administraciÓn y control (mayo octubre 2011)

Universidad Técnica Universidad Técnica Particular de LojaParticular de Loja

La Universidad Católica de LojaLa Universidad Católica de Loja

MSc. Luz Esther Álvarez2011

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ADMINISTRACIÓN Y CONTROL

CONTENIDOS

1. INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN

2. PLANEACIÓN3. ORGANIZACIÓN4. INTEGRACIÓN DE PERSONAL5. DIRECCIÓN6. CONTROL

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UNIDAD UNO: INTRODUCCIÓN A LA

ADMINISTRACIÓN

Administración

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Es el proceso de trabajar con gente y recursos para alcanzar las metas

organizacionales.Eficacia: lograr las metas

organizacionalesEficiencia: lograr las metas con el

mínimo de recursos, utilizar el dinero, los materiales, el tiempo y las

personas de manera eficiente y eficaz.

ADMINISTRAR

Proceso que comprende funciones Proceso que comprende funciones y actividades laborales qué los y actividades laborales qué los administradores deben realizar administradores deben realizar para alcanzar los objetivos de la para alcanzar los objetivos de la empresa”empresa”

H. KoontzH. Koontz

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Principales funciones

AdministrativasHenry Fayol (1841-1925)

Planificar

Organizar

Liderar

OperarTécnicamente

Controlar

DirigirDirigir

UNIDAD DOS: PLANEACIÓN

• Es el proceso de definir metas y Es el proceso de definir metas y objetivos con sus respectivas objetivos con sus respectivas estrategias de acción para estrategias de acción para desarrollas las actividades que desarrollas las actividades que permitan alcanzarlos.permitan alcanzarlos.

• Si no se planea no hay rumbo fijo Si no se planea no hay rumbo fijo de la organización.de la organización.

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Actividades de planeación:Actividades de planeación:

• El análisis de las situaciones actuales.• La anticipación al futuro.• La determinación de objetivos.• La decisión del tipo de actividades.• La elección de estrategias corporativas

y de negocio.• La determinación de los recursos

necesarios para lograr las metas de la organización.

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PLANEACION

Diretrizes Objetivos y Metas

DIAGNÓSTICO

Estratégias

Resultado

Horizonte temporal

ESTADO ACTUAL

(Potencialidades y

limitaciones)

FUTURO DESEADO• Por los habitantes

• Por los técnicos• Por los decisores

políticos

PRONÓSTICO(Estado proyectado )

¿QUÉ PROPÓSITO CUMPLEN LOS PLANES?

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MODELO DE PROCESOS DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

ADMINISTRACIÓN DE LA TOMA DE DECISIONES

• Núcleo de la administración de la toma Núcleo de la administración de la toma de decisiones:de decisiones:

Reconocimiento de una necesidad

Etapas de la

decisión

Decisión de

cambiar

Dedicación consciente para implementar una

decisión

UNIDAD TRES: ORGANIZACIÓN

El que apenas conoce los principiosEl que apenas conoce los principios

no es igual al que los ama y los no es igual al que los ama y los

practica.practica.

Confucio.Confucio.

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LOS PROPÓSITOS DE LA ORGANIZACIÓN

• Permite la consecución de los objetivos primordiales de la empresa lo más eficientemente y con un mínimo esfuerzo.

• Elimina duplicidad de trabajo. • Establece canales de comunicación. • Representa la estructura oficial de la

empresa.14

OrganizaciónOrganización

Actividades de organización:Actividades de organización:– Atraer gente a la organización.– Especificar las responsabilidades del

puesto.– Agrupar tareas en unidades de

trabajo.– Dirigir y distribuir recursos y crear

condiciones.

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LA ORGANIZACIONLA ORGANIZACION

• Implica el diseño de la estructura más Implica el diseño de la estructura más adecuada para llevar a cabo los planes.adecuada para llevar a cabo los planes.

• Esta función determina:Esta función determina:– las actividades por realizar,– cómo se agruparán,– quién las desempeñará y– señala claramente los puestos y las

jerarquías dentro de la organización.

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PROCESO DE LA ORGANIZACIÓN

17

TIPOS DE DEPARTAMENTALIZACIÓN

18

NIVELES ORGANIZACIONALES

1

3

5

2

4

NivelEstratégico

NivelEjecutivo

NivelOperativo

Gerenciar

AdministrarGestionar

Administrar = Gestionar = Gerenciar

EL ÉXITO DE UNA ORGANIZACIÓN

NO lo hace sus planes, por mejores que sean No los hace las máquinas No la hace sus redes de computadora de última generación No la hace su edificio por moderno y agradable que sea No lo hace sus folletos, separatas, publicidad No la hace sus métodos de trabajo No la hace los materiales que emplee

NO lo hace sus planes, por mejores que sean No los hace las máquinas No la hace sus redes de computadora de última generación No la hace su edificio por moderno y agradable que sea No lo hace sus folletos, separatas, publicidad No la hace sus métodos de trabajo No la hace los materiales que emplee

El éxito depende de su gente:de su forma de pensar, de sentir, de actuar

El éxito depende de su gente:de su forma de pensar, de sentir, de actuar

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LA ORGANIZACIÓN Y SUS CONDICIONES EXTERNAS

UNIDAD CUATRO: INTEGRACIÓN DE PERSONAL

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“La visión sin acción es sólo un sueño

La acción sin visión, sólo deja pasar el tiempo

Las visión con acción puede cambiar el mundo”

Joel Barker

“La visión sin acción es sólo un sueño

La acción sin visión, sólo deja pasar el tiempo

Las visión con acción puede cambiar el mundo”

Joel Barker

Integración delIntegración delrecurso humanorecurso humano

• Consiste en dotar de personal competente a Consiste en dotar de personal competente a la estructura de la organización de acuerdo la estructura de la organización de acuerdo a sus necesidades, esto por medio de cinco a sus necesidades, esto por medio de cinco acciones:acciones:– reclutamiento,– selección,– inducción,– capacitación y– desarrollo.

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¿Cuáles son las ventajas de la ¿Cuáles son las ventajas de la integración de personal?integración de personal?

• Personal motivadoPersonal motivado

• Trabajadores comprometidosTrabajadores comprometidos

• Menor rotación personalMenor rotación personal

• Integración laboral de personal con Integración laboral de personal con dificultadesdificultades

• Transmisión de valoresTransmisión de valores

• Bonificaciones y SubvencionesBonificaciones y Subvenciones24

ENFOQUE DE SISTEMAS EN LA INTEGRACIÓN DE

PERSONALAmbiente ExternoAmbiente Externo

Planes Empresariales

Planes Empresariales

Número y tipo de administradores

requeridos

Número y tipo de administradores

requeridos

Inventario de Administradores

Inventario de Administradores

Análisis de necesidades presentes y futuras de

administradores

Análisis de necesidades presentes y futuras de

administradores

Fuentes ExternasFuentes Externas

Fuentes InternasFuentes Internas

Liderazgo y control

Liderazgo y control

Reclutamiento Selección

ContrataciónPromoción Separación

Reclutamiento Selección

ContrataciónPromoción Separación

Planes Organizacionales

Planes Organizacionales

Estrategias de Carrera

Capacitación y Desarrollo

Estrategias de Carrera

Capacitación y Desarrollo

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GESTIÓN INTEGRAL DE LA CALIDAD

SISTEMA DE CALIDAD

Aseguramiento de la calidad

Control de la calidad

Planificación de la Calidad

Mejoramiento continuo

Conocimientos Habilidades

Actitudes Aptitudes

Lado Humano(SOFT)

Lado Instrumental(HARD)

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UNIDAD CINCO: DIRECCIÓN

• La dirección incluyeLa dirección incluye– La motivación,– El liderazgo,– La selección de los canales de

comunicación más efectivos y– La negociación y manejo de

conflictos.

27

Dirección

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Ser Eficiente

Ser Eficaz

Ser Efectivo

DirecciónDirección

• Los administradores tiene que dirigir y Los administradores tiene que dirigir y coordinar eficazmente a los coordinar eficazmente a los colaboradores de la empresa, para colaboradores de la empresa, para lograr el éxito de la organización.lograr el éxito de la organización.

• La dirección comprende el contacto La dirección comprende el contacto cotidiano y cercano con la gente para cotidiano y cercano con la gente para orientarla e inspirarla hacia el logro de orientarla e inspirarla hacia el logro de las metas del equipo y la organización.las metas del equipo y la organización.

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Comparación de las teoría Comparación de las teoría de motivación de Maslow y de motivación de Maslow y

HerzbergHerzberg

AutorrealizaciónAutorrealización

Estimación o estrategia

Estimación o estrategia

Asociación o aceptación

Asociación o aceptación

SeguridadSeguridad

Necesidades Fisiológicas

Necesidades Fisiológicas

Trabajo interesanteLogro

Desarrollo en el trabajoResponsabilidad

AvanceReconocimiento

CategoríaRelaciones interpersonales

Calidad de supervisiónPolíticas y administración de la compañía

Condiciones de trabajoSeguridad en el empleo

Salario

Trabajo interesanteLogro

Desarrollo en el trabajoResponsabilidad

AvanceReconocimiento

CategoríaRelaciones interpersonales

Calidad de supervisiónPolíticas y administración de la compañía

Condiciones de trabajoSeguridad en el empleo

Salario

JERARQUIA DE LAS NECESIADADES DE

MASLOW

JERARQUIA DE LOS FACTORES DE

HERZBERG

Habilidades de un AdministradorRobert Katz

Habilidades Técnicas

Habilidades Humanas

Habilidades Conceptuales

Capacidad de aplicar conocimientos o Experiencia especializada

Capacidad de trabajar con otros, comprenderlos y motivarlos, en lo individual y en grupo

Capacidad mental para analizar y diagnosticar situaciones complejas

CARACTERÍSTICAS DE LAS DECISIONES GERENCIALES

IncertidumbreIncertidumbreRiesgoRiesgo

Decisionesprogramadas y decisiones

no programadas

Decisionesprogramadas y decisiones

no programadas

ConflictoConflicto

AL FINAL QUE HACE UN

ADMINISTRADOR?

“Todo lo relacionado con seres humanos, son problemas complejos y tienen distintas interpretaciones según los paradigmas de cada autor”.

“Debemos aprender a manejar la complejidad, para eso nos sirve el pensamiento sistémico”

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UNIDAD SEIS: CONTROL

– Fundamentos y procesos de control.

– Sistemas de información

– El control como sistema de retroalimentación

– Aspectos controlados en las organizaciones

– Control en la gestión de la calidad

– Herramientas para controlar el desempeño

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LA PALABRA CONTROL TIENE VARIOS SIGNIFICADOS:

36

ControlLa información

debe ser

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CIRCUITO DE RETROALIMENTACIÓN DEL

CONTROL ADMINISTRATIVO

Desempeño deseado

Desempeño deseado

Desempeño real

Desempeño real

Medición del desempeño real

Medición del desempeño real

Comparación del desempeño real con las normas

Comparación del desempeño real con las normas

Instrumentalización de correcciones

Instrumentalización de correcciones

Programas de acción correctiva

Programas de acción correctiva

Análisis de causas de desviación

Análisis de causas de desviación

Identificación de desviaciones

Identificación de desviaciones

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HERRAMIENTAS TÉCNICAS DEL

CONTROL ADMINISTRATIVO.

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PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL

Enfoque a las causas que originan los problemas.

Coadyuvar a la integración de intereses y objetivos de las áreas

funcionales de una entidad.

Contribución a optimizar los resultados de una entidad.

Mayor propensión al control sobre la dirección.

CONTROL CON ENFOQUE TRADICIONAL

No revela las causas de los problemas.

Enfocado a la fiabilidad de los Estados Financieros.

Puntualiza el Control Interno contable.

No incursiona con el mismo peso en todas las áreas o actividades de la

Entidad.

Papel forense no pro-activo.

L I M I T A N T E S:

La ampliación del enfoque

del Control Interno hacia los

aspectos administrativos

implica un cambio en la

filosofía de dirección y

administración de las empresas

y su fiscalización

CAMBIO DE VISIÓN

Fiabilidad de la información financiera.

Cumplimiento de las leyes y normativas aplicables.

Eficacia y eficiencia de las operaciones.

VISIÓN INTEGRADORA DEL CONTROL

Causa

CONTROL ADMINISTRATIVO

VS CONTROL CONTABLE

Control AdministrativoControl sobre la dirección superior

Control Administrativo

Control sobre la dirección superior

Control Administrativo

Control sobre la dirección superior

Control ContableControl Contable

Efecto

ESTADOS FINANCIEROS

EFICIENCIA Y EFICACIA OPERACIONES

CUMPLIMIENTO NORMATIVA LEGAL

BASE LEGISLATIVA ACTUAL

financierafinanciera

de auditoriade auditoria

Enfocada al Control bajo el enfoque Administrativo

y apoyada por normas aplicables a los

subsistemas contables

Enfocada al Control bajo el enfoque Administrativo

y apoyada por normas aplicables a los

subsistemas contables

Enfocada al Control Interno

Contable y Administrativo

Enfocada al Control Interno

Contable y Administrativo

Código de Ética

Reglamento Disciplinario

Programa de Lucha contra la Corrupción y el Delito

Convenio Colectivo de Trabajo

Presupuestos y Planes

Diseño de los Puestos de Trabajo

Requisitos para el Cargo

Análisis de Capacidad Real Demostrada

Manuales de Instrucciones y Procedimientos

Evaluaciones Periódicas por los Resultados del Trabajo

Planes de Capacitación Individual

Plan de Capacitación de la Entidad

Objeto Social

Objetivos Estratégicos y Funcionales

Actas de los Consejos de Dirección

Estructura Organizativa

Plantilla de Cargos

Políticas

HERRAMIENTAS DISPONIBLES PARA

APLICAR EL CONTROL

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CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO

debemos buscar

Ambiente de Control

Evaluación de Riesgos

Actividades de Control

Información y Comunicación

Supervisión o Monitoreo

Esencia de los problemas

Control: Administración Control: Administración PúblicaPública

• Transformaciones económicas, sociales y políticasTransformaciones económicas, sociales y políticas• Creciente demanda social por los servicios públicosCreciente demanda social por los servicios públicos• Clientelismo políticoClientelismo político• Desorganización (estructuras y normas obsoletas)Desorganización (estructuras y normas obsoletas)• Falta de transparencia de las acciones. (Presupuesto Falta de transparencia de las acciones. (Presupuesto

concebido como autorización para gastar)concebido como autorización para gastar)

Objetivo del cambio

• Ejecutar políticas con eficiencia y eficacia

• Lograr mayor responsabilidad del SP en el manejo de los recursos

• Lograr mayor transparencia de las acciones gubernamentales

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ADMINISTRACION PUBLICA. MARCO LEGAL

Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública(2004).

La Ley de Burós de Información Crediticia (2005).

La Ley de Control Constitucional (2000)Ley Orgánica de Servicio Civil y Carrera

Administrativa.Ley de Régimen Tributario Interno (2009)Ley Orgánica de Empresas Públicas(2009)

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Administración PúblicaMARCO LEGAL Ecuador

Ley Orgánica de Responsabilidad, Estabilización y Transparencia Fiscal (LOREYTF, 2002); y Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado (LOCGE, 2002).

La LOREYTF, establece la formulación de planes plurianuales y la planificación institucional anual, incluyendo el diseño e implantación de indicadores de gestión institucional y de desempeño, así como también la obligatoriedad de reportar de manera regular los resultados alcanzados por las instancias públicas correspondientes.

La LOCGE establece para la Contraloría General del Estado amplias facultades para examinar, verificar y evaluar el cumplimiento de los objetivos de la gestión pública.

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Del marco legal se deduce que son tres las entidades con

competencias relacionadas:

Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo (SENPLADES)

Ministerio de Economía y Finanzas (MEF)

Contraloría General del Estado (CGE).

52

EXITOS

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