5 elementos claves para el éxito en la implementación de gestión documental

5 elementos claves para tener éxito

en la implementación de una solución de

gestión documental

1. Identifique Sponsor

Gerencia responsable por la definición del alcance y objetivos del proyecto así como impulsar la ejecución del proyecto

2. Definir expectativas claras y medibles

Plazo de implementaciónObjetivos de reducción de costosObjetivos de mejora de productividadObjetivos de tiempos de respuestaPresupuesto disponible para el proyecto

3. Definir un plan de implementación

LevantamientoAnálisisDiseñoInstalaciónCapacitación Puesta en marcha Soporte a usuariosIdentificación de mejoras

4. Definir el modelo de gestión documental

Tipos de documentosMetadatos de los documentosPermisos de acceso (lectura, escritura) a los documentosCiclo de vida de los documentos (archivado, eliminación, …)Reglas de versionamiento de documentosNotificaciones a usuarios (al crear, modificar o eliminar documentos)Flujos de aprobación o revisión de documentosElementos complementarios (digitalización, firma electrónica, etc)

5. Capacitar extensamente a los usuarios

Entrenamiento individual o grupalSoporte a usuariosAyuda en líneaGestión y asignación de casos de soporteManual de preguntas frecuentes

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Intellego mantiene alianzas estratégicas con los principales proveedores de soluciones y tecnologías TI, entre los que destacan Oracle, SAP e IBM, con consultores certificados en estas plataformas tecnológicas, lo que nos permite capitalizar nuestro conocimiento y experiencia de industria Lo anterior, nos posiciona como una empresa agnóstica a la tecnología, manteniendo un enfoque independiente basado en las necesidades de negocio y estrategias de nuestros clientes.

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