6 asignar materia, etiquetado, cuadro de clasificacion

Asignar materia, Etiquetado, Cuadro de clasificacion6

Titulo del Curso: Software “Herramienta de Documentalista” Su uso para profesionales de la informacion

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TEMARIO

1 Instalacion y personalizacion del software2 Alta, baja y modificacion de un documento (registro)3 Recolectar RSS, lector de feed4 Recolectar enlaces, captura masiva de documentos en internet5 Definicion de la Tabla de materias y del Cuadro de clasificacion6 Asignar materia, Etiquetado, Cuadro de clasificacion7 Importar imagenes de un disco, extraer metadatos8 Importar documentos de un disco, extraer metadatos9 Metadatos y Recuperacion de la informacion10 Difusion de la informacion, Generar informes11 Gestion de necesidades de informacion, calcular relevancia y pertinencia.

DESCRIPCION Y OBJETIVOS DE ESTE TEMA

Introduccion al “Organizador”, el motivo de esta introduccion, es que el “Organizador” va a ser utilizado cuando queramos recuperar los documentos a los que asignemos materias o a un cuadro de clasificacion.

Asignar una Materia a uno o multiples documentos.

Etiquetado de un documento.

Asignar un documento a un codigo del Cuadro de Clasificacion, seleccionar varios documentos y asignarlos a un codigo del Cuadro de Clasificacion

Entrevistando a un miliciano en las trincheras, España 1937

Recordando las dos diferencias fundamenales entre tabla de MATERIAS y CUADRO DE CLASIFICACION y comparacion con el etiquetado libre

Un documento, volumen o expediente solo puede pertenecer a un solo codigo del cuadro de clasificacion

Un documento puede pertenecer a una o varias materias12

El cuadro de clasificacion tiene una organzacion jerarquica

Las materias son una lista sin jerarquia, aunque conceptualmente puedan establecerse relaciones de pertenencia. Pero ya estarimos aproximandonos al concepto de tasauro

3Una etiqueta es una palabra o varias que se asignan a un documento

Un documento puede tener asignadas varias etiquetas, Una etiqueta puede estar asignada a varios documentos

Las etiquetas se eligen libremente y describen un aspecto del documento

Introduccion al “Organizador”A continuacion veremos someramente las diferentes

maneras de presentar la informacion con el organizador.

Aunque en este Tema 6, solo utilizaremos Materia y Cuadro de Clasificacion

Entrevistando a un miliciano en las trincheras, España 1937

Desde el menu principal elegimos la opcion Organizador

Entrevistando a un miliciano en las trincheras, España 1937

Diferentes formas de ver los documentos de forma organizada, en las siguientes diapositivas se muestra un ejemplo de las 7 opciones de este menu.

1) Ver todos los documentos: Muestra la pantalla principal de control, con todos los documentos, incluyendo todas las tipologias, formatos etc...

Este numero indica el total de documentos recogidos en nuestra base de datos, en este ejemplo 43.316

Entrevistando a un miliciano en las trincheras, España 1937

2) Tesauro / Documentos

Esquema modelo deTesauro Jerarquizado

Documentos que pertenecen al descriptor

Historia del Siglo XX

3) Materia / Documentos

Lista de materias, donde hemos seleccionado la materia

Agentes Inteligentes

Documentos que pertenecena la materia

Agentes Inteligentes

Documento con copia en el directorio de

preservacion

Entrevistando a un miliciano en las trincheras, España 1937

4) Presentacion / Documentos

Al señalar la presentacion Blog, a la derecha nos aparecen los

Blogs almacenados en nuestra base de datos,

en este ejemplo 2.013Presentaciones

definidas

Entrevistando a un miliciano en las trincheras, España 1937

5) Cuadro de Clasificacion / Expedientes / Volumenes / Documentos

Cuadro de Clasificacion

Nota: Este cuadro es solo un ejemplo, no sigue ninguna

clasificacion funcional ni organica

Documentos pertenecientes al codigo seleccionado 3.1 Prensa Historica

Entrevistando a un miliciano en las trincheras, España 1937

6) Necesidad de Informacion / Documentos

Necesidades de InformacionDocumentos que satisfacen nuestra necesidad concreta de

informacion sobre “Interactive Brand Strategy”, con los valores de pertinencia y relevancia según las claves que

pueden verse definidas en la pagina siguiente

Entrevistando a un miliciano en las trincheras, España 1937

6.1) Necesidad de Informacion / Documentos Formulario de Definicion de Claves y ecuaciones de busqueda

Este peso se asigna por el documentalista y sirve para calcular la pertinencia y relevancia de un documento para una Necesidad de Informacion determinada

Entrevistando a un miliciano en las trincheras, España 1937

7) Pertenencia / Documentos

Web CSC Universidad de Vigohttp://www.csc.uvigo.es

Dos documentos cuya URL comienza

por http://www.csc.uvigo.es

7.2 ) Pertenencia / Documento. Editando un documento (Pestaña relaciones

El documento http://www.csc.uvigo.es/Espazo_europeo/Graos/GRAO_Publi.pdf

pertenece a http://www.csc.uvigo.es

Asignando materias

Para asignar materias seleccionamos las casillas de verificacion de los documentos

Pulsamos en el icono Procesos

Elegimos la opcion Asignar una materia manualmente

Aparece una lista con las materias definidas, seleccionamos una, en este ejemplo Bibliotecas y pulsamos Selec

En el organizador Materias / Documentos podremos ver los documentos asignados a Bibliotecas , mas todos los que ya tenian asignada esa materia.

Asignando un documento a un Cuadro de Clasificacion

Para asignar mata un cuadro de clasificacion se sigue el mismo metodo, que para asignar materia. Seleccionamos las casillas de verificacion de los documentos

Pulsamos en el icono Procesos

Elegimos la opcion Asignar a Cuadro de Clasificacion

En la lista del Cuadro de Clasificacion, elegimos el codigo, en este caso habriamos elegido Juzgados especiales y pulsamos en Selec.

Los documentos seleccionados apareceran asignados al Codigo elegido 1.1.6 Juzgados Especiales. Tambien pueden verse los documentos en el organizador que pertenecen a ese Codigo en el Organizador.

Asignando una Etiqueta a un documento

En el formulario de modificacion de un documento, en la pestaña Conceptos podemos añadir nuestras etiquetas al margen de las que el propio programa extrae, debemos cumplimentar el campo propiedad y valor

El campo propiedad permite introducir libremente cualquier propiedad como Tag, Aspectus (*) , Hora, Autor... y el campo valor cualquier valor asociado.

(*) Aspectus: Tiene el mismo significado que Tag

Pulsamos Añadir Concepto -> y la propiedad y valor quedan registradas para ese documento

“¿Que criterios seguimos cuando seleccionamos un elemento de un conjunto aparentemente homogeneo?"

Jose Molina y MartelIntroduccion a las

Matematicas 1962

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