14183 implantación sap ps carat+pptp - osakidetza · la gestión del proyecto (5 puntos) 4....
Post on 24-Sep-2018
226 Views
Preview:
TRANSCRIPT
CARÁTULA DEL PLIEGO PARA LA CONTRATACIÓN DE LA INTEGRACIÓN DE LA GESTIÓN
ECONÓMICA DE LAS OBRAS DE ETS EN EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN SAP
MEDIANTE LA IMPLANTACIÓN DEL MÓDULO PS
1. OBJETO DEL CONTRATO:
Integración de la gestión económica de las obras de ETS en el sistema integrado de gestión
SAP mediante la implantación de PS
2. ORGANO DE CONTRATACIÓN:
Euskal Trenbide Sarea (ETS)
3. EXISTENCIA DE LOTES:
NO
4. PRESUPUESTO DEL CONTRATO:
DOSCIENTOS NOVENTA MIL (290.000,00€) EUROS
5. PLAZO MÁXIMO DE EJECUCIÓN:
• Implantación 8 meses
• Mantenimiento 2 meses a partir de la fecha de implantación
6. PRÓRROGA DEL CONTRATO:
No procede.
7. ABONOS A CUENTA:
No se contemplan.
8. REVISIÓN DE PRECIOS:
No procede.
9. GARANTÍAS PROVISIONALES:
No se contemplan.
10. GARANTÍA DEFINITIVA.
5% del Presupuesto del Contrato.
11. LUGAR DE PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS:
Euskal Trenbide Sarea (ETS)
Calle San Vicente, 8 – Edificio Albia I - 14º
48001 – BILBAO
12. CRITERIOS DE ADJUDICACIÓN Y SU PONDERACIÓN:
CRITERIOS OBJETIVOS
1. Oferta Económica (Valoración entre 0 y 50):
Se valorará este aspecto con el criterio de otorgar los puntos resultantes de la aplicación
de las siguientes fórmulas:
• PL = Presupuesto de Licitación
• OB = Oferta más baja
• OM = Media aritmética de las ofertas
• PR = Presupuesto de la oferta
Si el presupuesto de la oferta es mayor o igual a la Media Aritmética de las ofertas
recibidas:
Si el presupuesto de la oferta es menor que la Media Aritmética de las ofertas recibidas:
OMPL
PRPLx
−−
40
OBOM
PROMx
−−+1040
Se considerarán, en principio, desproporcionadas o temerarias las ofertas que se
encuentren en los siguientes supuestos:
1. Cuando, concurriendo un solo licitador, sea inferior al presupuesto base de licitación en
más de 25 unidades porcentuales.
2. Cuando concurran dos licitadores, la que sea inferior en más de 20 unidades
porcentuales a la otra oferta.
3. Cuando concurran tres licitadores, las que sean inferiores en más de 10 unidades
porcentuales a la media aritmética de las ofertas presentadas. No obstante, se excluirá
para el cómputo de dicha media la oferta de cuantía más elevada cuando sea superior en
más de 10 unidades porcentuales a dicha media. En cualquier caso, se considerará
desproporcionada la baja superior a 25 unidades porcentuales.
4. Cuando concurran cuatro o más licitadores, las que sean inferiores en más de 10
unidades porcentuales a la media aritmética de las ofertas presentadas. No obstante, si
entre ellas existen ofertas que sean superiores a dicha media en más de 10 unidades
porcentuales, se procederá al cálculo de una nueva media sólo con las ofertas que no se
encuentren en el supuesto indicado. En todo caso, si el número de las restantes ofertas es
inferior a tres, la nueva media se calculará sobre las tres ofertas de menor cuantía.
2. Mejora de los requisitos de Solvencia (Valoración entre 0 y 10):
Se valorará de forma lineal la mejora del requisito de solvencia: contar con al menos 1
certificado en la que se hayan realizado trabajos de diseño, construcción e
implantación de SAP PS en empresas del sector ferroviario, sector público y/o de
construcción en los últimos 5 años por un importe total superior a 100.000,00 euros.
CRITERIOS SUBJETIVOS
3. Valoración de la Oferta Técnica (Valoración entre 0 y 30):
• Se analizará la adecuación de la solución propuesta, teniendo en cuenta la
coherencia técnica y racionalidad de los trabajos previstos y el planteamiento
propuesto para aquellas nuevas funcionalidades a implantar (15 puntos)
• Se analizará la integración de la solución propuesta con las funcionalidades ya
implantadas tanto en otros módulos de SAP como en aplicaciones externas (10
puntos)
• Se valorará la metodología a aplicar en la ejecución de los trabajos propuestos y en
la gestión del proyecto (5 puntos)
4. Mejoras al pliego de condiciones (Valoración entre 0 y 10)
Las mejoras técnicas introducidas en la propuesta técnica, serán valoradas en su
conjunto hasta un máximo de 10 puntos
13. GASTOS DE ANUNCIO:
A cargo del adjudicatario.
14. DERECHOS Y OBLIGACIONES ESPECÍFICAS DEL CONTRATO:
Este contrato se halla sujeto al régimen de doble oficialidad lingüística establecido por el
Estatuto de Autonomía del País Vasco en su artículo 6º y regulado por la Ley 10/1982, de
24 de noviembre, básica de normalización del uso del euskera, y por la normativa que la
desarrolla.
El uso de ambas lenguas oficiales constituye una condición de ejecución del contrato y de
su incumplimiento se derivan las consecuencias previstas con carácter general para el
incumplimiento de cualquiera de las cláusulas de este contrato.
CONTRATACIÓN DE LA INTEGRACIÓN DE LA GESTIÓN ECONÓMICA DE LAS OBRAS DE ETS EN EL SISTEMA
INTEGRADO DE GESTIÓN SAP MEDIANTE LA IMPLANTACIÓN DEL MÓDULO PS
PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARTICULARES
PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARTICULARES
ÍNDICE
1.- OBJETO DEL PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARTICULARES
2.- RELACIONES ENTRE ETS Y EL CONTRATISTA. DEFINICIONES
3.- ANTECEDENTES
4.- DESCRIPCIÓN DE LOS TRABAJOS
5.- CONTENIDO DE LA OFERTA
6.- REQUISITOS DE SOLVENCIA TÉCNICA
7.- PLAZO DE EJECUCIÓN DE LOS TRABAJOS
8.- PRECIOS DEL CONTRATO
9.- VALORACIÓN Y ABONO DE LOS TRABAJOS REALIZADOS
10.- PRECIOS UNITARIOS
11.- PRESUPUESTO DEL CONTRATO
12.- FORMA DE ADJUDICACIÓN
ANEJOS
Nº 1 Modelo de proposición económica
Nº 2 Descripción de los procesos actuales de gestión de obras
Nº 3 Modelo de Certificación
1.- OBJETO DEL PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARTICULARES
El objeto de este pliego es el de establecer las condiciones de contratación de la integración de
la gestión económica de las obras de ETS en el sistema integrado de gestión SAP mediante la
implantación de PS.
2.- RELACIONES ENTRE ETS Y EL CONTRATISTA. DEFINICIONES
A los efectos de fijar las relaciones contractuales se definen las siguientes figuras jurídicas:
- PROPIEDAD.- Euskal Trenbide Sarea, Ente Público del Gobierno Vasco.
- RESPONSABLE DEL CONTRATO.- Euskal Trenbide Sarea designará un Responsable del
Contrato, bajo la supervisión del Director de Recursos Financieros y Sistemas de
Información de ETS. El Responsable del Contrato podrá rodearse del equipo técnico
necesario que le asesorará y en su caso podrá actuar por delegación del mismo.
- CONTRATISTA.- Concursante Adjudicatario, persona natural o jurídica que adquirirá esa
condición a la firma del Contrato.
- DELEGADO DEL CONTRATISTA.- Técnico designado por el Contratista para hacerse cargo
de la coordinación técnica de los trabajos y representar a éste frente a ETS. Todo el equipo
del Contratista dependerá del Delegado quien informará directamente y cuantas veces sea
requerido al Responsable del Contrato.
3.- ANTECEDENTES
Euskal Trenbide Sarea, ETS, es un ente público del Gobierno Vasco, cuyo principal objeto es la
construcción, conservación, gestión y administración de las infraestructuras ferroviarias
dependientes de la Comunidad Autónoma Vasca.
Los sistemas integrados de gestión empresarial de ETS están basados en el ERP SAP R/3,
implementado en fases sucesivas desde el año 2006.
El mapa actual de sistemas SAP en Euskal Trenbide Sarea comprende:
• Módulos de SAP R/3 implantados en el sistema de gestión: FI/CO/IM/AF/FM, MM, PM y HR
� GexAP: solución desarrollada en el entorno SAP para gestión de expedientes
� Informes en SAP Business Warehouse
Teniendo en cuenta la actividad del ente, ETS gestiona un gran número de obras, tanto obras
propias (obras que se realizan en la red propia) u obras encomendadas por terceros. La
gestión económica de estas obras se lleva fuera de SAP, en sistemas monopuesto.
Debido a las carencias que tiene un sistema monopuesto como el que hemos comentado, en el
año 2012 se elaboró un diseño funcional para la implantación del módulo de PS de SAP R/3 ,
de cara a poder estandarizar e integrar un control económico de las obras. La adecuación de
ese diseño funcional, desarrollo e implantación de dicho diseño es el objeto de la presente
contratación.
4.- DESCRIPCIÓN DE LOS TRABAJOS
El alcance de este proyecto se divide las tareas asociadas a los procesos en cuestión:
• Adecuación del Diseño funcional
• Preparación del entorno
• Implantación de la nueva aplicación e Integración con el resto de aplicaciones
• Validación de los usuarios
• Validación técnica
• Formación de los usuarios
• Formación a los mantenedores de la aplicación (funcional y técnica)
• Paso a producción
• Mantenimiento
4.1. Adecuación del diseño funcional
El Consultor deberá realizar un estudio exhaustivo de todos los procesos de administración y
gestión económica de obras civiles y de instalaciones de ETS, partiendo de la descripción que
se ofrece en el Anejo 2, y adaptar estos procesos e implementarlos en el entorno SAP.
Los trabajos de esta fase se realizarán en las oficinas centrales de ETS en Bilbao.
Sin ánimo de exhaustividad, los trabajos a realizar serán los siguientes:
Reingeniería de procesos
En esta fase se ha de llevar a cabo el análisis, revisión y mejora de los actuales procesos de
gestión económica de obras civiles y de instalaciones de ETS.
La reingeniería de procesos deberá realizarse teniendo presentes los siguientes criterios:
� Análisis desde una perspectiva de negocio
� Optimización de los recursos técnicos y humanos disponibles para la gestión de los
proyectos
� Preparar su adaptación a la herramienta SAP PS
� Disponibilidad permanente de la información necesaria para la toma de decisiones
Adaptación de los procesos a SAP PS
Una vez cerrado el mapa de procesos, se deberá estudiar la mejor forma de adaptar los
mismos a la plataforma SAP PS.
En aquellos casos en que el módulo estándar de SAP PS no cubra las necesidades requeridas
por los procesos, se analizará la mejor solución para los mismos (desarrollos en ABAP…).
Se deberá tener en cuenta en este paso la integración con el resto de procesos (contabilidad,
compras, contrataciones, etc.), así como con las aplicaciones actualmente en uso para la
gestión de las obras (SISPRE).
Diseño funcional
El objetivo de esta fase es la obtención del diseño funcional de la aplicación, que deberá dar
cobertura suficiente a los procesos definidos en las dos fases anteriores.
4.2. Preparación del entorno
Esta tarea implica la preparación del entorno tecnológico para comenzar el desarrollo de la
nueva aplicación. Esto incluye la descarga y aplicación de los componentes necesarios para
comenzar la implantación de la nueva aplicación.
El desarrollo de esta aplicación se realizará en un entorno de desarrollo dedicado
exclusivamente para la implantación de este módulo que será una copia de nuestro entorno
actual.
4.3. Desarrollo de la nueva aplicación e integración con el resto de aplicaciones
El desarrollo de la aplicación deberá cumplir el diseño funcional que se apruebe durante la
primera fase del contrato.
La empresa adjudicataria realizará el desarrollo de la aplicación en sus oficinas pudiendo tener
que desplazarse a las oficinas de ETS cuando los trabajos lo requieran.
La implantación del módulo de PS deberá estar totalmente integrada con el resto de módulos
ya existentes de SAP R/3 en ETS tal y como se describe en el anejo Nº2. Además, la
implantación se realizará en el mismo entorno y mandante en el que se encuentran
implantados el resto de módulos existentes.
Los módulos que actualmente existen en SAP R/3 son:
• FI: Finanzas
• AA: Activos fijos
• CO: Controlling
• IM: Gestión de inversiones
• FM: Control presupuestario
• MM : Compras
• HR: Recursos humanos
• GEXAP: solución desarrollada en el entorno SAP para gestión de expedientes de
contratación
Además, también se deberán realizar varias interfases con el programa de gestión de
proyectos que se utilizan actualmente: SISPRE.
4.4. Validación de los usuarios
La validación de la aplicación se realizará sobre el entorno de desarrollo. Los usuarios y
usuarias trabajarán en dicho entorno para realizar las pruebas necesarias.
Durante dicho periodo, se realizarán sucesivas demostraciones y sesiones de formación a los
usuarios y se requerirá el cumplimiento del diseño funcional existente.
4.5. Preparación final
Una vez validado el desarrollo, en esta fase se realiza la preparación final del sistema,
incluyendo las pruebas técnicas y la realización de paralelos con los procesos en las
aplicaciones de gestión que van a ser sustituidas.
Asimismo, se deberá contemplar la migración de los datos contenidos en los sistemas
actuales. La migración de datos afectará únicamente a las obras que se encuentren vigentes
en el momento de la preparación final del sistema.
Esta fase culminará con la redacción y aprobación del plan de puesta en producción y la
formación a usuarios y usuarias.
También habrá que entregar una primera versión de toda la documentación técnica y funcional
que se haya generado durante el proyecto. Dentro de esta estará:
• Manuales de parametrización
• Diseños técnicos
• Manuales de usuarios
4.6. Formación a los usuarios
La formación a los usuarios se realiza durante todo el desarrollo del proyecto. Se trata de
formación presencial y se organizará por perfiles de aplicación.
4.7. Migración y puesta en producción
En esta fase se ejecutará plan de puesta en producción, incluyendo la migración de los datos y
el soporte a los usuarios y usuarias.
4.8. Cierre proyecto
Una vez verificada la correcta finalización de la puesta en producción, se procederá al cierre
formal del proyecto.
4.9. Mantenimiento
Durante dos meses tras el cierre formal del proyecto, el Consultor se encargará del
mantenimiento de la herramienta y el soporte a las incidencias.
4.10. Equipo del Proyecto
El quipo deberá contar con:
• Jefe de proyecto
• Consultor(es) SAP PS/IM/MM
• Consultor BW
• Programador ABAP
Los consultores PS/IM/MM serán los encargados de definir e implementar el módulo de gestión
de proyectos y la integración con el resto de módulos que se definen en el Anejo 2.
El consultor de BW será el encargado de diseñar los extractores, infocubos de BW, obtener los
informes de gestión con BI y publicarlos en el portal.
El Técnico de Sistemas será el encargado, junto con el personal de ETS, de preparar los
entornos de desarrollo, test y productivo y los transportes entre los mismos.
El programador será el encargado de elaborar los desarrollos que sean necesarios. Los
principales desarrollos de programación detectados son:
• Interfase con SISPRE.
• Gestión de Anticipos.
• Fórmulas de revisión de precios.
• Cálculo de la certificación en SAP.
5.- CONTENIDO DE LA OFERTA
La oferta deberá incluir como mínimo:
• Descripción de la solución propuesta para dar cumplimiento a los requisitos del Pliego
• Integración de la solución propuesta con las funcionalidades ya implantadas tanto en otros
módulos de SAP como en aplicaciones externas
• Metodología a emplear para la ejecución de las tareas objeto del Contrato
• Descripción del equipo técnico participante en el contrato y Currículum Vitae de los técnicos
que vayan a intervenir
• Acreditación de los requisitos de solvencia exigidos en el punto 6 de este Pliego
6.- REQUISITOS DE SOLVENCIA TÉCNICA
CERTIFICACIONES DEL OFERENTE
a) CERTIFICACIÓN SAP
Acreditación de la empresa certificada por SAP como SAP Service Partner.
b) EXPERIENCIA EN PROYECTOS SIMILARES
Contar con al menos 4 certificados en la que se hayan realizado trabajos de diseño,
construcción e implantación de PS de SAP en los últimos 10 años por un importe total superior
a 100.000 euros
c) EXPERIENCIA EN EL SECTOR
Contar con al menos 1 certificado en la que se hayan realizado trabajos de diseño,
construcción e implantación de SAP PS en empresas del sector ferroviario, sector público y/o
de construcción en los últimos 5 años por un importe total superior a 100.000,00 euros
d) CERTIFICACIONES DEL EQUIPO PROPUESTO
El Project Manager asignado al proyecto deberá contar con la certificación Project Manager
Professional por el Project Manager Institute.
Se valorará que los consultores asignados al proyecto estén en disposición de certificaciones
SAP en los módulos relacionados con la solución requerida.
Todos los certificados deben ser originales o copias autentificadas
7.- PLAZO DE EJECUCIÓN DE LOS TRABAJOS
El plazo de ejecución de los trabajos es el incluido en los apartados 5 y 6 de la carátula.
8.- PRECIOS DEL CONTRATO
Los concursantes fijaran los precios unitarios que se detallen en el punto 9, que serán de
aplicación para su abono en las correspondientes certificaciones mensuales, no sufriendo
variación por concepto alguno.
9.- VALORACIÓN Y ABONO DE LOS TRABAJOS REALIZADOS
La valoración y abono de los trabajos realizados por el Consultor se efectuará por
certificaciones en función de los avances de los trabajos.
10.- PRECIOS UNITARIOS
Los precios a ofertar serán los siguientes:
Importe diario:
• Jefe de proyecto
• Consultor Senior SAP PS/IM/MM
• Consultor SAP PS
• Consultor BW
• Programador ABAP
Serán por cuenta del Adjudicatario los gastos de todo tipo que se originen en relación con los
trabajos objeto de esta oferta.
ETS podrá exigir al Adjudicatario las correspondientes homologaciones del personal que
intervenga en los trabajos que se les encomienda, avalados por titulación o experiencia, con el
fin de que su abono corresponda con la categoría ofertada o demandada.
11.- PRESUPUESTO DEL CONTRATO
El presupuesto máximo de licitación del presente Concurso es el indicado en el apartado 4 de
la carátula del pliego. Cada ofertante calculará el Presupuesto de la Prestación de Servicios
aplicando los precios detallados en el punto 10 a la siguiente tabla:
MEDICIÓN DESCRIPCION DE LA UNIDAD PRECIO UNIT.
PRECIO TOTAL
40 jornadas Jefe Proyecto
100 jornadas Consultor Senior PS / IM / MM
200 jornadas Consultor Junior PS / IM / MM
75 jornadas Consultor BW
100 jornadas Analista programador ABAP
20 jornadas Técnico de sistemas
TOTAL (IVA excluido)
El Presupuesto resultante será reflejado por el ofertante en la Proposición Económica (Anexo
1) y tendrá el carácter de Presupuesto Máximo del Contrato. A efectos de homogeneización de
ofertas será el que se valore de acuerdo con el punto 12.1 de la carátula.
Los ofertantes, de acuerdo con el punto 6 del Pliego, podrán ofertar otra distribución de los
trabajos, siempre que el importe total de la misma no supere el Presupuesto Máximo de
Licitación. Si el importe total de dicha distribución resulta menor que la obtenida de aplicar la
tabla adjunta, será valorada como una mejora.
12.- FORMA DE ADJUDICACIÓN
La adjudicación del Contrato se efectuará bajo la modalidad de Concurso, y recaerá en la
propuesta más ventajosa en conjunto, económica y técnicamente, de acuerdo con los criterios
fijados en el apartado 12 de la carátula del presente pliego.
ANEJO Nº 1
MODELO DE PROPOSICIÓN ECONÓMICA
ANEJO Nº 1
MODELO DE PROPOSICIÓN ECONÓMICA
D. ......................................................................................................., con domicilio
en........................................, calle, ............................................... y provisto de D.N.I.
.................................... en nombre propio (o en representación) de la empresa
.......................................................................... con domicilio en ........... calle
.........................................................................., C.I.F. .................................... y teléfono
de contacto ...........
DECLARO
1. Que conozco el Pliego de Condiciones que debe regir el contrato de Integración de la
gestión económica de las obras de ETS en el sistema integrado de gestión SAP
mediante la implantación de PS, que expresamente asumo y acato en su totalidad.
2. Que, en relación con los trabajos objeto de la presente oferta, me comprometo a su
realización por un Presupuesto (IVA excluido) de (en letra y en cifra)
.................................................... euros
En el precio mencionado deben entenderse todos los conceptos, incluyendo los impuestos (IVA
excluido), gastos, tasas y arbitrios de cualquier esfera fiscal así como el beneficio industrial del
Contratista.
En ........................., a ................... de .......................... de 2015
Fdo.:
D.N.I.
ANEJO Nº 2
Descripción de los trabajos a realizar en la Integración de la gestión económica de las
obras de ETS en el sistema integrado de gestión SAP mediante la implantación de PS -
1. OBJETIVOS
El objetivo del presente anejo consiste en definir el escenario funcional y tecnológico para
dotar a Euskal Trenbide Sarea (ETS) de un Sistema Integral de Gestión Económica de las
Obras y su integración con los módulos de gestión presupuestaría y gestión de contrataciones
integrados en el sistema de información actual de ETS.
2. ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL Y PROPUESTAS DE MEJORA
2.1. COMPETENCIAS Y ESTRUCTURA DE ETS
Las competencias de ETS se refieren a la construcción, explotación y mantenimiento de las
infraestructuras ferroviarias en el ámbito de la Comunidad Autónoma del País Vasco. Estas
competencias abarcan tanto el transporte ferroviario, como el transporte de cercanías, metro y
tranvías.
Su organigrama actual se compone de una Dirección general de la que dependen a grandes
rasgos, la Secretaría General, la Dirección Técnica, la Dirección de Construcción y la Dirección
de Explotaciones.
• DIRECCIÓN GENERAL
�o DIR. CONSTRUCCIÓN
� CONSTRUCCIÓN
� PROYECTOS ESTRATÉGICOS
�o DIR. PLANIFICACIÓN Y PROYECTOS
� ESTUDIOS Y PROYECTOS
�o DIR. OPERACIONES
� INSTALACIONES
� EXPLOTACIÓN
� OPERACIONES
� SEGURIDAD
�o SECRETARÍA GENERAL
� DIR. FINANCIERA Y SISTEMAS
� RRHH
� ….
�o DIR. COMUNICACIÓN
�o CALIDAD Y MEDIOAMBIENTE
Los procesos de negocio a revisar se centrarán en el ámbito de las direcciones de construcción
e instalaciones.
Con formato: Justificado, Sangría:Sangría francesa: 0,52 cm, EspacioAntes: Automático, Después: Automático, Interlineado: 1,5 líneas,Con viñetas + Nivel: 1 + Alineación: 0,63 cm + Sangría: 1,27 cm
Con formato: Justificado, EspacioAntes: Automático, Después: Automático, Interlineado: 1,5 líneas,Con viñetas + Nivel: 3 + Alineación: 3,17 cm + Sangría: 3,81 cm
2.2. TIPOS DE ACTUACIONES Y CONTRATOS
Los grandes tipos de actuaciones son:
• Ferrocarriles: actuaciones en el ferrocarril de Bilbao-Donosti, línea del Txorierri y línea de
Urdaibai
• Tranvías: Bilbao y Gasteiz
• Metro Bilbao. Las líneas 1 y 2 ya están acabadas. Línea 3 en construcción. Previstas las
líneas 4 y 5.
• Proyectos estratégicos: Alta Velocidad Vasca (Y Vasca).
Atendiendo a la financiación existen dos grandes tipos de obras:
Inversión propia: son obras en las que todo el proceso de planificación, licitación,
contratación, ejecución y pago lo realiza ETS y que a su finalización se convierten en activos
de la empresa que tiene que gestionar y mantener.
Gestión de obras para terceros: ETS recibe encomiendas del Gobierno Vasco u otros
organismos para la gestión de proyectos y obras (ejemplo Metro de Bilbao). El contrato de la
obra es con el tercero, los pagos los asume el tercero y a su finalización no pasa a ser un
activo de ETS.
El tratamiento de ambos tipos de obras es el mismo, salvo las diferencias en cuanto al
programa de inversiones, pagos y a su tratamiento como activos. En las obras encomendadas
la labor material del proceso de licitación y adjudicación se realiza en ETS, aunque los
documentos se generen con el membrete del Gobierno, las Mesas de Contratación no sean las
de ETS y el contrato se firme entre el contratista y el tercero.
El sistema de información debe contemplar la gestión de estos dos tipos de obras.
Las actuaciones de ETS suelen constar de un Obra Civil e Instalaciones, por lo que hay que
gestionar la licitación, contratación y ejecución de la Obra Civil y la/s Obras/s de Instalaciones.
Otros contratos relacionados con los proyectos y obras son las Asistencias a la Dirección de
Obra. Estos contratos pueden ser específicos para una obra o incluir varias obras.
Por último se deben citar los contratos de expropiaciones que ETS gestiona a través de una AT
como apoyo al Gobierno Vasco, que es quién posee la capacidad legal de expropiar.
Resumiendo, los principales tipos de contratos relacionados con Proyectos y Obras que se van
a analizar son:
-• Obra Civil.
-• Obra de Instalaciones.
-• Asistencias de Dirección de Obra.
Desde el punto de vista del seguimiento de la licitación, adjudicación y ejecución los contratos
anteriores se pueden clasificar en dos grandes grupos:
-• Asistencias Técnicas.
• Obras.
2.3. SISTEMAS DE INFORMACIÓN
- El sistema de información actual se basa en SAP ERP 6.0 con las siguientes
funcionalidades:
-• Finanzas, Controlling, Activos Fijos y Tesorería.
-• Recursos Humanos.
-• Gestión de Expedientes (GEXAP), solución certificada desarrollada en el entorno SAP para
gestión de expedientes.
-• Compras.
-• Gestión de Inversiones (IM) para el seguimiento del presupuesto.
-• Histórico gestión de incidencias y Mantenimiento (PM).
-• BW para la generación de informes de gestión. Bw 7.0 (Migración 2015).
-• Portal SAP Netweaver 7.0 (Migración 2015).
Como aplicaciones periféricas sólo se ha detectado la necesidad de una interfase con SISPRE.
SISPRE es una aplicación para la elaboración del presupuesto y el seguimiento de la ejecución
de obras. En la actualidad SISPRE está instalada como aplicación monopuesto.
A continuación describimos las principales características del sistema de información actual
relacionadas con la gestión de proyectos y obras desde el punto de vista funcional.
Los procesos de planificación de actuaciones no se realizan en SAP.
En el sistema se recogen todas las Peticiones de Internas de Contratación (PIC) que generan
los distintos usuarios, ya sean de inversión o de gasto, de todas las áreas del Ente. Las únicas
compras que no generan PIC son las relacionadas con las compras de materiales para
consumo.
Con formato: Sangría: Izquierda: 0,75 cm, Primera línea: 0 cm, EspacioAntes: Automático, Después: Automático, Con viñetas + Nivel: 1 +Alineación: 2,5 cm + Tabulacióndespués de: 3,13 cm + Sangría: 3,13cm, Punto de tabulación: No en 3,13cm
Con formato: Sangría: Izquierda: 0,75 cm, Primera línea: 0 cm, EspacioAntes: Automático, Después: Automático, Con viñetas + Nivel: 1 +Alineación: 2,5 cm + Tabulacióndespués de: 3,13 cm + Sangría: 3,13cm, Punto de tabulación: 0,63 cm,Lista con tabulaciones + No en 3,13cm
Con formato: Normal, Sangría:Izquierda: 0,75 cm, Espacio Antes: Automático, Después: Automático, Sinviñetas ni numeración, Ajustar espacioentre texto latino y asiático, Ajustarespacio entre texto asiático y números
La PIC es un objeto no estándar de GEXAP que realiza varias funciones:
En el caso de PIC de inversión se enlaza con la posición del programa de inversiones
correspondiente para comprobar la existencia de presupuesto a través de una orden de CO,
esta se crea una vez que la PIC la apruebe el responsable de la posición presupuestaria.
En el caso de PIC de gasto se crea una solicitud de pedido contra un Centro de Coste en donde
se controla el presupuesto a través de la sociedad FM.
Las PIC se someten a un proceso de aprobación utilizando los workflows estándar de SAP. Este
proceso de aprobación depende de si es de inversión o gasto, del importe (mayor o menor),
del procedimiento de adjudicación (ordinaria o directa), de la forma de tramitación (ordinaria,
urgente, emergencia) y del tipo de contrato (obra, servicios, suministros y otros).
A los objetos de GEXAP se le anexan una serie de documentos usando una funcionalidad de
gestión documental de SAP (la gestión documental de SAP actualmente se soporta desde el
SAP Content Server).
Durante toda la vida de la PIC, bien sea de gasto o de inversión, en el presupuesto el importe
aparecerá en este como “en tramitación” hasta que se cierre o se anule esta.
Todo el seguimiento del proceso de licitación se realiza desde fuera de SAP. La información se
encuentra recogida en la Intranet de ETS.
Cuando la PIC se convierte en contrato se genera un nuevo objeto en GEXAP (Contrato) y se
genera el pedido correspondiente. En el presupuesto aparece un comprometido que se va
pasando a real conforme se van contabilizando las facturas contra pedido.
Todo el proceso de seguimiento de la ejecución de los contratos se realiza desde fuera de SAP
con diversas herramientas entre las que destaca el programa SISPRE. Desde el punto de vista
económico no se tiene noticia de la situación del contrato hasta que no se contabiliza la
factura que remite el contratista. Toda la gestión documental asociada a la ejecución de
estudios, proyectos y obras se encuentra fuera del sistema en diversos soportes no unificados.
BW sólo está instalado para el reporting de los módulos de Recursos Humanos (HR), Finanzas
(FI) y Gestión de incidencias y Mantenimiento (GIPM/PM). No hay nada configurado para las
PICs o elementos relacionados, ni para las obras.
Al año se generan unas 2.000 PIC.
2.4. INFRAESTRUCTURA SISTEMAS DE INFORMACIÓN
La actual infraestructura de Sistemas SAP de ETS está constituida por las siguientes
soluciones:
-• SAP R/3
-• BW
-• Content Server
-• Solution Manager
2.4.1. SAP R/3
Todos los entornos SAP R/3 ECC 6.0, tienen como add-on un producto certificado por SAP
llamado GexAP. Este aplicativo está vinculado al módulo MM de SAP R/3 y su función principal
es la de gestionar expedientes electrónicos.
El sistema de transporte entre los tres entornos SAP, está configurado del siguiente modo:
El servidor de desarrollo de SAP R/3 Enterprise, es un servidor virtual que cuenta con las
siguientes características iniciales:
-• Maquina virtual VMware 8
-• Windows 2008 server x64 versión standard en inglés
-• Gestor de base de datos MS-SQL Server 2005 x64
- SAP R/3 ECC 6.0, con Kernel 700_REL
- Nombre de la instancia SAP: D1S
- Número de la instancia SAP: 00
- Mandante 500� Euskal Trenbide Sarea
El mandante 500 sirve para realizar pruebas previas al paso a test de los desarrollos y
parametrizaciones realizadas.
El entorno de test está formado por una máquina virtual que contiene una instancia SAP R/3
Enterprise 6.0 con las siguientes características iniciales:
-• Maquina virtual VMware 8
-• Windows 2008 server x64 versión standard en inglés
Con formato: Sangría: Izquierda: 0,75 cm, Sangría francesa: 0,5 cm,Espacio Antes: Automático, Después: Automático, Con viñetas + Nivel: 1 +Alineación: 2,5 cm + Tabulacióndespués de: 3,13 cm + Sangría: 3,13cm, Punto de tabulación: No en 3,13cm
Con formato: Sangría: Izquierda: 0,75 cm, Sangría francesa: 0,5 cm,Espacio Antes: Automático, Después: Automático, Con viñetas + Nivel: 1 +Alineación: 2,5 cm + Tabulacióndespués de: 3,13 cm + Sangría: 3,13cm, Punto de tabulación: No en 3,13cm
Con formato: Sangría: Izquierda: 0,75 cm, Sangría francesa: 0,5 cm,Espacio Antes: Automático, Después: Automático, Con viñetas + Nivel: 1 +Alineación: 2,5 cm + Tabulacióndespués de: 3,13 cm + Sangría: 3,13cm, Punto de tabulación: No en 3,13cm
-• Gestor de base de datos MS-SQL Server 2008 x64
-• SAP R/3 ECC 6.0, con Kernel 700_REL
- Nombre de la instancia SAP: T1S
- Número de la instancia SAP: 00
- Mandante 500� Euskal Trenbide Sarea
Periódicamente, el sistema de Test es refrescado mediante la realización de una copia
homogénea del entorno de Producción sobre este entorno de prueba. Se utiliza para probar
con datos reales las parametrizaciones y desarrollos generados en desarrollo antes de ser
transportados a producción.
El entorno de productivo está formado por una máquina virtual que contiene una instancia SAP
R/3 Enterprise 6.0 con las siguientes características iniciales:
-• Maquina virtual VMware 8
-• Windows 2008 server x64 versión Enterprise en inglés
-• Gestor de base de datos MS-SQL Server 2008 x64
-• SAP R/3 ECC 6.0, con Kernel 700_REL.
- Nombre de la instancia SAP: E1S
- Número de la instancia SAP: 00
- Mandante 500� Euskal Trenbide Sarea
Los sistemas SAP R/3 de Test y de Producción realizan las funciones de sistemas fuentes para
los sistemas de SAP BW 7.0 de Desarrollo y Producción, respectivamente:
Con formato: Sangría: Izquierda: 0,75 cm, Sangría francesa: 0,5 cm,Espacio Antes: Automático, Después: Automático, Con viñetas + Nivel: 1 +Alineación: 2,5 cm + Tabulacióndespués de: 3,13 cm + Sangría: 3,13cm, Punto de tabulación: No en 3,13cm
2.4.2. BW (MIGRACIÓN EN 2015)
La solución contempla 2 entornos: desarrollo y producción. La versión actual es BW 7.0.
El entorno de desarrollo, es un servidor físico que aloja la instancia de SAP Business
Warehouse 7.0, se detallan las siguientes características:
-• Procesador: 2 Intel Xeop 1,86 GHz
-• Memoria: 4GB RAM
-• Almacenamiento: 2 Discos SAS 146 GB RAID1
-• Windows 2003 server R2 x64 versión standard en inglés
-• Gestor de base de datos MS-SQL Server 2005 x64
- SAP BW 7.0 Content, Kernel 701_REL
- Nombre de la instancia SAP: D1W
- Número de la instancia SAP: 00
- Mandante 400� Euskal Trenbide Sarea
El mandante 400 sirve para realizar los desarrollos y pruebas previas al paso a productivo de
los desarrollos y parametrizaciones generadas.
El entorno de producción de SAP BW 7.0 está virtualizado y tiene las siguientes
características:
-• Maquina virtual VMware 8
-• Windows 2003 server x64 versión estándar en inglés
-• Gestor de base de datos MS-SQL Server 2005 x64
-• SAP BI 7.10 Content, con Kernel 701_REL.
- Nombre de la instancia SAP: E1W
- Número de la instancia SAP: 00
- Mandante 400� Euskal Trenbide Sarea
2.4.3. CONTENT SERVER
El servidor que alberga la aplicación SAP Content Server 6.30, tiene las siguientes
características:
-• Maquina virtual VMware 8
-• Windows 2003 server R2 x64 versión estándar en inglés
-• Motor de Base de datos: MAXDB 7.6 x64.
Con formato: Sangría: Izquierda: 0,75 cm, Sangría francesa: 0,5 cm,Espacio Antes: Automático, Después: Automático, Con viñetas + Nivel: 1 +Alineación: 2,5 cm + Tabulacióndespués de: 3,13 cm + Sangría: 3,13cm, Punto de tabulación: No en 3,13cm
Con formato: Sangría: Izquierda: 0,75 cm, Sangría francesa: 0,5 cm,Espacio Antes: Automático, Después: Automático, Con viñetas + Nivel: 1 +Alineación: 2,5 cm + Tabulacióndespués de: 3,13 cm + Sangría: 3,13cm, Punto de tabulación: No en 3,13cm
Con formato: Sangría: Izquierda: 0,75 cm, Sangría francesa: 0,5 cm,Espacio Antes: Automático, Después: Automático, Con viñetas + Nivel: 1 +Alineación: 2,5 cm + Tabulacióndespués de: 3,13 cm + Sangría: 3,13cm, Punto de tabulación: No en 3,13cm
-• SAP Content Server 6.30
2.5. PROCESOS Y MEJORAS
Para el análisis de los procesos actuales y sus propuestas de mejora se van a seguir la
siguiente estructura:
-• Planificación de actuaciones.
-• Elaboración del presupuesto de inversión.
-• Elaboración del presupuesto de ingresos y gastos.
-• Petición Interna de Contratación (PIC).
-• Licitación y adjudicación.
-• Contratación.
-• Seguimiento de la ejecución de obras.
-• Incidencias en la ejecución de proyectos y obras.
-• Informes de gestión.
-• AT de Dirección de Obra.
-• Expropiaciones.
En los procesos de licitación-adjudicación, contratación, seguimiento de ejecución e incidencias
se distingue, si es necesario, entre las AT y las obras.
Las mejoras generales se resumen en:
Para ETS:
-• Gestión unificada de todos los proyectos de carácter similar
-• Gestión de datos históricos de los proyectos
-• Integración total con el resto de áreas de ETS
-• Control de los proyectos de forma centralizada
Para los usuarios de la aplicación:
-• Control de hitos básicos para la ejecución del proyecto, firma del acta de replanteo de la
obra y ejecución de la obra
-• Control de los hitos de Expropiaciones
-• Gestión de anticipos y plan de devolución
-• Seguimiento económico de las obras integrado con el presupuesto de inversiones de ETS
-• Se desarrollará una Interfase con SISPRE para automatizar el intercambio de información
-• Previsiones de fin de ejecución de obra (inicial, actual)
-• Cálculo de la revisión de precios
Con formato: Sangría: Izquierda: 0,75 cm, Sangría francesa: 0,5 cm,Espacio Antes: Automático, Después: Automático, Con viñetas + Nivel: 1 +Alineación: 2,5 cm + Tabulacióndespués de: 3,13 cm + Sangría: 3,13cm, Punto de tabulación: No en 3,13cm
Con formato: Sangría: Izquierda: 0,75 cm, Sangría francesa: 0,5 cm,Espacio Antes: Automático, Después: Automático, Con viñetas + Nivel: 1 +Alineación: 2,5 cm + Tabulacióndespués de: 3,13 cm + Sangría: 3,13cm, Punto de tabulación: No en 3,13cm
Con formato: Sangría: Izquierda: 0,75 cm, Sangría francesa: 0,5 cm,Espacio Antes: Automático, Después: Automático, Con viñetas + Nivel: 1 +Alineación: 2,5 cm + Tabulacióndespués de: 3,13 cm + Sangría: 3,13cm, Punto de tabulación: No en 3,13cm
-• Cálculo, emisión y aprobación de la certificación mensual desde el sistema
-• Control de los hitos de Expropiaciones
-• Integración total de los modificados y complementarios con el proyecto principal
-• Integración de otros datos estadísticos de los proyectos (nº trabajadores, horas de trabajo,
nº accidentes…)
Para estas mejoras sería necesario incluir:
-• Módulo de Gestión de Proyectos (PS) de SAP.
-• Cambiar la configuración actual de IM y MM.
-• Definir los extractores e infocubos en BW para PS, IM, CO y MM.
-• Creación de informes en BW para PS, IM , CO y MM
2.6. ELABORACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL PRESUPUESTO DE INVERSIONES
La responsabilidad de la elaboración del presupuesto recae en la dirección financiera. El
seguimiento se realiza conjuntamente con el área al que se le asigne cada posición
presupuestaría.
El presupuesto del año siguiente proviene básicamente de:
En Tramitación. Representa, el importe de las PICs que se encuentran en ejecución.
Comprometido. Representa, para cada contrato, lo que resta por facturar
Previsiones de incidencias (liquidaciones, modificados, revisión de precios…) de los contratos
en curso con repercusión en el siguiente ejercicio presupuestario.
Obras con PIC aprobado y que no se han contratado aún. Su situación presupuestaria es en
trámite.
Obras que se quieren empezar durante el año siguiente. Se deben dar de alta en el sistema,
planificar costes y asignarles una posición del programa para el próximo año.
El resultado del presupuesto es un programa de inversiones en IM, uno por año. De este
programa cuelgan una serie de posiciones jerarquizadas de forma que al final de cada una de
ellas se asigna un presupuesto.
Con formato: Sangría: Izquierda: 0,75 cm, Sangría francesa: 0,5 cm,Espacio Antes: Automático, Después: Automático, Con viñetas + Nivel: 1 +Alineación: 2,5 cm + Tabulacióndespués de: 3,13 cm + Sangría: 3,13cm, Punto de tabulación: No en 3,13cm
2.6.1. Requisitos para la nueva implantación
Facilitar la información para elaborar el presupuesto utilizando las estructuras de PS, MM e IM.
Enlazar la posición presupuestaria al elemento PEP y la solicitud de pedido/pedido al PEP o al
grafo eliminando la orden CO.
El seguimiento presupuestario se realiza mediante medidas que se lanzan desde la posición
presupuestaria al PEP que representa el contrato.
Aumentar la funcionalidad actual de IM.
2.7. ELABORACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL PRESUPUESTO DE GASTOS
La responsabilidad de la elaboración del presupuesto recae en la dirección financiera. El
seguimiento se realiza conjuntamente con el área al que se le asigne cada posición
presupuestaría.
En general, no está relacionado con las Obras debido a que ETS no cobra un porcentaje de la
ejecución de la obra para pagar sus gastos, tanto de estructura como del personal técnico
asignado a la dirección del proyecto/obra por parte de ETS. El presupuesto de gastos se paga
con una transferencia del Gobierno Vasco.
En el caso de las encomiendas de gestión ETS si paga con cargo a su presupuesto ciertos
contratos asociados, básicamente las AT necesarias. Por lo tanto si se planifican estas
actuaciones si existe una integración con el presupuesto de ingresos y gastos.
2.7.1. Requisitos para la nueva implantación
Planificación de contratos asociados a actuaciones para terceros que corren a cargo del
presupuesto de ETS.
2.8. PETICIÓN INTERNA DE CONTRATACIÓN
Cualquier usuario de SAP R/3 de ETS, puede ser peticionario.
Todas las contrataciones se inician con una PIC, en general, todos los procesos de compras de
bienes y servicios excepto la compra de materiales de consumo. Se manejan en total unas
2000 PIC al año en el total de ETS.
Incidencias Ejecución
del Contrato
Contratación Licitación
Adjudicación
PIC
Existen dos tipos básicos de PIC:
PICs de inversión. Se les asigna a una posición presupuestaria del programa de inversiones
y se crea una orden CO una vez que el responsable de la posición presupuestaría apruebe la
PIC para llevar los costes planificados. No generan solicitud de pedido. Cuando una PIC de
inversión se convierte en Contrato, en MM se genera un pedido de la clase CIE (Contrato
Inversión ETS).
PICs de gasto. En el caso de PIC de gasto se crea solicitud de pedido contra el Centro de
Coste correspondiente, se usa la sociedad FM. Cuando se contrata la solicitud de pedido se
transforma en pedido de la clase CGE, Contrato Gasto ETS.
En ambos casos en la fase de PICs, tanto en el presupuesto de inversión como en el
presupuesto de gastos, el importe de las PICs aparecerá “en tramitación”. Una vez que se
generan los contratos en MM, el presupuesto pasará a estar comprometido. El presupuesto
pasará a estar en real cuando se facture contra esas posiciones de los pedidos.
En el caso de compra de materiales se lanza una solicitud de pedido de MM que
posteriormente generará un pedido. Estas funcionarán de la misma manera que las PICs de
gasto en el presupuesto de gastos.
Las PICs se someten a un proceso de aprobación utilizando los workflows estándar de SAP que
trabajan sobre el objeto de GEXAP. Este proceso de aprobación depende de si es de inversión
o gasto, del importe (mayor o menor), del procedimiento de adjudicación (ordinaria o directa),
de la forma de tramitación (ordinaria, urgente, emergencia) y del tipo de contrato (obra,
servicios, suministros y otros).
En el caso de materiales la aprobación de la solicitud de pedido se realiza usando los
workflows de MM.
En las PICs de inversión, el primero en aprobar es el responsable de la posición presupuestaria
(este dato se encuentra en IM), después el proceso continua usando la estructura organizativa
de HR.
En el objeto de GEXAP además de los datos propios de la PIC se recoge el histórico de firmas y
los documentos enlazados.
En el sistema existe un nº de expediente (lo asigna GEXAP) y un nº de PIC (que es el nº de la
solicitud de pedido o un número generado para el caso de inversiones).
2.8.1. Requisitos para la nueva implantación
PICs inversión:
El expediente se asocia al elemento PEP de la actuación de PS que representa el contrato.
El PEP se asocia a la posición del programa de inversiones correspondientes, eliminado la
necesidad de generar una orden de CO en el caso de las PICs de inversión que se generen
contra un elemento PEP
PICs de gasto:
El expediente de gasto se podrá asociar a una actuación.
La solicitud de pedido se asocia al expediente de la PIC y se imputa al CeCo correspondiente.
2.9. LICITACIÓN Y ADJUDICACIÓN
Todos los procesos relacionados con la licitación y adjudicación se realizan desde fuera de SAP.
Sólo se vuelve al sistema cuando se firma un contrato.
En la intranet se informa del proceso de licitación y contratación. Los datos se actualizan de
forma manual. La información se divide en peticiones de contratación (PIC), solicitudes de
oferta y adjudicaciones.
Esta gestión se seguirá llevando fuera de SAP.
2.10. CONTRATACIÓN
En SAP existe el objeto contrato (es un objeto de GEXAP con un código determinado) y el
objeto pedido, tanto para PIC de inversión, en donde se crea en este momento, como para PIC
de gasto, en donde se crea a partir de la solicitud de pedido.
En el momento de generar el pedido aparece un comprometido en la posición presupuestaria o
en el centro de coste correspondiente. Si el pedido se corresponde con una PIC de inversión se
crea el activo fijo en curso. Este proceso se realiza manualmente.
Incidencias Ejecución
del Contrato
Contratación Licitación
Adjudicación
PIC
Incidencias Ejecución
Contratación Licitación
PIC
2.10.1. Requisitos para la nueva implantación
El pedido se enlaza al expediente y se imputa a través de la actividad del grafo al PEP
correspondiente.
En el caso de contratos que afectan a varias actuaciones (por ejemplo AT de DO instalaciones)
hay que dividir el pedido en posiciones y cada posición imputarla al objeto correspondiente.
Los activos fijos se generan desde PS, asignando al PEP correspondiente un perfil de inversión.
2.11. SEGUIMIENTO DE ASISTENCIAS
Las AT DO (asistencias a la Dirección de Obra) sufren ampliaciones de plazo cuando ocurre
alguna incidencia en la obra que supone un incremento de plazo.
Estas AT tienen asignada una partida presupuestaria propia. Puede existir un mismo contrato
para varias obras/actuaciones, en este caso existe una única certificación que hay que
distribuir a varias obras (se realiza en función de un porcentaje).
Pueden existir otros contratos paralelos a la obra:
ATs para inspección técnica de viviendas (se realiza antes del inicio de las obras).
ATs genéricas de Geotecnia, Seguridad y Salud, Calidad y Medio Ambiente, …
2.11.1. Requisitos para la nueva implantación
La certificación de estos Contratos se generará en el sistema SAP a partir de los datos que
introduzca la Dirección de Obra. Esta certificación se someterá a un proceso de aprobación
mediante workflows, al final del cual se efectuará una entrada de servicios que originará que
el comprometido pase a real. A la llegada de la factura esta se imputará contra pedido
evitando así incluir facturas superiores a la certificación. De esta forma se sigue el ciclo
estándar de compras.
Hay que tener en cuenta que un mismo contrato puede estar asociado a varios proyectos de
instalaciones en la misma actuación o incluso en actuaciones distintas. Cada posición del
contrato debería imputar a un elemento PEP distinto.
Incidencias Ejecución
del Contrato
Contratación Licitación
Adjudicación
PIC
2.12. SEGUIMIENTO DE LA EJECUCIÓN DE LA OBRA
Este seguimiento es el principal objeto de la presenta implantación. Los responsables de estos
contratos son los directores facultativos de obra de construcción y de instalaciones.
OBRA CIVIL.
Tras la firma del contrato se dispone de un mes de plazo para la firma del acta de replanteo.
Para proceder al replanteo se debe disponer de los terrenos (expropiaciones) y del Plan de
Seguridad y Salud de la obra, además hay que elaborar:
• Plan de implantación. Oficinas de Obra.
• Organigrama.
• Programa de trabajo actualizado.
• Plan de Aseguramiento de la Calidad en la Obra
• Plan de Vigilancia ambiental.
En el programa SISPRE se incluye el Presupuesto Base de Licitación y el Presupuesto Original
(Presupuesto Adjudicado). Este último debe ser actualizado de acuerdo con el programa
definitivo de trabajo que se elabora en el acta de replanteo. Del presupuesto original se
incluye el total, las anualidades y una estimación por meses. En SISPRE se mantiene también
el presupuesto vigente. El presupuesto vigente es el original más todas las incidencias de
ejecución aprobadas por la mesa de contratación.
La emisión de la relación valorada se realiza desde SISPRE. Actualmente, la certificación se
obtiene desde sistemas externos a SAP. En SAP sólo se procede a la contabilización de la
factura procedente del contratista.
En la certificación se incluye con un desglose mensual y a origen:
• Obra ejecutada.
• Abonos para material acopiado y su plan de devolución.
• Abonos para instalaciones y equipos y su devolución.
• Revisión de precios. Incluidas las fórmulas parcial y definitiva desglosadas por meses.
Incidencias Ejecución
del Contrato
Contratación Licitación
Adjudicación
PIC
Las previsiones de fin de obra (fechas y presupuesto) no se mantienen en SISPRE.
Cada tres meses los DO de ETS elaboran unas fichas con esta información que remiten al
Director de Construcción para su análisis. Las fichas contienen:
• Datos identificativos del contrato.
• Fecha prevista de fin.
• Presupuesto Vigente.
• Previsión de incremento de presupuesto por conceptos (modificados, revisión de
precios, liquidación).
• Presupuesto de AT.
• Anualidades certificadas y previstas.
OBRA DE INSTALACIONES.
Son más cortas que la obra civil y han de comenzar en un determinado momento de la
ejecución de la obra civil. En una misma actuación puede existir una obra civil y una o varias
obras de instalaciones atendiendo a su naturaleza (comunicaciones, señalización…).
La relación valorada la genera cada responsable de obra de ETS, habitualmente no se usa
SISPRE. Se genera en Excel. Como en el caso de obra civil las certificaciones se elaboran
desde fuera del sistema.
El resto de actuaciones es similar a las obras civiles
2.12.1. Requisitos para la nueva implantación
Control de los hitos necesarios para la firma del acta de replanteo. Expropiaciones.
Carga en SAP del Presupuesto Base de Licitación, Presupuesto de Adjudicación y Presupuesto
Vigente. Total, anual y por meses.
Interfase con el programa SISPRE para la elaboración de la certificación desde el sistema. El
nivel de desglose máximo para cada obra se establecerá a nivel de capítulos.
Para la elaboración de la certificación, además de los datos de la relación valorada, son
necesarios los datos de anticipos y retenciones y el importe de la revisión de precios.
Esta certificación se someterá a un proceso de aprobación mediante workflows, al final del cual
se efectuará una entrada de servicios que originará que el comprometido pase a real. A la
llegada de la factura esta se imputará contra pedido evitando así incluir facturas superiores a
la certificación. De esta forma se sigue el ciclo estándar de compras.
Actualización en SAP de las previsiones de cierre de obra de forma periódica.
En la actualidad SISPRE es una aplicación monopuesto, lo que implica que habría que extraer
la información y exportar ya almacenar los datos en SAP R/3. Se explorará la posibilidad de
que SISPRE se pueda ejecutar como aplicación en red (cliente) para así facilitar los procesos
de extracción. El tipo de fichero que se utilizará para esta interfase será FIEBDC (DEFINICION
DEL FORMATO DE INTERCAMBIO ESTANDAR DE BASES DE DATOS DE CONSTRUCCION
FIEBDC-3/2012). Este formato sirve para intercambiar datos entre diferentes sistemas de
información para la gestión de obras. Este fichero se almacenará íntegramente en el sistema
SAP R/3, para facilitar la trazabilidad del mismo.
2.13. INCIDENCIAS DE LA EJECUCIÓN
Cualquier incidencia durante la ejecución de la obra pasa por la Mesa de Contratación (MC)
para su aprobación. Las incidencias son comunes a cualquier tipo de contrato (obra, proyecto,
AT).
Son objeto de revisión en este estudio las siguientes incidencias:
• Gestión de anticipos
• Reajuste de anualidades
• Ampliaciones de plazo y presupuesto. Prórrogas.
• Suspensión temporal y levantamiento.
• Revisión de precios.
• Modificados.
• Liquidación. Actas de recepción.
• Rescisiones y Cesiones.
• Complementarios.
2.13.1. GESTIÓN DE ANTICIPOS.
Al iniciar la obra al proveedor adjudicado se le suele realizar uno o varios anticipos para
materiales, acopios o maquinaría.
La devolución de este anticipo se realiza a través de las certificaciones. En las certificaciones
se añade un concepto en negativo para la devolución de este.
Incidencias Ejecución
del Contrato
Contratación Licitación
Adjudicación
PIC
2.13.2. REAJUSTE DE ANUALIDADES.
Un reajuste de anualidades genera un proceso de aprobación (fuera de SAP) y tiene incidencia
sobre el presupuesto de inversión. En SAP lo que implica es una modificación de contrato lo
que modificará el importe comprometido en la posición presupuestaria que corresponda.
Se establecerá un control sobre el presupuesto vigente aprobado y las previsiones de fin de
proyecto/obra para alertar de posibles reajustes de anualidades.
2.13.3. AMPLIACIONES DE PLAZO Y PRESUPUESTO. PRÓRROGAS.
El plazo empieza a contar a partir de la fecha de aprobación de la mesa de contratación o bien
de la Dirección General dependiendo de si se está modificando un contrato mayor o menor.
Las ampliaciones de presupuesto conllevan la necesidad de actualizar la Reserva de Crédito
inicial.
2.13.4. SUSPENSIÓN TEMPORAL Y LEVANTAMIENTO.
La suspensión puede ser total o parcial. Si es total el contrato no sigue adelante hasta el
levantamiento de la suspensión. Si es parcial, se para solo la parte afectada, el resto se sigue
ejecutando (y certificando), aunque resulta complicado distinguir las facturas que se deben
seguir admitiendo de las que no, ya que se refieren a la parte del contrato afectada por la
suspensión.
Las suspensiones no tienen fecha fin, ya que viene dada por el procedimiento de
levantamiento de la suspensión. Durante el período de suspensión, paran de contar los plazos.
El levantamiento recalculará la fecha fin del contrato a partir de la fecha fin de la suspensión.
En algunos casos el levantamiento de la suspensión implica una ampliación de plazo y
presupuesto, que se gestionan conjuntamente con el levantamiento.
2.13.5. REVISIÓN DE PRECIOS.
Implica una variación del importe del contrato, debida por ejemplo a la necesidad de
incrementar el número de unidades de obra, o al incremento del precio de los materiales. Es
por tanto necesario que el peticionario presente un informe detallado y justificativo del
incremento del gasto de la obra.
Las revisiones de precios se aplican a todo contrato por unidades (Obras y AT) que duren más
de un año, en proyectos no se aplican pues son contratos con precio cerrado. Las Revisiones
de Precios generan un expediente económico que supone un incremento en el presupuesto
vigente. Básicamente, consiste en multiplicar los precios originales por un coeficiente para
contratos que duren más de un año. La revisión de precios se realiza de forma provisional y
posteriormente definitiva. No se calcula en SISPRE, sino en hoja Excel aparte. La revisión de
precios genera un adicional y se desglosa en la certificación mensual.
En obras de instalaciones las revisiones de precios son menos frecuentes que en obra civil,
pues las obras suelen durar menos de un año, pero también pueden darse. Existen un par de
fórmulas en Obra Civil y un par de fórmulas en instalaciones.
2.13.6. MODIFICADOS.
Este tipo de modificación conlleva dos procesos de aprobación consecutivos e idénticos.
El primer proceso de aprobación es para la solicitud de Modificado de contrato, donde el
responsable del contrato genera un informe con el porcentaje de incremento monetario que
supone la modificación y la Dirección económico financiera redacta el informe económico. Este
primer proceso de aprobación no implica ningún tipo de notificación, ni de modificación alguna
del contrato, aunque sí la reserva de crédito correspondiente en el caso de que se prevea un
incremento del presupuesto del Contrato.
El segundo proceso de aprobación comienza cuando la solicitud de modificado es aprobada por
la Mesa de Contratación.
Una vez aprobado el Modificado, se procede a la modificación del contrato y a la notificación
al contratista.
La fecha de ejecución del modificado marca la fecha final del contrato que existía abierto y
sobre el cual se modifica su contenido, pudiendo por tanto determinar una ampliación de la
fecha fin del contrato, sin necesidad de tramitar un proceso de ampliación de plazo.
Los modificados actualizan el presupuesto vigente. Existe un porcentaje máximo de
incremento de coste por modificados.
2.13.7. LIQUIDACIÓN. ACTAS DE RECEPCIÓN.
CONTRATOS DE OBRA.
El Acta de Recepción indica que la obra está acabada y especifica la fecha de finalización de la
misma. La fecha del acta indica el plazo para proceder a la devolución de los avales.
El importe de la liquidación debe ser menor al 10 % del PBL.
Además de la liquidación de la obra existe la liquidación de la revisión de precios.
Pueden existir actas de recepción parciales.
El plazo de garantía comienza a contar desde la recepción total de la obra y dura, en general,
1 año, aunque este es un parámetro que pueden cambiar los contratistas.
RESTO DE CONTRATOS.
El proceso de liquidación conlleva la devolución de avales pues no existe liquidación
económica. No existen liquidaciones. Si existe acta de recepción y devolución de avales.
2.13.8. RESCISIONES Y CESIONES.
No son incidencias muy habituales. Implican el cierre del contrato.
2.13.9. COMPLEMENTARIOS.
Los complementarios son contratos independientes del contrato de la obra/proyecto. En los
informes mensuales de seguimiento de obras, se suelen incluir los complementarios pero la
certificación y todos los demás procesos son independientes.
2.13.10. PROPUESTAS DE MEJORA
Las incidencias que impliquen una modificación en plazo, actualizarán las fechas de fin del
proyecto/obra y en la planificación de la actuación.
Las incidencias que actualicen el presupuesto modificarán el presupuesto vigente en su total,
en sus anualidades y a nivel mensual. Hay que conservar el presupuesto original de
adjudicación.
Se establecerá un control sobre el presupuesto vigente aprobado y las previsiones de fin de
proyecto/obra para alertar de posibles reajustes de anualidades.
Previsión de incidencias para la elaboración del presupuesto de inversión.
Los complementarios son un nuevo expediente de GEXAP que se enlazarán a un elemento PEP
relacionado con el contrato principal, ya sea el original o el modificado.
Las fórmulas de revisión de precios se implantarán en SAP para el cálculo de la certificación.
2.14. INFORMES DE GESTIÓN
La información a incluir en los informes sería, para cada obra:
• Avance mensual
• Presupuesto inicial.
• Presupuesto vigente.
• Ejecución real.
• Desviaciones.
• Mensual y acumulado a origen
• Presupuesto inicial acumulado a origen.
• Presupuesto vigente acumulado a origen.
• Ejecución real acumulada a origen.
• Desviaciones.para el fin de la obra
• Presupuesto inicial total obra.
• Presupuesto vigente total obra.
• Previsión de coste total de la obra.
Para poder realizar el análisis, todos los presupuestos y datos se darán como un total y
anualizados (los datos de ejecución real podrían estar incluso mensualizados).
El Presupuesto Vigente está constituido por todo lo que va aprobando la mesa de contratación
relacionado con la obra como ampliaciones, revisión de precios, liquidaciones,
complementarios etc.…
Como hay que comparar con el presupuesto, los datos de ejecución recogerán los datos de la
certificación, es decir la obra realmente ejecutada más/menos anticipos, retenciones etc.…
pero el sistema debe permitir distinguir cada uno de estos conceptos dentro de la ejecución,
es decir lo que corresponde a obra realmente ejecutada y lo que corresponde a otros
conceptos.
En cuanto a fechas, habría que comparar:
• Fecha prevista de fin de obra en adjudicación.
• Fecha de fin vigente.
• Fecha estimada de finalización de la obra.
Estos informes se caracterizarán mediante indicadores.
Se deben obtener informes agregados para las distintas obras con el fin de obtener la
desviación total presupuestaria.
Estos informes se obtendrán desde BW. Como en la actualidad no está desarrollado nada más
que para HR, FI y PM, habría que definir los extractores e infocubos para los módulos de PS,
IM y MM.
Además de estos informes, existen todos los informes de PS estándar de SAP más los que se
puedan configurar usando la herramienta Report Writer.
Además también habrá que integrar la información con los actuales informes de ETS que tiene
para extraer la información presupuestaria, Zdipsceco (presupuesto gastos) y Zdipsinv
(presupuesto inversión), para que se muestre toda la información relativa a las actuaciones.
2.15. EXPROPIACIONES
Una de las condiciones para la firma del acta de replanteo de una obra es la disponibilidad de
los terrenos. ETS no posee capacidad expropiatoria, es una facultad del Gobierno, pero presta
su apoyo técnico al Gobierno, como en un contrato de terceros pues no puede ni expropiar ni
pagar. La propiedad de los terrenos es del Gobierno Vasco y ETS dispone del usufructo de los
mismos.
En el Proyecto Constructivo se incluye un anexo de expropiaciones a partir del cual se obtiene
la relación de bienes y servicios afectados.
ETS es responsable de la realización informes técnicos de apoyo a lo largo del proceso.
Algunas veces interviene en las valoraciones si estas son especialmente complicadas.
3. ESCENARIO OBJETIVO
A continuación se define una aproximación orientativa al escenario objetivo de
Integración de la gestión económica de las obras de ETS en el sistema integrado de
gestión SAP mediante la implantación de PS.
El escenario definitivo se fijará en la fase de diseño funcional definida en el apartado
4.1 del Pliego Técnico.
3.1. DEFINICIÓN GENERAL DEL ESCENARIO OBJETIVO
Los componentes de SAP a implantar para la Gestión Económica de las Obras son:
• Módulo de Gestión de Proyectos de SAP (PS).
• Modificaciones en las funcionalidades de los módulos de IM, FM, FI-CO y MM
actualmente implantados.
• BW a partir de información de PS, IM, FM, FI-CO y MM para la construcción de los
informes de gestión.
• Interfases con SISPRE
Otras consideraciones funcionales:
Control de hitos básicos para la ejecución del proyecto, firma del acta de replanteo de la obra
y ejecución de la obra.
Se desarrollará una Interfase con SISPRE para automatizar en la medida de lo posible el
intercambio de información y con el que se podrá realizar una gestión de históricos.
Previsiones de fin de ejecución de obra de forma periódica.
Gestión de los anticipos realizados a los proveedores.
Cálculo de la revisión de precios.
Cálculo y aprobación de la certificación mensual desde SAP.
3.2. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL MODELO OBJETIVO
3.2.1. ESTRUCTURA DE LAS ACTUACIONES, ELEMENTOS PRP Y PLANIFICADORES
Las actuaciones se estructurarán, caracterizarán y planificarán usando la estructura de
elementos PEP del módulo PS de SAP en niveles. El nivel más alto representará la actuación y
el más bajo los distintos contratos (principales y complementarios) que la conforman. En esta
estructura se incluirán los estudios informativos, proyectos constructivos y de instalaciones,
obras civiles y de instalaciones y los contratos de AT de DO, así como cualquier otro
expediente de GEXAP o MM relacionado.
Las actuaciones se pueden crear a partir de distintos modelos.
Cada elemento PEP deberá ser caracterizado con una serie de atributos para la posterior
explotación de la información. Los atributos se definen por niveles. Algunos de estos atributos
pueden ser:
• Tipo de Actuación.
• Ubicación geográfica.
• Responsable.
• Etc.…
En la fase de planificación de cada elemento PEP se podrá llevar un presupuesto de estos. Este
presupuesto será independiente a los presupuestos de ETS ya que estos se seguirán
alimentando a través del módulo que le corresponda a principio de cada ejercicio y
comprometerá presupuesto a través de los contratos tal y como se realiza actualmente.
Con formato: Con viñetas + Nivel: 1 +Alineación: 1,39 cm + Sangría: 2,02cm
Desde esta estructura se deberá poder navegar hasta los expedientes de contratación de los
que se compone. Esto es se podrá llegar hasta el contrato o la PIC si todavía no está creado el
contrato.
Otra función interesante es la del status que permite clasificar la situación de un elemento PEP
y controlar que operaciones se pueden o no realizar sobre dicho elemento según el estatus.
Esta función es especialmente interesante para conocer la situación de un contrato o para las
suspensiones temporales o parciales. Los status se heredan en la estructura.
Los elementos PEP disponen de tres juegos de fechas (extremas, reales y pronóstico) pero no
disponen de funcionalidades de relaciones de ordenación.
Para la planificación de fechas y control de hitos se dispone de los grafos formados por
actividades, que componen un diagrama de Gantt con relaciones de ordenación y en los que
se puede planificar y anualizar fechas y costes.
Se definirán distintos tipos de planificadores según sea la naturaleza del contrato (AT, Obra y
su procedimiento de licitación).
Los grafos también disponen de tres juegos de fechas (extremas, pronóstico y reales) y de
versiones para comparar los cambios en la planificación inicial durante el proceso de ejecución.
Las versiones almacenan fechas, costes y demás datos de la estructura.
3.2.2. COSTES EN PS Y SU RELACIÓN CON EL PROGRAMA DE INVERSIONES
Los costes se pueden planificar sobre cualquier elemento PEP por anualidades. Existen
versiones de planificación de costes que se utilizarán para definir las anualidades del
Presupuesto Base de Licitación, el Presupuesto de Adjudicación y el Presupuesto Vigente.
Cualquier anualidad introducida en un nivel inferior se acumula en los niveles superiores. Esta
información puede ser analizada con informes estándar navegables de PS.
Otra forma de hacer llegar los costes plan a un PEP consiste en imputar una solicitud de
pedido, bien directamente al PEP o bien a una operación de grafo que va asociada al PEP. Las
solicitudes de pedido se lanzan desde PS.
Al lanzar la solicitud desde PS todo el flujo de compras (comprometido, real...) queda enlazado
con el elemento PEP.
Sea como fuere el método seguido para planificar costes en el PEP se analiza a continuación su
conexión con el programa de inversiones para la elaboración y seguimiento del presupuesto.
Los elementos PEP se enlazan con solicitudes de medida a las distintas posiciones del
programa de inversiones para la elaboración del presupuesto. Una vez elaborado se gasta
mediante medidas que pueden coincidir con el elemento PEP que lo creó o ir contra otro PEP.
Sol.
Medidas
Sol.
Medidas
Programa de
Inversiones
Programa de
Inversiones
Elementos
PEP/Medida
de Inversión
Elementos
PEP/Medida
de Inversión
Elementos
PEP/Medida
de Inversión
Elementos
PEP/Medida
de Inversión
Sol.
Medidas
Sol.
Medidas
Programa de
Inversiones
Programa de
Inversiones
Elementos
PEP/Medida
de Inversión
Elementos
PEP/Medida
de Inversión
Elementos
PEP/Medida
de Inversión
Elementos
PEP/Medida
de Inversión
Tras la asignación se realiza la transferencia y se obtiene una versión del presupuesto.
El presupuesto se gasta asignando medidas a la posición (en este caso las medidas son los
propios PEP). Los Activos Fijos en Curso se asocian al PEP.
Se aprovecharán todas las funciones propias de IM para la gestión y seguimiento del
presupuesto.
3.2.3. CREACIÓN PIC´S ASOCIADAS A ACTUACIONES
En el caso de las PICs de Inversión, el expediente quedará asociado a la actuación que le
corresponde con el PEP correspondiente en el programa de inversiones para la comprobación
de la existencia de crédito.
Las PICs de inversión que no lleven asociado una actuación, seguirán funcionando como hasta
ahora.
En el caso de PIC de gasto se creará la solicitud de pedido asociada a la actuación, el
funcionamiento de estas será igual que las de las PICs de gasto que existen ahora, pero se
podrá asociar a la actuación para que se pueda calcular con exactitud el coste de esta.
3.2.4. CONTRATOS ASOCIADOS A ACTUACIONES
Los contratos de inversión que van asociados a las actuaciones, crearán un pedido que estará
imputando a un elemento PEP.
Las fechas de inicio de contrato y el plazo de realización actualizarán en todo momento los
grafos temporales de la actuación. Esto es si estos se modifican, habrá que modificar el grafo
de la actuación.
Los contratos de gasto que estén asociados, también generarán un pedido que esté asociado a
la actuación, pero a diferencia de los de inversión, estos contratos no modificarán el grafo de
la actuación si los datos de fecha se modifican.
3.2.5. SEGUIMIENTO DE LAS ACTUACIONES
La certificación se elabora desde el sistema. Esta certificación se someterá a un proceso de
aprobación mediante workflows, al final del cual se efectuará una entrada de servicios que
originará que el comprometido pase a real. A la llegada de la factura esta se imputará contra
pedido evitando así incluir facturas superiores a la certificación. De esta forma se sigue el ciclo
estándar de compras.
Actualización de la fecha prevista de fin del proyecto se tendrán en cuenta la fecha de inicio
del contrato y el plazo de realización, también se deben tener en cuenta la modificaciones que
haya en estas.
Actualización de los importes estimados siempre manteniendo un histórico de estos, esto es,
en durante la vida del contrato el importe de adjudicación inicial y el importe de adjudicación
final puede variar debido a las modificaciones que se pueden dar en el.
Para realizar todo esto habrá que tener en cuenta:
• Interfase con SISPRE.
• Anticipos y su plan de devolución.
• Revisión de precios.
• Las revisiones de precios se calcularán en el sistema SAP a partir de las fórmulas tipo.
• Se debe actualizar el presupuesto previsto de fin y la fecha prevista de fin.
• Las actualizaciones del presupuesto vigente van asociadas al lanzamiento de
incidencias, (modificados, complementarios,…).
3.2.6. INFORMES DE GESTIÓN
Se realizarán en BW según las especificaciones recogidas en el apartado 2.15.3 y se
publicarán en el portal. Para ello es necesario:
• Diseño e implantación de los extractores necesarios para montar el infocubo a partir
de los datos de PS, IM y MM.
• Realización de los informes con BI.
• Publicación de los informes en portal.
Además de estos informes se dispondrá de los informes estándar proporcionados por el
módulo PS de SAP y los que se puedan desarrollar sobre la herramienta de Report Writer de
SAP.
4. PLAN DE IMPLANTACIÓN
A modo orientativo, se sugiere realizar la gestión de entornos para el proyecto de forma
similar a como se realiza un cambio de versión dado que el proyecto va a interactuar con
funcionalidades actualmente implantadas (IM, MM y la recogida en GEXAP).
En primer lugar se creará un entorno de desarrollo (D’) como copia del entorno de desarrollo
actual de ETS (D). Este entorno D’ será un entorno virtual.
Cuando se necesite el entorno de test del proyecto se creará un entorno virtual (T’). Las
órdenes de D’ se transportarán a (T’).
Unas semanas antes del arranque, se parará la línea de ETS y se procederá a copiar la
parametrización de productivo de ETS (P) en el mandante de test (T’). Se volverán a
transportar las órdenes D’T’ y se procederá a la consolidación de la parametrización en T’. Este
último proceso puede generar una serie de órdenes adicionales (OT T’). Es importante llevar el
control de todos los posibles cambios en P desde que comenzó el proyecto.
ETSPTD
D’
Transportes
Copia
PROYECTO
ETSPTD
D’
Transportes
Copia
PTD
D’
Transportes
Copia
PPTTDD
D’D’
Transportes
Copia
PROYECTO
ETSTD
D’
Transportes
Copia
PROYECTOT’
P
OT D’
OT T’
ETSTD
D’
Transportes
Copia
PROYECTOT’
P
OT D’
OT T’
TTDD
D’D’
Transportes
Copia
PROYECTOT’T’
PP
OT D’
OT T’
Por último se transportan las órdenes D’T’ y T’ a los entornos de desarrollo, test y productivo
de ETS.
ANEJO Nº 3
MODELO CARATULA CERTIFICACIÓN
CARATULA
CONTRAPORTADA
top related