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AGENCIA NACIONAL DEL ESPECTRO – ANE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL – TRD

Bogotá DC, enero de 2020

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD

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Equipo de trabajo:

Comité Institucional de Gestión y Desempeño

Miguel Felipe Anzola Espinosa Director General

Andrey Geovanni Rodriguez Leon Subdirector de Soporte Institucional

Maria Milvia Santos Puerta Líder Administrativo

Andrés Jiménez

Profesional Especializado 202820

Lucia Constanza Cuervo Contratista

Elaborado por:

Angélica del Valle Mayora Torrenegra / Adriana Echeverría / Lucia Constanza Cuervo Alonso

Contratistas


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Contenido Presentación................................................................................................................................ 4

1. Agencia Nacional del Espectro - ANE................................................................ 5

1.1. Funciones ......................................................................................................................... 5

1.2. Misión ................................................................................................................................ 7

1.3. Visión ................................................................................................................................. 7

1.4. Objetivos estratégicos ................................................................................................ 8

1.5. Política de calidad del Sistema Integrado de Gestión - SIG ........................ 8

2. Metodología aplicada en la elaboración de las TRD de la ANE ........ 10

2.1. Investigación preliminar sobre la entidad ......................................................... 11

2.2. Análisis e interpretación de la información recopilada ................................. 12

2.3. Valoración documental ............................................................................................. 13

2.4. Elaboración y presentación de las TRD .............................................................. 13

2.4.1. Elaboración del CCD .............................................................................................. 14

2.4.2. Formato de TRD ...................................................................................................... 22

2.4.3. Conformación y denominación de series, subseries y tipos

documentales ............................................................................................................................... 25

2.4.4. Criterios para la definición de los tiempos de retención ......................... 26

2.4.5. Criterios de valoración para la definición de la disposición final .......... 32

3. Aplicación y divulgación de las TRD ................................................................ 53

Anexos .......................................................................................................................................... 53


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Presentación La función archivística del Estado Colombiano es regulada por la Ley 594 de

2000, Ley General de Archivos que dicta las reglas y principios generales en la materia. En su Art. 24, la precitada Ley, contempla la obligatoriedad para las

entidades del Estado de elaborar y adoptar las respectivas Tablas de Retención Documental – TRD-. Este instrumento archivístico es entendido como el “listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna

el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos” (Acuerdo 027 de 2006, del Archivo General de la Nación – AGN).

Las TRD contribuyen a la correcta organización, manejo, control y disposición de la documentación, racionalizando la producción documental, conservación y

acceso organizado a los soportes de información, la regulación de las transferencias documentales, entre otros beneficios.

En cumplimiento de estos parámetros establecidos, la Agencia Nacional del Espectro – ANE-, ha desarrollado estrategias tendientes a la construcción de una

cultura archivística en la entidad, orientada a la elaboración e implementación de las TRD con base en su estructura orgánico funcional vigente. Al respecto:

- Las TRD fueron aprobadas en primera instancia por el Comité Institucional

de Gestión y Desempeño inicialmente en sesión del 21 de diciembre de

2018. - Se recibieron observaciones para ajustes puntuales indicados en concepto

técnico del AGN del 14 de mayo de 2019. - El Comité Institucional de Gestión y Desempeño aprobó nuevamente las

TRD, pero ahora con los ajustes aplicados, lo cual ocurrió en sesión del 17

de junio de 2019. - Se recibieron observaciones para ajustes puntuales indicados en concepto

técnico del AGN del 4 de octubre de 2019. - Se trabajaron los ajustes en las mesas de trabajo que se llevaron a cabo

en conjunto el AGN y la ANE en su momento sobre la base del primer y posteriormente del segundo concepto técnico.

- El 21 de octubre de 2019 en mesa de trabajo, se recibió el aval para pasar

a Pre-Comité Evaluador.

En este sentido, las últimas TRD ajustadas son las que presenta la ANE ante el AGN para garantizar la observancia a la norma y al aprovechamiento de las ventajas resultantes al adoptar estos instrumentos archivísticos en sus procesos

y quehacer funcional.


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1. Agencia Nacional del Espectro - ANE La ANE, como está establecido en el Art. 2 del Decreto 4169 de 2011, es una

Unidad Administrativa Especial del orden nacional, con personería jurídica, autonomía técnica, administrativa, financiera y patrimonio propio, adscrita al

Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Su objeto es brindar soporte técnico para la gestión, planeación y ejercicio de la vigilancia y control del espectro radioeléctrico en coordinación con las diferentes autoridades

que tengan funciones o actividades relacionadas con el mismo. Su principio superior es: “Expertos en espectro al servicio del país”.

La ANE se creó a través de la Ley 1341 de 2009, “Por la cual se definen principios y conceptos sobre la sociedad de la información y la organización de las tecnologías de la información y las comunicaciones – TIC, se crea la Agencia

Nacional del Espectro y se dictan otras disposiciones”.

Otra normativa relacionada es la siguiente:

• Ley 1507 de 2012. “Por el cual se establece la distribución de

competencias entre las entidades del Estado en materia de televisión y se dictan otras disposiciones”.

• Decreto 2453 de 2013. “Por el cual se modifica el Decreto 2618 de 2012. “Decreto 2618 de 2012. “Por el cual se modifica la estructura del Ministerio

de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y se dictan otras disposiciones”.

• Decreto 093 de 2010. “Por el cual se adopta la estructura de la Agencia

Nacional del Espectro – ANE - y se dictan otras disposiciones”.

1.1. Funciones

De acuerdo con el Art. 26, de la Ley 1341 de 2009, la ANE tiene asignada las siguientes funciones:

1. Asesorar al Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en el diseño y formulación de políticas, planes y programas relacionados con el

espectro radioeléctrico. 2. Diseñar y formular políticas, planes y programas relacionados con la vigilancia

y control del Espectro, en concordancia con las políticas nacionales y sectoriales y las propuestas por los organismos internacionales competentes, cuando sea del caso.

3. Estudiar y proponer, acorde con las tendencias del sector y las evoluciones tecnológicas, esquemas óptimos de vigilancia y control del espectro


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radioeléctrico, incluyendo los satelitales, con excepción a lo dispuesto en el artículo 76 de la Constitución Política y conforme a la normatividad vigente. 4. Ejercer la vigilancia y control del espectro radioeléctrico, con excepción de lo

dispuesto en el artículo 76 de la Constitución Política. 5. Realizar la gestión técnica del espectro radioeléctrico.

6. Investigar e identificar las nuevas tendencias nacionales e internacionales en cuanto a la administración, vigilancia y control del espectro. 7. Estudiar y proponer los parámetros de valoración por el derecho al uso del

espectro radioeléctrico y la estructura de contraprestaciones. 8. Notificar ante los organismos internacionales las interferencias detectadas por

señales originadas en otros países, previa coordinación con el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. 9. Apoyar al Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones

en el establecimiento de estrategias para la participación en las diversas conferencias y grupos de estudio especializados de la Unión Internacional de

Telecomunicaciones y otros organismos internacionales. 1O. Adelantar las investigaciones a que haya lugar, por posibles infracciones al régimen del espectro definido por el Ministerio de Tecnologías de la Información

y las Comunicaciones, así como imponer las sanciones, con excepción de lo dispuesto en el artículo 76 de la Constitución Política.

11. Ordenar el cese de operaciones no autorizadas de redes, el decomiso provisional y definitivo de equipos y demás bienes utilizados para el efecto, y disponer su destino con arreglo a lo dispuesto en la Ley, sin perjuicio de las

competencias que tienen las autoridades Militares y de Policía para el decomiso de equipos.

12.Actualizar, mantener y garantizar la seguridad y confiabilidad de la información que se genere de los actos administrativos de su competencia. 13. Las demás que por su naturaleza le sean asignadas o le correspondan por

Ley.

Por otra parte, la Ley 1753 de 2015, especifica en su Art. 43, que “además de las funciones señaladas en el Art. 26 de la Ley 1341 de 2009 y el Decreto 4169

de 2011, cumplirá las siguientes:

Expedir las normas relacionadas con el despliegue de antenas,

las cuales contemplarán, entre otras, la potencia máxima de las antenas o límites de exposición de las personas a campos

electromagnéticos y las condiciones técnicas para cumplir dichos límites. Lo anterior, con excepción de lo relativo a los componentes de infraestructura pasiva y de soporte y su

compartición, en lo que corresponda a la competencia de la Comisión de Regulación de Comunicaciones”.


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A través del Decreto 4169 de 2011, en su Art. 3, con el cambio de su naturaleza jurídica se les adicionaron a las precedentes las siguientes funciones:

1. Planear y atribuir el espectro radioeléctrico con sujeción a las políticas y lineamientos que determine el Ministerio de Tecnologías de la Información y las

Comunicaciones, para lo cual establecerá y mantendrá actualizado el Cuadro Nacional de Atribución de Bandas de Frecuencias (CNABF), con base en las necesidades del país, en el interés público, así como en los planes técnicos de

radiodifusión sonora que establezca el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

2. Preparar y proponer al Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones los Cuadros de Características Técnicas de la Red (CCTR), junto con los estudios técnicos y documentos de soporte, con excepción de los planes

técnicos de radiodifusión sonora. 3. Formular y ejecutar programas de investigación, conocimiento y divulgación

del espectro radioeléctrico. 4. Establecer su plan estratégico en concordancia con el marco estratégico del sector, fijado por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las

Comunicaciones y dictar su reglamento interno.

Es importante mencionar que la ANE se encuentra en proceso de revisión de las recientes normas que le otorgan nuevas funciones, en aras de actualizar los documentos que le formalicen y garanticen la adecuada la ejecución de estas.

1.2. Misión

Administrar de manera eficiente el espectro radioeléctrico por medio de la

planeación, atribución, vigilancia y control de este; la generación y divulgación

del conocimiento; la gestión internacional y el relacionamiento con los grupos

de interés, a través de un equipo humano competente y de herramientas

tecnológicas idóneas.

1.3. Visión

La ANE en el 2022 será referente nacional e internacional, siendo una entidad

técnica, innovadora, influyente en grupos de interés y orientada a la ciudadanía

en materia de espectro, reconocida por su transparencia al disponer sus datos

al público a través de la utilización de tecnologías de vanguardia.


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1.4. Objetivos estratégicos

1) Diseñar y formular propuestas, planes y programas para la administración del espectro mediante la planeación y asesoría técnica, contribuyendo con

la disponibilidad de dicho recurso para los servicios de radiocomunicaciones.

2) Brindar asesoría técnica al MinTIC y proponer políticas de administración

de espectro propendiendo por su uso eficiente. 3) Favorecer el despliegue de infraestructura en telecomunicaciones y

mantener informada a la ciudadanía sobre los niveles de campos electromagnéticos.

4) Fortalecer la comunicación con los grupos de interés para facilitar el

cumplimiento de las funciones de la entidad manteniendo el reconocimiento y posicionamiento de la entidad como ente especializado

a nivel nacional e internacional. 5) Propender por el uso legal y libre de interferencias del espectro

radioeléctrico.

6) Fortalecer la gestión institucional y el clima y cultura organizacional. 7) Implementar dentro del marco de la gestión de TIC y la innovación

diferentes iniciativas para fortalecer relacionamiento colaborativo con el ciudadano.

8) Gestionar el conocimiento e innovación sobre el espectro radioeléctrico.

1.5. Política de calidad del Sistema Integrado de Gestión - SIG

La ANE orienta sus iniciativas de acuerdo con sus competencias en gestión, planeación, atribución, vigilancia y control de espectro, considerando los

requisitos de las partes interesadas, propendiendo por la innovación, la aplicación de mejores prácticas, la implementación de soluciones tecnológicas

adecuadas y la mejora continua de los procesos; buscando la eficacia, eficiencia y efectividad en la gestión de la entidad y contribuyendo mediante la administración del espectro al beneficio de la sociedad.

Así mismo, la Alta Dirección comprometida con la implementación,

mantenimiento y mejora continua del sistema integrado de gestión, en cumplimiento a los requisitos del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, requisitos legales, organizacionales y demás normatividades aplicables, se

compromete a:


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• Proporcionar ambientes de trabajo seguros, que permitan el bienestar de los trabajadores, prevenir accidentes de trabajo y enfermedades de origen laboral, así como la promoción de hábitos de vida saludable

• La protección del medio ambiente, la prevención de la contaminación ambiental, la identificación de aspectos que pueden producir impactos

ambientales significativos • Proteger la confidencialidad, disponibilidad y autenticidad de los activos

de información.

• La administración y conservación de los documentos de archivo, producidos en el ejercicio de la gestión.

• La mejora continua del Sistema Integrado de Gestión. Esta política se hace extensiva a funcionarios, contratistas, subcontratistas y

demás grupos de interés que realicen labores en nombre de la ANE.

Los objetivos del SIG asociados a Calidad para la ANE son los siguientes:

• Diseñar y formular propuestas, planes y programas para la administración

del espectro mediante la planeación y asesoría técnica, contribuyendo con la disponibilidad de dicho recurso para los servicios de

radiocomunicaciones. • Brindar asesoría técnica al MinTIC y proponer políticas de administración

de espectro propendiendo por su uso eficiente.

• Favorecer el despliegue de infraestructura en telecomunicaciones y mantener informada a la ciudadanía sobre los niveles de campos

electromagnéticos. • Fortalecer la comunicación con los grupos de interés para facilitar el

cumplimiento de las funciones de la entidad manteniendo el

reconocimiento y posicionamiento de la entidad como ente especializado a nivel nacional e internacional.

• Propender por el uso legal y libre de interferencias del espectro radioeléctrico.

• Fortalecer la gestión institucional y el clima y cultura organizacional. • Implementar dentro del marco de la gestión de TIC y la innovación

diferentes iniciativas para fortalecer relacionamiento colaborativo con el

ciudadano. • Gestionar el conocimiento e innovación sobre el espectro radioeléctrico

• Mejorar el nivel de satisfacción de las necesidades y expectativas de las partes interesadas.

• Mejorar la eficacia y efectividad de los procesos de a entidad.


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2. Metodología aplicada en la elaboración de las TRD de la ANE

La Ley 594 de 2000, por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones en su Art. 4, establece como uno de los principios

generales que rigen la función archivística, el correspondiente a los fines de los archivos, aquí destaca la importancia de disponer de la documentación organizada, recuperable para su uso, para la toma de decisiones, y consulta

tanto por parte de la administración como del ciudadano; contribuye a garantizar derechos, deberes y a la eficiencia y transparencia administrativa.

En su Art. 24, la precitada Ley, contempla la obligatoriedad para las entidades del Estado de elaborar y adoptar las respectivas TRD. Este instrumento

archivístico es entendido como el “listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada

etapa del ciclo vital de los documentos” (Acuerdo 027 de 2006, del Archivo General de la Nación – AGN).

El Decreto 1080 de 2015, en su Art. 2.8.2.5.8., establece cuáles son los instrumentos archivísticos para la gestión documental, y menciona a las TRD

como uno de ellos; y en su Art. 2.8.3.1.2, menciona a las TRD como uno de los documentos que las entidades del Estado y quienes cumplan funciones públicas deben publicar en sus sitios web, en una sección denominada Transparencia y

acceso a información pública.

El Acuerdo 002 de 2014 del AGN, es aquél “Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones”. En su Art. 5

establece que los expedientes deben crearse a partir de los Cuadros de Clasificación Documental - CCD adoptados por cada entidad y las TRD de esta.

Por otra parte, encontramos el Acuerdo 005 de 2013 del AGN, “Por el cual se

establecen los criterios básicos paro la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones”. En el parágrafo del Art. 3, se menciona la

adecuada implementación de las TRD y Tablas de Valoración Documental – TVD - en las diferentes etapas de archivos (Gestión, Central, Histórico).

Más específicamente, el Acuerdo 004 de 2019 del AGN, reglamenta la elaboración, aprobación, evaluación y convalidación, implementación,

publicación e inscripción en el Registro Único de Series Documentales – RUSD de las TRD y TVD. En este sentido, destaca la importancia de las TRD por su

gran contribución a la correcta organización, manejo, control y disposición de la documentación, racionalizando de la producción documental, conservación y


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acceso organizado a los soportes de información, a regulación de las transferencias documentales, entre otras ventajas.

Asimismo, en rasgos generales se adoptaron los siguientes criterios técnicos:

• Las TRD se elaboraron tomando en cuenta los documentos de archivo que se producen en la entidad, tanto físicos como electrónicos, en cualquier soporte y formato.

• Respeto al principio de procedencia, y observancia al ciclo vital de los documentos.

• Se partió de la conformación del CCD. • Las TRD reflejan los tiempos de retención y disposición final a la totalidad

de las series y subseries documentales.

• Las TRD se elaboraron para los documentos activos que produce la entidad, en desarrollo de sus funciones y estructura orgánica vigente.

En tal sentido, la elaboración de las TRD en la ANE se desarrolló con base a la

metodología y lineamientos establecidos en:

• Circular externa 003 de 2015. AGN. Directrices para la elaboración de

Tablas de Retención Documental.

• Acuerdo 004 de 2019. Por el cual se reglamenta el procedimiento para elaboración, aprobación, evaluación y convalidación, implementación,

publicación e inscripción en el Registro Único de Series Documentales – RUSD de las Tablas de Retención Documental – TRD y Tablas de

Valoración Documental – TVD. • Acuerdo 005 de 2013. AGN. Por el cual se establecen los criterios básicos

paro la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones.

• Minimanual N.º 4. Tablas de Retención y Transferencias Documentales. Directrices básicas e instructivos para su elaboración. Archivo General de

la Nación. Colombia. 2001. Teniendo en cuenta lo anterior, se especifican a continuación las etapas

establecidas para el desarrollo de las TRD:

2.1. Investigación preliminar sobre la entidad

Esta etapa comprendió:


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a. Compilación de la información institucional

• Revisión, análisis y compilación de los documentos normativos y actos

administrativos, incluyendo leyes, decretos, resoluciones, entre otros, relacionados a la creación, cambios estructurales, asignación de funciones

y estructura orgánica de la entidad, ya que inciden en la producción, trámite, conservación y disposición final de los documentos.

• De igual forma, se revisaron los manuales, procesos, procedimientos, formatos, y demás documentación de referencia contenida en el SIG.

• Se revisó y consolidó el organigrama actual con la base normativa que lo

soporta, incluyendo el análisis de oficinas productoras y funciones

designadas, ya que de este estudio se establecen las secciones, subsecciones, series y subseries correspondientes.

• Se revisaron inventarios elaborados de la documentación en estado natural, lo cual permite igualmente tener una visión de la producción

documental y sus características.

b. Entrevista con los productores documentales de la entidad

• Se programaron y ejecutaron sesiones de entrevistas con los productores de información, es decir, con las áreas que componen la estructura orgánica de la ANE, y a través de las cuales se pudo obtener información

valiosa sobre la producción documental, identificación y definición de unidades documentales, análisis del trámite documental, identificación de

valores de la documentación, soporte, consulta, definición de tiempos de retención en gestión, entre otros aspectos.

2.2. Análisis e interpretación de la información recopilada Partiendo de la etapa anterior, se procedió a realizar un análisis e interpretación

de la información recopilada que se caracterizó por:

• Análisis de la producción y trámite de los documentos de las áreas de la

entidad, de acuerdo con la información recopilada.

• Identificación de las secciones y subsecciones con base en los actos administrativos, mediante los cuales se crean las diferentes dependencias que conforman la estructura orgánica de la entidad.


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• Conformación de series y subseries documentales (con base en las funciones de las áreas, los procedimientos, manuales y la información recopilada en las entrevistas) con sus respectivos tipos o tipologías

documentales. En este sentido, se trabajó la relación de funciones y proyección de series y subseries resultantes.

• Elaboración del CCD, instrumento archivístico que estructura secciones,

subsecciones, series y subseries.

2.3. Valoración documental

• En esta etapa, se analizó la totalidad de la producción documental de la

entidad con base en el CCD elaborado, que refleja la estructura organizativa jerarquizada, series y subseries constituidas, posterior al

análisis de funciones, normatividad aplicable, entre otros aspectos.

• Se realizó el proceso concerniente a determinar retención, disposición

final y procedimiento sobre la documentación. La valoración consistió en analizar la documentación y determinar sus valores primarios y

secundarios definidos en la normativa archivística correspondiente, el contenido sustancial de la documentación y los criterios establecidos por la entidad.

2.4. Elaboración y presentación de las TRD Con miras al cumplimiento de los principios archivísticos y normas que regulan

la elaboración y presentación de las TRD, y teniendo en cuenta la orientación a la adecuada organización, conservación y acceso del fondo documental de la

entidad, se elaboraron las propuestas de TRD de las áreas de la ANE con base en su estructura orgánico funcional vigente, la normativa aplicable y la

información recopilada en las entrevistas y levantamiento de información de la entidad, análisis de esta, y proceso de valoración documental realizado. Para ello, como ya se mencionó, se partió de la elaboración del CCD para visualizar y

estructurar las diferentes secciones, subsecciones, series y subseries de la entidad.

En este sentido, se registró la información producto de las etapas anteriores, en el formato de TRD, es decir, se identificaron unidades administrativas, oficinas

productoras, series, subseries, tiempos de retención, disposición final, y procedimiento aplicable.


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Las propuestas de TRD se validaron con las áreas que conforman la estructura orgánica actual de la entidad, en este sentido, los productores de la información se constituyeron en la primera instancia para otorgar el respectivo visto bueno

a las TRD elaboradas.

Finalmente, se presentaron al Comité Institucional de Gestión y Desempeño para su aprobación y aval, el cual se obtuvo inicialmente el 21 de diciembre de 2018, luego en reunión del 17 de junio de 2019 (en esta sesión se presentaron las TRD

ajustadas conforme a las observaciones del concepto técnico del AGN recibido el 14 de mayo), y posteriormente el 21 de octubre de 2019 (en esta sesión se

presentaron las TRD ajustadas conforme al concepto técnico recibido el 4 de octubre). Una vez obtenida esta aprobación, se presentan las TRD al AGN para su respectiva convalidación.

Es importante mencionar que los documentos de apoyo no se registraron en las

TRD elaboradas, ya que no inciden en el cumplimiento de las funciones de las áreas de la entidad, ni han de formar parte en las series ni subseries documentales.

2.4.1. Elaboración del CCD

El CCD es el instrumento archivístico que da pie al desarrollo de las TRD, ya que

consolida la estructura y relación entre las secciones, subsecciones, series y subseries de la entidad.

Tomando como base la estructura orgánico funcional vigente de la entidad, así como los actos administrativos, leyes, decretos, procedimientos, entre otros

documentos referenciales, se logró estructurar el CCD de la ANE.

Una vez culminada la etapa de investigación preliminar sobre la ANE, y el análisis e interpretación de la información recopilada, se elaboró el CCD de acuerdo con

los siguientes aspectos:

a. Estructura orgánica y codificación de las áreas:

Las TRD se elaboran e implementan con base a la estructura orgánico funcional vigente de la entidad, ya que permite identificar adecuadamente las áreas, series, subseries y tipos documentales correspondientes, y hacer, de esta

manera, una adecuada organización, retención y disposición final de la documentación. El CCD que es el instrumento archivístico previo a las TRD,

igualmente requiere de dicha estructura para su conformación.


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En este sentido, la ANE cuenta actualmente con la siguiente estructura orgánica:

*Decreto 093 de 2010 Por el cual se adopta la estructura de la Agencia Nacional del Espectro - ANE, y se dictan otras disposiciones. **Resolución 035 de 2019 de la ANE. Por medio de la cual se modifica la Resolución 277 de 2018. / Resolución 101 de 2019 de la ANE. Por medio de la cual se modifica la Resolución 035 de 2019.

La ANE, decide presentar sus TRD con base a la estructura otorgada por la

Resolución 101 de 2019, con la que se está adelantando el proceso de convalidación de este instrumento archivístico, y con la cual se recibió el aval

del Evaluador para pasar a Pre-Comité Evaluador del AGN. Los cambios de funciones y estructura que le sean otorgadas a la entidad posterior al proceso

de convalidación de este instrumento serán tomadas en cuenta para posteriores actualizaciones de sus TRD.

Es importante mencionar que la ANE dentro de su SIG no cuenta con codificación para las áreas que conforman su estructura orgánica, por lo tanto, para efectos

de las TRD fueron codificadas para mostrar sus niveles, jerarquía y dependencia.

La codificación de las oficinas productoras corresponde a:

Nivel grado Unidad Nivel área Oficina productora Código CCD

1ero Centenas Sección Dirección General 100

2do Decenas Subsecciones 1 Subdirecciones 110, 120, 130

3ero Unidades Subsecciones 2 Grupos de Trabajo 101, 111, 112, 113, 121, 122, 131, 132, 133, 134

Es decir, que la metodología de la codificación de las áreas para la ANE consistió en respetar la estructura orgánica y jerárquica, y la identificación de las

secciones y subsecciones por niveles como a continuación se detalla:


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Código Área Nivel Observaciones

100 Dirección General Sección Es la unidad administrativa de mayor jerarquía.

101 Grupo de Transformación Digital, Tecnología y Seguridad de la Información e Innovación

Subsección 2 Es un área a nivel de Grupo de Trabajo, que depende de la Dirección General, es de decir, de la sección.

110 Subdirección de Gestión y Planeación Técnica del Espectro

Subsección 1 Es un área que depende directamente de la sección, con estatus de Subdirección.

111 Grupo de Gestión del Espectro Subsección 2 Es un área a nivel de Grupo de Trabajo, que depende de una Subdirección, es de decir, de una subsección 1.

112 Grupo de Ingeniería del Espectro Subsección 2 Es un área a nivel de Grupo de Trabajo, que depende de una Subdirección, es de decir, de una subsección 1.

113 Grupo de Planeación Técnica del Espectro

Subsección 2 Es un área a nivel de Grupo de Trabajo, que depende de una Subdirección, es de decir, de una subsección 1.

120 Subdirección de Vigilancia y Control


121 Grupo de Control Técnico del Espectro


122 Grupo de Investigaciones Subsección 2 Es un área a nivel de Grupo de Trabajo, que depende de una Subdirección, es de decir, de una subsección 1.

130 Subdirección de Soporte Institucional


131 Grupo de Gestión Financiera Subsección 2 Es un área a nivel de Grupo de Trabajo, que depende de una Subdirección, es de decir, de una subsección 1.

132 Grupo de Contratación Subsección 2 Es un área a nivel de Grupo de Trabajo, que depende de una Subdirección, es de decir, de una subsección 1.

133 Grupo de Gestión del Talento Humano


134 Grupo de Gestión Administrativa Subsección 2 Es un área a nivel de Grupo de Trabajo, que depende de una Subdirección, es de decir, de una subsección 1.

De esta manera, se abarcan todas las áreas de la entidad, y se esquematizan de acuerdo con su nivel, jerarquía y dependencia correspondiente.


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b. Formato de CCD: • Encabezado:

El encabezado tiene la identificación de la versión del formato que corresponda

al SIG, así como el nombre de este y el logo de la entidad. Es importante mencionar que los formatos en la ANE no tienen codificación de acuerdo con las

políticas internas definidas, por lo tanto, no se asigna código al formato de CCD.

• Contenido:

El CCD cuenta con los siguientes campos:

o CCD versión: deben escribirse los datos de la versión del CCD. Es decir, especificar el número correspondiente a la versión del CCD.


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Para el desarrollo sustancial de su contenido (se tomó como referencia la estructura orgánica vigente, soportada en los actos administrativos que la consolidan como tal):

o Fondo: se debe colocar el nombre de la Agencia Nacional del Espectro

– ANE, toda vez que corresponde la entidad productora. o Código sección: se debe colocar el código del área de mayor jerarquía

de la entidad, en este caso, es la Dirección General.

o Sección: se debe colocar el nombre del área de mayor jerarquía de la entidad, en este caso, es la Dirección General.

o Código subsección 1: corresponde a otro nivel de dependencia, ya que es el concerniente a los códigos de las Subdirecciones, que se encuentran adscritas a la Dirección General. Ellas son: Subdirección de

Gestión y Planeación Técnica del Espectro, Subdirección de Vigilancia y Control, y Subdirección de Soporte Institucional.

o Subsección 1: corresponde a otro nivel de dependencia, ya que es el concerniente a los nombres de las Subdirecciones, que se encuentran adscritas a la Dirección General. Ellas son: Subdirección de Gestión y

Planeación Técnica del Espectro, Subdirección de Vigilancia y Control, y Subdirección de Soporte Institucional.

o Código subsección 2: concierne a los códigos de las áreas que corresponde a los Grupos de Trabajo, sea que dependan directamente de la Dirección General (sección) o de las Subsecciones 1

(Subdirecciones). o Subsección 2: concierne a los nombres de las áreas que corresponden

a los Grupos de Trabajo, sea que dependan directamente de la Dirección General (sección) o de las Subsecciones 1 (Subdirecciones).

o Código serie: corresponde al código de la serie documental.

o Serie documental: nombre de la respectiva serie documental. o Código subserie: corresponde al código de la subserie documental.

o Subserie documental: nombre de la respectiva subserie documental.

El CCD se diligenciará en mayúscula sostenida, a excepción de las subseries documentales que se diligenciarán en letra tipo título.

Como fue diseñado el CCD permite no sólo visualizar su estructura, jerarquía y

dependencia a través de los respectivos códigos y nombres de las áreas, sino también la forma como se diligencia el formato (diligenciando la información al nivel de la sección, subsección 1 y subsección 2 respectivas, así como de las

series y subseries que corresponden a cada nivel), y el panorama orgánico funcional de la entidad en el marco de la estructuración de este instrumento

archivístico que es previo a la elaboración de las TRD. Es decir:


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c. Codificación de las series y subseries

Una vez definidas las series y subseries documentales de las áreas (secciones y subsecciones) de la entidad, se procedió a realizar los siguientes pasos metodológicos:

• Se listaron todas las series documentales de las áreas.

• Se ordenaron de forma alfabética ascendente las series documentales de las áreas.

• A cada serie documental se le asignó un número único.

• Al pasar de una serie documental a otra, se le asignó el número consecutivo siguiente.

• Posteriormente, se listaron las subseries por cada serie documental a la que pertenecen.

• Las subseries documentales se ordenaron de forma alfabética ascendente

dentro de cada serie a la que pertenece. • A cada subserie documental se le asignó un número consecutivo dentro

de la serie a la que pertenece.


20

• Las series y subseries se encuentran asociadas a las áreas correspondientes (sección y/o subsección que la genera).

• Existen series y subseries transversales, es decir, que se repiten para más

de un área. Ejemplo: Informes, es una serie que se repite en más de un área (código 23, mantiene su código único, y está en la Dirección General,

Grupo de Transformación Digital, Tecnología y Seguridad de la Información e Innovación, entre otras). Informes a Organismos del Estado es una subserie que se repite en más de un área (mantiene su código 2,

y se encuentra en la Dirección General, Subdirección de Soporte Institucional y Grupo de Gestión Financiera). Lo que las diferencia es en

el código total, que incluye el código del área. Ejemplo:

Las primeras series y subseries del CCD son las siguientes:

Como puede observarse, se encuentran ordenados de forma alfabética, tienen un código único las series, y las subseries a su vez se encuentran codificadas y

ordenadas alfabéticamente dentro de cada serie a la que pertenecen. Ejemplos para las series transversales:

100.17 Derechos de Petición

130.17 Derechos de Petición

Detalle: Área: Dirección General Serie: Derechos de Petición Subserie: Ninguna

Detalle: Área: Subdirección de Soporte Institucional Serie: Derechos de Petición Subserie: Ninguna


21

En ambos casos, se puede observar que la producción de Derechos de Petición se genera en ambas oficinas productoras (entre otras), pero lo que la diferencia es el código que se le asignó para cada una de estas para efectos de TRD.

100.34 Procesos Disciplinarios

130.34 Procesos Disciplinarios

Detalle: Área: Dirección General Serie: Procesos Disciplinarios Subserie: Ninguna

Detalle: Área: Subdirección de Soporte Institucional Serie: Procesos Disciplinarios Subserie: Ninguna

En ambos casos, se puede observar que la producción de Procesos Disciplinarios se genera en ambas oficinas productoras (entre otras), pero lo que la diferencia es el código que se le asignó para cada una de

estas para efectos de TRD. Es importante mencionar que Procesos Disciplinarios se constituye en una serie transversal, toda vez que, aunque la función general está en la Dirección General (Numeral 10, del Art. 5, Decreto 093 de 2010, que dicta “Garantizar el ejercicio del Control Disciplinario con sujeción a lo dispuesto en la Ley 734 de 2002, y aquellas normas que la modifiquen o deroguen”), se hace observancia a lo estipulado en el parágrafo 3, del Art. 76 de la Ley 734 de 2002 al no existir una Oficina de Control Interno Disciplinario en la entidad.

Ejemplo de subserie transversal:

100.23.2 Informes a Organismos del Estado

130.23.2 Informes a Organismos del Estado

Detalle: Área: Dirección General Serie: Informes

Subserie: Informes a Organismos del Estado

Detalle: Área: Subdirección de Soporte Institucional Serie: Informes

Subserie: Informes a Organismos del Estado

En ambos casos, se puede observar que la producción de Informes a Organismos del Estado se genera en ambas áreas (entre otras), pero lo que la diferencia es el código que se le asignó para cada una de estas para efectos de TRD.

Como puede observarse, se aplicaron los pasos metodológicos en la presentación

y codificación de las series y subseries documentales del CCD.

En el CCD de la ANE, para efectos de presentación por la estructura orgánica de la entidad, aparecen ordenadas por las áreas y con su jerarquía; siendo que si se quiere consultar por el orden de series y subseries se pueden aplicar los filtros

en las columnas respectivas.

Es importante mencionar que la codificación del CCD da los parámetros de codificación de las TRD.


22

2.4.2. Formato de TRD

El formato de TRD diseñado para la ANE, cuenta con toda la información requerida de acuerdo con los estándares establecidos por el AGN en sus

diferentes lineamientos que abarcan el tema. En este sentido comprende:

a. Encabezado:

El encabezado tiene la identificación de la versión del formato en el SIG, así

como el nombre de este y el logo de la entidad. Es importante mencionar que los formatos en la ANE no tienen codificación de acuerdo con las políticas internas definidas, por lo tanto, no se escribe código al formato de TRD.

b. Contenido:

En esta sección, en el formato se deben diligenciar los siguientes datos e información:

o Entidad productora: se escribirá el nombre de la entidad responsable de

la producción de la documentación, es decir, Agencia Nacional del

Espectro – ANE. o Oficina productora: Debe colocarse el código correspondiente a la oficina

productora, seguido de un guion, así como el nombre de esta. La oficina productora es la dependencia o área que produce la serie o subserie

documental como resultado del ejercicio de sus funciones. Ejemplos: 100 - Dirección General; 134 - Grupo de Gestión Administrativa.

o TRD versión: deben escribirse los datos de la versión de la TRD. Es decir,

especificar el número correspondiente a la versión de la TRD.

Estos campos deberán diligenciarse en mayúscula sostenida.

ENTIDAD PRODUCTORA:

UNIDAD ADMINISTRATIVA: ___________________

OFICINA PRODUCTORA:

Dependencia Serie Subserie Serie documental Subserie documental Tipología documental Gestión Central P E E S CT D

Dependencia: E:

Serie: S:

CT:

D:

Nombre y apellido: Nombre y apellido:

Cargo: Cargo:

Fecha: Fecha:

Firma: Firma:

AprobaciónRevisión

_____________________________________

_____________________________________

_____________________________________

Selección

Eliminación

Código de la serie.

CÓDIGO

Código de la unidad administrativa o área asignado para la TRD.

DISPOSICIÓN FINALSOPORTEDESCRIPCIÓN DOCUMENTAL

CÓDIGO SOPORTE DISPOSICIÓN FINALRETENCIÓNDESCRIPCIÓN DOCUMENTAL

Versión 0 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL -TRD

Serie documental: Nombre de cada serie documental

de la TRD. Se registra en negrilla y mayúscula

sostenida.

RETENCIÓN

Gestión: Archivo de

GestiónP: Papel

PROCEDIMIENTO

TRD versión:

_____________________________________________

_____________________________________________

_____________________________________________

_____________________________________________ ________________________________________

________________________________________

________________________________________

________________________________________

CONVENCIONES

Fecha de aprobación:

_______________________________________Acta de Comité:

_______________________________________

PROCEDIMIENTO

Instrucción sobre la

administración de la serie o

subserie documental.

Subserie documental: Nombre de cada subserie

documental de la TRD. Se registra negrilla, letra tipo

título.

Tipología documental: Nombre de cada tipo

documental de la TRD. Se registra sin negrilla, letra tipo

título.

Central: Archivo

CentralE: Electrónico

Elaboración

Conservación

Total

Digitalización

Código de la subserie.Subserie:


23

Asimismo, deberá diligenciarse el contenido sustancial del formato, es decir, con la información correspondiente a cada TRD elaborada, conforme a las siguientes indicaciones:

• Código:

o Oficina productora: código de la oficina productora asignado para la TRD. Debe estar en correlación con el código correspondiente del CCD.

o Serie: código de la serie. El código debe corresponder al indicado en el

CCD para la serie respectiva. o Subserie: Código de la subserie. El código debe corresponder al

indicado en el CCD para la subserie respectiva.

• Descripción documental:

o Serie documental: nombre de cada serie documental de la TRD. Se registra en negrilla y mayúscula sostenida. Debe estar en correlación al

código indicado en el apartado de Código de la serie y al CCD. o Subserie documental: nombre de cada subserie documental de la TRD.

Se registra en negrilla, letra tipo título. Debe estar en correlación al

código indicado en el apartado de Código de la subserie y al CCD. o Tipología documental: nombre de cada tipo documental de la TRD. Se

registra sin negrilla, letra tipo título. Las tipologías documentales no se codifican.

• Retención: o Archivo de Gestión: se debe colocar el número equivalente en año(s)

que se le asigne a la serie / subserie documental respectiva en el archivo de gestión.

o Archivo Central: se debe colocar el número equivalente en año(s) que

se le asigne a la serie / subserie documental respectiva en el archivo central.

La retención siempre se coloca en años y abarca a nivel de serie / subserie, no

de tipos documentales.

• Soporte:

o Papel (P): se debe indicar en la columna respectiva con una X, si la tipología documental corresponde a este soporte.

o Electrónico (E): se debe indicar en la columna respectiva, con una X, si la tipología documental corresponde a este soporte.

• Disposición final: o Eliminación (E): se debe marcar con una ""x"" si la serie y/o subserie

documental correspondiente será objeto de eliminación.


24

o Selección (S): se debe marcar con una ""x"" si la serie y/o subserie documental correspondiente será objeto de selección.

o Conservación total (CT): se debe marcar con una ""x"" si la serie y/o

subserie documental correspondiente será objeto de conservación total.

o Digitalización (D): se debe marcar con una ""x"" si la serie y/o subserie documental correspondiente será objeto de digitalización.

La disposición final abarca a nivel de serie / subserie, no de tipos documentales.

• Procedimiento: es la instrucción sobre la administración de la serie o subserie documental, especificando detalles sobre su alcance, retención, disposición final, responsables y normatividad aplicable. Aquí se especifica

de qué se trata la documentación, para contextualizar la información.

El procedimiento abarca a nivel de serie / subserie, no de tipos documentales.

c. Convenciones:

En este espacio, aparece por defecto, el detalle de las convenciones utilizadas

en el formato, para ayudar a diligenciar y comprender el uso de este. Esta información ya se detalló en el punto b. Contenido del formato.

d. Pie de página:

Elaboración Revisión Aprobación

Nombre y apellido:

Nombre y apellido:

Cargo: Cargo:

Acta de Comité:

Fecha: Fecha:

Fecha de aprobación:

Firma: ___________________________________ Firma: ________________________________________

En este apartado, se encuentran los campos que deberán ser diligenciados en lo

correspondiente a:


25

• Elaboró: o Nombre y apellido: se debe colocar el nombre completo del (la)

funcionario (a) o contratista que elaboró la TRD.

o Cargo: se debe colocar el cargo de la persona que elaboró la TRD. o Fecha: se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración de la

TRD, con la estructura completa; ejemplo: 01 de enero de 2019. o Firma: corresponde a la firma de la persona que elaboró la TRD.

• Revisó: o Nombre y apellido: se debe colocar el nombre completo del (la)

Coordinador(a) responsable del proceso de Gestión Documental en la entidad.

o Cargo: se debe colocar el cargo del (la) Coordinador(a) responsable del

proceso de Gestión Documental en la entidad. o Fecha: se debe colocar la fecha correspondiente al aval de la TRD por

parte del (la) Coordinador(a) responsable del proceso de Gestión Documental en la entidad, con la estructura completa; ejemplo: 01 de enero de 2019.

o Firma: corresponde a la firma del (la) Coordinador(a) responsable del proceso de Gestión Documental en la entidad.

• Aprobó:

o Acta de Comité: se debe colocar el No. Del Acta y nombre del comité

donde se aprobaron las tablas de retención documental de la entidad. o Fecha de aprobación: Colocar la fecha del comité en la que fueron

aprobadas las tablas de retención documental de la entidad.

2.4.3. Conformación y denominación de series, subseries y tipos documentales

Para la conformación de las series y subserie documentales, se trabajó la relación entre estas y las funciones de las oficinas productoras de la documentación, es decir, que a cada área se le identificaron las series y

subseries que corresponden a las funciones que tienen asignadas por actos administrativos, tomando como base el levantamiento de información realizado

(su producción documental) y las indicaciones del AGN en la materia. Es así como las series y subseries de cada oficina productora de documentos

reflejan las funciones, procedimientos y normatividad aplicable, en virtud del desarrollo de los trámites y procedimientos administrativos que se desarrollan

para el cumplimiento de los objetivos que les han sido asignados.


26

La conformación de series y subseries bajo la responsabilidad de unidades administrativas permite conservar unidades documentales completas, ya que se regulará la generación, trámite y conservación de estas, acorde a las

necesidades de la entidad y siguiendo los principios de la archivística sobre procedencia y orden original de los documentos.

Para la conformación de las series y subseries se trabajó en un Cuadro de Producción Documental (ver anexo d), como insumo para la elaboración del CCD.

Por otra parte, para la denominación de las series, subseries y tipologías se tomó

en cuenta que esta se hace por la documentación generada y no por procesos y/o actividades. Es decir, Informes, Planes, Programas, etc., se constituyen en documentación propia, por lo tanto, funcionan como denominaciones claras de

series / subseries resultantes de las funciones que las pueden generar. Mientras que Gestión Financiera, Trámites, Políticas, etc., corresponden a procesos,

gestiones, etc., por lo tanto, no deben denominarse las series, subseries y/o tipologías documentales de esta manera.

Es importante mencionar que, para la denominación de las series y subseries, se revisaron las tipologías componentes, y la denominación de estas se basó en

los nombres asignados a los documentos que se revisaron en los expedientes, sin mencionar en los mismos periodicidad puntual.

Como puede observarse, se hizo un trabajo riguroso para la identificación de las series y subseries de cada área, versus las funciones que tienen asignadas por

los respectivos actos administrativos.

2.4.4. Criterios para la definición de los tiempos de retención

Para el establecimiento de los tiempos de retención en las TRD de las diferentes

oficinas productoras, se partió de un ejercicio de valoración, con el fin de determinar los valores primarios (para la gestión) y secundarios (para la sociedad) de los documentos, y determinar su permanencia en las diferentes

etapas de los archivos en la entidad (archivo de gestión, archivo central, archivo histórico), así como su respectiva disposición final.

Es importante mencionar que los tiempos de retención se establecen en años y aplican para series y/o subseries documentales, y este tiempo se considera para

todas las tipologías que conformen la serie o subserie documental. Asimismo, es menester destacar que, como se detalló en el apartado 2.4.2. Formato de TRD,

se especificó que la retención comprende al Archivo de Gestión y Archivo Central,


27

ya que el Archivo Histórico se relaciona con la disposición final CT (Conservación Total o Permanente).

En este sentido, los criterios para determinar los tiempos de retención de las diferentes series y subseries comprendieron varios aspectos:

• Observancia a los tiempos establecidos en las diferentes normas vigentes

que apliquen a las series y subseries correspondientes.

• Necesidad de la entidad en el resguardo de su documentación, incluyendo el tiempo precaucional correspondiente.

• Procedimientos, trámites y vigencia de los documentos de las áreas. • Uso y frecuencia de consulta de la documentación. • Las recomendaciones suministradas por el AGN a través de su Banco

Terminológico. • Proceso de valoración.

Para la valoración se tomó en cuenta el ciclo vital de los documentos, la documentación propiamente dicha, los procesos y procedimientos que la

generan, la historia institucional, la frecuencia de consulta y el marco normativo aplicable.

De la valoración se desprenden los siguientes valores:

• Valores primarios: importan a la administración y viene dado por el origen de los documentos, es decir, viene dado en relación con el

cumplimiento del fin que lo creo. Puede ser: valor administrativo (asunto que motivó su producción), jurídico (relacionado a derechos y obligaciones legales), valor legal (los documentos que son testimonio ante

la ley), valor fiscal (utilidad para el fisco o Tesoro), valor contable (soportan cuentas, ingresos, egresos y demás movimientos económicos

de la entidad).

• Valores secundarios: importan para la historia, la consulta retrospectiva y la investigación. Pueden ser de interés para la ciencia, historia, cultura, por su valor simbólico e inclusive estético. Asimismo,

también a la sociedad. Ya aquí los documentos han agotado sus valores primarios, o en ocasiones coexisten ambos valores (por ejemplo, en los

actos administrativos que nacen con una función administrativa, pero por sí mismos tiene valor histórico). De allí que analizando los documentos se observan que se pueden identificar en dispositivos (como los actos

administrativos), actividades (informes de gestión, planes, etc.) y misionales (estudios técnicos, programas técnicos, etc.).


28

Por otra parte, de acuerdo con las recomendaciones del AGN, los tiempos promedio por las diferentes etapas del archivo, deben abarcar:

Etapa Tiempo Observaciones

Archivo de Gestión De 1 a 5 años

Archivo Central De 5 a 20 años Pueden existir series o subseries documentales que puedan resguardarse 80 o hasta 100 años en esta etapa.

Archivo Histórico Conservación permanente una vez se haya agotado el tiempo de retención en Archivo Central

Los tiempos precaucionales se ejecutan en Archivo Central.

Normas generales que se consideraron para la definición de los tiempos de

retención:

Norma Descripción Tema

Ley 80 de 1993. Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.

Prescripción de la responsabilidad contractual.

Ley 734 de 2002. Código Único Disciplinario. Prescripción de la responsabilidad disciplinaria.

Ley 791 de 2002. Por medio de la cual se reducen los términos de prescripción en materia civil.

Prescripción civil.

Ley 962 de 2005. Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del

Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos.

Documentación contable.

Las precedentes son algunas normas tomadas en cuenta para establecer la

retención documental; sin embargo, se refiere consultar el anexo d. Cuadro de Producción Documental donde se especifica con cada serie / subserie documental la normatividad utilizada.

Ejemplos de aplicación de los criterios de retención:

Oficina productora

Serie Subserie Retención

Observaciones

Gestión Central

Dirección General

Actas Actas Comité Directivo

2 años 8 años Las Actas del Comité Directivo se constituyen en una subserie documental con valor histórico, toda vez que estos soportes respaldan las decisiones de la instancia (Art. 3 de la Resolución 101 de 2019 de la ANE) encargada del seguimiento al plan estratégico y plan de acción de la entidad, de allí que esta


29

Oficina productora


Observaciones

Gestión Central

documentación reviste de interés histórico. Por lo tanto, es de conservación permanente. La disposición final asimismo se estipula tomando como base lo establecido en el punto 5 de la Circular externa 003 de 2015 del Archivo General de la Nación. El tiempo de retención empezará a contar a partir de la culminación de los asuntos sujetos a consulta o decisión por parte de este Comité. Asimismo, se establece esta retención, la cual es tiempo suficiente para poder responder a las solicitudes de las autoridades administrativas y judiciales

(tomando como referencia 5 años establecidos en el Art. 30 de la Ley 734 de 2002, a la cual la entidad considera pertinente adicionar tiempo de 5 años de retención precaucional por las razones expuestas en el párrafo anterior). Una vez finalizado su tiempo de retención en Archivo Central deberá conservarse permanentemente la totalidad de la documentación de esta subserie documental en su soporte original en el Archivo Histórico. Asimismo, los documentos deberán ser digitalizados de acuerdo con lo estipulado en el Parágrafo 2, Art. 19, Ley 594 de 2000 y en el Art. 16 del Acuerdo 002 de 2014 por el Área de Gestión Documental de la ANE una vez culmine su tiempo de retención en Archivo de Gestión, y se conservará en la herramienta destinada para ello.

Grupo de Contratación

Contratos Contratos de Interventoría

1 año 19 años Los Contratos de Interventoría poseen valores primarios jurídicos ya que consolidan la información de la contratación de servicios especializados para interventoría de servicios específicos de la entidad. El tiempo de retención empezará a contar a partir de la suscripción del acta de cierre del expediente


30

Oficina productora


Observaciones

Gestión Central

contractual. El tiempo de retención se asigna en 20 años tomando como base lo estipulado en el Art. 55 de la Ley 80 de 1993. Una vez culminado su tiempo de retención en Archivo Central, se seleccionará el 30% de la producción documental anual, ya que el volumen documental es bajo, correspondiente a conservar aquellos contratos cuyo objeto se relaciona al cumplimiento de las funciones misionales de la ANE (de labores de gestión y planeación de espectro). El resto de la documentación una vez culminado su tiempo de

retención en Archivo Central deberá ser objeto de eliminación (la física por picado, la electrónica de acuerdo con la Política de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo de la entidad) de acuerdo con lo establecido en el Art. 22, Acuerdo 004 de 2019 del Archivo General de la Nación y el responsable de su ejecución será el Área de Gestión Documental de la ANE. Los documentos originalmente físicos deberán ser digitalizados de acuerdo con los lineamientos establecidos por la entidad, por el Área de Gestión Documental de la ANE y/o profesional designado por el Grupo de Contratación con la asesoría de aquel, durante su tiempo de retención en Archivo de Gestión, y se conservará en la herramienta destinada para ello. La documentación que será seleccionada se mantendrá en su soporte original. Las copias digitales de los originales físicos no seleccionados deberán ser eliminadas de acuerdo con lo establecido en la Política de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo de la entidad, siendo el responsable de este proceso el Área de Gestión Documental de la ANE, y deberá ser ejecutado en paralelo con la


31

Oficina productora


Observaciones

Gestión Central

eliminación del soporte físico de los documentos no seleccionados a la terminación de su retención en Archivo Central.

Grupo de Gestión Financiera

Estados Financieros

1 año 9 años Esta serie documental posee valores históricos, toda vez que corresponde a la documentación que refleja la situación financiera de la entidad en diversos periodos de tiempo; posee información exclusiva,

consolidada y de importancia colectiva para el Estado y la sociedad. La disposición final asimismo se estipula tomando como base lo establecido en el punto 5 de la Circular externa 003 de 2015 del Archivo General de la Nación. El tiempo de retención empezará a contar a partir de la fecha de publicación de los Estados Financieros del último trimestre para cada vigencia. Asimismo, se establece esta retención, la cual es tiempo suficiente para poder responder a las solicitudes de las autoridades administrativas y judiciales (tomando como base los 10 años estipulados en el Art. 28 de la Ley 962 de 2005, que incluiría además los 5 años estipulados en el Art. 30 de la Ley 734 de 2002). Una vez finalizado su tiempo de retención en Archivo Central deberá conservarse permanentemente la totalidad de la documentación de esta subserie documental en su soporte original en el Archivo Histórico. Asimismo, los documentos deberán ser digitalizados de acuerdo con lo estipulado en el Parágrafo 2, Art. 19, Ley 594 de 2000 y en el Art. 16 del Acuerdo 002 de 2014 por el Área de Gestión Documental de la ANE una vez culmine su tiempo de retención en Archivo de Gestión, y se conservará en la herramienta destinada para ello.


32

Por último, es menester destacar que los tiempos de retención en Archivo de Gestión en general empiezan a contar una vez se haya cerrado el expediente objeto de su aplicación, o de acuerdo con el evento que origina la terminación

de la vigencia del documento principal.

Específicamente para dar cuenta de los tiempos de retención establecidos, se realizó un cuadro donde se justifica por cada serie y subserie documental de las TRD elaboradas (ver anexo d. Cuadro de producción documental).

2.4.5. Criterios de valoración para la definición de la disposición final

La valoración es un proceso archivístico y continuo, que abarca desde que se

planifican los documentos hasta que se definen su destino final (eliminación, selección, conservación total, digitalización).

Aquí también cabe destacar que, de acuerdo con cada etapa del archivo (Archivo de Gestión, Archivo Central, Archivo Histórico) surgen valores, sean primarios

y/o secundarios, que permiten orientar de igual forma el establecimiento de la disposición final de los documentos.

La disposición final corresponde a:

• Eliminación: Consiste en la destrucción controlada de la documentación

componente de series y/o subseries documentales, cuyo procedimiento

se haya establecido así en las respectivas TRD, y que, como resultado del proceso de valoración respectivo, no poseen valores secundarios, ni es

menester aplicarles selección, ya que carecen de valor informativo. Por ejemplo: la subserie documental Consecutivos de Comunicaciones

Oficiales Enviadas ya que posee valores administrativos (de apoyo a la gestión) pero carece de valores históricos, toda vez que consolida el control de los consecutivos de comunicaciones oficiales enviadas

ordenadas por su número de registro, y cuyo soporte reposa en los respectivos expedientes de las áreas, por lo tanto, no amerita su

conservación posterior al tiempo de retención que se le asignó. Asimismo, son objeto de eliminación aquellas series o subseries

documentales que contienen información que se encuentra consolidada en otra agrupación documental; por ejemplo: la serie documental

Registros de Operaciones de Caja Menor no posee valores secundarios, ya que hace referencia a los soportes de las operaciones de


33

caja menor de la entidad, en sus procesos de apertura, ejecución, reembolso y de legalización. Por lo tanto, se le dispuso eliminación posterior al tiempo de retención asignado (el cual se le estableció en 10

años); ya que adicionalmente la información relacionada a esta serie documental se encuentra contenida en la TRD del Grupo de Gestión

Financiera, en la serie Estados Financieros, a la cual posterior a su tiempo de retención (10 años) se le asignó una disposición final de conservación total.

Adicionalmente, pueden ser objeto de eliminación, aquellas series o

subseries documental, en las que no existe sustento en base normativa que permita establecer otro tipo de disposición final. Corresponde al procedimiento que se aplica a la documentación que ha perdido sus

valores primarios, y que carece de valores históricos. Para la ANE, se ha de seguir el procedimiento establecido en el Art. 22, Acuerdo 004 de 2019

del AGN, siendo el responsable de su ejecución el Área de Gestión Documental de la ANE, una vez haya culminado el tiempo de retención establecido. Es importante destacar que la eliminación se aplicará para el

soporte físico por picado y el material resultante se reciclará, y para el soporte electrónico de acuerdo con la Política de Gestión de Documentos

Electrónicos de Archivo de la entidad. Adicionalmente se hará observancia al Procedimiento de Disposición Final de Documentos y otros documentos técnicos (como manuales, instructivos, entre otros) que la entidad haya

desarrollado para normalizar las acciones asociadas.

Ejemplo de disposición final “eliminación”:

Oficina productora

Serie Subserie Retención total

Disposición final

Observaciones

Dirección General

Manuales Manuales de los Sistemas de Información

5 años Eliminación Los Manuales de los Sistemas de Información tanto técnicos como de usuarios, carecen de valores históricos ya que su vigencia corresponde a la de los sistemas y equipos que relacionan, adicional de la premura en la obsolescencia de la tecnología en la

sociedad actual; adicionalmente la información


34

Oficina productora


Disposición final

Observaciones

relacionada se encuentra en la TRD de esta área, en la serie Historiales de Equipos de TIC, y en la TRD del Grupo de Gestión Administrativa en la serie Historial de Bienes. El tiempo de retención empezará a contar a partir de la fecha de retiro o dada de baja del sistema de información correspondiente. Asimismo, se establece esta retención, tiempo que se considera suficiente que contempla los 5 años establecidos en el Art. 30 de la Ley 734 de 2002 por cualquier responsabilidad de tipo disciplinaria, y sobre la cual la entidad no

considera pertinente adicionar tiempo de retención precaucional por las razones expuestas en el párrafo anterior. Una vez culminado su tiempo de retención en Archivo Central la documentación deberá ser objeto de eliminación (haciendo observancia a la Política de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo de la entidad) de acuerdo con lo establecido en el


35

Oficina productora


Disposición final

Observaciones

Art. 22, Acuerdo 004 de 2019 del Archivo General de la Nación y el responsable de su ejecución será el Área de Gestión Documental de la ANE.

• Selección: Consiste en determinar la conservación parcial de series y/o subseries, a través de criterios cuantitativos y cualitativos, lo cual sirve para argumentar el procedimiento que se establezca en la TRD. De la

selección se entiende que a mayor volumen documental debe ser menor el porcentaje de la muestra, y a menor volumen documental debe ser

mayor el porcentaje de la muestra a conservar permanentemente. El resultado cuantitativo debe responder igualmente a criterios cualitativos relacionados a las necesidades de la entidad, la ejecución de sus funciones

misionales, el volumen documental, su consulta y contenido sustancial de la serie y/o subserie documental, la importancia de dejar una muestra de

ejecución de funciones. La documentación que ha de conservarse permanentemente como resultado del proceso de selección, deberá ser en su soporte original y en el caso que sea física será digitalizada de

acuerdo con los lineamientos que haya establecido la entidad, y en observancia a lo estipulado en el Parágrafo 2, Art. 19, Ley 594 de 2000 y

en el Art. 16 del Acuerdo 002 de 2014 del Archivo General de la Nación – AGN.

En ocasiones se superpone un criterio (cualitativo vs cuantitativo) en

relación con otro, considerando aspectos como:

Criterio cuantitativo Criterio cualitativo

Producción documental Relevancia de la información

A mayor producción documental, menor el porcentaje de selección

Interés de conservar una muestra de la serie / subserie, indistintamente si se ha haya generado o en qué cantidad

A menor producción documental, mayor el porcentaje de selección

Responde a periodos de tiempo de relevancia de cambios en los lineamientos estratégicos en la entidad.

Con la selección se permite no dejar vacíos sobre procesos que se llevan

a cabo en la entidad, pero como por el resultado de la valoración, no precisan su conservación total sino parcial.

Ejemplos de disposición final “selección”:


36

Ejemplo 1:

Grupo de Contratación Serie: Contratos

Serie: Convenios Para este caso particular, se realizó un análisis con base a lo siguiente:

Como puede observarse en la tabla precedente, se hizo una revisión y análisis

de producción documental histórica para determinar la selección para los tipos de contratos y convenios que maneja la ANE. Al ser esta entidad una institución

del sector de Tecnologías de la Información y Comunicaciones, el enfoque está orientado en resguardar lo que apoye o dé cuenta del objeto misional de la

entidad. Aquí se observa que los Contratos y Convenios, que son series con subseries

resaltantes para esta área, serán objeto de selección o conservación total dependiendo del porcentaje o cantidad establecido en el análisis (cuantitativo).

De esta manera:

• Para la documentación con valor histórico lógicamente se estableció un

criterio de conservación total (100% de conservación). • Para la selección se estableció un criterio de porcentaje como sigue: un

porcentaje mayor de 30% (a menor producción mayor porcentaje), y un porcentaje mínimo de 20% (a mayor producción menor porcentaje). Estos porcentajes van asociados a la producción documental y frecuencia de

consulta. • Para la selección se estableció también un criterio de cantidad. En los

casos que los expedientes puedan tener las mimas razones para poder ser seleccionados, queda como muestra de la gestión y soporte de procedimientos.

CantidadObjeto

misionalPorcentaje Cantidad

Objeto


Objeto


Objeto

misionalPorcentaje

Contratos de Arrendamiento 1 1 100% 1 0 0% 0 0 0% 0 0 0% 30%

Contratos de Comodatos 0 0 0% 1 1 100% 2 2 100% 0 0 0% 30%

Contratos de Compraventa 22 4 18% 18 6 33% 17 3 18% 11 4 36% 20%

Contratos de Consultoría 1 0 0% 3 1 33% 3 0 0% 2 1 50% 30%

Contratos de Interventoría 0 0 0% 0 0 0% 0 0 0% 0 0 0% 30%

Contratos de Obras 0 0 0% 0 0 0% 0 0 0% 0 0 0% 1 al año

Contratos de Prestación de Servicios 22 4 18% 27 6 22% 31 8 26% 31 9 29% 20%

Contratos de Prestación de Servicios

Profesionales y de Apoyo a la Gestión 11 7 64% 15 0 0% 25 6 24% 27 16 59% 20%

Contratos de Seguros 1 0 0% 3 0 0% 4 0 0% 1 0 0% 1 al año

Contratos de Suministro 2 0 0% 7 0 0% 7 0 0% 6 0 0% 1 al año

Convenios de Cooperación

Internacional 0 0 0% 0 0 0% 0 0 0% 0 0 0% 100%

Convenios de Cooperación Nacional 5 5 100% 7 7 100% 5 5 100% 2 2 100% 100%

Convenios Interadministrativos 7 0 0% 6 0 0% 6 1 17% 2 0 0% 1 al año

Total general 72 21 29% 88 21 24% 100 25 25% 82 32 39%

Criterio TRDClase de contratos

2015 2016 2017 2018


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Ejemplo 2:

Oficina

productora Serie Subserie Retención

total Disposición

final Observaciones

Dirección General

Informes Informes de Medición de Satisfacción del Cliente

5 años Selección Los Informes de Medición de Satisfacción del Cliente, se constituyen en

una subserie documental con valor administrativo que provee información que documenta el compromiso de la entidad en realizar la evaluación del cumplimiento de sus funciones de cara a la atención de sus clientes y la percepción que estos reciben del servicio. El tiempo de retención empezará a contar a partir de la presentación del informe respectivo, con el resultado de las encuestas. Asimismo, se establece esta retención, tiempo que se considera suficiente que contempla los 5 años establecidos en el Art. 30 de la Ley 734 de 2002 por cualquier responsabilidad de tipo disciplinaria, y sobre la cual la entidad no considera pertinente adicionar tiempo de retención precaucional por las razones expuestas en el párrafo anterior.

Una vez culminado su tiempo de


38

Oficina productora


Disposición final

Observaciones

retención en Archivo Central, se seleccionarán cada 5 años los Informes de Medición de Satisfacción del Cliente correspondientes, toda vez que con esta periodicidad se redefine la metodología de medición y presentación de estos. El resto de la documentación una vez culminado su tiempo de retención en Archivo Central deberá ser objeto de eliminación (de acuerdo con lo estipulado en la electrónica de acuerdo con la Política de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo de la entidad) de

acuerdo con lo establecido en el Art. 22, Acuerdo 004 de 2019 del Archivo General de la Nación y el responsable de su ejecución será el Área de Gestión Documental de la ANE. La documentación que será seleccionada se mantendrá en su soporte original y se conservará permanentemente en el Archivo Histórico.

En el ejemplo precedente, se observa claramente una selección con un criterio marcadamente cualitativo, ya que obedece a la necesidad de la oficina productora.


39

Para detalles sobre las series / subseries documentales y la aplicación de criterios de selección a las que correspondió, se refiere consultar el anexo d, Cuadro de

Producción Documental.

• Conservación total: Consiste en resguardar técnicamente y de forma archivística la documentación con valor histórico o permanente, en la tercera etapa de archivos, es decir, en el Archivo Histórico. Es importante

considerar que para los documentos análogos originales se ha de tomar en cuenta lo establecido en el Parágrafo 2, Art. 19, Ley 594 de 2000, “Los

documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio”. Es decir, los documentos para conservación

total o permanente se mantendrán en su soporte original, indistintamente que sean físicos nativamente que posteriormente haya tenido proceso de

digitalización. En este sentido, los documentos con valores secundarios, es decir, que

importan para la cultura, la investigación retrospectiva, identificación de la función misional de la ANE, soportes de decisiones y consultas a

comités, reconstrucción de hechos importantes para la entidad, y de impacto para esta y para la sociedad, deberán conservarse permanentemente.

Los documentos de conservación total responden a series misionales por

contener información sobre las funciones propias de razón de ser de la entidad, de decisiones de comités, aquellos que hagan referencia a entrega de información como entidad a organismos del Estado o a entes

de control, que dan cuenta de planeación estratégica de la entidad, actos administrativos de carácter dispositivo como lo son las Resoluciones y

Circulares Dispositivas, documentos relacionados con reestructuración administrativa de la entidad, convenios internacionales y los resultantes

de selección archivística. Ejemplos de disposición final “conservación total”:

Oficina

productora Serie Subserie Retención

total Disposición

final Observaciones

Dirección General

Manuales Manuales de Gestión del Espectro

15 años Conservación total

Esta subserie documental posee valores administrativos, técnicos y legales, ya que se

constituye en el documento que describe y detalla


40

Oficina productora


Disposición final

Observaciones

la gestión del espectro en la entidad, por lo que es el documento de primera mano para la realización de las funciones que dan razón de ser a la ANE. Es una iniciativa desde la Dirección General, por lo que se convierte en un documento estratégico, de consulta frecuente, y con valores secundarios, que importan a la investigación retrospectiva tanto a lo interno como externo, ya que permite conocer a futuro cómo se desarrolló la estrategia y práctica de las funciones misionales de la

entidad. Por lo tanto, esta subserie documental es de conservación permanente. La disposición final asimismo se estipula tomando como base lo establecido en el punto 5 de la Circular externa 003 de 2015 del Archivo General de la Nación. El tiempo de retención empezará a contar a partir de la declaración de obsoleto del respectivo Manual. Asimismo, se establece esta retención, la cual es


41

Oficina productora


Disposición final

Observaciones

tiempo suficiente para poder responder a las solicitudes de las autoridades administrativas y judiciales (tomando como referencia 5 años establecidos en el Art. 30 de la Ley 734 de 2002, a la cual la entidad considera pertinente adicionar tiempo de 10 años de retención precaucional por las razones expuestas en el párrafo anterior). Una vez finalizado su tiempo de retención en Archivo Central deberá conservarse permanentemente la totalidad de la documentación de esta subserie documental en su soporte original en el Archivo Histórico.

Subdirección de Soporte Institucional

Circulares Circulares Dispositivas

20 años Conservación total

Esta subserie documental posee valores administrativos, jurídicos y secundarios, toda vez que es el instrumento administrativo por el que la dependencia emite un comunicado con un propósito específico, a rangos inferiores, por lo que es empleado para transmitir instrucciones y decisiones que deban cumplirse u observarse obligatoriamente, en concordancia


42

Oficina productora


Disposición final

Observaciones

con la Ley 1437 de 2011 -Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Por lo tanto, es de conservación permanente. La disposición final asimismo se estipula tomando como base lo establecido en el punto 5 de la Circular externa 003 de 2015 del Archivo General de la Nación. El tiempo de retención empezará a contar a partir de la expedición de la circular, en concordancia con la Ley 1437 de 2011 -Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Asimismo, se establece esta

retención, la cual es tiempo suficiente para poder responder a las solicitudes de las autoridades administrativas y judiciales (tomando como referencia 5 años establecidos en el Art. 30 de la Ley 734 de 2002, a la cual la entidad considera pertinente adicionar tiempo de 15 años de retención precaucional ya que es una subserie de alta consulta, implica cumplimiento de obligaciones de índole administrativo, jurídico y legal, es


43

Oficina productora


Disposición final

Observaciones

testimonio de la toma de decisiones, por lo que puede ser fuente de investigación retrospectiva). Una vez finalizado su tiempo de retención en Archivo Central deberá conservarse permanentemente la totalidad de la documentación de esta subserie documental en su soporte original en el Archivo Histórico. Asimismo, cuando el soporte original sea físico deberá ser digitalizado de acuerdo con lo estipulado en el Parágrafo 2, Art. 19, Ley 594 de 2000 y en el Art. 16 del Acuerdo 002 de 2014, por el Área de Gestión Documental de la ANE una vez

culmine su tiempo de retención en Archivo de Gestión, y se conservará en la herramienta destinada para ello.

• Digitalización: Como lo define el Acuerdo 027 de 2006, “técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (soportes: papel, video, casetes, cinta, película,

microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computados”.

Se hace menester destacar que la digitalización puede ser tanto con fines archivísticos (la digitalización simple, con OCR, que sirve para facilitar la

consulta y seguir la trazabilidad de forma automatizada de la documentación), y la certificada, en la que debe contarse con mecanismos

tecnológicos de avanzada que permitan generar documentos con los criterios legales que serán testimonio para temas jurídicos de peso. En


44

este punto hay que destacar que al ser la ANE una entidad del sector de tecnologías de la información y comunicaciones se encuentra trabajando en proyectos que permitan la gestión de documentos electrónicos,

digitales y digitalizados. Para soportar estos procesos de digitalización, aplicación de los lineamientos de Cero Papel y facilitar la consulta de los

documentos, la entidad tiene proyectado adquirir un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA.

Es decir, la reproducción por medio técnicos se realizará para contribuir a la preservación del soporte original físico que sea de conservación

permanente y selección, así como también a la documentación que necesariamente deba ser digitalizada por integrarse a otros sistemas tanto internos de la entidad (ERP donde se encuentra identificados en

flujos documentales) como externos (SECOP donde deben cargarse o encontrarse soportes digitales de los expedientes de contratos que se

lleven a cabo por la entidad), facilitando la consulta y trazabilidad de la información.

Para los documentos nativos análogos, que serán objeto de digitalización con fines archivísticos (ejemplo las subseries de la serie Contratos) en

vista de que será digitaliza la documentación durante su tiempo de retención en Archivo de Gestión, las copias digitales de los originales físicos no seleccionados deberán ser eliminadas de acuerdo con lo

establecido en la Política de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo de la entidad, siendo el responsable de este proceso el Área de

Gestión Documental de la ANE, y deberá ser ejecutado en paralelo con la eliminación del soporte físico de los documentos no seleccionados a la terminación de su retención en Archivo Central. Este lineamiento hace

referencia a la integridad del expediente, para garantizar su consulta y acceso, y va en concordancia con la Política de Gestión de Documentos

Electrónicos de Archivo de la entidad.

La digitalización en rasgos generales deberá ser realizada por el Área de Gestión Documental de la entidad, pero existen casos excepcionales donde ha de realizarse desde su etapa de gestión (como para la serie

Resoluciones de la Dirección General, y las subseries de la serie Contratos del Grupo de Contratación, toda vez que la consulta es alta, y se precisa

su digitalización para cargue en repositorios internos / externos para preservación del soporte físico (en el caso de las primeras) y facilitar la gestión y responder a otros organismos del Estado (en el caso de las

segundas). En los casos que aplique realizar el proceso en Archivos de Gestión, la entidad determinará en sus procedimientos la ejecución del

proceso por parte del personal del área designado para ello con la asesoría del Área de Gestión Documental de la entidad, o por esta directamente.


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Asimismo, la digitalización se realizará en la etapa del archivo que corresponda a lo establecido en las TRD, a la dinámica de la producción y gestión documental de la entidad. Se han de seguir las políticas,

procedimiento y lineamientos establecidos por la entidad para ello. En rasgos generales aplica:

• La documentación con valores primarios y secundarios inmediatos (ejemplo: Resoluciones) se digitalizará durante su tiempo de retención en Archivos de Gestión, ya que responde a las necesidades propias del área,

la alta consulta de la información por tipo documental, apoyo a la toma de decisiones, evitar manipulación excesiva del soporte original.

• La documentación con valores primarios y secundarios inmediatos (ejemplo: Actas de Comités) se digitalizará una vez culmine su tiempo de retención en Archivos de Gestión, ya que se precisa que la información

esté consolidada para posterior consulta, ya ha cesado su etapa activa, y se requiere resguardo del soporte original.

• La documentación con valores primarios y que ha de desarrollar valores para la investigación posterior, luego de la culminación de los cierres de los trámites de los expedientes respectivos (Procesos Disciplinarios con

fallo sancionatorio en primera o segunda instancia), se ha de digitalizar en Archivo Central.

• La documentación con valores primarios que será objeto de selección pero que se soporta desde su etapa de gestión en otros sistemas tecnológicos (ERP – SECOP), se digitalizará en Archivo de Gestión.

• La documentación de conservación permanente. • La documentación producto de la selección archivística.

Sin embargo, es preciso considerar que existen particularidades de las series y subseries documentales, en las que en el procedimiento de la respectiva TRD se

detalla el proceder.

Ejemplos de disposición final “digitalización”:

Oficina productora


Disposición final

Observaciones

Dirección General

Actas Actas Comité de Comunicaciones

10 Conservación total

Las Actas del Comité de Comunicaciones se constituyen en una subserie documental con valor histórico, toda vez que estos soportes respaldan las decisiones de un


46

Oficina productora


Disposición final

Observaciones

Comité decisorio y consultivo (Art. 12 de la Resolución 101 de 2019 de la ANE) en materia de comunicaciones internas y externas de la entidad, que se encarga de diseñar la estrategia de comunicaciones para las actividades que requiera la ANE, teniendo en cuenta el público objetivo al que se quiere llegar; de allí que esta documentación reviste de interés histórico. Por lo tanto, es de conservación permanente. La disposición final asimismo se estipula tomando como base lo establecido en el punto 5 de la

Circular externa 003 de 2015 del Archivo General de la Nación. El tiempo de retención empezará a contar a partir de la culminación de los asuntos sujetos a consulta o decisión por parte de este Comité. Asimismo, se establece esta retención, la cual es tiempo suficiente para poder responder a las solicitudes de las autoridades administrativas y judiciales (tomando como referencia 5 años establecidos en el Art. 30 de la Ley 734 de 2002, a la


47

Oficina productora


Disposición final

Observaciones

cual la entidad considera pertinente adicionar tiempo de 5 años de retención precaucional por las razones expuestas en el párrafo anterior). Una vez finalizado su tiempo de retención en Archivo Central deberá conservarse permanentemente la totalidad de la documentación de esta subserie documental en su soporte original en el Archivo Histórico. Asimismo, los documentos deberán ser digitalizados de acuerdo con lo estipulado en el Parágrafo 2, Art. 19, Ley 594 de 2000 y en el Art. 16 del Acuerdo 002 de 2014 por el

Área de Gestión Documental de la ANE una vez culmine su tiempo de retención en Archivo de Gestión, y se conservará en la herramienta destinada para ello.

Dirección General

Acciones Constitucionales

Acciones de Tutela

10 años Selección Esta subserie documental posee valores legales, y concierne a la documentación del proceso de la acción de una persona ante un Juez de la República, con la finalidad de obtener protección de un derecho


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Oficina productora


Disposición final

Observaciones

fundamental constitucional que se encuentre vulnerado o amenazado, en concordancia con el Art. 86 de la Constitución Política, y el Art. 19 del Decreto 2591 de 1991. El tiempo de retención empezará a contar a partir de la emisión del fallo o sentencia en primera y/o segunda instancia, conforme aplique, en concordancia a las disposiciones legales vigentes establecidas en el Art. 86 de la Constitución Política, y Art. 19 del Decreto 2591 de 1991. Asimismo, se establece esta retención, la cual es tiempo suficiente para poder

responder a las solicitudes de las autoridades administrativas y judiciales (tomando como referencia 5 años establecidos en el Art. 30 de la Ley 734 de 2002, a la cual la entidad considera pertinente adicionar tiempo de 5 años de retención precaucional por las razones expuestas en el párrafo anterior). Una vez culminado su tiempo de retención en Archivo Central, se seleccionará el 5% de la producción documental anual, ya que el volumen


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Oficina productora


Disposición final

Observaciones

documental es alto correspondiente a conservar aquellas Acciones de Tutela que tuvieron fallo de segunda instancia desfavorable para la ANE. El resto de la documentación una vez culminado su tiempo de retención en Archivo Central deberá ser objeto de eliminación (la física por picado, la electrónica de acuerdo con la Política de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo de la entidad) de acuerdo con lo establecido en el Art. 22, Acuerdo 004 de 2019 del Archivo General de la Nación y el responsable de su ejecución será el Área de Gestión Documental de la ANE.

La documentación que será seleccionada se mantendrá en su soporte original; en el caso de que este sea físico asimismo deberá ser digitalizada de acuerdo con lo estipulado en el Parágrafo 2, Art. 19, Ley 594 de 2000 y en el Art. 16 del Acuerdo 002 de 2014, por el Área de Gestión Documental de la ANE una vez culmine su tiempo de retención en Archivo Central, y se conservará en la herramienta


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Oficina productora


Disposición final

Observaciones

destinada para ello.

Grupo de Contratación

Contratos Contratos de Comodato

20 años Selección Los Contratos de Comodato poseen valores primarios jurídicos, y consolidan la documentación producto de la relación contractual entre la ANE con una persona jurídica y/o natural, con la finalidad de hacer uso, y por un tiempo determinado, de un bien que se acuerde entre las partes. El tiempo de retención empezará a contar a partir de la suscripción del acta de cierre del

expediente contractual. El tiempo de retención se asigna en 20 años tomando como base lo estipulado en el Art. 55 de la Ley 80 de 1993. Una vez culminado su tiempo de retención en Archivo Central, se seleccionará el 30% de la producción documental anual, ya que el volumen documental es bajo, correspondiente a conservar aquellos contratos que hagan referencia a temas relacionados con las funciones misionales de la entidad (como comodato de equipos especializados en medición de espectro, etc.). El resto de la documentación una vez culminado su


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Oficina productora


Disposición final

Observaciones

tiempo de retención en Archivo Central deberá ser objeto de eliminación (la física por picado, la electrónica de acuerdo con la Política de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo de la entidad) de acuerdo con lo establecido en el Art. 22, Acuerdo 004 de 2019 del Archivo General de la Nación y el responsable de su ejecución será el Área de Gestión Documental de la ANE. Los documentos originalmente físicos deberán ser digitalizados de acuerdo con los lineamientos establecidos por la entidad, por el Área de Gestión Documental de la ANE y/o

profesional designado por el Grupo de Contratación con la asesoría de aquel, durante su tiempo de retención en Archivo de Gestión, y se conservará en la herramienta destinada para ello. La documentación que será seleccionada se mantendrá en su soporte original. Las copias digitales de los originales físicos no seleccionados deberán ser eliminadas de


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Oficina productora


Disposición final

Observaciones

acuerdo con lo establecido en la Política de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo de la entidad, siendo el responsable de este proceso el Área de Gestión Documental de la ANE, y deberá ser ejecutado en paralelo con la eliminación del soporte físico de los documentos no seleccionados a la terminación de su retención en Archivo Central.

Para determinar la disposición final, se tomó en cuenta:

• Circular 003 de 2015 del AGN. Directrices para la elaboración de Tablas de Retención Documental.

• Observancia a lo establecido en las diferentes normas que apliquen a las

series y subseries correspondientes. • Necesidad de la entidad en el resguardo de su documentación, incluyendo

el tiempo precaucional correspondiente. • Las recomendaciones suministradas por el AGN a través de su Banco

Terminológico.

• Proceso de valoración. • Reconstrucción de la memoria, creación de conocimiento, dan cuenta del

origen y desarrollo de la entidad.

Ahora bien, específicamente para dar cuenta de los criterios para la disposición final establecida a las series y subseries identificadas para la ANE, se realizó un

cuadro donde se justifica por cada serie y subserie documental de las TRD elaboradas (ver anexo d. Cuadro de Producción Documental).

En este sentido, como puede apreciarse, se realizó un análisis minucioso para el establecimiento de los tiempos de retención y disposición final de las TRD

elaboradas. Corresponde tener presente que las TRD impactan en la organización y disposición de los documentos de archivo, sean físicos o

electrónicos, de tal manera que se mejora la gestión documental de la entidad.


53

Siendo así, cada área es responsable de la documentación que tramita producto de las funciones que tiene asignadas. De esta manera, se procura evitar la duplicidad innecesaria, y se consolida la idea de expediente completo en la

misma unidad de conservación y en el área que tiene la función específica, evitando así el fraccionamiento de las unidades documentales. La orientación es

hacer la debida observancia además a los principios archivísticos de procedencia y de orden original de los documentos.

Una vez se tienen aprobadas las TRD por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la ANE, se consolidan con su respectiva introducción y anexos

que sustentan su elaboración, para su correspondiente convalidación por parte del AGN.

3. Aplicación y divulgación de las TRD

Una vez la ANE cuente con la respectiva convalidación de las TRD presentadas

al AGN, en la entidad deberá ejecutarse un proceso de divulgación, capacitación y socialización de estos instrumentos archivísticos (CCD y TRD), que impactan

la forma de organizar, conservar, recuperar y conformar los soportes de la ejecución de sus funciones. Todo ello aunado al |Programa de Gestión Documental – PGD - de la entidad. Esto implica que el Comité Institucional de

Gestión y Desempeño deberá informar a todas las dependencias de la ANE, la fecha a partir de la cual es de obligatorio cumplimiento e implementación este

instrumento archivístico (TRD), además que se deberá desarrollar un instructivo o guía para su aplicación, relacionar las normas aplicables al proceso y, en armonía con los software que se empleen para apoyar la gestión documental en

la entidad, actualización y/o mejoramiento de procedimientos, manuales, formatos, entre otros aspectos.

En conclusión, las TRD no son únicamente un producto formal que ha de ser

aprobado y convalidado, sino también un instrumento práctico de ejecución para la adecuada organización y disposición final de los documentos de la entidad.

Anexos

a. Respuesta al concepto técnico y ajustes Pre-Comité

b. Organigrama

c. Instrumentos del Sistema Integrado de Gestión – SIG


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d. Cuadro de Producción Documental

e. Ley 1341 de 2009. “Por la cual se definen principios y conceptos sobre la sociedad de la información y la organización de las tecnologías de la

información y las comunicaciones – TIC, se crea la Agencia Nacional del Espectro y se dictan otras disposiciones”.

f. Ley 1507 de 2012. “Por el cual se establece la distribución de competencias entre las entidades del Estado en materia de televisión y se

dictan otras disposiciones”.

g. Decreto 093 de 2010. “Por el cual se adopta la estructura de la Agencia

Nacional del Espectro - ANE y se dictan otras disposiciones”.

h. Decreto 4169 de 2011. “Por el cual se modifica la naturaleza jurídica de

la Agencia Nacional del Espectro y se reasignan funciones entre ella y el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones”.

i. Decreto 2453 de 2013. “Por el cual se modifica el Decreto 2618 de 2012. “Decreto 2618 de 2012. “Por el cual se modifica la estructura del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y se dictan otras

disposiciones”.

j. Resolución 035 de 2019 de la ANE. Por medio de la cual se modifica la

Resolución 277 de 2018. / Resolución 101 de 2019 de la ANE. Por medio

de la cual se modifica la Resolución 035 de 2019.

k. Acta de aprobación TRD por parte del Comité Institucional de Gestión y

Desempeño

l. Política de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo

m. Glosario de términos

n. Cuadro de Clasificación Documental – CCD por secciones y subsecciones

y general

o. Tablas de Retención Documental de la ANE

agencia nacional del espectro ane compartidos...“decreto 2618 de 2012. “por el cual se modifica...

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