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Enrique Garay

Auspiciado por MC21

Manejo de Emergencias: Plan de

Contingencia para Comunicaciones y

Equipos tecnológicos en la Farmacia

Eventos Catastróficos

Terremoto Huracán

Tsunami

Incendio Inundación

Impacto del Desastre Natural

en las Pequeñas Empresas

“Pequeños” Sucesos

1. Luego del Huracán María los comercios y farmacias fueron saqueados de formas poco tradicionales.

1. Ladrones entrando a través de los ductos del aire acondicionado.

2. Puertas de seguridad (Rolling doors) rotas para acezar al comercio.

3. Paredes derribadas para tener acceso al negocio.

4. Sin energía eléctrica por varios días, semanas y meses.

5. Cuando regresa la energía eléctrica … problemas con las fluctuaciones eléctricas

6. Sin internet

“Pequeños” Sucesos

7. Sin Agua

8. Sin acceso al poco diesel o gasolina disponible en el mercado

9. Sin comunicación al “software vendor”

10. Sin comunicación a los PBM

11. Problemas para conseguir comida

12. Y…. Muchos problemas más para resolver

Estos sucesos nos invitan a hacer un plan de contingencia para prepararnos de volverse a repetir

Desarrollar Plan

1. Basado en el análisis de riesgos, determinar:

a. ¿Quién se puede quedar en la farmacia?

b. Empleados que pueden tener problemas para

llegar a la farmacia

c. Los empleados que pueden llegar, ¿Conocen la

tecnología existente en la farmacia?

d. ¿Cuántos empleados se necesitan para operar la

farmacia?

¿Cómo preparar la farmacia/

oficina?

1. Determinar basados en la experiencia:

a. Distancia de la casa a la farmacia

b. Dificultades que pueda confrontar para

llegar a su farmacia

2. Basado en estos datos determinar si es

necesario dormir en la farmacia.

Identificar Riesgos

1. Estudiar el entorno que rodea a la farmacia y a la residencia del dueño y empleados de la farmacia.

a. Costas

b. Ríos

c. Lagunas

d. Zonas inundables

e. Montañas cercanas

f. Quebradas

g. Puentes

h. Residencia en la montaña o en la

ciudad

Backups

1. El Backup es una copia de seguridad de

información del sistema o programa

utilizado.

2. Es vital para el funcionamiento de la

farmacia tener un backup reciente en

caso de desastres.

3. El “ Backup” puede ser:

a. Network

b. Remoto

c. Disco Externo en Farmacia

¿Qué Hacer Antes, Durante y

Después de un Evento?

1. ¿Cuál es el equipo más importante en la farmacia?

a. Servidor no debe quedarse en la farmacia en caso

de suceso catastrófico

b. Mover Servidor a lugar extremadamente seguro que

cumpla con las regulaciones HIPAA

c. Identificar cada cable que se remueva para

colocarlo en su lugar una vez se reinstale el equipo.

Servidor

Servidores

1. La vida del recetario es el Servidor del sistema.

2. Acciones a tomar:

a. Reubicarlos en un lugar seguro

b. Guardarlos con plástico para prevenir que se puedan mojar o se genere humedad

¿Cómo Mover Equipo?

1. Envolver con papel film (plástico de envolver) todos los equipos para evitar que se moje.

a. Impresora (Termal, Laser)

b. Scanner

c. Baterías (UPS)

d. Switch

e. Router

f. Terminales adicionales

g. Firmas Digitalizada

h. Pads de ACH

i. Cuadro telefónico

2. No colocar en el baúl del automóvil.

3. Transportarlo con cinturón de seguridad (como si fuera un bebé).

4. Equipo NO debe ser expuesto a calor que pueda afectar chips, disco duro, “boards”, entre otros componentes.

Internet

I. Fibra

A. Verificar:

1. Buena instalación

a) Cable no esté muy bajo

b) Batería que tienen el proveedor en caso de falla

eléctrica

c) Cotejar de dónde viene la conexión principal (cable

que trae internet a la farmacia)

Video Fibra

Ver Video

Internet

II. EL Proveedor de internet que tenemos

A. Compañía Grande de Internet

B. Compañía Pequeña de Internet

C. Tipo de Internet

1. Por Cable

2. Inalámbrico (Wireless)

III. Hotspot de los celulares

A. AT&T

B. Claro

C. T-Mobile

IV. Antena wireless

Comunicación Telefónica

1. Teléfonos Celulares

2. Línea Análoga

3. Línea Digital

Desarrollar Plan

1. Identificar empleados que:

a. Conozcan el proceso de Facturar

b. Conozcan el proceso de Compras

c. Son de confianza y tienen llave de la farmacia

2. Aunque usted crea que son detalles sin importancia,

al momento de una crisis tener identificados estos

aspectos permite que la operación de la farmacia

no se afecte.

Facturación

1. Los PBM abrieron la red, lo que implica que hay que ser más cuidadosos en la facturación.

2. Se avecinan errores por facturación

a. Determinar:

1. Cuáles pueden ser errores humanos.

2. Sin hay un filtro del PBM ……activar el DUR

Facturación

3. Deben tener a los mejores facturadores trabajando más tiempo en lo que se normalizan los trabajos.

4. Usar los equipos electronicosnecesarios.

5. En ocasiones NO todos los equipos, terminales, o impresoras deben ser usadas.

6. Tener dos impresoras …laser y termales, y etiquetas para los dos tipos de impresoras

Inventario - Compras

1. Los recientes eventos con el paso del huracán María quedó demostrado la importancia de mantener inventarios perpetuo.

2. Es aconsejable realizar compras para 15 a 25 días previendo:

a. Aumento en ventas

b. Escasez de gasolina o diesel

c. Situaciones que se le presenten en las Droguerías

d. Accesos a la farmacia bloqueados

Inventario – Compras - Etiquetas

3. Asegurar en Agosto tener una provisión de etiquetas que duren aproximadamente 6 meses de acuerdo a su volumen de ventas.

1. Evaluar los servicios que ofrece la

farmacia

a. Analizar cuáles servicios se afectan si la

tecnología de la farmacia falla

1) Recetas con Repeticiones

2) Recetas Nuevas

3) Inventario

4) Entregas

5) ¿Cuánto dejas de ganar por tener la farmacia

cerrada de 3 a 7 días?

¿Qué Hacer Antes, Durante y

Después de un Evento?

¿Qué Hacer Antes, Durante y

Después de un Evento?

1. Evaluar resultados si la tecnología de la farmacia no funciona

a.¿Cuánto perdería mensual si no puede facturar?

b.Pérdida vs. Oportunidad (Clientes que puede perder vs. Clientes que puede ganar)

c. Pérdida de empleados (Técnicos y/ o Farmacéuticos)

d.¿Tiene presupuesto guardado para eventos catastróficos?

Sistemas vs. Estructuras (Edificios)

1. Analizar, Cómo la estructura de su edificio puede afectar sus equipos

tecnológicos?

a. Cristales

b. “Rolling doors”

c. Ductos de Aire Acondicionado

d. Accesos a la estructura (Puertas, Portones, Ventanas)

e. Electricidad aérea o soterrada

2. Ejemplo:

a. Farmacia localizadas dentro de Hospitales se inundaron por los

ductos del aire acondicionado que estában en el techo de la

estructura

Evalúe: Si no Puede la

Farmacia Operar Sin…

Ítem Si No Puntuación

Servidor

Fax

Copiadora

Impresora

Servicio de Agua * 9

Servicio de

Electricidad

* 9

Servicio de Internet * 9

Servicio Telefónico * 9

Tarjetas de Crédito * 9

Acceso al edificio

dañado

Caja registradora * 9

Total 54

1. Por cada equipo que necesite para operar luegode un evento catastróficoanote 9 puntos.

2. Sume la puntuación y evalúe si tiene 81puntos o menos.

3. Si tiene menos de 81 debeverificar su plan de contigencias para evaluaralternativas para cadaítem.

Plan para comunicarte con

Proveedores principales / Suplidores

1. Identificar Proveedores/ Suplidores Esenciales

a. “Software Pharmacy vendor”

b. Droguería

c. PBM

2. Otros

a. Suplidores de mercancía piso

Establecer Prioridades

1. Cuáles servicios deben ser restablecidos para la operación de la farmacia:

Asignación: Identifique prioridades

a.Primero

b.Segundo

c.Tercero

¿Conservará a todos sus

clientes?

1. Análisis de clientela regular:

a. ¿Cuántos clientes puede perder por un

evento catastrófico ?

b. ¿Qué representa en términos

económicos esta pérdida?

c. ¿Puede seguir operando la farmacia sin

estos clientes?

Empleados

1. Desarrollar y practicar un plan

de acción antes y después

de un evento catastrófico.

2. Asignar por escrito funciones

de cada empleado en las

áreas tecnológicas.

3. Determinar cuándo y cómo

deben reportarse los

empleados regulares y los

empleados gerenciales.

Generadores

1. Generadores eléctricos

2. Baterías (UPS)

3. Aspectos a considerar:

a. Baterías no pueden dejarse prendidas.

b. Durante eventos como huracanes los generadores no pueden estar prendidos. Estos podrían dañar los equipos en las farmacias.

c. Luego que pase la emergencia prenderlos.

d. Configurar generador por falla eléctrica en la noche, o cuidado que este prenda automáticamente.

¿Cómo preparar la farmacia/

oficina?

3. Equipo necesario para pasar la emergencia en la farmacia:

a. Cama

b. Estufa de gas

c. Cilindros de gas

d. Comida no perecedera

e. Agua potable

f. Botiquín de primeros auxilios

g. Buenas lámparas

h. Radio

i. Generador pequeño

j. Generador grande

k. Efectivo

Operar con todo el equipo ¿Sí

o No?

1. Durante el evento muchas farmacias

que querían operar con todo el equipo.

2. Cuando hay un evento catastrófico

trate de trabajar con el equipo básico

para evitar que una falla eléctrica

dañe todo su equipo.

Para acceder esta

Presentación

Visite www.rx30pr.com en la sección

de Talleres y Webinars.

Además también en nuestra página

podrá encontrar el Manual para

Huracanes preparado por FEMA