SOLUCIONES INTEGRALES PARA EL LDER Y LA ORGANIZACIN TIPS GERENCIALES

Administracin de acciones en el tiempo Ela J. Garca Garca

Qu es, pues el tiempo? Si nadie me lo pregunta, lo s; si quiero explicarlo al que me lo pregunta, no lo s

Confesiones de San Agustn

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El tiempo es considerado por muchos una constante a controlar, una especie de enemigo que nos impide desarrollar lo que necesitamos hacer. Se mide por calendarios, relojes, lapsos que establecemos, tiene que ver con nuestro estado de salud (equilibrio entre reposo y actividad) y est ligado a todas nuestras actividades: estudio, deportes, ocio, al trabajo y la familia.

Una de las batallas del ser humano ha sido ganarle tiempo al tiempo. Cmo hacer para que el da rinda ms?, cmo terminar las metas diarias?, cmo cumplir lo programado en el ao?, Cmo hacer todo esto y poder compartir con la familia, con los hijos?

LA URGENCIA REAL AGREGA VALOR. LA URGENCIA POR DESORDEN, ES SLO DESORDEN

QU ES EL TIEMPO? Se puede medir como el perodo de vida de una persona (edad) o de un acontecimiento, y tambin puede considerarse como una oportunidad, la ocasin o perodo libre para hacer algo. Al definir el tiempo la subjetividad influye, porque cada persona lo percibe y siente de una manera diferente: en ocasiones parece que el tiempo se va volando y en otros momentos que no transcurre.

TIPS GERENCIALES

CMO APRENDER A ADMNISTRAR LAS ACCIONES EN EL TIEMPO?

Saber dedicar tiempo al tiempo en un mundo de alta velocidad, es una competencia bsica para establecer una mejor distribucin de nuestras actividades, incluidas las familiares. Esto significa aprender a ordenarnos internamente y a ordenar nuestras acciones, de modo tal que su ubicacin en planes de accin partan de un efectivo proceso de jerarquizacin y priorizacin.

TIEMPO Y EFECTIVIDAD Efectividad significa ir en la direccin correcta. No se trata solamente de buena utilizacin de los recursos y de trabajar con eficacia, se trata de hacer lo que nos permite avanzar hacia los objetivos propuestos.

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CMO SER MS EFECTIVOS EN EL USO DEL TIEMPO?

Clarificar hacia dnde se quiere avanzar, de modo que se pueda comprender mejor dnde se est, para disear y dar los pasos adecuados siempre en la direccin correcta. Hay que generar una plan, que refleje lo que se desee alcanzar (la meta). Los objetivos aportan fuerza y direccin a los planes.

Establecer objetivos

Apresrate lentamente (Fbula de la Tortuga y la Liebre)

Priorizar Establecidos y jerarquizados los objetivos, deben desglosarse en acciones y tareas, las cuales han de ser ubicadas en fechas (das, plazos y horas precisas), considerando que cada una requiere preparacin (propia o de otros), elaboracin, seguimiento a datos, informaciones, documentos, acciones, para garantizar la finalizacin o entrega de lo requerido.

Jerarquizar Definidos los objetivos deben ordenarse por su importancia, por el nivel de impacto para el alcance de las metas, etc. Esto permite clasificarlos por plazos de tiempo: corto, mediano y largo.

Aprovechar el tiempo es saber exprimir cada momento. Esto requiere ser proactivo, tener un propsito claro y actuar para lograrlo. Sin embargo, en muchas ocasiones se presenta algo urgente, que debe ser resuelto de manera inmediata. Tales urgencias muchas veces no son reales, sino que se debe al carcter subjetivo que se atribuye al hecho, especialmente cuando es otra persona quien atribuye el sentido de urgencia a una accin.

Cuando se presenta una urgencia (bien sea una accin previamente establecida o una imprevista), hay que sopesar su importancia, cunto valor agrega a los objetivos que estn establecidos, y los impactos de atenderla o no. Ser esa importancia la que ayude a determinar si se posterga una accin para atenderla

LAS URGENCIAS QUE NO SON URGENTES

Cuanto menos tiempo se tiene para hacer una cosa, ms se necesita la serenidad.

Realizar el movimiento justo, produce el resultado exacto. La efectividad es, simultneamente, condicin del logro de las

actividades y mejoramiento permanente de la persona. Es tan importante hacer las cosas como hacerlas bien.

Administracin de acciones en el tiempo

Uno de los aspectos que mide la eficiencia del Lder, es cmo optimiza el tiempo, dado que es un recurso no renovable. TIPS GERENCIALES

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Hay que saber hacer foco en la rutina diaria: el telfono suena, hay visitas inesperadas y un informe por entregar que no est terminado, qu hacer cuando todo se presenta junto? Es necesario detenerse, hacer una breve pausa, serenarse, recobrar la visin clara de las cosas, actualizar la razn de lo que hacemos.

La prevencin es la verdadera esencia de saber dedicar tiempo al tiempo. Prevenir es evitar el error, la repeticin o reproceso, la correccin. Las normas de prevencin son la va de la adecuada planeacin y son el enfoque para alcanzar calidad (resultado esperado por el cliente en el tiempo previsto). El resultado de la prevencin es equilibrio, disciplina, control y pocas crisis.

Una cosa primero, la otra despus: La frmula es sencilla y exigente, significa que hay que hacer lo que tenemos entre manos hasta acabarlo (en lo que corresponda) para pasar de inmediato a la siguiente. La medida del tiempo la da la propia actividad (su alcance, impacto, extensin).

Es importante fijar plazos, repartir las actividades y definir el tiempo que se asigna a cada una de ellas (fechas y horarios). Establecer el cumplimiento de estos plazos como un compromiso individual y del equipo, es PREVENCIN para alcanzar la efectividad organizacional.

Plan diario, semanal, mensual y anual

PRINCIPIOS BSICOS DE LA PLANIFICACIN

Administracin de acciones en el tiempo

Dedicar Tiempo al (uso del) Tiempo

Si se quiere evitar la prdida del tiempo, se tendr un pequeo plan o programa de actividades, donde se atienda de modo particular lo previamente jerarquizado y priorizado, y de ser posible, prever hasta los imprevistos, lo cual se facilita si llevamos estadsticas diarias, semanales o mensuales de nuestros imprevistos. Esta sencilla lista, nos permite tomar medidas preventivas, para bajar las crisis.

Cambiar de actitud y manera de pensar con respecto al tiempo y modificar los patrones de comportamiento: Significa mejorar la calidad de vida y de trabajo.

Identificar y analizar qu est pasando con el tiempo: Pensar en qu y cmo se invierte, cuntas veces se interrumpen o postergan actividades, cuntas se dejan inconclusas, cunto tiempo se invierte en actividades relevantes o irrelevantes, qu se puede realizar en menos

UN RESULTADO EFECTIVO DEPENDE DE DIFERENTES ACCIONES: DISEO EJECUCIN SEGUIMIENTO EVALUACIN APRENDIZAJE

TODAS ESTAS ACCIONES DEBEN PLANIFICARSE

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PLANEAR ES HACER UNA LISTA DE TAREAS.

EL SECRETO DE LA EFECTIVIDAD ES QUE LA LISTA EST BIEN ELABORADA.

4. Haga una planeacin mensual, y desglsela en un semanario y plan diario con todas las actividades que hay que realizar (personales, equipos y organizacionales). Planifique el seguimiento, y sobre todo, EJECTELO.

RECOMENDACIONES FINALES

BIBLIOGRAFA

Boyett, Joseph y Jimmie (1999). Hablan los gurus. Colombia. Grupo Editorial Norma.

Caldera, Rafael T. El uso del tiempo. Liberil Impresores. Caracas, 1995.

Covey, Stephen R. (1993). Los Siete Hbitos de la Gente Eficaz. Ediciones Paids. Barcelona.

Covey, Stephen R. Primero, lo primero. Ediciones Paids. Barcelona, 1995.

LA AGENDA ES UNA HERRAMIENTA DE

ORGANIZACIN Y EFICIENCIA

TIPS GERENCIALES

Administracin de acciones en el tiempo

Esto depende de muchos factores, entre ellos:

1. Relacionar la visin con la planeacin y la accin, para mantener el sentido y la direccin del negocio. 2. Jerarquizar los objetivos y evaluar sus niveles de impacto y establecer los plazos de tiempo (corto,

mediano y largo). 3. Identificar las actividades en que se desglosa cada objetivo y establecer un orden de prioridades para

su cumplimiento. 4. Desglosar los objetivos en tipos de acciones y tareas: diseo, preparacin y entrenamiento,

ejecucin, revisin, finalizacin, entrega y seguimiento. 5. Precisar los roles en funcin de los objetivos y acciones para las asignaciones y delegaciones, y

establecer requisitos claros y especficos. 6. Comenzar por lo primero y concluirlo antes de continuar con lo que sigue, y hacer de este proceso un

ciclo. 7. Trabajar y comprometerse diariamente con los pequeos pasos que hacen posible el avance hacia el

cumplimiento de los objetivos. 8. Practicar a diario el uso de un planificador (agenda) que ordene los pasos a realizar. Dar seguimiento,

controlar las acciones mientras se van realizando (la calidad se controla 9. antes y durante). 10. Evaluar las metas y actividades propuestas: Es importante idear un mecanismo de evaluacin,

preferiblemente semanal. Pregntese, por ejemplo, qu objetivos logr?, con qu desafos me enfrent?, qu decisiones tom?...

2. Ubique en el plan TODAS sus actividades o tareas: en el trabajo, la familia, estudios, compromisos, etc., es decir, tenga un PLAN UNICO.

2. Comience con las tareas importantes y deje tiempo para los imprevistos.

3. Distribuya las actividades y clarifique fechas de cumplimiento y responsables. Establezca las metas del tiempo con sus equipos.