Unidad N°2. El método Kaizen e Indicadores de Gestión

Actividad: Plan Kaizen

Nombre aprendiz: Deysi Janeth Bermúdez OliverosEmail: Deysiber88@gmail.comFecha: 22-abril -2014

Descripción:

La actividad está compuesta por tres puntos a desarrollar, lo que se busca es aplicar los conceptos aprendidos sobre el método Kaizen al interior de su empresa.

Por ende se han analizado los conceptos de mejora continua, la importancia de medición, el análisis de las no conformidades y propuestas de posibles soluciones, sin embargo, existen metodologías que implementadas adecuadamente contribuyen a disminuir factores de riesgo que potencien la presencia de problemas, inconformidades o dificultades en los procesos institucionales.

Dentro de las metodologías para fortalecer y cultivar una cultura de mejora continua se encuentran el Kaizen y las 9s.

Por tal motivo lo que se pretende en esta actividad es conocer esta metodología con miras a aplicarla en la empresa donde usted labora, reconociendo la importancia de promover el mejoramiento continuo en los procesos institucionales y por ello se le pide que realice lo siguiente:

1. Diseñe el Plan Kaizen Institucional para uno de los problemas operacionales más frecuentes en un proceso, definiendo los siguientes parámetros:

Plan KaizenEmpresa: MOS ARQUTIECTOS Fecha de planeación: 22 abril de 2014Proceso a mejorar: DISEÑO ARQUITECTONICOFecha de inicio: 30 abril de 2014 Fecha de finalización: 30 de mayo de 2014Planteamiento del problema:

Actualmente la empresa de prestación de servicios de diseño arquitectónico está conformada por el arquitecto Mauricio encargado de todo, diseño, relaciones públicas, dibujo, contabilidad….. La empresa va en crecimiento se tienen una cantidad considerable de clientes que requieren que les diseñen edificios, casas, locales, bodegas, etc. El problema actual es la cantidad de pedidos y solo un arquitecto para desarrollarlos; lo cual afecta el tiempo de entrega de los diseños y obviamente el pago oportuno de los servicios prestados.

Objetivo del plan Kaizen:

Reducción de los tiempos del ciclo y en los plazos de respuesta. De tal forma se logran menores tiempos para el desarrollo de productos y su puesta en el mercado. De igual forma son más rápidas las respuestas a los requerimientos de los clientes, disponiendo de mayores niveles de flexibilidad.

Líder del equipo Kaizen: Coordinadora SGC Deysi Bermúdez Lista de miembros del equipo Kaizen: Arquitecto Mauricio Soto y Coordinadora SGC Deysi Bermúdez

Cronograma para la ejecución del plan KaizenActividad Recursos necesarios Responsable Fecha ejecución

CONTRATACIÓN DE PERSONALFinancieros para apoyar el proceso de selección de personal.

Agencia externa de contratación de personal

05 de mayo de 2014

DISEÑO DE FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE DISEÑO

ARQUITECTONICO

Técnicos

Humanos

Financieros

Papelería

Deysi Bermúdez 07 de mayo de 2014

REDUCCIONES DE TIEMPO PARA ENTREGA DEL PRODUCTO

Humanos Equipos de oficina

Mauricio Soto 12 de mayo de 2014

REDUCIR EL TIEMPO DEL CICLO DEL FLUJO DE DINERO

HumanosTécnicos

Auxiliar contable 19 de mayo de 2014

Beneficios de implementar el plan Kaizen propuesto

El Kaizen es un sistema de mejora continua e integral que comprende todos los elementos, componentes, procesos, actividades, productos e individuos de una organización. No importa a que actividad se dedique la organización, si es privada o pública, y si persigue o no beneficios económicos, siempre debe mejorar su performance a los efectos de hacer un mejor y más eficiente uso de los escasos recursos, logrando de tal forma satisfacer la mayor cantidad de objetivos posibles.

Con el plan propuesto se MOS ARQUITECTOS se beneficiara ya que al contratar personal competente en el área de diseño se optimizaran el tiempo para la entrega de los diseños arquitectónicos contratados por los clientes.

Diseñando el flujograma de procesos sabemos que actividades se deben desarrollar para entregar el producto final y que recursos se deben asignar para todo el procedimiento.

Al inyectar nuevo personal se hará entrega oportuna de los servicios y por ende se podrá facturar a tiempo y así asumir otras obligaciones que se tiene como empresa: pago de nomina, arriendos, etc.

Frecuencia de reuniones del equipo Kaizen: Semanal

Fecha de presentación final del plan: 30 de mayo de 2014

2. Identifique la medición del plan Kaizen para garantizar su eficaz ejecución:

Proceso: DISEÑO ARQUITECTONICOLíder del proceso: MAURCIO SOTO ARQUITECTO

Actividad Indicador de gestión Descripción Responsable del reporte Meta

Medición de tiempo en cada proceso y entregas a tiempo.

Numero de diseños entregados a tiempo (entre secciones) / numero de pedidos contratados

Realizar un medición y análisis de todos los diseños verificando si se está dando el estándar inicial, en cada oficio, con el fin de mantener o mejorar los tiempos proyectados y de realizar un cumplimiento oportuno de las fechas programadas en la planeación de la producción.

Jefe área de diseño

0.95 %

Eficiencia del manejo de mano de obra

Diseños realizados x hora hombre Diseños programados x hora hombre

Se medira con este indicador la cantidad de dibujos que el empledo alcanza a realizar en las ocho horas laborales

Jefe área de diseño

0.95%

diarias en el programa de autocad y todos los diseños programados para la entrega.

3. Escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de la presente actividad.

El kaizen no sólo es posible aplicarlo en Occidente, es además necesario y obligatoria su puesta en marcha si se pretende seguir siendo competitivos en una economía globalizada. Esa mejora continua debe tener como base el perfeccionamiento constante de profesionales, directivos y personal en organizaciones que tengan en el aprendizaje continuo una forma y medio fundamental de continuar existiendo como tales en las próximas décadas.

Criterios de evaluaciónConoce la metodología de implementación del método kaizen.Plantea indicadores de gestión para la medición de procesos o actividades.Entrega a tiempo las actividades de acuerdo con la fecha indicada por el instructor.