administraciÓn por signos vitales e indicadores de gestiÓn
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Se habla de “Administración por signos vitales”, debido a que la empresa al igual que el ser humano presenta algunas características esenciales que brindan idea acerca de su estado de bienestar o enfermedad. INDICADORES DE GESTIÓN: Diagnostican cuál o cuáles son las áreas que ofrecen mayor dificultad y presentan un cierto grado de “enfermedad” que no permiten un desarrollo óptimo de su actividad.TRANSCRIPT
ADMINISTRACIÓN POR SIGNOS VITALES
Las 7 Enfermedades gerenciales
Falta de constancia en
el propósito
1
La Gerencia cambia de dirección constantemente
Énfasis en las
utilidades a corto plazo
2
Se piensa sólo en el corto plazo
Evaluación del
desempeño, clasificación
según el mérito
3
Identificar al culpable
Movilidad de la Gerencia
4
Mover frecuentemente al
personal de un cargo a otro
Manejar una compañía basándose únicamente en
las cifras visibles
5
Presentar a los estados financieros como reflejo de la situación actual y
futura de una organización
Costos médicos excesivos6
Médico de Empresa
Costos excesivos de
garantía
7
ADMINISTRACIÓN POR SIGNOS VITALES
Indicadores de Gestión
¿Por que Signos vitales?
Se habla de “Administración por signos vitales”,
debido a que la empresa al igual que el ser humano
presenta algunas características esenciales que
brindan idea acerca de su estado de bienestar o
enfermedad.
Diagnostican cuál o cuáles son las
áreas que ofrecen mayor dificultad
y presentan un cierto grado de
“enfermedad” que no permiten un
desarrollo óptimo de su actividad.
1.Indicadores de Gestión
Estos indicadores o mediciones
permiten evaluar el estado real de
la empresa, tomados a partir de
unos estándares mínimos que desea
o quiere alcanzar la organización
Indicadores de Gestión
1.1 Generalidades
La información que
arrojan estos indicadores
se convierte en la
principal clave para la
toma de decisiones.
Generalidades
Definir la información clave.
Es necesario determinar
los factores claves de la
organización
Generalidades
El funcionario debe seleccionarla, procesarla y
transmitirla a través de los canales formales de
comunicación de la estructura de la
organización
Generalidades
Las respuestas a las siguientes preguntas tienden a
resolver problemas de estructura:
¿qué información se necesita?, ¿dónde se almacena?, ¿de
quién y hacia quién va?, ¿cómo evaluarla?, ¿cómo
suplirla?.
1.2 Indicadores
Cada área funcional de la empresa se encarga de
establecer (con base en el plan estratégico de la
organización) unos objetivos y plan de acción que
garanticen alcanzar el éxito de la organización.
¿Los planes que se plantearonresponden verdaderamente ala misión, visión, objetivos ypolíticas de la empresa?
¿las estrategias realmente sonlas mejores para alcanzar losobjetivos?..
Es necesario desarrollar algunas herramientas
adicionales que nos permitan contestar estos y otros
interrogantes y, a su vez, “medir” el grado de
avance, estancamiento o retroceso en las diferentes
actividades de la organización.
El sistema empresarial se
basa hoy en día en las
interacciones con el cliente
El proceso administrativo presenta cuatro fases
claramente diferenciables:
Es en el proceso de control donde realmente los indicadores de gestión son importantes, por ello se hace primordial tener en cuenta que:
Recolecta información considerada de vital importancia.
Evaluación y análisis de la información.
Determinan las acciones necesarias.
Ejecutan las acciones planteadas.
Evaluación del impacto de estas acciones.
Estandarizar y mantener las condiciones necesarias para llevar a cabo las acciones.
Necesidades a considerar para
implementar indicadores de gestión
El desarrollo de indicadores de gestión es parte fundamental en el mejoramiento de la calidad, debido a que son medios económicos y rápidos de identificación de problemas, según la naturaleza y manejo de los mismos.
Las organizaciones presentan diferentes necesidades que deben suplir a medida que se va presentando un mayor crecimiento y desarrollo.
Necesidad de demanda
La necesidad fundamental de toda empresa se
encuentra precisamente en la demanda de sus
productos o servicios, puesto que sin ella, la
organización está condenada a la desaparición.
Necesidad de recursos.
Para lograr satisfacer la demanda, necesariamente
la empresa debe realizar inversiones de diferentes
tipos, dependiendo del producto, servicio o negocio
del que se trate. Las empresas se conforman y
crean teniendo en cuenta un propósito en especial y
el cumplimiento de éste depende de la consecución
y el correcto aprovechamiento de los recursos
asignados.
La empresa para llevar a cabo su función y cumplircon sus planes, necesita de una adecuadaadministración que le facilite el logro de susobjetivos. Sin ella, es imposible realizar el objetosocial, comercial y crecimiento de la empresa.
Necesidad de dirección.
Necesidad de eficiencia y eficacia
La eficiencia se relaciona con el gradode aprovechamiento de los recursosasignados para llevar a cabo lasactividades de la empresa.
Toda empresa necesitaalcanzar sus objetivos. Esto seconsigue a través de la plenasatisfacción del cliente ycumpliendo con los requisitosimpuestos por éste.
Necesidad de efectividad.
Ser efectivos significa alcanzar los objetivos a
través del desarrollo del mejor método y el más
económico. Es decir, se busca minimizar los costos y
maximizar el uso de los recursos disponibles.
Necesidad de ser productivos
La productividad requiere el logro tanto de la
eficiencia como de la eficacia. De la productividad
se generan los excedentes necesarios para el
crecimiento de las organizaciones y de los
diferentes individuos que las componen.
Necesidad de adaptarse.
Las empresas modernas deben presentar un alto
grado de flexibilidad tanto en su estructura como
en su operación, de tal manera que se puedan
adaptar con facilidad a los constantes cambios que
presenta el desarrollo de los mercados.
Necesidad de aprender
Mediante esta capacidad se busca que la empresa
pueda anticiparse a los cambios del sector y
actividad propias.
Necesidad de desarrollarse
El conocimiento de los cambios, la creación de
ventajas competitivas, la integración de nuevas
tecnologías y la evolución constante de los
individuos hacen parte del desarrollo de la
empresa.
Es primordial tener en cuenta queel cliente en la actualidad pasa aser quien determina qué desea através de sus gustos, capacidadde pago, desarrollo de nuevastecnologías y otras tendencias;por tanto, la administración engeneral toma un nuevo rumbohacia el desarrollo y crecimientode la empresa.
METODOLOGÍA GENERAL PARA
INDICADORES DE GESTIÓN
Indicadores de Gestión
Metodología general para indicadores
de gestión
Serie de etapas que son determinantes para obtener los mejoresresultados a través de la elección de los indicadores necesarios ymás representativos acerca de la actividad empresarial en suconjunto
Definir los objetivos y estrategias.
Es indispensable que existan objetivos claros,
medibles (metas), precisos y tener establecidas las
estrategias necesarias para alcanzarlos, puesto que
éstos son el punto de llegada en la construcción de
los indicadores.
Identificar factores críticos de éxito.
El factor crítico de éxito se constituye en aquél que
se debe monitorear constantemente y controlar con
el objeto de lograr alcanzar los objetivos
establecidos por la organización. Estos factores
facilitan el control integral de la gestión orientando
hacia los resultados y la forma en que se deben
alcanzar.
Establecer indicadores para cada factor
crítico de éxito.
Los Indicadores permiten realizar el monitoreo antes de la iniciación de un proyecto, en su transcurso y posteriormente a su ejecución. Estos indicadores se pueden utilizar en un área, un departamento, un proceso, un individuo o un grupo en particular
Determinar para cada indicador el
umbral, estado y rango de gestión.
El umbral corresponde al valor del indicador que se
desea lograr o mantener; el estado hace referencia al
valor inicial o actual del indicador y, el rango de
gestión es la designación de escalas entre los valores
máximo y mínimo que el indicador puede lograr
Diseñar la medición.
Determina las fuentes de información, responsables
de su recolección, depuración y análisis y su
presentación.
Determinar y asignar recursos.
Se determinan las necesidades de recursos que necesitala realización de las diferentes mediciones, teniendo encuenta que estas mediciones se incluyan e integren aldesarrollo normal del trabajo y sean de beneficio parala persona que las implemente y, que los recursosutilizados sean parte de los recursos que se emplean enel desarrollo del trabajo.
Evaluar, probar y ajustar los indicadores
de gestión.
Es importante recalcar que las mediciones no son
exactas en su primera aplicación, por tanto, requieren
ajustes en cuanto a su escala de medición, resultado
esperado y otras variables que arrojan éstos para
lograr una mejor comprensión y adaptabilidad
Estandarizar y formalizar.
Es el proceso de documentación, especificación másamplia, información y divulgación e inclusión en lossistemas operativos de la empresa. Para ello, seconstruyen los manuales, cartillas, y documentos quebrindan guía acerca del uso de los indicadores degestión.
Mantener y mejorar continuamente.
El sistema de indicadores
debe ser revisado
continuamente debido a
los constantes y dinámicos
cambios que presenta la
actividad propia de la
organización, sus objetivos,
estrategias y planes.
Por el hecho de constituirse en un ciclo, se supone que el
constante cambio es la principal variable que se tiene en
cuenta para realizar las adaptaciones necesarias en los
indicadores propuestos para cuantificar y cualificar la
actividad de la organización.
El proceso general de la elaboraciónde indicadores de gestión, presuponeun ciclo continuo cuyo centro es elmantenimiento y mejora continua delos mismos.
INDICADORES Y PLANEACIÓN
ESTRATÉGICA
Indicadores de Gestión
Un adecuado desarrollo de
las organizaciones requiere
de la aplicación de una
administración estratégica
que les permita enfrentarse
a entornos cada vez más
cambiantes, competitivos y
complejos.
Planeación estratégica - Características
Actividad de vital importancia
Responsabilidad de la directiva
Proceso altamente participativo
Actividad que requiere de tiempo e información
Generación de pensamiento estratégico
Importancia relativa del entorno:
Ventaja competitiva sostenible
Implementación
Bajo esta perspectiva, los indicadores de control y laplaneación estratégica se complementan entre sí.
Los indicadores seleccionados por la organización tienencomo función primordial brindar la información necesariapara la toma de decisiones y plantear los correctivosnecesarios en busca del logro de los objetivos planteadosy el seguimiento del desarrollo de las estrategias paraalcanzarlos.
Identificación y tipo de indicadores.
Se identifican las necesidades del área involucrada
en lo referente a productividad, utilización,
concentración, disponibilidad, competitividad,
costos, rentabilidad entre otros, los cuales se
clasifican dependiendo de la naturaleza de los
datos y necesidad del indicador.
Levantamiento del indicador.
Contar con la asesoría deprofesionales en esta función y eldesarrollo de fichas técnicasnecesarias para la elaboración delManual de Indicadores de Gestión,diligenciamiento de formatos derecolección de información, los cualesreúnen los datos generales yespecíficos para la realización de lasactividades contando con losparámetros y descripciones generalesacerca del correcto funcionamiento yevolución del indicador.
Elaboración de fichas técnicas.
Se estipula todas y cada una de lascaracterísticas necesarias para laidentificación y recolección de lainformación necesaria, la cual debe serclara para todos y cada uno de losfuncionarios que consulten o esténinteresados en conocer la evolución de lagestión, a través de los indicadoresevaluados.
Implementación.
Para llevar a cabo el proceso de
implementación el Área de Garantía de la
Calidad, y el profesional responsable
diseñan una matriz de manejo a través de
bases de datos.
Análisis de resultados.
El análisis de los resultados, se hace por parte del
responsable del Área involucrada a través del
tablero de gestión, en el cual se estipulan los
resultados obtenidos en un período determinado y
la realización de varios estudios.
INTERPRETACIÓN DEL VALOR DE LOS
INDICADORES
Indicadores de Gestión
En toda ejecución a la que se les han asignadodiferentes recursos se espera lograr un nivel mínimode resultados, de tal manera que siempre seaprovechen al máximo los recursos.
Los resultados esperados, pueden presentarse y seconstruyen con base en diferentes escalas, ya seade valor porcentual, numérico de 1 a 100 porejemplo, por combinación de diferentes sistemas opor asignación de atributos
Valor potencial o potencialidad:
Es el resultado o valor que el indicador puede tomar
si se tienen a mano todos los recursos necesarios y
se dan las condiciones óptimas.
El valor de capacidad:
En toda situación de gestión se está en capacidad de
obtener un nivel definido de resultados, siempre y
cuando se aprovechen de manera óptima los
recursos asignados y disponibles.
El valor de actualidad:
Se refiere al resultado obtenido con el grado de
aprovechamiento actual de los recursos disponibles.
Latencia:
Se refiere a la diferencia que existe entre el valor de
actualidad y el de capacidad.
Ejemplos
Índice de latencia = (Valor de capacidad-Valor de
actualidad / Valor de capacidad) * 100