alcaldÍa mayor de bogotÁ secretaría de educación subsecretaría de gestión institucional...

ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁSecretaría de Educación

Subsecretaría de Gestión InstitucionalDirección Financiera

Oficina de Presupuesto

INDUCCION AUXILIARES ADMINISTRATIVOS CON FUNCI0NES FINANCIERAS

FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS (FSE)

Dirección Financiera - Oficina de Presupuesto





https://www.youtube.com/watch?v=TqwKfjjmcmA








1. Apoyo mutuo: LLEGAMOS A DONDE VAMOS.2. BENEFICIO DEL COMPAÑERO: PARA LLEGAR A UNA MISMA DIRECCION.3. Logramos resultados óptimos4. Palabras de aliento produce resultados óptimos5. Solidaridad de ayuda y acompañamiento.


TRABAJO EN EQUIPO

Pagina fse 1. Se ingresa a la pagina http://www.educacionbogota.edu.co

2. Nuestra Entidad / Gestión / Fondos de Servicios Educativos.

3. Fondos de Servicios Educativos.

Mapa de Georeferenciacion Normograma ( Leyes, Decretos, Resoluciones. Giros, Guías y Manuales, Memorandos, Circulares y

Conceptos). Encuesta a la Calidad del Servicio. Banco de Preguntas frecuentes. Plan de Trabajo y Metodología Videos de Capacitación

4. Aplicativos Financieros para los FSE.

Validación y Consolidación de Información Contable y Presupuestal. Información Presupuestal vigencia 2013 y 2014


http://www.educacionbogota.edu.co/

Son cuentas contables creadas por la Ley como un

mecanismo de gestión presupuestal y de ejecución

de los recursos de los establecimientos educativos estatales para la adecuada

administración de sus ingresos y para atender sus gastos de funcionamiento e inversión distintos a los de

personal.

QUE ES UN FSE

El Rector en coordinación con el Consejo Directivo del establecimiento educativo administra el FSE y se entiende por “Administrar” las acciones de presupuestaciòn, recaudo, conservación, inversión, compromiso, ejecución de recursos y rendición de cuentas entre otros

Decr

eto

4791

de

2008

ESQUEMA GENERAL DE ORGANIZACIÓN DEL FSE

CONSEJO DIRECTIVOColegio

RECTOR O DIRECTOROrdenador del gasto

CONTADOR

AUXILIAR ADTIVOCon Funciones Financieras

AUXILIAR ADTIVOCon Funciones en Almacén

AUXILIAR ADTIVOResponsable de Caja

Menor


INTEGRANTES DEL CONSEJO DIRECTIVO

Decreto 1860/1994

Rector, quien lo convocará y presidirá

Dos Representantes de los Docentes

Dos Padres de Familia

Un Alumno (Ultimo grado)

Un Exalumno

Un Representante del Sector Productivo del área de influencia


CONSEJO DIRECTIVO

AUXILIARES ADMINISTRATIVOS CON FUNCI0NES FINANCIERAS


De acuerdo con las funciones señaladas en el MANUAL DE FUNCIONES expedido por la SED a través de la Resolución 3950 del 7 de octubre de 2008 y atendiendo lo establecido en el artículo quince (15°) del Decreto 4791 de 2008, el Auxiliar Administrativo que apoye la gestión financiera deberá realizar las siguientes actividades

a) Elaborar el Flujo de Caja.

b) Registrar los compromisos con cargo al presupuesto del Colegio.

c) Asistir al ordenador de gasto en la preparación y presentación ante el Consejo Directivo del presupuesto anual del Colegio.

d) Apoyar al almacenista en la elaboración del Plan de Compras para visto bueno del Rector – Ordenador del Gasto.

e) Registrar y controlar el libro presupuestal.

Funciones y responsabilidades

- Oficina de Presupuesto


PRESUPUESTO

f) Elaborar y certificar las disponibilidades, los registros presupuestales, constituir las reservas presupuestales y las cuentas por pagar.

g) Preparar los traslados presupuestales.

h) Controlar el recaudo oportuno de los dineros que ingresan al FSE.

i) Elaborar y presentar al ordenador de gasto y organismos de control los informes financieros.

j) Evaluar y hacer seguimiento al Flujo de Caja y al presupuesto.

k) Evaluar y presentar periódicamente informes de análisis sobre gestión financiera adelantada en el Colegio.




PRESUPUESTO

l) Manejar los libros de tesorería.

m) Liquidar y cancelar las obligaciones contraídas por el Colegio, haciendo los descuentos por impuestos respectivo.

n) Pagar oportunamente los impuestos recaudados.

o) Apoyar al Ordenador de Gasto en la coordinación con las entidades bancarias para el manejo de los recursos depositados en la cuenta bancaria del FSE.

p) Asesorar al ordenador de gasto en el manejo del portafolio de inversiones y/o manejo rentable de los recursos financieros del FSE.

q) Preparar los Informes de Ejecución presupuestal de Ingresos y Egresos para la Secretaría de Educación Distrital. SED y subirlos a la página web.




PAGADURIA

r)Elaborar contratos de servicios y suministros de acuerdo con el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.

s) Incorporar los pliegos de condiciones a la página de contratación vigente.

t) Solicitar la documentación pertinente para la contratación.

u) Solicitar pólizas cuando el contrato lo amerite.




CONTRATACION

PRESUPUESTO

Es el cálculo anticipado de unos posibles ingresos y unos posibles gastos durante una vigencia fiscal (enero 1 a diciembre 31).

El presupuesto de ingresos se desagrega a nivel de grupos e ítems de ingresos, y el de gastos se desagrega en funcionamiento e inversión, el funcionamiento por rubros y la inversión por proyectos. (D.4791/08, Art. 7)


PRESUPUESTO

PROCESOS PRESUPUESTALES QUE LLEVAN A CABO LOS FSE

Los FSE realizan tres grandes grupos de actividades:

a) Proyección y recaudo de ingresos.

b) Proyección y ejecución de gastos.

c) Rendición de cuentas y control e informes sobre la gestión realizada.


PRINCIPIOS PRESUPUESTALES

.• Unidad de Caja: Con el recaudo de todas las rentas y recursos de capital se

atenderá el pago oportuno de las apropiaciones autorizadas en el presupuesto anual del colegio, salvo las excepciones contempladas en la Ley. diferentes a los recursos de transferencias y a los recursos con destinación específica.

• Universalidad: El presupuesto del FSE debe contener la totalidad de los ingresos y gastos que el colegio espera realizar durante la vigencia fiscal. Por tanto, el ordenador del gasto no podrá autorizar gastos que no figuren en el presupuesto aprobado

• Anualidad: La realización y el efectivo control del programa financiero en el presupuesto, requiere de un período determinado. El año fiscal comienza el 1º de enero y termina el 31 de Diciembre del mismo año. Después del 31 de diciembre no se podrán asumir compromisos con cargo a las apropiaciones del año fiscal que se cierra en esa fecha.

• Inembargabilidad: Protege los recursos del Colegio, los ingresos y recursos del presupuesto general de los FSE son inembargables.


PRINCIPIOS PRESUPUESTALES

• Planificación: Garantiza que los recursos se orienten al cumplimiento de las metas establecidas en el PEI y en el plan de Desarrollo Educativo del Distrito.

• Programación integral: Posibilita la existencia de los recursos necesarios para la realización de proyectos.

• Especialización: Las apropiaciones que se establecen en el presupuesto deben referirse a los objetivos del colegio.

• Legalidad: En el presupuesto de cada vigencia fiscal no podrán incluirse ingresos, contribuciones o impuestos que no figuren en el presupuesto de rentas, o gastos que no estén autorizados previamente por la Ley, Resolución y/o Consejo Directivo, ni podrán incluirse partidas que no correspondan a las propuestas por el Consejo Directivo para atender el funcionamiento de la administración y la inversión.


COMPOSICIÓN DE LOS FSE

OPERACIONALES

TRANSFERENCIA

CAPITAL

(Ordenador del Gasto y Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras –

Pagador)

FSE G Funcionamiento.

G de Inversión

INGRESOS

EGRESOS


DEFINICION CODIGOS PRESUPUESTALES

INGRESOS. CÓDIGO 2

INGRESOS OPERACIONALES. CÓDIGO 21

Son los ingresos que los colegios a través de su FSE reciben ordinariamente, en función de su actividad y aquellos que por disposiciones legales les hayan sido asignados.

TRANSFERENCIAS. CÓDIGO 22

Estos ingresos comprenden aportes y rentas provenientes de participaciones, que en general constituyen transferencias de otros organismos o entidades públicas.

Su carácter de Aportes se caracteriza por la recepción de recursos sin que por la misma exista contraprestación alguna, estando determinados por una norma previamente establecida (Ley, Acuerdo, Decreto o Resolución según el caso).

RECURSOS DE CAPITAL. Código 24

Son principalmente los ingresos provenientes de recursos del balance, recursos del crédito, rendimientos de operaciones financieras; venta de activos (muebles e inmuebles), cancelación de reservas, donaciones y excedentes financieros generados en la vigencia anterior.



GASTOS. CÓDIGO 3

GASTOS DE FUNCIONAMIENTO. CÓDIGO 31

Son las apropiaciones necesarias para el normal desarrollo de las actividades administrativas, técnicas y operativas. Comprende los gastos por servicios personales y gastos generales.

SERVICIOS PERSONALES. CÓDIGO 311

Apropiación destinada al pago del personal que se vincula en forma ocasional para una gestión específica y temporal en desarrollo de actividades diferentes a las educativas, cuando no sean atendidas por personal de planta como: a) Contrato de prestación de servicios profesionales celebrados con personas naturales o jurídicas, b) Contrato de prestación de servicios no profesionales celebrados con personas naturales y jurídicas, sea de carácter técnico o predominantemente materiales y no calificadas, c) Los contratos para la ejecución de trabajos artísticos que solo puedan encomendarse a determinadas personas naturales.

GASTOS GENERALES. CÓDIGO 312

Este concepto reúne las erogaciones por la adquisición de bienes y servicios para el normal funcionamiento de la entidad.



GASTOS. CÓDIGO 3

INVERSION. CÓDIGO 33

Gastos en que incurre el colegio para el desarrollo económico, social y cultural de su comunidad, es decir, aquellos que contribuyen a mejorar el índice de calidad de vida de los estudiantes. Estos gastos deben desarrollarse a través de la metodología para formulación y ejecución de proyectos de inversión. se desarrollan conforme al PEI del colegio y a los siguientes proyectos de inversión establecidos en la Ley 115 de 1994 LEY GENERAL DE EDUCACIÓN.

33101VITRINA PEDAGÓGICA33102 ESCUELA – CIUDAD- ESCUELA33103 MEDIO AMBIENTE Y PREVENCIÓN DE DESASTRES33104 APROVECHAMIENTO DEL TIEMPO LIBRE33105 EDUCACIÓN SEXUAL33106 COMPRA DE EQUIPO BENEFICIO DE LOS ESTUDIANTES33107 FORMACIÓN DE VALORES33108 FORMACIÓN TÉCNICA Y PARA EL TRABAJO33109 FOMENTO DE LA CULTURA33110 INVESTIGACIÓN Y ESTUDIOS33111 OTROS PROYECTOS


INGRESOS OPERACIONALES

CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS

REPOSICIÒN DE AGENDA Y MANUAL DE CONVIVENCIA

REPOSICIÒN DE CARNE

ARRENDAMIENTO DE BIENES Y SERVICIOS (TIENDA ESCOLAR)

TRANFERENCIA

NACIÒN – MEN ( Resolución 1536 del 07/02/2014)

GRATUIDAD SED (Valor transferido por la SED)

ESCUELA CIUDAD ESCUELA (Destinación Especifica)

OTRAS TRANSFERENCIAS SED (Acto administrativo por la SED)

INGRESOS DE CAPITAL

RECURSOS DE BALANCE

RENDIMIENTOS FINANCIEROS

EXCEDENTES FINANCIEROS

DONACIONES

De acuerdo al Decreto 4791 de 2008, Decreto 4807 de 2011 y Memorando 5400-14 Lineamientos Presupuestales 2014.



GASTOS FUNCIONAMIENTO

SERVICIOS PERSONALES Contador Público, Sistematización de Boletines

GASTOS GENERALES Gastos de Computador Viáticos y Gastos de Viajes Gastos de Transporte y Comunicación Impresos y Publicaciones Derechos de Grado Carne Agenda y Manual de Convivencia Otros Impresos y Publicaciones Sentencias Judiciales, Mantenimiento y Reparaciones Mantenimiento de la Entidad Mantenimiento de Mobiliario y Equipo Materiales y Suministros Material Didáctico Otros Materiales y Suministros Servicios Público Impuestos, Tasas y Multas Intereses y Comisiones Sostenimiento de Plantas y Animales Actividades Científicas, Deportivas y Culturales Salidas Pedagógicas Otras Actividades Científicas, Deportivas y Culturales Inscripción y Participación en Competencias Deportivas, Culturales y Científicas Dctos Gastos Generales

De acuerdo al Decreto 4791 de 2008 y Decreto 4807 de 2011


GASTOS

INVERSIÒN

Medio ambiente y Prevención de Desastres Aprovechamiento de Tiempo Libre Educación Sexual Compra de Equipo en beneficio de los Estudiantes Formación de Valores Formación Técnica y para el Trabajo Fomento de la Cultura Investigación y Estudios Otros Proyectos

Todo proyecto formulado debe soportarse en el PLAN EDUCATIVO INSTITUCIONAL (PEI), PLAN DE MEJORAMIENTO ANUAL (PIMA) y en lo procesos de enseñanza y aprendizaje de los estudiantes .

Durante la programación de Proyectos de Inversión, se deben considerar aquellos establecidos en el articulo 14 de la Ley 115 de 1994 “Ley General de Educación”


CONCEPTO RESPONSABLE

PREPARACIÓN ORDENADOR DEL GASTO apoyado por el PAGADOR

PRESENTACIÓN ANTE EL CONSEJO DIRECTIVO ORDENADOR DEL GASTO

APROBACIÓN CONSEJO DIRECTIVO

Envío a la SED ORDENADOR DEL GASTO – apoyado por el PAGADOR

ETAPAS DE LA PROGRAMACION PRESUPUESTAL


FACTORES A TENER EN CUENTA PARA LA PREPARACIÓN Y ELABORACIÓN

PROYECTO DE PRESUPUESTO:

Plan Operativo Plan de compras y Plan de contratación que incluya el plan de

mantenimiento. Lineamientos presupuestales Resolución de Gratuidad – MEN y Resoluciones SED (área

construida y área libre). Los recursos de capital generados por el FSE. Comportamiento de los ingresos del FSE en los años anteriores


EJECUCIÒN PRESUPUESTALUna vez aprobado el presupuesto desagregado por rubros e ítems (liquidado), por el Consejo Directivo mediante Acuerdo, aprobado el Plan de Compras y Plan de Contratación y elaborado el flujo de caja se da inicio a la fase de EJECUCIÓN PRESUPUESTAL.

EJECUCIÓN ACTIVA

La ejecución activa del presupuesto se define como el recaudo anual de los ingresos del

presupuesto del Colegio soportados en comprobantes de ingreso teniendo como soporte consignaciones debidamente identificadas o actos administrativos y se clasifican en ingresos operacionales, transferencias y recursos de capital

Operacionales.

Transferencia.

Recursos de Capital.

EJECUCIÓN PASIVA

La afectación del presupuesto a través de la adquisición de compromisos y la ordenación del gasto basado en las apropiaciones incluidas en el presupuesto anual de los FSE.



ETAPAS EN LA EJECUCIÓN DEL GASTO

a) Presupuesto elaborado por el Rector como ordenador del gasto con el apoyo del Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras – AAFF y la participación del Comité Interinstitucional de Presupuestos Participativos.

b) Presupuesto liquidado aprobado por el Consejo Directivo, mediante Acuerdo firmado, fechado, foliado y numerado.

c) Plan de Compras aprobado por el Consejo Directivo.

d) Flujo de Caja Anual (Decreto 4791 de 2008), con ajuste mensual.

e) Estudios previos, estudios de mercado y/o justificación de la necesidad.

f) Solicitud del CDP, por parte del Ordenador del Gasto Vs Plan de compras y flujo de caja mensual.

g) Expedición Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) Vs Tarjeta Presupuestal.



h) Proceso precontractual, teniendo en cuenta la cuantía.

I)Proceso Contractual - Contrato Minuta de Contrato de suministro – Minuta de Contrato de prestación de servicios. Minuta Contrato de Obra.

J) Registro Presupuestal (RP) – con el cual se perfecciona y se legaliza el contrato, teniendo en cuenta igualmente los requisitos habilitantes del contratista o proveedor.

k) Factura o documento equivalente Comprobante de entrada de almacén (bien) y/o recibo a satisfacción (contrato de servicios o contrato de obra).

m) Orden de Pago.

n) Comprobante de egreso.

o) Cheque.


MODIFICACIONES PRESUPUESTALES

Es una variación mediante la cual y por Acuerdo del Consejo Directivo se aumentan o disminuyen las cuantías apropiadas

LAS ADICIONES: Son operaciones mediante las cuales se modifica el monto total del presupuesto por la incorporación de un nuevo recurso no previsto o por un recaudo superior al programado inicialmente.

LOS TRASLADOS: Son las modificaciones que no varían el total del presupuesto sino que cambian la composición del mismo.

LAS REDUCCIONES: son la decisión definitiva de no ejecutar un monto determinado de gastos por inexistencia del recurso para su financiación o por variación de las circunstancias


CIERRE PRESUPUESTALEs el procedimiento que realizan los FSE con el propósito de determinar la ejecución presupuestal de ingresos y gastos, las obligaciones pendientes de pago, el estado de Tesorería a la fecha de cierre presupuestal y los excedentes financieros.

Al momento del cierre presupuestal, se debe revisar que cada Certificado de Disponibilidad Presupuestal expedido soporte un Registro Presupuestal.

Con el cierre presupuestal, se realizan las siguientes actividades:

Identificación de obligaciones – CUENTAS POR PAGAR

Constitución de - RESERVAS PRESUPUESTALES

Anulación de RESERVAS PRESUPUESTALES y constitución de PASIVOS EXIGIBLES.

Identificación de los - EXCEDENTES FINANCIEROS.

Formalización del - ESTADO DE TESORERÍA.


ESTADO DE TESORERIA Corresponde a la suma de los valores en caja, bancos e inversiones temporales al cierre de la vigencia fiscal. De este estado hacen parte los fondos con destinación específica, derechos académicos y cobros complementarios, los acreedores varios, las cuentas por pagar, las reservas y en general todo recurso que esté a disposición de la tesorería del FSE.

Legalización definitiva de la Caja Menor. Es el proceso mediante el cual se legaliza la caja menor del FSE con fecha anterior al cierre presupuestal. Los dineros en efectivo en poder del responsable deberán ser consignados en la cuenta de ahorros del FSE, la consignación junto con los soportes del gasto deberán ser entregados al Auxiliar Financiero para su respectiva legalización.


HECHOS CUMPLIDOS

Cuando un colegio adquiere un bien o servicio, es necesario precisar que a los Ordenadores del Gasto – Rectores les está prohibido contraer compromisos sin disponibilidad previa de recursos en tesorería (y en bancos) y en consecuencia administrativamente no sería posible acceder al pago solicitado.

CONTABILIDAD Existe un contrato de Prestación de Servicios Profesionales, habiéndose realizando el proceso de convocatoria y se hace la escogencia del Contador Publico.

Que es lo que el Contador debe entregar al Ordenador del Gasto para su pago?

Un informe de actividades en lo relacionado a sus Obligaciones como Contratista:

1. Comprobantes de diario por todo concepto de las operaciones financieras y patrimoniales del Colegio.

2. Libros auxiliares de Contabilidad (Libro auxiliar por cuenta, Libro de comprobantes de diario, Libro de depreciación elemento por elemento).

3. Libros Oficiales de Contabilidad Diario y Mayor, debidamente foliados, pre numerados.

4. Acta de Apertura y o de autorización de folios suscrita por el ordenador del gasto de los Libros Oficiales de Contabilidad. 5. Elaborar mensualmente la relación de cuentas por pagar del Colegio y reportarlo oportunamente en el formato oficial a la SED.


CONTABILIDAD 6.Balance General; el estado de actividad financiera económica y social; el estado de cambios en el patrimonio, las cuentas recíprocas deben de estar debidamente firmadas con Tarjeta Profesional.

7. Notas de Contabilidad a los estados financieros, mensuales. 8.Certificación a los Estados Financieros mensuales y debidamente firmarlos anteponiendo el número de matrícula profesional.

9. Indicadores Financieros que orienten la medición de la gestión financiera del Fondo de Servicio Educativo.

10. Conciliaciones Bancarias con los extractos bancarios originales, mensualmente de manera oportuna dentro de los primeros ocho (8) días del mes siguiente.

11. Entrega de Número de Radicado de información Contable en la Matriz Chip (Mensual).

12. Presentar trimestralmente al Consejo Directivo los Estados Financieros para su seguimiento. 13. Publicar mensualmente en un lugar del Colegio, visible y público, los Estados financieros para efectos del control social.


CONTABILIDAD 14.Preparar la cuenta contable semestral y anual para su presentación oportuna a la Contraloría de Bogotá D.C., de acuerdo a las normas vigentes.

15.Liquidar y revisar oportunamente las retenciones de impuestos que deban ser declaradas y canceladas mensualmente por el Colegio, de acuerdo a la normatividad tributaria vigente.

16.Velar por la adecuada existencia del Control Interno Contable, realizando mensualmente al Ordenador del Gasto las recomendaciones para su mejoramiento.

17. Procedimientos escritos de los procesos contables por todo concepto de ingresos, de egresos, de almacén, de inventarios, de responsabilidades fiscales, de impuestos, de cuentas de tesorería y de ajustes contables interrelacionados con las diferentes áreas como Pagaduría, Almacén e Inventarios.

18. Realizar el Formato de Ingresos y Bajas mensualmente con apoyo del Auxiliar Administrativo con Funciones en Almacén , para su correspondiente firma por el ORDEANDOR DEL GASTO .

19. Participar en el COMITÉ TÈCNICO DE SOSTENIBILIDAD CONTABLE Y INVENTARIOS .



Conformaciòn comités

CONFORMACIÒN DE COMITÉ TECNICO DE SOSTENIBILIDAD DEL SISTEMA CONTABLE Y INVENTARIOS

Resolución 119 del 27 de abril de 2006 expedida por la Contaduría General de la Nación Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública”. Integrado por los siguientes funcionarios: 1.Presidente, La Rectora 2. Secretario, el Contador 3. La Auxiliar Administrativo con funciones Financieras 4. El Auxiliar Administrativo con funciones de Almacenista 5. La Auxiliar Administrativo con funciones de Bibliotecaria.

COMITÉ DE MANTENIMIENTO Y CONSERVACIÒN Decreto 1860 en su articulo 28 Manual de Uso, Conservación y Mantenimiento de los Colegios Es el encargado de promover y realizar la gestión de mantenimiento periódico dentro del plantel Integrado por las siguientes personas: 1, Ordenador del Gasto - Rector 2, Docente 3, Docente 4, Estudiante 5, Estudiante 6, Padre de Familia 7, Gestor Territorial del Área de Plantas Físicas de la SED.


Conformaciòn comités

COMITÉ DE COMPRAS Y ADQUISICIONES

El Rector, en calidad de Ordenador del gasto podrá nombrar un comité de compras y de evaluación de ofertas (si así lo considera conveniente) que evalúe las ofertas presentadas y presente un informe de evaluación.

El Comité se reunirá cuando sea convocado por el Rector. El comité estará conformado por mínimo cinco (5) integrantes y harán parte el Rector, el auxiliar administrativo con funciones financieras y tres integrantes de la comunidad educativa (docentes, administrativos, integrantes del Consejo Directivo, etc.).




CAJA MENOR FONDOS DE SERVICIOS

EDUCATIVOS (FSE)



CAJA MENOR

El dinero que se entregue para la constitución de la CAJA MENOR debe ser utilizado para sufragar gastos identificados y definidos en el PRESUPUESTO DE GASTOS GENERALES (Resolución 0001 de 2009 expedida por la SHD).

Las cajas menores son fondos renovables con la finalidad de erogaciones de menor cuantía que tengan el carácter de situaciones urgentes, imprevistas, imprescindibles, inaplazables y necesarios para la buena marcha de la administración y definidos en la Resolución de constitución.


NORMATIVIDAD

Las siguientes son las normas que rigen para la Constitución, el funcionamiento y la ejecución de la Caja Menor:

1. Resolución No. 001 de enero 2 de 2003 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. “Por el cual se reglamenta la constitución y funcionamiento de las Cajas Menores”

2. Decreto No. 061 de febrero 14 de 2007 de la Alcaldía Mayor de Bogotá, “Por el cual se reglamentan el funcionamiento de las cajas menores y los avances en efectivo”

3. Resolución 2352 de 2013 GUÍA FINANCIERA DE APOYO PARA LA GESTIÒN DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS - F.S.E – SED

4. Manual para el manejo y control de cajas menores, Alcaldía Mayor de Bogotá.


Constitución CAJA MENOR

La ordenación de la CAJA MENOR está a cargo del ordenador del gasto quien podrá destinar el manejo de la misma a un funcionario administrativo de planta diferente:- Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras (Pagador)- Auxiliar Administrativo con Funciones en Almacén- Funcionarios Temporales - Profesores.La Caja Menor se constituirá para cada vigencia fiscal, mediante Resolución suscrita por el Ordenador del Gasto.ANEXO Nº 14. MODELO DE RESOLUCIÒN – CAJA MENOR


RESOLUCIÒN DE CONSTITUCIÒN1. Funcionario responsable del manejo de la caja menor2. Cuantía mensual o anual de la caja menor. La cuantía mensual no puede superar los dos (2) smmlv, y la anual no puede superar el 10% del presupuesto de la vigencia y de todas formas no puede superar los veinte (20) smmlv. ($644,350) vigencia 20153. Cuantía por rubro presupuestal de gastos generales. Definir de esa cuantía mensual o anual, la distribución de los recursos, por rubro.4. Finalidad. Indicar que la Caja Menor se constituirá para atender erogaciones de menor cuantía que tengan el carácter de gastos urgentes, imprescindibles, inaplazables, necesarios y definidos en la Resolución de Constitución.


RESOLUCIÒN DE CONSTITUCIÒN 5. Clase de gastos que se pueden realizar. Los identificados y definidos en los conceptos de Presupuesto de Gastos Generales, como:· Adquisición de Bienes: gastos de computador, materiales y suministros, material didáctico, útiles escolares, otros materiales y suministros.· Adquisición de Servicios: viáticos y gastos de viaje, gastos de transporte y comunicación, impresos y publicaciones, mantenimiento de la entidad, mantenimiento de mobiliario y equipo, servicios públicos, sostenimiento de plantas y semovientes.Cada uno de estos rubros se ejecutan conforme la definición de códigos presupuestales definidas en la presente GUIA.


CUANTÌA DE CONSTITUCIÒN

Los colegios pueden constituir en cada anualidad una Caja Menor, donde mensualmente la cuantía no supere los dos (2) salarios mínimos legales vigentes mensuales, que al año no supere el 10% del presupuesto anual de apropiaciones y en todo caso que no supere los 20 smmlv al año.


CONSTITUCIÒN DE LA CAJA MENOR CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL CDP.

Para la constitución y reembolso de la caja menor, se deberá contar con el certificado de disponibilidad presupuestal previo, el cual debe expedirse por el monto correspondiente a la suma del valor de la apertura y la proyección del número de reembolsos que se pretendan realizar en el respectivo año, respetando los límites en las cuantías

establecidas anteriormente y la disponibilidad de recursos en tesorería.

REGISTRO PRESUPUESTAL RP.

Para los reembolsos respectivos, los cuales tienen situación de fondos, se debe expedir el RP por el monto total del valor mensual de la caja menor, pero afectando el CDP emitido para constituir la respectiva caja menor. Al momento de solicitar reintegros de caja menor, se expide el RP por el 70% del valor mensual de la caja menor y el cheque.


RUBROS A AFECTAR

El dinero que se entregue para la constitución de la Caja Menor debe ser utilizado para sufragar gastos identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto de Gastos Generales y para atender erogaciones de menor cuantía que tengan el carácter de situaciones urgentes, imprescindibles, inaplazables, necesarios y definidos en la Resolución de constitución respectiva.

Los gastos que se efectúen por caja menor deben afectar el rubro presupuestal correspondiente, dado que estos gastos tienen su afectación en el presupuesto general del FSE.


MANEJO DEL DINERO

Dado que la cuantía NO supera los cinco (5) smmlv, el dinero se puede manejar en efectivo bajo medidas de seguridad. Estos recursos serán administrados por el FUNCIONARIO facultado, debidamente asegurado, diferente al jefe de bodega, almacenista o pagador y tesorero, sin obviar que la ordenación de los gastos a efectuar por Caja Menor, seguirán en cabeza del Ordenador del Gasto, quien autorizará los respectivos desembolsos mediante formato escrito y firmado.


APERTURA DE LOS LIBROS

Cada FSE procederá a la apertura de los libros en donde se contabilicen diariamente las operaciones que afectan la caja menor, indicando la fecha, imputación presupuestal de gasto, concepto y valor, según los comprobantes que respalden cada operación.

Los Libros que debe llevar el responsable de caja menor son:

·Libro de Efectivo de Caja Menor ·Libro por rubros presupuestales


APERTURA DE LOS LIBROS LIBRO DE EFECTIVO DE CAJA MENOR.

Es aquel en el cual se registrarán todas las operaciones con fundamento en los recibos definitivos.

FECHA No. RECIBO BENEFICIARIO DEBE HABER SALDO

15-01-201XApertura de Caja Menor 860.000 860.000

16-01-201X 1Papelería Comercial 20.000 840.000

17-01-201X 2 Pepita Pérez 10.000 830.000


LIBROS POR RUBROS PRESUPUESTALESSe registran las operaciones por cada uno de los rubros asignados en la resolución de constitución de la caja menor.

MATERIALES Y SUMINISTROS


15-01-201XValor Asignado 200.000 200.000

16-01-201X 1Papelería Comercial 20.000 180.000


15-01-201XValor Asignado 160.000 160.000

16-01-201X 2 Pepito Pérez 10.000 150.000

TRANSPORTE Y COMUNICIÒN


PRIMER GIRO El primer giro constituye el inicio operativo de la Caja Menor y requiere: Que exista acto administrativo de creación, expedido por el Representante legal. Que se haya expedido el certificado de disponibilidad presupuestal previo, el cual debe expedirse por el monto correspondiente a la suma del valor de la apertura y la proyección del número de reembolsos que se pretendan realizar en el respectivo año, respetando las cuantías señaladas y la disponibilidad de recursos en tesorería.·Que el responsable del manejo y administración de la Caja Menor haya sido designado en el mismo acto administrativo de creación.·Que el responsable tenga póliza de manejo vigente, aprobada con anterioridad al primer giro y por el monto total de la Caja Menor o en su defecto se encuentre amparado en la misma póliza que asuma la SED.·Que se cuente con las medidas mínimas de seguridad para la tenencia en efectivo de los recursos de la caja menor. Apertura de libros.


PAGOS DE LA CAJA MENOR Cada vez que se efectúe un pago con cargo a la Caja Menor se debe tener en cuenta, además del monto a girar, el cual no debe superar el 10% del valor mensual de la Caja Menor, lo siguiente:

El rubro presupuestal al que corresponde imputarlo y la respectiva afectación contable. El monto total de la factura. Las deducciones de Ley (si las hubiere). El valor neto a pagar. La fecha de pago. El NIT del beneficiario.


SOPORTES DE CAJA MENOR

Las facturas y comprobantes deben ser Originales y contendrán: Nombre del beneficiario y NIT o CC Lugar de expedición Detalle y especificación del gasto Valor del servicio o bien Descuentos de ley (si los hubiere) Firma del proveedor Formato de transporte


SOPORTES DE CAJA MENOR Que cuente con la autorización del gasto firmada por el Ordenador del Gasto

COLEGIO XXXXXXXXXXXXXXXX SOLICITUD GASTO CAJA MENOR FECHA Señor(a): Nombre del responsable de la caja menor Sírvase entregar al señor (a): persona que va a realizar la compra la suma de: $(xxxxxxxx) Letras Para realizar la siguiente compra: FIRMA DEL ORDENADOR DEL GASTO 3. Que se cuente con recursos disponibles en caja menor por el rubro a afect

NOMBRE DEL COLEGIO COMPROBANTE PROVISIONAL DE CAJA MENOR N° FECHA: _______________________ NOMBRE DEL FUNCIONARIO DE LA CAJA MENOR: _______________________________________ ENTREGADO A: ____________________________________________________ DEPENDENCIA: ____________________________________________________ VALOR $___________ EN LETRAS: ___________________________________ CONCEPTO PARA EL CUAL SE SOLICITA EL DINERO


SOPORTES DE CAJA MENOR COLEGIO TRAVESURAS, IED

CONTROL GASTOS DE TRANSPORTECAJA MENOR

PLANILLA No. 1

FECHA DE INICIO: Mayo 2 de 2011 FECHA DE TERMINACION: Junio 7 de 2011

No. FECHA NOMBRE Y APELLIDOS ASUNTO DESTINO VALOR FIRMA DEL FUNCIONARIO1 Mayo 2-11 Juana Lopera Entrega de documentos SED 4.000 2 Mayo 5-11 Carlos Martínez Retirar extractos bancarios Bancolombia 4000 3 Mayo 9-11 Jaime Peña Recoger material didáctico Dirección Local 12000 4 5 6 7 8 9

10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

CAMILA DE LA HOZAuxiliar Adtivo. Responsable de Caja Menor


LIMITES DEL GASTO

Los gastos que se efectúen en cada operación, no podrán superar el 10% de la cuantía mensual asignada para la CAJA MENOR (ejm: Si la caja menor se constituyera mensualmente por $600.000 un solo gasto por alguno de sus rubros no puede ser mayor de $60.000), tampoco podrá efectuarse ninguna clase de fraccionamiento en las compras para superar este monto y los dineros que se entreguen por caja menor, deberán ser legalizados dentro de los 5 (cinco) días siguientes a la realización del gasto.


SOLICITUD DE REEMBOLSOEl reembolso se efectuará una vez al mes en la cuantía de los gastos realizados sin exceder el 70% del monto total mensual autorizado. Se hará a través del formato de reembolso, anexando facturas, comprobantes de ingreso al almacén (si se trata de la compra de un bien) y demás soportes que justifiquen el gasto, firmados por los proveedores y el responsable de la Caja Menor.

El Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras girará al responsable de la caja menor el valor neto resultante del valor total de las adquisiciones y gastos efectuados en el período, disminuido en el valor de los descuentos efectuados, los que deberán ir relacionados en el formato de reembolso y en los anexos .

Los documentos soporte de reembolso se foliarán o numerarán en orden ascendente y cronológico


FORMATO DE REEMBOLSO Identificación de la Caja Menor para la cual se efectúa el reembolso. Cargo del funcionario responsable. Período que cubre el reembolso. Relación consecutiva de los Comprobantes de Egreso. La cuenta de reembolso, con todos sus soportes Firma del Ordenador del Gasto autorizando el reembolso


REQUISITOS DEL REEMBOLSOEn la legalización de los gastos para efectos del reembolso, se exigirá el cumplimiento de los requisitos que a continuación se indican: Que los gastos se refieran al objeto y funciones del colegio y se ejecuten

estrictamente, conforme al fin para el cual fueron programadas las apropiaciones de los rubros presupuestales.

Que los gastos estén agrupados por rubros presupuestales, bien sea en el comprobante de pago o en la relación anexa, y que correspondan a los autorizados en la resolución de constitución.

Que los documentos presentados sean los originales, tengan el nombre o razón social, el número del documento de identidad o NIT, el objeto, la cuantía y se encuentren firmados por los acreedores en el caso que lo ameriten.

Que la fecha del comprobante del gasto corresponda al periodo de la caja menor que se está legalizando.

Que el gasto se haya efectuado después de haberse constituido o reembolsado la CAJA MENOR según el caso.

Que se haya expedido la resolución de reconocimiento del gasto.


FUNCIONES DEL RESPONSABLE

Llevar y mantener al día los Libros y auxiliares que se requieran para los registros.

Adquirir y pagar los bienes y servicios de conformidad con la Ley General de Contratación, las normas administrativas y fiscales.

Legalizar oportunamente las cuentas para la reposición de fondos, manteniendo liquidez.

Responder por el manejo y funcionamiento de los fondos entregados.


PROHIBICIONES Con los dineros de la Caja Menor no se podrán efectuar las siguientes operaciones:

Adquirir elementos con existencia comprobada en Almacén Fraccionar compras de un mismo elemento Realizar desembolsos a dependencias diferentes del colegio Reconocer y pagar gastos por concepto de servicios personales

y las contribuciones que establece la ley sobre nómina, cesantías y pensiones

Cambiar cheques o efectuar préstamos Ejecutar compras de la misma naturaleza con diferentes rubros.


Legalización PARCIAL En la legalización de los gastos para efectos del reembolso, se exigirán los siguientes requisitos:

Que los gastos estén agrupados por rubros presupuestales en el comprobante de pago o en relación anexa y debe corresponder a gastos autorizados en la resolución de constitución.

Que los documentos soporte sean originales, identificando nombre o razón social, C.C. o NIT, objeto y cuantía.

Que la fecha del comprobante corresponda al periodo por legalizar.

Que el gasto sea posterior a la constitución o reembolso de la caja, pero limitado en la fecha de expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal.


Legalización DEFINITIVA Se hará antes del cierre presupuestal de la correspondiente vigencia fiscal; el responsable presentarán una relación de los gastos en los formatos establecidos, anexando comprobantes de pago hasta la fecha de cierre.

Si en la fecha de cierre existe un saldo sobrante, el responsable deberá consignar esos valores en la cuenta de ahorros del FSE, el incumplimiento de su legalización oportuna y del manejo del dinero que se encuentre a su cargo acarreará las acciones legales a que hubiese lugar.


CANCELACIÒN CAJA MENOR Cuando se considere que el funcionamiento de una Caja Menor es innecesario e inconveniente, ésta podrá ser cancelada por disposición de la misma autoridad que ordenó su constitución por voluntad propia o a petición de autoridad competente.

Se ordenará la cancelación mediante Resolución después de haberse legalizado todos los gastos por el titular, reintegrando el saldo de los fondos que recibió a la cuenta de ahorros del FSE.

El registro contable es idéntico al realizado en la legalización definitiva por cierre de vigencia. La SED sugiere un modelo de Resolución de creación y funcionamiento de la CAJA MENOR..


CONTROL CAJA MENOR

Para garantizar que las operaciones estén debidamente sustentadas, que los registros sean oportunos y adecuados y que los saldos correspondan;

el Auxiliar Administrativo con funciones financieras efectuara arqueos periódicos.

Igualmente realizará revisión de los libros y la existencia y legalidad de los soportes de pago, control diferente al que realiza el Contador.


HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO

1. Los documentos soportes no cumplen con lo establecido por la Ley (Factura).

2. La legalización no se hace oportunamente.

3. Se gastan valores significativo en los rubros por ejemplo de Comunicación y Transporte.

4. No se hacen Arqueos de Caja Menor (Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras).

5. Se utiliza el dinero de los rubros para gastos no correspondientes (almuerzos, refrigerios).

6. No se lleva la Planilla de Transportes.

7. Al cierre de la caja menor se ajustan los saldos del presupuesto

ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁSecretaría de Educación Subsecretaría de Gestión

Institucional Dirección FinancieraOficina de Presupuesto

TESORERIAFONDOS DE SERVICIOS

EDUCATIVOS (FSE)


TESORERIA

Conjunto de actividades

relacionadas con el manejo de los

recursos administrados a

través de los FSE...

Esta función en el Colegio es atendida por el Auxiliar Administrativo confunciones Financieras - Pagador. Quien es el responsable de garantizarla correcta ejecución de ingresos y gastos de conformidad con los lineamientos y normativas que rigen la materia.


AUXILIAR ADMINISTRATIVO CON FUNCIONESFINANCIERAS

Deberá llevar en forma ordenada:

1.2.

Los comprobantes de ingresos (recibos de consignación),

Egresos con sus respectivos documentos soportes internos externos,Libros e informes elaborados a partir de los documentos

y

3.4. Registros de los movimientos

extracto bancario).y saldos (cruce de cuenta con el

Estos documentos y registros le permiten realizar conciliaciones ycruces de información y son la base para elaborar los informes.


MANUAL DE TESORERIA

Es donde se establecen los procesos administrativos y financieros,unificando los conceptos básicos y reglas para el desarrollo de las laboresde revisión,tesorería.

ejecución, organización y control de las funciones propias de la

Es una herramienta de aplicación de las políticas de la Secretaria deEducación del Distrito con relación al manejo de los recursos del Fondo deServicios Educativos por la tesorería, teniendo en cuenta los principios,normas y procedimientos aquí establecidos que deben conocer y aplicar elOrdenador del Gasto y el funcionario que tenga bajo su responsabilidad lasactividades de tesorería.


MARCO JURIDICO

A la entidad territorial le corresponde expedir el Manual para el manejo de latesorería en los Fondos de Servicios Educativos - FSEDirectivo adoptar el Manual, función asignada en el artículo4791 de 2008.

y al Consejo5 del Decreto

El manual de tesorería está orientado al mejoramiento del Control Fiscalcontenido2006.

en la ley 42 de 1993, el Decreto 1421 de 1993 y la Ley 1066 del


principios

Seguridad: Se aplicaran Transparencia: Laslostodos los mecanismos y

se y

actuaciones funcionarios

de todosLiquidez: El Ordenador delprocedimientos que deberánGasto y la

las para

Tesorería

actividades

garantizar

consideren necesarios orientarse al logro de los finescoordinarán necesarias

suficientes para garantizar la del establecimiento educativo

seguridad financieros Servicios

de del

los recursos y se desarrollarán conque el Fondo deFondo de

De la

imparcialidad motivadas por elServicios Educativos cuente con los recursos financieros suficientes y oportunos para

Educativos. mejoramiento continúo de la gestión y el libre acceso a la información quedebe ser oportuna, fidedigna,

manera que al realizaroperación prevalecerá

cumplir con financieras

las obligacionesaquella que presente el menornivel de riesgo el Fondo.

o peligro para completa, comparable

comprensible y


principios

Economía:adelantarán

Todas con

las actuaciones se Unidad: ejecución actividades

La programación,austeridad de tiempo, y control de las

medios y gastos; impidiendo las dilaciones yretardos en su ejecución.

de tesorería deberánseguir las orientaciones en materia de política financiera yLas normas sobre procedimientos sepresupuestal establecidas por lainterpretarán de tal manera que no denSecretaria de Educación delocasión a seguir trámites distintos oDistrito; destinadas a garantizar laadicionales a los expresamente previstos o

que permitan valerse de los defectos de eficiencia y eficacia en lautilización de los recursos, su estabilidad financiera.

comoforma o de la para no decidir.

inobservancia de requisitos


PROCEDIMIENTOS

El plan de compras tendrá doscomponentes la adquisición de

bienes y la adquisición de servicios que se ejecutan contra

las partidas presupuestales correspondientes a los gastos

Cuantificar el costo del plan de compras para la adquisición de

suministro de bienes y servicios.

de funcionamiento e inversión.


FUNCIONES DE TESORERIA

• Efectuar la apertura y registro de firmas, traslado de recursos entre la cuenta de ahorros a la cuenta corriente del FSE mediante oficio firmado por el ordenador del gasto y el auxiliar administrativo con funciones financieras y sello de las cuentas bancarias.

• Registrar los recursos monetarios, títulos valores con la debidaautorización del ordenador del gasto y soportes.

• Elaborar los documentos

comprobantes soportes tanto

de ingresos y egresos amparados con losinternos como externos.



• Registrar los movimientos diarios de ingresos y giros en el libro auxiliar de bancos y en el boletín de tesorería, con el fin de mantener el sistema actualizado del flujo de fondos.

• Elaborar informe mensual detallado de ingresos y gastos, así comoEstado de Tesorería.

el

• Generar las conciliaciones bancarias en los cinco primeros días decada mes.


FUNCIONES DE

TESORERIA

• Efectuar arqueos de cheques establece el presente manual.

y caja fuerte con la periodicidad que

• Practicar las retenciones de Ley, presentar las declaraciones yefectuar el pago.

• Verificar la legalidad de los pagos y -- efectuar el giro de los cheques.



• Custodiar títulos valores y elementos a cargo de la tesorería.

• Archivar las cuentas con sus correspondientes soportes en formaordenada, cronológica y oportuna de la información que con bancos, recaudos, ingresos y egresos.

se relacione

• Entregar la información oportuna y completa que requiera el yOrdenador del Gasto, Contador,

los entes de vigilancia y control.Secretaria de Educación del Distrito



• Elaborar, actualizar, ajustar y controlar el Flujo poder realizar los pagos.

de Caja para

• Verificar que el bien o servicio que se pague este contempladoen el plan de compras que aprobó el Consejo Directivo


REGISTRO DE GASTOS

POLITICAS


APERTURA Y MANEJO DE CUENTAS BANCARIAS

MANEJO DE CHEQUERAS

EMISION DE CHEQUES

INSTRUMENTOS DE TESORERIA

(FLUJO DE CAJA, PLAN DE COMPRAS Y ESTADO DE TESORERIA)REGISTRO DE INGRESOS

REGISTRO DE GASTOS

REGISTRO DE INGRESOS

CONCILIACIONES BANCARIAS

ORDEN DE PAGO

COMPROBANTE DE EGRESO

PAGO DE SENTENCIAS JUDICIALES, CONCILIACIONES Y LAUDOSARBITRALES

PAGO DE IMPUESTOS

CAJA MENOR

MANEJO DE INVERSIONES

CIERRE DE TESORERIA

ESPACIO FÍSICO DE LA PAGADURÍA

CAJA FUERTE GENERALIDADES


*****Bienvenidos *****

alcaldÍa mayor de bogotÁ secretaría de educación subsecretaría de gestión institucional...

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