencias, etc.
- Aspectos éticos y otros que pudieran ser relevantes.
Importante: siempre, tener presentes los criterios de evaluación al
redactar la parte B de nuestra propuesta (Relevancia
,Impacto,Consorcio/Mgm y presupuesto)
Criterios de Evaluación
1. S/T quality (in relation to the topics addressed by the call)
All funding schemes Clearly defined objectives and quality of the concept
Networks of
Excellence
Contribution to long-term integration of high quality S/T research
Quality and effectiveness of the joint programme of activities and
associated work plan
Collaborative projects Progress beyond the state-of-the-art
Quality and effectiveness of the S/T methodology and associated
work plan.
Coordination
&
support
actions
CA Contribution to the co-ordination of high quality research
Quality and effectiveness of the co-ordination mechanisms, and
associated work plan
SA Quality and effectiveness of the support action mechanisms, and
associated work plan
Criterios de Evaluación
2. Implementation
All funding
schemesAppropriateness of the management structure and procedures
Quality and relevant experience of the individual participants
Networks of
Excellence
Quality of the consortium as a whole (including ability to tackle
fragmentation of the research field, and commitment towards a
deep and durable institutional integration)
Adequate expertise and resources for successfully carrying out
the joint programme of activities
Collaborative
projects
Quality of the consortium as a whole (including complementarity,
balance) [for SA: only if relevant]
Appropriate allocation and justification of the resources to be
committed (budget, staff, equipment)
Coordination &
support actions
Criterios de Evaluación
3. Impact
All funding schemes
Contribution, at the European [and/or international level], to the
expected impacts listed in the work programme under the relevant
topic/activity
Broader beneficial impacts related to the objectives of the theme
[and/or area] given in the work programme.
Networks of
ExcellenceAppropriateness of measures for spreading excellence, exploiting
results, and disseminating knowledge, through engagement with
stakeholders outside the network, and the public at large. Coordination &
support actions
Collaborative
projectsAppropriateness of measures envisaged for the dissemination and/or
exploitation of project results, and management of intellectual property
Presentación electrónica obligatoria mediante la herramienta
EPSS que permite presentar on-line las propuestas.
Alta en el sistema por parte del coordinador. Muy
importante: al darse de alta seleccionar correctamente el
topic y el instrumento.
El sistema provee de passwords para el coordinador y para
los socios.
Preparación de la propuesta. Presentación a la Comisión
Hemos tenido en cuenta todos los criterios de evaluación…
-Repartiendo el esfuerzo en todos los criterios de
evaluación, sin olvidar ninguna parte de la
propuesta.
-Facilitando el trabajo del evaluador:
-No escribiendo demasiado
-No escribiendo demasiado poco: cubriendo
los temas requeridos
No dejar que los evaluadores tengan que
adivinar por qué algo es bueno: en la propuesta
debe quedar establecido por qué lo es. Poner el
objetivo en su contexto (estado del arte)
Otros consejos sabios que ya conocemos
Darle mayor importancia a los aspectos de gestión-management delproyecto. Normalmente se “copian” de otras propuestas. Añadir ciertogrado de originalidad.
La estructuración en paquetes de trabajo debe ser muy clara. No repetirde nuevo qué se va a hacer (ya se debería de haber explicado) sino“cómo”.
Huir de los proyectos “enmarañados” con multitud de actividades,tareas, dependencias...
Cuidar la descripción del consorcio: el know how de la empresa deeestar “adaptado”a esta propuesta concreta (si es posible). Lo mismopara la descripción del CV.
Hacer lobby sólo con aquellas propuestas que tengan algunaprobabilidad de éxito.
Otros consejos
Utilizar los Puntos de Contacto disponibles para ayudar a preparar
la propuesta: desde comprobar que la idea encaja con el programa
de trabajo de la convocatoria, hasta buscar socios, o conseguir
información sobre como se envía una propuesta, etc.
Recurrir a la ayuda de expertos
Consultar la Guía de Evaluación de Propuestas. Aconsejable para
entender los criterios generales y específicos de evaluación, pesos
y umbrales de los criterios de evaluación, el proceso de evaluación,
cómo conocer el resultado de la evaluación de la propuesta,
Recomendable tener una adecuada representación de PYMEs en el
consorcio, siempre que su presencia esté debidamente justificada.
Recomendable, incluir la participación de mujeres. La Comisión
Europea todavía hace hincapié en promocionar la igualdad entre
hombres y mujeres
Pensar en aquellos toques que pueden denotar unapropuesta de calidad:
En el contenido:
Las secciones de la Parte B reflejan directamente los
criterios de evaluación.
Temas éticos.
En la presentación:
Lenguaje claro.
Contenidos organizados. Evitar la repetición
Diagramas y tablas útiles.
Cada medio punto cuenta
A evitar
Errores ortográficos, tipográficos.
Inconsistencias, cuentas que no salen.
Cut & Paste evidentes.
Páginas perdidas.
Redundancias.
Cada medio punto cuenta
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INDICE
Ayudas a la preparación de propuestas
Hay varias líneas de ayudas financiera a la preparación de propuestas de I+D al
7PM:
- Las APC +, Ayudas a la Preparación de Propuestas, destinadas a empresas y
gestionadas por CDTI.
- Acciones complementarias del Plan Nacional de I+D+I, destinadas tanto a
empresas como a otros organismos y gestionadas por el Ministerio de Ciencia
e Innovación.
- Ayudas especificas de las Comunidades Autónomas
Además de la ayuda financiera, el plan Euroingenio contempla diversas
actuaciones destinadas a promover la participación de las empresas y organismos
españoles en el 7PM, entre ellas el programa Tecnoeuropa (UIIs y servicio de
Bonos Tecnológicos) . El Servicio de Bonos Tecnológicos va dirigido a entidades
intermediarias (Consultoras, Centros Tecnológicos), cuya misión es identificar
empresas con potencial de participación y liderazgo en el P.M. y la elaboración de
estrategias de internacionalización de la I+D.
Ayudas a la preparación de propuestas: APC+
Ayudas a la preparación de propuestas
Ayudas a la preparación de propuestas
Acciones complementarias
Actuaciones de apoyo a la presentación de propuestas,
gestionadas por el Ministerio de Ciencia e Innovación
(http://www.micinn.es)
Ayudas Regionales
Las CC.AA tienen diferentes programas de apoyo a la
presentación de propuestas.
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• Next steps: la evaluación
INDICE
La propuesta llega a Bruselas. Se inicia el proceso de evaluación, por los servicios internos:
Verificación de A y B, todos los documentos incluidos.
Se confirma que la propuesta encaja con el objetivo estratégico
(muy importante: si no es así, se hace un cross-objective
evaluation).
Se comprueba que el consorcio es elegible.
Si no encaja en los objetivos de la Call, la propuesta queda fuera
de la evaluación.(El caso de la propuesta que no se ha evaluado nunca.El caso de la propuesta que se presenta a dos strategic objectives de la misma Call)
NEXT STEPS: LA EVALUACIÓN
GRACIAS POR SU ATENCIÓN
ecomit consulting, s.l.
Evaluation, Consulting and Management on Information Technologies
central@ecomit.net
www.ecomit.net
Carmen Ceinos
Funcionamiento del FP7
1
2
34
5
6
7 8 Programa Marco
Programa específico
Programa de trabajo
Convocatorias (CALLS for proposals)
Evaluación
Negociación
Contratos
Proyectos
Proyectos de investigación llevados por consorcios europeos, desde accionesfocalizadas a pequeña o mediana escala, hasta proyectos integrados a granescala para alcanzar un objetivo definido.
Integrated Project (IP)
Proyectos a gran escala, con objetivos ambiciosos , cubriendo desde lainvestigación hasta la explotación
Duración típica: 36 a 60 meses.
Consorcio: 10 a 20 participantes.
Contribución UE: 4-25M€ (10M€ de promedio).
Flexibilidad en la implementación: actualización anual del plan de trabajo,posibilidad de concursos para ampliación del Consorcio.
ecomit consulting, s.l.
Evaluation, Consulting and Management on Information Technologies
Esquemas de financiación: Proyectos de Colaboración
(Collaborative Projects, CP)
Conceptos básicos
Specific Targeted Research Project (STREP)
“small or medium-scale focused research actions”
Objetivo específico marcado con aproximación muy focalizada. Ënfasis en lainvestigación.
Duración típica: 18 a 36 meses
Consorcio medio: 6-8 participantes.
Contribución media UE: 1-2 M€.
ecomit consulting, s.l.
Evaluation, Consulting and Management on Information Technologies
Esquemas de financiación: Proyectos de Colaboración
(Collaborative Projects, CP)
Conceptos básicos
Objetivo: Acciones de Coordinación y Apoyo a actividades destinadasa coordinar o apoyar actividades y políticas de investigación
Duración típica: 18 a 36 meses.
Consorcio óptimo: 13 a 26 participantes.
Contribución EU: 0.5-1.8M€ (1M€ de promedio)
ecomit consulting, s.l.
Evaluation, Consulting and Management on Information Technologies
Esquemas de financiación: Coordination Action (CA)
Conceptos básicos
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