agex 9k documentación - información complementaria (ago 2015)

Líder temático

Julio R. García Vettorazzi

Información complementaria

Diplomado: Sistemas de gestión de la calidad, con base en la Norma ISO 9001:2008 y su

transición hacia ISO 9001:2015.

Módulo

Documentación del Sistema de gestión de la calidad (ISO 9001)

EMPRESA

Nombre:

�

Código:

�

Elaborado por:

�

Aprobado por:

�

Fecha de aprobación:

Fecha de vigencia:

Página:

1 de 2

Versión:

1

Control de formatos: F3.PD1 versión 1

1. PROPÓSITO Y ALCANCE

2. DOCUMENTOS RELACIONADOS

CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO

3. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

PUESTO DE TRABAJO RESPONSABILIDADES AUTORIDADES

4. DEFINICIONES

�: �

5. CONTENIDO

5.1. �

�

�

�

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EMPRESA Página:

2 de 2

Versión:

1

Código:

....

�

�

�

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6. CONTROL DE LOS REGISTROS DEL SISTEMA

CÓDIGO Y NOMBRE

DEL REGISTR

O

E/F

RESPONSABLE DE SU

ARCHIVO

LUGAR DE

ARCHIVO

CRITERIOS PARA

INDIZACIÓN /

ARCHIVO

ACCESO AUTORIZAD

O

TIEMPO DE CONSERVACIÓ

N

DISPOSICIÓN

7. ANEXOS

CODIGO NOMBRE

8. CAMBIOS EN EL DOCUMENTO

REFERENCIA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

Código:

A1.PD1

Versión:

1

Secu

en

cia

Cu

alq

uie

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bro

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n

Resp

on

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Dir

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Gesto

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ali

dad

CRITERIOS / OBSERVACIONES

La directrices aquí presentadas son aplicables tanto para la

creación de un nuevo documento del SGI, así como para la

modificación de un documento ya existente.

1

La necesidad de la creación/modificación de un documento

puede originarse a partir de auditorías internas, revisiones

por la Dirección, retroalimentación de clientes, detección de

oportunidades de mejora durante la operación normal, entre

otros.

2

Al evaluar pertinencia de crear/modificar un documento

puede tomarse en cuenta:

* El valor del documento para asegurar una planificación,

operación y control eficaz del proceso o actividad

relacionada,

* El cumplimiento con los requisitos de las Normas ISO

9001:2008, ISO 22000:2005, ISO 14001:2004, OHSAS

18001:2007 y otros requisitos de los clientes y de la

organización,

* Velar por la simplificación, integración y estandarización.

El Representante de la Dirección / Gestor del Sistema

puede(n) auxiliar al Responsable del proceso/actividad para

realizar esta evaluación.

3Los responsables de elaboración/modificación y de revisión

deberían ser designados tomando en cuenta su

competencia.

4

En el R1.PD1 Control Maestro de Documentos se anota el

nombre y código del documento, versión, nombre del

responsable de la elaboración/ modificación del documento,

así como la fecha programada para finalizar la misma.

5La elaboración/modificación del documento debe hacerse

siguiendo las directrices incluidas en el A2.PD1 Estructura y

codificación de documentos.

6

La revisión de la adecuación del documento debería incluir:

* Consistencia desde el punto de vista técnico, de acuerdo

al proceso/actividad en cuestión,

* Cumplimiento de los requisitos de las Normas ISO

9001:2008, ISO 22000:2005, ISO 14001:2004, OHSAS

18001:2007 y otros requisitos de los clientes y de la

organización,

* Cumplimiento con las directrices incluidas en el A2.PD1

Estructura y codificación de documentos.

En algunos casos, el responsable de revisión puede ser

también el responsable de aprobación.


puede(n) proporcionar apoyo en las tareas de revisión.

7

La aprobación del documento se evidencia mediante la

firma del documento original.

En el caso de los formatos de documentos o de registros,

los datos de elaboración y aprobación se incluyen con el

sello de aprobación.

Al aprobar el documento se define la fecha en la que el

mismo entrará en vigencia, tomando en cuenta el tiempo

necesario para:

* Emitir y distribuir las copias del documento a los usuarios,

* Comunicar/entrenar a los usuarios del documento en

relación a las directrices incluidas en el mismo,

* Proveer los recursos necesarios para el cumplimiento de

las directrices del documento.

8En el R1.PD1 Control Maestro de Documentos se anota el

nombre y código del documento, versión y fecha de

vigencia.

NA

9


archiva los documentos originales aprobados.

Las copias del documento para su utilización en el SGI son

identificadas como "copias controladas".

En el caso de la modificación de un documento, previo a

entregar la nueva versión del documento, debe recogerse la

versión anterior del mismo, la cual se identifica como

"documento obsoleto".

10 NA

11 NA

Coordinar la emisión y distribución de las

copias del documento a los usuarios.

Coordinar la comunicación/entrenamiento

a los usuarios del documento con

respecto a la directrices incluidas en el

mismo.

Seguimiento a la implementación del

documento

Designar a los responsables de

elaboración/modificación y revisión del

documento, así como la fecha de

finalización de ambas actividades.

Elaborar/modificar el documento.

Registrar los datos relacionados con la

elaboración/modificación del documento.

Revisar la adecuación del documento.

Aprobación del documento.

Registrar los datos del documento

aprobado.

Elaboración/modificación, revisión y

aprobación de documentos.

Despliegue e implementación del

documento.

EMPRESA

Nombre:

Diagrama de flujo de la gestión de la documentación

Indentificar la necesidad de

creación/modificación de un documento

del SGI y solicitar la

creación/modificación del mismo.

Evaluar si procede la

creación/modificación del documento.

Elaborado por: Aprobado por:

ACTIVIDADES

RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

Página:

1 de 1

Fecha de vigencia:Fecha de aprobación:

1

Aprob

Si

NoFin

3

5

4

R1.PD1

Aprob

Si

No

Aprob

Si

No

8

R1.PD1

10

R2.PD1

9

R2.PD1

11

30/04/14

STATUS

24%

. . MC Manual de Gestión de la Calidad 2 01/04/2014 Implementado Juan Pérez 27-03-14 28/03/2014 01 días

. . FP N 1 Gestión del Negocio 1 Aprobado Reynaldo Flores 07-04-14 10/04/2014 03 días

. . FP R 1 Provisión de Recursos 2 Aprobado Carmen Montealbán 11-04-14 10/04/2014

. . FP O 1 Gestión Comercial 3 En elaboración Rosa Etcheverri 30-04-14 Entrega hoy

. . PC 1 Manufactura de productos línea 1 1 En elaboración Juan Pérez 01-05-14Entrega

mañana

. . PC 2 Manufactura de productos línea 2 1 En elaboración Juan Pérez 02-05-14

. . P R 1 Provisión de Recursos 2 En elaboración Carmen Montealbán 25-04-14 05 días

. . P O 1 Gestión Comercial 1 En elaboración Rosa Etcheverri 24-04-14 06 días

. . P O 2 Diseño y desarrollo 1 No elaborado Rosa Etcheverri 28-04-14 02 días

. . MO 1 Set up de la máquina X 1 No elaborado Juan Pérez 29-04-14 01 días

. MO 2 Corte 1 No elaborado Juan Pérez 15-05-14

. MS 4 Muestreo de producto en la recepción de materiales. 1 No elaborado Juan Pérez 15-05-14

. MS 5 Muestreo de producto en proceso. 1 No elaborado Ricardo Gómez 15-05-14

. . ET 2 Material de empaque XW6004 1 No elaborado Carlos Santis 15-05-14

. . ET 6 Material de empaque YZ1324 1 No elaborado Carlos Santis 19-05-14

. . ET 12 Material de empaque BVMI854 1 No elaborado Carlos Santis 19-05-14

. TR 8 Servicio de calibración de equipos 1 No elaborado Carlos Santis 19-05-14

Total de documentos: 17Documentos aprobados: 3 18%

Documentos implementados: 1 6%% global de documentación: 24%

DOCUMENTOS BORRADOR

VERSIÓNFECHA DE VIGENCIA

CÓDIGO DEL DOCUMENTONOMBRE DEL DOCUMENTO

DÍAS DE RETRASO

FECHA DE ENTREGA

RESPONSABLE DE ELABORACIÓN

FECHA PLANIFICADA

EMPRESA

3

Página:

1 de 1

Código:

R1.PD1

Nombre:

Control maestro de documentos

Responsable de la actualización: Silvia HernándezFecha de actualización:

Versión:


EMPRESA

Nombre:

Control de la distribución y el entrenamiento sobre la documentación

Código:

R2.PD1

Página:

1 de 1

Versión:

1


Código del documento Nombre del documento Versión

Copia controlada

Persona responsable Puesto / Centro de

documentación

Distribución Entrenamiento

Fecha Firma Fecha Firma

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

Instructor: _____ Puesto: Firma: ______________

EMPRESA

Nombre:

Control de la distribución y el entrenamiento sobre la documentación

Código:

R2.PD1

Página:

1 de 1

Versión:

1


Código del documento Nombre del documento Versión

PD1 Control de documentos y registros 1

A1.PD1 Diagrama de flujo de la gestión de la documentación 1

A2.PD1 Estructura de la documentación, codificación y formatos de documentos 1

A3.PD1 Control de registros 1

R1.PD1 Control maestro de documentos 1

R2.PD1 Control de la distribución y el entrenamiento sobre la documentación 1

R3.PD1 Centros de documentación 1

R4.PD1 Respaldo electrónico de documentos 1

R5.PD1 Control maestro de documentos externos 1

Copia controlada

Persona responsable Puesto / Centro de

documentación

Distribución Entrenamiento

Fecha Firma Fecha Firma

1 Roberto Martínez Gerente General 16-02-05 18-02-05

2 Karla Novoa Gerente Comercial 16-02-05 18-02-05

3 Carlos Ramírez Gerente de Planta 17-02-05 18-02-05

4 Raúl Gonzáles Gerente de Calidad 17-02-05 18-02-05

5 Sandra Maldonado Gerente de Recursos

Humanos 17-02-05 18-02-05

6 Ericka Navarro Gerente Administrativo

Financiero 18-02-05 18-02-05

7 Luis López Jefe de Bodega 18-02-05 18-02-05

8 Silvia Anleu Jefe de Laboratorio 18-02-05 18-02-05

9 Carlos Ramírez CD-PRD-01 18-02-05 NA NA

10 Carlos Ramírez CD-MNT-01 18-02-05 NA NA

11 Raúl Gonzáles CD-CAL-01 18-02-05 NA NA

12 Luis López CD-BPT-01 18-02-05 NA NA

13 Rosa Archila Supervisor de Producción NA NA 18-02-05

14 Alvaro Ávila Supervisor de Producción NA NA 18-02-05

15 Marco Recinos Jefe de Mantenimiento NA NA 18-02-05

16 Joel Ramos Inspector de Calidad NA NA 18-02-05

17 Clara Tamayo Inspector de Calidad NA NA 18-02-05

18 Ramón García Bodegero NA NA 18-02-05

Instructor: José Pablo Ruano Puesto: Representante de la Dirección Firma: ______________

COPIA CONTROLADA

No. ____

COPIA NO CONTROLADA

Elaborado por: _________________________

Aprobado por: __________________________

Fecha de aprobación: ____________________

Fecha de vigencia: ______________________

APROBACIÓN DE FORMATOS DE

DOCUMENTOS / REGISTROS

DOCUMENTO OBSOLETO

SELLOS GENÉRICOS PARA EL CONTROL DE

LOS DOCUMENTOS Y REGISTOS

EMPRESA

Nombre:

Centros de documentación

Código:

R3.PD1

Página:

1 de 1

Versión:

1


Fecha de actualización: ______________ Responsable de actualización: ______________________________

Centros Puestos de trabajo que

tienen acceso Área de ubicacion Responsable

Nombre Puesto de trabajo

EMPRESA

Nombre:

Centros de documentación

Código:

R3.PD1

Página:

1 de 1

Versión:

1


Fecha de actualización: 10-01-2005 Responsable de actualización: Alejandra Ochoa – Gestora de la Calidad

Centros Puestos de trabajo que

tienen acceso Área de ubicacion Responsable

Nombre Puesto de trabajo

CD-PRD-01

Jefe de Producción Supervisor de Producción

Operador 1 Operador 2

Auxiliar Operativo 1

Área de producción 1 Carlos Navarro Jefe de Producción

CD-PRD-02

Supervisor de empaque Operador 3 Operador 4 Empacador

Área de producción 2 Carlos Navarro Jefe de Producción

CD-MNT-01

Jefe de Mantenimiento Supervisor de Mantenimiento

Mecánico 1 Electricista 1 Electricista 2

Taller de mantenimiento

Luis Gómez Jefe de

Mantenimiento

CD-CAL-01

Jefe de Aseguramiento de la Calidad

Inspector de Calidad Laboratorista

Laboratorio de control de calidad

Silvia Loarca Jefe de

Aseguramiento de la Calidad

CD-BOD-01 Jefe de Bodega de materiales

e insumos Auxiliar de Bodega 1

Bodega de materiales e insumos

Hugo Reynoso Jefe de Bodega de materiales e insumos

CD-BOD-02

Jefe de Bodega de producto terminado

Auxiliar de Bodega 2 Despachadores

Bodega de producto terminado

Carlos Chocano Jefe de Bodega de producto terminado

CD-ADM-01 Recepcionista

Jefe Administrativo Asistente de Gerencia

Oficinas administrativas

Daniela Estrada Gerente

Administrativo Financiero

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