ADMINISTRACiÓN PARA INGENIE'ROS

MIGUEL DAVID ROJAS LOPEZ

UN,IVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA SEDE MEDELLlN

FACULTAD NACIONAL DE MINAS Medellín, 1999

ADMINISTRACiÓN PARA INGENIER9S

MIGUEL DAVID ROJAS LOPEZ

Trabajo de promoción presentado Como requisito para optar la categoría

de Profesor asociado

UNIVERSLDAD NACIONALDE COLOMBIA SEDE MEDELLlN

FACULTAD NAClQNAL DE MINAS Medellín, í~99

UNAL-Medellín / 11111111 "

A

MARIA ELENA

MARiA FERNANDA

SAMUEL DAVID

'"

TABLA DE CONTENIDO

Pago LISTA DE TABLAS 7

LISTA DE FIGURAS 8

LISTA DE ANEXOS 9

INTRODUCCiÓN 10

1. ADMINISTRACiÓN • 12

1.1. ADMINISTRADORES 14 -

1.2. DESEMPENO GERENCIAL /'

17

1.3. HABILIDADES GERENCIALES 19

1.4. HISTORIA DE LA ADMINISTRACiÓN 22

1.5. CONCEPTOS ACTUALES 24 1.5.1. Gestión del Conocimientos 24

1.5.2. Maquila ~6

1.5.3. Justo a Tiempo 28

1.5.4. Los Clústers Industriales 30

1.5.5. Globalización 32

1.5.6. Alianzas Estratégicas ~4

1.5.7. Organizaciones Virtuales 36

1.5.8. Franquicias ~8

1.5.9. Misión y Visión 39

1.5.10. Gerencia de Proyectos 41

1.5.11. Evaluación de Proyectos 42

1.5.12. Gestión Ambiental 44

2. PLANEACIÓN ./ 48

2.1. PROCESO DE PLANEACIÓN / ~O

2.2. OBJETIVOS DE LA PLANEACIÓN / 51

2.3. LA PLANEACIÓN y LOS PROYECTOS /" 53

2.4. ADMINISTRACiÓN POR OBJETIVOS -APO- 54

IV

2.5 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA v' 57

2.6. PROSPECTIVA 62

3. ORGANIZACiÓN 66

3.1. CRITERIOS INHERENTES A LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVAv 69

3.1.1. Relaciones en la Organización /' 70

3.1.2. Organización Línea -Staff- - 70

3.1.3. Los Diez Mandamientos de la Buena Organización "AMA"

(American Management Association) ¡/ 71

3.2. CLIMA ORGANIZACIONALv" 72

3.3. COMUNICACiÓN ASERTIVA 74

3.4. LA VENTANA DE JOHARY ~ 76

3.5. BENCHMARKING 82

3.6.0UTSOURCING 84

3.7. REINGENIERiA 86

4. DIRECCiÓN 89

4.1. LIDERAZGO 93

4.2. TOMA DE DECISIONES 96

4.3. NEGOCIACiÓN DE CONFLICTOS 99

4.3.1. Preparación para la Negociación 1,()3

4.3.2. Estrategias para la Negociación 111

4.3.3. Tipos de Negociación 115

4.4 TEORíA Z 117

4.5 EMPOWERMENT 1~O

4.6 INTELIGENCIA EMOCIONAL 121

4.7 TRABAJO EN EQUIPO 128

5. CONTROL 133

5.1 CONTROL DE GESTiÓN 134

5.2 EL PAPEL DE LA MEDICiÓN 137

5.3 INDICADORES DE GESTiÓN 1~8

5.3.1 Criterios de Evaluación 139

v

5.3.2 Tipos de Indicadores 140

5.4 ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD 142

5.5 LAS CUATRO EDADES DEL INGENIERO 145

5.6 CALIDAD TOTAL 1A6

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 155

VI

LISTA DE TABLAS

1. DIFERENCIA ENTRE ADMINISTRADORES Y OPERARIOS .......................... 15

2. DIFERENCIA ENTRE MISiÓN Y VISiÓN .......................................................... 41

3. TIEMPO EN LOS PLAN ES ................................................................................ 49

4. COMPONENTES DE LA INTELIGENCIA EMOCIONAL.....•........................... 128

5. DIFERENCIA ENTRE GRUPO Y EQUIPO DE TRABAJO .............................. 130

6. CARACTERíSTICAS DE LOS íNDICES DE GESTiÓN .................................. 139

7. NIVELES DE LOS OBJETIVOS ...................................................................... 140

8. TIPOS DE INDiCADORES............................................................................... 141

VII

LISTA DE FIGURAS

1.PROCESO DE ADMINiSTRACiÓN.................•.................................................... 13

2.NIVELES GERENCiALES .................................................................................... 16

3.HABILlDADES GERENCiALES ............................................................................21

4.SUPOSICIONES DE LA TEORíA X Y LA TEORíA y .......................................... 55

5. PROCESO DE APO ............................................................................................. 56

6.EJEMPLO MATRIZ DOFA ................................................................................... 59

7.MATRIZ DEL GRUPO CONSULTOR DE BOSTON ............................................ 60

8.MATRIZ DE LA GENERAL ELECTRIC ............................................................... 61

9. PROCESO DE ORGAN IZAR ............................................................................... 67

10.LA VENTANA DE JOHARY............................................................................... 79

11.LABORATORIO ................................................................................................. 81

12.EL GRID ADMINISTRATIVO ............................................................................. 95

13.PROCESO DE TOMA DE DECISIONES ........................................................... 97

14.ESTILOS DE DECISIONES ............................................................................. 100

15.ELEMENTOS DE LA NEGOCIACiÓN ............................................................. 104

16.DILEMA DEL PRISIONERO ............................................................................ 112

17.TIPOS DE ESTRATEGIAS ............................................................................... 115

18.TlPOS DE GES'rIÓN ........................................................................................ 135

19.MODELO DE CONTROL DE GESTiÓN .......................................................... 136

2O;ENFOQUE SiSTEMÁTiCO ............................................................................... 143 I

viii

LISTA DE AN EXOS

1. CRONOLOGíA DE LA ADMINISTRACiÓN 148

ix

------ -----

INTRODUCCiÓN

A través del tiempo se piensa que la ingeniería es una disciplina basada en aspectos netamente científicos, es decir, se fundamenta en las ciencias exactas, las cuales no admiten discusión sobre el resultado esperado, ya que como ciencia se basa en experiencias evaluadas anteriormente y su comprobación esta ~ecutada.

a ingeniería no es una ciencia sino una aplicación de ella. Es un arte que tiene ¡ como ingredientes la habilidad y el ingenio necesarios para que el conocimiento se I ada te a la humanidad. ~ _ - _ -'

De acuerdo al consejo de Ingenieros para el Desarrollo Profesional "La ingeniería es aquella profesión en la cual se emplean juicio, conocimientos matemáticos y ciencias naturales adquiridos por medio del estL1-dio, la experiencia y la práctica para desarrollar formas de utilizar, económicamente, los materiales y las fuerzas de la naturaleza en beneficio de la humanidad." (Thuesen, 1986,p.3)

El propósito del ingeniero es la utilización del conocimiento que brinda el científico, para producir bienes y servicios. La civilización moderna depende en alto grado de la ingeniería, la mayoría de los problemas son solucionados por ella, desde las comunicaciones y el transporte, pasando por vivienda y salud hasta los mas elevados procesos desarrollados por la tecnología.

la función más común de la ingeniería es el manejo de los elementos de un medio, el físico, para crear utilidad en un segundo medio, el económico. Sin embargo, los ingenieros tienden a veces a descuidar la factibilidad económica y con frecuencia, se aferran en la práctica por la necesidad de enfrentar situaciones en las cuales la acción debe fundamentarse en estimativos y juicios. Sin embargo, los ingenieros modernos están ocupando, de manera creciente, posiciones en las cuales su responsabilidad se extiende para cubrir factores administrativos .

...------ ­- Existen personas, en esta época finalizando el milenio, de las algunas son ingenieros, que creen que estos deben limitarse al manejo de las cosas físicas y

I ,dejar aspectos administrativos, financieros, legales, económicos y humanísticos de su profesión en manos de otros; es más, algunos se atreven a considerar estos factores como ajenos a la ingeniería. Este punto de vista, respetable, se debe al I

hecho de que quienes se complacen en descubrir y luego emplear la certeza bien I

10

ordenada del medio físico, encuentran difícil adaptar su modo de pensar para considerar las complejidades propias del medio económico y administrativo. Sin embargo se plantean otros criterios.

En la revista clase empresarial No. 32 de febrero de 1996 aparece " de la población universitaria en Colombia, estimada en 500.000 personas, una cuarta parte, es decir, 125.000 estudian uno de los 40 programa de ingeniería en 327 centros de educación superior, cifras que reflejan la importancia de esta profesión en la estructura socioeconómica del país".

Además se agrega "El ingeniero debe ser más que un contratista, por eso ya existe consenso entre las Facultades para redefinir su perfil , lo que redundará en favor de un profesional no sólo con una sólida base fundamental científica y tecnológica, sino con una visión empresarial , humana y capaz de hablar y escribir, es decir, de com icars~Jacomuni~' . _­

El ingeniero que aspire a tener una posición creativa dentro de su profesión, encontrará que unos buenos conocimientos en administración le son supremamente útiles.

11

1. ADMINISTRACiÓN

La administración es un concepto muy amplio, algunos autores plantean que es una ciencia, otros que es un arte, lo cierto es que esta disciplina ofrece tanto de lo uno como de lo otro y no se le ha prestado la debida atención siendo una herramienta indispensable para desarrollar sus actividades.

Para interpretarla administración se pueden tomar algunas definiciones ya planteadas:

"El proceso de realizar actividades y terminarlas eficientemente con y a través de las personas" (Robbins, 1996, p.5)

11 El arte de lograr que se hagan ciertas cosas a través de las personas". (Stoner, 1989, pA)

En estas definiciones no existe ninguna afirmación diferente a que por intermedio de las personas se deben hacer las cosas, esto significa que el arte esta en que otros hagan lo que hay que hacer.

Una definición más técnica es la planteada por Stoner:

" La administracióñ es l' proceso de planear, organizar, dirigir y controlar I?\ esfuerzos de los miembros de la organización, y de aplicar los demás recursos de j

~~ar l~s~le~idas.'~

El Ingeniero Carlos Suárez Salazar considera la administración, como "La integración dinámica y óptima de las funciones de planeación, organización, dirección y control para alcanzar un fin grupal, de la manera más económica y en el menor tiempo posible". (Suárez, 1994, p.17)

Las definiciones anteriores tienen en común dos cosas, que la administración es un conjunto de funciones y se orienta a un objetivo específico.

La administración se puede definir entonces como el proceso de: planear, organizar, dirigir y controlar para cumplir con el propósito de la organización. Ver Figura 1. Esta definición de administración fue propuesta por tjenry Fayol (1841­1925), originalmente incluía la coordinación entre la dirección y el control.

12

--------

De acuerdo con esta primera definición, se interpreta cada una de las funciones involucradas en la administración:

----------'------------- ----­I PLANEACIÓN:

La función de planear se entiende como la determinación del trabajo que se va a realizar, la proyección de las acciones que se van a desarrollar, así como, el establecimiento de metas y objetivos para la organización y la forma como se van a integrar en el trabf!jo. (

- ~ --~

r ORGANIZACIÓN: \ \ Se entiende por organización, la clasificación y división del trabajo en unidades

más pequeñas, la coordinación de los recursos de la organización (Humanos, técnicos, físicos, entre otros). Además determinar que se necesita hacer, cómo, quien, cuando y donde lo va a realizar. IJ

---~---------------- ~ FIGURA 1. PROCESO DE ADMINISTRACiÓN

....."....-_P_LA_N_E_A_C_I_O_N_~ ORGANIZACION I ~ PROPOSITO

DE LA ORGANIZACION

DIRECCION

CONTROL

13