archivos de empresa: bancaja, un ejemplo

25/04/2012

Archivos de Empresa:Bancaja, un ejemplo

Patxi GuerreroCarlos Capellino

25/04/2012

Archivos de Empresa:Bancaja, un ejemplo

25/04/2012

25/04/2012

Tres Universos

1.- Agujeros Negros No hay nada

2.- Hay planeta, pero sin sistema Almacén

3.- Existe vida y sistemaArchi

vo

25/04/2012

Tres Universos

1.- Agujeros Negros No hay nada

2.- Hay planeta, pero sin sistema Almacén

3.- Existe vida y sistemaArchi

vo

Responsabilidad Social Corporativa

¿Qué lo determina?

Sensibilidad de preservar

Demanda por los investigadores

La utilidad

25/04/2012

Archivos financieros

Banco de España: Archivo HistóricoModelo a

seguir

25/04/2012

Archivos financieros

Cajas de Ahorro

Modelo a seguir

25/04/2012

Banco de España: Archivo Histórico

Archivo Bancaja. Historia y Gestión. AntecedentesFondo

s1.- Caja de Ahorros de Villareal (1911-1941)2.- Caja de Ahorros y Socorros y Monte de Piedad de Játiva (1879-1943)3.- Caja de Ahorros y Socorros y Monte de Piedad de Gandía (1899-1945)4.- Caja de Ahorros y Monte de Piedad de Segorbe (1884-1989)5.- Caja de Ahorros y Monte de Piedad de Castellón (1899-1991)6.- Caja de Ahorros y Monte de Piedad de Valencia (1878-....)7.- Caja de Ahorros y Socorros de Sagunto (1841-1993)8.- Caja de Ahorros y Préstamos de Carlet (1909-2001)9.- Sindicato de Banqueros de Barcelona, S.A. SindiBank (1883-1998)

25/04/2012

Archivo Bancaja. Historia y Gestión. AntecedentesFondo

s1.- Caja de Ahorros de Villareal (1911-1941)2.- Caja de Ahorros y Socorros y Monte de Piedad de Játiva (1879-1943)3.- Caja de Ahorros y Socorros y Monte de Piedad de Gandía (1899-1945)4.- Caja de Ahorros y Monte de Piedad de Segorbe (1884-1989)5.- Caja de Ahorros y Monte de Piedad de Castellón (1899-1991)6.- Caja de Ahorros y Monte de Piedad de Valencia (1878-....)7.- Caja de Ahorros y Socorros de Sagunto (1841-1993)8.- Caja de Ahorros y Préstamos de Carlet (1909-2001)9.- Sindicato de Banqueros de Barcelona, S.A. SindiBank (1883-1998)

Almacenar (para documentar decisiones y operaciones)

Conservar (para ser la memoria viva)

Aparición del Archivo

25/04/2012

Actual Bancaja

Recorrido geográfico

Gestión Económica Versus Memoria Social

25/04/2012

Bancaja. Fusiones y/o absorciones

CAJAS FECHA INICIAL

FECHA FINAL incorporación por fusión o

absorción

CAJA VILLAREAL 1911 1941

CAJA XÀTIVA 1879 1943

CAJA GANDIA 1899 1945

1ª fase de expansión

CAJA SEGORBE 1884 1989

CAJA CASTELLÓN 1899 1991

CAJA SAGUNTO 1841 1993

2ª fase de expansión

SINDIBANK 1883 1998

CAJA CARLET 1909 2001

3ª fase de expansión25/04/20

12

Tres aspectos1.- Fomento del

AhorroAhorro popular, captación de depósitos, préstamos no financieros, …

25/04/2012

Tres aspectos1.- Fomento del

Ahorro

2.- Desarrollo económico en el ámbito de actuación

Ahorro popular, captación de depósitos, préstamos no financieros, …

Conexión con el mundo agrícola e industrial, desarrollo de las regiones y/o comunidades, financiación de empresas, …

25/04/2012

Tres aspectos1.- Fomento del

Ahorro

2.- Desarrollo económico en el ámbito de actuación

3.- Desarrollo de actividades para mejorar la calidad de vida

Ahorro popular, captación de depósitos, préstamos no financieros, …

Conexión con el mundo agrícola e industrial, desarrollo de las regiones y/o comunidades, financiación de empresas, …

Acciones Sociales

25/04/2012

¿Qué?¿Quién?¿Cuándo? De la prehistoria a la historiaAntecedente

s

1993

Proyecto de Reordenación del Archivo Histórico de la Caja de Ahorros de Valencia, Castellón y Alicante, BANCAJA

1994-1995

Ampliación de Fondos Documentales, ubicación física del Archivo y edición de la Guía-Catálogo

1978Centenario Entidad y edición de la obra La Caja de Ahorros y Monte de Piedadde Valencia. Su historia y su obra, 1878-1978, editada por la propia Caja

25/04/2012

¿Qué?¿Quién?¿Cuándo? De la prehistoria a la historiaAntecedente

s

1993

Proyecto de Reordenación del Archivo Histórico de la Caja de Ahorros de Valencia, Castellón y Alicante, BANCAJA

1994-1995

Ampliación de Fondos Documentales, ubicación física del Archivo y edición de la Guía-Catálogo

2003

Organización de los Fondos Documentales de Fundación Bancaja e inventario mediante una base de datos en Access

2008

Actual equipo de trabajo del Archivo Bancaja. Objetivos a corto, medio y largo plazo

1978Centenario Entidad y edición de la obra La Caja de Ahorros y Monte de Piedadde Valencia. Su historia y su obra, 1878-1978, editada por la propia Caja

25/04/2012

¿Por qué? 175 años de

Historia

20 años de concienciación archivística = Responsabilidad Social Corporativa

Archivo (y no almacén)

Acciones técnicas imprescindibles

25/04/2012

¿Dónde? ÁmbitoAnte

s

Concentración en un mismo espacio de los fondos documentales mediante la creación de dos depósitos, con más de 1.000 metros lineales de documentación (compactus ignífugos, armarios especiales, control de temperaturas, control de plagas, etc.)

Dispersión de fondos en varios depósitos sin medidas específicas que garantizaran la óptima conservaciónDespu

és

25/04/2012

¿Cómo? (1) Actuaciones de carácter

ORGANIZATIVO A realizar por los Órganos de Gobierno

Voluntad de creación del Archivo

25/04/2012

¿Cómo? (1) Actuaciones de carácter

ORGANIZATIVO A realizar por los Órganos de Gobierno

Voluntad de creación del ArchivoConcentración de fondos y creación depósitos

25/04/2012

¿Cómo? (1) Actuaciones de carácter

ORGANIZATIVO A realizar por los Órganos de Gobierno

Voluntad de creación del ArchivoConcentración de fondos y creación depósitosDotación personal técnico

25/04/2012

¿Cómo? (1) Actuaciones de carácter

ORGANIZATIVO A realizar por los Órganos de Gobierno

Voluntad de creación del ArchivoConcentración de fondos y creación depósitosDotación personal técnicoElección y adquisición herramienta informática

25/04/2012

¿Cómo? (1) Actuaciones de carácter

ORGANIZATIVO A realizar por los Órganos de Gobierno

Voluntad de creación del ArchivoConcentración de fondos y creación depósitosDotación personal técnicoElección y adquisición herramienta informáticaDocumentos vitales y Plan de Emergencias

25/04/2012

¿Cómo? (2) Actuaciones de carácter TÉCNICO-

FUNCIONALA realizar por el personal técnico

Clasificación Archivística: cuadro de organización de fondos y cuadro de clasificación

25/04/2012

25/04/2012

¿Cómo? (2) Actuaciones de carácter TÉCNICO-

FUNCIONALA realizar por el personal técnico

Clasificación Archivística: cuadro de organización de fondos y cuadro de clasificaciónProcedimientos de ingresos: normas y procedimientos de transferencias ordinarias y extraordinarias

25/04/2012

25/04/2012

¿Cómo? (2) Actuaciones de carácter TÉCNICO-

FUNCIONALA realizar por el personal técnico

Clasificación Archivística: cuadro de organización de fondos y cuadro de clasificaciónProcedimientos de ingresos: normas y procedimientos de transferencias ordinarias y extraordinariasProcedimientos de acceso: normas y procedimientos de consultas, préstamos y reprografía

25/04/2012

25/04/2012

¿Cómo? (2) Actuaciones de carácter TÉCNICO-

FUNCIONALA realizar por el personal técnico

Clasificación Archivística: cuadro de organización de fondos y cuadro de clasificaciónProcedimientos de ingresos: normas y procedimientos de transferencias ordinarias y extraordinarias

Manuel de Procedimiento

Procedimientos de acceso: normas y procedimientos de consultas, préstamos y reprografía

25/04/2012

¿Cómo? (2) Actuaciones de carácter TÉCNICO-

FUNCIONALA realizar por el personal técnico

Clasificación Archivística: cuadro de organización de fondos y cuadro de clasificaciónProcedimientos de ingresos: normas y procedimientos de transferencias ordinarias y extraordinarias

Manuel de Procedimiento

Procedimientos de acceso: normas y procedimientos de consultas, préstamos y reprografía

Instrumentos de Control y Descripción

25/04/2012

¿Cómo? (2) Actuaciones de carácter TÉCNICO-

FUNCIONALA realizar por el personal técnico

Clasificación Archivística: cuadro de organización de fondos y cuadro de clasificaciónProcedimientos de ingresos: normas y procedimientos de transferencias ordinarias y extraordinarias

Manuel de Procedimiento

Procedimientos de acceso: normas y procedimientos de consultas, préstamos y reprografía

Instrumentos de Control y DescripciónAdecuación a la Normativa Internacional (ISDIAH, ISAD (G), ISO-639, …)

25/04/2012

¿Cómo? (2) Actuaciones de carácter TÉCNICO-

FUNCIONALA realizar por el personal técnico

Clasificación Archivística: cuadro de organización de fondos y cuadro de clasificaciónProcedimientos de ingresos: normas y procedimientos de transferencias ordinarias y extraordinarias

Manuel de Procedimiento

Procedimientos de acceso: normas y procedimientos de consultas, préstamos y reprografía

Instrumentos de Control y DescripciónAdecuación a la Normativa Internacional (ISDIAH, ISAD (G), ISO-639, …)Plan de Gestión Total: el ARCHIVO EN MAYÚSCULAS 25/04/20

12

25/04/2012

¿Cómo? (3)

Actuaciones de carácter ESTRATÉGICOA realizar por el personal técnico

1.-Prestigio SocialDifusión de Fondos

25/04/2012

25/04/2012

¿Cómo? (3)

Actuaciones de carácter ESTRATÉGICOA realizar por el personal técnico

1.-Prestigio Social

Apertura del Archivo a los investigadores

Difusión de Fondos

25/04/2012

¿Cómo? (3)

Actuaciones de carácter ESTRATÉGICOA realizar por el personal técnico

1.-Prestigio Social

Apertura del Archivo a los investigadores

Difusión de Fondos

Grupo de trabajo de los Fondos Históricos de la CECA

25/04/2012

¿Cómo? (3)

Actuaciones de carácter ESTRATÉGICOA realizar por el personal técnico

1.-Prestigio Social

Apertura del Archivo a los investigadores

Difusión de Fondos

Grupo de trabajo de los Fondos Históricos de la CECA

Inclusión en el Sistema de Archivos de la GV y en el Censo Guía de Archivos de España e IberoamericaPertenencia a Asociaciones o Institutos de entidades financieras

2.-Prestigio Profesional

25/04/2012

Centro de Recursos Informativos de la Embajada de EE UU, Madrid

María Jesús del Olmo García

Universitat Jaume I de Castellón (UJI) Fondos EmpresarialesMaría Lidón París Folch

Archivo del Puerto de HuelvaAna María Mojarro Bayo

Fundación Hullera Vasco-Leonesa José Andrés González Pedraza

Archivos de Empresa: otros ejemplos

Centro de Recursos Informativos de la Embajada de EE UU, Madrid

María Jesús del Olmo García

Universitat Jaume I de Castellón (UJI) Fondos EmpresarialesMaría Lidón París Folch

Archivo del Puerto de HuelvaAna María Mojarro Bayo

Fundación Hullera Vasco-Leonesa José Andrés González Pedraza

Archivos de Empresa: otros ejemplos

Archivo Histórico BBVVAMarta Tejedor Nieto

Dimensiones del archivo en la empresa: marco jurídico, estrategias de

negocio y patrimonio corporativo. Universidad Carlos III de Madrid

Diego Navarro Bonilla

Archivos de empresa y las enseñanzas de Arquímedes: estrategias para

una organización inteligente Universidad de Salamanca

Manuela Moro Cabero

Archivo del Fútbol Club BarcelonaJordi Andreu Daufí

Proyectos actuales

Fondo Personal Lluís Guarner

25/04/2012

Proyectos actuales

Fondo Personal Lluís Guarner

OPAC Bancaja

25/04/2012

Conclusiones

Servir y ser útil a la empresaINSTRUMENTO DE GESTIÓNServir a la SociedadTESTIMONIO DE LA MEMORIA

Cada empresa, su propia “batalla” de manera individual y personalizada

No existe normalización, como sí sucede en los Archivos Públicos

Posible solución para entidades financieras, mediante el Banco de España

Aportación

25/04/2012

25/04/2012

http://obrasocial.bancaja.es/institucional/archivo.aspx