análisis del sistema de administración académica de guardería y kinder santa teresita daycare...

Universidad Magister

FACULTAD DE INGENIERÍA DE SISTEMASCARRERA DE LICENCIATURA EN INGENIERÍA DE SISTEMAS

TESIS PARA OPTAR AL GRADO DE LICENCIATURA EN INGENIERÍA DE SISTEMAS

ANÁLISIS DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN ACADÉMICA DE GUARDERÍAS Y KINDER SANTA TERESITA DAYCARE AND AFTERSCHOOL

JORGE ARTURO SOLANO LIZANO

SETIEMBRE 2014

INTRODUCCIÓNEste proyecto nace a raíz de la necesidad del Kinder y Guardería Santa Teresita Daycare and Afterchool de manejar de forma mas eficiente sus finanzas, registros estudiantiles y personal interno.La presentación a continuación detalla el proceso que tuvo la investigación para lograr un resultado óptimo.Gracias.

ACERCA DE LA GUARDERIA

Ubicada en Alajuelita. Inicia operaciones en el año 2012. Actualmente cuenta con 60 alumnos. Población meta entre 3 meses a 12 años. El personal es de 10 personas.

JUSTIFICACIÓN

El crecimiento de trámites administrativos. El crecimiento de los expedientes. Necesidades de acceso a la información. Manejo eficiente de la contabilidad Otros intereses del negocio.

SANTA TERESITA DAYCARE AND AFTERSCHOOL

OBJETIVO GENERAL

Analizar el Sistema de Administración Académica de la Guardería y Kínder Santa Teresita Daycare and Afterschool para el diseño de un Sistema Automatizado para las actividades educativas y administrativas

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1. Analizar los procesos administrativos del Kinder y Guardería Santa Teresita DayCare and Afterschool.

Procesos Administrativos

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

2. Proponer el uso de servicios informáticos en la nube que contemple seguridad bajo el concepto de Green IT

Servicios en la nube Seguridad Informática Green IT

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

3. Proponer un expediente estudiantil digital para el Kinder y Guardería Santa Teresita DayCare and Afterschool

Expediente Estudiantil Digital

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

4. Desarrollar una Plataforma Informática Integral viable para la Guardería Santa Teresita Daycare and Afterschool que llene sus necesidades

Plataforma Informática

TIPO DE INVESTIGACIÓN

Cuantitativa de alcance exploratorio.

Recolección de datos No se ha realizado ningún estudio previo

FUENTES DE INFORMACION

PRIMARIAS

Cuestionario Entrevista Observación

FUENTES DE INFORMACION

SECUNDARIAS

Sitios web Documentos técnicos

RESULTADOS DE LA RECOLECCIÓN DE DATOSCuestionario

RESULTADOS DE LA RECOLECCIÓN DE DATOSCuestionario

RESULTADOS DE LA RECOLECCIÓN DE DATOSCuestionario

RESULTADOS DE LA RECOLECCIÓN DE DATOSCuestionario

RESULTADOS DE LA RECOLECCIÓN DE DATOSEntrevista

Carencia de Sistema Informático. Necesidades de manejo de expedientes. Necesidad de un mejor control de asistencia. Necesidad de calendarización de cobros y pagos.

RESULTADOS DE LA RECOLECCIÓN DE DATOSEntrevista

Necesidad de manejo contable automático. Necesidad de generar reportes. Necesidad de comunicación masiva.

RESULTADOS DE LA RECOLECCIÓN DE DATOSObservación

RESULTADOS DE LA RECOLECCIÓN DE DATOSObservación

RESULTADOS DE LA RECOLECCIÓN DE DATOSObservación

RESULTADOS DE LA RECOLECCIÓN DE DATOSDocumentación

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Procesos Administrativos

Conclusiones

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Procesos Administrativos

Procesos ineficientes Demandan mucho tiempo Centralizados en la directora Todo se realiza en forma manual Propenso a errores

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Procesos Administrativos

Recomendaciones

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Procesos Administrativos

Implementación de un sistema ERP Implementación de un LMCS Definir usuarios y sus funciones

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Servicios en la nube

Conclusiones

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Servicios en la nube

Mayor seguridad Ahorro de energía Accesibilidad Respaldo

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Servicios en la nube

Recomendaciones

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Servicios en la nube

Adquirir un servidor en la nube Sistema Operativo Linux Espacio de 50Gb en disco duro (mínimo)

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Seguridad Informática

Conclusiones

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Seguridad Informática

Documentación y expedientes vulnerables Red inalámbrica vulnerable No hay usuarios y contraseñas definidos

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Seguridad Informática

Recomendaciones

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Seguridad Informática

Implementar expedientes digitales Filtrar acceso a la red por MacAddress Definir los perfiles de usuario y sus niveles de

acceso.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Green IT

Conclusiones

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Green IT

Documentación se maneja totalmente en papel La computadora compartida es tipo desktop No hay equipos de red o aires acondicionados

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Green IT

Recomendaciones

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Green IT

Reducir el uso de papel por vía digital Adquirir dispositivos “Android-PC” para las

pantallas de las aulas.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Expediente Estudiantil Digital

Conclusiones

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Expediente Estudiantil Digital

Se define por la hoja de matrícula Vulnerable a daños físicos No tiene respaldos Reducen el espacio físico Poca accesibilidad

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Expediente Estudiantil Digital

Recomendaciones

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Expediente Estudiantil Digital

Se recomienda la migración a Expediente Digital

Se recomienda el establecimiento de contraseñas y perfiles de usuario para el acceso

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Plataforma Informática

Conclusiones

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Plataforma Informática

No hay red de datos cableada No hay Sistemas Hay conectividad inalámbrica Ancho de banda de 2Mbps

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Plataforma Informática

Recomendaciones

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Plataforma Informática

Adquisición de un disco duro NAS Adquisición de equipos “Android-PC” Adquisición de lector biométrico

PROPUESTA / SOFTWARE

Funciones que debe realizar la parte de gestión contable.

Ingreso de facturas Impresión de reportes Borrar o modificar facturación

PROPUESTA / SOFTWARE

PROPUESTA / SOFTWARE

PROPUESTA / SOFTWARE

Se toma OpenERP por las características:

Multiusuario. Soporte para e-Commerce BD MySQL o PostgreSQL Acceso vía WEB Gratuito

PROPUESTA / SOFTWARE

Funciones que debe realizar la parte de gestión académica.

Ingresar expediente nuevo Modificar expediente Borrar expediente

PROPUESTA / SOFTWARE

PROPUESTA / SOFTWARE

Se toma Moodle por las características:

Multiusuario. BD MySQL o PostgreSQL Acceso vía WEB Multilenguaje Gratuito

PROPUESTA / NUBE

PROPUESTA / NUBE

Se toma BudgetVM por las características:

Mejor precio Mejor procesador Mayor espacio en Disco Duro Mas memoria RAM S.O. Linux a escoger Respaldo automático

PROPUESTA / BASE DE DATOS

IMPACTOS DEL ESTUDIO

ECONÓMICO

Crecimiento con poca inversión Ahorro de tiempo Ahorro de papelería Optimización de recursos Ahorro energético

IMPACTOS DEL ESTUDIO

ORGANIZACIONAL

Manejo de Proyectos Foros Internos Calendario de eventos Mobilidad

IMPACTOS DEL ESTUDIO

TOMA DE DECISIONES

Visualización inmediata de estadísticas Reportes financieros personalizables Manejo de RRHH

IMPACTOS DEL ESTUDIO

AMBIENTAL

No hay necesidad de aire acondicionado No se necesita comprar equipo Consumo eléctrico no incrementa Menor consumo de papel

COSTOS DEL ESTUDIO

ANÁLISIS, DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN.

COSTOS DEL ESTUDIO

COMPRA DE HARDWARE ADICIONAL.

MUCHAS GRACIAS