alcance funcional implantaciÓn nuevo...
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ALCANCE FUNCIONAL
IMPLANTACIÓN NUEVO PORTAL DEL EMPLEADO
CONTROL DOCUMENTAL
Elaborado por:
Metro de Madrid
Objeto: Implantación Nuevo Portal del Empleado
Versión Descripción
V1.0 Versión original
V2.0 Versión revisada
Lista de distribución:
CONTROL DE CAMBIOS
Fecha Versión Autor Página Cambio
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INDICE DE CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN ..................................................................... 4
2. SITUACIÓN ACTUAL ............................................................... 6
2.1. NOTICIAS ........................................................................ 7
2.2. CONTENIDOS ................................................................... 7
2.2.1.Tipo HTML .......................................................................... 7
2.2.2.Tipo XML Form.................................................................... 7
2.2.3.Tipo “Preguntas respuestas” ................................................. 8
2.3. DOCUMENTACIÓN EN GESTOR DOCUMENTAL .................... 9
2.3.1.Documentos e imágenes ...................................................... 9
2.3.2.Videos .............................................................................. 10
2.4. DATOS PERSONALES Y PROFESIONALES .......................... 10
2.4.1.Datos ............................................................................... 10
2.4.2.Nómina ............................................................................ 10
2.4.3.Complemento Variable ........................................................ 11
2.5. TRÁMITES ....................................................................... 11
2.5.1.Formulario tipo encuestas .................................................... 11
2.5.2.Trámites creados con workflow de SAP .................................. 12
2.5.3.Trámite con Web Dynpro ..................................................... 13
2.6. SOCIAL Y COLABORACIÓN ............................................... 18
2.6.1.Entornos colaborativos ........................................................ 18
2.6.2.Foros ............................................................................... 19
2.7. OTROS CONTENIDOS Y APLICACIONES ............................ 19
2.7.1.Directorio.......................................................................... 19
2.7.2.Organigrama ..................................................................... 20
2.7.3.Tablón de anuncios ............................................................. 21
2.7.4.Calendario de Turnos .......................................................... 22
2.7.5.Enruta (Mensajería) ............................................................ 22
3. REQUISITOS FUNCIONALES ................................................. 24
3.1. HOME .............................................................................. 25
3.2. PUBLICACIONES. Noticias ............................................... 26
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3.3. INFORMACIÓN. Contenidos ............................................. 26
3.4. TRÁMITES ....................................................................... 27
3.5. ENCUESTAS ..................................................................... 27
3.6. MIS NOTIFICACIONES ..................................................... 28
3.7. SOCIAL ........................................................................... 29
3.7.1.Entornos colaborativos ........................................................ 29
3.7.2.Blog y foros....................................................................... 29
3.7.3.Chat ................................................................................ 29
3.7.4.Comentarios ...................................................................... 29
3.8. DOCUMENTACIÓN ........................................................... 29
3.9. BÚSQUEDA ...................................................................... 30
3.10. MONITORIZACIÓN .......................................................... 30
3.11. COMUNICACIÓN .............................................................. 32
3.11.1. Chat “contacta” ............................................................ 32
3.11.2. Multicanal .................................................................... 32
3.11.3. Newsletter multimedia ................................................... 32
3.11.4. Eventos ....................................................................... 32
3.12. APLICACIONES ................................................................ 32
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1. INTRODUCCIÓN
Metro de Madrid se plantea la evolución de su actual portal del empleado,
Andén Central, con el objetivo de adaptarlo a las necesidades de sus
empleados, aprovechando además la evolución y posibilidades tecnológicas
actualmente disponibles en el mercado.
Se incluirá en el pliego una fase previa a la construcción para redefinir la
estética, diseño, usabilidad y estructuración de contenidos para mejorar y
satisfacer la llamada “experiencia de usuario”. El diseño se definirá en función
de la “Guía de estilo digital” de Metro de Madrid.
De manera general, el nuevo portal deberá cumplir los siguientes requisitos:
Adaptable a dispositivos móviles y tablets (responsive).
Personalizable: la home permitirá contenidos comunes y segmentados
por grupos y una parte personal con avisos por suscripciones a
contenidos, estado de los trámites, etc. Los accesos al Portal dependerá
de los perfiles/roles que se establezcan.
Ofrecer una información más global mediante la presentación de
etiquetas, noticias relacionadas
Potenciar la colaboración profesional (entornos colaborativos, foros
discusión, etc.)
Facilidad de búsquedas de contenidos.
Facilitar la vinculación a la empresa y entre compañeros con redes
sociales internas fáciles de utilizar, orientadas a la interacción,
colaboración y participación de todos los empleados. Se podrán usar
herramientas específicas como foros, blogs, chat, etc. En todos los
casos deberán presentar una estética y funcionalidad que garantice la
ágil y fácil publicación de contenidos.
Además, se diseñará y estructurará para conseguir las siguientes ventajas
para el administrador principal (Servicio de Comunicación Interna).
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Fácil de administrar. Flexible en la creación de plantillas y contenidos
facilitando diferentes modelos tanto de la página de inicio, publicaciones
tipo noticias, contenidos, etc.
El proyecto de Implantación del nuevo portal, deberá incluir el diseño
gráfico, ya mencionado en apartados anteriores, configuración de plantillas,
creación de nuevos contenidos, desarrollo de aplicaciones, migración de
contenidos y carga de datos necesarios para el nuevo Portal, existentes en
los diferentes sistemas de Metro de Madrid (Documentum, SAP ERP y SAP
Portal, todo esto detallado en los siguientes apartados.
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2. SITUACIÓN ACTUAL
Los contenidos que se exponen a continuación corresponden al Portal actual.
Se tendrá que valorar cómo configurar estos contenidos en Liferay, teniendo
en cuenta las herramientas proporcionadas por dicha tecnología.
Las tecnologías propias del Portal actual, tales como Web Dynpro Java, no
serán reutilizadas en el nuevo Portal. Se utilizarán exclusivamente las
tecnologías proporcionadas por Liferay y las integraciones necesarias con
sistemas backend.
En la fase inicial de diseño se definirá el nuevo Portal, esto puede implicar que
contenidos del Portal actual se eliminen y en su lugar se desarrollen
contenidos nuevos de esfuerzo similar o que se modifiquen los contenidos
actuales.
En la actualidad los contenidos de Andén Central se distinguen según el tipo y
tecnología utilizada.
TIPOLOGÍA DE FUNCIONALIDADES Y CONTENIDOS
2.1 NOTICIAS
2.2 CONTENIDOS
2.2.1 Tipo HTML
2.2.2 Tipo plantillas XML form
2.2.3 Tipo Preguntas- Respuestas
2.3 DOCUMENTACIÓN 2.3.1 Documentos e imágenes
2.3.2 Videos
2.4 DATOS PERSONALES Y
PROFESIONALES
2.4.1 Datos
2.4.2. Nómina
2.5 TRÁMITES
2.5.1 Formularios tipo encuestas
2.5.2 Workflow SAP
2.5.3 Web Dynpro
2.6 SOCIAL Y COLABORACIÓN 2.6.1 Entornos colaborativos
2.6.2 Foros
2.7 OTROS 2.7.1 Directorio
2.7.2 Organigrama
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2.7.3 Tablón de anuncios
2.7.4 Calendario de Turnos
2.7.5 Enruta (Mensajería)
2.1. NOTICIAS
Las noticias de Andén Central, en la actualidad, están montadas en ficheros
HTML en los que, en función de cada caso, se incluyen textos, imágenes,
acceso a videos, álbum de fotos, etc. Estos HTML se almacenan en el gestor
documental de Metro de Madrid (Documentum) y se llaman y abren desde
portal. Las noticias podrán ser visibles para todos los colectivos o únicamente
para ciertos usuarios/ grupos que se determinen, por lo que dependiendo del
perfil de usuario, se mostrarán unas noticias u otras.
2.2. CONTENIDOS
Los diferentes contenidos de portal se pueden clasificar por tipos:
2.2.1. Tipo HTML
Contenidos que contienen textos e imágenes maquetados en formatos HTML y
almacenados en el propio gestor documental del portal (KM)
2.2.2. Tipo XML Form
Contenidos creados con diferentes plantillas, propias de SAP Portal, que
permiten incluir una o varias imágenes, texto, enlaces a documentos, enlaces
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a otros contenidos de portal, a URL externas o internas, etc. En todos los
casos permite al administrador del contenido autorizar la visualización
individual, por grupos o por colectivos. Residen en el propio gestor documental
del portal (KM)
2.2.3. Tipo “Preguntas respuestas”
Contenido que permite clasificar el contenido con una estructura de pregunta/
respuesta por grupos. Residen en el propio gestor documental de SAP Portal
(KM).Las respuestas pueden ser enlaces a documentos que residen también
en KM.
Los contenidos de Andén Central se componen en muchos casos de una
asociación de los diferentes tipos descritos anteriormente. Ejemplos:
Se componen de un título, un contenido tipo HTML o XML form y
enlaces.
Un HTML con navegación dentro del propio contenido.
Abren directamente un pdf.
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2.3. DOCUMENTACIÓN EN GESTOR DOCUMENTAL
2.3.1. Documentos e imágenes
En la actualidad se almacena la mayoría de documentación en Documentum,
información que, a través de buscadores específicos, se consultan desde
Andén Central. Dos ejemplos de este tipo:
Publicaciones internas
Archivo fotográfico de Metro de Madrid
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2.3.2. Videos
En la actualidad se almacenan en un servidor externo de videostreamig. Desde
las publicaciones o contenidos de portal se hace una llamada a los mismos.
2.4. DATOS PERSONALES Y PROFESIONALES
2.4.1. Datos
Acceso a informes de datos personales del empleado como familiares, de
domicilio, bancarios, reconocimiento médico y pólizas y otros profesionales del
tipo formación, retribución, informe de gratificaciones, fichajes, saldos,
vacaciones y evaluación de riesgos. Los datos que se visualizan en Portal
están almacenados en SAP ERP (asociados al número de personal).
2.4.2. Nómina
Acceso a la nómina del empleado mediante un desarrollo realizado en SAP
Portal (Web dynpro Java), que permite obtener directamente el recibo del
empleado que está en SAP ERP, también permite consultar recibos antiguos y
obtener todos los recibos firmados digitalmente.
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2.4.3. Complemento Variable
Acceso al complemento variable del empleado mediante un desarrollo
realizado en SAP Portal (Web dynpro Java), que muestra un formulario que se
completa con los datos de la persona obtenidos de SAP ERP.
2.5. TRÁMITES
En la actualidad podemos distinguir los trámites en:
2.5.1. Formulario tipo encuestas
A través de la herramienta de encuestas, son formularios de fácil y rápida
creación para el administrador principal, que almacenan la recogida de datos
en Excel. Se han de tener en cuenta las siguientes propiedades:
Asignación de permisos para definir los colectivos/grupos que acceden a
las encuestas.
Posibilidad de envío de correo al usuario
Posibilidad de identificar la encuesta como anónima
Fechas de vigencia
Identificador encuestas
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2.5.2. Trámites creados con workflow de SAP
En estos trámites los datos que se visualizan en la pantalla de solicitud
provienen de SAP ERP. En el trámite, una vez enviada la solicitud, llega un
correo al solicitante y otro correo al grupo de administración de Recursos
Humanos, en dicho correo hay un link que lleva directamente a Portal para
aprobar o denegar la solicitud. Cualquier usuario del grupo de administración
puede coger la solicitud para tratarla. Una vez es aprobada, los datos
modificados se almacenan en SAP ERP. Los aprobadores acceden al histórico
de solicitudes, con los distintos estados de la misma.
En la actualidad hay 5 trámites de este tipo.
Pantalla de solicitud:
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Pantalla aprobadores, se muestran las solicitudes pendientes y pueden
gestionarlas directamente:
2.5.3. Trámite con Web Dynpro
Petición de Servicio para personal Base
Funcionalidad que permite al usuario solicitar el servicio diario para el
siguiente año. Hay 4 formularios distintos que dependen del colectivo al que
pertenece el usuario, los datos a completar son distintos en cada uno de ellos.
En los formularios se mostrarán los campos a completar, algunos de ellos
serán obligatorios y otros opcionales. Los formularios tendrán desplegables
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que mostrarán los datos posibles en cada caso (turnos-localizaciones etc),
estos datos se almacenan en tablas de base de datos. Los desplegables
dependen uno de otros, porque en función de la selección en un campo, en
el siguiente te permite unos valores. Adicionalmente, en los desplegables se
controla la no repetición de datos.
El usuario tiene la posibilidad de “guardar”, “finalizar y enviar” y “cancelar”.
Una vez se envía, llega un correo al solicitante con un Excel adjunto con su
solicitud y un correo al grupo responsable de revisar estas peticiones. En el
Portal existe una opción para poder poner editable o no el contenido según
los plazos de apertura de la funcionalidad.
Todas las solicitudes se almacenarán en una base de datos. Se generará un
Excel plano con todos los datos de la solicitud, bajo petición.
Petición de Permisos y Vacaciones
Aplicación desarrollada en Portal (Web dynpro Java) que permite al usuario
solicitar sus permisos y vacaciones. Se accede a un formulario donde puede
seleccionar fecha, tipo de permiso y un comentario. Una vez enviada la
solicitud, debe ser aprobada por el responsable jerárquico del solicitante,
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para ello, llega un correo al solicitante y el aprobador. En el correo del
aprobador tiene incluido un link que le lleva directamente a una pantalla de
aprobaciones (a la que puede acceder también directamente desde
Portal).En dicha pantalla puede ver varios empleados a la vez para
contrastar las vacaciones del grupo.
También se ha desarrollado una gestión de suplentes, para que se pueda
determinar un aprobador distinto al responsable jerárquico, de forma
temporal o permanente.
Pantalla solicitud:
Los datos que se muestran en la parte inferior provienen de SAP ERP e
informan sobre los días disponibles anuales, los disponibles en ese
momento, los aprobados, etc.
Desde el Portal también se pueden ver las solicitudes realizadas y el estado
de las mismas, esta información está almacenada en una tabla de SAP,
propia para este proceso:
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Pantalla del aprobador. El aprobador puede realizar una búsqueda por
distintos parámetros (lectura a SAP ERP) y aprobar o denegar una solicitud:
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En la pantalla de aprobación, permite introducir un comentario.
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Una vez los datos son aprobados, se almacenan directamente en SAP ERP
asociados al número de empleado.
Fichajes remotos
Aplicación, desarrollada en Web Dynpro Abap, que permite al usuario fichar en
remoto
Los datos que se registran en la aplicación se almacenan posteriormente en
SAP.
2.6. SOCIAL Y COLABORACIÓN
2.6.1. Entornos colaborativos
Espacio de colaboración que permite, a los grupos o empleados que se
determinen, compartir documentos, tareas, establecer workflows, foros de
discusión, hacer valoraciones y dar feedback, etc.
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2.6.2. Foros
Aplicación típica de los foros que permite compartir experiencias entre los
miembros del mismo.
2.7. OTROS CONTENIDOS Y APLICACIONES
2.7.1. Directorio
Aplicación que te permite buscar los datos de empleados a través de varios
campos de búsqueda: apellido, unidad organizativa, etc. Como resultado de la
búsqueda te presenta la siguiente información de los empleados: Nombre,
apellidos, unidad organizativa fotografía, teléfono, recintos, etc. Permite
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cambiar la foto mostrada y si no se autoriza la publicación de la fotografía
personal no muestra la de los demás empleados. Los datos que se visualizan
(unidad organizativa, puesto de trabajo, foto etc.) provienen de SAP ERP.
2.7.2. Organigrama
Publicación navegable del organigrama de Metro, desarrollada en la actualidad
con un HTML:
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2.7.3. Tablón de anuncios
Funcionalidad que permite la creación, por parte de los empleados, de
anuncios donde, además de información, se puedan adjuntar ficheros y fotos,
se pueda poner caducidad al anuncio, etc. Tipificación por categorías.
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2.7.4. Calendario de Turnos
Funcionalidad que permite acceder a los turnos anuales, permisos, vacaciones,
etc., mostrándose toda la información a través de un calendario, los datos se
obtienen de SAP y está desarrollada en tecnología SAP.
2.7.5. Enruta (Mensajería)
Formulario para la petición de servicios de transporte, el usuario rellena un
origen, varios destinos y los todos los datos necesarios. Actualmente genera
un xml que se almacena en una unidad de red..
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3. REQUISITOS FUNCIONALES
El nuevo portal del empleado desarrollado para Metro de Madrid debe cubrir al
menos los contenidos y funcionalidades actuales (ver Anexo II -
Funcionalidades actual Portal del Empleado y apartado 2 del presente
documento). Aunque durante la fase de diseño inicial, se valorarán los
contenidos del nuevo Portal pudiendo cambiar contenidos actuales por otros
nuevos de esfuerzo similar. Los requisitos que contendrán cada tipo de
funcionalidad y contenido serán:
TIPOLOGÍA DE FUNCIONALIDADES Y CONTENIDOS
3.1 HOME
3.2 PUBLICACIONES
3.3 INFORMACIÓN
3.4 TRÁMITES
3.5 ENCUESTAS
3.6 MIS NOTIFICACIONES
3.7 SOCIAL Y COLABORACIÓN
3.7.1 Entornos colaborativos
3.7.2 Blog, foros
3.7.3 Chat
3.7.4 Comentarios
3.8 DOCUMENTACIÓN
3.9 BÚSQUEDAS
3.10 MONITORIZACIÓN
3.11 COMUNICACIÓN
3.11.1. Chat “Contacta”
3.11.2 Multicanal
3.11.3 Newsletter
3.11.4 Eventos
3.12 APLICACIONES
Condiciones generales a tener en cuenta:
Para todo tipo de contenido se podrán habilitar las opciones de
comentar, valorar y hacer ratings.
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Se configurarán las notificaciones push.
Configuración LOPD, en los contenidos que lo requieran.
Integración con Outlook Web Access (Acceso al correo sin necesidad
de autenticarse desde cualquier equipo o dispositivo móvil - single
sign on).
Motor de búsqueda (Se propondrá al inicio del proyecto el motor de
búsqueda idóneo). Se analizará y propondrá la mejor forma de
estructurar la información del portal.
Configuración y desarrollo de la integración entre Portal y SAP ERP
6.0 para cubrir todas las funcionalidades que integran con SAP y
detalladas en el apartado 2 del presente documento. Portal contará
con dos entornos: desarrollo y producción, dado que en SAP hay tres
entornos, las propiedades de los web services que se publiquen,
tendrán que ser modificables para que el entorno de desarrollo de
Portal pueda apuntar al entorno de desarrollo o de preproducción de
SAP. Queda fuera del ámbito del presente proyecto los desarrollos en
SAP ERP, que serán asumidos por Metro.
3.1. HOME
La home se podrá adaptar con agilidad por parte de los administradores,
cambiando la estética, el orden, el tipo de contenidos, etc. Se podrá
programar la publicación de una nueva home para una fecha/hora
determinada. Adicionalmente, habrá apartados de la home que podrán ser
configurados por el propio usuario, es decir, serán personalizables, y
contendrá también un espacio con los avisos por suscripciones a contenidos,
estado de los trámites, etc.
Se designará un espacio integrado en la home para la visualización on line de
los mensajes de redes sociales de Metro (twiter, Facebook, etc.)
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3.2. PUBLICACIONES. Noticias
Se crearán diferentes modelos de plantillas que cubran al menos las
necesidades actuales incluyendo una o varias imágenes, videos, álbumes de
fotografías, textos en párrafos, etc. Tendrá la opción de editor de textos
avanzado. Deberá contar con la posibilidad de publicación inmediata y
planificada, y los permisos de lectura se establecerán en base a los perfiles de
portal. Para facilitar la clasificación y búsqueda posterior de publicaciones se
etiquetarán las noticias.
Los usuarios podrán hacer comentarios a las publicaciones de manera on line,
pudiendo hacer valoraciones y rating.
3.3. INFORMACIÓN. Contenidos
El objetivo es utilizar la gestión de contenidos propia de Liferay, creando todas
las plantillas necesarias y evitar maquetar en HTML los contenidos, a no ser
que sea estrictamente necesario.
Al igual que en el caso de las publicaciones, la visualización de los contenidos
de portal permitirán establecer autorizaciones específicas en función de los
grupos definidos. Su publicación será inmediata o planificada según se
determine y se podrán establecer flujos de aprobación. Además tendrá la
opción de conservar las diferentes versiones.
Se permitirá la suscripción a cualquier contenido del portal para que los
usuarios que así lo establezcan reciban avisos, a través de correo o
notificaciones push, ante cambios y actualizaciones de dichos contenidos.
Permitirá la realización de comentarios y valoraciones de los usuarios.
Todos los contenidos estarán clasificados y etiquetados para facilitar las
búsquedas. Adicionalmente, se requerirá poder mostrar documentos
relacionados.
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3.4. TRÁMITES
Se establecerá la cumplimentación y envío electrónico de los trámites y
procedimientos administrativos o laborales recogidos en el portal actual. En la
fase de diseño inicial, se definirán los trámites definitivos del nuevo Portal,
pudiéndose cambiar trámites actuales por otros nuevos de esfuerzo similar.
La forma en la que se definirá cada trámite dependerá del caso pero,
básicamente serán:
o Utilización de la herramienta de encuestas con o sin workflow
según el caso.
o Integración, vía web service, con aplicaciones tipo SAP ERP
implicadas en la gestión de dichos trámites.(Integración con SAP
ERP bidireccional, se podrán visualizar datos provenientes de SAP
y se podrá almacenar datos en SAP, tras realizar una solicitud de
cambio en Portal). Los cambios a realizar en SAP los asumirá
Metro, será ámbito del presente proyecto la integración entre el
Portal y SAP.
En todos los casos se dispondrá de información acerca del “estado de la
petición”: enviada, en trámite, aceptada, etc. Se debe notificar al usuario y al
aprobador (se decidirá la mejor vía: correo, push, etc.). El grupo de
aprobadores tendrá una página donde gestionar las peticiones y consultar
históricos.
3.5. ENCUESTAS
Se dispondrá de una herramienta que permita la creación de encuestas que
puedan ser segmentadas en función de los grupos de portal (tanto la
visualización como la administración). La herramienta será flexible en cuanto a
diseño de los campos y la estética aplicada.
Los tipos de preguntas serán de respuesta simple, múltiple, preguntas
condicionas en función de respuestas anteriores, abiertas, con parámetros de
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control (numérico, alfanumérico, nº caracteres, etc.), obligatoriedad,
posibilidad de incluir adjuntos, etc.
Cuando sea necesario, permitirá la votación on line, con preguntas/
respuestas sencillas y visualización también on line de resultados en modo
gráfico.
Ejemplo de gráfico (incluyendo una votación anterior):
Las respuestas a la encuesta se notificarán al usuario y al organizador (se
decidirá la mejor vía: correo, push, etc.).
Los datos se almacenarán y se podrán descargar en formato Excel,
conservándose el histórico.
3.6. MIS NOTIFICACIONES
Se requiere un apartado para que el usuario pueda visualizar sus
notificaciones (estado de las peticiones realizadas, información sobre envío de
encuestas, suscripciones realizadas, etc.)
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3.7. SOCIAL
3.7.1. Entornos colaborativos
Espacio de colaboración que permita a los grupos o empleados que se
determinen compartir documentos, tareas, establecer workflow, foros de
discusión, hacer valoraciones y dar feedback.
3.7.2. Blog y foros
Se ofrecerá la posibilidad de incorporar, blogs y foros generales y/o
compartidos por un grupo de interés. Las aportaciones se deben poder votar,
comentar, denunciar y enviar como sugerencia a otros empleados.
Permitirá la publicación de avisos.
La administración y creación de foros será flexible y se deberán diseñar
diferentes plantillas para facilitar la gestión de los mismos.
3.7.3. Chat
Posibilidad de chat con las funcionalidades habituales.
3.7.4. Comentarios
Posibilidad de hacer comentarios a cualquiera de las publicaciones y
contenidos donde se determine. En todos los casos se podrá identificar al
empleado que realiza la contribución y según el caso las contribuciones podrán
ser on line o previa autorización. Posibilidad de suscripción a contenidos.
3.8. DOCUMENTACIÓN
El gestor documental del propio Portal permitirá el almacenamiento de
documentos, videos, fotografías, etc. Además, se podrá realizar de una forma
rápida y flexible la creación de álbumes y galerías.
Se requiere configurar la funcionalidad de video-streaming en Liferay.
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Se podrá segmentar y autorizar la visualización de los documentos en función
de los grupos de portal, manteniendo el versionado de los mismos.
Dado que habrá ciertos contenidos que se mantendrán en el gestor
documental Documentum, es necesario crear un servicio de acceso a
Documentum, que se debe importar en aquellos contenidos que consulten a
Documentum. Este servicio añade un parámetro encriptado en la petición,
para que Documentum sea capaz de desencriptarlo y dar acceso. De esta
forma se garantiza que los accesos Documentum solo atienden peticiones
realizadas desde el portal.
3.9. BÚSQUEDA
Motor de búsquedas avanzado que permita localizar los contenidos y/o
documentos de forma intuitiva y ágil en todo el portal (contenidos, trámites,
social, documentación, etc.). Se debe poder buscar por etiquetas, documentos
relacionados, etc.
3.10. MONITORIZACIÓN
Se requiere el desarrollo de analíticas de uso de Portal, por ejemplo: uso por
colectivos /unidad organizativa, visitas a páginas, consultas de documentos y
contenidos accedidos.
Será necesaria la obtención de informes que puedan descargarse en formato
Excel. Se incluirán datos sobre la consulta y navegación de los contenidos del
portal, descarga de documentos, acceso a videos, etc. Además darán
información sobre los canales de acceso al portal (red interna de Metro, red
externa, equipos compartidos, dispositivos móviles), y sobre los navegadores
utilizados.
En cuanto a la parte social, se facilitará información sobre la participación y
contribución de los empleados de Metro.
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Como información adicional a cada uno de los informes, se dispondrá de los
datos de uso según el número de identificación de los empleados (DNE),
colectivo, unidad organizativa, etc.
A nivel informativo, los datos que se extraen en la actualidad de los usuarios
para formar los informes mencionados son los siguientes:
Campo Valor Ejemplo Origen
Año natural 2016 Portal
Mes natural JUN Portal
Día natural 29/06/2016 Portal
Acceso Externo o
int E (Externo) I(Interno) Portal
Browser del
Cliente CHROME Portal
ID Usuario Pxxxxx Portal
Categoría
Empleado Oficial Portal
Colectivo
PERSONAL BASE CON
FICHAJE Portal
Equipo Cliente de
us
KIOSCOXXX / Equipo
Normal Portal
Franja Horaria 19 Portal
Función Usuario OFICIAL xxxx SAP
Hora Petición 19:44:51 Portal
NODE ID
SERVER jalisco1 Portal
Nombre del
Empleado XXXXXXXXXX SAP
Nombre de la
Página INICIO Portal
Unidad
organizativa 10xxxxxx SAP
Unidad
organizativa
MANTENIMIENTO
Dexxxx SAP
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3.11. COMUNICACIÓN
3.11.1. Chat “contacta”
Posibilidad de montar chat on line de consulta de los empleados en
determinados servicios. Este se abriría desde la home o al acceder a un
contenido específico y aparecería como ventana emergente.
3.11.2. Multicanal
Herramienta de comunicación que permita, previa selección del colectivo (por
áreas, puesto o localización) realizar acciones de comunicación mediante
inserción de contenidos/avisos en Andén Central, envío de correos electrónicos
mensajería push.
3.11.3. Newsletter multimedia
Se deberá poder crear newsletters que incluyan contenidos ya generados en el
portal y que puedan ser enviadas por correo electrónico, o mensajería push,
discriminado por perfiles, roles, departamentos, puestos, etc.
3.11.4. Eventos
La plataforma deberá estar preparada para poder retransmitir eventos/
jornadas/ encuentros en directo de una forma ágil y eficiente.
3.12. APLICACIONES
Las aplicaciones desarrolladas en el Portal actual tendrán que ser
desarrolladas de nuevo en Liferay, manteniendo la funcionalidad requerida por
el usuario y las integraciones existentes, en particular la integración con SAP
ERP.
Se analizará si alguna de estas aplicaciones puede ser sustituida por
funcionalidad estándar de Liferay, procediendo a configurar la funcionalidad
para cubrir los requerimientos de usuario.
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En la actualidad el Portal contiene un elevado número de aplicaciones, gran
parte de ellas está detalladas en el apartado de Funcionalidad Actual: Acceso a
datos personales /profesionales; Petición de Servicio para personal Base;
Petición de Permisos y Vacaciones; Calendario de Turnos; Acceso a Nómina;
Directorio; Enruta (mensajería).
Durante el diseño inicial se valorarán las aplicaciones definitivas del nuevo
Portal, pudiéndose intercambiar aplicaciones actuales por otras de esfuerzo
similar.