9° conferencia fortalecimiento del sistema institucional de archivo del reniec - dr. lizardo...

FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA INSTITUCIONAL

DE ARCHIVO DEL RENIEC

Ponente: Lizardo Pasquel CobosAbogado Fedatario Informático

MARCO NORMATIVO LEGAL DE LA ARCHIVÍSTICA PERUANA

DECRETO LEY 19414 Y SU REGLAMENTO D.S. 022-75-ED

DEFENSA

CONSERVACIÓN PATRIMONIO DOCUMENTAL

INCREMENTO

LEY 25323 Y REGLAMENTODECRETO SUPREMO 008-92-JUS

. Nace el Ente Rector.

. Unifica Criterios Archivísticos.

. Uniformidad de las Normas y Procesos Técnicos.. Magnifica el Servicio como fin de la Archivística.

. Crea el Sistema Nacional de Archivos (SNA)

. AGN

. ARCH. REGIONALES

. ARCH. PÚBLICOS

. ARCH. NOTARIALES

. ARCH. PARROQUIALES

. OTROS

.SNA-01 Administración de Archivos.

.SNA-02 Organización Documental.

.SNA-03 Descripción Documental.

.SNA-04 Selección Documental.

.SNA-05 Conservación de Documentos.

.SNA-06 Servicios Archivísticos.

NORMAS GENERALES RJ 073-85-AGN/J

R.J.117-86-GN-J

.Aprueba Directiva Nº003-86-AGN-DGAI.Norma para la Formulación del Plan Anual de Archivos del Sector Público Nacional.

.Aprueba Directiva Nº004-AGN-DGAINorma para la Formulación del Programa de

Control de Documentos en los Archivos Administrativos del Sector Público Nacional.

.Aprueba Directiva Nº005-AGN-DGAINormas para la Transferencia de Documentos de

los Archivos Administrativos del Sector Público Nacional.

.Aprueba Directiva Nº006-AGN-DGAINormas para la Eliminación de Documentos de

los Archivos Administrativos del Sector Público Nacional.

.Aprueba Directiva Nº007-AGN-DGAINormas para la Conservación de Documentos de

los Archivos Administrativos del Sector Público Nacional.

RJ-173-86-AGN-J

RJ-153-92-AGN-J

Aprueba Directiva Nº001-92-AGN-DNDAAI Normas Complementarias para la Transferenciadel Acervo Documental en los Organismos Públicos, en proceso de Desactivación, Fusión y Privatización.

RJ-113-93-AGN-J

Aprueba Directiva Nº001-93-AGN-DNDAAI Norma para la Supervisión y Asesoramiento a los Archivos Integrantes del Sistema Nacional de Archivos.

RJ-159-97-AGN-J

• Aprueba El Plan de Prevención y Recuperación de Siniestros por Inundación en Archivos.

RJ-253-99-AGN-J

• Aprueba Directiva Nº001-99-AGN-DNDAAI Proceso de Regularización de Escrituras Públicas Irregulares, que se conservan en el AGN y Archivos Regionales.

1. D.L. 681 Y SU REGLAMENTO D.S.009-92-JUS Y MODIFICATORIAHabla sobre los procesos de Archivo y el uso de Tecnología de

Avanzada en Materia de Archivos de las Empresas y de las Entidades Públicas.

Habla sobre micro Archivos Empresariales organizados con las Tecnologías de las microformas, mediante procesos de

microfilmación por medios Fotoquímicos y Electrónicos.

Nace un nuevo profesional – Fedatario Informático.

Crea en el Ministerio de Justicia la Comisión de Fedatarios Informáticos.

Participa en la formación el Colegio de Abogados de Lima y el Colegio de Notarios.

NORMAS DE USO DE TECNOLOGÍA AVANZADAEN MATERIA DE ARCHIVOS

NORMAS COMPLEMETARIAS Y CONEXAS

Constitución Política Art. 21-Protección al Patrimonio Cultural.

Código Civil y Procesal Civil-Clases de documentos y Procesos Civiles (Art. de 233 al 261).

Código Penal y Procesal Penal-Tipifica los delitos de los procesos contra los bienes culturales (Art. del 266 al 157)

DL. 267 y DS. 005-90-PCM-Ley de Base de la Carrera Administrativa y Remuneraciones del Sector Público.

Tipifica las faltas y sanciones administrativas que cometen los servidores Públicos (Art. 28 inciso 1)

Normas de Control-Establece el periodo de Retención de los documentos Contables.

Ley Notarial-se refiere al Traslado de Fondos Notariales al AGN o Arch. Regionales al fallecer o cesar los Notarios.

Ley 28296 y Reglamento el DS 011-2006-ED-Ley General del Patrimonio Cultural y su Reglamento (Crea registro único de documentos vía informática a cargo del INC y Registro Obligatorio del Patrimonio Cultural a cargo del INC, AGN y la Biblioteca Nacional)

REGLAMENTO DE INFRACCIONES Y APLICACIÓN DE SANCIONES DEL SISTEMA

NACIONAL DE ARCHIVOS

Resolución Jefatural N° 442-2014-AGN/J

ANTERIOR: “Reglamento de Aplicación de Sanciones Administrativas por Infracciones en contra del Patrimonio Documental Archivístico y Cultural de la Nación” (RAS), aprobado por Resolución Jefatural N° 076-2008-AGN/J, del 14 de febrero de 2008.

ACTUAL: “Reglamento de Infracciones y Aplicación de Sanciones del Sistema Nacional de Archivos” (RIAS), aprobado por Resolución Jefatural N° 442-2014-AGN/J, de fecha 18 de diciembre de 2014.

OBJETIVOS Difundir ampliamente, entre los archiveros,

trabajadores y funcionarios el nuevo Reglamento de Infracciones y Aplicación de Sanciones (RIAS) del Archivo General de la Nación.

Fortalecer el Sistema Nacional de Archivos (SNA).

OBJETIVOS Salvaguardar el Patrimonio Documental y

Cultural de la nación.

Establecer e identificar las infracciones cometidas contra el Patrimonio Documental de la Nación (PDN), el Sistema Nacional de Archivos (SNA) y el Patrimonio Cultural de la Nación (PCN).

FINALIDADRegular el procedimiento administrativo sancionador por incumplimiento de la legislación y normatividad vigente del Sistema Nacional de Archivos (SNA).

ÁMBITO DE APLICACIÓN DEL RIAS

Sector Público Nacional.

Sector Privado Nacional (que posean documentos del Patrimonio Documental Nacional y Patrimonio Cultural Nacional.

POTESTAD SANCIONADORA

El Archivo General de la Nación (AGN) y los Archivos Regionales (AA.RR.) determinan y sancionan la Comisión de Infracciones Administrativas en el ámbito de su competencia y jurisdicción, sin perjuicio de las responsabilidades administrativas funcionales, civiles y penales que pudieran corresponder.

INFRACCIÓN

Es todo incumplimiento o transgresión, por acción u omisión de las normas que regulan el Patrimonio Documental Nacional, el Sistema Nacional de Archivos y el Patrimonio Cultural Nacional.

CLASIFICACIÓN DE LAS INFRACCIONES

Las infracciones son pasibles de sanción y se clasifican de la siguiente manera:

a) Leves.b) Graves

INFRACCIONES LEVES No establecer el Órgano de Administración de Archivos

en la entidad, con un nivel equivalente al de las unidades orgánicas de los distintos sistemas administrativos.

No organizar (implementar) el OAA, en áreas especializadas, de acuerdo con los procesos técnicos archivísticos.

No contar con una Comisión Consultiva (Comité Evaluador de Documentos) encargada de evaluar los documentos.

INFRACCIONES LEVES No elaborar y remitir el Cronograma Anual de

Documentos a Eliminarse, de acuerdo con las Directivas emitidas por el AGN.

No dotar al OAA y los Archivos Periféricos de locales apropiados, equipos, mobiliarios y materiales necesarios para la protección y conservación de los documentos.

No prestar servicios archivísticos de los documentos bajo la custodia del OAA y demás integrantes del sistema institucional.

INFRACCIONES LEVES Incumplir el desarrollo de la Organización de

documentos en la entidad.

No contar con personal capacitado para participar en el desarrollo de la Gestión Archivística de la Entidad.

No solicitar al AGN la eliminación de documentos al vencimiento de los periodos de retención establecidos en el Programa de Control de Documentos (PCD).

INFRACCIONES GRAVES Conservar en su poder documentos

generados en el ejercicio de sus funciones.

Dañar el PDN por negligencia, por acción u omisión deliberada.

Eliminar documentos sin observar las disposiciones legales vigentes.

INFRACCIONES GRAVES

Impedir u obstaculizar el servicio archivístico en el institución.

Extraer sin autorización documentos de los archivos conformantes del Sistema Nacional de Archivos.

SANCIÓN ADMINISTRATIVA Es la consecuencia jurídica punitiva (castigo), de

carácter administrativa, que se deriva de la verificación de una infracción por incumplimiento de las normas que regulan el SNA, el PDN y el PCN.

El cumplimiento de la sanción por el infractor no significa la convalidación de la situación irregular, ni lo exime de las responsabilidades administrativas, civiles y penales que pudieran corresponder.

TIPOS DE SANCIONES

El infractor será sancionado administrativamente, según la gravedad de la infracción cometida, con: Multa o Decomiso.

* Multa y/o decomiso

ESCALA DE SANCIONES PERSONAS NATURALES Y JURÍDICAS

INFRACCIÓN LEVE: Será sancionada con multa.

Escala: De 0.25 a 50 UIT

INFRACCIÓN GRAVE: Será sancionada con multa o decomiso.

Escala: Más de 50 a 1000 UIT

UIT = S/. 3,850.00 nuevos soles

REGLAMENTO DE INFRACCIONES Y APLICACIÓN DE SANCIONES DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

Resolución por eliminación documental sin autorización.

REGLAMENTO DE INFRACCIONES Y APLICACIÓN DE SANCIONES DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

Resolución por sustracción de documentos.

REGLAMENTO DE INFRACCIONES Y APLICACIÓN DE SANCIONES DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

Resolución por daños al Patrimonio Documental.

PROCESOS TÉCNICOS

ARCHIVÍSTICOS S.N.A. 01 Administración de Archivos S.N.A. 02 Organización de Documentos S.N.A. 03 Descripción Documental S.N.A. 04 Selección Documental S.N.A. 05 Conservación de Documentos S.N.A. 06 Servicios Archivísticos

SNA 01: ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

Conjunto de principios, métodos y procedimientos orientados a lograr una eficiente organización y funcionamiento de los archivos.

SNA 02: ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

Es un proceso archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de cada entidad.

Clasificación Ordenamiento

+

SNA 03: DESCRIPCIÓN DOCUMENTALEs un proceso archivístico que consiste en identificar,

analizar y determinar los caracteres externos e internos de los documentos con la finalidad de elaborar los auxiliares o instrumentos descriptivos.

Los auxiliares o instrumentos descriptivos son medios que permiten conocer, localizar y controlar los fondos documentales de cada entidad.

SNA 04: SELECCIÓN DOCUMENTALEs un proceso archivístico que consiste en identificar, analizar y evaluar todas las series documentales de cada entidad para predeterminar sus períodos de retención, en base a los cuales se formulará el Programa de Control de Documentos, para la transferencia y/o eliminación documental.

Proceso archivístico que consiste en el traslado de documentos de un archivo a otro, al vencimiento de los periodos de retención establecidos en el Programa de Control de Documentos (PCD).

TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

Proceso archivístico que consiste en la destrucción de documentos innecesarios, que aprueba y realiza el Archivo General de la Nación.

ELIMINACIÓN DOCUMENTAL

SNA 05: CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

Es un proceso archivístico que consiste en mantener la integridad física del soporte y del texto de los documentos de cada entidad a través de la implementación de medidas de preservación y restauración.

Conservación de documentos. Comprende las estrategias y técnicas específicas, relativas a la protección de los materiales tanto impresos como digitales, custodiados en archivos, bibliotecas, mediatecas, frente al deterioro, los daños y el abandono de los documentos. Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos.

PRINCIPALES FACTORES DE DETERIORO EN LOS FONDOS

DOCUMENTALESSe definen en 4 factores externos de deterioro:

Medio – Ambientales (temperatura, Humedad relativa, luz y radiación solar, contaminantes atmosféricos y polvo).

Bióticos (microorganismos, bacterias, hongos). Desastres (incendios, terremotos, inundaciones). Antropogénicos (Uso de clips, ganchos de

cosedora, ganchos de legajar y unidades de conservación (cajas y legajos)

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS DIGITALESPRINCIPALES PROBLEMAS

La información digital no ha sido pensada para su mantenimiento en el tiempo. Esto es, que a diferencia de los materiales tradicionales que se desaparece con el paso del tiempo, la información digital simplemente existe o no existe.

Las amenazas tales como l obsolescencia del hardware, el software, los formatos, el envejecimiento o deterioro físico de los soportes digitales, adicional a las amenazas dentro de cada organización, llevan la Conservación Digital a ser muy frágil y con altas posibilidades de pérdida de los datos.

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS DIGITALESPRINCIPALES PROBLEMAS

A causa de la rapidez de los cambios tecnológicos, el lapso de tiempo en que deben considerar los problemas de preservación y conservación de los documentos digitales se acorta considerablemente. El tiempo transcurrido entre la producción de los documentos y la necesidad de definir estrategias de preservación de los mismos es mucho más corto en el entorno electrónico que en el impreso.

SNA 06: SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS

Es un proceso que consiste en poner a disposición de los usuarios la documentación de cada entidad con fines de información.

Los servicios archivísticos son brindados en las modalidades de lectura, consulta, búsqueda, préstamo, expedición de copias. etc.

Los archivos de gestión y periféricos adecuarán la prestación de sus servicios a las normas establecidas por el Órgano de Administración de Archivos de la entidad.

Búsqueda de documentos.

Lectura de documentos.

Fotocopiado y escaneado de documentos.

IMPORTANCIA DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Beneficios para la gestión pública Reducción de costos. Mejora de la productividad. Ganar en espacio. Accesibilidad de la documentación. Mantiene la información personal más segura. Mejora el medio ambiente.

Recurso Humano Transparencia y Acceso a la Información

GRACIAS

“Ya que sin archivo, no hay memoria,

un país sin memoria es igual que un individuo con alzhaimer,

no sabe de donde viene ni a donde va…”