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Beneficios de los sistemas digitales

de gestión APPCC, frente a trabajar

en formato papel tradicional

Eduardo Ordoñez Chicote

Licenciado en Ciencia Tecnología de los Alimentos

Business Unit Manager Food & Drugs

Instrumentos testo, S.A.

eordonez@testo.es

!

¿Cuantos temas tiene en la cabeza un responsable de Calidad?

• Business creating problem

¿Estoy segura que mi sistema APPCC está bajo control ?

• Business creating problem • Todays’ solution • Todays’ solution

La gestión sin papel genera varios

Beneficios:

• Normalización de archivos

• Ahorro de espacio, material y recursos

• Ahorro de tiempo, incremento de

eficiencia

• Eliminación de riesgos legales

• Acceso inmediato y concurrente a la

documentación

• Mejora de la sostenibilidad ambiental

La gestión sin papel

El coste de trabajar con o sin papel

Tarea

Tiempo estimado

sin SIGD

en minutos

Tiempo estimado

con SIGD

en minutos

Fotocopia(s) 2 min. 0 min.

Archivo 4 min. 0 min.

Búsqueda para

consulta 4 min. 0,5 min.

Nueva fotocopia 1 min. 0 min.

Re archivar 2 min. 0 min.

Total 13 min. 0,5 min. * Datos sacados de la empresa ZeroComa

Coste del empleado con gestión documental

En la siguiente tabla se puede apreciar el

tiempo de un empleado con y sin Sistema

Integrado de Gestión Documental.

¿Cuánto cuesta no encontrar nunca un

documento?

Suponiendo que se encuentra el documento y que

no hay problemas en encontrarlo.

• Se estima en 120 € el coste de buscar un

documento mal clasificado

• el 25 % de los documentos archivados nunca se

encuentran porque están mal archivados.

*Bibliografía:

Estudio realizado por consultora Gartner Group

El coste de trabajar con papel

¿Cuánto tiempo se invierte en buscarlo hasta que se decide que no está?

El estudio estimó que en promedio:

Las empresas gastan un promedio de : 20 € en mano de obra para presentar un documento. 120 € en mano de obra para encontrar un documento

mal archivado. 220 € en mano de obra para producir un documento

perdido.

Estiman que: 7,5% de los documentos se pierden el 3% es por estar mal archivado. El documento promedio es copiado 19 veces. El 30% de los documentos en papel están fuera de

fecha antes de su distribución. La gestión de reclamos es de 40 a 60% del tiempo de

oficina y entre 20 a 40% de los costes laborales. 70% del trabajo de los empleados se gasta en el

procesamiento de documentos.

El coste de trabajar con papel

*Bibliografía:

Estudio realizado por consultora Gartner Group

¿Cuánto tiempo se invierte en buscarlo hasta que se decide que

no está?

Muchos estudios demuestran que el coste real de una oficina con papel esta en:

• la pérdida de documentos

• la sobre carga de trabajo tanto de los empleados que trabajan en estos departamentos como en todos los que participan en el ciclo de vida del documento.

• principalmente, que un documento extraviado puede generar:

• millones (€) perdidas a una organización.

• la información ya no sirve para tomar decisiones críticas, como la SEGURIDAD DE LOS CONSUMIDORES

El coste de trabajar con papel

*Bibliografía:

Estudio realizado por consultora Gartner Group

Sistema APPCC automatizado y centralizado

Se puede verificar rápida y fácilmente si el sistema está bajo control

Concepto nube (Cloud)

• Mayor seguridad para las empresas

• Mayor seguridad para los consumidores.

Los datos se traspasan directamente a la nube

• Se elimina el error aleatorio, debido a despistes de transcripción

• Se reduce la posibilidad de error Sistemático.

Se pueden detectar variaciones significativas de magnitudes criticas

del proceso

Planning

Usuario

(App)

Administrador

(Web)

Solución

integral

Solucion

Operacional

Solución

Software

Solución

tecnología

medición

• Mediciones de temperatura puntuales, como por

ejemplo la temperatura de recepción de

mercancía.

• Se elimina:

error involuntario al transcribir el dato.

posibilidad de falsear el dato

falsear el momento en el que se realiza

(hora, día,…)

Objetividad del dato medido

Uso de Menús guiados para tomar decisiones

Acciones correctoras, sin improvisar

Planificación de las acciones en una

agenda

Realización de la acción y registro

Acción correctora que se debe tomar

si se excede un valor critico

No dejarlo todo a la improvisación

Con sistemas de gestión digital APPCC se

asegura trabajar siempre con la última

versión:

Muy importante si se trabaja en

sistemas de gestión de calidad

(ISO 22000, BRC, IFS…)

Cualquier cambio en documentos,

formatos, instrucciones de trabajo,

checklist, realizado por el

departamento de calidad, se

actualiza al instante.

.

Trabajar siempre con la última versión

Trabajar en Cloud

Gestión de tiempo:

• reducción de tiempo

• Viajes innecesarios.

• Programación de tareas de manera sencilla. La sincronización es instantánea.

• Ayuda a decidir por dónde empezar las auditorias.

Beneficios de trabajar en Cloud

Análisis de datos: PCs y PCCs.

• Rápido y sencillo:

• Verificación del proceso sencillo con un solo clic.

• Datos de no conformidades en cuestión de horas o minutos

• No tan solo si el valor del PC o PCC esta dentro de rango, sino cuando se ha realizado: Saber si el operario lo hace en el periodo programado.

Gracias

por su atención !