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República de ColombiaDepartamento Administrativo para la Prosperidad Social

Instituto Colombiano de Bienestar FamiliarCecilia de la Fuente de Lleras

Sede de la Dirección General, Regional Casanare

FORMATO PARA REGISTRO DE LA INFORMACIÓN DE REVISIÓN POR DIRECCIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

1. Resultados de las auditorías internas al Sistema Integrado de Gestión

Fecha Auditoría No. Total de HallazgosNo.

Hallazgos cerrados

No. Hallazgos abiertos

Auditoría Interna Noviembre de 2012 15 0 15

Auditoría Interna Febrero de 2012 22 0 22

Auditoría Interna 2009 - 2011 22 20 2

Auditoría Externa Diciembre 2011 1 0 1

25%

37%

37%2%

HALLAZGOS DE AUDITORIAS INTERNAS Y EXTERNAS

Auditoría Interna Noviembre de 2012 Auditoría Interna Febrero de 2012

Auditoría Interna 2009 - 2011 Auditoría Externa Diciembre 2011

No Conformidad Acción Implementada

Estado de Avance

Logros Dificultades

AI-SIGE2012-CAS001 – CSC ISOLUCION 1786. La Entidad no establece, implementa y mantiene un(os) programa(s) para lograr sus objetivos, como se evidencio en la siguiente situación: - No se cuenta con programas de vigilancia epidemiológica para identificar claramente los riesgos.

Ninguna. ABIERTA Ninguno.

Fue emitida al Nivel Nacional pero no han dado respuesta por parte de la Dirección de Gestión Humana.

AI-SIGE2012-CAS002 – CSC ISOLUCION 1787 La

Ninguna. ABIERTA Ninguno. Fue emitida al Nivel Nacional

F1.PR10.MPE1 Versión 2.0




entidad no ha proporcionado el recurso financiero necesario para implementar y mantener el SYSO y mejorar continuamente su eficiencia, eficacia y efectividad, como se evidenció en las siguientes situaciones: - Sin asignación de recursos esenciales para llevar a cabo la implementación y ejecución de las actividades del S&SO para la vigencia 2012.

pero no han dado respuesta por parte de la Dirección de Gestión Humana.

AI-SIGE2012-CAS003 – CSC ISOLUCION 1788. La entidad no ha determinado, proporcionado y/o mantenido la infraestructura necesaria para lograr la conformidad con los requisitos del servicio, como se evidenció en las siguientes situaciones: Infraestructura inadecuada DIRECCION REGIONAL - Espacios reducidos y puestos de trabajo inadecuados (oficina de pagaduría, área asistencia técnica) - Poca iluminación (oficina pagaduría, cobro coactivo) - Puerta en mal estado (oficina de recaudo) - No se cuenta con un espacio adecuado para el archivo (Regional, se encuentran archivos debajo de escritorios, detrás de las puertas, sobre las mesas de reuniones, escritorios). - Enredadera en la pared y sobre equipo aire acondicionado (oficina de Adopciones) - Generación nido de avispas (área oficina de correspondencia –cámara de seguridad) -

Ninguna. ABIERTA Ninguno. Fue emitida al Grupo Administrativo pero no han dado respuesta.





Obstáculo en ladrillo salida de evacuación. - Archivo de eliminación sin puerta. - Parqueadero con demarcación en mal estado - Rendija de desagüe sin rejilla de seguridad. - Cuarto de Bomba de agua sin seguridad (puerta abierta) - Piso en mal estado (faltan baldosas pasillo parqueadero) - Cuarto de aseso sin seguridad (puerta abierta) - Puerta en mal estado- Planta Eléctrica CENTRO ZONAL YOPAL - Espacios reducidos y puestos de trabajo inadecuados - No se cuenta con un espacio suficiente para el archivo (archivos en los escritorios, debajo de los escritorios) - Cables atravesados en el archivo.AI-SIGE2012-CAS004 – CSC ISOLUCION 1789. La Entidad no identifica las necesidades de formación relacionada con sus riesgos y su sistema de gestión S&SO, como se evidencio: - Sin plan de capacitación para la vigencia 2012.


Fue emitida al Grupo Administrativo – G. Humana pero no han dado respuesta.

AI-SIGE2012-CAS005 – CSC ISOLUCION 1790. No se han realizado las inspecciones adecuadas, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: -Botiquines con elementos vencidos (suero fisiológico vencido julio de 2012- vaselina -vencida septiembre 2012.) - botiquín primer piso cerca oficina administrativa; botiquín cerca oficina correspondencia). -

Ninguna. ABIERTA Ninguno. Fue emitida al Grupo Administrativo – G. Humana pero no han dado respuesta.





Extintor pasillo segundo piso Dirección Regional con fecha Noviembre 2011. - Extintor Centro de Cómputo con fecha Agosto 2011.

AI-SIGE2012-CAS006 – CSC ISOLUCION 1791. La Entidad no cuenta con la inclusión en su documentación del Plan de Tratamiento de los Riesgos como se evidencio en la Revisión realizada al informe de valoración de los riesgos.

Detección y evaluación de los Riesgos en la Matriz Correspondientes. (Se realizó los días 16 de Noviembre, 20 y 28 de Diciembre de 2012).

Envió de Matriz de Riesgos a la Subdirección de Mejoramiento Organizacional y Tecnologías de la Información. (Envió a la SMO el día 28 de Diciembre de 2012).

ABIERTA

Se realizó la Identificación y Valoración de los Riesgos y se emitió Matriz Valorada el día 28 de Diciembre de 2013 a la Subdirección de Sistemas.

Ninguna.

AI-SIGE2012-CAS007 – CSC ISOLUCION 1794. La Entidad no tiene adoptada una política de escritorio despejado y de pantalla despejada para los servicios de procesamiento de información como se evidencia en la muestra aleatoria: -Documentación y archivos sobre escritorios y áreas de trabajo (Oficinas de Administrativa, Asistencia Técnica, Planeación y Sistemas, Centro Zonal Yopal en el proceso de Protección y Prevención).


Fue emitida al Grupo Administrativo – Gestión Humana pero no han dado respuesta.

AI-SIGE2012-CAS008 – CSC ISOLUCION 1793. La Entidad no cumple con las buenas prácticas de seguridad en el uso de las contraseñas, como se evidencia en la muestra aleatoria: Sin control en el manejo de la contraseña

Sensibilización del uso adecuado e importancia de las contraseñas a través presentación.Enviar por correo electrónico Video y encuesta en Línea.Enviar Cuestionario

ABIERTA Ninguna.





asignada al servidor público 46.374.348 para el uso del escáner (Centro Zonal Oficina de Prevención).

en Línea a colaboradores. (Las actividades programadas se ejecutaran para la vigencia 2013 en el mes de Enero.

AI-SIGE2012-CAS009 – CSC ISOLUCION 1795 La Entidad no cuenta con perímetros de seguridad para proteger las áreas que contienen información y servicios de procesamiento de información como se evidencio en la muestra aleatoria: - Sin seguridad y protección de la documentación del personal interno y externo. (Expedientes de adopciones en pasillo, expedientes sobre escritorios Oficina Defensoría de familia primer piso, oficina de Nutrición segundo piso Centro Zonal Yopal,). - Sin cierre de sesión en el PC (Oficina de Nutrición segundo piso Centro Zonal Yopal). - Sin protección, ni control de los Archivos información UNAFA. (Caja No.1 (14) carpetas y caja No.2 (11) carpetas) en el piso- Centro Zonal Yopal) del personal interno y externo.



AI-SIGE2012-CAS010 – CSC ISOLUCION 1796. La entidad no cuenta con registro físico del seguimiento al mantenimiento preventivo de 120 equipos, como se evidencio en la muestra aleatoria. - Sin evidencia de las Hojas de vida de los equipos, ni bitácora de los mantenimientos realizados

Elaboración de base de datos para control y registro de los equipos de computo

ABIERTA Se Inicio a construir la base de de datos por parte del Ingeniero de Sistemas de la Regional

Ninguna.





a la fecha (Planeación y Sistemas).AI-SIGE2012-CAS011 – CSC ISOLUCION 1797. La Entidad no cuenta con la protección de fallas de suministro de energía en cuanto a la trasferencia en los equipos de aire acondicionado, como se evidencio en la muestra aleatoria: - No se cuenta con la trasferencia de fluido eléctrico entre la planta y la CA para uso de aire acondicionado del centro de computo de la Regional.



AI-SIGE2012-CAS012 – CSC ISOLUCION 1798. La entidad no cuenta con un control de ingreso y retiro de Portátiles por parte del personal interno y externo, como se evidencio en la muestra. - Serie 60Q1 Marca Dueño de propietario Cedula 9.430.703 No se está registrado en portería la entrada y salida del mismo los días: 16-11-2012 no registra entrada ni salida 19-11-2012 registrada entrada pero no salida 20-11-2012 no registra entrada (evidencia tomada en portería vehicular con cedula 47.442.433 a las 11:00 am el día 20-11-2012)



AI-SIGE2012-CAS013 – CSC ISOLUCION 1799. La entidad no cuenta con controles de accesos apropiados para asegurar que solo se permite el ingreso a personal autorizado en las áreas aseguras, como se evidencia en: - No se evidencia estricto control

Elaboración de formato de registro de ingreso y envió a la subdirección de mejoramiento Organizacional para su aprobación y estandarización.Registro de Ingreso y Salida al cuarto de computo.

ABIERTA





de ingreso o egreso del personal al centro de cómputo.AI-SIGE2012-CAS014 – CSC ISOLUCION 1800. La entidad no cuenta con controles de accesos apropiados para asegurar que solo se permite el ingreso a personal autorizado en las áreas aseguras, como se evidencia en: - No se evidencia un estricto control y revisión del baúl a la entrada y salida de los vehículos. -Sin evidencia de los controles necesarios para el acceso de personal autorizado al área del archivo de asuntos conciliables (Centro Zonal Yopal préstamo de la llave a personal no autorizado).



AI-SIGE2012-CAS015 – CSC ISOLUCION 1801. No se evidencia el estricto cumplimiento del protocolo de aseguramiento como se observo en el PC de pagos asignado a la Coordinación Financiera de la Regional (programas de Word, Excel y correo electrónico instalados).

Solicitar al Nivel Nacional el protocolo de aseguramiento.Aplicación y Verificación de protocolo de aseguramiento en equipos de pago Grupo Financiero.Desinstalación de programas (Word, Excel y correo electrónico instalados).

ABIERTASe emitió Protocolo de Seguridad.

Ninguna

AI-SIGE2012-CS002. CSC ISOLUCION 1211. La entidad no ha proporcionado el recurso humano necesario para implementar y mantener el SIGE y mejorar continuamente su eficiencia, eficacia y efectividad, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: -

Búsqueda de profesionales en la región con perfil contador público o afine a administración.Reorganizar los grupos internos de profesionales para completar equipos psicosociales

ABIERTA Se designo supervisor del contrato 074 – 2012 a la Coordinadora del Centro Zonal Paz de Ariporo. Se organizan las defensorías con los equipos psicosociales.

Ninguna





Equipos técnicos interdisciplinarios incompletos en las Defensorías de asuntos conciliables y no conciliables (oficio de solicitud No. 010271 del 29 de noviembre de 2011) (CZ Yopal). - Sin contratar profesional área contable y unidades móviles (CZ Paz de Ariporo).AI-SIGE2012-CS004. CSC ISOLUCION 1212. La entidad no ha proporcionado y/o mantenido la infraestructura necesaria para lograr la conformidad con los requisitos del servicio como se evidenció en las siguientes situaciones: - Sin estanterías fijas o móviles en el archivo central (Regional). - Sin espacio suficiente para archivo de gestión (CZ Paz de Ariporo). - Extintor sin fecha de vencimiento. (Ej.: primer piso Regional). - Sin adecuación de espacio para archivo (Ej.: archivo de gestión del Grupo Jurídico que se encuentra en la bodega de almacén de la Regional). - Sin espacios adecuados para atención de usuarios (CZ Paz de Ariporo). - Sin ventilación en sitios de almacenamiento de archivos (CZ Paz de Ariporo). - Sin acceso para población en situación de discapacidad física (Regional, CZ Yopal, CZ Paz de Ariporo). Retoma hallazgo AIC2009-CS004 (solamente en el último ítem).


Fue emitida al Grupo Administrativo –pero no han dado respuesta.





AI-SIGE2012-CS005. CSC ISOLUCION 1213. La entidad no ha determinado ni gestionado el ambiente de trabajo necesario para lograr la conformidad con los requisitos del servicio: - Altas temperaturas (CZ Villanueva). - Ruidos constantes (CZ Villanueva). - Contaminación visual (CZ Villanueva).



AI-SIGE2012-CS019. CSC ISOLUCION 1210. La entidad no aplica métodos apropiados para el seguimiento de los procesos del SIGE impidiendo demostrar la eficacia, la eficiencia y la efectividad de los mismos como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: - Incumplimiento de los términos de entrega del expediente de cobro persuasivo a cobro coactivo. (Ej.: Expediente No. 2 de 2012, con Resolución del 28 de agosto de 2011 que declara deudor, remite a cobro coactivo el 06 de enero de 2012, tres meses y medio después). - Sin seguimiento a la notificación de resolución cuando se comisiona al Personero Municipal. (Ej.: Resolución de cierre de HCB del 30/11/2010, se comisionó la notificación al Personero de Maní y no se hizo seguimiento a la misma).

Enviar evidencias de demora en entrega de correspondencia por parte de la empresa 472 a la coordinadora administrativa.Enviar requerimiento a la empresa 472 por demora en la entrega de correspondencia.Implementar el uso de correo electrónico para envío de citaciones.Presentar análisis en comité de fiscalización de informe FI06 – incluyendo seguimiento a términos

ABIERTA

Se emitieron correos electrónicos informando la situación en el retrasó del envió de la correspondencia emitidos el 01 septiembre de 2011 – Abril 26 y Mayo 03 de 2012.

Ninguna.

AI-SIGE2012-CS021. CSC ISOLUCION 1209. La entidad no determina, recopila y analiza los datos

Incluir en la minuta de contratos de prestación de servicios obligación

ABIERTA





apropiados para demostrar la conveniencia, adecuación, eficiencia, eficacia y efectividad del SIGE impidiendo evaluar dónde puede realizarse la mejora continua de su eficacia, eficiencia y efectividad, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra verificada: - Sin acciones de mejora efectivas derivadas del seguimiento y medición de procesos cuando no se alcancen los resultados planificados (CZ Yopal, CZ Paz de Ariporo y CZ Villanueva). - Sin registro en el aplicativo SIM del resultado de los indicadores de los procesos de gestión institucional (Regional, CZ Yopal, CZ Paz de Ariporo y CZ Villanueva). Incluye los hallazgos de no conformidad AIC2009-CS021, que retoma hallazgo AIC2008-CS14, en lo que aplique. AIC2009-CS021. Los análisis de los resultados de las diferentes mediciones de la gestión, no permiten demostrar la idoneidad, eficacia y efectividad del SGC, no determinar las acciones de mejora continua (Resultados TCP). AIC2008-CS14. No se evidenció análisis documentado y cualitativo de la medición de indicadores por parte de los responsables de los procesos.

contractual con respecto a medición y análisis de indicadores.Socializar tablero de control, hojas de vida, importancia de medición y análisis de indicadores.Asignar responsables por procesos para medir y analizar indicadores a nivel zonal.Realizar retroalimentación de análisis de indicadores para verificar acciones de mejora.

AI-SIGE2012-CS020. CSC ISOLUCION 1208. La entidad no aplica métodos apropiados para el

Asignar supervisión de contrato de clubes a nivel zonal.Socializar a los

ABIERTA Se realizo grupo de trabajo el día 06 de Agosto de 2012, con el





seguimiento de los procesos del SIGE impidiendo demostrar la eficacia, la eficiencia y la efectividad de los mismos como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: - Sin reporte de avance metas sociales y financieras (CZ Paz de Ariporo). - Sin reporte de avance del plan de acción 2011 (CZ Yopal y CZ Paz de Ariporo). - Sin reporte cuantitativo y cualitativo del TCP junio a diciembre 2011 (CZ Yopal y CZ Paz de Ariporo). - Sin seguimiento al TCP (CZ Yopal y CZ Paz de Ariporo). - Sin realización de cálculo de los indicadores (CZ Yopal y CZ Paz de Ariporo). - Reporte de cálculo de TCP de enero a junio 2011 por Regional y no por CZ (CZ Yopal, CZ Paz de Ariporo y CZ Villanueva).

colaboradores de los CZ el plan de acción zonal.Coordinar con centros zonales designación de un enlace a nivel zonal para cada proceso responsable de reportar avances del plan de acción; y un enlace para consolidar los avances del plan de acción zonal.Realizar visita de verificación de evidencias del plan de acción a los centros zonales.Definir Excel para medir indicadores del tablero control a nivel zonal.

coordinador del centro zonal Yopal donde asigno responsable de alimentar indicadores del Plan de acción que le corresponden al c entro zonal Yopal.

AI-SIGE2012-CS022. CSC ISOLUCION 1207. La entidad no mejora continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad del SIGE por cuanto no evidencia el desarrollo sistemático de AC, AP, SNC y NCS: - Sin respuesta por parte del responsable. (Ej.: NCS 1856-2011 CZ Paz de Ariporo); (Ej.: 8 No Conformidades del Sistema, generadas de abril de 2011 a enero 26 de 2012, en el CZ Yopal). - Sin la evaluación para proceder al cierre y verificar la eficacia, eficiencia y efectividad de las mismas. (Ej.: NCS

1. Realizar ejercicio de cargas laborales.2. Vincular profesional de prestación de servicios a nivel zonal que lidere el tema de acciones de mejora.3. Realizar actividad alusiva al trabajo en equipo.4. Realizar actividad practica con colaboradores para responder, cargue de evidencias y cierre de acciones de mejora en ISOLUCION.5. Enviar instructivo para crear, responder

ABIERTA

4. Se ha realizado asistencias técnicas en el aplicativo ISOLUCION en los meses de Noviembre y Diciembre de 2012 y Enero de 2013 para el cargue de evidencias y cierre de acciones de mejora.5. Se emitió correo electrónico instructivo práctico para cargue de





1651-2011 CZ Paz de Ariporo). - Sin cumplimiento oportuno de las acciones por parte de los responsables. (Ej.: NCS 1856 - 2011 CZ Paz de Ariporo); (Ej.: 8 No Conformidades del Sistema, generadas de abril de 2011 a enero 26 de 2012, en el CZ Yopal). - Sin evidencia física o magnética de respuesta a las acciones de mejora. (Ej.: 8 No Conformidades del Sistema, generadas de abril de 2011 a enero 26 de 2012, en el CZ Yopal). Incluye el hallazgo de no conformidad AIC2009-CS022, que retomó el hallazgo AIC2008-CS15, en lo que aplique. No se evidencia desarrollo sistemático de acciones correctivas y preventivas, para promover el mejoramiento del Sistema de Gestión de la Calidad.

y cargar evidencias de cumplimiento de actividades de acciones de mejora.

evidencias a colaboradores de la Regional y Centros Zonales.

AI-SIGE2012-CS006. CSC ISOLCUION 1206.La Entidad no planifica ni desarrolla los procesos necesarios para la prestación del servicio como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: - Sin inclusión en el plan de asistencia técnica de todos los componentes requeridos Ej.: SNBF (CZ Yopal, CZ Paz de Ariporo, CZ Villanueva). - Sin contratación de la modalidad PAE para vigencia 2012 a la fecha de la auditoría.

1. Realizar reunión con los enlaces referentes de los programas, para establecer compromisos en la elaboración del plan de asistencia técnica regional 2013 como referente para los planes zonales.2. Incluir como obligación contractual la necesidad de elaboración y seguimiento del plan de asistencia técnica regional y apoyo en la formulación de los zonales.3. Verificar la contratación de PAE

ABIERTAS





vigencia 2012 – 2013.

AI-SIGE2012-CS006. CSC ISOLUCION 1205. La Entidad no planifica ni desarrolla los procesos necesarios para la prestación del servicio como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: - Sin inclusión en el plan de asistencia técnica de todos los componentes requeridos Ej.: SNBF (CZ Yopal, CZ Paz de Ariporo, CZ Villanueva). - Sin contratación de la modalidad PAE para vigencia 2012 a la fecha de la auditoría.



AI-SIGE2012-CS003. CSC ISOLUCION 1204. La Entidad no se asegura de controlar el cumplimiento de los requisitos relacionados con la competencia y formación y toma de conciencia del recurso humano como se evidenció en las siguientes situaciones: - Sin evaluaciones de impacto de las capacitaciones practicadas en el año 2011. - Sin evidencia de la realización de inducción de nuevos servidores públicos (Ej. CC 23 795 406 y CC 47 442 149).

1. Establecer un control mensual de las capacitaciones asistidas.

2. Remitir memorando a los coordinadores para evaluación de impacto y realizar seguimiento.

3. Realizar evaluación de impacto por parte cada coordinador – 4, 5, 6, 7, 8 y 9 esta actividad fue designada a Coordinadores y Directora Regional.

ABIERTA Ninguno.

AI-SIGE2012-CS017. CSC ISOLUCION 1201. La Entidad no lleva a cabo la prestación del servicio bajo condiciones controladas, como se evidenció en las siguientes

Comunicar a equipos de defensoría que todos los jueves de cada semana se realizará comité de restablecimiento

ABIERTA Cada Coordinador de Centro Zonal emitió memorando y correo electrónico comunicando

Ninguna.





situaciones de la muestra aleatoria verificada: COMITÉ RESTABLECIMIENTO DE DERECHOS: - Comité de Restablecimiento de Derechos Regional sin cumplimiento de las decisiones. (Ej.: SIM 33302016 se recomendó traslado de HA a la regional Meta, en el SIM aparece en Comité de Adopciones, Regional). - Actas de Comité de Restablecimiento de Derechos sin firmas. (Ej.: Actas de fechas 28 de enero, 3 de febrero, 23 de septiembre de 2011, CZ Yopal). - Sin realización del comité PARD. (Ej.: Sin acta enero 2012 CZ Yopal). Ej.: (Sin actas abril, junio y diciembre de 2011, CZ Paz de Ariporo). - Sin realización del comité PARD con la periodicidad establecida. (Ej.: 3 reuniones por mes, a excepción del mes de noviembre de 2011, CZ Villanueva). - Sin seguimiento a compromisos en comités PARD anteriores. (Ej.: Actas de 03/01/11, 02/02/11, 28/02/11, 30/03/11, 29/04/11 y 23/09/11 CZ Yopal); (Ej.: Actas de 16/05/2011, 24/05/2011, 31/05/2011, 10/07/2011,14/07/2011, 29/07/2012 CZ Paz de

de derechos. la realización del comité los días jueves, el cual se le ha venido dando cumplimiento para la vigencia 2012 se cuenta con las actas.





Ariporo). - Sin orden cronológico documentos archivados. (Ej.: Actas de comité PARD de 16/05/2011, 24/05/2011 y 31/05/20, 10/07/201, 14/07/2011 y 29/07/2011 CZ Paz de Ariporo). - Sin numeración consecutiva. (Ej.: Actas comité PARD de fecha 16/05/2011, 24/05/2011 y 31/05/20, 10/07/201, 14/07/2011 y 29/07/2011, CZ Paz de Ariporo). Incluye los hallazgos de no conformidad AIC2009-CS015, que retomó hallazgo AIC2008-CS10, en lo que aplique. AIC2009-CS015. La regional no lleva a termino la prestación del servicio bajo condiciones controladas como se observa en las siguientes HA: -Remisión tardía a comité de adopciones (EJ 85C002388-98 con resolución de adoptabilidad e 11/08 emitida al comité el 07/09, 85C00600051 con resolución de adoptabilidad del 2402/06 presentado al comité el 30/03/09 AIC2008-CS10. En las HSF revisadas se evidenció lo siguiente: Remisión tardía al comité de adopciones de HSF con declaratoria de adoptabilidad (HSF85A00076200601





con fecha de resolución 21/03/2007 y de envío 27/02/2008, 85B002190200501/02 con fecha de Resolución 25/06/07, sin enviar a la fecha. 85C00015200701 con fecha de resolución 9/11/2007 y enviada al comité en 28/02/08.AI-SIGE2012-CS016. CSC ISOLUCION 1200. La Entidad no lleva a cabo la prestación del servicio bajo condiciones controladas, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: PROCESO: - Sin verificación de la garantía de derechos. (Ej.: Peticiones 2131 y 2133 CZ Yopal); (Ej.: HA1029662973 CZ Villanueva). - Sin auto de reapertura porque estaba cerrada la historia mediante auto. (Ej.: HA 000501-02 CZ Yopal). - Sin traslado en el SIM de 46 casos que tenia asignados Defensora de Familia que fue reubicada en noviembre de 2010 (CZ Yopal). - Sin solicitud de prórroga para la permanencia en Hogar Sustituto. (Ej.: NUIP 1027525949 y 1006446768 CZ Yopal). - Sin valoraciones ordenadas por el Defensor de Familia. (Ej.: Peticiones 2133 y 2131, SIM 33306241, 33302418, 33304649 CZ Yopal). - Sin solicitud ni valoración de medicina legal ordenada en auto de apertura. (Ej.: SIM 33401378, presunto

1. Realizar seguimiento a procesos por Defensoría, desde el Centro Zonal mediante el Comité de Restablecimiento de Derechos, además de fijar compromisos para subsanar y actualizar documentos y diligencias necesarias para que los hallazgos no se reiteren.2. Efectuar seguimiento periódicamente a compromisos, desde la Regional mediante el Comité de Restablecimiento de Derechos.3. Desde gestión humana de la Regional realizar capacitación sobre Administración del tiempo a SP y contratistas.4. Realizar GET con equipos de defensoría revisando los lineamientos del PARD.

ABIERTA Ninguno.





maltrato físico, CZ Paz de Ariporo). - Sin denuncia penal. (Ej.: SIM 33302402, 33306507, 33306241, 33302418, presunto abuso sexual, CZ Yopal); (Ej.: SIM 33403516 CZ Paz de Ariporo). - Sin concepto integral PARD. (Ej.: SIM 33306241 CZ Yopal); (Ej.: HA 1118537185 CZ Villanueva). - Sin seguimiento a medidas de protección o de restablecimiento adoptadas, a cargo del Coordinador Zonal. (Ej.: CZ Yopal y CZ Villanueva). - Sin definición jurídica PARD. (Ej.: HA 94072715297, auto apertura investigación del enero 25 de 2011, CZ Paz de Ariporo). - Pérdida de competencia. (Ej.: HA 94072715297, auto de apertura de investigación enero 25 de 2011, CZ Paz de Ariporo). - Sin seguimiento postegreso. (Ej.: SIM 33401378, 33403516 CZ Paz de Ariporo). - Sin radicación del oficio remisorio de los documentos de solicitud de adopciones. (Regional). Incluye el hallazgo de no conformidad AIC2009-CS016 que retomó el hallazgo AIC2008-CS02, en lo que aplique. TODOS LOS ITEM DE 2008 Y 2009 SE HAN RETOMADO EN EL HALLAZGO AI-SIGE2012-CS014AI-SIGE2012-CS015. CSC ISOLUCION 1199. La Entidad no lleva a cabo la prestación del servicio bajo condiciones controladas, como se

1. Realizar programación en centro zonal de capacitación mensual a madres sustitutas.

ABIERTA Ninguno.





evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: ASISTENCIA TÉCNICA CZ Villanueva - Modalidad Hogar Sustituto - Incumplimiento lineamiento hogares sustitutos por sobre cupo desde 2011. - Sin evidencia de aplicación de pruebas para la selección de nuevas familias. - Sin plan de formación para las familias sustitutas antiguas. - Sin avances y soportes de ejecución del plan de formación para las familias sustitutas antiguas. CZ Yopal - Modalidad Hogar Sustituto - Sin evidencia de asesoría / asistencia técnica para la prestación del servicio, relacionada con el cumplimiento de responsabilidades y compromisos adquiridos y en general para que se brinde una atención de calidad en Hogares Sustitutos.

2. Entregar actas de capacitaciones a la coordinación de centro zonal Yopal por parte del equipo psicosocial.3. Presentar informe de divulgación del programa h.s. mensual por centro zonal.

AI-SIGE2012-CS014. CSC ISOLUCION 1198. La Entidad no lleva a cabo la prestación del servicio bajo condiciones controladas, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: HISTORIAS DE ATENCIÓN - HA: - HA en archivadores que no salvaguardan su privacidad (CZ Yopal y CZ Villanueva). - HA sin transferencia al archivo

1. Realizar solicitud a Administrativa del Nivel Regional de mobiliario y adecuación de lugar para el archivo de gestión del centro zonal.2. Implementar jornadas de organización e inventario de archivo de gestión una vez a la semana para realizar la

ABIERTA 4. Se llevo a cabo capacitación manejo de herramienta SIM a los centros zonales por parte del Grupo de Asistencia Técnica ejercicio práctico Modulo de Atención al





central (CZ Yopal). - HA con documentos sin firma y sin fecha: (Ej.: HA 1.129.244.490 CZ Yopal); (Ej.: HA 96012624961 CZ Villanueva). - HA con documentos archivados sin orden cronológico. (Ej.: HA1029662973, HA 1092181859 CZ Villanueva). - HA con documentos sin foliar. (Ej.: Total de la muestra CZ Villanueva). - HA con documentos sin diligenciamiento completo. (Ej.: HA 118537185, HA 1092181859 incompleto documento verificación de derechos folio 3, CZ Villanueva). - Documentos repetidos y foliados en archivo físico. (Ej.: SIM 33401559 folios 142 y 144; 143 y 145; 149 y 150; 152 a 171 y 172 a 192; 199 y 201; 200 y 202; SIM 33402147 folios: 30 y 31; 32 y 33; 72 y 74; 73 y 75 CZ Paz de Ariporo). - Sin uso de la Guía de afuera para el préstamo de las HA. (Ej.: CZ Paz de Ariporo). REGISTRO - Sin número de identificación en HA. (Ej.: SIM 33302402, 33306507, 33304649, 2133, 33303409, 33306241, 33302418, 33303193, 33305841 CZ Yopal). - Sin firma del progenitor de NNA. (Ej.: En la entrevista realizada por el defensor de familia SIM 33306241 CZ Yopal). - Sin firma en actuaciones de profesionales. (Ej. HA 98010365015 CZ Paz de Ariporo); (Ej.: HA 96012624961 CZ Villanueva). - Sin firma del

transferencia de archivo al archivo central de la Regional.(actas de las carpetas organizadas y formatos de acuerdo a ley de archivo).3. Actualización de los datos y las carpetas de los casos estudiados en Comité de Restablecimiento en los Centros Zonales y en las Jornadas de organización de archivo.4. Realización de Grupos de estudio para unificación de conceptos para Registro de actuaciones en SIM con los equipos psicosociales.5. Designar personal responsable en los centros zonales para que realicen el control y seguimiento al préstamo de las HA.

Ciudadano y Modulo de Beneficiarios.5. El coordinador del Centro Zonal Yopal logro la contratación de recurso humano para el control, seguimiento y préstamo de las HA para la vigencia 2012.





Defensor de Familia. (Ej.: HA 1129244490 CZ Villanueva).AI-SIGE2012-CS013. CSC ISOLUCION 1197. La entidad no lleva a cabo la prestación del servicio bajo condiciones controladas como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: PRESTACIÓN DEL SERVICIO CZ Paz de Ariporo - Modalidad Clubes Juveniles y Pre juveniles - Inicio extemporáneo en la prestación del servicio de clubes juveniles y pre juveniles 2011. - Sin cumplimiento de los lineamientos de programación respecto de la operación del programa de clubes juveniles y/o pre juveniles por parte de operador. - Sin constitución de los Comités Técnicos Operativos de la modalidad de clubes juveniles y pre juveniles. ASISTENCIA TÉCNICA CZ Yopal - Modalidad Hogares Infantiles - Sin evidencias de seguimiento, monitoreo, análisis y retroalimentación al desarrollo del programa de capacitación. - Sin informes cualitativos y cuantitativos de la ejecución presentados por el supervisor del contrato. - Sin evidencia de asesoría / asistencia técnica a los operadores del servicio. - Sin evidencia de las acciones realizadas para apoyar la implementación de los programas de emergencia (preparación y respuesta ante emergencias). - Sin evidencia de seguimiento a la implementación de las Guías de Mejores Prácticas ambientales (abastecimientos, uso de recursos, generación residuos).

Ninguna. ABIERTA Ninguno. Fue emitida al Grupo Administrativo –pero no han dado respuesta.





AI-SIGE2012-CS007. CSC ISOLUCION 1196. La entidad no está implementando disposiciones eficaces para la comunicación con los clientes, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada durante la auditoría: REGISTRO: - Sin registro de actuaciones en el SIM. (Ej.: SIM 33401559, 33403369, 33403516 CZ Paz de Ariporo); (Ej.: SIM 33503190, SIM 33503156 CZ Villanueva); (Ej. En el aplicativo SIM no se registra la totalidad de las actuaciones realizadas en la Regional, CZ Yopal, CZ Paz de Ariporo, CZ Villanueva); (Ej.: SIM 33501985S presunta violencia sexual, sin registro en el SIM de apertura de PARD, CZ Villanueva). - Sin registro de peticiones en el SIM (Ej.: a 31 de diciembre de 2011 se tienen 400 peticiones sin registrar, algunas desde 2009 en la Regional). - Peticiones sin cerrar en el sistema. (Ej.: SIM 33302423 Derecho de petición por reintegro familiar presenta 269 días de retraso Regional); (Ej.: SIM 33403156 y SIM 33403176 CZ Paz de Ariporo). - Inoportunidad en el registro de las actuaciones (Ej.: SIM 33306241 CZ Yopal); (Ej.: SIM 33502956 recibido el 24 de octubre de 2011, presunto abuso sexual, direccionado y sin más gestión en el SIM pero con gestión en HA en físico CZ Villanueva); (Ej.: SIM 33502498 en el SIM no aparece el registro de aceptación, presunto maltrato a niño en HCB, aparece gestión de petición pero no coincide lo registrado en el SIM con lo actuado y archivado en físico CZ Villanueva). Incluye los

Elaboración de base de datos para control y registro de los equipos de computo

ABIERTA Se inicio con la elaboración de la base de datos la cual está a cargo del Ingeniero de Sistemas de la Regional.

Ninguna.





hallazgos de no conformidad AIC2009-CS006, que retomo hallazgo AIC2008-CS05, en lo que aplique. AIC2009-CS006. La regional no ha implementado disposiciones eficaces para la comunicación con los clientes como se observa en las siguientes situaciones: - Sin ingresó al SIAC las peticiones encontradas en el buzón de sugerencias. Registros vencidos sin cierre en el SIM. (Ej.: CZ Yopal: Reporte de enero a diciembre de 2011: Denuncias se recibieron 643 y continúan abiertas 288 a enero 9 de 2012; Peticiones se recibieron 23 se dio respuesta a 7 de manera posterior al tiempo establecido. SIM 33302874 sin cierre por 239 días y SIM 1758394579 con 129 días. Quejas se recibieron 17 continúan abiertas 5 entre estas las SIM 33305517 y SIM 33305787); (Ej.: CZ Paz de Ariporo: Reporte de enero 1 de 2011 al 31 de enero de 2012: Denuncias se recibieron 220 continúan abiertas 65; Derechos de Petición se recibieron 7 continúan 2 en gestión. SIM 33403156 y SIM 33403176 con respuesta sin cierre en el SIM; Reclamos se recibieron 32 continúan 5 en gestión.AI-SIGE2012-CS010. CSC ISOLUCION 1195. La entidad no está implementando disposiciones eficaces para la comunicación con los clientes, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada durante la auditoría: COMUNICACIÓN CON EL CLIENTE - Sin apertura semanal del buzón. (Ej.: No se dio apertura durante el mes de enero de 2012, CZ Yopal). - Sin numeración consecutiva. (Ej.:

Ninguna. ABIERTA Ninguno. No se ha logrado dar respuesta de acuerdo a la Identificación y análisis de causas.





Actas de apertura de buzón CZ Paz de Ariporo). - Actas de apertura del buzón sin firmas de los servidores públicos responsables. (Ej.: Actas del 3, 10, 17 y 24 de enero, 7 de febrero, 26 de septiembre de 2011, CZ Yopal). - Sin evidencia de respuesta al peticionario. (Ej.: SIM 33402978, 33402283, 33403516 CZ Paz de Ariporo); (Ej.: SIM 33502611 CZ Villanueva). Incluye los hallazgos de no conformidad AIC2009-CS006, que retomo hallazgo AIC2008-CS05, en lo que aplique. AIC2009-CS006.La regional no ha implementado disposiciones eficaces para la comunicación con los clientes como se observa en las siguientes situaciones: - Sin publicación mediante edicto respuesta a las peticiones anónimas de los usuarios.( CZ Villanueva)AI-SIGE2012-CS009. CSC ISOLUCION 1192. La entidad no está implementando disposiciones eficaces para la comunicación con los clientes, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada durante la auditoría: CONTROLES - Ausencia de controles a la oportunidad en la constatación. (CZ Yopal y CZ Paz de Ariporo). - Ausencia de controles al seguimiento de respuesta a las peticiones. Ej.: (SIM No. 33200922 creado el 24/08/2011, sin seguimientos, Regional); Ej.: Reporte de enero 1 de 2011 al 31 de enero de 2012: Denuncias se recibieron 220 continúan abiertas 65, CZ Paz de Ariporo). - Ausencia de controles a los tiempos de respuesta a las peticiones. (CZ Yopal y CZ Paz de Ariporo). - Ausencia de controles al cierre de las






peticiones. (CZ Yopal y CZ Paz de Ariporo). - Sin seguimiento efectivo a los registros en el SIM. (Ej.: SIM 33502694 derecho de petición, CZ Villanueva).AI-SIGE2012-CS008. CSC ISOLUCION 1191. La entidad no está implementando disposiciones eficaces para la comunicación con los clientes, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada durante la auditoría: TRÁMITE Y TRATAMIENTO - Inoportunidad en la constatación de denuncia. (Ej.: SIM 33303409 de fecha de registro 11 de abril de 2011 y fecha de visita de verificación 29 de julio de 2011 CZ Yopal). - Sin evidencia de trámite correspondiente a los anónimos. (Ej.: SIM 1758319087,1758190773, 1758307191, 30605635, 33201139, 33306031, 33309332, 33304331 CZ Yopal). - Trámite a 17 peticiones anónimas recibidas entre enero y octubre de 2011 en formato institucional con logo que entró en vigencia en noviembre de 2011 (CZ Paz de Ariporo). - Derecho de petición sin respuesta efectiva (Ej.: SIM 33502694 CZ Villanueva). - Derecho de petición sin respuesta o con términos de respuesta vencidos.(Ej.: SIM 33502611 sin respuesta CZ Villanueva); (Ej.: Se recibieron 23 peticiones, se dio respuesta a 7 de manera posterior al tiempo establecido; Ej.: SIM 33302874 sin cierre por 239 días; Ej.: SIM 1758394579 con 129 días; Derechos de Petición se recibieron 7 continúan 2 en gestión; Reclamos se recibieron 32 continúan 5 en gestión, CZ






Paz de Ariporo). Incluye los hallazgos de no conformidad AIC2009-CS006, que retomo hallazgo AIC2008-CS05, en lo que aplique. AIC2009-CS006.La regional no ha implementado disposiciones eficaces para la comunicación con los clientes como se observa en las siguientes situaciones: - Cierres no efectivos de las peticiones: se cierran con el traslado al encargado de resolver la petición ( Ej. 3616 - CZ Paz de Ariporo, 835 - y CZ Yopal ). AIC2008-CS05. En el proceso de recepción y Direccionamiento se evidenciaron las siguientes situaciones que afectan la eficacia de la comunicación con los clientes: - Falta de actuaciones documentadas, de constatación de denuncias por maltrato físico: 128 del 30/04/2008 y 225 de 3/06/08 (CZ Yopal), 459 de 6/05/2008 y 470 del 7/05/2008 (CZ Villanueva), por abuso sexual 203 del 23/05/2008 (CZ Yopal, por negligencia 13 del 5/5/08 y 14/05/08 (CZ Paz de Ariporo) y del reclamo 121 del 30/04/08 sobre desempeño hogar sustituto (CZ Yopal). - Incumplimiento de las fechas establecidas para el cierre de las referidas peticiones (continúan abiertas e cz Yopal)AI-SIGE2012-CS012. CSC ISOLUCION 1167. La entidad no se asegura que el producto y/o servicio adquirido cumple los requisitos especificados o las disposiciones aplicables, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: FASE DE CELEBRACIÓN Y EJECUCIÓN DEL CONTRATO: - Sin reporte de publicación del contrato

1. Verificar las listas de chequeo en todos los trámites precontractuales, contractuales y post contractuales adelantados en la oficina del Grupo Jurídico a fin de hacer cumplir lo establecido en el Manual de Contratación y demás normas.2. Requerir a los

ABIERTA





en el SECOP (3 días hábiles siguientes). (Ej.: Contratos 54, 58, 63, 64, 133, 136 y 138 de 2011). - Sin póliza o garantía adecuada. (Ej.: Contrato 49). - Sin acta de iniciación del contrato (cuando aplique o sea establecida como requisito). (Ej.: Contrato 138 de 2011 no la tiene; Ej.: Contrato 49 de 2011 tiene el acta de inicio pero con error en la fecha (7 de febrero de 2010); Ej.: Contrato 74 de 2011 tiene el acta de inicio pero con error en la fecha (18 de abril de 2010). - Sin comunicación al Contratista (oficio de legalización). (Ej.: Contratos 1, 4, 23, 58, 63, 80 y el 138 la tiene sin radicar). - Sin comunicación al Supervisor. (Ej.: Contratos 4 y 80 de 2011, Contrato 23 de 2011 la tiene sin radicar). - Sin comunicación al Coordinador Financiero de inicio de ejecución del respectivo contrato. (Ej.: Contratos 54, 58, 63, 64 y 133 de 2011 y Contrato 80 la tiene pero sin radicar). - Sin radicación del concepto técnico para el trámite de la adición, modificación o prórroga. (Ej.: Contrato 138 de 2011). - Sin informes de supervisión pactados en el contrato. (Ej.: Contrato 39 de 2011). - Sin informes presentados por el contratista (según las obligaciones pactadas en el contrato). (Ej.: Contratos 39, 40, 47, 49, 133, 136 y 138). - Sin informe final

supervisores de contratos para que liquiden dentro los cuatro (4) meses siguientes a la terminación de los mismos y/o que no alleguen la documentación completa para este trámite.3. Los colaboradores del Grupo Jurídico deben Mantener el archivo de gestión organizado de acuerdo a las normas de gestión documental y tabla de Retención Documental (Foliciaciòn, rotulado de carpetas, etc.).4. Requerir a los supervisores que no envían los informes de contratos oportunamente y con la documentación completa.





rendido por el contratista. (Ej.: Contratos 40, 47 y 49 de 2011). - Sin estado de cuenta del respetivo contrato expedido por el área Financiera. (Ej.: Contratos 39, 49, 64, 65 y 118). - Sin certificación final de cumplimiento expedida por el supervisor o interventor del respectivo contrato. (Ej.: Contratos 39, 49, 54, 64 y 118). - Sin acta de liquidación bilateral, firmada por el contratista, el supervisor y el ordenador del gasto (dentro de los 4 meses siguientes a la terminación del plazo de ejecución). (Ej.: Contrato 39, 54 y 64). - Sin foliación en la totalidad ó parte de la documentación contractual. (Ej.: Contratos 49, 54, 65, 74, 79 y 80 de 2011).AI-SIGE2012-CS011. CSC ISOLUCION 1166. La entidad no se asegura que el producto y/o servicio adquirido cumple los requisitos especificados o las disposiciones aplicables, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: FASE PRECONTRACTUAL - Sin solicitud de trámite contractual dirigida al coordinador jurídico, radicada en correspondencia. (Ej.: Contratos 4 y 80 de 2011). - Sin radicar solicitud de trámite contractual. (Ej.: Contrato 23 de 2011). - Sin que se hubiese hecho la invitación pública, se encontró solicitud de trámite contractual radicada a folio 100 de la carpeta del Contrato 54 de 2011 relacionando documentos de un proponente). - Sin estudios previos. (Ej.:

1. Enviar memorando a la dirección de bienes solicitando soportes físicos para identificar placa de bienes recibidos en noviembre y diciembre de 2010 y 2011.2. Enviar reporte depreciación de los bienes a recibidos en noviembre y diciembre de 2010 y 2011 para ajustar diferencias de la conciliación.3. Presentar seguimiento en comité de bienes por parte de la coordinadora administrativa sobre registros del

ABIERTA 1. Se envió memorando el mes de octubre de 2012 a la Coordinadora de Gestión de Bienes del Nivel Nacional la solicitud de soportes de bodega No Explotados.2. Se emitió el 17 de Octubre de 2012 a la Coordinadora Financiera el reporte de Depreciación.3. Se realizaron los requerimientos parafiscales al





Contratos 58, 133 y 136 de 2011, no tienen firma del ordenador del gasto ni de la coordinadora del Grupo que solicita la contratación). - Sin coherencia en las fechas de los Estudios Previos E.P y los CDP. (Ej.: Contrato 133 de 2011 EP del 12-12-2011 y CDP del 13-12-2011); (Ej.: Contrato 135 suscrito el 27-12-2011, EP del 11-07-2011 y CDP del 13-12-2011); (Ej.: Contrato 138 de 2011 EP del 22-12-2011 y CDP del 26-12-2011). - Sin publicación en la página Web del ICBF o en el SECOP de los estudios previos ó de los documentos que deben publicarse. (Ej.: Contratos 54, 58, 63, 64, 133, 136 y 138 de 2011). - Sin el certificado de idoneidad emitida por el supervisor. (Ej.: Para contratista de aporte que ya había contratado en la vigencia anterior Contrato 138 de 2011). - Sin el certificado de idoneidad ó sin certificación de experiencia de 2 años. (Ej.: Para contratista de aporte nuevo Contrato 49 de 2011). - Sin invitación (es) a ofertar o invitación sin firma. (Ej.: Contratos 54, 58 y 63 de 2011). - Sin certificado de idoneidad para contratos de aporte con calificación superior a 80 puntos. (Ej.: Contratos 49 y 138 de 2011). - Sin firma de la Ordenadora del Gasto en adenda publicada. (Ej.: Contrato 63 de 2011). - Sin convocatoria a veedurías ciudadanas. (Ej.: Contratos 49 y 65 de 2011). - Sin propuesta(s) radicada(s). (Ej.: Contratos 39, 40 y 49 de 2011). - Sin radicar propuesta en el término establecido en la invitación a ofertar. (Ej.: Contrato 79 de 2011). - Sin evaluación de la propuesta ó evaluación sin firmas. (Ej.: Contrato 63 de 2011 falta evaluación Jurídica; Ej.:

aplicativo SEVEN.4. Presentación de análisis en comité de fiscalización de informe FI04.5. Envío de requerimiento a presunto moroso carpeta 4743862.6. Envío mensual de reporte de comisiones sin legalizar al grupo Administrativa.7. Presentación en comité zonal y comité estratégico ampliado de informe de tiempo de legalización de comisiones.8. Socializar a servidores públicos y contratistas resolución 4040/2012.

presunto moroso de Julio 26 de 2012.4. Se emitió mensualmente al grupo administrativo el reporte de las comisiones sin legalizar por la analista de presupuesto.5. Se realizo socialización a los colaboradores de los centros zonales la resolución 40404 de 2012 el día 03 de Diciembre de 2012.





Contratos 49, 54, 58, 133 y 136 sin firma de evaluador ó evaluadores). - Sin formato Hoja de Vida DAFP firmado por el Coordinador del Grupo de Contratos o Servidor Público responsable de la constatación de documentos. (Ej.: Contratos 1, 133, 136 de 2011). - Sin declaración de bienes y rentas para contratos superiores a 3 meses. (Ej.: Prestación de servicios Contratos 80 y 118 de 2011). - Sin copia del Registro Único Tributario - RUT. (Ej.: Contrato 138 de 2011). - Sin pacto de integridad firmado por el representante legal para persona jurídica o proponente persona natural. (Ej.: Contratos 1, 4, 23, 54, 65, 74, 79, 80 de 2011). - Sin afiliación a salud, persona natural (certificación o planilla de pago). (Ej.: Contrato 63 de 2011). - Sin afiliación a pensiones, persona natural (certificación o planilla de pago). (Ej.: Contrato No. 4 de 2011). - Sin formato de abono directo en cuenta bancaria. (Ej.: Contratos 65, 118 y 138 de 2011). - Sin certificaciones académicas del contratista (persona natural). (Ej.: Contratos 1, 4, 79 y 80 de 2011). - Sin certificaciones de experiencia laboral (para persona natural y con relación al objeto del contrato para persona jurídica). (Ej.: Contratos 1 y 49 de 2011).AI-SIGE2012-CS018. CSC ISOLUCION 1164. La entidad no aplica métodos apropiados para el seguimiento de los procesos del SIGE, por las siguientes situaciones encontradas: - Sin ajustar diferencia por valor de $13.643.494 en el formato 3 (Propiedad, Planta y Equipo) de la conciliación inter áreas en el periodo

Enviar memorando a la dirección de bienes solicitando soportes físicos para identificar placa de bienes recibidos en noviembre y diciembre de 2010 y 2011.Enviar reporte depreciación de los bienes a recibidos en noviembre y diciembre

ABIERTA





correspondiente al corte del 30 de septiembre de 2011 (Regional). - Sin legalizar la comisión de servicios dentro de los 5 días posteriores a la terminación. (Ej.: Res 0582 del 27-04-2011 y Res 0930 del 24-06-2011, por las cuales se autoriza el cumplimiento de comisiones de servicios y se ordenan los pagos correspondientes (Regional). - Sin evidencia del envío del requerimiento de un presunto moroso dentro del periodo establecido. (Ej.: carpeta CC 47438862 Regional). - Sin firma de certificación por parte del ordenador del gasto de la nómina del mes de Noviembre de 2011. Sede Regional

de 2010 y 2011 para ajustar diferencias de la conciliación.Presentar seguimiento en comité de bienes por parte de la coordinadora administrativa sobre registros del aplicativo SEVEN.Presentación de análisis en comité de fiscalización de informe FI04.Envío de requerimiento a presunto moroso carpeta 47438862.Envío mensual de reporte de comisiones sin legalizar al grupo Administrativa.Presentación en comité zonal y comité estratégico ampliado de informe de tiempo de legalización de comisiones.Socializar a servidores públicos y contratistas resolución 4040/2012.

Hallazgo AIC2008-CS11. CSC ISOLUCION 892. En la selección y preparación de familias para la adopción no se evidenció documentación de: un modelo definido para su desarrollo, plan de preparación de los NNA asignados, seguimiento post adopción; por tanto se configura no conformidad menor con el numeral 7.5.1 que exige prestar los servicios bajo condiciones controladas. Hallazgo AIC2008-CS11 En la selección y preparación de familias para la adopción no se evidenció documentación de: un modelo definido para su desarrollo, plan de preparación de los NNA asignados, seguimiento post adopción; por tanto se configura no conformidad

1. Desarrollar capacitación con los equipos de los cz sobre los lineamientos generales del proceso de adopción.2. verificar modelo definido para el desarrollo de las familias colombianas para la adopción.

ABIERTA Se han realizado las capacitaciones a los equipos psicosociales de los Centros Zonales.





menor con el numeral 7.5.1 que exige prestar los servicios bajo condiciones controladas.

CSC ISOLUCION 891. La entidad no lleva a cabo la prestación del servicio bajo condiciones controladas, como se evidenció en la ubicación del NNA según HA en un HS que no corresponde a la madre a la cual se le realiza el pago, según planilla de septiembre (CZ Yopal).

1. Cambiar el sistema de liquidación de las planillas de los hogares sustitutos y revisar los expedientes en físico corroborando las actas de ubicación de los NNA con las planillas de pago.2. Realizar base de datos del pago mensual de los hogares sustitutos, resaltando NNA ubicado, defensor de familia responsable y el número del SIM.3. Diseñar una planilla de reporte de ubicación de los NNA en cada hogar a nivel mensual.

ABIERTA

Se realizo el cambio de las planillas y se firma directamente por el Coordinador del Centro Zonal y se revisan las actas de colocación familiar.





2. Retroalimentación del Cliente

2.1 Encuestas: - Análisis de resultados:

Encuestas:

CASANARE

ECZ ENNA ESP

43.10%45.31%

53.13%

37.93% 37.50%

32.81%

10.34%7.81%

12.50%

8.62% 9.38%

1.56%

Muy satisfecho Satisfecho Conforme Insatisfecho

En las tres encuestas aplicadas en esta regional, se registran porcentajes de usuarios y beneficiarios al menos satisfechos, superiores al 81,03%. Los niños, niñas y adolescentes y usuarios registran porcentajes de insatisfacción de 9,38% y 8,62% respectivamente.

47.31%

36.02% 10.22%

6.45%

Muy satisfecho Satisfecho Conforme Insatisfecho





El 83.33% de los usuarios manifiestan sentirse al menos satisfechos con el servicio recibido en la regional Casanare del ICBF.

- Mejoras Respecto a Resultados Anteriores

Como Mejora para la implementación y resultados, se requiere continuar la aplicación de encuestas en la regional con la totalidad de sus centros zonales, pero con respecto a la tabulación de las mismas, es necesario que el nivel (zonal, regional o nacional) el cual que realice gestión de resultados, debe realizar reporte de la totalidad de dicha información, con el fin de identificar los puntos críticos para mejorar y los puntos positivos para reforzar. . 2.2 Peticiones: (Quejas, Reclamos y Sugerencias)

QUEJAS

1. Resultados Generales

SUCURSAL JUNIO JULIO AGOSTOSEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE TOTAL

8500- REGIONAL CASANARE 2 1 - 1 - - - 48501 - CZ YOPAL 3 3 1 - 1 2 - 108502- PAZ DE ARIPORO - - - - - - - 08503 - CZ VILLANUEVA - - 1 - - - - 1

5 4 2 1 1 2 0 15

1. Clasificación de resultados por servicio afectado

SERVICIO AFECTADO8500- REGIONAL CASANARE

8501 - CZ YOPAL

8502- PAZ DE ARIPORO

8503 - CZ VILLANUEVA

Centros de desarrollo infantil para la primera infancia 1 - - -Desayunos Infantiles con Amor

- 1 - -Hogares Comunitarios de Bienestar 1 1 - -


27%

67%

7%

QUEJAS

8500- REGIONAL CASANARE8501 - CZ YOPAL8502- PAZ DE ARIPORO8503 - CZ VILLANUEVA




Hogares Gestores - 1 - -Impugnación de Paternidad/Maternidad - 1 - -Investigación de Paternidad - 1 - -Jardines Sociales - 1 - -Proceso Restablecimiento de Derechos 1 - - 1Servicio al Ciudadano - 4 - -Servidores Públicos 1 - - -

4 10 0 1

2. Clasificación de resultados por Estados de peticiones

ESTADOS

8500- REGIONAL CASANARE

8501 - CZ YOPAL



Cerrada 3 9 - 1Direccionada - 1 - -Direccionamiento Aceptado 1 - - -

4 10 0 1


Centros d

e desa

rrollo infan

til para la

primera

infancia

Desayunos In

fantiles

con Amor

Hogares C

omunitarios d

e Bien

estar

Hogares G

estores

Impugnación de P

aternidad/M

aternidad

Investigac

ión de Pate

rnidad

Jardines S

ociales

Proceso Rest

ablecimien

to de Dere

chos

Servici

o al Ciudadano

Servid

ores Público

s

012345

1 12

1 1 1 12

4

1

Servicio Afectado

Servicio Afectado




3. Clasificación de resultados por Motivo Del Queja

MOTIVO DE PETICION8500- REGIONAL CASANARE

8501 - CZ YOPAL



Apropiación Indebida de Dineros - 1 - -Contratación 1 - - -Demora en la atención (omitir, negar, retardar o entrabar de asuntos a su cargo o prestación del servicio) 1 4 - -Incumplimiento, abuso o extralimitación de deberes o funciones. 1 2 - -Maltrato a Compañeros de Trabajo

1 1 - -Maltrato al Ciudadano - 2 - -Medidas de Protección - - - 1

4 10 0 1

Análisis de resultados:

En el semestre se registran 15 quejas. El mayor porcentaje de peticiones lo presenta la sucursal 8501


Cerrada Direccionada Direccionamiento Aceptado0

2

4

6

8

10

12

14 13

1 1

Estados

Estados

Apropiación Indebida d

e Dinero

s

Contratac

ión

Demora e

n la ate

nción (o

mitir, nega

r, reta

rdar o en

tra...

Incumplimien

to, abuso o ex

tralim

itación d...

Maltrato

a Compañero

s de T

rabajo

Maltrato

al Ciudadano

Medidas de P

rotecció

n

0

1

2

3

4

5

6

1 1

5

3

2 2

1

Motivos De Peticion




Centro zonal Yopal con un 67% (10 peticiones), en segundo lugar la 8500 Regional Casanare con 27% (4 peticiones) y la sucursal 8503 Centro zonal Villanueva con un 6% (1 petición); en centro zonal Paz de Ariporo no se registran este tipo de peticiones.

Se puede evidenciar en la tabla Numero 3 “Clasificación de resultados por Estados de peticiones”, que existen una (1) queja abierta en la sucursal 8501 centro zonal Yopal y un (1) en la sucursal 8500 regional Casanare, las cuales requiere inmediata tramite.

En comité de macro proceso de servicio y atención del día 22 de febrero de 2013, frente a las dos quejas abiertas del segundo semestre de 2012, se hacen unas anotaciones y se adquieren unos compromisos:

Queja 33309043: Centro zonal Yopal, se requiere anulación y apertura de nueva petición por cuanto se ingresa en plantilla equivocada. Nueva petición formato adecuado RECLAMO, direccionamiento y solicitud de gestión para respectivo.

Queja 33201185: Se solicita por correo electrónico por parte de responsable regional, a coordinadora Administrativa la respuesta de queja para respectivo cierre el día 06 de febrero de 2013. Se requiere nueva solicitud.

Igualmente teniendo en cuenta los resultados de la tabla Numero 4 “Clasificación de resultados por Motivo De la Queja”, se evidencia que los motivos de las quejas más predominantes son “Demora en la atención (omitir, negar, retardar o entrabar de asuntos a su cargo o prestación del servicio)” con un 33% y “Incumplimiento, abuso o extralimitación de deberes o funciones.” con un 20%; siendo los servicios más afectados el de servicio al ciudadano y proceso de restablecimiento de derechos.

Con respecto al informe de revisión por dirección anterior en cuanto a estados de peticiones, cabe resaltar que del total de quejas presentas en el primer semestre se reporto el 47% abierto; en el presente informe del total de quejas del segundo semestre solo se registra el 13% abierto.

RECLAMOS


SUCURSAL JUNIO JULIOAGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE

DICIEMBRE TOTAL

8500- REGIONAL CASANARE 2 1 - - - - 1 48501 - CZ YOPAL 3 7 1 5 5 6 - 278502- PAZ DE ARIPORO 6 - 1 - 1 2 1 118503 - CZ VILLANUEVA - 3 1 1 4 - 1 10

11 11 3 6 10 8 3 52





2. Clasificación de resultados por servicio afectado

SERVICIO AFECTADO8500- REGIONAL CASANARE

8501 - CZ YOPAL



Bienestarina - - 1Centros de desarrollo infantil para la primera infancia - - 1Desayunos Infantiles con Amor - 3 -Fijación de Cuota de Alimentos

- 1 -Hogares Comunitarios de Bienestar

- 8 4Hogares Comunitarios de Bienestar FAMI - 1 4Hogares Gestores 1 1 -Hogares Sustitutos 1 1 2Jardines Sociales 3 - -Proceso de Responsabilidad Penal para Adolescentes (Ley 1098/06)

1 - -Proceso Restablecimiento de Derechos - - -Programa Alimentación Escolar PAE 1 5 -Servicio al Ciudadano - 3 -

7 23 12


8%

52%21%

19%

RECLAMOS






ESTADOS


8501 - CZ YOPAL



anulada - - - 1cerrada 3 20 11 9Direccionada 1 2 - -Direccionamiento Aceptado - 5 - -

4 27 11 10

4. Clasificación de resultados por Motivo Del Reclamo / Queja

MOTIVO DE PETICION8500- REGIONAL CASANARE

8501 - CZ YOPAL



Alimentación Inadecuada - 1 - -Cobros No Autorizados - 3 - -Demora en los pagos - 2 - -Idoneidad del Recurso Humano - - 7 2Incumplimiento de Obligaciones 1 10 - 1

Incumplimiento en Calidad de producto o servicio 1 3 1 1Incumplimiento en Cantidad de producto o servicio - 1 - -


anulada cerrada Direccionada Direccionamiento Aceptado

0

5

10

15

20

25

30

35

40

45

50

1

43

35

Estados

Estados

Bienes

tarin

a

Centr

os de

desar

rollo

infa

ntil par

a la

p...

Desay

unos Infa

ntiles c

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or

Fijac

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e Cuota

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Alimen

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unitario

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Bienes

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s Susti

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Jard

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..

Progr

ama

Alimen

tació

n Esc

olar P

AE

Serv

icio a

l Ciu

dadan

o02468

1012141618

13 4

1

16

5

24 3

1 1

7

4

Servicio Afectado Servicio Afec-tado




Incumplimiento en Oportunidad de producto o servicio - 1 - 1Mal uso del producto - - 1 -

Maltrato a Niños, Niñas y Adolescentes - 3 1 3

Maltrato a Usuarios del Programa - 2 - 1participación en política - - 1 -

Programa de Alimentación Escolar – PAE 1 - - -Suspensión del Servicio 1 1 - 1

4 27 11 10


En el semestre se registran 52 reclamos. El mayor porcentaje de peticiones lo presenta la sucursal 8501 Centro zonal Yopal con un 52% (27 peticiones), la sucursal 8502 centro zonal Paz de Ariporo 21% (11 peticiones), sucursal 8503 Centro zonal Villanueva con un 19% (10 petición); 8500 Regional Casanare con 8% (4 peticiones).

Se puede evidenciar en la tabla Numero 3 “Clasificación de resultados por Estados de peticiones”, que existen nueve (9) Reclamos abiertos, presentando más registros abiertos la sucursal 8501 centro zonal Yopal con 07 registros, se requiere inmediata trámite.

En comité de macro proceso de servicio y atención del día 22 de febrero de 2013, frente a los nueve (9) reclamos abiertas del segundo semestre de 2012, se hacen unas anotaciones y se adquieren unos compromisos:

Reclamo: 1758598298, direccionar al competente, y verificar la respuesta de la solicitud., compromiso responsable regional.


Alimen

tación In

adecu

ada

Cobros No Autoriz

ados

Demora

en lo

s pag

os

Idoneidad

del Recu

rso Human

o

Incumplim

iento de O

bligacio

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Incumplim

iento en

Calidad

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..

Incumplim

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Cantidad

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Oportu

nidad de p

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Mal uso del p

roducto

Maltrat

o a Niños, N

iñas y A

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..

Maltrat

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el Progra

ma

particip

acion en

politica

Programa d

e Alim

entac

ión Esco

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Susp

ensió

n del Ser

vicio

02468

101214

13

2

9

12

6

12

1

7

31 1

3

Motivos De PeticionSeries1




Reclamo: 33308350, 33308633, 33308712, 33308753, 33309095, 33309145, 33309326. Responsable servicio y atención centro zonal: solicitar a la profesional Aleyda Gutierrez la gestión de los reclamos direccionados en el segundo semestre de la vigencia de 2012. Lo anterior para respectivo cierre.

Igualmente teniendo en cuenta los resultados de la tabla Numero 4 “Clasificación de resultados por Motivo Del Reclamo / Queja”, se evidencia que los motivos de los reclamos más predominantes son “Incumplimiento de Obligaciones” con un 23% correspondiendo a 12 reclamos y “Idoneidad del Recurso Humano” con un 17% correspondiendo a 9 reclamos; siendo los servicios más afectados Hogares Comunitarios de Bienestar y Programa Alimentación Escolar PAE.

Con respecto al informe de revisión por dirección anterior en cuanto a estados de peticiones, cabe resaltar que del total de quejas presentas en el primer semestre se reporto el 29% abierto; en el presente informe del total de quejas del segundo semestre solo se registra el 17% abierto.

SUGERENCIAS


SUCURSAL JUNIO JULIOAGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE TOTAL

8500- REGIONAL CASANARE - 1 - - - 1 - 28501 - CZ YOPAL 1 - - - - 2 - 38502- PAZ DE ARIPORO 2 - - - 4 - - 68503 - CZ VILLANUEVA - - - - - - 2 2

3 1 0 0 4 3 2 13

2. Clasificación de resultados por Motivo de petición


15% 23%

47%

15%

SUGERENCIAS





Motivo de petición 8500- REGIONAL CASANARE

8501 - CZ YOPAL



Centros de desarrollo infantil para la primera infancia - - 1 -Desayunos Infantiles con Amor - - - 1Diligencias Administrativas - - 1 -Hogares Comunitarios de Bienestar - - 1 1Servicio al Ciudadano - 5 3 -

0 5 6 2


ESTADOS


8501 - CZ YOPAL



Cerrada 1 2 6 -creada - - - 2Direccionada 1 - - -Direccionamiento Aceptado 1 - - -

3 2 6 2


En el semestre se registran 13 sugerencias. El mayor porcentaje de peticiones lo presenta la sucursal


Centro

s de d

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infan

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rimer

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Desay

unos Infan

tiles co

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Diligen

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dministra

tivas

Hogare

s Comunita

rios d

e Bien

estar

Serv

icio al

Ciudadan

o02468

1 1 12

8

Motivo de petición

Motivo de petición

Cerrada creada Direccionada Direccionamiento Aceptado0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

109

2

1 1

Estados




8502 centro zonal Paz de Ariporo con un 47% (6 peticiones), la sucursal 8501 Centro zonal Yopal con un 23% (3 peticiones), sucursal 8503 Centro zonal Villanueva con un 15% (2 petición); 8500 Regional Casanare con 15% (2 peticiones).

Se puede evidenciar en la tabla Numero 3 “Clasificación de resultados por Estados de peticiones”, que dos sugerencias que registra en centro zonal Villanueva y dos también en la sucursal regional no se han cerrado. Dichas sugerencias se requiere inmediata trámite.

En comité de macro proceso de servicio y atención del día 22 de febrero de 2013, frente a los cuatro (4) reclamos abiertas del segundo semestre de 2012, se hacen unas anotaciones y se adquieren unos compromisos:

Sugerencias 33504772 y 33504773: direccionamiento, gestión y cierre, Centro zonal Villanueva.

Sugerencias: 33308089 y 33309527, Responsable regional solicitar a grupo administrativo la Gestión de peticiones citadas.

- Mejoras Respecto a Resultados Anteriores:

CENTRO ZONAL YOPAL:

Teniendo en cuenta los resultados anteriores sobre estas peticiones, se planteo organización de puestos de trabajo en el centro zonal Yopal, propendiendo por implementar el modelo solidario, y que la atención a usuarios mejore notablemente para aumentar el grado de satisfacción, también se organizaron las defensorías de familia para que cada una atendiera durante el periodo de un mes, lo cual ha venido funcionando a favor los niños y las niñas, ya que se han mantenido los procesos de restablecimiento de derechos al día, y tienen más tiempo para el ingreso de actuaciones a peticiones extraprocesales y de trámite con el ánimo de mejorar el servicio al ciudadano, dando respuesta a las peticiones con calidad, dentro de los términos de ley establecidos en cada caso y según su naturaleza, y consolidando un estilo de trabajo coordinado y articulado con los diferentes profesionales que integran el centro zonal Yopal, que permite garantizar la unidad e integralidad en la prestación del servicio, dado su importancia para el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, y así garantizar la prestación del servicio de manera eficiente, con calidad y calidez.

CENTRO ZONAL VILLANUEVA

El comportamiento de los reclamos cambio respecto a lo observado en el año 2011, en el año 2012, se presentó un incremento de reclamos en el programa de hogares comunitarios a diferencia del año 2011, igualmente disminuyeron en PAE y en DIA.El programa desayunos infantiles con amor evidencia mejora en la prestación del servicio, a través de la aplicación del plan de mejoramiento generando mayores alcances en estándares de calidad.Para la vigencia 2012, en la ejecución del programa de alimentación escolar no se ha presentado reclamos puesto que no ha iniciado el servicio, pero existe la solicitud y reclamo por la no prestación del servicio; Se analiza en comité técnico mensual la situación de PAE con miras al cumplimiento de obligaciones contractuales en el año 2012.

CENTRO ZONAL PAZ DE ARIPORO

En los reclamos en las cuales las situaciones son de un trámite rápido y que dependa solo de accionar del ICBF se ha logrado dar respuesta oportuna a los hechos referidos por los ciudadanos.





3. Desempeño de los Macroproceso/procesos y Conformidad del Servicio

3.1 Desempeño de los Macroproceso/procesos:

Resultados de Indicadores por Macroproceso/proceso (Julio a Diciembre 2012):

MACROPROCESOS ESTRATEGICOS:

PROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

Nombre del indicador: MPE1-02. Eficiencia en la ejecución presupuestal. Periodicidad - Mensual. Funcional.

META MES NUMERADOR DENOMINADOR RESULTADOS RANGO

1%

JUNIO 5 9 -44% CRITICOJULIO 12 8 55% OPTIMO

AGOSTO 7 7 1% CRITICOSEPTIEMBRE 6 10 32% CRÌTICO

OCTUBRE 6 8 25% CRÌTICONOVIEMBRE 10 8 19% OPTIMODICIEMBRE 37 17 120% OPTIMO





Junio julio Agosto Septiembre Octubre noviembre diciembre1% 1% 1% 1% 1% 1% 1%

-44%

55%

0%

-32%-25%

19%

120%META

MPE1-02: Eficiencia en la Ejecución Presupuestal

Análisis: La ejecución de las obligaciones presupuestales a diciembre de la vigencia 2012 estuvo por debajo el -25% comparativamente con el año 2011.El mejor periodo fue con corte a agosto de 2012 en estado riesgo, el resto de la vigencia el indicador se ubicó en estado crítico. Mes a mes se realizó análisis de ejecución presupuestal en comité regional, sin embargo no se logró cumplir la meta.

Nombre del indicador: MPE1-03. Beneficiarios Focalizados. Periodicidad - Trimestral. Funcional.

Análisis: Se evidencia que el indicador en los dos puntos de medición del segundo semestre estuvo adecuado, este indicador depende de la búsqueda activa que realicen los Centros Zonales de beneficiarios, ya que en el inicio de la vigencia se les remitió la base de datos de focalización donde se debía buscar y ofrecer los servicios del ICBF a los beneficiarios que cumplieran con los requisitos para ingresar a los programas Misionales del ICBF y que pertenecieran a Red Unidos, SIPOD, SISBEN, Grupos étnicos.

Mes Resultado Atendidos Programados RangoSeptiembre 88% 8648 9794 AdecuadoDiciembre 90% 10087 11224 Adecuado





Septiembre Diciembre0

2000

4000

6000

8000

10000

12000

AtendidosProgramados

Punto(s) Crítico(s): El 15 de Febrero de 2013 la Doctora Margareth Ortiz remitió correo electrónico donde se pone en conocimiento del personal pertinente las DIRECTRICES FOCALIZACIÓN DE BENEFICIARIOS PARA ACCESO A LOS SERVICIOS ICBF - VIGENCIA 2013 , esta guía debe ser socializada e interiorizada en el grupo de asistencia técnica, los enlaces, y principalmente los Centros Zonales en cabeza de las coordinaciones, ya que en vigencias anteriores se evidencio que en algunos casos se desconocía el proceso de Focalización y por lo tanto esto afectaba la gestión de la Regional, en 2012 se evidencia un buen resultado pero los responsables del tema deben tener muy claro que este proceso se debe continuar y mejorar.

Adicional a esto se presenta la ya no existencia del personal Gestor RUB que apoyaba activamente este proceso en los Centros Zonales por lo cual es personal responsable debe empoderarse completamente el proceso.

PROCESO MEJORAMIENTO CONTINUO

Nombre del indicador: MPE2-01. Grado de Cumplimiento de la Gestión Ambiental Regional. Periodicidad Trimestral. Funcional.


100%

MARZO - - - -JUNIO 33% 33% OPTIMO

SEPTIEMBRE 75% 75% OPTIMODICIEMBRE 100% 100% OPTIMO





Marzo Junio Septiembre Diciembre

1

0% 33%75%

100%

MPE2-01. GRADO CUMPLIMIENTO DE LA GESTIÒN AM-BIENTAL

META RESULTADO

Análisis: Para el trimestre del mes de Marzo del año 212 no se reflejan datos de resultados debido a que no se habían recibido las herramientas, metodologías e insumos para la ejecución de las actividades ambientales por tanto no se había empezado a medir el indicador ; El avance acumulado de la Gestión Ambiental de la Regional es optimo ya que se empieza a medirse a partir del mes de Junio de 2012, no se habían ejecutado las tres (3) actividades de la Meta (4), se le dio cumplimiento a la actividad uno (1) es del 100% en los meses de Julio y Agosto, para actividad dos(2) y tres (3) es del 0%. Teniendo a corte del mes de Junio una (1) Tarea vencida. La actividad Nº2 en el tercer trimestre no se había ejecutado y pese al avance acumulado del indicador es optimo a pesar de que no se recibieron directrices para la ejecución pues no se contaba con la Guía de Actualización de los Planes de Gestión Ambiental, razón por la cual no se podía consolidar el PGAr para la fecha, en el mes de septiembre no se habían ejecutado ninguna adecuación de obras a la infraestructura de la Regional y sus Centros Zonales, se realizó la validación del Plan de Gestión Ambiental emitido por el Nivel Nacional y a la vez se realizó la aplicación de las herramientas con las directrices emitidas en el mes de Agosto por la Subdirección de Mejoramiento Organizacional para la Actualización del Plan de Gestión Ambiental Regional; En el Cuarto trimestre el porcentaje de avance acumulado es optimo debido que se dio cumplimiento al 100% de las actividades de la meta 4 en la gestión ambiental en la Regional.

Punto(s) Crítico(s): El no contar con un instrumento u herramienta con la que se pueda realizar la verificación e inspección de las obras de mantenimiento a la infraestructura para poder hacer el seguimiento a las adecuaciones ejecutadas en la Regional y Centros Zonales, sin embargo se realizaron inspecciones visuales, registros fotográficos por parte del Grupo de Planeaciòn y Sistemas, se remitieron las observaciones pertinentes al Grupo Administrativo para que tomara las medidas u acciones correctas frente a los incumplimientos encontrados en las inspecciones realizadas.

Nombre del indicador: MPE2-03. Colaboradores sensibilizados en Mejores Prácticas Ambientales del ICBF. Periodicidad – Trimestral. Funcional.


15%

MARZO - - - -JUNIO 52 98 53% OPTIMO

SEPTIEMBRE 52 98 53% OPTIMODICIEMBRE 63 98 64% OPTIMO





Marzo Junio Septiembre Diciembre0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

0.15

0%

53% 53%

64%

META RESULTADO

MPE2-03.COLABORADORES SENSIBILIZADOS SENSIBILIZADOS EN ME-JORES PRÀCTICAS AMBIENTALESDEL ICBF

Análisis: Para el trimestre del mes de Marzo no se ve reflejado por que el porcentaje de avance el Nivel Nacional no lo reportaron en la intranet pero más sin embargo el porcentaje de avance las actividades ejecutadas fueron muy mínimas pero más sin embargo el avance real en el Plan Operativo con corte a Marzo es del (8%), el nivel nacional tomo solo datos a partir del mes de Junio de 2012. El porcentaje acumulado de los colaboradores sensibilizados en mejores prácticas ambientales es del 53% y se presenta en Rango optimo, se desarrollaron actividades de sensibilización promoviendo a adoptar mejores prácticas ambientales a través actividades lúdicas, didácticas para los colaboradores en el desarrollo de sus actividades referentes al entorno ambiental con ello se busca una cultura organizacional orientada a resultados; Durante el tercer y cuarto trimestre se llevaron a cabo las actividades en los meses de Julio, Agosto, Septiembre, Octubre, Noviembre y Diciembre desempeñando resultados en rangos óptimos para el año 2012.

Nombre del indicador: MPE2-04. Agentes educativos (madres comunitarias, maestras jardineras, madres sustitutas, operadores) sensibilizados en Mejores Prácticas Ambientales del ICBF. Periodicidad – Trimestral. Funcional.


10%

MARZO - - - -JUNIO 0 424 0% CRITICO

SEPTIEMBRE 0 424 0% CRITICODICIEMBRE 128 424 30% OPTIMO





Marzo Junio Septiembre Diciembre0%

5%

10%

15%

20%

25%

30%

0.1

0 0

0.3

META RESULTADO

Agentes educativos (madres comunitarias, maestras jardineras, madres sustitu-tas, operadores) sensibilizados en Mejores Prácticas Ambientales del ICBF

Análisis: Los resultados durante los meses de Junio y septiembre del año 2012 fueron Críticos ya que no se ejecutaron actividades de sensibilización a Agentes Educativos en Mejores Practicas Ambientales, a partir del mes de Septiembre se realizaron actividades sensibilización daño resultados óptimos sobrepasando la meta en un 30%.

Nombre del Indicador: MPE2-05. Número de procesos que identificaron riesgos e implementaron el tratamiento definido. Periodicidad – Trimestral. Funcional.


70%

MARZO - - - -JUNIO - - - -

SEPTIEMBRE 15 20 75% ADECUADODICIEMBRE 15 20 75% ADECUADO


0.700000000000001

0.750000000000006

0.750000000000006

MPE2-05. Número de procesos que identificaron riesgos e implementaron el tratamiento definido

META RESULTADO

Análisis: Del total de Riesgos identificados en los macro proceso/procesos junto con el tratamiento definido en el periodo con corte a 31 de Diciembre de 2013 dando como resulta del rango de evaluación estado en Óptimo.





COORDINACIÓN Y ARTICULACIÓN DEL SISTEMA NACIONAL DE BIENESTAR FAMILIAR

Nombre del indicador: E-28. Departamentos con asistencia técnica del ICBF en la formulación de políticas diferenciales a favor de niños, niñas y adolescentes.

Análisis: En cumplimiento de este indicador y continuado con las labores de acompañamiento y asistencia técnica frente al proceso de formulación de políticas públicas diferenciales direccionadas a los ciclos vitales de la primera infancia, infancia y adolescencia con la Administración Departamental se hizo hincapié en la solicitud de espacios de encuentro para entrar a abordar el tema, por tal razón se estableció comunicación directa y constante con representantes de la Oficina Asesora de Despacho de Acción Social Departamental al igual que con funcionarios del Departamento Administrativo de Planeación Departamental (DAP) y el grupo de profesionales que desde esta instancia constituyeron la implementación y seguimiento de la “Estrategia Hechos y Derechos” en el departamento de Casanare. Desde el correspondiente análisis que se haga frente a la intervención para el apoyo de esta Regional en el proceso de formulación de política pública es importante relacionar que se pretendió dar, además de todo el marco normativo de obligatoriedad de la creación, diseño, seguimiento y evaluación de estas políticas, todo un espectro para la actuación de la asistencia técnica, y para ello se buscó posibilitar la firma de Convenio Marco Interadministrativo de Asociación suscrito entre la Gobernación de Casanare y la Dirección General del ICBF en cabeza del doctor Diego Molano. Con este horizonte regulador y vinculante se trató de contar con un instrumento adicional para respaldar todo el proceso de construcción de política pública prioritaria y diferencial. Ligado a esto, también es necesario manifestar las orientaciones generales que se le dieron a la Gobernación de Casanare en materia de coordinación y de asignación puntual de tareas, desde el Departamento Administrativo de Planeación Departamental y su Grupo “Hechos y Derechos” fue la de constituir equipo técnico exclusivo y responsable que aporte al proceso de formulación, donde de manera conjunta se involucre a personal del Planeación Departamental, de la Oficina Asesora de Despacho para Acción Social, sus pares municipales en los Gobiernos Locales seleccionados y el Grupo de Asistencia Técnica del ICBF Regional Casanare, liderado por el Referente del SNBF para Casanare. Aspectos como las convocatorias y las distintas movilizaciones sociales, se ha planteado que se den desde la propia Administración Central del Departamento, que según sea el caso puedan adelantar tal trabajo de campo y de recolección de información primaria, que contribuirá a dar legitimidad y validez al proceso. También desde el ICBF Regional Casanare se ha propuesto realizar un trabajo conjunto para aportarle a la Administración Departamental en la parte de revisión de la producción del documento y colaboración técnica en el proceso de formulación, sin embargo, la acciones de asesoría y asistencia técnica se encuentran a la espera de que el Gobierno Departamental determine la forma en que adelantará el proceso, si será a través de consultoría o involucrará a personal y funcionariado en el desarrollo del proceso y la construcción del documento de propuesta de política pública que será entregado a la Asamblea Departamental para su posterior estudio y aprobación.

Desde las capacidades institucionales tanto en materia de recursos físicos, de conocimiento, técnicos, humanos, financieros, entre otros, se ha logrado determinar que el departamento de Casanare cuenta con algunos referentes de planta que pueden participar en el proceso, además de un grupo que desde Planeación Departamental se encuentra manejando proyectos sociales, donde se contempla apoyar a los asuntos relacionados con la primera infancia, infancia y adolescencia.

Punto(s) Crítico(s): Si bien el ejercicio de formulación de política pública de tipo diferencial y prioritario se establece un ejercicio de tipo intersectorial, es claro que las fuentes de financiación de los programas continúan manejando una lógica sectorial en tanto la distribución que el DNP establece para transferencias y otra clase de recursos, los programas para la articulación básicamente se encuentran en sectores como Salud, Educación, Gobierno, Agricultura, Recreación y





Deporte, Cultura y Turismo.

Nombre del indicador: E-29 Municipios con Asistencia Técnica del ICBF en la Formulación de Políticas Diferenciales a Favor de Niños, Niñas y Adolescentes.

Análisis: Para el caso del trabajo adelantado con los municipios en materia de asistencia técnica en el marco de la formulación de política diferenciales a favor de NNA en los escenarios locales durante los meses comprendidos entre Agosto y Diciembre de 2012, vale destacar que si bien se han priorizado acciones sobre los municipios que fueron seleccionados para adelantar una intervención más directa durante el año 2012 (Hato Corozal, Pore, Yopal, San Luis de Palenque, Aguazul y Tauramena), los demás Entes territoriales tan bien han recibido orientaciones generales durante esta primera fase de alistamiento para la formulación de la Política Pública de Infancia y Adolescencia en cada uno de sus territorios, lo cual se ha llevado a cabo durante el periodo objeto de análisis. Las sugerencias y recomendaciones que se le han realizado en su momento a las Oficinas o Áreas de Acción Social y de Planeación Municipal, en algunos casos, han tenido que ver con la solicitud de que se rastree en este ejercicio de formulación algunos antecedentes de procesos de construcción de política pública prioritaria y diferencial para NNA, lo cual tiende a mostrar que existe de parte de las Administraciones Municipales un marcado interés de tipo técnico de formular y construir la política pública para estos ciclos vitales en el actual periodo constitucional de Gobierno. Lo primero que se le ha pedido, justamente a los municipios que han sido priorizados durante esta etapa de intervención, de acompañamiento y asistencia técnica es que descubran en el tiempo los referentes, hitos fundacionales o de iniciación de posibles procesos de formulación de Política Pública de Infancia y Adolescencia, para ver con qué producción documental en esta materia se cuenta en cada territorio.

En tal sentido, municipios como Orocué, Yopal, San Luis de Palenque y Chámeza, han logrado encontrar algunos antecedentes en este proceso que pueden servir de apoyo a un posible ejercicio de reformulación de lo ya existente, estas Administraciones Municipales han descubierto que en las vigencias y Gobiernos anteriores se presentaron procesos de formulación y aprobación de política pública prioritaria y diferencial para la infancia y la adolescencia. Los municipios de Hato Corozal y Pore, lo que muestran es que tendrán que iniciar este proceso de formulación desde la base tanto en la movilización social como en la producción del documento para su aprobación por los respectivos Concejos Municipales de sus localidades, al igual que muchos otros municipios de la división política administrativa del departamento de Casanare. Ligado a lo anterior y teniendo en cuenta la situación que se presenta en el Departamento y en los municipios seleccionados se requiere de la presencia y el apoyo del nivel nacional y de organismos multilaterales que puedan apoyar la transferencia de información técnica para la formulación de la Política Pública mencionada en cuanto a aspectos metodológicos, operativos, conceptuales y de contenido que sirvan de orientación a la acción que los actuales Gobiernos Municipales pretenden llevar a cabo desde su fase de formulación y diseño de Política Pública.

En cuanto al cómo y con quién debería llevarse a cabo el proceso de dirección y coordinación de la Política Pública de Infancia y Adolescencia, en la actualidad desde las áreas administrativas y financieras de las Alcaldías Focalizadas (San Luis de Palenque, Pore, Hato Corozal y Yopal, a excepción de Tauramena y Aguazul) se vienen estableciendo labores de ejercicio precontractual y contractual, para definir de qué manera se asignaran responsables para liderar y llevar con éxito este proceso. Desde el trabajo y las reuniones que se han adelantado con las Alcaldías, se ha visto, que quienes han estado a cargo de adelantar todo este ejercicio precontractual y contractual han sido las Oficinas de Acción Social y de Planeación, los cuales plantean que podría existir tres (3) formas de liderar y coordinar todo el proceso y que estarían relacionadas con construir la política desde la Administración a través de un equipo interno de trabajo, contratar un grupo consultor la formulación de la política o mediante contrato de prestación de servicios vincular a un profesional para que





pueda acopiar, recopilar, analizar y producir los distintos textos y documentos que servirán de insumo para el producto definitivo del documento final de Política Pública de Infancia y Adolescencia que se entregará para su estudio y aprobación mediante Acuerdo Municipal a más tardar el día treinta (30) de Junio del próximo año, en principio, según lo establecido por los Convenios Marco Interadministrativos de Asociación que tienen como objeto aunar, articular y coordinar esfuerzos, recursos humanos, técnicos, tecnológicos, logísticos y financieros, entre el ICBF y los municipios para el diseño, implementación y ejecución de una política pública prioritaria y diferencial de primera infancia, infancia, adolescencia y familia, que incorpore planes, programas, proyectos y acciones para garantizar el desarrollo y la protección integral de los niños, niñas, adolescentes y jóvenes, así como el bienestar de las familias en el marco del Sistema Nacional de Bienestar Familiar. Por último, vale la pena destacar que los municipios de Tauramena y Aguazul, dos (2) de los seis (6) municipios priorizados para la intervención durante este año, ya cuenta con la aprobación de su Política Pública de Infancia y Adolescencia, la cual lleva por nombre “La Familia, la Sociedad y el Estado; Entornos Protectores de las Niñas, los Niños y los Adolescentes” y “Hechos de Gobierno por Aguazul, Política Pública de Infancia, Adolescencia y Juventud”.

Punto(s) Crítico(s): Para el caso de la coherencia y trazabilidad que se debe dar entre los instrumentos de planeación de política pública de este tipo entre el Departamento y los Entes Territoriales focalizados para realizar acciones de intervención durante el último periodo del año 2012, debe decirse que la complementariedad y la visibilidad en la coherencia entre acciones de estos dos (2) niveles de Gobierno, está aún por darse, debido a que no existe un documento marco de política definitivo de este tipo en el orden departamental para que pueda articularse con las intervenciones y líneas de acción que ya han venido perfilando algunas Alcaldías frente al asunto de la referencia. Para los municipios de sexta categoría como los son Hato Corozal, Pore y San Luis de Palenque es necesario que el acompañamiento de Gobernación e ICBF Regional Casanare se establezca de manera especial, en tanto, se percibe un fuerte desborde y concentración de actividades en los funcionarios que estas administraciones locales tienen que ver con el desarrollo de política sociales en su territorio.

65

Municipios con asistencia tecnica del ICBF en la formulación de la politica difrenecial a favor de los niños, niñas y Adolescentes - 120%

Municipios IntervenidosMeta

Nombre del indicador: E-30 Departamentos con Consejo de Política Social Monitoreados.

Análisis: Es importante destacar que frente a los reportes de tipo cuantitativo generados para determinar el número de sesiones adelantadas por parte del Consejo Departamental de Política Social (CDPS) durante un periodo de tiempo, en el último trimestre del año se realizaron las restantes dos (2) reuniones de este tipo las cuales tuvieron lugar los días treinta (30) de Octubre y veinte (20) de Diciembre del 2012. Ya en cuanto a lo relacionado con el proceso de avance en materia de articulación de acciones y coordinación de actores que buscan apoyar la gestión de la Política Social del Departamento, es importante señalar que con el desarrollo de las dos (2) últimas sesiones del Consejo de Política Social del año 2012 se pudo lograr un trabajo interinstitucional e





intersectorial que tuvo como resultado la materialización de distintos espacios de encuentro en donde se tocaron los temas relacionados con la construcción de Agenda Política y la generación del Plan de Acción del CDPS.

En este sentido, previo a la realización de las sesiones del CDPS se establecieron y llevaron a cabo encuentros con referentes de cada una de las Secretarías y dependencias de la Gobernación de Casanare, en donde se contó con la participación de profesionales de apoyo y asesores vinculados a la Administración Departamental como personal de planta o través de contrato de prestación de servicios de los sectores de Educación, Salud, Agua Potable y Saneamiento Básico, Vivienda, Recreación y Deporte, Cultura, Gobierno y Desarrollo Comunitario, Acción Social, Planeación, entre otros. De manera pareja, también se hicieron presentes actores en representación de sectores, agentes y grupos vulnerables externos al Gobierno Departamental, pero que participaron en las sesiones de CDPS, con lo cual se contó con participación de minorías étnicas, población LGTBI, veedurías ciudadanas, INCODER, SENA, DPS, quienes dieron legitimidad y aportaron al proceso de definición y escogencia en el marco de la priorización de los temas de Agenda Política que harían parte del horizonte de acción del aparato gubernamental del Departamento para los próximos cuatro (4) años.

Además de lo anterior, vale la pena resaltar que ya en las sesiones del CDPS se habló del tema de construcción de Agenda Política señalando que este es un instrumento en el que se identifican con claridad la lista de temas o problemas objeto de atención en algún momento por parte de agentes del Gobierno o actores fuera de él que se relacionan con ellos. Se indicó, además que el proceso de definición de la agenda reduce el conjunto de posibles temas a aquellos que realmente se convierten en centro de atención. Es un documento que muestra la orientación de la acción política y ofrece un análisis que ayuda a su comprensión y desarrollo, los temas definen el sentido y el horizonte de la acción y como tal, superado el debate, constituyen un factor de unidad entre los miembros de la organización y un puente con otros actores que se identifiquen con este horizonte. Los temas de la Agenda buscan transformarse en un Plan de Acción a partir de procesos prácticos de respuesta a las aspiraciones populares, acompañados de un diseño operativo. Este Plan de Acción aunque es una proyección de la agenda misma no puede confundirse con esta. Ya en materia de construcción de los Planes de Acción para el CDPS se hizo saber a la plenaria y al grupo de miembros permanentes del CDPS que este es un instrumento de planificación de periodicidad anual mediante el cual se ordenan, se asignan o especifican temas o prioridades de trabajo, actividades, recursos, tiempos, responsables y mecanismos de seguimiento y evaluación para dar cumplimiento a metas previstas con anterioridad desde un enfoque estratégico dentro de las competencias asignadas a una instancia u organización. Permite uso adecuado del tiempo. En cuanto a la utilidad de los Planes de Acción de los CPS se manifestó que estos, ante todo, facilitan la distribución de actividades, ayudan al desarrollo de competencias institucionales o de actores, visualizan el plan de trabajo para un periodo de tiempo (un año), establecen coherencia para unos objetivos esperados y permiten abordar temas de reflexión social. Por último, es necesario mostrar que los principales temas sociales relacionados con la articulación de acciones y coordinación de actores al interior del CDPS de Casanare estuvieron relacionados con los siguientes asuntos, dentro de su definición e ingreso en la Agenda Política y de gestión de esta instancia de participación decisión, asesoría y de toma de decisiones: formulación para la aprobación de Política Pública de primera infancia, infancia, adolescencia, juventud, equidad de género, adulto mayor, población afrocolombiana y familia. Adaptación de política pública de discapacidad, “Haz Paz”: violencia intrafamiliar, matoneo escolar y abuso sexual, Plan de Vida y Soberanía Étnicas, trata de personas, Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes, erradicación del trabajo infantil y protección al adolescente trabajador, política nacional de salud sexual y reproductiva, Ley de Víctimas y Estrategia “De Cero a Siempre”, seguridad alimentaria y nutricional, Plan Departamental de Drogas.

De cierta manera puede concluirse que si se está avanzando en el funcionamiento y posicionamiento





de los CDPS como espacios de concertación, asesoría y participación ya que están ayudando a que se den la identificación de procesos dirigidos al diseño y ejecución de la política social. Además se ha dado la construcción conjunta de propuestas y recomendaciones de política social teniendo en cuenta la realidad de los municipios. De igual modo, se recomienda continuar con la asistencia Técnica a los concejos Municipales para darles herramientas que le permitan la conformación y construcción de Agenda Política y Plan de Acción de los CPS.

Punto(s) Crítico(s): En relación a los puntos críticos detectados en cumplimiento del alcance de este indicador durante el segundo semestre de la vigencia 2012 es importante manifestar que una de las principales dificultades o aspectos a superar que ha surgido al momento de hacer seguimiento y monitoreo al funcionamiento del CDPS en Casanare radica en la persistencia del poco conocimiento de los temas que van a ser abordados en los Consejos de Política Social de parte del nivel directivo de las distintas dependencias de la Gobernación de Casanare principalmente. Tal y como se ha mencionado si bien se desarrollan reuniones previas donde se discuten y analizan diversas problemáticas, éstas son tocadas por personal del nivel medio de la organización de la Administración Central del Departamento, y es escasa la participación de quienes toman las decisiones en estos espacios, ya que los funcionarios que participan de las distintas mesas técnicas, comités y subcomités no se relacionan directamente con la toma de decisiones, con la asignación de recursos o con la división interna de trabajo para la puesta en marcha de estrategias de acción frente a líneas de acción definidas previamente. De allí, que se plantea como de vital importancia, que los secretarios de despacho de la Gobernación puedan participar de manera más efectiva y funcional tanto en los espacios que nutren al Consejo, como en la plenaria o sesión donde ya confluyen los diferente miembros permanentes al momento de llevar a cabo el abordaje de los distintos temas que serán objeto de atención. De otra parte, preocupa también la pobre participación de representantes de organizaciones comunitarias, Consejo Territorial de Planeación, de veedurías ciudadanas y organizaciones de la sociedad civil, que si bien asisten a la sesión, ya que tienen representación, no presentan una incidencia directa en la toma de decisiones o en la propia articulación y definición de acciones para la intervención pública a situaciones que se pueden llegar a presentar como problemáticas o socialmente relevantes.

11

Número de Departamentos con CPS Monitoreados - 100%

Departamentos IntervenidosMeta

Nombre del indicador: E-31 Municipios con Consejos de Política Social Monitoreados.

Análisis: Para lo correspondiente al cumplimiento de este indicador durante el segundo semestre del 2012 se continuó con la labor de monitoreo del funcionamiento y la organización de los Consejos Municipales de Política Social. De este ejercicio de monitoreo se desprende que durante el tercer trimestre del año un total de trece (13) municipios llevaron a cabo sesiones de CPS, y de estos, doce (12) continuaron realizando de manera periódica la acción de aplicar el formato de autoevaluación de





los Consejos Municipales de Política Social, dichos entes territoriales atendiendo a la división zonal del Departamento fueron los municipios de: Centro Zonal Paz de Ariporo: (Paz de Ariporo y Trinidad), Centro Zonal Yopal: (Chámeza, Maní, Nunchía, Orocué, Recetor, San Luis de Palenque, Yopal), Centro Zonal Villanueva: (Monterrey, Tauramena y Villanueva). En lo referido a los últimos tres (3) meses del año (Octubre, Noviembre y Diciembre), el monitoreo de los CMPS en Casanare permitió determinar que un total de diecisiete (17) Entes Territoriales llevaron a reuniones de este tipo durante el periodo reseñado. De este total, quince Alcaldías aplicaron formato de autoevaluación y reportaron la realización de dicha actividad de seguimiento y regulación de su funcionamiento, las Administraciones Municipales que se caracterizaron por esta situación fueron: (Yopal, Aguazul, Maní, Chámeza, Nunchía, Recetor, San Luis de Palenque, Orocué, Paz de Ariporo, Pore, Trinidad, Monterrey, Tauramena y Sabanalarga).

En cuanto a los municipios que conforman la división político-administrativa del departamento de Casanare vale la pena destacar que en materia de avances del CPS en cuanto a la articulación de acciones y la coordinación de actores encargados de apoyar la gestión Política Social de los Municipios se ha visto que la mayoría de Alcaldes Municipales del territorio de Casanare han posicionado en su agenda y cronograma el hecho de realizar y asistir periódicamente a los Consejos de Política Social, haciendo ver que este espacio se convierte en la principal instancia para atender y resolver asuntos que tienen que ver con el cuidado y la atención prioritaria y diferencial de grupos que por su vinculación al entramado social merecen de una atención especial, con ello, se dejó ver durante el año inmediatamente anterior, que la imagen de que en estos espacios sólo se tocaban temas relacionados con la infancia y la adolescencia era un enfoque o una visión parcial que tenía que superarse para entrar a tocar temas que involucran a un mayor grupo de poblaciones y ciclos vitales. De igual modo, tal y como ocurrió en el Departamento, a nivel municipal también se dio un importante avance en materia de definición de Agenda Política y Construcción de Planes de Acción sobre los cuales realizarán intervención en materia social durante los próximos años los mandatarios locales.

En este sentido, desde la asistencia técnica que se dio a los municipios en el marco del fortalecimiento de los Consejos de Política Social se hizo un fuerte énfasis en la legitimidad, factibilidad y apoyo con el que deben contar las autoridades locales a la hora de definir los temas y/o asuntos socialmente relevantes que serán incluidos en las distintas Agendas Políticas de los CMPS. De esta manera se hizo saber a los municipios intervenidos que este proceso de construcción y definición de Agenda Política, consta de un componente estratégico que se encuentra del lado del análisis del entorno político y administrativo y de las condiciones y características del territorio municipal y de un fuerte componente operativo mediante el cual se establece el diseño y desarrollo un Plan de Acción, buscando el cumplimiento de metas a alcanzar, el desarrollo de la capacidad técnica, financiera y política de las instituciones para dar respuesta a las necesidades que se presentan en determinado momento como objeto de atención del Estado.

Otro de los logros importantes obtenido a nivel municipal, es el relacionado con el posicionamiento y la inclusión de temas de interés nacional en el accionar local y que estuvieron relacionados con asuntos como: la Política “Haz Paz”, la política de Salud Sexual y Reproductiva y el documento CONPES 147 de Prevención del Embarazo en Adolescentes, la atención al adolescente en conflicto con la Ley Penal, Ley 1238 de Abuso Sexual, La Política de Erradicación de Pobreza Extrema y su estrategia Red Unidos (Protocolo de Intervención y Seguimiento nueve (9) Dimensiones, Política de Seguridad Alimentaria y Nutricional – Planes Territoriales en SAN (Proyectados a 10 años) CONPES 113 de 2008 y 140 de 2011. La Política de Primera Infancia y su Estrategia “De Cero a Siempre”, la Estrategia Nacional de Erradicación del Trabajo Infantil (ENETI) y Protección del trabajo juvenil y la Política Pública de Juventudes en el Marco del Programa “Colombia Joven”.

Punto(s) Crítico(s): En cuanto a los municipios que componen la división político-administrativa del





departamento de Casanare, y las principales dificultades que con estos se ha evidenciado al momento del seguimiento y frente al propósito de articular acciones y coordinar actores encargados de apoyar la gestión del política social en el municipio, cabe anotar que existe la percepción de que el liderazgo del Consejo de Política Social, junto con su desarrollo y realización se encuentra a cargo de las Oficinas de Desarrollo Social o las Gestoras Sociales, situación que ha hecho que otras sectores o instancias que pertenecen a los Gobiernos Locales no se empoderen de manera efectiva de su papel protagónico de actores del Sistema Nacional de Bienestar Familiar (SNBF) que contribuyen al Servicio Público de Bienestar Familiar (SPBF) en el territorio.

También se presenta como problemático el hecho de la poca capacidad institucional en materia de talento humano que existe en los municipios para llevar a cabo acciones relacionadas con servir de garantes de derechos a NNAJ y demás poblaciones vulnerables que habitan en el local. Son varios los funcionarios que tienen a su cargo distintos sectores con lo que existe una sobrecarga de orden laboral, que hace que cuando se toca el tema del fortalecimiento de los Consejos de Política Social se vea como una tarea adicional, a la fuerte carga impuesta para los funcionarios de los municipios que pertenecen por su población o asignación de recursos a la sexta categoría. De igual modo, vale la pena resaltar que si bien las acciones que desde el SNBF se plantean apuntan a la integralidad y la intersectorialidad aun no se logra avanzar a este estadio o estado ideal, ya que la mayoría de acciones que llevan a cabo las Administraciones Municipales continúan pasando por la asignación de recursos que se realiza desde una óptica sectorial, según lo establecen instancias como el Departamento Nacional de Planeación.

Existen ciertos CMPS que todavía requieren un esfuerzo adicional frente a la aplicación y el desarrollo de la categoría denominada como “Efectividad”, ya que manifiestan no tener total claridad en torno a la construcción de Agendas Políticas con prioridades concertadas y la formulación de Planes de Acción anuales con identificación de responsables y asignación de actividades y establecimiento de plazos para el cumplimiento de objetivos y metas. Algunos municipios continúan con un escaso conocimiento o no tienen aún muy claro el significado, importancia y funciones del Sistema Nacional de Bienestar Familiar, y su peso significativo como conjunto de elementos que de manera coordinada y articulada pueden llegar a proporcionar de manera óptima un adecuado Servicio Público de Bienestar Familiar (SPBF). Para el caso de los CPS municipales una de las principales dificultades que se ha percibido en cuanto a lograr una articulación real en materia de acciones y coordinar de manera efectiva a los actores encargados de apoyar la gestión de la Política Social del Departamento radica en la escasa preparación y conocimiento de los temas de parte, principalmente, de los Secretarios de Despacho de la Gobernación de Casanare, quienes participan de manera muy irregular a través de intervenciones o recomendaciones, si bien estos funcionarios asisten a las sesiones del CDPS, se ha observado que no llegan de manera puntual a las reuniones y que aparte de esto es muy precaria su participación en el establecimiento de opiniones o puntos de vista frente a los temas que en el Orden del Día se establecen para ser tocados o desarrollados en el Consejo.

Se hace importante que se haga hincapié en el hecho de informar a los integrantes del CDPS que para una mayor efectividad y aprovechamiento de este espacio se establezcan reuniones previas con los distintos Comités o Subcomités Permanentes y Mesas Técnicas que hagan más funcional el desarrollo de los Ordenes del Día del Consejo. A parte de mostrar el carácter normativo, obligatorio y de naturaleza imperativa que regulan los distintos instrumentos jurídicos que tienen que ver con los CDPS es crucial que sus miembros interioricen que del funcionamiento adecuado de estas instancias y que del tránsito que hagan las diferentes problemáticas y necesidades poblacionales depende la construcción de políticas públicas coherentes con la realidad y las características propias con las que cuenta el Departamento.





Meta

Municpios Intervenidos

05

101520

1217

Número de Municipios con CPS Monitoreados - 142%

Nombre del Indicador: MPE3-01 Departamentos que Conforman la Red para la Protección Integral de Niños, Niñas y Adolescentes. Análisis: Teniendo en cuenta que el Sistema Nacional de Bienestar Familiar se ha entendido como el conjunto de entidades públicas, privadas, sociales y comunitarias legalmente autorizadas que trabajan unidas para mejorar las condiciones de vida de la niñez, la adolescencia y la familia, en los Municipios y Departamentos. En virtud de lo anterior se ha hecho importante contar con un censo de los agentes con los que se cuenta en territorio, con el fin de poder visibilizar los puntos de encuentro, acompañamiento y trabajo mancomunado, con los cuales se han venido desarrollando actividades, prestando servicios y realizando acciones a favor de la infancia y la adolescencia y de todos los habitantes de la comunidad. Para ello, durante el segundo semestre de la vigencia 2012, se llevo a cabo el levantamiento de información para la consolidación de la matriz denominada “Base de Datos Actores Estratégicos SNBF en Territorio”. Referente a la información entregada por parte del Grupo de Asistencia Técnica de esta Regional de la Subdirección de Articulación Territorial (SAT) frente a los Agentes del SNBF, la base de datos que se estableció consta de nombre, institución, teléfono y correo electrónico de los agentes del sistema tanto a nivel municipal como departamental. De allí pudo extraerse que junto con la gobernación de Casanare han sido trece (13) los municipios que han suministrado información relacionada en torno a este asunto. En tal sentido, vale resaltar el aporte de municipios de Casanare como Trinidad, Paz de Ariporo, Aguazul, Chámeza, Recetor, Pore, Maní, Hato Corozal, Nunchía, Yopal, Sabanalarga, Monterrey y Tauramena que han suministrado información y datos de los distintos agentes que hacen presencia en sus territorios y que son parte del SNBF; con los seis (6) municipios restantes (San Luis de Palenque, Sácama, La Salina, Villanueva, Támara y Orocué) se espera poder conseguir información para ir configurando las respectivas bases de datos para los primeros meses del 2013.

Puntos Críticos: Al respecto, cabe destacar que se requiere realizar acciones que permitan el afianzamiento de esta estrategia que busca agrupar a las personas o representantes de instituciones públicas y sociedad civil organizada para conformar la denominada Red Territorial de Protección Integral, si bien en la actualidad existente bases de datos con las personas que en determinado momento pueden aportar a la garantía de derechos de Niños, Niñas, Adolescentes y Jóvenes es importante que quienes hagan parte de los diferentes nodos de esta red tengan y cumplan un papel funcional y efectivo al momento de garantizar derechos, ya que se debe pasar de la constitución de plataformas virtual de ingreso y captura de datos de representantes de instituciones a compromisos de carácter vinculante que apunten a la concreción real y efectiva que los actores y agentes del Sistema Nacional de Bienestar familiar (SNBF) deben llevar a cabo en cumplimiento del Servicio Público de Bienestar Familiar al que se debe llegar con toda intervención que se haga en el marco





de la garantía de derechos a niños, niñas, adolescentes y jóvenes.

Meta

Departamentos Intervenidos

011

11

Departamentos que conforman la red para la protección integral de niños, niñas y ado-lescentes 100%

MACRO - PROCESOS MISIONALES

GESTIÒN PARA LA ATENCIÒN INTEGRAL A LA PRIMERA INFANCIA

Nombre del indicador: E-01. Número de Niños y Niñas con Atención Integral a la Primera infancia.

Análisis: Este grupo incluye los beneficiarios atendidos en las siguientes modalidades: Hogares múltiples, HCB empresarial, Hogares infantiles, jardín social, CDI institucional, CDI itinerante.

Se parte de una base de 1192 niños y niñas atendidos durante el mes de junio de 2012, con una tendencia creciente mes a mes que tuvo su punto más alto en el mes de noviembre con 5425 niños y niñas atendidos.En este periodo se ve reflejado el tránsito de los HCB a la nueva modalidad de atención integral en los 3 centros zonales del departamento; durante este proceso se brindo la asistencia y acompañamiento en los aspectos precontractual, contractual, lineamientos, focalización y demás asuntos relacionados para el





adecuado desarrollo de la atención integral en los niños y niñas.

Punto(s) Crítico(s): Durante los meses de septiembre y octubre no se alcanzo a desarrollar la cobertura programada bajo la modalidad de atención integral debido a múltiples factores, entre ellos: novedades del proceso contractual, sensibilización a los actores involucrados, etc.

Nombre del indicador. E-04. Número de nuevos Agentes Educativos vinculados a procesos de formación en el modelo de atención Integral.

Análisis: En el 2012 la meta para la regional fue de cero; no obstante lo anterior se coordinó con el SENA y COLSUBSIDIO haciendo uso de los convenios respectivos para dar inicio al proceso de formación técnica en primera infancia. a partir del mes de octubre se inicia con tres grupos: uno en el municipio de Pore, uno en Villanueva y uno en Yopal, los cuales se han desarrollado sin interferencia.

Punto(s) Crítico(s): Se presenta dificultades económicas de desplazamiento de las madres comunitarias al lugar donde se desarrolla la capacitación, lo cual ha dificultado la vinculación al proceso. Además el no reunir las exigencia en los requisitos mínimos para realizar la capacitación como son la edad y el nivel de escolaridad.

Nombre del indicador.E-03. Número de Niños y Niñas atendidos en Hogares ICBF que brindan atención, cuidado y nutrición sin el componente de educación inicial.

Análisis: Los datos generados muestran unos saltos en la línea de tendencia que no son lógicos e impiden realizar un análisis confiable de los mismos, por ejemplo en la sola programación del mes de





septiembre existe un desfase de un poco mas de 2000 beneficiarios puesto que se proyectaba atender a 5858 niños y niñas bajo la modalidad integral y a 3214 bajo la modalidad no integral, lo que sumaria 9072 beneficiarios, mientras que para el mes de octubre la cantidad total de beneficiarios proyectados sumando las dos modalidades es apenas de 7016 niños y niñas.

Punto(s) Crítico(s): -Programación de la meta de atención desfasada para el periodo de septiembre.-La tendencia del indicador debe ser decreciente, pero se observa que fluctúa arriba y abajo sin ninguna explicación aparente.-La información no es confiable, es necesario analizar dónde y por qué se genera la distorsión de la información.

Nombre del indicador. MPM1-01. Hogares ICBF transferidos a esquemas de atención integral.

Análisis: El tránsito de hogares inicio en el mes de Julio, con el centro zonal Yopal, posteriormente se dio en el centro zonal de Villanueva y para el mes de octubre aproximadamente transitaron las unidades de Paz de Ariporo, es decir que según lo que nos arroja la gráfica se tiene que transitaron más hogares de los programados superando el cumplimiento de la meta; sin embargo y de acuerdo a los datos analizados a través de los últimos reportes que genera el SIM y el consolidado realizado por los referentes de PI en cada centro zonal se cuenta con 197 unidades al inicio del 2012, de las cuales transitaron 143, que quedaron agrupadas en 69 unidades, y pendientes por transitar 54 unidades.

Punto(s) Crítico(s): Inconsistencia en el dato.

Nombre del indicador. MPM1-02. Niños atendidos por el ICBF, mayores de 5 años, reportados al sistema educativo.

Periodo NUMERADOR

DENOMINADOR

RESULTADO

Rango

Noviembre 1.213 1.213 100% Óptimo

Análisis: Con corte a noviembre del 2012, se reportaron a las secretarias de educación municipal y departamental un total de 1.213 niños y niñas pertenecientes a programas de primera infancia que cumplieron la edad para ser promovidos al ingreso en el sistema educativo formal.





Nombre del indicador. MPM1-03.Número de niños entre 6 meses a 4 años 11 meses de edad beneficiados con el Programa - DIA-

Análisis: En este programa se da cumplimiento al 100% de la meta programada

Nombre del indicador. MPM1-04. Unidades de atención beneficiarias de la implementación de la Estrategia Fiesta de la Lectura.

Análisis: El indicador sobrepasa la meta de cumplimiento encontrándose en un nivel optimo de su ejecución, la estrategia de la lectura dio cubrimiento en los 3 centros zonales.

Punto(s) Crítico(s): Se requiere brindar mayor cobertura a la población beneficiaria en cada una de las unidades de servicios.-Es necesario seguimiento permanente a la ejecución de la estrategia en cada uno de los municipios donde se brindo la cobertura.

Nombre del indicador. MPM1-05. Niños y niñas atendidos cuyos padres o cuidadores participan en procesos de formación.





Análisis: Teniendo en cuenta el número de niños y niñas atendidos en la modalidad de atención integral se ve reflejado que se dio cubrimiento a la totalidad de padres los cuales participaron en el proceso de formación, sin embargo el indicador arroja un porcentaje de cumplimiento del 91% (5351), por que no se logro la cobertura de atención de la población para la modalidad integral con respecto a la meta programada (5858).

Nombre del indicador. E-22. Número de niños y niñas en primera infancia con valoración y seguimiento nutricional.

Análisis: Se parte el análisis de los 2 últimos trimestres del 2012 teniendo en cuenta que para el periodo con corte a septiembre el número de beneficiarios de la modalidad de atención integral era más bajo, mientras que para el periodo con corte a diciembre los beneficiarios objetivo de la valoración nutricional aumentaron en razón del tránsito a la modalidad integral y de ampliación de cobertura. El indicador paso de una ponderación critica a una ponderación adecuada, sin embargo no se logro cumplir el 100% de la meta.

Punto(s) Crítico(s): No cumplimiento de 100% de la meta.

Nombre del indicador. MPM1-07. Niños y niñas de la Red Unidos con Atención Integral a la Primera Infancia (AIPI).





Nombre del indicador. MPM1-09. Niños y niñas de la Red Unidos atendidos en modalidades no integral.

Nombre del indicador. MPM1-10. Número de niños y niñas en condición de desplazamiento atendidos en las diferentes modalidades de primera infancia.

Análisis: Los indicadores nos muestran que en el caso de los beneficiarios pertenecientes a la red unidos atendidos en la modalidad de atención integral se logro una cobertura del 89%, mientras que





la población de red unidos atendida en la modalidad de atención no integral fue del 70%, entre tanto que la atención de población desplazada atendida en las diferentes modalidades sobrepaso ostensiblemente la meta programada con un 169%.

Punto(s) Crítico(s): Es necesario verificar la clasificación de los beneficiarios que permita tener claridad acerca de quienes tienen doble condición (pertenecientes a red unidos y población desplazada). Falto una mayor articulación interinstitucional que facilitara la identificación clara de la población objeto. Base de datos desactualizada.

GESTIÒN PARA LA PROMOCIÒN Y PREVENCIÒN PARA LA PROTECCIÒN INTEGRAL DE LA NIÑEZ Y ADOLESCENCIA.

Nombre del indicador: E-06 niños, niñas y adolescentes atendidos por el programa de alimentación escolar.

Análisis: Este indicador se ubica en óptimo para los meses de Noviembre y Diciembre, Igualmente la información del mes de Julio se analiza respecto a la contratación y ejecución de la Zona 1 y Resguardos Indígenas por lo cual se alcanza un 100%.

El resultado del indicador para los meses de Agosto, septiembre y Octubre se ubica en rango critico teniendo en cuenta que el Convenio con la Gobernación se suscribió desde el mes de Abril y el desembolso de los recursos se realizo en el mes de julio de 2012 pero por tramites de tipo administrativo en la Gobernación impidieron el inicio en la fecha esperada fue así como se dio inicio a la Operación del Programa para las Zonas 1 y 2 a finales del mes de octubre. La Gobernación en aras de contrarrestar los inconvenientes presentados amplio la cobertura en 15.971 NNA en la Zona Sur y Norte del Departamento de Casanare logrando ubicar el indicador en rango optimo.

Punto(s) Crítico(s): Dificultades en el inicio de ejecución de los recursos, se presentaron dificultades en la contratación, al presentarse la armonización del plan de desarrollo, perdida de facultades para firmar el gobernador.La gobernación en aras de ser más efectivos gestionaron recursos que permitían el incremento de cobertura ,mejoramiento de la ración en la modalidad de desayuno escolar, ya que dentro del proyecto ya se estaba suministrando almuerzos ,pero se presentaron dificultades de tipo administrativa en la contratación y el operador que era COMFACASANARE de la modalidad almuerzo y se proyectaba realizar una adición para el suministro de desayuno escolar, sin embargo no fue posible porque se inicio un proceso de de investigación al Gobernador de Casanare.





Nombre del indicador: MPM2-01. Agentes educativos comunitarios e institucionales de programas ICBF sensibilizados para apoyar el desarrollo del componente de salud sexual y reproductiva en cumplimiento de la política.

META MES NUMERADOR DENOMINADOR RESULTADOS RANGOJUNIO 84 50 168% OPTIMO

DICIEMBRE 84 50 168% OPTIMO

Meta Resultados0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

140%

160%

180%

100%

168% 168%

JUNIO DICIEMBRE

MPM2-01

Análisis: Dentro de este proceso se logró avanzar en la implementación de la estrategia de prevención de embarazo en adolescentes según los lineamientos del documento CONPES 147 de 2012. Los agentes educativos comunitarios e institucionales se apropiaron de los conceptos en derechos sexuales y reproductivos según las temáticas tratadas.

Nombre del indicador: MPM2-02. Agentes educativos comunitarios e institucionales de programas ICBF(promotores de derechos, madres comunitarias fami, unidades móviles y servicios de protección) con acciones de sensibilización en derechos sexuales y reproductivos para contribuir con la reducción de embarazo en adolescentes

META MES NUMERADOR DENOMINADOR RESULTADOS RANGOJUNIO 40 40 100% OPTIMO


Meta Resultados0%

10%20%30%40%50%60%70%80%90%

100%

100% 100% 100%

JUNIO DICIEMBRE

MPM2-02





Análisis: Dentro de este proceso se logró avanzar en la implementación de la estrategia de prevención de embarazo en adolescentes y la promoción de proyectos de vida para los niños, niñas, adolescentes y jóvenes en edades entre 6 y 19 años según los lineamientos del documento CONPES 147 de 2012. Los agentes educativos comunitarios e institucionales promotores de derechos, madres comunitarias FAMI, unidades móviles y servicios de protección se apropiaron de los conceptos tratados en las diferentes temáticas sobre los derechos sexuales y reproductivos.

Nombre del indicador: E-05 Número de niños, niñas y adolescentes vinculados al programa de promoción y prevención para la protección integral de niños, niñas y adolescentes.

Análisis: optimo. Durante los cuatro meses de operación del programa se logro realizar la atención del 100% de los beneficiarios, es decir 2376 NNA en el departamento.

Punto(s) Crítico(s): Dentro de los puntos críticos identificados, cabe mencionar la tardanza en la contratación del programa debido a la reestructuración del mismo.El aspecto de focalización fue un aspecto crítico dentro del desarrollo del programa, teniendo en cuenta que se encontraron bases de datos desactualizadas y esto ocasiono retraso en la consecución de beneficiarios de acuerdo al lineamiento y procedimiento establecido.Dadas las condiciones del departamento, el mes de diciembre donde los beneficiarios se encuentran en vacaciones la deserción tiende a ser alta, lo cual afecta los procesos.

100%

Número de niños, niñas y adolescentes vinculados al Programa de Promoción y Prevención para la Protección Integral de Niños, Niñas y Adolescentes.

Número de niños, niñas y adolescentes vinculados al Programa de Promoción y Prevención para la Protección Integral de Niños, Niñas y Adolescentes.

sin atencion

Nombre del indicador: MPM2-03 Niños, niñas y adolescentes en situación de desplazamiento atendidos por el programa de alimentación escolar.

Análisis: De acuerdo a la Hoja de vida del Indicador se ubica en rango Optimo, teniendo en cuenta que los niños, niñas y adolescentes en situación de desplazamiento pertenecen a la zona 1 se logro la cobertura del 100% desde el inicio de operación en esta zona y se mantuvo este porcentaje hasta el final de la ejecución del Programa para la vigencia 2012.





Punto(s) Crítico(s): Por la no contratación existen puntos críticos de enero a marzo del 2012.

Nombre del indicador: MPM2-04 Días promedio de atención del programa de alimentación escolar.

Análisis: Este indicador se ve afectado por varios motivos, por un lado la concertación con comunidades Indígenas fue un poco demorada, debido a que este año hubo nombramiento de nuevos gobernadores para todas las comunidades, y por otro lado la dificultad en la contratación del programa en la convocatoria pública, ya que se declararon desiertas en varias oportunidades todas las zonas de la Regional, finalmente hacia la tercera ronda por fin se logro la adjudicación de una de las zonas (Zona 1).Adicional a lo anterior se presento un paro educativo del 1° de Abril al 10 de mayo periodo en el cual no se prestó el servicio. De acuerdo a lo anterior se vio afectada la ejecución del programa, pues ya no era posible alcanzar los 180 días programados, logrando un cubrimiento de 150 días.

Punto(s) Crítico(s): Al no realizarse la contratación al inicio de año y por ende empezar a prestar el





servicio de forma tardía es imposible alcanzar la meta, teniendo en cuenta que está calculada para iniciar el primer día del calendario escolar.

Nombre del indicador: MPM2-05 Sumatoria del número de niños, niñas y adolescentes que asisten a los encuentros vivenciales realizados por el programa en el período de referencia / número de grupos atendidos por el programa.

Análisis: optimo. Numero de NNA que asisten a los encuentros vivenciales (2376)/ número de grupos atendidos (72) = 33 NNA * grupo. Se logro atender la capacidad completa por unidad operativa.

Punto(s) Crítico(s): Teniendo en cuenta que los encuentros vivenciales se realizan en espacios abiertos, algunas veces el operador manifestaba la llegada de más NNA que los estipulados por el lineamiento.

100%

Sumatoria del número de niños, niñas y adolescentes que asisten a los encuentros vivenciales realizados por el Programa en el período de referencia / Número de

grupos atendidos por el Programa.

1

Nombre del indicador: MPM2-06. NÚMERO DE ENCUENTROS VIVENCIALES REALIZADOS.

Análisis: óptimo durante la ejecución del programa se realizaron 2.304 encuentros vivenciales a razón de 576 encuentros mensuales, con lo cual se garantizó los encuentros vivenciales que se proponen en el lineamiento técnico administrativo.

100%

Número de encuentros vivenciales realizadosNúmero de encuentros vivenciales realizados encuentros sin realizar

Nombre del indicador: MPM2-07 (Iniciativas comunitarias formuladas por los grupos Pre-juveniles vinculados al Programa que cuentan con financiamiento / Iniciativas comunitarias formuladas por los grupos Pre-juveniles vinculados al Programa) * 100





Análisis: Óptimo 100%, en la vigencia 2012 se financió la totalidad de las iniciativas pre juveniles vinculadas al programa.

100%

iniciativas comunitariasIniciativas comunitarias formuladas por los grupos Pre-juveniles vinculados al Programa que cuentan con fi-nanciamiento / Iniciativas comunitarias formuladas por los grupos Pre-juveniles vinculados al Programasin formulacion

Nombre del indicador: MPM2-08 (Iniciativas juveniles formuladas por los grupos juveniles vinculados al Programa que cuentan con financiamiento / Iniciativas juveniles formuladas por los grupos juveniles vinculados al Programa) * 100

Análisis: óptimo 100%, en la vigencia 2012 se financió la totalidad de las iniciativas pre juveniles vinculadas al programa.

100%

Iniciativas juveniles

Iniciativas juveniles formuladas por los grupos juveniles vinculados al Programa que cuentan con financiamiento / Iniciativas juveniles formuladas por los grupos juveniles vinculados al Programasin formular

GESTIÓN PARA LA ATENCIÓN DE LA FAMILIAS Y COMUNIDADES

Nombre del indicador: E-12 FAMILIAS BENEFICIADAS POR EL PROGRAMA "FAMILIAS CON BIENESTAR"

Análisis: Por disposición del nivel nacional el programa Familias con bienestar debía iniciar en el mes de mayo, para tal fin asignaron los recursos desde el mes de enero de 2012 y en el mes de marzo el orden nacional envío instrucciones para que se diera inicio al proceso contractual; en Casanare este proceso inicio en el mes de abril pero debido a que la dirección regional decidió convocar oferentes para realizar la operación del programa el proceso duro dos meses y solo hasta el 27 de mayo se legalizo el contrato por tanto el operador tenía 6 meses para ejecutar un programa





que debía ser ejecutado en 7 meses.

A partir del 1 de junio se firmo el acta de inicio con el operador FONDESARROLLO, el proceso de alistamiento (contratación de recurso humano, logística, capacitación, distribución de familias a los educadores, tardo 20 días hábiles por ello solo en la última semana de junio se inicio labores; las bases de datos entregadas desde el nivel nacional de red unidos se encontraba desactualizada, igualmente en ella se encuentran ancianos que viven solos, lotes baldíos, familias que no existen, familias en zona rural dispersas cuya distancia superaban las 10 horas este hecho fue puesto en conocimiento del nivel nacional y se remitió las bases de datos con la respectiva con la huella.

Paralelo a lo anterior se realizo con RED UNIDOS – OPERADOR – ICBF un plan de choque con el ánimo de ubicar los beneficiarios del programa, para este fin los gestores de red unidos de cada municipio y los educadores realizaron toda la labor de ubicación de las familias 1918 en total de los cuales 1800 son de red unidos, 33 desplazados, 72 vulnerables, 13 PARD.

En el mes de agosto se inicio los procesos de formación de la línea 1 y para octubre la línea 2La operación se realizo normalmente pero se hace necesario realizar mayor seguimiento a los profesionales que desarrollan la labor educativa.

Los pagos se realizaron uno del 40% en agosto, 40% en noviembre y se constituyo una reserva para cubrir el último pago de 20% el cual fue cancelado en la segunda semana del mes de enero de 2013.

Punto(s) Crítico(s): Bases de datos de RED UNIDOS desactualizadas que no permitía fluir el proceso de construcción de la línea base e imposibilita la intervención.

Debilidad en la focalización, datos desactualizados que ocasiono un desgaste administrativo y demora en el logro de resultados en el programa.

El programa inicio muy tarde no se logra atender el tiempo que establece el lineamiento lo cual afecta el impacto del programa.

INDICADOR E-12 Familias beneficiadas por el Programa "Familias con Bienestar"

MES META RESULTADO

Junio a diciembre 100% 100%

Nombre del indicador: e-26 niños, niñas y adolescentes indígenas, afros, room atendidos en servicios ICBF. periodicidad semestral.


100 %

JULIO 372 372 100% OPTIMOAGOSTO 372 372 100% OPTIMO

SEPTIEMBRE 316 316 100% OPTIMOOCTUBRE 410 410 100% OPTIMO

NOVIEMBRE 1520 1520 100% OPTIMODICIEMBRE 1522 1522 100% OPTIMO





Análisis: Se atenderán de acuerdo a los lineamientos de programación de las metas sociales y financieras atendidos en ICBF registrados en el SIM (PAE, HOGARES ICBF, DESAYUNOS INFANTILES, RECUPERACION NUTRICIONAL, DESAYUNOS INFANTILES, GENERACIONES CON BIENESTAR, MATERNO INFANTIL, FAMILIAS CON BIENESTAR). A la vez la implementación de las políticas públicas que establecen la vinculación de estas comunidades. .

Nombre del indicador: MPM3-02. MUJERES GESTANTES, MADRES EN PERIODO DE LACTANCIA ATENDIDAS EN LA MODALIDAD UNIDADES DE INTEGRACIÓN FAMILIAR

Septiembre

Regional NUMERADOR

DENOMINADOR

RESULTADO Rango

TOTAL (Consolidado)

408 408 100%Óptimo

Diciembre

Regional NUMERADOR

DENOMINADOR

RESULTADO Rango

TOTAL (Consolidado)

408 408 100%Óptimo

Análisis: El número de mujeres gestantes y lactantes atendidas en la modalidad de Unidades de Integración Familiar cumplió la meta esperada de 408 usuarias. Este indicador es estable y su evolución depende de la cifra esperada.

Punto(s) Crítico(s): Para el segundo semestre del 2012, no se evidenciaron puntos críticos.

Nombre del indicador: MPM3-05 proyectos de apoyo al fortalecimiento de familias de grupos étnicos.

Análisis: Se atenderán de acuerdo a los lineamientos de programación de las metas sociales y financieras atendidos en ICBF registrados en el SIM (PAE, HOGARES ICBF, DESAYUNOS INFANTILES, RECUPERACION NUTRICIONAL, DESAYUNOS INFANTILES, GENERACIONES CON BIENESTAR, MATERNO INFANTIL, FAMILIAS CON BIENESTAR). A la vez la implementación de las políticas públicas que establecen la vinculación de estas comunidades.





Nombre del indicador: MPM3-06 número de familias de niños y niñas atendidos en hogares comunitarios de bienestar con promoción de comportamientos Prosociales atendidos / número de familias de niños y niñas programados en hogares comunitarios de bienestar con promoción de comportamientos Prosociales

Análisis: La estrategia para el Departamento de Casanare el desarrollo SAVE THE CHILDREN el nivel nacional programo la intervención de 90 niños y niñas para intervenir, la regional selecciono para el proceso de implementación de la estrategia el CDI la ZARANDA.La estrategia inicio el 2 de octubre; se aplico el cuestionario para valorar comportamientos pro sociales en riesgo en niñ@s de 3 a 6 años encontrándose 19 niñ@s que requieren intervención a sus familias, el profesional a cargo de la labor realizo acercamiento con cada una de las familias de los 19 niños, realizo actividades, a nivel de terapia familiar e individual en los domicilios de estos niños, igualmente, trabajo a nivel de orientación con las cuidadoras en el CDI de estos niños y las motivo para que realizaran escuelas de padres con sus grupos.

Punto(s) Crítico(s): Se requiere que asignen un mayor número de cupos al Casanare ya que los índices de violencia donde se maltrata a niños en el departamento son muy elevados y se requiere de intervención.

MPM3-06 Familias de niños y niñas atendidos en hogares comunitarios de bienestar con promoción de comportamientos

Prosociales atendidosMES META RESULTADO

Junio – diciembre 100% 100%

Nombre del indicador: MPM3-07 familias de red unidos beneficiadas por el programa "familias con bienestar".

Ener

o

Febre

ro

Mar

zoAbril

May

oJu

nioJu

lio

Agosto

Septiem

bre

Octubre

Noviembre

Diciem

bre0

0.2

0.4

0.6

0.8

1

1.2

META RESULTADO

MPM3-07 Familias de Red Unidos beneficiadas por el Programa "Familias con Bienestar"

MES META RESULTADOJunio – diciembre 100% 100%





Análisis: El programa inicio el 27 de mayo luego del proceso de alistamiento que duro 20 días se inicio la aplicación de la línea base con Las bases de datos entregadas por RED UNIDOS a nivel nacional esta base registran datos inconsistentes los cuales no han sido actualizados, esta situación no ha permitido cubrir un porcentaje mayor porque en el listado aparecen familias de zonas rurales dispersas (TRINIDAD) , familias ubicadas en lotes baldíos, adultos mayores solos, familias que ya no viven en la dirección reportada o que no existen; En cumplimiento al procedimiento se han adelantado acciones de articulación con la asesora regional de la ANSPE y los gestores de datos de REDUNIDOS para determinar acciones a seguir ante la dificultad registrada; RED UNIDOS nos informa en reiteradas ocasiones que ellos a través de los gestores de datos han actualizado las bases de datos desde lo local y cuentan con familias que requieren los servicios del programa FAMILIAS CON BIENESTAR pero debido a que la orientaciones desde el nivel nacional no nos autorizan utilizarlas; sino que el operador remita al ICBF las bases con huella para que desde la regional las remita al nivel nacional para que desde ese nivel envíen nuevas bases de datos para que se aplique la línea base; este ejercicio se realizo aproximadamente cuatro (4) veces donde se encontró un 15% de certeza; esta situación no permite avanzar y se genera un desgaste muy grande ya que los animadores deben hacer hasta cuatro visitas (4) por una misma familias que finalmente no se logra concretar como beneficiario.

Paralelo a lo anterior se realizo con RED UNIDOS – OPERADOR – ICBF un plan de choque con el ánimo de ubicar los beneficiarios del programa, para este fin los gestores de red unidos de cada municipio y los educadores realizaron toda la labor de ubicación de las familias 1918 en total de los cuales 1800 son de red unidos, 33 desplazados, 72 vulnerables, 13 PARD.

En el mes de agosto se inicio los procesos de formación de la línea 1 y para octubre la línea 2La operación se realizo normalmente pero se hace necesario realizar mayor seguimiento a los profesionales que desarrollan la labor educativa.

Los pagos se realizaron uno del 40% en agosto, 40% en noviembre y se constituyo una reserva para cubrir el último pago de 20% el cual fue cancelado en la segunda semana del mes de enero de 2013.

Punto(s) Crítico(s): Base de dato RED UNIDOS desactualizadas.

GESTION PARA LA NUTRICION

Nombre del indicador. E-21. Niños y niñas reportados al sistema de seguimiento nutricional - SSN en HI - HCB - CDI (excluyendo fami, menores de 2 años y mayores de 5 años) con desnutrición aguda que mejoraron su estado nutricional.





Junio Diciembre0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

NIÑOS,NIÑAS REPORTADOS AL SISTEMA DE SEGUIMIENTO NUTRI-CIONAL DE HCB,CDI Y HI QUE PRESENTAN DNT AGUDA Y QUE ME-

JORAN ESTADO NUTRICIONAL

META RESULTADO

Análisis: El indicador muestra inicialmente en el mes de junio un resultado en riesgo pero posteriormente en la evaluación de diciembre mejora y se encuentra en óptimo, todos los niños que ingresaron con desnutrición mejoraron. Se plantearon estrategias con el foro de salud y nutrición, donde se invitaron padres de familia de la comunidad, logrando resultados satisfactorios.

Nombre del indicador. MPM4-01. niños y niñas reportados al sistema de seguimiento nutricional –SSN en HI, CDI y HCB (excluyendo fami, menores de 2 años) que permanecieron con obesidad.

Junio Diciembre46

48

50

52

54

56

58

60

NIÑOS,NIÑAS REPORTADOS AL SISTEMA DE SEGUIMIENTO NUTRICIONAL DE HCB,CDI Y HI QUE PERMANECIERON OBESIDAD

META RESULTADO

Análisis: El indicador es optimo el porcentaje de niños que permanecieron en obesidad muestra que disminuyo el indicador, pasando a optimo. Se han realizado acciones tendientes a promover los estilos de vida saludable, el indicador mejoro con el trabajo de intervención y acciones educativas realizadas con padres de familia.

Nombre del indicador: MPM 4 – 02 Niños y niñas indígenas reportados al sistema de seguimiento nutricional -SSN en HI - HCB - CDI (excluyendo FAMI, menores de 2 años y mayores de 5 años) con desnutrición aguda que mejoraron su estado nutricional.

Análisis: Este indicador no se midió dado que no contamos con usuarios indígenas en el Centro Zonal en los programas de HCB y CDI del Centro Zonal Yopal.





Nombre del indicador: indicador MPM 4 – 03. niños y niñas desplazados reportados al sistema de seguimiento nutricional - SSN en HI - HCB - CDI (excluyendo FAMI, menores de 2 años y mayores de 5 años) con desnutrición aguda que mejoraron su estado nutricional.

Análisis: Este indicador no se midió dado que no se registró el dato en las planillas de recolección de los programas de HCB y CDI del Centro Zonal Yopal.

Nombre del indicador. MPM4-04. niños de 0-2 años reportados al sistema de seguimiento nutricional – SSN pertenecientes al programa FAMI, con desnutrición global que mejoran su estado nutricional.

Junio Diciembre0

20406080

100

NIÑOS,NIÑASMENORES DE DOS AÑOS PROGRAMA FAMI REPORTADOS SISTEMA SE-GUIMIENTO NUTRICIONAL CON DESNUTRICION GLOBAL QUE MEJORARON ESTADO NU-

TRICIONAL

META RESULTADO

Análisis: Los resultados muestran una tendencia a disminuir , quedando el indicador en critico, pero al

parecer existió un error de digitación de la información

Nombre del indicador: MPM 4 – 06. Lactancia materna exclusiva en niños y niñas atendidos en la modalidad FAMI.

Análisis: Este indicador no se midió dado que no se reporta la duración de la lactancia materna exclusiva y total por parte de las personas encargadas del registro de la información.

Nombre del indicador. MPM4-07. Duración en meses de la lactancia materna exclusiva en la modalidad FAMI.

Junio Diciembre0

1

2

3

4

5

6

LACTANCIA MATERNA EXCLUSIVA

META RESULTADO

Análisis: Se evidencia un comportamiento del indicador satisfactorio, el indicador muestra en el mes de diciembre un resultado óptimo, porque en junio no fue evaluado, ya que el aplicativo no lo permitió.

Punto Crítico: Existe dificultades con el aplicativo, que no arroja los datos para el análisis de algunos indicadores. Existen falencias en los reportes presentados por las madres comunitarias, lo cual ha dificultado que exista información en algunos indicadores.





Nombre del indicador. MPM4-08. Niños y niñas menores de 5 años atendidos por el programa de recuperación nutricional ambulatoria con desnutrición aguda o riesgo que mejoran su estado nutricional

Análisis: Este indicador no fue medido dado que se presentaron inconvenientes con el Aplicativo Metrix en la generación del listado que permitía conocer la evolución.

MACRO PROCESO GESTIÒN PARA LA PROTECCIÒN

GESTION DE RESTABLECIMIENTO DE DERECHOS

Nombre del Indicador MPM5.P1 Número de niños, niñas y adolescentes que ingresaron al proceso administrativo de restablecimiento de derechos cuyo motivo de ingreso fue abuso sexual (dato estadístico)CZ Yopal.

ABUSO SEXUAL DATOS SIM ABUSO SEXUALDATOS CAIVAS0

5

10

15

20

25

5

20

7

13

91010

14

78

AGOSTOSEPTIEMBREOCTUBRENOVIEMBREDICIEMBRE

Según la grafica reportada por el CZ Yopal, el promedio de ingresos mensuales de NNA por violencia sexual, en un periodo de 5 meses es de 10 casos; agosto 20, septiembre 13, octubre 10, noviembre 14 y diciembre 8. Observación: El análisis del Indicador, efectuado por el CZ Yopal, no corresponde a análisis de Indicador como herramienta gerencial, para la toma de decisiones, posiblemente hace referencia al análisis de la problemática de abuso sexual en el Departamento, para fijación de acciones, al parecer dentro de políticas públicas por entidades territoriales y SNBF.

Nombre del indicador: MPM5.P1 niños, niñas y adolescentes menores de 14 años en pard con motivo de ingreso en comisión de un delito. (dato estadístico)

Análisis: El total de NNA menores de 14 años que han ingresado a corte de 30/06/2012 a PARD por la situación en mención es de 6, con un promedio de 1 ingresos por mes, se realiza un promedio de entrada de los NNA, toda vez que este indicador solamente determina el numero de ingresos por comisión de un delito.

Nombre del indicador: MPM5-P1. Número de niños, niñas y adolescentes que ingresaron al proceso administrativo de restablecimiento de derechos cuyo motivo de ingreso fue por consumo de sustancias psicoactivas.

Análisis: Se han efectuado asesorías para la remisión a las E.P.S.





Nombre del indicador. E- 8: porcentaje de niños, niñas, adolescentes y jóvenes en protección con proyecto de vida estructurado a partir de atención psicológica y de actividades educativas, culturales o deportivas.

Nombre del indicador. E – 14: Niños, niñas y adolescentes de menores de 18 años en protección con situación legal definida en menos de seis meses.

Análisis: El indicador cuenta con meta propia del 94%.

MES AGOSTO SEPT OCTUB NOVIEM DICIEM METANUMERADOR 43 48 52 51 57 94%DENOMINADOR 48 55 60 63 86 94%RESULTADO 90% 87% 87% 81% 66% 94%PUNTOS ADECUADO ADECUADO ADECUADO RIESGO CRITICO

AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE META0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

RESULTADO

RESULTADO

Según datos del Indicador con corte a Diciembre de 2012, cincuenta y siete (57) NNA de ochenta y seis (86) NNA que ingresaron, y cuentan con auto de apertura de investigación, llevan más de 180 días sin definir situación en SIM, esto equivale al 66% de los casos atendidos, por lo cual el rango del indicador se encuentra en estado crítico.

Punto Crítico. A pesar de haberse efectuado un plan de contingencia por parte del GAT, para el mejoramiento y avance del indicador, el problema de actitud, falta de compromiso institucional y voluntad de los Defensores, y equipos de Defensoría generan que se mejoren en un periodo algunos indicadores y se afecten otros, por falta de ingreso de actuaciones o actualización de registros de manera oportuna.

La pérdida de competencia no es reportada a la Regional o Coordinación, impidiendo adelantar acciones que garanticen los derechos de estos NNA; algunos procesos han sido radicados directamente por los Defensores en la oficina de Reparto Judicial para avocamiento de la competencia por los Jueces de Familia. De otra parte, es probable que la definición se haya efectuado y este contenida en el expediente, pero hay sub registro por falta de actualización de actuaciones en el SIM.

Nombre del indicador. E – 18: niños, niñas y adolescente víctimas del desplazamiento forzado con proceso de restablecimiento de derechos.





Análisis: El reporte lo realiza la Sede Nacional directamente, según la hoja de vida, por ser un indicador de metas sociales y financieras, la subdirección de restablecimiento de derechos no tiene injerencia sobre el mismo.No figura reporte de la Regional Casanare de NNA desvinculados a los grupos organizados al margen de la Ley en programas de atención especial respecto del análisis del Indicador en SIM; sin embargo, figura reporte en semáforo que tiene incluido los casos y la definición de situación jurídica. Se evidencia en el reporte arrojado por el semáforo que en la Regional se cuenta con 179 casos de NNA (VICTIMAS DE VIOLENCIA), dentro de los cuales es probable que e ubiquen a estos NNA. De los cuales 117 no reportan fechas y 11 presentan retraso. En CZ Yopal 131 casos. CZ Paz de Ariporo (42) casos y cinco (05) en Villanueva. De otra parte, es probable que la definición se haya efectuado y este contenida en el expediente, pero hay sub registro por falta de actualización de actuaciones en el SIM.

Punto Crítico: Teniendo en cuenta la atención especializada que el Instituto debe brindar a las víctimas y el proyecto piloto adelantado respecto a NNA victimas y la restitución de tierras según le 1148/11, es necesario que su SIM, se encuentre completo, para visibilizarlos y se establezca la necesidad en la atención soportando la contratación de otra unidad de apoyo.

Nombre del indicador: E – 19: Número de niños, niñas y adolescentes desvinculados de los grupos organizados al margen de la ley beneficiarios con el programa de atención especializada.

Análisis: el reporte lo realiza la sede nacional directamente, según la hoja de vida, por ser un indicador de metas sociales y financieras, la subdirección de restablecimiento de derechos no tiene injerencia sobre el mismo. no figura reporte de la regional Casanare de NNA desvinculados a los





grupos organizados al margen de la ley en programas de atención especial respecto del análisis del indicador en SIM; sin embargo, figura reporte en semáforo que tiene incluido los casos y la definición de situación jurídica. se evidencia en el reporte arrojado por el semáforo que en la regional se cuenta con 179 casos de NNA (víctimas de violencia), dentro de los cuales es probable que e ubiquen a estos NNA. de los cuales 117 no reportan fechas y 11 presentan retraso. En cz Yopal 131 casos. Cz paz de Ariporo (42) casos y cinco (05) en Villanueva. De otra parte, es probable que la definición se haya efectuado y este contenida en el expediente, pero hay sub registro por falta de actualización de actuaciones en el SIM.

Punto(s) Crítico(s): teniendo en cuenta la atención especializada que el instituto debe brindar a las víctimas y el proyecto piloto adelantado respecto a NNA victimas y la restitución de tierras según le 1148/11, es necesario que su SIM, se encuentre completo, para visibilizarlos y se establezca la necesidad en la atención soportando la contratación de otra unidad de apoyo.

Nombre del indicador. MPM5.P1-01: Niños, niñas y adolescentes en pard ubicados en la modalidad del hogar sustituto con permanencia mayor a 12 meses.

MEDICION TRIMESTRAL ESTADO - RANGO A 31/12/12 MES SEPTIEMBRE DICIEMBRE RESULTADO 3 3PUNTOS 1 1RANGO CRITICO CRITICO

SEPTIEMBRE DICIEMBRE 0

0.5

1

1.5

2

2.5

3

3.5

RESULTADO

PUNTOS

Análisis: De la totalidad de NNA en el programa Hogares sustitutos únicamente tres (03) NNA tienen una permanencia superior a 12 meses; estos niños corresponden al centro zonal de Yopal. Caso Especial relacionado con PARD a nombre de los Hermanos Gualtero Tumay y su madre que es mayor de edad, obedecen a una situación excepcional por orden judicial, reportada en el No de petición y beneficiarios en SIM. Mediante Sentencia de fecha 17/02/10, el Juzgado Segundo Promiscuo de Familia de Yopal dispuso que los niños ANGIE LUCIA, KEVIN ALEXIS, LIZETH KATHERINE, se declararan en situación de vulneración de derechos y quedarán ubicados junto con su madre en el mismo Hogar, con el fin de que el Instituto apoyara su proyecto de vida y brindara a la joven las herramientas necesarias, para que pudiera independizarse con sus hijos, por lo cual, el indicador figura en rango de critico.

Punto(s) crítico(s): Es necesario, revisar la situación de la joven con el fin de establecer si cuenta





con soportes necesarios para inicio de su proyecto de vida de manera independiente.

Nombre del indicador: MPM5.P1-02: Número de niños, niñas y adolescentes ubicados en la modalidad medio institucional internado con más de 12 meses de permanencia.

Análisis: La Regional Casanare no registra ningún NNA en institución debido a que los casos fueron remitidos al Departamento donde fue ubicado el NNA y toda la información del caso se encuentra en la regional de destino del NNA, bajo responsabilidad del CZ Revivir y CZ Villavicencio. El indicador se encuentra en estado Óptimo.

MEDICION TRIMESTRAL ESTADO - RANGO A 31/12/12 MES SEPTIEMBRE DICIEMBRE RESULTADO 0 0PUNTOS 4 4

Observación: Teniendo en cuenta que desde hace un año, no se tiene información sobre los niños, se sugiere, coordinar acciones con las Regionales y Centro Zonales, a los cuales se les traslado los procesos para que envíen informe sobre el estado de los NNA o efectuar visita. Los Defensores no están pendientes por averiguar la situación de los NNA ubicados en Institución.

Nombre del indicador. MPM5.P1-03: Niños, niñas o adolescentes con auto de apertura de investigación que llevan entre 120 y 180 días sin situación legal definida.

MEDICION MENSUAL

ESTADO - RANGO A 31/12/12 MES AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEM DICIEM

NUMERADOR 11 7 23 23 16

DENOMIN 61 64 78 122 128RESULTADO 18% 11% 29% 19% 13%RANGO CRITICO CRITICO CRITICO CRITICO CRITICO

AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE0%

5%

10%

15%

20%

25%

30%

35%

RESULTADO

RESULTADO

Análisis: El Indicador al último corte y fecha de reporte en el mes de diciembre de 2012, permite establecer que dieciséis (16) de ciento veintiocho (128) casos de los NNA con auto de apertura de investigación, llevan entre 120 y 180 días sin definir situación en SIM, esto equivale al 13% de los casos atendidos, por lo cual el rango del indicador se encuentra en estado crítico.





Punto(s) Critico(s): A pesar de haberse efectuado un plan de contingencia por parte del GAT, para

el mejoramiento y avance del indicador, el problema de actitud, falta de compromiso institucional y voluntad de los Defensores, y equipos de Defensoría generan que se mejoren en un periodo algunos indicadores y se afecten otros, por falta de ingreso de actuaciones o actualización de registros de manera oportuna. La pérdida de competencia no es reportada a la Regional o Coordinación, impidiendo adelantar acciones que garanticen los derechos de estos NNA; algunos procesos han sido radicados directamente por los Defensores en la oficina de Reparto Judicial para avocamiento de la competencia por los Jueces de Familia. De otra parte, es probable que la definición se haya efectuado y este contenida en el expediente, pero hay sub registro por falta de actualización de actuaciones en el SIM.

Nombre del indicador. MPM5.P1-04: Niños, niñas y adolescentes con auto de apertura de investigación que llevan más de 180 días sin situación legal definida.

ESTADO - RANGO A 31/12/12

MESAGOST

O SEPT OCT NOV DICIEM CUMPLIMIENTONUMERADOR 12 14 14 18 32 100DENOMINADOR 61 64 78 122 128 100RESULTADO 20% 22% 18% 15% 25% 100%

RANGO CRITICOCRITIC

OCRITIC

OCRITIC

OCRITIC

O

AGOSTO

SEPTIE

MBRE

OCTUBRE

NOVIEMBRE

DICIEM

BRE

CUMPLIM

IENTO

FINAL0%

20%40%60%80%

100%120%

RESULTADO

RESULTADO

Análisis: El Indicador al último corte y fecha de reporte en el mes de diciembre permite establecer que treinta y dos (32) de ciento veintiocho (128) casos de los NNA con auto de apertura de investigación llevan más de 180 días sin definir situación en SIM, esto equivale al 25% de los casos atendidos, por lo cual el rango del indicador se encuentra en estado crítico.

Punto(s) critico(s): A pesar de haberse efectuado un plan de contingencia por parte del GAT, para el mejoramiento y avance del indicador, el problema de actitud, falta de compromiso institucional y voluntad de los Defensores, y equipos de Defensoría generan que se mejoren en un periodo algunos indicadores y se afecten otros, por falta de ingreso de actuaciones o actualización de registros de manera oportuna.





La pérdida de competencia no es reportada a la Regional o Coordinación, impidiendo adelantar acciones que garanticen los derechos de estos NNA; algunos procesos han sido radicados directamente por los Defensores en la oficina de Reparto Judicial para avocamiento de la competencia por los Jueces de Familia. De otra parte, es probable que la definición se haya efectuado y este contenida en el expediente, pero hay sub registro por falta de actualización de actuaciones en el SIM.La falta de oportunidad y eficacia, dificulta el adecuado seguimiento a la Regional y Comité de Adopciones, para establecer que NNA cuentan con declaratoria de adoptabilidad y ejecutoria, con el fin de adelantar acciones de movilización, en pro de la garantía de su derecho a tener una familia por vía de adopción.

Nombre del indicador. MPM5.P1-05: Niños, niñas menores de 6 años en protección con situación legal definida en menos de seis meses.

MEDICION MENSUAL ESTADO - RANGO A 31/12/12

MES AGOSTO SEPTIEM OCTUBNOVIE

M DICIEMCUMPLIM

FINALNUMERADOR 16 19 20 14 16 100DENOMINADOR 18 25 26 20 27 100RESULTADO 89% 76% 77% 70% 59% 100%

RANGO ADECUADO RIESGORIESG

O RIESGOCRITIC

O

AGOSTO SEPTIEM OCTUB NOVIEM DICIEM CUMPLIMIENTO FINAL

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

RESULTADO

RESULTADO

Análisis: De 27 casos reportados en Casanare, a 16 no le fue definida su situación en un tiempo inferior de 6 meses, lo que equivale al 59% generando que el indicador se encuentre en estado crítico

Punto(s) Critico(s): A pesar de haberse efectuado un plan de contingencia por parte del GAT, para el mejoramiento y avance del indicador, el problema de actitud, falta de compromiso institucional y voluntad de los Defensores, y equipos de Defensoría generan que se mejoren en un periodo algunos indicadores y se afecten otros, por falta de ingreso de actuaciones o actualización de registros de manera oportuna. La pérdida de competencia no es reportada a la Regional o Coordinación, impidiendo adelantar acciones que garanticen los derechos de estos NNA; algunos procesos han sido radicados





directamente por los Defensores en la oficina de Reparto Judicial para avocamiento de la competencia por los Jueces de Familia. De otra parte, es probable que la definición se haya efectuado y este contenida en el expediente, pero hay sub registro por falta de actualización de actuaciones en el SIM.

Nombre del indicador. MPM5.P1-06: Niños, niñas menores de 6 años que reingresan al proceso de restablecimiento de derechos.

MES SEPTIEMBRE DICIEMBRENUMERADOR 0 0DENOMINADOR 7 5RESULTADO 0% 0%RANGO OPTIMO OPTIMO

DICIEMBRE 0 5 0%0

0.10.20.30.40.50.60.70.80.9

1

RANGO OPTIMO

RANGO OPTIMO

Análisis: Con corte a septiembre reingresaron siete (07) niños menores de seis años y en diciembre cinco niños.

Punto(s) Crítico(s): Posiblemente se presenta la falta de seguimiento a las medidas tomadas o la medida fue inadecuada. Es probable que el reingreso obedezca al cambio de circunstancias respecto de las cuales se tomo la medida de restablecimiento previa o posiblemente no se efectúo el seguimiento a la medida para efectuar intervención de manera preventiva para evitar el reingreso y en última instancia presuntamente la medida fue equivoca.

Nombre del Indicador. E- 15 Niños, niñas y adolescentes en situación de adoptabilidad en firme, sin características especiales presentados a comité de adopciones, con familia asignada.

MEDICION ESTADO - RANGO A 31/12/12

MES SEPTIEMBREDICIEMBR

ENUMERADOR 5 5DENOMINADOR 5 5RESULTADO 100% 100%RANGO OPTIMO OPTIMO





DICIEMBRE 0 5 0%0

0.1

0.2

0.3

0.4

0.5

0.6

0.7

0.8

0.9

1

RANGO OPTIMO

RANGO OPTIMO

Análisis: De cinco (05) NNA presentados a comité, cinco (05) Niños – Niñas SIN características especiales, cuentan con familia asignada, lo que equivale al 100%, por tanto el Indicador se encuentra en estado óptimo.

Punto(s) Critico(s): La devolución de expedientes de NNA presentados en Comité, para Subsanar aspectos procedimentales y documentales, generan la vulneración de Derechos por parte de Instituto a los NNA, de los cuales ha sido necesario devolver expedientes para subsanar los aspectos precitados, ya que ocasionan la demora en la efectiva restitución del derecho de los NNA, a tener una familia por vía de adopción y el desgaste administrativo de la Coordinación Jurídica y Grupo de Asistencia Técnica, al efectuar respuesta a quejas de diferentes peticionarios o apoderados, contestación de tutelas, respuestas al Ministerio Público y Órganos de Control.

Nombre del indicador. E-16 Niños, niñas y adolescentes en situación de adoptabilidad en firme, con características y necesidades especiales y posibilidad de adopción presentados a comité de adopciones, con familia asignada.

Análisis: De veinticuatro (24) NNA presentados a comité, CINCO (05) Niños – Niñas con características especiales, cuentan con familia asignada, lo que equivale al 21%, generando en estado Crítico de cumplimiento del Indicador.


MES SEPTIEMBRE DICIEMBREMETA 35%

NUMERADOR 4 5 DENOMINADOR 23 24 RESULTADO 17% 21% RANGO CRITICO CRITICO

1 2 30%

5%

10%

15%

20%

25%

30%

35%

40%

RESULTADO

RESULTADO





Punto(s) Crítico(s): Los Centros Zonales y equipos de Defensorías, están incumpliendo lo establecido en Lineamiento de Adopciones, respecto a la presentación oportuna de NNA al Comité, un mes después de la ejecutoria y firmeza de la Resolución de Adoptabilidad y remisión de familias para aprobación cumpliendo los términos establecidos en Lineamiento y ruta de atención.

No se efectúa periódicamente revisión en comités PARD de centros Zonales y control por parte de los Coordinadores, de casos pendientes por remisión de NNA a Comité y de las Familias Colombianas, para aprobación e inclusión en Lista de Espera. Debido a la falta de ingreso de actuaciones y actualización en SIM de ingreso sobre definición jurídica, se dificulta al Comité establecer el No real de NNA pendientes por remisión, por lo cual se está realizando la gestión según planillas de pago, iniciando por CZ Yopal. No se evidencia totalmente, reporte de asignación de NNA a familias Colombianas, ya que los Centros Zonales, no efectúan adecuadamente el ingreso de la actuación de remisión a Comité de Adopciones y Direccionamiento a Comité y ejecutoria por ver restablecimiento de derechos respecto de los NNA y en cuanto a las familias colombianas las peticiones se ingresaron como información - orientación y no actuación de trámite de adopción. Algunas veces, se efectúa direccionamiento de la petición, pero no hay beneficiario creado, lo que impide la presentación en sesión de comité. Hay demora en la autorización de exámenes o valoraciones especializadas, por lo cual es necesario efectuar coordinación con el enlace del SNBF, para articular la agilización de la práctica de exámenes médicos para diligenciamiento de informe integral y los Defensores de Familia no adelantan las actuaciones necesarias, como interposición de Tutelas o solicitud de apoyo a Coordinadora de Autoridades Administrativas o Dirección de Protección y del SNBF.A pesar de requerirse a los Defensores, para entrega de soportes solicitados por los Organismos que valoran a los NNA, no dan respuesta prontamente, retardando los trámites que debe efectuar el organismo para envío de los mismos, o postulación de los NNA al programa de vacaciones. La Subdirección de Adopciones, no ha brindado la capacitación solicitada respecto a Lineamiento y modalidades de Referentes Afectivos, arguyendo la falta de un equipo psicosocial que multiplique y sea responsable de la ejecución en la Regional.

Hace falta efectividad de la Subdirección de Adopciones, en el seguimiento a las valoraciones efectuadas por organismos internacionales, ya que soportes de ocho (8) NNA fueron remitidos a la sede nacional y se encuentran en valoración y ninguno cuenta con asignación a familia.

Nombre del Indicador. E-17 Niños, niñas y adolescentes que a partir de la fecha de sentencia de adopción en firme, cumplen con el número e informes de seguimientos post adopción en el periodo establecido.


MES JUNIO DICIEMBREMETA 100%

NUMERADOR 25 59 DENOMINADOR 50 64 RESULTADO 50% 92% RANGO ADECUADO ADECUADO





1 20%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

RESULTADO

RESULTADO

Análisis: 85 NNA adoptados a partir del 2010, que deben contar con los Seguimientos Post Adopción, a corte de diciembre el 92 % cuenta con seguimientos post adopción y se han ingresado todos los seguimientos de familias extranjeras que han sido radicados y se han efectuado requerimientos a Organismos que no los han remitido oportunamente. Vía E-mail y por escrito y se logro la remisión de informes pasando de un estado crítico a adecuado.

Punto(s) Crítico(s): Incumplimiento de los Organismos internacionales y mayor control o sanción a los Organismos por parte de la Subdirección de Adopciones, ya que el incumplimiento genera afectación a la Regional. Últimamente, se han recibido informe de seguimientos que no cumplen los requisitos establecidos en el lineamiento de Adopciones y posiblemente son enviado, por cumplir el requisito de remisión a la Regional, pero no en Comité de Adopciones, se estableció que no se ingresarían a SIM, hasta tanto no sean corregidos con la inclusión de datos por áreas de derecho, para su análisis integral y verificación del estado de los NNA. Incluso algunos son enviados por e mail, sin traducción y apostillaje, para su validez legal.

Nombre del indicador. MPM5.P2-01: Niños y niñas menores de 6 años en situación de adoptabilidad en firme, sin características y necesidades especiales presentados a comité de adopciones, con familia asignada.

ESTADO - RANGO A 31/12/12 MES SEPTIEMBRE DICIEMBRENUMERADOR 5 5DENOMINADOR 5 5RESULTADO 100% 100%RANGO OPTIMO OPTIMO

1 20%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

Series1





Análisis: El No total de niños menores de seis años, presentados, se les asigno familia y cuentan con sentencia de adoptabilidad.

Punto(s) Critico(s): Remisión inoportuna de los NNA a Comité de Adopciones, incumpliendo lo establecido en el Lineamiento de Adopciones.

Nombre del Indicador. MPM5.P2-02: Niños y niñas menores de 6 años en situación de adoptabilidad en firme, con características y necesidades especiales y posibilidad de adopción presentados a comité de adopciones, con familia asignada.

Análisis: Hay dos niños menores de seis años presentado a Comité, no ha sido posible asignársele familia por sus diagnósticos especiales, respecto al niño debido a su diagnostico es muy difícil la adopción y la niña se encuentra en valoración con mayor posibilidad, pero también cuenta con situación médica especial.

ESTADO - RANGO A 31/12/12 MES SEPTIEMBRE DICIEMBRENUMERADOR 0 0DENOMINADOR 1 1RESULTADO 0% 0%RANGO OPTIMO CRITICO

1 20%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

RESULTADO

RESULTADO

Punto(s) Critico(s): Falta de gestión de los Defensores para articulación del SNBF y apoyo de la Sede Nacional, para atención adecuada a estos niños, en cuanto a la oportuna autorización de exámenes especializados y prestación de apoyo terapéutico, físico, ocupacional y de lenguaje, para hacer más recuperable su condición y ampliar la posibilidad de ser adoptados.

PROCESO: GESTIÓN RESPONSABILIDAD PENAL

Nombre del indicador. E- 09: Centros de atención especializados de adolescentes en conflicto con la ley con el marco pedagógico implementado.

MES SEPTIEMBRE DICIEMBRENUMERADOR 0 0DENOMINADOR 1 1RESULTADO 0% 0%RANGO OPTIMO CRITICO





0

10

20

30

40

50

60

70 ESTADO - RANGO A 31/12/12 META

ESTADO - RANGO A 31/12/12 META

Análisis: El Centro Zonal, no reporto información al respecto; Se efectúo llamada a la Defensora y Trabajadora Social del CESPA, quienes informaron que la meta establecida era implementar el marco pedagógico, para adolescentes con medida privativa de la libertad.Sin embargo, se logro la implementación tanto para medida privativa y no privativa. Adicionalmente, se está efectuando el seguimiento a los proyectos productivos de los 60 adolescentes privados de la libertad.

Punto(s) Critico(s): No hay registro competo en SIM, que permitan visibilizar a todos los Adolescentes que cuentan con medidas dentro del SRPA.

Nombre del Indicador. MPM5.P3 – 01: Ejecución de cupos en las diferentes modalidades de atención de NNA en conflicto con la ley.

MES JUNIO DICIEMBRENUMERADOR 152 179DENOMINADOR 206 206RESULTADO 74% 87%RANGO OPTIMO RIESGO

Análisis: (De conformidad con datos reportados por el CZ Yopal; la grafica dada y año de la información no corresponde al análisis). Al interior del SRPA para el segundo semestre del año 2012 se programó un total de 187 de los cuales 103 fueron ejecutados distribuidos de la siguiente manera: CAE 100% de ejecución; Internamiento Preventivo 9 ejecutados de 27 programados un total de 33.33%; Semi internado 100%; Apoyo Post Institucional 100%; Libertad Vigilada 12ejecutados de 35 programados para un total de 34.28%; Servicio a la Comunidad 100%; Externado 3 ejecutados de 13 programados para un total de 23.07%; internamiento de apoyo - Restablecimiento 3 ejecutados de 36 programados para un total de 8.33%. Lo anterior obedece a un 55.08 % de ejecución de cupos programados, con un rango


1 265%

70%

75%

80%

85%

90%

RESULTADO

RESULTADO




de evaluación en estado crítico. Sin embargo este proceso permite evidenciar el fortalecimiento de los procesos y estrategias de sensibilización y prevención lo que conlleva a disminuir el proceso de ingreso de los adolescentes al SRPA.

Punto(s) Crítico(s): Es necesario desde la Sede Nacional, se realice análisis y cambo respectivo de programación de cupos, dado que los previstos para este año superaron el porcentaje de la población proyectada para ingreso al Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes, lo cual implica que el rango de evaluación sea critico, no por la falta de control en la ejecución de los cupos sino por superar el porcentaje de este grupo poblacional.

MES JUNIODICIEMBR

ENUMERADOR 152 179DENOMINADOR 206 206RESULTADO 74% 87%RANGO OPTIMO RIESGO

1 265%

70%

75%

80%

85%

90%

RESULTADO

RESULTADO

Punto(s) Crítico(s): Disminución de cupos contratados, para atender la demanda.

Nombre del Indicador. MPM5.P3 – 02 Implementación del marco pedagógico del SRPA en medidas no privativas de la libertad.

El Centro Zonal, no reporto información al respecto; Se efectúo llamado a la Defensora y Trabajadora Social del CESPA, quienes informaron que la meta establecida era implementar el marco pedagógico, para adolescentes con medida privativa de la libertad.Sin embargo, se logro la implementación tanto para medida privativa y no privativa. Se está adicionalmente efectuando el seguimiento a los proyectos productivos de los 60 adolescentes privados de la libertad.

Nombre del Indicador. MPM5.P3 – 03 Reiteración del delito en el sistema de responsabilidad penal para adolescentes.

Análisis y Observación: (según datos reportados por el CZ Yopal). De 103 adolescentes que ingresaron a las diferentes medidas del SRPA ningún adolescente reincidió en algún delito que implicara su reingreso al sistema; lo cual permite reportar el indicador en rango de evaluación en estado óptimo dado que no solo se logro la meta establecida sino se supero las expectativas. Así mismo es importante rescatar que este resultado permite evidenciar los procesos de seguimiento, prevención y atención que se han venido adelantando desde la Defensoría de Familia y el operador





Centro Juvenil Amigoniano.

Punto(s) Crítico(s): Para dar continuidad a los procesos de prevención del delito, se requiere mayor participación y articulación de las diferentes instituciones que conforman el SNBF.

Nombre del Indicador. MPM5.P3 – 04 Seguimiento a la implementación del marco pedagógico en centros de atención especializada que iniciaron el proceso en 2011.

Análisis: El reporte lo realiza la Sede Nacional directamente, según la hoja de vida, por ser un indicador de metas sociales y financieras, la subdirección de restablecimiento de derechos no tiene injerencia sobre el mismo.No figura reporte de la Regional Casanare de NNA desvinculados a los grupos organizados al margen de la Ley en programas de atención especial respecto del análisis del Indicador en SIM; sin embargo, figura reporte en semáforo que tiene incluido los casos y la definición de situación jurídica. Se evidencia en el reporte arrojado por el semáforo que en la Regional se cuenta con 179 casos de NNA (VICTIMAS DE VIOLENCIA), dentro de los cuales es probable que e ubiquen a estos NNA. De los cuales 117 no reportan fechas y 11 presentan retraso. En CZ Yopal 131 casos. CZ Paz de Ariporo (42) casos y cinco (05) en Villanueva. De otra parte, es probable que la definición se haya efectuado y este contenida en el expediente, pero hay sub registro por falta de actualización de actuaciones en el SIM.

Punto(s) Critico(s): Teniendo en cuenta la atención especializada que el Instituto debe brindar a las víctimas y el proyecto piloto adelantado respecto a NNA victimas y la restitución de tierras según le 1148/11, es necesario que su SIM, se encuentre completo, para visibilizarlos y se establezca la necesidad en la atención soportando la contratación de otra unidad de apoyo.

Nombre del Indicador: E – 19: Número de niños, niñas y adolescentes desvinculados de los grupos organizados al margen de la ley beneficiarios con el programa de atención especializada.

Análisis: El reporte lo realiza la Sede Nacional directamente, según la hoja de vida, por ser un indicador de metas sociales y financieras, la subdirección de restablecimiento de derechos no tiene injerencia sobre el mismo.No figura reporte de la Regional Casanare de NNA desvinculados a los grupos organizados al margen de la Ley en programas de atención especial respecto del análisis del Indicador en SIM; sin embargo, figura reporte en semáforo que tiene incluido los casos y la definición de situación jurídica. Se evidencia en el reporte arrojado por el semáforo que en la Regional se cuenta con 179 casos de NNA (VICTIMAS DE VIOLENCIA), dentro de los cuales es probable que e ubiquen a estos MMA. De los cuales 117 no reportan fechas y 11 presentan retraso. En CZ Yopal 131 casos. CZ Paz de Ariporo (42) casos y cinco (05) en Villanueva. De otra parte, es probable que la definición se haya efectuado y este contenida en el expediente, pero hay sub registro por falta de actualización de actuaciones en el SIM.

Punto(s) Critico(s): Teniendo en cuenta la atención especializada que el Instituto debe brindar a las víctimas y el proyecto piloto adelantado respecto a NNA victimas y la restitución de tierras según le 1148/11, es necesario que su SIM, se encuentre completo, para visibilizarlos y se establezca la necesidad en la atención soportando la contratación de otra unidad de apoyo.





Nombre del Indicador. MPM5.P1-01: Niños, niñas y adolescentes en pard ubicados en la modalidad del hogar sustituto con permanencia mayor a 12 meses.

MEDICION TRIMESTRAL ESTADO - RANGO A 31/12/12 MES SEPTIEMBRE DICIEMBRE RESULTADO 3 3PUNTOS 1 1RANGO CRITICO CRITICO

SEPTIEMBRE DICIEMBRE 0

0.5

1

1.5

2

2.5

3

3.5

RESULTADO

PUNTOS

Análisis: De la totalidad de NNA en el programa Hogares sustitutos únicamente tres (03) NNA tienen una permanencia superior a 12 meses; estos niños corresponden al centro zonal de Yopal. Caso Especial relacionado con PARD a nombre de los Hermanos Gualtero Tumay y su madre que es mayor de edad, obedecen a una situación excepcional por orden judicial, reportada en el No de petición y beneficiarios en SIM. Mediante Sentencia de fecha 17/02/10, el Juzgado Segundo Promiscuo de Familia de Yopal dispuso que los niños ANGIE LUCIA, KEVIN ALEXIS, LIZETH KATHERINE, se declararan en situación de vulneración de derechos y quedarán ubicados junto con su madre en el mismo Hogar, con el fin de que el Instituto apoyara su proyecto de vida y brindara a la joven las herramientas necesarias, para que pudiera independizarse con sus hijos, por lo cual, el indicador figura en rango de critico.

Punto(s) Critico(s): Es necesario, revisar la situación de la joven con el fin de establecer si cuenta con soportes necesarios para inicio de su proyecto de vida de manera independiente.

Nombre del Indicador: MPM5.P1-02: Número de niños, niñas y adolescentes ubicados en la modalidad medio institucional internado con más de 12 meses de permanencia.

Análisis: La Regional Casanare no registra ningún NNA en institución debido a que los casos fueron remitidos al Departamento donde fue ubicado el NNA y toda la información del caso se encuentra en la regional de destino del NNA, bajo responsabilidad del CZ Revivir y CZ Villavicencio. El indicador se encuentra en estado Óptimo.

MEDICION TRIMESTRAL


MES SEPTIEMBRE DICIEMBRE

RESULTADO 0 0





PUNTOS 4 4

OBSERVACIÓN: Teniendo en cuenta que desde hace un año, no se tiene información sobre los niños, se sugiere, coordinar acciones con las Regionales y Centro Zonales, a los cuales se les traslado los procesos para que envíen informe sobre el estado de los NNA o efectuar visita. Los Defensores no están pendientes por averiguar la situación de los NNA ubicados en Institución.

Nombre del Indicador. MPM5.P1-03: Niño, niñas o adolescentes con auto de apertura de investigación que llevan entre 120 y 180 días sin situación legal definida.


MES AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEM DICIEMNUMERADOR 11 7 23 23 16

DENOMIN 61 64 78 122 128RESULTADO 18% 11% 29% 19% 13%RANGO CRITICO CRITICO CRITICO CRITICO CRITICO

AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE0%

5%

10%

15%

20%

25%

30%

35%

RESULTADO

RESULTADO

Análisis: El Indicador al último corte y fecha de reporte en el mes de diciembre de 2012, permite establecer que dieciséis (16) de ciento veintiocho (128) casos de los NNA con auto de apertura de investigación, llevan entre 120 y 180 días sin definir situación en SIM, esto equivale al 13% de los casos atendidos, por lo cual el rango del indicador se encuentra en estado crítico.

Punto(s) Critico(s): A pesar de haberse efectuado un plan de contingencia por parte del GAT, para el mejoramiento y avance del indicador, el problema de actitud, falta de compromiso institucional y voluntad de los Defensores, y equipos de Defensoría generan que se mejoren en un periodo algunos indicadores y se afecten otros, por falta de ingreso de actuaciones o actualización de registros de manera oportuna. La pérdida de competencia no es reportada a la Regional o Coordinación, impidiendo adelantar acciones que garanticen los derechos de estos NNA; algunos procesos han sido radicados directamente por los Defensores en la oficina de Reparto Judicial para avocamiento de la





competencia por los Jueces de Familia. De otra parte, es probable que la definición se haya efectuado y este contenida en el expediente, pero hay sub registro por falta de actualización de actuaciones en el SIM.

Nombre del Indicador. MPM5.P1-04: Niños, niñas y adolescentes con auto de apertura de investigación que llevan más de 180 días sin situación legal definida.


MESAGOST

O SEPT OCT NOV DICIEM CUMPLIMIENTONUMERADOR 12 14 14 18 32 100DENOMINADOR 61 64 78 122 128 100RESULTADO 20% 22% 18% 15% 25% 100%

RANGO CRITICOCRITIC

OCRITIC

OCRITIC

OCRITIC

O

AGOSTO

SEPTIE

MBRE

OCTUBRE

NOVIEMBRE

DICIEMBRE

CUMPLIM

IENTO

FINAL0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

RESULTADO

RESULTADO

Análisis: El Indicador al último corte y fecha de reporte en el mes de diciembre permite establecer que treinta y dos (32) de ciento veintiocho (128) casos de los NNA con auto de apertura de investigación llevan más de 180 días sin definir situación en SIM, esto equivale al 25% de los casos atendidos, por lo cual el rango del indicador se encuentra en estado crítico.

Punto(s) Critico(s): A pesar de haberse efectuado un plan de contingencia por parte del GAT, para el mejoramiento y avance del indicador, el problema de actitud, falta de compromiso institucional y voluntad de los Defensores, y equipos de Defensoría generan que se mejoren en un periodo algunos indicadores y se afecten otros, por falta de ingreso de actuaciones o actualización de registros de manera oportuna. La pérdida de competencia no es reportada a la Regional o Coordinación, impidiendo adelantar acciones que garanticen los derechos de estos NNA; algunos procesos han sido radicados directamente por los Defensores en la oficina de Reparto Judicial para avocamiento de la competencia por los Jueces de Familia. De otra parte, es probable que la definición se haya efectuado y este contenida en el expediente, pero hay sub registro por falta de actualización de actuaciones en el SIM.La falta de oportunidad y eficacia, dificulta el adecuado seguimiento a la Regional y Comité de





Adopciones, para establecer que NNA cuentan con declaratoria de adoptabilidad y ejecutoria, con el fin de adelantar acciones de movilización, en pro de la garantía de su derecho a tener una familia por vía de adopción.

Nombre del Indicador. MPM5.P1-05: Niños, niñas menores de 6 años en protección con situación legal definida en menos de seis meses.


MES AGOSTO SEPTIEM OCTUBNOVIE

M DICIEMCUMPLIM

FINALNUMERADOR 16 19 20 14 16 100DENOMINADOR 18 25 26 20 27 100RESULTADO 89% 76% 77% 70% 59% 100%

RANGO ADECUADO RIESGORIESG

O RIESGOCRITIC

O

AGOSTO SEPTIEM OCTUB NOVIEM DICIEM CUMPLIMIENTO FINAL

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

RESULTADO

RESULTADO

Análisis: De 27 casos reportados en Casanare, a 16 no le fue definida su situación en un tiempo inferior de 6 meses, lo que equivale al 59% generando que el indicador se encuentre en estado crítico

Punto(s) Critico(s): A pesar de haberse efectuado un plan de contingencia por parte del GAT, para el mejoramiento y avance del indicador, el problema de actitud, falta de compromiso institucional y voluntad de los Defensores, y equipos de Defensoría generan que se mejoren en un periodo algunos indicadores y se afecten otros, por falta de ingreso de actuaciones o actualización de registros de manera oportuna. La pérdida de competencia no es reportada a la Regional o Coordinación, impidiendo adelantar acciones que garanticen los derechos de estos NNA; algunos procesos han sido radicados directamente por los Defensores en la oficina de Reparto Judicial para avocamiento de la competencia por los Jueces de Familia. De otra parte, es probable que la definición se haya efectuado y este contenida en el expediente, pero hay sub registro por falta de actualización de actuaciones en el SIM.





Nombre del Indicador. MPM5.P1-06: Niños, niñas menores de 6 años que reingresan al proceso de restablecimiento de derechos.

MES SEPTIEMBRE DICIEMBRE

NUMERADOR 0 0

DENOMINADOR 7 5

RESULTADO 0% 0%RANGO OPTIMO OPTIMO

DICIEMBRE 0 5 0%0

0.10.20.30.40.50.60.70.80.9

1

RANGO OPTIMO

RANGO OPTIMO

Análisis: Con corte a septiembre reingresaron siete (07) niños menores de seis años y en diciembre cinco niños.

Punto(s) Crítico(s): Posiblemente se presenta la falta de seguimiento a las medidas tomadas o la medida fue inadecuada. Es probable que el reingreso obedezca al cambio de circunstancias respecto de las cuales se tomo la medida de restablecimiento previa o posiblemente no se efectúo el seguimiento a la medida para efectuar intervención de manera preventiva para evitar el reingreso y en última instancia presuntamente la medida fue equivoca.

Nombre del Indicador. E- 15 Niños, niñas y adolescentes en situación de adoptabilidad en firme, sin características especiales presentados a comité de adopciones, con familia asignada.

Análisis: De cinco (05) NNA presentados a comité, cinco (05) Niños – Niñas SIN características especiales, cuentan con familia asignada, lo que equivale al 100%, por tanto el Indicador se encuentra en estado óptimo.





MEDICION ESTADO - RANGO A 31/12/12

MES SEPTIEMBREDICIEMBR

ENUMERADOR 5 5DENOMINADOR 5 5RESULTADO 100% 100%RANGO OPTIMO OPTIMO

MACRO PROCESOS DE APOYO

GESTIÒN DE DE SOPORTE - PROCESO GESTIÒN HUMANA

Nombre del indicador: MPA1.P1 -01. Ejecución del Programa de Salud Ocupacional. Periodicidad Semestral.


88%JUNIO 8 61 13% CRITICO


META RESULTADO

100%

13%

100%

MPA1.P1.01. Ejecuciòn del Porgrama de Salud Ocupacional .

Junio Diciembre

Análisis: En el primer semestre del año, dado que no se contaba con las herramientas suficientes para avanzar en las actividades como capacitaciones exámenes periódicos, simulacros y demás actividades reportadas en el avance indicador grado de cumplimiento del plan de salud ocupacional.Por lo anterior se evidencian las metas mínimas por regional y se logra realizar la cantidad esperada a diciembre en actividades como videoconferencias, reuniones de copaso, capacitaciones a brigadas e inspecciones, exámenes periódicos, semana de la salud, simulacro y reportes de indicadores ausentismo e incidentes, alcanzando 100% de la meta

Punto(s) Crítico(s): capacitaciones: no se evidencian plan de capacitaciones o acompañamiento con suficientes horas de capacitación a los diferentes grupos como brigadas, copaso y atención en riesgo psicosocial y ergonómico.

Nombre del indicador: MPA1.P1 – 02. Cobertura del Programa de Bienestar Social. Trimestral.





MARZO JUNIO SEPTIEMBRE DICIEMBRE0%

10%20%30%40%50%60%70%80%90%

100%

0%

91%

0%

100%

RESULTADO


88%

MARZO NA NA NA NAJUNIO 30 33 91% OPTIMO

SEPTIEMBRE NA NA NA NADICIEMBRE 76 76 100% OPTIMO

Análisis: Del total de convocados (76) colaboradores a las actividades de Bienestar Social, se tuvo una cobertura del 100% en las actividades del programa de Bienestar Social.

Nombre del indicador: MPA1.P1 – 03. Colaboradores Capacitados. Trimestral.


88%

MARZO 6 6 100% OPTIMOJUNIO NA NA NA NA

SEPTIEMBRE 22 22 100% OPTIMODICIEMBRE 78 78 100% OPTIMO

MARZO JUNIO SEPTIEMBRE DICIEMBRE

1

0

1 1

MPA1.P1-03. Colaboradores Capacitados

Análisis: Del total de 78 de los colaboradores programados para capacitar en el trimestre se capacitaron en un 100%.





PROCESO GESTIÒN LOGISTICA Y ABASTECIMIENTO

Nombre del Indicador: MPA1-P4-01. Porcentaje de recursos incluidos en Plan de Compras y Contratación – Pacco.

Febrer

o-Optimo

Marzo-O

ptimo

Abril-Optimo

Mayo-A

decuad

o

Junio-Riesgo

Julio-Criti

co

Agosto

-Critico

Septiem

bre-Adec.

..

Octubre-

Critico

Noviembre-

Critico

-

5,000,000,000

10,000,000,000

15,000,000,000

20,000,000,000

25,000,000,000

Monto progra-mado en PACCO

Asignación presupuestal por rubro

Análisis: Durante la vigencia 2012 el monto asignado a cada Rubro presupuestal con corte Noviembre, el 66 % se encuentra programado en el plan de compras. Desde el mes de Junio a Noviembre el indicador se encuentra en estado crítico, debido a devolución de consecutivos por solicitud de los grupos (cambio de estado) para ajustes respectivos; de igual forma es importante aclarar que el indicador toma en cuenta los consecutivos en estado de aprobación.

Nombre del indicador: MPA1-P4-02. Porcentaje de recursos con CDP en el Plan de Compras y Contratación – Pacco.





Febre

ro-O

ptimo

Mar

zo-O

ptimo

Abril-O

ptimo

May

o-Ries

go

Junio-R

iesgo

Julio

-Ries

go

Agosto

-Ries

go

Septiem

bre-R

iesgo

Octubre

-Ries

go

Noviembre

-Ries

go -

5,000,000,000

10,000,000,000

15,000,000,000

20,000,000,000

25,000,000,000

Monto de CDP

Monto pro-gra-mado en PACCO

Análisis: Durante la vigencia 2012 del monto programado en el Plan de Compras y Contratación con corte Noviembre, el 135 % se encuentra en saldos CDP. Desde el mes de Mayo a Noviembre el indicador se encuentra en estado riesgo, debido a que el indicador toma en cuenta solamente los consecutivos en estado de aprobación.

PROCESO GESTIÒN FINANCIERA

Nombre del indicador: MPA1.P2-04. Recaudo Parafiscal para operación del Instituto. Trimestral.

Marzo Junio Septiembre Diciembre0

20

40

60

80

100

120

140

160

MPA1.P2-04. Recaudo Parafiscal para operación del Instituto

META RESULTADO

Análisis: Este indicador muestra la meta de Gestión trimestral por encima de lo establecido, y en su acumulada a Diciembre 31 de 2012, superada hasta en un 83%, este resultado es la muestra de la gestión, seguimiento y cobro permanente de las obligaciones contenidas en los procesos de recaudo Fiscalización, Cartera y Jurisdicción Coactiva, y a la ejecución de actividades como:

*Análisis al seguimiento de requerimientos enviados y continuidad en la programación de visitas a las empresas públicas y privadas y a los Municipios del Departamento.





*Compartir liquidaciones mensualmente entre el SENA – ICBF según convenio 049.*Suscripción de Facilidades de pagos como mecanismo facilitador en la recuperación de la cartera.

Punto(s) Crítico(s): De manera individual, en Jurisdicción Coactiva, no se logró recuperar el 100% de la meta establecida, puesto que la mayoría de las obligaciones corresponden a deudas de difícil cobro y aún no cumple con los términos establecidos para la depuración de la cartera, e implementar los mecanismos de remisión y/o prescripción de las obligaciones.

Nombre del indicador: E-36. Recaudo Efectivo. Mensual.

Ener

o

Febre

ro

Mar

zoAbril

May

oJu

nioJu

lio

Agost

o

Septiem

bre

Oct

ubre

Noviem

bre

Diciem

bre90

95

100

105

110

115

120

125E-36. Recaudo Efectivo

META RESULTADO

Análisis: El resultado de éste indicador a diciembre de 2012, refleja el cumplimiento total de la meta establecida para la Regional, y en su ejecución acumulada superada hasta el 11%, en conjunto con lo recuperado por cartera y aportes corrientes. Este resultado es muestra de la eficiente labor y gestión realizada a los procesos de recaudo y otras actividades como:

*Programación de visitas y efectividad en las fiscalizaciones, brindando a su vez orientación precisa a los aportantes objeto de fiscalización. *Revisión en la liquidación y pago correcto del aporte 3% a los contratistas de obras, como requisito para la expedición de Paz y salvos. *Continuidad convenio 049 de 2005 suscrito entre el ICBF y SENA, e instalación y funcionamiento del Comité Regional Interinstitucional de Aportes Parafiscales.

Punto(s) Crítico(s): Existe elusión en el pago de los aportes parafiscales por parte de los contratistas, sin que se pueda tener control sobre lo mismo, debido a que los contratistas se acercan al Instituto a liquidar sus aportes presentando nóminas irrisorias con un número de





empleados muy bajo pese a las grandes obras o valores contratados, sin que se pueda probar lo contrario del caso y confiando siempre en la buena fe del contratista.

Nombre del indicador: MPA1.P2-01. Rezago Presupuestal. Mensual.

Ener

o

Febre

ro

Mar

zo

Abri

l

May

o

Junio

Julio

Ago

sto

Septiem

bre

Oct

ubre

Novi

embre

Dicie

mbre0

20406080

100120

MPA1-P2-01 Rezago Presupuestal

META RESULTADO

Análisis: Se realizaron los pagos respectivos y los saldos fueron liberados mediante acta en octubre, razón por la cual al finalizar la vigencia se encuentra ejecución al 100%.

Punto(s) Crítico(s): Las cuentas se pagaron en su totalidad entre febrero y abril. En mayo se legalizó el pago del GMF en tesorería, a partir de ese mes no se pudo realizar la reducción de lo no ejecutado debido a que los coordinadores se demoraron en enviar la autorización (6 meses).

Nombre del indicador: MPA1-P2-02. Ejecución de PAC

Ener

o

Febre

ro

Mar

zoAbril

May

oJu

nioJu

lio

Agost

o

Septiem

bre

Octubre

Noviem

bre

Diciem

bre0

20

40

60

80

100

120

MPA1-P2-02 Ejecución de PAC

META RESULTADO

Análisis: Finalizamos la vigencia con ejecución al 93%, debido a pagos por $7.864 millones en el mes de diciembre.

Punto(s) Crítico(s): En marzo se presentó el punto más bajo debido a saldo de PAE. Al finalizar la vigencia se observan saldos altos en PAE debido al reintegro y reducción del convenio de la Gobernación y a liquidaciones de contratos con saldos sin ejecutar. Igualmente altos saldos en hogares comunitarios y sustitutos por no ejecución.

Nombre del indicador: MPA1-P2-03. Ejecución Presupuestal





Ener

o

Febre

ro

Mar

zoAbril

May

oJu

nioJu

lio

Agost

o

Septiem

bre

Oct

ubre

Noviem

bre

Diciem

bre0

20

40

60

80

100

120MPA1-P2-03 Ejecución Presupuestal

META RESULTADO

Análisis: Se comprometieron el 95% de los recursos asignados. La totalidad de estos compromisos fue ejecutada en 2012, por lo mismo no se constituyeron reservas a 31 de diciembre.

Punto(s) Crítico(s): En el primer trimestre se comprometieron menos recursos de los que se tenía programados, por lo cual se observa baja ejecución. A partir de mayo empezaron a llegar recursos para cubrir nuevas contrataciones, y debido a esto se observan altibajos en la ejecución. El saldo no se alcanzó a devolver porque las modificaciones y liquidaciones a contratos se realizaron posterior a la fecha límite de la devolución a la Sede.

PROCESO GESTIÒN ADMINISTRATIVA

Nombre del indicador. MPA1.P5-01 – Consumo de Agua.

Análisis: Para El último trimestre se observa que estamos en el promedio estándar autorizado, no sobrepasamos dicho porcentaje en la Regional Casanare.

Mediante acta Nº 18 de 02 y 15 de mayo en revisión por Dirección, evidencia ubicada en la carpeta de revisión por dirección en el grupo de planeación y sistemas, se socializó el plan de sensibilización para el ahorro y uso eficiente de agua y energía.Mediante acta Nº 10 de 22 de mayo de 2012, en grupo de estudio GAMI se socializó el plan de sensibilización para el ahorro y uso eficiente de agua y energía, igualmente quedando compromisos por parte de cada centro zonal, evidencia ubicada en la carpeta GRUPO DE ESTUDIO - GAMI, en planeación y sistemas.

La Regional Casanare - grupo de Planeación realizó publicación en cartelera los reconocimientos y sanciones de los recursos del ahorro energético y de agua en la Regional y centros zonales.Mediante Acta de grupo de trabajo con el profesional de Planeación y sistemas de fecha 16 de julio de 2012, se logro implementar el estándar autorizado por centro zonal, según estándar autorizado para la Regional Casanare, evidencia que se encuentra ubicada en la oficina de planeación y sistemas del ingeniero Jose Luis Guecha, dicho estándar está distribuido de la siguiente forma por centro zonal, mediante la grafica que a continuación se relaciona podemos observar promedios autorizados.


INDICADOR MES GASTO REGIONAL ESTÁNDAR AUTORIZADO

Octubre 131 140Noviembre 89 140Diciembre 135 140




Enero

Febre

ro

Marz

o

Abril

Mayo

Junio

Julio

Agost

o

Septiem

bre

Oct

ubre

Novi

em

bre

Dic

iem

bre

0

5000

10000

15000

20000

NIVEL DE CUMPLIMIENTO ESTANDAR DE CONSUMO DE RECURSO AGUA. MPA1.P5-01 REGIONAL Y CENTRO ZONAL YOPAL

META RESULTADO

Punto(s) Crítico(s): El centro zonal Villanueva presenta un alto porcentaje en consumo de agua, lo que no ha permitido reducir el gasto en el nivel de consumo autorizado.

Nombre del Indicador. MPA1.P5-02 Consumo de Energía.

Análisis: Para El último trimestre se observa que estamos en el promedio estándar autorizado, no sobrepasamos dicho porcentaje en la Regional Casanare



INDICADOR

MES GASTO REGIONAL ESTÁNDAR AUTORIZADO

Octubre 11,375 13,000Noviembre 14,371 13,000Diciembre 12,252 13,000





Ener

o

Febre

ro

Mar

zo

Abril

May

o

Junio

Julio

Ago

sto

Septiem

bre

Oct

ubre

Novi

embre

Dicie

mbre0

5000

10000

15000

20000

NIVEL DE CUMPLIMIENTO ESTANDAR DE CONSUMO DE RECURSO ENERGÉTICO. MPA1.P5-02 REGIONAL CASANARE

META RESULTADO

Punto(s) Crítico(s): Aunque la Regional Casanare y el centro zonal Yopal tienen un alto porcentaje en consumo de energía, estando dentro del consumo estándar autorizado se deben seguir generando estrategias de ahorro para seguir disminuyendo el porcentaje de consumo.

Nombre del indicador MPA1.P5-07. Organización de Archivos de Gestión.

Análisis: No se recibieron transferencias de archivo por parte de los Grupos y Centros Zonales en este trimestre.

INDICADOR

MES ORGANIZADOS EN LA REGIONAL RESULTADOOctubre 0 40

Noviembre 0 40Diciembre 0 40

Ener

o

Febre

ro

Mar

zo

Abri

l

May

o

Junio

Julio

Ago

sto

Septiem

bre

Oct

ubre

Novi

embre

Dicie

mbre0

1020304050

MPM5.P-03

META RESULTADO

Punto(s) Crítico(s): Se presenta una gran debilidad y punto crítico ya que en la Regional y Centros Zonales no existe una persona específicamente para que ejecute este proceso por ende no hay reporte de archivos organizados.

Se realizo solicitud de personal pero a la fecha de la vigencia no dieron respuesta a dicha solicitud.

PROCESO GESTIÒN DE CONTRATACIÒN

Nombre del indicador: MPA1-P6-02. Liquidación de Contratos en Términos de Ley.





Junio Septiembre Diciembre0

20

40

60

80

100

120

MPA1-P6-02. LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS

Axis Title

Análisis: Durante el último trimestre de la vigencia 2012 no se presentaron solicitudes de liquidación, a pesar de que en la revisión anterior se había dado a conocer los contratos pendientes por liquidar.

Punto(s) Crítico(s): - Los supervisores de contratos no solicitaron dentro de los cuatro meses siguientes a la terminación

del contrato la liquidación del mismo.- Faltó recurso humano en el grupo jurídico que hiciera seguimiento a ese procedimiento durante el

cuarto trimestre.

Nombre del indicador: MPA1-P6-03. Solicitud de Liquidación de Contratos


20

40

60

80

100

120

MPA1-P6-03. SOLICITUD DE LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS

Axis Title

Análisis: Este indicador refleja como las solicitudes de liquidación allegadas por los supervisores de contratos a la oficina del Grupo Jurídico, son atendidas dentro del término establecido para ello.

PROCESO GESTIÒN TECNOLOGICA Nombre del Indicador: MPA6-08 Nº de registros de Unidades de Servicio y

Beneficiarios actualizados / Nº de registros de Unidades de Servicio y Beneficiarios programados a actualizar *Acumulado

Análisis: Este Indicador es Medido de Forma Mensual, y se evidencia que durante la vigencia y desde el inicio de la recolección de información este indicador se comportó de forma óptima.





En Diciembre se evidencia una Recolección del 126% de registros, esta situación se da debido a que inicialmente en PAE se habían programado 33775, pero en abril se realizó una ampliación de 15971 cupos que no estaban en la programación inicial lo cual incremento a final de vigencia la cantidad de registros recolectados.

Mes Resultado Recolectados Programados RangoMayo 8% 1356 16234 OptimoJunio 34% 9213 27043 OptimoJulio 106% 19466 18394 OptimoAgosto 81% 22269 27616 OptimoSeptiembre 110% 33752 30707 OptimoOctubre 114% 34875 30470 OptimoNoviembre 121% 37554 30948 OptimoDiciembre 126% 71588 56864 Optimo

Mayo JunioJulio

Agosto

Septiem

bre

Octubre

Noviembre

Diciembre

0

10000

20000

30000

40000

50000

60000

70000

80000

RecolectadosProgramados

Punto(s) Crítico(s):

- Durante la vigencia 2012, no se presentaron inconvenientes graves que hayan afectado la recolección de la Vigencia.

- Para la vigencia 2013 existe un factor crítico que es el cambio de metodología en la recolección de la información ya que a partir del 31 de Diciembre el grupo RUB perteneciente a la dirección de Tecnologías como tal dejo de existir, no se renovó el contrato de los gestores de datos, ya que ahora la responsabilidad de reporte de información es enteramente de los operadores bajo la supervisión del Grupo de Asistencia Técnica con los Enlaces y Coord. De Centros Zonales.

- Se debe estar pendiente de la actualización del Indicador o la continuidad del mismo, ya que de acuerdo a esto se deben tomar las acciones de seguimiento pertinentes con respecto al reporte de información que debe hacer el operador, seguimiento que está bajo la completa responsabilidad de los Enlaces Regionales y Coord. De Centros Zonales.

Nombre del Indicador: MPA6-09 Número de incidentes de alto impacto atendidos





oportunamente / Total de incidentes de alto impacto recepcionados en el periodo

Análisis: Este Indicador es medido de Forma Mensual, y el mismo es iniciado desde Julio de 2012, en este indicador se miden todos los incidentes de que impliquen seguridad y que son escalados al grupo de Especialistas de la UT – Indra – Internexa, los casos más Frecuentes son referentes a bloqueos, o reportes de correo SPAM recibidos por los funcionarios.

De acuerdo a lo reportado por Sede nacional en el Indicador, y a lo evidenciado en la Herramienta Remedy que es la fuente de información se evidencia que para Julio se reportó un caso que no fue incluido en el Indicador, igual situación en Agosto.

Analizando el rango donde los resultados son críticos, esto se debe a que son casos enteramente tratados por Sede Nacional, y cada caso tiene un nivel de complejidad distinto lo que alarga los tiempos de efectiva solución.

Mes ResultadoReportados Atendidos Rango

Julio 0% 0 0 N/AAgosto 100% 1 1 OptimoSeptiembre 0% 1 0 CriticoOctubre 0% 1 0 CriticoNoviembre 0% 1 0 CriticoDiciembre 80% 5 4 Adecuado

Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre0

1

2

3

4

5

6

ReportadosAtendidos

Detalle de los Casos

Mes Fecha Reporte

Fecha de Cierre Caso Usuario Descripción Asignado

Julio 27/07/2012 01/08/2012 CRQ000000024794 Denis. Ardila Permisos de Navegación Sin

Seguridad





Restricciones Agosto 02/08/2012 05/08/2012 INC000000053176 Sandy. Alvarado Correo SPAM Seguridad Agosto 03/08/2012 06/08/2012 CRQ000000026442 Giovanni. Baron Correo SPAM Seguridad

Octubre 09/10/2012 25/10/2012 INC000000080864 Willmar. Suarez

Falla de Actualización masiva de Antivirus

Seguridad

Diciembre 10/12/2012 10/12/2012 CRQ000000055908 Grimaldo. Malaver Correo SPAM Seguridad Diciembre 17/12/2012 27/12/2012 CRQ000000057753 Sandra.DiazD Correo SPAM Seguridad Diciembre 17/12/2012 27/12/2012 CRQ000000057762 Sandra.DiazD Correo SPAM Seguridad

Diciembre 18/12/2012 04/02/2012 CRQ000000058237 SandraM.Gonzalez

Seguimiento a ingreso SIM por bloqueo constante de cuenta

Seguridad

Diciembre 18/12/2012 02/01/2012 CRQ000000058336 Mariela.Lucumi

Correo SPAM

Se debe solicitar corrección de la ubicación del cambio ya que la persona no labora en la regional Casanare si no en la regional cauca

Seguridad

Punto(s) Crítico(s): La gestión efectiva de este indicador no está en manos ni en gestión de la Regional ya que los casos son escalados a un grupo de especialistas de la Sede Nacional, por lo cual se remite un correo por parte del Ing. Regional Giovanni Barón donde se hace la sugerencia que este indicador no sea de índole Regional si no Nacional por la misma orientación que se le viene dando al mismo.

PROCESO GESTIÒN JURIDICA

Nombre del indicador: MPA2- 02. Oportunidad en la Notificación del Mandamiento de Pago.






20

40

60

80

100

120

MPA2- 02. OPORTUNIDAD EN LA NOTIFICACIÓN DEL MANDAMIENTO DE PAGO

Axis Title

Análisis: Dentro de este trimestre no hubo procesos que requirieran notificación de mandamiento de pago.

Nombre del indicador: MPA2 - 03. Tiempo de Elaboración de Conceptos.


20

40

60

80

100

120

MPA2 - 03. TIEMPO DE ELABORACION DE CONCEPTOS

Axis Title

Análisis: En este trimestre no se presentó ninguna solicitud de concepto alguno por parte de los grupos de la Regional y/o centros zonales, sin embargo se presentan consultas vía telefónica y a través del Lync, las cuales son resueltas.

Nombre del indicador: MPA2-04. Oportunidad en la Expedición de la Resolución que Reconoce o Niega la Calidad de Denunciante.


20406080

100120

MPA2-04. OPORTUNIDAD EN LA EXPEDICION DE LA RESOLUCION QUE RECONOCE O NIEGA LA CALIDAD DE DENUNCIANTE

Axis Title





Análisis: Durante este trimestre no se presentaron denuncias frente a este proceso, por ende no ha sido requerida la “expedición de la Resolución que reconoce o niega la calidad de denunciante”

Nombre del indicador: MPA2-05. Presentación oportuna de los créditos a favor del Icbf en los procesos concursales.


20406080

100120

MPA2-05. PRESENTACION OPORTUNA DE LOS CREDITOS A FAVOR DEL ICBF EN LOS PROCESOS CONCURSALES

Axis Title

Análisis: Durante este trimestre no se han presentado fallos en procesos concursales a favor del ICBF.

PROCESOS GESTIÒN SERVICIO Y ATENCIÒN

Nombre del indicador: E-40 Quejas y Reclamos Solucionados en términos de Ley.

Análisis: Se puede evidenciar falta de de respuesta oportuna de las quejas recibidas. Si bien se muestra gran avance en cierres de quejas, reclamos y sugerencias, los profesionales a quienes se les direcciona no registran oportunamente la respuesta teniendo en cuenta a lo establecido en la ley para la atención de quejas y reclamos para respectivo cierre.

En consenso con los informes de los centros zonales, se evidencia falta de compromiso y cultura de registro en el SIM.

Punto(s) Crítico(s): Unas de las causas más importantes en el resultado de indicador, se basa en la poca importancia que tiene el registro completo en el SIM en el quehacer diario de los profesionales a quienes se les debe direccionar las quejas y reclamos para respuesta, afectando seriamente la calificación de la regional en cuanto a oportunidad.

Por otro lado y sin restar importancia, la carga laboral presentada en los coordinadores de centro zonal, no les permite 1. Registro oportuno de respuestas de quejas y reclamos, 2. Direccionamiento de


juniojulio

agosto

septiembre

octubre

noviembre

Diciembre

0

20

40

60

80

100

120

100 100 100 100 100 100 100

50

1725

90

27

67

0

E-40 Quejas y reclamos solucionados en términos de Ley

META RESULTADO

INDICADOR

MES META RESULTADO

junio 100 50

julio 100 17

agosto 100 25

septiembre 100 90

octubre 100 27

noviembre 100 67

Diciembre 100 0




reclamos a responsables de modalidades.

Cabe resaltar la labor y el compromiso de los responsables del macro proceso de gestión de servicio y atención de centro zonal y regional, quienes están pendientes de alertar a profesionales cuando se evidencia retraso en tiempos de repuesta, en búsqueda de mejora del macro proceso.

Nombre del indicador: MPA5-02 Oportunidad en la Atención de Peticiones de Asuntos Conciliables.

MES META RESULTADO

junio 100 50

julio 100 34

agosto 100 39

septiembre 100 46

octubre 100 37

noviembre 100 28

Diciembre 100 36

Análisis: Se evidencia en los resultados mensuales de indicador, falta de registro de atención de procesos conciliables por parte de los defensores de familia de centros zonales. El indicador en el semestre no presenta resultado superior al 50%.

Punto(s) Crítico(s): Como puntos críticos se evidencia la falta de registro de resultado de audiencia de conciliación, por lo que dificulta al sistema identificar si se atendió efectivamente al ciudadano en tiempo.

En el semestre se presentan 365 peticiones extraprocesales con motivo proceso conciliables de los cuales se presenta la siguientes estadística:

SUCURSAL / RESULTADO AUDIENCIA

CONCILIADA FALLIDA NO APLICA SI REPORTE TOTAL

CENTRO ZONAL YOPAL

61 29 1 73 (44%) 164

CENTRO ZONAL PAZ DE ARIPORO

36 11 6 37 (41%) 90

CENTRO ZONAL VILLANUEVA

26 17 5 63 (56%) 111

Nombre del indicador: MPA5-03 Oportunidad en la Constatación de Denuncias PRD.

MES META RESULTADO


junio julio agosto septiembre octubre noviembre Diciembre0

0.5

1

1.5

2

2.5

3

3.5

3 3 3 3 3 3 33

2 2 2

1

3 3

MPA5-03 Oportunidad en la constatación de Denuncias PRD.

METARESULTADO


20

40

60

80

100

120

100 100 100 100 100 100 100

5034 39 46

3728

36

MPA5-02 Oportunidad en la atención de peticiones de Asuntos Conciliables

META RESULTADO




junio 3 3julio 3 2

agosto 3 2septiembre 3 2

octubre 3 1noviembre 3 3Diciembre 3 3

Análisis: Se evidencia cumplimiento de tiempos para constatación de derechos. Gran parte del mejoramiento de este indicador se debe la asignación de la constatación de denuncias a las trabajadoras sociales teniendo en cuenta el turno de defensoría de familia en dos centros zonales.

Punto(s) Crítico(s): Se presenta dificultad con la falta de transporte para constatar denuncias en las áreas rurales del municipio, ya que no siempre se cuenta con ello y algunas denuncias tardan en constarse, de igual forma solicitan se requiera más apoyo por parte de las comisarias de familia en los municipios de la jurisdicción de los centros zonales, para que se verifiquen las denuncias que llegan para dichos municipios.

MACRO PROCESOS DE EVALUACIÒN

PROCESO ASEGURAMIENTO A ESTANDARES

Nombre del indicador: MPEV2-P1-02. Cumplimiento de los estándares de calidad de las modalidades pertenecientes a los proyectos 7 (Proyecto Protección - Acciones para preservar y restituir el ejercicio integral de los derechos de la niñez y la familia), 5 (Proyecto apoyo nutricional y de orientación juvenil a la niñez y adolescencia a nivel nacional), 4 (Proyecto asistencia a la primera infancia a nivel nacional), por cada regional.



0.5

1

1.5

2

2.5

3

3.5

3 3 3 3 3 3 33

2 2 2

1

3 3

MPA5-03 Oportunidad en la constatación de Denuncias PRD.

METARESULTADO




NA

ME

TAR

ESU

LTA

DO

0% 20% 40% 60% 80% 100% 120%

80%

94%

97%

Diciembre Octubre

Análisis: Para el mes de agosto NA. La Oficina de Aseguramiento a la calidad no registra datos, debido a que no hubo reporte por parte de las firmas verificadoras a la fecha de corte del indicador.Para los meses de Octubre y Diciembre: Las distintas modalidades de los proyectos 4, 5 y 7 son prestadas cumpliendo con los estándares de calidad reflejando así en el indicador un nivel óptimo de cumplimiento.

Nombre del indicador: MPEV2.P1 – 03. Acciones adecuadas, ejecutadas por los centros zonales y/o regionales, frente a las acciones adecuadas, formuladas respecto a las entidades contratistas y unidades aplicativas clasificadas en condición de "no garantiza el cumplimiento de los estándares definidos para la prestación del servicio".

NA

NA

META

RESU

LTA

DO

84% 86% 88% 90% 92% 94% 96% 98% 100% 102%

90%

100%

MPEV2.P1-03

Diciembre

Análisis: De las 43 acciones formuladas, el 100% fueron oportunas y adecuadas en su ejecución.

Nombre del indicador: MPEV2.P1 – 04. Formulación de acciones, por los centros zonales y/o regionales, frente al total de las entidades contratistas y unidades aplicativas clasificadas en condición de "no garantiza el cumplimiento de los estándares definidos para la prestación del servicio".





NA

NA

MET

ARE

SULT

AD

O

78% 80% 82% 84% 86% 88% 90% 92%

83%

91%

MPEV2.P1 - 04

Diciembre

Análisis: Se presentaron un total de 47 condiciones de "no garantiza el cumplimiento de los estándares definidos para la prestación del servicio", de las cuales se formularon acciones a 46 y una no fue atendida; de las 46 solamente fueron adecuadas 43, según la retroalimentación de la Oficina de Aseguramiento a la Calidad.

Punto(s) Crítico(s): No se está retroalimentando la ejecución de las acciones formuladas, limitando esto subsanar las situaciones que generaron una baja calificación.

No se está ejecutando acciones que subsanen la baja calificación de algunas variables, lo cual ha impedido el reporte oportuno a la Oficina de Aseguramiento a la Calidad.

Nombre del indicador: MPEV2.P1 – 05. Cierre de Situaciones de Reporte Inmediato.


0.9 0.9

0

1

MPEV2.P1.05META RESULTADO

Análisis: Durante este periodo se presentó una sola Situación de Reporte Inmediato en la Regional, la cual se subsanó oportunamente.

Nombre del indicador: MPEV2.P1 – 06. Modalidades con licencia de funcionamiento vigente a la fecha del contrato con el ICBF.





Ener

o

Febre

ro

Mar

zoAbril

May

oJu

nioJu

lio

Agosto

Septiem

bre

Octubre

Noviem

bre

Diciem

bre0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

MPEV2.P1-06

Análisis: De las 11 modalidades de servicios de protección que tienen contrato con el ICBF, todas

cuentan con licencia de funcionamiento vigente. Para el mes de Diciembre todas las modalidades del proyecto 7 que tienen contrato con el ICBF cuentan con licencia de funcionamiento vigente.

3.2 Conformidad del Servicio:Conocer los servicios no conformes que se han identificado en los Macroproceso/procesos misionales y el macroproceso de apoyo Gestión Servicio y Atención y las acciones que se han tomado posteriormente.

Graficar por macroproceso/proceso el total de SNC describiendo el número y (%) de SNC cerradas y abiertos por Macroproceso/proceso. La fuente de Información Isolucion.

- Resultados comparativos con el periodo anterior: (Presentar un análisis del comportamiento de los servicios no conformes frente al reporte de la revisión anterior).

Para la vigencia del año 2012 no se generaron SNC en los Macroprocesos Misionales por parte de los responsables de Procesos.

PUNTOS CRITICOS

- La falta de oportunidad en el seguimiento por parte de los responsables de Macroprocesos y en el cargue de las evidencias no ha permitido un eficaz cierre para los SNC.

- Falta de respuesta por parte del Nivel Nacional, sin embargo el programa de recuperación nutricional se viene manejando desde el 2012 a Nivel Regional para el 2013 los recursos fueron asignados desde inicio de la Vigencia y de Verificación del Tratamiento y/o de las Acciones Implementadas por parte del Grupo Asistencia Técnica para el cierre.





SNC ABIERTOS 50%

TOTAL50%

GESTIÒN PARA LA NUTRICIÒN

SNC ABIERTOS

50%TOTAL50%

GESTIÒN SERVICIO Y ATENCIÒN

4. Desempeño Ambiental

4.1 Desempeño de los Macroproceso/procesos:

Resultados de Indicadores por Macroproceso/proceso (Junio – 31 de Diciembre de 2012):


MACROPROCESO/PROCESO - 2011 SNC CERRADOS SNC ABIERTOS TOTAL

GESTIÒN PARA LA NUTRICIÒN 0 1 1

GESTIÒN SERVICIO Y ATENCIÒN 0 1 1




Nombre del indicador MPA1.P5-01 – Consumo de Agua. Análisis: Para El último trimestre se observa que estamos en el promedio estándar autorizado,

no sobrepasamos dicho porcentaje en la Regional Casanare.



Ener

o

Febre

ro

Mar

zoAbril

May

oJu

nioJu

lio

Agost

o

Septiem

bre

Oct

ubre

Noviem

bre

Diciem

bre02000400060008000

10000120001400016000

NIVEL DE CUMPLIMIENTO ESTANDAR DE CONSUMO DE RECURSO AGUA. MPA1.P5-01 RE-GIONAL Y CENTRO ZONAL YOPAL

META RESULTADO

Punto(s) Crítico(s): El centro zonal Villanueva presenta un alto porcentaje en consumo de agua, lo que no ha permitido reducir el gasto en el nivel de consumo autorizado.

Nombre del indicador Consumo de Energía

Análisis: Para El último trimestre se observa que estamos en el promedio estándar


INDICADOR

MES GASTO REGIONAL

ESTÁNDAR AUTORIZADO

Octubre 131 140Noviembre 89 140Diciembre 135 140




autorizado, no sobrepasamos dicho porcentaje en la Regional Casanare

Mediante acta Nº 18 de 02 y 15 de mayo en revisión por Dirección, evidencia ubicada en la carpeta de revisión por dirección en el grupo de planeación y sistemas, se socializó el plan de sensibilización para el ahorro y uso eficiente de agua y energía.Mediante acta Nº 10 de 22 de mayo de 2012, en grupo de estudio GAMI se socializó el plan de sensibilización para el ahorro y uso eficiente de agua y energía, igualmente quedando compromisos por parte de cada centro zonal, evidencia ubicada en la carpeta GRUPO DE ESTUDIO - GAMI, en planeación y sistemas.La Regional Casanare - grupo de Planeación realizó publicación en cartelera los reconocimientos y sanciones de los recursos del ahorro energético y de agua en la Regional y centros zonales.Mediante Acta de grupo de trabajo con el profesional de Planeación y sistemas de fecha 16 de julio de 2012, se logro implementar el estándar autorizado por centro zonal, según estándar autorizado para la Regional Casanare, evidencia que se encuentra ubicada en la oficina de planeación y sistemas del ingeniero Jose Luis Guecha, dicho estándar está distribuido de la siguiente forma por centro zonal, mediante la grafica que a continuación se relaciona podemos observar promedios autorizados.

INDICADOR

MES GASTO REGIONAL ESTÁNDAR AUTORIZADO

Octubre 11,375 13,000Noviembre 14,371 13,000Diciembre 12,252 13,000

Ener

o

Febre

ro

Mar

zo

Abril

May

o

Junio

Julio

Agost

o

Septiem

bre

Oct

ubre

Noviem

bre

Diciem

bre02000400060008000

10000120001400016000

NIVEL DE CUMPLIMIENTO ESTANDAR DE CONSUMO DE RECURSO ENERGÉTICO. MPA1.P5-02 REGIONAL CASANARE

META RESULTADO

Punto(s) Crítico(s): Aunque la Regional Casanare y el centro zonal Yopal tienen un alto porcentaje en consumo de energía, estando dentro del consumo estándar autorizado se deben seguir generando estrategias de ahorro para seguir disminuyendo el porcentaje de consumo.

• Análisis: En la vigencia 2012 se realizaron 35 visitas a unidades aplicativas donde se aplico el Instrumento LISTA DE VERIFICACIÒN A UNIDADES DE SERVICIO a los Programas: HCB – CDI – HI – PAE.





• Puntos críticos:

PARAMETROS CON MAYOR FRECUENCIA DE INCUMPLIMIENTOS

1. Prevención de Emergencias y Desastres

- Plan de Emergencias Documentado e Implementado.- Señalización de salidas de emergencias de las diferentes

áreas.- Extintores señalizados y demarcados.- Gabinetes de emergencias con mantenimiento.

2. Sustancias Químicas. - elementos de protección personal para manipular elementos químicos para la desinfección y limpieza.

- Fichas Técnicas en lugares visibles de Productos Químicos.

3. Saneamiento Básico. - Fumigación – control de Plagas mínimo cada seis meses.- Certificado de Fumigación. - Puntos Ecológicos Bien Ubicados.

4. Calibración de Equipos. - Control Metrológico de equipos antropométricos.

5. Área de Cocina y Comedor. (Decreto 3075 de 1997)

- Personal del área de cocina con carnet de manipulación de alimentos vigentes. Exámenes Médicos.

- Existencia y mantenimiento de trampas de grasas.- Control de Inventarios y vencimiento de alimentos.- Separación y Clasificación De residuos sólidos.

5. Estado de las Acciones Correctivas y Preventivas

5.1 Acciones Correctivas

Graficar por macroproceso/proceso el total de Acciones Correctivas describiendo el número y (%) de acciones cerradas, abiertas y vencidas por Macroproceso/proceso y por fuente. La fuente de Información Isolucion.

- Resultados comparativos con el periodo anterior:





DIRECCIONAMIENTO

ESTRATEG

ICO

MEJORAMIEN

TO CONTIN

UO

GESTIÒN ADMINIST

RATIVA

GESTIÒN ATEN

CIÒ PETICIONES,

QUEJAS, R

ECLAMOS Y SU

GERENCIASADOPCIONES

GESTIÒN PARA LA

NUTRICIÒN

RESTABELC

IMIEN

TO DE D

ERECHOS

GESTIÒN HUMANA

GESTIÒN TE

CNOLOGICA

EVALUACIÒN Y MONITO

REO

GESTIÒN CONTRATA

CIÒN

GESTIÒN JU

RIDICA

GESTIÒN FIN

ANCIERA

GESTIÓN PARA LA

ATENCIÓN IN

TEGRAL A

LA PRIM

ERA INFA

NCIA

0

2

4

6

8

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 00 0

4

0 0 0 0

4 4

0 0 0 0 01 1

2

4

1 1

5

2

4

2 21 1 11 1

6

4

1 1

56

8

2 21 1 1

AC CERRADAS AC ABIERTAS AC VENCIDAS TOTAL

Causas por la cuales no se han podido cerrar dichas acciones.

- Falta de oportunidad en el seguimiento por parte de los responsables de Macroprocesos y en la repuesta y el cargue de las evidencias no ha permitido un eficaz cierre para los AC:

- Falta de Compromiso e interés con el proceso por parte de Colaboradores. - Falta de seguimiento al estado de las AC por parte de los responsables de los Procesos y

promotores EPICO.- Alta carga laboral por parte de los Coordinadores.- Falta de práctica en el manejo de la herramienta ISOLUCION.





5. Estado de las Acciones Correctivas y Preventivas5.2 Acciones Preventivas

Graficar por macroproceso/proceso el total de Acciones Preventivas describiendo el número y (%) de acciones cerradas, abiertas y vencidas por Macroproceso/proceso y por fuente. La fuente de Información Isolucion.


AP CERRADAS AP ABIERTAS AP VENCIDAS TOTAL

0 0

2 2

0 0

1 1

ACCIONES PREVENTIVASGESTIÒN PARA LA PROTECCIÒN GESTIÒN ADMINISTRATIVA

Causas por la cuales no se han podido cerrar dichas acciones

- Falta de oportunidad en el seguimiento por parte de los responsables de Macroprocesos y en la repuesta y el cargue de las evidencias no ha permitido un eficaz cierre para los AP:

- Falta de Compromiso e interés con el proceso por parte de Colaboradores. - Falta de seguimiento al estado de las AP por parte de los responsables de los Procesos y


5.3 No Conformidad del Sistema:

Graficar por macroproceso/proceso el total de NCS describiendo el número y (%) de NCS cerradas y abiertas por Macroproceso/proceso. La fuente de Información Isolucion.


MACROPROCESO/PROCESO - 2012 NCS ABIERTAS TOTAL NCS SIN RESPUESTA A 24 –

02 - 13





DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO 6 15 1

MEJORAMIENTO CONTINUO 1 1 0

GESTIÒN PARA LA PROTECCIÒN 11 11 1

GESTIÒN PARA LA NUTRICIÒN 1 1 1

GESTIÒN SERVICIO Y ATENCIÒN 7 7 1

ASEGURAMIENTO ESTANDARES 1 1 0 ABASTECIMIENTO 2 2 0

EVALUACION Y MONITOREO DE LA GESTIÓN 4 5 1

GESTIÒN ADMINISTRATIVA 7 9 1

GESTIÒN FINANCIERA 4 5 0 GESTIÒN HUMANA 2 2 0 TOTAL 46 59 6

13%

2%

24%

2%

15%

2%4%

9%

15%

9%

4%

DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MEJORAMIENTO CONTINUOGESTIÒN PARA LA PROTECCIÒN GESTIÒN PARA LA NUTRICIÒNGESTIÒN SERVICIO Y ATENCIÒN ASEGURAMIENTO ESTANDARESABASTECIMIENTO EVALUACION Y MONITOREO DE LA GESTIÓN GESTIÒN ADMINISTRATIVA GESTIÒN FINANCIERAGESTIÒN HUMANA

- La falta de oportunidad en el seguimiento por parte de los responsables de Macroprocesos y en la repuesta y el cargue de las evidencias no ha permitido un eficaz cierre para los NCS:

- Falta de Compromiso e interés con el proceso por parte de Colaboradores. - Falta de seguimiento al estado de las AC por parte de los responsables de los Procesos y


6. Requisitos legales Ambiental y SYSO

REQUISITOS LEGALES AMBIENTALES REGIONAL Y CENTRO ZONAL YOPAL

TOTAL CUMPLIDOS NO CUMPLIDOS NA41 31 0 10





76%

24%

CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS LEGALES AMBIENTALES REGIONAL Y CZ YOPAL

CUMPLIDOS NO CUMPLIDOS NA

REQUISITOS LEGALES AMBIENTALES CENTRO ZONAL PAZ DE ARIPOROTOTAL CUMPLIDOS NO CUMPLIDOS NA41 35 1 4

88%

3% 10%

CUMPLIMIENTO DE REQUSISITOS LEGALES AMBIENTALES


REQUISITOS LEGALES AMBEITNALES CENTRO ZONAL VILLANUEVATOTAL CUMPLIDOS NO CUMPLIDOS NA

41 27 1 12


• Análisis: De la aplicación de Matriz de Requisitos Legales Ambientales de la Regional y Centro Zonal Yopal de 41 Requisitos Legales Ambientales, se cumplen el 76% y el 24% no aplican.

Análisis: De la aplicación de Matriz de Requisitos Legales Ambientales del centro zonal Paz de Ariporo 41 Requisitos Legales Ambientales, se cumplen el 85%, 5% de no cumplimiento, 10% no aplican.




68%3%

30%

CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS LEGALES AMBIENTALES CZ VILLANUEVA


Normatividad Requisito no cumplido Descripción de no cumplimiento

Por la cual se modifica la Resolución 005 de 1996 que reglamenta los niveles permisibles de emisión decontaminantes producidos por fuentes móviles terrestres a gasolina o diesel, y se definen los equipos yprocedimientos de medición de dichas emisiones y se adoptan otras disposiciones.

ARTICULO 45. De la verificación. Para efecto de dar cumplimiento a lo señalado en el artículo anterior, los propietarios de los vehículos de servicio público y los de servicio particular que prestan servicio especial de transporte para estudiantes, asalariados, turismo, carga y los que reparten productos a domicilio por los que se recibe una contraprestación económica, deberán someter sus automotores anualmente a la evaluación de emisiones en los Centros de Diagnóstico autorizados. Los vehículos nuevos de servicio público de transporte de pasajeros sólo empezarán a someterse a la verificación de emisiones de contaminantes transcurrido un año desde su matrícula.

Se cuenta con una motocicleta la cual cuenta con el seguro, pero le falta el certificado de gases

Resolución 2346 de 2007/“Por la cual se regula la práctica de evaluaciones médicas ocupacionales y el manejo y contenido de las historias clínicas ocupacionales

Artículo 3°. Tipos de evaluaciones médicas ocupacionales. Las evaluaciones médicas ocupacionales que debe realizar el empleador público y privado en forma obligatoria son como mínimo, las siguientes:1. Evaluación médica pre ocupacional o de pre ingreso.2. Evaluaciones médicas ocupacionales periódicas

Exámenes periódicos: este punto culmino con la realización a 45 colaboradores, no se llevo a cabo al 100% de la población y la causa fue que los funcionarios no acudieron al llamado de coordinación administrativa, se debe llevar acabo más rigurosidad en este tema por parte de la dirección regional.Para 2013 la sede asumirá el la


Análisis: De la aplicación de Matriz de Requisitos Legales Ambientales Centro Zonal Villanueva de 41 Requisitos Legales Ambientales, se cumplen el 67%, el 30% No aplica y 3% no cumplido.




(programadas o por cambios de ocupación).3. Evaluación médica pos ocupacional o de egreso.El empleador deberá ordenar la realización de otro tipo de evaluaciones médicas ocupacionales, tales como pos incapacidad o por reintegro, para identificar condiciones de salud que puedan verse agravadas o que puedan interferir en la labor o afectar a terceros, en razón de situaciones particulares.

logística y rubro para exámenes periódicos.Exámenes de ingreso lo está haciendo por parte del colaborador, en 2013 lo debe ejecutar con recursos propios la regional.Exámenes de retiro no se evidencia ninguno, 2013 se debe ejecutar con recursos propios.

Resolución 2646 de 2008/Por la cual se establecen disposiciones y se definen responsabilidades para la identificación, evaluación, prevención, intervención y monitoreo permanente de la exposición a factores de riesgo psicosocial en el trabajo y para la determinación del origen de las patologías causadas por el estrés ocupacional

Artículo 8°. Factores psicosociales individuales que deben ser identificados y evaluados por el empleador. Los empleadores deben contar, como mínimo, con la siguiente información sobre los factores psicosociales individuales de sus trabajadores:a) Información socio demográfica actualizada anualmente y discriminada de acuerdo al número de trabajadores. Esta información debe incluir datos sobre: sexo, edad, escolaridad, convivencia en pareja, número de personas a cargo, ocupación, área de trabajo, cargo, tiempo de antigüedad en el cargo.b) Características de personalidad y estilos de afrontamiento mediante instrumentos psicométricos y clínicos aplicados por expertos.

En el plan anual con positiva se estableció 40 horas de capacitación y se concertó con la sede iniciar el programa de baterías (evaluaciones a los colaboradores destacando resultados e inicio de plan epidemiológico)

Resolución 652 de 2012Por la cual se establece la conformación y funcionamiento del Comité de ConvivenciaLaboral en entidades públicas y empresas privadas y se dictan otras disposiciones

Artículo 3°. Conformación. El Comité de Convivencia Laboral estará compuesto por un número igual de representantes del empleador y de los trabajadores, con sus respectivos suplentes. Los integrantes del Comité preferiblemente deben contar con competencias actitudinales y comportamentales, tales como respeto, imparcialidad, tolerancia, serenidad, confidencialidad, reserva en el manejo de información y ética; así mismo, habilidades de comunicación asertiva, liderazgo y resolución de conflictos.

Según memorando 00917 de 31 de enero la dirección de gestión humana envía requerimiento de comité de convivencia laboral, por lo anterior se debe convocar a elecciones para tal grupo lo antes posible, es de aclarar que en el plan con positiva se establecieron 4 horas para capacitación.





Resolución 1409 de 2012/Por la cual se establece el Reglamento de Seguridad para protección contra caídas en trabajo en alturas.

Artículo 11. Contenidos de los programas de capacitación. Los programas de capacitación en protección contra caídas para trabajo seguro en alturas hacen parte de la capacitación para la seguridad industrial, por lo tanto se regirán por las normas establecidas en el Ministerio del Trabajo.

Se estableció en el plan básico programa preparación y atención de emergencias 3 horas de capacitación orientada a trabajo en alturas.

Regional y Centro Zonal Yopal.

META RESULTADO

100%

11% 16%

MPA1.P1.01no cumple no aplica

• Análisis: Evaluaciones médicas ocupacionales que debe realizar el empleador en forma obligatoria. Ingreso, periódicas, Egreso.

• Factores psicosociales individuales que deben ser identificados y evaluados por el empleador.

• Conformación. El Comité de Convivencia Laboral

• Decisiones para la mejora.

• Se estableció con la sede nacional exámenes periódicos. Ingreso y egreso con recursos locales.

• Se evidencio plan con positiva 40 horas capacitación.• Se definió con administrativa la conformación del comité y en plan con positiva 4

horas.

Centro Zonal Paz de Ariporo.

META RESULTADO

100%

37%

19%








• Conformación. El Comité de Convivencia• Documentación en ocasiones no se encuentra, como inspecciones.• Infraestructura cocina baños escaleras.


• Se estableció con la sede exámenes periódicos. Ingreso y egreso con recursos locales.

• Se evidencio plan con positiva 40 horas capacitación.• Cambios con inspecciones de seguridad.

Centro Zonal Paz de Villanueva.

META RESULTADO

100%

35%

19%




• Conformación. El Comité de Convivencia• Documentación en ocasiones no se encuentra, como inspecciones.• Infraestructura disconfort térmico baños archivo.


• Se estableció con la sede exámenes periódicos. Ingreso y egreso con recursos locales.

• Se evidencio plan con positiva 40 horas capacitación.• Cambios con inspecciones de seguridad.





SEGUIMIENTO AMBIENTAL A LOS ASPETOS E IMPACTOS ASOSCIADOS A LAS OBRAS DE MEJORAMIENTO Y MANTENIMIENTO DE INFRAESTRUCTURA FISICA (ENERGIA, ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO, RESIDUOS Y SISTEMAS DE VENTILACIÒN).

Con visita de inspección realizada a las obras de mantenimiento a la infraestructura 28/12/2012 se evidenció incumplimiento de ficha técnica ambiental No 1 manejo de infraestructura.

IMPACTO AMBIENTAL REQUISITO LEGAL

Manejo inadecuado de escombros y sobrantes de construcción

Resolución 541 de 1994 Escombros y otros materiales

Generación de residuos peligrosos - electrónicos

Decreto 4741 de 2005 y reglamentarios

Manejo inadecuado de residuos sólidos

Decreto 1713 de 2012

7. Acciones de seguimiento de revisiones anteriores por la Dirección

Macroproceso/proceso: ESTRATEGICO-MEJORAMIENTO CONTINUO

Compromisos Acciones Adelantadas Estado(Cumplido / Pendiente)

Fecha de Cumplimiento Dificultades

Revisión de procesos y generar acciones de mejora con los resultados de esta. RXD con corte 31/12/2011

Se hizo revisión de proceso de gestión de servicio y atención, Evaluación y Seguimiento al Estado Nutricional se genera No Conformidad Nº2669 del 07 de Diciembre de 2012 al Centro Zonal Paz de Ariporo por los incumplimientos encontrados.

Cumplido

Responder las acciones correctivas de AIC. RXD con corte a 30/8/2012

Asistencia Técnica: De 11 acciones no se han respondido 3 y ya tienen evidencias de cumplimiento se subirán en la fecha.Financiera: ya dieron respuesta y cargue de los hallazgos en el aplicativo ISOCULIONPlaneación y Sistemas: ya se dio respuesta y se ha tramitado cargue de evidencias en el aplicativo.

Parcialmente

Macroproceso/proceso: ESTRATEGICO-DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO







Realizar seguimiento a los contratos con corte a abril y agosto para liberar recursos no ejecutados y reportar a la regional al grupo de asistencia técnica y planeación y sistemas.RXD con corte a 31/12/2011

Se realizo la revisión de los saldos y se está proyectando las reducciones, a septiembre teniendo en cuenta, que ya estaban las documentaciones para ser remitida a oficina jurídica, pero a raíz del paro de madres comunitarias se descontaron raciones, lo cual se ajustan el valor a reducir. Se proyecta realizar las respectivas reducciones antes del 25 de septiembre del año 2012

Cumplido

Implementar acta de compromisos de asistir, replicar las capacitaciones y asesorías recibidas. Tomar firmas de inicio y final. RXD con corte a 31/12/2011

CZV: Actualmente se ha participado en las siguientes capacitaciones, ley de víctimas, encuentros defensores que se proyecta replicar en reunión del 27 de septiembre del año 2012.

Parcialmente

Hacer verificación de focalización los nuevos cupos de CDI. RXD con corte a 30/08/2012

Se realizo en la primera semana y se envió mediante correo electrónico De 11 de Diciembre de 2012. cumplido

Macroproceso/proceso: ESTRATEGICO-COORDINACION Y ARTICULACION DEL SISTEMA NACIONAL DE BIENESTAR FAMILIAR



Socializar con los equipos de centros zonales el papel de los COMPOS, y su rol en el mismo. RXD con corte 30/8/2012

se reprograman tres encuentros para el mes de enero del 2013 con cada uno de los tres zonales para tratar el tema relacionado con el funcionamiento y la organización de los consejos de política social atendiendo a las orientaciones brindadas por la sede nacional a través de la resolución 3231 del 2011.

Pendiente

Realizar taller de política pública a municipios priorizados RXD con corte 30/8/2012

En el municipio de san Luis se llevo a cabo el 13/12/2012, en el municipio de Nunchía se hizo el 11/12/2012 y Tauramena se hizo el 14/12/2012.

cumplido





Macroproceso/proceso: APOYO-GESTION SERVICIO Y ATENCION



• Presentar videos en la sala de espera del CZ Yopal • Proyectar video CZ Villanueva y Paz de Ariporo 1 vez a la semana y elaborar cartelera de promoción del uso del buzón.RXD con corte a 31/12/2011

La cartelera se realizo, explicando que es una queja, sugerencia o reclamo Y se explica que se pueden depositar en el buzón. Se coloco en un lugar visible.

Cumplido

Indagar qué acciones se han adelantado en la gestión de quejas y reclamos para la próxima revisión por dirección.RXD con corte a 31/12/2011

Se ha realizado control de la gestión de reclamos, se analizo en reunión de coordinación del centro zonal ,las causas de la contestación inoportuna de los reclamos y se reorganizo, los responsables de atención de reclamos

Parcialmente

que la servidora que ejercía las funciones de coordinación cz 1 ya no lo es y no los gestiono en su tiempo y ahora los debe direccionar al nuevo servidor pero no lo ha hecho, descociéndose el por qué de ello

Establecer estrategia para disminuir el tiempo de asignación de citas de atención de asuntos conciliables en el CZ Yopal para mejoramiento de indicador oportunidad en las peticiones de

En cuanto a este punto, se planteo por parte de la Dirección Regional, una organización para poder mejorar el indicador de Asuntos conciliables del centro zonal Yopal, al respecto las cuatro defensorías de familia de protección del centro zonal Yopal, recibirán todo asunto que llegue, sea conciliable o no, durante un mes, estarán en turno y las citas

Pendiente





asuntos conciliables.RXD con corte a 31/12/2011.

para asuntos conciliables se atenderán en este mes, y dentro de los 10 días que ordena la Ley, lo cual ha venido mejorando el indicador en un alto porcentaje.

Replicar principios de las personas que atienden al ciudadano y los principios de los servidores públicos. RXD con corte a 30/08/2012

Tema que fue tratado en la re inducción que debió realizarse por cada uno de los servidores públicos y contratista en el mes de diciembre.Asistencia técnica: mediante memorando de fecha 10/01/2013 con radicado 000154 se dan a conocer los principios y los valores y principios

Cumplido

Apertura del buzón del cz Yopal y entrega de la llave RXD con corte a 30/08/2012

pendiente

Centro Zonal Yopal no reporto avances de Compromisos

Implementar elaborar informes del estado de peticiones – (asuntos conciliables, denuncias, quejas, reclamos) por cada funcionario quincenal. RXD con corte a 30/08/2012

Correos electrónicos 11/27/2012 Natalie Rojas solicitud gestión reclamos 11/30/2012 Grimaldo Malaver solicitud quejas y dp12/05/2012 Natalie Rojas gestión reclamo12/12/2012 Blanca Dilma Garzon y Mayra Alejandra Ibarra gestión peticiones rechazadas12/13/2012 Kenyari neme solicitud direccionamiento peticiones12/18/2012 Grimaldo Malaver peticiones TS Nidya Kenath parraHarol López ingreso de actuaciones en peticionesMaria del Pilar Caro solicitud direccionamiento de peticionesRosa Milena Garcia solicitud registro de actuaciones en peticiones12/21/2012 solicitud direccionamiento peticiones a defensora Nidya Andrade SRPA.

cumplido

Implementar reunión de gestión y servicio el día 25 de cada mes para seguimiento al proceso a nivel Regional. RXD con corte a 30/08/2012

CZ 1. 11/15/2012 Acta No: 184CZ 1. 11/21/2012 Acta No. 187 CESPACZ 2. 11/23/2012 Acta No. 190 CZ 3. 11/16/2012 Acta No. 41

cumplido





Colocar al día las peticiones por cada Servidor Público y profesionales contratados (reportar en el análisis las peticiones por cada SP). RXD con corte 31/8/2012

CZ 1. 11/15/2012 Acta No: 184CZ 1. 11/21/2012 Acta No. 187 CESPACZ 2. 11/23/2012 Acta No. 190 CZ 3. 11/16/2012 Acta No. 41 Se ha venido trabajando en esta tarea dispendiosa

parcialmente

Realizar gestión a quejas vencidas 33308005, 33306896, 1758548603, 33307995. RXD con corte 31/8/2012

de acuerdo al reporte sacado del SIM de fecha 9-01-2013 por la TS Nohora Yamile se evidencia que no se ha realizado gestión en los quejas vencidas

parcialmente

Realizar gestión a reclamos vencidos: 33308218, 1758520504, 33308350, 33308753, 33308698, 33308712, 33201187, 33307957, 33308845, 1758545676, 1758520173 Y 33308633.RXD con corte 31/8/2012

de acuerdo al reporte sacado del SIM de fecha 9-01-2013 por la TS Nohora Yamile se evidencia que de los 12 reclamos vencidos sean cerrado 4 (33308845, 33201187, 33307957, 1758545676)

parcialmente

De las 335 denuncias vencidas de periodos anteriores, se enviara archivo a los servidores públicos encargados de revisarlas y realizar gestión. RXD con corte 30/8/2012

Se le envió mediante correo electrónico en el mes de Noviembre la relación de las denuncias vencidas del centro zonal Yopal, se verificaron en el SIM y de las 335 denuncias vencidas hacen falta Dieciséis (16) por darles su trámite correspondiente

parcialmente

Organizar la asignación de citas de atención a asuntos extrajudiciales. RXD con corte 30/8/2012

pendiente

El Centro Zonal Yopal no reporto avances

Macroproceso/proceso: GESTION PARA LA PROTECCION-RESTABLECIMIENTO DE DERECHOSCompromisos Acciones Adelantadas Estado(Cumplido Fecha de Dificultades





/ Pendiente) CumplimientoVolver a enviar los casos de los NNA con características y necesidades especiales a comité de adopciones para valoración por IAPAS – en entregas periódicas.RXD con corte a 31/12/2011

por medio de acta no: 34 de fecha agosto 17 de 2012 en comité de adopciones se registra que los NNA quedan en lista de espera debido a que son de difícil adopción

Cumplido

Evaluar el caso de Ayda Zuleima Tumay (mayor de edad) y de helena campo (caso por salud) en comité pard zonal. RXD con corte a 30/8/2012

CZ PAZ DE ARIPORO: acta comité PARD de fecha 14/11/2012 se analizo la situación de la niña HELENA CAMPO.CZ YOPAL: no reporto

parcialmente

Realizar seguimiento del avance de registros de beneficiarios en SIM por cada indicador por servidor público y presentar en comité pard zonal y comité Regional.RXD con corte a 30/8/2012

con fecha 3 de agosto se enviaron 3 memorandos a cada coordinador de cz referenciando el estado de los indicadores por cada uno de los profesionales, radicados cz 2 004432, cz 3 004433 y cz 1 004431 y reposan en el archivo de gestión de macro proceso de servicio y atenciónMemorando con radicado 007025 de fecha 22/11/2012 para defensores del cz1 solicitando agendar jornada de acompañamiento SIM, acta no. 187 de fecha 21/11/2012 acompañamiento SIM con el equipo de cespa. Acta no. 188 de fecha 26/11/2012 con el centro zonal Yopal defensora Sandra Carreño, acta no. 189 de fecha 29/11/2012 con cz1 y equipo de caivas, memorando con radicado 007319 de fecha 4/12/2012 entrega de indicadores regionales a defensoría de caivas, acta de fecha 13/12/2012 acompañamiento cz1 con la defensora de familia Herly lucero rivera. y se enviaron correo electrónicos solicitando ingreso de actuaciones en peticiones para

cumplido





realizar avance de fechas: 12/12/2012,28/11/2012 solicitud apoyo indicador 521/12/2012,26/12/2012 apoyo registro peticiones de SRPA27/12/2012,20/12/2012,18/12/2012 envió consolidado de indicadores por defensoría5/12/2012,17/12/2012,26/12/2012 envió de ruta SIM a los defensores de flia de los cz1, cz2 y a equipos psicosociales del cz1.

Se realizará asistencia técnica a los centros zonales nuevamente con el fin de explicar la ruta de ingreso de la información y así mismo revisar casos particulares, para que el equipo de defensoría correspondiente realice el ingreso de las evasiones presentadas para que no se alteren los reportes en el semáforo.RXD con corte a 30/8/2012

mediante grupo de estudio de fechas con CZY 16/10/2012; 12/12/2012,czp 18/10/2012, CZV 19/10/2012, caivas 19/11/2012,

cumplido

Citar a comité pard regional a coordinadores zonales. Corte a 30/08/2012.

Actas de Comité Pard Regional: Nº43 del 29 Noviembre y Nº46 - 47 del 19 y 20 de Diciembre de 2012.

cumplido

Macroproceso/proceso: GESTION PARA LA PROTECCION-GESTION DE ADOPCIONES



Solicitar a adopciones ajuste de la hoja de vida de indicadores porque los centros zonales no cuentan con acceso al modulo de adopciones posterior a la

Se modificaron el 04 de Abril de 2012 ajustes a la hoja de Indicadores.

Cumplido





asignación a familia y actas de comité de adopciones.RXD con corte a 30/8/2012promover la presentación de familias en medio masivo de comunicación – Directora Regional.RXD con corte a 30/8/2012

Mediante memorando expedido por la Dirección Regional de fecha 15 de Enero de 2013, con Radicado 000281.

Cumplido

Realizar un muestreo y hacer la revisión los casos pard para agilizar la remisión de los NNA a comité de adopciones de niños que no han sido enviados a comité. RXD con corte a 30/8/2012

04/12/2012 remisión niña lady carolina achagua niña luz Adriana Sibo corredor niños Nelson Felipe y Jimmy Alejandro Ardila arenas09/15/2012 solicitud correo electrónico de envió NNA en Adoptabilidad al comité10/05/2012 en comité de restablecimiento de derechos se solicito nuevamente11/16/2012 en comité de restablecimiento de derechos cz 3

Cumplido

Macroproceso/proceso: GESTION PARA LA PROTECCION-GESTION DE RESPONSABILIDAD PENAL



Verificar acta de restablecimiento de derechos – brindar asistencia técnica al equipo de CESPA en SIM modulo SPR. .RXD con corte a 30/8/2012

la trabajadora Social Nohora Yamile brindo la asistencia técnica con fechas 16 de noviembre y 21 de diciembre de 2012 al equipo de la defensoría cespa

cumplido

Verificar acta de restablecimiento de derechos y realizar a seguimiento a compromisos adquiridos.RXD con

Se reviso en coordinación con coordinador cz 1 y se envió correo a la defensoría de familia con fecha diciembre 27 indicándole el estado de las peticiones y lo que debe registrar para actualizar las

cumplido





corte a 30/8/2012 peticiones y los indicadores de SRPA.

Reportar en matriz las actas de comité PARD por parte de responsable de centro zonal al GAT.RXD con corte a 30/8/2012

ASISTENCIA TECNICA: a la fecha ninguno de los 3 cz han reportado fechas ni nos de actas de comité zonales.CZV: Durante el mes de enero se enviara al grupo de asistencia técnica la matriz de las actas de comité PARD

pendiente

Publicar las actas de comité PARD por parte de responsable de centros zonales y Regional..RXD con corte a 30/8/2012

GAT: están ubicadas en la ruta compartida de archivos a nivel nacional de la vigencia 2012CZV: se publicaran a la ruta establecida durante el mes de enero.

parcialmente

Macroproceso/proceso: MISIONALES- GESTIÓN PARA LA PROMOCIÒN Y PREVENCIÒN PARA LA PROTECCIÒN INTEGRAL DE LA NIÑEZ Y ADOLESCENCIA



Participar en jornada de registro y garantía de derechos en los cuales se incluye educación, para mejorar la matricula de población en edad escolar en resguardo Caño Mochuelo .RXD con corte a 30/8/2012

se gestionó con el defensor ante la alcaldía de paz de Ariporo para poder hacer registro, vacunas y afiliación a salud de los NNA que faltaran en Caño Mochuelo, jurisdicción Paz de Ariporo.pero eso finalmente no se llevó a cabo porque la registraduría municipal dijo que no podía desplazarse al resguardo en diciembre mediante acta de reunión de fecha 04 de Diciembre de 2012 citada por la alcaldía del Municipio de Paz de Ariporo y a la vez se le paso un listado de esos estudiantes que no aparecían en el SIMAT , el memorando salió de la dirección regional el día 3 de diciembre con radicado 007285.

Cumplido

Socializar en CPS responsabilidades de acuerdo a las modalidades de atención en el programa de alimentación escolar .RXD con corte a 30/8/2012

CZV: se realizara en el primer trimestre del año 2013 en donde se socializara el tema.

parcialmente

Los Centros Zonales Paz de Ariporo y Yopal no reportaron avances del compromiso

Macroproceso/proceso: MISIONALES- GESTIÓN PARA LA NUTRICIONCompromisos Acciones Adelantadas Estado(Cumplido Fecha de Dificultades





/ Pendiente) Cumplimiento• Presentar informe de avances de plan de intervenciones en el caso de los niños que no mejoran su estado nutricional al grupo de asistencia técnica. • Verificar avances del plan de intervenciones y generar NC en caso de incumplimiento.RXD con corte a 31/12/2011

El último trimestre se envió mediante correo electrónico de fecha 01/09/2013 a la Dra. Elisa Maria cadena Gaona contratista del grupo de seguimiento y análisis del nivel nacional.

Cumplido

Realizar foro de salud y nutrición con los padres de familia usuarios de programas ICBF.RXD con corte a 30/8/2012

mediante memorando con radicado de la regional 010961 de fecha 6/12/2012 presenta el primer informe foro municipal de salud y nutrición "alimentación y nutrición en promoción de la salud"

Cumplido

En reuniones COVE revisar el diagnostico nutricional en un municipio de cada centro zonal.RXD con corte a 30/8/2012

CZP: En cuanto a COVE no se asistió a ninguna reunión de estas en ninguno de los municipios de afluencia, por lo tanto creo que ese compromiso no se pudo cumplir

pendiente

Macroproceso/proceso: APOYO- GESTIÓN ADMINISTRATIVA



Realizar convenio para entrega de papel reciclado, incluir medición del papel entregado. RXD con corte a 31/12/2011

no se cumplió en la vigencia 2012 PendienteDebido a la carga de trabajo

Macroproceso/proceso: APOYO- GESTIÓN JURIDICA



Genera No conformidades del Sistema a los grupos que no

Se realizo una NCS al Grupo Administrativo la cual ya fue contestada, pero no se han subido las evidencias al sistema.

Pendiente





presenten contratos sin liquidar con los términos vencidos. RXD con corte 31/12/2011Macroproceso/proceso: APOYO- GESTIÓN FINANCIERA



Generar AP para controlar la ejecución del PAC. RXD con corte 31/12/2011

No se genero la AP dentro los términos establecidos al cumplimiento del compromiso.

Pendiente

La Coordinadora Financiera Manifiesta que se de cierre o se anule el Compromiso pues ya no amerita la realización de la AP, ya se dio termino la ejecución del PAC de esa vigencia 2012.

8. Cambios que podrían afectar el Sistema Integrado de GestiónMacroproceso/proceso:_ DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO__

Descripción del Cambio Efecto Positivo/NegativoPosibles Acciones

El procedimiento de focalización de beneficiarios en las modalidades de prevención y estrategia de recolección de beneficiarios no cuenta con la existencia de personal gestor de datos como en años anteriores.

Efecto positivo porque los enlaces de cada programa conocerán de primera mano el resultado de la recolección de beneficiarios realizada por los operadores.Efecto negativo, mayor carga laboral para los enlaces de programas porque deben verificar en los insumos y validar recolección entregada por operadores sin apoyo de gestor de datos.

Macroproceso/proceso:_ PROCESO COORDINACIÓN Y ARTICULACIÓN DEL SISTEMA NACIONAL DE BIENESTAR FAMILIAR (SNBF)_Diseño, elaboración y aprobación mediante Decreto Presidencial del Manual Operativo del Sistema Nacional de Bienestar Familiar (SNBF) por parte de instancias del nivel central para su posterior socialización e implementación en escenarios regionales y locales para fortalecer y posicionar el SNBF en territorios, contando para ello con la intervención de los Referentes del SNBF existentes en las Regionales ICBF del país.

Con la implementación del Manual Operativo del SNBF en los Departamentos y Municipios se pretende brindar una mayor claridad en torno a las funciones y roles que deben asumir los distintos agentes y/o actores del SNBF frente a la prestación del Servicio Público de Bienestar Familiar





(SPBF).

Revisión y modificación de la Resolución 3231 de Julio de 2011 emanada de la Dirección General del ICBF, por medio de la cual se establece la estructura, componentes e indicadores del Sistema de Monitoreo al funcionamiento y la organización de los Consejos Departamental y Municipales de Política Social del país.

Al realizar el proceso de revisión a la Resolución 3231 se podrán incluir nuevas variables y categorías para adelantar un nivel de medición más próximo a lo real en materia de cumplimiento de compromisos, obtención de resultados y generación de políticas públicas con enfoque diferencial y prioritario que surjan desde los Consejos Departamentales y Municipales de Política Social.

Macroproceso/proceso:_ PROCESO GESTIÓN PARA LA ATENCIÓN INTEGRAL A LA PRIMERA INFANCIA_

El cambio a las nuevas modalidades requiere mayores exigencias en cuanto al cumplimiento de los requisitos para la operación del servicio.

Efecto positivo: Genera mayor calidad en el servicio.Efecto negativo: Dificultades en los procesos contractuales.

Macroproceso/proceso:_ PROCESO GESTIÓN PARA LA PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN PARA LA PROTECCIÓN INTEGRAL PARA LA NIÑEZ Y ADOLESCENCIA_

Falta de personal encargado del macro proceso de niñez y adolescencia .

Negativo: el cambio frecuente de los funcionarios encargados de cada lineamiento perjudica la estrategia de prevención y promoción, puesto que el desconocimiento de los procesos por parte del personal nuevo y la inversión de recursos educativos en personas que no seguirán con el proceso, conlleva a un impacto negativo.

Sensibilización agentes educativos comunitarios e institucionales del ICBF para apoyar el desarrollo del componente de salud sexual y reproductiva con el objetivo de prevenir vulnerabilidades o amenazas y proteger a los niños, niñas y adolescentes.

Positivo: La socialización de la política de Salud Sexual y Reproductiva y el documento CONPES 147 de 2012 a agentes educativos comunitario e institucional ayuda a prevenir el embarazo en adolescentes y además promueve los conocimientos de los derechos sexuales y reproductivos.

Inconvenientes en el desarrollo de las actividades en los tiempos planeados.

Negativo: Las directrices dadas frente al desarrollo de los componentes se dieron de manera tardía, por lo cual se cruzaron con otras capacitaciones relacionadas con el fortalecimiento de otros programas y se perjudicaron las metas.

Macroproceso/proceso:_ PROCESO GESTIÓN FINANCIERA_





Homologación del SIF ICBF al SIIF NACION II. Reduce la simplificación de procedimientos y/o procesos, carga operativa y demoras en pagos.

Positivo, desmonte del sistema financiero SIIF ICBF.

Macroproceso/proceso:_ PROCESO GESTIÓN JURÍDICA_

Falta de coordinador del grupo jurídico ni profesional de planta que asumiera funciones de ejecutor.

Negativo: Los procesos que requieren actuación del funcionario ejecutor se truncan. Negativo: La representación judicial estaba siendo asumida por un contratista.

Macroproceso/proceso: _GESTIÒN HUMANA_

Asegurar exámenes periódicos por parte del nivel nacional Positivo, cumplimiento de la ley, inicio de programa de vigilancia epidemiológica.

9. Recomendaciones para la MejoraMacroproceso/proceso Propuestas de Mejora Resultado esperado

DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO Buscar mecanismos o

sistemas más óptimos que permitan de forma rápida el seguimiento permanente del Plan de Acción regional. (Indicador, boletines. etc.)

COMPROMISO: Emisión de boletín desde el área de Planeación y Sistemas a toda la Regional, con el fin de socializar la entrega oportuna, de los planes de acción. (Relación porcentual de cumplimiento de cada uno de los indicadores que apliquen a los centros zonales). 2 AÑO CON AVANCES SEMESTRALES

MEJORAMIENTO CONTINUO

Nombrar o contratar personal idóneo o capacitado con el fin de apoyar todos los procesos del grupo Administrativo.

Lograr que todos los procesos Administrativos se cumplan en un 100%, mensualmente.

Realizar retroalimentación al personal área financiera en los procesos del SIGE, con el fin sensibilizar al personal de la importancia de la mejora continua en cada uno de los procesos para ser más efectivos en la prestación del servicio.

Permite el cumplimiento de los indicadores de gestión y fortalece los procesos institucionales.

GESTIÒN HUMANA Por parte de la dirección formar cultura de asistencia a las diferentes capacitaciones establecidas

Todos los colaboradores se deben actualizar por competencias en las diferentes capacitaciones talleres y encuentros para tomar acciones dentro de un marco establecido.

Aumento de recursos humano para solucionar de carga operativa por el manejo de

Control de Procesos.





dos sistemas financieros.

Realizar inducción especifica a todo el personal nuevo.

Cumplimiento de procesos.

Inclusión en el plan de Salud ocupacional de temas prevención e intervención en factores osteomusculares y psicolaborales.

Positivo, tomar acciones correctivas o preventivas para minimizar los riesgos. Posible acción: sensibilizar a los colaborados para participación activa en las actividades relacionadas con el tema.

SNBF Incorporación de Referentes Exclusivos del SNBF a los tres (3) Centros Zonales adscritos a la Regional para el apoyo en lo local de las acciones a desarrollar en cumplimiento del Plan de Acción del SNBF.

Con ello podría incrementarse la calidad y pertinencia del flujo de información, se aumentaría y posicionaría la cultura del reporte y se podría mejorar la labor de asistencia técnica en campo o en sitio de trabajo para los municipios que hacen parte de la jurisdicción de cada Centro Zonal.

Definición clara y orientaciones más precisas en torno a la conformación de la Red de Protección Integral para la Garantía de Derechos de Niños, Niñas y Adolescentes a nivel departamental y municipal. IDENTIFICAR LOS ACTORES.

Mejora en el proceso de divulgación y captación de actores y/o agentes del SNBF que podrán ser parte de esta Red de Protección Integral en lo regional y local al conocer la esencia y objetivos de esta.

Proceso de formación continuo (diplomado presencial o virtual) para el reforzamiento de capacidades técnicas y metodológicas para el acompañamiento, asesoría y asistencia técnica que deben brindar los Referentes del SNBF a los Departamentos y Municipios frente al tema de formulación de política pública prioritaria y diferencial de infancia y adolescencia.

Aumento de las capacidades y conocimientos académicos y técnicos de los Referentes del SNBF generando un mejor proceso de transferencia de información para funcionarios regionales y locales en materia de formulación, diseño, ejecución, seguimiento y evaluación de política públicas.

GESTIÒN PARA LA ATENCIÒN INTEGRAL A LA PRIMERA INFANCIA

Ingreso oportuno y confiable al sistema de información RUB : Persona capacitada en el tema y asignación de un único responsable que facilite el ingreso de la información al sistema de manera confiable.

Dato coherente, oportuno y acorde a la realizada.

Continuar con el trabajo de Transición de los hogares faltantes.





sensibilización de los hogares pendientes por transitar para el modelo de atención integral. Brindar asistencia técnica permanente que permita dar claridad a los autores involucrados en el proceso. Preparación para transito de HCB 2013 responsable coordinadores zonales/referentes de primera infancia.

Ampliación de cobertura.

GESTIÓN PARA LA PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN PARA LA PROTECCIÓN INTEGRAL PARA LA NIÑEZ Y ADOLESCENCIA

Iniciar con las actividades planeadas en tiempos suficientes para permitir la implementación de las estrategias, evitando el cruce con otras actividades.

Dar cumplimiento a todas las actividades de Asistencia técnica, seguimiento y articulación de acciones.

Capacitar a al personal nuevo sobre los procesos llevados a cabo con el fin de evitar consecuencias negativas en la continuidad.

Mejoría en la calidad del proceso, en tiempos, recursos, metas e impactos humanos.

GESTIÓN PARA LA ATENCIÓN DE LAS FAMILIAS Y COMUNIDADES

El orden nacional debe enviar bases de datos de red unidos actualizadas para el proceso de focalización.

Contactar por parte del operador a familias focalizadas de red unidos en el tiempo establecidos (un mes) por el lineamiento.

Viabilizar a los enlace regional desplazamiento unidades de servicio para seguimiento en la ejecución.

La regional contara con un conocimiento más claro sobre la ejecución del programa estableciendo de forma inmediata acciones de mejora

GESTIÓN ADMINISTRATIVA Aplicar los controles y herramientas establecidas en cada uno de los procesos y procedimientos para la administración de los bienes del ICBF para lograr la optimización en el uso de los recursos.

Lograr que todos los servidores públicos cuenten con los recursos necesarios para prestar un mejor servicio.

Realizar gestión con el fin de solicitar apoyo con personal capacitado para apoyar en los procesos del grupo Administrativo.

Cumplir con los procesos y procedimientos oportunamente.

GESTIÓN CONTRATACIÓN Informes de seguimiento semanal al proceso de liquidación.

Las liquidaciones se realicen dentro del término establecido.





Llevar control de las liquidaciones pendientes para hacer los requerimientos.

ASEGURAMIENTO A ESTÁNDARES

Contar con recurso humano disponible y capacitado para no retrasar los seguimientos a cada uno de los procesos.

Dar soluciones oportunas en cada uno de los procesos.

10. Resultados de la gestión realizada sobre los riesgos para la entidad

Macroproceso/proceso: __DIRECCIONAMIENTO ESTRAEGICO__

Riesgos de mayor dificultad para su control o no controlados Causas

Pérdida de confianza de la sociedad en el ICBF. MODERADO 6.

1. Falta de una estrategia integrada de atención al ciudadano 2.Cuestionamientos de entes de control y denuncias ciudadanas ante la gestión del ICBF3. Falta de estrategias de comunicación efectiva y asertiva 4. Dificultades en la contratación por falta de oferta de operadores.

Macroproceso/proceso: __MEJORAMIENTO CONTINUO__Desarticulación del sistema integrado de gestión. ALTA IMPORTANTE 8.

Demora en la implementación de las estrategias para la mejora.Desinterés de los colaboradores. Falta de conocimiento del Sistema.Pluralidad de conceptos (falta unificar criterios). Los colaboradores no visualizan la bondad del Sistema Integrado de Gestión.No se evidencian mejoras tangibles en los procesos/prestación del servicio.

Inadecuada utilización y apropiación de las metodologías e instrumentos establecidos en el Sistema Integrado de Gestión. ALTA - IMPORTANTE 9.

Débil cultura al Autocontrol.Faltan compromisos en todos los niveles.Renuencia a los Sistemas de Gestión.

Macroproceso/proceso: __ COORDINACIÒN Y ARTICULACIÒN DEL SISTEMA NACIONAL DE BIENESTAR FAMILIAR__No suficiente articulación de los actores del SNBF y la consiguiente no coordinación para la elaboración del Plan Nacional del Servicio Público de Bienestar Familiar. MODERADO 6.

No existe una visión compartida colectivamente de la verdadera función y operación del Sistema Nacional de Bienestar Familiar. Falta claridad conceptual y unidad de criterio político y técnico con relación al propósito del Sistema Nacional de Bienestar Familiar - SNBF. Falta de comprensión del Sistema Nacional de Bienestar Familiar - SNBF y Servicio Público de Bienestar Familiar - SPBF y su funcionalidad tanto al interior del ICBF como de otros agentes del Sistema.

Macroproceso/proceso: _ GESTIÓN PARA LA ATENCIÓN INTEGRAL A LA PRIMERA INFANCIA_





Invisibilización de la Estrategia Fiesta de la Lectura a nivel local y Regional como programa ICBF.

MODERADO 3.

Bajo empoderamiento por parte de la Regional y Centros Zonales de la Estrategia.Escasa asistencia técnica por parte del nivel Regional al Zonal y este a los Agentes Educativos.Los Agentes Educativos cualificados no aplican los aprendizajes entorno a la lectura y el arte con niños y padres de familia.Recursos logísticos insuficientes para realizar divulgación, asistencia técnica, acompañamiento, seguimiento y evaluación en la implementación de la estrategia.

Niños y niñas atendidos, que no cumplen con los criterios de selección del programa DIA. MODERADO 3.

Deficiencia en la focalización.Niños y niñas en concurrencia.Desactualización de bases de referencia de focalización.

Resistencia al Cambio de las Madres Comunitarias. MODERADO 6.

Las madres consideran que pierden los beneficios.Las madres piensan que se quedaran sin su trabajo.Incertidumbre en la continuidad.

Macroproceso/proceso:_ GESTIÓN PARA LA PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN PARA LA PROTECCIÓN INTEGRAL DE LA NIÑEZ Y ADOLESCENCIA_Deserción de los niños, niñas y adolescentes del programa. MODERADO 6.

Ausencia de espacios físico para la interacción de los NNA. Actividades derivadas del contratista con deficiente calidad y oportunidad.Monitoreo, seguimiento y control inadecuados del programa.Procesos pedagógicos e informativos inadecuados.Enfoque diferencial no aplicado.Condiciones familiares, sociales, de orden público y climáticas que impiden que al NNA permanecer en el programa.El cese de actividades escolares al final de año.

Macroproceso/proceso: _ GESTIÓN PARA LA PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN PARA LA PROTECCIÓN INTEGRAL DE LA NIÑEZ Y ADOLESCENCIA._Baja vinculación de los NNA al programa Generaciones con Bienestar. MODERADO 3.

Programa poco atractivo para los NNA. Utilización de medios de comunicación insuficiente.Fenómenos sociales de la comunidad a la que pertenecen los NNA. Falta de gestión del operador para la vinculación de NNA.

Suspensión de la implementación del programa. MODERADO 6.

Cambios en la situación política, sistemas de gobierno o cambios en las condiciones sociales que tengan impacto en la ejecución del contrato





(Paros, huelgas, actos terroristas, actos vandálicos, entre otros). Retrasos en la presentación de facturas por el periodo correspondiente de acuerdo a fechas establecidas.Mayor valor al estimado en costos de operación por circunstancias externas que afecten el correcto desarrollo del Programa.

Macroproceso/proceso: _ GESTIÓN PARA LA ATENCIÓN DE LAS FAMILIAS Y COMUNIDAD_Atención desarticulada a las familias. ALTA – IMPORTANTE 9.

Falta de política nacional e institucional dirigida a las Familias.Falta de coordinación y articulación interinstitucional. Diferentes interpretaciones y aplicaciones del concepto de familia a nivel institucional. No contar con diagnósticos sobre las problemáticas familiares.

Macroproceso/proceso: _ GESTIÓN PARA LA PROTECCIÓN – GESTIÓN RESTABLECIMIENTO DE DERECHOS_.Fallo Errado. ALTA IMPORTANTE 4. Desconocimiento y no aplicabilidad de

lineamientos, procedimientos y legislación. Equipos psicosocial incompleto que no permite realizar seguimiento y buena elaboración de pruebas.

Macroproceso/proceso: _GESTIÓN DE APOCIONES_.Asignación Fallida. MODERADO 3. Experiencias de vida del niño, niña y

adolescente no superadas.Poca intervención psicosocial en la preparación del Niño, niñas y adolescente para el encuentro con la familia.Elementos no evidenciados durante la preparación de la familia.

Macroproceso/proceso: _ GESTIÓN DE RESPONSABILIDAD PENAL_.Carencia de operadores para la atención de las modalidades del Sistema de Responsabilidad Penal. ALTA IMPORTANTE 5.

El incremento de cupos tanto en las medidas privativas como en las no privativas de la libertad y el no incremento del valor de los cupos.Exigencia de mejores condiciones en la infraestructura para la atención de más medidas tanto privativas como no privativas de la libertad y cumplimiento de los estándares establecidos.

Insuficiencia de cupos para la atención de adolescentes en sistema de responsabilidad penal. EXTREMA INACEPTABLE 12.

El no uso por parte de los Jueces de las medidas privativas como alternativas a las no privativas de la libertad.Debilidad en los procesos de prevención.

Macroproceso/proceso: _ GESTIÓN HUMANA_.Rotación de personal. MODERADO 3. Vincular personal provisional - reestructuración

- Cambio de Gobierno y Directrices Riesgo psicosocial - Suplir perfiles misionales con personal de contrato.





Macroproceso/proceso: _ GESTIÓN FINANCIERA_.Diferencias en la conciliación entre Contabilidad y las diferentes áreas a una fecha de corte definida. MODERADO 3.

Conciliación Inter áreas. - No se realiza oportunamente - Se realiza parcialmente, no con todas las áreas Fechas de corte diferentes - No se informan oportunamente a Contabilidad los ajustes a que haya lugarNo se registran oportunamente los ajustes solicitados por Contabilidad a la respectiva área Conectividad - Problemas entre áreas - Proceso manual y dispendioso - Plataforma tecnológicaFalta de un sistema de información que optimice el proceso financiero - No se cuenta con un Sistema Integrado

No cobro de lo debido y cobro de lo No debido. MODERADO 3.

Alta rotación de personal - Desconocimiento del diligenciamiento de los múltiples formatosAnálisis errados de la información proveniente de las Regionales - Falta de envió de información financiera a tiempo o con errores del recaudo efectuado. -Tecnología - Toda la información de la gestión de recaudo se tienen en Excel - Falta de existencia de un aplicativo, que integre todos los procesos de recaudo. Conocimiento del personal - Vinculación de personal que no tienen los conocimiento ni la experiencia técnica mínima requerida.

Pérdida de recursos Financieros. MODERADO 3. Seguridad informática. El sistema es vulnerable a errores o ataques Hackers.Por programas mal intencionados, uso de dispositivos móviles, y redes y software y hardware inseguros o inapropiadosCapacitación del personal Insuficiencia en la capacitación de los aplicativos y funciones al personal. Alta rotación del personal, falta de tiempo de entrega de cargoMultifuncionalidad de actividades.Permanencia elevada en tiempo y valor de los recursos en las RegionalesPor falta de planeación para hacer los pagosSe hacen las solicitudes de pago sin tener en cuenta las cuentas radicadas- No existe una programación de pagos.

Macroproceso/proceso: _GESTIÓN DE SOPORTE – GESTIÓN ADMINISTRATIVA_.Pérdida de bienes. ALTA - IMPORTANTE 8. No registro oportuno de los bienes en los

sistemas de información y reporte a seguros.Porqués?- Falta de soportes documentales.





- Falta de Comunicación inter áreas- Inventarios desactualizados

Porqués?- incumplimiento de procedimientos para

realizar la toma física de inventarios.- Demora en la distribución de bienes

recibidos en donaciónPorqués?- Falta oportuna de planes de distribución de bienes regionales.-Demora en toma de decisiones para la distribución de los bienes.

Infraestructura inadecuada para la prestación de los servicios. MODERADO 6.

Estudios y diseños deficientesPorqués?- falta de competencia por parte de los profesionales que adelantan los estudios.- Desconocimiento de la normativa por parte de los profesionales que lo adelantan los estudios.- Ausencia de estudios y diseños previos a la construcción de las obras.

Pérdida del patrimonio documental. ALTA – IMPORTANTE 12.

Hacinamiento de la documentación¿Por qué? Falta Infraestructura adecuada para la administración, almacenamientos, conservación y custodia de la documentación.Deterioro de la documentación Por qué? Por Factores externos de alteración: Ambientales, fenómenos naturales impredecibles, antropogenicos, biológicos. Falta de proyección de crecimiento del volumen documental a custodiar, según los tiempos de retención documental.Desconocimiento en la aplicación y apropiación de la norma archivística, y escasa dedicación de recurso humano dedicado a estos procesos. Falta de articulación entre dependencias, para identificar las necesidades reales en materia de adecuación de espacios destinados para la conservación de los archivos. Falta de interés de los funcionarios en la organización de archivos de gestión Por qué? Falta de sensibilización y apropiación de los procesos de gestión documental, por parte de los servidores públicos del ICBF.

Macroproceso/proceso: _GESTIÓN DE CONTRATACIÓN_Paralización en la prestación del servicio. MODERADO 3.

Falta de planeación Deficiencia en la construcción de los estudios previos y pliegos de condicionesFalta unificación de criterios sobre contratación con las demás dependencias/procesosFalta de una herramienta para sistematizar la





información de contrataciónMala presentación de las propuesta de los proponentes.

Macroproceso/proceso: _GESTIÓN JURIDICA_Perdida de oportunidad en la recuperación de recursos para los programas misionales. ALTA – IMPORTANTE 9.

Error en la valoración de causales para saneamiento de cartera (Remisión y Prescripción)Alta de oportunidad en el impulso del proceso.

Macroproceso/proceso: _GESTIÓN SERVICIO Y ATENCIÒN_Falta de apropiación para la estandarización en la ruta de atención y servicio. EXTREMA – INACEPTABLE 16.

Falta de conocimiento en los estándares para ejecutar el proceso en los diferentes puntos de atención. Falta de claridad y profundidad de los programas, servicios, Procesos y Procedimientos de Servicio al ciudadano del ICBF. Falta de capacitación, sensibilización y divulgación de la manera correcta de ejecutar el proceso. Por no cumplimento del perfil de la persona de atención al ciudadano No se reconoce la importancia del primer contacto del Ciudadano con la institución.Falta de Recursos que impiden cumplir con las exigencias de la estandarización. PQ. Los recursos están mal distribuidos..Por falta de planeación de los recursos (Incluida la inexistencia de un lineamiento de programación de metas sociales y financieras para servicio al ciudadano)Por falta de estadísticas reales y oportunas de usuarios al momento de la planeación. PQ? Falta de Cultura de registro de la información y uso de herramientas tecnológicas institucionales.

Denuncias No constatadas oportunamente. EXTREMA – INACEPTABALE 15.

Clasificación errada de las peticiones Falta de conocimiento de los programas y servicios del ICBFPor no cumplimento del perfil de la persona de atención al ciudadano No se reconoce la importancia del primer contacto del Ciudadano con la institución. Problemas en el traslado de los funcionarios a la constatación Por falta de disponibilidad del vehículo PQ. No se da prioridad e importancia a la labor .PQ? Por falta de planeación de los recursos (Incluida la inexistencia de un lineamiento de programación de metas sociales y financieras para servicio al ciudadano)Por falta de estadísticas reales y oportunas de usuarios al momento de la planeación. PQ? Falta de Cultura de registro de la información y uso de herramientas tecnológicas





institucionales. Dificultades para acceso al lugar de constatación. No existe dirección catastral definida y las condiciones del terreno y/o de orden público no facilitan el acceso al lugar de constatación. Falta de tiempo de los funcionarios encargados. No existe dedicación exclusiva a la labor de constatación. Por sobrecarga laboral Por falta de planeación de los recursos Por falta de estadísticas reales y oportunas de usuarios al momento de la planeación. PQ? Imposibilidad de Registrar actuaciones en tiempo real en terreno. Falta de Cultura de registro de la información y uso de herramientas tecnológicas institucionales.

Macroproceso/proceso: _GESTIÓN COMUNICACIÒN _Desinformación generada sobre la entidad en los medios de comunicación. ALTA - IMPORTANTE 4.

Demora en la atención a los medios de comunicación por parte del ICBF. PQ. Por falta de definición de voceros oficiales para cada programa. No contar con información oportuna sobre la prestación irregular de los servicios del ICBF PQ. Por no contar con mecanismos eficientes para la denuncia oportuna. Información de los programas desactualizada en la página Web del ICBF PQ. Porque no se ha definido la información a publicar para cada uno de los procesos, ni los responsables de ello, ni la periodicidad de la actualización de misma para su publicación.

La comunicación no llega de manera oportuna, y/o no se enteran los posibles interesados de los niños y niñas. ALTA – IMPORTANTE 4.

Falta ajustar el procedimiento para publicar la información de los niños en el programa los niños busca su hogar, y los emplazamientos en la página Web.Se envían las solicitudes sobre el tiempo para el vencimiento de los términos.La comunidad no conoce los medios que el ICBF tiene para buscar a padres o familia extensa de los niños y niñas a su cuidado.

Macroproceso/proceso: _EVALUACIÓN Y MONITOREO DE LA GESTIÓN_Información recibida es inoportuna, inconsistente e incompleta. EXTREMA – INACEPTABLE 20.

Registro y flujo de información (inoportuno, baja calidad) en todos los niveles. Falta de articulación de las líneas de acción y herramientas desde el nivel Nacional hacia las Regionales. Mal manejo de las herramientas que se tienen para registro y consolidación, por parte de los Procesos en la Sede de la Dirección General y Regionales.Falta de una visión integral al monitoreo de la





Gestión Institucional.Desarticulación del sistema de información misional (SIM) en el nivel Nacional, Regional y Zonal.Multiplicidad de solicitudes de información simultaneas.Desconocimiento y mala aplicación del proceso y procedimientos de Evaluación de la Gestión, por parte de los procesos.Bajo nivel de acompañamiento en asistencia técnica a Nivel Nacional y Regionales, para que a su vez las metodologías sean aplicadas en los cetros zonales.Definición tardía de la Planeación Estratégica Institucional.Falta de una visión integral de las herramientas para el monitoreo de la Gestión Institucional.

Macroproceso/proceso: _ASEGURAMIENTO A ESTANDARES_Deficiencia en el alcance o revisión de las variables verificadas a los operadores de los servicios. MODERADO 6.

Profesionales sin el criterio o falta de este, para realizar la revisión.Falta de capacitación a los profesionales que realizan la verificación.Falta de recursos.Falta de un instrumento que de línea sobre la verificación.

Otorgamiento de personerías jurídicas y licencias de funcionamiento, y organismos acreditados sin el rigor técnico, administrativo, financiero y legal requerido. ALTA - IMPORTANTE 4.

Falta de asistencia técnica a los profesionales del nivel regional encargados del trámite de personerías jurídicas, reformas estatutarias y licencias de funcionamiento, Los profesionales del nivel regional encargados del trámite de personerías jurídicas, reformas estatutarias y licencias de funcionamiento no se ajustan estrictamente a lo definido, tanto en las normas, procedimientos, instrumentos y formatos correspondientes.Interpretación diferente del alcance de los requisitos por los profesionales del nivel regional encargados del trámite de personerías jurídicas, reformas estatutarias y licencias de funcionamiento.

Instituciones que presten servicios de protección integral sin personerías jurídicas y licencias de funcionamiento y organismos acreditados vigentes. ALTA – IMPORTANTE 4.

Inexistencia de un registro único de las instituciones que prestan servicios de protección integral. Inexistencia de un sistema de Información (Personerías Jurídicas, Licencias de Funcionamiento, y Organismos Acreditados).

Servicios sin una intervención técnica, administrativa, financiera y legal adecuada, respecto a los resultados de supervisión. ALTA – IMPORTANTE 8.

Desconocimiento e inobservancia de la importancia de la elaboración y seguimiento al Plan de Asistencia Técnica por parte de la Regional.El volumen de información como resultado del





proceso de supervisión excede la capacidad operativa de los profesionales involucrados en el sistema.Inadecuada articulación entre asistencia técnica (Regional y Centro Zonal) y grupo jurídico Regional para realizar las actuaciones legales a partir de los hallazgos en condición que no garantiza el cumplimiento de los estándares definidos para la prestación del servicio.Falta de conocimientos técnicos para ejecutar las actividades propuestas en el plan de asistencia técnica.

Macroproceso/proceso: _ GESTIÓN PARA LA NUTRICIÓN_Niños, niñas, adolescentes, mujeres gestantes, madres lactantes y adultos mayores sin acceso a la Bienestarina. ALTA - IMPORTANTE 9.

Inoportunidad y falta de calidad en el envío de la información por las Regionales ICBF.Desabastecimiento de Bienestarina por situaciones de producción.

Inseguridad Alimentaria y Nutricional. EXTREMA - INACEPTABLE 15.

Desarticulación de las entidades territoriales para el desarrollo de estrategias para el cumplimiento de la política SAN.Falta de gestión por parte del SNBF, para la articulación nacional y territorial en pro de la política de SAN.Demora en la toma de decisiones en la CISAN.Dificultades para programar y coordinar la asistencia a nivel territorial.

Minuta Patrón sin cualificar y suministro de alimentación que incumple la minuta patrón. ALTA – IMPORTANTE 8.

Falta de claridad en la solicitud original de cualificación de la minuta patrón (demoras).Limitación en la asignación de recursos para el suministro de alimentos, diferenciado por Regionales.Ausencia de capacitación permanente a los Nutricionistas ICBF y de operadores en cumplimiento de minuta patrón.

Detección inoportuna de casos de desnutrición graves que exigen intervención inmediata. EXTREMA – INACEPTABLE 12.

Niños y niñas desnutridos sin identificar para iniciar el programa de atención por falta de focalización.Atención inoportuna.El interés de la Dirección de Nutrición de generar una ruta de atención integral que recoja las diferentes formas de atención de la desnutrición que funciona actualmente.La estrategia de atención a la desnutrición en los niños y niñas menores de 5 años, se encuentra actualmente sin un lineamiento integral de atención.Temor de los usuarios al visibilizar un niño, niña o adolecente desnutrido ante el ICBF.Ausencia de corresponsabilidad de otros actores gubernamentales para definir la atención de niños y niñas menores de 5 años





con desnutrición severa.Falta de recurso financiero y humano.

Macroproceso/proceso: _GESTIÓN DE SOPORTE – GESTIÓN LOGISTICA Y ABASTECIMIENTO_.La información registrada por las regionales y las áreas de la Sede de la Dirección General no cumple con las directrices dadas por la Dirección de Logística y abastecimiento. MODERADO 6.

Definición incompleta, errónea e inexacta de los bienes o servicios a adquirir.Los valores Unitarios reportados no corresponden con la unidad de medida.

Definición incompleta, errónea e inexacta de los requerimientos del abastecimiento (ACSCIR).MODERADO 6.

Las personas del área solicitante no son las indicadas, no cuentan con la experiencia ni con el conocimiento del diligenciamiento de la ficha técnica.Demora en la toma de decisiones del dueño del proceso y del ordenador del gasto.

Valor de requerimientos superior al valor del presupuesto o viceversa. ALTA – IMPORTANTE 8.

Asignación de presupuesto, previo a un estudio de costos o mercados.

Incumplimiento por parte del Proveedor. ALTA – IMPORTANTE 4.

Programación de producción y/o entrega errada - Selección inadecuada del proveedor.- Capacidad insuficiente por parte del proveedor.- Falta de planes de contingencia.- Desabastecimiento de Materias Primas.- Perder el control de proveedores. - Falta de seguimiento a las entregas.- Falta de procedimientos, indicadores, reportes, informes etc. - Falta de comunicación con el proveedor.

Entregar productos que afecten la salud de los beneficiarios. ALTA – IMPORTANTE 5.

Incumplimiento de las BPM durante la producciónUso de materias primas o insumos que incumplen con las especificacionesFallas en el proceso de producción y/o empaqueEntrega de lotes no homogéneos por parte del proveedorIncumplimiento de las BPM durante el almacenamiento y/o distribución del productoFormulación errónea del producto.

Entregar productos que no sean aceptables sensorialmente. MODERADO 6.

Formulación errónea del producto- Estudio de aceptabilidad inadecuado o inexistente- Variedad de productos insuficiente - Entrega de lotes no homogéneos por parte del proveedor- Incumplimiento del proveedor al aplicar inadecuadamente la formulación o el proceso.

Entregar productos que no cumplan con el aporte nutricional esperado. MODERADO 6.

Formulación errónea del producto- Muestreo inadecuado o inexistente por falta de recursos- incumplimiento del proveedor al aplicar inadecuadamente la formulación o el proceso.- Recursos insuficientes para inspeccionar todos los lotesEntrega de lotes no homogéneos por parte del





proveedor.

11. Vulnerabilidades o amenazas no tratadas adecuadamente en la valoración previa de riesgos SGSI

11.1 Informe de Vulnerabilidades

Vulnerabilidades encontradas:

De acuerdo a la Evaluación remitida el 28 de Diciembre de 2012 y a la Nueva evaluación realizada el 14 de Febrero de 2013 se evidencia que las vulnerabilidades están en proceso de tratamiento y se describen a continuación las vulnerabilidades nuevas:

Vulnerabilidad Detectada Observaciones y/o Actividades1. Daño de Equipo de Cómputo y acceso

abuso a la Información o pérdida de la misma por realización de labores de Aseo en Hora Laborales de Funcionarios.

Se deben tomar acciones para que esta actividad de ser posible se realice antes de la llegada de los funcionarios a sus sitios de trabajo.

2. Daño en Impresoras Compartidas en pasillos o puntos de acceso públicos.

Para esta Vulnerabilidad se va a elaborar un documento de recomendaciones a las personas que tienen a cargo Impresoras que son de uso público, ya que las mismas deben concientizar al personal del grupo sobre el uso adecuado y cuidado de las mismas. (06.03.2013, Giovanni Baron)

3. Falta de elaboración de Matriz de Riesgos para Centros Zonales de Villanueva y Paz de Ariporo.

Se concertar con la profesional EPICO Ana Torres, y la Coord. Administrativa, Sandra González la programación para el mes de Marzo realizar la evaluación de la Matriz de Riesgos para los Centros Zonales de Paz de Ariporo y Villanueva.

4. Perdida de Información por acceso no autorizado a las oficinas.

Se debe evaluar por parte del Grupo Administrativo que cada oficina de la Regional y Centros Zonales cuente con su debida protección es decir puerta en buen funcionamiento y funcionario responsable de la misma con llave de acceso asignada para poder cerrar bajo llave en los momentos que no se encuentre en la misma.Se debe evaluar por parte del Grupo Administrativo las oficinas que deban contar con su debida polarización de ventanas de acuerdo a la responsabilidad del proceso que se lleve, como por ejemplo la oficina donde se realiza la autorización de pagos.

12. Desempeño de SYSO

12.1 Desempeño de los procesos:





Resultados de Indicadores por proceso (30 de Junio a 31 de Diciembre de 2012):

Nombre del indicador MPA1.P1 -01. Ejecución del Programa de Salud Ocupacional. Periodicidad Semestral.

Análisis: En el primer semestre del año, dado que no se contaba con las herramientas suficientes para avanzar en las actividades como capacitaciones exámenes periódicos, simulacros y demás actividades reportadas en el avance indicador grado de cumplimiento del plan de salud ocupacional.Por lo anterior se evidencian las metas mínimas por regional y se logra realizar la cantidad esperada a diciembre en actividades como videoconferencias, reuniones de copaso, capacitaciones a brigadas e inspecciones, exámenes periódicos, semana de la salud, simulacro y reportes de indicadores ausentismo e incidentes, alcanzando 100% de la meta

Punto(s) Crítico(s): capacitaciones: no se evidencian plan de capacitaciones o acompañamiento con suficientes horas de capacitación a los diferentes grupos como brigadas, copaso y atención en riesgo psicosocial y ergonómico.

13. Estado de la investigación de accidentes


Resultados de Indicadores por proceso (Junio a 31 de Diciembre de 2012): Nombre del indicador:

META RESULTADO

1

0

MPA1.P1.01

INVESTIGACION

Análisis: No se evidencia casos de accidentes Punto(s) Crítico(s): No hay cultura de reportar accidentes. Decisiones para la mejora : Capacitación en investigación de incidentes

14. Resultados de la participación y consulta de las partes interesadas externas

14.1. Seguimiento a los compromisos Actas de COPASO y estrategias de comunicación de peligros.

Actas de COPASO:

El orden del día, verificación del quórum, seguimiento a anteriores compromisos y el desarrollo propio de la agenda del día en temas del COPASO por ejemplo, inspecciones, seguimiento a inspecciones, a





las reuniones se traen requerimientos que se presentan de salud ocupacional, investigación de accidentes, propuestas en materia del S&SO.

Estrategias:

Evidencias de las acciones adelantadas en el marco del Calendario EPICO, campañas, jornadas de bienestar, capacitaciones con la ARP, realización de simulacros, socialización de la Cartilla de Seguridad y de la Cartilla de Controles Operacionales y demás documentos similares generados por el Eje S&SO.

Compromisos Actas De COPASO.

• Acta 31/01/2012 Acta 09/07/2012 y 25/07/2012 • Acta 06/02/2012 Acta 01/08/2012 • Acta 27/03/2012 Acta 13/ 09/ 2012 • Acta 23/o4/2012 Acta 8/10/2012 y 16/10/2012 • Acta 10/05/2012 Acta 28/11/2012 • Acta 14/06/2012 Acta 17/12/2012

Se realizaron las reuniones establecidas como determina la resolución 2013 de 1986 artículo 7, y se establecieron compromisos en cada una de los encuentros.Estrategias:

• Campañas jornadas de bienestar: se realizo la semana de hábitos de vida saludable del 24 al 28 de septiembre.

Realización de simulacros: se realizo simulacro de evacuación 17 de octubre de 2012.Reporte de indicadores de ausentismo: se genero un reporte por mes, como lo establece la sede.Capacitaciones con la ARP: se elaboro plan de trabajo con positiva el cual se cumplió con lo establecido.

15. Desempeño y efectividad del SGSI


Resultados de Indicador de accidentes (Junio 30 de 2012 a Diciembre 31 de 2012):

De acuerdo al Indicado de Incidentes Reportados desde Julio a Diciembre, se evidencia un bajo número de casos, y como se expuso en el análisis del mismo Indicador, se hace la sugerencia de pertinencia de evaluación regional del mismo, la que la eficiencia del mismo no está en manos de la Regional si no de la Sede Nacional.

Mes Resultado Reportados Atendidos RangoJulio 0% 0 0 N/AAgosto 100% 1 1 OptimoSeptiembre 0% 1 0 CriticoOctubre 0% 1 0 Critico





Noviembre 0% 1 0 CriticoDiciembre 80% 5 4 Adecuado

Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre0

1

2

3

4

5

6

ReportadosAtendidos

Spam Antivirus Permisos Intrusión0

1

2

3

4

5

6

7

Casos

Casos

De acuerdo a los distintos tipos de Casos reportados, el que más se evidencia es el del Correo Basura o Spam, el cual es tratado por un fuerte filtro de correo implementado este año por la Sede Nacional, y al igual se va tener en cuenta este aspecto para las charlas de sensibilización de reporte de este tipo de casos a la Mesa de Servicio, ya que este valor se considera un poco bajo con la realidad actual y evidenciada en el día laboral, es decir hay más casos, pero no son reportados por los funcionarios.

Para el único caso de antivirus fue un reporte donde se evidenciaba que el antivirus no se actualizaba correctamente.





Para el Caso de Permisos fue una solicitud de Acceso a páginas.

Para el caso de Intrusión se solicitó una evaluación de acceso al SIM y que existía una sospecha de intrusión con la cuenta de un usuario del ICBF.

Punto(s) Crítico(s):

Reporte adecuado de los casos, con lo cual se debe trabajar más en la concientización a los usuarios de reportar este tipo de incidentes, y esto va de la mano con el conocimiento de la política y los procedimientos de SGSI los cuales se programa reforzarlos en el marco de los días SIGE.

16. Identificación de técnicas, productos o procedimientos para mejorar el desempeño del SGSI

16.1 Planes de Trabajo:De acuerdo a la Matriz de Riesgos y a la auditoría interna realizada se requiere implementar lo siguiente:

Actividad ObservacionesMejorar la organización del cableado dentro de las oficinas de la Regional y /centro Zonal Yopal, a fin de protegerlo de intercepción o daño Objetivos

Se solicitó a la Oficina Administrativa los recursos necesarios para poder adelantar esta labor por parte del personal técnico.

Una vez se tenga el material solicitado se establecerán las actividades y fechas de implementación.

Levantamiento de Matriz de Riesgos de Centros Zonales de Villanueva y Paz de Ariporo para determinar y gestionar los riesgos particulares que existan en cada uno.

Se programa la actividad para Marzo de 2013, de acuerdo al calendario de actividades del mes.

Charlas de socialización de políticas y ejemplos prácticos para el bueno uso de las herramientas TI que el ICBF tiene a disposición de los servidores públicos.

Se programan las mismas acorde al calendario programado para días SIGE de la Regional y Centros Zonales.

17. Revisión de la Política y los Objetivos del Sistema Integrado de Gestión

Presentar el resultados del cumplimiento de las políticas y objetivos del sistema Integrado de Gestión y la pertinencia de los mismo de acuerdo al análisis de indicadores de los Macroproceso/proceso

DECISIONES Y ACCIONES DE LA REVISIÒN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÒN

El resultado de la revisión debe incluir decisiones y acciones relacionadas con:

1. La mejora de la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema Integrado de Gestión





2. La mejora en el servicio en relaciona con los requisitos de los usuarios de las poblaciones atendidas

3. Cambios en la política, objetivos, metas del Sistema Integrado de Gestión4. Necesidades de recursos para atender las decisiones5. La actualización de la evaluación de riesgos y del plan de tratamiento de riesgos6. La modificación de los procedimientos y controles que afectan la seguridad de la información,

según sea necesario, para responder a eventos internos o externos que pueden tener impacto en el Sistema Integrado de Gestión

7. La mejora en la medición de la eficacia de los controles aplica 27001:2006

DecisionesDescripción de la Decisión Responsable Fecha

ENTRADA 1Entrada 1. Realizar memorando para que la Directora lo firme y enviar a la Dirección de Planeación solicitando cierre de AC generada por auditoría externa.

Coordinadora de Planeación y Sistemas 13/03/2013

ENTRADA 2

Enviar memorando solicitando al nivel nacional las encuestas de satisfacción de usuario. Analizar la naturaleza de la insatisfacción y regenerar acción de mejora

Responsable de servicio y atención

Memorando 27/03/2013 – Acciones de mejora 30 de

marzo (depende de respuesta del

nivel nacional)

Verificar cierre las peticiones abiertas: sugerencias: 2 de administrativa, 2 de Villanueva, quejas 1 de Yopal y 1 regional, reclamos: 1 regional, 7 cz Yopal

Coordinadores de grupo y cz 8/03/2013

Proyectar oficio para solicitar a la Defensora Rosa Milena Amador que debe dejar cumplidas las gestiones en SIM al día para cierre.

Responsable servicio y atención regional 27/02/2013

Enviar a cada uno de los coordinadores los procesos y procedimientos financieros tienen que tener por centro zonal y grupos. Niveles de responsabilidad de acuerdo a la nueva guía de gestión documental.

Coordinadora de Planeación y Sistemas 30/03/2013

Hacer consulta al nivel nacional: se puede hacer tres contratos de familias con un solo supervisor? Coordinadora jurídica 25/02/2013

Realizar tramite precontractual para Familias con Bienestar para iniciar atención el 1 0 15 de marzo.

Coordinadores zonales Inicio de prestación del servicio





15/03/2013Citar reunión el 1 de marzo a la comunidad indígena Chaparral Barronegro para encontrar solución de contratación de PAE

Coordinadora CZ Paz de Ariporo 1/03/2013

Citar al alcalde de Orocue para negociar mejoramiento de ración. Coordinadora CZ Yopal 1/03/2013

Revisar los contratos de prestación de servicios y realizar ajustes a que haya lugar Coordinadora jurídica 30/03/2013

a).Conformar comité de convivencia laboral fecha 27 de Febrero de 2013.b).Una vez este conformado el comité establecer plan de trabajo revisar las necesidades y problemáticas al interior de los colaboradores en la Regional y Centros Zonales para acciones preventivas

– coordinadora administrativa/Profesional

SISO

27/02/201310/03/2013

Informar a todos los servidores públicos la ruta y procedimiento para respuestas de las tutelas Coordinadora jurídica 1/03/2013

Enviar memorando a coordinadores zonales de las peticiones de asuntos conciliables pendientes por cerrar 173 peticiones: 73 Yopal, 37 Paz y 63 Villanueva definiendo plazo de cierre.

Responsable servicio y atención regional 4/03/2013

Establecer plan de choque de peticiones sin resultado de audiencia de conciliación de peticiones de 2009 a 2012

Comité de restablecimiento de

derechos.27/02/2013

Enviar memorando a la dirección regional informando turnos de los contratistas y/o servidores públicos asegurando atención a usuarios en el horario 7:30 a 5:30pm en servicio y atención

Coordinadores zonales 1/03/2013

Reunión con la procuraduría y entidades de SNBF para promover la creación de hogares sustitutos Coordinadores zonales 15/03/2013

Implementar el estrategia de “Defensor por un día” para acompañar una jornada de un defensor en un día para establecer compromisos con ellos mismos

Directora y defensora asistencia técnica 30/05/2013

Plantear al nivel nacional ubicar una defensoría de familia de descongestión del centro zonal Villanueva y Yopal, para colocar al día los casos históricos

Directora y defensora asistencia técnica 8/03/2013

Designar a un defensor del CZ Yopal para que apoye 3 días durante dos semanas para durante la licencia de maternidad de la Defensora Rosa Milena mientras el nivel nacional designa un profesional.

Coordinadora administrativa

Una vez salga a

licencia de Maternidad la Defensora de

FamiliaEstablecer concertación de compromisos en la evaluación de gestión a defensores asignado un

Coordinadores zonales 1/03/2013





mayor porcentaje en registro SIMConsultar que tipo de reconocimiento y/o estímulos se pueden incluir en el plan de bienestar para defensores de familia y equipos de defensoría

Coordinadora administrativa / Adriana

Duran15/03/2013

Analizar en comité PARD regional extraordinario el caso de ANGIE LUCIA, KEVIN ALEXIS, LIZETH KATHERINE GUALTEROS TUMAY

Comité PARD RegionalCitación de

comité extraordinario

Convocar a reunión a la Red unidos incluidos los cogestores sociales para socializar procedimiento y ruta de focalización y socialización del portafolio de servicios ICFB

coordinador de asistencia técnica- referentes de

programas18/03/2013

Solicitar cronograma de reuniones los comités del técnico de inclusión social (UNIDAD DE VÍCTIMA, ANSPE, ICBF, UNIDAD DE MEMORIA HISTÓRICA)

Referentes de primera infancia 26/02/2013

Proyectar NCS al nivel nacional para corregir resultados de indicadores MPM2-07 y enviar a coordinadora de Planeación y Sistemas

Enlace de Generaciones 1/03/2013

Reportar a control interno disciplinario los contratos de 2009 que perdieron competencia

Coordinadora Jurídica 18/03/2013

Liquidar unilateralmente con acto administrativo los contratos de 2009, dejando que se liquida con los soportes que se encuentran en el contrato


Enviar memorando a cada supervisor solicitando liquidación de contratos de las vigencias 2010, 2011 y 2012


entregar documentación de contratos por liquidar Supervisores de contratos

18/03/2013

Enviar los grupos y cz cronograma de transferencias de archivos

coordinador administrativo- enlace de gestión documental

8/03/2013

a)Gestionar ante el nivel capacitador para realizar capacitación teórico-práctica sobre gestión documental en la regional dirigido a responsables zonales y gruposb) Organizar capacitación


15/03/2013 gestión30/04/2013 capacitación

Realizar asistencia técnica en los cz y grupos sobre gestión documental (todo el personal a nivel zonal)


30/06/2013

Asignar un responsable para unidad de correspondencia y responsable de comunicaciones

comité básico 30/03/2013

Brindar asistencia técnica integral con equipo interdisciplinario (misional y de apoyo), con preparación a auditoria (2 días por cada cz) actividades a junio. Enviar cronograma de trabajo

Coordinadora de Planeación y Sistemas

30/06/2013





en la primera semana de marzo.Proyectar NCS sobre el inconsistencia resultado del indicador MPA1.P5-0 generada al nivel nacional y enviar a la coordinadora de Planeación y Sistemas

Coordinador administrativo/ Mauricio Montagut

1/03/2013

Revisar contrato de arrendamiento del inmueble CZ Villanueva para analizar las responsabilidades del arrendador para encontrar solución a ruido por planta eléctrica y problema de agua.


Proyectar oficio para firma de la directora Regional dirigido a la Dirección para solicitar intermediación para solucionar inconvenientes con arrendatario (telefónica) de inmueble del CZ Villanueva

Coordinadora CZ Villanueva

8/03/2013

ENTRADA 4.realizar concepto técnico responsables supervisores para realizar otro si modificatorio a contratos incluyendo obligaciones de sistemas de gestión

Supervisores de contrato - Coordinadora Jurídica

Realizar GET con los grupos para responder 17 AC pendientes a 2012 y 2 de 2013

Coordinadora de Planeación/Profesional EPICO

8/03/2013

Gestionar con el nivel nacional estímulo destacando a promotores EPICOS(colocar concurso que más cierre acciones) , que más se destaque con mejoramiento organizacional y gestión humana

Coordinadora de Planeación

30/04/2013

Realizar capacitación a promotores épico en ISOLUCION

Coordinadora de Planeación/Profesional EPICO

30/03/2013

Realizar proceso de baja de motocicletas al nivel nacional

Administrativa/ Mauricio Montagut

De acuerdo a comité de bienes

Revisar contrato de 472 y realizar requerimiento a que haya lugar


1/03/2013

Celebrar convenio para manejo de papel reciclado Administrativa/ Mauricio Montagut

15/04/2013

Hacer gestión de manejo de residuos peligrosos con empresa de aseo (bombillas y pilas) – entregando acta de certificación final -


15/04/2013

Realizar gestión para entregar tóner a HP Administrativa/ Mauricio Montagut

30/04/2013

Hacer campaña de descongestión de mobiliario en cz y regional

profesional épico y siso 30/05/2013





Solicitar a procuraduría capacitación sobre conductas de acoso laboral

profesional siso 8/03/2013

Gestionar con la ESAP capacitación en evaluación de gestión y de desempeño

Administrativa/Adriana Duran

8/03/2013

Enviar oficio a las EPS solicitando desarrollo de acciones de promoción y prevención a través brigadas de salud para atención a cotizantes y beneficiarios


Elaborar estudios previos para contratación de exámenes de ingreso y egreso –


30/03/2013

Proyectar acciones de mejora de los requisitos legales SISO incumplidos de la solución no se encuentra en el plan de trabajo para gestionar ante el nivel nacional


COMPROMISOS DE LA RXD ANTERIOR QUE CONTINUAN VIGENTES

Socializar con los equipos de centros zonales el papel de los COMPOS, y su rol en el mismo.

AJUSTE: Se reprograma tres mesas de trabajo alcaldes y funcionarios de alcaldía y funcionarios ICBF y 1 por cada centro zonal- donde se entrega resultado de autoevaluación de CPS.

Enlace SNBF 30/04/2013

Publicar actas de comité PARD CZ de la vigencia 2012

Coordinadores CZ 15/03/2013

Enviar matriz de comités PARD CZ vigencia 2013 Coordinadores CZ 15/03/2013Socializar en CPS responsabilidades de acuerdo a las modalidades de atención en el programa de alimentación escolar .RXD con corte a 30/8/2012

Coordinadores CZ Villanueva y PazYopal solo tienen pendiente 2 municipios

30/04/2013

En reuniones COVE revisar el diagnostico nutricional en un municipio de cada centro zonal.RXD con corte a 30/8/2012

Coordinadores CZ 30/06/2013


acta de reuniones - portal icbf - instituto colombiano de ... web view... la coordinación...

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