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5/14/2018 Administracion de compras - slidepdf.com

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ADMINISTRACION DE COMPRAS



Las compras son importantes porque son el factor clave paralograr los objetivos de planeación de las operaciones y delsistema de control.

En la etapa de planeación de recursos a largo plazo uno de

los puntos más importantes por trabajar es compras.

INTRODUCCION



DEFINICION

Comprar, es adquirir bienes yservicios de la calidad adecuada,en la cantidad necesaria, en el

momento y lugar preciso, alprecio más conveniente y delproveedor más apropiado.

Abastecimiento es la funciónlogística que proporciona a lasáreas de la empresa, de losinsumos, repuestos y materialesnecesarios para el cumplimientode su misión productiva



Mantener la continuidad de abastecimiento

Hacerlo con la inversión mínima existente

Evitar duplicidades, desperdicios e inutilización de los materiales

Procurar materiales al precio más bajo posible compatible con la

calidad y el servicio requeridos

OBJETIVOS



Por la forma de efectuarla:

Compras descentralizadas

Compras centralizadas

Compras mixtas

CLASIFICACION DE LAS COMPRAS



Cada departamento de la empresa tiene sus elementos propios que

realizan las compras

Ventajas:

El usuario conoce las necesidades de su departamento mejor que nadie

Mayor rapidez en las adquisiciones

COMPRAS DESCENTRALIZADAS



ESTRUCTURAS

DESCENTRALIZADAS

COMPRAS TALLERES

DIVISION "A"

TALLERES INV. Y DES. COMPRAS

DIVISION "B"



Un departamento específico de compras

realiza todas las adquisiciones de la empresa

Ventajas:Facilidad para la estandarización de artículos

comprados

Elimina la duplicidad administrativa

Al combinar los requerimientos de varios Dptos.Se pueden obtener cantidades importantes de

compras

COMPRAS CENTRALIZADAS



ESTRUCTURA CENTRALIZADA

GERENCIA DE

MERCADEO

CONTRATADOS NOMBRADOS

REMUNERACIONES ADM. DE PERSONAL

GERENCIA DE

PERSONAL

GERENCIA

FINANCIERA

DPTO. LOGISTICA

1 2

PLANTA INV. Y DESARROLLO

GERENCIA DE

OPERACIONES

DEPARTAMENTO

DE COMPRAS

GERENCIA EJECUTIVA



Con frecuencia la función de compras está

organizada sobre la base de una especialización

y el desarrollo de expertos que resultan de ésta

En empresas de envergadura se identifican las

siguientes actividades principales:

Compra y negociación

Seguimiento y expediciónAdministración

Investigación de compras

ESPECIALIZACION



Derecho a seleccionar al proveedor

Derecho a utilizar cualquier método de cotización que sea

apropiado

Derecho a objetar las especificaciones

Derecho a controlar todos los contactos con los proveedores

potenciales

PRERROGATIVAS DEL DEPARTAMENTODE COMPRAS



Frecuentemente, se estructura una variantedel Dpto. de compras centralizado. En estoscasos la empresa opera varias divisiones deproducción, las cuales fabrican productosdistintos que requieren una mezcla diferentede materiales por comprar.

Con frecuencia se emplea una administracióncentralizada con un centro de adquisiciones,pero la responsabilidad total normalmenterecae en el gerente de la División.

COMPRAS EN EMPRESAS DE PLANTASMULTIPLES



Por lo general estas empresas adoptan un Dpto. de compras mixto

(descentralizado-centralizado)



Otorga facultades de compras específicas a cada una de las

divisiones

Las compras de artículos comunes son realizadas por un

Dpto. de compras corporativas

El departamento de Compras corporativas cumple con lassiguientes funciones:

Establecimientos de políticas, procedimientos y controles

Reclutamiento y capacitación del personal

Coordinación de la compra de artículos de uso común en los

cuales se necesita un mayor “golpe”

Supervisión del desempeño de las compras en toda la

empresa

DEPARTAMENTO DE COMPRAS MIXTO



ESTRUCTURA MIXTA

COMPRAS

ESTADISTICA PROCESAMIENTO

ANALISIS

LABORATORIO

COMPRAS ALMACENES

RECUPERACION CUIDADOS

INTENSIVOS

INTERVENCIONES

UNIDAD QUIRURGICA

ESTADISTICA COMPRAS MATERIALES

DIAGNOSTICO

GAMMA

ESTADISTICA

PLANEAMIENTO

DPTO. COMPRAS

CORPORATIVAS

DIRECTOR

EJECUTIVO



EL CICLO DE ADQUISICIONES O

COMPRAS



La administración del proceso de adquisiciones

se encarga de distribuir la rutina en las

actividades de compras, enfatizando, la

reducción de costos en las transacciones y laoptimización del control y su amplitud, en cada

paso del proceso.

En la mayor parte de las adquisiciones se

involucran una serie de actividades que de una

manera general podemos apreciar las siguientes:

INTRODUCCIÓN



Se origina en eldepartamentousuario.(dependencia deldepartamento deoperaciones como lade control de la

producción o en launidad de control deinventarios).

1. RECONOCIMIENTO DE LA

NECESIDAD



Se realiza en base al

pedido, para

constatar si elartículo solicitado

puede entregarse de

las existencias en

almacén.

2. EXAMEN Y ANALISIS DEL

INVENTARIO



La “requisición o solicitud de compra” es lacomunicación al departamento de compras paraque emita una Orden de Compra.

Cuando son compras repetitivas se emiten las“requisiciones viajeras”.

Luego de la verificación el Departamento decompras ejecuta las siguientes acciones:

Búsqueda de proveedores potencialesDeterminación del precio

Selección del proveedor.

3. Envío de la requisición o pedido alelemento Compras



“Compras”, remite la O/C al proveedorseleccionado, quien debe acusar recibo de lamisma.

La Orden de Compra es el documento autorizadoque obliga y compromete al comprador, debecontener:

La descripción del producto en detalle.

El nivel de calidad necesario.

Las cantidades requeridas

Requerimientos de entrega

4. Remisión de la O/C al proveedor



Es la solicitud de información sobre el estado de la O/C por elcomprador, mientras se procesa el pedido.

Esta labor es importante para controlar la llegada del material.

Previene los retardos, y permite tomar acciones especiales para

lograr entregas a tiempo y antes cuando sea necesario.

5. SEGUIMIENTO DE LA ORDEN DECOMPRA



Los artículosrecibidos deben serinspeccionados

físicamente, así comoauditar susdocumentos. Sepueden efectuar dosniveles de inspección:De cantidad y

condiciones deembarque

De control de calidad.

6. Recepción y verificación delembarque

con la O/C emitida



Realizada la recepción e inspección, se fo rmulan los informes de

recepción e inspección.

A su vez el proveedor remite su factura sobre la base de la

confirmación del comprador

7. Emisión y envío de factura



La organización

compradora,

compara las facturasde embarque con la

O/C, actualiza los

registros y emite la

orden para que serealice el pago.

8. Pago de la adquisición

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