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IAP-CHIAPAS

ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES E INVENTARIOS

Lic. Francisco Arturo Priego Ojeda Tuxtla-Gutiérrez/Chiapas 27 y 28 de Noviembre del 2014

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Objetivo general:

Ofrecer a los participantes del curso información sobre la importancia de los almacenes e inventarios, su adecuada organización y administración; el marco legal que los regula a nivel federal y estatal y los procesos de actualización que se viven en la entidad, derivados de la Ley General de Contabilidad Gubernamental.

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• INTRODUCCIÓN

• MÓDULO 1. ALMACENES– 1.1. Definición– 1.2. Funciones e Importancia de los Almacenes– 1.3. Tipos de Almacenes– 1.4. Administración de Almacenes– 1.5. Reglas Mínimas de Operación

MÓDULO 2: INVENTARIOS– 2.1. Concepto y Propósito– 2.2. Tipos de Inventario– 2.3. Gestión de Inventarios– 2.4. Planeación

Contenido

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• MÓDULO 3: MARCO NORMATIVO– 3.1. Legislación Federal– 3.2. Ley General de Contabilidad Gubernamental– 3.3.Legislación Estatal– 3.4. Manuales de los Entes Públicos

• MÓDULO 4: ALMACENES E INVENTARIOS EN CHIAPAS– 4.1. Armonización Contable– 4.2. Actualización de Catálogo de Bienes Muebles e Inmuebles– 4,3. Actualización de Leyes, Lineamientos, Manuales y Formatos.

• EVALUACIÓN FINAL

Contenido

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INTRODUCCIÓN

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Cuando se habla de almacenes e inventarios se tiende a pensar en el simple acopio y acumulación de mercancías, sin considerar su verdadera importancia.

Los almacenes y los inventarios son fundamentales tanto en el proceso productivo de las empresas, como en el buen desarrollo de las responsabilidades de los gobiernos y los entes públicos.

Lo principios que rigen el establecimiento y la operación de los almacenes e inventarios coinciden, en su mayoría, en el sector público y privado, pero adquieren particularidades derivadas de los propósitos que persiguen cada uno de ellos.

Introducción

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• Su objetivo principal es la obtención de ganancias.

Los almacenes e inventarios son el corazón de las empresas y su adecuado manejo permite dar una mejor respuesta a la demanda, eficaz servicio al cliente y aumento de utilidades. Están conectados con todos los procesos y tienen efecto sobre todas las funciones principales de las empresas.

En la mayoría de las empresas los inventarios comprenden un gran porcentaje del valor de los activos (se estima más del 30%) y la mayoría del capital circulante.

• Los principios que rigen los almacenes e inventarios empresariales son los de eficiencia y rentabilidad.

Empresas

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• Su objetivo primordial es trabajar por el desarrollo económico, político, que contribuya al bienestar y a la sana convivencia de las personas.

Un adecuado manejo de almacenes e inventarios permite realizar sus responsabilidades con mayor eficacia, hacer un uso más eficiente de los recursos públicos y responder con oportunidad a las demandas ciudadanas.

Los principios que rigen los almacenes e inventarios del sector público son: racionalidad en el gasto, eficiencia, transparencia y rendición de cuentas.

Gobierno

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MÓDULO 1: ALMACENES

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1.1 Almacenes. Definición

¿Qué es un almacén?

¿Cuáles son los diferentes significados de almacén?

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1.1 Almacenes. Definición.

El diccionario del la Real Academia Española da varias definiciones para almacén, que se pueden resumir en dos:

1. Edificio o local donde se depositan géneros de cualquier especie, generalmente mercancías.

2. Establecimiento donde se venden artículos.

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En un sentido más específico, el concepto de almacén ha mostrado evolución:

En el pasado se le definía como el área encargada de guardar las materias primas, productos y bienes para proporcionarlos cuando les sea solicitado.

En la actualidad, debemos entender al almacén como el espacio donde se realiza la recepción, organización, control, conservación, protección y expedición oportuna de los bienes necesarios para la correcta realización de las actividades de las empresas y de los entes públicos.

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El almacén no es tan sólo un espacio físico para la concentración de bienes, sino, sobre todo, es una parte fundamental del proceso logístico, el cual, mediante el desarrollo de una serie de actividades, contribuye al cumplimiento de las metas de las empresas y/o de los entes públicos.


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1.2. Funciones e importancia de los Almacenes

Función de los Almacenes: Cuida los bienes. Evita daños, robos, deteriores y

mermas. Da acceso a las personas autorizadas a los bienes

almacenados. Ofrece información confiable sobre las existencias

reales. Lleva controles estrictos sobre los bienes a su cargo

(entradas y salidas) Vigila que no se agoten los materiales (máximos –

mínimos). Realiza inventarios físicos de los bienes.

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Recepción de bienes

• Documentación

• Revisión

Almacenaje

• Agrupación

• Almacenamiento

• Mantenimiento

Preparación de pedidos

Salida de bienes

• Preparación, etiquetado.

• Documentación soporte

• Recepción de bienes: Dar entrada de acuerdo a los formatos y procedimientos establecidos.

Contar con documentación en los que consten pedidos confirmados, detalle de bienes solicitados, etc.

Verificar pedido. Que los bienes coincidan en especificaciones, cantidad y calidad establecida en la documentación.

Devoluciones cuando así proceda.• Almacenaje: Ubicar los bienes recibidos de acuerdo a su clasificación,

resguardarlos y cuidarlos hasta que se pongan a disposición de quienes lo soliciten.

• Preparación de pedidos (Picking): Preparación de los bienes para ser enviados a los solicitantes. Salida.

• Salida de bienes: Emisión de documentación de salida y entrega, empacado y etiquetado.


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Existen diversos tipos de almacenes y se les clasifica de muy variadas formas

1.3. Tipos de almacenes

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Según lo que almacenan:

• Almacén de materias primas y partes componentes.• Almacén de productos semielaborados.• Almacén de productos terminados. • Almacén de materiales auxiliares.• Almacén de herramientas.• Almacén de materiales de desperdicio.• Almacén de materiales obsoletos.• Almacén de devoluciones.


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Según los materiales:

• Almacén para bultos.• Almacenaje de graneles.• Almacenaje de líquidos.• Almacenaje de gases.


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Según su localización :

• Almacenes centrales.• Almacenes regionales.• Almacenes temporales.

Según su régimen jurídico:

• Propios• Rentados


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Según la función logística:

• Centro de consolidación.• Centro de distribución.• Centro de tránsito. • Almacenes cíclicos o estacionales.• Almacenes de custodia a largo plazo.


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En el sector público:

Almacenes Generales Almacenes Centrales Almacenes Regionales Almacenes de Unidad

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La administración de almacenes se refiere al conjunto de procesos y procedimientos que se instauran para el adecuado manejo de los bienes, desde su ingreso al almacén hasta su entrega al solicitante.

1.4. Administración de Almacenes

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La administración de almacenes requiere establecer diversos procesos lineales y en cada uno de ellos, procedimientos claros a seguir:

Proceso de recepción de bienes Proceso de almacenamiento Proceso de atención de usuarios Proceso de control de existencias Proceso de eliminación y baja de bienes Proceso de control de inventarios Proceso de mantenimiento y conservación de bienes Procesos de manejo de bienes y transporte interno Procesos de identificación y codificación de bienes


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Procedimientos de recepción:

• Contar con las facturas para checar físicamente que se recibe lo señalado y hacer correcciones en caso necesario.

• Revisar minuciosamente la mercancía, verificar, caducidades, medidas, peso, etc.

• Llevar un control en el formato de recibo de las mercancías establecido y solicitar firmas de los responsables.

• Colocar los bienes en su lugar en el almacén y capturar su ingreso en los sistemas establecidos.

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Métodos de Almacenaje:

• ABC. Clasifica los bienes en tres grupos de categoría o importancia: A

• PEPS (FIFO). Primero en entrar primero en salir.• UEPS (LIFO). Último en entrar primero en salir.

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Procedimiento de control de inventarios

1. Kardex. Manual o en sistema. Reporta todas las transacciones de entrada al almacén (compras, devoluciones, traslados, etc.) y todas las salidas. Muestra cantidad y costo de los bienes.

2. Bind Card. Tarjeta de control que registra exclusivamente el movimiento de los bienes. Se coloca en los estantes.

3. Inventario físico. Permanentes o periódicos corroboran lo que indica el kardex o el sistema.

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Clasificación de bienes:

• Catalogación. Inventariar todos los bienes existentes en bodega.

• Simplificación. Reducción de bienes con la misma finalidad.

• Especificación . Descripción detallada de los bienes.• Normalización . Uso de los bienes.• Estandarización . Establecimiento de estándares para

los bienes.• Codificación. Sistemas alfabético y alfanumérico.

Código de barras.29


Los procesos del almacén requieren del uso de herramientas de control y registro.

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Ingreso al almacénFactura

remisión

Almacenamiento

Métodos de almacenamiento

KardexInventario físico

Salida

Pedido

Orden de entrega

Comprobante de salida

En todo almacén deben operar reglas mínimas que permitan mantener el orden y control de los bienes:

– Uso óptimo del espacio.– Equipo adecuado a los bienes almacenados.– Medidas de seguridad general: acceso sólo a personas

autorizadas, control de acceso, etc.

1.5. Reglas mínimas de operación

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Módulo 2: INVENTARIOS

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2.1. Inventarios. Concepto y propósito

Inventario es el conjunto de bienes pertenecientes o una persona o entidad pública o privada, registrados con orden y precisión, que permiten el cumplimiento de sus principales actividades.

En materia contable el inventario es un activo. Dinero en forma de bienes.

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2.1. Inventarios. Concepto y propósito

El propósito de los inventarios es mantener información, de manera permanente sobre los bienes que se tienen, sobre su movimiento (oferta-demanda) y sobre las condiciones en que se encuentran.

Esta información es fundamental para el diseño de procesos de planeación y de toma de decisiones.

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De acuerdo a las características físicas de los objetos a contar, pueden ser de los siguientes tipos:

• Inventarios de materia prima o insumos

• Inventarios de materia semielaborada o productos en proceso

• Inventarios de productos terminados

• Inventario en tránsito

• Inventarios de materiales para soporte de las operaciones o piezas y repuestos.

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2.2. Tipos de inventarios

2.2. Tipos de inventarios

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De acuerdo a la concepción logística:

Inventarios cíclicos o de lote.

Inventarios estacionales (por estación).

Inventarios de seguridad.

Inventarios especulativos.

Inventario máximo .

Inventario mínimo.

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1970´s

Inflación y restricción de importaciones.

Altos niveles de rentabilidad y de inventarios.

1980´s

Apertura comercial e inflación.

Rotación y flujo de inventarios.

1990´s

Control de la inflación y mayor apertura comercial.

Crecimiento económico promueve incremento de inventarios.

Actualidad

Apertura económica y control de la inflación.

Bajos inventarios y puesta en marcha de nuevos modelos (justo a tiempo).

Evolución de inventarios en

México

2.3. Gestión de inventarios

2.3. Gestión de inventariosl

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La Gestión o Administración de Inventarios, se refiere al control y manejo de las existencias de los bienes, mediante la aplicación de métodos y estrategias que permitan evaluar el comportamiento de estos bienes en bodega (entradas/salidas) y darles un mejor uso.


Tres actividades son fundamentales en la administración de inventarios:

1.- Determinar existencias: Son procesos que permiten contar con información sobre la existencia física de los bienes y entre ellos se encuentran :

Inventarios físicos

Auditoría de existencias

Evaluación a los procedimientos de recepción y ventas (entradas y salidas)

Conteos cíclicos

2.- Análisis de inventarios: Análisis estadístico sobre si las existencias que fueron previamente determinadas son las que deberíamos tener.

Máximos y mínimos.

Just in Time (Justo a Tiempo).

• 3.- Control de producción.39


La gestión de inventarios permite obtener datos sobre el comportamiento de los bienes, lo cual facilita las tareas de planeación. Fundamental resulta el conocimiento del consumo y la demanda:

CONSUMO • Es la cantidad de unidades de un artículo que son retiradas del

almacén en un periodo de tiempo determinado.

DEMANDA. • Se refiere a la cantidad de unidades requeridas al almacén.• Si existe suficiente inventario, el consumo será igual a la demanda, ya

que cada unidad solicitada fue despachada.

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El sistema de compra Justo a Tiempo (JAT o Toyota) tiene como premisa mantener los inventarios más bajos posibles, una calidad alta y disminuir los retrasos.

Sus principales características son:

Pocos proveedores

Tasa de producción constante

Calidad

Programación de la carga de entrada

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¿Qué comprar?

¿Cuánto comprar?

¿Cuál es la demanda?

2.4. Planeación de inventarios

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Módulo 3: Marco Normativo

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En materia de Almacenes e Inventarios del sector público existe un marco legal que regula su operación en los ámbitos federal, estatal y municipal.

3. Marco Normativo

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Existen leyes, reglamentos, lineamientos generales, manuales y formatos que permiten el desempeño de las tareas de almacenaje e inventario de manera eficaz y conforme a las políticas de austeridad, racionalidad, eficiencia y transparencia.

3. Marco Normativo

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La LEY GENERAL DE BIENES NACIONALES (20/mayo/2004) es la que define y regula a el patrimonio del Estado y en ella se establece:

ARTÍCULO 3.- Son bienes nacionales: III.- Los bienes muebles e inmuebles de la Federación; IV.- Los bienes muebles e inmuebles propiedad de las entidades;

ARTÍCULO 11.- Quedan sujetos a las disposiciones de esta Ley y sus reglamentos: I.- Los actos de adquisición, administración, control, uso, vigilancia, protección jurídica, valuación y enajenación de inmuebles federales, así como de bienes muebles propiedad federal al servicio de las dependencias, la Procuraduría General de la República y las unidades administrativas de la Presidencia de la República, sin perjuicio de la aplicación en lo que corresponda, en el caso de los bienes muebles, de las disposiciones de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, y

3.1. Legislación federal

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Ley General de Bienes Nacionales

ARTÍCULO 129.- La Secretaría (Función Pública) expedirá las normas generales a que se sujetará el registro, afectación, disposición final y baja de los bienes muebles al servicio de las dependencias, la Procuraduría General de la República y las Unidades Administrativas de la Presidencia de la República.

La Secretaría podrá practicar visitas de inspección a dichas instituciones y a las entidades, para verificar el control y existencia en almacenes e inventarios de bienes muebles, así como la afectación de los mismos.

Corresponderá a los Oficiales Mayores o equivalentes de las dependencias, la Procuraduría General de la República y las Unidades Administrativas de la Presidencia de la República, emitir los lineamientos y procedimientos específicos, manuales, formatos e instructivos necesarios para la adecuada administración de los bienes muebles y el manejo de los almacenes.


Ley General de Bienes Nacionales

De acuerdo a este artículo es la Secretaría de la Función Pública la responsable de emitir las normas sobre el registro de bienes muebles y el Oficial Mayor de cada dependencia el encargado de emitir, los lineamientos, manuales y formatos respectivos.

Se emitieron las Normas Generales para el registro, afectación, disposición final y baja de bienes muebles de la Administración Pública Federal Centralizada y el Acuerdo por el que se establecen las disposiciones en Materia de Recursos Materiales y Servicios Generales.

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3.2. Ley General de Contabilidad Gubernamental

La LGCG está promoviendo un manejo más eficiente de los inventarios en todo el país y contribuye a la transparencia y a la rendición de cuentas.

Esta ley es de observancia obligatoria para los tres ámbitos de gobierno, como se señala en su Artículo 1.

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Artículo 1.

La presente Ley es de observancia obligatoria para los poderes Ejecutivo, Legislativo y Judicial de la Federación, los estados y el Distrito Federal; los ayuntamientos de los municipios; los órganos político-administrativos de las demarcaciones territoriales del Distrito Federal; las entidades de la administración pública paraestatal, ya sean federales, estatales o municipales y los órganos autónomos federales y estatales.


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Pone especial énfasis en el control de inventario de los entes públicos.

Artículo 19.- Los entes públicos deberán asegurarse que el sistema:

VII. Facilite el registro y control de los inventarios de los bienes muebles e inmuebles de los entes públicos.


Dedica un capítulo al registro patrimonial:

Artículo 23.- Los entes públicos deberán registrar en su contabilidad los bienes muebles e inmuebles siguientes:I. Los inmuebles destinados a un servicio público conforme a la normativa aplicable; excepto los considerados como monumentos arqueológicos, artísticos o históricos conforme a la Ley de la materia;II. Mobiliario y equipo, incluido el de cómputo, vehículos y demás bienes muebles al servicio de los entes públicos, yIII. Cualesquiera otros bienes muebles e inmuebles que el consejo determine que deban registrarse.

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Artículo 27.- Los entes públicos deberán llevar a cabo el levantamiento físico del inventario de los bienes a que se refiere el artículo 23 de esta Ley. Dicho inventario deberá estar debidamente conciliado con el registro contable. En el caso de los bienes inmuebles, no podrá establecerse un valor inferior al catastral que le corresponda.Los entes públicos contarán con un plazo de 30 días hábiles para incluir en el inventario físico los bienes que adquieran. Los entes públicos publicarán el inventario de sus bienes a través de internet, el cual deberán actualizar, por lo menos, cada seis meses. Los municipios podrán recurrir a otros medios de publicación, distintos al internet, cuando este servicio no esté disponible, siempre y cuando sean de acceso público.

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El CONAC ha emitido 5 Lineamientos y un Acuerdo: Lineamientos para el Registro Auxiliar Sujeto a Inventario de Bienes

Arqueológicos, Artísticos e Históricos Bajo Custodia de los Entes Públicos.

Lineamientos Mínimos relativos al Diseño e Integración del Registro en los Libros Diario, Mayor e Inventarios y Balances (Registro Electrónico).

Lineamientos para la elaboración del Catálogo de Bienes que permita la interrelación automática con el Clasificador por Objeto del Gasto y la Lista de Cuentas.

Lineamientos dirigidos a asegurar que el Sistema de Contabilidad Gubernamental facilite el Registro y Control de los Inventarios de los Bienes Muebles e Inmuebles de los Entes Públicos.

Lineamientos para la Elaboración del Catálogo de Bienes Inmuebles que Permita la Interrelación Automática con el Clasificador por Objeto del Gasto y la Lista de Cuentas.

Acuerdo por el que se determina la norma para establecer la estructura del formato de la relación de bienes que componen el patrimonio del ente público.

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3.3.Legislación Estatal

Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Chiapas. (12/septiembre/2014)

Artículo 44.- Al titular del Instituto de la Consejería Jurídica y de Asistencia Legal, le corresponde el despacho de los siguientes asuntos:

XXV. Normar la administración de almacenes, inventarios y avalúos de los bienes del Estado a cargo de la Administración Pública Estatal, así como normar y validar los arrendamientos de bienes inmuebles que se justifiquen, tomando en consideración las disposiciones de austeridad, avalúos y valores catastrales.

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3.3.Legislación EstatalLey Orgánica de la Administración Pública del Estado de Chiapas. (12/septiembre/2014)

Art. 44XXVI. Administrar los bienes del Estado, a cargo de la Administración Pública Estatal, conforme lo establezcan las Leyes y la normatividad aplicable.

XXVII. Integrar, generar, actualizar, resguardar y administrar información relativa a los bienes inmuebles que conforman el territorio del Estado.

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3.3.Legislación Estatal

LEY PATRIMONIAL DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DEL ESTADO DE CHIAPAS

Artículo 5.- Son atribuciones del Titular del Instituto, en materia de bienes del patrimonio del Estado: I. Normar y administrar los bienes muebles e

inmuebles.

Decreto número 045, del treinta de diciembre de dos mil nueve, dotó al Instituto de la Consejería Jurídica y de Asistencia Legal de atribuciones relativas a la administración de los bienes muebles e inmuebles

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3.3 Manuales de los entes públicos

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Es responsabilidad de cada ente público elaborar sus manuales de procedimiento para el manejo de almacén e inventario, sin contravenir las disposiciones legales que la regulan.

En estos manuales se señalan los procedimientos a seguir, los formatos a utilizar, la forma de clasificar inventarios y de ingresar y distribuir bienes, todo ello de acuerdo al tipo de actividad que desarrolla la dependencia.

MÓDULO 4: ALMACENES E INVENTARIOS EN CHIAPAS

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4. Almacenes e inventarios. Chiapas.

En Chiapas, como en otros estados del país, se vive un proceso de actualización y modernización del manejo de almacenes e inventarios.

Con ello, se contará con mejores herramientas para hacer un mejor uso de los recursos asignados para estos fines y se cumplirá con las medidas de austeridad y disciplina en el gasto del estado.

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4.1. Armonización contable

La armonización contable a nivel nacional establecida en la LGCG, se ha convertido en un detonador para actualizar inventarios y establecer mecanismos que permitan un correcto manejo.

El CACE, ha señalado en documentos del grupo de trabajo de registro y control de bienes e inventarios, importantes deficiencias en los inventarios de los entes públicos

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4.1. Armonización contable

Entre las deficiencias se señalan:

Los inventarios físicos de bienes consumibles en almacén no coinciden con los estados financieros.

La mayor parte de los entes públicos no realizan inventarios al 100%, por lo que no se actualizan los registros contables.

Se tienen bienes inventariables sin documentación soporte.

Los inventarios reales no coinciden con el sistema de la Consejería Jurídica.

En los organismos no hay sistema de control de inventarios para bienes inmuebles.

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4.2. Actualización de catálogo de bienes muebles e inmuebles

Antes del 31 de diciembre del presente año, se deben tener concluidos el registro patrimonial y contable de bienes inmuebles y muebles.

Con ello se podrá contar con un catálogo de bienes confiable y actualizado.

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4.3. Actualización de leyes, lineamientos, manuales y formatos

La mayoría de las leyes, lineamientos, manuales y formatos para el manejo de almacenes e inventarios, no se encuentran actualizadas y dificultan el trabajo.

Los lineamientos para el registro y control de bienes muebles e inmuebles, es de 2005 y hace referencia a organismos que ya no existen en el estado.

Lo mismo sucede con otros documentos relativos a almacenes e inventarios.

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Gracias por su atención!!

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