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MANUAL DE ALMACENES

1

1. INTRODUCCIN

El objetivo del presente manual es realizar una presentacin de los

principales aspectos y parmetros a considerar con relacin a la Gestin de

Almacenes, de manera que permita a las empresas adscritas al Plan PIL !

contrastar los resultados obtenidos en el autodia"nstico lo"#stico$

El manual incluye aspectos de las cuatro dimensiones o reas

%undamentales de toda or"anizacin& estrate"ia, procesos, or"anizacin, personas y cultura y sistemas de in%ormacin$

2. LA GESTIN DE ALMACENES

2.1 DEFINICIN Y ALCANCE

El concepto de almac'n (a ido variando a lo lar"o de los a)os, ampliando

su mbito de responsabilidad dentro de la %uncin lo"#stica$

Actualmente, la Gestin de Almacenes se de%ine como&

Proceso de la %uncin lo"#stica que trata la recepcin, almacenamiento y

movimiento dentro de un mismo almac'n (asta el punto de consumo de

cualquier material * materias primas, semielaborados, terminados, as# como

el

tratamiento e in%ormacin de los datos "enerados$

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+uente& Price ater(ouse-oopers

As#, el mbito de responsabilidad del rea de Almacenes nace en la

recepcin del elemento %#sico en las propias instalaciones y se e.tiende al

mantenimiento del mismo en las mejores condiciones para su posterior

tratamiento /proceso, transporte o consumo0, "uardando evidencia de ello$

La Gestin de Almacenes se sit1a en el 2apa de Procesos Lo"#sticos entre

la Gestin de E.istencias y el Proceso de Gestin de Pedidos y 3istribucin$

La propia evolucin de la Lo"#stica (a provocado el solapamiento de

%unciones y responsabilidades, lle"ando a la con%usin, principalmente entre

la Gestin de Inventarios y la Gestin de Almacenes$


El mismo ori"en de la e.istencia de un almac'n * %undamentalmente,

la necesidad de mantener inventarios * marca el l#mite entre la Gestin

de E.istencias y la Gestin de Almacenes$

QQ UU

C U N TC U N TOO AA C U N TC U N TOO

CC UU NN DD OO

DEBDEBEE SESER R ALMACENADALMACENADOO ?? Gestin de E.istencias

Gestin de Almacenes

DD NN DD EE

CC MM OO

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3el mismo modo, la Gestin de Almacenes ve %inalizada su %uncin cuando

los objetos almacenados pasan a ser pedido$ A partir de a(#, el mbito

de responsabilidad se traslada al Proceso de Gestin de Pedidos y

3istribucin, como se ver en el 2anual correspondiente$

2.2 FUNDAMENTOSY PRINCIPIOS DE LA GESTIN DE ALMACENESLa primera razn de ser de un almac'n nace de la natural imposibilidad

prctica de reducir a cero el lapso de tiempo entre la preparacin

para consumo de un elemento material y el acto en s# del consumo, bien

por pura imposibilidad de ajustar o%erta con demanda, bien por las

caracter#sticas del producto /perecederos, in%lamables40

Este %undamento no acota el ori"en y destino del elemento almacenado$

Por ello, es aplicable tanto a necesidades e.ternas de consumo /clientes0

como necesidades internas /clientes internos0 entre procesos o reas$

En se"undo lu"ar, e.isten razones puramente %inancieras que dan sentido al

uso de almacenes por parte de una empresa$ As#, por ejemplo, puede salir

ms rentable realizar aprovisionamientos en "randes cantidades para reducir

los precios, a pesar de necesitar mayor espacio para su almacenamiento, o

realizar movimientos de materiales en "randes cantidades$

OBJETO DE UN SISTEMA DE ALMACENAJE

Solucin a requerimientos propiosdel ne ocio

CAUSAS

Adaptacin a la demanda * interna5e.terna * /tiempos de

proceso, estacionalidad, servicio alcliente40

-aracter#sticas de losmateriales5productos /perecederos,

peli"rosos, reciclado40

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MANUAL DE ALMACENES

Optimi!acin de los recursos "inancieros


6educcin de costes a trav's

del aumento del volumenoperado /descuentos encompras, consolidacin detransportes40

6educcin de costes a trav'snecesidades productivas /"ruposutilizados en di%erentes unidadesde proceso40

Independientemente de estas consideraciones, las t'cnicas de Gestin de

Almacenes son aplicables a todo elemento %#sico material que %orme parte

de la compa)#a$ Es decir, no slo aquellos que %orman parte directa del

ne"ocio,

sino tambi'n cualquier documentacin "enerada$

2.3 IMPORTANCIAY OBJETIVOS DE LA GESTIN DE ALMACENES

bservando el mapa de procesos de un sistema de almacenaje y tal y

como se muestra en la tabla comparativa con los -entros de3istribucin /ver apartado 7$10, una de las caracter#sticas principales de

un almac'n es la !"#$%& '# %(&)&' '#" *!# + ' $ ) ,- * de

manera directa * a los materiales que maneja$

A pesar de ello, los %undamentos de su e.istencia evidencian una posicin

vital como proceso soporte de la %uncin lo"#stica y justi%ican la necesidad

de

desarrollar una Gestin de Almacenes en toda su e.tensin, conimpacto

6educcin de tareas administrativas

A"ilidad del desarrollo del resto de

procesos lo"#sticos

ptimizacin de la "estin del nivel de inversin

del circulante

2ejora de la calidad del producto8

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ptimizacin de costes

6educcin de tiempos de proceso

9ivel de satis%accin del cliente

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:

tan"ible en %actores de primer nivel para la empresa, obteniendo los

si"uientes bene%icios&

Para ello, los objetivos principales que se obtienen de un sistema de

almacenaje son&

OBJETI#OS DE UN SISTEMA DE ALMACENAJE $apide! de entre as%ia&ilidad

$educcin de costes

Ma'imi!acin del (olumen disponi&le Minimi!acin de las operaciones de manipulacin ) transporte


La Gestin de Almacenes es ampliamente contemplada en la I;

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>

El mapa de procesos mostrado en el apartado 7$1, representa el conjunto

de actividades bajo la responsabilidad de la "estin de almacenes$ En 'l,

un

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primer proceso de Plani%icacin y or"anizacin de la %uncin de los

almacenes como subproceso inicial y que se e.tiende a lo lar"o de todo

el proceso$

En un se"undo nivel, los subprocesos que componen la "estin de las

actividades y objetivos de los almacenes y que abarca la recepcin de

los materiales, su mantenimiento en el almac'n y el movimiento entre zonas

de un mismo almac'n$

Por 1ltimo, la "estin de las identi%icaciones, re"istros e in%ormes "enerados

a lo lar"o de los procesos anteriores$

2./.1 P, $&0&% %&1$ O.3 $&4 %&1$

Este subproceso alcanza las actividades de carcter estrat'"ico y tctico,

al tener que dar solucin a las necesidades de recursos y ubicaciones en

l#nea con las pol#ticas y objetivos "enerales de la compa)#a? como por

ejemplo, la modalidad de "estin de los almacenes, su ubicacin, los

recursos t'cnicos y (umanos necesarios, o la plani%icacin de cada uno

de los tres procesos operativos /recepcin, almac'n y movimiento0$

D&"#+- '# , R#' '# D&"(.&5!%&1$A,6 %#$ 6$(-

En primer lu"ar, una compa)#a necesita una 6ed de 3istribucin que

permita responder a cambios en la demanda utilizando una ptima

combinacin de instalaciones, modalidades de transporte y estrate"ias$

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@


na 6ed de 3istribucin es el conjunto de todos los centros de

distribucin, almacenes y rutas de transporte entre ellos$

El 3ise)o de una 6ed de 3istribucin es la plani%icacin y ubicacin

estrat'"ica de los almacenes y centros de distribucin de manera que

permitan "estionar el %lujo de productos desde uno o ms or#"enes (asta el

cliente$

3esarrollar una adecuada red de almacenes para la compa)#a y los

clientes requiere considerar una cantidad si"ni%icativa de elementos&

91mero de almacenes, las ubicaciones, la propiedad de la "estin o el

tama)o de los mismos$

!ras tener identi%icadas las necesidades de distribucin y almacenamiento, la

compa)#a debe decidir qu' tipos de almacenes y centros de distribucin

se ajustan a sus necesidades de manera ms e%iciente, as# como la ubicacin

de los mismos$

R#"7-$" 5&,&' ' '# , G#"(&1$ '# ,-",6 %#$#"

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B

!ras de%inir la 6ed de 3istribucin que necesita la compa)#a, la primera "ran

decisin que una compa)#a debe realizar respecto al almacenamiento de

sus e.istencias es si debe auto"estionar los almacenes o subcontratarlos$

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La decisin depende de numerosos %actores$ A continuacin se presentan las

ventajas y desventajas que presenta cada una de las modalidades, de

manera que una empresa pueda sopesar aquella que mejor se ajuste a su

situacin$

*ESTI+N ,$O,IA SUBCONT$ATACI+N

D E

S # E N T A J A S

# E N T A J A S 2ayor "rado de control

+le.ibilidad

2enos costoso a lar"o plazo

ptimizacin de los recursos(umanos

Cene%icios %iscales /ta. bene%its0

Cene%icios intan"ibles

-arencia de %le.ibilidad+inancial constraints

6ate o%return

-onservacin del capital

Aumento del espacio de almac'n para cubrir picos de demanda

6ies"o reducido

Econom#as de escala

+le.ibilidad

Dentajas %iscales /impuestos0

-onocimiento espec#%ico de loscostes de almacenamiento ymanutencin

Potencial minimizacin o%labor disputes

Problemas de comunicacin

-arencia deserviciosespecializados

El espacio puede no estardisponible /;(orta"e o%space0

+uente& +undamentals o% Lo"istics 2ana"ement$ Elaboracin Price ater(ouse-oopers$

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I'#$(&0&% %&1$ (. 4 5&,&' ' '# 6#.% $%9 "

Al i"ual que las ubicaciones, o incluso con mayor importancia, la totalidad

de las mercanc#as almacenadas deben ser codi%icadas asi"nando

identi%icaciones 1nicas por art#culo$ O a1n ms, est codi%icacin debe estar

relacionada con la utilizada para identi%icar las ubicaciones y con el resto

de procesos de la empresa * no slo los lo"#sticos $

-on ello, se consi"ue disponer de los pasos que si"ue una mercanc#adeterminada, tanto en el sentido de la cadena de valor, como a la

inversa, en el caso de que el ori"en de b1squeda proceda, por ejemplo,

del -liente, es decir, su trazabilidad$ 3esa%ortunadamente, todav#a son

muc(as las empresas que desaprovec(an las enormes posibilidades que

o%rece disponer de la in%ormacin para el rastreo de los art#culos que

circulan o (an circulado por la empresa$

Gracias a los avances tecnol"icos, la codi%icacin normalizada demercanc#as y ubicaciones junto a su relacin es (oy en d#a rpida y

cmodamente realizable mediante la identi%icacin automtica$

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;on dos las principales v#as de codi%icacin automtica que se utilizan en

la empresa&

-odi%icacin de barras

Etiquetas electrnicas

La "estin de almacenes basada en cdi"o de barras permite un control

e.(austivo de los productos$ El cdi"o de barras es un sistema de

codi%icacin internacional de los productos que o%rece "randes

posibilidades para ma.imizar la e%iciencia en la "estin de las bases dedatos que relacionan los %lujos %#sicos yde in%ormacin de las empresas en

sus operaciones cotidianas de intercambio$

-on el -di"o EA9 las empresas utilizan un Len"uaje -om1n compatible con

cualquier sistema interno$ El ;istema EA9 proporciona la %rmula para

identi%icar de %orma 1nica y no ambi"ua a los art#culos y productos,

cualesquiera que sea su %ormato o presentacin$

El cdi"o EA9 dispone de un principio bsico de "estin& J!oda

modi%icacin del producto percibida por el consumidor %inal tiene un cdi"o

EA9 distintoK$

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7B

#ENTAJAS DE LA CODI%ICACI+N DE BA$$AS Utili!acin de una codi"icacin com/n entre los interlocutores9

Captura de datos r3pida ) e"ica!9

*estin inmediata de la in"ormacin9

$educcin de stoc=s9

Aumento del ni(el de ser(icio a los clientes

,osi&ilidad de automati!ar el almac0n ) me8orar el control so&re el almacena8e )

la distri&ucin9

$educcin de errores en el reconocimiento del producto9*estin art:culo por art:culo

Me8oraen la estin deapro(isionamiento9 In"ormacin directa de

la e(olucin diaria9

+uente& AE- -

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Por su parte, las etiquetas electrnicas son un recurso ms so%isticado$ Estn

basadas en circuiter#a con microprocesadores, memorias y emisores y

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receptores de radio, lo que les permite manejar vol1menes de

in%ormacin de miles de bytes$ ;u penetracin es sensiblemente in%erior al

de los cdi"os de barras$

2. TIPOLOG AS DE ALMACN

E.isten una "ran variedad de instalaciones de almacenamiento, se"1n las

di%erentes clasi%icaciones que susceptibles de realizarse&

+uente& 2anual de Lo"#stica Inte"ral$ Elaboracin Price ater(ouse-oopers$

3entro de una 6ed de 3istribucin, el papel de un almac'n puede variar$

El tipo de almac'n que una compa)#a utiliza es un %actor cr#tico en el dise)o

de la 6ed$ n almac'n centralizado alber"a e.istencias para muc(os

mercados re"ionales y env#a productos directamente al cliente$

En tanto en cuanto (ay una sla ubicacin de e.istencias, los altos costes

de transporte y e l mayor tiempo de entre"a del producto pueden dar

como

CLASI%ICACI+N TI,O DE ALMAC;N

;e"1n su r'"imen jur#dico

;e"1n su %uncin lo"#stica

;e"1n su estructura yt'cnicas de manipulacin

;e"1n la naturaleza de loselementos almacenados

Propio Leasin"En alquiler -entral Local6e"ional 3e trnsito-onvencional 3inmicosPaletizado 2vilesEn bloque ;emiautomticos y-ompactos drive automticosin Autoportantes

2aterias Primas 2ateriales au.iliares;emielaborados 6ecambiosProductos 3ocumentacinterminados

7

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=

resultado un peor servicio al cliente$ Los costes de e.istencias, sin embar"o,

se reducen$


Los almacenes locales se sit1an muy pr.imos a los mercados objetivo,

reduciendo de este modo los tiempos de transporte y de entre"a al cliente,

e incrementando la satis%accin del cliente$ ;i la demanda est dispersada

"eo"r%icamente y con di%#cil prediccin, los almacenes locales pueden llevar

a altos costes de e.istencias$

Los almacenes re"ionales, por su parte, son similares a los locales pero estn

en%ocados a mercados ms "randes$ Este tipo de almac'n reduce los

costes de transporte al reducir el n1mero de almacenes y la %recuencia de

env#o al cliente$ n menor n1mero de almacenes puede reducir los

costes de e.istencias reduciendo los costes totales asociados a los

productos, pero puede tambi'n incrementar las distancias de env#o y

entre"a, lo que puede

a%ectar a la satis%accin delcliente$


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Los almacenes re"ionales con productos semielaborados pendientes de

ensamblaje %inal, empaquetado o etiquetado reducen los costes de

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transporte debido a que el punto de personalizacin del producto a

las necesidades del cliente est ubicado a lo lar"o de la 6ed de 3istribucin$

Los niveles de e.istencias puede disminuirse al no ser necesarias todas

las partes del producto en el montaje$ Las partes individuales poseen un

menor valor que los productos terminados ya que los componentes no

tienen atribuidas las actividades de valor a)adido$

Esta dilatacin debida a la personalizacin en almacenes re"ionales

puede llevar a mejores niveles de satis%accin del cliente$


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