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MANUAL DE USUARIO
APLICACIÓN SINEM
EMTELCO
» Autor : Andres Felipe González Velez
» Fecha de Creación : 05 de Septiembre de 2011
» Última Modificación : 09 de julio de 2014
» Versión : 7.0
2
REGISTRO DE CAMBIOS
Fecha Autor Versión Comentarios
08/07/2014 Alex Edwin Velez Velez 7.0 Actualización de acuerdo a lo solicitado en la factibilidad Nro. 10684922.
29/05/2014 Alex Edwin Velez Velez 6.0
Creación y modificación de interventores administrativos y funcionales, aprobación de nómina por parte individual y total por parte de los interventores. Creación del módulo para cargue masivo de horarios. Adición de campos al exporte Detalle nómina.
08/05/2013 Andrés Felipe González 5.6
Creación nuevo formulario Administración de Novedades (Visible en las dos opciones Nómina Plana y ACD)
30/04/2013 Andrés Felipe González 5.5
Ajustes versión 5.4 Módulo Aprobación Nómina para rechazo de nómina. Anexo link de formatos en cargue nómina y cargue nómina masiva.
23/04/2013 Andrés Felipe González 5.4 Ajustes versión 5.4. Aprobación Nómina, Administración de usuarios y funcionalidades.
10/04/2013 Andrés Felipe González 5.4
Creación de formulario “Aprobación Nómina”. Creación de Link “Carga Novedades Masivas”. Modificaciones al formulario “Horario Fijo”. Creación formulario “Cargue masivo de nómina”. Modificación a funcionalidades en general.
04/05/2012 Andrés Felipe González 5.2 Se anexa el módulo Horario Fijo
04/05/2012 Andrés Felipe González 5.3
Se anexa la eliminación del formato de capacitación, adicional se agrega el link para programar capacitaciones al registrar novedades de nómina.
13/03/2012 Andrés Felipe González 5.0 Se modifican los reportes de descansos remunerados según en nuevas fórmulas.
15/11/2011 Andrés Felipe González 4.0 Se anexa los reportes de SINEM Horas Extras
14/10/2011 Andrés Felipe González 2.0 Anexo funcionalidad de registro y tiempos ACD.
28/09/2011 Andrés Felipe González 3.0 Se anexa los reportes de descansos remunerados
05/09/2011 Andrés Felipe González 1.0 No existe documento anterior.
3
DISTRIBUCIÓN
Nombre Empresa Cargo
Alexander Humberto Pérez Emtelco S.A. Líder de Planeación y control
Jorge Omar Valencia Emtelco S.A Líder de Planeación y control
4
APLICATIVO SINEM
1. INICIO DE SESIÓN ........................................................................................................................ 7
2. NÓMINA PLANA ........................................................................................................................ 10
2.1 Nómina Plana .......................................................................................................................... 10
2.1.2 Cargar Horarios Masivos (Nómina plana) ........................................................................ 18
2.1.3 Requisitos para la Carga Masiva de Horarios ................................................................... 21
2.2 Exporte Nomina Plana ............................................................................................................. 22
2.3 Det. Aprobación Nómina ......................................................................................................... 25
2.4 Cerrar Nómina Plana ............................................................................................................. 26
2.5 Administración ........................................................................................................................ 28
2.5.1 Horario Fijo ........................................................................................................................... 28
2.5.1.1 Agregar Horario a Cliente .............................................................................................. 28
2.5.1.2 Agregar horario a asesores ........................................................................................... 31
2.5.1.3 Agregar Horario a Cargos .............................................................................................. 33
2.5.2 Administrar Usuarios ............................................................................................................ 34
2.5.3 Administrar Interventores .................................................................................................... 36
2.5.3.1 Agregar Interventor Funcional ...................................................................................... 36
2.5.3.2 Modificar Interventor Funcional ................................................................................... 39
2.5.4 Cargue Nómina ..................................................................................................................... 42
2.5.5. Cargar Novedades Masivas ................................................................................................. 44
2.5.6 Administración Novedades .................................................................................................. 45
2.5.6.1 Sinem Plana ................................................................................................................... 46
2.5.6.2 Sinem ACD ..................................................................................................................... 49
2.5.6.2.1 Ítem Nómina............................................................................................................... 50
5
- Novedades y Tiempos ...................................................... 50
- Otras Novedades Consultar ............................................. 53
- Ticket Consultar ............................................................... 54
2.5.6.3 Factura ........................................................................................................................... 56
2.5.7 Horarios Modificados ........................................................................................................... 57
4. Aprobación Nómina por Interventores ..................................................................................... 58
4.1 Interventor Funcional (IF)........................................................................................................ 58
4.1.1 Aprobación de Nómina IF ................................................................................................ 58
4.1.2 Aprobar toda la Nómina IF .............................................................................................. 59
4.1.3 Rechazar toda la Nómina IF ........................................................................................... 61
4.1.4 Aprobar Nómina Individual IF ........................................................................................ 62
4.1.5 Rechazar Nómina Individual IF ....................................................................................... 64
4.2 Interventor Administrativo (AI) ............................................................................................... 66
4.2.1 Aprobación de Nómina IA ............................................................................................... 66
4.2.2 Aprobar toda la Nómina IA .............................................................................................. 67
4.2.3 Rechazar toda la Nómina IA ........................................................................................... 69
4.3 Ver detalle Nómina ................................................................................................................. 70
4.3.1 Sin Registros en los rangos de fecha seleccionados ........................................................ 71
4. NÓMINA ACD ................................................................................................................................ 73
4.1 Consultar Tiempo de Conexión (Nómina ACD) ...................................................................... 73
4.2 Reclamos Nómina .................................................................................................................... 88
4.3 Reporte Detallado ................................................................................................................... 94
4.4 Cerrar Nómina ......................................................................................................................... 96
4.5 Crear Formato ....................................................................................................................... 101
4.5.1 Consultar programación de tiempos adicionales .......................................................... 104
4.5.2 Eliminar Tiempos Adicionales ........................................................................................ 105
4.6 Programar.............................................................................................................................. 105
6
4.7 Administración ...................................................................................................................... 109
4.7.1 Reclamos Nómina ........................................................................................................... 110
4.7.2 Temas ............................................................................................................................. 116
4.7.3 Cargar tiempos de planillas ............................................................................................ 117
4.7.4 Reportes ......................................................................................................................... 118
4.7.4 Servicio Traslado ............................................................................................................ 141
4.7.5 Administrar Usuarios ...................................................................................................... 142
7
SINEM es el aplicativo para el registro de turnos, horarios laborales y novedades presentadas por
los usuarios para efectos de nómina y llevar un control confiable, seguro y sistematizado.
1. INICIO DE SESIÓN
Abrir el navegador de internet e ingresar la siguiente dirección
http://antares/emtelco/sinem
Aparecerá la pantalla el formulario de ingreso, donde se solicita el usuario y contraseña asignados
a cada usuario.
Debe seleccionar un modo de ingreso: Plana o ACD. La opción de selección esta inmediatamente
debajo del formulario de ingreso y finalmente presionar el botón INGRESO.
8
Se debe tener en cuenta, que solo los usuarios registrados en la aplicación E-Personal con el
cargo de supervisor o analista de planeación y control podrán acceder a SINEM, de lo contrario
aparecerá el siguiente mensaje:
Luego de ingresar el usuario y contraseña de manera correcta el aplicativo cargará la ventana
principal dependiendo del modo seleccionado. Así:
Modo Plana:
9
Modo ACD:
10
A continuación se realizará la explicación de los módulos que se encuentran en cada MODO del
aplicativo:
2. NÓMINA PLANA
2.1 Nómina Plana
Para ingresar a esta opción, clic en botón Nómina plana.
Este evento cargará la siguiente pantalla, en donde se desplegará el siguiente formulario:
Si el perfil del usuario es perfil de administrador, podrá seleccionar el cliente y supervisor, de lo
contrario solamente podrá registrar novedades para el personal que tenga a su cargo.
Para el ingreso de las novedades de un usuario estando con de perfil administrativo, se debe de
elegir como primera instancia el cliente al que pertenece esta persona: Al desplegar la lista de
“Cliente” aparecerán todos los clientes que tiene Emtelco actualmente como se muestra a
continuación:
11
Nota: La información de los clientes, supervisores y asesores es tomada de la base de datos de E-personal.
Luego de elegir el cliente, de forma automática cargará los supervisores asociados al cliente
elegido:
Se selecciona la fecha que se desea consultar
12
A continuación, una vez se escoge la fecha de la nómina, se presiona el botón CONSULTAR.
Este evento hará que el aplicativo muestre la lista de asesores asignados al supervisor, además de
la opción VISTA NOVEDADES, que permite la visualización de las novedades registradas para un asesor.
13
Para observar las novedades asignadas a un supervisor dar clic en VISTA NOVEDADES y el
sistema muestra de forma general la nómina reportada.
De la lista resultante de la consulta principal, mostrará el usuario y el nombre completo del asesor.
A continuación, se elige la fecha en la cual queremos registrar la novedad.
14
Seguidamente, seleccionar a la persona la cual se le va a asignar la novedad, dando clic sobre el
botón Select correspondiente al usuario.
Este evento hará que la aplicación despliegue un formulario en donde se registra los tiempos. En la
pantalla muestra el nombre completo de la persona que se eligió, luego la unidad o piloto la cual
pertenece y su empleador. En la parte superior derecha aparece la cantidad de asesores que
están asignados al supervisor y aparecen la cantidad de personas a las cuales se les ha registrado
novedades y tiempos de nómina para la fecha elegida.
15
A continuación en la tabla “Tiempos” se agrega la hora de entrada y de salida principal,
adicionalmente se agregan las horas de entrada y salidas intermedias, y capacitación.
Inicialmente se elige el tipo de novedad que está en la lista desplegable:
Persona que se eligió
Cantidad de
asesores a los
cuales se les
ha registrado
las novedades Unidad o piloto
16
Luego se escoge el motivo de la lista desplegable que se muestra a continuación:
A continuación se elige una fecha inicial y una fecha final superior a la fecha del último contrato en
las cuales se presenta la novedad, y luego se digita las observaciones adicionales que quiera la
persona.
Para guardar el registro satisfactoriamente se presiona el botón “Guardar”.
17
Este evento hará que la aplicación muestre el siguiente mensaje de confirmación:
Nota: Si la fecha en la que se esta reportando la nómina es inferior a la fecha del campo
fecha_ultimo_contrato de la base de datos epersonal; de ser asi se debe visualizar una alerta e
impedir que se almacene el registro.
Vista Faltante: Cuando se registra una novedad y la fecha se incluya en un rango de dias, este se
toma como nomina registrada y se resta de los que faltan, y así el sistema lleva la cuenta de las
nóminas registradas correctamente.
18
NOTA: Si el usuario al que se le registra la nómina tiene más de 10 horas en un día o supera las 48
en la semana se emite un mensaje de alerta:
2.1.2 Cargar Horarios Masivos (Nómina plana)
Ingresar al perfil Administrador, Clic sobre la opción “Nómina Plana” del menú de opciones.
Clic sobre el vínculo Cargar Horarios Masivos.
19
Clic en la opción Descargar Formato de Archivo.
Clic en Abrir.
20
El usuario selecciona el archivo CSV, Clic en Examinar Finalmente en el botón en Procesar.
21
El sistema muestra mensaje de Confirmación, Clic en Aceptar.
2.1.3 Requisitos para la Carga Masiva de Horarios
La Cédula no puede estar repetida en una misma fecha.
La cédula relacionada en este archivo debe pertenecer a usuarios pertenecientes a
E-personal, y que su jefe inmediato sea el que intente subir la carga masiva.
Los horarios que se carguen no pueden cruzasen con horarios que tengan alguna novedad
Los horarios de entrada principal deben ser menores al horario de salida principal.
Los horarios de entrada intermedio deben ser menores que los horarios de salida
intermedio (No son obligatorios).
El sistema guarda los horarios en la BD, en caso de existir los sobrescribe.
Si el día es un domingo el sistema lo guarda con la novedad 3 (Descanso Remunerado).
22
2.2 Exporte Nomina Plana
Esta opción permite generar la exportación a Excel, un listado de novedades registradas para la
fecha y el supervisor que se elija. Para ingresar a esta opción, clic en botón Exporte Nómina plana
de la pantalla principal.
Este evento hará que la aplicación despliegue los siguientes campos:
Hacer clic en el cuadro de texto, este desplegará automáticamente un calendario para elegir el
rango de fechas, tanto inicial como final y el supervisor.
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A continuación, clic en el botón “Generar.
Este evento hará que la aplicación muestre la opción de exportar el archivo a Excel.
Finalmente elegimos la opción de abrir o Guardar.
24
Este evento hará que la aplicación muestre un archivo con extensión .xls, en este se encuentra el
reporte de nómina generado por la aplicación con los siguientes campos:
UsuarioReporta
Fecha
Cargo
Cédula
Nombre Completo
Usuario
Piloto
Empleador
H100
H135
H175_H200
H210_H235
H125
HE175
DOMIN
COMPS
LICRM
C100
C135
INC
SUBT
CF200
CF235
AUS
Novedad
Motivo
FechaInicioNovedad
FechaFinNovedad
TotalDias
Observación
Hora Entrada
HoraEntradaIntermedio
HoraSalidaIntermedio
Hora Salida
DuracionTicket
Cliente
Nota: Si en las fechas seleccionadas no se encuentra información, la aplicación cargará el siguiente
mensaje:
25
2.3 Det. Aprobación Nómina
Ingresar la opción de Det. Aprobación Nómina
El sistema solicita la fecha inicial de la quince, ya que automáticamente calcula la fecha final,
igualmente se debe seleccionar el cliente, finalmente se presiona el botón GENERAR
El sistema genera un exporte en Excel, donde se puede visualizar si la nómina fue aprobada por el
interventor administrativo y funcional, entre otros más datos
26
2.4 Cerrar Nómina Plana
Para ingresar a esta opción, clic en botón Cerrar Nómina plana de la pantalla principal
Este evento hará que el aplicativo despliegue una pantalla en donde se elegirá la fecha de cierre,
dando clic en el cuadro de texto Fecha cierre.
27
Para realizar la apertura de nómina, Clic en el botón Abrir Nomina:
Este evento mostrara el siguiente mensaje de información, en donde finalmente se da clic en el
botón aceptar:
Nota: El sistema no permitirá subir horarios que se encuentren dentro de la fecha de cierre
establecida en el módulo CERRAR NOMINA.
28
2.5 Administración
Módulo permite la administración general de la información que contiene la aplicación,
referenciada a través de diferentes sub módulos: Horario Fijo, Administrar Usuarios, Cargue
nómina, Cargar Novedades Masivas, administrar Interventores, administración novedades,
Horarios modificados explicados a continuación.
2.5.1 Horario Fijo
Este módulo permite el registro de horarios principales e intermedios para los supervisores de
EMTELCO y sus respectivos asesores. Estos horarios se registran de forma independiente para los
clientes y asesores.
De igual forma se puede registrar horarios para todos los cargos existentes en la empresa
(Excluyendo el Cargo Asesor). Con el fin de parametrizar los horarios fijos para cada cargo. De
esta forma funcionan los horarios fijos para los clientes.
2.5.1.1 Agregar Horario a Cliente
Para agregar horario a un cliente realizar los siguientes pasos:
1. Ingresar al aplicativo seleccionando el modo Plana
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2. Seleccionar la opción Horario Fijo
Luego ingresar a la opción Horario Fijo se elige el tipo de horario que se cargara. En este caso
Cliente.
Se selecciona el cliente al cual se le cargara el horario
30
Luego se ingresa el horario que le corresponde al cliente seleccionado
3. Guardar el horario haciendo clic en el botón Guardar
31
2.5.1.2 Agregar horario a asesores
Para agregar horario a un asesor realizar los siguientes pasos:
1. Estando en el aplicativo, en modo plana. Ingresar a la opción Horario Fijo
2. En el campo Agregar horario a: seleccionar Asesores
3. Ingresamos el número de identificación en el campo Cédula
32
4. Clic en el botón para buscar. Automáticamente se cargara el nombre del asesor
5. Ingresar el horario correspondiente al Asesor
6. Cargar el horario haciendo clic en el botón Guardar
33
2.5.1.3 Agregar Horario a Cargos
Para agregar horario a un cargo realizar los siguientes pasos:
1. Estando en el aplicativo, en modo plana. Ingresar a la opción Horario Fijo
2. En el campo Agregar horario a: seleccionar el cargo al cual se desea agregar el horario
34
3. Seleccionar los días para los cuales aplica el horario
4. Ingresar el horario correspondiente al cargo
5. Presionar el botón Guardar
2.5.2 Administrar Usuarios
Este sub módulo permite la asociación de usuarios al aplicativo con un nivel jerárquico o
perfil. A partir del llenado del formulario presente en la pantalla principal.
35
Pasos para ejecutar y guardar un registro:
1. Seleccione de la lista desplegable el nivel jerárquico:
2. Diligencie los datos obligatorios del formulario: Cédula usuario, Contraseña y Estado:
3.
4. Presionar el botón guardar:
NOTA: El botón “Limpiar” permite borrar los datos editados en el formulario.
Para visualizar los usuarios registrados se puede dar clic en el enlace “Exportar usuarios”. Al hacer
clic se abre la opción de descarga de un fichero de Excel donde se visualizan los usuarios y sus
datos en el aplicativo.
36
2.5.3 Administrar Interventores
2.5.3.1 Agregar Interventor Funcional
Estando en el módulo Administración, Clic en la opción Administrar Interventores, diligenciar los
campos solicitados.
Al diligenciar los campos solicitados se activa la opción Cargar Usuarios (Obligatorio), el campo
Contraseña es opcional, Clic en el botón guardar (diskette).
37
El sistema muestra un mensaje de confirmación, Clic en Aceptar.
38
Campos Obligatorios Vacíos.
Si alguno de los campos obligatorios está vacío el sistema muestra un mensaje de error, Clic en
Aceptar.
39
2.5.3.2 Modificar Interventor Funcional
El usuario diligencia el campo cédula, el sistema busca la BD y carga los datos del interventor y
muestra en una tabla con los usuarios cargados a este interventor.
40
Se modifican los campos que se desee excepto la cédula, se carga nuevamente el archivo clic en
Guardar.
41
El sistema muestra un mensaje de confirmación.
42
2.5.4 Cargue Nómina
Este sub módulo permite realizar un cargue masivo de nómina plana en el aplicativo. Para esto se
debe seleccionar un archivo a través del botón “Examinar” y finalmente presionar el botón
“Procesar”.
Para conocer el formato para adjuntar en este sub módulo presione sobre el link: Formato Cargue
nomina:
43
44
2.5.5. Cargar Novedades Masivas
Sub módulo que facilita la carga de novedades masivas seleccionando el cliente y adjuntando un
archivo con los registros a través del botón “Examinar”. Finalmente se seleccionar un rango de
fechas y se presiona el botón “Procesar”.
Para cargar el archivo con el formato correcto de clic en el link: Formato Cargar novedades
masivas y le aparecerá el siguiente archivo:
45
2.5.6 Administración Novedades
Este módulo permite consultar y modificar la nómina de Sinem, es visible en cualquiera de las dos
opciones que se ingrese al aplicativo sea Nómina Plana o ACD.
En este sub módulo de Administración de Novedades, en el criterio de búsqueda Base de Datos se
despliega una lista con las siguientes opciones:
Sinem Plana
Sinem ACD
Factura
46
2.5.6.1 Sinem Plana
Estando en el módulo Administración/Administración de Novedades, seleccionar en el campo Base
de datos/Sinem Plana, esta opción se despliega rango de fechas permitiendo seleccionar como
máximo 15 días para incluir en la consulta.
Seleccionar un rango de fechas y dar clic en el botón Consultar (ícono de lupa)
47
Se genera la información en la base de datos con los siguientes campos: Fecha, Cédula, Nombre,
EntradaPrincipal, SalidaPrincipal, EntredaIntermedio, SalidaIntermedio, Novedad, Motivo,
ObservaciónNovedad, FechaInicialNovedad, FechaFinalNovedad, adicional a esto se cargan los
botones Eliminar, Editar.
Eliminar
Teniendo información generada, dar clic en Eliminar, con esto el registro se elimina de la Base de
Datos y notifica al usuario.
48
Editar
Seleccionar la opción Editar, se habilitan las opciones que se pueden modificar, realizar este
proceso y presionar el botón Actualizar.
49
2.5.6.2 Sinem ACD
Estando en el módulo Administración/Administración de Novedades, seleccionar en el campo Base
de datos/Sinem ACD, al seleccionar esta opción se muestra:
Ítem nómina
Campo
Valor
Fecha inicial
Fecha final.
50
2.5.6.2.1 Ítem Nómina
En este ítem se encuentran las siguientes opciones de búsqueda:
Novedades y Tiempos
Otras Novedades
Ticket
- Novedades y Tiempos
En Ítem Nómina, seleccionar la opción Novedades y tiempos de la lista
desplegable; en la opción Campos eligir entre Cedula, Usuario o Tipo
novedad, digitar en el campo Valor, dependiendo de la escogida
anteriormente y seleccionar un rango de Fecha Inicial y Fecha final, por
último dar clic en el botón Consultar (ícono de lupa).
51
Al realizar esto El sistema expone en pantalla la información traida de la
base de datos con los siguientes campos: Fecha,Cédula, HoraEntrada,
HoraSalida,ACD,Lunch, Diurno, Nocturno,ACDReal, NoProductivo ,Novedad
,Motivo ,Observación ,FechaFinalNovedad ,FechaInicialNovedad, adicional
a esto se cargan los botones Eliminar y Editar.
Eliminar
Seguir los mismos pasos del punto anterior, luego de tener la información
dar clic en Eliminar, de alguno de los registros.
Editar
Realizar los pasos de Consultar, al estar en la información dar clic en Editar.
Modificar los campos Novedad, Motivo, ObservacionNovedad, FechaInicialNovedad,
FechaFinalNovedad, dar clic en Actualizar, si la información modificada es correcta se almacena los
cambios del registro en base de datos.
52
53
- Otras Novedades Consultar
En el Ítem Nómina seleccionar Otras Novedades, en Campos escoger
Cedula o Usuario, dependiento de esto digitar un Valor en dicho campo,
seleccionar rango de Fecha Inicial y Fecha Final, dar clic en Consultar
(ícono de lupa).
Se muestra la información con los siguiente campos: Fecha, Cédula,
Tiempo, Descripción, adicional a esto se cargan los botones Eliminar y
Editar.
Editar
Luego de tener la información generada, dar clic en Editar en alguno de
los registros, el sistema habilita el control: Tiempo, Descripción, que se
puede modificar, una vez modificado dar clic en Actualizar, si es correcta
la información se guardan los cambios del registro en base de datos.
Nota: En la base de datos apareace el campo Modificadopor
54
Eliminar
Una vez se tenga la información generada, dar clic en Eliminar en alguno
de los registros, con esto dicha información es eliminada de la base de
datos.
- Ticket Consultar
En Ítem Nómina seleccionar la opción Ticket, en Campo escoger Cedula,
Usuario o No ticket, dependiento de esto digitar un Valor en dicho campo,
seleccionar rango de Fecha Inicial y Fecha Final, dar clic en Consultar
(ícono de
lupa).
55
El sistema expone en pantalla la información cargada de la base de datos con los
siguientes campos: Fecha, Cédula, NumeroTicket, HoraInicio, HoraFin, adicional
a esto se cargan los botones Modificar, Eliminar.
Editar
Luego de tener la información generada, dar clic en Editar en alguno de los registros,
el sistema habilita los controles: NumeroTicket, HoraInicio, HoraFin.
Modificar los campos NumeroTicket, HoraInicio, HoraFin, una vez modificados clic
en Actualizar
Luego de validar que la información modificada es correcta el sistema almacena
los cambios del registro en base de datos.
Nota: En la base de datos se debe modificar el campo
Eliminar
Una vez se tenga la información generada, dar clic en Eliminar en alguno de los
registros, con esto dicha información es eliminada de la base de datos.
56
2.5.6.3 Factura
Consultar
Estando en el módulo Administración/Administración de Novedades, en el campo Base de Datos,
seleccionar la opción Factura, en Campos escoger alguna opción entre Cedula, Usuario o Cliente,
dependiento de esto digitar un Valor en dicho campo (si se selecciona Cliente, en Valor escoger de
la lista desplegable), seleccionar rango de Fecha, dar clic en Consultar (ícono de lupa), en caso de
necesitar actualizar o refrescar la búsqueda dar clic en Limpiar (ícono de escoba).
Se genera información para que el usuario la visualice, de lo contrario se informa al usuario y
finaliza el proceso.
57
2.5.7 Horarios Modificados
Está opción solo se encuentra visible para los usuarios que ingresan al aplicativo con perfil de
administrador.
El sistema solicita la fecha inicial y automáticamente calcula la fecha final, finalmente presionar el
botón EXPORTAR.
Genera el siguiente reporte en Excel:
58
4. Aprobación Nómina por Interventores
4.1 Interventor Funcional (IF)
4.1.1 Aprobación de Nómina IF
Nota: Esta aprobación aplica solamente para NÓMINA PLANA.
Se procede a ingresar al aplicativo con perfil de Interventor, el cual fue creado previamente desde
nómina plan.
El usuario selecciona una fecha inicial y el sistema calcula la quincena y selecciona
automáticamente la ficha final; Clic en el botón Buscar (imagen de la lupa).
59
El sistema carga la información de las fechas seleccionadas.
Se activa un cuadro de texto “Observación” y los botones Aprobar toda la Nómina, Rechazar
toda la Nómina.
4.1.2 Aprobar toda la Nómina IF
Aprobar toda la nómina, Clic sobre el botón que aparece al lado derecho del cuadro de texto,
(parte inferior de la pantalla) como lo muestra la siguiente imagen.
60
El sistema muestra el siguiente mensaje con las siguientes opciones SI, NO. Clic en la Opción SI.
Al dar clic en la Opción SI el sistema muestra el siguiente mensaje, Clic en Aceptar.
61
4.1.3 Rechazar toda la Nómina IF
Rechazar nómina, Ingresa la Observación, Clic en el botón Rechazar toda la nómina
El sistema muestra el siguiente mensaje, Clic en la opción SI.
El sistema muestra un mensaje de confirmación, Clic en Aceptar, El sistema lo lleva a la página
principal.
62
4.1.4 Aprobar Nómina Individual IF
Nota: Esta aprobación aplica solamente para NÓMINA PLANA.
Se procede a ingresar al aplicativo con perfil de Interventor, el cual fue creado previamente desde
nómina plan.
El usuario selecciona una fecha inicial y el sistema calcula la quincena y selecciona
automáticamente la ficha final; Clic en el botón Buscar (imagen de la lupa).
Luego de seleccionar las fechas, diligenciar el campo cédula Clic en buscar (imagen de lupa).
63
El sistema carga la información de la BD.
Clic en Select, se activan las opciones de Aprobar, Rechazar.
Clic en el botón Aprobar sistema muestra el siguiente mensaje, Clic en Aceptar te lleva
nuevamente a la pantalla principal.
64
4.1.5 Rechazar Nómina Individual IF
El usuario selecciona una fecha inicial y una fecha final.
Luego de seleccionar las fechas, diligenciar el campo cédula Clic en buscar (imagen de lupa).
65
El sistema carga la información de la BD.
Clic en Select, se activan las opciones de Aprobar, Rechazar.
Rechazar nómina, Ingresa la Observación, Clic en el botón Rechazar toda la nómina.
66
Clic en Aceptar, sistema lo lleva nuevamente a la pagina principal.
4.2 Interventor Administrativo (AI)
4.2.1 Aprobación de Nómina IA
Nota: Esta aprobación aplica solamente para NÓMINA PLANA.
Se procede a ingresar al aplicativo con perfil de Interventor, el cual fue creado previamente desde
nómina plan.
El usuario selecciona una fecha inicial y el sistema calcula la quincena y selecciona
automáticamente la ficha final; Clic en el botón Buscar (imagen de la lupa).
67
El sistema carga la información de las fechas seleccionadas, se activa un cuadro de texto
“Observación” y los botones Aprobar toda la Nómina, Rechazar toda la Nómina.
4.2.2 Aprobar toda la Nómina IA
68
Clic sobre el botón Aprobar toda la nómina, que aparece al lado derecho del cuadro de texto en
la parte inferior de la pantalla, como lo muestra la siguiente imagen.
Muestra el siguiente mensaje con las siguientes opciones SI, NO.
Al dar clic en la Opción SI el sistema muestra el siguiente mensaje, dar clic en Aceptar.
69
4.2.3 Rechazar toda la Nómina IA
Rechazar nómina, Ingresa la Observación, Clic en el botón Rechazar toda la nómina
El sistema muestra el siguiente mensaje, Clic en la opción SI.
Muestra un mensaje de confirmación clic en Aceptar, El sistema lo lleva a la página principal.
70
4.3 Ver detalle Nómina
Se ingresa a sinem con perfil de Interventor, ya sea administrador o funcional
Seleccionar fecha inicial el sistema calcula automáticamente la fecha final. Luego de seleccionar la
fecha inicial, fecha final Clic en “Ver Detalle Nómina”.
El sistema genera el informe clic en Abrir.
Perfil Administrador Perfil Funcional
71
El sistema genera el informe con el consolidado general para la nómina de las personas a cargo del
IF /IA, a este informe se le anexan los campos:
Pestaña detalle Diario por usuario:
Campos Nuevos:
Ciudad Labora
Interventor Administrativo
Fecha Aprobación Administrativo
Estado IA
Interventor Funcional
Fecha Aprobación Funcional
Estado IF
4.3.1 Sin Registros en los rangos de fecha seleccionados
Si no existen registros de nómina para el rango de fechas seleccionado, Clic en el botón buscar
(imagen de la lupa),
72
El sistema muestra un mensaje indicando el error.
73
4. NÓMINA ACD
4.1 Consultar Tiempo de Conexión (Nómina ACD)
Abrir el navegador de internet e ingresar la siguiente dirección
http://antares/emtelco/sinem
Aparecerá la pantalla indicando la necesidad de ingresar con el usuario y contraseña asignados a
cada usuario.
Seguidamente se selecciona el campo “ACD”, Luego se hace clic en el botón Ingreso.
74
Se debe tener en cuenta, que solo los usuarios registrados en la aplicación E-Personal con el
cargo de Supervisor, analista de planeación y control o líder de planeación y control, podrán
acceder a SINEM, de lo contrario aparecerá el siguiente mensaje:
:
Luego de ingresar el usuario y contraseña de manera correcta, el aplicativo mostrará una pantalla
en donde aparecerán varias opciones, allí se hace clic en la opción Nomina ACD:
75
Este evento hará que el aplicativo despliegue el siguiente formulario:
Para consultar la nómina a cargo de un supervisor especifico, se debe seleccionar el cliente el cual
se le presta el servicio de la lista desplegable:
76
Posteriormente se selecciona el supervisor encargado, eligiéndolo de la lista desplegable
supervisor:
Finalmente, se selecciona la fecha requerida o deseada del campo Nomina del, posterior mente
clic en el botón Consultar.
Este evento hará que la aplicación cargue la información, a medida que ocurre este proceso la
aplicación mostrara el siguiente mensaje:
77
Posteriormente, aparecerá la información en la siguiente tabla:
En esta, se selecciona el usuario al que se le va consultar o modificar los tiempos de conexión,
dando clic en el botón Selección.
78
Este evento hará que la aplicación despliegue la información correspondiente al asesor
seleccionado:
En la imagen 01, aparece en la parte izquierda el número de asesores que tiene a cargo el
supervisor, y en la derecha el nombre del asesor y la unidad del Empleador.
En la imagen 02 aparece una tabla llamada Tiempos de conexión
con varios campos que se describen a continuación
Imagen 03
Imagen 01
Imagen 02
79
R1.2.1 Hora Entrada Principal: Hora inicio conexión.
R1.2.2 Hora Salida Principal: Hora fin conexión. R1.2.3 Hora Entrada Intermedio: Hora inicio conexión después del almuerzo o Lunch. R1.2.4 Hora Salida Intermedio: Hora fin conexión antes del almuerzo o Lunch. R1.2.5 ACD: Es el tiempo total productivo del asesor, este tiempo está determinado por la suma de los tiempos Disponible, Documentando y Conversando, actualmente en la BD_Factura se encuentra como TiempoTotalConexión. Es de anotar que esta información no debe ser calculada sino que se extrae directamente de la Base de datos de Factura. (DB_Factura). R1.2.6 Lunch: Es el tiempo de descanso al que tiene derecho cada asesor. Este campo debe ser calculado y depende de las horas de conexión ACD. R1.2.7 Diurno: En este campo se muestra el total de horas que el asesor laboró en jornada diurna. El campo depende directamente de los tiempos registrados por hora en la DB_Factura y del empleador al que pertenece el asesor (XXX, XXL) R1.2.8 Nocturno: En este campo se muestra el tiempo que el asesor laboro en jornada nocturna. El campo zx depende directamente de los tiempos registrados por hora en la DB_Factura y del empleador al que pertenece el asesor (XXX, XXL) R1.2.9 ACD Real: Es la suma de los tiempos Diurno, Nocturno y Lunch. R1.2.10 Capacitación: En este campo se muestra la información relacionada a las horas de capacitación que ha recibido el asesor. Estos tiempos se extraen de la Base de datos del sistema biométrico. R1.2.11 Ticket: En este campo se muestra el tiempo dedicado por el asesor a la gestión de un ticket. Este tiempo es almacenado en la BD de SINEM. R1.2.12 No Productivo: Este tiempo resulta de la siguiente operación: (Hora Entrada – Hora salida) – ACD – Lunch – Capacitación.
En la imagen 03 aparecen varias opciones, entre ellas Ingreso Novedades y Capacitaciones
80
Para registrar una novedad correspondiente al tiempo de conexión, se da clic en el botón
Ingreso Novedades:
Este evento hará que la aplicación despliegue la siguiente pantalla:
Imagen 03
81
Allí, se selecciona novedad de la lista desplegable novedad:
Seguidamente, se selecciona el motivo de esta novedad:
82
Una vez seleccionado el motivo de la novedad, se debe seleccionar la fecha inicial y final superior
a la fecha del último contrato, seguidamente, si se tienen consideraciones, estas se pueden
escribir en el campo Observaciones
Finalmente clic en el botón Guardar, este evento hará que la aplicación muestre un mensaje:
Botón Guardar
83
Nota: Si la fecha en la que se esta reportando la nómina es inferior a la fecha del campo
fecha_ultimo_contrato de la base de datos epersonal; de ser asi se debe visualizar una alerta e
impedir que se almacene el registro.
Vistas Faltantes: Cuando se registra una novedad y la fecha se incluya en un rango de dias, este se
toma como nomina registrada y se reste de los que faltan, y así el sistema lleva la cuenta de las
nóminas registradas correctamente.
Para programar una capacitación se da clic en capacitaciones
84
Este evento hará que el sistema despliegue la siguiente pantalla
Allí se selecciona la fecha y el tema de la capacitación.
Seguidamente el sistema carga el horario y lugar de la capacitación
85
Se selecciona el Horario y el Piloto. Se cargan los asesores disponibles para la
capacitación.
Se seleccionan los asesores y se añaden a la capacitación
86
Se almacena satisfactoriamente la información en la base de datos
Para registrar Otras Novedades ir al cuadro “Tiempos Faltantes”
Ingresar las novedades a registrar y dar clic en botón Agregar (>>) y dar clic en Guardar.
87
Para visualizar la información que se ingresó en “Otras Novedades” del cuadro “Tiempos
faltantes”, dar clic en “Otras novedades”, se muestra un cuadro donde aparece la información
registrada de las novedades.
Descanso No Remunerado: En Tiempos Faltantes dar clic en la opción Descanso No Remunerado
Ingresar la Hora Inicial y la Hora Final y dar clic en Guardar.
88
4.2 Reclamos Nómina
Nota: El botón de los reclamos se habilita en el rango de fechas de 8 al 13 y de 23 al 27 de cada mes para el usuario con perfil "NPL" ósea supervisor.
Para ingresar a esta opción, en la pantalla principal, clic en botón Reclamos Nómina.
Este evento hará que la aplicación cargue la siguiente pantalla, en donde allí se
desplegará el siguiente formulario:
89
En este formulario, se selecciona el cliente y el supervisor al cual le corresponde registrar el
reclamo de nómina de un asesor.
Automáticamente la aplicación cargará los asesores correspondientes al cliente y supervisor
encargado. Seguidamente, se elige el asesor el cual realizara el reclamo de nómina, dando clic en
el botón Seleccionar.
90
Una vez seleccionado, la aplicación cargara información del asesor en la parte superior derecha de
la pantalla, también mostrara un formulario y una tabla llamada histórico.
En la información del asesor aparecerán los siguientes campos: usuario, unidad y
empleador.
En el formulario se selecciona la quincena sobre la cual se va a realizar el reclamo,
eligiendo un elemento de la lista desplegable.
Nota: Las quincenas son creados por el usuario Administrador, para ello es necesario ir al
módulo 3.6 Administración-Reclamos Nómina.
91
Una vez seleccionada la quincena, se selecciona el motivo del reclamo de la lista desplegable
clasificación.
Nota: Estas clasificaciones son creadas por el usuario Administrador, para ello es necesario ir al
módulo 3.6 Administración- Reclamos Nómina.
En el último campo como este lo indica, se realiza una descripción del reclamo.
92
Para finalizar, se guarda el reclamo de nómina, dando clic en el botón guardar.
Este evento hará que la aplicación guarde la información y muestre el siguiente mensaje:
93
En el histórico, aparecerán la cantidad de reclamos que ha realizado el supervisor de sus
asesores a cargo.
Al seleccionar de la tabla histórica, un reclamo, dando clic en el botón Selección,
aparecerá el detalle de este con los siguientes campos:
Usuario PyC
H100
H135
H175-H200
H210-H235
SBT
Valoración
Fecha de Solución (mes- día-año)
94
4.3 Reporte Detallado
Para ingresar a esta opción, en la pantalla principal, clic en botón Reporte Detallado.
Este evento permitirá que la aplicación cargue un formulario, en donde se debe
seleccionar el rango de fechas, para ello se debe asignar un valor a los campos fecha
inicial y fecha final, seleccionar un Supervisor de la lista desplegable.
Por último, para que la aplicación genere el reporte, se da clic en el botón “Generar”.
95
Este evento permitirá que la aplicación despliegue un mensaje de confirmación, en donde se
selecciona el botón “Abrir” para ver el reporte o en su defecto, “Guardar” si se desea almacenar el
reporte.
Finalmente, este evento (abrir) permitirá que se muestre el reporte en un libro de Excel.
96
Es de notar que si se tiene la novedad de Ausencia en un registro de nómina no se debe asignar
subsidio de transporte
4.4 Cerrar Nómina
Nota: Solo se podrá ingresar a este módulo con perfil de usuario PLANEACIÓN Y CONTROL.
Para ingresar a esta opción, en la pantalla principal, clic en botón Cerrar Nómina.
Este evento permitirá que la aplicación despliegue el siguiente formulario.
97
En este, se selecciona la fecha del cierre de nómina.
Posteriormente, se elige el cliente al cual se le realizara el cierre de nómina o en su defecto todos
los clientes, seleccionando el elemento de la lista desplegable TODOS.
98
Una vez seleccionado el cliente, se elige el supervisor encargado del área específica o en su
defecto todos los supervisores, seleccionando el elemento de la lista desplegable TODOS.
Al seleccionar el supervisor, la aplicación cargará la lista de asesores correspondientes al cliente y
al asesor seleccionado.
En esta lista, se selecciona la casilla “Seleccionar todos los asesores” si se desea, de lo contrario
se puede seleccionar individualmente el asesor al cual se le realizara el cierre de nómina.
Casilla de selección.
99
En el campo Mensaje, es obligatorio realizar una breve descripción explicando los motivos por los
cuales se cerrará la nómina.
De lo contrario, la aplicación mostrará el siguiente mensaje:
Posteriormente, se da clic en el botón Cerrar, ubicado en la parte inferior derecha seguido de la
lista de asesores.
100
Este evento permitirá que la aplicación muestre el siguiente mensaje, confirmando el cierre de
nómina.
Este cierre de nómina se verá reflejado en el módulo Nómina ACD al momento realizar una
consulta, con el objeto de ingresar un registro a un asesor. La aplicación no permitirá realizar
ningún tipo de registro según el cliente, el asesor y la fecha en la se ejecutó el cierre de nómina,
posteriormente mostrará el siguiente mensaje:
Motivo por el cual se
cerró la nómina
Mensaje
101
4.5 Crear Formato
Este módulo permite realizar la creación de formato para realizar el registro de las de actividades
adicionales, como capacitaciones, reuniones, etc.
Para ingresar a esta opción, en la pantalla principal, clic en botón Crear Formato.
Este evento permitirá que la aplicación despliegue un formulario, allí se llenan cada una de los
campos:
102
Campos:
Responsable: Este campo se llenará automáticamente con el nombre de usuario.
Fecha: En este campo se selecciona la fecha de la actividad a programar.
Hora de inicio: En este, se digita la hora de inicio de la actividad.
Hora final: En este campo, se digita la hora de terminación de la actividad.
Tema: En este campo se selecciona un tema de la lista desplegable. Nota: Estos temas son creados por el usuario Administrador, para ello es
necesario ir al módulo 3.6 Administración-Temas.
Tipo: Se selecciona la razón de la actividad de la lista desplegable.
Lugar: Se selecciona el sitio donde se realizará la actividad de la lista desplegable.
Requiere Transporte: Validar si para la realización de la actividad hay que desplazarse.
103
Responsable de desplazamiento: De la lista desplegable, se selecciona el responsable si
hay desplazamiento.
Cliente: De la lista desplegable, se selecciona el cliente al cual corresponden los
integrantes de la actividad.
Pilotos: Se selecciona un piloto de la lista desplegable, seguidamente, este se debe agregar
al cuadro de texto, dando clic en el botón agregar.
Este evento permitirá que la aplicación cargue el (los) piloto(s) seleccionado(s) en el cuadro de
texto.
Para quitar un piloto del cuadro de texto, seleccionarlo y luego presionar el botón quitar.
Observaciones: En este campo se ingresa una observación a criterio del usuario.
Finalmente para registrar la actividad, clic en el botón guardar.
Botón Agregar
Cuadro de Texto
Piloto(s) seleccionados
Botón quitar
104
4.5.1 Consultar programación de tiempos adicionales
Para ingresar a esta opción, en la pantalla principal, clic en botón Crear Formato.
Este evento permitirá que la aplicación despliegue un formulario y una tabla con la programación
de tiempos adicionales que el usuario a creado.
Para consultar, se da clic en botón selección, este evento permitirá que la aplicación cargue los
datos correspondientes a la actividad seleccionada.
Botón guardar.
105
4.5.2 Eliminar Tiempos Adicionales
Seguir los pasos del punto 4.5.1, finalmente hacer clic en el botón eliminar.
4.6 Programar
Este módulo permite programar las actividades en base al formato creado en el punto 4.5 como capacitaciones, reuniones, etc.
Para ingresar a esta opción, en la pantalla principal, clic en botón Programar.
In
form
ación
corresp
on
dien
te a la
actividad
seleccion
ada
Botón selección Botón Eliminar.
106
Este evento permitirá que la aplicación despliegue un formulario, en este se deben llenar todos
los campos:
Fecha: En este campo se selecciona la fecha de la capacitación, una vez seleccionado se desplegara
el campo Tema, (Los temas son previamente creados en el módulo crear formato).
Una vez seleccionado el tema, se desplegarán los campos Horario y Pilotos, en estos se selecciona
la hora en la cual se realizara la capacitación o reunión, y en el campo pilotos, se selecciona uno
los cargados previamente en el módulo de crear formato.
Una vez seleccionado el piloto, la aplicación desplegará la lista de asesores asociado al piloto
seleccionado, en esta, se procede a seleccionar los asesores que asistirán a la actividad
programada dando clic en los cuadros de selección.
107
Seguidamente, hacer clic en el botón agregar, este evento permitirá que la aplicación cargue el
nombre de los asesores en el cuadro de texto, ubicado al lado derecho de la lista de asesores.
Botón agregar
Botón quitar.
108
Una vez seleccionados los asesores, hacer clic en el botón Generar.
Este evento permitirá que la aplicación cree un archivo de extensión PDF con la información requerida.
109
4.7 Administración
Este módulo permite la creación de los elemento de algunas listas desplegables, crear reportes, etc.
Nota: Sólo se podrá ingresar a este módulo con perfil de usuario PLANEACIÓN Y CONTROL.
Para ingresar a esta opción, en la pantalla principal, clic en botón Administración.
Este evento permitirá que la aplicación muestre las opciones de administración que son:
1. Reclamos Nómina.
2. Temas.
3. Cargar Tiempos de Planillas.
4. Reportes.
5. Servicio Traslado.
6. Admin. Usuarios.
110
4.7.1 Reclamos Nómina
Para ingresar a esta opción, clic en Reclamos Nómina.
Este evento permitirá que la aplicación cargue una pantalla en donde se pueden:
Cargar respuestas.
Exportar reclamos faltantes.
Agregar quincenas.
Clasificaciones.
111
Cargar respuestas:
Para realizar una carga masiva de respuesta, clic en el botón Browse de la tabla carga de
respuestas.
Este evento permitirá que la aplicación abra una nueva ventana donde se busca y se selecciona el
archivo con extensión .CVS, que es el que contiene los datos a almacenar.
Una vez seleccionado, clic en el botón abrir, seguidamente clic en el botón Cargar respuestas.
Formato para el Ingreso de los datos.
Botón Abrir
112
Este evento permitirá que la aplicación muestre el siguiente mensaje:
Exportar reclamos faltantes:
Para descargar un archivo con los reclamos faltantes, clic en el botón, este evento permitirá que la
aplicación muestre una pestaña (o ventana de pendiendo el navegador) con las opciones de abrir,
guardar y cancelar.
113
Dando clic en el botón abrir (open), aparecerá un archivo de Excel con la lista de reclamos
faltantes.
Agregar quincenas:
En el campo Quincena, ingresar el nombre de esta y dar clic en el botón Guardar quincena.
114
Este evento permitirá que la aplicación muestre un mensaje:
Ingreso Clasificaciones:
En el campo Quincena, ingresar el nombre de esta y dar clic en el botón Guardar quincena.
115
Este evento permitirá que la aplicación muestre un mensaje:
116
4.7.2 Temas
Para ingresar a esta opción, clic en Temas.
Este evento permitirá que la aplicación despliegue una tabla con los temas almacenados, para
agregar, se digita el nombre en el campo tema, posteriormente clic en el botón Guardar tema.
Este evento permitirá que la aplicación muestre un mensaje:
117
4.7.3 Cargar tiempos de planillas
Para ingresar a esta opción, clic en Cargar tiempos de planillas.
Este evento permitirá que la aplicación despliegue un formulario, allí se ingresa el código de la
capacitación, una vez se haya digitado, clic en el botón Buscar.
118
4.7.4 Reportes
Este sub-modulo permitirá que la aplicación cargue los reportes solicitados por el usuario.
Para ingresar a esta opción, clic en Reportes.
Este evento permitirá que la aplicación despliegue un formulario, allí se seleccione el tipo de
reporte que desea usuario.
Posteriormente, se selecciona el rango de fechas, de los datos que la aplicación cargará en el
reporte.
Botón, exportar
reporte
119
Finalmente, clic en el botón generar reporte. Este evento permitirá que la aplicación muestre un
mensaje de confirmación, posteriormente clic en el botón abrir (Open) o en su defecto guardar
(Save).
Este evento hará que la aplicación muestre el listado Consolidado ACD nómina.
Reportes Consolidado Descanso Remunerado:
Una vez en el módulo de reportes, el usuario administrador deberá diligenciar el formulario.
Se selecciona Reportes Consolidado Descanso Remunerado, del campo reporte.
120
Posteriormente, se selecciona el rango de fechas de los datos que la aplicación cargará en el
reporte, en los calendarios que aparecen en como fecha inicial y fecha final; Éstos permiten
visualizar los días festivos.
Una vez seleccionado el rango de fechas, clic en el botón Generar Reporte, éste evento permitirá
que la aplicación abra una nueva ventana, en ésta se puede visualizar el reporte consolidado
generado por la aplicación.
Factor de descanso: Este debe ser calculado con un factor de descanso el cual se obtiene de la siguiente:
Días Festivos / Días ordinarios = Factor de descanso
El total de Horas se multiplica por el factor de Descanso. Y este es
la columna “Desc Rem”
Teniendo en cuenta la regla que limite el total de tiempo de descanso remunerado y está dada por lo siguiente:
Botón, exportar
reporte
121
Reporte Exp. Extras.
Este módulo permite que la aplicación despliegue un reporte con los parámetros que según el
usuario elija, estos son:
Rango de Fechas.
Tipo de reporte:
El tipo de reporte puede ser: Extras Diario, Extras Diario Regla 2, Extras Diario Regla 3, Extras
Semana Extras Semana Regla 3, Extras Final, Extras Final Regla 2, Extras Final Regla 3.
Para que la aplicación genere correctamente los reportes, a continuación se describen las reglas
que la aplicación tiene en cuenta, según los para metros que el usuario seleccione:
R1 –REPORTE REGLA 1 DÍA:
R1.1 Para el cálculo de las horas extras la aplicación toma las semanas completas de lunes
a domingo.
El usuario final seleccionaría desde la aplicación la fecha inicial y la fecha Final
R1.2 Día: Si una persona realizo una jornada en la cual la suma de horas supera 10, todo
lo que sea mayor será hora extra y se agrupan en uno de los conceptos definidos
anteriormente según sea el horario en el cual se cause la hora extra. Para determinar el
recargo la aplicación toma como extra, el tiempo causado al final de la jornada.
Ejemplo 1: Un asesor de Emtelco realiza un turno de 10:00 a 21:00 un martes en una
semana ordinaria, en esta jornada tenemos un total de 11 horas, por tanto se debe pagar
una hora extra la cual se toma del final de la jornada, como la hora extra esta generada en
el rango de 18:00 a 06:00 am se asume que esta hora se debe pagar como HEN.
Ejemplo 2:
Días Semana Extras Extras-10 HE125 HE175 HE225 HE275
L 10,50 0,50 0 0,5 0 0
M 10,75 0,75 0,25 0,5 0,00 0
M 13,00 3,00 0 3 0,00 0
J 0,00 0,00 0 0 0 0
V 15,23 5,23 0 5,23 0,00 0
S 0,00 0,00 0 0,00 0,00 0
0,00 0,00 0 0 0 0
Total Diarias 9,48 0,25 9,23 0,00 0,00
Este es el resultado de la sumatoria de
horas extras diarias (Resultado 1).
122
R1.3 Semana:
Hora Extra semanal: Cuando la suma de horas de la semana supera las 48 horas se
debe realizar las siguientes operaciones:
1. Se toma como tope de horas extras la cantidad de horas que estén por encima de 48
horas, por ejemplo si la suma de horas en la semana da un total de 53, el máximo de
horas extras a pagar es de 5.
2. Se hace un recorrido por todos los días de la semana para verificar en cuáles de ellos
se supera una jornada de más de 8 horas y para estos días se toma como extra todas
las horas que sean mayores a 8 respetando los recargos según el rango en el cual se
haya generado la hora extra.
3. Hay un caso excepcional en el cual el asesor trabaja 8 horas todos los días de la
semana, para este caso se toman como extras las horas trabajadas al final de la
semana , es decir, el día Domingo.
Ejemplo:
Horas semanales 49,48 Extras Semanales
Extras Semanales 1,48
HE125 HE175 HE225 HE275
L 10,50 2 0,5 0,00 0
M 10,75 2,25 0,5 0,00 0
M 13,00 1,25 3,75 0,00 0
J 0,00 0 0 0,00 0
V 15,23 1,246666667 5,983333333 0,00 0
S 0,00 0 0,00 0,00 0
D 0,00 0 0,00 0,00 0
6,75 10,73 0,00 0,00
Este es el resultado de las Horas
Extras – 48 (Resultado 2)
123
R1.4 Final:
Luego de tener los dos datos de las horas extras la aplicación hace lo siguiente:
HED: Horas Extras Diurnas.
HEN: Horas Extras Nocturnas.
HEFD: Horas Extras Festivos Diurnas
HEFN: Horas Extras Festivos Nocturno.
1. Se suman los recargos HED, HEN. HEFD, HEFN para totalizar las extras de la
semana, y se debe tomar la mayor, es decir, si las horas extras semanales arrojan
un total de 5 horas; pero las horas extras diarias arrojan 6; se deben tomar las
horas extras diarias.
2. Se deben respetar los recargos de las horas extras calculadas en cualquiera de los
dos criterios. Por ejemplo, si un asesor en las horas extras diarias genero 4 HEN, y
en las horas extras semanales genero 5 HED, se deben pagar las horas de la
siguiente forma: 4 HEN y 1 HED, esto debido a que el asesor genero sus horas
extras con un recargo y este recargo se debe respetar independiente del criterio
que tenga las horas mayores (diario o semanal).
Extras Semanales
HE125 HE175 HE225 HE275
0,98 0,5 0,00 0
0 0 0,00 0
0 0 0,00 0
0 0 0,00 0
0 0 0,00 0
0 0,00 0,00 0
0 0,00 0,00 0
Total Semanales 0,98 0,50 0,00 0,00
Total Definitivas 9,48 0,25 9,23 0,00 0,00
La aplicación automáticamente, toma el
resultado de mayor valor entre el Resultado1 y
el Resultado2
124
R2 –Reporte Regla 2 Día + Semana Final: Se realiza el mismo proceso de la regla 1, lo que cambia
es que para el cálculo de las extras diarias, estas se deben tomar a partir de 9.6 y NO de 10 horas
como se hacía con la regla 1.
R3 –Reporte Regla 3 Día + Semana +Final:
Se realiza el mismo proceso de la regla 1, las diferencias son:
Para la regla de las horas extras diarias, se toma como extras todas las horas mayores a 4 horas.
Para la regla de las horas extras semanales se toma como extra las horas mayores a 24 horas.
Para ingresar a este módulo, clic en el botón Administración de la pantalla principal.
Seguidamente clic en la opción Reportes:
Este evento permitirá que la aplicación despliegue un formulario, en el cual se puede ingresar los
parámetros para que la aplicación genere el reporte, teniendo en cuenta las reglas descritas
anteriormente.
125
Este evento permitirá que la aplicación despliegue un formulario, en el cual se puede ingresar los
parámetros para que la aplicación genere el reporte, teniendo en cuenta las reglas descritas
anteriormente.
Para crear un reporte “Extra Diario”:
1. Seleccionar de la lista desplegable “Reporte” la opción Extra Diario.
2. Seguidamente, seleccionar el rango de fechas, de los campos Fecha Inicial, Fecha Final.
126
3. Una vez seleccionados los parámetros clic en el botón Exportar.
4. Este evento permitirá que la aplicación muestre en una nueva ventana el reporte generado
con los siguientes campos.
127
Para crear un reporte “Extra Diario Regla 2”:
1. Seleccionar de la lista desplegable “Reporte” la opción Extra Diario Regla 2.
2. Seguidamente, seleccionar el rango de fechas, de los campos Fecha Inicial, Fecha Final.
128
3. Una vez seleccionados los parámetros clic en el botón Exportar.
4. Éste evento permitirá que la aplicación muestre en una nueva ventana el reporte generado
con los siguientes campos.
129
Para crear un reporte “Extra Diario Regla 3”:
1. Seleccionar de la lista desplegable “Reporte” la opción Extra Diario Regla 3”.
2. Seguidamente, seleccionar el rango de fechas, de los campos Fecha Inicial, Fecha Final.
130
3. Una vez seleccionados los parámetros clic en el botón Exportar.
4. Éste evento permitirá que la aplicación muestre en una nueva ventana el reporte generado
con los siguientes campos.
Para crear un reporte por “Semana”:
131
1. Seleccionar de la lista desplegable “Reporte” la opción “Semana”.
2. Seguidamente, seleccionar el rango de fechas, de los campos Fecha Inicial, Fecha
Final.
132
3. Una vez seleccionados los parámetros clic en el botón Exportar.
4. Éste evento permitirá que la aplicación muestre en una nueva ventana el reporte
generado con los siguientes campos.
133
Para crear un reporte “Extra Semana”:
1. Seleccionar de la lista desplegable “Reporte” la opción “Extra Semana3”.
2. Seguidamente, seleccionar el rango de fechas, de los campos Fecha Inicial, Fecha Final.
134
3. Una vez seleccionados los parámetros clic en el botón Exportar.
4. Éste evento permitirá que la aplicación muestre en una nueva ventana el reporte generado
con los siguientes datos.
135
Para crear un reporte “Extra Final” aplicando:
4 Seleccionar de la lista desplegable “Reporte” la opción “Extra Final”.
5 Seguidamente, seleccionar el rango de fechas, de los campos Fecha Inicial, Fecha Final.
136
6 Una vez seleccionados los parámetros clic en el botón Exportar.
7 Este evento permitirá que la aplicación muestre en una nueva ventana el reporte generado
con los siguientes campos:
137
Para crear un reporte “Extra final Regla 2l”:
1. Seleccionar de la lista desplegable “Reporte” la opción “Extra Final Regla 2”.
2. Seguidamente, seleccionar el rango de fechas, de los campos Fecha Inicial, Fecha Final.
138
3. Una vez seleccionados los parámetros clic en el botón Exportar.
4. Éste evento permitirá que la aplicación muestre en una nueva ventana el reporte generado
con los siguientes campos:
139
Para crear un reporte “Extra Final Regla3”
1. Seleccionar de la lista desplegable “Reporte” la opción “Extra Final Regla3”.
2. Seguidamente, seleccionar el rango de fechas de los campos Fecha Inicial, Fecha Final.
140
3. Una vez seleccionados los parámetros clic en el botón Exportar.
4. Este evento permitirá que la aplicación muestre en una nueva ventana el reporte generado
con los siguientes campos:
141
4.7.4 Servicio Traslado
Sub módulo que está asociado a un servicio web para el traslado de la información ACD
de la factura. Este necesita de una configuración básica por medio de un formulario donde
se llenan los siguientes campos: Estado, Usuario, Fecha. Presenta un texto rojo que indica
que “El proceso finalizo correctamente el fecha/hora”. Este texto se debe visualizar cada
que un usuario administrador acceda al formulario.
Usuario SW Servicio Web: este se modifica para que en la base de datos, no se
almacene el usuario SW en el campo “Modificadopor”, sino que se registre el usuario del
jefe inmediato. Para esto en Estado seleccionar On, utilizar el Usuario SW y seleccionar
Fecha para la realización de la activación del servicio, luego presionar el botón Ejecutar
(icono lápiz y hoja de papel).
142
4.7.5 Administrar Usuarios
Este sub módulo permite la asociación de usuarios al aplicativo con un nivel jerárquico o
perfil. A partir del llenado del formulario presente en la pantalla principal.
Pasos para ejecutar y guardar un registro:
a. Seleccione de la lista desplegable el nivel jerárquico:
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b. Diligencie los datos obligatorios del formulario: Cédula usuario, Contraseña y
Estado:
c. Presionar el botón guardar:
NOTA: El botón “Limpiar” permite borrar los datos editados en el formulario.
Para visualizar los usuarios registrados se puede dar clic en el enlace “Exportar usuarios”. Al hacer
clic se abre la opción de descarga de un fichero de Excel donde se visualizan los usuarios y sus
datos en el aplicativo.
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