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BENEFICENCIA DEL VALLE DEL CAUCA E.I.C.E JUNTA DIRECTIVA
ACUERDO No- 007
(22 Mayo del 2.015)
“POR EL CUAL SE ADOPTA EL MANUAL DE CARTERA DE LA BENEFICENCIA DEL
VALLE DEL CAUCA E.I.C.E.”
1
La Junta Directiva de la Beneficencia del Valle del Cauca E.I.C.E., en ejercicio de
sus atribuciones legales y en especial las que confiereel numeral 4 del artículo 16
de la Ordenanza 117 de 2001 expedida por el Departamento del Valle del
Cauca y,
C O N S I D E R A N D O :
Que LA BENEFICENCIA DEL VALLE DEL CAUCA E.I.C.E., es una empresa industrial y
comercial del estado del orden departamental, con patrimonio propio,
autonomía financiera y administrativa, ubicada dentro de la rama ejecutiva
dentro del sector descentralizado por servicios, transformada mediante
Ordenanza Nº. 117 de 2001.
Que el artículo cuarto de la Ordenanza Nº. 117 de 2001, señala que la
Beneficencia del Valle del Cauca E.I.C.E., tiene como objeto, la generación de
recursos económicos para atender la asistencia pública en el Departamento del
Valle del Cauca; así mismo, el de realizar todas las operaciones comerciales y
administrativas necesarias y convenientes para la explotación, organización y
administración del monopolio rentístico de los juegos de suerte y azar, conforme
lo establecen los artículos 336 y 362 de la Constitución Política de Colombia y las
normas que reglamentan la materia, bien sea en forma directa o a través de
terceros, con la finalidad de destinar sus rentas al servicio seccional de salud,
bajo un régimen propio.
Que mediante la Ley 1066 del 29 de julio de 2006, por medio de la cual se
dictaron normas para normalizar la cartera pública, se definió el procedimiento
aplicable para el cobro de ésta, determinando en su artículo 5, el ámbito de
aplicación así:
ARTÍCULO 5o. FACULTAD DE COBRO COACTIVO Y PROCEDIMIENTO
PARA LAS ENTIDADES PÚBLICAS. Las entidades públicas que de
manera permanente tengan a su cargo el ejercicio de las
actividades y funciones administrativas o la prestación de servicios
del Estado colombiano y que en virtud de estas tengan que recaudar
rentas o caudales públicos, del nivel nacional, territorial, incluidos los
órganos autónomos y entidades con régimen especial otorgado por
la Constitución Política, tienen jurisdicción coactiva para hacer
efectivas las obligaciones exigibles a su favor y, para estos efectos,
deberán seguir el procedimiento descrito en el Estatuto Tributario.
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PARÁGRAFO 1o. Se excluyen del campo de aplicación de la presente
ley las deudas generadas en contratos de mutuo o aquellas
derivadas de obligaciones civiles o comerciales en las que las
entidades indicadas en este artículo desarrollan una actividad de
cobranza similar o igual a los particulares, en desarrollo del régimen
privado que se aplica al giro principal de sus negocios, cuando dicho
régimen esté consagrado en la ley o en los estatutos sociales de la
sociedad.
…
Que la BENEFICENCIA DEL VALLE DEL CAUCA E.I.C.E., es una empresa que
desarrolla su actividad en mercados monopolísticos, en competencia con el
sector privado, rigiéndose por las disposiciones legales y reglamentarias del
derecho privado aplicables a sus actividades. Que de conformidad con el parágrafo 1 del artículo 5 de la Ley 1066 del 2006, las obligaciones que integran la cartera a favor de la BENEFICENCIA DEL VALLE DEL CAUCA E.I.C.E. de origen civil y comercial, se encuentran excluidas del campo de aplicación de la norma. Que la Ley 1437 de 2011 por medio de la cual se expidió el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, se reglamentó el cobro coactivo, como prerrogativa de las entidades públicas así:
Artículo 98. Deber de recaudo y prerrogativa del cobro coactivo.
Las entidades públicas definidas en el parágrafo del artículo 104
deberán recaudar las obligaciones creadas en su favor, que
consten en documentos que presten mérito ejecutivo de
conformidad con este Código. Para tal efecto, están revestidas
de la prerrogativa de cobro coactivo o podrán acudir ante los
jueces competentes.
…
Artículo 104. De la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo.
La Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo está instituida
para conocer, además de lo dispuesto en la Constitución Política
y en leyes especiales, de las controversias y litigios originados en
actos, contratos, hechos, omisiones y operaciones, sujetos al
derecho administrativo, en los que estén involucradas las
entidades públicas, o los particulares cuando ejerzan función
administrativa.
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…
Parágrafo. Para los solos efectos de este Código, se entiende por
entidad pública todo órgano, organismo o entidad estatal, con
independencia de su denominación; las sociedades o empresas
en las que el Estado tenga una participación igual o superior al
50% de su capital; y los entes con aportes o participación estatal
igual o superior al 50%.
Que teniendo en cuenta la naturaleza jurídica y los conceptos que integran la
cartera de la BENEFICENCIA DEL VALLE DEL CAUCA E.I.C.E., se concluye que ésta
cuenta con la prerrogativa del cobro coactivo regulado en la ley, en lo referente
al recaudo de las obligaciones creadas a su favor, que consten en documentos
que presten mérito ejecutivo, siempre y cuando, tales obligaciones no
correspondan a aquellas derivadas de obligaciones civiles o comerciales
reguladas por normas ordinarias.
Que es necesario adoptar las disposiciones que se requieren para adelantar los procesos de jurisdicción coactiva, para hacer efectivos los cobros de obligaciones a favor de la entidad, de conformidad con lo dispuesto en la normativa vigente.
Que de conformidad con las consideraciones expuestas, la Junta Directiva de la
BENEFICENCIA DEL VALLE DEL CAUCA E.I.C.E.
A C U E R D A :
ARTÍCULO 1. Adóptese el Manual de Cartera de la BENEFICENCIA DEL VALLE DEL
CAUCA E.I.CE. con el objeto de desarrollar de manera eficaz el proceso de
recuperación de cartera a favor de la entidad.
CAPITULO I
DISPOSICIONES GENERALES
ARTICULO 2. OBJETO. El presente Acuerdo tiene por objeto describir las actividades necesarias para adelantar de manera ágil, eficaz, eficiente y oport una el recaudo de las obligaciones a favor de la Beneficencia del Valle del Cauca E.I.C.E.
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ARTÍCULO 3. MARCO LEGAL: El presente Manual se rige por la Ley 1066 de 2006
Estatuto Tributario Nacional, por la Ley 1437 de 2011 Código de Procedimiento
Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, las normas que las
reglamenten y las modifiquen, para el trámite del proceso de cobro coactivo
administrativo; para las obligaciones de naturaleza civil y comercial a favor de la
entidad, se aplicará lo establecido en el Código de Procedimiento Civil, Código
de Comercio y las demás normas aplicables.
ARTICULO 4. DEFINICIONES
CARTERA MOROSA: Para los efectos del presente Manual, se define como cartera MOROSA, toda obligación a favor de la Beneficencia del Valle del Cauca E.I.C.E, cuyo plazo para el pago se encuentra vencido.
ACUERDO DE PAGO: Es una modalidad de Pago, cuya finalidad principal es la de permitir a la Beneficencia del Valle del Cauca E.I.C.E , llegar a un acuerdo con el deudor moroso para cancelar sus obligaciones antes de iniciar el cobro jurídico.
BENEFICIARIO DEL ACUERDO DE PAGO: Será beneficiario del Acuerdo de Pago la persona natural o jurídica y las entidades públicas que tengan la calidad de deudores de la Beneficencia del Valle del Cauca E.I.C.E y cumplan con los requisitos.
TABLA DE AMORTIZACIÓN: Es un herramienta financiera que calcula el valor de las
cuotas mensuales que permiten al deudor pagar su deuda dentro del plazo que
la entidad le conceda.
La liquidación de las cuotas a pagar en el cumplimiento de un acuerdo de pago,
se resumirá para conocimiento del interesado en la tabla de amortización. Las
partidas que componen dicha tabla son las siguientes: 1. Saldo de la deuda total
al momento de celebrar la negociación discriminada en tres partes: Capital
adeudado, intereses moratorios e intereses de financiación, 2. Cuotas mensuales
equivalentes al total del capital adeudado, intereses de mora e intereses de
financiación dividido por el número de cuotas pactadas. No se liquidarán
intereses causados no cancelados.
INTERES DE MORA: Es aquel aplicable a toda la obligación vencida.
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COBRO COACTIVO. Es el procedimiento administrativo forzoso que realiza la Beneficencia del Valle del Cauca E.I.C.E de las obligaciones a favor derivadas de la ejecución de funciones administrativas de la entidad, utilizando el procedimiento establecido en el Libro V Título VIII del Estatuto Tributario Nacional.
CUOTA PARTE PENSIONAL. Es el valor con que concurre una entidad para
financiar la pensión reconocida a los ex funcionarios a prorrata del tiempo que
hubiere servido o aportado a ella.
PRESCRIPCIÓN: Es una institución jurídica de regulación legal, en virtud de la cual,
se adquieren o se extinguen derechos, por haberse agotado un término de
tiempo fijado por la Ley.
CADUCIDAD: Es la extinción del derecho a la acción judicial por el transcurso del
tiempo. ARTÍCULO 5. COMPETENCIA. La competencia para adelantar el trámite de recaudo de cartera en las etapas: persuasiva, jurídica y cobro coactivo administrativo, se asigna a los funcionarios adscritos a la Dirección donde se origine la cartera, de conformidad con el Manual de Funciones de la Beneficencia del Valle del Cauca E.I.C.E. , así; Dirección Administrativa: Gestión de cobro persuasivo de la cartera de bienes inmuebles. Profesional Especializado, Técnicos, Liquidación de cuotas partes pensionales; Profesional Universitario, Gestión de cobro persuasivo de cuotas partes pensionales: profesional Especializado. Dirección Comercial: Gestión de cobro persuasivo por distribución de lotería. Profesional especializado y Técnicos. La etapa jurídica está a cargo de la Dirección jurídica de la entidad, la cual dispondrá mediante la asignación de los casos a los abogados externos y /o empresas externas contratados por la BENEFICENCIA DEL VALLE DEL CAUCA E.I.C.E La etapa de cobro Coactivo de las obligaciones a favor de la entidad en virtud del desarrollo de sus funciones administrativas; cuotas partes pensionales, sentencias administrativas y judiciales a favor, estará a cargo de la Dirección Financiera -Tesorería de la entidad con el apoyo de los abogados que la BENEFICENCIA DEL VALLE DEL CAUCA E.I.C.E , estime pertinente para tal efecto.
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TITULO I
RECAUDOS
CAPITULO I
RECAUDO DE INGRESOS POR VENTA DE LOTERIA DEL VALLE.
ARTÍCULO 6. NATURALEZA DE LA CARTERA: La administración de cartera es la
actividad dirigida a recuperar de manera efectiva los recursos originados en
obligaciones producto de la venta y comercialización de Lotería del Valle. La
efectividad de esta función es vital para garantizar el ingreso oportuno de los
recursos necesarios para el logro de los objetivos Misionales de la Empresa.
PARAGRAFO: El Departamento del Valle del Cauca , tiene la competencia del
cobro de los derechos y sanciones derivadas del incumplimiento de las
obligaciones relativas al monopolio de apuestas permanentes o chance a cargo
de los concesionarios, de conformidad con el artículo 19 del Decreto 1350 de
2.003.
ARTÍCULO 7. COBRO NORMAL: La Beneficencia del Valle del Cauca E.I.C.E,
efectuará el cobro permanente de cada una de las facturas de los sorteos
jugados, con el fin de mantener actualizada la información, y así optimizar el
recaudo de los ingresos por concepto de venta, manejando así la cartera
corriente de la Empresa.
ARTÍCULO 8. CAUSAL DE MORA: El Distribuidor se constituirá en mora por concepto
de retardo en el pago de billetería después de quince (15) días calendario a
partir del día siguiente de la realización del sorteo.
ARTÍCULO 9. CARACTERÍSTICAS DEL RECAUDO: El recaudo de cartera surge de la
relación comercial entre la empresa y la red de distribución de billetería. Por
consiguiente es responsabilidad Dirección Comercial el recaudo oportuno,
eficiente y eficaz de los ingresos por concepto de comercialización y venta de
lotería, para cumplir con el pago de dichas obligaciones y para cubrir los gastos
de administración y operación atendiendo las disposiciones en materia del
monopolio rentístico de los juegos de suerte y azar.
La cartera de la Beneficencia del Valle del Cauca E.I.C.E se divide en cartera
activa y cartera inactiva.
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1. Cartera Activa: Es aquella conformada por las obligaciones que poseen los Distribuidores cuyos cupos no hayan sido suspendidos. La cartera activa puede ser corriente o morosa; se entenderá por cartera corriente, aquella obligación cuya fecha límite de pago no ha vencido, en caso contrario se entenderá cartera morosa.
2. Cartera inactiva: Es aquella constituida por las obligaciones que tienen los Distribuidores cuyos cupos han sido suspendidos y se encuentran en cobro jurídico.
ARTICULO 10. COBRO DE LA CARTERA CORRESPONDIENTE A LA BILLETERIA: El
proceso de cobro de cartera tendrá las siguientes etapas: Etapa persuasiva y
Etapa jurídica.
ARTICULO 11 ETAPA PERSUASIVA: Esta etapa inicia cuando vencido el plazo para
el pago del sorteo, y el Distribuidor no ha cancelado la factura respectiva a favor
de la Beneficencia del Valle del Cauca E.I.C.E. El procedimiento será el siguiente:
1. Una vez realizada y enviada la facturación al distribuidor y vencido el
término para el correspondiente pago, el Técnico encargado del control
de cartera de la Dirección Comercial de la entidad, realizará el
seguimiento del pago, para lo cual dentro de los tres (3) días al
vencimiento de la factura, utilizará llamadas telefónicas y correos
electrónicos a la dirección reportada por el distribuidor, indicando el valor
adeudado y el numero días que se encuentra en mora.
2. Cuando el distribuidor incurra en mora en el pago; es decir pasado
quince( 15) días calendarios posteriores al sorteo pendiente de pago, la
Beneficencia del Valle del Cauca E.I.C.E, retendrá el envío de la billetería
al Distribuidor, para lo cual el Técnico encargado del control de cartera
de la Dirección Comercial de la entidad, informará de tal situación al
Director Comercial, para proceder con la retención de billetería. El
despacho se podrá restablecer una vez sea cancelado el monto de la
obligación.
3. En caso que el distribuidor no realice el pago del valor adeudado por
concepto de billetería dentro del término de dos (2) días siguientes a la
fecha del pago de la factura, el profesional especializado de la Dirección
Comercial de la entidad, procederá a hacer la comunicación de
requerimiento de pago, señalando al distribuidor moroso que debe
cancelar el valor adeudado dentro de tres (3) días siguientes a partir del
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recibido el oficio de requerimiento. Éste oficio es firmado por el Director
Comercial de la Entidad.
El requerimiento se notificará por correo certificado a la dirección de
domicilio del distribuidor.
4. El distribuidor que no cancele la obligación objeto de cobro dentro del
requerimiento efectuado por parte del profesional especializado, y al
incurrir en mora de dos (2) sorteos de manera continua, se procederá a
suspender de manera inmediata la remisión de billetería correspondiente
a los sorteos siguientes.
La suspensión del cupo de distribución, se realizara mediante resolución , la
cual será proyectada por el profesional especializado de la Dirección
comercial, el Director Comercial revisará y aprobará el citado proyecto y
lo remitirá a la Dirección Jurídica para su visto bueno y posterior firma del
representante legal de la entidad.
Dentro de la resolución que ordene la suspensión de cupo de distribuidor,
se ordena hacer efectivas las garantías que respaldan el contrato de
distribución, la presente resolución se notificará por correo certificado al
distribuidor.
En caso de que el distribuidor suscriba acuerdo de pago, para cancelar la
obligación objeto de cobro, la Beneficencia del Valle del Cauca E.I.C.E,
podrá considerar si reactiva el despacho de billetería.
5. La Beneficencia del Valle del Cauca E.I.C.E, podrá cancelar el cupo al
Distribuidor que reiteradamente se constituya en mora, es decir que en
tres (3) ocasiones se constituya en mora.
6. Luego de realizar los requerimientos establecidos en el presente artículo sin
obtener el pago de la obligación por parte del distribuidor, el profesional
especializado de la Dirección Comercial proyectará la Resolución de
caducidad del contrato de distribución. El Director Comercial revisará y
aprobará el citado proyecto y lo remitirá a la Dirección Jurídica para su
visto bueno y posterior firma del representante legal de la entidad.
7. Contra la resolución que declara la caducidad del contrato procede
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recurso de reposición.
En el evento que contra la decisión de caducidad se presente recurso de
reposición, el profesional especializado de la Dirección Comercial revisará
y dará respuesta a los argumentos presentados, de conformidad a la
normativa vigente y sustanciará la resolución que dé respuesta al recurso
la cual será revisada por el Director Comercial y la Dirección Jurídica
para posterior firma del representante legal de la Entidad. La decisión
adoptada será comunicada por correo certificado.
8. En firme la resolución que declara la caducidad, el profesional
especializado de la Dirección Comercial sustanciará la Resolución de
liquidación del contrato de distribución la cual será revisada por el Director
Comercial y la Dirección Jurídica para posterior firma del representante
legal de la Entidad.
La Resolución se notificara de manera personal al deudor y a la empresa
aseguradora, para que interponga el recurso de reposición dentro del
término establecido en la Ley.
9. Al encontrarse ejecutoriada la Resolución por la cual se liquida el contrato
de distribución, el profesional especializado de la Dirección comercial
proyectará la Resolución que hace efectiva la póliza. El Director Comercial
revisará y aprobará el citado proyecto y lo remitirá a la Dirección Jurídica
para su visto bueno y posterior firma del representante legal de la entidad.
10. El Profesional Especializado de la Dirección Comercial verificará el
agotamiento del cobro persuasivo de la obligación, procediendo a
elaborar y enviar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes de haber
liquidado el contrato de distribución , los Oficios a las diferentes Entidades
públicas y privadas, para que informen los activos e ingresos del deudor.
11. Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes de recibida la información por
parte de las diferentes entidades públicas y privadas, sobre los activos e
ingresos del deudor, el profesional especializado de la Dirección Comercial
verificará la existencia de bienes a cargo del deudor, determinando la
viabilidad de continuar el trámite del cobro jurídico de la obligación, con
el visto bueno del Director Comercial.
12. El profesional Especializado de la Dirección Comercial al determinar la no
existencia de bienes a cargo de los deudores, remitirá al Comité de
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Cartera, el expediente del trámite agotado del cobro persuasivo de la
obligación con sus soportes, para el correspondiente estudio.
13. Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes de recibida la información por
parte de las diferentes entidades públicas y privadas, sobre los activos e
ingresos del deudor, en la cual se reporte bienes a cargo de los deudores
y codeudores, el profesional especializado de la Dirección Comercial
remitirá la documentación generada en el cobro persuasivo debidamente
foliada a la Dirección Jurídica.
PARAGRAFO: El Área encargada y responsable de las actividades que
comprende la etapa persuasiva del cobro de los pagos en mora, por concepto
de distribución de billetería de lotería del Valle, son las siguientes;
ACTIVIDAD RESPONSABLE (ÁREA) REGISTRO
Llamadas telefónicas Técnico de Comercial (Encargado de cartera) Oficio
Envío de Correos Electrónicos
Técnico de Comercial
(Encargado de cartera) Correo Electrónico
Primer y Único Requerimiento Profesional Especializado Comercial/ Director Comercial Oficio
Suspensión del Cupo al Distribuidor. Profesional Especializado Comercial/ Dirección Jurídica Resolución
Cancelación del Cupo al Distribuidor Profesional Especializado Comercial/ Dirección Jurídica Resolución
Declarar la Caducidad y el Incumplimiento del Contrato Profesional Especializado Comercial/ Dirección Jurídica Resolución
Notificación de la Resolución de declaratoria de caducidad al Deudor
Profesional Especializado Comercial
Oficio y se anexa copia de la Resolución
Notificación de la Resolución de declaratoria de caducidad a la Aseguradora.
Profesional Especializado Comercial
Oficio y se anexa copia de la Resolución.
Liquidación del Contrato de distribución Profesional Especializado Comercial/ Dirección Jurídica Resolución
Notificación de la Resolución de liquidación del contrato de distribución al Deudor Profesional Especializado Comercial Oficio y se anexa copia de la Resolución
Notificación de la Resolución de Liquidación del contrato de distribución a la Aseguradora. Profesional Especializado Comercial Oficio y se anexa copia de la Resolución.
Hacer efectiva la póliza de seguro de cumplimiento Profesional Especializado Comercial/ Dirección Jurídica
Resolución
Notificación de la Resolución de hacer efectiva la póliza de cumplimiento a la Aseguradora Profesional Especializado Comercial Oficio y se anexa copia de la Resolución
Remisión de Agotamiento de persuasivo a la Dirección Jurídica Profesional Especializado Comercial Oficio
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ARTICULO 12. ETAPA JURIDICA : Una vez agotado el trámite persuasivo y sin
obtener el pago a favor de la BENEFICENCIA DEL VALLE E.I.C.E., el funcionario
encargado remitirá a la Dirección jurídica el estado de cuenta del distribuidor y
los documentos que acrediten el agotamiento de persuasivo, para que inicien las
acciones pertinentes, según su competencia de la siguiente manera:
1. El Director Jurídico, revisará los documentos aportados por la Dirección
Comercial del agotamiento del persuasivo de la obligación por concepto
de billetería de la Lotería del Valle.
2. El Director Jurídico dentro de los cinco (5) días siguientes de la revisión del
agotamiento de persuasivo, procederá a efectuar la asignación del caso
a los a los abogados externos contratados por la BENEFICENCIA DEL VALLE
DEL CAUCA E.I.C.E.
3. Una vez efectuado el reparto por parte del Director Jurídico, el abogado
asignado al caso dentro de los diez (10) días hábiles siguientes realizará y
presentará la Demanda ejecutiva con sus correspondientes anexos ante el
Despacho Judicial.
4. El abogado asignado para el caso, realizará seguimiento de manera
continua ante el Despacho judicial de la demanda ejecutiva, presentando
las correspondientes actuaciones jurídicas derivadas de la acción
ejecutiva en los términos que la Ley estipule para tal efecto.
5. El abogado asignado para el caso, presentará ante la Dirección Jurídica
de la Entidad informe mensual de las actuaciones realizadas dentro del
proceso ejecutivo, a su vez determinará el estado procesal actual de la
demanda, aportando copia de la actuación judicial.
6. El Director Jurídico de la Entidad, realizará seguimiento a las gestiones
reportadas por parte del abogado encargado de cada proceso
ejecutivo.
PARAGRAFO:El Área encargada y responsable de las actividades que
comprende la etapa Jurídica del cobro de las obligaciones en mora por
concepto de billetería de la Lotería del Valle, son las siguientes;
ACTIVIDAD RESPONSABLE (ÁREA) REGISTRO
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Revisión de los documentos
aportados por la Dirección Comercial
del agotamiento de persuasivo de la
obligación.
Director Jurídico
Oficio
Asignación del caso a los abogados
externos contratados por la
BENEFICENCIA DEL VALLE DEL CAUCA
E.I.C.E
Director Jurídico
Oficio
Elaboración de la Demanda y
solicitud de medidas cautelares
Abogado Asignado por la
Dirección Jurídica
mediante Reparto.
Demanda
Presentación de la Demanda y
solicitud de medidas cautelares
Abogado Asignado por la
Dirección Jurídica
mediante Reparto.
Al despacho
judicial
Seguimiento del proceso
Abogado Asignado por la
Dirección Jurídica
mediante Reparto. Formato.
CAPITULO II
RECAUDO DE INGRESOS POR CONCEPTO ARRENDAMIENTOS DE LOS BIENES
INMUEBLES DE PROPIEDAD DE LA ENTIDAD.
ARTICULO 13:NATURALEZA DE LA OBLIGACIÓN. La Beneficencia del Valle del
Cauca E.I.C.E. posee contratos de arrendamiento de los bienes inmuebles de su
propiedad, los cuales se rigen por la normativa contenida en el Código Civil y
Código de Procedimiento Civil.
La cartera de la Beneficencia del Valle del Cauca E.I.C.E se divide en cartera
activa y cartera inactiva.
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1. Cartera Activa: Es aquella conformada por las obligaciones que poseen los arrendatarios. La cartera activa puede ser corriente o morosa; se entenderá por cartera corriente, aquella obligación cuya fecha límite de pago no ha vencido, en caso contrario se entenderá cartera morosa.
2. Cartera inactiva: Es aquella constituida por las obligaciones que tienen los arrendatarios que se encuentran en cobro jurídico.
ARTICULO 14. TERMINO PARA EL PAGO DE RENTA ARRENDAMIENTO. El pago del
precio o renta se harán en los períodos estipulados en el contrato de
arrendamiento.
ARTICULO 15. CAUSAL DE MORA: Al transcurrir el término estipulado en el contrato
para cancelar la renta por parte del arrendatario sin que este haya cancelado
el valor a favor de la Beneficencia del Valle del Cauca E.I.C.E, se entenderá que
se ha configurado la mora en el pago.
ARTICULO 16. COBRO DE CARTERA POR CONCEPTO DE ARRENDAMIENTOS: El sistema de cobro de cartera por concepto de renta en mora de los bienes inmuebles propiedad de la Beneficencia del Valle del Cauca E.I.C.E, tendrá las siguientes etapas: Etapa persuasiva y Etapa Jurídica.
ARTICULO 17. ETAPA PERSUASIVA: Esta etapa inicia cuando vencido el plazo para
el pago de la renta y el arrendatario no ha cancelado. El procedimiento será así:
1. Vencido el plazo para el pago del canon de arrendamiento, el Técnico
encargado de la cartera de los bienes inmuebles en la Dirección
Administrativa verificará y revisará dentro de los tres (3) días hábiles
siguientes , si el arrendatario ha cancelado el valor correspondiente.
2. Una vez Verificado por parte del Técnico encargado de la cartera de los
bienes inmuebles en la Dirección Administrativa el no pago del canon de
arrendamiento por parte del arrendatario, dentro de los tres (3) días
hábiles siguientes elaborará el requerimiento para la firma del Director
Administrativo dirigido al deudor moroso para que efectúe el pago
inmediato.
3. El Técnico de la Dirección Administrativa encargado de la cartera de los
bienes inmuebles revisará dentro de los dos (2) días hábiles siguientes de
recibido el requerimiento por parte del arrendatario, el pago efectuado.
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4. Si el arrendatario no ha efectuado el pago con el primer requerimiento, el
Técnico de la Dirección Administrativa dentro de los tres (3) días siguientes
al plazo del pago de la renta del mes correspondiente, enviará el segundo
requerimiento al arrendatario y codeudores, en el cual se especifica que el
no pago de la obligación de manera inmediata, dará lugar a iniciar las
acciones jurídicas respectivas.
5. El Técnico encargado de la cartera de los bienes inmuebles en la
Dirección Administrativa revisará dentro de los dos (2) días hábiles
siguientes de recibido el segundo requerimiento por parte arrendatario, el
pago efectuado.
6. Una vez verificado que no se efectúo el pago de la deuda por parte del
arrendatario, el Técnico encargado de la cartera de los bienes inmuebles
en la Dirección Administrativa, remitirá de manera inmediata al Profesional
Especializado de la Dirección Administrativa, el expediente con los
documentos del agotamiento del cobro persuasivo de conformidad al
trámite establecido en el presente manual.
7. El Profesional Especializado de la Dirección
8. Administrativa, revisara la documentación recibida del agotamiento del
cobro persuasivo de la obligación, procediendo a elaborar y enviar
dentro de los tres (3) días hábiles siguientes, los Oficios a las diferentes
Entidades públicas y privadas, para que informen los activos e ingresos del
deudor y Codeudores.
9. Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes de recibida la información por
parte de las diferentes Entidades públicas y privadas, sobre los activos e
ingresos del deudor, el profesional especializado de la Dirección
Administrativa verificará la existencia de bienes a cargo del deudor,
determinando la viabilidad de continuar el trámite del cobro jurídico de la
obligación, con el visto bueno del Director Administrativo.
10. El profesional Especializado de la Dirección Administrativa al determinar la
no existencia de bienes a cargo de los deudores, remitirá al Comité de
Cartera, el expediente del trámite agotado del cobro persuasivo de la
obligación con sus soportes, para el correspondiente estudio.
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11. Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes de recibida la información por
parte de las diferentes Entidades públicas y privadas, sobre los activos e
ingresos del deudor , en la cual se reporte bienes a cargo de los deudores
y codeudores, el profesional especializado de la Dirección Administrativa
remitirá la documentación generada en el cobro persuasivo a la Dirección
Jurídica.
PARAGRAFO: El Área encargada y responsable de las actividades que
comprende la etapa persuasiva del cobro de la renta en mora de los bienes
inmueble de propiedad de la Beneficencia del Valle del Cauca E.I.C.E, son las
siguientes;
ACTIVIDAD RESPONSABLE (ÁREA) REGISTRO
Determinación del deudor moroso
Técnico encargado de la
cartera de los bienes
inmuebles en la Dirección
Administrativa Oficio
Primer Requerimiento
Técnico encargado de la
cartera de los bienes
inmuebles en la Dirección
Administrativa Oficio
Revisión del pago efectuado por
parte del deudor en mora
Técnico encargado de la
cartera de los bienes
inmuebles en la Dirección
Administrativa
Oficio
Segundo Requerimiento.
Técnico encargado de la
cartera de los bienes
inmuebles en la Dirección
Administrativa
Oficio
Remisión del agotamiento de
cobro persuasivo al profesional
especializado de la Dirección
administrativa.
Técnico encargado de la
cartera de los bienes
inmuebles en la Dirección
Administrativa
Oficio Investigación de los bienes del
arrendatario deudor.
Profesional Especializado
Dirección Administrativa
Oficios
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ARTICULO 18. ETAPA JURIDICA: Una vez agotado el trámite persuasivo y sin
obtener el pago a favor de la BENEFICENCIA DEL VALLE E.I.C.E., el funcionario
encargado remitirá a la Dirección jurídica el estado de cuenta del arrendatario y
los documentos que acrediten el agotamiento de persuasivo, para que se inicien
las acciones pertinentes, según su competencia de la siguiente manera:
1. El Director Jurídico, revisará los documentos aportados por la Dirección
Administrativa del agotamiento del persuasivo de la obligación por
concepto de cánones de arrendamiento en mora.
2. El Director Jurídico dentro de los cinco (5) días siguientes de la revisión
del agotamiento de persuasivo, procederá a la asignación del caso a
los abogados externos contratados por la BENEFICENCIA DEL VALLE DEL
CAUCA E.I.C.E.
3. Una vez efectuado la asignación por parte del Director Jurídico, el
abogado asignado al caso dentro de los diez (10) días hábiles
siguientes realizará y presentará la Demanda ejecutiva con sus
correspondientes anexos ante el Despacho Judicial.
4. El abogado asignado para el caso, realizará seguimiento de manera
continua ante el Despacho judicial de la demanda ejecutiva,
Viabilidad de continuar el
procedimiento de cobro de la
obligación.
Profesional Especializado
Dirección Administrativa
Oficio
Remisión al Comité Cartera
Profesional Especializado
Dirección Administrativa
Oficio
Remisión a la Dirección Jurídica
del cobro persuasivo efectuado y
la documentación
correspondiente a la investigación
de los bienes del deudor.
Profesional Especializado
Dirección Administrativa
Oficio
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presentando las correspondientes actuaciones jurídicas derivadas de la
acción ejecutiva en los términos que la Ley estipule para tal efecto.
5. El abogado asignado para el caso, presentará ante la Dirección
Jurídica de la Entidad informe mensual de las actuaciones realizadas
dentro del proceso ejecutivo, a su vez determinará el estado procesal
actual de la demanda, aportando copia de la actuación judicial.
6. El Director Jurídico de la Entidad, realizará seguimiento a las gestiones
reportadas por parte del abogado encargado de cada proceso
ejecutivo por concepto de cánones arrendamiento en mora de los
bienes inmuebles propiedad de la Beneficencia del Valle del Cauca
E.I.C.E.
PARAGRAFO :El Área encargada y responsable de las actividades que
comprende la etapa Jurídica del cobro de la renta en mora de los bienes
inmueble de propiedad de la Beneficencia del Valle del Cauca E.I.C.E, son las
siguientes;
ACTIVIDAD RESPONSABLE (ÁREA) REGISTRO Revisión de los documentos
aportados por la Dirección
Administrativa del
agotamiento de persuasivo
de la obligación.
Director Jurídico
Oficio
Asignación del caso a los
abogados externos
contratados por la
BENEFICENCIA DEL VALLE DEL
CAUCA E.I.C.E
Director Jurídico
Oficio Elaboración de la Demanda y
solicitud de medidas
cautelares Ejecutiva título
ejecutivo (Contrato de
Arriendo).
Abogado Asignado por la
Dirección Jurídica mediante
Reparto.
Demanda
Presentación de la Demanda
y solicitud de medidas
cautelares
Abogado Asignado por la
Dirección Jurídica mediante
Reparto.
Al despacho
judicial
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Seguimiento del proceso
Abogado Asignado por la
Dirección Jurídica mediante
Reparto. Formato.
CAPITULO III
RECAUDO DE INGRESOS POR PAGO DE CUOTAS PARTES PENSIONALES A FAVOR DE
LA ENTIDAD
ARTICULO 19. NATURALEZA DE LA OBLIGACIÓN. El cobro de las acreencias
provenientes del pago de cuotas partes pensionales debidamente reconocidas
a favor de la BENEFICENCIA DEL VALLE DEL CAUCA E.I.C.E, en virtud del derecho
a repetir contra las entidades concurrentes en el pago de la pensión
debidamente reconocida.
ARTICULO 20. REQUISITOS PARA LA CONFORMACIÓN DE LA CUENTA DE COBRO
POR CONCEPTO DE CUOTAS PARTES PENSIONALES- La cuenta de cobro se debe
presentar ante la Entidad concurrente deudora con los requisitos establecidos por
la ley, así: 1. Que se haya surtido el procedimiento de consulta de la cuota parte,
2. Que las cuotas partes cobradas no se encuentren prescritas. La cuenta de
cobro debe integrarse con los siguientes documentos:
1. Que el procedimiento de consulta de las cuotas partes se haya realizado
en los términos del Decreto 2921 de 1948 y la Ley 33 de 1985, es decir que
haya sido comunicado el proyecto a la entidad o entidades territoriales
concurrentes, que haya sido aceptado por estas últimas o en caso de
objeción se haya corregido si eso hubiere tenido lugar, o que se haya
producido el fenómeno del silencio administrativo positivo.
2. Los Actos Administrativos de reconocimiento de la prestación donde se
haya aplicado la figura de la cuota parte pensional.
3. Acto administrativo emitido por la entidad concurrente donde acepte la
obligación impuesta, o del que objete la cuota parte, o constancia o
prueba del acaecimiento del silencio positivo.
4. Constancia de pago de las mesadas objeto de las cuotas partes que se
cobran, donde se indique la fecha de efectividad de la pensión y el valor
inicial de la mesada, la fecha de inclusión en la nómina de pagos y el
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valor de la mesada a la fecha de presentación de la cuenta. Está
certificación será emitida por la contadora de la entidad previa
información y verificación de la nómina de jubilados.
5. En caso de cobrarse cuota parte por pensión de sobreviviente, indicar
además lo siguiente:
5.1. Fecha del fallecimiento del pensionado.
5.2. Tipo y número del documento de Identificación de los beneficiarios.
5.3. Nombres y apellidos de los beneficiarios.
5.4. Calidad de beneficiario. (Cónyuge, compañero (a) permanente, hijos
menores, hijos inválidos, hijos mayores incapacitados en razón de
estudios)
5.5. Proporción correspondiente al beneficiario de la prestación.
5.6. Acto Administrativo del reconocimiento.
5.7. Valor mesada pensional.
5.8. Fecha de efectividad.
5.9. Fecha de pago.
PARAGRAFO: Las cuotas partes por tratarse de obligaciones de tracto sucesivo se
enviará cuenta de cobro trimestralmente, salvo que la entidad concurrente
solicite el envío de cuentas con una periodicidad menor o mayor sin que ésta
pueda exceder un semestre, acompañada de la liquidación individual y la
consolidada de las cuotas partes pagadas en el mes anterior.
ARTICULO 21. RECAUDO DE CARTERA POR CONCEPTO DE CUOTAS PARTES PENSIONALES: El sistema de cobro de cartera por concepto de las cuotas partes pensionales a favor de la Beneficencia del Valle del Cauca E.I.C.E, tendrá las siguientes etapas: Etapa persuasiva y Etapa de Cobro Coactivo Administrativo.
ARTICULO 22 ETAPA PERSUASIVO: Esta etapa inicia cuando se determine la
Entidad concurrente deudora y se acredite los documentos en donde se
compruebe la constitución de la cuota parte. El procedimiento será así:
1. El profesional especializado de la Dirección Administrativa, organizará la
documentación correspondiente por Entidad concurrente, anexando los
antecedentes de la constitución de la cuota parte pensional a favor de la
Beneficencia del Valle del Cauca E.I.C.E de cada jubilado objeto de
cobro los cuales ya se relacionaron en el artículo anterior.
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2. El profesional especializado de la Dirección Administrativa, dentro de los
dos (2) días hábiles siguientes de efectuada la revisión remitirá al
profesional universitario de la Dirección Administrativa la documentación
correspondiente de cada Entidad concurrente de la cuota parte
pensional a favor de la Entidad para efectuar la correspondiente
liquidación de la obligación.
3. Una vez revisada la documentación aportada, el Profesional Universitario
de la Dirección Administrativa realizará dentro de los cinco (5) días hábiles
siguientes la liquidación de la obligación por concepto de cuota partes
pensionales a favor de la Entidad, determinando los jubilados objeto de
cobro, fecha de reconocimiento de la pensión, porcentaje de
concurrencia, fecha de corte de capital e interés y valor total de la
obligación, remitiendo la liquidación a la profesional especializada de la
Dirección Administrativa la misma.
4. El profesional especializado de la Dirección Administrativa, proyectara la
cuenta de cobro a la entidad concurrente organizando la
documentación correspondiente a los antecedentes de los jubilados
objeto de cobro, y las certificaciones de pago de mesadas, la cuenta de
cobro será revisada y firmada por el Director Administrativo de la entidad.
En la cuenta de cobro se le otorgará a la Entidad deudora un término
quince (15) días hábiles para presentar las objeciones que considere
pertinentes a la cuenta de cobro a favor de la BENEFICENCIA DEL VALLE
DEL CAUCA E.I.C.E.
Una vez firmada la cuenta de cobro por parte del Director Administrativo
de la entidad, se procederá a notificará por correo certificado a la
entidad concurrente, anexando la documentación que acredite la cuota
parte de los jubilados objeto de cobro.
5. Una vez la Entidad concurrente deudora, presente las objeciones a la
cuenta de cobro enviada, la profesional especializada dentro de los
quince (15) días hábiles siguientes dará respuesta a la objeción previo
análisis jurídico del caso, está respuesta será revisada y firmada el Director
Administrativo de la entidad.
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PARAGRAFO:El Área encargada y responsable de las actividades que
comprende la etapa persuasiva del cobro de cuotas partes pensionales a
favor de la Beneficencia del Valle del Cauca E.I.C.E, son las siguientes;
ACTIVIDAD RESPONSABLE (ÁREA) REGISTRO
Determinación de la Entidad
Concurrente Profesional
Especializado Dirección
Administrativa
Oficio
Liquidación de la obligación Profesional Universitario
Dirección
Administrativa
Liquidación.
Elaboración de la Cuenta de
Cobro. Profesional
Especializado Dirección
Administrativa
Oficio
Revisión y firma de la cuenta
de cobro. Director Administrativo Oficio.
Notificación de la cuenta de
cobro a la Entidad
Concurrente.
Profesional
Especializado Dirección
Administrativa
Oficio, se anexa
liquidación y los
soportes de los
jubilados objeto de
cobro, la
notificación se
realiza por correo
certificado. Respuesta a la Entidad
Concurrente de las
objeciones / observaciones a
la cuenta de cobro.
Profesional
Especializado Dirección
Administrativa
Resolución.
Remisión del agotamiento
persuasivo a Tesorería de la
Entidad.
Profesional
Especializado Dirección
Administrativa
Oficio
ARTICULO 23. ETAPA DE COBRO COACTIVO ADMINISTRATIVO: Una vez agotado
del trámite de cobro persuasivo de la obligación por concepto de cuotas partes
pensionales a favor de la Beneficencia del Valle del Cauca E.I.C.E, se remitirá a la
Dirección Financiera – Tesorería de la Entidad, para dar inicio al proceso de
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cobro coactivo administrativo de conformidad a lo establecido en el Libro V título
VIIII del Estatuto Tributario Nacional.
ARTICULO 24. COMPENSACIÓN POR CONCEPTO DE CUOTAS PARTES PENSIONALES:
La BENEFICENCIA DEL VALLE DEL CAUCA E.I.C.E, podrá suscribir compensaciones
de obligaciones reciprocas por concepto de cuotas partes pensionales con las
Entidades Concurrentes deudoras, de conformidad con lo establecido en los
artículos 1714 a 1723 del Código Civil Colombiano y demás normas que la
complementen.
ARTICULO 25. TRAMITE DE COMPENSACIÓN: El trámite de la compensación de las
obligaciones por concepto de cuotas partes pensionales dentro de la Entidad,
será el siguiente:
1. El profesional especializado de la Dirección Administrativa, sustanciará el
oficio de solicitud de compensación dirigido a la Entidad concurrente
deudora previa revisión de la Dirección Jurídica y para firma del
representante legal de la entidad.
2. Al identificarse las obligaciones a compensar entre las partes, el profesional
especializado de la Dirección Administrativa, revisará los documentos que
acrediten la obligación y las liquidaciones individuales de los jubilados
objeto de cobro conformando los correspondientes expedientes.
3. El profesional Universitario de la Dirección Administrativa, procederá a
realizar las liquidaciones de las obligaciones a compensar, determinando
la fecha de corte de capital e interés, los valores totales de las deudas.
4. El profesional Especializado de la Dirección Administrativa, solicitará a la
Dirección Financiera de la Entidad los certificados presupuestales
correspondientes para dar trámite al proceso de compensación de
obligaciones.
5. El profesional Especializado de la Dirección Administrativa, realizará de
manera conjunta con la entidad concurrente deudora el acto
administrativo de compensación, en donde se detallara las obligaciones a
compensar, los jubilados objeto de cobro, la fecha de corte de capital e
intereses liquidados de la obligación, los saldos a pagar una vez efectuado
la compensación, la forma de pago para cancelar los saldos de las
obligaciones.
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El acta de compensación realizada por las partes, será revisada por la
Dirección Jurídica de la Entidad y firmada por el Representante Legal.
PARAGRAFO: El Área encargada y responsable de las actividades que
comprende la compensación de las obligaciones por concepto de cuotas partes
pensionales, son las siguientes;
ACTIVIDAD RESPONSABLE (ÁREA) REGISTRO
Solicitud para efectuar la
Compensación. Profesional Especializado
Dirección Administrativa. Oficio
Revisión de las
obligaciones reciprocas
por concepto de cuotas
partes pensionales,
verificando que se
encuentren todos los
actos previos de la
constitución de la cuota
parte pensional.
Profesional Especializado
Dirección Administrativa
Carpeta con sus
correspondientes
anexos.
Liquidación de las
obligaciones de las
Entidades participantes
de la compensación.
Profesional Universitario Dirección
Administrativa.
Liquidaciones
Expedición de los
correspondientes
certificados
presupuestales.
Dirección Financiera
Certificados, en
donde se acredite
los valores a
compensar y las
anotaciones
contables del
caso.
Elaboración del acto
administrativo, por el cual
se suscribe la
compensación de las
Profesional Especializado
Dirección Administrativa.
Resolución.
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obligaciones reciprocas
por concepto de cuotas
partes pensionales entre
las Entidades
Concurrentes.
CAPITULO IV
RECAUDO DE INGRESOS POR CONCEPTO DE SANCIÓN LOS CHEQUES DEVUELTOS
ARTICULO 26. DEFINICIÓN: La sanción por cheque devuelto, se encuentra
regulada en el artículo 731 del Código de Comercio, en donde determina “El
librador de un cheque presentado en tiempo y no pagado por su culpa abonará
al tenedor, como sanción, el 20% del importe del cheque, sin perjuicio de que
dicho tenedor persiga por las vías comunes la indemnización de los daños que le
ocasione.”
ARTICULO 27. PROTESTO: Es un acto mediante el cual se hace constar
formalmente la falta de pago o aceptación total o parcial de un título-valor,
como elemento probatorio y a fin de evitar que caduquen las acciones
cambiarias de regreso que tiene derecho a ejercer su último tenedor.
ARTICULO 28. TERMINO DE PRESENTACION DEL PROTESTO: El protesto de un cheque
procede cuando este ha sido presentado en tiempo y no pagado total o
parcialmente, bien por el banco librado o por la cámara de compensación.
En ese sentido, el artículo 718 del Código de Comercio, establece que los
cheques deben presentarse para su pago de la siguiente manera:
“1. Dentro de los quince días a partir de su fecha, si fueren
pagaderos en el mismo lugar de su expedición;
“2. Dentro de un mes, si fueren pagaderos en el mismo país de su
expedición, pero en lugar distinto al de ésta;
“3. Dentro de tres meses, si fueren expedidos en un país
latinoamericano y pagaderos en algún otro país de América
Latina, y
“4. Dentro de cuatro meses, si fueren expedidos en un país
latinoamericano para ser pagados fuera de América Latina”.
ARTICULO 29. PRESCRIPCIÓN DE LA ACCIÓN CAMBIARIA: En el caso del cheque, la
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acción cambiaria prescribe, la del último tenedor, en seis (6) meses, contados
desde su presentación, y la del endosante y avalista en el mismo término,
contado desde el día siguiente a aquél en que paguen el cheque.
ARTICULO 30. INTERRUPCIÓN DEL TERMINO DE PRESCRIPCIÓN EN LA ACCIÓN
CAMBIARIA: La presentación de la demanda interrumpe el término para la
prescripción e impide que se produzca la caducidad, siempre que el
mandamiento ejecutivo se notifique al demandado dentro del término de un (1)
año, contado al día siguiente a la notificación al demandante de tal
providencia, por estado o personalmente.
ARTICULO 31. COBRO DE CARTERA POR CONCEPTO SANCIÓN DE CHEQUES DEVUELTOS: El sistema de cobro de cartera por concepto sanciónde cheques devueltos a favor de la Beneficencia del Valle del Cauca E.I.C.E, tendrá las siguientes etapas: Etapa persuasiva y Etapa Jurídica.
ARTICULO 32. ETAPA PERSUASIVA: Esta etapa tiene el siguiente procedimiento:
1. El área de Tesorería de la Entidad, revisará de manera continua las cuentas
bancarias, para establecer los cheques que han sido devueltos por los
Bancos al no poseer saldo el girador.
2. El tesorero de la Entidad, al reclamar los cheques devueltos verificara con
los Bancos que se haya realizado el protesto del cheque.
3. El tesorero de la Entidad, tendrá la custodia de los cheques originales
devueltos, hasta que la Dirección a cargo de la obligación solicite los
mismos para el trámite correspondiente de cobro a favor de la entidad.
4. Una vez reclamado los cheques devueltos, el Tesorero dentro de los dos
(2) días siguientes a la devolución procederá mediante oficio a informar a
la Dirección a cargo del cheque, la devolución, indicando: número de
cheque, Nombre del deudor, Banco del cheque, valor, y causal de
devolución. En el presente oficio se anexará fotocopia del cheque
devuelto.
5. Una vez recibido el oficio remitido por la Tesorería de la Entidad, el
profesional especializado de la Dirección a cargo del cheque, dentro de
los tres (3) días siguientes, procederá hacer un requerimiento al titular y /o
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endosante del cheque, en donde se solicita que dentro del término de (5)
días, deberá realizar la consignación del valor del cheque devuelto a favor
de la Beneficencia del Valle del Cauca E.I.C.E., en el presente
requerimiento se aportará fotocopia del cheque devuelto.
6. Vencido el término para que el titular y / o endosante del cheque cancele
el valor a favor de la Beneficencia del Valle del Cauca E.I.C.E, y al
verificarse que no se ha cancelado el valor correspondiente; la profesional
especializada de la Dirección a cargo de la obligación, elaborará y
enviará dentro de los tres (3) días hábiles siguientes, los Oficios a las
diferentes Entidades públicas y privadas, para que informen los activos e
ingresos del deudor.
7. Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes de recibida la información por
parte de las diferentes Entidades públicas y privadas, sobre los activos e
ingresos del deudor, el profesional especializado de la Dirección a cargo
de la obligación, verificará la existencia de bienes a cargo del deudor,
determinando la viabilidad de continuar el trámite del cobro jurídico de la
obligación, con el visto bueno del Director del área.
8. Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes de recibida la información por
parte de las diferentes Entidades públicas y privadas, sobre los activos e
ingresos del deudor, en la cual se reporte bienes a cargo de los deudores
y codeudores, el profesional especializado de la Dirección a cargo de la
obligación , remitirá la documentación generada en el cobro persuasivo a
la Dirección Jurídica.
PARAGRAFO: El Área encargada y responsable de las actividades que
comprende la etapa persuasiva del cobro de los cheques devueltos a favor
de la Beneficencia del Valle del Cauca E.I.C.E, son las siguientes;
ACTIVIDAD RESPONSABLE (ÁREA) REGISTRO
Comunicación a la
Dirección a cargo del
cheque devuelto.
Tesorera Oficio
Requerimiento de pago al
titular del cheque devuelto
Profesional
Especializado
Oficio
Solicitud de bienes del
deudor a las entidades
Profesional
Especializado
Oficio
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públicas y privadas- Determinación de viabilidad
de cobro jurídico Profesional
Especializado
Oficio
Remisión del trámite
agotado en la etapa
persuasiva a la Dirección
Jurídica.
Profesional
Especializado
Oficio
ARTICULO 33. ETAPA JURIDICA: Una vez agotado el trámite persuasivo y sin
obtener el pago a favor de la BENEFICENCIA DEL VALLE E.I.C.E., el funcionario
encargado remitirá a la Dirección jurídica los documentos que acrediten el
agotamiento de persuasivo por concepto de cheque devuelto, para que se
inicien las acciones pertinentes, según su competencia de la siguiente manera:
1. El Director Jurídico, revisará los documentos del cobro persuasivo
aportados por la Dirección a cargo de la obligación generada por el
cheque devuelto.
2. El Director Jurídico dentro de los cinco (5) días siguientes de la revisión
del agotamiento de persuasivo, procederá a efectuar el reparto del
caso a los abogados externos contratados por la BENEFICENCIA DEL
VALLE DEL CAUCA E.I.C.E.
3. Una vez efectuado el reparto por parte del Director Jurídico, el
abogado asignado al caso dentro de los diez (10) días hábiles
siguientes realizará y presentará la Demanda ejecutiva cambiaria, con
sus correspondientes anexos ante el Despacho Judicial.
4. El abogado asignado para el caso, realizará seguimiento de manera
continua ante el Despacho judicial de la demanda ejecutiva
cambiaria, presentando las correspondientes actuaciones jurídicas
derivadas de la acción ejecutiva en los términos que la Ley estipule
para tal efecto.
5. El abogado asignado para el caso, presentará ante la Dirección
Jurídica de la Entidad informe mensual de las actuaciones realizadas
dentro del proceso ejecutivo, a su vez determinará el estado procesal
actual de la demanda, aportando copia de la actuación judicial.
BENEFICENCIA DEL VALLE DEL CAUCA E.I.C.E JUNTA DIRECTIVA
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6. El Director Jurídico de la Entidad, realizará seguimiento a las gestiones
reportadas por parte del abogado encargado de cada proceso
ejecutivo por concepto de los procesos ejecutivos cambiarios a favor
de la Beneficencia del Valle del Cauca E.I.C.E.
PARAGRAFO :El Área encargada y responsable de las actividades que
comprende la etapa Jurídica del cobro de los cheque devueltos a favor de la
Beneficencia del Valle del Cauca E.I.C.E, son las siguientes;
ACTIVIDAD RESPONSABLE (ÁREA) REGISTRO Revisión de los documentos
aportados por la Dirección a
cargo de la obligación del
agotamiento de persuasivo
de la obligación.
Director Jurídico
Oficio
Reparto del caso a los
abogados externos
contratados por la
BENEFICENCIA DEL VALLE DEL
CAUCA E.I.C.E
Director Jurídico
Oficio Elaboración de la Demanda
ejecutiva cambiaria y
solicitud de medidas
cautelares
Abogado Asignado por la
Dirección Jurídica mediante
Reparto.
Demanda
Presentación de la Demanda
ejecutiva cambiaria y
solicitud de medidas
cautelares
Abogado Asignado por la
Dirección Jurídica mediante
Reparto.
Al despacho
judicial
Seguimiento del proceso
Abogado Asignado por la
Dirección Jurídica mediante
Reparto. Formato. Traslado de la sentencia del
proceso ejecutivo al área
contable de la entidad Director Jurídico Oficio
TITULO II
COBRO COACTIVO
CAPITULO I
BENEFICENCIA DEL VALLE DEL CAUCA E.I.C.E JUNTA DIRECTIVA
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VALLE DEL CAUCA E.I.C.E.”
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GENERALIDADES
ARTÍCULO 34. NORMATIVA APLICABLE- El procedimiento administrativo de cobro
coactivo, se rige a partir de la expedición de la Ley 1066 de 2.006, el Libro V Título
VIII del Estatuto Tributario Nacional, y en lo previsto con las disposiciones en el
Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo Ley
1437 de 2.011, el Código de Procedimiento Civil en cuanto sea compatible con la
naturaleza del proceso y actuaciones que correspondan al trámite coactivo y las
demás normas concordantes que lo aclaren, adicionen o modifiquen.
ARTÍCULO 35. COMPETENCIA: La Dirección Financiera- Tesorería con el apoyo
jurídico de los abogados que la Beneficencia del Valle del Cauca E.I.C.E,
contrate para tal efecto; realizará el trámite del cobro coactivo de las
obligaciones derivadas de la Función administrativa de la entidad.
ARTICULO 35. TITULO EJECUTIVO - De acuerdo a lo consagrado en el artículo 99 de
la Ley 1437 de 2011, prestarán mérito ejecutivo para su cobro coactivo, siempre
que en ellos conste una obligación clara, expresa y exigible, los siguientes
documentos:
1. Todo acto administrativo ejecutoriado que imponga a favor de la
Beneficencia del Valle del Cauca E.I.C.E la obligación de pagar una suma
líquida de dinero, en los casos previstos en la ley.
2. Las sentencias y demás decisiones jurisdiccionales ejecutoriadas que
impongan a favor de la Beneficencia del Valle del Cauca E.I.C.E, la
obligación de pagar una suma líquida de dinero.
3. Las demás garantías que a favor de la Beneficencia del Valle del Cauca
E.I.C.E, se presten por cualquier concepto, las cuales se integrarán con el
acto administrativo ejecutoriado que declare la obligación.
4. Actos administrativos ejecutoriados que imponen multas como sanción
disciplinaria. Para iniciar el cobro coactivo por este concepto se debe
seguir previamente el procedimiento establecido en el artículo 173 de la
Ley 734 de 2002, así:
4.1. El descuento de la suma de dinero correspondiente a la multa
impuesta debe ser por nómina y se podrá hacer efectiva en forma
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proporcional durante los doce meses siguientes a la decisión que
ordena ejecutar la sanción.
4.2. Si el sancionado no se encuentra vinculado a la Beneficencia del Valle
del Cauca E.I.C.E, pero sí a otra entidad, se debe oficiar a esta para
que efectúe el descuento y realice las consignaciones respectivas a la
cuenta de la entidad.
4.3. Si el sancionado no se encuentra vinculado a ninguna entidad oficial,
deberá hacer la cancelación de la multa dentro de los treinta (30) días
siguientes a la ejecutoria de la decisión que la impuso; de no hacerlo,
el nominador promoverá el cobro coactivo.
ARTICULO 36. REQUISITOS DEL TITULO EJECUTIVO- De acuerdo con lo señalado en
los artículos 99 de la Ley 1437 de 2011, 488 del Código de Procedimiento Civil,
1527 del Código Civil y 12, 29 y 66 de la Ley 446 de 1998, los títulos ejecutivos
deben cumplir los siguientes requisitos: Contener una obligación clara, expresa y
actualmente exigible.
CAPITULO II
TRAMITE DEL PROCESO DE COBRO COACTIVO
ARTICULO 37. MANDAMIENTO DE PAGO.- El mandamiento de pago es la
providencia con la que se da inicio a la etapa de cobro coactivo, que consiste
en la orden de pago que emite el Funcionario Ejecutor del cobro coactivo para
que, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la notificación personal
del mismo se cancelen los valores adeudados junto con los intereses desde
cuando se hicieron exigibles y las costas a que haya lugar. Este mandamiento se
notificará personalmente al deudor, previa citación para que comparezca en un
término de diez (10) días. Si vencido el término no comparece, el mandamiento
ejecutivo se notificará por correo certificado. En la misma forma se notificará el
mandamiento ejecutivo a los herederos del deudor y a los deudores solidarios.
Cuando la notificación del mandamiento ejecutivo se haga por correo, deberá
informarse de ello por cualquier medio de comunicación del lugar. La omisión de
esta formalidad, no invalida la notificación efectuada.
PARÁGRAFO: El mandamiento de pago podrá referirse a más de un título
ejecutivo del mismo deudor.
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ARTÍCULO 38. REQUISITOS Y CONTENIDO DEL MANDAMIENTO EJECUTIVO.- El
mandamiento ejecutivo debe ostentar una parte motiva y otra resolutiva con los
siguientes componentes:
a. Nombre de la entidad y dependencia ejecutora.
b. Ciudad y fecha.
c. Descripción del título ejecutivo en el que conste una obligación clara, expresa
y actualmente exigible.
d. Identificación del deudor.
e. Establecer con precisión la cuantía de la obligación, más los intereses
causados y las costas a que haya lugar.
f. Otorgar como plazo para el pago de la obligación el término de quince (15)
días hábiles contados a partir del día siguiente a su notificación.
g. En el mismo texto del mandamiento de pago advertir que pueden proponerse
excepciones dentro de los quince (15) días siguientes a su notificación personal y
en su defecto a la notificación que por correo certificado se realice.
h. La orden de notificar el auto de mandamiento de pago, para que el
ejecutado cancele dentro de los quince (15) días siguientes a dicha fecha el
total de la obligación. (Art. 830 y SS del Estatuto Tributario).
i. El número de cuenta bancaria para que el deudor consigne la obligación.
j. Los fundamentos legales en los que se sustenta la actuación.
k. El nombre y firma del funcionario facultado para ejercer la Jurisdicción
Coactiva.
ARTÍCULO 39. VINCULACIÓN DE DEUDORES SOLIDARIOS- La vinculación del
deudor o responsable solidario se hará mediante la notificación del
mandamiento de pago. Este deberá librarse determinando individualmente el
monto de la obligación del respectivo deudor y se notificará en forma indicada
en el artículo 826 del Estatuto Tributario. Los títulos ejecutivos contra el deudor
principal lo serán contra los deudores solidarios y subsidiarios, sin que se requiera
la constitución de títulos individuales adicionales.
ARTICULO 40. TERMINO PARA PAGAR O PRESENTAR EXCEPCIONES- Dentro de los
quince (15) días siguientes a la notificación del mandamiento de pago, el deudor
deberá cancelar el monto de la deuda con sus respectivos intereses. Dentro del
mismo término, podrán proponerse mediante escrito las excepciones
contempladas en el artículo 831 del Estatuto Tributario, descrito en la etapa
siguiente.
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ARTICULO 41. EXCEPCIONES EN CONTRA DEL MANDAMIENTO DE PAGO. En contra
del mandamiento de pago procederán las siguientes excepciones:
1. Pago
2. La existencia de un acuerdo de pago
3. La falta de ejecutoria del título. Se entienden ejecutoriados los actos
administrativos que sirven de fundamento al cobro por jurisdicción
coactiva en los siguientes casos:
a). Cuando contra ellos no proceda recurso alguno;
b). Cuando vencido el término para interponer los recursos, no se hayan
interpuesto o no se presenten en debida forma;
c). Cuando se renuncie expresamente a los recursos o se desista de ellos;
d). Cuando los recursos interpuestos en la vía gubernativa o las acciones
de restablecimiento del derecho en la Jurisdicción Contencioso
Administrativa, se hayan decidido en forma definitiva, según el caso.
4. La pérdida de ejecutoria del título por revocación o suspensión provisional
del acto administrativo, hecha por autoridad competente.
5. La interposición de demandas de restablecimiento del derecho ante la
Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo.
6. La prescripción de la acción de cobro.
7. La falta de título ejecutivo o incompetencia del funcionario que lo profirió.
8. Contra el mandamiento de pago que vincule a los deudores solidarios
procederán además, las siguientes excepciones:
8.1. La calidad de deudor solidario;
8.2. La indebida tasación del monto de la deuda.
ARTICULO 42. TRÁMITE DE LAS EXCEPCIONES. Dentro del mes siguiente a la
presentación del escrito mediante el cual se proponen las excepciones, el
funcionario competente decidirá sobre ellas, ordenando previamente la práctica
de las pruebas, cuando sea del caso.
ARTICULO 43. EXCEPCIONES PROBADAS. Si se encuentran probadas las
excepciones, el funcionario competente así lo declarará y ordenará la
terminación del proceso y el levantamiento de las medidas preventivas cuando
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se hubieren decretado. En igual forma procederá si en cualquier etapa del
procedimiento, el deudor cancela la totalidad de las obligaciones. Cuando la
excepción probada, lo sea respecto de uno o varios de los títulos comprendidos
en el mandamiento de pago, el procedimiento continuará en relación con los
demás, sin perjuicio de las medidas que haya lugar a proferir respecto de las que
termina la acción.
ARTICULO 44. RECURSOS EN EL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO DE COBRO
COACTIVO. Las actuaciones administrativas realizadas en el procedimiento
administrativo de cobro coactivo, son de trámite y contra ellas no procede
recurso alguno, excepto los que en forma expresa se señalen en este
procedimiento para las actuaciones definitivas.
ARTICULO 45. RESOLUCIÓN POR MEDIO DE LA CUAL SE DECIDEN LAS EXCEPCIONES.
El funcionario competente expedirá un acto administrativo motivado mediante,
decidirá sobre las excepciones propuestas. En el caso en que la resolución
rechace las excepciones propuestas, en esta se ordenará adelantar la ejecución
y el remate de los bienes embargados y secuestrados. Contra dicha resolución
procede únicamente el recurso de reposición ante el mismo funcionario ejecutor
que decidió la providencia, dentro del mes siguiente a su notificación, quien
tendrá para resolver un (1) mes, contado a partir de su interposición en debida
forma.
ARTICULO 46. ACCIONES ANTE LA JURISDICCIÓN CONTENCIOSO ADMINISTRATIVA.
Dentro del proceso de cobro administrativo, serán demandables ante la
Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo, los actos administrativos que
deciden excepciones a favor del deudor, los que ordenan llevar adelante la
ejecución y los que liquiden el crédito. (Artículo 101 de la Ley 1437 de 2.011).
La admisión de la demanda contra los anteriores actos o contra el que constituye
el título ejecutivo no suspende el procedimiento de cobro coactivo.
ARTICULO 47. RESOLUCIÓN DE EJECUCIÓN. Si vencido el término para
excepcionar no se hubiere propuesto excepciones, o el deudor no hubiere
pagado, el Funcionario Ejecutor proferirá resolución ordenando la ejecución y el
remate de los bienes embargados y secuestrados, así como liquidación del
crédito y las costas procesales.
Esta liquidación se notificará por correo y contra esta no procede recurso alguno.
Cuando previamente a la orden de ejecución de que trata el presente artículo,
no se hubieren dispuesto medidas preventivas, en dicho acto se decretará el
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embargo y secuestro de los bienes del deudor si estuvieren identificados; en caso
de desconocerse los mismos, se ordenará nuevamente la investigación de ellos
para que una vez identificados se embarguen y secuestren y se prosiga con el
remate.
ARTÍCULO 48. IRREGULARIDADES EN EL PROCEDIMIENTO COACTIVO: Las
irregularidades procesales que se presenten en el procedimiento administrativo
de cobro deberán subsanarse en cualquier tiempo, de plano, antes de que se
profiera la actuación que aprueba el remate de los bienes.
La irregularidad se considerará saneada cuando a pesar de ella el deudor actúa
en el proceso y no la alega, y en todo caso cuando el acto cumplió su finalidad y
no se violó el derecho de defensa.
ARTÍCULO 49 MEDIDAS CAUTELARES: En el proceso de cobro coactivo
administrativo, pueden ser dictadas por el funcionario ejecutor en cualquier
momento, es decir antes de librarse mandamiento de pago (como medida
preventiva), con el mandamiento de pago o con la orden de ejecución.
ARTÍCULO 50. EMBARGO DE BIENES DENTRO DEL PROCESO DE COBRO COACTIVO-
El funcionario ejecutor en su actividad de cobro y bajo el principio de eficiencia
puede embargar diferentes tipos de bienes, entre los cuales encontramos:
-. Embargo de dineros en cuentas; (corrientes, de ahorros, otros depósitos de alta
liquidez susceptibles de embargo). Este embargo se efectuará directamente en
la entidad financiera sobre el saldo que repose en dicha Entidad.
-. Embargo de cuentas por cobrar ( Facturas y vouchers), dividendos. Inversiones
temporales. Este embargo se efectuará directamente en el establecimiento del
responsable pago de la obligación correspondiente.
-. Embargo de otros títulos financieros tales como; bonos, acciones, otros títulos o
inversiones de carácter temporal siempre y cuando sean de renta fija.
-. Embargo de salarios.
-. Embargo de establecimiento de comercio.
-. Embargo de contratos, de cualquier índole incluyendo los de prestación de
servicios.
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-. Embargo de cánones de arrendamiento.
-. Embargo de razón social y participación en sociedades, para su posterior
venta,
-. Embargo de marcas, patentes, nombre y enseña comercial.
-. Embargo de vehículos.
-. Embargo de Bienes Inmuebles.
-. Embargo de derechos fiduciarios.
-. Embargo de dineros producto de franquicias.
PARAGRAFO: El Funcionario Ejecutor debe abstenerse de decretar el embargo
por considerarse normativamente (Artículo 684 C.P.C.), como bienes
inembargables, a estos se le agregarán aquellos bienes que por Leyes especiales
están excluidos de la posibilidad de ser embargados.
ARTICULO 51. PERFECCIONAMIENTO DEL EMBARGO: El perfeccionamiento del
embargo dentro del proceso de cobro coactivo administrativo, se realizará de
conformidad con lo señalado en el artículo 839-1 del Estatuto Tributario Nacional
en concordancia con determinado en el artículo 681del Código de
Procedimiento Civil.
A manera de resumen podemos concluir que la forma de perfeccionar los
embargos es la siguiente;
A. POR INSCRIPCIÓN: Sobre los bienes cuya tradición se perfecciona con el
registro (Bienes inmuebles, vehículos, naves, aerodinos y títulos valores).
B. POR SECUESTRO: Que la aprehensión material del bien embargado cuando
se trate de una cosa mueble (bienes muebles no sujetos a registro).
C. POR COMUNICACIÓN O NOTIFICACIÓN A UN TERCERO: Para que se
retenga o se abstenga de autorizar la enajenación o gravamen de un
bien (En el caso de contratos, salarios, ect…).
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PARAGRAFO: El funcionario ejecutor deberá tener presente en los embargos de
ciertos bienes o derechos, las reglas propias que regulan la materia, a
continuación se relaciona la normativa correspondiente;
-. Embargo de bienes Inmuebles: Artículo 681 del Código de Procedimiento Civil.
-. Embargo de acciones: Artículos 408, 414 y 415 del Código de Comercio.
-. Embargo de Cuenta Corriente: Artículo 1387 del Código de Comercio.
-. Embargo de Naves y Aeronaves: Artículos 1449 al 1451, 1453, 1908 del Código
de Comercio.
-. Embargo y secuestro de Automotores: Artículo 922 del Código de Comercio y el
Artículo 6 de la Ley 53 de 1.989.
ARTICULO 52. LÍMITE DE EMBARGOS- El valor de los bienes embargados no podrá
exceder del doble de la deuda más sus intereses. Si efectuado el avalúo de los
bienes éstos excedieron la suma indicada, deberá reducirse el embargo si ello
fuere posible, hasta dicho valor, oficiosamente o a solicitud del interesado. Sobre
el particular el funcionario ejecutor deberá revisar los Artículos 837-1 y 838 del
Estatuto Tributario Nacional.
ARTICULO 53. REDUCCION DE EMBARGOS. El funcionario ejecutor debe reducir los
embargos cuando éstos superen los montos determinados en los artículos 513 y
681 numeral 11 del Código de Procedimiento Civil.
ARTICULO 54. LEVANTAMIENTO DE EMBARGOS. El levantamiento del embargo
nace generalmente o bien de una solicitud de parte, efectuada por el
ejecutado o a voluntad del funcionario ejecutor cuando se satisface el pago de
la obligación que generó el proceso.
El Artículo 687 del Código de Procedimiento Civil, señala las causales del
levantamiento de embargo y secuestro.
ARTICULO 55 SECUESTRO DE BIENES. El secuestro es una medida cautelar para
asegurar el cumplimiento o ejercicio de un derecho legalmente reconocido, en
donde para garantizar la deuda de la Beneficencia del Valle del Cauca E.I.C.E,
el Funcionario ejecutor opta por secuestrar los bienes objeto de embargo para
preservarlos a favor de la entidad e impedir que el deudor los venda o deteriore.
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ARTICULO 56. DILIGENCIA DE SECUESTRO: De los bienes embargados dentro del
proceso de cobro coactivo administrativo, el Funcionario ejecutor ordenará el
secuestro, para lo cual deberá observar las reglas establecidas en el artículo 682
y S.S del Código de Procedimiento Civil.
ARTICULO 57. AVALUO DE BIENES: Practicado el embargo y secuestro, y en firme
la sentencia que ordena seguir adelante con la ejecución, se procederá al
avalúo de los bienes de conformidad con lo establecido en el artículo 516 C.P.C.
ARTICULO 58. NOTIFICACIÓN DEL AVALUO: El avalúo debe ser notificado al
ejecutado por correo certificado.
ARTICULO 59. OBJECIÓN DEL AVALUO: En el caso que el deudor no estuviere de
acuerdo con el avalúo realizado, podrá solicitar dentro de los diez (10) días
siguientes a la notificación, un nuevo avalúo con intervención de un perito
particular designado por la administración, caso en el cual el deudor deberá
cancelar los honorarios.
ARTICULO 60. LIQUIDACIÓN DEL CREDITO: En la Liquidación de Crédito. Se debe
tomar la totalidad de los créditos o valores consignados en el mandamiento de
pago, más sus intereses y sanciones así como los gastos que se hayan generado
dentro del desarrollo del proceso tal como los honorarios pagados a los
secuestres, peritos.
La liquidación de crédito, es un acto administrativo de trámite, que no procede
recurso no obstante a ella se dará traslado a la parte por un término de (3) días
dentro del cual podrá formular objeciones relativas al estado de cuenta, para
cuyo trámite necesariamente deberá acompañar, so pena de rechazo, una
liquidación alternativa en la que se precisen los errores puntuales que le atribuye
a la liquidación objetada, de conformidad con lo establecido en el artículo 521
Numeral 2 del Código de Procedimiento Civil.
El funcionario ejecutor en el caso de presentarse objeciones por parte del
ejecutado, las resolverá revisando los argumentos objeto de análisis, la respuesta
dada se notificará por correo al deudor.
ARTICULO 61 . REMATE DE LOS BIENES EMBARGADOS. Es la actuación con la cual
se pone fin al proceso administrativo de cobro, y a través de las cual el
funcionario ejecutor en virtud de las facultades busca el pago forzado de las
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obligaciones a favor de la Beneficencia del Valle del Cauca E.I.C.E, mediante la
venta pública de los bienes patrimoniales del deudor.
ARTICULO 62. MOMENTO EN QUE SE ORDENA EL REMATE: El Artículo 840 del
Estatuto Tributario Nacional, señala que en firme el avalúo la administración
efectuará el remate de los bienes embargados.
Es decir que únicamente puede efectuarse el remate de bienes una vez se han
agotado las instancias de discusión dentro del procedimiento administrativo de
cobro coactivo, es decir se ha dado cumplimiento y resuelto los trámites de las
actuaciones que en ejercicio del derecho de defensa y del debido proceso ha
impetrado el deudor.
Esta misma restricción debe aplicarse a los recursos capturados mediante
depósitos judiciales, ya que conforme con lo establecido en el inciso 4 del
artículo 837-1 del Estatuto Tributario Nacional; “la restricción de aplicabilidad de
los títulos debe observar que no obstante no existir límite de inembargabilidad,
estos recursos no podrán utilizarse por la entidad ejecutora hasta tanto quede
plenamente demostrada la acreencia a su favor , con fallo judicial debidamente
ejecutoriado o por vencimiento de términos legales de que dispone el ejecutado
para ejercer las acciones judiciales procedentes.”
ARTICULO 63. REGLAS GENERALES DE REMATE. El funcionario ejecutor antes de
realizar un remate deberá seguir las siguientes reglas al realizar un remate:
1. Cerciorarse de haber cumplido y tramitado cada una de las diferentes
etapas procesales, respetando el debido proceso y el derecho de defensa
del ejecutado.
2. Revisar que los bienes embargados y secuestrados son susceptibles de ser
rematados.
3. Verificar la existencia de solicitud de remanentes por parte de otras
autoridades.
4. Antes de decretar el auto que ordena el remate, deberá cerciorarse que
no existen decisiones sobre inembargabilidad pendientes, solicitudes de
pago, fallos de recursos de revocatoria directa pendientes de ser resueltos,
así como procesos ante la jurisdicción de lo Contencioso Administrativa,
pendiente de fallo.
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ARTÍCULO 64. AUTO QUE ORDENA EL REMATE: El funcionario ejecutor, una vez
corrobore el cumplimiento del proceso en su integridad. Y haya descartado
cualquier actuación pendiente de fallo que pudiese interferir en el proceso de
remate, procederá a decretarlo, conforme con las reglas señaladas en el artículo
523 del Código de Procedimiento Civil, dicho acto deberá tener como mínimo:
-. La base de licitación, que será el setenta (70%) por ciento del avalúo de los
bienes.
-. La individualización e identificación de los bienes objeto de remate, señalando
con claridad, tipo, especie, clase, calidad, cantidad si se trata de bienes
muebles, o dirección, matricula inmobiliaria, cédula catastral, linderos. Área
construida y de terreno, cultivos o mejoras si se trata de bienes inmuebles.
-. La advertencia a los postores de consignar previamente el cuarenta por ciento
(40%) del total del avalúo para obtener la calidad de postor.
-. Señalar día, fecha, hora así como el lugar exacto (dirección) en donde se
realizará la diligencia de remate.
-. La orden de publicación mediante cuñas radiales, la fijación de avisos de
remate en lugares visibles de la oficina que ejecuta y avisos en un periódico de
circulación amplia.
ARTICULO 65. AVISO DE REMATE: El remate debe darse a conocer al público
mediante aviso y publicaciones, de conformidad con lo establecido en el artículo
525 del Código de Procedimiento Civil.
ARTUCULO 66. DEPOSITO PARA HACER POSTURA: Todo el que pretenda hacer
postura en la subasta deberá consignar previamente en dinero, a órdenes del
juzgado el cuarenta por ciento del avalúo del respectivo bien, de conformidad a
lo establecido en el artículo 526 del Código de Procedimiento Civil.
ARTICULO 67. LOS POSTORES: Se denomina postor, a la persona natural o jurídica
que interviene dentro del proceso, quedando limitado la participación de los
funcionarios públicos y judiciales que han intervenido en el proceso , como lo
señala el Artículo 1854 del Código Civil.
ARTICULO 68. DILIGENCIA DE REMATE: La subasta se adelantará mediante
audiencia pública que debe iniciar el día y hora establecidos en el acto que la
decreta.
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El funcionario ejecutor, dirigirá la subasta, iniciando el proceso de remate
declarando abierta la subasta y una vez escuche las posturas, las señalará en voz
alta, para que los presentes, tengan conocimiento de las mismas y puedan
mejorarla.
En este caso el funcionario ejecutor, debe indicar el nombre del postor, la
cantidad de dinero ofrecido y el bien por el cual esta pujando el interesado,
además manifestarán en voz alta cual era el monto de la postura anterior para
efectos de determina si la nueva postura mejora o no la anterior, o es
equivalente.
La subasta señala el artículo 527 del C.P.C, debe tener una duración de por lo
menos una hora, esto quiere decir que de no presentarse posturas de la misma
forma debe el funcionario ejecutor esperar que el tiempo mínimo señalado en la
norma se cumpla, antes de proceder a declarar terminada la audiencia, lo
mismo ocurre cuando solamente se presenta un postor, en cuyo caso solamente
se podrá adjudicar el bien hasta se cumpla el término citado.
El término señalado es el tiempo mínimo, pero en el evento de requerirse un
tiempo superior, cuando existen varios postores, debe el funcionario ejecutor
utilizar el tiempo necesario para que se presente las pujas y contrapujas
necesarias, finalizando la audiencia solamente hasta que se presente una oferta
final que no sea superada por otra que se presente, sin que pueda suspenderse
la audiencia para ser finalizada el día siguiente.
Una vez se finalicen las pujas, o se venza el término de dos (2) horas, el
funcionario ejecutor declarará cerrada la audiencia de remate y procederá a
adjudicar el bien al postor que haya realizado la mejor oferta, en cuyo caso
deberá levantarse un acta la cual debe contener la siguiente información;
1. La fecha y hora en que tuvo lugar la diligencia.
2. Designación de las partes del proceso.
3. Las dos últimas ofertas que se hayan hecho y el nombre de los postores.
4. La designación del rematante, la determinación de los bienes rematados,
y la procedencia del dominio del ejecutado si se tratare de bienes sujetos
a registro.
5. El precio del remate.
Esta acta deberá ser firmada por el funcionario ejecutor, el adjudicatario u el
secretario.
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En la misma diligencia y mediante auto, el funcionario ejecutor ordenará la
devolución de los dineros consignados por los postores a quienes no se les
adjudicó el bien, conforme lo señala el artículo 529C.P.C.
ARTICULO 69. PAGO DEL PRECIO: El beneficiario de la adjudicación de remate
deberá dentro de los tres (3) días siguientes a la diligencia de adjudicación,
cancelar el monto del saldo del remate, para tal efecto del valor de postura de
adjudicación deberá descontar el valor cancelado (40%) para hacerse parte
como postor.
Vencido el término para pagar el saldo (3 días) sin que se hubiere hecho la
consignación y el pago del impuesto, por parte del adjudicatario, debe el
funcionario ejecutor decretar la improbación del remate así como la perdida de
la suma depositada para hacer postura, a título de multa.
ARTICULO 70. IMPUESTO SOBRE EL VALOR FINAL DEL REMATE: Además del precio
total de adjudicación del bien rematado, debe el beneficiario de esta
adjudicación cancelar el tributo equivalente al tres (3) por ciento del valor total
del remate, recursos que tiene como destinación el fondo rotatorio del Ministerio
del Interior y de Justicia de conformidad a lo establecido en la Ley 11 de 1.987
en su artículo 7, reiterado por el numeral 2 del artículo 243 del Decreto 633 de
1.993 ( Estatuto Orgánico del Sistema Financiero), este pago del tributo es
requisito para la aprobación del remate.
ARTICULO 71. REMATE DESIERTO: Cuando no se presenten postores, debe el
funcionario ejecutor declarar desierto el remate en los términos contemplados en
el artículo 533 del C.P.C.
ARTICULO 72. REPETICIÓN DEL REMATE: El remate puede repetirse por improbación
del mismo si;
-. El rematante no cancela dentro del término legal el saldo del precio o postura
que ofreció en la diligencia.
-. Si el adjudicatario del remate no paga el impuesto del 3% sobre el valor final del
remate (Artículo 7 Ley 11 de 1.987), con destino al Fondo Rotatorio del Ministerio
de Justicia.
-. El remate se puede repetir por anulación del mismo, por violación de los
requisitos señalados en los artículos 523 y siguientes del C.P.C.
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ARTICULO 73. LA APROBACIÓN DEL REMATE: Finalizada la audiencia y cumplido el
término de tres (3) días, y una vez verificado el pago tanto de la diferencia del
remate como del valor del impuesto, así como el cumplimiento de las
formalidades generales y particulares del proceso el funcionario ejecutor
aprobará el remate dentro de los cinco días siguientes, mediante auto de
conformidad con lo establecido en el artículo 530 C.P.C.
ARTICULO 74. TERMINACIÓN DEL PROCESO Y ARCHIVO DEL PROCESO: Una vez
verificado el pago, la compensación u otra cualquiera forma de extinguir las
obligaciones, el Funcionario ejecutor dispondrá la terminación del proceso y el
archivo de las diligencias de cobro.
PARÁGRAFO. En el caso en que llegue a conformarse un expediente y no se
notifique el mandamiento de pago, se concluirá la gestión con un Auto de
Archivo, que será de “cúmplase”. Además del archivo, en está providencia se
resolverán todas las situaciones pendientes, como el levantamiento de medidas
cautelares, de las medidas de registro y demás decisiones que se consideren
pertinentes, caso en el cual se comunicará el auto a las entidades
correspondientes y al ejecutado.
ARTICULO 75. AUTO DE TERMINACIÓN Y ARCHIVO DEL PROCESO. Cuando se ha
iniciado proceso de cobro administrativo coactivo, una vez verificada cualquiera
de las situaciones que dan lugar a la extinción de las obligaciones o a la
terminación del proceso, se dictará auto de terminación del proceso. En la misma
providencia se ordenará el levantamiento de los embargos que fueren
procedentes, y el endoso y entrega de los títulos ejecutivos que sobraren, y se
decidirán todas las demás cuestiones que se encuentren pendientes, así como
también se dispondrá el archivo.
ARTICULO 76. PRESCRIPCIÓN. El Funcionario Ejecutor, de acuerdo a lo
consagrado en el artículo 8 de la Ley 1066 de 2006 y de los incisos 1° y 2° del
artículo 820 del Estatuto Tributario, por medio de resolución motivada, podrá dar
por terminado el proceso de cobro coactivo por prescripción de la acción de
cobro, de oficio o por solicitud motivada por el deudor.
ARTICULO 77 INTERRUPCION DE LA PRESCRIPCIÓN: La prescripción se interrumpe
en los siguientes casos. 1. Con el mandamiento de pago. 2. Con la celebración
de acuerdo o facilidad de pago. 3. Por la admisión de concordato. 4. Por la
declaratoria oficial de liquidación administrativa
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Para efectos del término de prescripción, este se interrumpe desde la suscripción
del acuerdo de pago y empieza a correr nuevamente, desde la ejecutoria de la
resolución que declara el incumplimiento del mismo, desde la terminación de
concordato, o desde la liquidación forzosa administrativa.
TITULO III
ACUERDO DE PAGO
CAPITULO I
GENERALIDADES
ARTICULO 78. COMPETENCIA: Corresponde al Gerente de la Beneficencia del
Valle del Cauca E.I.C.E, conceder mediante resolución motivada a los deudores
de la entidad que se encuentren atrasados en sus obligaciones para con la
Beneficencia, facilidad para el pago de las cuotas atrasadas y de los respectivos
intereses moratorios, de acuerdo con los criterios establecidos en este Manual y
previa solicitud escrita del deudor.
PARAGRAFO: A los concesionarios de apuestas permanentes NO se les puede
conceder o aprobar acuerdo de pago por el pago de los derechos de
explotación y demás obligaciones, como quiera que su naturaleza lo que se les
impone son sanciones administrativas, penales, aduaneras que impongan las
autoridades competentes.
ARTICULO 79. REQUISITOS DEL ACUERDO O FACILIDAD DE PAGO. Podrán celebrar
el Acuerdo o Facilidad de Pago las personas naturales o jurídicas a las cuales se
les haya impuesto una obligación de pagar una determinada suma de dinero,
directamente o a través de sus representantes legales o un tercero autorizado
legalmente a favor de la BENEFICENCIA DEL VALLE DEL CAUCA E.I.C.E.
Bajo ninguna circunstancia se podrán conceder facilidades de pago a personas
naturales o jurídicas que aparezcan reportados en el Boletín de Deudores
Morosos del Estado, salvo que subsane el incumplimiento y la Contaduría General
de la Nación expida la correspondiente certificación de pago.
Los requisitos para suscribir acuerdo de pago, serán los siguientes:
1. Al deudor se le podrá conceder por una sola vez una facilidad de pago,
por regla general y para una sola obligación atrasada.
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2. Al deudor se le exigirán garantías REALES, PERSONALES, BANCARIAS O DE
COMPANIAS DE SEGUROS para el pago y que no serán otras que las que
están establecidas en el Código Civil, Código de Comercio y el Estatuto
Tributario Nacional, según sea la obligación contraída con la Beneficencia
del Valle del Cauca E.I.C.E.
3. El deudor deberá cancelar un quince (15%) por ciento del total de lo
debido o adeudado a la fecha de la suscripción del acuerdo de pago.
Este porcentaje podrá analizarse para determinar otro porcentaje entre el
deudor y la Beneficencia, atendiendo en todo caso la capacidad de
pago que tenga el deudor, previo concepto del Comité de Cartera de la
entidad.
4. El deudor deberá constituir la garantía exigida de conformidad al valor de
la obligación, la cual será aprobada por la Dirección Jurídica de la
entidad, y cuando esto suceda la facilidad de pago tendrá plena
vigencia.
5. El plazo que se determinará en el acuerdo de pago será definido por la
Beneficencia atendiendo el monto de la deuda y la capacidad de pago
del deudor, de acuerdo el concepto emitido por el Comité de Cartera de
la entidad. El plazo máximo para suscribir un acuerdo de pago es de cinco
(5) años, durante la vigencia de la facilidad de pago el deudor podrá
efectuar abonos extraordinarios a la deuda.
La cuota mensual que se determine deberá ser cancelada dentro de los
cinco (5) días siguientes a la fecha señalada para dicho pago y allegar
copia de la consignación a la dependencia correspondiente en el término
señalado.
6. Los intereses moratorios que se deban cobrar para los casos de la cartera
vencida a favor de la Beneficencia del Valle del Cauca E.I.C.E, serán los
establecidos por Ley.
ARTICULO 80. CLÁUSULA ACELERATORIA. En el acuerdo o en la facilidad de pago
debe consignarse la cláusula aceleratoria, la cual procederá en caso de
incumplimiento de dos (2) cuotas establecidas en el acuerdo, entendiéndose por
esta, la facultad de revocar el Acuerdo de Pago y reanudar el proceso de Cobro
Coactivo, haciendo efectivas las garantías y si no son suficientes, decretando las
medidas cautelares a que haya lugar. El ejecutado que incumpla un acuerdo de
pago no podrá celebrar otro.
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ARTICULO 81. GARANTÍAS PARA LA CELEBRACIÓN DE ACUERDOS DE PAGO. Las
garantías que se constituyan a favor de la Beneficencia del Valle del Cauca
E.I.C.E para la celebración de Acuerdos o Facilidades de Pago, se deberán
constituir conforme a las disposiciones legales vigentes, según los siguientes
criterios, de acuerdo con la cuantía de la obligación: A) Personales: Cuando la
obligación no sea superior a diez millones de pesos ($10.000.000,00), si se trata de
personas naturales la garantía personal será suscrita tanto por el ejecutado,
como por un codeudor solvente que posea finca raíz y/o certificado laboral. En
casos de personas jurídicas, la garantía se suscribirá tanto por el representante
legal como por un codeudor solvente, que puede ser o no, socio de la empresa
deudora. B) Reales: Cuando la obligación sea superior a ciento treinta y siete
(137) salarios mínimos, el ejecutado deberá constituir garantía real.
C) Con las entidades públicas: Se podrán suscribir acuerdos de pago con otras
entidades públicas siempre y cuando lo que allí se estipule esté sujeto a lo
dispuesto en el certificado de disponibilidad presupuestal de la respectiva
entidad y esta cuente con la autorización de vigencias futuras, conforme con el
Estatuto Orgánico del Presupuesto. D) Con las personas naturales o jurídicas:
Siempre que presenten a satisfacción de la entidad, las siguientes garantías:
Caución en dinero: Consiste en el depósito de una suma de dinero en la cuenta
de depósitos judiciales del Banco Agrario, para lo cual el funcionario competente
deberá ordenar al banco la entrega del dinero. Garantía bancaria: Esta garantía
se otorga para que la institución bancaria responda hasta por una determinada
cantidad de dinero, en ese caso el banco contrae la obligación de pagar el
valor que se liquide a cargo de quien constituye la caución. Póliza judicial:
Consiste en constituir un contrato de seguro mediante el cual una compañía
aseguradora se obliga a pagar una suma de dinero no superior al monto de la
caución, que garantice el pago de la obligación.
PARÁGRAFO. Sin excepción alguna, todas las garantías deberán constituirse a
favor de la Beneficencia del Valle del Cauca E.I.C.E. Cuando se trate de
garantías prendarias sobre vehículos, la entidad será beneficiaria del seguro y de
la reserva de dominio sobre el mismo, debidamente registrado en la Oficina de
Tránsito correspondiente.
CAPITULO II
TRÁMITE Y SEGUIMIENTO DEL ACUERDO DE PAGO
ARTÍCULO 82. TRAMITE PARA SUSCRIBIR ACUERDO DE PAGO: Al manifestar el
deudor la intención de suscribir acuerdo de pago, para cancelar la obligación
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en mora, el profesional especializado de la Dirección a cargo de la obligación,
informará los requisitos establecidos en el presente manual para suscribir un
acuerdo de pago con la Beneficencia del Valle del Cauca E.I.C.E.
El profesional especializado de la Dirección a cargo de la obligación, al verificar
que la solicitud de acuerdo de pago presentado por el deudor cumple con los
requisitos exigidos, elaborará el proyecto de acuerdo de pago para revisión del
Director del área.
El proyecto de acuerdo de pago, se revisará en el comité de cartera de la
entidad, al aprobarse el mismo se firmará por el representante legal de la
BENEFICENCIA DEL VALLE DEL CAUCA E.I.C.E.
Una vez se suscriba el acuerdo de pago, el técnico de la Dirección a cargo de la
obligación, remitirá fotocopia del acuerdo a la Dirección Financiera para el
registro correspondiente en los estados financieros de la Entidad.
El técnico de la Dirección a cargo de la obligación, revisará el pago de las
cuotas señalas en el acuerdo de pago, teniendo presente los ingresos por este
concepto para el recaudo general de la cartera .
ARTICULO 83. SEGUIMIENTO DEL ACUERDO DE PAGO: La Dirección a cargo de la
obligación objeto de acuerdo de pago, realizara un seguimiento del pago de las
cuotas establecidas en el acuerdo, e informara a la Dirección Jurídica los
incumplimientos a dichos acuerdos.
La Dirección Jurídica informará al deudor y adelantará las acciones judiciales
para el cobro total de la obligación sin dar lugar a un nuevo acuerdo de pago.
TITULO IV
SANEAMIENTO DE CARTERA
CAPITULO I
COMITÉ DE CARTERA
ARTICULO 84. COMITÉ DE CARTERA: créase el comité de Cartera de la entidad
para el seguimiento y normalización de la normalización de cartera de la
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1. Gerente
2. Director jurídico
3. Director Financiero
4. Director de la dependencia a cargo de la obligación objeto de solicitud de
acuerdo de pago.
Del comité efectuado, se suscribirá acta en donde se detallarán los temas
tratados en la reunión, determinando los resultados de recaudo efectuado a
favor de la Beneficencia. Las reuniones de control de cartera se realizarán cada
mes.
ARTICULO 85. FUNCIONES DEL COMITÉ DE CARTERA:El comité de cartera, tendrá
las siguientes funciones:
1. Revisar las propuestas de acuerdo de pago, que formulen los deudores de
las obligaciones a favor de la BENEFICENCIA DEL VALLE DEL CAUCA E.I.C.E,
teniendo presente los requisitos para la suscripción de los acuerdos de
conformidad a lo establecido en el presente manual.
2. Revisar de manera conjunta con las Direcciones a cargo de las
obligaciones a favor de la Entidad, las deudas que cumplen los requisitos
exigidos por Ley, para dar trámite de saneamiento contable.
3. Realizar seguimiento de la cartera con las Direcciones a cargo de las
obligaciones a favor de la Beneficencia del Valle del Cauca E.I.CE,
estableciendo los mecanismos de recaudo de las obligaciones.
ARTICULO 86. MECANISMOS DE MEDICIÓN DE LA CARTERA: La entidad deberá
realizar la medición y seguimiento del recaudo de cartera con las Direcciones a
cargo de las obligaciones a favor de la Entidad, por medio de los siguientes
mecanismos:
1. Informes periódicos de las Direcciones a cargo de las obligaciones a favor
de la Entidad, que indiquen el estado de la cartera y el recaudo.
2. Seguimiento de la ejecución del recaudo y cartera contra las
proyecciones establecidas en el presupuesto de la Empresa.
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3. Comparación con otras entidades del sector.
4. Para la medición y seguimiento se considera únicamente la cartera
vencida, la cual corresponde a las cuentas por cobrar que tienen una
mora mayor a cero (0) días.
CAPITULO II
DE LA REMISIBILIDAD
ARTÍCULO 87. COMPETENCIA: El representante legal de la entidad podrá en
cualquier tiempo, previo estudio y recomendación del Comité Cartera declarar
mediante resolución motivada, la remisibilidad de las obligaciones sin respaldo
económico, bien sea a cargo de personas fallecidas o de obligaciones con más
de cinco años de antigüedad sin respaldo o garantía alguna y respecto de las
cuales no se tenga noticia del deudor.
ARTÍCULO 88. REQUISITOS: Se deberá tener en cuenta los siguientes requisitos
para ser declarada la remisibilidad de la obligación cobrada:
1. Obligaciones a cargo de personas fallecidas. Son remisibles, en cualquier
tiempo, las obligaciones a cargo de personas que hayan fallecido sin dejar
bienes, siempre y cuando obren dentro del expediente copia de la partida
de defunción o la certificación que en tal sentido expida la Registraduría
Nacional del Estado Civil y las pruebas de la investigación realizada que
permita derivar la inexistencia de bienes a la fecha de la remisión.
2. Obligaciones con antigüedad de cinco o más años, sin respaldo o
garantía alguna y respecto de las cuales no se tenga noticia del deudor.
Son remisibles las obligaciones que no obstante las diligencias que se
hayan efectuado para su recaudo, estén sin respaldo económico alguno,
bien sea por no existir bienes embargados o garantía alguna que respalde
su pago, porque se haya realizado investigación de bienes que concluya
con resultados negativos que demuestren la no existencia de los mismos,
porque no se tenga noticia del deudor y no haya sido posible su ubicación
y cuando la deuda tenga una anterioridad, a partir de su exigibilidad,
mayor o igual a cinco años.
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3. Se entenderá que no se tiene noticia del deudor cuando no haya sido
posible su localización en la dirección que figura en la base de datos de la
empresa, ni en las que obren en el expediente. Tratándose de personas
jurídicas, además de lo anterior, el no localizarlas en la dirección del
domicilio principal, de sus sucursales y agencias, o cuando en los últimos
tres años no haya renovado su matrícula mercantil, cuando haya vencido
el término de duración de la sociedad o cuando se tenga constancia
sobre su liquidación.
4. También procederá la remisibilidad del saldo insoluto de la obligación que
no quedare cubierto con el producto de los bienes embargados, siempre y
cuando exista prueba en el expediente que el deudor no cuenta con más
bienes que puedan ser objeto de embargo.
ARTÍCULO 89. EFECTOS: El acto administrativo que declare la remisión de
obligaciones, ordenará suprimir de la base de datos de la entidad las deudas.
CAPITULO III
SANEAMIENTO CONTABLE
ARTÍCULO 90. PROVISIÓN Y DESMONTE DE CARTERA: Evaluación técnica que
permite determinar la probabilidad de pérdida o riesgo de incobrabilidad de la
obligación.
El cálculo de la provisión estará a cargo del Área responsable de acuerdo con la
naturaleza de la cartera, teniendo en cuenta criterios básicos tales como: monto
de la obligación, edad de mora, clase de uso, obligaciones financiadas y sin
financiar, naturaleza de la obligación, así mismo, se calculará de conformidad
con los porcentajes de provisión establecidos en las Políticas Contables de la
entidad.
ARTÍCULO 91. CASTIGO DE CARTERA: Las políticas para el castigo de Cartera serán
definidas mediante Acuerdo expedido por la Junta Directiva de la BENEFICENCIA
DEL VALLE DEL CAUCA E.I.C.E.
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Para efectos del castigo, se tendrán en cuenta criterios como, antigüedad de la
obligación, cuantía de la obligación, exigibilidad del título que la contiene, o
aquellos cuyo estudio arroje que la relación costo - beneficio es negativa, es
decir, obligaciones jurídicamente exigibles, pero económicamente
improcedentes por el costo de los procesos judiciales.
Así mismo, el castigo se hará respecto de obligaciones a las cuales se les hayan
adelantado todas las gestiones de cobro tanto en la etapa persuasiva y jurídica,
sin que tales gestiones hayan redundado en pago o acuerdo de pago. Así como
aquellas obligaciones cuyo cobro es económicamente improcedente por
insolvencia total de los deudores.
CAPITULO IV
REPORTES
ARTÍCULO 92 - REPORTES: La BENEFICENCIA DEL VALLE DEL CAUCA E.I.C.E,
reportará a los deudores morosos en las Centrales de Riesgo y en el Boletín de
Deudores Morosos del Estado publicado por la Contaduría General de la Nación,
para tal efecto deberá tener en cuenta los siguientes parámetros:
El reporte enviado a las centrales de riesgo y a la Contaduría General de la
Nación se sujetará a los siguientes principios:
Principio de finalidad: La recolección, el procesamiento y el reporte de los datos
personales deben corresponder al logro de las metas trazadas para la
recuperación de la cartera.
Principio de calidad de la información: La información reportada a las centrales
de riesgos y Contaduría General de la Nación, debe ser completa, veraz,
actualizada e imparcial, de manera que muestre la situación real del titular de los
datos, lo que comprende no sólo su estado actual, sino los datos históricos que
de acuerdo con las normas o jurisprudencia se puedan reflejar.
Principio de permanencia de la información: La información desfavorable al
titular en las centrales de riesgo permanecerá por el tiempo que determine el
orden jurídico aplicable, contado a partir del momento en que se haya
producido el pago respectivo (SU-082/95).En el Boletín de Deudores Morosos del
Estado permanecerá según lo establecido en la Circular Externa 59 de 2004.
Principio de seguridad: La información reportada en las centrales de riesgo será
competencia de los Profesionales Especializados de la Dirección donde se origine
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la obligación objeto de cobro y para el reporte al BDME la competencia será el
contador de la entidad y se manejará con los controles técnicos y humanos
tendientes a impedir su deterioro, pérdida, alteración, consulta o uso no
autorizado o fraudulento.
Principio de diligencia: Los procedimientos adoptados por la Empresa para la
recolección, procesamiento y reporte de la información deben cumplir con los
parámetros que el orden jurídico aplicable establece, con las exigencias técnicas
propias de la actividad y con los controles necesarios para evitar el uso indebido
de la información.
Procedimiento para el reporte de deudores:
1. Ante las Centrales de Riesgos Es necesario implementar el formato de
autorización de reporte a las centrales de riesgos. Los profesionales
especializados de la dirección a cargo de la obligación objeto de cobro,
diligenciaran el formato establecido por las centrales de riesgo para el
reporte, y se encargarán de incluir toda la información requerida para
reportar a los deudores que incumplieron el acuerdo de pago, sin importar
la cuantía de la obligación.
Dicha información será remitida en medio magnético a la Dirección Jurídica de
la entidad quien tendrá a su cargo, la consolidación de la información que será
remitida a las centrales de riesgo. Los profesionales especializados de la dirección
a cargo de la obligación objeto de cobro son responsables de la veracidad de la
información que suministran para el reporte.
En cualquiera de los eventos, se debe contar con autorización expresa del
deudor, para reportar su nombre y documento de identidad ante las centrales
de riesgo, para tal efecto los profesionales de la Dirección a cargo de la
obligación realizarán un oficio en donde se le indique al deudor que al no pagar
la obligación se procederá a reportar en la central de riesgos, en el presente
oficio se indicará el valor adeudado a favor de la Beneficencia del Valle del
Cauca E.I.C.E.
2. En el BDME (Boletín de Deudores Morosos del Estado)
El contador de la entidad reportará las acreencias que superen un plazo de seis
(6) meses contados a partir de la fecha de vencimiento de la obligación y una
cuantía mayor a cinco (5) salarios mínimos mensuales legales vigentes, dentro de
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los plazos señalados para tal efecto, de acuerdo con la información suministrada
por los profesionales especializados de la dirección a cargo de la obligación
objeto de cobro.
Para efectos de control y seguimiento de la cartera vencida, Los profesionales
especializados de la dirección a cargo de la obligación objeto de cobro,
enviarán copia del reporte enviado al contador de la entidad.
TITULO V
DISPOSICIONES FINALES
ARTÍCULO 93. VIGENCIA, REFORMA, DEROGACIÓN, Y AJUSTES AL MANUAL DE
CARTERA :La vigencia del manual de cartera de la Beneficencia del Valle del
Cauca E.I.C.E, será a partir de su expedición y deroga los demás actos
administrativos que le sean contrarios.
Será labor de los Directores y profesionales especializados de la entidad, el
permanente seguimiento a la expedición , modificación o derogatoria de las
normas que lo regulan y reglamentan, en aras de mantener actualizado el
presente manual.
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