administracion archivos electronicos

7/26/2019 ADMINISTRACION ARCHIVOS ELECTRONICOS

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GESTIN ELECTRNICA DEDOCUMENTOS

CURSO 2006-2007

T.1. Introduccin a la GestinElectrnica de Documentos:contexto electrnico y

organizativo


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2Raquel Gmez Daz [email protected] Curso 07-08

T. 1. Introduccin a la Gestin Electrnica de Documentos

T.1 Introduccin a la Gestin electrnica de

DocumentosBibliografa

1. Introduccin

2. Qu es la gestin?

3. Evolucin histrica de las nuevas tecnologasaplicadas a los archivos

4. La Gestin Electrnica de Documentos5. Cambios necesarios para la adaptacin a las

nuevas tecnologas.


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0. Bibliografa Bustelo Ruesta, Carlota, Garca-Morales Huidobro, Elisa.

Tendencias en la gestin de la informacin, la

documentacin y el conocimiento en las organizaciones Elprofesional de la informacin 2001 10 (12)4-7

Conde Villaverde, Mara Luisa. La produccin de

documentos en soporte tradicional y su control archivstico.EN La administracin electrnica y los archivos: amenazasy oportunidades para la archivstica. Toledo: Junta deCastilla La Mancha, 2003 pp. 11-50

Dirks Manual for Commonwealth Agencies. Australia:Commonwealth of Australia, 2000


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0. Bibliografa Documentos electrnicos: manual para archiveros. Consejo

Internacional de Archivos. Comit de Archivos de Gestinen Entrono electrnico. Madrid: Ministerio de Cultura, 2006http://www.mcu.es/archivos/pdf/documentos_electronicos.pdf

Grupo Foris. Evolucin o revolucin?. Nuevas perspectivas

en la Gestin de Documentos Electrnicos?. Tbula, n 5,2002 pp. 7-77

Hernndez Olivera, Luis. Moro Cabero, Manuela. Normativa

ISO 9000 y gestin de archivos administrativos. Crnica deun encuentro anunciado.Archivamos. N 36-37 (2 y 3ertrimestre 2000 pp. 22-32)

ISO/TR 15489-1-2 Ginebra: ISO, 2001
http://www.mcu.es/archivos/pdf/documentos_electronicos.pdfhttp://www.mcu.es/archivos/pdf/documentos_electronicos.pdfhttp://www.mcu.es/archivos/pdf/documentos_electronicos.pdfhttp://www.mcu.es/archivos/pdf/documentos_electronicos.pdfhttp://www.mcu.es/archivos/pdf/documentos_electronicos.pdf


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0. Bibliografa ISO 15489-1 Informacin y documentacin. Gestin de

Documentos. Proyecto UNE-ISO 15489. Traduccinespaola de la Norma. Revista Espaola de DocumentacinCientfica 2005, 28, 1 pp.

Lpez Alonso, Rosa M. Los archivos en los nuevos entornosde trabajo administrativo. Legajos: Cuadernos de

investigacin archivstica y gestin documental. N. 8 2005pp. 7-18.

Martnez Sereno, Vicente. Integracin de sistemas de

Gestin Electrnica Documental en la empresa: evaluacinde costes y metodologa de implantacin VI JornadasEspaolas de Documentacin: Los Sistemas de Informacinal Servicio de la Sociedad(Valencia, 29, 30 y 31 octubre1998) / FESABID


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0. Bibliografa Nougaret, Chritine. Limpacts des technologies

delinformation sur les archives et le travail de larchiviste.

Archivum. 1997. vol 43. p 283-309

Roberge, Michel. La gestio dels documents adminsitratius.Barcelona: Diputacin Provincial- Associaci de Arxivers de

Catalunya, 1993. p 63

http://www.cenadem.com.br
http://www.cenadem.com.br/http://www.cenadem.com.br/


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CENADEM

T 1 I t d i l G ti El t i d D t
http://www.cenadem.com.br/


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1. IntroduccinEn qu archivos hay documentacin nuestra?

Archivos de la Polica Archivos de la Universidad Archivos del consultorio mdico/hospital

Archivos bancarios Archivo municipal ..

T 1 I t d i l G ti El t i d D t


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1. INTRODUCCINPor qu son tan importantes los archivos?

Los archivos desempean un papel crucial en la mayora de lasactividades humanas.

Son esenciales para todas nuestras actividades e interaccionessociales.

Constituyen la base de nuestro sistema legal.

Las funciones y la contabilidad del gobierno, los tratamientos

mdicos y la investigacin cientfica dependen de ellos. Los documentos de hoy son susceptibles de alcanzar valor

histrico.

T 1 Introduccin a la Gestin Electrnica de Documentos


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1. INTRODUCCINContexto actual de desarrollo de los archivos.

El impacto de las nuevas tecnologas de la Informaciny la Comunicacin

Sobreabundancia de documentacin e informacin

Cambio desarrollado por los archiveros tradicionales:

papel ms activo de los archiveros



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1. INTRODUCCIN

Los archivos deben participar en la totalidad del ciclo de vidade los documentos de archivo con el fin de asegurar suautenticidad, fiabilidad y disponibilidad para la conservacin.

Los archivos deben asegurarse de que los productores dedocumentos creen y conserven los documentos, autnticos,fiables y aptos para la conservacin

Los archivos deben administrar los procesos de evaluacin yejercer un control intelectual sobre los documentos aarchivar

Los archivos deben definir las exigencias en materia deconservacin y de acceso con el objeto de asegurar que losdocumento de archivo se encuentren disponibles, accesiblesy comprensibles

Pautas del CIA



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2. QU ES LA GESTIN?Gestin de documentos

conjunto de operaciones y tcnicas relativas ala concepcin, desarrollo, implantacin yevaluacin de los sistemas administrativosnecesarios desde la creacin de un documentohasta su destruccin o transferencia alarchivo[1]

[1] Roberge, Michel. La gestio dels documents adminsitratius. Barcelona:Diputacin Provincial- Associaci de Arxivers de Catalunya, 1993. p63



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2. QU ES LA GESTIN?Gestin de contenidos

necesidad de tratar de manera global ysistemtica distintos tipos de informacin: La interna que se produce en el ejercicio de la

actividad La que proviene de fuentes externas La pblica que la organizacin quiere transmitir a

su entorno



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2. QU ES LA GESTIN?EJEMPLOS DE INFORMACIN

INTERNA expedientes personales de lostrabajadores

FUENTES EXTERNAS legislacin sobre laproduccin de la empresa

PBLICA memoria anual de la empresa



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3. EVOLUCIN HISTRICA DE LAS NUEVAS

TECNOLOGAS APLICADAS A LOS ARCHIVOS

Etapas

de los 50 a los 80

de mediados de los 80 a mediados de los 90

de mediados de los 90 : creacin de las redes deordenadores

momento actual



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De los 50 a los 80 Herramientas Preocupacin por la perdurabilidad de los soportes

De mediados de los 80 a mediados de los 90 Expansin de la utilizacin de los ordenadorespersonales



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Desde mediados de los 90 Tecnologas pticas (Ejemplo Ayuntamiento de

Zaragoza)

Sistemas expertos

Productos de intercambio de datos

Guas de recursos de informacin

Momento actual Expansin de la administracin electrnica

http://cmisapp.zaragoza.es/ciudad/usic/fondousic/consultaImagenes_Fondo?tema=FOTOGRAFIAhttp://cmisapp.zaragoza.es/ciudad/usic/fondousic/consultaImagenes_Fondo?tema=FOTOGRAFIAhttp://cmisapp.zaragoza.es/ciudad/usic/fondousic/consultaImagenes_Fondo?tema=FOTOGRAFIAhttp://cmisapp.zaragoza.es/ciudad/usic/fondousic/consultaImagenes_Fondo?tema=FOTOGRAFIAhttp://cmisapp.zaragoza.es/ciudad/usic/fondousic/consultaImagenes_Fondo?tema=FOTOGRAFIAhttp://cmisapp.zaragoza.es/ciudad/usic/fondousic/consultaImagenes_Fondo?tema=FOTOGRAFIAhttp://cmisapp.zaragoza.es/ciudad/usic/fondousic/consultaImagenes_Fondo?tema=FOTOGRAFIA


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Ejemplo de aplicacin de tecnologas pticas

Digitalizacin

de fondos

documentales



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Ejemplo de aplicacin de tecnologas pticas

http://www.zarago

za.es:82/archivo/

http://www.zaragoza.es:82/archivo/http://www.zaragoza.es:82/archivo/http://www.zaragoza.es:82/archivo/http://www.zaragoza.es:82/archivo/


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4. LA GESTIN ELECTRNICA DE

DOCUMENTOSConsideraciones importantes. Las tcnicas modernas de reproduccin, tratamiento y

tratamiento de la informacin suponen un problema altiempo que una oportunidad para la gestin de losdocumentos y la informacin.

Un sistema inadecuado de gestin ocasionar ms

problemas que beneficios.

El reto no es la aplicacin de las tecnologas sino lacapacidad de hacer una seleccin de las que sean ms

adecuadas a nuestras necesidades.



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DOCUMENTOS

Gestin electrnica de documentos y archivos

Creados o reunidos y

conservados por cualquier

persona fsica o jurdica en el

transcurso de sus

actividades y como prueba

de ella

Con ayuda

de lainformtica

Conjunto de actividades que permiten

cumplir con las funciones de servir,

custodiar y poner a disposicin de otros

los documentos que contienen.



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DOCUMENTOSAsociada a los archivos administrativos Simplificar el archivo de documentos, eliminando todos

aquellos que no tengan valor legal

Mejorar la forma de organizar y recuperar la informacin.

Evitar lo no esencial y la informacin duplicada Proporcionar el cuidado adecuado de los documentos

originales

Almacenar a bajo coste los documentos

Simplificar las tareas de gestin de archivo: gestin deusuarios, estadsticas.



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DOCUMENTOSTipos de GED

Programas que gestionan los documentosde manera automatizada

Programas donde los documentos enpapel se convierten a soporte electrnico y

slo se trabaja con documentoselectrnicos.



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DOCUMENTOSEvolucin de la GED

digitalizacin ? OCR ICR

form procesing workflow



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DOCUMENTOSBeneficios de la gestin electrnica de la informacin

Mejor acceso a la informacin que es recuperada desdecualquier lugar de una forma comn para cualquiera delos usuarios del sistema

Aprovechamiento del capital intelectual de laorganizacin.

Mejora de la gestin del trabajo a travs de los procesoselectrnicos

Se favorece el trabajo en equipo y se aceleran lasactividades crticas

Mejora significativamente el servicio al cliente


4 LA GESTIN ELECTRNICA DE


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DOCUMENTOSBeneficios de la gestin electrnica de la informacin

Incrementa el aseguramiento de la calidad y elcontrol de los gastos. La toma de las decisiones sebasa en la informacin actualizada y en lnea

Mejora de la productividad pues la informacincomienza a estar disponible

Se minimizan las necesidades de espacio de

almacenamiento frente a los sistemas que necesitanalmacenar papel

Mejor y mayor control de la informacin


4 LA GESTIN ELECTRNICA DE


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DOCUMENTOSProblemas asociados a la GED

La rpida obsolescencia del hardware y delsoftware

Perdurabilidad

Legalidad

Cambio cultural



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5. CAMBIOS NECESARIOS PARA LA

ADAPTACIN A LAS NUEVAS TECNOLOGASNecesidad de adaptacin de

Las polticas, procedimientos y directrices que rigen la

utilizacin y las infraestructuras de un entorno de trabajoelectrnico que deben ser aprobadas y difundidas para toda laorganizacin.

Lneas directrices y los controles, para guardar los documentosde las actividades, que deben ser integradas en el desarrollode operaciones y procesos de trabajo

El entorno ofrece a los usuarios los tiles de almacenamientola formacin adecuada requerida para consultar, almacenar losdocumentos, as como la informacin necesaria para la tomade decisiones y ejecucin de las actividades.



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5. CAMBIOS NECESARIOS PARA LA

ADAPTACIN A LAS NUEVAS TECNOLOGASNecesidad de adaptacin de

Las responsabilidades relativas al funcionamiento de todo

entorno recaen sobre todos los miembros de la organizacin

Las diferentes prcticas de gestin son racionalizadas ymejoradas, incluyendo la eliminacin de los procesos, de

funciones duplicadas, as como de otros fallos de sistema.

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