ACUERDO No. 9(octubre 18 de 1995)

“Por el cual se reglamenta la presentación de las Tablas de Retención Documental al Archivo General de la Nación. Ordenada por el Decreto No. 1382 de 1995”.

LA JUNTA DIRECTIVA DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

En uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por la Ley 80 de 1989, el Decreto 1777 de 1990 y el Decreto 1382 de 1995, y

C O N S I D E R A N D O

Que el Artículo 1º del Decreto 1382 de 1995, ordenó a los organismos del orden nacional, presentar al Archivo General de la Nación, sus Tablas de Retención Documental.

Que se hace necesario precisar el alcance y la operatividad para la presentación de las Tablas de Retención.

Que el desarrollo de lo dispuesto en la Ley 80 de 1989, en el Decreto 1777 de 1990 y en el Decreto 1382 de 1995,

ACUERDA

ARTICULO 1º.- La presentación de las Tablas de Retención Documental al Archivo

General de la Nación, por los organismos del orden nacional, tiene ámbito de aplicación en las tres (3) Ramas del Poder Público.

ARTICULO 2º.- Los organismos del orden nacional, no pertenecientes a ninguna de

Ramas del Poder Público, también deberán presentar sus Tablas de

Retención Documental.

ARTICULO 3º.- Los organismos del orden nacional de la Rama Ejecutiva, adscritos

O vinculados, a los Ministerios y Departamentos Administrativos, deberán presentar sus Tablas de Retención, una vez analizada por su respectivo Comité de Archivo, al Jefe de Archivo del correspondiente Ministerio o Departamento Administrativo, quien deberán remitirlas al Archivo General de la Nación para su aprobación o improbación.

ARTICULO 4º.- Los organismos del orden nacional, de la Rama Legislativa, Judicial y los no pertenecientes a ninguna de ellas, deberán presentar sus Tablas de Retención, una vez analizada por su respectivo Comité de Archivo, directamente al Archivo General de la Nación para su aprobación o improbación.

ARTICULO 5.- Las Tablas de Retención Documental deberán elaborarse siguiendo

los principios de la archivística y los criterios generales señalados por

el Archivo General de la Nación.

ARTICULO 6º.- Las Tablas de Retención deberán presentarse para el estudio del Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación, anexando el sustento escrito que contenga los criterios en su elaboración y que describa el proceso de desarrollo.

ARTICULO 7º.- Los Jefes de Archivo de los Ministerios y Departamentos Administrativos

Deberán liderar el proceso de elaboración de las Tablas de Retención de los

organismos del orden nacional, adscritos o vinculados a su Ministerio o

Departamento Administrativo

ARTICULO 8º.- El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su publicación.

PUBLÍQUESE Y CUMPLASE

Dado en Santafé de Bogotá D.C., a los dieciocho (18) días del mes de octubre de mil novecientos noventa y cinco (1995).

EL PRESIDENTE

DIANA CONSTANZA FAJARDO RIVERA

EL SECRETARIO

JOSE ALBERTO GIRALDO LÓPEZ

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCION PUBLICA

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION

CIRCULAR No.004 DE 2003

PARA: Secretarios Generales de Ministerios, Departamentos Administrativos, Superintendencias, Unidades Administrativas Especiales y demás Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional

DE: Departamento Administrativo de la Función Pública y Archivo General de la Nación

ASUNTO: Organización de las Historias Laborales

FECHA: Junio 6 de 2003.

El pasado 20 de diciembre de 2002 el Departamento Administrativo de la Función Pública y el Archivo General de la Nación, expidieron la Circular No. 07, a través de la cual se expresó la necesidad de que todas las Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional organicen los archivos conforme a lo dispuesto en la Ley General de Archivos 594 de 2000 y a las pautas y normas técnicas generales sobre la conservación de la información oficial de las entidades.

Teniendo en cuenta lo anterior, en desarrollo del Programa de Renovación de la Administración Pública se viene adelantando por parte de la Presidencia de la República, el Departamento Nacional de Planeación, el Archivo General de la Nación y el Departamento Administrativo de la Función Pública, un plan de contingencia que involucra el acompañamiento y seguimiento al manejo de los archivos, con el fin de proteger los fondos documentales de las entidades dentro de sus procesos de reforma institucional y de manera específica la relacionada prioritariamente con las historias laborales, nóminas e historias clínicas, entre otras.

Para el efecto, dentro de los criterios técnicos establecidos por el Archivo General de la Nación, cada expediente de Historia Laboral debe contener como mínimo los siguientes documentos, respondiendo a la forma de vinculación laboral en cada entidad:

♦ Acto administrativo de nombramiento o contrato de trabajo♦ Oficio de notificación del nombramiento o contrato de trabajo♦ Oficio de aceptación del nombramiento en el cargo o contrato de trabajo

♦ Documentos de identificación♦ Hoja de Vida (Formato Único Función Pública)

♦ Soportes documentales de estudios y experiencia que acrediten los requisitos del cargo

♦ Acta de posesión♦ Pasado Judicial – Certificado de Antecedentes Penales♦ Certificado de Antecedentes Fiscales♦ Certificado de Antecedentes Disciplinarios♦ Declaración de Bienes y Rentas♦ Certificado de aptitud laboral (examen médico de ingreso)♦ Afiliaciones a: Régimen de salud (EPS), pensión, cesantías, caja de

compensación, etc.♦ Actos administrativos que señalen las situaciones administrativas del

funcionario: vacaciones, licencias, comisiones, ascensos, traslados, encargos, permisos, ausencias temporales, inscripción en carrera administrativa, suspensiones de contrato, pago de prestaciones, entre otros.

♦ Evaluación del Desempeño♦ Acto administrativo de retiro o desvinculación del servidor de la entidad, donde

consten las razones del mismo: Supresión del cargo, insubsistencia, destitución, aceptación de renuncia al cargo, liquidación del contrato, incorporación a otra entidad, etc.

El hecho de que todo expediente de historia laboral deba estar constituido mínimo por los anteriores documentos, no obsta para que las entidades de acuerdo con su naturaleza jurídica, con sus responsabilidades particulares, puedan hacer sus propios requerimientos documentales, complementándola.

De otra parte, las entidades deberán establecer controles que garanticen la transparencia de la administración de las Historias Laborales y la responsabilidad de los funcionarios que desarrollan actividades propias de la gestión del talento humano.

Por lo anterior, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 16 de la Ley 594 de 2000, los Secretarios Generales o funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía pertenecientes a las entidades públicas, dentro del proceso de organización de archivos, deberán verificar que:

♦ En cada expediente los documentos se encuentren ordenados atendiendo la secuencia propia de su producción; y su disposición refleje el vínculo que se establece entre el funcionario y la entidad.

♦ Los documentos de cada Historia Laboral estén colocados en unidades de conservación (carpetas) individuales, de manera que al revisar el expediente, el primer documento sea el que registre la fecha más antigua y el último el que

refleje la más reciente. Cada expediente podrá estar contenido en varias unidades de conservación de acuerdo con el volumen de la misma, se recomienda que cada carpeta tenga como máximo 200 folios. La foliación debe ser consecutiva de 1 a n independientemente del número de carpetas, por ej. Carpeta 1 Fls. 1-200, Carpeta 2 Fls. 201-400, etc.

♦ Dichos documentos se registrarán en el formato de Hoja de Control que se anexa de acuerdo con su instructivo, lo cual evitará la pérdida o ingreso indebido de documentos.

♦ Las oficinas responsables del manejo de Historias Laborales elaboren el Inventario Único Documental de los expedientes bajo su custodia.

♦ Los espacios destinados al archivo de Historias Laborales, deben ser de acceso restringido y con las medidas de seguridad y condiciones medioambientales que garanticen la integridad y conservación física de los documentos.

Aprovechando el proceso de organización archivística que vienen adelantando las entidades en cumplimiento de las recomendaciones del Archivo General de la Nación y dada la importancia legal y el carácter administrativo de los documentos que conforman las Historias Laborales, las entidades deberán verificar la organización de las mismas, ajustando sus manuales y reglamentos internos a las disposiciones anteriormente descritas.

El Archivo General de la Nación en cumplimiento de sus funciones de asesoría técnica, inspección y vigilancia otorgadas por la Ley, continuará realizando visitas a las entidades, para verificar el cumplimiento de las obligaciones respecto al manejo archivístico y en especial de las series documentales anteriormente citadas.

FERNANDO GRILLO RUBIANO

Director

Departamento Administrativo de la Función Pública

JORGE PALACIOS PRECIADODirectorArchivo General de la Nación

C.C. Director Departamento Nacional de Planeación- Dr. Santiago Montenegro Trujillo.

Directora Programa de la Renovación de la Administración Pública-Dra. ClaudiaJiménez Jaramillo.Secretario Jurídico de la Presidencia- Dr. Camilo Ospina Bernal.

INSTRUCTIVO HOJA DE CONTROL HISTORIAS LABORALES Las entidades del estado deben registrar el ingreso de documentos a los expedientes de Historias Laborales de los funcionarios, mediante la utilización del Formato HOJA DE CONTROL. El primer procedimiento a seguir es ordenar los documentos de cada historia Laboral cronológicamente de manera que el primer documento sea el que registre la fecha más antigua y el último el que registre la fecha más reciente, realizada esta labor se procederá a foliar a partir del No. 1 todo el expediente laboral, consecutivamente1. En el caso de existir otra foliación, ésta se anulará y quedará como válida la última realizada, la cual debe corresponder con la registrada en la Hoja de Control. Una vez realizado este procedimiento se procederá a diligenciar la Hoja de Control, así: 1. Nombre del funcionario: Debe consignarse el nombre completo del funcionario

al que corresponde la historia laboral. 2. Fecha: Debe consignarse la data del documento (dd/mm/aa). Si los

documentos corresponden a anexos de otro principal como el Formato Unico de Hoja de Vida o de oficio remisorio, deberá tenerse en cuenta las fechas de estos últimos.

3. Tipo Documental: Debe consignarse el nombre del documento así: Resolución

de Nombramiento, Certificado de estudios, Afiliación a Fondo de Pensiones, etc. 4. Folios: Debe consignarse el número del folio (s) que corresponde(n) al tipo

documental anotado, por ejemplo: Acta de Posesión folio 5, o Resolución de Comisión de Estudios, folios 7-9 porque este documento tiene 3 folios.

5. Fecha de elaboración: Debe consignarse la fecha en que se diligenció el

formato para cada expediente. 6. Firma del Jefe de Recursos Humanos: El Jefe de Recursos Humanos debe

firmar cada Hoja de Control una vez diligenciada, bien sea por retiro del funcionario de la entidad o por haberse terminado el espacio en cada hoja que se utilice.

7. Firma del funcionario responsable del manejo de historias laborales: Debe

firmar cada Hoja de Control una vez diligenciada, bien sea por retiro del funcionario de la entidad o por haberse terminado el espacio en cada hoja que se utilice.

Esta Hoja de Control debe ser adherida a la parte interna de la solapa izquierda de la carpeta que contiene el expediente de Historia Laboral de cada funcionario y deberá actualizarse a medida que se vayan ingresando nuevos documentos.

1 Los folios tienen una relación directa con la Hoja de Control, la cual se constituye en el instrumento legal y jurídico que soporta cada uno de los documentos que contiene el expediente.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION GRUPO DE TALENTO HUMANO

HISTORIA LABORAL HOJA DE CONTROL

Nombre Funcionario:__________________________________________

FECHA TIPO DOCUMENTAL FOLIO (S)

Fecha Elaboración: _____________________________ Firma: ____________________________________ Funcionario responsable manejo Historia Laboral

Firma: ___________________________________ Jefe Recursos Humanos

ACUERDO No. 008(Octubre 18 de 1995)

“Por el cual se reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los organismos del orden nacional, al ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN,

ordenada por el Decreto 1382 de 1995.

La Junta Directiva del ARCHIVO GENERAL DE LA NACION

En uso de las facultades legales y en especial las conferidas por la Ley 80 de 1989, el Decreto 1777 de 1990 y el Decreto 1382 de 1995 y.

CONSIDERANDO

Que el artículo 2º del Decreto 1382 de 1995, ordenó a los secretarios generales de los organismos nacionales la transferencia de la documentación histórica al ARCHIVO GENERAL DE LA NACION.

Que el artículo 2º de la Ley 80 de 1989, señala las funciones del ARCHIVO GENERAL DE LA NACION y en su literal b) Preceptúa: “fijar políticas y expedir el reglamentos necesarios para organizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación, de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva”.

Que el artículo 8º del Decreto 1777, establece las funciones de la Junta Directiva, y en su numeral c) dispone:” Expedir normas y reglamentos generales sobre organización de los archivos, administración y gestión de documentos, descripción, investigación, consulta, reprografía, certificación, transferencias, retención, selección y conservación de documentos y en general sobre aquellos aspectos que exija racionalización y normalización del trabajo archivístico a nivel nacional”

Que en el desarrollo de la facultad anterior, la Junta Directiva adoptó y expidió el Reglamento General de Archivos, como norma reguladora del quehacer archivístico país, mediante el Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994.

Que el artículo 5º del Acuerdo 7 estableció: “Categorización de archivos oficiales, los archivos de carácter oficial, de acuerdo con la documentación que conservan, se tipifican en las siguientes categorías:

1. Archivo General de la Nación. Está integrado por los fondos documentales procedentes de entidades oficiales del sector central y aquellos que por su especial valor reciba en custodia....”

Que en desarrollo de lo dispuesto en la Ley 80 de 1989, el Decreto 1777 de 1990,

el Decreto 1382 de 1995, y el Acuerdo No. 07 de 1994.

ACUERDA

ARTÍCULO PRIMERO.- De conformidad con lo señalado en el artículo 2º del Decreto 1382 de 1995 y en concordancia con los artículos 5 y 24 del Acuerdo 07 de 1994, al ARCHIVO GENERAL DE LA NACION, deberán transferirse, bajo la responsabilidad de los Secretarios Generales, la documentación histórica de los archivos del orden nacional del Sector Central de la Rama Ejecutiva, entendiéndose por tales: la Presidencia de la república, la Vicepresidencia, los Ministerios, los Departamentos Administrativos y las Superintendencias.

PARÁGRAFO: El Ministerio de Defensa, el Departamento Administrativo de Seguridad del Departamento Administrativo Nacional de Estadística y el Departamento de la Función Pública, por la naturaleza de la información que maneja y por tener normas especiales, sólo estarán obligadas a transferir la documentación histórica con cincuenta (50) o más años de antigüedad y previo acuerdo con el ARCHIVO GENERAL DE LA NACION.

ARTÍCULO SEGUNDO.- Los organismos del orden nacional adscritos o vinculados a los Ministerios y Departamentos Administrativos, transferirán la documentación histórica a su respectivo archivo histórico creado en cada una de las entidades, y en su defecto en custodia a los archivos del orden departamental o municipal, con el fin de conservar e incrementar el patrimonio histórico documental de la respectiva región.

ARTÍCULO TERCERO.- Los organismos del orden nacional de la Rama Legislativa, Judicial y los no pertenecientes a alguna de ellas transferirán la documentación histórica a su respectivo archivo histórico creado en cada una de las entidades, y en su defecto en custodia al ARCHIVO GENERAL DE LA NACION, al archivo del orden departamental, municipal o Distrital, según el caso.

ARTÍCULO CUARTO.- Para la transferencia de la documentación histórica de los fondos acumulados correspondientes a los organismos nacionales del Sector Central de la Rama Ejecutiva al ARCHIVO GENERAL DE LA NACION, deberán seguirse los siguientes lineamientos:

• Establecer la clasificación documental teniendo en cuenta la evolución de la estructura orgánica – funcional de la institución.

• Efectuar la selección y eliminación natural de la documentación, previa verificación de la existencia de originales o en su defecto copias de mejor calidad.

• Retirar el material impreso no susceptible de archivo (revistas, periódicos, sobre, tarjetas de invitación entre otros), siempre y cuando no afecte la integridad del expediente.

• Foliar la documentación en orden consecutivo por cada unidad conservación.• Identificar y rotular cada una de las unidades de conservación.• Elaborar el inventario general de la documentación, de acuerdo con los

parámetros establecidos por el ARCHIVO GENERAL DE LA NACION (Nº de carpetas, procedencia, asunto, contenido o serie, fechas extremas y número de folios).

• Determinar el volumen en metros lineales de la documentación a transferir.• Elaborar en forma conjunta con el ARCHIVO GENERAL DE LA NACION, el

plan de transferencias documentales.• Organizar físicamente la documentación y efectuar el realmacenamiento de las

unidades de conservación que se consideren necesarios.

ARTÍCULO QUINTO.- El presente acuerdo rige a partir de su publicación.

PÚBLIQUESE Y CÚMPLASE

Dado en Santafé de Bogotá, D.C., a los dieciocho (18) días del mes de octubre de mil novecientos noventa y cinco (1995).

DIANA FAJARDO RIVERA JOSE ALBERTO GIRALDO L.Presidente Secretario

ACUERDO 11 DE 1996

(Mayo 22)

Por el cual se establecen criterios de conservación y organización de documentos

LA JUNTA DIRECTIVA DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

En usos de sus facultades legales y en especial las conferidas por la Ley 80 de 1989, el Decreto 1777 de 1990 y

CONSIDERANDO

Que el literal b) del articulo 2 de la Ley 80 de 1989 establece dentro de las funciones del Archivo General de la Nación la de: fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios para garantizar la conservación y uso adecuado del patrimonio documental de la Nación, de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva.

Que el literal a) del Articulo 3 del Decreto 1777 establece dentro de los objetivos del Archivo General de la Nación el de: Velar por la conservación, incremento y difusión del patrimonio documental de la Nación mediante la formulación de la política archivistica a nivel nacional.

Que el numeral c) del artículo 4 del Decreto 1777 establece dentro de las funciones del Archivo General de la Nación la de: seleccionar, organizar, conservar y divulgar el acervo documental que integre el Archivo General de la Nación así como el que le confíe en custodia.

De conformidad con los anteriores objetivos y funciones del Archivo General de la Nación y teniendo en cuenta que en los fondos de los archivos se encuentra documentación de gran importancia para la investigación histórica y que en algunos casos tales documentos vienen acompañados de mapas, planos, dibujos e ilustraciones, que además del valor histórico, poseen un alto valor estético.

Que tales documentos gráficos en algunas ocasiones se encuentran en grandes formatos, lo origina muchos dobleces, circunstancia que atenta contra la adecuada conservación del documento, produciendo el deterioro a corto plazo de los mismos y ocasionando traumas a los demás.

Ver art. 2, literal b) Ley 80 de 1989 Ver art. 3, literal a), Decreto Nacional 1777 de 1990 Ver art. 4, literal c), Decreto Nacional 1777 de 1990

ACUERDA

ARTICULO 1. El material gráfico que se encuentra entre las unidades de conservación deben extraerse dejando en su lugar un testigo y llevarse aquella sección del archivo que se haya dispuesto para conservar documentos en distintos formatos.

PARAGRAFO. Entiéndase por material gráfico todos aquellos dibujos, croquis, mapas, planos, fotografías, ilustraciones, pictografias, prensa entre otros.

ARTICULO 2. El testigo que ha de colocarse en el lugar que ocupaba el documento gráfico, debe indicar las características del mismo, nombre de la unidad archivistica a que pertenece, nombre del documento, fecha, autor, numero del folio y señalar la referencia de su actual ubicación en la sección de gráficos.

ARTICULO 3. Cuando se requiera la reproducción por cualquier medio técnico o electrónico del documento que contenía originalmente algún material gráfico, debe traerse a la sección correspondiente dejando allí el respectivo testigo y una vez se haya efectuado este procedimiento, se debe devolver el documento a la sección de material gráfico.

ARTICULO 4. El procedimiento mencionado debe seguirse para todo material gráfico que se encuentre en los archivos, bien sea que este mezclado con la documentación textual o que se halle de manera independiente.

ARTICULO 5. Igual tratamiento debe darse al material gráfico que se encuentre en los protocolos notariales, siempre y cuando tenga una antigüedad de cincuenta a o más años.

ARTICULO 6. El presente acuerdo rige a partir de su publicación.

PUBLÍQUESE Y CUMPLASE

Dado en Santafé de Bogotá, D.C; a los veintidós (22) días del mes de mayo de mil novecientos noventa y seis (1996).

DIANA FAJARDO RIVERA

Presidente

JOSE ALBERTO GIRALDO LOPEZ

Secretario