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21 Gaceta PolitécnicaNúmero Extraordinario 622

José Enrique Villa Rivera, Director General delInstituto Politécnico Nacional, con fundamento enlo dispuesto por los artículos 3°, fracciones I y V,4°, fracciones I y XXIV, de la Ley Orgánica delInstituto Politécnico Nacional; 1°, 2°, 7°, 58 y269 del Reglamento Interno y en ejercicio de lasfacultades que me confieren los artículos 14,fracciones I, III y XX, de la citada Ley; 137, 138,fracciones IV y IX, y 140 del Reglamento Interno;19 y 21, fracciones III y XXIX, del ReglamentoOrgánico del propio Instituto, y

CONSIDERANDO

Que el artículo 6° de la Constitución Política de losEstados Unidos Mexicanos señala que el derechoa la información será garantizado por el Estado.

Que el artículo 38, fracciones XVIII y XX, de laLey Orgánica de la Administración PúblicaFederal establece que corresponde a la Secretaríade Educación Pública formular el catálogo delpatrimonio histórico nacional y organizar, soste-ner y administrar museos históricos, arqueológicosy artísticos, pinacotecas y galerías, a efecto decuidar la integridad, mantenimiento y conserva-ción de tesoros históricos y artísticos del patrimo-nio cultural del país.

Que el artículo 8°, fracción V, de la Ley Federal deResponsabilidades Administrativas de los ServidoresPúblicos establece que todo servidor público tendrá laobligación de custodiar y cuidar la documentaciónque por razón de su empleo, cargo o comisión, tengabajo su responsabilidad impedir o evitar su mal uso,sustracción, destrucción, ocultamiento o inutilización.

Que los artículos 1°, 2° y 5° de la Ley Federalde Transparencia y Acceso a la Información Públi-ca Gubernamental señalan que la ley es de ordenpúblico y tiene la finalidad de proveer lo necesa-rio para garantizar el acceso de toda persona ala información gubernamental y es de observan-cia obligatoria para los servidores públicos federales.

Que el artículo 12 de los Lineamientos Gene-rales para la Organización y Conservación de losArchivos de las Dependencias y Entidades de laAdministración Pública Federal señala la necesi-dad de establecer un archivo histórico en cadadependencia y entidad y describe las funcionesprincipales y el perfil del responsable del mismo.

Que el Código de Ética Archivística del ConsejoInternacional de Archivos cuenta con principiosuniversales y claros que se deben de tomar encuenta para la realización de las actividadesinherentes al archivo histórico.

ACUERDO POR EL QUE SE EXPIDE EL REGLAMENTO DEL ARCHIVO HISTÓRICO

DEL INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL

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2231 de enero de 2006 Número Extraordinario 622

Que el Instituto Politécnico Nacional es la institucióneducativa del Estado creada para consolidar, a travésde la educación, la independencia económica, cientí-fica, tecnológica, cultural y política para alcanzar elprogreso social de la nación, de acuerdo con los ob-jetivos históricos de la Revolución Mexicana,contenidos en la Constitución Política de los EstadosUnidos Mexicanos.

Que el Instituto Politécnico Nacional ha conjuntadoun acervo documental de alto valor testimonial histó-rico que debe ser resguardado, con objeto de queéste se conserve íntegro y disponible para facilitar elacceso a la información contenida en el mismo.

Que la Presidencia del Decanato, en términos delo dispuesto por los artículos 24, fracción III, de laLey Orgánica; 149 del Reglamento Interno, y 30,fracción III, del Reglamento Orgánico, tiene la fa-cultad para formar y conservar el archivo históricodel Instituto y coordinar la estructuración y ope-ración de los archivos históricos de las escuelas,centros y unidades de enseñanza y de investigación.

Que el Consejo General Consultivo, máximo ór-gano de consulta del Instituto, en términos de lodispuesto por los artículos 36, 39 y 40 de su Re-glamento, aprobó en su sesión celebrada el 31 demarzo de 2000 el Acuerdo por el que se dispone laintegración de la Comisión Especial del ConsejoGeneral Consultivo del Archivo Histórico, cuyafunción es la de continuar, profundizar y ampliar lostrabajos de rescate, restauración, conservación,investigación y difusión de documentos, muebles e in-muebles de carácter histórico y que constituyen partedel patrimonio del Instituto.

Que como consecuencia de los trabajos desarro-llados por la Comisión Especial a la que se refiere

el considerando anterior, es necesario contar connormas que regulen la organización y el funciona-miento del archivo histórico del Instituto y la ad-ministración de documentos fuente de información ytestimonio del quehacer institucional. Por lo que,con base en lo expuesto y fundado, he tenido abien expedir el siguiente:

REGLAMENTO DEL ARCHIVOHISTÓRICO DEL INSTITUTO

POLITÉCNICO NACIONAL

CAPÍTULO PRIMERODISPOSICIONES GENERALES

Artículo 1°. El presente Reglamento tiene comoobjeto regular la organización y funcionamien-to del archivo histórico del Instituto PolitécnicoNacional, así como la administración de docu-mentos históricos que sean fuente de informacióny testimonio del quehacer institucional.

Artículo 2°. El archivo histórico del Instituto Politéc-nico Nacional tiene como fines principales rescatar,conservar, organizar y difundir todos los materialesdocumentales sobre la memoria histórica del Institutoque sirven de testimonio, evidencia e información;así como resguardar el acervo histórico, para que sepuedan realizar trabajos de investigación que con-duzcan al conocimiento del desarrollo histórico denuestra institución, tendentes al fortalecimiento de laidentidad politécnica.

Artículo 3°. El archivo histórico del Instituto Politéc-nico Nacional lo constituyen el archivo históricocentral, que se encuentra bajo resguardo de la

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Presidencia del Decanato; más los archivos de lasescuelas, centros y unidades de enseñanza y deinvestigación, así como los que se integren en losorganismos auxiliares del propio Instituto.

Artículo 4°. El archivo histórico central; losarchivos históricos de las escuelas, centros yunidades de enseñanza y de investigación, asícomo los que se integren en los organismosauxiliares del Instituto deberán contar con unespacio físico permanente para el resguardo delos acervos históricos.

Artículo 5°. En el caso de que los archivos his-tóricos de las escuelas, centros y unidades deenseñanza y de investigación y de los organismosauxiliares del Instituto no cuenten con el espaciofísico a que se refiere el artículo anterior para elresguardo de la documentación, el archivo históri-co central la recibirá en custodia por un periodono mayor a un año. En caso de que sea necesariomantener la documentación un tiempo mayor, serenovará el acuerdo para mantener en custodia elacervo cada año que deba permanecer en el ar-chivo histórico central.

Artículo 6°. El acervo del archivo histórico loconstituyen los documentos de valor testimonial,evidencial e informativo y que han concluido suvigencia administrativa, fiscal, contable o legal, ge-nerados por el Instituto en sus actividades sustan-tivas, mismos que reflejan su devenir histórico y quedan muestra de la organización del mismo.

Artículo 7°. Para los efectos del presente Regla-mento y de otras disposiciones jurídicas internasaplicables se entenderá como:

I. Archivo: Colección organizada de infor-mación destinada a un determinado fin(UNESCO). Lugar donde se custodiandocumentos que han sido producidos porentidades públicas o privadas, reunidos en undeterminado lugar con fines de conservacióny ordenación científica, consulta y utilización.En el IPN se denomina también al espaciodonde se resguardan, protegen y clasificanlos documentos de todo tipo de soporte(Glosario de términos del archivo histórico delIPN. Decanato, Año 2003 [GTAH]);

II. Archivo de transferencia: Se le deno-mina al archivo de concentración de lasescuelas, centros y unidades de enseñan-za y de investigación y de los que se inte-gren en áreas centrales;

III. Archivo histórico: Espacio donde se res-guarda debida y correctamente el patrimoniohistórico documental de dependencias pú-blicas y privadas; se vigila sea preservado enlas condiciones adecuadas que eviten sudestrucción, y se propicia su consulta a losinvestigadores. Lo constituyen impresos, mate-rial gráfico y material audiovisual, cuya vi-gencia administrativa, contable, fiscal o legalha concluido y su contenido es evidencial,testimonial o informativo (GTAH);

IV. Documento: Es toda información regis-trada, independientemente de su soportey características, elaborada, recibida o con-servada por una institución u organizaciónen el desempeño de sus actividades;

V. Documento histórico: Todo aquel ma-terial que proporcione información y sirvade testimonio sobre el desarrollo histórico



del Instituto Politécnico Nacional, indepen-dientemente de su soporte, como manus-critos, impresos, gráficos, audiovisuales ydispositivos electrónicos, entre otros;

VI. Documentos públicos: Son todos losoficios, circulares, memoranda, reglamentos,decretos, informes, memorias, invitaciones,convocatorias, reconocimientos, diplomas, tí-tulos, certificados, libros, folletos, revistas,mapas, planos, maquetas, fotografías,películas, videos, microfilmes, registros so-noros, discos, casetes, cintas magnéticas,disquetes, tarjetas perforadas, gacetas y otromaterial documental (GTAH);

VII. Código de ética archivística: Es el docu-mento que señala los principios universales yclaros que se deben de tomar en cuentapara la realización de las actividadesinherentes al archivo histórico.

VIII. Red institucional de archivos histó-ricos: Contactará a los archivos históricosde las escuelas, centros y unidades de en-señanza y de investigación entre sí y con elarchivo histórico central, lo que permitirá di-fundir y recopilar la documentación existen-te, así como el acceso inmediato y directo ala información que los maestros, investiga-dores o comunidad politécnica interesadaen la información histórica institucional, y

IX. Los demás conceptos que en el ámbito delos archivos se manejen podrán consul-tarse en el Glosario de términos del archi-vo histórico del IPN (GTAH).

Artículo 8°. Para efectos del cumplimiento de susfines y la homogeneización de las acciones a

seguir para la integración del archivo histórico delIPN se contará con los siguientes documentos:

I. Directrices generales del archivo históricodel IPN. Documento básico para el esta-blecimiento de las normas específicas queregirán el trabajo del archivo histórico;

II. Glosario de términos del archivo histórico.Documento para homogeneizar los criteriossobre la terminología empleada en la estruc-turación y manejo de archivos históricos;

III. Reglamento del Archivo Histórico. Instru-mento para regular la organización y funcio-nes del archivo histórico del Instituto;

IV. Manual de Organización del Archivo His-tórico del IPN. Guía para la orientación,homogeneización y desarrollo de las fun-ciones del archivo histórico;

V. Manual de Procedimientos del ArchivoHistórico del IPN. Guía para la orien-tación, homogeneización y desarrollo delas funciones del archivo histórico;

VI. Catálogo de Conservación DocumentalHistórica. Herramienta de consulta paraorientar al archivista sobre cuáles docu-mentos debe enviar al archivo histórico;

VII. Catálogo de Claves de Unidades Respon-sables del IPN. Claves de identificaciónde las unidades responsables que seemplearán en los archivos históricos;

VIII. Cuadro Clasificador del Archivo Históricodel IPN. Documento necesario para laclasificación del acervo y la localizaciónmás ágil de los documentos del mismo;



IX. Manual de Procedimiento de la RedInstitucional de Archivos Históricos;

X. Lineamientos para el uso de la red institu-cional de archivos históricos (RIAH), y

XI. Los que en el proceso de la sistematización yorganización de los archivos históricos seannecesarios para su mejor funcionamiento.

CAPÍTULO SEGUNDODE LA ORGANIZACIÓN Y

FUNCIONAMIENTO

Artículo 9°. Para el cumplimiento del objeto delpresente Reglamento los responsables del resguardoy funcionamiento del archivo histórico del Instituto, enel ámbito de su competencia, serán:

I. La Presidencia del Decanato, a través delDepartamento de Archivo Histórico;

II. Los maestros decanos de las escuelas, cen-tros y unidades de enseñanza y de investiga-ción como responsables de los archivoshistóricos que se integren en sus unidades;

III. Los titulares de los órganos auxiliares y deapoyo como responsables de los archivoshistóricos que se integren en sus unidades, y

IV. Los miembros de la Comisión Especial delConsejo General Consultivo del ArchivoHistórico.

Artículo 10. El acervo del archivo histórico delIPN se organiza con base en el soporte documen-tal constituido por las siguientes áreas, según latipología del documento:

I. Audiovisual;

II. Banco de datos;

III. Biblioteca;

IV. Colección especial y reservada;

V. Documental;

VI. Fototeca;

VII. Hemeroteca;

VIII. Impresos sueltos como carteles, invitacio-nes y folletería;

IX. Histórica de escolar;

X. Histórica de personal;

XI. Museografía, y

XII. Nuevas adquisiciones.

Artículo 11. Corresponde a la Presidencia delDecanato, además de las funciones previstas enla Ley Orgánica y los Reglamentos Interno y Orgá-nico, las siguientes:

I. Formar y conservar el archivo histórico delInstituto, así como coordinar la estructura-ción de archivos históricos en las escue-las, centros y unidades de enseñanza y deinvestigación, y supervisar su operación;

II. Coordinar la formación y conservación delos archivos históricos de las áreas auxilia-res del Instituto;



III. Diseñar y elaborar los instrumentos nece-sarios (convenios, formatos, certificados dedonación, etcétera) para el rescate, trans-ferencia, donación y resguardo de acervoshistóricos de las diferentes áreas del Instituto;

IV. Diseñar y elaborar los instrumentos nece-sarios para el rescate de los acervos nopertenecientes al Instituto Politécnico Na-cional que posean documentos importan-tes para la historia del Instituto o de laeducación técnica;

V. Participar en la Comisión Especial delConsejo General Consultivo del ArchivoHistórico, como coordinador de la misma;

VI. Coordinar la operación del archivohistórico del IPN;

VII. Planear, dirigir y coordinar el estable-cimiento de normas y procedimientos parala integración, conservación, custodia ydifusión del acervo histórico del Instituto;

VIII. Promover y elaborar material gráfico, ex-posiciones y murales para la difusión delacervo histórico del Instituto;

IX. Planear, dirigir y promover sistemas de inter-cambio del acervo histórico del Instituto;

X. Planear la capacitación y actualizaciónde los maestros decanos, de los res-ponsables de los archivos históricos de lasáreas auxiliares y del personal de apoyo,utilizado en los diferentes tópicos que semanejan en un archivo histórico;

XI. Impulsar, dirigir y promover la Red Institu-cional de Archivos Históricos, y

XII. Las demás que se requieran para cumplircon los anteriores o que le encomiende eldirector general.

Artículo 12. El Departamento de ArchivoHistórico Central del IPN tendrá, entre otras, lasfunciones siguientes:

I. Programar, organizar y controlar el res-cate del material histórico para enriquecere incrementar los acervos institucionales;

II. Organizar, clasificar, catalogar y conser-var el archivo histórico del IPN;

III. Supervisar la aplicación de las normas yprocedimientos para la selección, clasifi-cación, conservación, resguardo, actuali-zación y utilización del material documentalhistórico de las escuelas, centros y unidadesde enseñanza y de investigación;

IV. Elaborar inventarios, guías y catálogos dedescripción documental de los materialesque sean considerados patrimonio docu-mental histórico de la institución;

V. Elaborar y distribuir los manuales opera-tivos y de procedimientos necesarios paraadecuar su funcionamiento y la presen-tación de sus servicios;

VI. Difundir la riqueza documental del archi-vo histórico entre la comunidad politéc-nica y público en general;

VII. Proporcionar el servicio de consulta a losinvestigadores, de acuerdo con las nor-mas establecidas en este Reglamento;


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VIII. Definir e instrumentar las medidas preven-tivas que sean necesarias para la conser-vación adecuada del acervo del archivohistórico del IPN;

IX. Coadyuvar en el diseño del programa dedifusión de la memoria institucional a tra-vés de publicaciones, realización de even-tos y otras acciones que permitan dar aconocer la historia del Instituto y promoverla identidad politécnica entre la comunidad;

X. Generar otras acciones que coadyuvenen el incremento del acervo y al buen fun-cionamiento del archivo histórico delInstituto Politécnico Nacional, y

XI. Las demás que se requieran para el cum-plimiento de su función.

El Departamento de Archivo Histórico delInstituto Politécnico Nacional tendrá la organiza-ción administrativa que requiera, de acuerdo conla tipología de la documentación con que se integrey a las funciones que se le asignen. Para efectosde restauración y conservación deberá integrarseun laboratorio multimedia, que permita restaurar,digitalizar, microfilmar y transferir la informacióncontenida en soportes, y formar parte de la estruc-tura del Departamento de Archivo Histórico.

Artículo 13. Son funciones del maestro decanode la escuela, centro o unidades de enseñanza yde investigación respectiva y de los responsablesde los archivos históricos de las áreas auxiliares:

I. Formar y conservar el acervo del archivohistórico respectivo;

II. Coordinar la operación del archivohistórico respectivo;

III. Coordinar y vigilar la aplicación de lasnormas y procedimientos para la inte-gración, custodia y difusión del acervohistórico;

IV. Promover y elaborar material gráfico,exposiciones y murales para la difusióndel acervo histórico;

V. Coordinar, dirigir y promover sistemas deintercambio del acervo histórico;

VI. Estar integrado a la red institucional dearchivos históricos;

VII. Proporcionar el servicio de consulta a losinvestigadores, de acuerdo con las normasestablecidas en este Reglamento, y

VIII. Las demás que se requieran para cumplircon las anteriores.

Artículo 14. La Comisión Especial del ConsejoGeneral Consultivo del Archivo Histórico tendrá,además de las funciones señaladas en el Acuerdopor el que se integra, las siguientes:

I. Participar en los trabajos de rescate, res-tauración, conservación e investigaciónde documentos, muebles e inmuebles decarácter histórico que forman parte delpatrimonio del Instituto;

II. Establecer sistemas y procedimientos quepermitan seleccionar y clasificar los docu-mentos, libros, fotografías, carteles, videos ydemás materiales con características histó-ricas para su consulta y conservación;

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III. Recopilar, sistematizar, analizar y difundirinformación de valor histórico relevantepara el Instituto Politécnico Nacional;

IV. Difundir los datos relevantes de ladocumentación;

V. Establecer los lineamientos para propor-cionar el servicio de consulta a los intere-sados que así lo soliciten;

VI. Proponer ediciones y publicaciones rela-cionadas con el acervo histórico;

VII. Proponer la celebración de convenios yacuerdos con otras instituciones educa-tivas y culturales, nacionales, extranjerase internacionales para el intercambio deexperiencias e información, y

VIII. Las demás que se requieran para cumplircon las anteriores.

CAPÍTULO TERCERODE LOS SERVICIOS

Artículo 15. El archivo histórico central del IPNtendrá a su cargo la prestación de los siguientesservicios:

I. Acceso a los documentos para consultaen sala interna y la obtención de lainformación que el usuario solicite conbase en las políticas de consulta;

II. Expedir reproducciones de los materialespermitidos por las normas internas,mediante el cumplimiento de los requisitosestablecidos para tal fin;

III. Orientación y asesoría al usuario, paraobtener la información solicitada en elarchivo histórico del IPN, como en otrosarchivos externos, y

IV. Apoyo y orientación a los decanos y otraspersonas de la institución interesados enla integración de archivos históricos o enlo relacionado con ellos.

Artículo 16. El horario de atención que seestablezca para prestar los servicios se expondráde manera visible e impresa en la entrada de losarchivos históricos.

Artículo 17. Para que los usuarios accedan alservicio de consulta deberán cumplir con lo siguiente:

I. Lavar sus manos antes de consultar losdocumentos;

II. No fumar, beber o comer en las áreas deconsulta;

III. Evitar exponer los documentos a la luz solar;

IV. No reproducir documentos frágiles;

V. No apoyar los codos u otras partes delcuerpo sobre los documentos, ni objetosque los puedan destruir;

VI. Usar cubrebocas y guantes;

VII. No realizar, por ningún motivo, anotacio-nes en la documentación que se consulta,ni escribir en hojas puestas sobre ella;

VIII. Evitar utilizar marcadores de página,clips, cintas adhesivas, broches metálicos




o cualquier otro objeto para señalar tex-tos o páginas;

IX. No hojear rápida o descuidadamente elmaterial para evitar que se hagan plie-gues en las hojas;

X. No mojar los dedos con algún fluido parapasar las hojas;

XI. No doblar, marcar o mutilar los documentos;

XII. No extraer del archivo histórico do-cumentos o parte de éstos, ni cambiarsu ordenación;

XIII. Evitar el uso de plumas fuente o estenógra-fos que puedan marcar o manchar los docu-mentos, por lo que se usará solamente lápizpara sus anotaciones en su libreta u hojasde apuntes;

XIV. Las damas tendrán cuidado de no ensu-ciar la documentación con lápiz labial ocualquier otro cosmético que pueda dejarmanchas en los documentos;

XV. Reportar al personal del archivo históricocualquier situación anómala que se en-cuentre en los documentos para ayudar asu conservación, y

XVI. Lavarse las manos después de haber tra-bajado en el archivo histórico del IPN.

Artículo 18. El acceso al archivo histórico pormenores de edad sólo estará permitido cuandosean acompañados de un adulto.

Artículo 19. La consulta al acervo de lascolecciones especiales y reservadas del archivohistórico se reserva sólo a investigadores acreditadospor las respectivas escuelas, centros y unidades deenseñanza y de investigación; por la Secretaríade Investigación y Posgrado (SIP), por el Siste-ma Nacional de Investigadores (SNI) o por cual-quier otra institución a la que pertenezcan.

Artículo 20. El servicio de reprografía estarásujeto a los siguientes lineamientos:

I. Los usuarios no podrán sacar ningúndocumento del archivo histórico del IPN;

II. Se tomarán en cuenta las políticas quemarca la Presidencia del Decanato paraestablecer el número y la manera en quese podrán reproducir los documentos;

III. En el caso de fotografías, sólo se podrándigitalizar bajo los lineamientos que cadaarchivo establezca;

IV. El acervo de la biblioteca no se repro-ducirá en fotocopias porque se dañanlos libros;

V. Las colecciones especiales y reservadasque presenten documentos con malas con-diciones físicas no se reproducirán, y

VI. El personal del archivo histórico del IPNse reserva la decisión de reproducir algúndocumento indistintamente del soporte enel que se encuentre, dependiendo de lascondiciones físicas del mismo y de que secuente con el equipo para realizarlo.




Artículo 21. El incumplimiento a lo dispuesto enlos artículos 17, 18, 19 y 20 del presente Regla-mento dará lugar, además de las sanciones pre-vistas en el Reglamento Interno del IPN, en loslineamientos y en el manual para el uso de laRIAH, a las siguientes:

I. Suspensión de manera definitiva delservicio, y

II. Pago del costo total que se derive delmaterial o equipo dañado.

CAPÍTULO CUARTODE LOS USUARIOS

Artículo 22. Para los efectos del presente Re-glamento se entenderá como usuario a la personaque haga uso de los servicios del archivo históricodel IPN.

Artículo 23. Para brindar un servicio de calidadacorde a los usuarios y a la institución se deberárespetar lo establecido en los artículos 7°, fracciónIV, 15, 16, 17, 18 y 19 del presente Reglamento.

Artículo 24. Para los efectos del presenteReglamento y del servicio que presta el archivohistórico del IPN, como requisito se solicitará alusuario identificación oficial y para el caso deconsulta a colecciones reservadas, los usuariosdeberán presentar acreditación por escrito.

Artículo 25. Los usuarios deberán respetar loslineamientos y políticas establecidas en el archivohistórico del IPN al momento del servicio.

Artículo 26. Los usuarios investigadores queutilicen los fondos documentales del archivohistórico del IPN darán créditos a éste, de acuer-do con la propiedad intelectual y al presenteReglamento y, en caso de obtener una publi-cación, entregarán una copia de la misma.

Artículo 27. Los resultados de los estudios deinvestigación entregados al archivo histórico nopodrán ser consultados por otros usuarios hasta lapublicación del mismo o por autorización escritadel director del proyecto.

Artículo 28. Los usuarios del servicio quepresta el archivo histórico tendrán derecho ala reproducción del mismo siguiendo los linea-mientos marcados en el artículo 20 del presen-te Reglamento.

Artículo 29. Las infracciones causadas por elusuario serán sancionadas como indica el artículo21 del presente Reglamento.

CAPÍTULO QUINTODEL RESCATE DE LOS ACERVOS Y

TRANSFERENCIAS

Artículo 30. Para los efectos del presente Re-glamento se utilizarán las siguientes definicionesestablecidas en el Glosario de términos del archivohistórico del IPN, 2003 (GTAH):

I. Rescate: Se refiere a las acciones pararecuperar los materiales documentales queestán en riesgo de deterioro o pérdida total,por encontrarse en lugares inadecuados




o por ser susceptibles de eliminación, y selogra su transferencia al archivo histórico;

II. Transferencia: Operación que se reali-za para trasladar documentos a otrosarchivos, como ejemplo de uno de con-centración al histórico, a intervalos pre-viamente determinados de acuerdo con latabla de vigencias establecida, y

III. Depuración: Es el proceso de selecciónde los documentos que serán conservadosde manera permanente en el archivo his-tórico, separándolos de aquellos otros quepor su poca relevancia deben eliminarse.(Considerar en la toma de decisiones lainformación contenida en los instrumentosde apoyo Catálogo de Conservación Docu-mental Histórica y la normatividad estable-cida por el archivo histórico del IPN).

Artículo 31. Previo al rescate de un acervo, esnecesario su identificación, valorando su ubica-ción, la cantidad de documentos y el estado físicoen que se encuentran los mismos, para hacer undiagnóstico del mismo en el que se incluirán foto-grafías y el inventario del contenido.

Artículo 32. Para llevar a cabo los trabajos derescate de los acervos se deberán seguir los si-guientes lineamientos:

I. El personal que intervenga en el proceso,vestirá y utilizará el equipo y materialadecuado: bata, guantes, mascarillas ocubrebocas y lentes;

II. Con respecto al acervo a rescatarse,deberá realizarse limpieza previa a la

realización del trabajo, quitar polvo ylimpiar las zonas de trabajo;

III. Con respecto al espacio o lugar, deberánlocalizarse estas acciones en una zonaque cuente con las condiciones mínimasfísicas como son: cubierta para proteccióndel sol, lluvia, viento y polvo excesivo, conclima apropiado. De preferencia fuera delmovimiento de personas ajenas al trabajo,con suficiente espacio para realizarlo yque cuente con mesas y estantería;

IV. Con respecto al equipo de cómputo, sedispondrá de una computadora personalcon las características mínimas para po-der hacer relaciones de material y carátu-las de cajas;

V. Se verificarán los inventarios de los docu-mentos contenidos en el acervo, para sutrabajo posterior, y

VI. Se procederá a pasar a cajas limpias la do-cumentación, respetando su “principio deprocedencia y orden original”.

Artículo 33. Las transferencias de documen-tos históricos en el IPN se realizarán observandolos siguientes lineamientos:

I. Las escuelas, centros y unidades de ense-ñanza y de investigación enviarán a losarchivos históricos respectivos, de maneradirecta o a través de un archivo de con-centración, el patrimonio histórico docu-mental constituido por impresos, materialgráfico y material audiovisual, cuya vi-gencia administrativa, fiscal contable o legalha concluido y su contenido es evidencial,testimonial o informativo;




II. Las diferentes áreas centrales y los centros yunidades que no proporcionan enseñanzatradicional transferirán el patrimonio histó-rico documental al archivo histórico centraldel IPN, de manera directa o a través delDepartamento de Correspondencia y Archi-vo del IPN;

III. Las transferencias documentales, en casode documentos históricos, se realizaráncon el inventario correspondiente, anexoal acervo contenido en cajas de archivo,previamente ordenado, y

IV. Mediante escrito oficial se hará la trans-ferencia secundaria, en el cual indicará laprocedencia, cantidad de cajas, estadode la documentación y observaciones. Sedeberá turnar copia del inventario allugar de procedencia, así como del oficiode transferencia al Departamento deCorrespondencia y Archivo del IPN y alÓrgano Interno de Control del Instituto, yen las transferencias del archivo históricocentral del IPN a la Dirección General yal mismo Órgano Interno de Control.

Artículo 34. En el caso de la adquisición deacervos históricos por compra, en custodia o porconvenio en comodato, deberán presentarsepreviamente a consideración, valoración y dicta-men de la Comisión Especial del Consejo GeneralConsultivo del Archivo Histórico.

Artículo 35. Con el objeto de dar cumplimientoal artículo anterior y del resguardo en formaadecuada de los acervos en cuestión se realizaránvisitas de supervisión y seguimiento a las acciones

que en esta materia se requieran, por parte delpersonal del archivo histórico central del IPN.

Artículo 36. Con el objeto de llevar a cabo elrescate y la transferencia de los acervos históricosde manera adecuada, se deberá consultar elManual de Procedimientos del Archivo Histórico.

Artículo 37. En caso de surgir duda por parte delas unidades académicas y/o administrativas en elrescate y transferencia, se someterá a conside-ración y dictamen de la Comisión Especial delConsejo General Consultivo del Archivo Histórico.

Artículo 38. En el proceso de depuración se de-berá dejar constancia por escrito, anotando clara-mente los valores primarios y secundarios, y enviarcopia de la baja al archivo histórico central delIPN y al Órgano Interno de Control del Instituto.

CAPÍTULO SEXTODONACIONES

Artículo 39. Para los efectos del presente Regla-mento y de otras disposiciones jurídicas internasaplicables se utilizarán las definiciones que ex-presa el Glosario de términos del archivo históricodel IPN, 2003 (GTAH):

I. Donación: Se efectúa cuando algún par-ticular, ya sea en forma personal o en gru-po, decide donar sus materiales documen-tales al archivo histórico. En esos casos el ar-chivo histórico extiende un certificado en elque constan los materiales donados (GTAH).




Artículo 40. Las donaciones las podrán realizar per-sonas, instituciones, organizaciones, agrupaciones,etcétera, relacionadas preferentemente con la historiay desarrollo del IPN o de la educación técnica.

Artículo 41. Las donaciones de acervos históri-cos las podrán recibir todas las áreas que cuentencon los espacios y requerimientos mínimos para suorganización, resguardo y capacidad para ofre-cerlo a consulta de investigadores o público interesa-do en el tema.

Artículo 42. Para aceptar la donación de docu-mentos históricos deberá realizarse una valoraciónprevia del acervo a donarse, donde se tomará encuenta el valor secundario del documento; esto es,que dicha documentación sirva de testimonio o cons-tancia de hechos trascendentales para el desarrollode la vida institucional y de su comunidad.

Artículo 43. La donación se realizará despuésde la valoración y, en caso de surgir alguna duda,se someterá a consideración y dictamen de laComisión Especial del Consejo General Consultivodel Archivo Histórico.

Artículo 44. El archivo histórico del IPN podrádonar todo o una parte de los documentos obteni-dos por donación solamente con el consentimientode los donadores del acervo histórico.

Artículo 45. El personal del archivo histórico delIPN se reserva el derecho a transferir, dar de bajao separar los documentos que contenga el acervodonado, levantando el acta respectiva, con baseen la reglamentación vigente.

Artículo 46. El acervo donado podrá transferirseen custodia al archivo histórico central del IPN enel caso que la escuela, centro o unidad no cuenteen ese momento con las condiciones adecuadaspara poder conservarlo, mediante documentooficial en el cual se anotará el tiempo aproximadoque durará la custodia.

Artículo 47. El Instituto Politécnico Nacional, através de la Presidencia del Decanato, entrega-rá un certificado o constancia de donación alo a los propietarios del acervo (donadores), enel cual manifieste el contenido del acervo,cantidad, fecha y lugar de recepción y nombre delo los donadores. La constancia o certificado seentregarán con copia para el archivo históricocentral del IPN y del Órgano Interno de Control.

CAPÍTULO SÉPTIMOCONSERVACIÓN

Artículo 48. Para los efectos del presente Regla-mento y de otras disposiciones jurídicas internasaplicables se entenderá como:

I. Conservación: Conjunto de procedimien-tos y medidas destinadas a asegurar, poruna parte, la preservación o prevenciónde posibles alteraciones físicas en los do-cumentos y, por otra, la restauración deéstos cuando la alteración se ha produ-cido (GTAH), y

II. Preservación: Actividades que asegu-ran el resguardo y mantenimiento adecua-dos de la documentación en el archivo(GTAH).




Artículo 49. Para lograr una conservación de losdocumentos de manera adecuada es necesario:

I. Contar con el espacio físico adecuado;

II. Realizar limpieza constante y específica ala documentación existente;

III. Efectuar fumigaciones oportunas y enforma programada del área para evitarla proliferación de insectos y roedores;

IV. Manejar y guardar la documentación demanera conveniente, según se muestra enel Manual de Procedimientos del ArchivoHistórico del IPN;

V. Guardar en cajas, de preferencia de car-tón, evitando que el documento se lesioneal guardar o que se le hagan doblecesinnecesarios;

VI. Establecer que se guarden las cajas encondiciones de humedad relativa, entre40 y 60 por ciento y temperaturas de 18°a 22° C;

VII. Vigilar que en los préstamos se cumplacon los lineamientos para el manejo dela documentación que se indica en elartículo 20 del presente Reglamento;

VIII. En el caso de la digitalización, reproduc-ción o transferencia de la documentación,será en forma cuidadosa y con super-visión del personal del archivo histórico odel responsable de la documentación;

IX. Verificar que la documentación históricase encuentre libre de pegamentos, bro-ches, broches metálicos (clips) o algúnotro material que pueda afectar y dete-riorar su estado físico, y

X. No doblar las hojas, ni emplear separa-dores que maltraten con marcas.

CAPÍTULO OCTAVORESTAURACIÓN

Artículo 50. Para los efectos del presente Regla-mento y de otras disposiciones jurídicas internasaplicables, se entenderá como:

I. Restauración: Acción de restituir lascualidades originales de un objeto dete-riorado, mediante técnicas derivadas delconocimiento del proceso de su creaciónsin agregar nada nuevo al objeto (GTAH).

Artículo 51. En el caso de que se requiera larestauración de un documento del acervohistórico, y que no pueda realizarse dentro de lainstitución, será necesario un dictamen técnicoque así lo proponga, y previa autorización de laPresidencia del Decanato, la cual se encomen-dará a la persona o empresa especializada paraello, que garantice satisfactoriamente su restau-ración con base en la reglamentación vigentey aplicable.

Artículo 52. Para lograr la restauración, re-prografía y rescate de aquella documentaciónque por el soporte, la antigüedad y sus condi-




ciones naturales se encuentren en peligro dedestrucción, se integrará un laboratorio multimediaen el cual se cuente con los elementos necesa-rios para lograr que los materiales que así lo re-quieran puedan ser atendidos.

Artículo 53. El laboratorio multimedia deberácontar con los equipos de cómputo, reproductoresde video y audio, fotográfico, de restauración, deencuadernación, etcétera, necesarios para lasactividades de restauración y digitalización.

CAPÍTULO NOVENODIFUSIÓN

Artículo 54. Para los efectos del presente Regla-mento y de otras disposiciones jurídicas internasaplicables se entenderá como:

I. Difusión: Transmisión de información porcualquier medio de comunicación o a tra-vés de algún evento (GTAH).

Artículo 55. Los medios para promover el em-pleo del acervo histórico que se resguarda en elarchivo histórico del IPN son:

I. Instrumentos de consulta, inventarios, guías,catálogos, folletos y otros;

II. Organización y promoción de eventos,tales como congresos, seminarios, expo-siciones, entre otros, y

III. Medios de comunicación masivos.

Artículo 56. Se deberá promover la consulta delos acervos históricos para despertar la inquietudy curiosidad en los investigadores en temas históri-cos, buscando consolidar la identidad politécnica.

Artículo 57. Para los casos en que la docu-mentación original tenga que salir del archivohistórico respectivo para exhibirse, se deberán con-siderar las condiciones óptimas y seguras deempaque, traslado, montaje y otras que garanticenque la documentación regrese sin daño alguno.

CAPÍTULO DÉCIMO DE LA RED INSTITUCIONAL DE

ARCHIVOS HISTÓRICOS DEL IPN (RIAH)

Sección PrimeraDescripción y Funciones

Artículo 58. La RIAH es un sistema de comu-nicación entre computadoras, que da servicio ainvestigadores, profesores, alumnos y empleados,a través de los equipos de cómputo del IPN, lacual tiene por objeto:

I. Optimizar la administración de los archi-vos históricos de las escuelas, centros yunidades de enseñanza y de investiga-ción del IPN para realizar controles, in-ventarios, informes, guías y catálogos, asícomo administrar otras funciones básicas;

II. Permitir el acceso a través de tres modosbásicos: administración, captura y consulta;

III. Almacenar y respaldar la información enun servidor centralizado;




IV. Conectar a los archivos históricos de las es-cuelas, centros y unidades entre sí y con elarchivo histórico de la Presidencia del Deca-nato, con el propósito de difundir y recopilarfácilmente la documentación existente, y

V. Apoyar al cumplimiento de las funcionesprincipales de la Presidencia del Deca-nato, como la conservación y difusión desu memoria histórica para consolidar laidentidad institucional.

Es responsabilidad de la Presidencia delDecanato, a través del archivo histórico centraldel IPN, la administración, funcionamiento, con-trol, asesoría y coordinación de la RIAH.

Artículo 59. La función de la RIAH es impulsar,promover y apoyar a través del uso de las tecno-logías de la información las actividades acadé-micas y de investigación que realizan los decanosen sus respectivas escuelas, centros y unidades;los trabajos de investigación histórica, semblanzashistóricas de sus unidades y de personajes des-tacados, así como sus funciones en general, inclu-yéndose en proyectos que permitan el avanceeducativo e impulsen el desarrollo nacional.

Artículo 60. El acceso a la RIAH será a travésdel portal del sitio web diseñado para ofrecer ser-vicios entre los diferentes organismos involucra-dos en la red.

Artículo 61. La RIAH permitirá crear colec-ciones de las áreas que integran el archivo histó-rico, para su distribución en discos compactos oen cualquier otro medio que la tecnología permita.

Sección SegundaDe la Infraestructura

Artículo 62. La estrategia informática estáorientada hacia los siguientes puntos:

I. La RIAH es una plataforma de sistemasabiertos;

II. La RIAH trabaja con un esquema de ope-ración bajo el concepto cliente-servidor;

III. La RIAH maneja la estandarización enequipos, paquetes y estructuras de datos;

IV. La RIAH está habilitada para facilitar laintercomunicación entre las distintas áreasdel IPN y sus equipos con la finalidad deintegrar bases de datos;

V. La RIAH propicia el intercambio de expe-riencias y capacitación, y

VI. La RIAH brinda apoyo a la docencia, ex-tensión, administración e investigación.

Artículo 63. La infraestructura de la RIAH estácomprendida por:

I. El cableado de fibra óptica, el cableadoen cobre, ruteadores, switches, los equi-pos concentradores, antenas de telecomu-nicaciones y demás equipos de conexióndistribuidos en las diferentes áreas pro-piedad de la institución;

II. Los equipos conectados a la RIAH formanparte del patrimonio institucional, el cualforma parte de su infraestructura;




III. Sólo podrán conectarse físicamente a laRIAH los equipos que pertenezcan a algu-na área del IPN y que estén autorizados;

IV. Los equipos de la RIAH instalados en al-guna área del IPN se encuentran en cali-dad de resguardo y se hará responsablepor el buen uso de los mismos y de avisara la administración de la RIAH, en casode fallas o descomposturas, y

V. Los concentradores y servidores queformen parte de la RIAH deben perma-necer en operación las 24 horas del díadurante los 365 días del año y sólo se-rán apagados en caso de mantenimientoo reemplazo.

Artículo 64. Para la adquisición de equipos decómputo y comunicaciones de la red se debe con-siderar calidad, compatibilidad, desarrollo tecno-lógico, capacidades, garantía y servicio técnico.

Sección TerceraDe los Usuarios de la RIAH

Artículo 65. Para efectos del presente Reglamento,los usuarios de la RIAH se clasifican como sigue:

I. Administradores de red: Personaltécnico en el área de redes y telecomu-nicaciones;

II. Maestros decanos: Personal académi-co que ostente el nombramiento y el diplo-ma que lo acredita como tal;

III. Profesores e investigadores: Perso-nal docente que labora en el IPN;

IV. Personal de los archivos históricosen el IPN: Personal académico y admi-nistrativo que labora en el IPN;

V. Alumnos: Los estudiantes regulares einscritos, PIFI, de posgrado y tesistas delInstituto, y

VI. Usuarios externos: Los que nopertenecen a la comunidad politécnica ysolicitaron el servicio.

Artículo 66. Los servicios de la RIAH están basa-dos en necesidades académicas y de adminis-tración, por lo que dependiendo del perfil delusuario y sus necesidades la RIAH ofrecerá lossiguientes servicios:

I. Correo electrónico: Herramienta decomunicación personal entre usuariosdentro y fuera del Instituto;

II. Acceso remoto: Uso de servicios pro-vistos por operaciones computaciona-les por medio de las redes locales,regionales, nacionales y mundiales;

III. Espacio en disco: Se determinará lacantidad de espacio en disco que podráser utilizado por los usuarios de los ser-vidores institucionales administrados porel mismo, y

IV. Uso de programas y archivos de do-minio público: Son aquellos programasy/o archivos en la RIAH que pueden sercopiados y distribuidos libremente.

Artículo 67. Los usuarios que deseen utilizar losservicios de la RIAH deben contar con registro de




usuario y una cuenta personal que no podrá com-partir, ni hacer mal uso de ella.

Sección CuartaDe las Autoridades en el Control de

Infraestructura de la RIAH

Artículo 68. El titular de la Presidencia delDecanato del IPN, tomando en cuenta la opiniónde la Comisión Especial del Consejo General Con-sultivo del Archivo Histórico del IPN, será el res-ponsable de revisar y aprobar los criterios para eluso de la red a propuesta de la administración dela RIAH.

Artículo 69. La administración de la RIAH, pormedio de su personal de soporte técnico, seráresponsable del funcionamiento, mantenimiento yactualización de la RIAH y para los efectos pre-vistos adquiere las actividades y obligacionescontempladas en los lineamientos y en el manualpara el uso de la RIAH.

Sección QuintaDe la Seguridad de la RIAH

Artículo 70. La administración de la RIAH tienela obligación de vigilar la seguridad de lossistemas instalados. Los sistemas operativos yprogramas comerciales empleados deberán estarregistrados y no se deberán copiar o instalar enotros equipos. Para garantizar el uso de losprogramas operativos y comerciales se deberánde asegurar un número adecuado de licencias.

Artículo 71. Las áreas que posean equipo y queestén conectadas en la RIAH deberán contar con

un plan de contingencias tomando en cuenta lasrecomendaciones o sugerencias de la adminis-tración de la RIAH.

Artículo 72. La RIAH es propiedad del IPN, porlo que la autorización de su uso y explotación,incluyendo el sistema, debe hacerse medianteconvenio y/o contrato.

TRANSITORIOS

PRIMERO. El presente Reglamento entrará envigor al día siguiente de su publicación en laGaceta Politécnica.

SEGUNDO. Las situaciones no previstas enel presente Reglamento serán resueltas por elDirector General.

México, D.F., 21 de diciembre de 2005

“LA TÉCNICA AL SERVICIO DE LA PATRIA”

DR. JOSÉ ENRIQUE VILLA RIVERADIRECTOR GENERAL

Aprobada por el H. XXIV Consejo General Consultivo, en laTercera Sesión Ordinaria, celebrada el 21 de diciembre de 2005.



acuerdo por el que se expide el reglamento del …... · físico a que se refiere el artículo...

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