INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN

Augusto JAVES SANCHEZ

Licenciado en Administración

Maestría en Gestión Estratégica de Organizaciones

Doctorado en Administración

Semana Nº 4Enfoques y supuestos comprendidos en la TGA y su relación con otras teorías

Productividad, Eficacia y Eficiencia

ProductividadLa relación producto – insumos en un período específico con la debida consideración de calidad.

Productividad = Productos Insumos

EficaciaCumplimiento de objetivos

EficienciaLogro de las metas con la menor cantidad de recursos.

¿Qué es lo mejor?

Ser Eficiente Ser Eficaz Ser Efectivo

HAGO BIEN

LO ADECUADO

Hago mal

lo adecuado

Hago bien

lo inadecuado

HAGO MAL

LO

INADECUADO

ALTA BAJA

ALTA

BAJA

EFICIENCIA (¿CÓMO LO HAGO?)

EFIC

AC

IA (¿

QU

É H

AG

O?)

Cuidado

“Ningún grado de

eficiencia puede

compensar la falta de

eficacia.

Antes de dedicarnos a

hacer algo en forma

eficiente, tenemos que

estar seguros de que

hemos encontrado algo

acertado para realizar”

Peter Drucker

Áreas de conocimiento para ser un buen ejecutivo

Economía y Finanzas

EstrategiaDe Negocios

Manejo del Cambio

DIRECCIÓNCalidad Total

RR.HH.

OperacionesCalidad de proceso

Liderazgo y Habilidades Gerenciales

Tecnología de Información

Marketing yVentas

El éxito de una organización

No lo hace sus planes, por mejores que sean

No los hace las máquinas

No la hace sus redes de computadora de última generación

No la hace su edificio por moderno y agradable que sea

No lo hace sus folletos, separatas, publicidad

No la hace sus métodos de trabajo

No la hace los materiales que emplee

El éxito depende de su gente:El éxito depende de su gente:de su forma de pensar, de sentir, de actuarde su forma de pensar, de sentir, de actuar

¿CÓMO ANALIZAR UNA ORGANIZACIÓN?

Enfoque Funcional de la Organización

G e r e n c i a d e A d m i n i s t r a c i ó n G . C o n t a b i l i d a dy F i n a n z a s

D p t o . d eP r o d u c c i ó n

D p t o . d eC . C a l i d a d

D p t o . d eI n g e n i e r í a

D p t o . d eP l a n i f i c a c i ó n

D p t o . d eM a n t e n i m i e n t o

G e r e n c i a d eO p e r a c i o n e s

G . d e M k t .y V e n t a

G e r e n c i a G e n e r a l

D i r e c t o r i o

J u n t a d e A c c i o n i s t a s

ORGANIZACIÓN

Enfoque sistémico

Conocimiento administrativos, metas de los reclamantesy uso de los insumos

Rev

ital

izac

ión

del

sis

tem

a

PLANEACIÓN

INTEGRACIÓN DE PERSONAL

CONTROL

DIRECCIÓN

Para generar productos

Rev

ital

izac

ión

del

sis

tem

a

Insumos Meta de los demandantes

2. Empleados3. Consumidores4. Proveedores5. Accionistas6. Gobiernos7. Comunidad8. Otros

Insumos2. Humanos3. Capital4. Administrativos5. Tecnológicos

AM

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es4.

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as

Productos2. Empleados 4. Satisfacción3. Consumidores 5. Integración de metas4. Utilidades

La organización y sus condiciones externas

TECNOLOGICASECONÓMICAS

ORGANIZACIÓN

SOCIALES ETICAS

POLÍTICASY LEGALES

LA ADMINISTRACIÓN INTERNACIONAL

PAÍS SEDE DE LA COMPAÑÍA MATRIZ Bienes y servicios País anfitriónExportación

PAÍS SEDE DE LA COMPAÑÍA MATRIZ Experiencia técnica fundamental País anfitriónAcuerdo deLicencia

PAÍS SEDE DE LA COMPAÑÍA MATRIZ Experiencia Administrativa y Técnica País anfitriónContratos de

Administración

Sociedades enParticipación y

Alianzasestrategías

PAÍS SEDE DE LA COMPAÑÍA MATRIZ Materias Primas y Personal País anfitrión Materias Primas yPersonal

Subsidiarias PAÍS SEDE DE LA COMPAÑÍA MATRIZ Capital y Experiencia País anfitrión

SUPUESTOS COMPRENDIDOS EN LA TGA

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La Administracion

Controlar el desempeño general de las personas en las organizaciones en todo el ciclo los recursos humanos

Mejorar la capacidad de planificar, coordinar, dirigir y controlar el funcionamiento de un organización

Analizar las funciones y actividades que se realizan en las organizaciones para cumplir con sus fines

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Administración clásica 1920 -1940Administración científica 1950Comportamiento organizacional 1960Sistemas e información 1970Calidad (TQM) 1980Reingeniería (BPR) 1990

Conocimiento (KM) 2000

¿Manejo de fortalezas intelectuales 2010?

Paradigmas de la administración: Prácticas Administrativas

(pasado, presente y futuro)

Administración Científica 1950

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Escuela de la Administración Científica(Taylor, Gantt, Frank y Lilian Gilberth)

El desarrollo de una verdaderaciencia de la administración, de talmanera que se pudiera determinarel mejor método para realizar cadatarea

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La selección científica de los trabajadores,

de tal manera que cada trabajador

fuera responsable de la tarea para

la cual tuviera más aptitudes.

La educación y desarrollo

del trabajador en forma

científica

La cooperación estrecha y amistosa entre obreros y patrones

Comportamiento organizacional 1960

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Cultura organizacionaldiagnóstico y cambio

En una empresa con éxito se lleva a cabo un ciclo repetitivo ascendente con las siguientes cuatro fases

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Cultura Ad hoc --> Inicio e innovación Principia con conocimiento (riesgo, experiencia)

Cultura de Grupo--> Liderazgo y confianzaCultura Jerárquica --> Complejidad y control

Cultura de Mercado --> Investigación y medio ambienteTermina en información

(es considerada como verdad)

Propiedades del comportamiento organizacional

P El comportamiento organizacional es el estudio del funcionamiento y dinámica

de las organizaciones, y de cómo se comportan los grupos y los individuos

dentro de ellas.

d La organización puede alcanzar sus objetivos si las personas que la componen

coordinan sus esfuerzos, con el fin de lograr algo que individualmente jamás

conseguirían.

c La organización espera que el empleado obedezca su autoridad, y éste espera

que la organización se comporte con corrección y justicia.

q La organización refuerza su expectativa mediante el uso de su autoridad y el

ejercicio del poder de que dispone, mientras que el empleado refuerza su

expectativa tratando de influir en la organización o limitando su participación

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Diagnóstico de la cultura organizacional

FuenteK. Cameron R. Quinn(1999)

Ontología del cambio

• Ser Limitado, caos, dependiente• Querer Ser Unificar, confianza• Saber Ser Preparación, selección• Poder Ser Compromiso, Pro actividad, Capacidad

• Deber Ser Libertad, adaptabilidad, reactividad, independencia

Sistemas e información 1970

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Enfoque de sistemas

La organización es un sistema único, que tiene un propósito y está compuesto por partes que se interrelacionan

Conceptos Clave: sinergia: el todo es mayor que la suma de las partes homeostásis: equilibrio entre energía importada y producto

exportado subsistemas, las partes que constituyen el sistema total flujos: de materiales, de información retroalimentación: permite evaluación y corrección entropía: medida del desorden (dinamismo) de un sistema

(comunicación: incertidumbre entre varios mensajes)

¿Qué entendemos por SISTEMAS?:

� Conjunto de elementos interdependientes e interactuantes

para formar un todo que presenta propiedades y

características propias que no se encuentra en ninguno de

los elementos aislados

s Grupo de unidades combinadas que forman un todo

organizado

s Sistema es un todo organizado o complejo; un conjunto o

combinación de cosas o partes que forman un todo complejo

o unitario.

Un sistema abierto mantiene un intercambio de transacciones con el ambiente y conserva constantemente el mismo estado (autorregulación), a pesar de que la materia y la energía que lo integran se renuevan de modo continuo (equilibrio dinámico u homeostasis).

Información

Energía

Recursos

Materiales

Información

Energía

Recursos

Materiales

Transformación

o

procesamiento

ENTRADAS SALIDAS

ambienteambiente

Retroalimentación

Modelo general de sistema abierto

Calidad (TQM) 1980

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TQM

28

Satisfacción Satisfacción del del

ClienteCliente

Mejora continuaMejora continua

InvolucramientoInvolucramiento

Diseño d

el prod

ucto /

se

rvicio

Diseño del procesoH

erra

mie

ntas

de

Calid

ad

Compras

Benchmarking

Calidad como filosofía: principios

• Calidad como prioridad competitiva

• Responsabilidad de la Gerencia

• Creación de un ambiente donde los problemas de calidad sean detectados y resueltos

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Definiciones de calidad centrados en el cliente

• Conformidad con las especificaciones– tiempo entre fallas– puntualidad de entrega– tiempo de entrega

• Valor– relación precio / utilidad

• Conveniencia de uso– cumplimiento de propósito

• apariencia• estilo• durabilidad• fiabilidad

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Calidad como arma competitiva

• Dificultad de lograr calidad en todas las áreas de la empresa• Las percepciones de calidad de los clientes son cambiantes• Los cambios en los estilos de vida y las condiciones

económicas alteran drásticamente las percepciones de calidad

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ExitoCapacidadesde operación

Precisióndetección deexpectativas

Reingeniería (BPR) 1990

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La Reingenieria

Apunta a una ruptura Es un cambio radical Usualmente sin vuelta atrás Cambio revolucionario

¿Qué es Reingeniería?

Reingeniería es el replanteamiento fundamental y el rediseño de los procesos en los negocios para lograr mejoras dramáticas en medidas de rendimiento que son críticas y contemporáneas, tales como costos, calidad, servicios y rapidez, optimizar los flujos de los trabajos y la productividad de una organización.

Es un proceso total de readecuación de las organizaciones en las nuevas y exigentes condiciones en un entorno cada vez más difícil de controlar; es decir, es una de las formas con que se puede operacionalizar el cambio.

Las 3 R´s de la Reingeniería:

• Rediseño.... para teneruna visión interfuncional.

• Retool (proveer herramientas) ... factores de infraestructura (equipo de computadoras, redes, procedimientos, etc.).

• Reorquestar... factores de la organización que necesitan cambiar para conseguir la reingeniería.

Conocimiento (KM) 2000

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Método Científico: Ciclo continuo de la ciencia

De Datos (hechos) a Información Inicial a Conocimiento (descubrimiento) a Información (verdad)

En este ciclo están presentes la experimentación y la innovación generando oportunidades en cada nivel de avance

Nuevas hipótesis (conocimientos), Nuevas aplicaciones (innovación)

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Dos clases de conocimiento

Tácito o implícito No consciente,

desarticulado, personal, producto de la experiencia, sujeto a un contexto específico, difícil de formalizar, comunicar y compartir.

ExplícitoEste puede ser descrito fácilmente y codificado dentro de la empresa, sin dejar de ser una selección racionalmente comprometida.

– Innovar una actividad que permite tener la oportunidad de competir usando la experiencia de los empleados antes de que la competencia valide nuestro conocimiento y este se vuelva información verdadera, siendo este último la meta final del conocimiento social

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Utilidad de la manejo del conocimiento para la empresa

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La economía del conocimientoLa economía del conocimiento

El conocimiento se vende o se compra en una transacción, y es parte de los productos terminados o la materia prima de la transacción.

Actualmente ha cobrado un gran valor en la transacción comercial, esta importancia ha despertado el interés por administrarlo dentro de las empresas

La información por otro lado ha bajado notablemente de precio

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El éxito del manejo del Conocimiento El éxito del manejo del Conocimiento radica enradica en

•Generar conocimiento•Tener acceso al conocimiento•Representar e incrustar el conocimiento•Facilitar el conocimiento•Transferir el conocimiento•Aceptar el cambio de cultura para

ayudar a la gente a utilizar el conocimiento colectivo

Knowledge workersKnowledge workers

• Son trabajadores que se gestionan a sí mismos.

• La innovación continua debe ser parte de su trabajo.

• Necesitan formación y aprendizaje continuo.

• Su productividad no se basa tanto en la cantidad como en calidad.

• Han de tratarse como un activo en lugar de un costo.

Organizaciones en aprendizajeOrganizaciones en aprendizaje

Organizaciones en que los trabajadores desarrollan su capacidad de crear resultados que realmente desean y en la que se propician nuevas formas de pensar, entendiendo la empresa como un proyecto común y los empleados están continuamente aprendiendo a aprender.

Peter Senge

Las organizaciones inteligentes son capaces de llegar a saber más, de aprender cosas nuevas y enseñarlas a otros, que a su vez, lleguen a saber más; es decir, a aprender de nuevo y a enseñar lo nuevo. Navegando en el espacio del conocimiento abierto por la nueva sociedad

Una organización inteligente ¿para qué? Una organización inteligente ¿para qué?

Organización Inteligente

Mejor desempeñoMejor calidad

Por los clientes

Ventaja competitiva

Fuerza laboral comprometida

Dirigir el cambioPor la verdad

Exigencia de Tiempos Actuales

Reconoce la Interdependencia

Unir el desarrollo individual de cada persona de la organización a un desempeño económico superior.

Las organizaciones interesadas en la gestión de la calidad están preparadas para estudiar las disciplinas del aprendizaje.

El aprendizaje ponerlo al servicio del cliente. Lograr la satisfacción del cliente.

La única ventaja competitiva sostenida es aprender más rápido que la competencia.

Los empleados deben aprender a tener en cuenta el interés de toda la empresa, los directores deben aprender a fomentar la capacitación y la autodeterminación..Una organización

inteligente ayuda a la gente a adaptarse al cambio.

La gente llega a la conclusión que puede manifestar su opinión, señalar las cosas que no funcionan bien o hablar con franqueza.

Los integrantes de las O.I. podrán participar en la creación de este nuevo mundo, en vez de limitarse a reaccionar pasivamente.

Hay la necesidad de comprender las estructuras de dependencia. se necesita un pensamiento colectivo, en el nivel de las organizaciones, las comunidades y la sociedad.

Empresas inteligentesEmpresas inteligentes

Las empresas inteligentes fomentan la interacción para crear

ventajas competitivas, imprimen un valor agregado a

productos y servicios, desarrollan capacidades distintivas y

emplean la tecnología de la información para emigrar a un

contexto capaz de moverse y adaptarse a un entorno de

negocios competitivo soportado por el aprendizaje continuo.

Cultura de la humanidad y la Era del servicioCultura de la humanidad y la Era del servicio

• CULTURA DE LA CAZA ( 50,000 a 8,000 a C. ). El hombre primitivo se alimentaba de la caza.

• CULTURA AGRICOLA ( 8,000 a C. a 1,700 d. C. ) . El hombre encontró una manera más fácil de vivir : sembrar.

• CULTURA INDUSTRIAL ( 1,700 A 1955 d. C ) El cambio del artesano al industrial sucedió rápidamente, para 1930 ya había más población trabajando en la industria.

• CULTURA DE SERVICIOS ( a partir de 1955 )El número de empleados de servicios por primera vez supera al número de los obreros manuales.

• RETO DEL SIGLO XXI. Entender lo que es esta cultura de servicio, adoptar una posición y dominarla a nivel global.

•Planeación estratégica •Políticas •Objetivos generales •Objetivos funcionales•Planes de acción •Procedimiento •Comportamiento Organizacional •Solución de problemas •Proceso de decisión •Otros

Valores, filosofía y comportamiento

Cultura Organizacional Cultura Organizacional

Valores de la dirección

Se refiere a los Valores fundamentales de la dirección como son: el bien , la belleza, la verdad y amor el prójimo

Se refiere al pensamiento (a veces por escrito) de los valores de la empresa y que sirve de marco para todas las acciones que suceden en ésta.

Filosofía Principios Credo

Se refiere a toda la acción dentro de una organización y que tiene como guía la filosofía de la empresa.

Estrategia de quiebra

Estrategia de éxito

Baja Calidad

Bajoprecio

Menos Clientes

Altos costos

Alta calidad

Más Clientes

Buen precio

Bajos costos