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Acta CNSED 40-2012 1

Acta No. 40-2012 correspondiente a la sesión ordinaria celebrada por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, en las instalaciones de la Dirección General del Archivo Nacional en Curridabat, a partir de las 8:30 horas del día 06 de setiembre de 2012; con la asistencia del señor José Bernal Rivas Fernández, Presidente de la Comisión, en representación del Presidente de la Junta Administrativa del Archivo Nacional; la señora Carmen Campos Ramírez, Subdirectora General y Jefe por recargo del Departamento Archivo Histórico y Vicepresidenta de la Comisión; el señor Raymundo Brenes Rosales, Historiador y la señorita María Fernanda Guzmán Calderón, Secretaria del Departamento Servicios Archivísticos Externos. Ausentes con justificación: la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del Departamento Servicios Archivísticos Externos y Secretaria Ejecutiva de la Comisión; la señorita Camila Carreras Herrero, Técnica nombrada por la Dirección General del Archivo Nacional y la señora Virginia Chacón Arias, Directora Ejecutiva de la Comisión. Asiste: la señora María del Carmen Retana Ureña, Profesional responsable del informe. Convocada: la señora Silvia González Ulate, Jefe del Archivo Central y Presidenta del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Instituto Costarricense de Electricidad (ICE). CAPTULO I. LECTURA, COMENTARIO, MODIFICACIÓN Y APROBACIÓN DE LAS SIGUIENTES VALORACIONES: Artículo 1. Informe de Valoración: IV-50-2012-VP Asunto: Valoraciones Parciales de Documentos Fondo: Hospital San Juan de Dios Subfondos: 1. Laboratorio Clínico y 2. Documentos del Dr. Clodomiro Picado Twight. Hora: 8:30 a.m. Se deja constancia de que durante la sesión las valoraciones parciales de documentos estuvieron a disposición de los miembros de la Comisión para su consulta. Al ser las 8:51 horas ingresa la señora María del Carmen Retana Ureña, Profesional responsable del informe. La señora Retana Ureña, Profesional responsable; procede a exponer una serie de aspectos relevantes sobre la reseña histórica del Laboratorio Clínico y el Dr. Clodomiro Picado Twight; así como, aspectos de la custodia de los documentos presentados a valorar, los cuales se encuentran en el Hospital San Juan de Dios. Posterior a la lectura del informe de valoración, los miembros de esta comisión acuerdan: ACUERDO 1. Aprobar la solicitud de Valoración Parcial de Documentos presentada por la señorita Natalia Cantillano Mora, Coordinadora del Área de Rescate y Rectoría del Departamento Servicios Archivísticos Externos (DSAE) de la Dirección General del Archivo Nacional (DGAN); mediante oficio DSAE-245-2012 de 19 de julio de 2012, para los subfondos: 1. Laboratorio Clínico y 2. Documentos del Dr. Clodomiro Picado Twight. La aprobación se hace conforme a lo siguiente:


FONDO: HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS

1 Subfondo: Laboratorio Clínico1 Funciones: Realizar y analizar exámenes hematológicos, bioquímicos, microbiológicos, inmunológicos y química clínica.

N° orden

Tipo documental

Valor científico–cultural

1.1

Diario de Botica Contiene solicitudes de materiales e insumos para el Laboratorio Clínico durante los últimos años de gestión del doctor Picado Twight. Soporte: papel Fechas extremas: 1932-1935 Cantidad: 0.02 metros. 1 tomo

Sí. Porque permite conocer el

instrumental de la época utilizado en laboratorios clínicos.

1.2 Libro de Historias Clínicas Registra tratamiento y evolución de pacientes. Soporte: papel. Fechas extremas: 1910-1912 Cantidad: 0.17 metros 1 tomo, 1853 folios

Sí. Porque evidencia el control de

pacientes del Hospital San Juan de Dios

1.3 Registro bacteriológico del Hospital San Juan de Dios. Soporte: papel Fechas extremas: 1931-1933 Cantidad: 0.08 metros, 1 tomo, 600 folios

Sí. Porque informa sobre la detección

de enfermedades.

1.4 Reglamento de Laboratorio del Hospital San Juan de Dios. Soporte: papel. Está enmarcado y presenta problemas de conservación Fechas extremas: 1914? Cantidad: 0.01 metros, 1 folio

Sí. Porque permite conocer las

regulaciones técnicas del trabajo en laboratorio aplicadas y facilita la

comparación con el actual.

1.5 Correspondencia, estudios, dibujos, artículos, bitácoras de Clodomiro Picado Twight 2 Relacionada con el Instituto Pasteur y el Ministerio de Agricultura de Francia, borradores incompletos de estudios, dibujos sobre algunas especies de insectos, borrador de artículo: La enfermedad de los cafetos, bitácoras de trabajo, notas, fotografías, borradores de cartas, recortes de artículos de prensa sobre la labor del señor Picado. Original. Son manuscritos en idiomas francés y español. Soporte: papel Fechas extremas: 1914-1943? Cantidad: 0.06 metros.

Sí. Porque el Dr. Picado Twight fue un destacado científico costarricense, reconocido internacionalmente por

sus investigaciones y descubrimientos en el campo

experimental sobre todo del suero antiofídico y la penicilina.

1 Adjunta al memorando DSAE-233-2012 de 13 de julio de 2012, el señor Luis Carlo Rojas Mora, funcionario del Departamento Servicios Archivísticos Externos, aporta una lista de documentos seleccionados para valorar, cuya información se relaciona con el Laboratorio Clínico del Hospital San Juan de Dios y el doctor Clodomiro Picado Twight. 2 Clodomiro Picado Twight, (1887-1944) Nació en Jinotepe, Carazo, Nicaragua y murió en San José. Conocido como Clorito Picado, fue un destacado científico costarricense pionero en la investigación sobre serpientes venenosas. Entre sus principales logros está el haber sido uno de los precursores del descubrimiento de la penicilina, la cual utilizó para tratar pacientes poco antes del descubrimiento formal por parte de Fleming. Adicionalmente, escribió unos 115 trabajos entre los que se incluyen libros y monografías. Realizó estudios zoológicos de los animales; en las bromeliáceas; sobre serpientes (ofidismo); en fisiología y fitopatología vegetal; en microbiología industrial; microbiología médica y en el campo de la inmunología. Entre sus estudios tenemos: Las bromeliáceas epífitas como medio biológico,1913; Pasteur y Metchnikoff, 1921; El Museo Pasteur de Estrasburgo, 1928; Serpientes venenosas de Costa Rica, 1931; Vacunación contra la senectud precoz, 1937; Investigaciones sobre fisiopatología tiroidea; Biología hematológica elemental comparada,1943; Nuestra microbiología doméstica, 1921; Biología hematológica elemental comparada, 1943.


2. Otras publicaciones3 2.1. Folleto del estudio sobre las hormigas en

Costa Rica Publicación de la Secretaría de Fomento Autor: Carlos Emery Soporte: papel Estado de conservación: mal estado4 Fechas extremas: 1894 Cantidad: 0.05 metros

Sí. Porque son avances de

investigación que difundía la Secretaría de Fomento con fines

instructivos

2.2 Trabajos practicados por el Instituto Geográfico Nacional Publicación del Instituto Geográfico Nacional Autor: Henry Pittier Soporte: papel Fechas extremas: 1897-1898 Cantidad: 0.05 metros

Sí. Porque son evidencia del trabajo científico del Instituto Geográfico

Nacional.

2.3 Avifauna Costarriqueña Publicación del Museo Nacional Autor: Cecilio F. Underwood. Soporte: papel Estado de conservación: mal estado5 Fechas extremas: 1899 Cantidad: 0.05 metros. 1 unidad

Sí. Porque difunden estudios sobre zoología realizados por el Museo

Nacional.

No*: indica que se puede eliminar cuando caduque su vigencia administrativa y legal.

Por tanto, de las series documentales sometidas a valoración fueron declaradas con valor científico cultural, las siguientes:

FONDO: HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS

Subfondo: Laboratorio Clínico N° de orden Serie o Tipo documental Cantidad

Fechas Extremas Valor científico- cultural

1.1 Diario de Botica Contiene solicitudes de materiales e insumos para el Laboratorio Clínico durante los últimos años de gestión del doctor Picado Twight. Soporte: papel

0.02 metros. 1 tomo 1932-1935

Sí. Porque permite conocer el instrumental de la época utilizado en laboratorios clínicos.

El doctor Picado Twight fue declarado Benemérito de la Patria por el Congreso costarricense mediante decreto No. 34 de 21 de diciembre de 1943. 3 Mediante oficio DAH-479-2009 de 20 de octubre de 2009, el señor Esteban Cabezas Bolaños, Jefe del Departamento Archivo Histórico, informa que el 19 de octubre se entrevistó con la señora María de los Ángeles San Román, Directora del Laboratorio Clínico del Hospital San Juan de Dios, con el propósito de revisar los documentos del señor Clodomiro Picado Twight, y expone “También se conserva la biblioteca del señor Picado, siendo un aproximado de 4 metros de libros, en su mayoría en idioma francés publicados por el Instituto Pasteur que según me indicó la señora San Román, corresponden a las primeras publicaciones de ese Instituto. Considero importante que su biblioteca no sea desmembrada del conjunto de documentos que se conservan en esa unidad, ya que forman un contexto fundamental para comprender el trabajo realizado por el señor Picado.” Mediante oficio DAH-832-2011 de 27 de octubre de 2011 se reportan las memorias del Instituto Pasteur y la Societé de Biologie en cantidad de 13.92 metros, fechas extremas 1896-1938. Al respecto, consultado el señor Luis Carlo Rojas Mora, manifestó que en las mencionadas publicaciones no aparecen artículos de la autoría del Doctor Picado Twight, y por esa razón no las incluye en la lista de referencia suministrada para elaborar esta valoración. Sobre la diferencia en las cantidades reportadas, de 4 a 13.92 metros, manifiesta que es probable que el señor Cabezas Bolaños haya aludido solo a la biblioteca que se encuentra en el despacho del director. En relación con las publicaciones se solicitó criterio al biógrafo del doctor Picado, señor José María Gutiérrez Gutiérrez, quien mediante correo electrónico de 03 de setiembre de 2012, expone: “El Dr. Picado fue una persona con un bagaje de conocimiento muy impresionante, quien se nutría regularmente de publicaciones científicas especializadas que emanaban de diversos países, particularmente de Francia. En los trabajos científicos del Dr. Picado él frecuentemente citaba trabajos de otros autores, en diversas revistas como las que usted menciona” 4 Estado de conservación extraído del oficio DAH-832-2011 de 27 de octubre de 2011, suscrito por la señora Carmen Campos Ramírez, jefe por recargo del Departamento Archivo Histórico y el señor Luis Carlo Rojas Mora. funcionario del Departamento Servicios Archivísticos Externos. En este oficio se reporta la inspección efectuada el 22 de setiembre de 2011 al Laboratorio Clínico del Hospital San Juan de Dios. 5 Idem.


1.2 Libro de Historias Clínicas Registra tratamiento y evolución de pacientes. Soporte: papel.

0.17 metros 1 tomo, 1853 folios 1910-1912

Sí. Porque evidencia el control de pacientes del Hospital San Juan de Dios

1.3 Registro bacteriológico del Hospital San Juan de Dios. Soporte: papel

0.08 metros, 1 tomo, 600 folios 1931-1933

Sí. Porque informa sobre la detección de enfermedades.

1.4 Reglamento de Laboratorio del Hospital San Juan de Dios. Soporte: papel. Está enmarcado y presenta problemas de conservación

0.01 metros, 1 folio 1914?

Sí. Porque permite conocer las regulaciones técnicas del trabajo en laboratorio aplicadas y facilita la comparación con el actual.

1.5 Correspondencia, estudios, dibujos, artículos, bitácoras de Clodomiro Picado Twight Relacionada con el Instituto Pasteur y el Ministerio de Agricultura de Francia, borradores incompletos de estudios, dibujos sobre algunas especies de insectos, borrador de artículo: La enfermedad de los cafetos, bitácoras de trabajo, notas, fotografías, borradores de cartas, recortes de artículos de prensa sobre la labor del señor Picado. Original. Son manuscritos en idiomas francés y español. Soporte: papel

0.06 metros. 1914-1943?

Sí. Porque el Dr. Picado Twight fue un destacado científico costarricense, reconocido internacionalmente por sus investigaciones y descubrimientos en el campo experimental sobre todo del suero antiofídico y la penicilina.

Otras publicaciones 2.1 Folleto del estudio sobre las

hormigas en Costa Rica Publicación de la Secretaría de Fomento Autor: Carlos Emery Soporte: papel Estado de conservación: mal estado

0.05 metros 1894

Sí. Porque son avances de investigación que difundía la Secretaría de Fomento con fines instructivos

2.2 Trabajos practicados por el Instituto Geográfico Nacional Publicación del Instituto Geográfico Nacional Autor: Henry Pittier Soporte: papel

0.05 metros 1897-1898

Sí. Porque son evidencia del trabajo científico del Instituto Geográfico Nacional.

2.3 Avifauna Costarriqueña Publicación del Museo Nacional Autor: Cecilio F. Underwood. Soporte: papel Estado de conservación: mal estado

0.05 metros. 1 unidad 1899

Sí. Porque difunden estudios sobre zoología realizados por el Museo Nacional.

Comunicar a la señorita Natalia Cantillano Mora, Coordinadora del Área de Rescate y Rectoría del Departamento Servicios Archivísticos Externos (DSAE) de la Dirección General del Archivo Nacional, DGAN. Enviar copia de este acuerdo a la señora Virginia Chacón Arias, Directora General de la Dirección General del Archivo Nacional (DGAN).


Artículo 2. Informe de Valoración: IV-52-2012-TP Asunto: Tabla de Plazos de Conservación de Documentos Fondo: Instituto Costarricense de Electricidad (ICE) Subfondos: 1. Auditoría Interna. Convocada: la señora Silvia González Ulate, Jefe del Archivo Central y Presidenta del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Instituto Costarricense de Electricidad (ICE). Hora: 9:00 a.m. Se deja constancia de que durante la sesión la tabla de plazos de conservación de documentos estuvo a disposición de los miembros de la Comisión para su consulta. Al ser las 9:22 horas ingresan las señoras Silvia González Ulate, Jefe del Archivo Central y Presidenta del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Instituto Costarricense de Electricidad (ICE) y Marilyn Garro Calvo, funcionaria del Archivo Central del Instituto Costarricense de Electricidad (ICE). La señorita María Fernanda Guzmán Calderón, Secretaria del Departamento Servicios Archivísticos Externos; procede a exponer las consideraciones previas del informe de valoración, entre las cuales se destacan: (...) 3.4 La Auditoría Interna del ICE cuenta con una valoración parcial de documentos aprobada por

la CNSED en sesión 11-2005 de 24 de agosto de 2005, informe de valoración 23-2005. En dicha ocasión, se declaró con valor científico-cultural el tipo documental “Expedientes de Auditoría Interna” que “detallan los estudios programados dentro del plan anual de la Auditoría Interna, así como los estudios especiales realizados en las diferentes dependencias del ICE”. Incluyen correspondencia, informe final, registros, memorandos y comprobantes; fechas extremas 1981-1999; cantidad 8.54 m, y se indica que se conservarán permanentemente solo los informes finales relevantes.

Además, cuenta con una Tabla de Plazos aprobada en sesión de la CNSED 01-2006 de 25 de enero de 2006, informe de valoración 02-2006. En esta sesión se declaró con valor científico-cultural la serie documental “Expedientes de relación de hechos”; fechas extremas: 1998-2005; cantidad: 2.28 m. Según se indica en el informe de valoración 02-2006 estos expedientes se refieren a “Información recopilada como parte de las investigaciones efectuadas por el área de acuerdo al plan anual de trabajo o solicitudes extraprograma por parte de la administración superior, Contraloría General de la República, Asamblea Legislativa o denuncias, en el que se evidencian hechos generadores de responsabilidad administrativa. Incluye informe final, correspondencia, memorandos, facturas, recibos, registros, etc.” y se determina “conservar una muestra de los “informes finales” más significativos para el quehacer institucional, a juicio del encargado del Archivo Central, en coordinación con el jefe de la oficina productora.” En la Tabla de Plazos presentada en la actualidad sólo se incluyó la serie documental “Expedientes de relación de hechos” (N° 7), contenido: información recopilada como parte de las investigaciones efectuadas por el área de acuerdo al plan anual de trabajo o solicitudes extra programa por parte de la Administración Superior, Contraloría General de la República, Asamblea Legislativa o denuncias, en el que se evidencian hechos generadores de responsabilidad administrativa. Incluye: informe final, correspondencia, memorandos,


documentos evidenciales tales como facturas, recibos, registros, etc., cantidad: 4.7 m, fechas extremas: 2002-2011, soporte: papel y electrónico. Por lo tanto, con respecto a la Tabla de Plazos de la Auditoría Interna del ICE presentada en la actualidad cabe indicar: “Expedientes de relación de hechos”: no se incluyó el período 1998-2001

declarado con valor científico-cultural en el año 2006. “Expedientes de Auditoría Interna”: no se incluyeron en esta valoración.

“Expedientes de Control Interno”: esta serie documental se presentó en la Tabla

de Plazos del año 2006, pero no fue declarada con valor científico-cultural. También se encuentra en la Tabla de Plazos presentada en la actualidad.

3.5 Por lo tanto, con el objetivo de aclarar las razones por las cuales faltó un período en la serie

documental “Expedientes de relación de hechos” (N° 7), se omitió incluir la serie documental “Expedientes de Auditoría Interna” y se incluyó la serie “Expedientes de control interno” (N° 6) en la Tabla de Plazos presentada, la suscrita realizó estas consultas vía telefónica el 20 de agosto de 2012 (y 30 de agosto de 2012), a la señorita Marilyn Garro Calvo, funcionaria del Archivo Central del ICE.

3.6 Las respuestas a las aclaraciones solicitadas fueron resueltas por la señorita Garro por

medio de correo electrónico de 29 de agosto de 2012 (y vía telefónica el 30 de agosto de 2012), entre las cuales cabe destacar:

“Expedientes de relación de hechos”: “Al corroborar las fechas extremas de la

documentación que custodia la Auditoria, efectivamente existen documentos desde el año 1998 a la fecha. Para un total de 6.8 metros lineales, esta medición al tomar en consideración que las fechas extremas serían de 1998 a agosto 2012.”

“Expedientes de Auditoría Interna” y “Expedientes de control interno”: “ (...) se trata del

mismo tipo documental. Cabe aclarar algunos detalles:

1. Al realizar entrevista al personal de la Auditoria nos indicaron que: antes de 1998 todos los informes generados como producto de los estudios realizados por la Auditoria se les conocía como “Expedientes de Auditoría Interna” y dentro de ellos habían algunos “casos especiales” que así le llamaban internamente, después de esta fecha se separan en “Expedientes de relación de hechos (conocidos como casos especiales) y en expedientes de Auditoría Interna. Por lo que cuando se elabora la primera tabla de plazos, aprobada mediante informe de valoración 2-2006 visto en sesión 1-2006 del 25 de enero del 2006, aparecen en la tabla con el nombre de: “Expedientes de relación de hechos” y “Expedientes de control interno” pero no se indico (sic) para el caso de estos últimos se referían a los mismo (sic) expedientes que en la valoración parcial se les llamo (sic) “ Expedientes de Auditoría Interna”.

2. Dado que en la declaratoria de valor científico- cultural de la valoración parcial

aprobada mediante informe 23-2005, visto en sesión 11-2005 del 24 de agosto de 2005, se indicó: “se conservaran solo los informes finales relevantes” no se especifico (sic) detalle alguno sobre dicha selección. Por lo que la Auditoría, solo selecciono (sic) algunos expedientes de los más relevantes a partir de 1998 en adelante, lo anterior a esa fecha fue eliminado.


3. Ya que en la tabla de plazos aprobada mediante informe de valoración 2-2006 visto en sesión 1-2006 del 25 de enero del 2006, a los “expedientes de control interno” no se les dio (sic) declaratoria de Valor científico cultural, estos han eliminado según la tabla de plazos.

“Informe final de Auditoría”: “(...) si se generan informes finales de labores los mismos se

incluyen como parte de la correspondencia externa según el ente que lo solicite, así como en el tipo documental “informes al Consejo Directivo” el cual si está en la tabla de plazos.”

En síntesis:

Deben corregirse las fechas extremas y la cantidad de la serie documental “Expedientes de relación de hechos” de la siguiente manera: fechas correctas 1998-2012 y cantidad 6.8 metros.

Los “Expedientes de Auditoría Interna” y “Expedientes de control interno” son la misma serie

documental. Sin embargo, con el primer nombre se declaró con valor científico-cultural en una valoración parcial del año 2005 (punto 3.4 de este informe) y con el segundo nombre no se declaró con valor científico-cultural en el año 2006, razón por la cual, estos documentos fueron eliminados.

3.7 La Tabla de Plazos está firmada por el señor Raúl Rivera Monge, Auditor. Posterior a la lectura del informe de valoración, los miembros de esta comisión acuerdan: ACUERDO 2. Aprobar la solicitud de la Tabla de Plazos de Conservación de Documentos presentada por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Instituto Costarricense de Electricidad (ICE), mediante oficio 226-60-2012 de 12 de marzo de 2012, para el Fondo: Instituto Costarricense de Electricidad (ICE), Subfondo: 1. Auditoría Interna. La aprobación se hace conforme a lo siguiente:

FONDO: INSTITUTO COSTARRICENSE DE ELECTRICIDAD (ICE) 1. Subfondo 1: Auditoría Interna

Objetivo General: La Auditoría Interna del ICE realiza una actividad independiente, objetiva y asesora, que proporciona seguridad a la administración, al validar y mejorar sus operaciones, contribuyendo con el alcance de los objetivos institucionales, mediante la práctica de un enfoque sistémico y profesional para evaluar y mejorar la efectividad de la administración del riesgo, del control y de los procesos de dirección de la institución. Por otra parte, la Auditoría Interna proporciona a la ciudadanía una garantía razonable de que la actuación del jerarca y la del resto de la administración se ejecuta conforme al marco legal, técnico y a las prácticas sanas. Funciones: Realizar auditorías o estudios especiales, en relación con los fondos públicos sujetos a su competencia institucional y sobre fondos y actividades privadas; verificar el cumplimiento, la validez y la suficiencia del sistema de control interno de su competencia institucional, informar de ello y proponer las medidas correctivas que sean pertinentes; verificar que la administración activa tome las medidas de control interno; asesorar en materia de su competencia, al jerarca del cual depende; además advertir a los órganos pasivos que fiscaliza sobre las posibles consecuencias de determinadas conductas o decisiones, cuando sean de conocimiento; autorizar mediante razón de apertura, los libros de contabilidad y de actas que deban llevar los órganos sujetos a su competencia institucional; preparar los planes de trabajo, por lo menos de conformidad con los lineamientos que establece la Contraloría General de la República; elaborar un informe anual de la ejecución del plan de trabajo y del estado de las recomendaciones de la Auditoría Interna, de la Contraloría General de la República; mantener debidamente actualizado el reglamento de organización y funcionamiento de la Auditoría Interna.


N° orden Tipo / serie documental Vigencia Administrativa –Legal

Valor científico –cultural

1.1 Correspondencia interna6 Original y copia Original y copia: dependencias internas del ICE. Contenido: comunicaciones relacionadas con la gestión administrativa de la Auditoría Interna y que no se encuentran relacionadas con los estudios de auditoría.

En la oficina mientras esté en trámite y 3 años en el Centro de Gestión Documental (CEGED) de la Auditoría Institucional

No*

1.2 Correspondencia externa7 Original y copia Original y copia: instituciones públicas y empresas privadas Contenido: comunicaciones relacionadas con la gestión administrativa de la Auditoría Interna y que no se encuentran relacionadas con los estudios de auditoría.


No*

1.3 Cartas informativas Original y copia Original y copia: dependencias internas del ICE e instituciones públicas y empresas privadas

En la oficina mientras estén en trámite y 2 meses en el Centro de Gestión Documental (CEGED) de la Auditoría Institucional

No*

1.4 Normativa institucional8 Copia Original y copia: dependencias internas del ICE y entes públicos


No*

1.5 Procedimientos9 Original sin copia Contenido: documentos normativos en los que se regula e indica la forma apropiada de ejecutar los procesos, actividades o tareas que se ejecutan a lo interno de la Auditoría Interna.

En la oficina mientras estén vigentes y 3 años en el Centro de Gestión Documental (CEGED) de la Auditoría Institucional

No*

6 En la columna “Observaciones” se indica: “Se refiere tanto a correspondencia enviada como recibida dentro del ICE. A partir del año 2003 esta documentación se administra y almacena también en el sistema: “Gestión de Procesos de Auditoría” (GPA). La correspondencia relacionada con los estudios de auditoría se ubica en los expedientes de Control Interno correspondiente”. 7 Ibíd. 8 En la columna “Observaciones” se indica: “Esta documentación se administra y almacena también en el sistema: “Gestión de Procesos de Auditoría” (GPA) en la que se encuentra digitalizada. Se aclara que estos documentos no son emitidos por la Auditoría. 9 En la columna “Observaciones” se indica: “A nivel interno de Auditoría se conocen también con nombre de “documentos normalizados”. Esta documentación se administra y almacena también en el sistema: “Gestión de Procesos de Auditoría” (GPA).


1.6 Expedientes de control interno1 Original Original y copia: dependencias internas del ICE Contenido: información recopilada como parte de las investigaciones efectuadas por el área de acuerdo al plan anual de trabajo o solicitudes extraprograma por parte de la Administración Superior, Contraloría General de la República, Asamblea Legislativa, etc. Incluye: informe final, correspondencia, memorandos, documentos evidenciales tales como facturas, recibos, etc., registros. Cantidad: 3.24 m Fechas extremas:2004-2012 Soporte: papel y electrónico

En la oficina mientras estén en trámite y 5 años en el Centro de Gestión Documental (CEGED) de la Auditoría Institucional

No*2

1.7 Expedientes de relación de hechos3 Original Original y copia: dependencias internas del ICE Contenido: información recopilada como parte de las investigaciones efectuadas por el área de acuerdo al plan anual de trabajo o solicitudes extraprograma por parte de la Administración Superior, Contraloría General de la República, Asamblea Legislativa o denuncias, en el que se evidencian hechos generadores de responsabilidad administrativa. Incluye: informe final, correspondencia, memorandos, documentos evidenciales tales como facturas, recibos, registros, etc. Cantidad: 6.8 m4 Fechas extremas: 1998-20125 Soporte: papel y electrónico

En la oficina mientras estén en trámite, en el Centro de Gestión Documental (CEGED) de la Auditoría Institucional mientras esté activo el caso y 10 años en el Archivo Central.

Sí6

Ya que reflejan la fiscalización del uso de los diferentes recursos

de la institución.

Conservar en soporte papel todo el expediente

de las auditorías de casos relevantes a criterio del Jefe del

Archivo Central y el Jefe de la Oficina Productora.

1 En la columna “Observaciones” se indica: “Estos expedientes a partir del año 2003 también se administran y almacenan de forma paralela en el sistema: “Gestión de Procesos de Auditoría” (GPA).” 2 Esta serie documental fue valorada por la CNSED en el año 2005 mediante una valoración parcial de documentos aprobada en sesión 11-2005 de 24 de agosto de 2005, informe de valoración 23-2005. En dicha ocasión se declaró con valor científico-cultural el tipo documental “Expedientes de Auditoría Interna” que “detallan los estudios programados dentro del plan anual de la Auditoría Interna, así como los estudios especiales realizados en las diferentes dependencias del ICE”. Incluyen correspondencia, informe final, registros, memorandos y comprobantes; fechas extremas 1981-1999; cantidad 8.54 m, y se indica que se conservarán permanentemente solo los informes finales relevantes. Sin embargo, en el año 2006, se incluyó en la Tabla de Plazos de la Auditoria aprobada en sesión de la CNSED 01-2006 de 25 de enero de 2006, informe de valoración 02-2006 con el nombre “Expedientes de control interno”, contenido “Información recopilada como parte de las investigaciones efectuadas por el área de acuerdo al plan de trabajo o solicitudes extraprograma por parte de la Administración Superior, Contraloría General de la República, Asamblea Legislativa, etc. Incluye: informe final, correspondencia, memorandos, documentos evidenciales tales como facturas, recibos, etc, registros, fechas extremas: no se indica, cantidad: no se indica y no se declaró con valor científico-cultural. En el presente informe de valoración se mantiene este criterio de no declarar esta serie documental con valor científico-cultural ya que según indicó la señorita Marilyn Garro Calvo, funcionaria del Archivo Central del ICE por medio de consulta telefónica realizada por la suscrita el 30 de agosto de 2012, estos expedientes se refieren a auditorías realizadas a los procesos del ICE y no contienen información relevante para la ciencia o la cultura.


1.8 Informes de la Contraloría General de la República7 Original y copia. Original y copia: Contraloría General de la República; dependencias internas del ICE Contenido: informes recibidos de la Contraloría General de la República e informes al seguimiento de disposiciones del órgano contralor contenidas en sus informes. Incluye: informes, correspondencia, memorandos, documentos evidenciales tales como facturas, recibos, registros, etc. Cantidad: 0.12 m Fechas extremas:2006-2011 Soporte: papel y electrónico


No*

1.9 Informes al Consejo Directivo8 Copia. Original: Consejo Directivo Contenido: detallan los resultados trimestrales o anuales de la gestión de Auditoría Interna. Son de carácter informativo y no resolutivo.

En la oficina mientras estén en trámite y 1 año en el Centro de Gestión Documental (CEGED) de la Auditoría Institucional

No*

1.10 Movimiento de personal9 Copia Original: División Capital Humano


No*

1.11 Vacaciones10 Original múltiple Original múltiple: División Capital Humano


No*

1.12 Registro de incapacidades del personal11 Copia Original: División Capital Humano


No*

3 En la columna “Observaciones” se indica: “… Estos expedientes a partir del año 2003 también se administran y almacenan de forma paralela en el sistema: “Gestión de Procesos de Auditoría” (GPA).” 4 Según información suministrada por la señorita Marilyn Garro Calvo, funcionaria del Archivo Central del ICE por medio de consulta telefónica realizada por la suscrita el 30 de agosto de 2012, la cantidad correcta es 6.8 m en lugar de 4.7 metros consignados en la Tabla de Plazos. 5 Según información suministrada por la señorita Marilyn Garro Calvo, funcionaria del Archivo Central del ICE por medio de consulta telefónica realizada por la suscrita el 30 de agosto de 2012, las fechas extremas son 1998-2012 en lugar de 2002-2011 consignados en la Tabla de Plazos. 6 En sesión de la CNSED 01-2006 de 25 de enero de 2006, informe de valoración 02-2006 se declaró con valor científico-cultural la serie documental “Expedientes de relación de hechos”; fechas extremas: 1998-2005; cantidad: 2.28 m. Según se indica en el informe de valoración 02-2006 estos expedientes se refieren a “Información recopilada como parte de las investigaciones efectuadas por el área de acuerdo al plan anual de trabajo o solicitudes extraprograma por parte de la administración superior, Contraloría General de la República, Asamblea Legislativa o denuncias, en el que se evidencian hechos generadores de responsabilidad administrativa. Incluye informe final, correspondencia, memorandos, facturas, recibos, registros, etc.” y se determina “conservar una muestra de los “informes finales” más significativos para el quehacer institucional, a juicio del encargado del Archivo Central, en coordinación con el jefe de la oficina productora.” En el presente informe de valoración se cambia este criterio, ya que la suscrita recomienda que se declare con valor científico-cultural todo el expediente de las auditorías de casos relevantes a criterio del Jefe del Archivo Central y el Jefe de la Oficina Productora, y no sólo los informes finales más significativos. Esto por cuanto la suscrita considera que los expedientes no deben desmembrarse. 7 En la columna “Observaciones” se indica: “La Contraloría General de la República puede tener copia de algunos tipos documentales, no de todo el expediente. Estos expedientes a partir del año 2003 también se administran y almacenan de forma paralela en el sistema: “Gestión de Procesos de Auditoría” (GPA).” 8 En la columna “Observaciones” se indica: “Estos informes a partir del año 2003 también se administran y almacenan de forma paralela en el sistema: “Gestión de Procesos de Auditoría” (GPA).” 9 En la columna “Observaciones” se indica: “No están conformados como expedientes se llevan por separado”. 10 En la columna “Observaciones” se indica: “Se emiten originales múltiples no están conformados como expedientes se llevan por separado”.


No*: indica que se puede eliminar cuando caduque su vigencia administrativa y legal. Asimismo, se le consulta a la señora González Ulate si tiene algún comentario, consulta o duda sobre la lectura del informe, a lo que responde que no. Con respecto a los tipos documentales que el CISED determinó como vigencia “permanente” en una oficina o en el Archivo Central, se tiene que tomar en cuenta que, de conformidad con la Resolución Nº CNSED-1-200912, inciso 1 se establece que: “Si estos documentos carecen de valor científico- cultural, es la oficina o la entidad productora, la responsable de custodiar permanentemente estos documentos. 2. Si los documentos en mención son declarados como de valor científico cultural, serán trasladados al Archivo Nacional para su custodia permanente, cuando se cumpla el plazo que señala la Ley 7202”. En cuanto a los documentos en soporte electrónico, es importante aclarar que, de conformidad con el artículo 16 de la Ley General de Control Interno Nº 8292, la institución debe documentar los sistemas, programas, operaciones del computador y otros procedimientos pertinentes a los sistemas de información, ya que esto le permitirá disponer de documentación completa, adecuada y actualizada para todos los sistemas que se desarrollan. Además, se les recuerda que se deben conservar los metadatos que permitan el acceso a la información en un futuro, de acuerdo con los lineamientos de la “Directriz con regulaciones técnicas sobre administración de documentos producidos por medios automáticos”, emitida por la Junta Administrativa del Archivo Nacional y publicada en La Gaceta Nº 61 de 28 de marzo de 2008, y las “Normas Técnicas para la Gestión y el Control de Tecnologías de Información, (N-2-2007-CO-DFOE)”, publicada en La Gaceta Nº 119 de 21 de junio de 2007”.

Por tanto, de las series documentales sometidas a valoración fue declarada con valor científico cultural la siguiente:

FONDO: INSTITUTO COSTARRICENSE DE ELECTRICIDAD (ICE)

Subfondo: 1. Auditoría Interna. N° de orden Serie o Tipo documental Cantidad


1.7 Expedientes de relación de hechos13 Original. Original y copia: dependencias internas del ICE.

6.8 m14 1998-201215

Sí16. Ya que reflejan la fiscalización del uso de los diferentes recursos de la institución.

11 En la columna “Observaciones” se indica: “No están conformados como expedientes se llevan por separado”. 12 Publicada en La Gaceta Nº 101 de 27 de mayo de 2009. 13 En la columna “Observaciones” se indica: “… Estos expedientes a partir del año 2003 también se administran y almacenan de forma paralela en el sistema: “Gestión de Procesos de Auditoría” (GPA).” 14 Según información suministrada por la señorita Marilyn Garro Calvo, funcionaria del Archivo Central del ICE por medio de consulta telefónica realizada por la suscrita el 30 de agosto de 2012, la cantidad correcta es 6.8 m en lugar de 4.7 metros consignados en la Tabla de Plazos. 15 Según información suministrada por la señorita Marilyn Garro Calvo, funcionaria del Archivo Central del ICE por medio de consulta telefónica realizada por la suscrita el 30 de agosto de 2012, las fechas extremas son 1998-2012 en lugar de 2002-2011 consignados en la Tabla de Plazos. 16 En sesión de la CNSED 01-2006 de 25 de enero de 2006, informe de valoración 02-2006 se declaró con valor científico-cultural la serie documental “Expedientes de relación de hechos”; fechas extremas: 1998-2005; cantidad: 2.28 m. Según se indica en el informe de valoración 02-2006 estos expedientes se refieren a “Información recopilada como parte de las investigaciones efectuadas por el área de acuerdo al plan anual de trabajo o solicitudes extraprograma por parte de la administración superior, Contraloría General de la República, Asamblea Legislativa o denuncias, en el que se evidencian hechos generadores de responsabilidad administrativa. Incluye informe final, correspondencia, memorandos, facturas, recibos, registros, etc.” y se determina “conservar una muestra de los “informes finales” más significativos para el quehacer institucional, a juicio del encargado del Archivo Central, en coordinación con el jefe de la oficina productora.” En el presente informe de valoración se cambia este criterio, ya que la suscrita recomienda que se declare con valor científico-cultural todo el expediente de las auditorías de casos relevantes a criterio del Jefe del Archivo Central y el Jefe de la Oficina Productora, y no sólo los informes finales más significativos. Esto por cuanto la suscrita considera que los expedientes no deben desmembrarse.


Contenido: información recopilada como parte de las investigaciones efectuadas por el área de acuerdo al plan anual de trabajo o solicitudes extraprograma por parte de la Administración Superior, Contraloría General de la República, Asamblea Legislativa o denuncias, en el que se evidencian hechos generadores de responsabilidad administrativa. Incluye: informe final, correspondencia, memorandos, documentos evidenciales tales como facturas, recibos, registros, etc. Soporte: papel y electrónico

Conservar en soporte papel todo el expediente de las auditorías de casos relevantes a criterio del Jefe del Archivo Central y el Jefe de la Oficina Productora.

Comunicar a la señora Silvia González Ulate, Jefe del Archivo Central y Presidenta del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Instituto Costarricense de Electricidad (ICE). Enviar copia de este acuerdo al señor Raúl Rivera Monge, Auditor del Instituto Costarricense de Electricidad (ICE). Artículo 3. Informe de Valoración: IV-54-2012-VP Asunto: Tablas de Plazos de Conservación de Documentos Fondo: Instituto Costarricense de Electricidad (ICE) Subfondos: Proyecto Hidroeléctrico Pirrís: 1.1 Proceso Planeamiento y Control, 1.2.1 Proceso Ruta de Acarreo, Topografía Se deja constancia de que durante la sesión las tablas de plazos de conservación de documentos estuvieron a disposición de los miembros de la Comisión para su consulta. En ausencia de la señorita Camila Carreras Herrero, Profesional responsable del informe de valoración, la señorita María Fernanda Guzmán Calderón, Secretaria del Departamento Servicios Archivísticos Externos; procede a exponer las consideraciones previas del informe de valoración, entre las cuales se destacan: (...) 3.5 El Proyecto Hidroeléctrico Pirrís cuenta con Tablas de Plazos aprobadas en sesiones de la

CNSED 13-2012 de 8 de marzo de 2012, 14-2012 de 14 de marzo de 2012 y 19-2012 de 19 de abril de 2012, Informe de valoración 05-2012-TP. En esas ocasiones no se valoraron los subfondos Proceso Planeamiento y Control ni el Proceso Ruta de Acarreo-Topografía.

Además, del Proceso Planeamiento y Control se aprobó una valoración parcial de documentos en sesión de la CNSED 16-2012 de 22 de marzo de 2012, informe de valoración 06-2012-VP. En dicha ocasión se valoró la serie documental órdenes de trabajo (original sin copia), contenido: detalle del trabajo solicitado a los Talleres por parte de cada departamento y obra que lo requiriera, cantidad: 1.74 m, fechas extremas: 2000-2005, soporte: papel, la cual no fue declarada con valor científico-cultural.

3.6 Mediante oficio CNSED-116-2012 de 08 de mayo de 2012, la Comisión Nacional de

Selección y Eliminación de Documentos remitió el siguiente acuerdo a la señora Silvia González Ulate, Secretaria del CISED del ICE:

“ En sesión Nº 19-2012, del 19 de abril de 2012, la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos acordó lo siguiente:


ACUERDO 3. Enviar un recordatorio a la señora Silvia González Ulate, Jefe del Archivo Central y Presidenta del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Instituto Costarricense de Electricidad (ICE); comunicando que aún esta pendiente de atenderse lo dispuesto en el acuerdo 2 de sesión 13-2012 del 08 de marzo de 2012, mediante el cual se le solicita que se remita una nueva versión de la tabla de plazos de conservación de documentos del subfondo: 1.2 Planeamiento y Control, en la cual se deben incluir varias series documentales, que por error se omitieron en la presentación de la primer tabla, y forman parte del acervo sustantivo de la unidad respectiva. Es importante indicar que dicha tabla de plazos es la única que esta (sic) pendiente de aprobación para concluir el trámite de valoración del Proyecto Hidroeléctrico Pirrís...”

3.7 Con el objetivo de aclarar algunas dudas relacionadas con el posible valor científico-cultural de algunas series documentales, la suscrita realizó una serie de consultas vía telefónica el 31 de agosto de 2012, a la señorita Marilyn Garro Calvo, funcionaria del Archivo Central del ICE. Las dudas fueron resueltas satisfactoriamente.

3.8 Las Tablas de Plazos están firmadas por las siguientes personas: señor Wagner Flores Siles,

Coordinador del Proceso Planeamiento y Control y Jorvin Rojas Alfaro, Coordinador del Cierre Administrativo del Proyecto (P.H. Pirrís).

Posterior a la lectura del informe de valoración, los miembros de esta comisión acuerdan: ACUERDO 3. Aprobar la solicitud de Tablas de Plazos de Conservación de Documentos presentada por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Instituto Costarricense de Electricidad (ICE), mediante oficio 226-114-2012 de 04 de mayo de 2012, para el Fondo: Instituto Costarricense de Electricidad (ICE), Subfondos: Proyecto Hidroeléctrico Pirrís: 1.1 Proceso Planeamiento y Control, 1.2.1 Proceso Ruta de Acarreo, Topografía. La aprobación se hace conforme a lo siguiente:

FONDO: INSTITUTO COSTARRICENSE DE ELECTRICIDAD (ICE) Subfondo: Proyecto Hidroeléctrico Pirrís

1. 1.1

Subfondo 1: Dirección Subfondo 2: Planeamiento y control Objetivo: Integrar además de controlar la planificación y programación del proyecto contemplando las variables de tiempo y costo. Funciones: Integrar y controlar las actividades asociadas al control de tiempo y costo del proyecto, además, de atender el seguimiento del avance físico y programa de trabajo.



1.1.1 Control de maquinaria alquilada con la empresa Astaldi17 Copia Original y copia: Obras por contrato del proyecto; concesionario.

En la oficina hasta que finalice el Proyecto y 2 años en el Centro de Gestión Documental (CEGED) del Centro de Apoyo a Proyectos (CAP)

No*

1.1.2 Control de maquinaria (menor) alquilada otros proveedores18 Original Copia: Servicios Técnicos (SETEC)- Maquinaria


No*

17 En la columna “Observaciones” se indica: “La información se respalda en las computadoras personales del área. Este tipo documental se empieza a generar a partir del inicio del contrato con la empresa.”


1.1.3 Movimiento diario de vehículo alquilado19 Original Copia: Transporte ICE


No*

1.1.4 Reporte diario de operación maquinaria ICE20 Original sin copia


No*

1.1.5 Reporte diario de equipo menor21 Original sin copia


No*

1.1.6 Movimiento de vehículos ICE22 Original sin copia


No*

1.1.7 Control de acarreo de materiales23 Original sin copia


No*

1.1.8 Control de tiempo diario laborado por actividad24 Original sin copia


No*

1.1.9 Reporte de actividad de planta de concreto25 Original Copia: Construcción


No*

1.1.10 Consumo diario de materiales26 Original sin copia


No*

1.1.11 Formularios de actividad diaria y rendimientos27 Original sin copia

En la oficina 2 años No*

1.1.12 Órdenes de pago28 Copia Original y copia: Tesorería; Contabilidad

En la oficina 2 años No*

18 Ibíd. 19 En la columna “Observaciones” se indica: “La información electrónica se registra en el Sistema de información para proyectos (SIPP). 20 Ibíd. 21 Ibíd. 22 Ibíd. 23 Ibíd. 24 En la columna “Observaciones” se indica: “La información electrónica se registra en el Sistema de información para proyectos (SIPP). Este documento es insumo para generar los pagos de planillas de personal. 25 En la columna “Observaciones” se indica: “La información electrónica se registra en el Sistema de información para proyectos (SIPP). 26 Ibíd. 27 En la columna “Observaciones” se indica: “La información electrónica se registra en el Sistema de rendimientos. Se utilizan 55 formularios estandarizados distintos, según la obra que se esté ejecutando.


1.1.13 Informe del estado del proyecto29 Original Copia: Coordinación General de Proyectos del Centro de Apoyo a Proyectos (CAP); Dirección del Proyecto. Contenido: se describe el avance, costos y presupuesto de todo el proyecto, se destacan hechos relevantes. Cantidad: 2.7 m Fechas extremas: 1999-2010 Soporte: papel y electrónico

En la oficina hasta que finalice el Proyecto, 5 años en el Centro de Gestión Documental (CEGED) del Centro de Apoyo a Proyectos (CAP) y 15 años en el Archivo Central.

Sí. Ya que refleja el avance, costos y

presupuesto de todo el Proyecto

Hidroeléctrico. Pirrís.

Conservar en soporte papel

1.1.14 Informe a entidades financieras30 Original Copia: Unidad de Gestión de Proyectos de la Unidad Estratégica de Negocios Proyectos y Servicios Asociados (UEN PySA); Banco correspondiente. Contenido: se describe el avance, costos y presupuesto de todo el proyecto, se destacan hechos relevantes. Cantidad: 1.9 m Fechas extremas: 2003-2010 Soporte: papel y electrónico


No*

1.1.15 Informe de desembolsos del Banco Centroamericano de Integración Económica (BCIE) Original Copia: Unidad de Gestión de Proyectos de la Unidad Estratégica de Negocios Proyectos y Servicios Asociados (UEN PySA). Contenido: detalla los pagos ejecutados con el financiamiento con fondos del Banco Centroamericano de Integración Económica (BCIE). Cantidad: 4.7 m Fechas extremas: 2003-2010 Soporte: papel


No*

28 En la columna “Observaciones” se indica: “La información electrónica se registra en el Sistema de información para proyectos (SIPP). 29 En la columna “Observaciones” se indica: “Informes se administra en el sitio colaborativo del CAP.” 30 En la columna “Observaciones” se indica: “Información se respalda en las computadoras personales de los funcionarios.”


1.1.16 Informe de desembolsos del Japan Bank International Corporation (JBIC). Original Copia: Unidad de Gestión de Proyectos de la Unidad Estratégica de Negocios Proyectos y Servicios Asociados (UEN PySA). Contenido: detalla los pagos ejecutados con el financiamiento con fondos del Banco. Cantidad: 0.03 m Fechas extremas: 2003-2011 Soporte: papel


No*

1.1.17 Correspondencia externa recibida de la consultoría de Electric Power Development Company (EPDC) Original. Copia: Electric Power Development Company (EPDC). Contenido: son comunicaciones recibidas de carácter administrativo e informativo por parte de la consultoría de Electric Power Development Company (EPDC). Cantidad: 0.03 m Fechas extremas: 2003-2004 Soporte: papel


No*

1.1.18 Informes de la consultoría de Electric Power Development Company (EPDC) Original. Copia: Electric Power Development Company (EPDC). Contenido: son informes técnicos relacionados con las órdenes de trabajo de la asesoría y recomendaciones sobre aspectos técnicos de diseño y construcción en las obras del P.H. Pirrís. Cantidad: 0.04 m Fechas extremas: 2003-2004 Soporte: papel

En la oficina hasta que finalice el Proyecto, 6 años en el Centro de Gestión Documental (CEGED) del Centro de Apoyo a Proyectos (CAP) y 14 años en el Archivo Central

Sí Ya que reflejan las recomendaciones emitidas por una

compañía consultora internacional en

relación con aspectos técnicos de

diseño y construcción en las obras del Proyecto

Hidroeléctrico. Pirrís.

1.1.19 Informes finales de gestión Original sin copia Contenido: describe las actividades realizadas durante un período determinado por el área de Planeamiento y control. Cantidad: 0.04 m Fechas extremas: 1998-2012 Soporte: papel


Sí. Ya que reflejan las

actividades realizadas por el

área de Planeamiento y

Control


1.1.20 Correspondencia interna Original y copia. Original y copia: dependencias internas del proyecto e ICE


No*

1.1.21 Minutas de reuniones Original sin copia

En la oficina hasta que finalice el Proyecto

No*

1.1.22 Reintegros del Japan Bank International Corporation (JBIC) Copia Original: Unidad de Gestión de Proyectos de la Unidad Estratégica de Negocios Proyectos y Servicios Asociados (UEN PySA).


No*

1.1.23 Informe de control de personal contratado Original sin copia


No*

1.1.24 Plan de trabajo y presupuesto del proyecto Original sin copia Contenido: se detallan puntos relevantes como por ejemplo mano de obra, plan de trabajo, faltantes de presupuesto, entre otros. Cantidad: 0.04 m Fechas extremas: 2000-2007 Soporte: papel


Sí. Ya que refleja el comportamiento

financiero del Proyecto

Hidroeléctrico. Pirrís y el cumplimiento de metas establecidas

1.1.25 Informes técnicos del Proyecto Original sin copia Contenido: describe información técnica para la definición de características y parámetros de diseño de una obra del proyecto, con participación multidisciplinaria, con un alcance y nivel de detalle más amplio que una nota técnica. Cantidad: 0.03 m Fechas extremas: 2002-2009 Soporte: papel


Sí Ya que reflejan

detalles técnicos del diseño de una obra

del Proyecto Hidroeléctrico Pirrís.

1.1.26 Propuesta para el trazado del Túnel de Conducción Original sin copia Contenido: describe información técnica para el diseño del trazado del túnel de conducción. Se detallan ventajas y desventajas de la condición propuesta, así como datos originales del trazado del túnel. Cantidad: 0.02 m Fechas extremas: 1999 Soporte: papel

En la oficina hasta que finalice el Proyecto y 20 años en el Archivo Central

Sí Ya que refleja el

diseño del trazado del túnel de

conducción del Proyecto

Hidroeléctrico. Pirrís. La importancia de esta obra destaca

en el ámbito nacional y centroamericano.


1. 1.2.

Subfondo 1: Dirección Subfondo 2: Construcción-Topografía Subfondo 3: Proceso Ruta de Acarreo-Topografía Objetivo: Ser la única ruta establecida para el trasiego de materiales hacia las obras de presa y túnel de conducción del P.H. Pirrís. Funciones: Garantizar el suministro de materiales y logística necesaria y requerida para las obras; garantizar la seguridad vial y peatonal a lo largo de los 57 km de ruta de acarreo; definir e implementar las acciones de mitigación con base al plan de gestión ambiental y los respectivos diagnósticos social, infraestructura, vibraciones y seguridad vial; coordinar con las instituciones competentes y responsables para ejecutar el mejoramiento y optimización de la red vial, cantonal y nacional; definir y aplicar los mecanismos y medios efectivos de comunicación entre los diferentes involucrados (comunidad, gobiernos locales, instituciones, grupos de trabajo del proyecto, entre otros); definir y aplicar los mecanismos de seguimiento y control integral de todo el proceso de ruta de acarreo.



1.2.1 Correspondencia externa e interna Original Copia: comunidades involucradas; dependencias internas del ICE Contenido: comunicaciones enviadas, recibidas internas y externas de carácter informativo y administrativo relacionado con los procesos comunales sobre la ruta de acarreo con las comunidades afectadas por proyecto y dependencias del ICE. Cantidad: 0.0125 m Fechas extremas: 2008 Soporte: papel


No*

1.2.2 Correspondencia externa sobre el sondeo comunal Original y copia Copia: comunidades involucradas Contenido: comunicaciones enviadas y recibidas de carácter informativo y administrativo relacionado con el proceso de sondeo comunal efectuado a las comunidades involucradas con el Proyecto. Cantidad: 0.025 m Fechas extremas: 2005 Soporte: papel


No*


1.2.3 Correspondencia externa enviada31 Original y copia Original y copia: municipalidades; Consejo Nacional de Vialidad (CONAVI); Ministerio de Obras Públicas y Transportes; Ministerio de Salud. Contenido: comunicaciones enviadas y recibidas de carácter informativo y administrativo relacionadas con los procesos sobre ruta de acarreo con las instituciones del Estado involucradas en el proceso. Cantidad: 0.031 m Fechas extremas: 2007-2010 Soporte: papel y electrónico


No*

1.2.4 Minutas de reuniones de coordinación y seguimiento comunal32 Original y copia Copia: comunidades involucradas.


No*

1.2.5 Minutas del equipo del Área Ruta de Acarreo Original sin copia


No*

1.2.6 Registro de incidentes sobre la ruta de acarreo Original y copia Copia: empresas involucradas en el transporte de cemento; Obras por Contrato


No*

1.2.7 Permiso voluntario para ejecución de acciones unilaterales Original Copia: comunidades involucradas


No*

1.2.8 Acciones de personal Copia Original: Recursos Humanos


No*

1.2.9 Registro de campo de inspectores de ruta Original y copia Copia: Áreas del proyecto; dependencias del ICE involucradas


No*

1.2.10 Registro de denuncias de terceros con respecto al acarreo de materiales33 Original sin copia


No*

31 En la columna “Observaciones” se indica: “Información electrónica se respalda en el servidor del proyecto.” 32 Ibíd.


1.2.11 Convenio de cooperación y coordinación institucional34 Copia Original y copia: División Jurídica Institucional; Consejo Nacional de Vialidad; Consejo de Seguridad Vial; Ministerio de Obras Públicas y Transportes


No*

1.1.12 Informe del Área Ruta de Acarreo35 Original Copia: comunidades involucradas; Secretaría Técnica Nacional Ambiental; Defensoría de los Habitantes. Contenido: informa a nivel general sobre las actividades desarrolladas por el Área Ruta de Acarreo en las distintas obras del Proyecto. Cantidad: 0.0032 m (18 folios; 3.2 mm) Fechas extremas: 2010 Soporte: papel y electrónico


Sí. Ya que refleja las

actividades realizadas por el

Área Ruta de Acarreo

Conservar en soporte papel

1.2.13 Plan de gestión del Área Ruta de Acarreo Copia Original: Gestión del Sistema


No*

1.2.14 Contrato de uso gratuito para el uso de accesos internos en propiedades de terceros Original Original y copia: empresas involucradas


No*

1.2.15 Control de paso de transporte de material por la ruta de acareo Original sin copia

En la oficina hasta que finalice el Proyecto y 1 año en el Centro de Gestión Documental (CEGED) del Centro de Apoyo a Proyectos (CAP)

No*

No*: indica que se puede eliminar cuando caduque su vigencia administrativa y legal. Asimismo, se le consulta a la señora González Ulate si tiene algún comentario, consulta o duda sobre la lectura del informe, a lo que responde que no. Con respecto a los tipos documentales que el CISED determinó como vigencia “permanente” en una oficina o en el Archivo Central, se tiene que tomar en cuenta que, de conformidad con la Resolución Nº CNSED-1-200936, inciso 1 se establece que: “Si estos

33 Ibíd. 34 Ibíd. 35 Ibíd. 36 Publicada en La Gaceta Nº 101 de 27 de mayo de 2009.


documentos carecen de valor científico cultural, es la oficina o la entidad productora, la responsable de custodiar permanentemente estos documentos. 2. Si los documentos en mención son declarados como de valor científico cultural, serán trasladados al Archivo Nacional para su custodia permanente, cuando se cumpla el plazo que señala la Ley 7202”. En cuanto a los documentos en soporte electrónico, es importante aclarar que, de conformidad con el artículo 16 de la Ley General de Control Interno Nº 8292, la institución debe documentar los sistemas, programas, operaciones del computador y otros procedimientos pertinentes a los sistemas de información, ya que esto le permitirá disponer de documentación completa, adecuada y actualizada para todos los sistemas que se desarrollan. Además, se les recuerda que se deben conservar los metadatos que permitan el acceso a la información en un futuro, de acuerdo con los lineamientos de la “Directriz con regulaciones técnicas sobre administración de documentos producidos por medios automáticos”, emitida por la Junta Administrativa del Archivo Nacional y publicada en La Gaceta Nº 61 de 28 de marzo de 2008, y las “Normas Técnicas para la Gestión y el Control de Tecnologías de Información, (N-2-2007-CO-DFOE)”, publicada en La Gaceta Nº 119 de 21 de junio de 2007”. En relación con los documentos contables, en la circular 22-2010 de 13 de septiembre de 2010 remitida por la Dirección General del Archivo Nacional se indica: “Por este medio nos permitimos recordarles que de acuerdo con lo que dispone la Ley 8754, Ley contra la delincuencia organizada (artículos 4, 5, 18 y 47) el plazo de vigencia administrativa-legal de los documentos de operaciones contables, cuentas, operaciones financieras, documentos tributarios y similares no puede ser menor a 10 años. Los archivistas, y en particular los Comités Institucionales de Selección y Eliminación de Documentos, deben tener presentes estas disposiciones vigentes hace más de un año.” Por tanto, de las series documentales sometidas a valoración fueron declaradas con valor científico cultural las siguientes:

FONDO: INSTITUTO COSTARRICENSE DE ELECTRICIDAD (ICE) Subfondo 1: Dirección Subfondo 2: Planeamiento y control

N° de orden Serie o Tipo documental Cantidad


1.1.13 Informe del estado del proyecto37 Original. Copia: Coordinación General de Proyectos del Centro de Apoyo a Proyectos (CAP); Dirección del Proyecto. Contenido: se describe el avance, costos y presupuesto de todo el proyecto, se destacan hechos relevantes. Soporte: papel y electrónico

2.7 m 1999-2010

Sí. Ya que refleja el avance, costos y presupuesto de todo el Proyecto Hidroeléctrico. Pirrís. Conservar en soporte papel

1.1.18 Informes de la consultoría de Electric Power Development Company (EPDC) Original. Copia: Electric Power

0.04 m 2003-2004

Sí. Ya que reflejan las recomendaciones emitidas por una compañía consultora

37 En la columna “Observaciones” se indica: “Informes se administra en el sitio colaborativo del CAP.”


Development Company (EPDC). Contenido: son informes técnicos relacionados con las órdenes de trabajo de la asesoría y recomendaciones sobre aspectos técnicos de diseño y construcción en las obras del P.H. Pirrís. Soporte: papel

internacional en relación con aspectos técnicos de diseño y construcción en las obras del Proyecto Hidroeléctrico. Pirrís.

1.1.19 Informes finales de gestión Original sin copia Contenido: describe las actividades realizadas durante un período determinado por el área de Planeamiento y control. Soporte: papel

0.04 m 1998-2012

Sí. Ya que reflejan las actividades realizadas por el área de Planeamiento y Control

1.1.24 Plan de trabajo y presupuesto del proyecto Original sin copia Contenido: se detallan puntos relevantes como por ejemplo mano de obra, plan de trabajo, faltantes de presupuesto, entre otros. Soporte: papel

0.04 m 2000-2007

Sí. Ya que refleja el comportamiento financiero del Proyecto Hidroeléctrico. Pirrís y el cumplimiento de metas establecidas

1.1.25 Informes técnicos del Proyecto Original sin copia Contenido: describe información técnica para la definición de características y parámetros de diseño de una obra del proyecto, con participación multidisciplinaria, con un alcance y nivel de detalle más amplio que una nota técnica. Soporte: papel

0.03 m 2002-2009

Sí. Ya que reflejan detalles técnicos del diseño de una obra del Proyecto Hidroeléctrico Pirrís.

1.1.26 Propuesta para el trazado del Túnel de Conducción Original sin copia Contenido: describe información técnica para el diseño del trazado del túnel de conducción. Se detallan ventajas y desventajas de la condición propuesta, así como datos originales del trazado del túnel. Soporte: papel

0.02 m 1999

Sí. Ya que refleja el diseño del trazado del túnel de conducción del Proyecto Hidroeléctrico. Pirrís. La importancia de esta obra destaca en el ámbito nacional y centroamericano.

Subfondo 1: Dirección Subfondo 2: Construcción-Topografía Subfondo 3: Proceso Ruta de Acarreo-Topografía 1.1.12 Informe del Área Ruta de Acarreo38

Original. Copia: comunidades involucradas; Secretaría Técnica Nacional Ambiental; Defensoría de los Habitantes. Contenido: informa a nivel general sobre las actividades desarrolladas por el Área Ruta de Acarreo en las distintas obras del Proyecto. Soporte: papel y electrónico

0.0032 m (18 folios; 3.2 mm) 2010

Sí. Ya que refleja las actividades realizadas por el Área Ruta de Acarreo. Conservar en soporte papel

38 Ibíd.


Comunicar a la señora Silvia González Ulate, Jefe del Archivo Central y Presidenta del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Instituto Costarricense de Electricidad (ICE). Enviar copia de este acuerdo a los señores Wagner Flores Siles, Coordinador del Proceso Planeamiento y Control y Jorvin Rojas Alfaro, Coordinador del Cierre Administrativo del Proyecto Hidroeléctrico Pirrís del Instituto Costarricense de Electricidad (ICE). A las 10:30 horas se levanta la sesión. José Bernal Rivas Fernández Virginia Chacón Arias Presidente Directora Ejecutiva

No firma por no haber estado presente

acta sesión 40-2012 - archivo nacional de costa rica · se deja constancia de que durante la...

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