004 gestion por procesos bpm -109

INSTITUTO DESARROLLO Y INSTITUTO DESARROLLO Y DESCENTRALIZACIÓN DESCENTRALIZACIÓN

““GESTION POR PROCESOS - BPM”GESTION POR PROCESOS - BPM”

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CONTENIDO

EVOLUCION DE LA EMPRESA,

• CONCEPTO DE LA GESTION POR PROCESOS,

• FUNDAMENTOS DE LA GESTION POR PROCESOS,

• CARASTERISTICAS DE LA GESTION POR PROCESO,

• MEDIDAS DE PRODUCTIVIDAD DE UN PROCESO,

• ANALISIS DE PROCESOS,

• PROPOSITO FINAL DEL ANALISIS DE PROCESOS,

• LA MEJORA DE LOS PROCESOS,

• BENEFICIOS DE LA GESTION POR PROCESOS,

• SELECCIÓN DE PROCESOS,

• MEJORA CONTINUA DE LOS PROCESOS,

• LA TRANSICION EN LOS PROCESOS.

EVOLUCION DE LA EMPRESA

Factory

• Isla de tecnología

• Especialización

• Responsabilidad por funciones

• Centro de Costo

PRIMERA ERAPRIMERA ERA

ORGANIZACIÓN

FUNCIONAL

1920 1980

SEGUNDA ERASEGUNDA ERA

• Empresa Integrada• Cadena de Valor• Responsabilidad por resultados• Centro de utilidad• Procesos

1995

ORGANIZACIÓN

EN RED

TERCERA ERA

TERCERA ERA

• Empresa Ampliada• Red de Valor Agregado• Equipos autodirigidos y de alto desempeño• Centro de Inversión• Procesos

ORGANIZACIÓN

CONECTADA

LA ORGANIZACIÓN POR PROCESOS, es un

prototipo o modelo de estructura administrativa,

válido para cualquier clase de empresas o

entidades, desarrollado modernamente para

materializar el enfoque sistémico de las

organizaciones.PROCESO

BPROCESO

CPROCESO

DPROCESO

EPROCESO

A

CONCEPTO DE LA GESTION POR PROCESOS

El concepto de la gestión por procesos

En los tiempos actuales las empresas han optado por la estrategia decambio y la implementación de herramientas administrativas que les peritan

mejorar su gestión. (reingeniería de procesos, outsourcing, calidad total, seis sigma, poka yoke, QFD, entre otros)

Una empresa con estructuras organizativas rígidas conlleva la ejecuciónde sus actividades de manera fraccionada, dificulta el flujo de la comunicación y

hace que primen los intereses de las áreas o funciones de una forma aisladasobre los de la organización.

Como respuesta a esta necesidad surge la estrategia de: la adopción de unenfoque de procesos o la GESTION POR PROCESOS, la cual busca que las Empresas tengan ESTRUCTURAS con una mayor capacidad de adaptación al

entorno cambiante, mayor flexibilidad, más capacidad para aprender, más capacidad de crear valor y con una mayor orientación hacia el logro de los objetivos.

La gestión por procesos es una forma de conducir o administrar una organización, concentrándose en el valor agregado para el cliente y las partes

interesadas.

FUNDAMENTOS DE LA GESTION POR PROCESOS

Fundamentos de la gestión por procesos

Existen factores que inciden en el éxito de un enfoque de GESTION POR PROCESO, los cuales hacen la diferencia entre las organizaciones cuya percepción de gestión normalizados son un gasto injustificado y las que lo valoran como una inversión de carácter de un activo intangible.a. La estrategia. La adopción de un enfoque de gestión por procesos debe ser parte de las estrategias de la gerencia y es una decisión de negocios que debe tomarse de manera integral b. La cultura. Para implementar la gestión por procesos debe haber un cambio cultural el cual incluya la identificación de principios y valores que deben estar presentes en cada una de las personas que integran la empresac. La estructura organizacional. La adopción de la gestión por procesos transforma la estructura organizacional, la responsabilidad y autoridad de las personas, el sistema formal de comunicación, la división del trabajo y la coordinación y control de las actividades, inclusive afecta las jerarquías (que se opondrán al cambio), ya que con ellas se busca cambiar el modelo burocrático y vertical por un modelo de creación de valor en sentido horizontald. Los procesos críticos. La gestión por procesos implica identificar los procesos que son críticos para el negocio y que afectan al cliente y las partes interesadas, buscando un sistema que permita gestionar procesos que agreguen valor al producto final de la actividad de la empresa.e. La creación de valor. La gestión por procesos esta centrada en el valor agregado y debe diseñarse un sistema de creación de valor que se pueda medir con indicadores de eficacia (valor percibido por el cliente y rentabilidad del negocio) y eficiencia (mejora de procesos, y disminución de costos), si esto no seda, el sistema no está bien definido.

CARASTERISTICAS DE LA GESTION POR PROCESO

DIFERENCIA ENTRE GESTION FUNCIONAL Y GESTION POR PROCESOS

ORGANIZACIÓN

DISTRIBUCION DE RESPONSABILIDADES

PROCESOS

FLUJO DEL TRABAJO

FLUJO DE TRABAJO HORIZONTAL VERSUS ORGANIZACIÓN VERTICAL

FUNCIONALFUNCIONAL POR PROCESOSPOR PROCESOS

Es aquella en la cual el “que hacer” lo define una estructura jerárquica,lo distribuye por áreas especializadas e independientes unas de otras, que su

subdividen el trabajo por personas y lo controla mediante un flujo de órdenes, decisiones, acciones e informaciones permanentes de doble sentido vertical.

Es aquella a través de la cual se orienta el trabajo básicamente hacia la satisfacción de las necesidades y expectativas del cliente, mediante el diseño de procesos de alto valor agregado.

La Gestión por Procesos implica un cambio de paradigmas y un cambio de actitud de las personas en la forma de hacer el trabajo.

(Cont.)

FUNCIONALFUNCIONAL

ESTRUCTURA DE LA EMPRESAESTRUCTURA DE LA EMPRESA POR ÁREAS FUNCIONALESPOR ÁREAS FUNCIONALES

FLUJO DE TRABAJOFLUJO DE TRABAJO VERTICAL VERTICAL

PUESTOS DE TRABAJO POR PUESTOS DE TRABAJO POR FUNCIONESFUNCIONES

CONOCIMIENTO SE DESDOBLA CONOCIMIENTO SE DESDOBLA A TRAVÉS DE LA ESTRUCTURAA TRAVÉS DE LA ESTRUCTURA

ORIENTADA HACIA “ADENTRO”ORIENTADA HACIA “ADENTRO”

PROCESOS COMPLEJOS Y DE PROCESOS COMPLEJOS Y DE POCO VALOR AGREGADOPOCO VALOR AGREGADO

POR PROCESOSPOR PROCESOS

ESTRUCTURA DE LA EMPRESAESTRUCTURA DE LA EMPRESA POR PROCESOSPOR PROCESOS

FLUJO DE TRABAJO HORIZONTALFLUJO DE TRABAJO HORIZONTAL

PUESTOS DE TRABAJO PUESTOS DE TRABAJO MULTIFUNCIONALESMULTIFUNCIONALES

INTEGRACIÓN DEL INTEGRACIÓN DEL CONOCIMIENTO EN GRUPOS CONOCIMIENTO EN GRUPOS AUTÓNOMOSAUTÓNOMOS

ORIENTADA HACIA EL ORIENTADA HACIA EL CLIENTECLIENTE

PROCESOS DE CICLO CORTO Y PROCESOS DE CICLO CORTO Y ALTO VALOR AGREGADOALTO VALOR AGREGADO

(Cont.)

LOS EMPLEADOS SON EL PROBLEMA

EMPLEADOS

HACER MI TRABAJO

COMPRENDER MI TRABAJO

EVALUAR A LOS INDIVIDUOS

CAMBIAR A LA PERSONA

EL PROCESO ES EL PROBLEMA

PERSONAS

AYUDAR A QUE SE HAGAN LAS COSAS

SABER QUÉ LUGAR OCUPA MI TRABAJO DENTRO DE TODO EL PROCESO

EVALUAR EL PROCESO

CAMBIAR EL PROCESO

CENTRADO EN LA ORGANIZACIÓNCENTRADO EN LA ORGANIZACIÓN CENTRADO EN EL PROCESOCENTRADO EN EL PROCESO

(Cont.)

SIEMPRE SE PUEDE ENCONTRAR

UN MEJOR EMPLEADO

MOTIVAR A LAS PERSONAS

CONTROLAR A LAS PERSONAS

NO CONFIAR EN NADIE

¿ QUIÉN COMETIÓ EL ERROR ?

CORREGIR ERRORES

ORIENTADO A LA LÍNEA DE FONDO

SIEMPRE SE PUEDE MEJORAR EL PROCESO

ELIMINAR BARRERAAS

DESARROLLO DE LAS PERSONAS

TODOS ESTAMOS EN ESTO CONJUNTAMENTE

¿ QUÉ PERMITIÓ QUE EL ERROR SE COMETIERA ?

REDUCIR LA VARIACIÓN

ORIENTADO AL CLIENTE

CENTRADO EN LA ORGANIZACIÓNCENTRADO EN LA ORGANIZACIÓN CENTRADO EN EL PROCESOCENTRADO EN EL PROCESO

(Cont.)

MEDIDAS DE PRODUCTIVIDAD

DE UN PROCESO

LOS INDICADORES PARA MEDIR EL RENDIMIENTO DE UN PROCESO SON: -CUATRO CRITERIOS DE VALOR PARA EL USUARIO-

- CALIDAD, - TIEMPO TOTAL DEL PROCESO,

- COSTO Y - SERVICIO.

ANALISIS DE PROCESOS

PROPOSITO FINAL

DEL ANALISIS DE PROCESOS

LA MEJORA DE LOS PROCESOS

BENEFICIOS

DE LA GESTION POR PROCESOS

De la Gestión Procesos

PROCESO

PLANEAR HACER VERIFICAR

CL

IEN

TE

ACTUAR

Desarrollo del ciclo de mejora

Gestión por ProcesosGestión por Procesos

ESTRUCTURA DEL PROYECTO

DIRECCION

REPRESENTANTE DE LA GERENCIA

GRUPO LIDER DE GESTORES INSTITUCIONALES

LíderesFuncionales

CONSULTOR EXTERNO

Líder Proyecto

COMITÉ DE LA CALIDAD

DIRECTOR-SUBDIRECTORES-RESP AREA TALENTO HUMANO

RESP AREA ATENCION AL USUARIO OFICINA CONTROL INTERNO

OFICINA ASESORA DE PLANEACION

RESPONSABLES DE PROCESOS

AUDITORES INTERNOS

ESTRUCTURA DEL SGC