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PROCESO FORMULACIÓN, ELABORACIÓN, IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN DE ESTUDIOS Y PROYECTOS INSTITUCIONALES CÓDIGO EPPD03

PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE ESTADISTICAS INSTITUCIONALES VERSIÓN 3

ELABORÓ: Profesional Oficina Asesora de Planeación.Profesional Grupo seguimiento a poblaciones especiales y estudios estadísticos

REVISÓ:Jefe Oficina Asesora de Planeación.Coordinador Grupo seguimiento a poblaciones especiales y estudios estadísticos.

APROBÓ:Jefe Oficina Asesora de Planeación.Superintendente Delegado para la Protección al Usuario y participación ciudadana.

FECHA:07/10/2014

FECHA: 06/08/2015

FECHA: 19/12/2014

OBJETIVO

Planificar, producir y administrar estadísticas institucionales, así como publicar reportes, informes, boletines y/o estudios estadísticos mediante la aplicación de criterios, estándares, modelos, metodologías, herramientas e instrumentos técnicos establecidos y/o adoptados por la Entidad, de conformidad con la normatividad vigente aplicable, con el fin de constituir y disponer de datos e información estadística institucional confiable, oportuna y transparente para la Alta Dirección, el Gobierno Nacional y el público en general

ALCANCE Inicia con: Formulación y elaboración del Plan Estadístico Institucional, a través de la aplicación de la metodología de planificación estadística estratégica institucional. Continua con: la ejecución del Plan, el análisis, valoración y producción de información estadística institucional. Finaliza con: Publicación, difusión y seguimiento de la información estadística obtenida.

ÁMBITO DE APLICACIÓN Este procedimiento aplica a todos los procesos de la Entidad.

DEFINICIONESAccesibilidad: Refleja la rapidez y facilidad de acceso por parte de los usuarios, a la información.Actividad Estadística: Es el conjunto de acciones dirigidas a la recopilación u obtención, elaboración, ordenamiento, almacenamiento, análisis, difusión, publicación de datos y cualquiera otra actividad de similar naturaleza, de acuerdo con metodologías preconcebidas y elaboradas para tal fin y realizadas a través de cualquier medio técnico o tecnológico reconocido.(DANE Metodología de Planificación Estadística Estratégica Institucional -PEEI. Pág. 14. 2009)Análisis estadístico: Es el análisis para la interpretación de datos, de conformidad con las técnicas, criterios y herramientas metodológicas establecidas y/o adoptadas por la Entidad.

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DEFINICIONESAnálisis de datos: Es el análisis que implica examinar los datos en bruto con el propósito de generar conclusiones sobre la información.Atributos Calidad de la información: Conjunto requerimientos de calidad, oportunidad y confiabilidad mínimos de los datos, para generar información estadística confiable para la toma de decisiones.Base de datos: Conjunto o colección de datos interrelacionados entre sí, que se utilizan para la obtención de información de acuerdo con el contexto de los mismos y que son almacenados sistemáticamente para su posterior uso. (DANE, (2011). Resolución No. 1503 de 2011).Boletín Estadístico: Documento técnico que recopila la información estadística que de manera periódica se produce en la Entidad, la cual es organizada y compilada bajo una estructura establecida y publicado en los diferentes medios y canales institucionales.Buenas Prácticas Estadísticas: Conjunto de acciones replicables, basadas en experiencias comprobadas y que han tenido los mejores resultados. Contribuyen al mejoramiento de la actividad estadística (Regulación Estadística en el Marco del Sistema Estadístico Nacional).Difundir: Significa poner a disposición en una forma de acceso general a los miembros del público e incluye la impresión, emisión y las formas electrónicas de difusión(Ley 1712 de 2014, art. 6)Calidad estadística: Conjunto de propiedades que debe tener el proceso y el producto estadístico, para satisfacer las necesidades de información de los usuarios (Resolución 691 de 2011, del DANE, por la cual se reglamenta el proceso de certificación de la calidad de operaciones estadísticas.)Dato: son simplemente unidades de información que incluyen percepciones, números, observaciones, hechos y cifras, pero que al estar desligadas de un contexto particular carecen de sentido informativo.(DANE Metodología de Planificación Estadística Estratégica Institucional -PEEI. 2009)Datos Abiertos: Son todos aquellos datos primarios y sin procesar, que se encuentran en formatos estándar e interoperables que facilitan su acceso y reutilización, los cuales están bajo la custodia de las entidades públicas o privadas que cumplen funciones públicas y que son puestos a disposición de cualquier ciudadano, de forma libre y sin restricciones, con el fin de que terceros puedan reutilizarlos y crear servicios derivados de los mismos. (Ley 1712 de 2014, art. 6). Dato estadístico: se refiere a los datos de una encuesta o registro administrativo usado para producir estadísticas (OECD. Glosario de términos estadísticos. Recuperado de: http://stats.oecd.org/glossary/detail.asp?ID=532) Difusión: Divulgación de la información generada por la investigación, considerando los requerimientos de los usuarios y la utilidad que pueda tener la información en sí.Estándar estadístico: Regla o lineamiento acordado sobre cómo una o más etapas del proceso estadístico deben llevarse a cabo siguiendo la ética profesional. Sus componentes incluyen: definiciones, unidades estadísticas, clasificaciones, procesos de codificación, cuestionarios,

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http://stats.oecd.org/glossary/detail.asp?ID=532



DEFINICIONESresultados. (SDMX, 2009).Estudio Estadístico: Documento técnico que recolecta, describe o resume datos estadísticos obtenidos en relación al propósito y población específica establecida, y que además incorpora información estadística institucional, a partir de la aplicación de técnicas y análisis de datos estadísticos Gestión Documental: Es el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida por los sujetos obligados, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. (Ley 1712 de 2014, art. 6).Información: Es un conjunto organizado de datos procesados y útiles, que constituyen un mensaje sobre un determinado fenómeno, proporcionando significado o sentido a una situación en particular. Los datos se convierten en información cuando aportan significado, relevancia y entendimiento a determinadas personas en un tiempo y lugar determinado. (DANE Metodología de Planificación Estadística Estratégica Institucional -PEEI. 2009)Información Pública clasificada: Es aquella información que estando en poder o custodia de un sujeto obligado en su calidad de tal, pertenece al ámbito propio, particular y privado o semi-privado de una persona natural o jurídica por lo que su acceso podrá ser negado o exceptuado, siempre que se trate de las circunstancias legítimas y necesarias y los derechos particulares o privados consagrados en el artículo 18 de esta ley. (Ley 1712 de 2014, art. 6)Información estadística: Conjunto de resultados que se obtienen de las operaciones estadísticas y que describen o expresan características sobre algún elemento, fenómeno o situación de estudio. (Resolución 1503 de 2011, del DANE, sobre la difusión de la información estadística.) Información estadística estratégica: Información producida o avalada por instituciones de carácter gubernamental, en desarrollo de su misión institucional, generada a través de procedimientos metodológicos, normas y estándares de carácter técnico-estadístico, requerida para la toma de decisiones del país. Dicha información involucra datos que contribuyen a la generación de conocimiento y comprensión del conocimiento mediante un adecuado análisis y procesamiento de los mismos. (DANE Metodología de Planificación Estadística Estratégica Institucional -PEEI. Pág. 14. 2009)Informe Estadístico: Documento técnico que presenta información estadística institucional de manera periódica o por requerimiento especifico, bajo una estructura establecida por la Entidad, que incorpora representaciones visuales (tablas, cuadros de salida, graficas, mapas entre otros). Metadato: Información necesaria para el uso e interpretación de las estadísticas. Los metadatos describen la conceptualización, calidad, generación, cálculo y características de un conjunto de datos estadísticos (Niño Rojas Víctor Miguel. (2011). Metodología de la investigación.

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DEFINICIONESDiseño y ejecución. Ediciones de la U. Bogotá, Colombia. p. 79) Metodología: Estudio lógico y sistemático de los métodos de procedimientos que guían el proceso de generación de una investigación. En términos estadísticos, se refiere al enfoque que permite observar un problema de una forma total, sistemática y con cierta disciplina estadística.Microdatos: Datos sobre las características de las unidades de estudio de una población (individuos, hogares, establecimientos, entre otros), que constituyen una unidad de información de una base de datos y que son recogidos por medio de una operación estadística.Operación estadística: Conjunto de actividades que comprenden el diseño, la producción y difusión de información estadística sobre un determinado tema que se origina en censos, muestras o registros administrativos. La operación estadística debe contar con un formato específico para recolección de datos y ha de realizarse con una periodicidad determinada.Planificación Estratégica: Es el proceso por el cual los dirigentes ordenan sus objetivos y sus acciones en el tiempo. No es un dominio de la alta gerencia, sino un proceso de comunicación y de determinación de decisiones en el cual intervienen todos los niveles estratégicos de la entidad" Sallenave (1991), Planificación Estadística Estratégica: Proceso técnico, dinámico y permanente de coordinación de la actividad estadística, para optimizar en un tiempo determinado y con unos recursos establecidos, la gestión, la utilidad y el aprovechamiento de la información estadística estratégica, permite gestionar la información estadística estratégica de las entidades públicas, que se precisa para la formulación de políticas públicas, la planeación, la toma de decisiones, el seguimiento y evaluación a los planes misionales de las mismas. Define y acota las temáticas de información estadística por priorizar, sus objetivos, sus responsables y el tiempo previsto para su desarrollo.(DANE Metodología de Planificación Estadística Estratégica Institucional -PEEI. 2009)Plan estadístico: Es el resultado tangible del proceso de planificación estadística y se constituye en un instrumento técnico permanente, busca organizar la actividad estadística que produce una entidad, las acciones técnicas requeridas para su operatividad y mejoramiento y la asignación de responsabilidades para su desarrollo; es el instrumento de determinación y priorización de la información estadística y demás resultados que se requieren o desean generar en un ámbito institucional; contiene la información estratégica que se requiere para la formulación de políticas públicas, la planeación, la toma de decisiones así como para la evaluación y el seguimiento a los planes misionales y de acción.(DANE Metodología de Planificación Estadística Estratégica. Pág. 10. 2009) Producción estadística: Proceso que lleva implícito la consecución de la información, su procesamiento, obtención de resultados y posterior análisis, de acuerdo con la metodología elaborada para tal fin (Adaptado de la definición de la Comisión Económica para Europa de las Naciones Unidas (UNECE), "Terminology on Statistical Metadata", Conferencia de estadísticos europeos sobre estudios y estándares estadísticos, No. 53,

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DEFINICIONESGénova, 2000.)Registro administrativo Corresponde a la información que consignan las entidades para evidenciar la ocurrencia de un hecho en ejercicio de sus funciones. Los registros pueden ser sujeto de regulación o control resultante de necesidades fiscales, administrativas, tributarias u otras, creado con la finalidad de viabilizar la administración del Estado o para fiscalizar el cumplimiento de obligaciones legales de la sociedad. Surgen de un marco legal institucional con el fin de hacer más eficiente la administración pública de acuerdo con unas funciones misionales. Son de carácter permanente en su obtención y útiles para el aprovechamiento estadístico. (INEGI 2010, 2012).Reserva estadística: Prohibición de difundir estadísticas o datos de cada unidad individual a la que se está referida la información, o alguna restricción sobre el uso de la información por su carácter confidencial.Reporte Estadístico: Documento técnico que recolecta, resume y presenta datos estadísticos institucionales obtenidos, de conformidad con los requerimientos solicitados por los usuarios de la Entidad.Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación, eficacia, eficiencia, y efectividad del tema objeto de la revisión para alcanzar unos objetivos establecidos (aspectos relacionados con el cronograma, recursos, etc.) Universo de estudio: Comprende el conjunto de elementos, individuos, objetos o eventos que presenta una característica en común. El universo de estudio se refiere al grupo de la población que va a constituirse el objeto de estudio; por tanto debe describirse en unidades precisas (personas, hogares, etc.)Unidad de Observación: Dependencias misionales de las entidades públicas y privadas del orden nacional, productoras y usuarias de información estadística estratégica.Variables: Propiedad o dimensión que tiene como característica la capacidad de asumir distintos valores, ya sea cuantitativa o cualitativamente. (DANE Metodología de Planificación Estadística Estratégica Institucional -PEEI. Pág. 96. 2009)Verificación: Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva de que se han cumplido los objetivos especificados (metodologías línea gestión por procesos)Validación: Confirmación mediante el suministro de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos para una utilización o aplicación específica prevista. (metodologías línea gestión por procesos)

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NORMASREQUISITO LEGAL DIRECTRIZ DE CUMPLIMIENTO

Decreto-Ley 4178 DE 2011 “Por el cual se reasignan funciones al Departamento Administrativo Nacional de estadísticas DANE en relación con la planificación, estandarización y certificación de las estadísticas oficiales”

Aplica toda la norma.

Ley 1712 de 2014 “ por medio de la cual se crea la Ley de transparencia y del derecho al acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones”

Aplica toda la norma

Decreto 262 de 2004 “Por el cual se modifica la estructura del Departamento Administrativo Nacional de Estadística DANE y se dictan otras disposiciones”

Capítulo I, Artículo 2. Numeral 4. Relativas a la Difusión y Cultura Estadística. Literal a) Fomentar la cultura estadística, promoviendo el desarrollo de la información estadística, su divulgación y su utilización a nivel nacional, sectorial y territorial.Capítulo 2, Articulo 13. Donde se enuncian algunas de las funciones asignadas a la Dirección de Metodología y Producción Estadística del DANE.Dirigir, planear, ejecutar, coordinar, regular y evaluar la producción y difusión de la información oficial básica, establecer y aprobar las normas técnicas y las metodológicas convenientes para la producción y divulgación de la información oficial básica del país, promover la adopción de estándares de producción de información geográfica y espacial que garanticen la geo-referenciación de la información oficial básica e impulsar la implementación de sistemas de información oficial básica a nivel regional y territorial.

Decreto 3851 de 2006 “Por el cual se reorganiza un sistema de aseguramiento de la calidad, almacenamiento y consulta de la información básica colombiana y se dictan otras disposiciones”.

Aplica toda la norma.

Decreto 2462 de 2013 "Por medio del cual se modifica la estructura de la Superintendencia Nacional de Salud”

Capítulo 4. Artículo 9. Numeral 2. “Definir directrices, metodologías, instrumentos y cronogramas

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NORMASREQUISITO LEGAL DIRECTRIZ DE CUMPLIMIENTO

para la formulación, evaluación, seguimiento y capacitación de planes, programas y proyectos de la Superintendencia”.Numeral 10. “Estructurar los informes relacionados con los avances y resultados de la estrategia, institucional, los planes, programas y proyectos, de acuerdo con requerimientos y normas”

Resolución 499 del 2015 “Por el cual se crea el grupo de seguimiento a poblaciones especiales y estudios estadísticos”

Artículo 2 Numeral 2 La Delegada para la protección al usuario. Tiene como propósito elaborar estudios estadísticos en los temas relacionados con la protección al usuario.

POLÍTICAS DE OPERACIÓN1. La actividad estadística institucional debe regirse por los principios y buenas practicas, que permitan fortalecer la planificación,

producción, divulgación y publicación de información estadística institucional con enfoque a la satisfacción de los usuarios internos (dependencias) y externos a la Entidad (Gobierno nacional, regionales y locales; Público General, Academia (universidades, centros de investigación), Empresas (grandes, medianas, pequeñas, gremios y cámaras de comercio) y Prensa.

Nota: El Código Nacional de Buenas Prácticas para las Estadísticas Oficiales expedido por el DANE, identificado con el código EPDE11, será el referente nacional para la actividad estadística institucional.

2. La planificación estadística establece los parámetros de actuación de los diferentes actores que intervienen en el proceso de producción estadística institucional, definiendo responsabilidades y plazos, para garantizarse una provisión de información eficaz para la toma de decisiones.

3. La formulación y elaboración del Plan Estadístico Institucional debe estructurarse de manera colectiva y participativa, conforme a los lineamientos, políticas, metodologías, instrumentos técnicos establecidos y/o adoptados por la Entidad, que permite organizar y disponer

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de la información estadística.

4. La producción de información estadística debe cumplir con criterios y metodologías técnicas establecidos y/o adoptados por la Entidad que correspondan a las necesidades institucionales y requerimientos externos

ID ACTIVIDAD / TAREA¿QUÉ?

DESCRIPCIÓN¿CÓMO?

ÁREA RESPONSABLE CARGO ÁREA

PARTICIPANTE REGISTRO

1.

Realizar la planificación estadística estratégica institucional

1.1. Identificar necesidades de información estadística

Las dependencias de la Entidad deben diligenciar el Formato Formulario de existencias y necesidades de información estadística EPDE12, para identificar las necesidades de producción de inf ormación estadística institucional, señalando las variables y los indicadores, la periodicidad y las coberturas requeridas, y las restricciones para su acceso y uso, de conformidad con la Guía Metodológica de planificación estadística estratégica institucional expedida por el DANE, código EPDE13 y el Manual de diligenciamiento Formulario de Oferta de Información, código EPDE14.

Dependencias de la Entidad

Profesional Oficina Asesora de Planeación

Formulario Existencias y necesidades de información estadística, código EPDE12

Hoja electrónica Identificación y

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La consolidación de existencias y necesidades información estadística institucional se realizara utilizando la Matriz identificación y consolidación de necesidades estadísticas, sirviendo como base de datos para los históricos estadísticos institucionales, así como para el seguimiento de las mismas.

consolidación de necesidades estadísticas

1.2. Analizar la información y elaborar el diagnostico

Para facilitar el proceso de aplicación y evaluación de los criterios de análisis de la oferta y la demanda, tanto satisfecha (información utilizada de otras fuentes) como no satisfecha (requerimientos de información) de información estadística que debe adelantarse como parte de la fase de diagnóstico, y que permitirá emitir conceptos sobre la calidad de la información estadística producida, utilizada y requerida en la Entidad, deberá utilizarse el formato externo de Cuadros de calificación de cruce oferta y demanda de información estadística, código EPDE15, depurados y organizados posteriormente en Cuadros de Salida por operación estadística, código EPDE16.

La generación de reportes de información propia e información de otras fuentes externas, que se requieran para el diagnóstico, así como aquellos

Todas las Dependencia

s de la entidad

Oficina Asesora de Planeación

Profesional Oficina de Tecnologías

de la Información

Cuadros de calificación cruce Oferta-demanda, Código EPDE15

Cuadros de salida, EPDE16

Informe técnico Diagnostico

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requeridos posteriormente para la formulación del plan estadístico institucional será responsabilidad de la Oficina de Tecnologías de la Información.

La elaboración del diagnóstico incluye tanto el análisis de oferta, como el análisis de demanda de información estadística, a fin de obtener un balance objetivo en materia del estado y las características de la actividad estadística que desarrollan las dependencias de la entidad, así como los requerimientos y la dimensión de la misma, teniendo en cuenta la Guía de diagnóstico para la planificación estadística estratégica de entidades del DANE

1.3. Elaborar plan estadístico estratégico institucional

Previa la revisión y aprobación del diagnóstico de la actividad estadística institucional, basado en la calificación del cruce de oferta y demanda de la información, la determinación de los flujos de información estadística y la priorización de necesidades de información estadística y operaciones estadísticas, se deberá proceder a la estructuración del Plan, el cual debe realizarse de manera participativa, por tanto es necesario orientar a los directivos y técnicos de la Entidad, sobre la importancia de la planificación estadística y


Equipo Técnico

Coordinador

Talleres de sensibilización

Actas de reunión, código ASFT06

Memorando Interno,

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su rol en el proceso, mediante la configuración del (los) espacio (s) de negociación o de acuerdos entre las dependencias y entidades involucradas, con el fin de determinar el alcance del plan, las obligaciones de los actores responsables, los cronogramas y los resultados esperados.

La formulación y consolidación del Plan será realizado por un equipo técnico previamente designado por la Alta Dirección, mediante acto administrativo, código respectivo, el cual estará representado por cada una de las áreas misionales, quienes liderarán posteriormente los procesos de recolección, crítica, procesamiento, análisis y producción de la información estadística, bajo los parámetros señalados en la Guía Metodológica de planificación estadística estratégica institucional expedida por el DANE, código EPDE13.

La Oficina de Planeación o la que haga sus veces, deberá asumir la coordinación general, operativa y de calidad del proceso de planificación estratégica estadística en la Entidad, igualmente interactuar con cada uno de los representantes de las dependencias de la Entidad, para coordinar el correcto y oportuno desarrollo de las actividades

código ASFL01

Documento técnico del Plan Estadístico Institucional, elaborado y revisado

Acto administrativo de aprobación del Plan

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programadas para el plan estadístico.

1.4.Difundir el plan estadístico institucional

Previa a la revisión, validación y aprobación del Plan Estadístico Institucional, por parte de las dependencias de competencia, se deberá solicitar su publicación y divulgación en los diferentes medios y canales institucionales dispuestos para tal fin.


Jefe de Oficina Asesor

Profesional

Documento técnico del Plan publicado en los medios y canales institucionales

2.Realizar la producción estadística institucional

2.1. Diseñar la metodología específica, de conformidad con la priorización establecida en el Plan Estratégico Estadístico Institucional.

De conformidad con la programación del ejercicio estadístico institucional, el equipo técnico interno o externo teniendo en cuenta la Guía para la elaboración de documentos metodológicos estándar de las operaciones estadísticas, según sea el caso deberá diseñar:

Las metodologías e instrumentos de recolección de información.

El marco y metodología muestral Metodología de procesamiento estadístico

y pruebas de producción estadística. Sistemas de producción y flujo de trabajo,


Oficina de Sistemas de

la Información

Superintendencias

Delegadas.

ProfesionalTodas las

Dependencias de Entidad

Documento de parámetros generales y metodológico, código COFL02.

Instrumentos diseñados

Plan

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configuración y pruebas de los mismos Estrategias de capacitación al personal

respectivo. Instrumentos de revisión y validación de

información estadística recolectada Identificación y descripción de variables Métodos y mecanismos para el control de

calidad Análisis de resultados y plan de pruebas Evaluación de resultados

La Entidad podrá diseñar y administrar un Programa para cualquiera de los anteriores aspectos, que en tal caso será incluido en el Plan Operativo de cada compromiso establecido previamente para la vigencia

Operativo elaborado

2.2.

Revisar y validar las metodologías e instrumentos técnicos para la recolección de información estadística

Verificar que la metodología y los instrumentos técnicos propuestos para la recolección, recopilación y consolidación de la información estadística producida por dependencia, grupo o unidad sean concordantes y permitan facilitar las actividades relacionadas para el procesamiento y análisis de datos


CoordinadorJefe de oficina Jefe de Oficina

Asesora Superintende

ntes Delegados


Documentos e instrumentos metodológicos revisados y validados

2.3. Recolectar y Teniendo en cuenta la metodología específica para Dependencia Profesional Información Página 13 de 23







recopilar la información necesaria para la producción estadística.

cada caso, es preciso comunicar de manera clara y oportuna a las fuentes de información la selección de la muestra, los medios y canales de recolección de la información y las directrices técnicas a considerar.

Posteriormente el responsable asignado realiza la verificación y consistencia de los datos, examinando las características técnicas referente al registro en coherencia y consistencia con la conceptualización técnica, las variables, los indicadores, las nomenclaturas y clasificaciones empleadas, los periodos de referencia, los métodos y medios de acopio, la calidad de los datos, la veracidad de las respuestas y las reglas de validación

En caso de identificarse deficiencias, omisiones o irregularidades de la información recibida, se solicita a la dependencia el cambio y validación de los mismos, mediante memorando interno, código ASFL01 a través del sistema de información documental institucional. Finalizar con el cierre de la recolección en los periodos pertinentes y de conformidad con la programación establecida previamente.

s de Entidad Oficina Asesora de Planeación

registrada y/o presentada en los instrumentos de recolección dispuestos para tal fin

Control registro de atención de usuarios oficina asesora de planeación, código EPFT07

Memorando interno, código ASFL01

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En el caso de la Oficina Asesora de Planeación adicionalmente se tendrá en cuenta el Formato Control Registro de atención de usuarios código EPFT07 debido a la estadística generada internamente por el área.

2.4.Procesar y Analizar la información recopilada

El procesamiento y análisis de la información consiste en la integración, la clasificación, tipificación y codificación de datos recolectados. Es preciso señalar, que deberá revisarse y validarse el procesamiento de datos estadísticos antes de derivar nuevas variables y unidades estadísticas si es el caso.

Al consolidar las bases de datos estadísticos, revisar las variables cuantitativas o cualitativas actualizando las series históricas y los indicadores respectivos si es el caso.

El análisis de datos estadísticos implica la preparación de un plan de resultados derivado del procesamiento de datos estadísticos que conlleva a la verificación de los mismos y explicación, pueden usarse la aplicación de control de divulgación y terminar en la esquematización de resultados finales de la información estadística generada

Todas las dependencia

s


.

Profesional

Bases de datos procesadas consolidadas

Plan de análisis de resultados elaborado y ejecutado.

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2.5. Elaborar informe boletín, reporte o estudio estadístico de resultados de información estadística institucional

Finalizada la etapa de análisis de datos estadísticos, proceder a elaborar el informe respectivo, que señale el resultado de la producción de información estadística, que materialice los requerimientos intra e inter-organizacionales y/o sectoriales si es el caso, y que además soporte y actualice los indicadores generados, el cual es enviado para revisión y validación a través de memorando interno o correo electrónico institucional a las instancias respectivas.

En caso de requerirse la elaboración de boletines, reportes y estudios estadísticos deberán ceñirse a las políticas y procedimientos institucionales para su estructuración, edición y publicación.


ProfesionalOficina

Asesora de Planeación

Boletín, reporte

estudio o

Informe Estadístico,

código EPFT05,

elaborados

Memorando, código

ASFL01 o correo

electrónico institucional

2.6.

Revisar, validar y aprobar informe, reporte, boletín o estudio estadístico

El documento de boletín, informe, estudios o reporte estadístico, previa revisión y validación de la información relacionada en los mismos debe ser remitido al Jefe de la Oficina Asesora, Jefe de Oficina o Superintendente Delegado para su respectiva revisión y aprobación, según tipo de informe.En el caso de que documento estadístico se elabora y revisa para el cumplimiento de un


Coordinador

Jefe de Oficina

Jefe de Oficina Asesora

Boletín, reporte

estudio o

Informe Estadístico,

código EPFT05,

revisados y

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requerimiento por una Entidad u organización externa, surtida las validaciones pertinentes deberá ser remitida mediante Oficio a través del sistema de gestión documental institucional.

En caso de requerirse algún ajuste, el responsable asignado debe realizarlos, revisarse y presentar el documento en versión definitiva hasta ser aprobado.

Superintendentes Delegados

aprobados

Memorando, código

ASFL01 u Oficio de

Salida ASFL02

3.

Publicar y difundir los resultados obtenidos en el informe, boletín o estudio estadístico

Previa revisión, validación y aprobación de los informes, boletín, reporte o estudio estadístico institucional, así como aquellos reportes adicionales de información estadística especifica requeridos por las dependencias competentes y/o entidades externas competentes, se deberá publicar y difundir en los diferentes medios y canales institucionales (página web, intranet, correo electrónico institucional, sistemas de información internos y/o externos, entre otros), y externos dispuestos para tal fin.

Los informes, boletines, estudios y/o reportes estadísticos requeridos deben archivarse en repositorio de archivos estadísticos físicos y virtuales, dispuesto para tal fin, adicionalmente las series de datos históricos actualizadas deben


Jefe de Oficina Asesora

Coordinador

Profesional

Oficina Asesora de

Comunicaciones e Imagen Institucional

Informe Estadístico publicado, Boletín de

información estadística

publicado en los medios y/o canales

institucionales

Actualización de repositorio de archivos estadístico

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mantenerse conservados y asegurar su seguridad de conformidad con los procedimientos de seguridad de la información y gestión documental de la Entidad

institucional

4.

Realizar seguimiento periódico y verificación al cumplimiento de actividades establecidas en el Plan Estadístico Estratégico Institucional.

Realizar seguimiento al cumplimiento de las actividades, cronogramas y compromisos establecidos en el Plan Estadístico Institucional, verificando los lineamientos técnicos y metodológicos adoptados por la Entidad

El resultado de los seguimientos periódicos se formaliza en un informe que señala las recomendaciones asociadas a la identificación de deficiencias, errores y/o mejoras a los procesos de recolección, crítica, captura, procesamiento, análisis y producción de la información estadística institucional, el cual será enviado a las instancias competentes para apoyo a la toma de decisiones institucionales y/o sectoriales.

Oficina de Control Interno

Jefe de Oficina

Profesionales

Informe de seguimiento, código COFL02.

5. Evaluar la información estadística institucional y/o sectorial generada en periodo

La evaluación de la información estadística institucional y/o sectorial, está enfocada a evaluar la calidad del proceso estadístico, la verificación de buenas prácticas en la producción estadística en el marco de los atributos de calidad considerados por el DANE como pertinentes para cumplir con los


ProfesionalMemorando Interno, código ASFL01.

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establecido. requisitos que deben tener las estadísticas, bajo los parámetros técnicos señalados en la Metodología Evaluación y certificación de calidad del proceso estadístico-DANE, con el fin de establecer planes de mejora sobre las operaciones estadísticas.

Resultado del análisis y evaluación de Información Estadística Institucional y/ sectorial, se elaborara un informe, el cual presentara de manera técnica y estratégica los resultados de evaluación, así como las conclusiones, recomendaciones, oportunidades de mejora y/o proyecciones al respecto.

Previa revisión y validación del informe de evaluación del Plan o Programa Institucional por parte de la Jefe de la Oficina Asesora de Planeación, remitir a las dependencias para su respectiva consideración y al Despacho del Superintendente Nacional de Salud en la toma de decisiones, mediante memorando interno, código ASFL01, a través del Sistema de Información Documental Institucional.

En caso de requerirse justificación y evidencias del informe de evaluación remitido, se deberá recolectar y organizar la información necesaria y

Informe de evaluación, código COFL02 presentado

Plan de Mejoramiento

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documentos soportes.

PUNTOS DE CONTROL

ID. NOMBRE DE LA ACTIVIDAD / TAREA MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO

1.2. Analizar la información y elaborar el diagnostico

El análisis y organización de la información recolectada en el formato EPDE12 consiste en la depuración los datos para asegurarse que el análisis se realice basado en la mejor información posible.

Para facilitar el proceso de aplicación y evaluación de los criterios de análisis de la oferta y la demanda, tanto satisfecha (información utilizada de otras fuentes) como no satisfecha (requerimientos de información) de información estadística que debe adelantarse como parte de la fase de diagnóstico, utilizando el formato externo de Cuadros de calificación de cruce oferta y demanda de información estadística, código EPDE15, depurados y organizados posteriormente en Cuadros de Salida por dependencia, código EPDE16, así como los listados de calificación de los criterios de análisis de las operaciones estadísticas propias, de otras fuentes y por grupos, código EPFT02

Depende de la Programación establecida para la vigencia

Todas las dependencias


Formulario Existencias y necesidades de información estadística, código EPDE12

Cuadros de calificación de cruce oferta y demanda de información estadística, código EPDE15

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PUNTOS DE CONTROL


Cuadros de Salida por dependencia, código EPDE16

2.2.

Revisar y validar las metodologías e instrumentos técnicos para la recolección de información estadística

Verificar que la metodología y los instrumentos técnicos propuestos para la recolección, recopilación y consolidación de la información estadística producida por dependencia, grupo o unidad sean concordantes y permitan facilitar las actividades relacionadas para el procesamiento y análisis de datos

Depende de la Programación establecida para la vigencia

CoordinadorJefe de oficina Jefe de Oficina

Asesora Superintendentes Delegados

Documentos e instrumentos metodológicos revisados y validados

4.

Realizar seguimiento periódico y verificación al cumplimiento de actividades establecidas en el Plan Estadístico Estratégico Institucional.

Realizar seguimiento al cumplimiento de las actividades, cronogramas y compromisos establecidos en el Plan Estratégico Estadístico Institucional y su respectivo Plan Operativo, verificando los lineamientos técnicos y metodológicos adoptados por la Entidad

El resultado de los seguimientos periódicos se formaliza en un informe que señala las recomendaciones asociadas a la identificación de deficiencias, errores y/o mejoras a los procesos de recolección, crítica, captura, procesamiento, análisis

Semestral Oficina de Control Interno

Informe de seguimiento, código COFL02

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PUNTOS DE CONTROL


y producción de la información estadística institucional, el cual será enviado a las instancias competentes para apoyo a la toma de decisiones.

ANÁLISIS DE TIEMPO

La formulación y elaboración del Plan Estadístico Institucional aproximadamente demanda 1 año. La producción estadística dependerá de la priorización y la complejidad de la metodología establecida. En caso de requerirse la elaboración de informes estadísticos, se estima entre 3 y 6 días hábiles. El seguimiento al Plan Estadístico Institucional toma aproximadamente entre diez (10) y quince (15) días hábiles cada semestre La evaluación de la información estadística generada a partir del Plan Estadístico Institucional aproximadamente demanda entre veinte (20)

días y 30 (días) hábiles.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA Plan Estadístico Nacional 2009 -2012, Instituto Nacional de Estadística de España y la Comisión Interministerial de Estadística. España Estrategia para el desarrollo estadístico de la Comunidad Andina. Propuesta de financiamiento del Fondo Fiduciario del Banco Mundial para

el desarrollo de la capacidad estadística. Lima: CAN, mayo 19 de 2003. OECD Paris 21(2007). Estrategias Nacionales para el Desarrollo Estadístico (ENDE). Principios y Buenas Prácticas. Herramientas estadísticas para una gestión territorial más efectiva. DANE Marzo 2012. Metodología de Planificación Estadística Estratégica Institucional – PEEI. DANE. 2012, código EPDE13

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Código Nacional de Buenas Prácticas para las Estadísticas Oficiales. DANE Octubre 2011, código EPDE11 Guía para la documentación metodológica de operaciones estadísticas basadas en registros administrativos. DANE Agosto 2013 Manual de diligenciamiento del Formulario de Oferta de la Información. DANE, 2009, código EPDE14 Metodología Evaluación y certificación de calidad del proceso estadístico. DANE, Guía para la elaboración de documentos metodológicos estándar de las operaciones estadísticas. Estrategia para el fortalecimiento

Estadístico Territorial. DANE.

CONTROL DE CAMBIOSASPECTOS QUE

CAMBIARON EN EL DOCUMENTO

DETALLES DE LOS CAMBIOS EFECTUADOSRESPONSABLE DE LA

SOLICITUD DEL CAMBIO

FECHA DEL CAMBIO

DD/MM/AAAAVERSIÓN

Adopción del documento Mediante el artículo 2 de la Resolución 4086 de 2014 que adoptó el Manual de Procesos y Procedimientos incluyendo el Proceso, identificado con el código EPCR01, aprobado a través del Acta no. 004 de 2014.

Jefe Oficina Asesora de Planeación

19/12/2014 1

Modificación de documento

Ajustes en los conceptos. Normas. Descripción del procedimiento. Puntos de control. Análisis del tiempo e inclusión del Formato código EPFT05, aprobados mediante Acta no. 1093 de 2015, con soporte de memorando NURC 3-2015-015614.


24/08/2015 2

Modificación de documento

Ajustes en los conceptos. Normas. Descripción del procedimiento. Puntos de control. Análisis del tiempo e inclusión del Formato código EPFT05, aprobados mediante memorando NURC 3-2015-023093


20/11/2015 3

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