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EL MUEBLE Y LA MADERA

Administración

¿CÓMO MEDIR LA GESTIÓN EMPRESARIAL?

Carolina Obregón SánchezPeriodista M&M

En el mundo de hoy, las empresas exitosas cuentan con una clara orientación a nivel estratégico so-

portada en sistemas de información que les permite establecer los parámetros para medir la efectividad de sus negocios.

Estos parámetros son conocidos como los Indicadores de Gestión Empresarial (IGE) y según Andrés Sánchez Prieto, Coordinador de Mercadeo VISION de la Uni-versidad de La Sabana, se pueden definir como “los procesos integrales que facilitan la medición de los logros y el cumplimiento de la misión y objetivos de la organización en sus diferentes áreas”.

Los IGE se han convertido en el modo más rápido y confiable de tantear oportuna y objetivamente las actividades de gestión, financieras, operativas y admi-nistrativas propias de una empresa. Tanto los resultados, el control empresarial y el desempeño de los empleados, son medidos para saber exactamente hacia dónde va la empresa. Los beneficios que reporta este método de medición empresarial son importantes a la hora de identificar los aciertos y errores en las actividades de cada nivel de la organización.

A nivel del negocio y sus actividades, los indicadores impulsan la eficiencia, eficacia y productividad de cada

área, permiten priorizar actividades y procesos basados en la necesidad de cum-plimiento de objetivos a corto, mediano y largo plazo, identifica oportunidades de mejoramiento y optimización en aquellas labores o procesos que por su comportamiento y tendencias requieren de una reorientación o un refuerzo.

Otras ventajas de la aplicación de los indicadores a nivel organizacional es la de disponer de información corporativa con la cual se establecen prioridades

Ante la necesidad de hacer empresas más eficientes y eficaces y de mantener el control de la organización, los Indicadores de Gestión

Empresarial, permiten medir, conocer y analizar los resultados de esta labor, convirtiéndose en el mecanismo más eficaz y menos costoso para

saber hacía dónde va una empresa.

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Los Indicadores de Gestión Em-

presarial (IGE), buscan medir si una empre-

sa va o no por buen camino a cumplir con su

visión, objetivos y metas.

Foto: Mabel Fertigung

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de acuerdo con los factores críticos de éxito, necesidades y expectativas de los clientes de la organización, se establece una gerencia basada en da-tos y hechos corroborados con infor-mación confiable y oportuna, permite reorientar políticas y estrategias con respecto a la gestión y control de la organización.

Igualmente, los IGE, fortalecen la cultura y clima organizacional ya que promueve el trabajo en equipo, mo-tiva a sus miembros a alcanzar metas retadoras propiciando una gestión de mejoramiento continuo, contribuye al desarrollo y crecimiento a nivel perso-nal y profesional y genera e impulsa procesos de innovación y creatividad enfocados a la gestión del día a día.

¿Pero qué se requiere para llegar a este punto de medición? Sánchez Prieto, explica que “esto conlleva un proceso integral de planeación estratégica y operativa” en la que se tienen en cuenta todos los procesos y proyectos de todas y cada una de las áreas de la empresa (presidencia, gerencias, jefaturas, operativas), las cuales realizan un trabajo colabora-tivo y multifuncional bajo los mismos objetivos, estrategias e indicadores.

La Información: Base del Éxito EmpresarialLa clave del éxito empresarial está determinada por “una clara orien-tación a nivel estratégico soportada en sistemas de información” afirma Andrés Sánchez, lo que permite que en todos los niveles de la organiza-ción, además de conocer su misión, visión, objetivos o logros; se conozca a ciencia cierta qué se está evaluando mediante los IGE.

De esta manera cada área encamina sus esfuerzos para cumplir con los objetivos trazados y sabe cómo van a ser medidos estos esfuerzos. En este sentido los IGE tienen como fi-

nalidad brindar información sintética, concreta y relevante para conocer el desempeño de la empresa y de sus negocios.

Para este proceso es importante determinar qué tipo de información se requiere para cada empresa de acuerdo a su actividad, para optimizar la relación costo-beneficio de su au-togestión; teniendo en cuenta que la calidad y claridad de ésta, va a fijar las actividades para el éxito empresarial. Andrés Sánchez, explica que la falta de información y/o la baja calidad de la misma, pueden hacer que se tomen decisiones erróneas y llevar a la em-presa a un “navegar sin rumbo”.

¿Qué se Puede Medir?Andrés Sánchez asegura que “en el campo de la administración moderna,

la administración de la organización está fundamentada en los procesos que se manejan al interior de la misma”, razón por la cual son las directivas o el responsable de cada área quienes determinan qué se debe medir de acuerdo a una labor previa en la que se definen los objetivos de esta medición, teniendo en cuenta que ellos deben estar acordes con los lineamientos a nivel organizacional y/o empresarial.

Sin embargo, los indicadores de ges-tión en la empresa, deben cumplir con las siguientes características:

• Ser medibles: Es decir que lo que se desea medir se pueda medir, ya sea en términos del grado o frecuencia de la cantidad. Por ejemplo, el número de muebles hechos por operario en un período de tiempo.

Los directivos de la organización, son las personas que deben determinar qué áreas, actividades y funciones merecen ser medidas y qué indicadores se ten-drán en cuenta en esta medición. El análisis y las posteriores correc-ciones, también están bajo su mando.

El desempeño, la actitud, aptitud

y capacidades de los funcionarios o empleados de una

organización, son in-dicadores que reflejan si una persona está en capacidad de cumplir con las funciones que se le asignan. Los di-rectivos deben fijarse en estos indicadores

para seleccionar el mejor personal.

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• Tener significado: El medidor o indicador debe ser reconocido fácilmente por todos aquellos que lo usan y participan en el proceso. Es decir, el indicador debe tener una breve descripción sobre qué es y que pretende medir.

• Poderse Controlar: El indicador debe poderse controlar por parte del equipo de trabajo responsable del proceso.

Teniendo en cuenta estas característi-cas, se determinan los indicadores que van a ser analizados, que pueden ser de de efectividad o de eficiencia. Así, si una empresa está orientada hacia los procesos, un indicador puede ser el proceso o los resultados.

Así, si una empresa está orientada hacia los procesos, un indicador puede ser el proceso o los resultados. Sánchez lo explica de esta manera: “haciendo un paralelo con el deporte, podemos entender en qué consisten los indicadores del proceso y de re-sultados mirando como los llevamos a los procesos de la empresa, tomando como fuente la cadena de valor. Si miramos por ejemplo en el fútbol y hoy en día con la entrada en el juego del Ganagol, los indicadores de re-sultados son entre otros: número de

partidos ganados, empatados y per-didos, discriminando estos resultados si el equipo juega de local o visitante. En contraste y analizando el mismo ejemplo del fútbol, los indicadores de proceso pueden ser: el número de horas entrenamiento, la cantidad de partidos amistosos jugados, el porcentaje de fallas cometidas, entre otros”.

Para realizar un indicador se debe tener en cuenta que éste debe tener los siguientes componentes:

• Objetivo: Para qué servirán los resultados de la medición de de-terminado indicador.

• Definición: Construir el significado colectivo del indicador.

• Diseño: Compuesto por: Nombre de la variable: Lo que se mide. Denominador. Es la meta que se proyecta realizar. Numerador: Es lo que se realizó, tendiendo en cuenta la meta proyectada.

• Responsabilidad: Quién lidera el proceso de creación y realización de los IGE.

• Tiempo: Es el límite de tiempo de realización de la medición.

• Procesamiento: Labor de llevar a cabo la medición y efectuar los

Clases de indicadores

Algunos indicadores están enfo-cados en medir aspectos de alto impacto en una organización, éstos son:

De Productividad

Miden la eficiencia de las opera-ciones en una organización, así como el rendimiento de los recursos utilizados en las actividades ejecu-tadas dentro del proceso. Tiene una relación directa con la productividad del negocio y sus procesos (con lo que se tiene, ¿qué se puede hacer?). Ejm: Relación de horas humanas laboradas frente a las unidades producidas.

De Efectividad ó Comerciales.

Miden el logro de los resultados propuestos, indicándonos si se hi-cieron las cosas que se debían hacer, es decir el cumplimiento de obje-tivos, metas. Muestran el proceso evolutivo de la empresa en función de las ventas, la participación en el mercado, el número de clientes, su tasa de crecimiento, entre otras cla-sificaciones que requiera la empresa teniendo en cuenta la naturaleza y finalidad. Ejm: Número de quejas recibidas de los clientes, tasa de participación en el mercado.

Financieros

Analizan la contabilidad frente al comportamiento financiero de la empresa. Ellos reflejan el comporta-miento que ha tenido la empresa en el pasado pero no proporcionan una guía adecuada, válida y estratégica para las acciones que la organiza-ción, en cabeza de sus directivos, debe realizar hoy y en el largo plazo, para crear un valor financiero futuro sostenible. Ejm: Rentabilidad sobre las ventas, patrimonio.

La productivi-dad, es uno de los factores de

mayor preocu-pación y riesgo en una organi-zación. En este sentido, los IGE

además de indi-car qué procesos se deben medir,

determina si éstos se están cumpliendo.

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resultados (éstos se pueden dar en cifras absolutas, en porcentajes, en tasas o en medidas estadísticas).

• Toma de decisiones: De acuerdo a los resultados, evaluar qué se puede hacer.

• Consideración de gestión: valorar si las decisiones fue-ron correctas y/o si necesitan corregirse.

Ilustremos lo anterior con el siguiente ejemplo de Indicador de Gestión de Efectividad:

Resultado: Según resultados de la fórmula, sólo se realizó un 40.49% de la producción total de marcos para ventanas que se deben producir en un mes. Esto se traduce en una deficiencia del 59.51% en la productividad mensual. Es decir que si la meta proyectada es de 5000 marcos para ventanas en tres meses, éste indicador de productividad debe analizarse para tomar los correctivos necesarios para cumplir la meta. Así se muestra cómo los resultados de IGE, son de gran utilidad a la hora de tantear si las metas empresariales se están cumpliendo. Sin embargo, “no solo debemos conformarnos con la identificación y construcción de los indicadores de gestión en nuestra organización, ahora es necesario mirar qué se va ha hacer con la información proveniente de estos al interior de la organización”, dice Andrés Sánchez.El análisis posterior a estas mediciones debe guiar la toma de decisiones para hacer los correctivos necesarios. De esta manera se pueden suplir las falencias o eliminar los obstáculos que impiden que el indicador sea positivo. Lo importante es involucrar a tiempo este tipo de proce-sos, como parte de la planeación de la empresa. Los IGE, son una herramienta que permite al empresario a saber hacía dónde va y si su negocio va por el camino correcto a convertirse en una empresa de éxito. M M&

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Fuentes:Andrés Sánchez Prieto. Coordinador de Mercadeo VISION de la Uni-versidad de La Sabana.

Variable: Número de marcos para ventanas.Denominador: Se deben producir 5.000 marcos para ventanas en 3 meses. Por mes se deben producir 1667 marcos para ventanas. Numerador: Se produjeron 675 ventanas en el primer mes.Tiempo: Se medirá la producción de este primer mes.

Fórmula:

Número de marcospara ventanas

Si una organización rige sus actividades de acuerdo a los indicadores, a su análisis y a los correctivos correspondientes; los resultados en términos de efectividad y eficiencia serán los mejores.

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