administración de clubes2010 2011

Distrito XXXXSeminario de Capacitación para Presidentes Electos de Club1

La verdadera satisfacción consiste en compartir y ayudar a resolver las necesidades de otras

personas.


Administración de los Clubes Rotarios

2010-2011


Objetivos de la capacitación

1. Familiarizarse con las normas y procedimientos para las operaciones del club rotario.

2. Comprender los requerimientos administrativos del club.

3. Elaborar nuevas ideas para los programas semanales del club.


Estatutos prescritos a los clubes rotarios

1. El Reglamento de RI requiere que se sean adoptados por todos los clubes admitidos como miembros de Rotary International.

2. Establecen las pautas para el funcionamiento de los clubes rotarios.


Informes que deben presentar los clubes

A RI:1. Informes semestrales para abonar las

cuotas Per cápita a RI2. Cambios en el cuadro social, de

dirigentes, o en la información sobre las reuniones.

3. Información para el Directorio OficialA La Fundación Rotaria:1. Uso de los fondos de La Fundación Rotaria2. Formulario para reportar las metas de recaudación

de fondos para La Fundación RotariaAl distrito:1. Informe de asistencia mensual


Comité de Administración del Club

1. Este comité se encargará de todas las actividades administrativas del club.

2. El secretario y el tesorero del club deberán integrar este comité.

3. El secretario del club debe ayudar a elaborar los informes que el club debe presentar.


Responsabilidades financieras

1. Colaborar con el tesorero del club.2. Enviar las cuotas del club a RI.3. Elaborar un presupuesto y aplicarlo.4. Mantener costos razonables para los

socios.5. Efectuar la auditoría anual.6. Preparar el informe financiero para

los socios.


Administración de los fondos del club

1. La Junta Directiva deben de preparar un presupuesto de gastos y egresos para ese período.

2. Los pagos los realizará el tesorero u otra persona autorizada, con la aprobación previa de dos funcionarios o directores.

3. Un contador público u otra persona cualificada deberá de realizar una revisión independiente.

4. Baja de un socio por no pago de cuotas


Los clubes rotarios y otras organizaciones

1. Los clubes rotarios, no deberán formar parte de otras organizaciones, ni adquirir obligaciones de esas organizaciones..

2. Los clubes, podrán colaborar en proyectos de servicio con otras organizaciones, cuando se considere necesario o conveniente.

3. Los clubes podrán colaborar con otros clubes de servicio siempre y cuando se les otorgue un reconocimiento a todos los clubes de servicio por su participación.


Tarjeta de socio

1. Todo club por medio del secretario deberá entregar a cada socio una tarjeta de identificación.


Cumplimiento de las leyes nacionales por parte de los

clubes

1. Todo club rotario, deberá cumplir con las leyes del país en el cual funcione.

2. Se debe de tomar en cuenta que ciertas actividades, no son siempre iguales en todos los países.


La asistencia

Y sus requisitos


Perdida automática de la membresía de un club

1. Un socio activo puede perder automáticamente su membresía, si no cumple con los requisitos de asistencia.

2. Permanecer como mínimo el 60% del tiempo, en la sesión de su club, o si estuviera compensando en otro club.


Podrá ser dado de baja, a menos que

1. La Directiva le hubiese dado una dispensa por existir motivos justificados y suficientes.

2. O cuando cumpla con la suma de años de edad y años de ser miembro de un club o de varios clubes y estos sumen 85 años o más.


Algunas opciones para compensar

1. Asistir a la reunión a cualquiera de las agrupaciones autorizadas por Rotary

2. Asistir a cualquier actividad distrital, o de RI.

3. Asistir a una reunión ordinaria de un club debidamente anunciada, si este no se reuniera ese día y en el lugar acostumbrado, la compensación le es valida.


Otras formas de compensar

1. Asistir a la directiva de su club, o a una actividad de servicio autorizada por la directiva.

2. Participar a través del sitio Web de un club en una actividad interactiva, por un mínimo de 30 minutos.

3. Las compensaciones deben de realizarse 14 días antes o después de la sesión a que no asistió.


Clasificaciones

1. Cada socio tiene una clasificación

2. Todo club deberá de tener un listado de clasificaciones, que sea equilibrado.

3. Pueden hacerse reajustes o correcciones, si las circunstancias lo requiere la directiva.

4. La directiva le notificará al socio con anterioridad al socio, y este tiene el derecho de exponer su parecer.


Directorio oficial de RI

1. Este se publica anualmente

2. Los rotarios no deberán usar el directorio oficial, para uso comercial.

3. No es permitido el uso de lista de rotarios y clubes rotarios, para su circulación


Compañerismo

1. En las actividades de compañerismo en los clubes, siempre se deben de tomar en cuenta, a los cónyuges y familiares

2. Existen clubes que tienen el privilegio de contar con comités o asociaciones integradas por familiares de los socios


Normas a observar por asociaciones de los

familiares de los socios1. El grupo, comité u organización, deberá de mantenerse

vinculado y en contacto regular con el Club Rotario.

2. Entre los objetivos del grupo debe figurar el apoyo a las actividades de servicio del club rotario.

3. Las actividades del grupo, deberán de estar destinadas a respaldar los objetivos del club rotario.


ReunionesPlanificar y dirigir:

1. Reuniones semanales

2. Asambleas de club

3. Reuniones de la directiva

4. Visitas del asistente del gobernador

5. Visita oficial del gobernador de distrito

Promover:

1. La Convención de RI

2. Las reuniones distritales– Asamblea de Distrito

– Conferencia de Distrito

– Seminario Distrital de La Fundación Rotaria

– Seminario Distrital de Desarrollo del Cuadro Social

– Seminario de Capacitación para el Liderazgo Distrital


Reuniones de los clubes

1. Cada club tiene autonomía para decidir el lugar de sus reuniones.

2. El lugar de reuniones debe de ser en un lugar accesible.


Programas eficaces para las reuniones

1. Determinar el programa con antelación.2. Rotar la responsabilidad de la planificación.3. Relacionar los programas con los proyectos y

actividades actuales del club.4. Usar de guía el calendario rotario.5. Incluir en los programas anuncios y

novedades sobre Rotary.6. Comenzar y terminar la reunión

puntualmente 7. Contar con un plan para situaciones

imprevistas.


Asambleas de club

1. Reunión de todos los socios del club, funcionarios, directores y presidentes de comités, celebrada para analizar las actividades del club o brindar capacitación a los rotarios.

2. Se recomienda que los clubes celebren de cuatro a seis asambleas por año

3. Se recomienda especialmente que asistan los socios nuevos


La visita oficial

1. Concentra la atención en asuntos importantes relacionados con Rotary

2. Brinda atención a clubes débiles o con dificultades

3. Motiva a los rotarios a participar en actividades de servicio

4. Otorgar reconocimiento a las destacadas contribuciones de los rotarios del distrito


Socios

1. Clasificación de un socio debe de estar o haber estado ligado a la actividad profesional o empresarial en la cual esta clasificado.

2. Ningún socios activos, puede ser simultáneamente socio de otro club de servicio

3. Ser socio honorario de un club es la máxima distinción.

4. El socio honorario está exento de cuotas de ingreso y ordinarias.


Ex rotario o traslado de un socio de un club a otro

1. Una persona que fue socio de un club, puede ser propuesto en otro club, siempre y cundo este haya finalizado satisfactoriamente su relación con el club anterior.

2. Se recomienda la comunicación entre el club anterior y el nuevo para la información sobre la incorporación del ex socio.


Tarjeta de socio

1. Todo club por medio del secretario deberá entregar a cada socio una tarjeta de identificación.


Aumento de socios

1. El aumento de socios nuevos, se compone de tres elementos, capacitación, retención de los socios actuales y clubes nuevos.

2. Todo club debe de revisar las tendencias del cuadro social, y determinar si el avance ha sido satisfactorio, y tomar las medidas para crecer con solidez.

3. Para hacer un plan de aumento se socios, hay factores que deben de existir


Factores a seguir para un plan de aumento de socios

1. El apoyo y la motivación del presidente.

2. Un programa debidamente estructurado para los socios nuevos.

3. El reconocimiento a los socios que llevan socios nuevos.


Retención de socios

1. La retención de los socios es muy importante, para eso se deben buscar los medios necesarios para que estos se mantengan motivados.

2. Mantener a niveles razonables del costo económico de la afiliación y promover adecuadamente los servicios que brinda Rotary a la comunidad.

3. Las Relaciones Públicas son un medio importante para promover los servicios brindados a la comunidad


Otras formas de crecer y retener socios

1. El comité del Cuadro Social que sea sólido y con suficiente apoyo.

2. Hacer un estudio de las empresas de la comunidad, para evaluar las posibles clasificaciones y captar a las personas que califiquen para ellas.

3. Organizar actividades que motiven la participación de socios.

4. Evaluar periódicamente las actividades del club, para ver en que áreas hay que mejorar


Asistencia de posibles socios a las reuniones del club

1. Es recomendable que se invite a los posibles socios a varias sesiones del club, antes de que se incorpore.

2. Se recomienda a los clubes realizar una ceremonia especial para la incorporación de un nuevo socio, esta ceremonia debe de ser presidida por el presidente del club, con la participación del padrino y del socio nuevo.


Clubes Nuevos

1. Para fundar un club se necesita un mínimo de 20 socios fundadores.

2. Se formaran clubes solo en aquellos lugares en que por lo menos el 50%de los fundadores sean oriundos de la comunidad, y que el cuadro social sean representativos en sus actividades profesionales y empresariales.

3. Su nombre debe de identificarse con su localidad, y debe de ser aprobado por RI.


Fusión de clubes rotarios

1. Dos o más clubes ubicados en el mismo distrito, que deseen fusionarse, deberán de realizar una petición a RI. Siempre que los dos clubes estén al día con sus obligaciones financieras y de otra índole con Rotary.

2. La Directiva de RI. podrá dar la autorización, de mantener su nombre y otras insignias, si fuera que la fusión se puede realizar.


Relaciones Públicas

1. El programa de Relaciones Públicas consiste en divulgar en la comunidad la imagen y programas de Rotary.


Responsabilidades del Club en materia de Relaciones Públicas

1. Se espera que todo club, mantenga relaciones positivas con los medios de información.

2. Se aconseja que todo club rotario organice cada año una actividad importante en la Avenida de Servicio en la Comunidad. Los clubes de comunidades urbanas grandes deberán emprender tanto proyectos anuales como proyectos permanentes.

3. Recurra a El Mundo de Rotary, y a las revistas rotarias regionales entre otros.


Otras responsabilidades

1. Inste a los socios a que le informen a sus familia, amigos y conocidos sobre los fines y logros de Rotary.

2. Propicie una buena relación con las organizaciones gubernamentales, líderes de la comunidad, jóvenes y otros grupos con intereses definidos.

3. Tome las medidas necesarias para corregir actitudes de su comunidad y o dentro del club que puedan perjudicar la reputación de Rotary y limitar su eficacia


Porque Rotary puede decidir el cese de un club por falta de

funcionamiento

1. De conformidad con los reglamentos de RI, la Directiva de Rotary, es responsable de garantizar que todos los clubes funcionen, según los criterios que deben ser cumplidos


Prohibición de contribuciones obligatoria a

la FR1. No se deberá usar esto como condición para ser

socio de un club.2. Tampoco se deberá hacer mención de esto en la

tarjeta de solicitud de un socio3. Se prohíbe que se incluya en el reglamento de los

clubes, nada que se haga entender que hay una obligación por parte del socio de una contribución obligatoria

4. No se autoriza referencia alguna a tales contribuciones en las tarjetas de identificación de los socios.


Rotary en la actividad política

1. RI y los clubes deben de abstenerse de hacer declaraciones políticas partidistas, así mismo se prohíbe a los rotarios hacer declaraciones con miras a ejercer presión sobre gobiernos o autoridades políticas


No obstante será deber de todo rotario cumplir con ciertas

obligaciones en su club y fuera de el.

1. En su club, mantener al tanto el desarrollo de los asuntos políticos de su comunidad y del mundo.

2. Fuera de su club, como individuos participar en tantos grupos y organizaciones legalmente constituidas.


Muchas gracias

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