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MANUAL DE
AUDITORÍA
INTERNA
Septiembre 2004
EMPRESA METROPOLITANA DE ALCANTARILLADO Y AGUA POTABLE QUITO
Presentación
Mediante Ley No 2002-73 publicada en el suplemento del registro oficial Nº 595 del 12 de junio del 2002 se dicta la LEY ORGANICA DE LA CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO, al señalarse el ámbito de aplicación en sus artículos 2, 3 y 4 incluye a la Empresa Municipal de Agua Potable y Alcantarillado EMAAP- Q.
Esta nueva Ley que sustituye en parte a la Ley Orgánica de Administración Financiera, cambia significativamente su concepción puesto que, básicamente, pone en consideración de manera primordial las normas de auditoría generalmente aceptadas y el control fiscal de las actividades del sector público se toma en un sentido de completo positivismo puesto que la auditoría pasa a ser un elemento constructivo dentro de la administración.
El artículo 14 de la LEY ORGANICA DE LA CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO, señala como parte del control interno el establecimiento de una Unidad de Auditoría Interna.
Conceptualmente la Auditoría Interna es un control de controles; es una actividad de evaluación independiente dentro de una organización, cuya finalidad es examinar las operaciones contables financieras y administrativas, como base para la presentación de un servicio efectivo a los más altos niveles de dirección.
Expresado de otro modo, es un control administrativo que funciona sobre la base de medición y evaluación de otros controles.
La Entidad al conformar su estructura orgánica, según el Reglamento General de la Empresa Metropolitana de Agua Potable, aprobado en sesión de Directorio el 28 de enero del 2002, sitúa a la unidad de Auditoría Interna en el nivel Asesor como un órgano de control de sus recursos económicos, financieros y materiales, dependiendo su actividad administrativa del Gerente General.
Dr. Carlos Porras V.AUDITOR GENERAL DE EMAAP-Q
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Actualización
Este Manual se encuentra sujeto a la actualización permanente, con el propósito de incluir en él los cambios que se produzcan, como efecto del desarrollo profesional, división y actualización de la normatividad y políticas que emita el Organismo Superior de Control, los cambios que por necesidades administrativas surjan en la EMAAP-Q y otras políticas y normas que el Directorio de la Empresa crea necesario implantarlas por las circunstancias.
Con este propósito se conformará un Comité para que anualmente, efectúe una revisión al Manual de Auditoría Interna y haga las reformas correspondientes.
El Comité estará conformado por.
Auditor General
Supervisor
Operativo
Especialistas
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CAPITULO I
BASE LEGAL Y ORGANIZACIÓN DE LA UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA
BASE LEGAL Y NORMATIVA DE LA UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA
La Empresa Metropolitana de Alcantarillado y Agua Potable de la ciudad de Quito, EMAAP-Quito, fue constituida mediante Ordenanza Municipal 65 del 31 de diciembre de 1997, Art. I 413, publicada en Registro Oficial No.226, con domicilio en la ciudad de Quito, capital de la República del Ecuador, con personería jurídica de derecho público, patrimonio propio, autonomía administrativa, operativa y financiera. Se regirá por la Ley de Régimen Municipal, y demás disposiciones legales y reglamentarias.El articulo No.428 del Código Municipal Metropolitano de Quito establece que la Auditoría Interna formará parte del nivel asesor, de manera independiente y contará con un Auditor Interno, nombrado por el Directorio de la Institución.
Para el cumplimiento de sus funciones la Unidad de Auditoría Interna se regirá por lo que disponen los artículos 14, 15, 16 y 17 de la Sección 2, Capitulo 2 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, publicada en el Suplemento del Registro Oficial No.593 del 12 de junio del 2002 y su Reglamento publicado por Decreto Ejecutivo No.548 en Registro Oficial No.119 del 7 de julio del 2003 y del Reglamento sobre Organización, Funcionamiento y Dependencia de la Unidad de Auditoría Interna, según Acuerdo 008-CG, publicado en el Registro Oficial No.70 del 28 de abril del 2003.
POLÍTICAS DE LA UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA.
Las políticas de la Unidad de Auditoría Interna son líneas de acción que proporcionan orientaciones de carácter general para ejecutar la auditoría en forma eficiente, efectiva, económica, ecológica, ética y equitativa.
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La Unidad de Auditoría Interna dependerá técnicamente de la Contraloría General del Estado y orgánicamente su dependencia es del Directorio de la Empresa, por lo tanto se encuentra al nivel asesor más alto de la Institución.
Para realizar el trabajo de examen y evaluación de la Institución, la Unidad de Auditoría Interna será de carácter multidisciplinario.
La Auditoría Interna se ejecutará de acuerdo con las normas nacionales e internacionales de Auditoría aplicables al Sector Público.
La Unidad de Auditoría Interna realizará auditorías, Auditorías de Gestión y Exámenes Especiales, de conformidad con lo establecido en la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.
La Unidad de Auditoría Interna preparará el Plan Anual de Actividades, el mismo que deberá ser presentado a la Contraloría General del Estado, para su aprobación y luego puesto en conocimiento de la máxima autoridad de la EMAAP-Quito.
Los Auditores de esta Unidad mantendrán independencia respecto a la operación o actividad auditada y no intervendrán en la autorización y aprobación de los procesos financieros, administrativos, operativos y ambientales del área administrativa auditada.
Los informes resultantes de las auditorías o exámenes especiales suscritos por el Jefe de la Unidad serán dirigidos a la máxima autoridad de la Empresa.
Para efecto de la determinación de las responsabilidades, la Unidad de Auditoría Interna enviará a la Contraloría General del Estado ejemplares de sus informes en el término de 30 días, contados desde la fecha de lectura del informe, con la documentación probatoria de los hechos informados. (Art.8 numeral 16 del Reglamento de Organización y funcionamiento de las auditorías internas)
El fin de la Unidad de Auditoría Interna es prestar asesoría a la administración de la Empresa, mediante recomendaciones que permitan el mejoramiento de los procesos administrativos y financieros de las áreas que la conforman, para alcanzar los objetivos y metas propuestos en el Plan Estratégico.
Para propender el mejoramiento continuo del personal de la Unidad de Auditoría Interna se desarrollará planes de capacitación y actualización.
Promoción de los auditores a través de la docencia universitaria, pues dará incentivo para los requerimientos de la Unidad.
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Estructura Orgánica de la Empresa Metropolitana de Alcantarillado y Agua Potable
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DIRECTORIO
AuditoríaInterna
GERENCIAGENERAL
DirecciónJurídica
GerenciaAdministrativa
GerenciaFinanciera
Gerencia deDesarrollo Institucional
Gerencia deIngeniería
GerenciaComercial
Gerencia deOperación y
Mantenimiento
Descripción de la estructura orgánica y funcional de la Empresa Metropolitana de Agua Potable y Alcantarillado
La estructura orgánica funcional de la EMAAP-Q es la siguiente:
D E P E N D E N C I A SIGLA CODIGO DIRECTORIO D 1000COMITÉ DE CONTRATACIONES DC 1100AUDITORÍA INTERNA DA 1200
GERENCIA GENERAL G 2000COMITÉ DE COORDINACIÓN EMPRESARIAL GT 2010
DIRECCIÓN JURÍDICA GJ 2700DEPARTAMENTO ASESORÍA LEGAL ADMINISTRATIVA GJL 2710DEPARTAMENTO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA GJC 2720DEPARTAMENTO PROCESOS JUDICIALES GJP 2730DEPARTAMENTO DE FORMALIZACIÓN DE LOSRECURSOS HÍDRICOS Y LEGALIZACIÓNDE BIENES INMUEBLES GJF 2740
DEPARTAMENTO ASESORÍAS ESPECIALES GE 2020DEPARTAMENTO COMUNICACIÓN SOCIAL GS 2030
DEPARTAMENTO SECRETARÍA GENERAL GR 2050Unidad Gestión Documentaria GRD 2051Unidad Gestión Archivo GRA 2052
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D E P E N D E N C I A SIGLA CODIGO
GERENCIA ADMINISTRATIVA GA 2100
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES GAS 2110Unidad Mantenimiento y Servicios GASM 2111Unidad Transportes GAST 2112Unidad Seguridad y Central de Radio GASS 2113
DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTOS GAA 2120Unidad Adquisiciones GAAA 2121Unidad Bodegas GAAB 2122
DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS GAR 2130Unidad Selección y Contratación GARS 2131Unidad Escalafón GARE 2132Unidad Nómina GARN 2133Unidad Seguridad e Higiene del Trabajo GARH 2134Unidad Capacitación GARC 2135Unidad Servicios Asistenciales GARS 2136
GERENCIA FINANCIERA GF 2200DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD GFC 2210Unidad Contabilidad General GFCG 2211Unidad Contabilidad de Costos GFCC 2212Unidad Contabilidad de Proyectos GFCP 2213Unidad Activos Fijos GFCA 2214Unidad Inventarios GFCI 2215
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓNPRESUPUESTARIA GFP 2220Unidad Programación GFPP 2221Unidad Ejecución GFPE 2222Unidad Evaluación GFPV 2223
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DEPARTAMENTO DE TESORERÍA GFT 2230Unidad Control de Ingresos GFTI 2231Unidad Control de Egresos GFTE 2232Unidad Control de Garantías y Seguros GFTG 2233
GERENCIA DE DESARROLLO INSTITUCIONAL GD 2300
DEPARTAMENTO DE DESARROLLOORGANIZACIONAL GDO 2310
DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN GDP 2320
DEPARTAMENTO DE CONTROL DE LAEJECUCIÓN DEL PLAN GDC 2330
DEPARTAMENTO DE RECURSOS INFORMÁTICOS GDR 2340Unidad Administración de Base de Datos y Sist. GDRA 2341Unidad Geoprocesamiento GDRG 2342Unidad Desarrollo de Sistemas de Información GDRS 2343
Unidad Redes y Comunicaciones GDRC 2344
GERENCIA DE INGENIERÍA GI 2400
DEPARTAMENTO PROGRAMACIÓN YCONTROL DE PROYECTOS GIP 2410
DEPARTAMENTO DE ESTUDIOS Y DISEÑOS GIE 2420Unidad Agua Potable GIEA 2421Unidad Proyectos de Agua Potable GIEP 2422Unidad Alcantarillado GIEL 2423Unidad Proyectos de Alcantarillado GIER 2424Unidad de Hidrología e Hidrogeología GIEH 2425
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DEPARTAMENTO DE FISCALIZACIÓN GIF 2430Unidad Supervisión de Proyectos GIFP 2431Unidad Valoración GIFV 2432
DEPARTAMENTO DE CONTRATACIONESTÉCNICAS GIC 2440Unidad Especificaciones y HomologaciónTécnicas y Garantías de Calidad GICH 2441Unidad Presupuesto Técnico y Costos Unitarios GICP 2442
DEPARTAMENTO DE DESARROLLO SOLIDARIO GID 2450
DEPARTAMENTO DE PROGRAMAS CONFINANCIAMIENTO EXTERNO GIX 2460Unidad Nuevos Créditos GIXN 2461Unidad Créditos en Ejecución GIXC 2462Unidad Créditos Ejecutados GIXE 2463
DEPARTAMENTO GESTIÓN AMBIENTAL GIA 2470Unidad Gestión del Agua GIAA 2471Unidad Ingeniería Ambiental GIAI 2472
GERENCIA COMERCIAL GC 2500DEPARTAMENTO DE PROMOCIÓN SOCIAL GCP 2510Unidad Gestión Comunitaria GCPG 2511Unidad Educación Sanitaria GCPE 2512
DEPARTAMENTO DE SERVICIO AL CLIENTE GCS 2520Unidad Atención Personalizada GCSP 2521Unidad Control de Servicios GCSC 2522Unidad Recaudación GCSR 2523
DEPARTAMENTO DE CATASTRO Y FACTURACIÓN GCF 2530Unidad Administración de Clientes y Estadística GCFA 2531Unidad Consumo y Medición GCFC 2532
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DEPARTAMENTO DE CARTERA Y COBRANZAS GCC 2540Unidad Control de Cuentas GCCC 2541Unidad Cobranzas GCCO 2542Unidad Cortes y Reconexiones GCCR 2543
DEPARTAMENTO DE MICROMEDICIÓN GCM 2550Unidad Planeamiento y Programación GCMP 2551Unidad Laboratorio de Medidores GCML 2552
DEPARTAMENTO DE GRANDES CLIENTES GCG 2560Unidad Administración y Desarrollo de Clientes GCGA 2561Unidad Gestión de Servicios GCGG 2562
GERENCIA DE OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO GO 2600DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA OPERATIVA GOI 2610Unidad Mejoramiento Operativo GOIM 2611Unidad Macromedición y Control de Calidad GOIC 2612
DEPARTAMENTO DE SISTEMAS ESPECIALES YCONDUCCIONES GOS 2620Unidad Sistema Papallacta Integrado GOSP 2621Unidad Sistema Mica – Quito Sur GOSM 2622Unidad Conducciones Occidentales GOSC 2623Unidad Conducciones Orientales GOSR 2624
DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN GOP 2630Unidad Sistema Bellavista GOPB 2631Unidad Sistema El Placer GOPE 2632Unidad Sistema Puengasí GOPP 2633Unidad Sistema El Troje GOPT 2634Unidad Mantenimiento de Sistemas GOPM 2635Unidad Sistemas Menores GOPN 2636
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DEPARTAMENTO DE DISTRIBUCIÓN DEAGUA POTABLE GOD 2640Unidad Distrito Norte Ciudad GODN 2641Unidad Distrito Centro Ciudad GODC 2642Unidad Distrito Sur Ciudad GODS 2643Unidad Distrito Norte Rural GODO 2644Unidad Distrito Centro Rural GODE 2645Unidad Distrito Sur Rural GODU 2646Unidad Agua No Contabilizada GODA 2647Unidad Mantenimiento Electromecánico GODM 2648Unidad Planta de Recubrimiento GODR 2649
DEPARTAMENTO DE SANEAMIENTO GOS 2650Unidad Distrito Norte GOSN 2651Unidad Distrito Centro GOSC 2652Unidad Distrito Sur GOSS 2653Unidad Mantenimiento de Colectores GOSM 2654Unidad Laderas del Pichincha GOSP 2655
DEPARTAMENTO DE CUENCAS HIDROGRÁFICAS GOC 2660
Esta estructura, consideramos que no debe ser inamovible, pues por principio administrativo, será un ente en continuo desarrollo y consecuentemente sujeto a cambios convencionales, necesarios y oportunos.
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Estructura Actual de la Unidad de Auditoría Interna
Esta estructura contempla la aplicación del artículo 14 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado en el sentido que las auditorías internas efectuarán auditorías de gestión y serán multidisciplinarias
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AUDITOR INTERNO
SUPERVISOR
Secretaria
Conserje
AUDITOR 1(NIVEL 1)
AUDITOR 2(NIVEL 2)
AUDITOR 3(NIVEL 3)
AUDITOR 4(NIVEL 4)
ESPECIALISTA 5(NIVEL 5) Ing. Civil
ESPECIALISTA 3(NIVEL 3) Ing. Informática
Estructura Propuesta de la Unidad de Auditoría Interna
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ESPECIALISTA 3(NIVEL 3) Ing. Ambiental
AUDITOR INTERNO
SUPERVISOR 2(NIVEL 7)
SUPERVISOR 1(NIVEL 6)
Secretaria
Conserje
AUDITOR 1(NIVEL 1)
AUDITOR 2(NIVEL 2)
AUDITOR 3(NIVEL 3)
AUDITOR 4(NIVEL 4)
AUDITOR 5(NIVEL 5)
ESPECIALISTA 5(NIVEL 5) Ing. Civil
ESPECIALISTA 4(NIVEL 4) Dr. Leyes
ESPECIALISTA 3(NIVEL 3) Ing. Informática
1.1. ESTATUTO BÁSICOEste estatuto básico significa el elemento normativo fundamental en el que se inscriben las actividades generales de la Auditoría Interna, así como las relaciones de dependencia con la Empresa y el Organismo Superior de Control.
Es una unidad de control de la organización que ayudará a los objetivos de la empresa con la facultad de acceder a toda la información, a fin de que su trabajo sea eficiente, efectivo, positivo y que de la colaboración suficiente a todas las unidades administrativas.
La dependencia básica de la Unidad de Auditoría Interna, es del directorio de la empresa , administrativamente de la Gerencia General y técnicamente de la Contraloría General del Estado, nuestra actividad se orienta a preparar Auditorías de Gestión que constarán en el plan anual de control aprobado por el directorio y la Contraloría General del Estado, de acuerdo a los artículos 14 y 17 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.
Para realizar auditorías y exámenes especiales será necesario que exista la autorización exclusiva del Alcalde, el Gerente General y la Contraloría General del Estado, la misma que deberá ser canalizada por el Gerente General o Presidente del Directorio.
Acceso sin restricción
Según el Art.45 numeral 10 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, los auditores de la EMAAP-Q tienen acceso libre, directo y sin restricción a la información administrativa, financiera y técnica que se produce en la empresa y los funcionarios que no faciliten o que la retarden indebidamente estarán sujetos a la sanción prevista en el Art.46 de la misma ley.
El auditor actuante solicitará la información dependiendo del nivel jerárquico.Con respecto a las actividades específicas del auditor, debemos respetar los horarios institucionales, dar imagen de orden y disciplina y evitar lo que resulte inadecuado e incorrecto.
Así mismo cumplirá con las disposiciones establecidas en los artículos 20 y 21 del Reglamento a la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, en lo referente a la notificación inicial.
Otro aspecto fundamental de los auditores es que el trabajo se desarrolle en el campo de los auditados, lo que permitirá estar en contacto permanente con ellos.
Así mismo cumplirá con las disposiciones establecidas en el Art.90 de la Ley, Art.20 y 21 del Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado referente a la notificación inicial
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Aspectos fundamentales del estatuto
El trabajo debe ser en el campo.- Sus actividades las desarrollarán en las oficinas de los auditados donde se recoge la información requerida por el auditor lo que permitirá estar en contacto permanente con ellos.
Elaborar papeles de trabajo.- El auditor deberá procesar un conjunto de documentos y cédulas donde determine la evidencia, los mismos que serán formulados a juicio del auditor.
El auditor será responsable del cuidado de los papeles de trabajo y de su contenido que tendrán el carácter de reservados mientras dure el examen (serán archivados con el informe) y es obligación del Jefe de Equipo reunir toda la documentación y entregar debidamente numerado y con documento de referencia a Secretaría para el archivo.
El archivo corriente debe mantenerse por lo menos hasta el inicio del nuevo examen a la misma área.
Mantener un archivo magnético de los informes y las recomendaciones para su seguimiento como respaldo a la función de auditoría.
Banco de recomendaciones de cada informe susceptibles de seguimiento y reactualización.
El auditor previo a la elaboración del borrador del informe preparará la “hoja de apuntes” en las que se especifique con claridad, la condición, criterio, la causa y el efecto, se exprese en forma preliminar las conclusiones y recomendaciones, así como las opiniones que durante el trabajo de campo se obtenga de los auditores.
A la lectura del Borrador del Informe se acompañará las Hoja de Apuntes que respaldará los comentarios del auditor.
La lectura del borrador del informe se realizará de acuerdo a lo previsto en el Art.25 del Reglamento a la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.
Las aclaraciones se receptarán dentro de los cinco días hábiles que establece el Art.24 del Reglamento a la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.
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1.2. MISIÓN Y VISIÓN DE LA UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA DE LA EMAAP-Q
Misión
Visión
1.3.OBJETIVOS GENERALES DE LA EMAAP-Q
Compete a la Empresa Metropolitana de Alcantarillado y Agua Potable de Quito, todo lo relacionado con la prestación de servicios de alcantarillado y agua potable, dentro de los planes distritales de desarrollo físico.
Uno de los objetivos básicos es la prestación de los servicios de agua potable y alcantarillado, para preservar la salud de los habitantes y obtener una rentabilidad social de sus inversiones.
Otro de sus objetivos es el de cuidar el entorno ecológico y contribuir al mantenimiento de las fuentes hídricas del cantón Quito, así como integrar los proyectos de agua potable y alcantarillado dentro de los programas de saneamiento ambiental.
Para cumplir con su objetivo la EMAAP-Q se encargará, entre otros aspectos, del desarrollo operación y mantenimiento de los sistemas para producción, distribución y comercialización de agua potable, la recolección de aguas lluvias y, la conducción y tratamiento de aguas servidas.
Diseñar una estructura y organización adecuada a las realidades del momento, lo cual permite una gestión empresarial efectiva en beneficio de todos los sectores poblacionales y en especial de los urbano marginales y rurales.
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Contribuir al mejoramiento continuo del Control Interno de la empresa mediante acciones tendientes a su fortalecimiento con un equipo multidisciplinario, profesional e independiente.
Unidad pro-activa de alto nivel profesional comprometida con la empresa, que proporciona confianza, asesoría y valor agregado a la gestión para el logro de sus objetivos.
1.4 OBJETIVOS DE LA UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA
Objetivos Generales
1. Realizar revisiones que generen “alto valor agregado”, en función de mejorar el desempeño de las áreas auditadas
2. Contribuir al fortalecimiento de los sistemas de control, de manejo de riesgos y de gobierno corporativo.
3. Dirigir la auditoría hacia la evaluación y mejora de los procesos de riesgos, controles y gobierno corporativo
4. Prestar servicios de consultoría interna a la organización, para lo cual se requiere ver al auditado como un “Cliente” o Usuario
5. Realizar labores de aseguramiento y cumplimiento
6. Desarrollar la cultura de Calidad Total y Mejoramiento Continuo
7. Mejorar constantemente la producción de auditoria
Objetivos Específicos
1.-Realizar auditorías de gestión y exámenes especiales planificados e imprevistos para evaluar la gestión operativa, administrativa, financiera, ambiental y técnica de la Empresa, en términos de costo, tiempo, legalidad, economía, efectividad, eficiencia y transparencia
2.-Evaluar los estudios, prestación de servicios, adquisición de bienes y construcción de obras que la Empresa realice.
3.-Examinar los ingresos de la Empresa provenientes de diferentes fuentes de financiamiento.
4.-Examinar los gastos, inversiones, utilización, administración y custodia de los recursos institucionales.
5.-Identificar y evaluar los procedimientos y sistemas de control y de prevención internos para evitar actos ilícitos y de corrupción que afecten a la Empresa.
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6. Realizar el seguimiento del cumplimiento de recomendaciones establecidas en informes de auditoría interna y externa.
7.- Ayudar a la organización a identificar y evaluar significativas exposiciones de riesgo
8.- Promover la capacitación continua del personal de la Unidad de Auditoría Interna
1.5.ALCANCE DE LA UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA
Las actividades de la Unidad de Auditoría Interna de la EMAAP-Q se desarrollarán mediante auditorías de gestión para evaluar las operaciones administrativas, financieras, ambientales y técnicas, aplicando normas nacionales e internacionales y técnicas de auditoría. De igual manera se observarán las disposiciones legales constantes en los Art. 45, 53 y 66 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.
Elaborar informes para conocimiento del Directorio y de la Gerencia General que contengan recomendaciones para mejorar los procesos y administrar los riesgos
1.6. FUNCIONES DE LA AUDITORÍA INTERNA
Corresponde a la Auditoría Interna de la EMAAP-Q dar cumplimiento a las funciones establecidas en el artículo 8 del Reglamento sobre la organización, funcionamiento y dependencia técnica de la Unidad de Auditoría Interna, de las entidades que controla la Contraloría General del Estado, publicado en el registro oficial N° 70 de Abril 28 de 2003.
FUNCIONES GENERALES
1. Planificar, organizar, coordinar y controlar la buena marcha de la Dirección de Auditoría Interna
2. Efectuar auditorías de gestión a las diferentes unidades técnicas y administrativas;3. Efectuar auditorías y exámenes especiales solicitados por el Directorio y /o Gerencia
General, dando prioridad e importancia al impacto ambiental; y, al asunto solicitado.4. Elaborar el Plan Anual de Actividades de Auditoría Interna y, controlar y evaluar su
ejecución;5. Promover mejoras en las actividades administrativo-financieras de la Empresa a través
de las recomendaciones pertinentes.
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FUNCIONES ESPECIFICAS
1. Planificar las labores de auditoría, supervisar su ejecución y controlar la calidad de los informes;
2. Suscribir los informes de auditoría, una vez aprobados por el Directorio o efectuar labores de seguimiento del grado de su aplicación en la organización;
3. Preparar los datos a ser procesados, relacionados con los trabajos e información y competencia de Auditoría, contribuyendo a la integración del Sistema de Información Gerencial para lo cual deberá: Mantener y actualizar los archivos de códigos; Seleccionar la calidad y cantidad de información fuente, a ser procesada; Notificar a las unidades respectivas los errores detectados para su corrección. Realizar exámenes y auditorías solicitados por el Directorio de la Empresa y por el
Gerente General
1.7. NORMATIVA PARA LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA
1.7.1. Normas para el ejercicio de la auditoría interna emitida por el Instituto de Auditores Internos
Introducción
La auditoría interna es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización.Ayuda a una organización a cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno.
Las actividades de auditoría interna son ejercidas en ambientes legales y culturales diversos, dentro de organizaciones que varían según sus propósitos, tamaño y estructura, y por personas de dentro o fuera de la organización. Si bien estas diferencias pueden afectar la práctica de la auditoría interna en cada ambiente, el cumplimiento de las Normas Internacionales para el Ejercicio Profesional de la Auditoría Interna es esencial para el ejercicio de las responsabilidades de los auditores internos. En el caso de que los auditores internos no puedan cumplir con ciertas partes de las Normas por impedimentos legales o de regulaciones, deberán cumplir con todas las demás partes y efectuar la correspondiente declaración.
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Los servicios de aseguramiento comprenden la tarea de evaluación objetiva de las evidencias, efectuada por los auditores internos, para proporcionar una opinión o conclusión independiente respecto de un proceso, sistema u otro asunto. La naturaleza y el alcance del trabajo de aseguramiento están determinados por el auditor interno. Por lo general existen tres partes en los servicios de aseguramiento: (1) la persona o grupo directamente implicado en el proceso, sistema u otro asunto, es decir el dueño del proceso, (2) la persona o grupo que realiza la evaluación, es decir el auditor interno, y (3) la persona o grupo que utiliza la evaluación, es decir el usuario.
Los servicios de consultoría son por naturaleza consejos, y son desempeñados, por lo general, a pedido de un cliente. La naturaleza y el alcance del trabajo de consultoría están sujetos al acuerdo efectuado con el cliente. Por lo general, existen dos partes en los servicios de consultoría: (1) la persona o grupo que ofrece el consejo, es decir el auditor interno, y (2) la persona o grupo que busca y recibe el consejo, es decir el cliente del trabajo. Cuando desempeña servicios de consultoría, el auditor interno debe mantener la objetividad y no asumir responsabilidades de gestión.
El propósito de las Normas es:
1. Definir lineamientos básicos que representen el ejercicio de la auditoría interna tal como este debería ser.
2. Proveer un marco para ejercer y promover un amplio rango de actividades de auditoría interna de valor agregado.
3. Establecer las bases para evaluar el desempeño de la auditoría interna.
4. Fomentar la mejora en los procesos y operaciones de la organización.
Las Normas están constituidas por las Normas sobre Atributos, las Normas sobre Desempeño, y las Normas de Implantación. Las Normas sobre Atributos tratan las características de las organizaciones y los individuos que desarrollan actividades de auditoría interna. Las Normas sobre Desempeño describen la naturaleza de las actividades de auditoría interna y proveen criterios de calidad con los cuales puede evaluarse el desempeño de estos servicios. Las Normas sobre Atributos y sobre Desempeño se aplican a todos los servicios de auditoría interna en general, mientras que las Normas de Implantación se aplican a determinados tipos de trabajos.
Hay un grupo de Normas sobre Atributos y sobre Desempeño. Sin embargo, podrá haber múltiples grupos de Normas de Implantación: un grupo para cada uno de los mayores tipos de actividades de auditoría interna. Las Normas de Implantación han sido establecidas para aseguramiento (A) y actividades de consultoría (C).
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NORMAS SOBRE ATRIBUTOS 1000 Propósito, Autoridad y Responsabilidad
El propósito, la autoridad y la responsabilidad de la actividad de auditoría interna deben estar formalmente definidos en un estatuto, de conformidad con las Normas, y estar aprobados por el Consejo.
1000.A1 La naturaleza de los servicios de aseguramiento proporcionados a la organización debe estar definida en el estatuto de auditoría. Si los servicios de aseguramiento fueran proporcionados a terceros ajenos a la organización, la naturaleza de esos servicios también deberá estar definida en el estatuto.
1000.C1 La naturaleza de los servicios de consultoría debe estar definida en el estatuto de auditoría.
1100 Independencia y Objetividad
La actividad de auditoría interna debe ser independiente, y los auditores internos deben ser objetivos en el cumplimiento de su trabajo.
1110 Independencia de la Organización
El director ejecutivo de auditoría debe responder ante un nivel jerárquico tal dentro de la organización que permita a la actividad de auditoría interna cumplir con sus responsabilidades.
1110.A1 La actividad de auditoría interna debe estar libre de injerencias al determinar el alcance de auditoría interna, al desempeñar su trabajo y al comunicar sus resultados.
1120 Objetividad Individual
Los auditores internos deben tener una actitud imparcial y neutral, y evitar conflictos de intereses.
1130 Impedimentos a la Independencia u Objetividad
Si la independencia u objetividad se viese comprometida de hecho o en apariencia, los detalles del impedimento deben darse a conocer a las partes correspondientes. La naturaleza de esta comunicación dependerá del impedimento.
1130.A1 Los auditores internos deben abstenerse de evaluar operaciones específicas de las cuales hayan sido previamente responsables. Se presume que hay impedimento de objetividad si un auditor interno provee servicios de aseguramiento para una actividad de la cual el mismo haya tenido responsabilidades en el año inmediato anterior.
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1130.A2 Los trabajos de aseguramiento para funciones por las cuales el director ejecutivo de auditoría tiene responsabilidades deben ser supervisadas por alguien fuera de la actividad de auditoría interna.
1130.C1 Los auditores internos pueden proporcionar servicios de consultoría relacionados a operaciones de las cuales hayan sido previamente responsables.
1130.C2 Si los auditores internos tuvieran impedimentos potenciales a la independencia u objetividad relacionados con la proposición de servicios de consultoría, deberá declararse esta situación al cliente antes de aceptar el trabajo.
1200 Pericia y Debido Cuidado Profesional
Los trabajos deben cumplirse con pericia y con el debido cuidado profesional.
1210 Pericia
Los auditores internos deben reunir los conocimientos, las aptitudes y otras competencias necesarias para cumplir con sus responsabilidades individuales. La actividad de auditoría interna, colectivamente, debe reunir u obtener los conocimientos, las aptitudes y otras competencias necesarias para cumplir con sus responsabilidades.
1210.A1 - El director ejecutivo de auditoría debe obtener asesoramiento competente y asistencia si el personal de auditoría interna carece de los conocimientos, las aptitudes u otras competencias necesarias para llevar a cabo la totalidad o parte del trabajo.
1210.A2 El auditor interno debe tener suficientes conocimientos para identificar los indicadores de fraude, pero no es de esperar que tenga conocimientos similares a los de aquellas personas cuya responsabilidad principal es la detección e investigación del fraude.
1210.A3 Los auditores internos deben tener conocimiento de los riesgos y controles clave en tecnología informática y de las técnicas de auditoría disponibles basadas en tecnología que le permitan desempeñar el trabajo asignado. Sin embargo, no se espera que todos los auditores internos tengan la experiencia de aquel auditor interno cuya responsabilidad fundamental es la auditoría de tecnología informática.
1210.C1 El director ejecutivo de auditoría no debe aceptar un servicio de consultoría, o bien debe obtener asesoramiento y ayuda competente, en caso de que el personal de auditoría carezca de los conocimientos, las aptitudes y otras competencias necesarias para desempeñar la totalidad o parte del trabajo.
1220 Debido Cuidado Profesional
Los auditores internos deben cumplir su trabajo con el cuidado y la pericia que se esperan de un auditor interno razonablemente prudente y competente. El debido cuidado profesional no implica infalibilidad.
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1220.A1 - El auditor interno debe ejercer el debido cuidado profesional al considerar:
El alcance necesario para alcanzar los objetivos del trabajo. La relativa complejidad, materialidad o significatividad de asuntos a los cuales se
aplican procedimientos de aseguramiento. La adecuación y eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno. La probabilidad de errores materiales, irregularidades o incumplimientos. El costo de aseguramiento en relación con los potenciales beneficios.
1220.A2 Al ejercer el debido cuidado profesional el auditor interno debe considerar la utilización de herramientas de auditoría asistida por computador y otras técnicas de análisis de datos.
1220.A3 - El auditor interno debe estar alerta a los riesgos materiales que pudieran afectar los objetivos, las operaciones o los recursos. Sin embargo, los procedimientos de aseguramiento por sí solos, incluso cuando se llevan a cabo con el debido cuidado profesional, no garantizan que todos los riesgos materiales sean identificados.
1220.C1 El auditor interno debe ejercer el debido cuidado profesional durante un trabajo de consultoría, teniendo en cuenta lo siguiente:
Las necesidades y expectativas de los clientes, incluyendo la naturaleza, oportunidad y comunicación de los resultados del trabajo.
La complejidad relativa y la extensión de la tarea necesaria para cumplir los objetivos del trabajo.
El costo del trabajo de consultoría en relación con los beneficios potenciales.
1230 Desarrollo Profesional Continuado
Los auditores internos deben perfeccionar sus conocimientos, aptitudes y otras competencias mediante la capacitación profesional continua.
1300 Programa de Aseguramiento de Calidad y Cumplimiento
El director ejecutivo de auditoría debe desarrollar y mantener un programa de aseguramiento de calidad y mejora que cubra todos los aspectos de la actividad de auditoría interna y revise continuamente su eficacia. Este programa incluye evaluaciones de calidad externas e internas periódicas y supervisión interna continua. Cada parte del programa debe estar diseñada para ayudar a la actividad de auditoría interna a añadir valor y a mejorar las operaciones de la organización y a proporcionar aseguramiento de que la actividad de auditoría interna cumple con las Normas y el Código de Ética.
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1310 Evaluaciones del Programa de Calidad
La actividad de auditoría interna debe adoptar un proceso para supervisar y evaluar la eficacia general del programa de calidad. Este proceso debe incluir tanto evaluaciones internas como externas.
1311 Evaluaciones Internas
Las evaluaciones internas deben incluir:
Revisiones continuas del desempeño de la actividad de auditoría interna, y revisiones periódicas mediante auto evaluación o mediante otras personas dentro de la organización, con conocimiento de las prácticas de auditoría interna y de las Normas.
1312 Evaluaciones Externas
Deben realizarse evaluaciones externas, tales como revisiones de aseguramiento de calidad, al menos una vez cada cinco años por un revisor o equipo de revisión cualificado e independiente, proveniente de fuera de la organización.
1320 Reporte sobre el Programa de Calidad
El director ejecutivo de auditoría debe comunicar los resultados de las evaluaciones externas al Consejo.
1330 Utilización de Realizado de Acuerdo con las Normas
Se anima a los auditores internos a informar que sus actividades son "realizadas de acuerdo con las Normas Internacionales para el Ejercicio Profesional de la Auditoría Interna". Sin embargo, los auditores internos podrán utilizar esta declaración sólo si las evaluaciones del programa de mejoramiento de calidad demuestran que la actividad de auditoría interna cumple con las Normas.
1340 Declaración de Incumplimiento
Si bien la actividad de auditoría interna debe lograr el cumplimiento total de las Normas y los auditores internos deben lograr el cumplimiento total del Código de Ética, puede haber casos en los cuales no se logre el cumplimiento total. Cuando el incumplimiento afecte el alcance general o el funcionamiento de la actividad de auditoría interna, debe declararse esta situación a la dirección superior y al Consejo.
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NORMAS SOBRE DESEMPEÑO
2000 Administración de la Actividad de Auditoría Interna
El director ejecutivo de auditoría debe gestionar efectivamente la actividad de auditoría interna para asegurar que añada valor a la organización.
2010 Planificación
El director ejecutivo de auditoría debe establecer planes basados en los riesgos, a fin de determinar las prioridades de la actividad de auditoría interna. Dichos planes deberán ser consistentes con las metas de la organización.
2010.A1 - El plan de trabajo de la actividad de auditoría interna debe estar basado en una evaluación de riesgos, realizada al menos anualmente. En este proceso deben tenerse en cuenta los comentarios de la alta dirección y del Consejo.
2010.C1 El director ejecutivo de auditoría debe considerar la aceptación de trabajos de consultoría que le sean propuestos, basado en el potencial del trabajo para mejorar la gestión de riesgos, añadir valor, y mejorar las operaciones de la organización. Aquellos trabajos que hayan sido aceptados deben ser incluidos en el plan.
2020 Comunicación y Aprobación
El director ejecutivo de auditoría debe comunicar los planes y requerimientos de recursos de la actividad de auditoría interna, incluyendo los cambios provisorios significativos, a la alta dirección y al Consejo para la adecuada revisión y aprobación.
El director ejecutivo de auditoría también debe comunicar el impacto de cualquier limitación de recursos.
2030 Administración de Recursos
El director ejecutivo de auditoría debe asegurar que los recursos de auditoría interna sean adecuados, suficientes y efectivamente asignados para cumplir con el plan aprobado.
2040 Políticas y Procedimientos
El director ejecutivo de auditoría debe establecer políticas y procedimientos para guiar la actividad de auditoría interna.
2050 Coordinación
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El director ejecutivo de auditoría debe compartir información y coordinar actividades con otros proveedores internos y externos de aseguramiento y servicios de consultoría relevantes para asegurar una cobertura adecuada y minimizar la duplicación de esfuerzos.
2060 Informe al Consejo y a la Dirección Superior
El director ejecutivo de auditoría debe informar periódicamente al Consejo y a la alta dirección sobre la actividad de auditoría interna en lo referido a propósito, autoridad, responsabilidad y desempeño de su plan. El informe también debe incluir exposiciones de riesgo relevantes y cuestiones de control, cuestiones de gobierno corporativo y otras cuestiones necesarias o requeridas por el Consejo y la alta dirección.
2100 Naturaleza del Trabajo
La actividad de auditoría interna debe evaluar y contribuir a la mejora de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno, utilizando un enfoque sistemático y disciplinado.
2110 Gestión de Riesgos
La actividad de auditoría interna debe asistir a la organización mediante la identificación y evaluación de las exposiciones significativas a los riesgos, y la contribución a la mejora de los sistemas de gestión de riesgos y control.
2110.A1 - La actividad de auditoría interna debe supervisar y evaluar la eficacia del sistema de gestión de riesgos de la organización.
2110.A2.- La actividad de auditoría interna debe evaluar las exposiciones al riesgo referidas a gobierno, operaciones y sistemas de información de la organización, con relación a lo siguiente:
Confiabilidad e integridad de la información financiera y operativa, Eficacia y eficiencia de las operaciones, Protección de activos, y Cumplimiento de leyes, regulaciones y contratos.
2110.C1 Durante los trabajos de consultoría, los auditores internos deben considerar el riesgo compatible con los objetivos del trabajo y estar alertas a la existencia de otros riesgos significativos.
2110.C2 Los auditores internos deben incorporar los conocimientos del riesgo obtenidos de los trabajos de consultoría en el proceso de identificación y evaluación de las exposiciones de riesgo significativas en la organización.
2120 Control
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La actividad de auditoría interna debe asistir a la organización en el mantenimiento de controles efectivos, mediante la evaluación de la eficacia y eficiencia de los mismos y promoviendo la mejora continua.
2120.A1 - Basada en los resultados de la evaluación de riesgos, la actividad de auditoría interna debe evaluar la adecuación y eficacia de los controles que comprenden el gobierno, las operaciones y los sistemas de información de la organización. Esto debe incluir lo siguiente:
Confiabilidad e integridad de la información financiera y operativa, Eficacia y eficiencia de las operaciones, Protección de activos, y Cumplimiento de leyes, regulaciones y contratos.
2120.A2 - Los auditores internos deben cerciorarse del alcance de los objetivos y metas operativos y de programas que hayan sido establecidos y de que sean consistentes con aquellos de la organización.
2120.A3 - Los auditores internos deben revisar las operaciones y programas para cerciorarse de que los resultados sean consistentes con los objetivos y metas establecidos, y de que las operaciones y programas estén siendo implantados o desempeñados tal como fueron planeados.
2120.A4 Se requiere criterio adecuado para evaluar controles. Los auditores internos deben cerciorarse del alcance hasta el cual la dirección ha establecido criterios adecuados para determinar si los objetivos y metas han sido cumplidos.
Si fuera apropiado, los auditores internos deben utilizar dichos criterios en su evaluación.
Si no fuera apropiado, los auditores internos deben trabajar con la dirección para desarrollar criterios de evaluación adecuados.
2120.C1 Durante los trabajos de consultoría, los auditores internos deben considerar los controles compatibles con los objetivos del trabajo y estar alertas a la existencia de debilidades de control significativas.
2120.C2 Los auditores internos deben incorporar los conocimientos de los controles obtenidos de los trabajos de consultoría en el proceso de identificación y evaluación de las exposiciones de riesgo significativas en la organización.
2130 Gobierno
La actividad de auditoría interna debe evaluar y hacer las recomendaciones apropiadas para mejorar el proceso de gobierno en el cumplimiento de los siguientes objetivos:
Promover la ética y los valores apropiados dentro de la organización.
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Asegurar la gestión y responsabilidad eficaces en el desempeño de la organización.
Comunicar eficazmente la información de riesgo y control a las áreas adecuadas de la organización.
Coordinar eficazmente las actividades y la información de comunicación entre el Consejo de Administración, los auditores internos y externos y la dirección.
2130.A1 La actividad de auditoría interna debe evaluar el diseño, implantación y eficacia de los objetivos, programas y actividades de la organización relacionados con la ética.
2130.C1 Los objetivos de los trabajos de consultoría deben ser compatibles con los valores y las metas generales de la organización.
2200 Planificación del Trabajo
Los auditores internos deben elaborar y registrar un plan para cada trabajo, que incluya el alcance, los objetivos, el tiempo y la asignación de recursos.
2201 Consideraciones sobre Planificación
Al planificar el trabajo, los auditores internos deben considerar:
Los objetivos de la actividad que está siendo revisada y los medios con los cuales la actividad controla su desempeño.
Los riesgos significativos de la actividad, sus objetivos, recursos y operaciones, y los medios con los cuales el impacto potencial del riesgo se mantiene a un nivel aceptable.
La adecuación y eficacia de los sistemas de gestión de riesgos y control de la actividad comparados con un cuadro o modelo de control relevante.
Las oportunidades de introducir mejoras significativas en los sistemas de gestión de riesgos y control de la actividad.
2201.A1 Cuando se planifica un trabajo para partes ajenas a la organización, los auditores internos deben establecer un acuerdo escrito con ellas respecto de los objetivos, el alcance, las responsabilidades correspondientes y otras expectativas, incluyendo las restricciones a la distribución de los resultados del trabajo y el acceso a los registros del mismo.
2201.C1 Los auditores internos deben establecer un entendimiento con los clientes de trabajos de consultoría, referido a objetivos, alcance, responsabilidades respectivas, y demás expectativas de los clientes. En el caso de trabajos significativos, este entendimiento debe estar documentado.
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2210 Objetivos del Trabajo
Deben establecerse objetivos para cada trabajo.
2210.A1 Los auditores internos deben realizar una evaluación preliminar de los riesgos pertinentes a la actividad bajo revisión. Los objetivos del trabajo deben reflejar los resultados de esta evaluación.
2210.A2 - El auditor interno debe considerar la probabilidad de errores, irregularidades, incumplimientos y otras exposiciones materiales al desarrollar los objetivos del trabajo.
2210.C1 Los objetivos de los trabajos de consultoría deben considerar los procesos de riesgo, control y gobierno, hasta el grado de extensión acordado con el cliente.
2220 Alcance del Trabajo
El alcance establecido debe ser suficiente para satisfacer los objetivos del trabajo.
2220.A1 - El alcance del trabajo debe tener en cuenta los sistemas, registros, personal y propiedades físicas relevantes, incluso aquellos bajo el control de terceros.
2220.A2 Si durante la realización de un trabajo de aseguramiento surgen oportunidades de realizar trabajos de consultoría significativos, deberá lograrse un acuerdo escrito específico en cuanto a los objetivos, alcance, responsabilidades respectivas y otras expectativas. Los resultados del trabajo de consultoría deben ser comunicados de acuerdo con las normas de consultoría.
2220.C1 Al desempeñar trabajos de consultoría, los auditores internos deben asegurar que el alcance del trabajo sea suficiente para cumplir los objetivos acordados. Si los auditores internos encontraran restricciones al alcance durante el trabajo, estas restricciones deberán tratarse con el cliente para determinar si se continúa con el trabajo.
2230 Asignación de Recursos para el Trabajo
Los auditores internos deben determinar los recursos adecuados para lograr los objetivos del trabajo. El personal debe estar basado en una evaluación de la naturaleza y complejidad de cada tarea, las restricciones de tiempo y los recursos disponibles.
2240 Programa de Trabajo
Los auditores internos deben preparar programas que cumplan con los objetivos del trabajo. Estos programas de trabajo deben estar registrados.
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2240.A1 - Los programas de trabajo deben establecer los procedimientos para identificar, analizar, evaluar y registrar información durante la tarea. El programa de trabajo debe ser aprobado con anterioridad a su implantación y cualquier ajuste ha de ser aprobado oportunamente.
2240.C1.- Los programas de trabajo de los servicios de consultoría pueden variar en forma y contenido dependiendo de la naturaleza del trabajo.
2300 Desempeño del Trabajo
Los auditores internos deben identificar, analizar, evaluar y registrar suficiente información de manera tal que les permita cumplir con los objetivos del trabajo.
2310 Identificación de la Información
Los auditores internos deben identificar información suficiente, confiable, relevante y útil de manera tal que les permita alcanzar los objetivos del trabajo.
2320 Análisis y Evaluación
Los auditores internos deben basar sus conclusiones y los resultados del trabajo en adecuados análisis y evaluaciones.
2330 Registro de la Información
Los auditores internos deben registrar información relevante que les permita soportar las conclusiones y los resultados del trabajo.
2330.A1 - El director ejecutivo de auditoría debe controlar el acceso a los registros del trabajo. El director ejecutivo de auditoría debe obtener aprobación de la dirección superior o de consejeros legales antes de dar a conocer tales registros a terceros, según corresponda.
2330.A2 - El director ejecutivo de auditoría debe establecer requisitos de custodia para los registros del trabajo. Estos requisitos de retención deben ser consistentes con las guías de la organización y cualquier regulación pertinente u otros requerimientos.
2330.C1 El director ejecutivo de auditoría debe establecer políticas sobre la custodia y retención de los registros del trabajo, y sobre la posibilidad de darlos a conocer a terceras partes, internas o externas. Estas políticas deben ser consistentes con las guías de la organización y cualquier regulación pertinente u otros requerimientos sobre este tema.
2340 Supervisión del Trabajo
Los trabajos deben ser adecuadamente supervisados para asegurar el logro de sus objetivos, la calidad del trabajo, y el desarrollo profesional del personal.
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2400 Comunicación de Resultados
Los auditores internos deben comunicar los resultados del trabajo.
2410 Criterios para la Comunicación
Las comunicaciones deben incluir los objetivos y alcance del trabajo así como las conclusiones correspondientes, las recomendaciones, y los planes de acción.
2410.A1 - La comunicación final de los resultados del trabajo debe incluir, si corresponde, la opinión general y/o conclusiones del auditor interno.
2410.A2 Se alienta a los auditores internos a reconocer en las comunicaciones del trabajo cuando se observa un desempeño satisfactorio.
2410.A3 Cuando se envíen resultados de un trabajo a partes ajenas a la organización, la comunicación debe incluir las limitaciones a la distribución y uso de los resultados.
2410.C1 Las comunicaciones sobre el progreso y los resultados de los trabajos de consultoría variarán en forma y contenido dependiendo de la naturaleza del trabajo y las necesidades del cliente.
2420 Calidad de la Comunicación
Las comunicaciones deben ser precisas, objetivas, claras, concisas, constructivas, completas y oportunas.
2421 - Errores y Omisiones
Si una comunicación final contiene un error u omisión significativos, el director ejecutivo de auditoría debe comunicar la información corregida a todas las partes que recibieron la comunicación original.
2430 Declaración de Incumplimiento con las Normas
Cuando el incumplimiento con las Normas afecta a una tarea específica, la comunicación de los resultados debe exponer:
Las Normas con las cuales no se cumplió totalmente, Las razones del incumplimiento, y El impacto del incumplimiento en la tarea.
2440 Difusión de Resultados
El director ejecutivo de auditoría debe difundir los resultados a las partes apropiadas.
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2440.A1 - El director ejecutivo de auditoría es responsable de comunicar los resultados finales a las partes que puedan asegurar que se dé a los resultados la debida consideración.
2440.A2 A menos de que exista obligación legal, estatutaria o de regulaciones en contrario, antes de enviar los resultados a partes ajenas a la organización, el director ejecutivo de auditoría debe:
Evaluar el riesgo potencial para la organización. Consultar con la alta dirección y/o el consejero legal, según corresponda. Controlar la difusión, restringiendo la utilización de los resultados.
2440.C1 El director ejecutivo de auditoría es responsable de comunicar los resultados finales de los trabajos de consultoría a los clientes.
2440.C2 Durante los trabajos de consultoría pueden ser identificadas cuestiones referidas a gestión de riesgo, control y gobierno. En el caso de que estas cuestiones sean significativas, deberán ser comunicadas a la dirección superior y al Consejo.
2500 Supervisión del Progreso
El director ejecutivo de auditoría debe establecer y mantener un sistema para supervisar la disposición de los resultados comunicados a la dirección.
2500.A1 - El director ejecutivo de auditoría debe establecer un proceso de seguimiento, para supervisar y asegurar que las acciones de la dirección hayan sido efectivamente implantadas o que la dirección superior ha aceptado el riesgo de no tomar acción.
2500.C1 La actividad de auditoría interna debe supervisar la disposición de los resultados de los trabajos de consultoría, hasta el grado de alcance acordado con el cliente.
2600 Decisión de Aceptación de los Riesgos por la Dirección
Cuando el director ejecutivo de auditoría considere que la alta dirección ha aceptado un nivel de riesgo residual que pueda ser inaceptable para la organización, debe discutir esta cuestión con la alta dirección. Si la decisión referida al riesgo residual no se resuelve, el director ejecutivo de auditoría y la alta dirección deben informar esta situación al Consejo para su resolución.
1.7.2 CÓDIGO DE ÉTICA PARA EL AUDITOR INTERNO GUBERNAMENTAL
El propósito del Código de Ética es promover una cultura ética en la profesión de auditoría interna.
Auditoría interna es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una
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organización. Ayuda a una organización a cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la efectividad de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno.
Es necesario y apropiado contar con un código de ética para la profesión de auditoría interna, ya que ésta se basa en la confianza que se imparte a su aseguramiento objetivo sobre la gestión de riesgos, control y dirección. El Código de Ética del Instituto abarca mucho más que la definición de auditoría interna, llegando a incluir dos componentes esenciales:
Principios que son relevantes para la profesión y práctica de la auditoría interna.
Reglas de Conducta que describen las normas de comportamiento que se espera sean observadas por los auditores internos. Estas reglas son una ayuda para interpretar los Principios en aplicaciones prácticas. Su intención es guiar la conducta ética de los auditores internos.
El Código de Ética junto al Marco para la Práctica Profesional y otros pronunciamientos emitidos por el Instituto, proveen orientación a los auditores internos para servir a los demás.
PRINCIPIOS
Se espera que los auditores internos apliquen y cumplan los siguientes principios:
Integridad
La integridad de los auditores internos establece confianza y, consiguientemente, provee la base para confiar en su juicio.
Objetividad
Los auditores internos exhiben el más alto nivel de objetividad profesional al reunir, evaluar y comunicar información sobre la actividad o proceso a ser examinado. Los auditores internos hacen una evaluación equilibrada de todas las circunstancias relevantes y forman sus juicios sin dejarse influir indebidamente por sus propios intereses o por otras personas.
Confidencialidad
Los auditores internos respetan el valor y la propiedad de la información que reciben y no divulgan información sin la debida autorización a menos que exista una obligación legal o profesional para hacerlo.
Competencia
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Los auditores internos aplican el conocimiento, aptitudes y experiencia necesarios al desempeñar los servicios de auditoría interna.
Integridad
Los auditores internos:
Desempeñarán su trabajo con honestidad, diligencia y responsabilidad.
Respetarán las leyes y divulgarán lo que corresponda de acuerdo con la ley y la profesión.
No participarán a sabiendas de una actividad ilegal o de actos que vayan en detrimento de la profesión de auditoría interna o de la organización.
Respetarán y contribuirán a los objetivos legítimos y éticos de la organización.
Objetividad
Los auditores internos: No participarán en ninguna actividad o relación que pueda perjudicar o que
aparente perjudicar su evaluación imparcial. Esta participación incluye aquellas actividades o relaciones que puedan estar en conflicto con los intereses de la organización.
No aceptarán nada que pueda perjudicar o que aparente perjudicar su juicio profesional.
Divulgarán todos los hechos materiales que conozcan y que, de no ser divulgados, pudieran distorsionar el informe de las actividades sometidas a revisión.
Confidencialidad
Los auditores internos: Serán prudentes en el uso y protección de la información adquirida en el transcurso
de su trabajo.
No utilizarán información para lucro personal o de alguna manera que fuera contraria a la ley o en detrimento de los objetivos legítimos y éticos de la organización.
Competencia
Los auditores internos:
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Participarán sólo en aquellos servicios para los cuales tengan los suficientes conocimientos, aptitudes y experiencia.
Desempeñarán todos los servicios de auditoría interna de acuerdo con las Normas para el Ejercicio Profesional de Auditoría Interna.
Mejorarán continuamente sus habilidades y la efectividad y calidad de sus servicios.
La conducta, la disciplina, la moral y la ética son valores que deben ser la base formativa y productiva del auditor interno de la EMAAP-Q, para lo que deberá observar y cumplir el código de ética.
1.8. MANEJO DEL RECURSO HUMANO DE LA UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA.
La unidad de Auditoría Interna de la EMAAP-Q, para su cabal funcionamiento ha sido establecida de la siguiente manera:
1.8.1.Ubicación orgánica A efectos de salvaguardar su independencia, esta unidad de acuerdo al orgánico funcional aprobado el año 2002 se encuentra considerada en un nivel asesor a la Máxima Autoridad de la Empresa.
1.8.2.Dependencia
La Unidad de Auditoría Interna depende orgánicamente del Directorio, administrativamente de la Gerencia General y técnicamente de la Contraloría General del Estado de acuerdo al Art. 14 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, por tanto la Empresa garantiza a la Auditoría Interna, en todo momento, el eficaz cumplimiento de los siguientes requisitos mínimos para el debido desempeño de las funciones específicas:
1. Razonable delegación de autoridad por el Directorio de la EMAAP-Q, al amparo de lo dispuesto en leyes y reglamentos, para lo cual anualmente dispondrá de un estatuto básico.
2. Respaldo integral del Directorio de la Empresa y de la Autoridad Ejecutiva.3. Adecuada y suficiente dotación de personal calificado e idóneo.
1.8.3.Nombramiento del personal de la unidad
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El Auditor Interno será nombrado por el Directorio, mediante elección de una terna presentada por el Gerente General, y reunir los requisitos establecidos en el artículo I.428 del código municipal para el distrito metropolitano de Quito, publicado en el registro oficial No. 226 del 31 de diciembre de 1997. y puede ser removido al tenor del Art.124 de la Constitución Política de la República del Ecuador.El personal de Auditores Supervisores, Auditores y el resto de personal administrativo será nombrado por el Gerente General previa solicitud presentada por el Auditor General y su remoción estará sujeta a la Reglamentación pertinente.La Gerencia Administrativa coordinará las labores de selección y reclutamiento de acuerdo al mecanismo establecido para el efecto.
1.8.4. Idoneidad del personal
Objetividad
1. En sus actividades específicas los auditores en general deberán actuar dentro de un plano de objetividad completo, orientando estas actividades hacia la evaluación de los hechos reales, evitando en todo momento entrar en el campo de la especulación, suposición u opinión subjetiva.
2. Los Auditores Internos, habrán de emitir sus informes con total independencia de criterio por lo que nada ni nadie deberá influir, directa o indirectamente, en su apreciación objetiva de los resultados, ni en las conclusiones y recomendaciones resultantes de su labor.
3. Los Auditores Internos han de poseer la habilidad necesaria para analizar y evaluar cada acto, proceso u operación, a la luz de su contribución individual al progreso general de la Empresa.
4. En el ejercicio de sus funciones, los auditores internos no se limitarán a una sola fase de las operaciones con exclusión de otras, sino más bien habrán de realizar su trabajo con visión de conjunto, a cuyo efecto analizará cada proceso de las operaciones en forma coordinada con la organización y el funcionamiento de la Empresa.
5. Los auditores internos deberán mantener un enfoque pro-activo en sus labores poniendo énfasis en la formulación de recomendaciones para mejoras en las operaciones de cada uno de los Departamentos, Secciones, entre otros, que conforman el sistema de la Empresa, minimizando su papel como crítico y excitador de sanciones por las desviaciones encontradas.
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Independencia
1. Los Auditores Internos de la EMAAP-Q ,deberán mostrar lealtad en todo lo relacionado con la Empresa donde prestan sus servicios. Sin embargo, deberá mantener la independencia que asegure su informe profesional de cualquier actividad ilegal o impropia, y de ninguna manera tomará parte en forma consiente en dicha clase de actividad por acción directa o por omisión de actuar o informar.
2. Los Auditores Internos de la EMAAP-Q, no participarán en labores de auditoría de una Gerencia, Departamento, Sección, entre otros., en la cual estuvieren empleados parientes suyos o donde hubiere sido empleado anteriormente en un puesto financiero o administrativo, o cuando existiere algún factor que pudiese originar una situación de falta de independencia y objetividad.
3. La unidad de Auditoría Interna de la EMAAP-Q ,mantendrá un registro del personal de auditoría en el que se identifiquen las relaciones de parentesco que ellos tengan con funcionarios o empleados de la Empresa.
4. Los Auditores pondrán en conocimiento del Auditor Interno, cualquier situación en la que exista o pueda inferirse un conflicto de intereses derivados de las condiciones anotadas anteriormente, en tales circunstancias se procederá a separar del equipo de trabajo al o a los Auditores involucrados, con el objeto de defender la objetividad e independencia del auditor.
5. Dentro de la planificación de los trabajos de auditoría, un mismo Auditor o equipo de Auditores, que realizó un examen en determinada área, Gerencia, Departamento o Sección no podrán ser considerados para un nuevo examen. Por lo tanto en todo caso con las asignaciones del personal de la Auditoría Interna, serán en forma rotativa en todo lo que sea posible.
6. Si por razones extrañas a la unidad de Auditoría, o ya sea por orden directa del Directorio o un representante del mismo debidamente autorizado, se dispone un trabajo ajeno a las funciones de Auditoría que impliquen, inclusive, una actividad de operación directa, y que pueda inferirse como funciones incompatibles de auditoría, bajo ninguna circunstancia este Auditor o Auditores que actuaron en la forma antes mencionada, podrán efectuar un examen a las operaciones realizadas por ellos.
7. En todo momento la Unidad de Auditoría Interna evitará la intervención de uno de sus miembros en las actividades de operación administrativa o financiera en cumplimiento del Art. 15 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.
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8. El personal de Auditoría Interna que ha sido transferido de otras dependencias de la EMAAP-Q, no será considerado para realizar exámenes a esas áreas donde ellos actuaron con anterioridad, sino luego de un período no menor de un año y siempre y cuando se haya efectuado un examen por otros Auditores.
9. Los resultados de los exámenes deberán ser revisados y remitidos a la Contraloría General del Estado antes de la emisión definitiva del informe a efectos de establecer una razonable seguridad de que los hechos presentados en él sean suficientemente objetivos y debidamente sustentados de acuerdo a las Normas Ecuatorianas de Auditoría.
10. El hecho de que la Auditoría Interna formula recomendaciones en las que se sugieran procedimientos diseñados por su personal, no afectará adversamente la evaluación posterior de los mismos. Las recomendaciones incluirán el respectivo valor agregado que ayude a la obtención de la mejora correspondiente en la actividad o procedimiento examinado.
11.La implantación de procedimientos no es función de Auditoría, y en todo momento el auditor evitará hacerlos.
Conocimientos, habilidades y disciplinas
Corresponde al Auditor Interno seleccionar adecuadamente su personal, para cumplir con los objetivos propuestos y que el resultado de las Auditorías y Exámenes produzcan los mejores resultados para la Empresa.A más de los requisitos mínimos que se establecen más adelante, los auditores deben poseer ciertos conocimientos y características especiales para efectuar la Auditoría en la EMAAP-Q El personal de Auditoría Interna deberá tener identificación plena con los objetivos
primarios de la Empresa planteados en el Plan Estratégico. Sentido integral de la Auditoría Interna y de los propósitos de su aplicación en la
Empresa Conocimiento del Sistema Contable de la Empresa y sus normas generales de
operación. Dignidad profesional Moralidad intachable Elevado concepto de la responsabilidad y disciplina Discreción y reserva Valor para informar honestamente la verdad sin reservas, en cualquier circunstancia Organización personal
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Uniformidad en sus métodos de trabajo Capacidad para razonar con lógica Habilidad para el análisis Objetividad y concesión en sus juicios e informes Aptitud para la crítica constructiva Precisión y exactitud en los detalles Agilidad mental para describir errores Facilidad de expresión oral y escrita Iniciativa personal Espíritu de superación Tacto y cortesía en sus relaciones con los funcionarios y empleados de la Empresa y
personas que de una u otra manera tienen relación con la dependencia auditada. Sentido de puntualidad Entusiasmo por su labor Esmero en apariencia personal
Cumplimiento de normas de conducta
El personal de Auditoría Interna de la EMAAP-Q, está obligado a observar estrictamente el presente marco normativo de conducta, ello permitirá que los Auditores rindan una labor de la más alta calidad, por tanto:
1. Los Auditores Internos tendrán la responsabilidad de velar por los intereses fundamentales de la Empresa, con el mismo celo y diligencia que lo harían en su lugar los funcionarios de máxima jerarquía de la Entidad.
2. Los Auditores Internos deberán ser honestos, y objetivos al llevar a cabo sus deberes y responsabilidades. Deberán actuar con integridad y moralidad tanto en su vida profesional, como en su vida particular.
3. El Auditor Interno no deberá aceptar ningún dinero, regalo u otro beneficio de la dependencia sujeta a examen, sus servidores o terceros, porque ello afectaría su independencia y objetividad.
4. Cumplir su trabajo profesional y administrativo con el mayor celo y diligencia, además de la debida prontitud y el menor costo posible.
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5. El Auditor Interno no dedicará su tiempo a realizar otro tipo de ocupaciones, negocios o actividades políticas .
6. Deberá guardar con reserva y utilizar con prudencia la información obtenida durante el ejercicio de sus funciones.
7. El Auditor estará obligado a informar honestamente la verdad, sin reservas, sobre los resultados que obtuviere al cumplir cualquier misión oficial para el que fuere designado. Para ello en el transcurso de una Auditoría, los Auditores mantendrán constante comunicación con los servidores del área sometida a examen, dándoles oportunidad para presentar pruebas documentadas así como la información verbal pertinente; ello asegurará las conclusiones resultantes de la Auditoría.
1.8.5.Relaciones humanas y comunicaciones
El Auditor por la naturaleza de sus labores, debe observar una conducta ejemplar. El mantenimiento de buenas y cordiales relaciones con el personal auditado mientras
se mantiene la debida independencia, es esencial. El Auditor siempre debe observar las reglas de buena conducta tratando a todos los
niveles de los servidores de la Empresa con tino y cortesía. El Auditor mantendrá su presencia ética en todo momento, evitando actuaciones que
pongan en duda su integridad social, personal y económica.
1.8.6.Tareas Típicas y Requisitos por Nivel
El aspirante a Auditor debe poseer cualidades sobresalientes, referentes a honradez, carácter, personalidad, integridad, dignidad, adaptabilidad a más de tener habilidad y buenas relaciones humanas.
Además de las cualidades mencionadas debe tener una educación general amplia y sólidos conocimientos profesionales.
Debe estar apto para recibir una capacitación continua a través de cursos, seminarios, conferencias, para un mejor desarrollo profesional.
Corresponde al Auditor Interno seleccionar adecuadamente su personal, para cumplir con los objetivos propuestos y que los resultados de las Auditorías y Exámenes produzcan los efectos esperados y manejar la capacitación y actualización de los Auditores.
En coordinación con la Gerencia Administrativa se aplicarán los sistemas de selección y reclutamiento de personal y el Auditor Interno preparará las pruebas específicas de carácter técnico para los exámenes de selección.
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La tareas típicas y requisitos mínimos para el personal de Auditores se detallan a continuación;
Auditor 1
Tareas Típicas
1. Formar parte de un equipo de Auditoría.2. Participar en exámenes especiales, obtener evidencia suficiente, elaborar los papeles de
trabajo y mantener información sobre el cumplimiento de programas.3. Examinar los documentos que respaldan las operaciones registradas determinando su
veracidad, corrección y legalidad.4. Aplicar pruebas de cumplimiento en las operaciones y actividades examinadas
Requisitos Mínimos
1. Haber aprobado el segundo curso de una escuela de Auditoría o equivalente en un centro de educación superior o tener una experiencia de campo mínimo de cinco años.
2. Acreditar experiencia en auditoría3. Aprobar los exámenes de selección.
Auditor 2
Tareas Típicas
1. Obtener evidencia suficiente y competente, durante el examen y elaborar los papeles de trabajo.
2. Realizar pruebas sustantivas y revisiones de las actividades y procedimientos realizados.
3. Evaluar Indicadores de gestión4. Informar al jefe de equipo, sobre el desenvolvimiento de sus labores durante el proceso
de auditoría.5. Sugerir al jefe de equipo cambio en los planes y programas de trabajo.6. Participar en la observación de la toma de inventarios y la inspección de activos fijos.7. Colaborar en la elaboración del Plan Anual de Auditoría
Como Jefe de Equipo de Auditoría
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1. Preparar y poner a consideración del Auditor Supervisor el plan preliminar y específico de la auditoría de gestión a realizarse.
2. Dirigir y evaluar el equipo de auditoría durante el trabajo en el campo.3. Distribuir entre los miembros del equipo el trabajo a efectuarse, según el programa de
auditoría originalmente aprobado.4. Determinar con el Auditor Supervisor modificaciones en los planes preliminar y
específico de la auditoría de gestión5. Evaluar si la evidencia obtenida por los miembros del equipo es suficiente para
respaldar las conclusiones.6. Preparar los informes como resultado de la planificación preliminar y específica.7. Preparar hojas de apuntes sobre los hallazgos obtenidos8. Preparar el borrador del informe que tenga conclusiones y recomendaciones9. Preparar la convocatoria a la conferencia final10.Preparar el informe definitivo para la Contraloría General del Estado.11.Considerar procedimientos que de acuerdo a las circunstancias sean necesarios12.Colaborar en la elaboración del Plan Anual de Auditoría.
Requisitos Mínimos
1. Haber aprobado cuarto año de una Escuela de Auditoría u ocho años de experiencia en labores de auditoría.
2. Aprobar los exámenes de selección
Auditor 3-4-5
Tareas TípicasA mas de las funciones señaladas para los niveles anteriores, le corresponde absolver consultas formuladas por el personal de menor nivel.
Requisitos Mínimos
1. Título académico a nivel profesional en auditoría o con formación superior académica compatible a la auditoría por quince años.
2. Experiencia en supervisión de equipos de auditoría.3. Aprobar los exámenes de selección.
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Auditor Supervisor (Nivel 6)
Tareas Típicas
1. Revisar y aprobar el programa de auditoría elaborado por el Jefe de Equipo.2. Supervisar y evaluar las labores de los equipos de auditoría a través de visitas
frecuentes a las áreas o dependencias en donde se efectúa la Auditoría.3. Revisar los papeles de trabajo elaborados por el personal de Auditoría.4. Velar por el cumplimiento de las políticas, normas y más disposiciones dictadas por la
Empresa, la Contraloría General del Estado.5. Vigilar el cumplimiento del código de ética profesional6. Determinar si el alcance y las evidencias obtenidas son suficientes para respaldar las
conclusiones y recomendaciones.7. Informar sobre el desarrollo del trabajo al Auditor Interno8. Revisar hojas de apuntes de los hallazgos importantes.9. Revisar el borrador del informe .10.Asistir a los auditores, sobre técnicas y procedimientos en la ejecución de la auditoría.11.Dirigir y evaluar a los Auditores en el desarrollo de los trabajos.12.Propiciar el desarrollo profesional de los Auditores y los Auxiliares.13.Colaborar con el Centro de Capacitación de la Empresa en los programas de desarrollo
profesional.14.Evaluar y opinar sobre los informes de Auditoría realizados tanto en la Institución así
como por las firmas privadas.15.Coordinar con los funcionarios del área o dependencia bajo examen durante el
desarrollo de la auditoría.16.Colaborar en la elaboración del Plan Anual de Auditoría.
Requisitos Mínimos
1. Título profesional a nivel Universitario con formación superior académica compatible a la Auditoría
2. Amplia experiencia en Contabilidad y Auditoría Gubernamental.3. Experiencia de dos años en supervisión de equipos de auditoría.4. Experiencia en manejo de personal.
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Auditor Supervisor General (Nivel 7) Tareas Típicas
1. Colaborar en la elaboración del Plan Anual de auditoría.2. Colaborar en la planificación y dirección de programas de control a nivel Institucional.3. Colaborar en las actividades de la Auditoría Externa y con la Contraloría General del
Estado.4. Controlar y evaluar permanentemente la ejecución de planes de auditoría.5. Revisar los informes que han sido discutidos por el Auditor Supervisor.6. Dirigir y evaluar el trabajo realizado por los Auditores Supervisores.7. Reemplazar temporalmente al Auditor Interno en su ausencia.8. Presentar informes periódicos al Auditor Interno , sobre las actividades realizadas por la
unidad de Auditoría.9. Recomendar al Auditor Interno la conformación de equipos de trabajo.10.Colaborar en la dirección y evaluación del personal de la Unidad.
Requisitos Mínimos
1. Título Profesional en Auditoría, Administración o Economía2. Cuatro años de experiencia en contabilidad y auditoría gubernamental3. Cuatro años de experiencia en supervisión y evaluación de labores de Auditoría4. Conocimiento y experiencia en manejo de personal
Especialista Ambientalista 3
Tareas Típicas
1. Colaborar con el Plan Anual de auditoría 2. Colaborar en la elaboración de programas de auditoría 3. Evaluar sistemas de alcantarillado, agua potable y obras civiles de la EMAAP-Q respecto
del impacto ambiental y sus medidas de mitigación. 4. Elaborar los informes técnicos correspondientes a su especialidad.
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Requisito Mínimo
Profesional con título académico y conocimientos en Auditoría Ambiental
Especialista Informático 3
Tareas Típicas
1. Colaboración en el Plan Anual de auditorías2. Colaborar en las actividades de programación de los auditores3. Diseñar programas específicos de auditoría informática4. Colaborar con los auditores en pruebas de auditoría con la utilización de la informática5. Colaborar en pruebas de cumplimiento para la aplicación de los sistemas informáticos
que existen en la empresa6. Colaborar y asistir a las diferentes actividades que le sean requeridos.
Requisito Mínimo Ingeniero Informático
Especialista en Derecho 4
Tareas Típicas
1. Colaborar en la elaboración del Plan Anual de auditoría2. Asesorar en los aspectos legales reglamentarios y normativos a la unidad3. Absolver consultas de la administración en lo que tenga relación con el control y la
auditoría gubernamental.4. Colaborar en la elaboración de los informes de auditoría en los asuntos que requieran
asistencia legal
Requisitos Mínimos
Doctor en Leyes con conocimiento en Derecho leyes y reglamentos del Sector Público
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Especialista en ingeniería 5
Tareas Típicas
1. Colaborar en la elaboración del Plan Anual de Auditoría2. Colaborar en la revisión de programas de trabajos de construcciones de sistemas de
agua potable y alcantarillado y obras civiles de la EMAAP-Q3. Asistir a los auditores con criterios recurrentes a los exámenes que se estén
practicando.4. Prepara informes y dictámenes de su actividad técnica5. Colaborar en la revisión de las actividades constructivas en lo relacionado con los
procesos precontractuales, contractual y ejecución de obras, entrega recepciones y cuantificación de rubros.
6. Colaborar en la verificación sobre el cumplimiento del reglamento de etapas de ejecución de obras.
7. Realizar visitas a las obras en proceso de construcción
Requisitos Mínimos1. Título de Ingeniero Civil con conocimiento de hidráulica y saneamiento.2. Experiencia mínima 2 años en tareas afines3. Experiencia en cálculo de reajuste de precios.
Auditor Interno Jefe
Tareas Típicas
1. Revisar el Plan Anual de Auditoría.2. Planificar, coordinar, dirigir las auditorías de la Entidad.3. Aprobar los informes de auditoría, previo conocimiento del Directorio.4. Firmar las ordenes para efectuar los exámenes.5. Velar por el cumplimiento de las políticas, normas y más disposiciones dictadas por
la Contraloría General del Estado, leyes, estatutos, reglamentos y normas de la Empresa, por parte del personal de Auditoría a su cargo.
6. Colaborar con la unidad de capacitación de la EMAAP-Q y la Escuela de Capacitación de la Contraloría General del Estado en los programas y desarrollo profesional.
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7. Colaborar con las Unidades de la Empresa en la preparación de políticas, normas, manuales e instructivos.
8. Cumplir con los deberes y atribuciones detallados en el numeral 4 del Art. 77 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.
Requisitos Mínimos
1. Profesional con título universitario y formación compatible con el ejercicio o la práctica de la auditoría financiera o de gestión.
2. Cinco años de experiencia en contabilidad y auditoría gubernamental3. Cinco años de experiencia en supervisión y evaluación de labores de auditoría4. Cinco años de experiencia en manejo de personal. 5. Y los establecidos en el artículo 15 de la Ordenanza de la Constitución de la
Empresa
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CAPITULO IICONTROL INTERNO
2.1.Conceptos y Elementos del Control Interno
2.1.1.Concepto
Según el Art.9 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado sobre concepto y elementos del control interno establece que:
El control interno constituye un proceso aplicado por la máxima autoridad, la dirección y el personal de cada institución, que proporciona seguridad razonable de que se protegen los recursos públicos y se alcancen los objetivos institucionales.
Constituyen elementos del control interno: el entorno de control, la organización, la idoneidad del personal, el cumplimiento de los objetivos institucionales, los riesgos institucionales en el logro de tales objetivos y las medidas adoptadas para enfrentarlos. El sistema de información, el cumplimiento de las normas jurídicas y técnicas, y, la corrección oportuna de las deficiencias de control.
El control interno comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y medidas adoptadas dentro de una entidad para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su información financiera y administrativa, promover la eficiencia en las operaciones, estimular la observancia de la política prescrita y lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados.
El control interno es un proceso integral aplicado por la máxima autoridad de la Institución y todas las personas en cada nivel de la organización.
2.1.2. Método COSO
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Un método nuevo, que se viene implementando en la evaluación de control interno, mediante el cual, el funcionario pasa de ser responsable a ser actor de las mejoras en los Sistemas de Control, constituye un modelo completo de evaluación de todos los elementos de Control de las operaciones de una Institución.
El Auditor de la EMAAP-Q, en su actividad diaria utilizará el método más adecuado a las circunstancias.
2.1.3.Evaluación de Control Interno Enfoque Coso
En la actualidad es preocupación de los organismos y entidades tanto del sector público como el privado reforzar los controles internos para evitar los actos de corrupción y fraude. Por ello se ha efectuado un importante y profundo estudio sobre el control interno denominado Informe COSO. Este estudio trata de las necesidades y las expectativas de los directores de empresa y otros interesados. Por lo que busca: Establecer una definición común del control interno que responda a las necesidades de
las distintas partes. Facilitar un modelo, sobre la base del cual las empresas y otras entidades grandes o
pequeñas, públicas o privadas y lucrativas o no, puedan evaluar sus sistemas de control y decidir como mejorarlos.
Las herramientas de evaluación que utiliza el método COSO son las siguientes:
Un conjunto de modelos de formularios organizados por componentes del control interno, junto con otros para facilitar la recopilación de resultados, con el fin de realizar una evaluación global.
Un manual de referencia diseñado para ayudar al evaluador a cumplir con la “Hoja de Evaluación del Riesgo y Actividades de Control”.
Modelos ya desarrollados como ejemplo mostrando la forma en que los formularios pueden ser utilizados en la empresa.
2.2.Elementos de control interno
Según la Norma de Control Interno 120, los componentes de control interno son los siguientes:
2.2.1.Ambiente de Control (Norma de Control Interno NCI- 120- 01)
Se refiere al establecimiento de un entorno que estimule e influencie las tareas del personal con respecto al control de sus actividades.
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El ambiente de control tiene gran influencia sobre la efectividad de los procedimientos del control específico.
Los factores que conforman el ambiente de control entre otros son:
- Integridad y valores éticos de sus componentes,- Compromiso de competencia profesional- Comité de Auditoría- Filosofía de dirección y estilo de gestión- Estructura organizativa- Asignación de autoridad y responsabilidades- Políticas y prácticas de recursos humanos.
2.2.2.Evaluación del riesgo (Norma de Control Interno NCI 120- 02)
Consiste en la identificación y análisis de los riesgos o factores de origen interno o externo, que podrían afectar la consecución de los objetivos y, sobre la base de dicho análisis, determinar la forma en que estos deben ser manejados.
Los riesgos afectan la habilidad de la EMAAP-Q para mantener una posición financiera fuerte y una imagen pública positiva, así como la calidad de servicios u obras.Los elementos que forman parte de la valoración del riesgo son:
- Identificación de los objetivos de control interno- Identificación de los riesgos internos y externos- Los planes deben incluir objetivos e indicadores de rendimiento- Evaluación del medio ambiente interno y externo- Identificación de los objetivos de control interno
- La identificación de los riesgos también tiene que ser en el ámbito de cada actividad de la EMAAP-Q.
Una vez identificados los riesgos cabe un análisis cuyo proceso incluye:
– Una estimación de la importancia del riesgo– Una evaluación de la probabilidad de que se materialice el riesgo– Un análisis de cómo ha de solventarse el riesgo señalando las medidas a adoptarse.
La valoración del riesgo debe ser determinada considerando los siguientes factores:
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– Los objetivos globales– Los objetivos asignados a cada actividad– Los riesgos- La gestión de cambio
2.2.3.Actividades de control (Norma de Control Interno NCI 120- 03)
Significa aquellas políticas y procedimientos además del ambiente de control que la administración ha establecido para lograr los objetivos específicos de la institución. Se refieren a las acciones que realiza la institución para cumplir con las funciones asignadas. Son importantes porque implican la forma correcta de hacer las cosas. Las actividades de protección, conservación de los activos, así como los controles de acceso a los programas computarizados y archivos de datos. Los elementos conformantes de los procedimientos de control gerencial son:– Políticas para el logro de objetivos– Coordinación entre las dependencias de la entidad y diseño de los procedimientos de
control.– Diseño de las actividades de control.
2.2.4. La Información y Comunicación (Norma de Control Interno NCI 120- 04)
Esta constituido por los métodos establecidos para registrar, procesar, resumir e informar sobre las operaciones administrativas, financieras y operativas de la EMAAP-Q. La calidad y oportunidad de la información que brinde el sistema afecta a la capacidad de la máxima autoridad para adoptar decisiones adecuadas que permitan controlar las actividades de la EMAAP-Q y preparar información confiable.
El sistema integrado de información financiera debe pretender el uso de una adecuada tecnología informática y de telecomunicaciones, accesible para todos los usuarios de las diferentes gerencias.
La calidad de información permitirá una adecuada y oportuna toma de decisiones por parte de la máxima autoridad y evaluar los resultados de su gestión, versus los objetivos predefinidos, es decir, busca obtener información sobre su nivel de desempeño, considerando los siguientes aspectos:
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– Contenido de toda la información necesaria– Comunicación e información interna y externa– Oportunidad en la presentación– Actualidad– Exactitud y corrección de los datos contenidos– Accesibilidad al usuario- Evaluación
La comunicación se materializa en manuales de políticas, memorias, avisos, carteleras, anuncios o mensajes en video o verbales, entre otras.
2.2.5 Actividades de monitoreo y supervisión (Norma de Control Interno NCI 120- 05)
Es el proceso de evaluar la calidad del funcionamiento del control interno en el tiempo y permite al sistema reaccionar en forma dinámica, cambiando cuando las circunstancias así lo requieran. Debe orientarse a la identificación de controles débiles o insuficientes, para promover su reforzamiento. El monitoreo se lleva a cabo de tres formas:
– Durante la realización de las actividades diarias en los distintos niveles de la institución, esta actividad debe ser previa, concurrente y posterior, los problemas se detectan en el presente, no solo en el pasado.
– De manera separada, por personal que no es el responsable directo de la ejecución de las actividades.
– Mediante la combinación de ambas modalidades.
Los elementos que conforman las actividades de monitoreo o supervisión son:
Actividades de supervisión continua.- El SAS 78 lo define como: La vigilancia es un proceso que asegura la calidad del control interno sobre el tiempo.
Estas actividades representan al proceso que evalúa la calidad del control interno en el tiempo y permite al sistema reaccionar en forma dinámica, cambiando cuando las circunstancias así lo requieran. Se orienta a la identificación de controles débiles, insuficientes o innecesarios y, promueve su reforzamiento. El monitoreo se lleva a cabo de tres formas.
- Durante la realización de actividades diarias en los distintos niveles de la entidad.- De manera separada por personal que no es el responsable directo de la ejecución de
las actividades, incluidas las de control.- Mediante la combinación de ambas modalidades.
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Es necesario realizar una supervisión de los sistemas de control interno evaluando las calidades de su rendimiento, mediante el seguimiento de las actividades de supervisión continuada y evaluaciones periódicas o una combinación de las dos. Los sistemas de control interno y aplicación permanente evolucionan, por lo que la dirección tendrá que determinar si su sistema de control interno es en todo momento adecuado y su capacidad de asimilar los nuevos riesgos; el proceso de supervisión asegura que el control interno continúe funcionando adecuadamente.
Los elementos que conforman el monitoreo de actividades son:
- Monitoreo de rendimiento- Revisión de los supuestos que soportan los objetivos de control interno- Aplicación de procedimientos de seguimiento.- Evaluación de la calidad de control interno
Entre las actividades de supervisión continuada tenemos las siguientes:
- Los diferentes directores de operación comprueban que el sistema de control interno continúa funcionando a través del cumplimiento de sus funciones de gestión.
- Las comunicaciones recibidas de terceros confirman la información generada internamente o señalan la existencia de problemas.
- Una estructura adecuada y unas actividades de supervisión apropiadas permiten comprobar las funciones de control e identificar las deficiencias existentes.
- Los datos registrados por los sistemas de información se comparan con los activos físicos.
- Los auditores internos y externos periódicamente proponen recomendaciones encaminadas a mejorar los controles internos.
- Los seminarios de formación, las sesiones de planificación y otras reuniones permiten a la dirección obtener información importante respecto de la eficacia de los controles.
- Encuestar al personal sobre si comprenden y cumplen el código de conducta de la entidad.
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2.3.NORMAS DE CONTROL INTERNO
Constituyen guías generales emitidas por la Contraloría General del Estado, orientadas a promover una adecuada administración de los recursos públicos y a determinar el correcto funcionamiento administrativo de las entidades y organismos del sector público ecuatoriano, con el objeto de buscar la efectividad, eficiencia, economía, ecología, ética y equidad.
Se instrumentan mediante procedimientos encaminados a proporcionar una seguridad razonable, para que las entidades puedan lograr los objetivos específicos que se trazaron; tienen soporte técnico en principios administrativos, disposiciones legales y normativa técnica pertinente.
2.3.1.Características de las Normas de Control Interno
Deben ser concordantes con el marco legal vigente, disposiciones y normativa de los sistemas de contabilidad gubernamental, presupuesto, tesorería, endeudamiento público y con otras disposiciones relacionadas con el control interno institucional.
– Compatibles con los principios de administración, las normas de auditoría gubernamental emitidas por la Contraloría General del Estado y la normativa de contabilidad gubernamental emitida por el Ministerio de Economía y Finanzas.
– Sencillas y claras en su presentación y referidas a un asunto específico.– Flexibles, ya que permiten su adaptación y actualización periódica de acuerdo con las
circunstancias, según los avances en la modernización de la administración gubernamental.
2.3.2.DESCRIPCIÓN DE LAS NORMAS DE CONTROL INTERNO
Mediante acuerdo N°20- CG/ R.O/ Sup 6 de 10 de octubre 2002, la Contraloría General del Estado expidió las Normas de Control Interno que serán aplicadas en las entidades y organismos del sector público, las mismas que describimos a continuación:
100 NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO
Este grupo de normas constituyen los criterios básicos para mantener un efectivo y eficiente control interno en las entidades del sector público.
110 Fundamentos del Control Interno
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Son normas encaminadas a lograr una adecuada administración de los recursos públicos y el correcto funcionamiento de las entidades y organismos del Estado.
120 Componentes del Control Interno
El control interno consta de cinco componentes relacionadas entre sí, los que funcionan de manera en que el nivel ejecutivo dirige a la entidad, y están integrados en el proceso de dirección.
130 Herramientas de Evaluación de los Componentes de Control Interno
Se presentan cinco herramientas de evaluación, una para cada componente del cont6rol interno; sirven para evaluar los riesgos y las actividades de control, para lo cual la entidad debe establecer objetivos en cada actividad importante.
140 Normas Gerenciales de Control Interno
Tienen como objetivo recordar que todos los miembros de una organización comparten responsabilidades en materia de control interno.Sin embargo, la responsabilidad de su implantación recae en los niveles de dirección y de la máxima autoridad de una entidad.
200 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA GUBERNAMENTAL
210 Normas de Control Interno para Contabilidad Gubernamental
Su finalidad es lograr la obtención de información financiera confiable y oportuna. Con estas normas se busca que la contabilidad integre las operaciones financieras, produciendo reportes y estados financieros apropiados.
220 Normas de Control Interno para Presupuesto
Tienen por objeto establecer el control interno en las actividades relacionadas con el manejo presupuestario, se fundamentan en las disposiciones emitidas por el Ministerio de Economía y Finanzas.
230 Normas de Control Interno para Tesorería
Su finalidad es controlar el proceso relacionado con el movimiento de tesorería, con el fin de lograr seguridad y razonabilidad en el manejo de los fondos y valores de cada entidad, evitando riesgos en la gestión.
240 Normas de Control Interno para Anticipos de Fondos y Cuentas por Cobrar
Sirven para obtener información actualizada que permitan realizar el cobro oportuno de los valores y determinar la morosidad y fecha de caducidad.
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250 Normas de Control Interno para Inversiones en Existencias y Bienes de Larga Duración
Tienen que ver con los aspectos relacionados con el control de existencias y el registro, control, protección y conservación de los bienes de larga duración.
260 Normas de Control Interno para Deuda Pública
Se orientan especialmente a velar por la confiabilidad de la información que administra el endeudamiento público, procurando mantener un mejor conocimiento y comprensión de este tipo de operaciones.
300 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE RECURSOS HUMANOS
Se refieren a los mecanismos que se aplicarán para la correcta administración de los recursos humanos, con el fin de lograr eficiencia y productividad en el desempeño de las funciones encomendadas al personal.
400 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN COMPUTARIZADOS
Con estas normas se busca promover la correcta utilización de los sistemas computarizados que procesan la información que generan las entidades.
500 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE INVERSIONES EN PROYECTOS Y PROGRAMAS
Están relacionadas con la ejecución de obras públicas, tratan de regular las acciones de contratación, ejecución, recepción y liquidación de obras, así como el correspondiente control de las obras construidas por administración directa.
2.4.INSTRUCTIVO GENERAL PARA LA FORMULACIÓN DE CUESTIONARIOS DE CONTROL INTERNO
2.4.1.Formato
Debe aclararse que en el momento existen algunas formas de Cuestionarios de Control Interno, sin embargo la más aplicada y que da mejores resultados se expone a continuación.
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FORMATO DE CUESTIONARIO PARA EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
EVALUACIÓN ESPECIFICA DE CONTROL INTERNO
Hoja N°
ENTIDAD: EMPRESA METROPOLITANA DE ALCANTARILLADO Y AGUA POTABLETIPO DE EXAMEN:COMPONENTE:SUBCOMPONENTE:
El
formato desde luego será preimpreso y contendrá la siguiente distribución columnar además de la identificación correspondiente:
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N° PREGUNTAS COMENTARIOSSI NO NA
1
2
3
RESPUESTAS
Una columna, la más amplia, servirá para en listar las preguntas; Tres columnas más reducidas que la anterior serán las que permitirán la contestación de las preguntas en sí, no y no aplicable.Una columna más amplia que cada una de las anteriores para observaciones.Formulación de las preguntas
1. Deberá tenerse en consideración la secuencia y orden lógico de las preguntas y procedimientos de revisión para la evaluación del Control Interno, es decir que se orientarán las preguntas en el sentido concluyente para la obtención de un resultado de una rutina o de una operación.
2. Se formularán los objetivos de evaluación al inicio del cuestionario orientados sobre las bases de sustentación legal y de control para lo que se requerirán los conocimientos de : Constitución de la EMAAP-Q, Reglamento Orgánico Funcional de la EMAAP-Q y más normatividad reglamentaria interna y externa (y además las que fueren modificadas o introducidas con posterioridad).
3. Aún cuando las respuestas sean positivas, será menester su comprobación ulterior, a la luz de los resultados obtenidos mediante las pruebas de verificación en el campo.
4. Tratamiento específico del cuestionario como base sólida y fundamental para el inicio de la investigación de las desviaciones de cumplimiento administrativo, financiero, reglamentario, legal, contable, etc., a efectos de probables determinaciones de responsabilidad.
Previamente a la elaboración misma del cuestionario, se debe tomar conocimiento general de la Entidad o dependencia a ser examinada, mediante una visita previa o preliminar para considerar los siguientes aspectos en la elaboración del cuestionario.
2.4.2. Fundamentos para la estructuración del cuestionario de Control Interno
2.4.2.1.Base Legal
Incluye disposiciones legales de su creación, objetivos previstos con respaldo legal, cumplimiento reglamentario relacionado con otras dependencias o entidades, así por ejemplo la base fundamental en lo legal y el conocimiento en general de cumplimiento a las disposiciones vigentes en su área además tomar conocimiento de las relaciones informativas y de coordinación establecidas en la Ley con respecto a la EMAAP-Q.
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2.4.2.2.Estructura Orgánica y Funcional
Se tomará conocimiento de la macro-organización tratándose de unidades y de la micro organización en el caso de dependencias, para el efecto se solicitará el organigrama estructural existente, el orgánico funcional, o si se carece de estos dos elementos anotados, solicitar una descripción general de los diferentes departamentos, secciones y unidades administrativas que conformen la unidad o dependencia.
Niveles directivos o de decisión
Conocimiento de los niveles directivos o de decisión , con los respectivos nombres, idoneidad en el cargo, título del cargo, además del tipo de información y documentación que maneja y suscribe, tiempo de servicio en el cargo
Relación departamental
Conocimiento sobre los funcionarios que están a cargo de determinados departamentos o secciones, así mismo con nombres, instrucción, capacitación, etc.Funcionarios encargados de custodia autorización y registro, las correspondientes fianzas que mantiene la Empresa.
Unidades de asesoría
Tomar conocimiento de unidades de asesoría, sus funciones y los respectivos componentes de esas Unidades con nombres.
Financiamiento de la entidad
Conocimiento del financiamiento de la entidad u organismos, a la vez de presupuestos , fondos rotativos, o sistema de transferencias fijas. En cuanto a presupuesto se tomará conocimiento del cumplimiento del ciclo presupuestario.Con el conocimiento de estos aspectos, se formulará el cuestionario, cuidando la secuencia lógica de jerarquización y departamentalización.
Revisión y corrección del cuestionario Es indispensable que el referido documento sea revisado por el supervisor asignado, el mismo que de acuerdo a las circunstancias podrá suprimir algunas preguntas por considerarlas
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innecesarias y/o repetitivas, y también incluir las otras que a juicio común del Auditor Supervisor sea menester.Una vez revisado y corregido el cuestionario pasará al Jefe de la Unidad de Auditoría Interna, para su aprobación previa a la aplicación respectiva, esta fase es de suma importancia, porque respalda la gestión de auditoría.
2.5. EL RIESGO EN AUDITORÍA
El riesgo de auditoría se considera como la posibilidad de que un evento o acción afecte adversamente a los objetivos de la Empresa. Su evaluación implica la identificación, análisis y manejo de los riesgos relacionados con los procesos gerenciales y la existencia de la EMAAP-Q.
2.5.1. Evaluación del Riesgo ( Planificación de la Auditoría Gubernamental P.A.G.-06)
El auditor obtendrá una comprensión suficiente de los sistemas de información administrativa, financiera y de control interno para planificar y determinar el enfoque de la auditoría y examen especial. El auditor conjuntamente con el supervisor aplicará sus criterio profesional y los métodos para evaluar el riesgo de auditoría y diseñar los procedimientos adecuados para asegurar que el riesgo se reduzca a un nivel aceptablemente bajo.
El riesgo de auditoría, es la posibilidad de que la información o actividad sujeta a examen contenga errores o irregularidades significativas y no sean detectados en la ejecución. Estos riesgos de auditoría pueden ser:
Riesgo inherente.- Es la posibilidad de que existan errores o irregularidades en la gestión administrativa y financiera, antes de verificar la eficiencia del control interno diseñado y aplicado por el ente a ser auditado, este riesgo tiene relación directa con el contexto global de una institución e incluso puede afectar a su desenvolvimiento.
Riesgo de control.- Es la posibilidad de que los procedimientos de control interno incluyendo a la unidad de auditoría interna, no puedan prevenir o detectar los errores significativos de manera oportuna. Este riesgo si bien no afecta a la entidad como un todo, incide de manera directa en los componentes.
Riesgo de detección.- Se origina al aplicar procedimientos que no son suficientes para lograr descubrir errores o irregularidades que sean significativos, es decir que no detecten una representación errónea que pudiera ser importante.
Como producto del conocimiento de la entidad y la evaluación del control interno, el supervisor y jefe de equipo elaborará un reporte para aprobación del jefe de la unidad de auditoría que emitió la orden de trabajo que permita determinar el enfoque final del examen a ejecutar.
61
Para calificar los riesgos por componentes, se preparará una matriz que contenga, entre otros aspectos lo siguientes:
- Componente analizado- Riesgos y su calificación- Enfoque esperado de la auditoría (riesgo potencial)- Instrucciones para la ejecución de la auditoría
Esta actividad que practica la administración será verificada por los auditores internos, para asegurar que los objetivos, enfoque, alcance y los procedimientos hayan sido apropiadamente ejecutados en las distintas áreas o niveles de la organización.
Los elementos que forman parte de la evaluación del riesgo son:
1.- Los objetivos que deben ser establecidos y comunicados 2.- Identificación de los riesgos internos y externos3.- Gestión del cambio4.- Evaluación de los objetivos, de los riesgos y gestión del cambio
En la identificación de los riesgos de la Empresa se debe considerar los siguientes factores:
a) Externos: Los avances tecnológicos las necesidades y expectativas de los clientes, la vigencia de nuevas normas y reglamentos, los desastres naturales y los cambios económicos.
b) Internos: Los daños en los sistemas informáticos, la calidad de empleados, los métodos de formación y motivación, los cambios de responsabilidades de los directivos, la naturaleza
El auditor obtendrá una comprensión suficiente de los sistemas de información administrativa como financiera y de control interno para planificar y determinar el enfoque de la auditoría y examen especial. El auditor conjuntamente con el supervisor aplicará su criterio profesional y los métodos para evaluar los riesgos de auditoría y diseñar los métodos adecuados para asegurar que el riesgo se reduzca a un nivel aceptablemente bajo
2.5.3. Niveles de Riesgo
62
Los niveles de riesgo son considerados como una relación matemática respecto de la posibilidad del cumplimiento de los objetivos.Los mismos que son:
Nivel de Riesgo Factores del Riesgo Probabilidad de Ocurrencia
%
Bajo Pocos y no Importantes Mínima Hasta 30
Medio Significante e Importante Posible Hasta 60
Alto Muy significativo y muy Importante
Inminente Hasta 90
Ejemplo de aplicación:
EMPRESA MUNICIPAL DE AGUA POTABLE Y ALCANTARILLADO DE QUITO
MATRIZ DE PONDERACIÓN COMPONENTE : Gerencia de IngenieríaSUBCOMPONENTE : Departamento de Fiscalización
FACTORES DE EVALUACION PONDERACION CALIFICACIÓN1.- Funciones establecidas en el Orgánico Funcional 10 5
2.- Experiencia en el área de Control de Obras de los Fiscalizadores
10 5
3.- Planificación Anual de Actividades 10 3
4.- Entrenamiento y capacitación del personal. 10 2
Suman.......................................... 40 16
CP: Confianza PonderadaCT: Calificación TotalPT: Ponderación Total
= Confianza : medio
63
RP = 100 - CP = 60% Riesgo: medio
2.5.4.INDICADORES DE GESTION INSTITUCIONAL
Indicador.- Es la unidad que permite medir el alcance de una meta
La planificación estratégica y operativa anual de la EMAAP-Q, se evaluará mediante la aplicación de indicadores de gestión en términos cuantitativos y cualitativos.
Indicadores de gestión .- Se entiende a los criterios que se utilizan para evaluar el comportamiento de las variables. El indicador es la identificación de la realidad que se pretende transformar. Los indicadores valoran las modificaciones de las características de la unidad de análisis establecida, es decir los objetivos institucionales y programáticos.
Estos indicadores, en el caso de que los responsables no lo hayan establecido será necesario que la unidad de auditoría conjuntamente con los funcionarios elaborará los indicadores que sean necesarios.
2.5.4.1.Tipos De Indicadores
Los tipos de indicadores que serán utilizados por la EMAAP-Q:
Eficiencia.- Se define como el grado de eficiencia que viene dado de la relación entre los bienes adquiridos o servicios prestados, y el manejo de los recursos humanos, económicos y tecnológicos para su obtención, incluye además la relación de los recursos programados con los realmente utilizados para el cumplimiento de las actividades.
Es la utilización racional de los recursos disponibles a un mínimo costo para obtener el máximo de resultado en igualdad de condiciones de oportunidad y calidad; miden los costos unitarios la productividad de los recursos utilizados por la EMAAP-Q, en un proyecto, programa, entre otros. Miden además la relación entre dos magnitudes: La producción física de un bien o un servicio y los insumos o recursos que se utilizaron para alcanzar los recursos de manera óptima.
Objetivos de la eficiencia
Medir la oportunidad administrativa y operativa en relación con el recurso utilizado frente al servicio prestado.
64
Establecer el indicador principal de eficiencia que permite valorar los costos y beneficios de la Empresa.
Identificar los procesos
Fórmula de la Eficiencia
USO REAL DEL RECURSO EFICIENCIA = ______________________________ COSTO ESTIMADO DEL RECURSO
Ejemplo Valor Pagado
_____________________ Costo de Operación =
Valor total contratado
Eficacia.- Son también conocidos como indicadores de éxito, externos, o de objetivos, los cuales facilitan la valoración de los cambios en las variables socio económicas propiciados por la acción institucional.
Son hechos concretos, verificables, medibles, evaluables, que se establecen a partir de cada objetivo, pertenecen al subsistema de evaluación, permitiendo la valoración de la eficacia de los planes, programas y proyectos sociales de la institución para resolver los problemas y necesidades del grupo y la región con quien se adelante el proyecto.
Fórmula de la Eficacia
META ALCANZADA EFICACIA = _________________________________________ META FIJADA
Ejemplo
Recursos recaudadosEFICACIA = _________________________________________ Recursos presupuestados para recaudar
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Impacto.- Refleja el beneficio que recibe la comunidad del servicio que presta la EMAAP-Q.
Fórmula de Impacto
VALOR DE LA INVERSIÓN IMPACTO = _________________________________
NUMERO DE HABITANTES
2.6.PROCEDIMIENTOS Y TÉCNICAS DE AUDITORÍA
En este capítulo nos disponemos a entregar al Auditor Interno de la EMAAP-Q, los mecanismos prácticos de estudio, evaluación y análisis de la información proporcionada por el ente auditado o recabado por el profesional durante el examen.Para este efecto establecimos los siguientes elementos que los guiarán y orientarán durante su trabajo.
2.6.1.Procedimientos de auditoría
Son los pasos que el auditor ha incluido en el programa y que los va aplicar a fin de cumplir con el objetivo propuesto en el examen.
Los procedimientos para su aplicación adecuada deberán ser claros, precisos y concretos.
Con estas características su aplicación es fácil y correcta evitando dudas. Se hará todo lo posible para no duplicar los procedimientos.
No existe un glosario de procedimientos generalmente conocido sino que estas normas prácticas de investigación y prueba son aplicables según las circunstancias y además pueden variar a la luz de los hechos que se analizan.
Existen programas de auditoría estándar preelaborados que son utilizados por algunas firmas auditoras, pero que en el caso de la EMAAP-Q, no será conveniente su utilización por cuanto ese sistema tiene la desventaja de limitar el criterio y la creatividad del Auditor, y se los formulará en función del tipo de Auditoría que se realice.
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EL PROCESO DE LA AUDITORÍA INTERNA
CAPITULO III
3.1.LA PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORIA INTERNA
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La norma P.A.G.-02 Planificación de la Auditoría Gubernamental, establece:
La planificación del trabajo de auditoría ayuda a asegurar que se presta atención adecuada a áreas importantes y a los problemas potenciales del examen, evaluar el nivel de riesgo y programar la obtención de evidencia necesaria aplicando criterios de materialidad, economía, objetividad y oportunidad.
Al planificar el trabajo de auditoria se tendrá en cuenta la finalidad del examen, el informe a emitir, las características del ente sujeto a control y las circunstancias particulares del caso. Los aspectos que debe considerar el auditor en la planificación incluyen:
Conocimiento de la entidad, programa o actividad por auditar.- Implica el diseño de una estrategia general para entender la forma en que conducen sus actividades y operaciones, con el objeto de evaluar la importancia de los objetivos de la auditoría. El auditor debe identificar los elementos claves de la administración a fin de obtener un conocimiento general de la organización.
Comprensión de los sistemas de información administrativa, financiera y de control interno.- Implica el conocimiento de las operaciones de la entidad o programa por examinar, ayudará al auditor a identificar las áreas significativas y de riesgo potencial.
El plan operativo institucional y el presupuesto autorizado, son documentos a través de los cuales el auditor toma conocimiento de los objetivos de la entidad y de las políticas establecidas para alcanzarlos.
Riesgo e Importancia Relativa.- Implica que el auditor debe aplicar procedimientos analíticos en la etapa de planeamiento, para ayudar al conocimiento de las actividades de la entidad y la identificación de áreas de riesgo potencial.
Naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos.- Implica que el auditor debe obtener un grado suficiente de comprensión de las actividades de la entidad auditada para facilitar el planeamiento del examen y desarrollar un eficaz enfoque del mismo.
Coordinación, dirección, supervisión y revisión.- Implica revisar el esfuerzo realizado y las decisiones tomadas por el equipo de auditoría para establecer su propiedad, legalidad y operatividad del plan de auditoría.
La estructura de los planes guardará armonía con los objetivos y lineamientos de la planificación institucional de auditoria que será aprobada por la máxima autoridad de control.
La naturaleza y el alcance del planeamiento, pueden variar según el tamaño de la entidad, el volumen de las operaciones, la experiencia del auditor y, el conocimiento, visión, fines, metas y objetivos institucionales y de las actividades que ejecuta. La planificación de cada auditoría comprenderá la planificación preliminar que facilite un enfoque general de la
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auditoría y de la planificación específica dirigida a obtener una programación completa e integral del examen.
3.1.1.Planificación Anual de la Auditoría
Mediante acuerdo 019-CG RO/ Sup. 6 de octubre 10 del 2002, la Contraloría General del Estado expidió las normas ecuatorianas de auditoría gubernamental aplicables y obligatorias en las entidades y organismos del sector público.
Con respecto a la planificación de auditoría gubernamental, la norma PAG-01 Planificación Anual de la Auditoría, establece:
La Contraloría General del Estado a través de las unidades de auditoría, planificarán las actividades anuales de control, aplicando criterios de importancia relativa, riesgo y oportunidad y evaluarán periódicamente su ejecución. En el caso de las entidades que cuenten con Unidades de Auditoría Interna, la planificación se efectuará de acuerdo a las prioridades institucionales, en coordinación con la Contraloría General del Estado.
Los planes de auditoría serán flexibles a fin de permitir los cambios que se consideren necesarios de acuerdo a las circunstancias. La estructura y contenido de los planes anuales guardarán armonía con los objetivos y políticas institucionales que apruebe la Contraloría General del Estado.
La planificación elaborada por la Contraloría General del Estado, mantendrá la coordinación necesaria con los planes presentados por las Unidades de Auditoría interna, para evitar desperdicio de recursos y duplicación de esfuerzos.
Las jefaturas de las unidades de auditoría serán responsables de cumplir el plan anual de cada unidad. Además debe prever un período para efectuar exámenes imprevistos, debidamente autorizados.
La Contraloría General del Estado y las Unidades de Auditoría Interna de cada una de las instituciones del sector público, planificarán sus exámenes concentrando sus esfuerzos, principalmente, en medir la eficacia de la gestión, evaluar la eficiencia, efectividad y economía en la utilización de los recursos públicos y el aprovechamiento de los medios para el logro de los resultados.
Designación del equipo de Auditoría (Planificación de la Auditoría Gubernamental P.A.G.-03)
Según la PAG-03, dentro de la planificación se incluye esta norma relacionada con la designación del equipo de auditoría la misma que se expresa así:
Según el plan de auditoría establecido por cada una de las unidades de control y una vez aprobado por la máxima autoridad, tanto de la Contraloría General del Estado como de las unidades de Auditoría Interna de las instituciones del Estado, designarán mediante orden de trabajo escrita a los auditores responsables que se encargarán de efectuar el examen
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correspondiente, designando al jefe de equipo, al auditor supervisor y a los auditores operativos. En la Orden de Trabajo se dejará constancia de :
Fecha de emisión
La identificación de la institución o unidad administrativa a ser examinada
El objetivo general del examen
El alcance o período a ser examinado
El tiempo determinado para realizar el trabajo, incluido la elaboración del informe correspondiente
Si es necesario alguna instrucción específica
Determinar que los resultados obtenidos sean presentados mediante el informe correspondiente y de ser procedente el respectivo memorando de antecedentes.
Incorporar el personal multidisciplinario especializado de apoyo si el caso lo amerita, como consecuencia de la planificación preliminar.
3.2.FASES DE LA PLANIFICACIÓN
3.2.1.Planificación Preliminar (Planificación de la Auditoría Gubernamental .P.A.G. - 04)
El supervisor de campo y jefe de equipo de la auditoría a ejecutar son las personas encargadas de obtener la suficiente información orientada a validar el enfoque del examen
La planificación preliminar se inicia con la orden de trabajo, se elaborará una guía para la visita previa, con la cual se obtendrá información relacionada con el área examinada. Se efectuará una evaluación del control interno a fin de determinar el enfoque del trabajo a realizar. La información obtenida de esta fase proporcionará entre otras:
- Conocimiento del área, proyecto o programa a examinar y su naturaleza jurídica- Misión, visión, metas y objetivos del área a examinar- Conocimiento de las actividades principales y planes- Informe de avance o progreso y las evaluaciones realizadas por la propia entidad, al
cumplimiento de los planes estratégicos y operativos- Identificación de las políticas y prácticas administrativas y financieras- Comprensión global del desarrollo, complejidad y grado de dependencia de los
sistemas informáticos- Conocimientos de asuntos de mayor importancia que oriente al auditor en la
elaboración de los programas que serán aplicados posteriormente
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- Identificación de las fuentes y montos de financiamiento de sus operaciones - Identificación de los funcionarios principales- Conocimiento de los principales indicadores de gestión preparados por la EMAAP-Q
El producto de la planificación preliminar se concretará en un informe o reporte que será puesto a consideración del Auditor Interno, informe que permite validar el enfoque global del examen a ejecutarse, respaldado en los papeles de trabajo respectivo. La excepción para presentar el informe de planificación preliminar se aplicará al tratarse de entidades pequeñas. Ello no impide de que se realice la visita previa con el propósito de establecer el estado en que se encuentra las actividades de la EMAAP-Q , y determinar la oportunidad de efectuar la auditorias .
La planificación preliminar en la auditoria es una fase que está dirigida a definir las principales áreas o componentes a ser examinados, con una evaluación general y específica.
La planificación de auditoría comienza con la obtención de la información necesaria que permite definir una estrategia adecuada a ser empleada y concluye con la definición detallada de las tareas a realizar en las fases de ejecución.
La planificación preliminar de la auditoria tiene como finalidad obtener un conocimiento general de la entidad o unidad sujeta a examen y documentar sus principales actividades sobre la base del objetivo de auditoria.
En tal virtud se puede señalar que la planificación preliminar permite diseñar las estrategias importantes para lograr los resultados adecuados sobre las áreas críticas examinadas y proponer mejoras para que sean ejecutadas por los administradores a través de las acciones correctivas necesarias.
3.2.2.Planificación Especifica
Se basa en la información obtenida en la planificación preliminar, que será completada con la definición de procedimientos sustantivos a ser aplicados en la ejecución de la auditoría.
La planificación de la auditoría incluirá la evaluación de los resultados de la gestión de la unidad administrativa a examinar con relación a los objetivos, metas y programas previstos.
La evaluación del control interno es obligatoria para obtener información complementaria, evaluar y calificar los riesgos así como seleccionar los procedimientos que se aplicarán.
Existen varios elementos que servirán de ayuda para el desarrollo de esta fase:
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- El objetivo de la auditoría y reporte del conocimiento del área a ser examinada y evaluación del control interno.
- Recopilación de información adicional de acuerdo con las necesidades.- Matriz para calificar los factores específicos de riesgo y definir el enfoque de la
auditoría, considerando los sistemas de información computarizada.- Procedimientos de auditoría derivados de los resultados obtenidos en la evaluación del
control interno.
La planificación específica permite identificar las actividades y procesos relevantes de la organización para ser examinados en la fase de ejecución, preparar en forma adecuada la evaluación del control interno y elaborar los programas de auditoria al detalle.
En la planificación específica se consideraran los resultados de la evaluación del control interno para obtener la información correspondiente para calificar el riesgo de los componentes y subcomponentes de la entidad o unidad administrativa.
Permitirá a si mismo la aplicación puntual de los procedimientos sustantivos de auditoria.
3.2.2.1.Pasos De La Planificación Específica
La planificación específica consiste en orientar la revisión hacia los objetivos establecidos y
el señalamiento de los pasos que tienen que llevarse a cabo.
Las tareas típicas de esta planificación son:
1.- Revisión y análisis de la información de la documentación obtenida
2.-Evaluación del control interno del área componente o subcomponente objeto del estudio
3.- Preparación de un detalle o memorando interno de la planificación
El memorando de planeamiento, resume las decisiones más significativas del proceso de planeamiento de la auditoría. Incluye elementos importantes, tales como: antecedentes de la entidad, tamaño y ubicación, organización, misión, resultados de auditorías anteriores y actuales y aspectos financieros y operacionales de la entidad auditada.
El auditor limitará la información que sea necesaria para formular el Memorando de Planeamiento, exclusivamente a aquella que es relevante para el planeamiento general de la auditoría.
El memorando es elaborado por el jefe de equipo y supervisor como resultados del proceso de planeamiento de la auditoría dentro del cual se resumen los factores, consideraciones y decisiones significativas relacionadas con el enfoque y alcance de la auditoría.
4.- Elaboración de los programas de auditoría.
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3.2.2.2.Productos De La Planificación Especifica
Los principales productos de la planificación específica de la auditoría son:
- Programas específicos para aplicar las pruebas sustantivas y el alcance previsto.- Plan de muestreo- Requerimientos de personal técnico o especializado, en la ejecución de la auditoría.- Distribución del trabajo y tiempo estimado para realizar el examen ajustándose a lo
establecido en la orden de trabajo.- Uso de técnicas de auditoría asistidas por computadora- Memorando de planeamiento- Papeles de trabajo de la fase.- Informe de evaluación al control interno para conocimiento del titular del área
examinada, con comentarios y recomendaciones. La planificación específica genera los siguientes resultados una vez que haya sido formulada:
Objetivos generales y específicos de la auditoria por componentes y/o subcomponentes
Alcance del trabajo relacionado con los objetivos
Descripción de las actividades principales
Calificación del riesgo
Programas específicos de auditoria
Requerimientos de personal técnico y especializado
Distribución del trabajo y tiempo estimado para realizar el examen ajustándose a la orden de trabajo
Tiempo estimado del examen
Aplicación y uso de técnicas de auditoría asistido por computadora
Informe de evaluación resumido de control interno por componentes
3.3. EVALUACION DEL CONTROL INTERNO.
3.3.1. Ambiente de Control
Para evaluar el Ambiente de Control se deberá considerar los siguientes factores:
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Integridad y valores éticos.-
El Auditor verificará que la máxima autoridad haya trasmitido a los empleados y funcionarios de la EMAAP-Q el mensaje sobre la obligatoriedad de mantener la integridad y valores éticos en todas sus actividades profesionales y personales y si el personal lo esta cumpliendo.
Compromiso de competencia profesional.-
El Auditor verificará que la máxima autoridad haya especificado el nivel de competencia profesional requerido para la realización de trabajos concretos, que permita la ejecución adecuada de los mismos.
Comité de Auditoría .-
La máxima autoridad de la EMAAP-Q, conformará un Comité de Auditoría cuya función principal será la de evaluar la gestión de la unidad de auditoría, determinando la eficiencia y oportunidad de sus informes, así como su calidad.
La filosofía de la EMAAP-Q y el estilo de gestión.-
Se verificará si existe la adecuada interacción entre la máxima autoridad y las diferentes dependencias y áreas de la EMAAP-Q que permita el cumplimiento de los objetivos institucionales.Estructura Organizativa.-
Se verificará que exista una adecuada estructura organizativa que permita mantener canales adecuados de comunicación y flujo de información para lograr el control efectivo de las actividades de la EMAAP-Q
Asignación de autoridad y responsabilidad.-
Se analizará la estructura y dentro de ella se verificará que exista una adecuada asignación de responsabilidades, delegación de autoridad y establecimiento de políticas, que permita el seguimiento de los objetivos, actividades y funciones.
Políticas y prácticas en materia de recursos humanos.-
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Se verificará que se hayan determinado políticas de calidad para el reclutamiento, selección, capacitación y desarrollo del recurso humano, que permitan llevar a cabo los planes de la EMAAP-Q.
3.3.2.RIESGOS DE CONTROL
El riesgo se considera como la posibilidad de que un evento o acción afecte adversamente a la entidad. Su evaluación implica la identificación, análisis y manejo de los riesgos relacionados con los procesos gerenciales y la existencia de la entidad, así como con la elaboración de estados financieros y que pueden incidir en el logro de los objetivos del control interno en la entidad.
Estos riesgos incluyen eventos o circunstancias que pueden afectar el registro, procesamiento y reporte de información financiera, así como las representaciones de la gerencia en los estados financieros.
Esta actividad de auto evaluación que practica la Dirección, será verificada por los auditores internos o externos para asegurar que los objetivos, enfoque, alcance y procedimientos han sido apropiadamente ejecutados en las distintas áreas y niveles de la organización.
Los elementos que forman parte de la evaluación del riesgo son:
- Los objetivos que deben ser establecidos y comunicados (Planificación estratégica y operativa);
- Identificación de los riesgos internos y externos;- Gestión del cambio; y,- Evaluación de los objetivos, de los riesgos y gestión del cambio.
La evaluación de los riesgos de control deberá considerar los siguientes factores:
Objetivos globales de la EMAAP-Q.-Se verificará que la máxima autoridad haya establecido los objetivos globales de la EMAAP-Q, que incluyan los planes estratégicos y operativos para su cumplimiento.
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Riesgos internos y externos.-Se efectuará un análisis de los riesgos internos y externos relevantes en cada uno de los procesos y se proporcionará una base confiable para el tratamiento de los mismos.
Gestión de Cambio.- Verificar que en la EMAAP-Q existan los mecanismos para adaptarse a los cambios económicos, tecnológicos y legales que se produzcan por el desarrollo de la Empresa.
3.3.3.ACTIVIDADES DE CONTROL
Se refiere a las acciones que realiza la administración de la entidad para cumplir con las funciones asignadas. Son importantes porque implican la forma correcta de hacer las cosas, para lo cual se valen de políticas y procedimientos. Permiten la protección y conservación de los activos, así como los controles de acceso a programas computarizados y archivos de datos. Los elementos que conforman las actividades de control gerencial son:
- Tipo de actividades de control (Orgánico funcional, instructivos, reglamentos internos y externos, leyes, disposiciones legales, etc);
- Integración de las actividades de control con la evaluación de riesgos;- Controles sobre los sistemas de información:- Necesidades específicas; y,- Evaluación
Tipos de actividades de control.-
Se verificará que el personal de todos los niveles de la EMAAP-Q cumpla con las actividades de control asignadas.
Integración de las actividades de control con la evaluación de riesgosSe tendrá en cuenta si las actividades de control están relacionadas con el proceso de evaluación de los riesgos y si son apropiadas para asegurar que las directrices emitidas por la máxima autoridad se cumplan.
Controles sobre los sistemas de información.-Se verificará que todos los sistemas de información, ya sea de naturaleza financiera, operativa, reglamentaria, administrativa, estén debidamente controlados.
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Necesidades específicas.-Para evaluar este componente se considerará la particularidad de la EMAAP-Q con respecto a sus objetivos, jerarquía , estructura y estrategias, así como también las ideas que sobre el control interno tengan sus servidores.
INFORMACION Y COMUNICACIÓN.-
Se considerarán los siguientes factores: Información Comunicación Estrategias y sistemas integrados Calidad y oportunidad de la información Comunicación e información interna Comunicación e información externa Medios de comunicación
El Auditor verificará que los sistemas de información y comunicación sean los adecuados a las necesidades de la EMAAP-Q, como también que su integridad, oportunidad y suficiencia, permitan cumplir al personal sus responsabilidades.
ACTIVIDADES DE MONITOREO Y/O SUPERVISION
Se considerarán los siguientes factores:
Supervisión continua.-Se analizará hasta que punto el personal que ejerce supervisión sobre el desarrollo de las actividades normales, deja evidencia de que el control interno sigue funcionando adecuadamente.
Evaluaciones puntuales.-Se verificará que todo el personal involucrado en los procesos efectúe evaluaciones sobre la eficacia del sistema, con la frecuencia y alcance que lo determine la evaluación de los riesgos y de los procedimientos de supervisión continua.
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Comunicación de las deficiencias de control interno.-
Se verificará que las deficiencias de control interno sean comunicadas oportunamente a los niveles superiores correspondientes, para la adecuada toma de decisiones sobre medidas correctivas.
Análisis F O D A
El análisis FODA tiene múltiples aplicaciones y puede ser usado por todos los niveles de la empresa y en diferentes unidades administrativas.
Corresponde al análisis situacional de la empresa mediante el cual se determinan: las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas, cuyos resultados y ponderaciones correspondientes a cada diagnóstico se presentan mediante la utilización de la matriz FODA.
El análisis FODA consta de dos partes: una interna y otra externa.
La parte interna tiene que ver con las fortalezas y las debilidades de su negocio, aspectos sobre los cuales usted tiene algún grado de control.
La parte externa mira las oportunidades que ofrece el mercado y las amenazas que debe enfrentar su negocio en el mercado seleccionado. Aquí se tiene que desarrollar toda su capacidad y habilidad para aprovechar esas oportunidades y para minimizar o anular esas amenazas, circunstancias sobre las cuales se tiene poco o ningún control directo.
Para la determinación del análisis FODA, se pueden considerar las siguientes estrategias:
1. Fortaleza /Oportunidades. Esta consiste en el uso de las fortalezas para aprovechar las oportunidades que ofrece el entorno.
2. Fortaleza /Amenazas. Plantea el uso de las fortalezas internas con la finalidad de evitar las amenazas.
3. Debilidades /Oportunidades. Esta estrategia indica que se deben vencer las debilidades aprovechando las oportunidades.
4. Debilidades /Amenazas. La estrategia a definir en estas condiciones intenta reducir a un mínimo las debilidades y evitar las amenazas.
EJEMPLOS
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FORTALEZAS (Interno)
Recurso humano calificado. Buen Ambiente de Trabajo. Capacitación continua del personal Independencia y objetividad para realizar su actividad.
DEBILIDADES (Interno)
Falta de espacio físico. Falta de divulgación de disposiciones reglamentarias de la empresa.
OPORTUNIDADES (Externo)
Plan Estratégico de la Empresa. Respaldo de la Alta Dirección. Marco normativo y legal referente a la actividad de Auditoría. Apoyo de organismos relacionados con la actividad profesional. Informes discutidos.
AMENAZAS (Externo) Influencia política. Falta de Escalafón apropiado. Falta de coordinación por parte de los Organismos Externos de Control. Distribución jerárquica inadecuada del personal
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EMPRESA METROPOLITANA DE ALCANTARILLADO Y AGUA POTABLEUNIDAD DE AUDITORIA INTERNA
AUDITORIA DE GESTIÓNCOMPONENTE:PERIODO:
DIAGNOSTICO FODA
3.3.4.PROGRAMAS BÁSICOS DE AUDITORÍA
Consiste en la aplicación de las técnicas y procedimientos de auditoría.
3.3.4.1.Planeamiento del Examen
Esta fase puede cambiar de acuerdo a las necesidades del examen, y consiste en la enumeración de los recursos que se utilizarán en el examen y los objetivos del mismo.
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FORTALEZAS OPORTUNIDADES
DEBILIDADES AMENAZAS
Siempre se mantendrá presente que todo plan es flexible, por lo tanto susceptible de cualquier ajuste.
3.3.4.2.Programa de auditoría
El programa de auditoría constituye un conjunto de instrucciones para el personal involucrado en la auditoría y/ o examen especial, como un medio para el control de la ejecución apropiada del trabajo, contendrá los objetivos de la auditoría para cada área.
El programa de auditoría proporciona al auditor un detalle del trabajo a realizar y ofrece un registro permanente de las pruebas de auditoría llevadas a cabo. Así mismo mediante referencia cruzada, asegura que todos los aspectos significativos del control interno de la entidad hayan sido cubiertos con el objeto de determinar si están funcionando de conformidad con lo establecido.
Para cada auditoría gubernamental y examen especial se prepararán programas específicos que incluyan objetivos, alcance de la muestra, procedimientos de auditoría detallados que deben referirse a las técnicas de auditoría específicas que se aplicarán, así como el personal encargado de su desarrollo.
El auditor considerará las evaluaciones específicas de los riesgos inherentes y de control y el nivel requerido de certeza que tendrán que proveer los procedimientos sustantivos. El auditor también incluirá los tiempos de pruebas de controles y de procedimientos sustantivos, la coordinación de cualquier ayuda esperada de la entidad, la disponibilidad del personal y el involucramiento de otros auditores o expertos. La responsabilidad de la elaboración de los respectivos programas corresponde al jefe de equipo y supervisor. Los programas de auditoría contendrán:
- Propósito de la auditoría- Las muestras que se han elegido para examinar- Los procedimientos que se emplearán- Las fuentes de información
1) Objetivo Con el propósito de facilitar la correcta elaboración de los papeles de trabajo, que son el reflejo de los procedimientos aplicados en el examen, una correcta y oportuna supervisión dirigida al logro de los mejores resultados del examen y finalmente a un conocimiento práctico y preciso de las operaciones específicas o características de cada uno de los rubros o área que se examinen.
2) Concepto de programa Existe una variedad de conceptos al respecto, pero sin lugar a dudas todos coinciden en el siguiente enunciado: Es una relación lógica y ordenada de los procedimientos de auditoría
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que se han de aplicar en un examen y la profundidad y oportunidad con que se deben realizar los mismos.Consecuentemente, siempre se tendrá en cuenta al elaborar un programa de auditoría, la secuencia lógica que debe seguirse en la aplicación de los pasos o procedimientos, a efectos de llegar a la obtención de un resultado.
3) Identificación de los procedimientos y técnicas en los papeles de trabajo
Todos los procedimientos y técnicas aplicados durante el examen y que deben constar en el respectivo programa, deberán estar señalados e identificados en el correspondiente papel de trabajo; esto permite una mayor agilidad y facilidad en la elaboración del Informe, así como una supervisión adecuada; así mismo, en el programa se identificará con una referencia, el papel de trabajo en el que se encuentra el procedimiento aplicado.
4) Características del programa de auditoría
Los procedimientos que se incluyen en el programa, deberán ser expresados en tono imperativo, es decir, son prácticamente órdenes de trabajo específicas a efectuarse, así por ejemplo : Un procedimiento puede decir …" Cuente todos los fondos y valores en presencia del Custodio"Esta forma de expresión facilita enormemente el cumplimiento de las cuestiones del programa y evita divagaciones innecesarias. Consecuentemente el jefe de equipo y supervisor, al revisar los programas cuidará de este importante detalle.Es conveniente que el Jefe de equipo y supervisor, se contesten las siguientes preguntas, el procedimiento a ser aplicado es de utilidad, de lo contrario, será menester suprimirlo o cambiarlo por otro más efectivo.
5) Formato del programa De acuerdo a las necesidades del examen la extensión de los procedimientos y técnicas incluidos en él, es variable; sin embargo, se tratará en lo posible que la forma externa sea uniforme, y así tendremos que en la parte superior, se ubicará la identificación del componente o subcomponente sometidos a examen y la fecha de iniciación del mismo.
El personal de Auditoría Interna, deberá tomar en cuenta que ningún programa de Auditoría puede anticipar los problemas que se pueden detectar en el trabajo de investigación y prueba en el campo; por lo tanto, se deberán efectuar inclusiones, supresiones o cambios, con el respectivo visado del jefe de equipo o supervisor, según el caso.Estos programas también se los conoce como listados de verificación.
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Las instrucciones y procedimientos específicos obtenidos de la matriz de riesgos conformarán el programa de trabajo a los que se añadirá cualquier procedimiento que sea necesario durante la auditoría de gestión.
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EMPRESA METROPOLITANA DE ALCANTARILLADO Y AGUA POTABLE QUITO
COMPONENTE:SUBCOMPONENTE:FECHA DE INICIO:
OBJETIVOS
1.2.3
PROGRAMA DE AUDITORIA
N° PROCEDIMIENTOS REF.P/T REALIZADO POR
FECHA
Elaborado por: Revisado por: Fecha:
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FORMATO DE PROGRAMA DE AUDITORIA
CAPITULO IV
LA EJECUCION DE LA AUDITORIA INTERNA
4.1.Aplicación del programa de Auditoría.-
Se realiza en cada una de las áreas y procesos examinados e incluye la revisión y evaluación del sistema de control interno y la ejecución completa del programa.
La evaluación del sistema de control interno se ha de efectuar en forma inmediata a fin de determinar el alcance de las pruebas de auditoría a aplicarse. Esta evaluación puede determinar la necesidad de introducir modificaciones o ajustes al programa de auditoría El ejercicio del debido cuidado profesional de acuerdo a las normas de auditoría generalmente aceptadas incluye la responsabilidad de ejecutar todos los procedimientos y pruebas de auditoría necesarios sobre la base del juicio profesional del Auditor.Es de gran importancia que, durante el desarrollo del trabajo en el campo, el Auditor mantenga una comunicación continua y permanente con los funcionarios responsables del proceso examinado, tratando de mantenerlos informados respecto a su progreso, los problemas encontrados y especialmente respecto a las acciones correctivas que deben ser consideradas. Los asuntos importantes que pueden ser aclarados, subsanados, corregidos o ajustados, también deben comunicarse con el propósito de ofrecer a los funcionarios responsables la oportunidad de tomar las medidas correctivas necesarias antes de haber concluido el trabajo en el campo.
4.2.Pruebas de Auditoría
Pruebas de cumplimientoEsta clase de pruebas tienden a confirmar el conocimiento que el auditor tiene acerca de los mecanismos de control de la entidad, obtenido en la etapa de evaluación de control interno, como a verificar su funcionamiento efectivo . A estas pruebas se les conoce también como de los controles, de funcionamiento o de conformidad.
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Las pruebas de cumplimiento en cuanto a su extensión o profundidad estarán supeditadas al resultado de la apreciación de las operaciones de control, a criterio del auditorComo ejemplos podemos citar los siguientes:
- Obtención de constancia de una adecuada segregación de las funciones de autorización ,registro y custodia.
- Observación de los controles adecuados sobre ingresos y recaudaciones- Comprobación de que los depósitos se efectúan en forma intacta e inmediata- Verificación de la vigencia del control interno previo a los compromisos y desembolsos- Revisión de las constancias documentadas de arqueos- Verificación de la preparación de conciliaciones bancarias mensuales
Pruebas sustantivas
Tienen como objetivo comprobar la validez de los reportes emitidos por los componentes y subcomponentes de las áreas administrativas.Estas pruebas se aplican a procesos específicos a una fecha determinada, sobre la base del análisis de un conjunto de partidas seleccionadas denominada muestra, cuya extensión guarda relación con los resultados de la ejecución de las pruebas de cumplimiento, como ejemplos podemos citar:
- Observaciones e inspecciones físicas- Verificación de la documentación sustentatoria- Verificación de los movimientos en efectivo.- Análisis de reportes emitidos por el componente sujeto a examen.- Comprobación de los depósitos. 4.3.TÉCNICAS Y PRÁCTICAS DE AUDITORÍA
En la auditoría, es criterio profesional del auditor, la utilización y combinación de las técnicas y prácticas más adecuadas que, le permitan la obtención de la evidencia, suficiente, competente, que le den una base objetiva y profesional que fundamente y sustente sus comentarios, conclusiones y recomendaciones.
4.3.1.Técnicas de Auditoría
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Los métodos prácticos de investigación y prueba y de conocida aplicación cuyos resultados son de comprobada utilidad.Por su acción las Técnicas se clasifican en : Ocular, verbal, escrita, de revisión y combinada.Técnicas de acción ocular
Comparación Se refiere a establecer la similitud o diferencia entre dos o más conceptos o hechos. Ejemplo: Establecer el cumplimiento de un procedimiento administrativo expresado en un Reglamento o norma con la aplicación real.
Observación Es el examen ocular que se realiza para cerciorarse de ciertos hechos y circunstancias.Ejemplo: Observar la toma física de inventarios.
Revisión selectiva Consiste en el examen ocular rápido para distinguir hechos u operaciones no Típicas o anormales. Ejemplo: Revisar una relación de desembolsos distinguiendo los de mayor significación por su monto.
RastreoSe refiere al seguimiento que se efectúa a una o grupo de transacciones de un punto a otro, ya sea del inicio a su culminación o viceversa. Ejemplo: Rastrear un documento de ingreso desde su origen hasta su registro en libros.
Técnicas de acción verbal
Indagación Es la obtención de información mediante, pregunta averiguaciones o conversaciones, con personas involucradas en el examen..Ejemplo: Inquirir sobre determinados procedimientos de control de personal que se han establecido y el cumplimiento de los mismos por parte de los empleados.Sobre esta técnica debemos aclarar que tiene una desventaja, pues, es necesaria evidenciarla documentadamente, cuando se trate de establecer responsabilidades.
Técnicas de acción por escrito
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Son aquellas que permiten obtener evidencias documentarias que son de gran valor en la práctica de la auditoría y dentro de ellas podemos citar:
Análisis
Conceptualmente quiere decir, separar un elemento en partes para formarse una opinión del mismo. Ejemplo: Analizar las partidas de ingreso y egreso de una cuenta Bancaria y plasmarla en un papel de trabajo adjuntando el documento analizado:
Conciliación
Se refiere a permitir que concuerden dos conjuntos de cifras relacionadas, los mismos que se encuentran separados físicamente.Ejemplo: Formular una conciliación bancaria.
Confirmación o certificación
Esta técnica trata de obtener la confirmación de hechos que se están examinando de una fuente distinta de la entidad bajo examen: Ejemplo: Confirmar los saldos deudores de cuentas por cobrar con los clientes utilizando el sistema de circularización.
Técnicas de revisión
Estas técnicas permiten al auditor poner en juego sus aptitudes y habilidades investigativas y dentro de estas podemos señalar las siguientes:
Comprobación
Consiste en examinar una operación o transacción fundamentando la evidencia que la apoya. Ejemplo: Comprobar si se efectúa un desembolso de dinero apoyado en un documento debidamente autorizado controlado y legalizado.
Computación
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Se refiere a la verificación de los cálculos matemáticos que han realizado los empleados del ente examinado. Ejemplo: efectuar la sumatoria de las cuentas del activo, o también se pueden verificar los cálculos efectuados en la elaboración de los boletines de pago que realizan los empleados de la EMAAP-Q
Técnicas de acción combinada
Son aquellas en que se utilizan en forma combinada las acciones. Siendo de amplia concepción, y dentro de ellas tenemos:
Examinar
Corresponde a la Investigación, Inspección y comprobación de la exactitud de los hechos.Ejemplo: esta técnica se la podría identificar con la Auditoría
Totalizar
Consiste en la verificación de los totales, subtotales items, y otros datos numéricos, ya sea horizontalmente o verticalmente.Ejemplo: aplicamos esta técnica cuando efectuamos la totalización de las cuentas por cobrar o por pagar por su antigüedad.
Verificación
Se refiere a probar fehacientemente y con exactitud los hechos, operaciones o transacciones.Ejemplo: Examinar los contratos y más documentos sobre un desembolso realizado para la construcción de un edificio.
Algunas de las técnicas descritas tienen cierta similitud en su acción, sin embargo los resultados que se obtienen mediante su aplicación son diferentes, por lo tanto corresponde al Auditor de la EMAAP-Q, escoger adecuadamente para su integración en los programas de auditoría, pues algunos procedimientos descritos dentro de él, pueden contemplar la inclusión de una o varias técnicas de auditoría.
4.3.2.Prácticas de Auditoría
En la auditoría se aplican prácticas como las siguientes:
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Síntomas. Son los indicios de algo que está sucediendo o va a ocurrir, que advierten al auditor de la existencia de un área crítica o problema y que le orienta para que haga énfasis en el examen de determinados rubros.
Intuición. Es la capacidad de respuesta o reacción rápida manifestada por auditores con experiencia ante la presencia de ciertos síntomas que inducen a pensar en la posibilidad de un hallazgo
Sospecha. Es la acción de desconfiar de una información que por alguna razón o circunstancia no se le otorga el crédito suficiente, la sospecha obliga a que el auditor valide dicha información y obtenga documentación probatoria.
Síntesis. Preparación resumida de hechos, operaciones o documentos de carácter legal, técnico, financiero, administrativo o de otra índole.
Muestreo estadístico. Es la aplicación de los procedimientos de auditoría a una
proporción inferior al 100% de las operaciones de un proyecto, programa o actividad.
4.4. MUESTREO EN AUDITORÍA
El auditor durante el examen obtiene, evidencia, suficiente y competente, para darle una base razonable, sobre la cual emitirá el informe. Los procedimientos de auditoría que brindan esa evidencia no pueden aplicarse a la totalidad de las operaciones de la Empresa, sino que se restringen a algunos de ellos, este conjunto de operaciones constituye una muestra. Es necesario que el equipo de auditoría de acuerdo al grado de riesgo obtenido en la evaluación de control interno, defina el plan de muestreo a acorde con el objetivo determinado.Al diseñar el plan de muestreo considerará los siguientes factores:
Determinar el propósito de la prueba El universo de la muestra Los procedimientos de auditoría a aplicar El riesgo de los niveles de precisión aceptables y la posibilidad de error La selección del método del muestreo
4.4.1. Métodos De Muestreo
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El plan de muestreo obtenido como producto de la planificación específica de la auditoría es utilizado para la selección de un porcentaje o un valor representativo del universo a ser examinado, empleando métodos estadístico y no estadísticos. Los métodos de muestreo estadístico incluyen las siguientes posibilidades de selección:
Al azar.- Cuando todas sus unidades tienen la misma probabilidad de selección
Sistemáticos.- Se escoge una de cada “n” unidades
Por células.- Cuando el universo de operaciones o actividades, son divididos en grupos de igual magnitud y se selecciona al azar una partida de cada célula.
Los métodos no estadísticos, carecen de la posibilidad de medir el riesgo del muestreo y son:
Selección.- De cada unidad de la muestra con base en algún criterio, juicio o información, y
Selección en bloques.- Consiste en escoger varias unidades en forma secuencial.
Para la elección entre el muestreo estadístico y no estadístico, se debe considerar que ambos métodos se basan en la presunción de que una muestra revelará información suficiente acerca del universo en su conjunto, para permitir al auditor llegar a una conclusión sobre el universo. Es importante insistir que ambos métodos se apoyan significativamente en el juicio del auditor, para el efecto podrá servirse de la información de la base de datos que dispone la empresa.El auditor Jefe de equipo dejará constancia del método de muestreo utilizado para el análisis respectivo.
4.5.Preparación de papeles de trabajo (Ejecución de Auditoría Gubernamental E.A.G.- 04)
El auditor gubernamental organizará un registro completo y detallado de la labor efectuada y las conclusiones alcanzadas.
Los papeles de trabajo constituyen los programas escritos con la indicación de su cumplimiento y la evidencia reunida por el auditor en el desarrollo de su tarea, son el vínculo entre el trabajo de planeamiento, de ejecución y del informe de auditoría. Por tanto,
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contendrán la evidencia necesaria para fundamentar los hallazgos, opiniones, conclusiones y recomendaciones que se presenten en el informe.Los papeles de trabajo son propiedad del Organismo Técnico Superior de Control, de las unidades de Auditoría Interna y de las firmas privadas de auditoría contratadas, cuyos exámenes contaron con la autorización de la Contraloría General del Estado, que deben ser entregados oportunamente por parte del auditor.El auditor cautelará la integridad de los papeles de trabajo, asegurando en todo momento y bajo cualquier circunstancia, el carácter reservado de la información contenida en los mismos.Junto a la documentación relativa a la planificación y aplicación de los programas, contienen la evidencia suficiente, competente y relevante.
Elaboración de hojas de hallazgos.-La hojas de hallazgos contienen una recopilación y síntesis de información especifica sobre un sistema, proceso, operación o actividad que se haya analizado y evaluado. Se incluye los atributos del hallazgo: condición, criterio, causa y efecto, conclusiones y recomendaciones emitidas por el Auditor y las opiniones vertidas por los auditados.
4.6. PAPELES DE TRABAJO
Normas Ecuatorianas de Auditoría EAG-4 se refiere a los papeles de trabajo como el conjunto de documentos en que el auditor registra los datos e informaciones obtenidas durante el examen, los resultados de las pruebas realizadas y la descripción de las mismas.
Con este concepto consideramos que el verdadero éxito de la labor de auditoría radica en una correcta elaboración de los papeles de trabajo. En consecuencia, en este Manual daremos el énfasis necesario para su elaboración.
4.6.1. Clases de papeles de trabajo
El examen de auditoría exige la elaboración de diversos tipos o clases de papeles de trabajo dentro de los que podemos citar así como los más comunes y conocidos los siguientes:
Cédulas o papeles informativos, descriptivos o de evaluación Cédulas de resumen o sumarias Cédulas de análisis o analíticas. Otros papeles o documentos obtenidos en el examen.
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Cédulas descriptivas, informativas o de evaluación
Son aquellas en las que el Auditor formula los resultados de sus evaluaciones, describe procedimientos o redacta los hallazgos descubiertos en el examen, en estas cédulas encontraremos la evaluación del Control Interno, la aplicación de procedimientos analizados, durante el examen, y las hojas de borrador del informe (alcance general del trabajo, programas de trabajo)
Cédulas de resumen o sumarias
1. Esta cédula permite el registro de ajuste y reclasificaciones, las cuentas de mayor.2. En esta cédula se puede indicar las conclusiones a las que se ha llegado en relación
con la respectiva sección de los estados financieros.
Cédulas de análisis o analíticas
1. Sirven para análisis de cuentas o composición de saldos: En la misma que se plasman los procedimientos descritos en el programa o cualquier otro que en las circunstancias sea necesario.
2. Cédulas y listas preparadas por el personal de la entidad bajo examen y que son sujetas a un análisis por parte del auditor.
Otros papeles o documentos obtenidos en el examen
1. Documentos de confirmaciones y certificaciones que recibe el auditor en el curso del examen.
2. Copias de documentos originales, escrituras, contratos, etc., cuando se lo requiera.
4.6.2.Finalidad
Por la consideración e importancia que estos tienen en la auditoría, los papeles de trabajo, estos deben formularse con la mayor claridad y nitidez posible cuidando que cumplan las siguientes finalidades:
1. Recopilar los saldos de las diferentes cuentas agrupándolas para efectos de presentación posterior de los Estados Financieros.
2. Registrar la información fundamental relativa de la organización y funcionamiento de la entidad o dependencia sujeta a examen.
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3. Dejar constancia del trabajo realizado por el Auditor.
4. Dejar constancia de las explicaciones y juicios emitidos por la entidad sus funcionarios y empleados y por terceros involucrados en el examen.
5. Indicar el juicio u opinión técnica y las conclusiones del auditor jefe de equipo y de sus auxiliares y ayudantes en cada uno de los aspectos del trabajo.
6. Resumir la opinión técnica del auditor jefe de equipo y de sus superiores que revisen y autoricen en último término el informe acerca de la razonabilidad de los estados financieros o procedimientos administrativos analizados.
4.6.3. Contenido
Por cuanto los papeles de trabajo constituyen el registro que ampara el informe, su contenido debe ser preparado con sumo cuidado y podría ser la siguiente información importante:
1. Naturaleza general de los principios contables seguidos por la entidad o dependencia examinada y el sistema de control interno.
2. Un resumen de las cuentas en las que se incluyan los cambios más importantes acontecidos durante el período sujeta examen.
3. Los procedimientos de auditoría utilizados durante el examen, las razones que ampararon los cambios importantes que se hubieren introducido en el alcance del mismo y las conclusiones que llegó en el transcurso del examen.
Todas las cédulas deberán llenar los siguientes requisitos:
1. Nombre de la entidad examinada
2. Título de la cédula
3. Referencia (índice)
4. Fecha del examen
5. Iniciales del auditor que preparó la cédula o un sello que diga "Preparado por el Auditor" cuando sea del caso.
6. Fecha en la que se completó o terminó la cédula.
7. Fuentes de información
8. Marcas o referencias de cruces de información o explicación de procedimientos utilizados.
9. Firma de revisión o supervisión.
10. Asientos de ajuste y reclasificación cuando sea del caso.
11. Comentarios de importancia que deben ser incluidos en el informe.
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Índices de los papeles de trabajo
Los índices consisten en la identificación de cada papel de trabajo y se le debe efectuar durante el transcurso del examen de tal manera que facilite su ubicación inmediata, manteniéndose una correlación adecuada entre cédulas analíticas con sumarias y estas a su vez con las hojas principales de trabajo y programas de auditoría.
4.6.4. Marcas y Referencias
Son signos convencionales y distintivos que hace el Auditor para señalar el tipo de trabajo o prueba efectuado.
Existen dos tipos de marcas: las de significado uniforme, que se utilizan con frecuencia en cualquier auditoría. Las otras, cuyo contenido es a criterio del Auditor, obviamente no tienen significado uniforme y para su comprensión requiere que junto al símbolo vaya una leyenda de su significado.
Las marcas preferentemente deben ser escritas con lápiz de color rojo, ya que su uso se encuentra generalizado al igual que los papeles de trabajo elaborados por el Auditor usualmente son hechos con lápiz.A continuación se sugiere un cuadro de marcas que podrían ser utilizadas en el trabajo del auditor.
MARCA SIGNIFICADO
Verificado en documentos de soporte y cruzado con registros con tablas
Cruzado con saldos de auxiliares en el sistema
Confirmado con terceros (otras fuentes de información)
Chequeo de cantidades con valores (según registros)
Verificado y cuadrada la operación matemática (+, -, x)
Verificado totales de control
Verificar diferencias encontradas
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4.7. HALLAZGOS EN AUDITORÍA
Es una situación relativa y relevante, sustentada en hechos y evidencias obtenidas en el examen.
En la auditoría gubernamental tienen el sentido de recopilación y síntesis de información específica sobre una operación, proyecto, actividad y los resultados obtenidos deben ser de interés para los funcionarios de la entidad auditada.
4.7.1. Atributos del hallazgo
Condición.- Son las características en que se encuentra funcionando el área auditada, corresponde a la pregunta ¿ Que está pasando? Y es el criterio que no se está logrando satisfactoriamente o que se alcanza parcialmente.
Criterio.- Es la base legal o aplicable en el área auditada corresponde a la pregunta? Que se supone debería estar pasando? Tomando en consideración disposiciones por escrito, leyes, reglamentos, objetivos, políticas y normas.
Causa.- Son los motivos por los que se produce la desviación y pueden ser por desconocimiento del entorno y la entidad, falta de capacitación y entrenamiento del personal, ausencia de comunicación de decisiones y políticas, desconocimiento de las normas, negligencia o descuido, deshonestidad, ausencia o ineficacia del sistema de control interno, falta o inadecuada supervisión
Efecto.- Es el resultado de lo que esta pasando, debido a la inaplicabilidad de directrices, uso ineficiente de recursos, pérdidas de ingresos, inefectividad, gastos indebidos, riesgos sobre la protección de activos, pérdida de imagen institucional.
4.7.2. Hojas de hallazgos o de apuntes
Para proceder organizadamente y no confiar mucho en la memoria se recomienda se utilice una hoja de apuntes o hallazgos, memorias en las que se irán incluyendo en forma ordenada los asuntos de acuerdo a su importancia y al plan de informe pre-elaborado en
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esta hoja se deberá referenciar el papel de trabajo correspondiente a manera de cita. Este sistema a más de ser una ayuda y guía para la redacción del informe por parte del Auditor es una herramienta valiosa para la supervisión. La hoja de apuntes deberá ser elaborada a lápiz, lo que permitirá cualquier enmendadura más fácilmente.
FORMATO DE HOJA DE APUNTES PARA LA REDACCION DEL
INFORME DE AUDITORIA .- HALLAZGOS
Referencia P/T
Área de hallazgo:
Condición:
Criterio:
Causa:
Efecto:
Conclusión:
Recomendación:
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Puntos de vista de funcionarios responsables:
Firma Fecha
Preparado por:Revisado por:
4.8. SUPERVISIÓN TÉCNICA
Para asegurar la calidad de los resultados de los informes de auditoría, la Unidad de Auditoría Interna de la EMAAP-Q, dispondrá de un nivel de supervisión para la revisión y control de los trabajos efectuados .La presencia del Supervisor en el área de Auditoría es fundamental, por lo tanto se ha considerado necesario establecer ciertos elementos propios de la gestión que permitirá que el ejercicio de la misma sea efectivo y adecuado.
4.8.1.Definición
La Supervisión se ha definido muchas veces como el arte de trabajar con un grupo de personas, sobre las que se ejerce autoridad, en una forma encaminada a obtener de ellas su máxima eficacia, en un esfuerzo combinado para lograr un buen cumplimiento en el trabajo.
4.8.2. Características del Supervisor
Las características que debe poseer un Supervisor de la EMAAP-Q son:
1. Conocimiento y habilidades suficientes, apoyadas en un título profesional a nivel superior.
2. Mantener el conocimiento y las disciplinas requeridas para la actividad de auditoría, actualizadas, para lo que deberá mantener relación permanente con organismos de la profesión que le provean de bibliografía y conocimientos modernos avanzados.
3. Procurar en todo momento asistir a cursos, seminarios, simposios entre otros, sobre la materia de auditoría. Por ningún concepto el Supervisor deberá eludir la asistencia a eventos de actualización y aún de aprendizaje.
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4. Realizar la gestión de supervisión con suficiente objetividad, evitando el introducir en su trabajo, las acciones o pasiones personales que puedan dificultar su labor imparcial de juzgar el trabajo y la actividad de sus supervisados.
5. Guiar y dirigir los esfuerzos del equipo de trabajo hacia la consecución de metas y objetivos propios de la Unidad y la Empresa, incentivando hábilmente a los Auditores supervisados dentro del desarrollo profesional.
6. Conocer con profundidad suficiente los procedimientos y metodología de organización que la EMAAP-Q mantiene, relacionando la importancia de la gestión de auditoría .
7. Tener aptitudes de facilitador a efectos de orientar a los supervisados a realizar sus tareas y de esta manera preparar a los auditores para ocupar niveles de mayor responsabilidad.
8. Tener el suficiente entereza que les permita escuchar las opiniones de los supervisados, aun cuando estos fuesen equivocados, a la vez expresar ponderadamente su punto de vista, el mismo que tenga un elevado contenido de prudencia, conocimiento y enseñanza.
9. Tener una idea concreta de los volúmenes de trabajo que en determinadas circunstancias un auditor puede efectuar con el fin de evitar que el rendimiento sea insignificante o que se exija al auditor realice trabajos más de los que efectivamente puede hacerlos.
10.Poseer conocimientos suficientes de planificación con el fin de utilizar en las condiciones óptimas los recursos de la Unidad de Auditoría en beneficio de la Empresa.
11.Tener la habilidad suficiente para distribuir el trabajo de supervisión en las áreas o exámenes que le correspondan, tratando en todo instante de establecer prioridades para prestar su atención.
12.Poseer un pensamiento crítico y amplio sobre la forma de mejorar las actividades administrativas y financieras, a efectos de beneficiar económicamente a la Empresa.
4.8.3. Niveles de Supervisión
De acuerdo a la estructura funcional de la unidad de Auditoría Interna de la EMAAP-Q, se han establecido los siguientes niveles de supervisión:
Nivel inferior de Supervisión Ejercido por el Auditor miembro de un equipo con relación al Auxiliar de auditoría que está efectuando determinadas labores de un examen.
Nivel medio de Supervisión Ejercido por el Auditor Interno Jefe de Equipo, con respecto a los miembros del mismo.
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Nivel alto de Supervisión Es el ejercido propiamente por los supervisores de la Unidad, es éste el nivel en el que se establecerán las pautas fundamentales para el desarrollo profesional de los supervisados.Nivel superior de Supervisión Ejercido por el Auditor General con respecto de la gestión realizada por los supervisores, ésta es la última instancia de supervisión.
4.8.4.Principios de la supervisión
“LA SUPERVISIÓN EN LA AUDITORÍA GUBERNAMENTAL GARANTIZA LA CALIDAD DEL TRABAJO”
El trabajo realizado será supervisado en forma sistemática y oportuna durante el proceso de la auditoría para asegurar su calidad y cumplir los objetivos propuestos.La supervisión es un proceso técnico, que consiste en dirigir y controlar la auditoría desde su inicio hasta la aprobación del informe por el nivel de supervisión en una unidad administrativa de control, se aplicará en la planificación, ejecución y elaboración del informe de auditoría y se dejará evidencia de la labor de supervisión desarrollada que permita establecer la oportunidad y el aporte técnico al trabajo de auditoría.
El Jefe de Equipo y el Supervisor tendrán la responsabilidad de cerciorarse que el personal encargado de efectuar la auditoría reciba la orientación que garantice la ejecución correcta del trabajo, el logro de los objetivos y la debida asistencia técnica y entrenamiento.
El enunciar estos principios, no quiere decir que sean de general aceptación en este ámbito, sino que sirven como una guía para efectuar esta función en la Unidad de Auditoría Interna.
Consecuentemente de las prácticas utilizadas con buen juicio y criterio y que han dado los mejores resultados, podemos enumerar los siguientes:
Principio N° 1
“Es necesario que cada persona comprenda claramente lo que se espera de ella; debe enterarse cuanto antes de la tarea que va a desempeñar. Este principio hace mención a la necesidad de hacer conocer al personal de la Unidad de Auditoría Interna la importancia que así mismo tiene un miembro del personal de la Unidad. Además será necesario inteligenciar a los auditores del rol que éste tiene frente a sus compañeros, sus superiores y subalternos y la forma como serán estimulados sus esfuerzos. De esta manera se tendrá un personal siempre dispuesto a entregar sus mejores esfuerzos en beneficio de la Empresa”.
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Principio N° 2
El personal debe ser guiado en la ejecución de sus labores. Este principio determina la necesidad ineludible de entregar los esfuerzos necesarios por parte de la supervisión en los campos detallados en los dos siguientes principios.
Principio N° 3
Con el fin de obtener la mayor colaboración del personal de la Auditoría Interna y en especial del nivel operativo (auditores y auxiliares), es necesario estimularlos personalmente, el estímulo moral que debe utilizar el supervisor respecto a sus colaboradores, consistirá en el reconocimiento de sus labores, cuando estas han sido cumplidas satisfactoriamente, y causará reacción si son enunciadas en público, ya que esta será una medida de efecto multiplicador.
Principio N° 4
Una labor deficiente necesita una crítica constructiva. Si bien es cierto, un buen trabajo merece reconocimiento, es igualmente cierto que una labor deficiente debe ser tomada en cuenta, sin embargo será necesario que en este caso la crítica que merezca un mal trabajo deberá hacerla en forma reservada, ya que de no hacerlo así, se dará origen a que las demás personas que escuchen la crítica puedan tergiversarla, aumentarla, permitiendo la formación de un ambiente negativo e incompatible para una labor adecuada.
Por lo tanto el supervisor deberá mantener a su gente actuando a la máxima capacidad posible sin embargo de encontrarse un trabajo deficiente, el supervisor conseguirá que lo realice mejor enseñándole y guiándole, evitando dar rienda suelta a su descontento. Siempre el Supervisor llevará en su mente que no es necesario exclusivamente encontrar al culpable, sino las razones que dieron origen al error a efecto de enmendarlo.
Principio N° 5
Dar a las personas la oportunidad de que demuestren que pueden aceptar mayores responsabilidadesEs necesario que todos los supervisores aprovechen cualquier oportunidad para permitir que cada miembro del personal demuestre de lo que es capaz de hacer.El supervisor procurará en todo momento dar las oportunidades a los auditores para que incursionen en trabajos de mayor delicadeza y responsabilidad.Este principio es de gran trascendencia para componer un cuadro escalafonario en la Unidad de Auditoría Interna que sea ágil y que permita la sustitución de auditores que por razones
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internas o externas deban dejar sus funciones, es decir que en todo momento existirá el personal preparado para utilizar sus servicios sin menoscabo de la calidad del trabajo.
Principio N° 6
El supervisor utilizará habilidad y prudencia para estimular a sus auditores a que se enteren y conozcan permanentemente a través de lecturas específicas en las áreas de especialización, intercambiando ideas y experiencias de trabajo de auditoría y otros medios de difusión, que despierten el anhelo de aprender y estudiar.
1. Como obtener la ayuda del personal operativo:Será necesario de que el supervisor conozca de las habilidades, cualidades, en fin de los conocimientos que poseen los auditores a sus ordenes, esto ayudará efectivamente para que el supervisor colabore mediante orientación y sugerencias de acuerdo al cúmulo de habilidades y conocimientos del auditor, lo que garantiza un ahorro de tiempo y una mayor eficiencia en las disposiciones impartidas. Permitirá utilizar los elementos más idóneos en la conformación de los equipos de trabajo.
2. Como tomar decisiones:Con el fin de adoptar decisiones adecuadas, es necesario que el Supervisor examine detenidamente los hechos que conforman el caso. El mantenerse en una decisión es estar seguro del conocimiento que tiene y es un medio seguro de crear la confianza en su personal.
3. Como hacer una crítica:Es muy importante que exista la crítica, cuando está orientada positiva y constructivamente, sin embargo el supervisor a de tener cuidado de efectuar las observaciones o críticas en forma oportuna y sin tratar de menoscabar la personalidad de quién es sujeto de ella. Cuando elogie a una persona el supervisor deberá hacerlo públicamente en lo posible, pero evitando que se encuentre presente una o varias personas que han sido objeto de censuras o reprimendas.
4. Como satisfacer agravios:Para estos casos el Supervisor tomará en consideración tres aspectos fundamentales:
Obtener la evidencia suficiente sobre la queja de que se trate Escuchar cuidadosamente la o las versiones de las partes involucradas Resolver la cuestión en forma inmediata y oportuna
Con estos tres elementos, la decisión será justa, imparcial y además comprendida por los interesados.
Principio N° 7
Los auditores han de trabajar en un medio ambiente saludable y seguro.
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Corresponde al supervisor requerir en los sitios que va a realizar el trabajo todas las facilidades y prudentes comodidades con el fin de que las actividades se desarrollen en un marco de cierta seguridad y confort.Un ambiente saludable y seguro entre otros elementos, garantizará un adecuado y confiable resultado en la gestión.
4.8.5.Supervisión en la planificación
La actividad desarrollada por el Supervisor en esta fase se orientará a lo siguiente:
1. Revisar que el Plan específico del examen preparado por el jefe de equipo, defina metas y objetivos propios del examen, de la Auditoría y de la unidad auditada.
2. Verificar que la planificación se sustente en información veraz, objetiva y de fuentes valederas.
3. Que el alcance del examen cubra los aspectos importantes y recurrentes en relación con los objetivos y metas planteadas.
4. Verificar que los recursos humanos, financieros y materiales requeridos para el examen sean adecuados en función del trabajo a ejecutarse.
5. Revisar el método de evaluación de Control Interno a ser aplicado en el examen y determinar que este aporte los resultados deseados.
6. Definir con claridad las actuaciones del Jefe de Equipo y los auditores en la planificación y valorar los resultados.
7. Dejar constancia en cada uno de los actos de revisión, vigilancia y supervisión que realice.
4.8.6. Supervisión en el campo
1. Participar con el Jefe de equipo y Auditores, en las entrevistas de campo que deban efectuarse durante el examen con los auditados, con el objeto de impartir instrucciones, comunicar resultados parciales emergentes, borradores de informes y solicitar colaboración de los auditados.
2. Verificar el cumplimiento de los procedimientos descritos en los programas y modificarlos, ampliarlos o recortarlos entre otros, siempre en coordinación con el Jefe de equipo.
3. Controlar: asistencia, permanencia, puntualidad y comportamiento.
4. Verificar uso adecuado de marcas y referencias en los papeles de trabajo.
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5. Revisar y dejar constancia de ello en los papeles de trabajo para lo que se contará con formularios diseñados para el efecto.
6. Conocer y autorizar las comunicaciones dirigidas a los funcionarios auditados, observando las jerarquías existentes en la EMAAP-Q.
7. Conocer y discutir con el jefe de equipo, el contenido de los hallazgos, las conclusiones y recomendaciones pertinentes.
8. Discutir y definir el establecimiento de responsabilidades de acuerdo con el Capítulo 5 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.
9. Revisar las pruebas y evidencias que sustentan los comentarios y la aplicabilidad de las recomendaciones generadas en el análisis y que consten en los papeles de trabajo.
EMPRESA METROPOLITANA DE ALCANTARILLADO Y AGUA POTABLE- QUITOAUDITORIA INTERNA
HOJA DE SUPERVISIÓN DE TRABAJO
WFQG
KWYRIUOW
FECHA VISITA INSTRUCCIONES Y/O PROCEDIMIENTOS CUMPLIMIENTO
Si No Parc. Fecha
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UNIDAD ADMINISTRATIVA
AUDITORIA/ EXAMEN ESPECIAL:
SUPERVISOR:
AUDITOR: ALCANCE
FORMATO DE HOJA DE SUPERVISIÓN DE TRABAJO
ACEPTADO POR: FECHA
NOTAS DEL SUPERVISOR VISTO BUENO
SUPERVISOR
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4.8.7. Supervisión del Informe
1. Revisar el formato del informe en su estructura inicial, en las hojas de apuntes y sus partes fundamentales tales como: introducción, control interno y comentarios de los procesos examinados.
2. Revisar y discutir el contenido de los atributos o elementos del hallazgo, condición, causa, efecto, criterio, a fin de que ellos se encuentren incluidos en el comentario respectivo.
3. Revisar el contenido de los comentarios con el Jefe de equipo respecto de la forma y fondo en especial de la claridad, objetividad, concisión, veracidad y tono constructivo.
4. Verificar la coherencia entre comentarios, conclusiones y recomendaciones.5. Verificar que se incluyan en el informe los puntos de vista de los funcionarios de la
entidad, respecto del contenido del informe.6. Comprobar que los anexos sean el mínimo indispensable.7. Definir el requerimiento de una síntesis.
4.8.8. MANEJO DE LOS FORMULARIOS DE EVALUACIÓN
Una herramienta imprescindible del Auditor Supervisor constituye el formulario de evaluación del personal, pues en él radica la importancia de su función.
El supervisor debe ejercer el control de sus subordinados no solamente con el sentido de crítica, debe hacerlo bajo una tónica positiva, de allí que este documento no será un instrumento de presión para los auditores, sino más bien un elemento que ayude al desarrollo profesional de ellos, por cuanto, de la valoración de las diferentes aptitudes y actividades se servirá el supervisor para reorientar y enseñar a los subordinados.El formulario diseñado consta de las siguientes partes: Identificación del documento Relación de las características evaluadas, con sus respectivas casillas, que permitan la
valoración cuantificada en la aplicación y utilización de claves. Firma del superior responsable a la fecha de la evaluación. Las evaluaciones serán en
forma periódica, y éstas serán incluidas en el manejo del Archivo Técnico
4.8.8.1. Manejo del archivo técnico
Custodia y Archivo
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Los papeles de trabajo son de propiedad de la unidad de auditoría interna, la misma que tiene la responsabilidad de la custodia en un archivo activo y pasivo de acuerdo a las disposiciones legales y normativas establezcan para el efecto; únicamente podrán ser exhibidos y entregados conforme lo establecen las disposiciones legales que rigen al respecto.
Los papeles de trabajo deben ser organizados y archivados en forma sistematizada, sea preparando legajos, carpetas o archivos que son de dos clases:
Archivo permanente o continuo.- Este archivo contiene información de interés o utilidad para mas de una auditoría o necesarios para auditoría subsiguientes. La primera hoja de este archivo necesariamente debe ser el índice, el mismo que indica su contenido.
La finalidad de este archivo es:
Proveer de información normativa, legislativa y reglamentaria durante un periodo significativo, evitando de esta manera la utilización de tiempo y recursos en el levantamiento de este tipo de información. y podrán ser utilizados en exámenes posteriores.
Archivo Corriente .-En este archivo se guardará papeles de trabajo relacionados con la auditoría especifica de un período. La cantidad de legajos o carpetas que forman parte de este archivo varían de una auditoría a otra.
Este archivo se divide a su vez en dos legajos o carpetas una con información general y la otra con documentación específica por componentes.
a) Información generalVisita previa y conocimiento de la entidadInformación básica de conocimiento de la entidadResultados de la evaluación preliminar de la estructura de control internoComponentes identificados en la entidad.
b) Planificación del trabajoMemorando de planificaciónInforme de la auditoría anteriorInformes de auditoría internaMemorando con sugerencias para las próximas auditorías
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c) Notas ImportantesNotas recordatorias o guías de auditoríaNotas del auditor sobre asuntos pendientes
d) Revisión de papeles de trabajoGuía para la revisión de papeles de trabajoHojas de supervisión Hojas de revisión del jefe de equipo
e) Información importante de la entidadContingenciasProblemas legales y judiciales vigentesActas y otros documentos de interésCorrespondencia relacionada con la entidad
f) Comunicación parcial de resultadosGlobal de la entidadPuntos de vista de la entidadActas de reuniones de trabajo
g) Equipo multidisciplinario y presupuestos de tiempoNómina del equipo multidisciplinarioDistribución de trabajoReportes detallados y resúmenes de tiempo
h) Información financiera del período examinadoEstados financieros preparados por el período examinadoInformación presupuestariaResultados del análisis financiero y evaluación presupuestaria
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i) Información específica por componentesComponente APrograma de trabajoResultado de la evaluación específica de control internoPapeles de trabajo elaborados por el auditorDocumentación recibida de la entidad o de tercerosIndicadores o parámetros utilizados con sus resultadosHojas resúmenes sobre hallazgos significativosComunicaciones parciales de auditoríaComponente B
Componente carpetas personales de los auditores que la unidad de Auditoría mantenga.
4.9. ELABORACIÓN DEL BORRADOR DEL INFORME
4.9.1. Borrador del Informe
Una vez concluido el trabajo de campo el Jefe de Equipo recopilará toda la información contenida en las hojas de apuntes y papeles de trabajo y procederá a elaborar un borrador del informe de Auditoría, observando esquemáticamente el contenido del informe final, es decir, contendrá comentarios, conclusiones y recomendaciones.
El borrador del informe, deberá ser revisado por el supervisor, el mismo que comparará el contenido de este borrador con las evidencias y papeles de trabajo presentados por el Jefe de Equipo de Auditoría. El Supervisor al revisar podrá sugerir cualquier cambio o enmienda si es necesario y sobre la base de las evidencias, pueden darse casos de supresiones de texto o aumentos del mismo con el objeto de dar mayor claridad a la información tratada.
Una vez discutido el borrador y consideradas las aclaraciones de los auditados servirá de base para la redacción final del informe definitivo.
Lectura del borrador del informe
La parte más importante de la Auditoría se refiere a la discusión del informe, es pues en esta fase la que se extraen los criterios y opiniones del Auditor y se escuchan los criterios y opiniones de las personas involucradas en el examen, por cuanto a lo mejor durante el examen no existió el suficiente tiempo para efectuar determinadas aclaraciones o explicaciones que son necesarias, la discusión no constituirá polarización de temas, sino mas bien enriquecimiento de criterios
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Las explicaciones que tengan el suficiente sustento por parte de las personas involucradas en el examen pueden hacer cambiar las opiniones originalmente vertidas por el Auditor, el mismo que tendrá cuidado al redactar definitivamente el examen de divulgar las razones porque cambiaron los criterios.
También el borrador del informe deberá demostrar la evidencia que ha sido discutido con los funcionarios responsables, para lo cual suscribirán una acta preparado para el efecto, en el que constará lo siguiente:
El nombre de la Entidad o Dependencia; La fecha de la discusión del borrador; El tipo o clase de examen que se ha practicado en esa Entidad o Dependencia;
Nombres y firmas de los que asisten a la discusión del borrador del informe:
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CAPITULO V
LA COMUNICACIÓN DE RESULTADOS DE LA AUDITORÍA INTERNA
El objetivo de la comunicación de resultados de la auditoría interna es dar a conocer los resultados obtenidos del estudio realizado a la máxima autoridad de la EMAAP-Q y a la Contraloría General del Estado, a fin de que se de cumplimiento a las recomendaciones y se adopten las medidas correctivas que permitan la incorporación de valor a la gestión de la empresa y la observancia de las disposiciones legales y reglamentarias, especialmente las disposiciones contenidas en el Reglamento sobre la presentación de informes de Auditoría Interna publicado en el Registro Oficial 392 del 4 de agosto del 2004.
5.1. Actividades
La Unidad de Auditoría Interna de acuerdo al Art.2 del Reglamento sobre la presentación de informes formulará informes de auditoría de gestión, los mismos que estarán dirigidos a examinar y evaluar el control interno, la gestión y desempeño de acuerdo a principios de economía, efectividad, eficiencia, se observará la estructura en el manual de auditoría de gestión expedido por el Contralor General del Estado.
De acuerdo al Art.3 se elaborarán, sobre exámenes especiales cuyo contenido serán los resultados de los análisis realizados a través de comentarios, conclusiones y recomendaciones respetando las normas y procedimientos de la profesión y las disposiciones legales vigentes.
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De acuerdo al Art.4 del referido reglamento se observará la siguiente estructura del informe de examen especial.
1.- Carátula2.- Reglamentaciones de siglas y abreviaturas utilizadas3.- Índice4.- Carta de presentación o de envío5.- Informe que contendrá dos capítulos
Información introductoria Resultados del Examen
El capítulo uno contendrá lo siguiente:
Motivo del Examen Objetivos del Examen Alcance del Examen Base Legal Estructura Orgánica Objetivos de la Entidad Financiamiento de recursos o montos examinados
La segunda parte contendrá los comentarios que son los hallazgos debida y claramente desarrollados en los que se demuestre con claridad el comentario, la causa y efecto.
Las conclusiones que son opiniones o juicios profesionales del auditor que se sustentan en los hallazgos comentados.
Las opiniones de los auditados sobre cuya gestión se ha examinado así como los hechos subsecuentes que han sido debidamente comprobados por los auditores.
Y finalmente las recomendaciones que deben ser dirigidas a la máxima autoridad o gerentes o jefes de las unidades administrativas que deben tomar las decisiones para la ejecución de esas recomendaciones.
Anexos
De acuerdo al reglamento se consideran exclusivamente como anexos los siguientes asuntos
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Anexo 1.- La nómina de los funcionarios principales considerando sus nombres completos y cargos correspondientes tomando en cuenta los períodos de gestión de los mismos.
Anexo 2.- Movimiento de las cuentas analizadas. Cuando se trate de examen especial a las cuentas de balance se hará una presentación del saldo debidamente descompuesto en relación a sus movimientos.
Anexo3.- Cronograma de aplicación de las recomendaciones
Este cronograma se lo formulará de acuerdo a la norma gubernamental I.A.G.- 06 Implementación de recomendaciones.
5.4. SÍNTESIS DEL INFORME
Es un resumen ejecutivo del informe de auditoría con el objeto de que quien lo lea tenga una visión general de los resultados obtenidos en la auditoría o examen especial.Según disposición de la Contraloría General del Estado se debe incluir la síntesis al informe correspondiente de conformidad con la normativa expedida en la Ley Orgánica de la Contraloría general del Estado Se elaborará la síntesis del informe en un formato establecido para el efecto, la cual deberá estar suscrita por el auditor general y su contenido será el siguiente:
1.- Información de la unidad ejecutante2.-Resultados del examen3.-Clase de examen4.-Síntesis de los principales hallazgos5.- Período examinado6.- Sujetos de responsabilidad7.- Integración del equipo actuante
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Según lo dispuesto en el Art . 7 del Reglamento de informes de Auditoría Interna este es el formato para la síntesis de resultados.
NOMBRE DE LA AUTORIDAD
NOMBRE DE LA AUTORIDAD.1.INFORMACIÓN DE LA UNIDAD EJECUTANTE
AMBITO
MOTIVO DEL EXAMEN
ORDEN DE TRABAJO N °
FECHA
2.RUBROS EXAMINADOS MONTO EXAMINADO
S/.
3. CLASE DE EXAMENAUDITORIA OPERACIONAL
EXAMEN ESPECIALFINANCIERO
AUDITORIAFINANCIERA
EXAMEN ESPECIALINGENIERIA
4. RESPONSABILIDADES
CIVILES
PENALESS/.
5. SÍNTESIS DE LOS PRINCIPALES HALLAZGOS:(Referenciar la(s) página(s)del informe)
114
EMPRESA METROPOLITANA DE ALCANTARILLADO Y AGUA POTABLE QUITO
SÍNTESIS DE RESULTADOS
NACIONAL PROVINCIAL
REGIONAL LOCAL
CIUDAD
PLANIF IMPREV
S/.
115
116
6. PERIODO EXAMINADO
5.5. SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES.
Partiendo del positivismo de la Auditoría, la siguiente etapa se refiere a la metodología de informar sobre el cumplimiento de las recomendaciones establecidas en los informes de Auditoría, o de Exámenes Especiales, de acuerdo a lo establecido en el Art. 92 de la Ley de la Contraloría General del Estado y el Art. 28 del Reglamento de Ley Orgánica de la
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8. EQUIPO ACTUANTE INTEGRADO POR
NOMBRE DEL AUDITOR GENERALNOMBRE DEL SUPERVISORNOMBRE DEL JEFE DE EQUIPONUMERO DE OPERATIVOS
CIUDAD Y FECHA: Quito, 28 de febrero del 2003
AUDITOR GENERAL O DELEGADO
Dr. Carlos Porras Vasco
8. EQUIPO ACTUANTE INTEGRADO POR
NOMBRES Y APELLIDOS CARGO TIPO DE RESPONSABILIDAD VALOR ADMIN CIVIL PENAL
DESDE HASTAAÑOS MESES
NOMBRE DEL AUDITOR GENERALNOMBRE DEL SUPERVISORNOMBRE DEL JEFE DE EQUIPONÚMERO DE OPERATIVOS
CIUDAD Y FECHA:
AUDITOR GENERAL O DELEGADO
(f) Nombre:
Quito,
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Contraloría General del Estado.Los siguientes pasos deberán ser los que el Auditor encargado del examen al seguimientode recomendaciones los ponga en práctica:1. A partir de la fecha del informe aprobado por la Contraloría General del Estado y
transcurrido 90 días.2. Partiendo del informe anterior formulará una relación de las recomendaciones
contenidas en el mismo de acuerdo a su importancia.3. Para cada una de las recomendaciones o grupo de recomendaciones relativas, se
elaborarán papeles de trabajo, en los que se describan explícitamente y con claridad, las razones del incumplimiento y las conclusiones a las que ha llegado el Auditor luego de su análisis.
4. Se procederá sobre la base de los papeles de trabajo realizados y revisados, a la elaboración del borrador del informe de seguimiento de las recomendaciones, el mismo que será discutido con los involucrados en el examen.
Para reafirmar o rectificar las conclusiones establecidas por el auditor encargado, de ésta conferencia final se dejará constancia en un documento elaborado para el efecto en el mismo que constará lo siguiente:
1. Fecha2. Título del examen practicado3. Detalles relevantes de la conferencia identificando opiniones personales de importancia
de los asistentes, siempre y cuando tengan un sentido razonable sobre los asuntos y firma de los tratados.
4. Nombre asistentes5. Revisión del borrador del informe con el Supervisor designado.6. Revisión con el Auditor General7. Emisión y distribución del informe, de acuerdo a instrucciones internas.
CAPITULO VI
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MEMORANDO DE ANTECEDENTES
Trámite.-
Art.8 numeral 16 del Reglamento de la organización, funcionamiento y dependencia de la unidades de auditoría interna.Por consiguiente deberá cumplirse con los siguientes aspectos:
1.- El Memorando de Antecedentes que se acompaña al informe estará dirigido al Director de Responsabilidades de la Contraloría General del Estado y, cuando amerite la inclusión de responsabilidades, será formulado con los elementos señalados en el Reglamento de Responsabilidades con la indicación de que se tramita de conformidad con el Art. 39, inciso segundo de la Ley Orgánica de la Contraloría y, en la sección donde se describa la clase de responsabilidades a la que habría lugar, se citarán los artículos 45, 53, 66 y demás pertinentes de la Ley según corresponda. Cuando no haya lugar a la determinación de responsabilidades se hará constar este particular en el referido Memorando de Antecedentes y el trámite de acuerdo al Art.15 y 16 del Reglamento de Responsabilidades.
2.- Las responsabilidades administrativas culposas, se presentarán en el Memorando de Antecedentes, con la identificación de los sujetos de la responsabilidad, gravedad de la falta administrativa cometida, las causales de los artículos 45 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado en que se haya incurrido y el tipo de sanción a aplicar (multa y/o destitución)
3.- Cuando las acciones u omisiones que originen las responsabilidades administrativas, correspondan a los períodos de vigencia de la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, como también de la Ley vigente, se citarán las causales establecidas en estos dos cuerpos legales, asegurándose de que exista la debida concordancia entre ellas.
4.- Las responsabilidades civiles culposas, se formularán en el Memorando de Antecedentes, de conformidad con el Reglamento de Responsabilidades, al que se adjuntará la documentación sustentatoria pertinente que evidencie las imputaciones formuladas al respecto. (ver Art. 15 del Reglamento de Responsabilidades)
5.- Los Jefes de las Unidades de Auditoría Interna, antes de emitir un informe del que se deriven responsabilidades civiles culposas, procurarán por todos los medios legales, el resarcimiento del perjuicio económico causado, o la justificación correspondiente si fuere del caso, evitando en lo posible tramitar responsabilidades por valores no significativos.
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6.- Cuando los hechos evidenciados por la Auditoría Interna establezcan indicios de responsabilidad penal, conforme el artículo 66 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, estos se comunicarán de inmediato a la Contraloría General, para los fines legales consiguientes, en concordancia con las normas pertinentes que constan en el Reglamento sobre la Organización, funcionamiento y dependencia técnica de las unidades de auditoría interna, mediante un informe específico al que se adjuntarán los anexos necesarios con la documentación de soporte respectiva.
6.1. ESTRUCTURA DE MEMORANDO DE ANTECEDENTES
El memorando de Antecedentes debe ir dirigido al Director de Responsabilidades de la Contraloría General del estado establecido por el Organismo Superior de Control.En el párrafo de la introducción se debe señalar:
El título del examen, identificación de la institución, alcance, motivo del examen, número y fecha de la orden de trabajo y se citará los artículos relacionados con las responsabilidades respectivas y el trámite de acuerdo 15,16 del Reglamento de Responsabilidades.
El orden de presentación de las responsabilidades será el siguiente:
Responsabilidades Administrativas Culposas Responsabilidades Civiles Culposas Indicios de responsabilidad penal.
Se incluirá información adicional cuando sea pertinente de los siguientes documentos:
Copia certificada de la documentación de respaldo Opinión técnica y/o jurídica Constancia de la notificación de inicio de examen Convocatoria a la conferencia final de resultados Acta de Conferencia final Detalle de los sujetos de responsabilidad con todos los detalles de nombres, apellidos,
períodos de actuación, cargos, dirección domiciliaria, número de cédula y teléfono.
El modelo del memorando de antecedentes será formulado de acuerdo a lo prescrito en el artículo 6 del Reglamento sobre la presentación de informes.
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Empresa Metropolitana de Alcantarillado y Agua Potable
Empresa Metropolitana de Alcantarillado y Agua Potable
Memo N°-
PARA: Director de Responsabilidades de la Contraloría General del EstadoDE: Auditor Interno Jefe de la EMAAP-QASUNTO: Antecedentes para el establecimiento de responsabilidadesFECHA:
1°- RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS CULPOSAS
NOMBRES Y Y APELLIDOS
CARGO PERIODO SUELDO BÁSICO CAUSALES Art. 45
SANCIÓN Art. 46
2°- RESPONSABILIDADES CIVILES CULPOSAS
Glosa N° 1
NOMBRES Y Y APELLIDOS
CARGO PERIODO TIPO DE RESPONSABILIDAD VALOR
3.- INDICIOS DE RESPONSABILIDAD PENAL
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......………………………………………………
Este manual fue redactado , revisado y emitido por la Unidad de Auditoria Interna de la EMAAP-Q, hasta 27 de septiembre del 2004 y enviado para la aprobación a la Contraloría General del Estado el 30 de septiembre del mismo año.
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