administración de proyectos en ambientes ruidosos
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Administración de Proyectos en
Ambientes Ruidosos
Alex Domínguez
Universidad Tecnológica de México –
UNITEC, www.unitec.mx
Conferencia impartida en el ITESM-CCM, septiembre de 2007
Proyectos y reacciones
Un proyecto es un esfuerzo para crear un producto, servicio o resultado único
Un proyecto tiende a romper un conjunto de reglas sobre la forma de trabajo
Estas expresionesinterfieren en latransmisión yentendimientode los mensajes
Un proyectogenera en laorganización
•Rumores•Chismes
Rumores y chismes en los proyectos
• Rumores en un proyecto
– Es una historia o un comentario acerca del desarrollo del proyecto
– No se tiene certeza o confirmación de los hechos que describe
– Es de dominio de todos las personas en los que el proyecto tendrá impacto, más que de una persona en particular
• Chismes en un proyecto
– Es un fenómeno de la comunicación que pertenece a una persona en particular que puede o no tener relación con el proyecto
– No está apoyado en hechos
El porqué del ruido: Un modelo de comunicación
Administradordel
Proyecto
Clientes y patrocinadoresproveen dirección y
apoyo financiero
Equipo del proyectoy proveedores
requieren liderazgo,planeación y coordinación
Administradores ypersonal en general
requieren coordinación yapoyo en las negociaciones
Directivosproveen estímulo y
apoyo organizacional
ComunicaciónInformal
ComunicaciónFormal
Dirección yclarificación
Reportes dedesempeño
Reportes de desempeño y previsión
Lineamientosdel proyecto
Políticas de laorganización
Reportes deestado y previsión
Direccióndel proyecto
Reportesde estado
Max Wideman
www.maxwideman.com
El ruido en la Administración de Proyectos
• El ruido se produce
– Como resultado de las expresiones emitidas en la organización debido a la presencia del proyecto
– Cuando alguna parte de la organización no recibe mensajes acerca del proyecto
– Cuando los mensajes recibidos no corresponden a los hechos del proyecto
• El ruido pone en riesgo el significado de los mensajes
Codificar
Decodificar
Decodificar
Codificar
Mensajes
Realimentación –Mensajes
Medio transmisor
Ruido
Ruido
Emisor Receptor
Efectos del ruido
Incremento en los riesgos del proyecto
Deterioro de la Credibilidad
Algunas referencias
1. Brenner, R (2002). Responding to Rumors. www.chacocanyon.com/pointlookout/020424.shtml
2. Brenner, R (2003). There is no Rumor Mill. www.chacocanyon.com/pointlookout/030326.shtml
3. Burgess, H. and M. Maiese. Rumor Control. www.beyondintractability.org/m/rumor_control.jsp
4. Clements, J. and C. Drake. Dealing with Rumors. www.comminit.com/strategicthinking/stepicom/sld-1681.html.
5. Daniel, M. Rumor Management Strategy. http://faculty.kfupm.edu.sa/mgm/danielm/Rumor%20Management%20Strategy.htm.
6. DiFonzo, N. and P. Bordia. How Top PR Professionals Handle Hot Air; Types of Corporate Rumors, Their Effects, and Strategies to Manage Them: A study to the Institute for Public Relations. http://www.instituteforpr.org/files/uploads/1999_RumorStudy.pdf
7. Kimmel, J. A. Rumors and Rumor Control: A Manager’s Guide to Understanding and Combating Rumors. Lawrence Erlbaum Associates, Publishers. London, 2004.
8. PD Web page. Rumors/Urban Legends. http://home.att.net/~eccentricstar/cs_rumors.html
9. Yang, S. The Human Communication Process. www.wam.umd.edu/~suyang/Ch%201_Spring05.ppt
El “efecto en masa” y el ruido
• El efecto en masa
– Las personas a menudo creen o hacen cosas debido a que otras personas creen o hacen lo mismo
– Tiene un comportamiento aleatorio
• Consecuencias en el ruido
– El ruido es cada vez más fuerte y difícil de detener conforme avanza el tiempo
– Se convierte en aleatorio y persistente, lo que conduce a un oscurecimiento o reducción en la claridad de los mensajes
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Visualización del ruido en el proyecto: Curva S y
ruido
Desempeñodel Proyecto
Tiempo
Ruido
Umbral
Sobresaltos
Efectos del ruido en el desempeño 1: Interrupción
temporalDesempeñodel Proyecto
Tiempo
Algunas causas:• Reajuste en el programa
del proyecto• Ausencia de algún
patrocinador o actor en el proyecto
• Falta de recursos (no humanos)
• Retraso en los insumos
Efectos del ruido en el desempeño 2: Cambio en
dirección o velocidadDesempeñodel Proyecto
Tiempo
Algunas causas:• Reajuste en el objetivo
o alcance del proyecto• Limitación en recursos
(no humanos)
Efectos del ruido en el desempeño 3:
Desplazamiento
Desempeñodel Proyecto
Tiempo
Algunas causas:• Urgencia extrema en la
visibilidad de algún entregable o parte del producto
• Adquisición súbita de insumos para un mejor desempeño del proyecto
• Incremento de recursos humanos en actividades específicas (en su caso)
Efectos del ruido en el desempeño 4: Interrupción
definitiva
Desempeñodel Proyecto
Tiempo
Algunas causas:• No viabilidad del
proyecto• Cancelación de recursos
no humanos• Falta de apoyo total de
los patrocinadores del proyecto
• Ausencia definitiva de los actores principales en el proyecto
Tipificación del ruido acorde a sus fuentes
Tipo de Ruido Fuente
Del entorno No permite que el administrador del proyecto emita o reciba los mensajes
correspondientes debido a interferencias del exterior
Fisiológico Interferencia debida a problemas físicos (dicción, fosas nasales,
paladar, etc.) que no permite que el administrador del proyecto emita o
reciba los mensajes correspondientes
Sintáctico Interferencia debida al uso incorrecto de las reglas de comunicación
(e. g., gramática, spanglish, etc.)
Psicológico Interferencia producida por frustración, tensión, enojo, etc.
Intelectual Interferencia causada por opiniones y puntos de vista
Cultural
(influencia)
Interferencia producida por actitudes arraigadas y preconcebidas.
Relacionada con ser “cerrado mentalmente”
Interno
(confusión)
Interferencia causada por la forma en la cual los mensajes son
emitidos
Semántico Interferencia causada debido al significado de las palabras; e. g., uso
de tecnicismos o spanglish
Categorización del ruido acorde con sus
intensionesTipo de Ruido Intensión
Prematuro Es una versión preliminar de lo que en el proyecto se espera sea
verdad
Malicioso Se genera para dañar al administrador del proyecto, algunos actores, o
para deteriorar las relaciones entre ellos
Extraordinario Se compone de historias increíbles alrededor del proyecto o sus
participantes con el fin de dar a conocer que se tiene información
confidencial o saber lo que ocurrirá
Casi verdadero Es el generado alrededor de un hecho verdadero dentro de un proyecto
con el fin de dar a conocer que se tiene información confidencial
Cíclico Es aquel que se presenta cada vez que un proyecto se lleva a cabo y
es originado por paradigmas o costumbres
Tendencioso Generado para hacer que el proyecto tome una dirección preconcebida
Atención en el tiempo del Administrador del
Proyecto al Ruido
Tiempo
Procesos de Inicio
Procesos de Planeación
Procesos de Control
Procesos de Ejecución
Procesos de Cierre
Atención al ruido
Tiempo
Atención alta
Atención baja
Qué hacer: Acciones preventivas – Preguntas
preliminares¿Cuál fueron los tipos de ruidos que existentes en la organización en proyectos anteriores?
¿Cómo se ha dado respuesta al ruido en proyectos anteriores?
Iniciar la creación de un catálogo de ruidos y respuestas
para ser consultado en proyectos futuros
A Handbook of Noise in Project Management
By Prof. B. A. Head
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Qué hacer: Acciones preventivasCrear un plan de
comunicación global
(hacia el interior y exterior del
proyecto)
Hacer un esfuerzo para incrementar
y mantener la confianza y
credibilidad
Mantener informados a
los participantes y afectados por el
proyecto
Personalizar cada comunicación
Establecer un canal de
comunicación abierto (hotline)
Estar abierto a recibir cualquier tipo
de comentarios
Anticipar la ansiedad de los
participantes y afectados por el
proyecto
Llenar los huecos complementando
y repitiendo la información provista
Monitorear los posibles efectos del ruido con respecto a eventos externos, actitudes de
los participantes en el proyecto y comportamiento de los afectados por el proyecto
Qué hacer: Acciones correctivas – preguntas
preliminares¿Cuál es el tipo de ruido presente?
¿Cuánta verdad existe en el ruido?¿Existe algún punto que debe aclararse?
¿El ruido es importante para los participantes en el proyecto?¿Para quiénes? ¿Por qué?
¿Los participantes en el proyecto están atentos al ruido?¿Cuál es su respuesta?¿Desean saber acerca de él?
¿Es necesario proveer más información para disipar el ruido?¿Es necesario ser más abierto con respecto a
la información?
¿ Cuál es la preocupación o ansiedad generada por
el ruido?¿Se puede hacer algo constructivo
para reducirlos?
¿Cómo es mi relación con los participantes
afectados por el ruido?¿Puedo o debería hacer algo para mejorar esta relación?
¿Existen personas creíbles y confiables que puedan
ayudar a dispersar el ruido?
Qué hacer: Acciones correctivas (1)
• Evitar hacer ningún comentario
• En la medida de lo posible, determinar el tipo de ruido en circulación
– Apoyarse en los “reporteros de ruidos” (personas internas y externas al proyecto)
• Determinar cuál parte del ruido es originada por información verdadera o falsa
– Preguntar a los participantes en el proyecto sobre la fuente del problema
– Apoyarse en los “reporteros de ruidos”
Qué hacer: Acciones correctivas (2)
• Hacer un plan para disminuir el ruido y remplazarlo por información confiable, tomando en cuenta
– Información verdadera y transmisible de acuerdo al nivel jerárquico
– El nivel jerárquico en el cual se encuentra el ruido y su fuente
– Fuentes de información confiables
– A través de la emisión de mensajes claros, fuertes y concisos basados en resultados obtenidos y experiencia previa
Retos
• Siempre existe ruido nocivo durante todas las fases de administración del proyecto
• El ruido siempre inicia desde la concepción del proyecto
• Estar alerta acerca de los efectos negativos del ruido
– Y sus consecuencias para el proyecto y su administración
– En las actitudes de los participantes y afectados por él
• Inhibir la actividad del ruido y su efectos a través de
– La reducción o acotamiento de la incertidumbre provocada por él
– La reducción de su credibilidad por medio de comunicaciones formales efectivas
Restricciones
• Por lo general, los recursos para dar
una respuesta rápida al ruido no son
presupuestados
– Esto siempre ocurre si el proyecto
cuenta con recursos limitados
• Los actores y patrocinadores del
proyecto ponen poca atención a la
comunicación y demasiada atención
a las “prioridades técnicas”
• Una respuesta rápida al ruido no
siempre es posible si el proyecto se
encuentra descentralizado
Atención a prioridades técnicas
Gracias por su atención
Agosto 2007, México D.F.