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7/26/2019 Administracin de insumos.pdf

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Administracin de insumos

Qu es un insumo?

Los insumos, son aquellos elementos que son necesarios para el uso en un proceso productivo yque son transformados al realizar una mezcla. Por ejemplo: papel, cartuchos de tinta, azcar,almidn, colorante, tner para impresoras, etc.

Qu es la administracin de los insumos?

La administracin de insumos en un establecimiento, corresponde a la adquisicin, recepcin,almacenamiento y distribucin dentro del establecimiento de los insumos que son utilizados en eldesarrollo de actividades productivas.

Qu beneficios trae un correcto manejo de insumos?

Un adecuado manejo de insumos facilita la realizacin de ciertas actividades productivas, al Contarcon los materiales necesarios para su ejecucin, lo que incentiva su desarrollo entre quienes losusaran. Adems, evita que se pierdan oportunidades de uso por falta de algn insumo, ya sea deconsumo o de reposicin. Por otra parte, previene la prdida de insumos por falta de control, evita

mermas por vencimiento o por problemas en su recepcin y, logra mejoras en las condiciones decompra, debido a que stas se pueden realizar en forma planificada.

BENEFICIOS DE UN ADECUADO MANEJO DE LOS INSUMOS

Quin es el responsable de la administracin de los insumos?

Se sugiere que cada establecimiento designe a un encargado del manejo de los insumos, quiensea responsable de: detectar las necesidades de compra, realizar las compras de insumos,recepcionar los insumos revisando que efectivamente se entregue la compra realizada, efectuar laentrega de los insumos para su uso en produccin y llevar un control interno de estas acciones.

2. Cmo realizar la compra de insumos?

Caractersticas de una buena compra?

Se recomienda que el establecimiento realice compras planificadas de los insumos, esto permiteadquirir los insumos requeridos en forma oportuna, con calidad adecuada y con costos menores auna compra de emergencia. Esta adquisicin puede hacerse en forma centralizada a nivel deSostenedor, permitiendo adicionalmente obtener ventajas de economas de escala, garantas yservicios pos venta.

Es aconsejable que el establecimiento minimice compras de emergencia. Si bien, al realizar unacompra debido a una necesidad urgente, habitualmente stas se realizan en menor tiempo (menoscotizaciones, menos consultas, mayor inters en adquirir rpidamente el insumo), habitualmente seterminar pagando un mayor precio y no se aprovecha esta instancia para determinar las

necesidades de otros insumos que pudiesen ser adquiridos en esta misma oportunidad.

Para realizar una pronta reposicin de los insumos, es necesario identificar los tipos de insumosque requieren en el establecimiento o empresa.

Existe un tipo de insumos que para efectos de esta lectura sern llamados insumos de consumo,que se caracterizan por ser utilizados con gran frecuencia y son necesario siempre en elestablecimiento o produccin, ejemplo de ello son el azcar, la sal, condimentos, etc.


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Otro tipo de insumo es aquel que su reposicin se hace con menor frecuencia y cuando se realiza,es porque corresponde cambiar algn elemento que ha fallado, su vida til a expirado o bien se haperdido. Para efectos de esta lectura, este ltimo tipo de insumos es llamado insumos dereposicin, ejemplo de ellos son: bombillos, repuestos, peachmetro, etc.

Cmo y cundo reponer los insumos?

La reposicin de insumos se realiza de acuerdo a los tipos de insumos mencionadosanteriormente.

Para el caso de los insumos de consumo, es necesario contar siempre con un stock disponible deinsumos. Para realizar la reposicin, se recomienda proyectar su uso hasta la prxima vez que serealice una adquisicin de insumos; para su proyeccin se puede utilizar una tcnica de promediosimple, utilizando el consumo promedio del ltimo periodo de cada insumo como proyeccin delprximo (ya sea por semana, mes u otro perodo de tiempo).

Para el caso de los insumos de reposicin, es conveniente tener siempre un stock de al menos unaunidad (ej. 1 mouse, 1 teclado, 1 balanza gramera, 1 termmetro, 1 peachmetro, etc.), cuandoesta unidad en stock sea utilizada para reponer un insumo, es recomendable restituirla con el fin demantener siempre el stock mnimo de insumos de reposicin.

Peridicamente y para ambos tipos de insumos, se sugiere elaborar un plan de compras deinsumos, donde se consideraran todos los insumos que van a ser requeridos para el siguienteperiodo de tiempo (semana siguiente, mes siguiente, etc.).

Cmo planificar la compra?

Definicin de la compra. Como un primer paso y antes de realizar una compra, se sugiereidentificar y definir todos los elementos que son necesarios adquirir para el establecimiento.

Elementos que pueden corresponder a insumos que se encuentran agotados y que son requeridos,artculos prximos a agotarse especialmente aquellos con posibilidad de acabarse durante elproceso de compra o antes de iniciarse el siguiente proceso de compra.

Una vez que se definan todos los productos que son necesarios adquirir, es conveniente elaborarun listado detallando: nombre del producto, caractersticas y cantidad requerida.

Definicin del proveedor. Luego de definido el listado completo de los artculos que deben seradquiridos, se recomienda iniciar un proceso de cotizacin de los productos con diversosproveedores. Se sugiere que se realicen por lo menos tres cotizaciones con distintos proveedores,considerando tiendas especializadas, supermercados, mayoristas, cooperativas especializadas enla regin o de otras regiones que vendan por ejemplo a travs de internet. Para este ltimo caso,es necesario considerar los costos adicionales que puede traer consigo el envo de los productosjunto con el tiempo de demora de envo y la cobertura de las empresas de transporte de carga queutilice el proveedor.

Compra del producto. Para realizar la compra se recomienda seleccionar el proveedor que ofrezcamejores condiciones de calidad, precio, tiempo de entrega, disponibilidad de productos, garanta y

servicios pos venta, entre otros.

Al realizar la compra, siempre se sugiere exigir la boleta o factura respectiva que permita ejercer lagaranta legal en caso que un producto resulte defectuoso, ya sea para su reemplazo, reparacin oreembolso de dinero bajo ciertas condiciones.

Qu hacer con los insumos una vez realizada la compra?

Primero: Recepcin. Se sugiere que la recepcin de los insumos sea realizada por la persona queha sido designada como encargado de insumos, quien es competente y ser responsable de:


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o Recibir los productos

o Verificar que la compra se encuentre completa y que corresponda al detalle solicitado

o Revisar los productos, verificando que los sellos no estn rotos y lo solicitado se encuentre enbuen estado y/o no presente fallas.

Registro. Una vez realizada la compra de los insumos y ya disponiendo de ellos en elEstablecimiento o empresa, se sugiere que sean registrados en una Ficha de Registro deInsumos. Realizar una ficha sistematizada como ejercicio (base de datos) que contemple el stockfinal.

La Ficha de Registro de Insumos corresponde a un registro detallado de todas las compras yentrega de insumos utilizados en el establecimiento o empresa y su funcin es poder conocer lacantidad disponible de un insumo en particular, adems de saber que insumos estn prontos aagotarse.

Almacenamiento. Una vez que los productos han sido registrados en la Ficha de Registro deInsumos, es necesario que sean almacenados en algn lugar seguro y con condiciones ambientales adecuadas, hasta el momento en que sean distribuidos para su uso. Como lugar dealmacenamiento se recomienda un lugar fresco, seco y lejos del sol o de la luz, dado que dichascondiciones pueden afectar a la calidad de los insumos; por ello, se sugiere que el lugar dealmacenamiento corresponda a una bodega o espacio con llave.

Se sugiere que el establecimiento o empresa defina la periodicidad en que sern entregados losinsumos, pudiendo ser sta cada vez que sea requerida, diariamente, semanalmente u otra opcinvlida para el establecimiento.

3. Cmo se realiza la entrega de insumos?

Quin realiza la entrega de insumos?

En cuanto a la realizacin de la entrega de los insumos, se recomienda que sea efectuadaexclusivamente por el encargado de insumos, por lo que cualquier requerimiento de insumos debe

ser hecho directamente a l.

Cmo solicitar un insumo?

Cada vez que algn usuario autorizado para solicitar insumos en el establecimiento o empresarequiera uno, se recomienda solicitarlo al encargado de insumos detallando el motivo de lasolicitud y los datos del producto requeridos para llenar una Ficha de entrega de insumos.

Favor realizar una ficha sistematizada de entrega de insumos como ejercicio, que contemple eldestino.

Cmo realizar la entrega del insumo?

Se sugiere que la entrega de los insumos sea realizada por el encargado de insumos a la persona

que lo solicita. Al momento de realizar la entrega, se recomienda registrarla en la Ficha de Registro de Insumos, detallando los datos sealados en el punto Cmo se registra una entrega de insumos?.

Cmo solicitar un insumo?

Cada vez que algn usuario autorizado para solicitar insumos en el establecimiento requiera uno,se recomienda solicitarlo al encargado de insumos detallando el motivo de la solicitud y los datosdel producto requeridos para llenar una Ficha de entrega de insumos.


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Cmo realizar la entrega del insumo?

Se sugiere que la entrega de los insumos sea realizada por el encargado de insumos a la personaque lo solicita. Al momento de realizar la entrega, se recomienda registrarla en la Ficha deRegistro de Insumos, detallando los datos sealados en el punto Cmo se registra una entrega

de insumos?.

Si se utiliza la Ficha de Registro de Insumos, se sugiere detallar todas las compras y entrega deinsumos que se realicen en el establecimiento. La utilizacin de esta ficha trae como beneficios:conocer la cantidad de insumos disponibles, identificar cules son los insumos ms utilizados,dnde y quin los utiliza, proyectar requerimientos de insumos y prevenir la prdida de stos.

Cmo se registra la compra de insumos?

Cada insumo que llegue al establecimiento, ya sea por medio de una compra o donacin, seregistra en la Ficha de Registro de Insumos, detallando:

Fecha: Corresponde a la fecha de ingreso del insumo al establecimiento. Insumo: Nombre y marca del producto.

Cantidad Inicial: Cantidad disponible del mismo insumo antes de registrar la compra. Compra: Cantidad adquirida del insumo. Stock Final: Cantidad final disponible del insumo.

Qu es importante considerar al momento de llenar la Ficha de Registro de Insumos?

Al momento de completar la ficha, es importante tener en consideracin las siguientesrecomendaciones:

Utilizar una fila por insumo para cada ingreso o salida de stos. Usar siempre el mismo nombre de insumo, para cada tipo de insumo que se registre. Es

importante detallar la marca y modelo del producto. Registrar siempre todo movimiento, ya sea de ingreso de insumos o de entrega de insumos

para su utilizacin.

Cmo se registra una entrega de insumos?

Cada vez que sea entregado un insumo para su uso, se registran en la ficha los siguientesdetalles:

Fecha: Corresponde a la fecha de entrega del insumo para su uso. Insumo: Nombre y marca del producto. Cantidad Entregada: Cantidad entregada del insumo. Nombre rea o dependencia destino: Nombre de la dependencia donde se utilizar el insumo. Equipo destino: En el que caso que se utilice el insumo en un equipo especifico, detallar en

que equipo ser utilizado el insumo.

Entregado a: Nombre de la persona a quin se entrega el insumo.

Qu es importante considerar al momento de llenar la Ficha de Registro de Entrega?

Al momento de completar la ficha, es importante tener en consideracin las siguientesrecomendaciones:

Utilizar una fila por insumo para cada entrega de insumos. Usar siempre el mismo nombre de insumo, para cada tipo de insumo que se registre. Es importante detallar la marca y modelo del producto.


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MANEJO Y USO ADECUADO DE INSUMOS

Es necesario hacer el uso correcto de los insumos, y aprovecharlos lo ms que se pueda, para nogenerar tanta basura o contaminacin. Tambin es importante reutilizar hojas, o material quepueda ser reciclado, o llevar los insumos ya no usados a una empresa o fbrica donde reutilicen

este material y no generar tanta contaminacin.

Es necesario reciclar los insumos que se pueden reciclar y utilizarlos al mximo, o sea verificar queestn completamente vacos y que si se usan insumos y estos fallan, no debera de desecharseinmediatamente sino que antes verificar que estn fuera de los periodos de la garanta delproveedor.

Se debe estar pendiente de los insumos almacenados para evitar que estos se daen. Esto es,realizar medidas preventivas, de control o de mitigacin de insumos en almacenamiento.

Las medidas preventivas durante el almacenamiento y uso de insumos, es referida a aquellasdonde se eviten ciertas condiciones de almacn que afecten el insumo segn caractersticas deestos, por ejemplo, productos inflamables o txicos, condiciones de empaque y compatibilidad deproductos.

Las medidas de control son tendientes a monitorear posibles infiltraciones, olores, colores,textura, realizar manejo adecuado de residuos, realizar el mantenimiento rutinario de bodegas dealmacenamiento, evitar presencia de roedores, monitorear el estado sanitario del lugar o bodegade almacenamiento de insumos.

Las medidas de mitigacin, permiten establecer programas de seguimiento y monitoreo quepermitan la eficiencia en uso de dosis, pesaje y control de uso de insumos hasta su terminacin.Quiere decir que solo se destapa por ejemplo nuevo insumo hasta tanto no se termine el anterior, yel insumo que est en uso debe ser manejado adecuadamente impidiendo cambio de suscaractersticas por dejar destapado, abierto o hmedo, por ejemplo.

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