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AGORA

Manual de uso rol AIL

Versión 1.19 – 04/04/2019

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Manual de uso AGORA |

Historial de cambios

Última versión Fecha Modificaciones Páginas

1.19 04/04/2019

Añadido estado “Obsoleta” 41

Novedades Buscador Fichas B Validadas 55

Cambios relativos a fichas B 19, 40

1.18 26/03/2019 Envío de alerta cuando el mes no está programado 13

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Índice de usuario

Manual de uso rol AIL..................................................................................................................................1

Historial de cambios......................................................................................................................2

Generalidades....................................................................................................................................7

¿Qué es Ágora?..................................................................................................................................7

¿Qué puedo hacer en Ágora?............................................................................................................7

Conceptos previos.............................................................................................................................8

Requisitos..........................................................................................................................................8

ÁGORA................................................................................................................................................8

Entrada...........................................................................................................................................8

Inicio/Calendario/Buscador de Guías..........................................................................................9

Calendario................................................................................................................................10

Buscador de Guías...................................................................................................................11

Programar Actividades...............................................................................................................12

Programación desde Calendario................................................................................................13

Programar Fichas A (desde Guías) en Calendario................................................................16

Programar Fichas B (desde Repositorio Fichas B) en Calendario........................................18

Programar Servicios desde Calendario.................................................................................20

Programar Gestión desde Calendario....................................................................................20

Programar Jornadas desde Calendario.................................................................................21

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Manual de uso AGORA | Programar Reuniones desde Calendario...............................................................................23

Programar desde Indispensables ÁGORA.............................................................................25

Eliminar programaciones.......................................................................................................25

Crear Nota...............................................................................................................................27

Alarmas...................................................................................................................................30

Programar Fichas A (desde Guías) desde Listado Guías / Mis Guías......................................31

Buscador de Guías.............................................................................................................32

Gestionar plantillas programables....................................................................................33

Gestionar mis Guías...........................................................................................................37

Programar Fichas B desde Repositorio Fichas B..................................................................40

Estado borrador..................................................................................................................40

Estado enviada para validación.........................................................................................40

Estado pendiente de mejoras............................................................................................40

Estado validada..................................................................................................................41

Estado obsoleta...................................................................................................................41

Programación Actividad desde Ficha B.................................................................................41

Modificar fechas de actividad tras programación................................................................43

Detalle de actividad................................................................................................................43

Cierre de actividad..................................................................................................................46

Marcar como No Realizada una actividad en su cierre........................................................47

Enviar a difusión una actividad programada.........................................................................48

Proponer Ficha B validada como Preguía.............................................................................49

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Manual de uso AGORA | Comunidad..................................................................................................................................49

Lista de Red............................................................................................................................50

Preguías..................................................................................................................................52

Proceso de conversión de Preguía a Guía........................................................................54

Buscador de Fichas B validadas............................................................................................54

Buscador de actividades........................................................................................................55

Buscador de actividades por competencias digitales..........................................................56

Talento.........................................................................................................................................57

Detección de necesidades formativas..................................................................................58

Evaluación de desempeño.....................................................................................................61

Gestión.........................................................................................................................................63

Ranking guías..........................................................................................................................63

Gestionar mis guías................................................................................................................63

Cuestionario de Evaluación....................................................................................................64

Repositorio de Fichas B..........................................................................................................65

Creación de nueva ficha.....................................................................................................66

Proceso de validación de una ficha B................................................................................68

Fichas Importadas:............................................................................................................68

Informes / Estadísticas..........................................................................................................68

Memorias................................................................................................................................69

Proyectos.....................................................................................................................................73

Creación de Proyecto..............................................................................................................73

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Manual de uso AGORA | Ciclo de vida de un proyecto.........................................................................................78

Repositorio de Mis proyectos.................................................................................................85

Repositorio de Mis Proyectos Implantados..........................................................................86

Buscador de Proyectos...........................................................................................................86

Buscador de Proyectos Implantados.....................................................................................86

Notificaciones.............................................................................................................................87

Configuración..............................................................................................................................91

Configuración usuario............................................................................................................92

Configuración Centro..............................................................................................................92

Eliminar Red social.............................................................................................................94

Configuración vacaciones......................................................................................................94

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GeneralidadesEl presente documento tiene el objetivo de servir como manual de apoyo a los perfiles AIL usuarios de Ágora.

A lo largo del mismo se procederá con una descripción de todas las funcionalidades que se contemplan en la herramienta, así como ejemplos en caso que se requieran.

¿Qué es Ágora?Ágora es una herramienta para la planificación de actividades en los distintos centros pertenecientes a la red Guadalinfo; con la que se pretende dar un nuevo enfoque a su predecesora (SIGA) mediante la simplificación de procesos y una importante mejora tanto en la usabilidad como en la interacción entre los distintos actores que participan en dichos procesos.

¿Qué puedo hacer en Ágora?Considerando que es una herramienta viva y en constante desarrollo para adecuarse a las necesidades de los distintos usuarios, actualmente, y de forma resumida, podría definirse en los siguientes guiones:

➔ Consulta del catálogo de Guías.➔ Gestión del Calendario de Centro (visualización, programación de actividades, etc).➔ Creación de Actividades tanto propias como desde guías.➔ Consultas sobre toda los centros de la Red Guadalinfo.➔ Consultar y reutilizar programaciones de otros centros.➔ Solicitud de cursos de formación.➔ Cumplimentación de la Evaluación de Desempeño.➔ Gestión de Guías (caso de autoría).➔ Gestión de un repositorio de actividades propias (Fichas B).➔ Informes.➔ Realización de memorias.➔ Gestión de información relativa al Centro de pertenencia y propia.➔ Gestión de vacaciones.➔ En todas estas opciones se profundizará en los siguientes apartados.

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Conceptos previosDado que Ágora es una nueva herramienta, habrá que considerar algunos conceptos nuevos de uso común.

Guía: La plataforma brinda un catálogo de actividades prediseñadas basándose en la experiencia previa. Dichas actividades se consideran adecuadas a la generalidad y poseen la ventaja de que de antemano se encuentran validadas, por lo que no habrá que solicitar la aprobación por parte de su DT. Las guías no son un terreno acotado, sino que a través de distintos mecanismos se irá ampliando el catálogo ofertado.

Fichas A: Se trata de actividades programadas a partir de una Guía.

Fichas B: Son actividades propuestas por los AILS. Estas requieren validación por parte del DT y una vez reciben dicha validación se pueden programar dentro del calendario del Centro.

Indispensables ÁGORA: Son fichas propuestas por los SEDES. Estas contarán para objetivos si se programan dentro del mes en el que se especifican.

Programar: Registrar el desarrollo de actividades en nuestro centro.

Programar Servicios/Gestión/Jornadas/Reuniones: Se refiere a la programación de actividades 'estándar' que realizan los centros, tales como: Acompañamiento, Servicios TIC, etc.

Notas: Como su propio nombre indica, se tratan de notas que se pueden reflejar en el Calendario. Pueden ser privadas o públicas. En el segundo caso, cualquier usuario de Ágora podrá verlas a través de 'Lista de Red'.

RequisitosComo único requisito se establece el poseer un usuario válido dentro de la red Guadalinfo y estar dado de alta en la plataforma con un 'rol' válido; en nuestro caso el rol establecido para los AIL.

ÁGORA

Entrada

Como en cualquier herramienta online, primero se deberá proceder con la autenticación en la misma, proporcionando sus credenciales al aplicativo para poder acceder.

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Existe la posibilidad de que se recuerde su sesión y la próxima vez que acceda entre de forma automática. Para ello, se indicará activando la opción “Recuérdame”.

Inicio/Calendario/Buscador de Guías

Una vez accedemos nos encontraremos con el “Inicio” dentro de la herramienta.

En esta vista nos encontramos con dos pestañas: Calendario y Buscador de Guías.

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Calendario

En Calendario se podrá consultar la programación de nuestro Centro, así como proceder a actualizarlo. Por defecto aparece el mes en el que nos encontramos, pero se pueden consultar distintos meses sin dificultad. También es posible visualizar por semanas y días.

En la parte inferior del Calendario se mostrará el total de actividades programadas en el Centro para ese mes, discriminando por las que cuentan para objetivos y las que no, así como el total de horas de las mismas.

Bajo el Calendario, se podrá consultar un listado con las actividades programadas en el mes que se está visualizando.

Desde dicho listado se podrá consultar el detalle de la actividad programada, editarla o bien cerrar la actividad cuando esto sea posible (actividad finalizada).

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Bajo el listado, el botón Exportar a PDF permite descargar un archivo en formato PDF con el horario de las actividades del mes seleccionado

Buscador de Guías

El objetivo de la segunda pestaña, Buscador de Guías, es facilitar la búsqueda de nuevas actividades para programar en nuestro centro.

En el Buscador se permite aplicar filtros según distintos criterios, así como limpiar dichos filtros:➔ Búsqueda general de Guías.➔ Según clasificación (Intervención, Modalidad, Colectivos y Sectores)➔ Por favoritas o en Guías propias

Si no se establece ningún filtro, se visualizarán todas de forma paginada, siendo posible realizar, en cada una de ellas, las siguientes acciones:

➔ Consultar la Guía (ir al detalle).➔ Programar la Guía en nuestro centro.➔ Establecer como favorita.

Hay que señalar que los resultados de la búsqueda podrán ser exportados tanto a formato PDF como a formato XLS a través de sendos botones situados a la izquierda de los botones de “Limpiar búsqueda” y “Buscar”.

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Programar Actividades

Abarcamos aquí la funcionalidad principal de la herramienta. Existen varias formas de programar actividades en nuestro calendario de centro, siendo la más 'evidente' realizar dichas programaciones desde el calendario, dado su marcado poder visual.

Los distintos caminos para programar actividades podrían resumirse así:➔ Programación desde Calendario➔ Programación desde listado de Guías (programación de Fichas A)➔ Programación desde Repositorio de Fichas B (programación de Fichas B)➔ Programación desde Gestionar mis Guías (caso que el AIL posea)

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Manual de uso AGORA |El día 1 de cada mes se comprobará por la mañana si los centros tienen programados el número mínimo de actividades exigidas. De no ser así, se enviará una alerta y un email a los AIL de ese centro y a su DT supervisor avisando de la situación, siempre que éstos usuarios tengan activada la opción de recibir alertas y tengan introducido un email en su perfil.

NOTA: Para poder programar actividades en el centro, se establece la política de que todas las actividades previamente programadas en el Centro, anteriores a dos meses de la fecha actual, han de estar Cerradas.

Programación desde Calendario

Pulsando sobre cualquier día del Calendario aparecerá el siguiente menú:

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Desde aquí podremos programar actividades basadas en Guías, Fichas B, Actividades de servicios o Gestión, o bien incluir Notas (tanto públicas como privadas). También se podrá programar actividades Indispensables ÁGORA que se recomendarán para cada mes.

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Manual de uso AGORA |Importante: Hay que considerar siempre las limitaciones impuestas por la herramienta:

➔ NO SE PUEDE PROGRAMAR SI EXISTEN ACTIVIDADES SIN CERRAR CON UNA ANTIGÜEDAD MAYOR A 30 DÍAS DESDE LA FECHA ACTUAL

➔ SÓLO SE PUEDE PROGRAMAR FECHAS ANTERIORES A 3 DÍAS DESDE LA FECHA ACTUAL (La cantidad de días puede variar según se establezcan nuevas políticas)

➔ SÓLO SE PUEDE PROGRAMAR CINCO HORAS DE GESTIÓN INTERNA A LA SEMANA, a menos que el municipio sea inferior a 1000 habitantes, cuyo límite es de tres horas.

Se ha hecho un especial esfuerzo en homogeneizar la forma de programar las actividades, ya provengan de Guías o Fichas B, por lo que el proceso de programación va a ser muy similar en todos los casos (considerando siempre alguna particularidad).

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Programar Fichas A (desde Guías) en CalendarioA continuación se incluyen capturas del formulario de programación de fichas A.

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Manual de uso AGORA |Una vez dentro del formulario de programación de Fichas A tendremos que seguir el siguiente guión:

➔ Seleccionar la Guía que deseamos programar en nuestro centro➔ Establecer un Título para la misma (por defecto Título Libre toma el valor del título de la Guía)➔ Indicar las fechas de la actividad (por defecto se usará tanto como fecha de inicio como de fin de la actividad

la fecha que se pulsó en el Calendario)➔ Establecer días de la semana y las sesiones de horas de inicio y fin en que la actividad va a tener lugar. Por

cada día marcado se debe establecer una sesión horaria, aunque pueden establecerse dos como máximo por día -Sesión 1 y Sesión 2-.

➔ Categorización: Cuando se selecciona una Guía, se precargan las opciones disponibles y definidas por la misma, dando opción al usuario a redefinirla restando o agregando opciones de clasificación dentro de las categorías de Intervención, Modalidad, Colectivos y Sectores.

➔ Observaciones centro: es un campo NO obligatorio donde se pueden registrar anotaciones. concernientes a la programación de la actividad.

➔ Localización de la actividad: señala si la actividad se celebra fuera o dentro del centro.➔ Cuestionario asociado: al programar desde una Guía se podrá escoger, a través de un desplegable, el

cuestionario de evaluación que se creará para cada uno de los usuarios inscritos a la actividad programada. En el caso de que la Guía desde la que se parte únicamente tenga un tipo de cuestionario, el desplegable tomará por defecto dicho valor. Asimismo, se incluye en la parte derecha del desplegable una lista de las preguntas de las que consta el cuestionario escogido.

➔ Proyecto asociado: se podrá escoger el proyecto con el que se relaciona la actividad, únicamente en el caso de que la actividad a programar contenga la modalidad Proyectos de centro. Para facilitar la búsqueda, se incluye un desplegable que filtrará los proyectos existentes por provincia.

Una vez finalizado el guión, se pulsará sobre el botón 'PROGRAMAR' y la actividad quedará registrada en el calendario de nuestro centro.

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Programar Fichas B (desde Repositorio Fichas B) en Calendario

A continuación se muestran capturas de pantalla del formulario de programación de Fichas B desde Repositorio.

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El proceso de programación de Fichas B es más simple que el de Fichas A.

El guión a seguir para este tipo de programación sería:➔ Selección de la ficha B desde el repositorio de Fichas B del centro. ➔ Establecer un título para la actividad (por defecto se usará el de la ficha B de repositorio)➔ Establecer las fechas de inicio y fin de la actividad (por defecto se establecerán, tanto en fecha inicio como fin,

la fecha que se indicó al pulsar en el calendario)➔ Establecer días de la semana y horas de inicio y fin en que la actividad va a tener lugar.➔ Modificar la clasificación de la Ficha B caso de necesidad.

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Manual de uso AGORA |➔ Escoger Proyecto asociado, siempre que la actividad contenga la modalidad Proyectos de centro.

Una vez finalizado el guión, se pulsará sobre el botón 'GUARDAR/PROGRAMAR' y la actividad quedará programada en el calendario de nuestro centro.

Programar Servicios desde Calendario

Los servicios son actividades predefinidas dentro de la herramienta y se establecen los siguientes tipos:➔ Servicios TIC➔ Acompañamiento Trámites➔ Acompañamiento Personalizado

El guión de programación sería:➔ Seleccionar el tipo de servicio que va a programarse: Servicios TIC, Acompañamiento Trámites o

Acompañamiento General➔ Establecer las fechas de inicio y fin de la actividad (por defecto se establecerán, tanto en fecha inicio como fin,

la fecha que se indicó al pulsar en el calendario)➔ Establecer días de la semana y sesiones de horario -inicio y fin- en que la actividad va a tener lugar.

Una vez finalizado el guión, se pulsará sobre el botón 'GUARDAR/PROGRAMAR' y la actividad quedará registrada en el calendario de nuestro centro.

Programar Gestión desde Calendario

Las actividades de Gestión se corresponden a categorías predefinidas dentro de la herramienta y se establecen los siguientes tipos:

➔ Organización / Planificación➔ Mantenimiento técnico➔ Actividades Consorcio / Ayuntamiento➔ Contenidos Digitales➔ Trabajo de campo➔ Autoformación➔ Otra

El guión de programación sería:➔ Seleccionar el tipo de actividad que va a programarse seleccionando una de las opciones disponibles➔ Establecer las fechas de inicio y fin de la actividad (por defecto se establecerán, tanto en fecha inicio como fin,


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Manual de uso AGORA |Una vez finalizado el guión, se pulsará sobre el botón 'GUARDAR/PROGRAMAR' y la actividad quedará registrada en el calendario de nuestro centro.

Programar Jornadas desde Calendario

Las actividades estándar de Jornadas se corresponden a categorías predefinidas dentro de la herramienta y se establecen los siguientes tipos:

➔ Formativa➔ Encuentro provincial

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Manual de uso AGORA |➔ Encuentro anual




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Programar Reuniones desde Calendario

Las actividades estándar de Reuniones se corresponden a categorías predefinidas dentro de la herramienta y se establecen los siguientes tipos:

➔ Responsable: Ayuntamiento / asociación➔ Comarcal➔ DT➔ Provincial




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Programar desde Indispensables ÁGORA

A continuación se muestra la pantalla de Indispensables ÁGORA desde la que se pueden programas las fichas.

Para programar una ficha, bastará con pulsar sobre el icono del calendario y se mostrará el formulario de creación de actividad con la fecha que se había seleccionado previamente y el resto de datos a completar. Este formulario es prácticamente idéntico al descrito en la sección “Programar desde Repositorio”.

Eliminar programaciones

Es posible eliminar fechas concretas de una actividad programada en estado ‘Publicada’ (Fichas B / A / Estándar) a través del Calendario o bien desde el detalle de la misma.

El proceso es sencillo como se ilustra a continuación:- Se pulsa sobre un evento en Calendario

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Manual de uso AGORA |- Se pulsa sobre la opción “Eliminar”- Se mostrará un diálogo de confirmación y si se acepta la programación concreta para ese dia de la actividad

quedará suprimida.

Diálogo de confirmación

Este mismo proceso se puede llevar a cabo desde el detalle de cualquier actividad programada en estado ‘Publicada’ pulsando sobre el icono situado más a la derecha de cada detalle de programación. También se requerirá confirmación por parte del usuario.

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Crear Nota

Las Notas se crean y gestionan desde el mismo calendario, sin ser redirigido a otra Pantalla.

El proceso de gestión es muy sencillo, tanto para la creación, edición o borrado de las mismas.

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Una vez se pulsa en “Crear nota”, se abrirá un formulario donde se solicitará el texto de la nota propiamente dicha, el 'ámbito' (si es o no pública), y la fecha o fechas en las que se creará la nota. Al pulsar en el campo Fechas se abrirá un mini calendario en el que el agente podrá escoger uno o varios días.

Tras rellenar los campos y pulsar PUBLICAR, la nota quedará registrada en el calendario del centro. Si se han escogido varias fechas, se creará una nota por cada día escogido.

Para editar o eliminar una nota, bastará con pulsar sobre ella en el calendario y aparecerá la siguiente pantalla:

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Desde aquí se podrá eliminar o bien editar su contenido.

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Alarmas

Las alarmas se crean y gestionan desde el mismo calendario, siendo operativa similar a la de las notas pero con la particularidad de que generan ventanas emergentes en el momento de su vencimiento.

Estas alarmas sólo serán visibles para el usuario que las crea.

Una vez se pulsa en “Crear alarma”, se abrirá un formulario donde se solicitará el texto de la alarma propiamente dicha y la fecha | hora de la misma.

Tras rellenar los campos y pulsar PUBLICAR, la alarma quedará registrada en el calendario personal del usuario.

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Manual de uso AGORA |Para editar o eliminar una alarma, bastará con pulsar sobre ella en el calendario y aparecerá la siguiente pantalla:

Desde aquí se podrá eliminar o bien editar su contenido.

Programar Fichas A (desde Guías) desde Listado Guías / Mis Guías

La otra opción para programar Fichas A (actividades basadas en Guías) es hacerlo desde el listado de “Buscador de Guías” o bien, si el usuario es autor/colaborador de alguna Guía, desde Gestión Gestionar mis →Guías.

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Manual de uso AGORA |En ambos casos se partirá de un listado con acciones predeterminadas para el catálogo de actividades de Ágora.

En el caso del listado del Buscador de Guías, se podrán marcar como favorita o bien programarla. Por otro lado, desde Gestionar mis Guías, también será factible efectuar modificaciones sobre la misma, o bien borrarla (dado que somos autores/colaboradores)

Buscador de Guías

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Gestionar plantillas programables

Desde la opción de Gestionar Plantillas programables podremos crear plantillas con actividades programadas durante semanas / meses, para después poder aplicarlas a los calendarios de nuestros centros de forma eficiente. Al pulsar sobre la opción se nos presenta el listado con nuestras plantillas. Para crear una nueva plantilla pulsaremos en el botón de Nueva Plantilla y se abrirá el formulario de la siguiente manera:

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En este formulario podremos decidir qué tipo de plantilla crear: mensual o anual. La elección va a marcar si dicha plantilla podremos aplicarla a un mes completo o a un año completo respectivamente. Una vez creada, desde la pantalla de detalle de la plantilla, podemos pulsar en el botón Editar programación para añadir actividades a programar a dicha plantilla. En el caso de una plantilla mensual, la interfaz de edición de programación será la siguiente:

Desde dicha pantalla se nos informa de un resumen de las actividades que ya llevamos añadidas a la plantilla. Para añadir una nueva actividad pulsaremos en el botón Nueva actividad, el cual desplegará un formulario en el que introducir paulatinamente los datos básicos de dicha actividad. Hay que tener en cuenta los siguientes puntos:

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Manual de uso AGORA |- El campo Días semana nos permite elegir uno o varios días de la semana en los que se celebrará la actividad,

escogiendo desde lunes a domingo. Es obligatorio al menos marcar uno.- El campo Tipo de actividad marcará qué clase de actividad vamos a programar entre los grandes grupos del

sistema: Ficha Guía, Ficha B desde repositorio o Actividad Estándar.- La elección del campo Tipo de actividad disparará la aparición de otros campos de selección íntimamente

relacionados con el elemento Tipo escogido, ya sea un selector de Guías, un selector de Fichas B de repositorio o un selector de tipo de Actividad estándar y uno de clasificación de Actividad estándar. Se debe rellenar en cada caso todos los valores de los selectores que aparezcan para fijar con exactitud nuestra actividad.

- Los campos de horario de inicio y fin fijarán el intervalo de hora de la actividad. Al menos debe rellenarse el intervalo de la sesión 1, aunque es posible cumplimentar también una segunda sesión.

Una vez cumplimentados los campos, se guardará la actividad con el botón Guardar. El sistema seguirá mostrando la pantalla de edición de programación de plantilla hasta que salgamos de ella con el botón Volver.

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Manual de uso AGORA |Tras configurar nuestra plantilla mensual, el siguiente paso será aplicar dicha plantilla a un mes concreto. Para ello, desde la pantalla de detalle de actividad, pulsaremos en el botón Importar a calendario. En ese momento, una pantalla nos permitirá escoger a qué mes vamos a aplicar la plantilla.

Tras escoger el mes, se realizará la operación de crear actividades en nuestro centro a imagen y semejanza de cómo se definieron en la plantilla. Una pantalla nos mostrará el resultado, incluyendo posibles errores que puedan producirse, derivados de las restricciones habituales del sistema a la hora de programar.

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Manual de uso AGORA |En el caso de las plantillas anuales, la edición de programación varía un poco, ya que al añadir actividades a la plantilla, se debe fijar un campo más: los meses en los que se va a programar dicha actividad. Por lo demás, el formulario de nueva actividad es idéntico al de la plantilla mensual.

Para aplicar una plantilla anual, se escoge un año completo. Tras ello, el sistema mostrará la pertinente pantalla de resultados en los que se detalla un registro para mostrar al usuario si todo ha ido bien o si el sistema ha encontrado algún problema.

Gestionar mis Guías

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Manual de uso AGORA |Para programar actividades desde estos listados, bastará con pulsar sobre el icono de calendario y, en ambos casos, se nos presentará la siguiente vista:

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Manual de uso AGORA |Las únicas diferencias apreciables entre la programación desde calendario y desde gestión de guías serían:

➔ La Guía ya está seleccionada (y se puede ampliar el detalle de la misma en esta vista)➔ Las fechas de inicio y fin de actividad NO están establecidas, por lo que habrá que indicarlas.

Por lo demás, los procesos de programación desde Calendario o listados son exactamente iguales y tras pulsar el botón GUARDAR/PROGRAMAR quedarán registradas como actividades programadas en nuestro calendario de Centro.

Programar Fichas B desde Repositorio Fichas B

Esta acción se realiza desde Gestión Repositorio de Fichas B.→

Las fichas B son fichas que 'diseña' el propio AIL, y requieren de validación por parte del DT correspondiente, por lo cual pueden apreciarse distintos estados.

Sólo se pueden programar como actividades del centro las fichas B que se encuentran validadas.

Los estados en los que puede encontrarse una Ficha B son:

Estado borrador

La ficha B se encuentra en fase de diseño por parte del AIL.

Estado enviada para validación

El AIL ha solicitado la aprobación de la ficha B al DT correspondiente y no se pueden efectuar modificaciones sobre la ficha B.

El DT puede efectuar las siguientes acciones:➔ Solicitar mejoras➔ Aprobar➔ Descartar➔ Eliminar

Estado pendiente de mejoras

El DT ha solicitado mejoras en la ficha. En esta notificación se adjuntan observaciones por parte del DT clarificando las posibles acciones que el AIL debe tomar o bien cualquier información que considere oportuna para efectuar las mejoras solicitadas.

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Manual de uso AGORA |Estado validada

Una vez la ficha B está validada podemos realizar varias acciones:➔ Programar como actividades.➔ Proponer como preguía.

Estado obsoletaCuando una ficha B se encuentra en estado obsoleta no puede ser programada ni editada. Este tipo de fichas B no se muestran en el repositorio de fichas B.

Programación Actividad desde Ficha B

Para programar actividades desde una Ficha B, bastará con pulsar sobre el icono de calendario en el listado del repositorio.

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Se nos presentará la siguiente vista:

A diferencia de los procesos anteriores, la ficha B viene determinada, así como el Título libre. El guión de programación que sigue sería:

➔ Establecer fecha de inicio y fin de la actividad a desarrollar.➔ Establecer días de la semana y horas de inicio y fin.➔ Agregar observaciones del Centro caso de necesidad.

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Manual de uso AGORA |Tras pulsar el botón GUARDAR/PROGRAMAR quedará registrada como actividad programada en nuestro calendario de Centro.

Modificar fechas de actividad tras programación

Hay que señalar que, tras programar una actividad, se podrán modificar sus fechas siempre y cuando la actividad no haya comenzado. Si ha comenzado, pero aún no se ha alcanzado la fecha de fin de la actividad, se podrá modificar la fecha de inicio, retrasando su comienzo hasta un máximo marcado por la fecha de fin, pero no podrá adelantarse. Si se ha rebasado la fecha de fin, no será posible modificar las fechas.

Detalle de actividad

En la página de detalle de una actividad programada o cerrada, Ágora proveerá al AIL de un resumen con los datos más relevantes de dicha actividad. A continuación se detallan las partes de que se compone el detalle.

- En la parte superior consta el tipo de ficha, el título, el estado y la valoración media.

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- En la parte izquierda se detalla la imagen de la actividad, la fecha en la que se celebra, los distintos días en los que se ha programado, la duración, el centro de la actividad, el número de usuarios participantes que no se han inscrito, la localización de la actividad y el porcentaje de objetivo alcanzado.

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En la parte central de la página de detalle se muestra el resumen de la actividad, las observaciones del centro, las etiquetas y una tabla con los usuarios inscritos en la actividad. Dentro de dicha tabla se provee de información al respecto de cada usuario inscrito. En concreto, si han cumplimentado el cuestionario de satisfacción y/o el de evaluación, y en este último caso, si han resultado aptos o no aptos.

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En la parte inferior del detalle, podremos ver datos como un enlace a la guía vinculada -en caso de que la hubiere-, una lista de recursos principales y secundarios -en caso de lo que los hubiere-, una lista de evidencias -si ya se han subido a la actividad-, comentarios al respecto de la actividad junto con un formulario incrustado para publicar nuevos comentarios, y por último, un cuadro de información a la izquierda con las categorías de la actividad: área de intervención, colectivos, modalidad y sectores.

Cierre de actividad

Una vez que la fecha de fin de la actividad ha sido alcanzada o superada, es posible cerrar la actividad desde la pantalla de detalle de la misma, usando el botón Cerrar. En ese momento se muestra al usuario el formulario de cierre, diferenciado en campos obligatorios para cumplimentar dicho cierre, y campos opcionales.

Entre los campos obligatorios constan el número de usuarios participantes no inscritos, la localización de la actividad (por defecto vendrá marcada la opción “Dentro del centro”), la valoración y las evidencias. Las

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Manual de uso AGORA |evidencias se agregan mediante archivos adjuntos de formato JPG, con tamaño máximo de 100 KB y sin incluir carácteres especiales como tildes o la letra “ñ”. Al pulsar en el botón de Examinar, podremos escoger de nuestro disco duro una o varias imágenes -pulsando la tecla CTRL se seleccionarán más de un archivo-.

Caso que en la actividad hayan participado otro/s centro/s (Con Quienes = Centro Guadalinfo) será posible indicarlos mediante un selector que se habilitará tras seleccionar esta opción.

Una vez cumplimentada la información, se pulsará en Guardar y cerrar para dar por cerrada la actividad, o Guardar para almacenar la información de cierre y dejar la ficha aún en estado Publicada. Es importante notar que, antes de cerrar, el sistema pide confirmación al usuario, advirtiéndole si se diera el caso de que algún usuario inscrito no hubiera cumplimentado aún los cuestionarios asociados a la actividad.

Marcar como No Realizada una actividad en su cierre

A la hora de acceder al formulario de cierre de una actividad, el agente tiene la posibilidad de marcar un cuadro de verificación rotulado como “Marca esta casilla si la actividad no ha podido ser realizada”. Si se marca, el formulario de cierre cambiará para dejar únicamente visible el campo de Observaciones. Dicho campo será utilizado por el agente para describir los motivos por los que dicha actividad no pudo llevarse a cabo.

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A continuación, el agente pulsará en Guardar y cerrar y la actividad quedará cerrada y marcada como “No realizada”, desapareciendo del calendario del agente.

Enviar a difusión una actividad programada

Desde la pantalla de detalle de una actividad programada (tanto fichas B, A o estándar), podremos notificar al departamento de Comunicación nuestro interés en que dicha actividad sea promocionada. Sólo podremos hacerlo si la fecha de fin de actividad aún no ha llegado a su fin. Para ello pulsaremos en el botón Difusión. Esto abrirá un formulario en el que rellenaremos los campos relativos a la difusión.

Como campos obligatorios tendremos Hashtag y enlace a evento, mientras que los centros relacionados y los colaboradores -pueden escogerse más de uno- serán opcionales. Al pulsar en el botón Enviar a difusión la información le llegará al Departamento de Comunicación para difundir dicha actividad.

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Proponer Ficha B validada como Preguía

Si el AIL considera que alguna de sus Fichas B poseen la calidad suficiente y cubren algún aspecto no contemplado en ninguna de las Guías pertenecientes al Catálogo de Actividades de Ágora, podrá proponer dicha Ficha B como Preguía.

Para proponer una ficha B como Preguía, bastará con pulsar el botón “Proponer para Preguía” desde el listado de “Repositorio de Fichas B”.

Para más detalles acerca de las Preguías, consultar la sección correspondiente.

Comunidad

En este apartado se presentan las opciones relativas a la comunidad Ágora.

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Lista de Red

Desde esta opción se permite explorar la Red de Centros pertenecientes a Ágora: información de contacto y actividades programadas.

Se presenta un listado ordenado alfabéticamente y pulsando sobre el nombre del centro se accederá a su ficha pública particular.

La ficha de cada centro particular se presenta con dos pestañas: la relativa a la información del Centro (Dirección, teléfono, email, AILS, …) y la correspondiente a las actividades programadas en el mismo y notas de carácter público.

Los datos del centro que se muestran en este apartado se coordinan todos los días con los del portal Guadalinfo, por lo que cualquier cambio se debe hacer desde el portal Guadalinfo, y tras su modificación en dicho portal tardan 1 día en reflejarse en Ágora.

Es importante también indicar que se refleja si el centro se encuentra o no abierto.

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En la pestaña de actividades se presentan las mismas en forma de Calendario, de forma similar que a la del propio centro de pertenencia, con la salvedad de tener una operativa limitada.

Dichas funcionalidades se reducen a: ver ficha completa de la actividad e importar la actividad al propio repositorio.

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NOTA: Si la actividad es una ficha A (si parte de una Guía), no se permite la importación de la misma, ya que carece de sentido.

Preguías

La sección de Preguías se configura como un espacio colaborativo donde presentar las mejores fichas B de cada Centro.

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Manual de uso AGORA |Se trata de un espacio abierto, donde se pueden incluir libremente las fichas B que cada AIL considere. Estas Preguías podrán ser valoradas por otros usuarios y también retiradas por cualquier usuario AIL asociado al Centro de pertenencia de la ficha Preguía.

Desde esta sección se inicia el proceso de conversión de fichas B en Guías.

En la entrada a la sección se muestra el listado de Preguías disponibles en el apartado; pudiéndose votar por ellas (posicionándose sobre las estrellas de 'Mi valoración') o bien visitar la ficha de la Preguía.

➔ No se podrán valorar fichas propias➔ Se podrá importar una Preguía al propio repositorio a través del botón importar dentro del detalle de la misma.

Para retirar una ficha B del contenedor de Preguías habrá que pulsar el botón de 'Retirada de preguía' desde el repositorio de Fichas B :

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Proceso de conversión de Preguía a Guía.

El proceso de conversión de Preguías a Guías es iniciado por un usuario con perfil DT o Sede y se describe, de forma resumida, en los siguientes pasos:

➔ El usuario autorizado (DT/Sede) autoriza la conversión de una Preguía en Guía, por lo que mediante una notificación se requiere a el/los AIL/s del Centro que cumplimente/n la información necesaria para que la ficha B se convierta en Guía.

NOTA: Cuando una Preguía inicia el proceso de conversión a Guía, ésta desaparece del listado de Preguías.

➔ Una vez el AIL cumplimenta la información necesaria, éste procede a solicitar validación.➔ El usuario que inició el proceso revisará la información aportada, pudiendo solicitar más revisiones o bien

validar directamente la nueva Guía. Una vez validada, esta Guía quedará disponible para su programación dentro del Catálogo de Actividades de Ágora.

Buscador de Fichas B validadas

Función para la búsqueda de actividades de repositorio de los centros inscritos en Ágora. Se pueden establecer filtros de texto libre y/o centro donde se desea efectuar la búsqueda para luego pulsar en el botón Buscar y obtener resultados, así como limpiar dichos filtros mediante el botón de Limpiar Búsqueda.

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Desde la lista de resultados puede consultarse el detalle de la ficha B validada o bien importarse directamente a nuestro repositorio. De forma adicional, los resultados podrán ser exportados tanto a formato PDF como a formato XLS mediante sendos botones ubicados a la izquierda de los botones de Limpiar Búsqueda y Buscar.

Solo se podrán importar las fichas B en estado “Validada”.

Buscador de actividades

Se trata de una función disponible para que los AILs realicen una búsqueda de actividades programadas en cada momento, siendo el ámbito de búsqueda la totalidad de centros inscritos en Ágora. El buscador permite mostrar los resultados en pantalla (botón Buscar), en un fichero con formato PDF (botón Exportar a PDF) o en un fichero con formato XLS (botón Exportar a Excel).

El buscador permite establecer una serie de filtros desde su interfaz para refinar la búsqueda, en concreto:

- Tipo de actividades: filtro obligatorio; discrimina entre fichas A/B o fichas estándar, o ambas.- Estado: filtro obligatorio; discrimina entre actividades publicadas o cerradas, o ambas.

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Manual de uso AGORA |- Texto a buscar: palabras clave a localizar en campos de texto asociados a la actividad como etiquetas, título,

resumen, etc…- Provincias: si se cumplimenta este filtro con una o varias provincias, se limitará la búsqueda a actividades

programadas en centros ubicados en las provincias señaladas.- Centros: al rellenar este filtro con uno o varios centros, la búsqueda se limitará a actividades programadas en

dichos centros.- Intervalo (fecha de inicio / fecha de fin). Si se rellenan dichas fechas, las actividades que se incluyan en el

resultado tendrán una fecha de inicio de actividad contenida en tal intervalo. Si se ha seleccionado el estado “Cerrada”, el intervarlo no puede ser superior a un año.

- Indispensables ÁGORA: al marcar esta opción se procederá a buscar las actividades programadas basadas en las fichas Indispensables ÁGORA que se programaron para el mes recomendado.

- Clasificaciones (áreas / modalidades / colectivos / sectores). Grupo de filtros que únicamente aparecen cuando se ha seleccionado el tipo de actividad “Fichas A/B”. Las actividades resultantes del proceso de búsqueda deben estar clasificadas según los valores cumplimentados en este grupo de filtros.

Hay que hacer notar que los resultados de búsqueda podrán ser exportados tanto en formato PDF como en formato XLS mediante sendos botones ubicados en la botonera a la izquierda de “Limpiar Búsqueda” y “Buscar”.

Buscador de actividades por competencias digitales

Se trata de una función disponible para la búsqueda de actividades programadas que tienen definidas competencias digitales.

NOTA: Las Competencias Digitales son una clasificación que tienen disponibles algunas Guías, por lo que las actividades disponibles en este buscador serán las que hayan sido programadas en base a dichas guías.

Este buscador permite realizar una búsqueda de actividades programadas en cada momento, siendo el ámbito de búsqueda la totalidad de centros inscritos en Ágora. El buscador permite mostrar los resultados en pantalla (botón Buscar), en un fichero con formato PDF (botón Exportar a PDF) o en un fichero con formato XLS (botón Exportar a Excel).

El buscador permite establecer una serie de filtros desde su interfaz para refinar la búsqueda, en concreto:- Estado: filtro obligatorio; discrimina entre actividades publicadas o cerradas, o ambas.- Texto a buscar: palabras clave a localizar en campos de texto asociados a la actividad como etiquetas, título,

resumen, etc…

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Manual de uso AGORA |- Provincias: si se cumplimenta este filtro con una o varias provincias, se limitará la búsqueda a actividades

programadas en centros ubicados en las provincias señaladas.- Centros: al rellenar este filtro con uno o varios centros, la búsqueda se limitará a actividades programadas en

dichos centros.- Intervalo (fecha de inicio / fecha de fin). Si se rellenan dichas fechas, las actividades que se incluyan en el

resultado tendrán una fecha de inicio de actividad contenida en tal intervalo. Si se ha seleccionado el estado “Cerrada”, el intervarlo no puede ser superior a un año.

- Competencias Digitales. Grupo de filtros para la selección de competencias digitales. Se puede filtrar según el área al que pertenece una competencia digital, por una competencia concreta dentro de un área, o por el nivel de dicha competencia.

A la derecha de este grupo de filtros se puede ver un símbolo “+” de color verde que permite añadir una nueva fila de filtrado por competencias digitales. Las actividades que se muestren al realizar la búsqueda cumplirán, al menos, alguna de las filas de filtrado.


Talento

En este apartado se engloban las funciones relativas a formación y otras tareas relacionadas.

Actualmente se incluyen las funciones de “Detección de necesidades formativas” y el acceso a la Evaluación de Desempeño para su cumplimentación.

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Detección de necesidades formativas

Se trata de una herramienta para gestionar/solicitar formación a Talento. Desde esta sección se podrán solicitar recursos y gestionar el histórico de las propuestas.

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Si se desea enviar una nueva propuestas, bastará con pulsar sobre el botón “Enviar propuesta”, accediendo a la siguiente pantalla:

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Una vez se rellene el formulario, pulsando enviar, la solicitud quedará registrada y Talento notificado de la misma.

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Sobre la solicitud, desde esta sección, se podrán efectuar las acciones de consulta o eliminación; esta última tanto desde el listado como desde el detalle de la solicitud.

Evaluación de desempeño

Desde esta sección se gestionan las Evaluaciones de Desempeño. Se podrán cumplimentar las que se encuentren pendientes o bien consultar las previamente completadas.

Este proceso es iniciado por Sede, por lo que se recibirá una notificación solicitando la cumplimentación de esta evaluación, disponiendo el usuario AIL de un plazo de tiempo concreto para poder completarla.

Si existe alguna pendiente aparecerá en la parte superior con un botón asociado para proceder a rellenar la encuesta.

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En la parte inferior se podrá acceder a las evaluaciones previamente realizadas.

En la evaluación de desempeño, actualmente se configura como dos cuestionarios a rellenar: Auto-evaluación del AIL y Evaluación al DT.

No es necesario rellenar ambos cuestionarios para que se registre la EDP, sino que se puede hacer de forma independiente y Ágora lo dará por finalizado cuando todos los cuestionarios asociados se encuentren completos.

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Gestión

Ranking guías

Esta sección sólo se encontrará disponible para los roles SEDE y TALENTO.

En ella se puede ver un listado de las guías existentes, con datos estadísticos de sus clasificaciones, además de un buscador para filtrar los resultados de la lista.

Gestionar mis guías

Esta sección sólo estará disponible para usuarios AIL que posean la autoría o bien tenga relación a modo de colaborador con alguna Guía del Catálogo de actividades de Ágora.

La relación de guías con las que operar se presentará en un listado con funciones predefinidas para cada una de ellas.

Desde aquí se podrá consultar, modificar, eliminar y programar cada una de estas guías. También se indica la popularidad de las mismas, según valoraciones que hayan cosechado por parte de los distintos agentes que previamente la hayan programado.

Una vez se entra en el detalle de una determinada Guía, además de las opciones anteriormente citadas, se tendrá acceso a otras funciones e información.

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Manual de uso AGORA |Como información adicional cabe destacar que se especifica el número de veces que se ha programado alguna actividad a partir de la guía y los comentarios que la misma ha recibido.

Desde aquí se podrá acceder a la gestión del cuestionario de evaluación de la actividad.

Cuestionario de Evaluación

Se trata de un cuestionario que ha de ser cumplimentado por los usuarios que han realizado la actividad. Este proceso se realiza a través del portal Guadalinfo.

Desde esta pantalla se podrán configurar las preguntas que conformarán el cuestionario, pudiendo especificarse además el tipo de respuesta que se ha de procesar.

Actualmente se consideran tres tipos de respuestas posibles: tipo desarrollo (texto), verdadero/falso, de selección múltiple.

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Repositorio de Fichas B

Se engloba en esta sección todo lo relativo a la gestión de fichas diseñadas por los AILS, definiéndose como un contenedor de 'actividades propias'.

Encontraremos aquí fichas B con distintos estados que definen su operativa: borrador, enviada para validación, pendiente de mejoras, validada e importada.

➔ Borrador: la ficha se encuentra en fase de diseño. Se podrá editar, enviar a revisión y eliminar➔ Enviada a validación: el AIL envió la ficha para su validación por parte del DT correspondiente. La ficha

simplemente se podrá consultar hasta que el DT no responda a nuestra solicitud.➔ Pendiente de mejoras: el DT ha solicitado cambios en el diseño de la ficha. La ficha podrá editarse, enviar a

revisión y eliminar.➔ Validada: la ficha es funcional y puede programarse. La ficha se podrá programar, establecer como Preguía o

bien eliminar.➔ Importada: La ficha proviene de otro calendario/repositorio y puede programarse directamente sin validación

por parte del DT. También podrá eliminarse.

También se incorpora aquí la solicitud o retirada como Preguía de cada ficha del repositorio.


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Manual de uso AGORA |Creación de nueva ficha

Se podrán configurar nuevas fichas para incluir en el repositorio; dotándolas de una información similar a la que conformaría una guía.

La información obligada para una nueva ficha B es: Título, clasificación (intervención, modalidad, colectivos y sectores) y resumen, mientras que como campos opcionales quedan las etiquetas, las observaciones y la imagen de ficha.

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Manual de uso AGORA |Una vez se rellene el formulario, pulsando sobre el botón guardar, la nueva ficha B quedaría registrada en estado borrador.

Proceso de validación de una ficha B

Para que una ficha B pueda programarse en el calendario ha de encontrarse en estado “validada”, por lo que se requiere el visto bueno por parte del DT correspondiente. La descripción de dicho proceso para la validación sería, grosso modo:

➔ El Agente solicita validación de una ficha B➔ El DT revisa y procede validándola (terminando así el proceso) o bien solicitando mejoras en la misma.➔ Si el DT solicita mejoras, el Agente las acomete y vuelve a solicitar validación.➔ Si el DT valida, la ficha queda disponible para su programación.

NOTA: En los procesos de solicitud de mejoras por parte del DT, éste incluye unas observaciones de forma obligatoria que han de servir al Agente para acometer los cambios requeridos.

Fichas Importadas:

Cuando se importa una actividad desde otro repositorio/calendario, ésta puede programarse directamente, sin necesidad de validación de la misma.

Si la ficha importada sufre modificaciones, ésta pasará a estado “borrador”, debiendo recorrer el flujo normal de aprobación de una nueva ficha B anteriormente descrito.

Informes / Estadísticas

Se facilita a los usuarios AIL la siguiente relación de informes, tanto en formato CSV, como en XLS:

Actividades que se llevan a cabo en la red de centros:➔ Actividades programadas / cerradas, por área de intervención.➔ Actividades programadas / cerradas, por colectivos a los que van dirigidos.➔ Actividades programadas / cerradas, por modalidad.➔ Actividades programadas / cerradas, por sectores a los que van dirigidos.➔ Actividades programadas / cerradas, por colaboradores con los que se trabaja.

Uso de la guía de dinamización:➔ Actividades programadas / cerradas, por tipo de ficha empleada.➔ Validación de actividades.

Usuarios de las actividades programadas / cerradas en la red de centros:➔ Usuarios que asisten o participan en actividades, por área de intervención.

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Manual de uso AGORA |➔ Usuarios que terminan actividades, por área de intervención.➔ Tipos de usuarios que asisten o participan en actividades, por colectivos.➔ Tipos de usuarios que terminan actividades, por colectivos.

Satisfacción de los usuarios con las actividades realizadas:➔ Nivel de satisfacción con la actividad respecto al área de intervención.➔ Nivel de satisfacción con la actividad en función del colectivo al que se ha dirigido.

Valoración del Agente de Innovación Local (AIL) por parte de los usuarios de las actividades:➔ Nivel de satisfacción con el Agente de Innovación Local en función del colectivo al que se ha dirigido la

actividad.

Seguimiento de actividades realizadas:➔ Valoración media de las posibilidades de la actividad realizada en función del área de intervención de la

misma.➔ Valoración media de las posibilidades de la actividad realizada en función del colectivo al que se ha dirigido

Sugerencias de mejora propuestas:➔ Sugerencias por área de intervención de las actividades.➔ Sugerencias por colectivo de usuarios que realiza las actividades.

Memorias

Desde esta opción se generan y gestionan las Memorias de actividades necesarias para la justificación de la subvención.

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En el primer desplegable se podrán seleccionar los distintos años disponibles para buscar los periodo de memoria, pudiendo seleccionar un año concreto , o buscar todos los periodos disponibles seleccionando la opción “Todos los años”. El desplegable que se encuentra a la derecha de este mostrará los periodos de memoria del centro pendientes de completar.

Tras seleccionar el periodo que se quiere cumplimentar, pulse el botón “Continuar”. Esto le dirigirá al formulario que debe rellenar con la información relativa al periodo de memoria seleccionado.

Tras guardar el formulario, el período de memoria desaparecerá del desplegable, al estar ya cumplimentado, y se añadirá al listado de periodos de memoria, desde donde podrá editar el formulario para seguir rellenando los datos o, en caso de que el formulario esté completo, podrá cerrar la memoria para su posterior revisión por parte del DT.

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No es necesario cumplimentar en una sola sesión toda la memoria, sino que se puede ir dotando de información hasta que se encuentre completa.

Hay que tener cuenta que al hacer click sobre los distintos títulos del formulario (desde el “2.Planificación global...” hasta el “7.Observaciones”), se abrirá un desplegable con nuevos campos para rellenar.

Para que el formulario se considere completo es indispensable que todos y cada uno de los campos de cada desplegable estén rellenos, incluido el campo “Observaciones”, tras lo cual habrá que pulsar el botón “Guardar” si se quieren persistir los datos introducidos.

Una vez creada la memoria, si se desea consultar el archivo PDF generado, se ha de pulsar sobre el nombre de la memoria etiquetada como “(original)” y se abrirá el archivo PDF relacionado.

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Manual de uso AGORA |Para editar una memoria incompleta , bastará con pulsar sobre el icono de edición (lápiz) y se volverá a visualizar el formulario de la memoria en cuestión.

El AIL podrá editar la memoria tantas veces como desee mientras se encuentre en estado borrador. Cada vez que se guarde el formulario, se sobrescribirá el PDF, generando uno nuevo con la información actualizada.

Una vez se complete la memoria, el icono de cierre quedará activo (icono candado). Si pulsamos sobre él se procederá a cerrar la memoria previa confirmación, tras lo cual, el DT asignado al AIL será notificado. Tras esto el icono del lápiz queda bloqueado y el AIL no podrá volver a editar la memoria, a no ser que le solicite a su DT que le reabra la memoria ya cerrada.

El flujo a partir de este punto será el siguiente:

1. El DT generará la memoria con evidencias. Esta primera memoria con evidencias también será etiquetada como “(original)”.

2. Si el DT considera que todo esta correcto podrá cerrar la memoria de forma definitiva. ¡OJO! El cierre de la memoria por parte del DT implicará que esta no puede volver a ser modificada.

3. Si el DT considera que falta alguna evidencia o que la memoria esta incompleta por algún motivo, podrá “Solicitar la revisión de esta”. En este caso, los AILs serían notificados de tal requerimiento y volverán a poder editar la memoria.

4. Mientras la memoria se encuentre “Pendiente de revsión” el AIL podrá editarla. Estas ediciones posteriores al primer cierre se guardaran en un fichero etiquetado como “Actual”, de forma que la primera memoria enviada y etiquetada como “Original” nunca se borrará y siempre podrá ser consultada. Cuando la edite y la vuelva a cerrar, el DT será notificado de que la memoria ha sido revisada.

5. En este punto el DT puede volver a generar la memoria con evidencias, de forma que al igual que en el caso anterior, la primera memoria con evidencias que generó quedará etiquetada como “Original” y las que cree a partir de la primera revisión quedarán etiquetadas como “Actual”.

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Manual de uso AGORA |6. Si el DT considerá que todo esta correcto podrá cerrar la memoria de forma definitiva. ¡OJO! El cierre

de la memoria por parte del DT implicará que esta no puede volver a ser modificada.

Una vez la memoria haya sido cerrada por el DT, no se podrá volver a modificar. En cualquier caso se podrán consultar en todo momento los ficheros PDF genreados tanto con evidencias como sin evidencias.

Proyectos

Los proyectos son un conjunto de actividades planificadas dirigidas a conseguir un cambio o refuerzo en el entorno del centro de tipo social o económico y que involucra en un grado significativo el uso de las TIC. Estos proyectos implican una intervención directa sobre el territorio y son liderados y/o coordinados por el Agente de Innovación Local (AIL).

El apartado Proyectos consta de las siguientes secciones:

- Creación de Proyecto: acceso directo al formulario de creación de proyectos.

- Repositorio de Mis Proyectos: listado de proyectos creados por el usuario.

- Repositorio de Mis Proyectos Implantados: listado de proyectos implantados por el usuario.

- Buscador de Proyectos: buscador de todos los proyectos validados existentes en todos los centros.

- Buscador de Proyectos Implantados: buscador de todos los proyectos implantados existentes en todos los centros.

Creación de Proyecto

Al entrar en el apartado “Creación de proyecto” accedemos directamente al formulario de creación de proyectos.

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Manual de uso AGORA |Hay que rellenar el formulario completo y pulsar el botón “GUARDAR”, tras lo cual se nos mostrará el detalle del proyecto creado, en estado borrador.

Si el formulario está completo, se activará en la parte inferior del detalle del proyecto la opción “SOLICITAR REVISIÓN”,

El AIL podrá entonces solicitar la revisión del proyecto para que, una vez validado, se pueda implantar.

Ciclo de vida de un proyecto

Los estados en los que se puede encontrar un proyecto son:

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Manual de uso AGORA |- Borrador: cuando no se ha completado el formulario del proyecto y por lo tanto falta información para enviar a revisión, o bien cuando el proyecto está completo pero aún no se ha solicitado su revisión.

- Desechado: el proyecto ha sido rechazado por el revisor o por el propio AIL.

- Pendiente de validación.

- Validado.

Una vez nuestro proyecto ha sido validado por un revisor, se activará en la parte inferior del detalle del proyecto la opción “IMPLANTAR PROYECTO”.

Cuando pulsemos este botón, nos aparecerá un nuevo formulario para la creación de un proyecto implantado. Este formulario tendrá ya completados los datos del proyecto base, algunos de los cuales serán fijos y otros modificables.

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Manual de uso AGORA |Los campos editables podrán modificarse para adaptar el proyecto base a un centro concreto.

Tras rellenar el formulario y pulsar el botón “GUARDAR”, se nos mostrará el detalle del proyecto implantado, en estado borrador.

En la parte inferior del detalle del proyecto implantado tendremos distintas opciones. Podemos ver el proyecto original asociado al proyecto implantado, desechar el proyecto implantado, editarlo, o ponerlo en curso.

Al pulsar el botón “EN CURSO” el proyecto implantado pasará del estado “borrador” a “en curso” y ya no será posible editarlo.

Una vez se ha puesto en curso un proyecto implantado, éste podrá ser asociado a las actividades que se creen en adelante. El AIL autor del proyecto puede añadir actividades relacionadas al proyecto implantado. Cuando se vaya a crear una nueva actividad seleccionaremos en el campo “Proyecto”, nuestro proyecto implantado.

Para poder cerrar el proyecto implantado, es necesario que se programen al menos una actividad en base a cada una de las guías requeridas, hasta completar al menos un 70% de las guías indicadas. En la parte inferior del detalle del proyecto implantado se indica el porcentaje completado en cada momento.

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Una vez programadas y realizadas las actividades, aparecerá en el detalle del proyecto implantado un botón llamado “Finalizar”, que permite cerrar el proyecto implantado.

Por último, y para que el proyecto implantado se haya llevado a cabo correctamente, cuando pulsamos el botón “Finalizar” nos pedirá que adjuntemos una memoria del proyecto implantado.

Una vez se adjunte la memoria, y se pulse “CONFIRMAR”, el proyecto implantado quedará cerrado y su estado cambiará a “Finalizado”.

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Repositorio de Mis proyectos

En este apartado se puede ver el listado de proyectos creados por el usuario, y el estado en el que se encuentran. Pulsando sobre el título de un proyecto se accede a su detalle.

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Manual de uso AGORA |Dispone también de un buscador, y del botón “CREAR NUEVO PROYECTO”, que lleva al formulario de creación de proyectos visto anteriormente.

Repositorio de Mis Proyectos Implantados

En este apartado se puede ver el listado de proyectos implantados creados por el usuario, y el estado en el que se encuentran.

Desde el listado se puede acceder a los detalles de un proyecto implantado, pulsando sobre el título del proyecto implantado en concreto.

Buscador de Proyectos

Si queremos buscar un proyecto en concreto, seleccionaremos la opción “Buscador de proyectos”, dentro de la pestaña “Proyectos”. Aparecerá un buscador junto a un listado de los proyectos validados que existen, en los que se puede filtrar por áreas de intervención, colectivos y sectores.

Pulsando sobre el título de un proyecto se accede a su detalle.

Buscador de Proyectos Implantados

Contiene un buscador y una lista de los proyectos implantados existentes. Se puede filtrar por centro, áreas de intervención, colectivos, sectores, y estado del proyecto implantado.

Pulsando sobre el título de un proyecto implantado se accede a su detalle.

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Notificaciones

Para acceder a las notificaciones de Ágora (avisos, noticias y alarmas) se deberá pulsar sobre uno de los tres iconos que aparecen en la siguiente pantalla:

Cada icono, de izquierda a derecha, indican los avisos, noticias y alarmas que se encuentran pendientes de lectura por parte del usuario activo.

Si hacemos click sobre cualquiera de ellos podremos acceder al Centro de notificaciones pulsando sobre el enlace correspondiente:

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Desde el Centro de notificaciones, podremos consultar tanto las notificaciones no leídas como las marcadas como tal. También podremos realizar búsquedas mediante texto libre y filtrar por tipo de notificación.

Importante:➔ Se pueden marcar como leídas en una sola operación todas las notificaciones sin leer que se estén visualizando

en pantalla.➔ Por defecto, cuando se abre una notificación, ésta se considera 'leída'➔ Para ver las notificaciones previamente leídas, se ha de pulsar sobre el checkbox emplazado en la parte superior

derecha.

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Para consultar cualquier notificación que aparezca en el listado, bastará con pulsar sobre su título y se mostrará la pantalla del detalle de notificación.

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Aparte de la información que la propia notificación contiene, se visualizará el tipo, la fecha de creación del mismo y el emisor.

Cuando un AIL elimina una actividad destacada por DT se enviará un mail a usuarios con ROL Comunicación con la notificación correspondiente. El mail recibido tendrá el siguiente aspecto:

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Configuración

En este apartado se engloban las posibles personalizaciones y/o configuraciones que pueden aplicarse en el entorno de Ágora. Se cubren aspectos del Centro al que pertenece el AIL y del propio usuario en particular.

Para acceder a la configuración se ha de pulsar sobre el icono de engranaje que se encuentra a la derecha del avatar del usuario.

En ese momento, se mostrará la siguiente pantalla:

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Manual de uso AGORA |La configuración se presenta en tres pestañas, cada una concerniente a los siguientes apartados: datos del usuario, datos del centro y vacaciones del usuario.

Configuración usuario

Desde este panel se podrá establecer la siguiente información:➔ Establecer/cambiar la imagen de avatar.➔ Si deseamos que las notificaciones se envíen adicionalmente a nuestro correo electrónico.➔ Si estamos de baja, y en caso afirmativo, los datos del sustituto.➔ Etiquetas de conocimiento. Se trata de señalar las aptitudes del usuario, de forma que Sede/Talento conozca

en profundidad las capacidades de cada Agente.

Configuración Centro

La información que se maneja en este panel es:➔ Especificar si el centro se encuentra o no abierto.➔ Caso de estar cerrado, se puede establecer el motivo de su estado. Los valores posibles para selección son:

No hay AIL, no solicita orden, robo, traslado y otros.➔ Gestionar las redes sociales propias del centro.

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Manual de uso AGORA |IMPORTANTE: Tras cualquier cambio realizado, se deberá pulsar sobre el botón 'GUARDAR' para que los cambios queden registrados en la plataforma.

Las redes sociales que se incluyen son:➔ Facebook➔ Twitter➔ Instagram➔ Pinterest➔ Google +

Si se desea agregar más de una red social, se deberá volver a pulsar sobre el botón “Agregar Red Social”, así tantas veces como redes sociales deseen incluirse.

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Eliminar Red social

Para eliminar una de las redes sociales establecidas, bastará con pulsar sobre el icono de 'basura' en el listado de redes sociales del centro. Y tras solicitar confirmación se procederá a su borrado.

NOTA: En este caso no sería necesario guardar los cambios para que se hagan efectivos.

Configuración vacaciones

Desde aquí podremos establecer las vacaciones que se solicitan, quedando registradas y siendo visibles para nuestro DT.

Para establecer rangos de vacaciones, hay que pulsar sobre el día de inicio y, sin soltar, arrastrar hasta el día final.

Otra opción sería ir marcando individualmente los días.

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Manual de uso AGORA |IMPORTANTE: tras establecer las vacaciones pulsaremos sobre el botón 'GUARDAR', ya que sino es así, las fechas establecidas no se registrarán en Ágora.

Por defecto se visualiza en el mes actual, pero con las flechas de la parte superior izquierda del calendario es posible desplazarse por los distintos meses.

Para modificar un período establecido se deberá pulsar sobre dicho período en el calendario obteniendo la siguiente pantalla:

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Se procederá a modificar las fechas según el criterio deseado y, a continuación, se deberá pulsar sobre el botón 'GUARDAR' para registrar los cambios.

Desde esta ventana también es factible eliminar el periodo pulsando sobre el botón 'ELIMINAR'.

Asimismo, manteniendo pulsado sobre un periodo concreto y arrastrando sobre el calendario, se moverán las fechas sin necesidad de acceder a las pantallas de edición.

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