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CAPACITACIÓN Y DESARROLLO UNIDAD I TEORÍA DE LA CAPACITACIÓN Y DESARROLLO
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Introducción
En esta unidad se define qué se entiende por Capacitación y Desarrollo, se hace
una clasificación de las técnicas que se deben utilizar dependiendo de los
objetivos que se deseen lograr. Posteriormente se mencionan las ventajas y
beneficios que presenta la capacitación desde distintas ópticas. Finalmente se
desarrollan algunos temas que son impactados por la capacitación, entre ellos
las competencias y el trabajo en equipo.
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Ideas fuerza
- Justificación de la necesidad de capacitar en las organizaciones.
- Tipos de capacitación que se aplican en las empresas.
- Importancia de la relación e integración entre la planificación estratégica y los
planes de capacitación.
- Definición de los objetivos y metas de la capacitación.
- Relación que tiene la capacitación con otras metodologías de RRHH como el
desarrollo organizacional, el trabajo en equipo, la gestión por competencias y
la gestión del conocimiento.
Hemos creído importante remarcar estos puntos que nos permitirán
contextualizar las metodologías de capacitación organizacional.
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Desarrollo
QUE ES LA CAPACITACIÓN
La capacitación se define como el conjunto de actividades didácticas, orientadas
a ampliar los conocimientos, habilidades y aptitudes del personal que labora en
una empresa. La capacitación les permite a los trabajadores poder tener un
mejor desempeño en sus actuales y futuros cargos, adaptándose a las
exigencias cambiantes del entorno.
1.1 Por qué es necesaria la capacitación
En la actualidad se le ha dado un papel preponderante a la administración del
Recursos Humanos, anteriormente, las empresas que tenían mayor acceso al
capital y las innovaciones tecnológicas contaban con mayores ventajas
competitivas, sin embargo, en la actualidad esto ha cambiado
considerablemente. “Hoy, las compañías que ofrecen productos con la más alta
calidad son las que van un paso adelante de la competencia, pero lo único que
mantendrá la ventaja de la compañía para el día de mañana es el calibre de la
gente que esté en la organización” (Mondey y Noe, 1997)
De alguna forma, se podría decir que: “el principal desafío de los administradores
de recursos humanos es lograr el mejoramiento de las organizaciones de la cual
forman parte, haciéndolas más eficientes y más eficaces” (Werther y Davis,
1998) a través de administrar mejor los recursos humanos. Hoy el talento
humano es escaso y valioso, se tiene que crear un ambiente de trabajo atractivo
para retener al personal contratado y obtener de él, el máximo rendimiento.
Es esencial conectar la estrategia con el personal para administrar el talento.
Lo que descansa en tres conceptos claves, la alineación estratégica, el
compromiso y la medición.
La alineación estratégica significa asignar a la gente en la posición correcta,
es decir, el personal deberá estar alineado conforme a la estrategia del negocio,
dicho de otra forma, determinar qué cualidades, competencias o habilidades se
requieren en tal o cual estrategia y en base a eso asignar a las personas que
cubran con esos requisitos o dotarlos de esas habilidades mediante la
capacitación y adiestramiento.
El compromiso significa promover que el personal se comprometa con sus
propósitos básicos con la orientación correcta. Y finalmente la Medición que no
es otra cosa que evaluar el desempeño.
La Administración de Recursos Humanos considera a estos como únicos,
complejos, que tienen virtudes y defectos, sentimientos, emociones,
satisfacciones, insatisfacciones, etc. También la administración debe tener claro
que es necesario, otorgar valor al personal, administrándolos con respeto,
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proporcionarles condiciones de trabajo higiénicas y seguras, capacitándolos y
desarrollándolos de tal forma que crezcan juntamente con la empresa y puedan
realizarse a través del trabajo.
Actividad 1
Reflexione en torno al siguiente enunciado:
Las consecuencias de diseñar la capacitación en forma
independiente no alineada con la estrategia de la empresa
pueden ser nefastas en lo económico, en lo productivo y
terminar por no justificar la capacitación en la organización.
Una función del día debe ser, el poder desarrollar al máximo el potencial de las
personas, administrando el recurso humano en forma integral, en el marco de
una cultura laboral de respeto, de formación y crecimiento mutuos. De ésta
manera se podrán lograr objetivos particulares como: incrementar el liderazgo
tanto individuales como de grupos, que permita el compromiso del personal con
su organización; crear programas de comunicación efectiva y sistemas de
reconocimientos y cambios de cultura para una mayor integración y participación
de todos en el logro de los objetivos organizacionales. Estas actividades resaltan
la importancia de la administración de los recursos humanos y una de las
actividades principales de esta función es la capacitación y desarrollo del
personal que integra las organizaciones. La importancia de esta actividad estriba
principalmente en que la misma dinámica empresarial y el cambio constante que
sufren las organizaciones requieren contar con personal preparado y con los
conocimientos y habilidades suficientes para enfrentar esos cambios. Es por
esto que “en toda organización debe existir un proceso de formación,
capacitación y desarrollo de los recursos humanos que permita adecuar y
absorber el desarrollo tecnológico, la creación de nuevos productos, servicios y
la transformación constante de la propia empresa” (Arias Galicia y Heredia
Espinosa, 2001, p. 505).
Se puede decir que la capacitación es un proceso continuo, porque aun cuando
al personal de nuevo ingreso se le aplica la inducción en forma adecuada, con
frecuencia es preciso entrenarlos o capacitarlos en las labores para las que
fueron contratados y/o proporcionales nuevos conocimientos necesarios para el
desempeño de un puesto, al igual que los empleados con experiencia que son
ubicados en nuevos puestos, pueden requerir capacitación para desempeñar
adecuadamente su trabajo. Es posible que aún los candidatos internos no
posean las habilidades o que también tengan hábitos incorrectos que requieran
corregirse. Siempre será necesario mantener un equilibrio entre las aptitudes y
actitudes de los trabajadores y los requerimientos del puesto.
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En este esquema entran en juego la orientación y la capacitación para poder
aumentar la productividad. La capacitación es un elemento muy importante y
juega un papel preponderante en la vida de las organizaciones y del personal
que las integra, de tal forma que: “Aunque la capacitación o el entrenamiento
auxilia a los miembros de la organización a desempeñar su trabajo actual, sus
beneficios pueden prolongarse a toda su vida laboral y pueden auxiliar en el
desarrollo de esa persona para cumplir futuras responsabilidades. Las
actividades de desarrollo, por otra parte, ayudan al individuo en el manejo de
responsabilidades futuras, independientemente de las actuales” (Werther Jr. y
Davis, 1998, p. 208).
Las razones para proporcionar capacitación pueden ser muy variadas, en los
últimos años se ha tenido un incremento en la necesidad de tener más y mejores
conocimientos, el hombre moderno sufre una intensa curiosidad y un indomable
afán inquisitivo, con toda seguridad, las organizaciones del futuro continuarán
experimentando ese deseo de saber, que además de enriquecer sus vidas
personales, enriquecen a las organizaciones para las cuales trabajan. Asimismo,
otros aspectos de los beneficios que aporta la capacitación son:
1) ayuda a mejorar las aptitudes y las actitudes,
2) eleva los conocimientos de los ocupantes de los puestos en todos los niveles
organizacionales,
3) mejora la moral y la satisfacción de la fuerza de trabajo,
4) guía al personal a identificarse con los objetivos de la organización,
5) crea una mejor imagen tanto del personal como de la organización,
6) mejora las relaciones entre jefes y subordinados,
7) ayuda a sistematizar el trabajo,
8) fluyen mejor la toma de decisiones y la solución de problemas,
9) propicia el desarrollo y las promociones,
10) es la mejor herramienta para incrementar la productividad y la calidad,
11) contribuye a mantener bajos los costos de operación en muchas áreas,
12) contribuye positivamente en el manejo de conflictos y tensiones y
13) permite el establecimiento y logro de metas individuales. (Werther Jr., y Davis
1998, p. 209)
2. Clasificación de la capacitación
La información recopilada durante el proceso de detección de las necesidades
de capacitación, misma a la que se le ha dado por llamar en forma general
capacitación, resulta conveniente definirla y/o clasificarla ya sea en capacitación
o en desarrollo, porque esto permitirá una mejor coordinación y planeación de la
misma, para ello, se da a continuación una breve definición de cada uno de estos
términos:
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TIPOS DE CAPACITACIÓN
1. Capacitación: es una actividad que debe ser sistémica, planeada, continua y
permanente que tiene el objetivo de proporcionar el conocimiento necesario y
desarrollar las habilidades (aptitudes y actitudes) necesarias para que las
personas que ocupan un puesto en las organizaciones puedan desarrollar sus
funciones y cumplir con sus responsabilidades de manera eficiente y efectiva,
esto es, en tiempo y en forma.
2. Entrenamiento: es la puesta en práctica de los conocimientos adquiridos en
las sesiones de capacitación, con el propósito de adquirir o desarrollar
habilidades psicomotrices en los trabajadores para desarrollar mejor su trabajo.
La capacitación es para los puestos actuales y la formación o desarrollo es para
los puestos futuros, con frecuencia se confunden, puesto que la diferencia está
más en función de los niveles a alcanzar y de la intensidad de los procesos. La
capacitación ayuda a los empleados a desempeñar su trabajo actual y los
beneficios de ésta pueden extenderse a toda su vida laboral o profesional de la
persona y pueden ayudar a desarrollar a la misma para responsabilidades
futuras. El desarrollo, por otro lado, ayuda al individuo a manejar las
responsabilidades futuras con poca preocupación porque lo prepara para ello a
más largo plazo o a partir de funciones que puede estar ejecutando en la
actualidad.
3. Desarrollo: se refiere a los conocimientos que se le proporcionan al trabajador
con el propósito de prepararlo para responsabilidades futuras, es decir, se tiene
detectado que la persona tiene potencial para ocupar mejores puestos, o puestos
con mayores niveles de responsabilidades, de tal forma que se capacita a esta
persona con el objetivo claro de prepararlo para promociones futuras.
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La planeación estratégica y la capacitación
Al hablar de planeación estratégica es hacer mención entre otras cosas a
estrategia, por lo que se debe recordar que una estrategia, es un plan unificado,
comprensible e integral, diseñado para asegurar que los objetivos básicos de la
empresa sean alcanzados, sin olvidar también, que implica integrar las
principales metas, objetivos y políticas de una organización y a la vez establecer
una secuencia lógica de las acciones a realizar para lograr un objetivo. Una
estrategia formulada en forma adecuada ayuda a poner orden y asignar los
recursos de la organización con el fin de lograr una situación viable y original, así
como anticipar los posibles cambios en el entorno y las acciones imprevistas de
los oponentes, en el cual también se establecen las condiciones y los recursos
necesarios para su implantación.
La capacitación debe ser parte de la planeación estratégica y a su vez también
deberá ser planeada estratégicamente, pero ¿cómo podría hacerse la
planeación estratégica de la capacitación? La respuesta debería ser: igual que
la planeación integral, el administrador de los recursos humanos deberá tener
muy claro el qué y para qué impartir capacitación y qué tipo de capacitación
impartir.
Definición y sentido de la capacitación
Se deberá contar con la Visión y la Misión del departamento y/o sistema de
capacitación, donde se pueda percibir con claridad por qué y para que existe
éste. Así mismo se deberán definir o seleccionar un conjunto de Valores cuya
pretensión sea la de regir o normar al sistema o la función de capacitación, es
decir, que existan principios reguladores de la misma para evitar que ésta se
desvíe. De esta forma se contará con una especie de dirección y sentido de la
capacitación, porque en conjunto, estos tres elementos, la visión, la misión y los
valores darían origen a lo que debería ser un sistema integral de capacitación,
es decir, la Filosofía de cómo se quiere que sea la capacitación institucional en
la empresa.
Objetivos y metas
A partir de lo anterior, se deberán definir y establecer objetivos claros, retadores,
alcanzables y medibles a corto, mediano y largo plazos de capacitación, desde
luego alineados con la estrategia general del negocio, esto es, que la planeación
estratégica de la capacitación en todo momento deberá estar alineada y
subordinada a la planeación estratégica integral, los objetivos y metas a
establecer deberán coincidir y apoyar a los objetivos y metas organizacionales,
éstos deberán ser comunicados y compartidos con el resto del personal para
establecer el compromiso de logro en todos los niveles de la organización o en
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quienes recaiga la responsabilidad de que se imparta la capacitación en la
empresa.
Diagnóstico organizacional
Una vez determinado que acciones se requieren o se pretenden lograr, se
deberá proceder al análisis FODA de la organización con respecto a la
capacitación y el sistema mismo de capacitación, donde se deberán determinar
las fuerzas y debilidades del sistema y las oportunidades y amenazas del
entorno en que se vaya a impartir la capacitación, los recursos con que se
cuentan y los que se necesitarían y si no se tienen de momento, entonces resulta
necesario determinar con anticipación, de donde se podrían obtener esos
recursos para hacer posible que se imparta la capacitación necesaria o
indispensable en la organización. Identificadas las fuerzas, debilidades de la
organización y determinadas las oportunidades y amenazas del entorno, se
estará en posibilidades de poder diseñar la estrategia a seguir en el plan integral
de capacitación, es decir, en ésta etapa se debe establecer, de qué forma, con
qué recursos, cuándo, dónde y quién impartirá la capacitación objeto de la
planeación estratégica, quiénes estarán involucrados en este proceso, etc., esto
es, en esta etapa, se deben tener claros todos y cada uno de los “pros” y
“contras” que se pudieran presentar y también cómo se pretendería solucionarlos
para alcanzar las metas establecidas y esperadas del sistema de capacitación,
que por lo regular son: cambios de actitudes y desarrollo de habilidades o
competencias, entre otros, desde luego, buscando que el trabajador sepa,
pueda y quiera hacer su trabajo de la manera más eficiente y efectiva posible y
que se traduzcan en una mejora de la productividad y competitividad
organizacional.
A menudo resulta difícil definir los conocimientos que requiere el personal y
existe el riesgo de invertir más de lo necesario en programas de capacitación
que incluyen conocimientos y habilidades no relevantes. Debido a que la meta
primaria de la capacitación es contribuir a las metas globales de la organización,
es preciso desarrollar programas que no pierdan de vista las metas y estrategias
organizacionales. Las operaciones organizacionales abarcan una amplia
variedad de metas que involucran al personal de todos los niveles. Por lo tanto,
a fin de tener programas de capacitación eficaces y adecuados a la organización,
se recomienda un enfoque de sistema que considere la situación integral de la
empresa, para que, a partir de ahí se puedan generar programas que sean de
verdadera utilidad a la misma. De tal forma, que es recomendable apoyarse en
el análisis estratégico mediante la técnica conocida como FODA para algunos o
DOFA para otros, en este caso particular, el orden de las letras no afecta el
sentido y aplicación de ésta herramienta de planeación, pues cada letra
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representa una actividad a realizar para el análisis situacional, ya sea interno o
externo, las vocales O y A, se refieren a las “oportunidades” y “amenazas” del
entorno en que se vaya a realizar tal o cual proceso de trabajo, mientras que las
consonantes F y D, se refieren a las “fuerzas” y “debilidades” que podría tener
la organización para poder llevar a cabo una actividad cualquiera.
En el caso que nos ocupa, que es la capacitación, la empresa deberá realizar un
previo análisis de sus condiciones favorables y desfavorables, es decir, clarificar
sus fuerzas y debilidades para implementar un programa de capacitación,
analizar si cuenta con los recursos necesarios, al igual, deberá revisar o tomar
en cuenta todas las condiciones desfavorables o amenazas que se le pudieran
presentar y las oportunidades que podría aprovechar en caso de implementar
su programa de capacitación y desarrollado. De esta forma la inversión podrá
ser mejor enfocada y dirigida a áreas que tengan una verdadera necesidad de
capacitación y por ende impartir la capacitación que en realidad se requiera y no
dar capacitación a “diestra y siniestra”, sin una verdadera necesidad y
aprovechamiento. Una vez ejecutados los planes estratégicos, es decir,
cumplida la capacitación del personal tal como fue planeada, se deberá proceder
a evaluar para constatar que tan certera fue ésta, comparando lo planeado contra
los resultados logrados y de existir desviaciones, se debe proceder a efectuar
las correcciones necesarias y de haber sido exitoso el plan, se deberá proceder
a realizar nuevamente el proceso, buscando que se repita con igual éxito cuando
menos, o se mejore.
TRABAJO EN EQUIPO
La idea de trabajo en equipo es una idea que existe desde el momento en que
el ser humano comenzó a vivir en sociedades y requirió para ello la colaboración
de todos los miembros de una comunidad. En la actualidad, el concepto está
muy relacionado con las dinámicas de trabajo grupal de diferentes ámbitos y
áreas como el laboral, el estudiantil, incluso el familiar. La importancia del trabajo
en equipo surge entonces por el hecho de que se considera que mientras más
personas se aboquen de manera comprometida en la realización de una
actividad, mejores y más efectivos serán los resultados.
Es muy común encontrar la idea de trabajo en equipo especialmente en los
ámbitos laborales en los que grupos de varias personas pueden armarse con
objetivos específicos, en algunos casos siendo estos grupos temporales y otras
veces permanentes. El objetivo del trabajo en equipo es poner más capacidades,
inteligencias, ideas y destreza al servicio de una tarea o actividad, de modo tal
que por el mismo hecho de compartir esa actividad los resultados se den de
manera más rápida y sólida.
Contar con un buen equipo multidisciplinario es esencial para un alto rendimiento
en cualquier emprendimiento. Trabajar bajo este esquema no implica que todos
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los miembros se enfoquen en la misma tarea, o que cada uno tenga que ser
capaz de desempeñar las funciones de los demás. Al contrario, se trata de una
sinergia en la que todos aportan algo desde su experiencia y habilidades,
enriqueciendo el trabajo y logrando grandes resultados. Bien encaminado ayuda
a maximizar las fortalezas de cada integrante, sacando lo mejor de sí y
complementándolo con las de los demás.
Valor del Trabajo en Equipo
Estas son algunas de las razones por las que el trabajo colaborativo es
necesario:
1. Crea sinergia en la que el resultado de la suma es mayor que las partes. Sin
duda el impacto más significativo de un equipo está en el hecho de alcanzar más
cosas juntos, que de manera individual.
2. Otorga empoderamiento a cada uno de los miembros, eliminando los
obstáculos que pueden impedirles hacer sus tareas correctamente. Asignar
responsabilidad a alguien lo anima a ser pro-activo y creativo en la resolución de
problemas.
3. Promueve estructuras de trabajo más flexibles y con menos jerarquía, en la
que los miembros tienen la confianza necesaria para la toma de decisiones en
conjunto. Cuando funcionan bien pueden ser autosuficientes e interactuar
fácilmente con otros equipos en una organización.
4. Impulsa el trabajo multidisciplinario, sobre todo donde hay divisiones
organizacionales.
5. Fomenta la responsabilidad y la capacidad de respuesta al cambio.
6. Promueve el sentido de logro, la equidad y la amistad.
Características de los equipos que trabajan juntos
Los cinco elementos básicos del trabajo en equipos son:
1. Interdependencia:
Es el núcleo del trabajo en equipo y se logra cuando los integrantes entienden
que la única manera de llegar a la meta es hacerlo juntos. El esfuerzo que todos
realizan los beneficia a sí mismos y a los demás, así como el fracaso los afecta
en lo individual y en lo colectivo. Es además necesaria para la resolución
constructiva de conflictos.
2. Responsabilidad:
Ya sea individual o grupal, el aprendizaje del equipo es tarea de todos. Cada uno
de los participantes debe tener claros los objetivos y lo que se espera de sí.
3. Interacción:
La única manera de trabajar cooperativamente es interactuar con los demás,
para llegar a acuerdos, completar tareas y motivarse unos a otros.
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4. Habilidades sociales:
Trabajar en conjunto es mucho más complejo que hacerlo solo, pues se requiere
aprender cómo funciona cada persona. Cada quien tiene una manera especial
de trabajar y de aprender; trabajar en equipo implica conocer a los demás y ser
tolerantes. Es importante establecer relaciones de cordialidad que promuevan la
confianza y faciliten la comunicación.
5. Evaluación:
No es posible mejorar sin detenerse a hacer un análisis del desempeño del
grupo. El equipo debe estar abierto a autoevaluarse y escuchar de sus
compañeros los aspectos a cambiar para la próxima tarea. Esta
retroalimentación los ayudará a obtener mejores resultados.
La habilidad de trabajar de manera colaborativa es un activo que muchos líderes
y reclutadores valoran hoy en día. Ya sea en un ambiente laboral deportivo o
cotidiano, recuerda que apoyarte en los demás y al mismo tiempo brindarles a
ellos lo mejor de ti, es la clave para alcanzar fácilmente todo lo que te propongas.
La Capacitación y Técnicas de apoyo y aprendizaje colectivo hacia el crecimiento
de un objetivo
El trabajo en equipo supone siempre una dinámica especial que puede variar de
grupo a grupo y que es, en definitiva, lo que hace que ese conjunto de personas
funcione o no. Así, lo que puede servir para un grupo de personas puede no ser
útil para otro. El trabajo en equipo supone también que uno puede llegar a
conocer más profundamente a sus compañeros, conociendo sus capacidades,
sus limitaciones, su forma de pensar y de enfrentar diferentes situaciones, etc.
Esto se hace muy visible por ejemplo en los trabajos en equipo realizados en
ámbitos empresariales o incluso en los que forman parte de distintos niveles de
gobierno en los cuales se requieren muchas áreas y grupos de personas a
disposición.
La importancia del trabajo en equipo tiene que ver entonces con que el mismo
se basa en ideas como la convivencia, la comprensión, la tolerancia, el respeto
por el otro y el aprovechamiento grupal de ideas que individualmente quizás no
rendirían de la misma manera.
Actividad 2
Reflexione en torno al siguiente enunciado:
La experiencia de trabajar en equipo implica no solo ejecutar
coordinadamente una serie de tareas para logar un objetivo,
durante este proceso se da un aprendizaje tanto individual como
colectivo, es por eso que la capacitación en los equipos de
trabajo es parte de un proceso de enriquecimiento del equipo
mismo.
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La Capacitación y Las Competencias
En el campo laboral, las competencias se pueden definir como la capacidad, real
y demostrada, para realizar con éxito una actividad de trabajo específica.
Hablamos de competencias cuando se procede a evaluar, formar, desarrollar y
medir el aporte de una persona al éxito desde su puesto de trabajo. Para definir
si la persona evaluada es competente se consideran los denominados "factores
diferenciadores de éxito", es decir, aquello que hace que unas personas sean
mejores o las indicadas para asumir exitosamente determinado puesto.
Las competencias abarcan los conocimientos (Saber), actitudes (Saber Ser) y
habilidades (Saber Hacer) de un individuo. Así, una persona es competente
cuando:
• Sabe movilizar recursos personales (conocimientos, habilidades, actitudes) y
del entorno (tecnología, organización, otros) para responder a situaciones
complejas.
Podemos considerar la competencia como aquellos factores que distinguen a
una persona con un desempeño superior al de otras personas que tienen un
desempeño promedio o aceptable. En consecuencia, las competencias son
aquellas características individuales (motivación, valores, rasgos, etc.) que le
permiten a esa persona determinada desempeñarse óptimamente en su puesto
de trabajo.
Tipos de Competencias
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Dimensiones de las Competencias
Toda competencia tanto en su definición, implantación como evaluación debe
ser mirada desde estas tres dimensiones, el Saber implica una serie de
conocimientos, saberes, experiencias. Destrezas, el Hacer en tanto hace
referencia a la inclinación innata o experiencias, que tiene un individuo para
ejecutar una labor, finalmente las dimensiones anteriores se deben
complementar con El Ser, estas son las actitudes, valores, manera de manejarse
frente a distintas situaciones. Las competencias que salen a flote cuando
analizamos estas dimensiones no siempre son tan visibles y evidentes.
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MODELO DE ICEBERG
A este respecto este modelo nos muestra una parte visible y medible de la
persona en la cual las competencias son más concretas, e incluso más fáciles
de capacitar y entrenar, la parte no visible son competencias más arraigadas al
ser interno, más difícil de detectar, medir y por lo tanto de modificar por medio
de la capacitación.
Actividad 3
Reflexione en torno al siguiente enunciado:
Se dice que en términos de competencias y de acuerdo al
modelo de iceberg hay competencias que son susceptibles de
capacitarse y entrenarse como también hay otras competencias
que no provocan un gran cambio con el ejercicio de una
capacitación o entrenamiento.
GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO
Gestión del conocimiento es el proceso por el cual una organización, facilita la
trasmisión de informaciones y habilidades a sus empleados, de una manera
sistemática y eficiente. Es importante aclarar que las informaciones y habilidades
no tienen por qué estar exclusivamente dentro de la empresa, sino que pueden
estar o generarse generalmente fuera de ella.
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Generalmente la mayoría de las empresas identifican gestión del conocimiento
solamente con la información y habilidades internas de la empresa, lo que se
conoce como Business Intelligence o inteligencia empresarial. De esta forma
casi todos los esfuerzos se orientan a canalizar la información y habilidades que
ya posee una organización centrándose en la eficiencia de los procesos de
comunicación interna a través de la implantación de sistemas como CRM, ERP
y un CMI
Esto ha sido tradicionalmente así porque siempre ha sido mucho más fácil
controlar los volúmenes de información interna que la información externa que
se encuentra fuera de la organización que es más difícil de encontrar, buscar,
seleccionar y organizar.
LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO INTERNO VS GESTIÓN DEL
CONOCIMIENTO EXTERNO
Esta visión endogámica puede ser mala para una empresa. Imaginemos un avión
cuyos pilotos solo tuvieran información relativa al nivel de combustible, el peso
de la carga, la activación de los motores, trenes de aterrizaje y demás sistemas
de la aeronave. Este avión estaría irremediablemente condenado al desastre ya
que sus pilotos no sabrían las condiciones climáticas previstas en ruta, no
dispondrían de un radar para detectar otras aeronaves en vuelo o bien saber la
dirección del viento y por lo tanto la dirección correcta para el aterrizaje o el
despegue.
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Una empresa que solo se centre en la gestión del conocimiento interno el
desastre puede ser similar. Simplemente porque el resto de los agentes de su
mercado (consumidores, competidores, proveedores, etc.…) actúan fuera de la
organización y si no tenemos conocimiento de que hacen o lo que quieren estos
agentes, simplemente acabaremos por vender cada vez menos.
Afortunadamente casi todas las empresas disponen de redes comerciales y de
proveedores que les trasmiten este conocimiento e incluso ahora sistemas de
vigilancia tecnológica y de inteligencia competitiva que les proveen de la
información necesaria para detectar lo que ocurre en su mercado.
La gestión del conocimiento interno nos permite conocer como estamos, si
necesitamos más flujo de caja, más materias primas o colocar determinado
producto en el tercer nivel de la estantería del supermercado los miércoles por
que se vende más etc…pero la gestión del conocimiento externo nos dirá que
ocurre en nuestro mercado donde realmente generamos el dinero y las
oportunidades y amenazas que se están formando.
LOS COMPONENTES DE LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO: LAS
HABILIDADES Y LA INFORMACIÓN
Está claro que las personas están en el centro de la gestión del conocimiento.
Pero a nosotros nos interesa sobre todo sus habilidades y su información. Estos
dos componentes son básicos a la hora de tener en cuenta el proceso de Gestión
del conocimiento en una organización.
La información puede ser recogida tratada y almacenada por los sistemas de
información de la empresa facilitando la creación de un cuadro de mando del
entorno y un cuadro de mando integral para la dirección. Si estos sistemas están
bien diseñados obtendremos información periódica y sistemática de lo que
ocurre tanto dentro como fuera de la organización y podremos tomar decisiones
con rapidez
Las habilidades son en cambio más complicadas de trasmitir ya que implica
adquirir nuevo conocimiento para el que las recibe lo cual supone más tiempo.
A nadie se le escapa que es más fácil trasmitir información y retenerla que
adquirir una habilidad como por ejemplo aprender a conducir, ya que exige horas
de práctica. Las habilidades se asocian con los Planes de Formación y supone
un esfuerzo muy importante identificar aquellas personas que poseen las
habilidades más valiosas dentro y fuera de la organización para que compartan
sus conocimientos. Por eso muchas veces se subcontratan fuera de la empresa.
POR QUÉ ES IMPORTANTE LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO
La Gestión del conocimiento implica ir mucho más allá que un mero sistema
informático o plan de formación. Es esencial para favorecer una estructura
empresarial innovadora y eficiente. Si el conocimiento fluye y se transmite de
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manera correcta en la organización, este solo puede crecer. Las habilidades e
informaciones útiles se trasmiten entre los empleados de forma rápida y de esta
manera aumenta la posibilidad de generar nuevo conocimiento que deriva en
aplicaciones nuevas, mejoras en procesos o productos y nuevas formas de hacer
negocio para alcanzar nuevas oportunidades.
Actividad 4
Reflexione en torno al siguiente enunciado:
Se dice que tecnologías como internet han ayudado a
democratizar el conocimiento, con esto nunca en la
historia se había contado con tanta información, al
alcance de la mano y con coberturas de nivel mundial,
sin embargo, si este conocimiento no se administra
adecuadamente puede traer una serie de efectos
negativos en las personas y en las organizaciones.
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Conclusión
La retención y desarrollo de los grandes talentos dentro de una organización son dos
fundamentales desafíos que tiene una empresa, por esto, la capacitación de los
colaboradores es de suma importancia como factor de motivación intrínseca de los
empleados.
De no haber una buena detección de necesidades, los empleados sienten una nula o
escasa preocupación por ellos, lo que los orienta a buscar nuevas oportunidades
laborales aumentando los niveles de rotación y de ausentismos en una organización
determinada. Por lo anterior es necesario saber con precisión, lo que requieren los
colaboradores en las áreas de trabajo de la empresa, procurando planes de capacitación
pertinentes con las tareas que los empleados realizan.
El crear planes de capacitación o desarrollo ayuda a mejorar las aptitudes y las actitudes,
y elevan los conocimientos de quienes están en los cargos, en todos los niveles
organizacionales y mejora la moral y la satisfacción de la fuerza de trabajo.
La planificación estratégica y la capacitación deben ir de la mano con la misión y visión
de una organización, ya que, los empleados deben estar preparados y alineados con las
nuevas estrategias y desafíos que tenga la organización en un corto plazo, por lo cual,
es de vital importancia mantener los planes de capacitación actualizados con las nuevas
estrategias para todos los colaboradores de todos los niveles.
Independiente de la temática a tratar en cada capacitación, es importante abarcar los
conocimientos (Saber), actitudes (Saber Ser) y habilidades (Saber Hacer) de un
individuo, así una persona se vuelve competente frente a las exigencias del mercado y
acorde a la evaluación de desempeño que se verá enfrentado en un tiempo determinado.
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