acta de reuniones - icbf.gov.co · 3. desempeño de los macroprocesos/procesos y conformidad del...

F1.PR10.MPE1 Versión 2.0

Direccionamiento Estratégico Formato para registro de la información de revisión por

dirección del sistema integrado de gestión Sede de la Dirección General, Regional

I. ORIENTACIONES: El instrumento para registro de la información de Revisión por Dirección del Sistema Integrado de Gestión debe ser incluido dentro del formato Acta de Reunión F1.PR20.MPA1.P5. Dando cumplimiento a lo establecido en el numeral 5.6 de la norma de calidad NTC ISO 9001:2008, NTCGP 1000:2009, el numeral 4.6 de las normas NTC ISO 14001:2004 y NTC-OHSAS 18001:2007 y el numeral 7 de la norma NTC ISO/IEC 27001:2006 el ICBF ha definido un instrumento para registrar los resultados de la revisión por la dirección del Sistema Integrado de Gestión, para asegurarse de la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad continua. La Revisión por la Dirección es realizada durante el año, garantizando la revisión de las 16 entradas establecidas para la revisión del Sistema Integrado de Gestión. La revisión del Sistema Integrado de Gestión en el ICBF se realiza en dos instancias en las Regionales y la otra en el Nivel de la Dirección General con el fin de obtener un panorama general del estado de la implementación y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión. Para la revisión Regional los Centros Zonales y grupos de la Regional suministran la información de su competencia al Grupo de Planeación y Sistemas o Asistencia Técnica, donde se hará el consolidado correspondiente y el análisis que se requiera con los grupos de la Regional competentes. Los dueños y responsables de los Macroprocesos/procesos serán los encargados de suministrar la información debidamente soportada, analizada y con las propuestas de mejora u observaciones que sirvan para la toma de decisiones. En la revisión por dirección se analizan las siguientes entradas:

1. Resultados de las auditorías internas al Sistema Integrado de Gestión y revisiones realizadas al Sistema de Gestión de Seguridad

2. Retroalimentación del cliente (quejas, reclamos y sugerencias, encuestas de satisfacción)

3. Desempeño de los Macroprocesos/procesos y conformidad del servicio

4. Desempeño ambiental

5. Estado de las Acciones Correctivas y Preventivas

6. Requisitos legales Ambiental y SYSO

7. Acciones de seguimiento de revisiones anteriores por la Dirección

8. Cambios que podrían afectar al Sistema Integrado de Gestión

9. Recomendaciones para la mejora

10. Resultados de la gestión realizada sobre los riesgos para la entidad

11. Vulnerabilidades o amenazas no tratadas adecuadamente en la valoración previa de riesgos:




12. Desempeño de SYSO Estado de la investigación de accidentes Resultados de la participación y consulta de las partes interesadas externas

13. Desempeño y efectividad del SGSI

14. Identificación de técnicas, productos o procedimientos para mejorar el desempeño del SGSI

15. Revisión de la Política y los Objetivos del Sistema Integrado de Gestión

A continuación la descripción de cada una de ellas: 1. Resultados de las auditorías internas al Sistema Integrado de Gestión y

Revisiones realizadas al Sistema de Gestión de Seguridad Objetivo: Conocer el desarrollo de las acciones implementadas para los hallazgos de no conformidad de las auditorías internas y/o externas que se hayan realizado y no se hayan cerrado y tomar las decisiones necesarias para su cierre. Y revisiones realizadas al Sistema de Gestión de Seguridad ejemplo Pruebas de Ingeniería Social Y Hacking Ético Verificar el cumplimiento del programa, el alcance de la auditoría interna, identificación de situaciones que afectaron el desarrollo de la auditoria para la toma de decisiones de mejora. Con relación a este insumo se deben registrar los hallazgos ABIERTOS de mayor impacto o los más críticos para lograr el cierre, que requieren intervención del Comité en la revisión. Las revisiones al SGSI consiste en efectuar actividades que aseguren que el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información, cumple con las disposiciones establecidas, y estás ayudan a cumplir los objetivos de seguridad establecidos. Por ejemplo Pruebas de Ingeniería Social Y Hacking Ético Responsable consolidación de Información: En la Sede de la Dirección General Jefe Oficina de Control Interno en el nivel Regional Coordinador de Planeación y Sistemas. Responsable revisión del SGSI: Director de Información y tecnología en la sede de la Dirección General y Coordinador de planeación y sistemas en las Regionales. Reporte Información a Planeación: Responsables de los Macroproceso/procesos 1.2 Revisiones realizadas al Sistema de Gestión de Seguridad ejemplo Pruebas de Ingeniería Social Y Hacking Ético. Responsable: En la Sede de la Dirección General Director de Información y Tecnología, en el nivel Regional Coord. Grupo Planeación y Sistemas /Asistencia Técnica 2. Retroalimentación del Cliente




Objetivo: Conocer el nivel de satisfacción de los usuarios de los servicios del ICBF y los aspectos de mayor incidencia que afectan la prestación del servicio, la imagen institucional y definir las acciones de mejora para aumentar la satisfacción de los clientes. Para medir la percepción de satisfacción de cliente se consideran los siguientes aspectos:

Encuestas de satisfacción del cliente

Las peticiones (quejas, reclamos y sugerencias) dentro del periodo de análisis que se hayan presentado.

Es importante que en el informe se conozca el grado de satisfacción del cliente y las mejoras logradas frente a los resultados presentados en la revisión anterior. Responsable Encuestas de Satisfacción: En la Dirección General Director de Servicios y Atención, en Regionales Profesional asignado de la Atención al Ciudadano Responsable del análisis de los resultados de Encuestas de Satisfacción: En la Dirección General Director de Servicios y Atención y profesional de la Dirección de Servicio y Atención en Regionales Profesional asignado de la Atención al Ciudadano Responsable Peticiones (quejas, reclamos y sugerencias): En la Dirección General Director de Servicios y Atención en Regionales Profesional asignado de la Atención al Ciudadano 3. Desempeño de los Macroproceso/procesos y Conformidad del Servicio 3.1 Desempeño de los Macroproceso/procesos Objetivo: verificar, mediante el análisis de indicadores, el nivel de gestión de cada uno de los Macroproceso/procesos del Sistema Integrado de Gestión, frente al logro de las metas establecidas para el período de análisis y establecer acciones para corregir las desviaciones presentadas. Igualmente identificar la conformidad de los Macroproceso/procesos Misionales, Estratégicos, Apoyo y Evaluación. Es necesario que para cada indicador se conozca la meta a lograr en el periodo de análisis, con el propósito de establecer con mayor certeza en la revisión las acciones a desarrollar en el evento que las metas establecidas no se hayan logrado. Responsable: En la Sede de la Dirección General Directores y Jefes de Oficina, en el nivel Regional Coordinadores de Grupo y de Centro Zonal. 3.2 Conformidad del Servicio Objetivo: Conocer los servicios no conformes que se han identificado en los Macroproceso/procesos misionales y las acciones que se han tomado posteriormente. Responsable consolidación de información: En la Sede de la Dirección General Director de Primera Infancia, Director de Niñez y Adolescencia, Dirección de Familia y Comunidades, Dirección de Nutrición y Dirección de Protección, Director de Servicios y Atención con el apoyo de la Subdirección de Mejoramiento Organizacional, en el nivel




Regional Grupos de Asistencia Técnica y Responsable asignado de la Atención al Ciudadano con el apoyo de Planeación y Sistemas. 4. Desempeño de Ambiental Objetivo: verificar, mediante el análisis de indicadores, el nivel de gestión ambiental de cada uno de los Macroproceso/procesos del Sistema Integrado de Gestión frente al logro de las metas y estándares establecidos para el período. Para la evaluación del Desempeño Ambiental, se deben presentar los resultados del análisis de cumplimiento de las acciones de prevención, mitigación, control y corrección de los aspectos ambientales contemplados en los Planes de Gestión Ambiental; análisis de la efectividad de las actividades de sensibilización, iniciativas implementadas para la prevención de la contaminación y el macroproceso de Mejoramiento Continuo analizara los resultados de encuestas y foros realizadas a los colaboradores acerca de su conocimiento y participación en los asuntos ambientales de la organización. El proceso de Gestión Administrativa debe reportar los resultados y el análisis de los indicadores de cumplimiento de los estándares de consumo de agua, energía y papel, así mismo, se presentan los resultados y análisis de los indicadores relacionados con la ejecución de los recursos asignados a la gestión de los Aspectos Ambientales y a la ejecución de los Planes de Gestión Ambiental de los niveles Regional y Nacional El macroproceso Gestión para la Atención Integral a la Primera Infancia a nivel de la Sede de la dirección General debe hacer seguimiento al plan de manejo ambiental del programa Desayunos Infantiles con Amor DIA; el Macroproceso Gestión para la promoción y prevención para la protección integral de la niñez y la adolescencia debe hacer seguimiento a la gestión ambiental del programa Plan de Alimentación Escolar – PAE. Responsable: En la Dirección General , Subdirector de Mejoramiento Organizacional y Director de Gestión Administrativa, en el nivel Regional Coordinadores de Planeación y Sistemas, Coordinador Grupo Administrativo y de Centro Zonal. 5. Estado de las Acciones Correctivas y Preventivas Objetivo: Conocer el estado de las acciones Correctivas y Preventivas implementadas como resultado de las no conformidades detectadas por las diferentes fuentes en la prestación del servicio y orientar o tomar decisiones para su cierre oportuno. Responsable consolidación de información: En la Sede de la Dirección General Subdirección de Mejoramiento Organizacional, en el nivel Regional Coordinador de Planeación y Sistemas /Asistencia Técnica Reporte Información a Planeación: Dueños y Responsables de los Macroproceso/procesos




6. Requisitos Legales Ambiental y SYSO, se presenta el cumplimiento de la normativa ambiental y SYSO aplicable al ICBF.

Objetivo: Verificar el cumplimiento de los requisitos legales de SYSO y ambiental aplicables al ICBF, así como determinar las acciones a desarrollar en el caso que se identifique una infracción tanto a nivel nacional como regional. Responsable: Requisitos legales SYSO: En la Sede de la Dirección General, Dirección de Gestión Humana y Dirección de Gestión Administrativa, en el nivel Regional Grupo administrativo / Grupo de Gestión Humana Requisitos legales Ambiental: En la Sede de la Dirección General, Subdirección de Mejoramiento Organizacional y Dirección de Gestión Administrativa, en el nivel Regional |Grupo Administrativo y Planeación y Sistemas 7. Acciones de Seguimiento de Revisiones anteriores por la Dirección

Objetivo: Verificar el estado de los compromisos surgidos en revisiones anteriores y tomar las decisiones correspondientes orientadas a su cumplimiento. Responsable: En la Sede de la Dirección General Representante de la Dirección, en el nivel Regional Director Regional 8. Cambios que podrían afectar el Sistema Integrado de Gestión Objetivo: Identificar los efectos para el Sistema Integrado de Gestión, con base en los cambios establecidos o previstos y definir las acciones para enfrentar estos cambios (introducción de tecnología, reestructuración de personal, ampliación de actividades, cambios en la normatividad, etc.). Responsable consolidación de información: En la Dirección General Subdirección de Mejoramiento Organización, en el nivel Regional Coordinador de Planeación y Sistemas /Asistencia Técnica Responsable de identificar los cambios: Dueños y responsables de Macroproceso/procesos. 9. Recomendaciones para la Mejora Objetivo: Definir acciones que demuestren la mejora continua del sistema y que apunten a aumentar la capacidad de los Macroproceso/procesos. Ej: en tiempo de respuesta del Macroproceso/proceso, reducción de trámites, ahorro de recursos, etc. Es importante que al interior de cada Macroproceso/proceso, los dueños o responsable de Macroproceso/proceso, dinamicen para que cualquier funcionario sugiera acciones en términos de, disminución de controles, eliminación o sustitución de actividades,




introducción de tecnologías, nuevos productos que permitan aumentar la capacidad de dichos procesos para cumplir con los productos u objetivos que le fueron asignados. Responsable consolidación de información: En la Dirección General Subdirección de Mejoramiento Organización, en el nivel Regional Coordinadores de Planeación y Sistemas /Asistencia Técnica. Responsable de definir propuestas de mejora: Dueños y responsables de Macroproceso/procesos. 10. Resultados de la gestión realizada sobre los riesgos para la entidad Objetivo: Conocer los controles que están implementando para mitigar los riesgos identificados en cada uno de los Macroprocesos/procesos del Sistema Integrado de Gestión y tomar las decisiones frente a los resultados. Para el caso del Eje S&SO, en el escenario de Revisión por la Dirección, es realizar seguimiento a la implementación de los de los controles determinados para la mitigación de los Riesgos y Peligros identificados en la Matriz, así como evaluar su eficacia. Cada dueño presenta los riesgos del Macroprocesos/procesos teniendo en cuenta los resultados de la última valoración. Y las acciones definidas como parte del tratamiento previsto que no se pudieron cumplir junto con sus causas y el impacto que ello puede traer al Macroprocesos/procesos y al ICBF. Para este análisis se debe revisar del mapa cuales riesgos están calificados en zonas extrema, alta, moderada, cuáles son las consecuencias, como se ha dado cumplimiento al tratamiento definido, incluso para los que se ha asumido como riesgo residual y tomar decisiones de actualización de la evaluación del riesgo y/o ajuste o cambio en el tratamiento o fechas previstas que permitan el control del riesgos de manera más eficaz y eficiente. Responsable: En la Sede de la Dirección General Dueños de Macroproceso/proceso, en el nivel Regional Responsables de Macroproceso/proceso. Responsable SYSO: En la Sede de la Dirección General Dirección de Gestión Humana (Salud) y Dirección de Gestión Administrativa (Seguridad), en el nivel regional Grupo Administrativa/Grupo Gestión Humana 11. Vulnerabilidades o amenazas no tratadas adecuadamente en la valoración previa de riesgos Objetivo: Relaciona todas las características y eventos relacionados con los activos de información, que no fueron valoradas correctamente Responsable: En la Sede de la Dirección General Director de Tecnología, en el nivel Regional Coordinador Grupo Planeación y Sistemas /Asistencia Técnica 12. Desempeño de SYSO:




Objetivo: Mediante el análisis de los indicadores, determinar si el SYSO que se ha implementado es eficaz y si hay mejoramiento continuo. La determinación de la eficacia implica establecer la medida en que se cumple una meta o un propósito, en que las cifras varían de manera favorable.

Se presentan los resultados de los indicadores como: Frecuencia de Accidentes de trabajo, frecuencia de casos de ausentismo (por enfermedad común, enfermedad laboral, accidente), % colaboradores participantes en actividades de Seguridad y Salud en el trabajo Responsable: En la Sede de la Dirección General Director de Gestión Humana, en el nivel regional Grupo Administrativa/Grupo Gestión Humana 13. Estado de la investigación de accidentes Objetivo: Tener conocimiento de los accidentes más representativos en la organización, definir y/o hacer seguimiento al desarrollo de las acciones para mitigar las consecuencias de los mismos. Responsable: En la Sede de la Dirección General Director de Gestión Humana, en el nivel regional Grupo Administrativa/Grupo Gestión Humana 14. Resultados de la participación y consulta de las partes interesadas externas Actas de COPASO y estrategias de comunicación de peligros. Las comunicaciones con las partes externas interesadas: Ejemplo: si hay operadores, contratistas, cómo respondemos a sus solicitudes de Salud Ocupacional, cómo atendemos sus inquietudes al respecto. Ejemplo: Si en los contratos se establece el seguimiento a S&SO y ellos tienen inquietudes al respecto, cómo las atendemos ó cómo realizamos el seguimiento a nuestros contratistas en S&SO, si se deja establecido contractualmente. Otro ejemplo: Si tenemos puntos de atención, con personal contratado a través de un operador, cómo se exige al contratista el tema de la Seguridad y Salud Ocupacional con esos trabajadores y cómo se evidencia el seguimiento. Otro ejemplo cuando se realizan eventos masivos en el que se interactúa con otras entidades, cómo se coordina el tema de Seguridad y de Emergencias con estas partes interesadas, evidencias. Objetivo: Conocer, valorar y potencializar la participación de los colaboradores en la implementación del S&SO Responsable: En la Sede de la Dirección General Director de Gestión Humana, en el nivel regional Grupo Administrativa/Grupo Gestión Humana 15. Desempeño y efectividad del SGSI Objetivo: Se evalúa la eficacia de los controles implementados para el sistema de seguridad de la información.




Responsable: En la Sede de la Dirección General Director de Información y Tecnología, en el nivel Regional Coord. Grupo Planeación y Sistemas /Asistencia Técnica 16. Identificación de técnicas, productos o procedimientos para mejorar el

desempeño del SGSI

Objetivo: En esta entrada se identifican las técnicas, productos o procedimientos que se pueden usar en la organización para mejorar el desempeño y eficacia del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información Responsable: En la Sede de la Dirección General Director de Información y Tecnología, en el nivel Regional Coord. Grupo Planeación y Sistemas/Asistencia Técnica 17. Revisión de la Política y los Objetivos del Sistema Integrado de Gestión Objetivo: Analizar los resultados del cumplimiento de las políticas y objetivos del sistema Integrado de Gestión y la pertinencia de los mismo de acuerdo al análisis de indicadores de los Macroproceso/proceso Responsable: En la Sede de la Dirección General Director, en el nivel Regional el Director Regional

FORMATO PARA REGISTRO DE LA INFORMACIÓN DE REVISIÓN POR DIRECCIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

1. Resultados de las auditorías internas al Sistema Integrado de Gestión y Revisiones Realizadas al SGS al Sistema de Gestión de Seguridad

1. Resultados de las auditorías internas al Sistema Integrado de Gestión

Fecha Auditoría No. Total de Hallazgos No. Hallazgos

cerrados No. Hallazgos abiertos

Auditoría Interna Octubre 2013

60 1 59

Auditoría Interna Noviembre de 2012

15 9 6

Auditoría Interna Febrero de 2012

22 6 16

Auditoría Interna 2009 - 2011

22 21 1

Auditoría Externa Diciembre 2011

1 1 0




No

Conformidad

Acción Implementada Estado

de Avance

Logros Dificultades

3768 GESTION TECNOLOGICA AI SIGE2013 CS059 Se evidenció incumplimiento a la política de escritorio despejado y pantalla despejada, de acuerdo a la muestra aleatoria verificada: - Se encontraron algunas oficinas sin escritorios despejados. Ejp Registro Fotográfico Oficina de Asistencia Técnica Regional, oficina de defensoría de familia con expedientes de atención en escritorio y mesa auxiliar CZ Villa Nueva.

Abierta Recordar mediante correo electrónico la aplicabilidad de las políticas de escritorio y pantalla despejada a los colaboradores de la Regional. Realizar seguimiento aleatorio del cumplimiento de las políticas por parte de los colaboradores de la Regional.

Seguir haciendo el seguimiento

3767 GESTION TECNOLOGICA AI SIGE2013 CS058 Se evidenció que los equipos desatendidos no cuentan con protección adecuada por parte de los usuarios, de acuerdo a la muestra aleatoria verificada: - Se encontraron algunos Equipos desatendidos sin sesiones bloqueadas. Eje Registro Fotográfico Regional Casanare Oficina Coordinación Jurídica, CZ Yopal dos usuarios con pantalla desatendida área de prevención segundo piso. Se retoma el hallazgo AI-SIGE2012-CAS009 en lo que aplique.(auditoría realizada noviembre del 2012).

Vencida Envío mediante correo electrónico las políticas de seguridad y confidencialidad de la información, con TIPS de aplicabilidad. Realizar seguimiento semanal a la aplicabilidad de la política- oficina jurídica de la Regional y CZ Yopal. (5 seguimientos Realizar campaña pedagógica para concientizar el uso de contraseñas seguras y puestos desatendidos




3765 GESTION TECNOLOGICA AI SIGE2013 CS057 Se evidenciaron prácticas inadecuadas en el uso de contraseñas, tal como se verifico en la siguiente muestra aleatoria: - Entrega mediante acta de contraseñas del perfil preparador por incapacidad a otra funcionaria, sin que se haya realizado el respectivo trámite para su traslado. - Usuario y contraseña para ingreso al Sistema SIIF Nación del perfil pagador de la Regional apuntadas en pos ir y almacenadas con el certificado digital.

Abierta Divulgar el lineamiento específico sobre el control para las buenas prácticas sobre el manejo de contraseñas y credenciales Agendar mensajes con TIPS del uso de contraseñas Realizar encuesta en línea sobre uso de contraseñas Diseñar e implementar estrategia pedagógica del uso de contraseñas

3764 GESTION TECNOLOGICA AI SIGE203 CS056 Se evidenció que el cableado de energía y telecomunicaciones que conduce datos o soporte los servicios de información, no se encuentra debidamente protegido de intercepción o daño, de acuerdo a las siguientes situaciones: - Centros de cableado sin peinado y/o maquillado (Organización de cables). Ejp. Registro fotográfico Regional.

Cerrada De acuerdo a las evidencias reportadas se realizó peinado y maquillado en los centros de cableado.

3763 GESTION ADMINISTRATIVA AI SIGE2013 CS055 Se evidenció que el cableado de energía y telecomunicaciones que conduce datos o soporte los servicios de información, no se encuentra debidamente protegido de intercepción o daño, de acuerdo a las siguientes situaciones: - Cables de red expuestos en centros de cableado. Ejp Registro Fotográfico Regional. - Canaleta de protección del cableado estructurado y corriente en mal estado. Ejp Registro Fotográfico Oficina Grupo Financiero y Centro de

Vencida Esta sin contestar




Cableado Regional. - Puntos de red inadecuados. Ejp Registro Fotográfico oficinas Administrativa, Jurídica, Asistencia Técnica de la Regional. - Conexiones eléctricas inadecuadas. Ejp Registro Fotográfico oficinas Administrativa, Jurídica, Asistencia Técnica de la Regional.

3762 GESTION ADMINISTRATIVA AI SIGE2013 CS054 Se evidenciaron falencias en la protección contra cortes de energía y otros trastornos ocasionados por fallas en los servicios de soporte, de acuerdo a las siguientes situaciones: - La Planta Eléctrica de la Regional Casanare se encuentra dañada. - Sin sensor para control de humedad y temperatura en el Centro de Cableado de la Regional Casanare.


3761 GESTION ADMINISTRATIVA AI SIGE2013 CS053 Se evidenció que existen equipos ubicados en lugares poco aptos y/o desprotegidos expuesto a riesgos de amenazas y peligros ambientales, de acuerdo a las siguientes situaciones: - Sin adecuación del sitio para el centro de cableado en el CZ Villa Nueva. Ejp: Registro Fotográfico. - Centro de cableado de la Regional con ventana sin protección. Ejp: Registro Fotográfico. - El extintor actualmente ubicado al lado del Centro de Datos de la Regional no cuenta con capacidad suficiente para sofocar un incendio en los equipos. Ejp: Registro Fotográfico. - Se encontraron materiales que no pertenecen a los centros de cableado, Ejp CZ Paz de Ariporo un ventilador dañado.

Vencida Solicitar a la coordinadora del centro zonal informar sobre la gestión que se ha hecho para el traslado de infraestructura. Colocar reja en centro de cableado de la regional. Establecer estrategias para no permitir acceso a personal no autorizado al centro de cableado del centro zonal Paz de Ariporo.




3760 GESTION ADMINISTRATIVA AI SIGE2013 CS052 No se evidencio control de acceso por otros puntos por donde pueda ingresar personal no autorizado a las instalaciones, de acuerdo a la siguiente situación: - Puntos de acceso sin control. Ejp Puerta de acceso interior desde el CZ Yopal a la Regional, sin controles eficientes de acceso que permitan determinar el destino de los visitantes (Registro Fotográfico)


3759 GESTION ADMINISTRATIVA AI SIGE2013 CS051 Se evidenció poca protección física contra daños por incendio, inundación, terremoto, explosión, desorden civil, y otras formas de desastres naturales o artificiales, de acuerdo a la siguiente muestra aleatoria verificada: - Humedad en centros de cableado y UPS. Ejp. Regional Casanare cuarto de UPS con humedad concentrada (Registro fotográfico e inspección).

Abierta Cambiar aire acondicionado del centro de datos Realizar mantenimiento a la cubierta y paredes del centro de datos.

3758 GESTION ADMINISTRATIVA AI SIGE2013 CS050 Se evidenció seguridad física deficiente para las oficinas, cuartos e instalaciones, de acuerdo a la siguiente muestra aleatoria verificada: - Zonas de archivo con debilidades en la seguridad. Ejp CZ Yopal ventana sin mecanismo para cierre ni reja (Registro fotográfico). CZ Villa Nueva con acceso por la parte superior por un escritorio. - Puertas sin seguridad CZ Paz de Ariporo primer piso área de protección.

Abierta Trasladar archivo que se encuentra en el segundo piso del centro zonal Yopal al primer piso. Buscar inmueble acorde al presupuesto asignado, para traslado del centro zonal. Enviar correo electrónico a los funcionarios de regional y centro zonal con el fin de concientizar en la importancia de cerrar las puertas con seguro cuando se ausenten de la oficina con el fin de salvaguardar la información de los




procesos y beneficiarios.

3757 GESTION ADMINISTRATIVA AI SIGE2013 CS049 Se evidenciaron áreas clasificadas como seguras sin controles de ingreso adecuados, de acuerdo a las siguientes situaciones: - Controles de acceso deficientes. Ejp Ingreso peatonal por el área de parqueadero, registro de bitácora de ingreso de elementos incompleto portería principal en la Regional Casanare y CZ Yopal.

Vencida Enviar correo electrónico a los colaboradores recordando que el ingreso peatonal por el parqueadero está estrictamente prohibido Enviar memorando a la empresa de vigilancia exigiendo el cumplimiento del no ingreso de peatones por la zona del parqueadero y el diligenciamiento completo de las bitácoras de ingreso. Realizar seguimiento al cumplimiento de las consignas establecidas en el contrato con la empresa de vigilancia.




3756 DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO AI SIGE2013 CS036 No se evidenció la aplicación de métodos apropiados para el seguimiento de los procesos del Sistema Integrado de Gestión, y su medición, los cuales no demuestran la capacidad de los procesos para alcanzar los resultados planificados (eficacia) así como el manejo de los recursos disponibles (eficiencia) y el seguimiento y la medición del impacto (efectividad), tal como se verificó en las siguientes situaciones: - Sin evidencia de generación de reportes mensuales de SIM módulo de Metas Sociales, ni seguimiento en CZ Villanueva. - Datos inconsistentes en registros Junio/2013 SIM Metas Sociales mensuales (56 cupos), en planillas (54) y en PACCO (69) en Hogares Sustitutos con vulnerabilidad en CZ Villanueva. - No se evidencio la solicitud de liberación de saldos por no ejecución de los programas en vigencia 2013 en CZ Villanueva.

Vencida No se le ha dado tratamiento

3755 GESTION TECNOLOGICA AI SIGE2013 CS048 'No se evidenció que se emprendieran las acciones para eliminar la causa de no conformidades asociadas con los requisitos del SGSI, con el fin de prevenir que ocurran nuevamente, como se verificó en la siguiente muestra aleatoria: - Se identificaron dos acciones correctivas registradas en el Aplicativo Isolución vencidas. Ejp AC 1796 vencida desde el 30 de abril de 2013 a cargo de la Coordinación de Planeación y Sistemas y AC 1794 vencida desde el 30 de abril de 2013 a cargo de la Coordinación Administrativa.

Abierta No Se le ha dado tratamiento

3749 GESTION TECNOLOGICA AI SIGE2013 CS047 'No se evidenció la utilización de reglas para el uso aceptable de la información y de los activos relacionados con las

Abierta Realizar seguimiento de la aplicabilidad del control mediante muestras aleatorias




instalaciones de procesamiento de información, de acuerdo a la muestra aleatoria verificada: - Documentos con información personal de usuarios en papel de reciclaje. Ejp. Registro Fotográfico CZ Yopal Primer piso.

a los diferentes procesos Publicar aviso en la zona de impresión alertando no reutilizar papel con información de confidencial o reservada Socializar en día EPICO la aplicabilidad del control

3748 GESTION TECNOLOGICA AI SIGE2013 CS046 La Regional no cuenta con una periodicidad para la revisión de los controles establecidos en la declaración de aplicabilidad de la Norma NTC ISO 27001:2006 (Este requisito no se encuentra incluido dentro del proceso MPA6 Gestión Tecnológica y es requerido por la Norma NTC-ISO/IEC 27001:2006)


3746 GESTION TECNOLOGICA AI SIGE2013 CS045 No se evidenció la revisión de la eficacia de los controles establecidos en la declaración de aplicabilidad en la Regional (Este requisito no se encuentra incluido dentro del proceso MPA6 Gestión Tecnológica y es requerido por la Norma NTC-ISO/IEC 27001:2006)


3745 GESTION HUMANA AI SIGE2013 CS044 No se evidenció la implementación del procedimiento para identificar el potencial de situaciones de emergencia y responder a tales situaciones, tal como se verificó en la muestra verificada: - Sin socialización del Plan de Emergencias actualizado e implementado en CZ Villanueva. - Sin publicación en un lugar visible del inventario de los datos de las Entidades de apoyo y socorro en atención de emergencias. CZ Villanueva. - Sin disponibilidad de extintor para control de conato de

Vencida Socializar el plan de emergencia actualizado en el centro zonal Villanueva y publicar un lugar visible el inventario de datos de las Entidades de apoyo y socorro en atención de emergencias Cambiar candado y colocar linterna en el botiquín del centro zonal Yopal




incendio en archivo central (Regional). - Botiquín incompleto (sin linterna) y sin seguridad. CZ Yopal.

Plan de acción: Realizar tramite contractual de contrato que incluya la compra de extintores Realizar en los centros zonales inspección de botiquines

3742 GESTION HUMANA AI SIGE2013 CS043 No se evidenció que se determinen aquellas operaciones y actividades asociadas con los peligros identificados en donde la implementación de los controles es necesaria para gestionar los riesgos de SYSO: - Sin mantenimiento de aires acondicionados en 6 oficinas del CZ Villanueva. - Infraestructura con riesgos de inundación por terreno aledaño con desnivel. CZ Villanueva. - En espacio cercano a la cocina se encuentra 1 batería y 1 ups inservible. CZ Villanueva. - Sin evidencia de la certificación de los exámenes de ingreso realizados por la firma de ASISTIR IPS Y HSE en carpetas de historia laboral de los servidores públicos nuevos. G. Humana Regional. Sitios de almacenamiento de archivos sin ventilación. CZ Paz de Ariporo - Escaleras sin pasamanos.CZ Paz de Ariporo - Sin mantenimiento (Paredes sucias y en mal estado, Piso liso en el segundo piso). CZ Paz de Ariporo. AI-SIGE2012-CAS003 (AI SYSO realizada en noviembre 2012) en lo que aplique.

Vencida Averiguar el estado de la solicitud enviada en la vigencia 2013 frente a la dotación de aires acondicionados de la regional y centros zonales. Solicitar mediante correo electrónico a la coordinadoras de centro zonal la respectiva devolución a almacén de los artículos catalogados como desechos especiales. Buscar inmueble acorde al presupuesto asignado, para traslado del centro zonal.




3740 MEJORAMIENTO CONTINUO AI SIGE2013 CS042 No se evidenció que se tomen las acciones para eliminar las causas de las no conformidades detectadas con el objeto de evitar que vuelvan a ocurrir y las acciones correctivas no son apropiadas a los efectos de las no conformidades encontradas tal como se verificó en las siguientes situaciones: - Reporte de Isolución con 22 Acciones Correctivas Vencidas (De un total de 56) (Regional) - Sin cierre efectivo de la AC No. 1164 correspondiente al hallazgo AI-SIGE2012-CS018 de la auditoria interna realizada en febrero de 2012 (Financiera). - Sin cierre de las Acciones Correctivas No.1205, 1212 y 1788 vencidas (Administrativa) - AC 2041 de Feb 4/13 con vencimiento desde abril 30/13 y sin tratamiento.


3739 MEJORAMIENTO CONTINUO AI SIGE2013 CS041 No se evidenció que se mejore continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema Integrado de Gestión mediante el uso de la política de la calidad, los objetivos de la calidad, los resultados de las auditorías internas, el análisis de datos, las acciones correctivas y preventivas y la revisión por la dirección. - No se observó el desarrollo sistemático de AC, AP, SNC y NCS. (Aseguramiento a Estándares - Regional). - Sin desarrollo sistemático de AC, AP y NCS (Financiera). - Sin tratamiento de la NCS No. 2940 del 10 de mayo de 2013, en ISOLUCION (Gestión para la Atención Integral a la Primera Infancia - Regional) - NCS 2437 del 6/8/2012 con acciones pero sin cierre. CZ Paz de Ariporo - No se tomaron acciones correctivas necesarias para eliminar las causas de las no conformidades detectadas por las auditorías internas SIGE 2012: Recurrencia del 81% de hallazgos de





no conformidad (30 de 37).

3737 GESTION DE RESTABLECIMEINTO DE DERECHOS AI SIGE2013 CS040 No se evidenció que se realice un seguimiento ni mide las características del servicio , para verificar que se cumplen sus requisitos, como se verificó en las siguientes situaciones encontradas: - Sin elaboración del Comité Técnico Consultivo para el Restablecimiento de Derechos por falta de quórum los meses julio, agosto, septiembre y octubre de 2012. Regional - Sin evidencia de la realización del Comité Técnico Consultivo para el Restablecimiento de Derechos en el mes de junio del 2013. Regional


3735 GESTION FINANCIERA AI SIGE2013 CS039 No se evidenció la aplicación de métodos apropiados para el seguimiento de los procesos del Sistema Integrado de Gestión, y su medición, los cuales no demuestran la capacidad de los procesos para alcanzar los resultados planificados (eficacia) así como el manejo de los recursos disponibles (eficiencia) y el seguimiento y la medición del impacto (efectividad), tal como se verificó en las siguientes situaciones: Tesorería - Se evidencio que las planillas que se remiten como documentos soportes para el pago del contrato de aporte No. 138 de 2011, se encuentran sin la firma del supervisor del contrato. Ej. Planillas de Pago de los servicios prestados del 16 al 30 de diciembre de 2012 por el operador Congregación de Religiosos Terciarios Capuchinos. Recaudo y Contabilidad - Diferencias a diciembre 31 de 2012, entre el saldo contable de las cuentas 41140204, 41140209 y 41140203 (Ingresos 3% recaudo por Bancos, Liquidaciones, Procesos Concursales y Resoluciones) y el valor reportado en el F5 (Total ingresos por

Vencida Elaborar y enviar la planilla firmada por el supervisor Realizar conciliación de la vigencia 2012 Realizar cuadre de bancos entre SIF y SIIF

Se analiza las causas de la AC y se establece que es necesario realizar un plan de acción para que a futuro la causa no se vuelva a presentar




cartera acumulado) por valor de $ - 78.016, 26.876.092, $ -2.815.482, $ - 7.140.435, respectivamente. Contabilidad - Diferencias presentadas entre el SIF ICBF y el SIIF Nación II en las cuentas 111005 por valor de $ 1.076.184.725, 2425 por valor de $ - 28.689.783, 2436 por valor de $ -11.567.416, 252501 por valor de $ 13.135.326 y 320801 por valor de $ 24.109.529.674 (según comparador a junio 30 de 2013) .

3732 GESTION HUMANA AI SIGE2013 CS038 No se evidenció la aplicación de métodos apropiados para el seguimiento de los procesos del Sistema Integrado de Gestión, y su medición, los cuales no demuestran la capacidad de los procesos para alcanzar los resultados planificados (eficacia) así como el manejo de los recursos disponibles (eficiencia) y el seguimiento y la medición del impacto (efectividad), tal como se verificó en las siguientes situaciones: - Sin evidencia de reunión durante la vigencia 2013 de la comisión de personal integrada mediante Resolución No.01147 del 25 de junio de 2013.

Vencida No se ha dado tratamiento

3730 MEJORAMIENTO CONTINUO AI SIGE2013 CS037 No se evidenció la aplicación de métodos apropiados para el seguimiento de los procesos del Sistema Integrado de Gestión, y su medición, los cuales no demuestran la capacidad de los procesos para alcanzar los resultados planificados (eficacia) así como el manejo de los recursos disponibles (eficiencia) y el seguimiento y la medición del impacto (efectividad), tal como se verificó en las siguientes situaciones: - Sin acciones de mejora efectivas derivadas del seguimiento y medición de procesos cuando no se alcanza la tendencia optima de los resultados de los indicadores. Ej:





Indicador Ejecución de PAC con resultados en Abril 53%, Mayo 53%, Jun 70% y Jul 58%.(Regional) - Sin acciones de mejora efectivas derivados del análisis y resultados de los indicadores EJ: indicador MPA5-02-02, cero (0) de 8 Con Citas De Conciliables Dadas En Oportunidad - Julio/2013 CZ Paz de Ariporo. Se retoman los hallazgos AI-SIGE2012-CS021 en lo que aplique. (Auditoría realizada en febrero del 2012).

3726 EVALUACIÓN Y MONITOREO DE LA GESTION AI SIGE2013 CS035 No se evidenció la aplicación de métodos apropiados para el seguimiento de los procesos del Sistema Integrado de Gestión, y su medición, los cuales no demuestran la capacidad de los procesos para alcanzar los resultados planificados (eficacia) así como el manejo de los recursos disponibles (eficiencia) y el seguimiento y la medición del impacto (efectividad), tal como se verificó en las siguientes situaciones: - Sin reporte en SISPA del Indicador Ejecución PAC mes de Julio de 2013 (Regional). - Sin acciones que permitan ver avances en Tablero de Control a Julio/2013 (Ej: Indicadores MPM5-P1. 04 NNA que llevan más de 180 días 10% critico, MPA5-02-01 Oportunidad constatación de Denuncias 57 crítico y MPA5-02-02 Oportunidad en Peticiones conciliables 33% critico.) CZ El Yopal - Sin registro de las fechas de ejecución de las actividades del plan SBNF que permita ver los avances CZ El Yopal. - Indicadores del tablero de control responsabilidad del CZ Villanueva no reflejan acciones de mejora eficaces (Ej: MPM5.P104 Auto que llevan más 180 días sin definir, con un 44% crítico para julio de 2013).

Abierta No se ha dado tratamiento




3725 GESTION JURIDICA AI SIGE2013 CS034 No se evidenció la aplicación de métodos apropiados para el seguimiento de los procesos del Sistema Integrado de Gestión, y su medición, los cuales no demuestran la capacidad de los procesos para alcanzar los resultados planificados (eficacia) así como el manejo de los recursos disponibles (eficiencia) y el seguimiento y la medición del impacto (efectividad), tal como se verificó en las siguientes situaciones: Tutelas - No se evidencio él envió del reporte o informe mensual sobre las tutelas en mes de Julio del 2013 a la Oficina Asesora Jurídica. Jurisdicción Coactiva - Sin evidencia de cumplimiento del término en el proceso 005 del 2013 para abocar conocimiento y dictar mandamiento ejecutivo. - Sin evidencia de cumplimiento del término en el proceso 004 y 012 del 2013 para dictar mandamiento ejecutivo. Pago de Sentencias y Conciliaciones - Sin cumplimiento en el termino del envió del pago realizado en el proceso No. 391 (Se canceló según comprobante de Tesorería No.881 el 27/3/2013 y se remitió a la OAJ el 27 de julio del 2013).


3724 GESTION ADMINISTRATIVA AI SIGE2013 CS033 No se evidenció la aplicación de métodos apropiados para el seguimiento de los procesos del Sistema Integrado de Gestión, y su medición, los cuales no demuestran la capacidad de los procesos para alcanzar los resultados planificados (eficacia) así como el manejo de los recursos disponibles (eficiencia) y el seguimiento y la medición del impacto (efectividad), tal como se verificó en las siguientes situaciones: - Documentos recibidos sin radicar en correspondencia. (Ej.:

Vencida Emitir memorando a coordinadores de grupo y centro aclarando lo establecido en cuanto a radicación de correspondencia, y la importancia. Se deben cargar las evidencias




Informes del Cabildo indígena del 23/09/2013 y oficios del 5 de agosto de 2013 de la coordinadora de CDI HTZ) CZ Paz de Ariporo.

3723 GESTION SERVICIO Y ATENCIÓN AI SIGE2013 CS032 No se evidenció el seguimiento de la información relativa a la percepción del cliente respecto al cumplimiento de sus requisitos por parte de la entidad, como una de las medidas del desempeño del Sistema de Gestión de la Calidad, como se verificó en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria seleccionada: Buzón de sugerencias: - Sin actas de apertura del buzón. Octubre a diciembre de 2012 Regional. - Actas de apertura del buzón sin rotación de servidor público responsable y sin firma. Actas Nros. 1 al 3 de fechas 2, 8 y 14 de enero de 2013 Regional.

Vencida Evidenciar apertura de buzón de los meses Octubre de 2013 a Enero de 2014 Plan de acción: Asignar actividades de responsable de servicio y atención a profesional según lo establecido en la resolución 6707 de 2013 Realizar empalme con responsable de servicio y atención de vigencia 2014 Socializar la resolución 6707 de 2013 con responsables de servicio y atención Dar cumplimiento a la resolución 6707 de 2013 Realizar seguimiento al cumplimiento de la resolución 6707 en regional y centros zonales

3722 GESTION ADMINISTRATIVA AI SIGE2013 CS031 No se evidencio que se mantiene actualizada la información de los bienes que se encuentran en servicio de los Servidores Públicos y Contratistas del ICBF, según se verificó en la muestra seleccionada: -Sin evidencia del formato de legalización de inventario en la carpeta individual del Servidor Público CC.24.166.722 - Sin evidencia del uso de placas de identificación de

Abierta Tratamiento: Diligenciar formato de legalización de inventario y archivar en la carpeta individual del Servidor Público CC.24.166.722 Diligenciar formato Activos por Terceros del ultimo inventario del




los elementos de oficina del servidor público C.C. 7.213.931 - Sin evidencia del uso de placas de identificación de los elementos de oficina del servidor público C.C. 47.439.530 - Sin evidencia del formato Activos por Terceros del ultimo inventario del Servidor público CC.47.439.530

Servidor público CC.47.439.530 Plan de Acción: Realizar seguimiento para verificar que el inventario de cada servidor público se encuentre actualizado. Solicitar a la sede los materiales necesarios para paquetear los muebles de la regional

3721 GESTION PARA LA ATENCIÓN INTEGRAL PARA LA PRIMERA INFANCIA AI SIGE2013 CS030 La entidad no lleva a cabo la prestación del servicio bajo condiciones controlada como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: - Sin evidencia de la capacitación a nuevos agentes educativos que ingresan al programa (HCB vigencia 2013 CZ Villanueva. Ej. Reubicación del Hogar Mi Pequeña Fantasía, en la Asociación El Morichal). - Sin la constitución del Comité Municipal de Seguimiento: Integrado por el Alcalde o su delegado, representantes de ICBF, representante del contratista que ejecuta el Programa y demás interesados. Para Generaciones con Bienestar. En CZ Villanueva. -Sin evidencia de la ejecución del plan de asistencia técnica vigencia 2012, programas de Primera Infancia, (Regional).

Vencida Tratamiento Realizar búsqueda y archivar los documentos del contrato de acuerdo a la Tabla de retención documental Plan de Acción: Realizar capacitación con referentes de primera infancia sobre Lineamientos de hogares comunitarios y capacitación a madres comunitarias Realizar plan de asistencia técnica de Primera Infancia del 2013 y 2014 , relacionar las actividades y evidencias

3720 GESTION PARA LA ATENCIÓN DE FAMILIAS Y COMUNIDADES AI SIGE2013 CS029 No se observa que se lleve a cabo la prestación del servicio bajo condiciones controlada, como se verificó en las siguientes

Vencida Tratamiento: Relacionar las actividades y evidencias de la ejecución del plan de asistencia técnica




situaciones de la muestra aleatoria seleccionada: - Sin evidencia de la ejecución del plan de asistencia técnica vigencia 2012, programas de Familia y Comunidades (Regional).

de Familias y Comunidades del 2013 Realizar plan de asistencia técnica de Familias y Comunidades 2014 y relacionar las actividades y evidencias de enero

3719 GESTION PARA LA NUTRICIÓN AI SIGE2013 CS028 No se observa que se lleve a cabo la prestación del servicio bajo condiciones controlada, como se verificó en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria seleccionada- -Sin evidencia de la solicitud mensual de bienestarina en el segundo semestre 2012. Regional Sin evidencia de la ejecución del plan de asistencia técnica vigencia 2012, Nutrición (Regional).

Vencida Enviar copia a la coordinadora y guardar los correos con la solicitud mensual de bienestarina en una carpeta destinada para tal fin. Relacionar las actividades y evidencias de la ejecución del plan de asistencia técnica de Gestion para la Nutrición del 2013

3718 GESTIÓN PARA LA PROMOCION Y PREVENCION PARA LA PROTECCION INTEGRAL DE LA NIÑEZ Y LA ADOLESCENCIA AI SIGE2013 CS027 No se observa que se lleve a cabo la prestación del servicio bajo condiciones controlada, como se verificó en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria seleccionada: - Sin evidencia de la ejecución del plan de asistencia técnica vigencia 2012, programas Niñez y Adolescencia (Regional).

Vencida Realizar plan de asistencia técnica de Niñez y Adolescencia del 2013 y 2014 y relacionar las actividades y evidencias Hallazgo de 2012, subsanado para el año 2013




3717 GESTION DE ADOPCIONES AI SIGE2013 CS026 No se evidenció que se lleve a cabo la prestación del servicio bajo condiciones controladas, como se verificó en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria seleccionada: - Sin evidencia de la realización del primer taller sobre "La Adopción como proyecto de vida personal y familiar, los motivos para adoptar, la construcción y consolidación del vínculo..." (Ej. exp. SIM 33504530; SIM 33502939) Regional - Sin evidencia del registro en lista de espera del SIM de la familia aprobada y con idoneidad en el comité del 27/2/ 2013. Acta No. 8 (Exp. SIM 33307454). Regional - Sin actualización de la lista de espera de familias en SIM. (Ej. SIM 00007452006 familia que desistió de la adopción mediante comunicación del 12/1/2012) Regional

Vencida Comunicar mediante memorando a los defensores que se debe elaborar acta como evidencia de los talleres de preparación de las familias. Diseñar una lista de chequeo de preparación de familias en donde se incluyan los ítems del paso a paso del lineamiento, enviarla a mejoramiento para validación y aprobación. Enviar a los centros zonales la lista de chequeo para aplicación por parte de los equipos de defensoría. Verificación de la aplicación de la lista de chequeo Establecer apoyo por parte de líderes SIM de GAT a los defensores de familia Elaborar plan de trabajo con Centro Zonal Yopal y reportar las evidencias de enero Elaborar plan de trabajo con los centros Zonales Villanueva y Paz de Ariporo y reportar las evidencias de enero.

3716 GESTION RESTABLECIMIENTO DE DERECHOS

Vencida Establecer apoyo por parte de líderes




AI SIGE2013 CS025 No se evidenció que se lleva a cabo la prestación del servicio bajo condiciones controladas, como se verificó en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria seleccionada: Registro SIM - Módulo Beneficiarios: - Sin registro de actuaciones. Ejp: SIM Nro. 33307974 del 4/7/2012 e HA Nro. SD-161612948527335 (Regional). - Sin apertura de Proceso Administrativo de Restablecimiento de Derechos - PARD (cuando aplica). 33312910 del 7/5/2013 CZ el Yopal visto desde Regional y SIM Nro. 33506068 del 18/7/2013 CZ Villanueva evidenciado en Regional.

SIM de GAT a los defensores de familia: En comité consultivo del 18 de noviembre se establece apoyo por parte de los lideres SIM a los defensores de familia en el ingreso de actuaciones pendientes Elaborar plan de trabajo con Centro Zonal Yopal y reportar las evidencias de enero Elaborar plan de trabajo con los centros Zonales Villanueva y Paz de Ariporo y reportar las evidencias de enero. Recordar periódicamente a los centros zonales el reporte de inconsistencias en el SIM a MIS: En día 10 de enero de 2013 se envía mediante correo electrónico a los colaboradores de la regional y centros zonales recomendación de reporte de inconsistencias evidenciadas en el SIM a la mesa de ayuda del nivel nacional con copia al líder SIM Regional. Reportar a MIS inconsistencias evidenciadas en SIM




3715 GESTION DE RESTABLECIMIENTO DE DERECHOS AI SIGE2013 CS024 No se evidenció que se lleva a cabo la prestación del servicio bajo condiciones controladas, como se verificó en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria seleccionada: Proceso: - Sin verificación de la garantía de derechos. HA1118530117 CZ Paz de Ariporo. - Sin desarrollo de la audiencia de conciliación realizada dentro de los 10 días siguientes al conocimiento de los hechos. HA1115861923, 1118530117 CZ Paz de Ariporo. - Sin realización del comité PARD con la periodicidad establecida. (Ejp: en abril y mayo solo una reunión y sin la firma de todos los asistentes). CZ Paz de Ariporo. - Sin evidencias de asistencia a Comité Técnico de CAIVAS en el nivel Regional, grupo asistencia técnica. CZ Yopal. - Sin utilización de la cámara Gesell en Caivas. CZ Yopal Registro: - Actuaciones de profesionales sin firma. entrevista del 17 de enero de 2013 falta firma del defensor HA 1115851456 y 1115851455 CZ Paz de Ariporo. - Sin salvaguardar la seguridad de las Historias de atención CZ Paz de Ariporo. Se retoma el hallazgo AI-SIGE2012-CS014 en lo que aplique. (AI Febrero del 2012). Continuación: Remítase al informe de Auditoria 2013





3714 ASEGURAMIENTO DE ESTANDARES AI SIGE2013 CS023 No se evidenció que se implementen las actividades necesarias para asegurarse que el servicio contratado cumpla las disposiciones aplicables y las establecidas en los respectivos contratos, como se evidenció en la muestra aleatoria verificada, en los siguientes aspectos: - Sin Remisión trimestral a la Oficina de Aseguramiento a la Calidad de los planes de asistencia técnica basados en los resultados obtenidos en la supervisión. (Ej: Del periodo auditado sólo se observa un envió el 14/8/2013. Aseguramiento a Estándares - Regional. - Sin evidencia de acciones adelantadas en situaciones de reporte inmediato. (Ej. Hogares Sustitutos con subcategoría sobrecupo, fecha de reporte 19/9/2012 al 29/11/2012 CZ Villanueva y el Yopal. Aseguramiento a Estándares - Regional.

Vencida Elaborar y emitir cronograma para presentación de reportes por parte de los centros zonales a la oficina de aseguramiento a la calidad. socialización del plan anual de aseguramiento y asistencia técnica en comité ampliado y a través de correo electrónico Elaborar y emitir cronograma de visitas bimensuales de asistencia técnica y acompañamiento de la oficina de aseguramiento a la calidad a los centros zonales y hogares sustitutos

3713 GESTION DE CONTRATACIÓN AI SIGE2013 CS022 No se evidenció que el producto y/o servicio adquirido cumple los requisitos especificados en los pliegos de condiciones, o en las disposiciones aplicables. Ni cumple con el tipo y alcance del control aplicado al proveedor y al producto y/o servicio adquirido, como se verificó en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria: FASE CELEBRACIÓN Y EJECUCION DEL CONTRATO: - Sin Copia de la Libreta militar en el Contrato 82 del 2012 - Sin autorización de la junta de Socios para suscribir el contrato 82 del 2012 - Sin evidencia del Acta de Visita y Pacto de Integridad en el Contrato 082/2012 - Sin evidencia de haberle dado trámite de la Asignación del Supervisor ( Cont. 082/2012 folio 117) - Sin personalizar la





responsabilidad del supervisor, entre los 8 asignados (Cont. 082/2012 folio 117) - Sin comunicación al financiero de la Copia de la comunicación al supervisor (Cont. 082/2012 folio 341) - Sin evidencia de los documentos exigidos en el contrato para el primer desembolso en contrato 95/2013 - Sin evidencia conformación del Comité Técnico y operativo en el Contrato 95 del 2013 - Se evidencia que la certificación bancaria fue expedida extemporáneamente (f.18 contrato 39/2013) - Se evidencio que la publicación en el SECOP, se realizó en forma extemporánea (14-02-2013 contrato 39/2013), Contrato 125. Continuación: Remitirse al Informe de Auditoria

3712 GESTION DE CONTRATACIÓN AI SIGE2013 CS021 No se evidenció que se asegure que el producto y/o servicio adquirido cumple los requisitos especificados en los pliegos de condiciones, o en las disposiciones aplicables. Ni cumple con el tipo y alcance del control aplicado al proveedor y al producto y/o servicio adquirido, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: FASE PRECONTRACTUAL - Actas del Comité de Asesoría Contractual sin firma por parte de los integrantes (Ej.: Actas 002 del 25 de enero del 2013, folio 4; Acta 003 del 07 de febrero de 2013, folio 7; Acta 004 del 11 de febrero de 2013, folio 9; Acta 008 del 9 de mayo de 2013, folio 30; en contrato 82, folio 168). - Contrato sin fecha (Ej.; Contrato 82 del 2012, folio 90) - Sin evidencia de firma de los asistentes a la reunión del comité técnico celebrado el 28 de enero de 2013 (firmas no coinciden con la fecha de realización de la reunión listado de asistencia fecha 5 de febrero de 2013).





3711 GESTION SERVICIO Y ATENCIÓN AI SIGE2013 CS020 No se evidenció que se esté implementando disposiciones eficaces para la comunicación con los clientes, como se verificó en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria: CONTROLES: - Ausencia de controles al cierre de peticiones. Ejp: SIM Nro. 33405674 del 1/11/2012 CZ Paz de Ariporo evidenciado en Regional. SIM Nros. 33201188 del 9/7/2012, 33201206 del 30/8/2012 Regional. - Sin evidencia del seguimiento por parte del profesional encargado del PAC en el nivel Zonal al trámite dado a las peticiones. CZ El Yopal. RESPUESTA AL CLIENTE: - Sin evidencia de respuesta al peticionario. Ejp: SIM Nro. 33506068 del 18/7/2013 CZ Villanueva evidenciado en Regional; SIM Nro. 33314160 del 30/7/2013 Regional; 33407126 CZ Paz de Ariporo. Se retoma el hallazgo AI-SIGE2012-CS009 en lo que aplique. (AI realizada en febrero de 2012)

Vencida Evidenciar la gestión y cierre de las peticiones 33405674, 33201206,33201188 Plan de acción: Solicitar instrucción a la dirección de SYA frente al termino establecido para cierre de peticiones Socializar respuesta de la dirección de SYA y establecer plazo máximo para cierre según el tipo de petición en la regional y centros zonales. Socializar el instructivo de seguimiento a inconsistencias, resolución 6707 y circular 18 a responsables de servicio y atención y demás involucrados en el proceso. Incluir en el seguimiento semanal y diario la revisión de actuaciones de gestión para cierre correspondiente Realizar seguimiento diario a las peticiones de acuerdo a instructivo de seguimiento a inconsistencias establecido por la dirección de SYA




3710 GESTION SERVICIO Y ATENCION AI SIFE2013 CS019 No se evidenció que se esté implementando disposiciones eficaces para la comunicación con los clientes, como se verificó en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria: TRÁMITE Y TRATAMIENTO: - Inadecuada clasificación de petición. (Ej: SIM Nro. 33314160 del 30/7/2013) Regional. - Inapropiado trámite de queja. (Ej: SIM Nro. 33201185 del 5/7/2012 )Regional. - Inoportunidad en la constatación de denuncia. (Ej: SIM Nro. 33407168) CZ Paz de Ariporo. - Petición cerrada sin evidencia de la actuación efectiva. (Ej: SIM Nro. 33310544 )CZ El Yopal. - Derecho de Petición sin respuesta o con términos de respuesta vencidos. (Ej: SIM Nro. 33407206 del 14/6/2013 Regional. SIM Nro. 33313642, SIM Nro. 33313706 CZ El Yopal, SIM Nro. 33504955) CZ Villanueva. Se retoma el hallazgo AI-SIGE2012-CS008 en lo que aplique. (AI realizada en febrero de 2012)


3709 GESTION SERVICIO Y ATENCION AI SIGE2013 CS018. No se evidenció que se esté implementando disposiciones eficaces para la comunicación con los clientes, como se verificó en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria: REGISTRO EN SIM: - Sin registro de peticiones. Ejp: Queja de estudiante por los productos en mal estado que distribuye Fundación Rescate, la interventoría C&M la recibió el 25/7/2013 (carta dirigida al ICBF y recibida el 29/7/2013. CZ El Yopal. - Peticiones sin cerrar en el sistema. Ejp: SIM 1759028196. CZ Paz de Ariporo. - Registros vencidos sin cierre. (Ej: SIM Nro. 33201185 del 5/7/2012 y SIM Nro. 33314160 del 30/7/2013) Regional. - Sin registros SIM de 2 Peticiones producto de la





Mesa Pública programa CDI en Paz de Ariporo. DIRECCIONAMIENTO: - Inadecuado direccionamiento. (Ej: SIM Nro. 33313642 CZ El Yopal y SIM 1759028196) CZ Paz de Ariporo. - Inoportunidad en el direccionamiento. (Ej: SIM Nro. 33405930 del 3/12/2012) Regional. - Inoportunidad en la aceptación del direccionamiento de la petición. (Ej: SIM Nro. 33506068 del 18/7/2013 CZ Villanueva evidenciado en Regional; SIM Nro. 33311041 del 22/1/2013, SIM Nro. 33201188 del 9/7/2012 Regional, SIM 33407340 y 33406311) CZ Paz de Ariporo. - Sin aceptación del direccionamiento. (Ej: SIM Nros. 33314160 del 30/7/2013, 33407206 del 14/6/2013, 33201219 del 11/9/2012 Regional. SIM Nro. 33313642) CZ El Yopal. Se retoma el hallazgo AI-SIGE2012-CS007 en lo que aplique. (auditoría realizada en febrero 2012)

3708 GESTION RESTABLECIMIENTO DE DERECHOS AI SIGE2013 CS 017 No se evidenció que se ha planificado y desarrollado los procesos necesarios para la prestación del servicio, como se verificó en las siguientes situaciones: - Sin evidencia de Plan de formación a las Madres sustitutas nuevas CZ El Yopal y Villanueva.

Vencida Plan de acción: Realizar asesoría a los centros zonales sobre cómo realizar un plan de formación a nuevas madres sustitutas de acuerdo al lineamiento de hogares sustitutos e Incluir en Plan de asistencia Técnica Realizar plan de formación de nuevas madres sustitutas vigencia 2014 del centro zonal Villanueva y definir responsable del archivo de las evidencias Realizar plan de formación de nuevas madres




sustitutas vigencia 2014 del centro zonal Yopal y definir responsable del archivo de las evidencias Realizar plan de formación de nuevas madres sustitutas vigencia 2014 del centro zonal Paz de Ariporo y definir responsable del archivo de las evidencias.

3707 DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO AI SIGE2013 CS016 No se evidenció que se ha planificado y desarrollado los procesos necesarios para la prestación del servicio, como se verificó en las siguientes situaciones: - Sin formulación de los Planes de Asistencia Técnica 2012 y 2013. CZ Paz de Ariporo. - No se evidencia participación en la programación de metas sociales 2013. CZ El Yopal. - Sin evidencia de Plan de formación a las madres sustitutas nuevas CZ El Yopal y Villanueva.


3706 COORDINACIÓN Y ARTICULACIÓN AL SISTEMA NACIONAL AI SIGE2013 CS015 No se evidenció que se ha planificado y desarrollado los procesos necesarios para la prestación del servicio, como se verificó en las siguientes situaciones: - Sin evidencia de los diagnósticos de necesidades levantados a la población sujeto de los programa, vigencia 2013 (Regional - Coordinación y Articulación del SNBF)

Vencida Se determina la necesidad de implementar un plan de acción que permita dar solución a las causas de la acción correctiva.

No se ha implementado el Plan de acción

3705 GESTION ADMINISTRATIVA AI SIGE2013 CS014 No se evidenció que se haya determinado, proporcionado y/o mantenido la infraestructura necesaria para lograr la conformidad con los requisitos del

Abierta Realizar transferencia al archivo central de archivo de gestión inactivo Plan de acción:




servicio, tal como se verificó en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria: Edificios: - Sin espacio para archivo de gestión. CZ Paz de Ariporo Espacios y servicios asociados: - Arrume de cajas y monitores en Almacén Regional - Sin archivadores para almacenamiento del archivo de Gestión. G. Jurídico. Se retoman los hallazgos AI-SIGE2012-CS004 (AI Febrero 2012)

Adecuación del archivo en el área administrativa Acondicionar oficina en el área de cafetería para archivo y oficinas del área Jurídica

3704 GESTION HUMANA AI SIGE2013 CS013 No se evidenció control del cumplimiento de los requisitos relacionados con la competencia y formación y toma de conciencia del recurso humano como se verificó en las siguientes situaciones: - Sin evidencia de la realización de inducción, re inducción a la Coordinadora del Grupo Administrativo. Se retoma el hallazgo AI-SIGE2012-CS003 en lo que aplique (auditoría realizada en febrero del 2012)

Abierta Agregar el certificado de la realización del curso a la hoja de vida de la funcionaria en mención Plan de acción: Informar a los nuevos colaboradores el procedimiento de capacitación y la importancia de su participación y cumplimiento Realizar seguimiento al cumplimiento de la realización del curso virtual de inducción y re inducción

3703 GESTION HUMANA AI SIGE2013 CS012 No se evidenció que el proceso asegure la disponibilidad de recursos necesarios para mantener el Sistema de Gestión de Calidad y mejorar continuamente su eficacia, eficiencia y efectividad, tal como se observó en la siguiente situación. - Entrega extemporánea de la primera y segunda dotación de la vigencia 2012 (Memorando 05469 del 29 de julio de 2012 primera dotación) y vigencia 2013 a los servidores públicos con derecho. (G. Humana).

Abierta Plan de Acciones: Presentar oportunamente los estudios previos ante jurídica para el contrato de dotación. Solicitar a los colaboradores las tallas y demás información requerida para entrega de dotación Realizar seguimiento a ejecución del




contrato

3702 GESTION ADMINISTRATIVA AI SIGE2013 CS011 No se evidenció que el proceso asegure la disponibilidad de recursos necesarios para mantener el Sistema de Gestión de Calidad y mejorar continuamente su eficacia, eficiencia y efectividad, tal como se observó en la siguiente situación. - Sin asignación de vigilancia para el archivo Central de la Sede Regional

Vencida Solicitar recursos a la sede nacional para la asignación de un vigilante en el archivo central Asignar vigilante para el archivo central

3701 RESTABLECIMIENTO DE DERECHOS AI SIGE2013 CS010 No se evidenció que el proceso asegure la disponibilidad de recursos necesarios para mantener el Sistema de Gestión de Calidad y mejorar continuamente su eficacia, eficiencia y efectividad, tal como se observó en la siguiente situación. - Equipos interdisciplinarios incompletos en las defensorías. Sin nutricionista el CZ Paz de Ariporo. Sin Defensores de familia para el PARD.

Vencida No se ha implementado el Plan de acción

3700 DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO AI SIGE2013 CS009 No se evidencia que se proporciona evidencia de su compromiso con el desarrollo e implementación del Sistema de Gestión de la Calidad, así como con la mejora continua de su eficacia, eficiencia y efectividad, como se observó en la siguiente situación: - Realización extemporánea de la Revisión por Dirección primer semestre 2013. Acta Nro. 23 del 3 al 6 de septiembre de 2013 (Regional)

Vencida No se ha implementado el Plan de acción




3699 GESTION ADOPCIONES AI SIGE2013 CS008 No se evidenció la aplicación del procedimiento para el control de los registros que proporcionen evidencia de conformidad con los requisitos de identificación, almacenamiento, protección, disposición de los registros, como se verificó en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria seleccionada: REGISTRO Y CONSERVACION - Recepción de documentos requisito para la adopción sin registro en el aplicativo de correspondencia. Ej. Exp. Familia SIM 33504530; SIM 33502939. - Documentos sin radicación en el aplicativo de correspondencia. Ej. Comunicación Defensor de Familia solicitando faltante de los requisitos de ley, SIM 33504530 y SIM 33502939; Citación a los talleres. Ej. SIM 33504530 y SIM 33502939. TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - Carpeta sin foliación consecutiva. Ej. exp. 33504530.

Vencida Plan Acción: Socializar el lineamiento de adopciones Enviar memorando a los defensores de familia indicando que todos los documentos generados y recibidos deben ser radicados antes de agregarlos a cada expediente Diseñar una lista de chequeo de preparación de familias en donde se incluyan los ítems del paso a paso del lineamiento incluyendo radicación de documentos, enviarla a mejoramiento para validación y aprobación Enviar a los centros zonales la lista de chequeo para aplicación por parte de los equipos de defensoría Verificación de la aplicación de la lista de chequeo Enviar a los centros zonales la lista de chequeo para aplicación por parte de los equipos de defensoría Verificación de la aplicación de la lista de chequeo




3698 GESTION RESTABLECIMIENTO DE DERECHOS AI SIGE2013 CS007 No se evidenció la aplicación del procedimiento para el control de los registros que proporcionen evidencia de conformidad con los requisitos de identificación, almacenamiento, protección, disposición de los registros, como se verificó en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria seleccionada: TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - Carpetas sin organización cronológica: Ej. Carpeta de actas de comité PARD mayo a diciembre 2012. Regional. - Sin foliar todos los documentos archivados. Ejp: HA 1006414399 y 1115861923 CZ Paz de Ariporo.

Vencida Tratamiento: Definir metas mensuales de organización de carpetas del archivo acumulado del centro zonal Yopal Definir metas mensuales de organización de carpetas del archivo acumulado del centro zonal Paz de Ariporo Definir metas mensuales de organización de carpetas del archivo acumulado del centro zonal Villanueva Plan de acción: Plan de acción: Definir responsable de gestión documental en el centro zonal Villanueva Definir responsable de gestión documental en el centro zonal Paz de Ariporo Definir contractualmente las metas de organización de archivo de fondo acumulado del centro zonal Yopal para proceder a la transferencia Documental Definir contractualmente las metas de organización de archivo de fondo




acumulado del centro zonal Villanueva para proceder a la transferencia Documental Definir contractualmente las metas de organización de archivo de fondo acumulado del centro zonal Paz de Ariporo para proceder a la transferencia Documental.

3696 GESTION FINANCIERA AI SIGE2013 CS006 No se evidenció la aplicación del procedimiento para el control de los registros que proporcionen evidencia de conformidad con los requisitos de identificación, almacenamiento, protección, disposición de los registros, como se verificó en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria seleccionada: TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL Presupuesto: - Carpetas sin rótulo de identificación (serie y subserie, dependencia): Ejp: Carpetas con documentos de registros presupuestales vigencia 2012. - Documentos sin foliar. Ejp: Carpetas con documentos de registros presupuestales vigencia 2012.


3695 GESTIÓN ADMINISTRATIVA AI SIGE2013 CS005 No se evidenció la aplicación del procedimiento para el control de los registros que proporcionen evidencia de conformidad con los requisitos de identificación, almacenamiento, protección, disposición de los registros, como se verificó en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria seleccionada: DISPOSICIÓN

Vencida Evidenciar la organización de fondos acumulados en el archivo central Plan de Acción: Solicitar a la sede nacional personal capacitado en gestión de archivo con el fin de organizar el archivo




FISICA DEL ARCHIVO - Sin secuencia de archivo según el número de las cajas en estanterías en archivo central Regional. - Sin intervención de archivo y con alto grado de deterioro. Ejp: Fondos acumulados del archivo central Regional. - Sin la utilidad funcional de cajas contenedoras de carpetas (Unidades de Gestión documental), contienen elementos distintos. Oficina de Planeación y Sistemas (Regional) Se retoma el hallazgo AI-SIGE2012-CS001 en lo que aplique.(auditoría realizada en febrero del 2012)

central de la Regional Enviar correo a la dirección Administrativa solicitando instrucciones para la disposición final de los fondos acumulados Dirigir correo electrónico a servidores públicos de la regional sobre la utilización adecuada de las unidades de Gestión Documental (Cajas, Carpetas, rótulos) Realizar seguimiento a la utilización adecuada de las unidades de Gestión Documental (Cajas, Carpetas, rótulos)

3693 GESTION HUMANA AI SIGE2013 CS004 No se evidenció la aplicación del procedimiento para el control de los registros que proporcionen evidencia de conformidad con los requisitos de identificación, almacenamiento, protección, disposición de los registros, como se verificó en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria seleccionada: TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - Se evidencia documentos del tema de CAPACITACIONES mal clasificados, en carpeta de gestión PLAN DE BIENESTAR SOCIAL serie 70 subserie 5 (G. Humana Regional). - Documentos ilegibles en carpeta PLANES DE BIENESTAR SOCIAL 2012 (G. Humana Regional). - Sin identificación de Serie y Subserie. Ejp. Historias Laborales Servidor Público C.C.40.402.202,





Carpeta "APOYO ESCOLAR" (G. Humana Regional). Se retoma el hallazgo AI-SIGE2012-CS001 en lo que aplique. (auditoría realizada en febrero del 2012)

3692 GESTIÓN ADMINISTRATIVA AI SIGE2013 CS003 No se evidenció la aplicación del procedimiento para el control de los registros que proporcionen evidencia de conformidad con los requisitos de identificación, almacenamiento, protección, disposición de los registros, como se verificó en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria seleccionada: TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - Documentos sin numeración consecutiva. Ejp: Acta del 15/7/2013 Aseguramiento a Estándares - Regional. - Documentos sin foliar (Ej. carpetas de Tutelas) - Sin organización cronológica de la carpeta de Tutelas impetradas por Defensores de Familia. - Solicitud de concepto, Sin archivar ni foliarla (Ej.; solicitud fechada el 19 de julio del 2012) - Carpetas sin organización cronológica y sin foliar. Ejp: Actas del comité de restablecimiento de derechos 2013. CZ Paz de Ariporo. - Archivo de gestión no organizado ni identificado. CZ Paz de Ariporo. - Sin uso de la Guía de afuera para el préstamo de las Historias. CZ Paz de Ariporo. - Carpetas sin rótulo de identificación (serie y subserie, dependencia): Ej. Actas de Revisión inventarios 2012 y 2013 Regional. - Carpetas sin foliar: Ej. Actas de Revisión de Inventarios, carpeta de traslado de Bienes de Activos entre cuentadante y carpeta Bajas de Bienes en Consumo, Inservibles - Venta Directa martillo 2012 y 2013 Regional; folios con números tachados sin la debida corrección carpeta inventario individual de C.C

Vencida Plan de acción: Socializar la TRD a los colaboradores de la Regional y centros zonales Envío de correos semanal con tips documentales Emitir memorando dirigido a los coordinadores de grupo y centros zonales, recordando la correcta utilización de la TRD y donde se solicite revisión y verificación de la correcta utilización de los formatos establecidos para cada proceso. Socialización de la guía de gestión documental G1.MPA1.P5 Guía para la Gestión Documental ICBF v2




23740844. PLANES DE BIENESTAR SOCIAL 2012 (G. Humana Regional). - Carpetas con documentos sin legajar: Ejp. Inventario individual del servidor público CC.24166722. - Sin organización de archivos ni utilización de estanterías. Ejp: Archivo Central Regional. Se retoma el hallazgo AI-SIGE2012-CS001 en lo que aplique. (auditoría realizada en febrero del 2012)

3691 GESTIÓN ADMINISTRATIVA AI SIGE2013 CS002 No se evidenció la aplicación del procedimiento para el control de los registros que proporcionen evidencia de conformidad con los requisitos de identificación, almacenamiento, protección, disposición de los registros, como se verificó en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria seleccionada: REGISTROS Y CONSERVACION - Sin utilización del formato establecido para justificar y solicitar liberación de los saldos no ejecutados por valor de $30.441.600 a la Subdirección de Niñez y Adolescencia mediante radicado 003060 del 10/5/2013 (recursos PAE). Dirección Regional. - Sin diligenciamiento completo del Plan de Asistencia Técnica 2013 (sin logos, sin identificación institucional y sin Fechas de elaboración ni corte). Ejp: CZ El Yopal. - Sin diligenciamiento completo de la Planilla de Control de Prestamos (no se diligencia los espacios de la devolución de los expedientes y del consecutivo) Ejp: Archivo Central del CZ El Yopal. - Sin registro de préstamos de las historias de atención CZ Paz de Ariporo. - Sin formatos de identificación de muebles (Placa) en archivo central Regional. Se retoma el hallazgo AI-SIGE2012-CS001 en lo que aplique. (auditoría realizada en febrero del 2012)

Vencida Plan de acción: Realizar sensibilización a través de correos electrónicos y charlas en el día EPICO, con el fin de promover la consulta de la información disponible y la auto capacitación Emitir memorando dirigido a los coordinadores de grupo y centros zonales, donde se solicite revisión y verificación de la correcta utilización de los formatos establecidos para cada proceso Solicitar a la sede los materiales necesarios para paquetear los muebles de la regional




3690 DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO AI SIGE2013 CS001 No se evidenció la aplicación de la resolución que establece el Comité Estratégico Regional de manera que proporcionen evidencia de conformidad con los requisitos de disposición de los registros, como se verificó en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria seleccionada: - No se observó la publicación en Intranet del Acta del comité de Direccionamiento estratégico Nro. 18 del 22/7/2013.(Regional).


2041 GESTIÓN DE ADOPCIONES Se evidencio en el comité de Adopciones Del día 04 de Febrero de 2013 que en los procesos remitidos por el Defensor Victor Hugo Castellanos (SIM 33307640 - 33302829) no fueron presentados a Comité con la Lista de Chequeo debidamente diligenciada, de conformidad con Memorandos Internos radicados No 1529 del 14/03/12, 1595 del 16/03/12, 3191 del 04/06/12 y 3497 del 22/06/12, acogiendo la Guía Procedimental para el PARD, acorde a Sentencia T - 844/11 y según Circular No 012 de 12 suscrita por el Director General. Remisión inoportuna de los procesos (33307640 – 33302829) de restablecimiento de Derechos al Comité de adopciones incumpliendo el término estipulado en el lineamiento de adopciones aprobado mediante Resolución No 3748 del 06/09/10. Expedientes no organizados según guía y tabla de retención documental, sin la foliación cronológicamente, folios que deben ser originales y están en copia como el auto de apertura, la carpeta no está debidamente identificada, ni archivada en carpeta con rotulación oficial, indicando serie y subserie. Según la Tabla de retención

Vencida Socializar la TRD, Guía procedimental y lista de chequeo Aplicar la Lista de chequeo y TRD en los comités PARD de los casos que se estudian antes de ser enviados al comité de adopciones Jornada de organización de archivo




documental Sub fondo 85 – Sección 85 – 10100 (Centro Zonal 1 Yopal) página cinco (05).

2040 Se evidencio en el comité de Adopciones Del día 04 de Febrero de 2013 que en los procesos remetidos por la Defensora de Familia Blanca Dilma Garzón Diaz (SIM 33502347 - 33502035 ) no fueron presentado a Comité con Lista de Chequeo diligenciada, de conformidad con Memorandos Internos con radicados No 1529 del 14/03/12, 1595 del 16/03/12, 3191 del 04/06/12 y 3497 del 22/06/12, acogiendo la Guía Procedimental para el PARD, acorde a Sentencia T 844/11 y según Circular No 012 de 12 suscrita por el Director General. Remisión inoportuna de los procesos (SIM 33502347 - 33502035 ) de restablecimiento de derechos al Comité de adopciones incumpliendo el término estipulado en el lineamiento de adopciones aprobado mediante Resolución No 3748 del 06/09/10. Expedientes no organizados según guía y tabla de retención documental, sin suscripción de la Defensora de Familia en los Informes Integrales remitidos al comité de adopciones, sin foliación cronológicamente, folios que deben ser originales y están en copia como el auto de apertura, la carpeta no está debidamente identificada, ni archivada en carpeta con rotulación oficial, indicando serie y sub serie. Tabla de retención documental Sub fondo 85 – Sección 85 – 10100 (Centro Zonal 3 Villanueva) página cinco (05).

Vencida No se le ha dado

tratamiento




1794 GESTION ADMINISTRATIVA AI-SIGE2012-CAS007 La Entidad no tiene adoptada una política de escritorio despejado y de pantalla despejada para los servicios de procesamiento de información como se evidencia en la muestra aleatoria: -Documentación y archivos sobre escritorios y áreas de trabajo (Oficinas de Administrativa, Asistencia Técnica, Planeación y Sistemas, Centro Zonal Yopal en los procesos de Protección y Prevención).

Abierta Aun no se cuenta con los soportes de las Evidencias de la actividad del tratamiento lo cual no ha permitido cerrar la AC.

1788 GESTION ADMINISTRATIVA AI-SIGE2012-CAS003 La entidad no ha determinado, proporcionado y/o mantenido la infraestructura necesaria para lograr la conformidad con los requisitos del servicio, como se evidenció en las siguientes situaciones: Infraestructura inadecuada DIRECCION REGIONAL - Espacios reducidos y puestos de trabajo inadecuados (oficina de pagaduría, área asistencia técnica) - Poca iluminación (oficina pagaduría, cobro coactivo) - Puerta en mal estado (oficina de recaudo) - No se cuenta con un espacio adecuado para el archivo (Regional, se encuentran archivos debajo de escritorios, detrás de las puertas, sobre las mesas de reuniones, escritorios). - Enredadera en la pared y sobre equipo aire acondicionado (oficina de Adopciones) - Generación nido de avispas (área oficina de correspondencia –cámara de seguridad) - Obstáculo en ladrillo salida de evacuación. - Archivo de eliminación sin puerta. - Parqueadero con demarcación en mal estado - Rendija de desagüe sin rejilla de seguridad. - Cuarto de Bomba de agua sin seguridad (puerta abierta) - Piso en mal estado (faltan baldosas pasillo parqueadero) - Cuarto de aseso sin seguridad (puerta abierta) -

Vencida Se enviaron las solicitudes al Nivel Nacional. Se redistribuyeron los puestos de trabajo en las oficinas de la Regional. Se han realizado las diferentes sensibilizaciones a través de correos electrónicos y envió de memorando a Colaboradores de la Regional. Se envió Cronograma para la transferencia documental a los Coordinadores de Grupo y Centros Zonales, procedimiento y requisitos. Se realizó jornada de Descongestión tanto en la Regional como en los Centros Zonales. Aplicación de Cheeklist para realizar seguimiento al cumplimiento de las actividades – se

De la actividad N°7. No se han cargado las evidencias de ejecución y no cuenta con Plan de Acción. No ha permitido cerrar la AC.




Puerta en mal estado- Planta Eléctrica CENTRO ZONAL YOPAL - Espacios reducidos y puestos de trabajo inadecuados - No se cuenta con un espacio suficiente para el archivo (archivos en los escritorios, debajo de los escritorios) - Cables atravesados en el archivo.

les brindo sensibilización en la utilización de los EPP. Ninguno. Inclusión de insumos necesarios en el contrato de mantenimiento de inmuebles y suministro de ferretería.

1213 GESTION ADMINISTRATIVA AI-SIGE2012-CS005. La entidad no ha determinado ni gestionado el ambiente de trabajo necesario para lograr la conformidad con los requisitos del servicio: - Altas temperaturas (CZ Villanueva). - Ruidos constantes (CZ Villanueva). - Contaminación visual (CZ Villanueva).

Abierta No se consiguieron resultados con el tratamiento implementado. La AC fue reformulada

1212 AI-SIGE2012-CS004. La entidad no ha proporcionado y/o mantenido la infraestructura necesaria para lograr la conformidad con los requisitos del servicio como se evidenció en las siguientes situaciones: - Sin estanterías fijas o móviles en el archivo central (Regional). - Sin espacio suficiente para archivo de gestión (CZ Paz de Aríporo). - Extintor sin fecha de vencimiento. (Ej.: primer piso Regional). - Sin adecuación de espacio para archivo (Ej.: archivo de gestión del Grupo Jurídico que se encuentra en la bodega de almacén de la Regional). - Sin espacios adecuados para atención de usuarios (CZ Paz de Aríporo). - Sin ventilación en sitios de almacenamiento de archivos (CZ Paz de Aríporo). - Sin acceso para población en situación de discapacidad física (Regional, CZ Yopal, CZ Paz de Aríporo). Retoma hallazgo AIC2009-CS004 (solamente en el último item).

Vencida Se realizó el comité de archivo el día 21 de marzo de 2013. Dando cumplimiento a las actividades planteadas en dicho comité. Se verificó fechas de vencimiento de los extintores existentes, donde a la fecha vencen en el mes de noviembre de 2013, lo anterior con el fin de contratar la recarga de los mismos.




1207 AI-SIGE2012-CS022. La entidad no mejora continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad del SIGE por cuanto no evidencia el desarrollo sistemático de AC, AP, SNC y NCS: - Sin respuesta por parte del responsable. (Ej.: NCS 1856-2011 CZ Paz de Aríporo); (Ej.: 8 No Conformidades del Sistema, generadas de abril de 2011 a enero 26 de 2012, en el CZ Yopal). - Sin la evaluación para proceder al cierre y verificar la eficacia, eficiencia y efectividad de las mismas. (Ej.: NCS 1651-2011 CZ Paz de Aríporo). - Sin cumplimiento oportuno de las acciones por parte de los responsables. (Ej.: NCS 1856 - 2011 CZ Paz de Aríporo); (Ej.: 8 No Conformidades del Sistema, generadas de abril de 2011 a enero 26 de 2012, en el CZ Yopal). - Sin evidencia física o magnética de respuesta a las acciones de mejora. (Ej.: 8 No Conformidades del Sistema, generadas de abril de 2011 a enero 26 de 2012, en el CZ Yopal). Incluye el hallazgo de no conformidad AIC2009-CS022, que retomó el hallazgo AIC2008-CS15, en lo que aplique. No se evidencia desarrollo sistemático de acciones correctivas y preventivas, para promover el mejoramiento del Sistema de Gestión de la Calidad.

Vencida Se han realizado las capacitaciones a los Promotores EPICO de los Grupos de la Regional y Centros Zonales. Se realiza seguimiento a través de correos electrónicos y mediante la verificación personal (actas de verificación).

Los responsables de procesos y de actividades Asignadas mediante el aplicativo no cargan las evidencias de dichas actividades lo que no hace posible dar cierre oportuno a la AC.

1205 AI-SIGE2012-CS001. La entidad no se asegura de controlar los registros que proporcionen evidencia de conformidad con los requisitos de identificación, almacenamiento, protección, disposición de los registros, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: - Sin aplicación de las TRD, en cuanto a almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención y disposición de los registros. (Ej.: CZ Paz de Aríporo y CZ Villanueva); (Ej.:

Vencida Se solicitó mediante memorando N° 001694 de fecha 20 de marzo de 2013, solicitando capacitación del tema. Se realizó sensibilización a servidores públicos y contratistas el 24 de abril en Regional y centro zonal Yopal, el 25 de abril

No se ha generado la NCS por parte del responsable. Se envió solicitud de ampliación de oficinas para la Regional Casanare en mayo 3 de 2013, igualmente se solicitó a la Gobernación de Casanare y alcaldía un inmueble para recibir en




Subserie HA, CZ Yopal y CZ Villanueva). - Sin transferencia de archivos inactivos al archivo central: documentos con fechas de 2002 (CZ Paz de Aríporo). - Archivos individuales (CZ Yopal, CZ Paz de Aríporo). - Archivo de gestión almacenado en diferentes espacios, sin protección, con dificultades de recuperación, sin condiciones de seguridad (CZ Yopal, CZ Paz de Aríporo). - Documentos sin firmas. (Ej.: Certificación por parte del ordenador del gasto de la nómina del mes de diciembre de 2011, Grupo Financiero - Regional). - Sin control de documentos de correspondencia archivo de gestión por parte de la coordinación (CZ Yopal). - Sin diligenciamiento de la totalidad de los espacios establecidos para actas de reunión (no incluyen compromisos, CZ Yopal). - Actas sin formato establecido y sin firmas. (Ej.: Actas en CAIVAS de fechas 8 de marzo y 9 de mayo de 2011, CZ Yopal). - Formatos desactualizados. (Ej.: Memorandos 000767, 00768, 00769, 00817, 000818 del 13 de febrero, Grupo Administrativo - Regional). - Formato desactualizado de Plan Asistencia Técnica (capacitación de prevención y protección, CZ Yopal). - Sin inventarios actualizados (Grupo Administrativo - Regional). - Sin acta de inventario físico de bienes en servicio vigencia 2011 (Grupo Administrativo - Regional). - Sin orden cronológico documentos archivados. (Ej.: Actas de comité PARD de 16/05/2011, 24/05/2011 y 31/05/20, 10/07/201, 14/07/2011 y 29/07/2011 CZ Paz de Aríporo). - Sin numeración consecutiva. (Ej.: Actas comité PARD de fecha 16/05/2011, 24/05/2011 y 31/05/20, 10/07/201, 14/07/2011 y 29/07/2011, CZ Paz de Aríporo). Incluye el hallazgo de no conformidad

en centro zonal Paz de Aríporo y el 26 de abril en centro zonal Villanueva. Se contrató la profesional para apoyo al proceso de gestión documental el día 15 de Febrero de 2013

comodato.




AIC2009-CS002, que retomó hallazgo AIC2008-CS01 en lo que aplique. AIC2009-CS002. La regional no se asegura de controlar los registros como se evidenció en los siguientes aspectos: - No aplicación de la Tabla de Retención Documental, en cuanto al almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención y disposición de los registros. - No se identificó la serie y sub serie en los archivos de las carpetas de los empleadores (Recaudo). - Documentos sin foliar, listado de asistencia sin identificación del evento realizado y sin fecha (Talento Humano y Asistencia Técnica). - No utilización de formatos establecidos en listado maestro de registros (Ej Formatos plan operativo en Plan de capacitación del SPBF y listado asistencia - Centro Zonal Villanueva). - Carpetas no organizadas cronológicamente (Ej. Hogares sustitutos CZ Yopal, Historias de atención CZ Yopal y Paz de Ariporo). AIC2008-CS01. Se evidenció aplicación parcial de la tabla de retención documental, falta de aplicación de los procedimientos para transferencias y eliminación de archivos, almacenamiento y protección de los registros (falta de organización de los archivos en los espacios destinados para ello).

1204 AI-SIGE2012-CS003. La Entidad no se asegura de controlar el cumplimiento de los requisitos relacionados con la competencia y formación y toma de conciencia del recurso humano como se evidenció en las siguientes situaciones: - Sin evaluaciones de impacto de las capacitaciones practicadas en el año 2011. - Sin evidencia de la realización de inducción de nuevos servidores públicos (Ej. CC 23 795 406 y CC 47 442 149).

Vencida A través de correos electrónicos y memorando se han realizado las solicitudes a los responsables. A través de memorandos y correos electrónicos.

No se han cargado evidencias de dos actividades por parte de los responsables de Procesos.




1201 AI-SIGE2012-CS017. La Entidad no lleva a cabo la prestación del servicio bajo condiciones controladas, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: COMITÉ RESTABLECIMIENTO DE DERECHOS: - Comité de Restablecimiento de Derechos Regional sin cumplimiento de las decisiones. (Ej.: SIM 33302016 se recomendó traslado de HA a la regional Meta, en el SIM aparece en Comité de Adopciones, Regional). - Actas de Comité de Restablecimiento de Derechos sin firmas. (Ej.: Actas de fechas 28 de enero, 3 de febrero, 23 de septiembre de 2011, CZ Yopal). - Sin realización del comité PARD. (Ej.: Sin acta enero 2012 CZ Yopal). Ej.: (Sin actas abril, junio y diciembre de 2011, CZ Paz de Aríporo). - Sin realización del comité PARD con la periodicidad establecida. (Ej.: 3 reuniones por mes, a excepción del mes de noviembre de 2011, CZ Villanueva). - Sin seguimiento a compromisos en comités PARD anteriores. (Ej.: Actas de 03/01/11, 02/02/11, 28/02/11, 30/03/11, 29/04/11 y 23/09/11 CZ Yopal); (Ej.: Actas de 16/05/2011, 24/05/2011, 31/05/2011, 10/07/2011,14/07/2011, 29/07/2012 CZ Paz de Aríporo). - Sin orden cronológico documentos archivados. (Ej.: Actas de comité PARD de 16/05/2011, 24/05/2011 y 31/05/20, 10/07/201, 14/07/2011 y 29/07/2011 CZ Paz de Aríporo). - Sin numeración consecutiva. (Ej.: Actas comité PARD de fecha 16/05/2011, 24/05/2011 y 31/05/20, 10/07/201, 14/07/2011 y 29/07/2011, CZ Paz de Aríporo). Incluye los hallazgos de no conformidad AIC2009-CS015, que retomó hallazgo AIC2008-CS10, en lo que aplique. AIC2009-CS015. La regional no lleva a término la prestación del servicio bajo

Vencida Se emitió memorandos y correos electrónicos a los profesionales de los grupos interdisciplinarios informando sobre la sesión de los comités de restablecimiento de derechos. La Coordinadora de Centro Zonal Paz de Aríporo emitió Cronograma anual de comité de Restablecimiento de Derechos.

El no cargue de evidencias de actividades por parte de los responsables de Procesos.




condiciones controladas como se observa en las siguientes HA: -Remisión tardía a comité de adopciones (EJ 85C002388-98 con resolución de adaptabilidad e 11/08 emitida al comité el 07/09, 85C00600051 con resolución de adoptabilidad del 2402/06 presentado al comité el 30/03/09 AIC2008-CS10. En las HSF revisadas se evidenció lo siguiente: Remisión tardía al comité de adopciones de HSF con declaratoria de adoptabilidad (HSF85A00076200601 con fecha de resolución 21/03/2007 y de envío 27/02/2008, 85B002190200501/02 con fecha de Resolución 25/06/07, sin enviar a la fecha. 85C00015200701 Con fecha de resolución 9/11/2007 y enviada al comité en 28/02/08.

1200 AI-SIGE2012-CS016. La Entidad no lleva a cabo la prestación del servicio bajo condiciones controladas, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: PROCESO: - Sin verificación de la garantía de derechos. (Ej.: Peticiones 2131 y 2133 CZ Yopal); (Ej.: HA1029662973 CZ Villanueva). - Sin auto de reapertura porque estaba cerrada la historia mediante auto. (Ej.: HA 000501-02 CZ Yopal). - Sin traslado en el SIM de 46 casos que tenía asignados Defensora de Familia que fue reubicada en noviembre de 2010 (CZ Yopal). - Sin solicitud de prórroga para la permanencia en Hogar Sustituto. (Ej.: NUIP 1027525949 y 1006446768 CZ Yopal). - Sin valoraciones ordenadas por el Defensor de Familia. (Ej.: Peticiones 2133 y 2131, SIM 33306241, 33302418, 33304649 CZ Yopal). - Sin solicitud ni valoración de medicina legal ordenada en auto de apertura. (Ej.: SIM 33401378, presunto maltrato físico, CZ Paz de Aríporo). -

Vencida Se cuenta con actas de los comités de los centros zonales Yopal y Villanueva.

El no reporte y cargue de evidencias de las actividades por parte de los responsables de procesos no ha permitido cerrar el hallazgo.




Sin denuncia penal. (Ej.: SIM 33302402, 33306507, 33306241, 33302418, presunto abuso sexual, CZ Yopal); (Ej.: SIM 33403516 CZ Paz de Aríporo). - Sin concepto integral PARD. (Ej.: SIM 33306241 CZ Yopal); (Ej.: HA 1118537185 CZ Villanueva). - Sin seguimiento a medidas de protección o de restablecimiento adoptadas, a cargo del Coordinador Zonal. (Ej.: CZ Yopal y CZ Villanueva). - Sin definición jurídica PARD. (Ej.: HA 94072715297, auto apertura investigación del enero 25 de 2011, CZ Paz de Aríporo). - Pérdida de competencia. (Ej.: HA 94072715297, auto de apertura de investigación enero 25 de 2011, CZ Paz de Aríporo). - Sin seguimiento postegreso. (Ej.: SIM 33401378, 33403516 CZ Paz de Aríporo). - Sin radicación del oficio remisorio de los documentos de solicitud de adopciones. (Regional). Incluye el hallazgo de no conformidad AIC2009-CS016 que retomó el hallazgo AIC2008-CS02, en lo que aplique. TODOS LOS ITEM DE 2008 Y 2009 SE HAN RETOMADO EN EL HALLAZGO AI-SIGE2012-CS014

1199 AI-SIGE2012-CS015 La Entidad no lleva a cabo la prestación del servicio bajo condiciones controladas, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: ASISTENCIA TÉCNICA CZ Villanueva - Modalidad Hogar Sustituto - Incumplimiento lineamiento hogares sustitutos por sobre cupo desde 2011. - Sin evidencia de aplicación de pruebas para la selección de nuevas familias. - Sin plan de formación para las familias sustitutas antiguas. - Sin avances y soportes de ejecución del plan de formación para las familias sustitutas antiguas. CZ Yopal - Modalidad Hogar Sustituto - Sin evidencia de asesoría / asistencia

Vencida Se realizó gestión con centro zonal y para la vigencia 2012 se realizó plan de capacitación permanente a las madres sustitutas.

El no cargue de las evidencias de ejecución de las actividades en su totalidad no ha permitido el cierre oportuno de la AC.




técnica para la prestación del servicio, relacionada con el cumplimiento de responsabilidades y compromisos adquiridos y en general para que se brinde una atención de calidad en Hogares Sustitutos.

1198 AI-SIGE2012-CS014. La Entidad no lleva a cabo la prestación del servicio bajo condiciones controladas, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: HISTORIAS DE ATENCIÓN - HA: - HA en archivadores que no salvaguardan su privacidad (CZ Yopal y CZ Villanueva). - HA sin transferencia al archivo central (CZ Yopal). - HA con documentos sin firma y sin fecha: (Ej.: HA 1.129.244.490 CZ Yopal); (Ej.: HA 96012624961 CZ Villanueva). - HA con documentos archivados sin orden cronológico. (Ej.: HA1029662973, HA 1092181859 CZ Villanueva). - HA con documentos sin foliar. (Ej.: Total de la muestra CZ Villanueva). - HA con documentos sin diligenciamiento completo. (Ej.: HA 118537185, HA 1092181859 incompleto documento verificación de derechos folio 3, CZ Villanueva). - Documentos repetidos y foliados en archivo físico. (Ej.: SIM 33401559 folios 142 y 144; 143 y 145; 149 y 150; 152 a 171 y 172 a 192; 199 y 201; 200 y 202; SIM 33402147 folios: 30 y 31; 32 y 33; 72 y 74; 73 y 75 CZ Paz de Aríporo). - Sin uso de la Guía de afuera para el préstamo de las HA. (Ej.: CZ Paz de Aríporo). REGISTRO - Sin número de identificación en HA. (Ej.: SIM 33302402, 33306507, 33304649, 2133, 33303409, 33306241, 33302418, 33303193, 33305841 CZ Yopal). - Sin firma del progenitor de NNA. (Ej.: En la entrevista realizada por el defensor de familia SIM 33306241 CZ Yopal). - Sin firma en actuaciones de profesionales. (Ej. HA

Vencida Se emitió mediante memorando del 19 de Febrero de 2013 radicado 440103027 – 186 y correo electrónico a la Coordinadora Administrativa inmobiliario para el archivo del Centro Zonal Villanueva. Se emitió correo electrónico por parte de los Coordinadores Yopal y Paz de Aríporo de los 11 y 21 de Febrero realizando solicitud de Inmobiliario para archivo al grupo administrativo. Los centros zonales realizaron grupos de estudios en la Guía de Gestión Documental y organización de Archivo (actas de GET). Se ha venido realizando la actualización de las carpetas por parte de los Grupos Interdisciplinarios de los Centros Zonales. Los profesionales de los grupos interdisciplinarios recibieron

Se presenta que de las actividades programadas para subsanar el hallazgo los responsables no han cargado en su totalidad las evidencias en el aplicativo.




98010365015 CZ Paz de Aríporo); (Ej.: HA 96012624961 CZ Villanueva). - Sin firma del Defensor de Familia. (Ej.: HA 1129244490 CZ Villanueva).

capacitación para manejo de la herramienta SIM dentro del proyecto de acompañamiento de la Regional. Cada Coordinadora de Centro Zonal delego un responsable para el préstamo y control de las Historia Socio familiar entrega y recibo. En el Centro Zonal Yopal se logró la contratación de una persona exclusivamente para el manejo y préstamo de carpetas y archivo.

1197 AI-SIGE2012-CS013 La entidad no lleva a cabo la prestación del servicio bajo condiciones controladas como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: PRESTACIÓN DEL SERVICIO CZ Paz de Aríporo - Modalidad Clubes Juveniles y Prejuveniles - Inicio extemporáneo en la prestación del servicio de clubes juveniles y prejuveniles 2011. - Sin cumplimiento de los lineamientos de programación respecto de la operación del programa de clubes juveniles y/o prejuveniles por parte de operador. - Sin constitución de los Comités Técnicos Operativos de la modalidad de clubes juveniles y prejuveniles. ASISTENCIA TÉCNICA CZ Yopal - Modalidad Hogares Infantiles - Sin evidencias de seguimiento, monitoreo, análisis y retroalimentación al desarrollo del programa de capacitación. - Sin informes cualitativos y cuantitativos

Vencida Se emitió memorando solicitando la capacitación en gestión documental. Se realizó entrega de la cartilla de la guía de mejores prácticas ambientales a operadores mediante correo electrónico. Se ha realizado por seguimiento por parte del profesional a los comités técnicos – operativos.





de la ejecución presentados por el supervisor del contrato. - Sin evidencia de asesoría / asistencia técnica a los operadores del servicio. - Sin evidencia de las acciones realizadas para apoyar la implementación de los programas de emergencia (preparación y respuesta ante emergencias). - Sin evidencia de seguimiento a la implementación de las Guías de Mejores Prácticas ambientales (abastecimientos, uso de recursos, generación residuos).

1196 AI-SIGE2012-CS007 La entidad no está implementando disposiciones eficaces para la comunicación con los clientes, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada durante la auditoría: REGISTRO: - Sin registro de actuaciones en el SIM. (Ej.: SIM 33401559, 33403369, 33403516 CZ Paz de Aríporo); (Ej.: SIM 33503190, SIM 33503156 CZ Villanueva); (Ej. En el aplicativo SIM no se registra la totalidad de las actuaciones realizadas en la Regional, CZ Yopal, CZ Paz de Aríporo, CZ Villanueva); (Ej.: SIM 33501985S presunta violencia sexual, sin registro en el SIM de apertura de PARD, CZ Villanueva). - Sin registro de peticiones en el SIM (Ej.: a 31 de diciembre de 2011 se tienen 400 peticiones sin registrar, algunas desde 2009 en la Regional). - Peticiones sin cerrar en el sistema. (Ej.: SIM 33302423 Derecho de petición por reintegro familiar presenta 269 días de retraso Regional); (Ej.: SIM 33403156 y SIM 33403176 CZ Paz de Aríporo). - Inoportunidad en el registro de las actuaciones (Ej.: SIM 33306241 CZ Yopal); (Ej.: SIM 33502956 recibido el 24 de octubre de 2011, presunto abuso sexual, direccionado y sin más gestión en el SIM pero con gestión en HA en físico CZ Villanueva); (Ej.: SIM 33502498 en el SIM no aparece el registro de aceptación, presunto maltrato a niño en HCB, aparece gestión de petición pero no coincide lo registrado en el SIM con lo actuado y archivado en físico CZ Villanueva). Incluye los hallazgos de no conformidad AIC2009-CS006, que retomo

Vencida El seguimiento a las peticiones se ha venido realizando por parte de los responsables a Nivel de Centros zonales Y Regional.

Se presenta que de las actividades programadas para subsanar el hallazgo los responsables no han cargado en su totalidad las evidencias en el aplicativo




hallazgo AIC2008-CS05, en lo que aplique. AIC2009-CS006. La regional no ha implementado disposiciones eficaces para la comunicación con los clientes como se observa en las siguientes situaciones: - Sin ingresó al SIAC las peticiones encontradas en el buzón de sugerencias. Registros vencidos sin cierre en el SIM. (Ej.: CZ Yopal: Reporte de enero a diciembre de 2011: Denuncias se recibieron 643 y continúan abiertas 288 a enero 9 de 2012; Peticiones se recibieron 23 se dio respuesta a 7 de manera posterior al tiempo establecido. SIM 33302874 sin cierre por 239 días y SIM 1758394579 con 129 días. Quejas se recibieron 17 continúan abiertas 5 entre estas las SIM 33305517 y SIM 33305787); (Ej.: CZ Paz de Aríporo: Reporte de enero 1 de 2011 al 31 de enero de 2012: Denuncias se recibieron 220 continúan

abiertas 65; Derechos de Petición se recibieron 7 continúan 2 en gestión. SIM 33403156 y SIM 33403176 con respuesta sin cierre en el SIM; Reclamos se recibieron 32 continúan 5 en gestión.

1195 AI-SIGE2012-CS010 La entidad no está implementando disposiciones eficaces para la comunicación con los clientes, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada durante la auditoría: COMUNICACIÓN CON EL CLIENTE - Sin apertura semanal del buzón. (Ej.: No se dio apertura durante el mes de enero de 2012, CZ Yopal). - Sin numeración consecutiva. (Ej.: Actas de apertura de buzón CZ Paz de Aríporo). - Actas de apertura del buzón sin firmas de los servidores públicos responsables. (Ej.: Actas del 3, 10, 17 y 24 de enero, 7 de febrero, 26 de septiembre de 2011, CZ Yopal). - Sin evidencia de respuesta al peticionario. (Ej.: SIM 33402978, 33402283, 33403516 CZ Paz de Aríporo); (Ej.: SIM 33502611 CZ Villanueva). Incluye los hallazgos de no conformidad AIC2009-CS006, que

Vencida El seguimiento a las peticiones se ha venido realizando por parte de los responsables a Nivel de Centros zonales Y Regional.





retomo hallazgo AIC2008-CS05, en lo que aplique. AIC2009-CS006.La regional no ha implementado disposiciones eficaces para la comunicación con los clientes como se observa en las siguientes situaciones: - Sin publicación mediante edicto respuesta a las peticiones anónimas de los usuarios.( CZ Villanueva)

1192 AI-SIGE2012-CS009 La entidad no está implementando disposiciones eficaces para la comunicación con los clientes, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada durante la auditoría: CONTROLES - Ausencia de controles a la oportunidad en la constatación. (CZ Yopal y CZ Paz de Aríporo). - Ausencia de controles al seguimiento de respuesta a las peticiones. Ej.: (SIM No. 33200922 creado el 24/08/2011, sin seguimientos, Regional); Ej.: Reporte de enero 1 de 2011 al 31 de enero de 2012: Denuncias se recibieron 220 continúan abiertas 65, CZ Paz de Aríporo). - Ausencia de controles a los tiempos de respuesta a las peticiones. (CZ Yopal y CZ Paz de Aríporo). - Ausencia de controles al cierre de las peticiones. (CZ Yopal y CZ Paz de Aríporo). - Sin seguimiento efectivo a los registros en el SIM. (Ej.: SIM 33502694 derecho de petición, CZ Villanueva).

Vencida Se presenta que de las actividades programadas para subsanar el hallazgo los responsables no han cargado en su totalidad las evidencias en el aplicativo.

1191 AI-SIGE2012-CS008 La entidad no está implementando disposiciones eficaces para la comunicación con los clientes, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada durante la auditoría: TRÁMITE Y TRATAMIENTO - Inoportunidad en la constatación de denuncia. (Ej.: SIM 33303409 de fecha de registro 11 de abril de 2011 y fecha de visita de verificación 29 de julio de 2011 CZ Yopal). - Sin evidencia de trámite correspondiente a los anónimos. (Ej.: SIM

Vencida Se realiza el seguimiento diario a las peticiones se adjuntó evidencia. Se realiza el seguimiento semanal a las inconsistencias de las peticiones por parte del responsable del Proceso de Servicio





1758319087,1758190773, 1758307191, 30605635, 33201139, 33306031, 33309332, 33304331 CZ Yopal). - Trámite a 17 peticiones anónimas recibidas entre enero y octubre de 2011 en formato institucional con logo que entró en vigencia en noviembre de 2011 (CZ Paz de Aríporo). - Derecho de petición sin respuesta efectiva (Ej.: SIM 33502694 CZ Villanueva). - Derecho de petición sin respuesta o con términos de respuesta vencidos.(Ej.: SIM 33502611 sin respuesta CZ Villanueva); (Ej.: Se recibieron 23 peticiones, se dio respuesta a 7 de manera posterior al tiempo establecido; Ej.: SIM 33302874 sin cierre por 239 días; Ej.: SIM 1758394579 con 129 días; Derechos de Petición se recibieron 7 continúan 2 en gestión; Reclamos se recibieron 32 continúan 5 en gestión, CZ Paz de Aríporo). Incluye los hallazgos de no conformidad AIC2009-CS006, que retomo hallazgo AIC2008-CS05, en lo que aplique. AIC2009-CS006.La regional no ha implementado disposiciones eficaces para la comunicación con los clientes como se observa en las siguientes situaciones: - Cierres no efectivos de las peticiones: se cierran con el traslado al encargado de resolver la petición ( Ej. 3616 - CZ Paz de Ariporo, 835 - y CZ Yopal ). AIC2008-CS05. En el proceso de recepción y Direccionamiento se evidenciaron las siguientes situaciones que afectan la eficacia de la comunicación con los clientes: - Falta de actuaciones documentadas, de constatación de denuncias por maltrato físico: 128 del 30/04/2008 y 225 de 3/06/08 (CZ Yopal), 459 de 6/05/2008 y 470 del 7/05/2008 (CZ Villanueva), por abuso sexual 203 del 23/05/2008 (CZ Yopal, por negligencia 13 del 5/5/08 y 14/05/08 (CZ Paz de Ariporo) y del reclamo 121 del 30/04/08 sobre desempeño hogar sustituto (CZ Yopal). - Incumplimiento de las fechas establecidas para el cierre de las referidas peticiones (continúan abiertas e cz Yopal)

y Atención a Nivel Regional.




1167 AI-SIGE2012-CS012 La entidad no se asegura que el producto y/o servicio adquirido cumple los requisitos especificados o las disposiciones aplicables, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: FASE DE CELEBRACIÓN Y EJECUCIÓN DEL CONTRATO: - Sin reporte de publicación del contrato en el SECOP (3 días hábiles siguientes). (Ej.: Contratos 54, 58, 63, 64, 133, 136 y 138 de 2011). - Sin póliza o garantía adecuada. (Ej.: Contrato 49). - Sin acta de iniciación del contrato (cuando aplique o sea establecida como requisito). (Ej.: Contrato 138 de 2011 no la tiene; Ej.: Contrato 49 de 2011 tiene el acta de inicio pero con error en la fecha (7 de febrero de 2010); Ej.: Contrato 74 de 2011 tiene el acta de inicio pero con error en la fecha (18 de abril de 2010). - Sin comunicación al Contratista (oficio de legalización). (Ej.: Contratos 1, 4, 23, 58, 63, 80 y el 138 la tiene sin radicar). - Sin comunicación al Supervisor. (Ej.: Contratos 4 y 80 de 2011, Contrato 23 de 2011 la tiene sin radicar). - Sin comunicación al Coordinador Financiero de inicio de ejecución del respectivo contrato. (Ej.: Contratos 54, 58, 63, 64 y 133 de 2011 y Contrato 80 la tiene pero sin radicar). - Sin radicación del concepto técnico para el trámite de la adición, modificación o prórroga. (Ej.: Contrato 138 de 2011). - Sin informes de supervisión pactados en el contrato. (Ej.: Contrato 39 de 2011). - Sin informes presentados por el contratista (según las obligaciones pactadas en el contrato). (Ej.: Contratos 39, 40, 47, 49, 133, 136 y 138). - Sin informe final rendido por el contratista. (Ej.: Contratos 40, 47 y 49 de 2011). - Sin estado de cuenta del respetivo contrato expedido por

Vencida CZ PAZ DE ARIPORO: Mediante Memorando No.680 de fecha 9 de Abril radicado No 3529, el CZ. envió documentación para liquidar el contrato No 032; Los días 12 y 15 de Abril se envió planilla con documentos de liquidación de los contratos No. 23,25,27,30,35,36,100,101,104 de 2012 y 133 de 2011. Pendientes por enviar al Grupo Jurídico los documentos de liquidación de los contratos No.31,41,73,76,83,152,169,77,82,85 de 2012 40 y 129 de 2011 y 104 de 2010. Se envió documentación al Grupo jurídico mediante memorando radicado bajo el No. 926 tendiente a liquidar el contrato No.129 de 2011, mediante memorando radicado bajo el No. 925 tendiente a liquidar el contrato No.85. GAT: La documentación fue enviada al Grupo Jurídico tendiente a liquidar el contrato

No contar con todas las actas de liquidación de todos los contratos no ha permitido subsanar el hallazgo.




el área Financiera. (Ej.: Contratos 39, 49, 64, 65 y 118). - Sin certificación final de cumplimiento expedida por el supervisor o interventor del respectivo contrato. (Ej.: Contratos 39, 49, 54, 64 y 118). - Sin acta de liquidación bilateral, firmada por el contratista, el supervisor y el ordenador del gasto (dentro de los 4 meses siguientes a la terminación del plazo de ejecución). (Ej.: Contrato 39, 54 y 64). - Sin foliación en la totalidad ó parte de la documentación contractual. (Ej.: Contratos 49, 54, 65, 74, 79 y 80 de 2011).

67 de 2012, se envió con memorando el día 15 de Marzo 2013, con número de radicación 002407. El grupo de asistencia técnica logro liquidar dentro de los 4 meses los contratos a su cargo.

1164 AI-SIGE2012-CS018 La entidad no aplica métodos apropiados para el seguimiento de los procesos del SIGE, por las siguientes situaciones encontradas: - Sin ajustar diferencia por valor de $13.643.494 en el formato 3 (Propiedad, Planta y Equipo) de la conciliación inter áreas en el periodo correspondiente al corte del 30 de septiembre de 2011 (Regional). - Sin legalizar la comisión de servicios dentro de los 5 días posteriores a la terminación. (Ej.: Res 0582 del 27-04-2011 y Res 0930 del 24-06-2011, por las cuales se autoriza el cumplimiento de comisiones de servicios y se ordenan los pagos correspondientes (Regional). - Sin evidencia del envío del requerimiento de un presunto moroso dentro del periodo establecido. (Ej.: carpeta CC 47438862 Regional). - Sin firma de certificación por parte del ordenador del gasto de la nómina del mes de Noviembre de 2011. Sede Regional

Vencida Se realizó comité de bienes de fecha 27 de junio de 2013, ajustando las diferencias de depreciación entre contabilidad y Almacén. Se cuenta con acta de comités la cual se encuentra cargada en la siguiente Ruta en el NAS \\172.16.9.31\ ArchivosICBF\Regional Casanare\ Regional\Grupo_Administrativo\ EVIDENCIAS ACCION CORRECTIVA 1164 ACT. P.A Ya que el aplicativo no permite realizar el cargue de las evidencias porque la Acción Correctiva fue reformulada. Se realizó requerimiento a colaboradores sobre el trámite de nuevas comisiones.

892 Hallazgo AIC2008-CS11 En la Vencida Se realizó revisión Se cuenta con las




selección y preparación de familias para la adopción no se evidenció documentación de: un modelo definido para su desarrollo, plan de preparación de los NNA asignados, seguimiento post adopción; por tanto se configura no conformidad menor con el numeral 7.5.1 que exige prestar los servicios bajo condiciones controladas. Hallazgo AIC2008-CS11 En la selección y preparación de familias para la adopción no se evidenció documentación de: un modelo definido para su desarrollo, plan de preparación de los NNA asignados, seguimiento post adopción; por tanto se configura no conformidad menor con el numeral 7.5.1 que exige prestar los servicios bajo condiciones controladas.

aleatoria de expedientes y se encontró que los documentos de plan de preparación y seguimientos post-adopción se encuentran en los mismos.

evidencias de la primera actividad pero no ha realizado el cargue de soportes para tramitar el cierre de la AC. No se cierra la AC debido a que no se ha logrado superar los hallazgos encontrados, se debe realizar nuevo análisis de causas y plan de acción. CSC ISOLUCION 891. La entidad no lleva a cabo la prestación del servicio bajo condiciones controladas, como se evidenció en la ubicación del NNA según HA en un Verificación del cambio de planillas en centro zonal Yopal. Realizar verificación si se realizó base de datos del pago mensual de los hogares sustitutos, resaltando NNA CERRADA Una vez




2. Retroalimentación del Cliente(Quejas, Ramos y Sugerencias, encuestas de satisfacción

2.1 Encuestas:




2.2 Peticiones: (Quejas, Reclamos y Sugerencias) QUEJAS

1. Resultados Generales

SUCURSAL JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE TOTAL

8500- REGIONAL CASANARE 2 1 - 2 1 - 6

8501 - CZ YOPAL 2 1 1 1 2 1 8

8502- PAZ DE ARIPORO - - - - - - 0

8503 - CZ VILLANUEVA 2 - - 1 3 - 6

6 2 1 4 6 1 20




2. Clasificación de resultados por servicio afectado

SERVICIO AFECTADO 8500- REGIONAL CASANARE 8501 - CZ YOPAL

8502- PAZ DE ARIPORO

8503 - CZ VILLANUEVA

Centros de desarrollo infantil para la primera infancia - - - 2 Desayunos Infantiles con Amor - - - 1 Fijación de Cuota de Alimentos - 1 - - Fijación de Custodia y Cuidado Personal - 1 - - Proceso Restablecimiento de Derechos - 4 - - Recuperación Nutricional - - - 1 Revisión de Custodia y Cuidado Personal - 1 - - Servicio al Ciudadano 3 1 - 2 Servidores Públicos 3 - - -

6 8 0 6




3. Clasificación de resultados por Estados de peticiones

ESTADOS

8500- REGIONAL CASANARE

8501 - CZ YOPAL



Cerrada 4 4 - 6

Direccionada 2 3

Direccionamiento Aceptado - 1 - -

6 8 0 6

4. Clasificación de resultados por Motivo Del Queja

MOTIVO DE PETICION 8500- REGIONAL CASANARE

8501 - CZ YOPAL



Apropiación Indebida de Dineros 1 - - -

Contratación - - - 1




Demora en la atención (omitir, negar, retardar o entrabar de asuntos a su cargo o prestación del servicio)

2 3 - 4 Incumplimiento, abuso o extralimitación de deberes o funciones. 2 1 - - Maltrato al Ciudadano - 4 - 1 Personal

1 - - -

6 8 0 6

Análisis de resultados: En el semestre se registran 20 quejas. El mayor porcentaje de peticiones lo presenta la sucursal 8501 Centro zonal Yopal con un 40% (8 peticiones), las sucursales 8503 Centro zonal Villanueva y la 8500 Regional Casanare con iguales porcentajes 30% (6 peticiones); similar al periodo anterior, el Centro zonal Paz de Ariporo no registra este tipo de peticiones. Se puede evidenciar en la tabla Numero 3 “Clasificación de resultados por Estados de peticiones”, que existen seis (6) quejas abiertas las cuales requieren inmediato trámite. Como plan de mejora, responsables de servicio y atención se reunirá con cada uno de los profesionales a quien se encuentran direccionadas las quejas garantizara la gestión de dichas peticiones para su respectivo trámite. Peticiones sin gestión y cierre:

Igualmente teniendo en cuenta los resultados de la tabla Numero 4 “Clasificación de resultados por Motivo De la Queja”, se evidencia que los motivos de las quejas más predominantes son “Demora en la atención (omitir, negar, retardar o entrabar de asuntos a su cargo o prestación del servicio)” con un 45% y

Centro zonal Yopal 33314936 33201486

1759295341 33315885 Regional Casanare 1759097116 33201460




“Servicio al Ciudadano” con un 30% (motivos con gran numero en periodo anterior); siendo los servicios más afectados el de Fijación de Cuotas de Alimentos y proceso de restablecimiento de derechos. RECLAMOS



8500- REGIONAL CASANARE 2 - - - 1 - 3

8501 - CZ YOPAL 6 3 1 4 2 - 16

8502- PAZ DE ARIPORO 3 4 1 - - - 8

8503 - CZ VILLANUEVA 6 1 1 - 2 3 13

17 8 3 4 5 3 40

2. Clasificación de resultados por servicio afectado

SERVICIO AFECTADO 8500- REGIONAL CASANARE

8501 - CZ YOPAL



Atención a adolescentes gestantes o en periodo de lactancia - 1 - - Centros de desarrollo infantil para la primera infancia - 4 - 5 Constatación presunta vulneración de derechos - - - 1 Desayunos Infantiles con Amor

- 3 - - Hogares Comunitarios de Bienestar

- 3 2 -




Hogares Comunitarios de Bienestar FAMI - - 1 - Hogares Gestores 1 - - - Hogares Infantiles - Lactantes y Preescolares - - 1 - Hogares Sustitutos - - - 2 Jardines Comunitarios - 1 - - Política Nacional de Seguridad Alimentaria y Nutricional y Plan Nacional de Alimentación y Nutrición - - - 1 Proceso Restablecimiento de Derechos - - 1 1 Programa Alimentación Escolar PAE

- - 3 3 Servicio al Ciudadano

2 4 - -

3 16 8 13


ESTADOS


8501 - CZ YOPAL



cerrada - 13 5 4

Direccionada 2 2 - 2

En Gestión 1 1 3 6

Reabierta - - - 1




3 16 8 13

4. Clasificación de resultados por Motivo Del Reclamo / Queja

MOTIVO DE PETICION


8501 - CZ YOPAL



Cobros No Autorizados - 2 1 - Demora en los pagos - - - 2 Idoneidad del Recurso Humano - - 2 1 Incumplimiento de Obligaciones 1 3 4 3 Incumplimiento en Calidad de producto o servicio 2 10 1 2 Incumplimiento en Oportunidad de producto o servicio

- - - 3 Maltrato a Usuarios del Programa

- 1 - 2

3 16 8 13




Análisis de resultados: En el semestre se registran 40 reclamos. El mayor porcentaje de peticiones lo presenta la sucursal 8501 Centro zonal Yopal con un 40% (16 peticiones), la sucursal 8503 Centro zonal Villanueva 33% (8 peticiones), sucursal 8502 centro zonal Paz de ariporo con un 20% (8 petición); 8500 Regional Casanare con 7% (3 peticiones). Se puede evidenciar en la tabla Numero 3 “Clasificación de resultados por Estados de peticiones”, que existen nueve (18) Reclamos abiertos, se requiere inmediata trámite. Peticiones sin gestión y cierre: Igualmente teniendo en cuenta los resultados de la tabla Numero 4 “Clasificación de resultados por Motivo Del Reclamo / Queja”, se evidencia que los motivos de los reclamos más predominantes son “Incumplimiento en Calidad de producto o servicio” con un 37% correspondiendo a 15 reclamos y “Incumplimiento de Obligaciones” con un 27% correspondiendo a 11 reclamos; siendo los servicios más afectados Centros de desarrollo infantil para la primera infancia y Programa Alimentación Escolar PAE. SUGERENCIAS



8500- REGIONAL CASANARE 1 - - - - - 1

8501 - CZ YOPAL - - - - - - 0

8502- PAZ DE ARIPORO 1 - - - - - 1

8503 - CZ VILLANUEVA - - 3 - - - 3

2 0 3 0 0 0 5

Centro zonal Villanueva 33506808 33506869 33506832 33506147 1759305401

33201393 1759311982 33506153 33506447

CZ Yopal 33315676 33315756 33315270

CZ Paz De Ariporo 33407536 1759028196 33407535

Regional Casanare 33201383 33201461 33314160




2. Clasificación de resultados por Motivo de petición

Motivo de petición 8500- REGIONAL CASANARE

8501 - CZ YOPAL



Centros de desarrollo infantil para la primera infancia - - - 2 Misión, Visión, Historia, Normatividad 1 - - - Programa Alimentación Escolar PAE - - - 1 Puntos de Atención - - 1 -

1 0 1 3


ESTADOS


8501 - CZ YOPAL



Cerrada 1 - 1 -

En Gestión - - - 3

1 0 1 3




Análisis de resultados: En el semestre se registran 5 sugerencias. El mayor porcentaje de peticiones lo presenta la sucursal 8503 Centro zonal Villanueva con un 60% (3 peticiones), las sucursales 8502 centro zonal Paz de Ariporo, 8500 Regional Casanare con un 20% correspondiente a 1 petición. Se puede evidenciar en la tabla Numero 3 “Clasificación de resultados por Estados de peticiones”, que tres sugerencias en centro zonal Villanueva no se han cerrado (33506446, 33506445 y 33506444). Dichas sugerencias se requiere inmediata trámite. Ya se notifica por correo electrónico al responsable de servicio y atención de centro zonal. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ Acciones Implementadas: CZ Villanueva: En el buzón de sugerencias y en SIM se reportaron quejas del técnico contratado para atención al ciudadano, queja contra la técnico de apoyo y reclamo que la usuaria se demoró mucho para ser atendida, igualmente reclamo contra defensores por no oportunidad en la resolución de los procesos. SE presentó una sugerencia para dar espera en la entrega de documentación exigida en CDI. CZ Yopal: Con los reclamos de centro de desarrollo infantil, se dio asesoría por parte del centro zonal y seguimiento a planes de mejora por las situaciones presentada en pagos, minuta y se realizó reuniones con padres de familia para revisar las dificultades con personal docente de relaciones interpersonales, cambios en talento humano y trato hacia los niños. Por otro lado se citó por día a cada operador para revisar informes técnicos y financieros y se revisó en comité técnico los hallazgos y avances plan de mejora CZ Paz de Ariporo: Apoyarse en los profesionales a cargo de los procesos para dar trámite a las peticiones – reclamos; sin embargo, persiste la demora en el cierre en algunas peticiones, específicamente PAE porque no se han diligenciado en SIM las actuaciones. - Mejoras Respecto a Resultados Anteriores: Con respecto al informe de revisión por dirección anterior en cuanto a estados de peticiones, cabe resaltar que del total de quejas presentas en el segundo semestre de 2012 se reportó el 13% abierto; en el presente informe del total de quejas del primer semestre de 2013 solo se registra el 4% abierto que corresponde a una queja. CENTRO ZONAL YOPAL: Que con los operadores y la interventoría contratada para PAE y DIA hay un valor agregado a la calidad de la atención de los NNA en los diferentes programas sin desconocer que por el número tan amplio de cupos se presentan aun inconformidades con los servicios brindados. CENTRO ZONAL VILLANUEVA:

En la revisión anterior se evidencia reclamos frente al programa hogares comunitarios de bienestar que hacían referencia de infraestructura, lo cual ya mejoro ya que las dificultades presentadas eran con el hogar




grupal donde teníamos hallazgos porque no se cumplía con este requerimiento. Actualmente con la implementación centro de desarrollo infantil mejoro CENTRO ZONAL PAZ DE ARIPORO: Mejoró el tiempo de cierre con respecto al periodo anterior, se siguió implementando las medidas para garantizar la respuesta al peticionario (control en el momento de cierre); disminuyeron la cantidad de reclamos de PAE y no se presentaron por DIA.

3. Desempeño de los Macroproceso/procesos y Conformidad del Servicio

3.1 Desempeño de los Macroproceso/procesos:

Resultados de Indicadores por Macroproceso/proceso (JULIO A 31 DE DICIEMBRE DE 2013):

MACROPROCESOS ESTRATEGICOS

1.DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

Nombre del indicador: MPE1-01. Eficiencia ejecución presupuestal compromisos.

80%

85%

90%

95%

100%

105%

110%

Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre

MPE1-01 Eficiencia ejecución presupuestal compromisos

Meta




Análisis

Al cierre del segundo semestre de 2013, la Regional Casanare Conforme a lo verificado en la unidad ejecutora del SIIF Nación II se ubica en un nivel de eficiencia según la hoja de vida en la ejecución presupuestal por compromisos, con un indicador del 96.16% frente a la meta establecida por la presidencia de la república del 98%. Para el corte del mes de Diciembre el indicador es evaluado en estado riesgo, rubros que afectan el cumplimiento de la meta del indicador son: recursos de funcionamiento que presentaron ejecución del 99,78% y los recursos de inversión del 97,94%, SOPORTE A LA GESTIÓN DEL PROYECTO - APOYO EN CONTRATACIÓN DE SERVICIOS con el 96% de ejecución con $21.633.933 millones sin contratación. PRIMERA INFANCIA con 99% de ejecución con $188.622.220 sin contratar, respecto a estos recursos es un saldo no ejecutado durante el último trimestre de la vigencia 2013, de talento humano, raciones, complementos nutricionales y refrigerios que por directriz de la sede nacional en el mes de noviembre de 2013, informaron que no se liberaran de los contratos ya que se tenía contemplado un ajuste a los contratos, por tanto se procedió a realizar este procedimiento hasta después del 9 de diciembre de 2013, después de la fecha estipulada por la guía de cierre financiero vigencia 2013 y por tanto no se alcanzó a realizar las devoluciones antes de la fecha de cierre. VULNERABILDIAD Y/O ADOPTABILIDAD ejecución del 80% con $437.575.073 saldos de no contratación ni ejecución, Emergencias en casos de restablecimiento contrato declarado desierto $5.321.140, remuneración de servicios técnicos saldos de recursos de recursos no ejecutados $31.529.786, Unidad Móvil: $15.740.460 recursos no ejecutados por desistimiento de los profesionales a contratar, Fortalecimiento a familias de grupos étnicos recursos que no se van a ejecutar debido a liquidación bilateral $60.000.000. A partir del último trimestre se tomó como estrategia realizar comités de ejecución presupuestal con la asistencia de los contadores de centros zonales, para conocer por contrato y asignar cronogramas de envío de documentos para trámite de contratación, de trámite de legalización de cuentas y liberación de recursos.




Nombre del indicador: MPE1-02. Eficiencia ejecución presupuestal Obligaciones.

Análisis

De acuerdo con lo comprometido no se ejecuta en el 100% razón por la cual presenta ejecución en Julio de 74%. Sin embargo a Diciembre se logra el 96.16% con estado óptimo frente a la meta establecida por la presidencia de la república. A la fecha se lograron obligar cuentas de programas que estaban atrasados en la presentación de las mismas, como Pae y Primera Infancia, lo cual representó un valor alto en ejecución. A partir del último trimestre se tomó como estrategia realizar comités de ejecución presupuestal con la asistencia de los contadores de centros zonales, para conocer por contrato y asignar cronogramas de envío de documentos para trámite de contratación, de trámite de legalización de cuentas y liberación de recursos. Resultado de esta gestión en el mes de diciembre fueron contracreditados: En Atención Integral $327.360.471, Hogares Tradicionales $96.053.566, Tasas compensatorias $12.554.720. En el mes de Noviembre se contracreditaron recursos Vulnerabilidad o Adoptabilidad $358.295.633, restablecimiento en administración de la justicia $66.264.386, Victima de Conflicto Armado $2.877.146, Apoyo en contratación de servicios

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%


MPE1-02 Eficiencia ejecución presupuestal obligaciones

Meta




$28.536.950. Puntos críticos: Demora en el inicio de los programas o proyectos genera no cumplimiento del 100% del pago de obligaciones. Entrega inoportuna de las cuentas por parte de los operadores. Nombre del indicador: MPE1-05. Ejecución de metas sociales.

Análisis

Durante el segundo semestre del 2013 la ejecución de metas sociales para la regional Casanare fue de un 99.54%, se presentó baja ejecución en el mes de Noviembre servicio PAE 13.426 por transferencia al Ministerio de Educación Nacional. FAMILIAS CON BIENESTAR: Se ejecutó el 98,32% para el mes de Diciembre, sin ejecución de 45 cupos pertenecientes a PARD ya que la Base de Datos que fue enviada en el mes de noviembre al nivel nacional para que fuera cruzada y se detectara que población faltaba por cubrir, la respuesta del nivel nacional se obtuvo hasta el mes de Enero de 2014, sin embargo se logra la cobertura del 100% Red Unidos. Este porcentaje obedece a que durante los meses de septiembre, noviembre y diciembre se observa ejecución

80%

85%

90%

95%

100%

105%

110%


MPE1-05 Ejecución de metas sociales

Meta




por encima del 100% respecto a lo programado debido al incremento de cupos por la ampliación de cobertura y transición a atención Integral, de modalidades tradicionales de HCB. Otro aspecto que incidió en el resultado del indicador, fue la iniciación durante el segundo semestre de modalidades como Generaciones con Bienestar, Grupos Étnicos y Familias con Bienestar.

2.MEJORAMIENTO CONTINUO

Mes Numerador Denominador Meta Avance Valoración

Julio 14 20 100% 70%

EN RIESGO

Agosto 14 20 100% 70%

EN RIESGO

Septiembre 0 0 100% NA CRITICO

Octubre 0 0 100% NA CRITICO

Noviembre 1 1 100% NA OPTIMO

Diciembre 1 1 100% NR OPTIMO

ANALISIS El objetivo del indicador es identificar el porcentaje de riesgos que fueron controlados mediante la ejecución de actividades formuladas a partir de la más reciente valoración de riesgos, la formula Número de Riesgos que implementaron todo el tratamiento definido (acciones) y que fue eficaz / Total Riesgos que tenían previsto implementar todo el tratamiento (acciones) a la fecha de corte. Este indicador fue medido por forma errónea durante la vigencia anterior (este indicador lo reporta el profesional épico), dado que en julio y agosto se reportó el número de procesos a los que se realizó valoración de riesgos con corte al mes de junio de 2013 y no el número de riesgos controlados de manera eficaz del total de riesgos identificados que tenían previsto implementar todo el tratamiento para el periodo. En los meses de septiembre a noviembre el resultado del indicador debió ser no aplica porque la fecha de cumplimiento de las actividades formuladas era 31/12/2013. Para la medición del mes de diciembre se solicitó a los

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%


MPE2-03 % de riesgos controlados

Meta




grupos y centros zonales reporte de cumplimiento de los controles establecidos, pero no se recibió información oportuna de todos los procesos, por lo que se realizaron GET para reportar cumplimiento de las acciones y verificar la eficacia a través de la valoración de los riesgos, en el mes de enero se trabajaron los procesos primera infancia, niñez y adolescencia, gestión financiera, restablecimiento de derechos, gestión humana, responsabilidad penal, familia y comunidades y nutrición con la asesoría por la coordinadora de Planeación y sistemas. No fue posible trabajar todos los procesos en el mes de enero por falta de personal, luego de la contratación de la profesional EPICO en el mes de febrero se valoraron los demás procesos; situación por la cual no posible fue reportar el resultado del indicador dentro de los tiempos establecidos. Durante la valoración de los riesgos con corte a diciembre se corrigió la metodología de valoración de riesgos y se cuenta con claridad para la medición del indicador en la vigencia 2014. PUNTO CRITICO: Guía de valoración de riesgos sin el total de indicaciones para realizar el ejercicio, las indicaciones complementarias se reciben por correo electrónico. Falta de claridad de la valoración de riesgos y medición del indicador por parte de la profesional EPICO.

Mes Numerador Denominador Meta % de

avance Valoración

Julio 0 0 100% 50% CRITICO

Agosto 0 0 100% 63% CRITICO

Septiembre 0 0 100% 77%

EN RIESGO

Octubre 0 0 100% 68% CRITICO

Noviembre 0 0 100% 88%

EN RIESGO

Diciembre 0 0 100% 88%

EN RIESGO

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%


MPE2-04 Porcentaje de avance de la ruta de implementación y mantenimiento del Sistema

Integrado de Gestión

Meta




Análisis: El porcentaje de avance de la ruta de implementación y mantenimiento del sistema integrado de gestión se encontró en estado crítico entre junio a octubre de 2013, principalmente no cumplimiento de las siguientes actividades: Socialización y divulgación de los Documentos Actualizados; Implementar la estrategia de comunicaciones de los riesgos y peligros del S&SO inscripción a la red épico de los colaboradores; cierre eficaz de las Acciones correctivas; Gestionar de PQR de las Regionales y los Centros Zonales; Reporte de mesas públicas; Promover la Formulación de Acciones de Mejora (AC, AP, SNC - Generar, responder y realizar seguimiento al cierre eficaz de las acciones; Identificar y Realizar seguimiento mensual a los controles operacionales definidos para la administración de los Riesgos. ; falta de aplicación de la TRD y formato préstamo de las carpetas; Falta de Reporte de avances del Cronograma Ambiental; Implementar controles de la seguridad de la Información; Implementar estrategia de Comunicaciones de Riesgos; Actualizar Plan de Emergencias y Socializarlo; Publicación del informe de simulacro del mes de octubre; Sesionar presencial o virtualmente 1 vez al mes, por lo menos con un delegado de tres procesos o Centros Zonales diferentes; Reporte de bitácoras y eurekas por parte de los colaboradores Actividades que con corte a diciembre continuaron con baja ejecución: Socialización y divulgación de los Documentos Actualizados Generar, responder y realizar seguimiento al cierre eficaz de las acciones (AC, AP, SNC y NCS); Gestionar AC y AP, actividades que se mide con el indicador "Nº Acciones cerradas eficazmente en el periodo" Realizar seguimiento mensual a los controles operacionales definidos para la administración de los riesgos Implementar los Planes de Mejora de Auditorías Internas y Externas del 2012, esta actividad se mide con el indicador "Nº Acciones cerradas eficazmente en el periodo" Gestionar de PQR de las Regionales y los Centros Zonales, se mide con el estado de los indicadores del proceso PUNTOS CRITICOS 1.Falta de estudio de procesos y procedimientos actualizados por parte de los colaboradores 2. Baja participación de los colaboradores en las actividades EPICO 3. Las dificultades para el cierre de las AC han sido generadas por hallazgos de auditoria, porque en una AC tiene hasta 15 incumplimientos diferentes, lo que no facilita el análisis de causas y la solución, hasta que no se hayan solucionado eficazmente todos los incumplimientos no es posible cerrar la AC; para mejorar el indicador se va revisar la eficacia de las acciones de las 21AC para cierre y tomar la decisión de reformular las que se requiera antes de finalizar marzo de 2014. 4. Falta de apropiación de las AC por parte de los responsables de proceso 5. Realizar seguimiento mensual a los controles operacionales definidos para la administración de los riesgos con corte a diciembre el grupo de planeación y sistemas no tenía contratado profesional EPICO, lo que generó demora en la valoración de riesgos. Los grupos y centros zonales no reportan oportuna y completa la información solicitada. 6. Gestionar de PQR de las Regionales y los Centros Zonales, la subdirección de mejoramiento califica el 30% porque de 5 indicadores publicados en el Tablero de Control con corte a noviembre, tres están en critico indicadores "quejas y reclamos cerrados", "oportunidad en la constatación de denuncias", "oportunidad en la atención de peticiones de asuntos conciliables" y




uno en riesgo "quejas y reclamos solucionados" y en adecuado "porcentaje de constatación de denuncias". Los indicadores con corte a diciembre presentan la misma situación, como mejora el grupo de asistencia técnica designó a partir de 2014 un responsable del proceso servicio y atención exclusiva.

Mes numerador denominador Meta Avance Valoración



Septiembre 4 26 75% 21% CRITICO


Noviembre 4 26 75% 21% CRITICO

Diciembre 1 22 75% 6% CRITICO

El indicador mide el número de AC cerradas de forma eficaz, se han presentado las siguientes dificultades: demora en la respuesta de las AC, demora en la publicación de evidencias, demora en la verificación de la eficacia para el cierre, análisis de causas que no establecen un plan de acción que realmente solucione la NC.


Julio 35 296 10% 12% OPTIMO

Agosto 35 296 10% 12% OPTIMO

Septiembre 40 296 10% 14% OPTIMO

Octubre 40 296 10% 14% OPTIMO

Noviembre 40 296 10% 14% OPTIMO

Diciembre 125 296 10% 42% OPTIMO

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%


MPE2-01 % de Acciones correctivas y preventivas eficaces

Meta




Durante el semestre la profesional EPICO realizó actividades de sensibilización ambiental, con buena participación de los agentes educativos. 3. NOMBRE DEL PROCESO: COORDINACION Y ARTICULACION DEL SISTEMA NACIONAL

DE BIENESTAR FAMILIAR

TABLERO DE CONTROL: No aparecen indicadores en Tablero de Control para este Proceso. PLAN DE ACCIÓN: En cuanto al Plan de Acción en este instrumento aparecen tres indicadores los cuales tienen que ver con: 1) El número de municipios con asistencia técnica del ICBF en la formulación de Políticas Públicas Diferenciales en favor de niños, niñas y adolescentes, 2) Número de Municipios con los Consejos Municipales de Política Social Monitoreados y, 3) Mesas Públicas y Eventos de Rendición de Cuentas Realizadas. NOMBRE DEL INDICADOR: E-29 NÚMERO DE MUNICIPIOS CON ASISTENCIA TÉCNICA DEL ICBF EN LA FORMULACIÓN DE POLÍTICAS PÚBLICAS DIFERENCIALES EN FAVOR DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES (NNA).

Meses Avance Meta 2013

ENERO - JUNIO 13 11

JULIO - DICIEMBRE 19 11

Análisis: Atendiendo a las orientaciones que fueron suministradas por parte de la Subdirección de Articulación Territorial (SAT) de la Dirección del Sistema Nacional de Bienestar Familiar (SNBF) de la Sede Nacional del ICBF y que éstas a su vez fueron replicadas por parte de la Regional Casanare a través del Referente de SNBF, el objetivo fundamental fue cumplir con la meta establecida para la vigencia 2013, la cual fue realizar Asistencia Técnica en formulación de




Políticas Públicas de Infancia y Adolescencia en once (11) municipios ubicados en los tres (3) Centros Zonales del ICBF Regional Casanare; el trabajo adelantado fue el siguiente durante el primer semestre del año: Tercer Trimestre de 2013:

Iniciando el tercer trimestre, específicamente el día (10) de Julio del año en curso, en el Municipio de Yopal se llevó a cabo el evento de Réplica del “Taller ABC de la Política Pública de Infancia y Adolescencia”. En ese sentido, se debe mencionar que durante la actividad programada para este día, se contó con un total de sesenta y siete (67) asistentes, provenientes de los municipios adscritos a los Centros Zonales de Yopal y Villanueva, contando con la participación de representantes de doce (12) de los Entes Territoriales de estas dos zonas del Departamento.

Para el día jueves once (11) de Julio se llevó a cabo desplazamiento al municipio de Paz de Ariporo, dicho recorrido se realizó en compañía de asesores del nivel nacional para el tema de la coordinación y articulación del SNBF en territorio como lo fueron Ingrid Lorena Álvarez, profesional de apoyo de la Subdirección de Articulación Territorial (SAT) del SNBF de la Sede Nacional y el doctor Lelio Motta, quien se desempeña como asesor tecnopolítico para la región de la Orinoquía del ICBF Sede Nacional.

La visita al ICBF Centro Zonal Paz de Ariporo tuvo como fin llevar a cabo el evento de réplica denominado “Taller ABC para la formulación de la Política Pública Prioritaria y Diferencial de Infancia y Adolescencia”. En este sentido junto con representantes de cinco (5) de los siete (7) municipios que conforman la jurisdicción del mencionado Centro Zonal se llevó a cabo esta actividad de formación. Fue así como se trabajó durante esta jornada con representantes de los municipios de Paz de Ariporo, Pore, Hato Corozal, Támara y Trinidad, identificándose la ausencia de los municipios de Sácama y La Salina, quienes por problemas de desplazamiento y algunos derrumbes en la zona no pudieron asistir a la actividad. De esta manera el evento de réplica contó con un total de veintitrés (23) asistentes, con los que a partir de las 8:30 de la mañana empezó la actividad programada para este día. Con la realización de estos dos eventos, se buscó llegar de manera conjunta a todos los municipios, dentro del proceso de formulación de sus políticas públicas de infancia y adolescencia. Igualmente, de manera individualizada para este mes de julio fueron visitados municipios para tratar este asunto como lo fueron Chámeza, San Luis de Palenque y Orocué.

Cuarto Trimestre de 2013. Ya para lo correspondiente al cuarto trimestre del presente año, de manera individual se visitaron algunos municipios como lo fueron Támara, Pore y Orocué, en los cuales se utilizaron espacios como los Consejos de Política Social y los Comités Locales de Infancia y Adolescencia para continuar brindando orientaciones frente a este tema. De igual manera, en el marco de los Comités Operativos de Seguimiento a los Convenios Marco Interadministrativos de Asociación se establecieron contactos para determinar el nivel o grado de avance del Ente Territorial visitado frente a todo el desarrollo de este proceso. Para el mes de Diciembre se solicitó de manera oficial a los municipios avances sobre el proceso, de lo cual se pudo evidenciar que los municipios de Paz de Ariporo, Tauramena, Aguazul, Nunchía, Sabanalarga, Maní y Recetor cuentan con




Políticas Públicas de Infancia y Adolescencia aprobadas por parte de sus Concejos Municipales, igualmente municipios como Pore, Támara y Chámeza ya cuentan con documentos finales de Política. De otra parte, Entes Territoriales como San Luis de Palenque, Trinidad, Hato Corozal, Sácama, La Salina y Yopal también presentan un importante avance en la materia. Punto(s) Crítico(s): Empoderamiento parcial: Esto por parte de las Administraciones Municipales como responsables de la construcción y generación de datos y la producción documental de todo el proceso de formulación. Falta de Talento Humano: En los Centros Zonales de Paz de Ariporo y Villanueva no se cuenta con personal o talento humano que aporte al cumplimiento de metas del Plan de Acción del SNBF en dicha jurisdicción, incluido el tema de asistencia técnica para la formulación de Política Pública de Infancia y Adolescencia. Compromiso de la Administración Municipal. Aunque en las diferentes reuniones de asistencia técnica siempre se ha contado con la participación de representantes de las Alcaldías, y a pasar de que las Secretarías y Oficinas de despacho de los municipios visitados son conscientes de la responsabilidad que les asiste sobre éste asunto, en algunos municipios con algunos funcionarios se evidencia falta compromiso para realizar y adelantar las diferentes actividades que se dejan para ir avanzando en el proceso. Del mismo modo en algunos Municipios se cree que por ser un asunto que lleva el nombre de Política Pública de Infancia y Adolescencia, es algo que sólo le compete llevar a las Secretarías de Desarrollo Social y éstas su vez direccionan todo el trabajo sobre las Comisarías de Familia o las mismas Referentes de Infancia y Adolescencia Municipales, dejándolas como únicas responsables de liderar y llevar cabo todo el proceso. Es nula la presencia de Alcaldes en los espacios que se han generado para brindar la asistencia técnica. Levantamiento de la Información para el Diagnóstico. Frente a este aspecto también se ha notado que en la mayoría de los Municipios se tiene bastante dificultad para realizar el levantamiento de la información pertinente a partir del año del año 2008 para alimentar los indicadores sociales de gestión y posteriormente construir el diagnóstico, esto obedece a que en el departamento de Casanare no se cuenta con los mejores sistemas de Información, no tampoco ha existido una cultura o un hábito de sistematizar la información y así reportarla a las diferentes entidades.

NOMBRE DEL INDICADOR: E-31. NÚMERO DE MUNICIPIOS CON LOS CONSEJOS MUNICIPALES DE POLÍTICA SOCIAL MONITOREADOS.




Mes Avance Meta 2013

ENERO - JUNIO 19 19

JULIO - DICIEMBRE 19 19

Análisis: En cuanto a la realización de seguimiento al funcionamiento y organización de los Consejos de Política Social (CPS) que funcionan en los diecinueve (19) Entes Territoriales del Departamento de Casanare; cabe destacar que en lo municipal se logró contar con continuidad durante la presente vigencia de Servidores Públicos (Secretarios de Desarrollo Social y Jefes de Planeación) para adelantar la labor de Secretarios Técnicos de los CPS. El desarrollo y la orientación de la consecuente asistencia técnica sobre la esta materia hizo énfasis en la construcción y afianzamiento de Agendas Políticas y la ejecución de Planes de Acción para la gestión de los CPS. Igualmente, se comenzó ejercicio de divulgación en lo zonal y local para buscar el posicionamiento de las Mesas de Infancia y Adolescencia como apoyo técnico a las propuestas y decisiones presentadas al CPS en materia de garantía de derechos. También se hace importante destacar la apropiación y liderazgo en el tema por parte de la mayoría de los Alcaldes de los municipios que componen la división político-administrativa del departamento de Casanare. Durante el último semestre de la anterior vigencia todos los municipios del Departamento, dando cumplimiento a lo establecido en la Ley 1098, llevaron a cabo sus restantes sesiones ordinarias de los CPS, con lo cual todo ellos, sin excepción, llevaron a cabo un número total de cuatro (4) sesiones por ente territorial. Con ello se cumplió la meta de monitoreo de tales espacios e instancias de decisión y direccionamiento de la política social a nivel municipal. De todo ello existen los correspondientes soportes e información cuantitativa, la cual se convertirá en un informe de gestión de orden cualitativo, que será entregado a la Subdirección de Articulación Territorial del SNBF y la Procuraduría Doce (12) Judicial de Familia establecida en la ciudad de Yopal.

Punto(s) Crítico(s): Definición y Claridad en Criterios y Contenidos.

No aplicación del principio de oportunidad y pertinencia en cuanto a la transferencia de contenidos y orientaciones más claras frente a los momentos y procedimientos para la




constitución de una Agenda Política; lo mismo que el poco o incipiente grado de seguimiento que se establece para los acuerdos y compromisos emergentes del CPS, evidenciándose un bajo nivel de involucramiento por parte de representantes del Ministerio Público que hacen presencia en los territorios. Continuidad en la Representación de Actores ante los CPS. Si bien es cierto que los Consejos de Política Social obtuvieron muy buenas calificaciones en su funcionamiento y gestión, un aspecto que se ha evidenciado es, por un lado, que no existe la continuidad del mismo miembro permanente y activo que debe asistir a todas las sesiones del Consejo de Política Social, especialmente en los Secretarios de Despacho. Lo anterior se presenta por asuntos de gobernabilidad que generan cambios organizacionales en las Administraciones Municipales, sin embargo, es un asunto que frena el avance de la gestión de los CPS en las temáticas que se han definido como prioritarias. Por otro lado también se evidencia que la asistencia y participación por parte de los miembros del CPS, no se da al 100% en la mayoría de los Municipios y en ocasiones es tan débil que no alcanza a haber Quórum para llevar a cabo la reunión o en otras ocasiones los asistentes se retiran minutos después de haber iniciado la sesión, aspecto que debilita el desarrollo óptimo de cada una de las reuniones

MACROPROCESOS MISIONALES

GESTION DE RESTABLECIMIENTO DE DERECHOS

NOMBRE DEL INDICADOR: MPA5-02-01 - OPORTUNIDAD EN LA CONSTATACIÓN DE

DENUNCIAS PRD

Análisis: Se evidencia en el semestre un comportamiento crítico indicador Regional. Centro zonal paz de Ariporo evidencia un comportamiento optimo/adecuado; indicador afectado por el centro zonal Yopal que en todos los meses de medición mantuvo dicho resultado en

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%


MPA5-02-01 Oportunidad en la constatación de Denuncias PRD.

Meta




Crítico. Al respecto centro zonal yopal refiere: “se implementó estrategias que se evidencia que se han realizado las constataciones, pero hay falencias en el registro de información. …hay casos excepcionales en los cuales, las personas se visitan y en el momento no se encuentran y como se plantea una segunda visita ha demorado definir si es verdadero o no”

Para la vigencia 2014, centro zonal Yopal realiza asignación de actividades de constatación de denuncias a 10 profesionales, los cuales ya se encuentran capacitados; para la constatación de las denuncias centro zonal proyecta cronograma para direccionamiento de las peticiones, este ya fue socializado con los profesionales de SYA y aprobado por la Coordinación.

Punto(s) Crítico(s): Por otro lado se puede evidenciar problemáticas que causaría un bajo rendimiento en el resultado como lo son:

o Centro zonal Villanueva: No se ingresan a tiempo actuaciones en el SIM por los profesionales que hacen la constatación. De igual forma se considera la multiplicidad de funciones de las profesionales.

o Regional: Ingreso inoportuno de resultados de constatación debido a que las profesionales pertenecen también a equipos de defensoría de familia, lo que acarrea

Meses numerador denominador Meta Avance Valoración




Octubre 44 62 100% 71%

EN RIESGO



0%

100%

200%


MPA5-02-02 Oportunidad en la atención de peticiones de Asuntos Conciliables

Meta




sobre carga laboral.

NOMBRE DEL INDICADOR: MPA5-02-02 - OPORTUNIDAD EN LA ATENCIÓN DE PETICIONES DE ASUNTOS CONCILIABLES

Análisis: En el segundo semestre de la vigencia 2013, no se contó con la totalidad de defensores de familia en centro zonal Yopal y paz de Ariporo, acumulando los procesos, no cumpliéndose el término legal para la cita de audiencia de conciliación.

Análisis centro zonal Yopal: “El comportamiento es crítico, en noviembre se reactivó la atención de extraprocesales por la falta de defensores de familia, se está realizando control, pero se evidencia que no se está reportando las actuaciones con oportunidad.” Análisis CZ Paz de Ariporo: “…Por contarse con un solo defensor de familia el cual ya tenía agendado con definiciones de PARD y los trámites que se requieren para los fallos represados de las dos defensorías, se agendaron para meses posteriores las audiencias…” En la actualidad se cuenta con cuatro (4) defensores de familia en centro zonal yopal, dos (2) en centro zonal Paz de Ariporo y Dos (2) en centro zonal Villanueva, quienes asumen procesos extraprocesales (promiscuos), se programa por parte del grupo de asistencia Técnica la inducción de los defensores nuevos en la vigencia. Cabe señalar que los defensores de familia que ingresaron en el mes de diciembre ya cuentan con la capacitación respectiva.

Punto(s) Crítico(s):

Planta de defensores de familia incompleta en centro zonal Yopal y Paz de Ariporo. No existe utilización efectiva de la herramienta tecnológica. Desinterés de algunos servidores en la atención, seguimiento y cierre de las

peticiones. NOMRE DEL INDICADOR: MPA5-02-03 - PORCENTAJE DE CONSTATACIÓN DE











DENUNCIAS PRD (ACUMULADO)

Análisis: Se evidencia indicador adecuado, sin embargo se tiene que tener en cuenta indicador : MPA5-02-01 - OPORTUNIDAD EN LA CONSTATACIÓN DE DENUNCIAS PRD


Por otro lado se puede evidenciar problemáticas que causaría un bajo rendimiento en el resultado como lo son:

o Centro zonal Villanueva: No se ingresan a tiempo actuaciones en el SIM por los profesionales que hacen la constatación. De igual forma se considera la multiplicidad de funciones de las profesionales.

o Regional: Ingreso inoportuno de resultados de constatación debido a que las profesionales pertenecen también a equipos de defensoría de familia, lo que acarrea sobre carga laboral.

NOMBRE DEL INDICADOR: MPA5-02-04 - QUEJAS Y RECLAMOS CERRADOS


Julio 582 614 100% 95% ADECUADO

Agosto 673 673 100% 100% OPTIMO

Septiembre 712 739 100% 96% ADECUADO

Octubre 799 823 100% 97% ADECUADO

Noviembre 860 884 100% 97% ADECUADO

Diciembre 890 913 100% 97% ADECUADO

90%

95%

100%

105%


MPA5-02-03 Porcentaje de constatación de Denuncias PRD (Acumulado)

Meta




Análisis: Se puede evidenciar para el presente indicador una constante en la vigencia; el ingreso inoportuno de las actuaciones de gestión de las quejas y reclamos registrados en el SIM, lo cual genera retraso en el cierre de las mismas. Desde la oficina de servicio y atención regional en la Vigencia 2013 se recomendó por correo electrónico a los servidores públicos y contratistas de la regional y centros zonales el ingreso oportuno de las actuaciones de gestión en todos los tipos de petición y la posibilidad de edición de la fecha de ingreso de actuaciones al registrarlas extemporáneamente. Lo anterior con el fin de buscar el mejoramiento de los indicadores los cuales evalúan nuestro quehacer diario.


No existe utilización efectiva de la herramienta tecnológica. Desinterés de algunos servidores en la atención, seguimiento y cierre de las

peticiones.


Julio 70 75 100% 93% ADECUADO

Agosto 93 98 100% 95% ADECUADO


Octubre 94 112 100% 84% EN RIESGO

Noviembre 107 120 100% 89% EN RIESGO

Diciembre 115 131 100% 88% EN RIESGO

75%

80%

85%

90%

95%

100%

105%


MPA5-02-04 Quejas y reclamos cerrados

Meta




NOMBRE DEL INDICADOR: E-40 - QUEJAS Y RECLAMOS SOLUCIONADOS.

Análisis: Se puede evidenciar para el presente indicador una constante en la vigencia; el ingreso inoportuno de las actuaciones de gestión de las quejas y reclamos registrados en el SIM, lo cual genera retraso en el cierre de las mismas. Desde la oficina de servicio y atención regional en la Vigencia 2013 se recomendó por correo electrónico a los servidores públicos y contratistas de la regional y centros zonales el ingreso oportuno de las actuaciones de gestión en todos los tipos de petición y la posibilidad de edición de la fecha de ingreso de actuaciones al registrarlas extemporáneamente. Lo anterior con el fin de buscar el mejoramiento de los indicadores los cuales evalúan nuestro quehacer diario.


No existe utilización efectiva de la herramienta tecnológica. Desinterés de algunos servidores en la atención, seguimiento y cierre de las

peticiones.

MACROPROCESOS DE APOYO

1.GESTION FINANCIERA

Mes Meta Avance Valoración

Julio 100% 89%

EN RIESGO

Agosto 100% 58% CRITICO

Septiembre 100% 58% CRITICO

Octubre 100% 13% CRITICO

Noviembre 100% 13% CRITICO

0%

50%

100%

150%

Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre

E-40 Quejas y reclamos solucionados

Meta




Nombre del indicador: MPA1.P2-01 REZAGO PRESUPUESTAL GRAFICO

Análisis: Estamos al 100% de ejecución del rezago presupuestal desde el mes de febrero. Numerador y denominador son iguales ($1.135'357.954) por eso este indicador está al 100% debido a que en el mes de febrero se pagaron todas las cuentas por pagar que habían quedado a 31 de diciembre 2012. Para esta vigencia no tenemos reservas constituidas.

Punto(s) Crítico(s): No hay punto crítico debido a que se encuentra al 100% durante todo el semestre.

Nombre del indicador: MPA1.P2-02 EJECUCION DE PAC GRAFICO




Análisis: En Julio finaliza el mes al 58%. Los saldos de PAC sin ejecutar que más peso tienen son: Proyecto 4 "ASISTENCIA A LA PRIMERA INFANCIA A NIVEL NACIONAL" con $3.934'790.354 por inejecución del contrato 198 de Villanueva declarado en caducidad y retraso en entrega de cuentas de los diferentes operadores; y proyecto 10 "APOYO NUTRICIONAL A LA NIÑEZ Y ADOLESCENCIA REGISTRADOS EN MATRICULA OFICIAL AL NIVEL NACIONAL" con $1.692'307.045 igualmente por retraso en entrega de cuentas para pago. Para el final de la vigencia (diciembre) Los saldos de PAC sin ejecutar que más peso tienen son: PROTECCION con $881 millones sin ejecución, seguido de PRIMERA INFANCIA con $483 millones y APOYO FORMATIVO A LA FAMILIA con $175 millones.

Punto(s) Crítico(s): Ejecución a Julio con 58% y a Septiembre con 68%

Decisiones Para La Mejora: Los supervisores de los contratos y los responsables en la Regional deben realizar constantemente la revisión de la ejecución y devolver los saldos de PAC de los recursos que también están devolviendo a la Sede Nacional en apropiación.

Nombre del indicador: MPA1.P2-03 EJECUCION PRESUPUESTAL GRAFICO




Análisis: No se observa incremento durante el mes de diciembre debido a la reducción de compromisos de contratos y resoluciones de hogares sustitutos, gestores y comisiones. Durante el mes de diciembre se comprometieron recursos por $158 millones (sin incluir adiciones a compromisos de meses anteriores). Igualmente durante este mes se devolvieron recursos de apropiación por $467 millones.

Punto(s) Crítico(s): Con corte a 31 de diciembre quedaron recursos sin comprometer siendo los más altos: Protección con $578 millones, seguido de Primera infancia con $242 millones.

Decisiones Para La Mejora: Los dueños de los procesos y los supervisores de los contratos deben realizar el seguimiento a menor intervalo de tiempo… igualmente devolver inmediatamente los recursos por no ejecución para evitar acumular recursos a final de la vigencia.

2. GESTION DE SOPORTE / GESTION LOGISTICA Y ABASTECIMIENTO

Nombre del indicador: MPEV2-P1-01 Cumplimiento de los estándares de calidad para las




modalidades contempladas en la Guía de Verificación de estándares

Análisis: El indicador se encuentra en optimo lo que demuestra el cumplimiento en la verificación de estándares para los periodos de Julio a Diciembre para las modalidades de Proyecto 4 P.I; Proyecto 7 Protección; Proyecto 11 Generaciones con Bienestar.

Punto(s) Crítico(s): No se presentan. Nombre del indicador: MPEV2-P1-02 Acciones Ejecutadas frente a los resultados de estándares por debajo del 60%.

Análisis: Para el mes de Julio el indicador se evidencia en critico ya que se Ejecutó una acción frente a 2 acciones propuestas ( demora en los CZ para ejecutar acciones); Para los meses de Agosto y septiembre se evidencia en Riesgo, se ejecutó la acción que estaba pendiente del mes de Julio y se adelantaron 2

90%

100%

110%


MPEV2-P1-01 Cumplimiento de los estándares de calidad para las modalidades contempladas en la Guía

de Verificación de estándares.

Meta

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%


MPEV2-P1-02 Acciones Ejecutadas frente a los resultados de estándares por debajo del 60%.

Meta




acciones correspondientes a estos meses sin ser efectivas para cierre; Para los meses de Octubre, Noviembre y diciembre el indicador se encuentra en Optimo dando ejecutando el total de las acciones. Punto(s) Crítico(s): Se presenta cuando los CZ no ejecutan las acciones en el tiempo indicado para cumplir con los reportes. Nombre del indicador: MPEV2-P1-03 Acciones Formuladas frente a los resultados de estándares por debajo del 60%.

Análisis: Para el mes de julio el indicador se encuentra en Optimo; Para los meses de Agosto y Septiembre el indicador se presenta en Critico ya que no se formularon 3 acciones frente a 7 que se presentaron, son las misma para el mes de septiembre ya que el indicador en bimensual; Para los meses de Octubre a Diciembre se formularon 11 acciones completas a nivel regional, subsanando la de los meses Agosto y Septiembre. Punto(s) Crítico(s): Se presenta cuando los CZ no Formulan las acciones en el tiempo indicado para cumplir con los reportes. Nombre del indicador: MPEV2-P1-04 Cierre de situaciones de reporte inmediato

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%


MPEV2-P1-03 Acciones Formuladas frente a los resultados de estándares por debajo del 60%.

Meta




Análisis: La medición de este indicador es bimensual, se mantiene en crítico ya que tenemos 6 SRI correspondientes asi : 3 SRP: 1 SRI en Infraestructura; 1 SRI por el adolescente en acciones pedagógicas, 1 SRI por no contar con separación de modalidades y a la vez por las edades de los Adolescentes. 2 SRI CZ Villa Nueva: HS de Judith Bejarano, HS Cecilia Sanabria. 1 SRI CZ PAZ DE ARIPORO: Rosalba Rivero el cual está en trámite jurídico para tomar decisión de CIERRE. ESTE INDICADOR NO SE ENCUENTRA ACTUALIZADO A MES DE DICIEMBRE. Punto(s) Crítico(s): En Sistema de responsabilidad Penal por infraestructura. Nombre del indicador: MPEV2-P1-05 Modalidades con licencia de funcionamiento vigente durante

la ejecución del contrato con el ICBF.

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%


MPEV2-P1-04 Cierre de situaciones de reporte inmediato

Meta




Análisis: Para el mes de Julio este indicador se reportó fuera de la fecha; para los meses de Agosto a diciembre el indicador se encuentra en óptimo puesto que todas las modalidades se encuentran con Licencia de funcionamiento vigente. Punto(s) Crítico(s): Se presenta cuando la oficina de Jurídica no reporta la información dentro de los tiempos establecidos.

| Nombre del indicador: MPA1-P6-06. Porcentaje de los recursos contratados, reportados en plan compras y contratación.

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%


MPEV2-P1-05 Modalidades con licencia de funcionamiento vigente durante la ejecución del

contrato con el ICBF.

Avance

0%

50%

100%

150%


MPA1-P6-06 Porcentaje de los recursos contratados, reportados en plan compras y

contratación

Meta




Análisis

% promedio de avance del 94% durante el semestre, indicador se encuentra en estado adecuado con corte a Diciembre, a partir del mes de septiembre se logra un avance significativo respecto a los meses anteriores. El avance se logra mediante seguimientos en comité estratégico a la contratación reportada, seguimientos a los grupos de asistencia técnica y administrativa mediante correos electrónicos y grupos de estudio, verificando avances en la asociación de contratos con base en el reporte de pacco financiera. Pendiente cubrir el 100%, porque se recibieron recursos adicionales para: Fortalecimiento a Grupos Étnicos; $60.000.000 no se logra ejecución porque el operador solicitó la liquidación por mutuo acuerdo debido a que no podía cumplir con las obligaciones contractuales establecidas, Unidades Móviles $15740460, saldo de no contratación, debido a que el profesional desistió. Emergencias en Casos de restablecimiento $5.321.145, no se contrató porque el oferente no se presentó y no adjunto la documentación necesaria. Vulnerabilidad y/o adoptabilidad $6,473,637 saldo de no contratación debido a que al inicio de la vigencia se generó Resolución No. 15 por este rubro la cual debía ser por el rubro C-320-1504-7-0-104. Nombre del indicador: MPA1-P6-03. Porcentaje de los recursos ejecutados por el ICBF frente a los recursos asignados a la Regional y Sede de la Dirección General

0%

50%

100%

150%


MPA1-P6-03 Recursos ejecutados por el ICBF frente a los recursos asignados a la Regional y

Sede de la Dirección General

Meta




Análisis

La regional para el mes de diciembre ocupó el puesto 26 con 93.6% dentro de las 33 regionales logrando un avance de reporte de ejecución del 29.61% durante el primer semestre y 63.99% durante el segundo semestre de la vigencia 2013. A pesar que se publicó en tablero de control los datos con corte al mes de Diciembre se realiza calculo con base en lo indicado en las hojas de vida, arrojando los siguientes valores Numerador: 25`995.944.109,6 Denominador: 27`773.164.794,46, y no 27`165.503.75% como lo reporta el nivel nacional, con avance del 94% indicador en estado riesgo. Durante el segundo semestre se realiza seguimiento al proceso de registro de información, de igual manera se brindó continuo apoyo por parte del grupo de planeación y sistemas en la solicitud de información de ejecución de recursos a los involucrados en cada proceso en Regional y Centros Zonales. Para mejorar la medición de este indicador se apoyó desde el grupo de planeación y sistemas con el fin de mejorar el avance en el registro de ejecución. Las causas que afectan parte del cumplimiento del indicador son: Los rubros Viáticos y Gastos de viaje, gastos de personal supernumerario, administración de planta física, Victima de conflicto armado representan el 2.3% del total recursos asignados a la regional que no se programan en PACCO y que afectan la medición del indicador, porque estos rubros se programan parcialmente; recursos de Atención integral para desembolso del 11% para cubrir alistamiento de enero de 2014 y atención del servicio de febrero 2014; vulnerabilidad y/o adoptabilidad VULNERABILDIAD Y/O ADOPTABILIDAD ejecución del 80% con $437.575.073 saldos de no contratación ni ejecución; familias con bienestar $12.202.258. Recursos no ejecutados, Emergencias en casos de restablecimiento contrato declarado desierto $5.321.140, remuneración de servicios técnicos saldos de recursos de recursos no ejecutados $31.529.786, Servicio de cafetería y Restaurante $4.284.000 saldo sobrante del contrato de Centro Zonal Villanueva, Dotaciones $1.006.240 saldo sobrante por implementación Fase II; Unidad Móvil recursos que no se ejecutaron por desistimiento de los profesionales a contratar se devolvió al nivel nacional en el mes 12 de noviembre $62.740.460, Emergencias en casos de restablecimiento $4.331.000 Inejecución Contrato de transporte No. 77, Fortalecimiento a familias de grupos étnicos recursos que no se van a ejecutar debido a liquidación bilateral $60.000.000, Alimentación Escolar $7.972.814 Inejecución de los Contratos Nos. 202, 210, 211 y 214 de 2012. Para mejorar la ejecución de este indicador fueron contracreditados en el mes de Diciembre recursos: primera infancia $435.968.757, Ubicación inicial $77.973, víctima de conflicto armado $10.779.334, vulnerabilidad o adoptabilidad $12.110.160, Unidades Móviles $47.000.000. Como oportunidades de mejora se programarán Grupos de Estudio y Trabajo con los grupos de la




Regional y Centros Zonales con el objetivo de empoderar y retroalimentar al personal encargado de los registros en el módulo y su permanente acompañamiento por parte del Grupo de Planeación y Sistemas. Nombre del indicador: MPA1-P6-05. Porcentaje de los recursos contratados por el ICBF

Análisis

Durante el último trimestre indicador en estado óptimo, es importante recalcar que mensualmente se realiza ajuste a la fase de contratación del aplicativo PACCO y que está solamente se ingresa cuando en la base de datos que desde la Sede Nacional manejan carguen los contratos cargados. De los recursos programados en el Plan Anual de compras y contratación, el 98% se encuentra contratados en el ICBF con corte a Diciembre de 2013, lo cual refleja un resultado favorable con base en el seguimiento realizado al reporte de información y a las reuniones periódicas con los responsables del registro en donde se establecen compromisos para la mejora en el avance. Importante recalcar que se realiza retroalimentación frente al reporte mensual en Comité Estratégico Ampliado. Es importante mencionar que las principales estrategias que han permitido que el indicador presente un resultado adecuado son: socialización en Comités Estratégicos donde se han determinado decisiones respecto a las alternativas operativas para el

80%

82%

84%

86%

88%

90%

92%

94%

96%

98%

100%

102%


MPA1-P6-05 Porcentaje de los recursos contratados por el ICBF

Meta




manejo del aplicativo, entre las que se destacan: designación de personas de apoyo en los Grupos para el registro en el aplicativo PACCO, vinculación y empoderamiento en los Centros Zonales para el correcto registro aplicativo PACCO. Se destaca la estrategia que lidera el Grupo de Planeación y Sistemas: Organización y clasificación de la información por grupos de la regional, discriminado por rubro presupuestal, para seguimiento y avance del registro de contratación. Nombre del indicador: MPA1-P6-07. Porcentaje de los recursos ejecutados por el ICBF

Análisis En el segundo semestre de 2013 se ubica el indicador en óptimo con una ejecución del 99.72%, mejorando su medición pasando de esta en riesgo durante los primeros cuatros meses del segundo semestre. Se observa una mejora del 66.72% con respecto al semestre anterior (33%). Para lograr mejorar la medición de este indicador se realizó seguimiento diario (envíos de correos electrónicos con los reportes de indicadores) con el fin de verificar avances en el registro y apoyo continuo en el ingreso y reporte de ejecución. Se realizó ajuste en la contratación de las modalidades Primera Infancia, Protección, Recuperación Nutricional y Generaciones con Bienestar (que incluye las devoluciones de recursos que la Regional ha realizado del presupuesto asignado inicialmente). Es importante mencionar que las principales estrategias que han permitido que el indicador presente un resultado óptimo son: socialización en Comités Estratégicos donde se han determinado decisiones respecto a las alternativas operativas para el manejo del aplicativo, entre las que se destacan: designación de personas de apoyo en los

0%

20%

40%

60%

80%

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120%


MPA1-P6-07 Porcentaje de los recursos ejecutados por el ICBF

Meta




28%

89% 89%

11%0%

200%


MPA1-P4-02 Liquidación de Contratos 2do Semestre 2013

Grupos para el registro en el aplicativo PACCO, vinculación y empoderamiento en los Centros Zonales para el correcto registro aplicativo PACCO. Se destaca la estrategia que lidera el Grupo de Planeación y Sistemas: Organización y clasificación de la información por grupos de la regional, discriminado por rubro presupuestal, para seguimiento y avance del registro de ejecución. Como oportunidades de mejora se programarán Grupos de Estudio y Trabajo con los grupos de la Regional y Centros Zonales con el objetivo de empoderar y retroalimentar al personal encargado de los registros en el módulo y su permanente acompañamiento por parte del Grupo de Planeación y Sistemas.

3. GESTION DE CONTRATACIÓN Nombre del indicador: LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS

Análisis: se observa que para el termino el primer trimestre de este periodo fue adecuado, pero en el trimestre de octubre – diciembre está en crítico dado a el aumento en el número de contratos suscritos en el último trimestre del año

Punto(s) Crítico(s): Dado a que finaliza el año fiscal y plazo de los contratos en diciembre 31 de 2013, no es posible liquidar todo a esta fecha, por cuanto son varias las actividades previas que deben hacer los supervisores antes de solicitar la liquidación, además los contratos determinan que se cuenta con hasta 4 meses para liquidar de mutuo acuerdo que para el caso de los terminados el 31 de diciembre de 2013, estamos en el término de ley para hacerlo. Por lo que se sugiere que estos últimos no se debería ternen en cuenta para el indicador sino hasta el corte de marzo – abril

Decisiones para la mejora: Se sugiere que los contratos que finalicen dentro del mes de corte del indicador no se deberían tener en cuenta sino hasta el próximo corte.

Realizar saneamiento de los contratos pendientes por liquidar de vigencias anteriores

Nombre del indicador: SOLICITUD LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS

Análisis: se observa que para el inicio del primer trimestre de este periodo fue adecuado, pero para el término del primer y segundo trimestre de octubre – diciembre está en crítico, a pesar de que se ofició a los supervisores solicitando adelantar la liquidación de los




85%

50% 50%

0% 0% 0%0%

50%

100%

150%


MPA1-P4-03 Solicitud de liquidación de Contratos

Meta

contratos, solo hasta diciembre llegaron solicitudes y no se pudieron reportar las liquidaciones hechas en el periodo de transición autorizado a financiera.

Punto(s) Crítico(s): Falta de responsabilidad en el cumplimiento de las actividades por parte de los contratistas.

Decisiones para la mejora: Realizar lista de chequeo de los indicadores, para verificar el cumplimiento en el reporte a la Sede Nacional

4. GESTION JURIDICA

Nombre del indicador: OPORTUNIDAD EN LA EXPEDICIÓN DEL AUTO DE AVOCACIÓN POR EL FUNCIONARIO EJECUTOR.

Análisis: Se expidieron la totalidad de autos de avocación dentro del término establecido para ello, manteniendo este indicador en un nivel óptimo

Punto(s) Crítico(s): No Aplica

Decisiones para la mejora: No Aplica

Nombre del indicador: OPORTUNIDAD EN LA NOTIFICACIÓN DEL MANDAMIENTO DE PAGO

0%

100%

200%


MPA2-01 Oportunidad en la expedición del auto de avocación por el funcionario ejecutor.

Meta




0%

50%

100%

150%

Septiembre Octubre Noviembre Diciembre

MPA2-02 Oportunidad en la Notificación del mandamiento de pago

Meta

0%

50%

100%

150%

Septiembre Octubre Noviembre Diciembre

MPA2-06 Oportunidad en la resolución de Recursos en Sede Administrativa.

Meta

Análisis: Para el corte del mes de Diciembre de 2013 se encuentra en Estado Crítico como consecuencia de la no continuidad del supernumerario que apoyaba coactiva y el ejecutor asumió también las funciones de coordinador del grupo jurídico.

Punto(s) Crítico(s): La no continuidad del personal

Decisiones para la mejora: Lograr gestionar ante la Sede Nacional la necesidad de mantener el recurso humano del Grupo Jurídico

Nombre del indicador: OPORTUNIDAD EN LA RESOLUCIÓN DE RECURSOS EN SEDE ADMINISTRATIVA

Análisis: Durante el periodo se interpuso un recurso: excepción de pago, el cual se respondió dentro del término previsto para ello.

Punto(s) Crítico(s): No Aplica

Decisiones para la mejora: No Aplica




5.GESTION HUMANA Resultados de Indicadores por Macroprocesos/proceso (01 DE JULIO A 30 DE DICIEMBRE 2014):

Nombre del indicador: MPA1-P1-02 Cupos del programa de bienestar social ejecutados.

Análisis: A diciembre del 2013, se dio cumplimiento a las actividades programadas y el presupuesto asignado mediante la ejecución del contrato de prestación de servicio 126 suscrito el 06/11/2013, obteniendo como avance 109% del indicador, cuyo impacto fue el fortalecimiento integral del servidor público mediante actividades que buscaron el mejoramiento de la calidad de vida e identificación con el instituto.

Puntos Críticos: Ninguno.

Mes Numerador denominador Meta Avance Valoración

Julio 424 424 100% 100% OPTIMO

Agosto 901 901 100% 100% OPTIMO


Octubre 1.223 1.223 100% 100% OPTIMO

Noviembre 1.223 1.223 100% 100% OPTIMO

Diciembre 1.868 1.902 100% 98% OPTIMO

Nombre del indicador: MPA1-P1-03 Cupos de capacitación ejecutados..

Análisis: A diciembre del 2013, se presenta como avance 107% de cumplimiento respecto a la meta, mediante el contrato de prestación de servicio 126 suscrito el 06/11/2013, se ejecutó el presupuesto asignado en la regional, y junto con la gestión y personal de planta y contratista se dio cumplimiento al desarrollo de los actividades programas en el Plan de acción. El impacto se generó principalmente en el enriquecimiento intelectual que busco fortalecer la operatividad de los proceso administrativos y de gestión del instituto.

Puntos Críticos: Ninguno.

Mes Numerador denominador Meta Avance Valoración

Julio 216 229 100% 94% OPTIMO









Nombre del indicador: MPA1-P1-01 Porcentaje colaboradores participantes en actividades SYSO.

Análisis: Se han realizado 26 actividades syso de las cuales convocadas 419 personas y participantes 376 que equivale al 89%.

Punto(s) Crítico(s): Tiempo destinado para asistencia por lo colaboradores a capacitación.








91%

92%

93%

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95%

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97%

98%

99%

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MPA1-P1-03 Cupos de capacitación ejecutados

Meta




Nombre del indicador: MPA1.P1 -04 SENSIBILIZACION Y/O CAPACITACION EN EL EJE DE SYSO

Análisis: se realizó capacitación en fundamentos syso capacitación programada por parte de la sede nacional con capacitador del SENA, convocados 30 y participantes 25.

Punto crítico: La sede es la que programa las capacitaciones.








0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%


MPA1-P1-01 Porcentaje colaboradores participantes en actividades SYSO

Meta




Nombre del indicador: MPA1-P1-05 Colaboradores capacitados en el Eje de Seguridad de la Información.

Análisis: Para la Vigencia 2013, se capacitaron 63 colaboradores generando un cumplimiento del 1544% de avance respecto a la meta establecida de 3.4% del total de colaborares programados, principalmente se desarrolló capacitaciones de uso y manejo de office 365, seguridad de la información y manejo uso de herramientas informáticas.

Punto crítico: Dificultad para obtener la información de las capacitaciones, puesto que el indicador es ejecutado por el nivel nacional.








0%

10%

20%

30%

40%

50%

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70%


MPA1-P1-04 Colaboradores capacitados en el Eje de SYSO

Meta




Nombre del indicador: MPA1-P1-06. Colaboradores capacitados en el Sistema Integral de Gestión (SIGE).

Análisis: Para la Vigencia 2013, se capacitaron 14 colaboradores cuyo cumplimiento fue 208% de avance respecto a la meta establecida de 5.6% del total de colaborares programados, capacitaciones al sistema integral de gestión que son realizadas por la sede Nacional los cual no permite determinar los niveles de satisfacción de las misma.









0%

10%

20%

30%

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60%


MPA1-P1-05 Colaboradores capacitados en el Eje de Seguridad de la Información

Meta

0%

5%

10%

15%


MPA1-P1-06 Colaboradores capacitados en el Sistema Integrado de Gestion (SIGE)

Meta




Nombre del indicador: MPA1-P1-07. Colaboradores capacitados en el Eje Ambiental.

Análisis: Para la Vigencia 2013, se capacitaron a 34 colaboradores nos genera un cumplimiento del 407% de avance respecto a la meta establecida de 6.8% del total de colaborares programados, desde la Regional sean hecho socializaciones y sensibilizaciones en gestión de residuos sólidos y las guías de mejores prácticas ambientales. Puesto que principalmente la capacitación son programas por la sede nacional.


Mes numerador denominador Meta % de avance Valoración







Nombre del indicador: MPA1.P1-9 Eficacia de la Capacitación.

Análisis: En el mes de diciembre no se realizó capacitaciones programas por Gestión Humana de la regional, en el presente indicador se evalúa la eficiencia de las capacitaciones del nivel nacional y de la regional, Gestión humana regional reporto las evaluaciones referente a la capacitación del mes de Noviembre a la Sede Nacional y a su vez estos, las tabulan y calculanla efectividad de la misma.

Punto(s) Crítico(s): Ninguno.



Agosto 0 0 80% 78% ADECUADO




Diciembre 0 0 80% 79% ADECUADO

0%

5%

10%

15%

20%

25%

30%


MPA1-P1-07 Colaboradores capacitados en el Eje Ambiental

Meta




Nombre del indicador: MPA1.P1-10 DISMINUCION DE LA FRECUENCIA DE ACCIDENTES DE TRABAJO.

Análisis: Para el corte del año anterior y de este año no ocurrieron accidentes de trabajo. ACCIONES A IMPLEMENTAR, se realizó capacitación al Copaso en investigación de accidentes, se identificaron los peligros a los que están expuestos los colaboradores por medio de la matriz de riesgos.

Punto(s) Crítico(s): El no reporte de accidentes de trabajo.





74%

75%

76%

77%

78%

79%

80%

81%

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83%


MPA1-P1-09 Eficacia de la Capacitación

Meta

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

Octubre Noviembre Diciembre

MPA1-P1-10 Investigación de Accidentes de trabajo

Meta




6.GESTIONADMINISTRATIVA

Nombre del indicador: MPA1-P5-07 Organización de Archivos de Gestión.

Análisis: A diciembre del 2013, de dio cumplimiento al 100% de la meta establecida en el 2013 de 84 M en la organización de archivos de gestión, mediante actas de reunión se brindó la orientación a los servidores públicos y contratistas de la Regional y centros zonales, sobre los procesos técnicos archivísticos a los archivos de gestión de cada dependencia.

Punto crítico: Ninguno.

Mes Numerador denominador Meta % de avance Valoración







Nombre del indicador: MPA1-P5-01 Nivel de cumplimiento estándar de consumo de agua.

Análisis: El incremento en el consumo de agua, se debe a que en el municipio de Yopal, desde hace 2 años no se cuenta con un sistema de suministro de agua potable por red, debido a un grave daño en la infraestructura de la planta de tratamiento de agua pótale. Por tal razón en todo el municipio se maneja un programa de racionamiento del preciado líquido, sectorizando el municipio por días de abastecimiento. Es por esto, que en los días que se suministra el recurso natural ya mencionado, se debe recolectar en gran proporción para almacenar, al igual que se aprovecha para realizar jornadas de aseo; y además cuando llega el agua por red, esta llega a altas presiones reportando un mayor consumo en los medidores del agua.

Punto(s) Crítico(s): Nos encontramos en estado crítico debido a que la Sede Nacional disminuyo el estándar autorizado para este trimestre quedando deficitario.

0%

20%

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120%


MPA1-P5-07 Organización de Archivos de Gestión

Meta




Mes numerador denominador Meta % de avance Valoración

Julio 382 454 100% 84% OPTIMO






Nombre del indicador: Nivel de cumplimiento estándar de consumo del recurso energético.

Análisis: Para este trimestre, se recomienda analizar los estados de consumo, dado a que se están disminuyendo los entandares autorizados, lo cual nos sitúa en estado crítico. Al mes de diciembre se encontró un incremento significativo, en el consumo de energía, que se asocia a la temporada de verano que se presentaba en la región, donde se alcanzaron temperaturas aproximadas de 40°C. Esta oleada de calor obligo, a manejar consecutivamente el uso de los aires acondicionados y añadido a esto, se manejaron horarios adicionales de trabajo, horarios laborales después de las 5:00 pm, e incluso los días sábados.

Punto(s) Crítico(s): Nos encontramos en estado crítico debido a que la Sede Nacional disminuyo el estándar autorizado para este trimestre quedando deficitario, esto se debe a inconvenientes presentados en el pago de facturación del centro zonal de Villanueva donde no se efectuó los pagos de Enero a Agosto del 2013, lo que ocasionó un sobre costo en la facturación del mes de septiembre donde se reportó el consumo del mes más los meses represados.


Julio 32.376 38.129 100% 85% OPTIMO

Agosto 32.376 38.129 100% 85% OPTIMO

Septiembre 33.060 33.894 100% 98% ADECUADO

Octubre 33.060 33.894 100% 98% ADECUADO

Noviembre 33.060 33.894 100% 98% ADECUADO

Diciembre 38.534 33.894 100% 114% CRITICO

0%

50%

100%

150%

200%


MPA1-P5-01 Nivel de cumplimiento estándar de consumo de agua

Meta




Nombre del indicador: Ejecución presupuestal de gestión ambiental.

Análisis: El estado de indicar obedece principalmente por la demora en los reportes de ejecución de los contratos cuyos objetos responden a la necesidad de indicador puesto que principalmente se proyectaron para mantenimiento de infraestructura (arreglo de goteras, arreglo de unidades sanitarias y llaves con fugas), y se hizo la adecuación de un cuarto para el almacenamiento de sustancias químicas. En Total de invirtieron 91.381.520 discriminados de la siguiente forma: Transformador 17.449.080, Ferretería 14.99.650, Fumigación 3.420.000, Infraestructura 38.308.710, Mantenimiento Aires Acondicionados 15.703.200 y Mantenimiento Planta Eléctrica 1.508.880.

Punto(s) Crítico(s): No se reportó la información en su momento.


Julio 6.501.600 70.000.000 100% 9% CRITICO

Agosto 6.501.600 70.000.000 100% 9% CRITICO

Septiembre 21.378.600 65.000.000 100% 33% EN RIESGO



Diciembre 36.160.480 65.000.000 100% 56% EN RIESGO

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%


MPA1-P5-02 Nivel de cumplimiento estándar de consumo del recurso energético.

Meta




Nombre del indicador: Ejecución de Planes de Gestión Ambiental.

Análisis: Del mes de agosto a noviembre se reportó estado crítico, debido a que no se realizó ningún reporte de la ejecución del plan de gestión ambiental, al corte del 31 de Diciembre se cumplió con todos los ítems del plan de Gestión Ambiental, como consta en el cronograma de ejecución de dicho plan, ubicándonos en estado óptimo.

Punto(s) Crítico(s): Ninguno

Mes numerador denominador Meta % de avance

Valoración







0%

50%

100%

150%


MPA1-P5-09 Ejecución presupuestal de gestión ambiental

Meta

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%


MPA1-P5-10 Ejecución de Planes de Gestion Ambiental

Meta




7.GESTIÓN TECNOLOGICA

Desempeño del Proceso

Resultados indicadores de gestión:

MPA6-03 Número de Incidentes de seguridad atendidos oportunamente

Medir el número de incidentes que son de seguridad de la información y que puedan afectar

alguno o los tres pilares, confidencialidad, integridad y/o disponibilidad y fueron atendidos por el

área de seguridad y registrados en la herramienta BMC.

Meta: 100% Frecuencia: Mensual






Análisis: Del total de casos reportados por los usuarios y documentados mediante la herramienta

BMC remedy, se categorizaron tres como incidentes de seguridad. Estos incidentes hacen

referencia a indisponibilidad del servicio de correo electrónico, correo spam y la indisponibilidad

del servicio de internet. La meta proyectada de cumplimiento es del 100% la cual se cumplió para

el año 2013.

MPA6-01 Aplicación de las Herramientas Informáticas en el ICBF

Medir el número de herramientas informáticas existentes en el ICBF y el nivel de utilización por

parte de los colaboradores.

Meta: 80% Frecuencia: Trimestral

Mes numerador denominador META Avance Valoración

Junio 26.437 38.688 80% 68%

EN RIESGO

Septiembre 10.757 14.688 80% 73%

EN RIESGO

Diciembre 20.896 23.680 80% 88% OPTIMO

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

140%

160%

Agosto Octubre Noviembre Diciembre

Meta




Análisis: La meta del indicador es que por lo menos 4 de 5 herramientas monitoreadas sean

utilizados por el total de usuarios creados en cada aplicativo. Se observó una tendencia por

debajo de la meta con riesgo de incumplimiento en el primer y segundo trimestre del 2013. La

herramienta con cero de participación de 4 usuarios creados es el SIJA Sistema de Información

Jurídico Administrativa, seguida por el SIM con 20 usuarios en promedio por trimestre. En el

último trimestre de 2013 el área de Sistemas realizó seguimiento al acceso de las herramientas

haciendo especial énfasis en el aplicativo SIM, depurando aquellos usuarios que no ingresaban a

la herramienta logrando cumplir con la meta establecida para el indicador en el tercer trimestre de

2013 con un resultado óptimo en su valoración.

MACROPROCESOS DE EVALUACIÓN

EVALUACION, MONITOREO Y CONTROL DE LA GESTIÓN

Mes Numerador Denominador Meta Avance Valoración

Octubre 100% 24% CRITICO

Noviembre 100% 24% CRITICO

Diciembre 100% 83% ADECUADO

0%

20%

40%

60%

80%

100%

Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre

META




La regional elaboró el plan de mejora en el mes de septiembre y se reporta mes vencido avances a la oficina de control interno. Se evidencia diferencia entre la fórmula establecida en la hoja de vida del indicador y la medición que realiza control interno, dado que la formula indica que se mide el total de procesos con seguimiento del plan de mejoramiento/total de procesos con plan *100; y el indicador está midiendo las actividades cumplidas oportunamente. En los meses de octubre y noviembre se presentó incumplimiento de actividades de Almacén, GET de jurídica, más las actividades sin cumplimiento en diciembre. Las actividades vencidas con corte a diciembre del plan que afectan la calificación son las siguientes: 1. Hallazgo 74. Registro SIM de los usuarios de hogares sustitutos para generar planilla de cobro, la dirección de protección indica que continúe realizando liquidación en las planillas de pago manuales con el fin de evitar afectaciones en el cumplimiento de los pagos. Se solicitó a Control Interno en el mes de febrero de 2014 eliminación de la actividad de acuerdo a la indicación de la Dirección de Protección, pendiente respuesta. 2. Hallazgo 81. Identificar que operadores tienen vinculado personal en contratos de prestación de servicios de acuerdo a informes de cuentas. Enviar oficio a operadores el tipo de vinculación de personal con base en la ley laboral, de acuerdo a la unidad de medida de la actividad oficio, envió el CZ Paz de Ariporo. CZ Yopal reporta comité pero la unidad de medida establecida en el plan es oficio. Sin reporte de CZ Villanueva. (con corte a febrero continua la situación) 3. hallazgo 104. Realizar visitas a unidades de servicio de CDI que no cuentan con diagnóstico de infraestructura. Realizar gestiones pendientes con entes territoriales de las infraestructuras que

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%


MPEV1-P2-05 % de Procesos y Regionales con Seguimiento a Plan de Mejoramiento

Meta




no cumplen el lineamiento. Sin reporte de avance del CZ Villanueva. (con corte a febrero continua la situación) 4. Hallazgo 104. Solicitar la implementación del control de insumos y productos a operadores (excepto alimentos). Sin reporte de avance de CZ Yopal y Villanueva. (con corte a febrero continua la situación) 5. Hallazgo 134. Enviar oficio a operadores indicando los requisitos que se deben tener en cuenta para aceptar a los practicantes del SENA. Y solicitar la legalización de las condiciones de practicantes. Sin reporte del CZ Villanueva.(con corte a febrero continua la situación) 6. Hallazgo 176. Enviar memorando al grupo de infraestructura con copia al grupo de gestión de bienes solicitando soportes del costo histórico para el registro de inmuebles. Solicitud al nivel nacional de cambio de la guía de bienes sobre la legalización de obras que a medida que se vayan terminando se vayan legalizando y no al finalizar el contrato nacional. Sin cumplir en diciembre. 7. Hallazgo 212. Socialización de la guía de elaboración de estudio de mercado, no se realizó en mes de diciembre pero si en el mes de enero. PUNTOS CRITICOS 1. Cumplimiento oportuno de las actividades del plan de mejoramiento 2. Falta de reporte oportuno al grupo de Planeación y Sistemas de los avances mensuales

4. Desempeño Ambiental

4.1 Desempeño de los Macroproceso/procesos:

MACRO PROCESOS DE APOYO

GESTION ADMINISTRATIVA Resultados de Indicadores por Macroproceso/proceso (Período Evaluado): julio-Diciembre 2013.

Nombre del indicador: Nivel de cumplimiento estándar de consumo de agua.

Análisis: El incremento en el consumo de agua, se debe a que en el municipio de Yopal, desde hace 2 años no se cuenta con un sistema de suministro de agua potable por red, debido a un grave daño en la infraestructura de la planta de tratamiento de agua pótale. Por tal razón en todo el municipio se maneja un programa de racionamiento del preciado líquido, sectorizando el municipio por días de abastecimiento. Es por esto, que en los días que se suministra el recurso natural ya mencionado, se debe recolectar en gran proporción para almacenar, al igual que se aprovecha para realizar jornadas de aseo; y además cuando llega el agua por red, esta llega a altas presiones reportando un mayor consumo en los medidores del agua.

Punto(s) Crítico(s): Nos encontramos en estado crítico debido a que la Sede Nacional disminuyo el estándar autorizado para este trimestre quedando deficitario.


Valoración

Julio 382 454 100% 84% OPTIMO









Nombre del indicador: Nivel de cumplimiento estándar de consumo del recurso energético.

Análisis: Para este trimestre, se recomienda analizar los estados de consumo, dado a que se están disminuyendo los entandares autorizados, lo cual nos sitúa en estado crítico. Al mes de diciembre se encontró un incremento significativo, en el consumo de energía, que se asocia a la temporada de verano que se presentaba en la región, donde se alcanzaron temperaturas aproximadas de 40°C. Esta oleada de calor obligo, a manejar consecutivamente el uso de los aires acondicionados y añadido a esto, se manejaron horarios adicionales de trabajo, horarios laborales después de las 5:00 pm, e incluso los días sábados.

Punto(s) Crítico(s): Nos encontramos en estado crítico debido a que la Sede Nacional disminuyo el estándar autorizado para este trimestre quedando deficitario, esto se debe a inconvenientes presentados en el pago de facturación del centro zonal de Villanueva donde no se efectuó los pagos de Enero a Agosto del 2013, lo que ocasionó un sobre costo en la facturación del mes de septiembre donde se reportó el consumo del mes más los meses represados.


Julio 32.376 38.129 100% 85% OPTIMO

Agosto 32.376 38.129 100% 85% OPTIMO

Septiembre 33.060 33.894 100% 98% ADECUADO

Octubre 33.060 33.894 100% 98% ADECUADO

Noviembre 33.060 33.894 100% 98% ADECUADO

Diciembre 38.534 33.894 100% 114% CRITICO

0%

50%

100%

150%

200%


MPA1-P5-01 Nivel de cumplimiento estándar de consumo de agua

Meta




Nombre del indicador: Ejecución presupuestal de gestión ambiental.

Análisis: Aunque no existe un rubro determinado para este concepto, en el mes de diciembre del rubro de construcciones, se invirtió en el arreglo y mantenimiento de infraestructura (arreglo de goteras, arreglo de unidades sanitarias y llaves con fugas), y se hizo la adecuación de un cuarto para el almacenamiento de sustancias químicas.

Punto(s) Crítico(s): No existe rubro por este concepto.


Julio 6.501.600 70.000.000 100% 9% CRITICO

Agosto 6.501.600 70.000.000 100% 9% CRITICO

Septiembre 21.378.600 65.000.000 100% 33% EN RIESGO



Diciembre 36.160.480 65.000.000 100% 56% EN RIESGO

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%


MPA1-P5-02 Nivel de cumplimiento estándar de consumo del recurso energético.

Meta




Nombre del indicador: Ejecución de Planes de Gestión Ambiental.

Análisis: Del mes de agosto a noviembre se reportó estado crítico, debido a que no se realizó ningún reporte de la ejecución del plan de gestión ambiental, al corte del 31 de Diciembre se cumplió con todos los ítems del plan de Gestión Ambiental, como consta en el cronograma de ejecución de dicho plan, ubicándonos en estado óptimo.

Punto(s) Crítico(s): Ninguno


Valoración







0%

50%

100%

150%


MPA1-P5-09 Ejecución presupuestal de gestión ambiental

Meta

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%


MPA1-P5-10 Ejecución de Planes de Gestion Ambiental

Meta




0

20

40

60

80

100

120

ABIERTAS CERRADAS VENCIDAS

3 0 1

100

0

33

GESTIÓN DE CONTRATACIÓN 2do SEMESTRE 2013

PORCENTAJE

CANTIDAD

Resultados de Indicadores por Macroproceso/proceso (Período Evaluado):

Nombre del indicador

Análisis



5.1 Acciones Correctivas

MACRO PROCESO DE APOYO

GESTION FINANCIERA Resultados comparativos con el periodo anterior: En el periodo anterior no se levantaron acciones correctivas, en este segundo semestre se generó por parte de la visita de la Auditoría Interna dos Acciones Correctivas del proceso de Gestión Financiera. Del segundo semestre del 2012 se tiene la AC # 1164, dicha acción correctiva se ha reformulado dos veces: una en el año 2013 y la otra en el 2014, se le ha realizado tres análisis de causas y aún se encuentra en estado abierta porque no se ha controlado efectivamente el problema origen.

GESTION DE CONTRATACIÓN

Gestion de Contratación

Abiertas 3 cerradas 0 vencidas 1




0

20

40

60

80

100

120


1 0 0

100

0 0

GESTIÓN JURIDICA 2do SEMESTRE 2013

PORCENTAJE

CANTIDAD

Se presenta un aumento de dos (02) en las abiertas

GESTION JURÍDICA

Abiertas 1 cerradas 0 vencidas 0


5.2 Acciones Preventivas

Graficar por macroproceso/proceso el total de Acciones Preventivas describiendo el número y (%) de acciones cerradas, abiertas y vencidas por Macroproceso/proceso y por fuente. La fuente de Información Isolucion.

MACRO PROCESO DE APOYO

GESTION FINANCIERA - Resultados comparativos con el periodo anterior: En este semestre no se han generado acciones preventivas, como tampoco nos han levantado al proceso de gestión financiera

GESTION JURÍDICA

NO HAY




GESTION DE CONTRATACIÓN

NO HAY

5.3 No Conformidad del Sistema:

Graficar por macroproceso/proceso el total de NCS describiendo el número y (%) de NCS cerradas y abiertas por Macroproceso/proceso. La fuente de Información Isolucion.

MACRO PROCESOS DE APÓYO

GESTION FINANCIERA

- Resultados comparativos con el periodo anterior: En este semestre no se generaron NCS, comparado con el semestre anterior se generaron 2 NCS, no se levantaron NCS, por falta de tiempo y porque al abrir NCS es un desgaste administrativo estar detrás de las personas para que la gestionen y la cierren. Las dos NCS generadas en el semestre anterior se cerraron en este semestre. En este segundo semestre nos levantaron una NCS por envío de informes de valija, la cual ya se gestionó la solución, se subieron las evidencias y a la fecha se encuentra cerrada.

GESTION JURIDICA

- Resultados comparativos con el periodo anterior: ABIERTAS 0 EN PRIMER SEMESTRE CERRADAS 0

0

20

40

60

80

100


2 0 0

100

0 0

GESTIÓN JURIDICA 2do SEMESTRE 2013

CANTIDAD

PORCENTAJE




GESTION ADMINISTRATIVA

No conformidades del sistema, afectando los procesos de Gestión Jurídica (1) N° 3062 a Grimaldo Malaver por equivocación en el reporte del objeto en el secop cuyo resultado llevo a declarar desierta el proceso contractual, sin gestión o asignación de actividades y Gestión Administrativa (1) N° 2082 a Yenny Grisela Rincon Serna por no radicar acta de devolución de inventarios asignados a contratistas al grupo administrativo, con cuatro actividades de las cuales se presenta tan solo una con gestión.

No Conformidades del sistema Generadas al Grupo Administrativo

Abiertas 6

Cerradas 1

Total 7

Procesos N° NCS

Gestión Administrativa 3

No Conformidades del sistema Solicitadas

Abiertas Cerradas

86%

14%

No Conformidades del sistema Generadas al Grupo

Administrativo

Abiertas

Cerradas




Evaluación y monitoreo de la gestión 1

Abastecimiento 1

Mejoramiento continuo 1 Al segundo semestre del 2013, se presentan dos NCS del 2012 incluidas en el presente reporte, el 100% de las NCS cuentan con actividades asignadas en gestión y en algunos casos sin evidencias cargadas que permitan evaluar el cierre de las mismas.

6. Requisitos legales Ambiental y SYSO

Normatividad Requisito no cumplido Descripción de no

cumplimiento

Resolución 2400 de 1979

Artículo 231: Los sistemas de alarmas para los conatos de incendio, como medida de seguridad y actuación rápida para extinguir el fuego, deberán reunir los siguientes requisitos: a) Deberán trasmitir señales dignas de confianza. b) Las señales deberán llegar a las personas capacitadas para que respondan a ellas. c) Deberán llamar inmediatamente la atención "fuego" en forma inequívoca. d) Deberán indicar el lugar del incendio. e) Los medios para trasmitir la alarma deberán ser accesibles y muy simples, no dando ocasión a demoras o errores, por parte de la persona encargada. f) La alarma será fuerte para que los ocupantes del edificio o local de trabajo, etc. queden advertidos. Artículo 232: Las alarmas de incendio que se empleen, a excepción de otros sistemas más técnicos y modernos, serán de tipo manual y de tipo automático.

Resolución 2400 de 1979 Artículo 231 y 232: solicitar con oficio a la sede envié los sistemas de alarmas para los conatos de incendio.


Artículo 7°. Información básica requerida para realizar las evaluaciones médicas ocupacionales. Para realizar las evaluaciones médicas ocupacionales, el empleador deberá suministrar la siguiente información básica: 1. Indicadores epidemiológicos sobre el comportamiento del factor de riesgo y condiciones de salud de los

Resolución 2346 de 2007 Artículo 7°.Realizar y estructurar información de Indicadores epidemiológicos de salud de los trabajadores, en relación con su exposición




trabajadores, en relación con su exposición. 2. Estudios de higiene industrial específicos, sobre los correspondientes factores de riesgo. 3. Indicadores biológicos específicos con respecto al factor de riesgo.


Artículo 7°. Factores psicosociales extra laborales que deben evaluar los empleadores. Los empleadores deben contar como mínimo con la siguiente información sobre los factores extra laborales de sus trabajadores: a) Utilización del tiempo libre: Hace referencia a las actividades realizadas por los trabajadores fuera del trabajo, en particular, oficios domésticos, recreación, deporte, educación y otros trabajos. b) Tiempo de desplazamiento y medio de transporte utilizado para ir de la casa al trabajo y viceversa........... Artículo 8°. Factores psicosociales individuales que deben ser identificados y evaluados por el empleador. Los empleadores deben contar, como mínimo, con la siguiente información sobre los factores psicosociales individuales de sus trabajadores: a) Información socio demográfica actualizada anualmente y discriminada de acuerdo al número de trabajadores. Esta información debe incluir datos sobre: sexo, edad, escolaridad, convivencia en pareja, número de personas a cargo, ocupación, área de trabajo, cargo, tiempo de antigüedad en el cargo. b) Características de personalidad y estilos de afrontamiento mediante instrumentos psicométricos y clínicos aplicados por expertos.

Resolución 2646 de 2008 Artículo 7, Artículo 8. Realizar y estructurar información extra laboral de los colaboradores.


Artículo 3. OBLIGACIONES DE EMPLEADORES. Todo empleador que tenga trabajadores que realicen tareas de trabajo en altura debe: 1. Incluir en el programa de salud ocupacional, los procedimientos, elementos y disposiciones establecidas en la presente resolución. 2. Implementar el Programa de

Resolución 3673 de 2008 Artículo 3, Artículo 6, Artículo 14 Solicitar a nivel nacional.




Protección contra Caídas de conformidad con la presente resolución, las medidas necesarias para la identificación, evaluación y control de los riesgos asociados al trabajo en alturas.....


ARTÍCULO 2. Adiciónese el siguiente parágrafo al artículo 6° de la Resolución 003673 de 2008: "Parágrafo: Es responsabilidad del empleador, empresa, contratista o subcontratista, según el caso, capacitar a la persona que realiza el trabajo en alturas a través del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA o de la persona o entidad autorizada por éste, conforme lo dispone la presente resolución.

Resolución 736 de 2009 Artículo 2 Solicitar a nivel nacional.


Artículo 3º. Obligaciones del empleador. Todo empleador que tenga trabajadores que realicen tareas de trabajo en alturas con riesgo de caídas como mínimo debe: 1. Realizar las evaluaciones médicas ocupacionales y el manejo y contenido de las historias clínicas ocupacionales conforme a lo establecido en las Resoluciones 2346 de 2007 y 1918 de 2009 expedidas por el Ministerio de la Protección Social o las normas que las modifiquen, sustituyan o adicionen. 2. Incluir en el programa de salud ocupacional denominado actualmente Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), el programa de protección contra caídas de conformidad con la presente resolución, así como las medidas necesarias para la identificación, evaluación y control de los riesgos asociados al trabajo en alturas, a nivel individual por empresa o de manera colectiva para empresas que trabajen en la misma obra; Artículo 7º. Contenido. El programa debe contener medidas de prevención y protección contra caída de alturas y debe hacer parte de las medidas de seguridad del Programa de Salud Ocupacional que de ahora en adelante se llamará Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).

Resolución 1409 de 2012 Artículo 3º Artículo 7 Artículo 9 Artículo 10 Artículo 11 Solicitar a nivel nacional.




Artículo 9º. Capacitación o certificación de la competencia laboral de trabajadores que realicen trabajo en alturas. Todos los trabajadores que laboren en las condiciones de riesgo que establece el artículo 1° de la presente resolución deben tener su respectivo certificado para trabajo seguro en alturas, el cual podrán obtener mediante capacitación o por certificación en la competencia laboral. Artículo 10. Personas objeto de la capacitación. Se deben capacitar en trabajo seguro en alturas: 1. Jefes de área que tomen decisiones administrativas en relación con la aplicación de este reglamento en empresas en las que se haya identificado como prioritario el riesgo de caída por trabajo en altura; 2. Trabajadores que realizan trabajo en alturas; 3. Coordinador de trabajo en alturas; 4. Entrenador en trabajo seguro en alturas; y, 5. Aprendices de formación titulada de las instituciones de formación para el trabajo, que ofrezcan programas en los que en su práctica o vida laboral pueda existir el riesgo de caída en alturas, deben ser formados y certificados en el nivel avanzado de trabajo seguro en alturas por la misma institución. Artículo 11. Contenidos de los programas de capacitación. Los programas de capacitación en protección contra caídas para trabajo seguro en alturas hacen parte de la capacitación para la seguridad industrial, por lo tanto se regirán por las normas establecidas en el Ministerio del Trabajo.

7. Acciones de seguimiento de revisiones anteriores por la Dirección




MACROPROCESOS ESTRATEGICOS / MEJORAMIENTO CONTINUO

ESTABLECIDOS CUMPLIDOS PENDIENTES

30/06/2013 15 9 6

31/12/2012 52 45 7

30/08/2012 26 21 5

31/12/2011 37 36 1

31/12/2010 1 1 0

TOTAL COMPROMISOS 131 112 19

COMPROMISOS REVISION

POR DIRECCION

NUMERO DE COMPROMISOS

Se formularon 131 compromisos de los cuales a la fecha se

han cumplido 112 y 19 quedaron pendientes con corte a

30/06/2013.




Descripción Compromiso Acciones Adelantadas

Fecha del compromiso

Dificultades Responsable (Cargo)

Presentar avances de las acciones de mejora y realizar análisis en comité estratégico. RXD 30/6/2013

31 de Enero de 2014

Responsables de las acciones de mejora

Reportar a través de los Promotores EPICO avances del cumplimiento a los controles a Planeación y Sistemas, mensualmente. RXD 30/6/2013

CZP: Se hace reporte mensual de matrices de información y demás informes. PROFESIONAL EPICO: Para el 07 de Octubre se solicito reporte de avances de la Matriz de Riesgos de Gestión de Comunicaciones, se reportaron avances de las Matrices de los Macro procesos de Mejoramiento Continuo - Direccionamiento Estratégico - Evaluación y Monitoreo de la Gestión. Del Proceso de Gestión de Comunicaciones no se han reportado avances de los controles.

31 de Enero de 2014

Promotores EPICO de Grupos y Centros Zonales

MACROPROCESOS MISIONALES / GESTION PARA LA NUTRICIÓN

Descripción Compromiso

Acciones Adelantadas






En reuniones COVE revisar el diagnostico nutricional en un municipio de cada centro zonal.RXD con corte a 30/8/2012

No se cuenta con aplicativo para el seguimiento nutricional, a la espera de indicaciones por parte del nivel nacional

30/12/2012 Nutricionistas Centros zonales

GESTION PARA LA PROTECCION / GESTION DE RESTABLECIMIENTO DE DERECHOS

Descripción Compromiso Acciones Adelantadas



En comités consultivos zonales se realice revisión de las visitas a hogares sustitutos mensuales.

Mensualmente

Coordinadoras de Centros Zonales

Fijar política de estímulos con defensores de familia para incentivar el registro en SIM y reuniones con los defensores de Familia a nivel de la regional.

Coordinadora de Asistencia Técnica

GESTION PARA LA PROTECCION / GESTIÓN DE RESPONSABILIDAD PENAL


Acciones Adelantadas Fecha del compromiso


Reportar en matriz las actas de comité PARD por parte de responsable de centro zonal al GAT..RXD con corte a 30/8/2012

ASISTENCIA TECNICA: A LA FECHA NINGUNO DE LOS 3 CZ HAN REPORTADO FECHAS NI Nos DE ACTAS DE COMITÉ ZONALES. CZV: Durante el mes de enero se enviara al grupo de asistencia técnica la matriz de las actas de comité PARD

16/11/2012 Coordinadores Centros Zonales




CZP: Envío la matriz de los meses en el día 5/2/2013 y feb-marzo el día 5/4/2013, se reporto el 05 de nov comités a GAT CZY: mediante correo electrónico de fecha 9 de abril de 2013

MACROPROCESOS DE APOYO / GESTION ADMINISTRATIVA


Acciones Adelantadas Fecha compromiso


Asignar un responsable para unidad de correspondencia y responsable de comunicaciones. RXD 31/12/2012

La directora propone que se asignen funciones de la unidad de correspondencia regional al servidor publico Felipe secretario de dirección. La coordinadora del Centro Zonal solicita que la persona del 472 apoye realizando el patinaje de entrega de correspondencia en las oficinas del Centro Zonal. Se aprueba que Felipe sea el nuevo responsable de la unidad de correspondencia regional y que la persona de 472 entregue correspondencia en las oficinas de la regional y en el CZ Yopal a partir del 1 de junio, hasta que el nivel nacional envíe el apoyo de la unidad de correspondencia de acuerdo al nuevo proyecto del nivel nacional.

30/03/13 Falta de Personal




Enviar oficio a la empresa de vigilancia con las indicaciones (requisitos e instrucciones) para el acceso a las instalaciones de los usuarios. RXD 30/6/2013

06/09/13

Enviar un listado de necesidades de productos de aseo del Centro Zonal Paz de Aríporo, con este listado Administrativa hace el requerimiento. Coordinador Administrativo 15 DE Septiembre de 2013. RXD 30/6/2013

Compromiso debe ser responsabilidad del Centro Zonal Paz de Ariporo.

15/09/13

Realizar las inspecciones de las oficinas sin canecas para separación en la fuente para incluir en el contrato de los recursos de recurso de mejoramiento. RXD 30/6/2013

No es claro el compromiso.

15/09/13

GESTION DE SOPORTE / GESTION CONTRATACION





Entregar documentación de contratos por liquidar. RXD 31/12/2012

18/03/2013

Supervisores de contratos

Liquidar unilateralmente con acto administrativo los

30/03/2013

Imposibilidad de conseguir a los contratistas y rotación en las

Coordinador Jurídico




contratos de 2009, dejando que se liquida con los soportes que se encuentran en el contrato. RXD 31/12/2012

coordinaciones zonales.

Reportar a control interno disciplinario los contratos de 2009 que perdieron competencia. RXD 31/12/2012

18/03/2013

Coordinador Jurídico

MACROPROCESO DE APOYO / GESTION SERVICIO Y ATENCION


Acciones Adelantadas Fecha del compromiso


Actualizar las peticiones por cada Servidor Público y profesionales contratados (reportar en el análisis las peticiones por cada SP). RXD con corte 30/8/2012

Teniendo en cuenta que se realizó análisis de la peticiones sin gestión del Periodo 01/01/2009 – 30/04/2013 se decidió "Realizar cronograma jornada para actualizar el registro en SIM de las peticiones en los casos de pocas peticiones acompañamiento por Lync y en los casos de elevado numero de peticiones acompañamiento presencial por parte del responsable del proceso regional previa concertación con los profesionales".

A partir de Noviembre de 2012

Responsable de Atención y Servicio Regional

Realizar gestión a reclamos vencidos: 33308218, 1758520504, 33308350, 33308753, 33308698, 33308712, 33201187, 33307957, 33308845, 1758545676, 1758520173 Y 33308633.RXD con corte 30/8/2012

26 de octubre de 2012

33308350- Se envió nuevamente correo de seguimiento el día miércoles 03/04/2013 7:51, sin obtener respuesta a la fecha. 33308712- Se envió nuevamente correo de seguimiento el día miércoles

Profesionales responsables




03/04/2013 7:51, sin obtener respuesta a la fecha.






De las 335 denuncias vencidas de periodos anteriores, se enviara archivo a los servidores públicos encargados de revisarlas y realizar gestión. RXD con corte 30/8/2012


30 de noviembre de 2012

Como responsable de macro proceso regional, no cuento con listado de peticiones las cuales se evidencia registro de actuaciones. Responsable de macro proceso anterior no realiza entrega de listado. se exporta nuevo reporte de

Profesionales responsables

Indagar qué acciones se han adelantado en la gestión de quejas y reclamos para la próxima revisión por dirección.

Próxima revisión por dirección

Coordinadores CZ responsables atención al ciudadano CZ y regional




RXD con corte a 31/12/2011






Verificar cierre las peticiones abiertas: sugerencias: 2 de administrativa, 2 de Villanueva, quejas 1 de Yopal y 1 regional, reclamos: 1 regional, 7 cz Yopal .RXD 31/12/2012


08/03/2013 Como responsable de macro proceso regional, no cuento con listado de peticiones las cuales se evidencia registro de actuaciones. Responsable de macro proceso anterior no realiza entrega de listado. se exporta nuevo reporte de

Coordinadores de grupo y cz




Implementación de jornadas de trabajo con cada uno de los Centros Zonales a los cuales ya se les envió el memorando con las peticiones pendientes de registro de actuaciones. RXD 30/6/2013

30 de Noviembre de 2013

Responsable Servicio de Atención Regional

8. Cambios que podrían afectar el Sistema Integrado de Gestión

Macroproceso/proceso: GESTION FINANCIERA

Descripción del Cambio Efecto Positivo/Negativo

Posibles Acciones

Rotación de personal

Efecto negativo se da porque no hay continuidad en los procesos y se torna un desgaste administrativo por capacitaciones en procesos que demanda tiempo y se pierden por alta rotación del personal.

Nuevo Modelo Financiero

Positivo: Con el nuevo modelo financiero se simplifica los procesos. Negativo: Demoras en aprender y/o capacitarse para enfrentar el nuevo reto de cambio.

Macroproceso/proceso: Gestión de contratación y Gestión Jurídica


Posibles Acciones

Introducción de tecnología: Nuevo sistema de radicación correspondencia

Negativo: Mientas se implementó, porque atrasaba los procesos, al llegar las comunicaciones tarde, no se podían contestar en tiempo.

Introducción De Tecnología: Scanner De Red Y Alto Volumen De Trabajo HP Scanjet Enterprise 8500 Fn1

Positivo: Agilidad en comunicaciones de informes, ahorro de tiempo, ahorro de papel.




Reestructuración de personal. No se dio continuidad al supernumerario que apoyaba coactiva y el ejecutor asumió también las funciones de coordinador del grupo jurídico.

Negativo. Afectó el término de notificación de los mandamientos de pago y se estancó un poco la gestión coactiva en los meses de julio a septiembre. Posible acción: Gestión para contratar un técnico de apoyo para los meses de octubre diciembre. Positivo: Se logró la contratación del técnico desde el mes de octubre y mejoró actividad coactiva.

Ampliación de actividades: Solicitud por las dependencias de la sede nacional y por el mismo tema, de informes adicionales a los determinados en la valija, instrumento diseñado para la consulta.

Negativo: Incremento de labores que pueden evitarse, si consultaran las valijas directamente por quien necesita la información, ejemplo informes derivados del FUC que está dispuesto en la NAS para su consulta.

Cambios en la normatividad: No se han presentado

Macroproceso/proceso: Gestión Humana.


Posibles Acciones

1. Implementar programas de pausas activas con la guía de un líder responsable. 2. Capacitaciones sobre higiene postural. 3. Inspecciones puesto de trabajo.(ergonómico).

1. Coordinar con la ARl la metodología para realizar el análisis de todos y cada uno de los puestos de trabajo, para determinar la correcta postura, ubicación de sus elementos de trabajo y necesidades de adquisición de elementos como: Sillas ergonómicas, descansa pies, pad mouse, escritorios, bases para el teclado. Incluir registro fotográfico y descripción detallada de la cantidad de elementos necesarios en cada categoría y suministro de los elementos ergonómicos requeridos. 2. Nombrar un líder responsable de la implementación de un programa de pausas activas.

Archivadores y espacios insuficientes 1. Establecer charlas de escritorios limpios y jornadas de trabajo (5S) 2. Oficiar a las dependencias para envió de documentación para archivo.

9. Recomendaciones para la Mejora

Macroproceso/proceso Propuestas de Mejora Resultado esperado

Gestión de servicio y atención

Centro zonal Villanueva: Jornadas más cerca de la comunidad cada tres meses en días sábados. Propuesta regional a realizar jornada una vez al semestre.

Facilitar a la comunidad para que accedan a servicios en especial asignación de cupos en programas





Cronograma de trabajo con profesionales que posean gran número de peticiones sin registro de actuaciones.

Registros actualizados, adquisición de cultura de registro en el SIM


Reportar inconsistencias evidenciadas en Sistema de Información Misional – SIM y sus reportes a la dirección de servicio y atención.

Herramienta con reportes y funciones corregidas y confiables.


Continuidad de seguimiento por parte de responsables de servicio y atención regional y de centro zonal, de acuerdo a instructivo de seguimiento a inconsistencias.

Registros actualizados, adquisición de cultura de registro en el SIM

Gestión Financiera-SIIF NACION II

Desmonte del sistema financiero SIF ICBF antiguo

Reduce carga operativa y se acaba el cuadre de diferencias entre los dos sistemas.

Se controla un único sistema financiero.

Gestión de Contratación Reducción de trámites, ahorro de recursos, con él envió del contrato en magnético por correo electrónico a los supervisores.

Ahorro de papel, evita duplicidad de documentos, se motiva la implementación de la política presidencial de la circular 004 de 2012, de memos trámites menos papel.

Gestión de Contratación En tiempo de respuesta del Macroproceso/proceso, generar carpetas compartidas de la TRD vigente

Consulta directa por los profesionales del grupo.

Gestión de Contratación y Jurídica

Reducción de trámites, ahorro de recursos y tiempo de respuesta Hacer peticiones internas por el correo electrónico institucional y cuando sea necesario solo imprimir una copia del memorando y enviarlo en magnético.

Que se implemente el reparto de la correspondencia usando el aplicativo de la correspondencia.

SOPORTE/GESTIÒN HUMANA

Por parte de la dirección formar cultura de asistencia a las diferentes capacitaciones establecidas dentro del plan con positiva.

Todos los colaboradores se deben actualizar por competencias en las diferentes capacitaciones talleres y encuentros para tomar acciones dentro de un marco establecido.




10. Resultados de la gestión realizada sobre los riesgos para la entidad

Macroproceso/proceso: COORDINACIÓN Y ARTICULACIÓN DEL SISTEMA NACIONAL DE BIENESTAR FAMILIAR

Riesgos de mayor dificultad para su control o no controlados

Causas

No suficiente articulación de los actores del SNBF y la consiguiente no coordinación para la elaboración del Plan Nacional del Servicio Público de Bienestar Familiar. ALTA IMPORTANTE 8.

No existe una visión compartida colectivamente de la verdadera función y operación del Sistema Nacional de Bienestar Familiar. Falta claridad conceptual y unidad de criterio político y técnico con relación al propósito del Sistema Nacional de Bienestar Familiar - SNBF. Falta de comprensión del Sistema Nacional de Bienestar Familiar - SNBF y Servicio Público de Bienestar Familiar - SPBF y su funcionalidad tanto al interior del ICBF como de otros agentes del Sistema.

Macroproceso/proceso: Financiera


Causas

Perdida de Recurso Financiero. MODERADO Falta de tiempo para chequear y puntear las partidas débitos y crédito de los extractos bancarios.

Falta de seguimiento a las partidas conciliatorias reflejadas en conciliación bancaria.

Diferencias en la conciliación entre Contabilidad y las diferentes áreas a una fecha

de corte definida. MODERADO

Falta de disposición del personal que tiene que realizar conciliaciones con el área contable

Falta de trabajo en equipo y compromiso por parte de los responsable de las demás áreas jurídica, almacén, administrativa y gestión humana.

Macroproceso/proceso: Gestión Jurídica


Causas

Nombre del riesgo: Perdida de oportunidad en la recuperación de recursos para los programas misionales Cuáles son las consecuencias: Perdida de Oportunidad en la recuperación de recursos Como se ha dado cumplimiento al tratamiento definido: Mediante la elaboración de un inventario de Procesos Coactivos con

No efectuar la actualización permanente del inventario

No realizar la revisión permanente documental de los expedientes




permanente actualización, realizando revisión documental de expedientes activos

Macroproceso/proceso: Gestión de Contratación


Causas

Nombre del riesgo: Trafico de influencias Cuáles son las consecuencias: Perdida de objetividad y transparencia en la selección del contratista en los procesos de contratación Como se ha dado cumplimiento al tratamiento definido: Realizando socialización del estatuto anticorrupción y cumpliendo con transparencia las disposiciones legales para los procesos de selección.

Nombre del riesgo: Contrato sin cumplimiento de requisitos legales Cuáles son las consecuencias: Implicaciones legales Como se ha dado cumplimiento al tratamiento definido: Aplicando por parte de los profesionales del Grupo Jurídico la lista de chequeo en cada uno de los contratos a realizar, socializando las disposiciones legales vigentes para las diferentes clases de contratación

Que los profesionales no se encuentren actualizados en cuanto a normatividad de contratación se refiere.

Que no se realice la lista de chuequeo

Macroprocesos / proceso: Soporte Gestión Humana.


Causas

Rotación de personal. MODERADO 3. Vincular personal provisional - reestructuración Cambio de Gobierno y Directrices Riesgo psicosocial Suplir perfiles misionales con personal de contrato.

11. Vulnerabilidades o amenazas no tratadas adecuadamente en la valoración previa de riesgos SGSI

11.1 Informe de Vulnerabilidades

La valoración de riesgos realizada en septiembre de 2013 permitió que se plantearan acciones para su

tratamiento, sin embargo se detectaron algunas vulnerabilidades y amenazas que requieren ajustar las

acciones de tratamiento para la vigencia de 2014.




Vulnerabilidad Tipo de Vulnerabilidad Tratamiento a las vulnerabilidades

Falta de dispositivos de continuidad eléctrica (UPS-PLANTA ELÉCTRICA)

Infraestructura Física Identificado en las UPS de CZ Villanueva y Paz de Ariporo, por desgaste en baterías y elementos electrónicos constitutivos.

Coordinar con el líder de servicios de centro de cómputo para el suministro instalación, configuración y puesta en funcionamiento de UPS.

Ausencia de ambientes de desarrollo, pruebas y producción

Información: Identificado en el momento de la liquidación de las planillas de hogares.

Coordinar con Instalación de base de datos para liquidación del servicio.

12. Desempeño de SYSO

12.1 Desempeño de los procesos:

Resultados de Indicadores por proceso (01 de Julio a 30 de Diciembre)

Nombre del indicador: MPA1.P1 -01 Porcentaje colaboradores participantes en actividades de seguridad y salud en el trabajo.

Análisis: Se han realizado 26 actividades syso de las cuales convocadas 419 personas y participantes 376 que equivale al 89%. Punto(s) Crítico(s): Tiempo destinado para asistencia por lo colaboradores a capacitación.











Nombre del indicador: MPA1.P1 -04 SENSIBILIZACION Y/O CAPACITACION EN EL EJE DE SYSO

Análisis: se realizó capacitación en fundamentos syso capacitación programada por parte de la sede nacional con capacitador del SENA, convocados 30 y participantes 25.

Punto crítico: La sede es la que programa las capacitaciones.








0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%


MPA1-P1-01 Porcentaje colaboradores participantes en actividades SYSO

Meta




Nombre del indicador: MPA1.P1 -10 DISMINUCION DE LA FRECUENCIA DE ACCIDENTES DE TRABAJO.

Análisis: Para el corte del año anterior y de este año no ocurrieron accidentes de trabajo. ACCIONES A IMPLEMENTAR, se realizó capacitación al copaso en investigación de accidentes, se identificaron los peligros a los que están expuestos los colaboradores por medio de la matriz de riesgos.

Punto(s) Crítico(s): El no reporte de accidentes de trabajo.

13. Estado de la investigación de accidentes


Resultados de Indicadores por proceso (01 de enero a 30 de junio 2013):

Nombre del indicador: MPA1.P1 -10 DISMINUCION DE LA FRECUENCIA DE ACCIDENTES DE TRABAJO.





0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%


MPA1-P1-04 Colaboradores capacitados en el Eje de SYSO

Meta




Análisis

Para el corte del año anterior y de este año no ocurrieron accidentes de trabajo. ACCIONES A IMPLEMENTAR, se realizó capacitación al copaso en investigación de accidentes, se identificaron los peligros a los que están expuestos los colaboradores por medio de la matriz de riesgos.

Punto(s) Crítico(s): El no reporte de accidentes de trabajo

14. Resultados de la participación y consulta de las partes interesadas externas

14.1. Seguimiento a los compromisos Actas de COPASO y estrategias de comunicación de peligros.

Actas de COPASO:

Compromisos Actas De COPASO

• Acta 19/07/2013 • Acta 23/08/2013 • Acta 23/09/2013 • Acta 23/10/2013 • Acta 20/11/2013 • Acta 09/12/2013 •

CAPACITACIONES COPASO: • Funciones y responsabilidades. • Legislación en riesgos laborales. • Investigación de incidentes y at. • Trabajo en equipo • Manejo de herramienta ergonómica (ANALISIS DE LOS PUESTOS DE TRABAJO)

Se realizaron las reuniones establecidas como determina la resolución 2013 de 1986 artículo 7, y se establecieron compromisos en cada una de los encuentros. Reporte de indicadores: Ausentismo, Accidentes de trabajo, actividades syso, se generó un reporte

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%


MPA1-P1-10 Investigación de Accidentes de trabajo

Meta




por mes, como lo establece la sede. Capacitaciones con la ARP: se elaboró plan de trabajo con positiva el cual se cumplió con lo establecido. Avance: Comité Convivencia 2h, Copaso 6h, Ergonomía 8h, Psicosocial 6h, total: 100%

15. Desempeño y efectividad del SGSI


Desempeño y Efectividad del SGSI

Identificación de Activos

Entendiendo como Activo a cualquier componente (sea humano, tecnológico, software, etc.) que

sustenta uno o más macroprocesos/procesos del ICBF, se efectuó el “inventario de activos”

contemplando sistemas, personas, ambientes físicos entre otros. En total se identificaron 96 activos de

información de alto impacto en la gestión de los procesos de las diferentes sedes. Con base en el

inventario de activos se identificaron 192 riesgos.

Gestión de Riesgos

Dentro del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información es la herramienta gerencial que apoya la

toma de decisiones organizacionales facilitando con ello el cumplimiento de los objetivos.

En la Regional Casanare y los diferentes centros zonales se identificaron de manera general 8 riesgos

inherentes a los activos de información. Estos riesgos son identificados en los activos de información de

cada proceso.

CZ - PAZ DEARIPORO

CZ -VILLANUEVA

CZ - YOPAL REGIONALCASANARE

Total general

ACTIVOS 23 22 17 34 96

RIESGOS 46 44 34 68 192

23 22 1734

96

46 4434

68

192

ACTIVOS DE INFORMACIÓN Y RIESGOS




Después del proceso de análisis de los riesgos efectuado en el mes de septiembre de 2013, el estado

general para la regional Casanare y los centros zonales se refleja en el siguiente gráfico.

Riesgos con calificación Extrema-Inaceptable: 13

Riesgos con calificación Alta-Importante: 89

Riesgos con calificación Moderado: 85

Riesgos con calificación Bajo-Aceptable: 5

DENEGACIÓN DE

SERVICIO

DISPONIBILIDAD DELSERVICIO

FUGA OPERDIDA DEINFORMACIÓ

N

INCUMPLIMIENTO DE LAPOLÍTICA

INCUMPLIMIENTO LEGAL

INFILTRACIÓN O ACCESO

NOAUTORIZADO

MODIFICACIÓN DE LA

INFORMACIÓN

PERDIDA ODAÑO DEEQUIPO

Cantidad 3 6 58 13 13 60 26 13

36

58

13 13

60

26

13

RIESGOS IDENTIFICADOS

16

1

57

15

4 1

11

2

34

51

ANÁLISIS DE RIESGOS




811

41 1 1 2

23

17

RIESGOS CASANARE

2

15

21

4

1

9

RIESGOS CZ YOPAL

31

15

41

3 4

13

RIESGOS CZ VILLANUEVA




Se identificaron controles para aplicar y se plantearon acciones para el tratamiento de los riesgos con el

fin de minimizar su materialización. En la vigencia del 2014 se proyecta realizar una actualización de los

activos de información en las diferentes sedes con el fin de ajustar los controles implementados y

replantear las acciones de tratamiento. La siguiente tabla muestra los 13 riesgos calificados como

extremos y las acciones ejecutadas de octubre a diciembre de 2013, las cuales se cumplieron

parcialmente y se analizará con los colaboradores la continuidad de las tareas adelantadas y si es

necesario realizar ajustes para la mejora .

SEDE DESCRIPCIÓN DEL RIESGO ACCIONES

CZ - PAZ DE ARIPORO

Alteración de los documentos por partes de funcionarios donde registrar información falsa con el fin de realizar cobros de más a la institución en complicidad con la madre sustituta

La coordinadora del Centro Zonal realizará seguimiento y verificación de la información y soportes contenidos en las actas

Falta de control de préstamo de carpetas entre los grupos interdisciplinarios y estas reposan dentro de las oficinas sin contar con un custodio

Se debe de realizar organización de carpetas, remitirlas al archivo de gestión del CZ y llevar control de préstamo de carpetas a cargo de la persona asignada de esta labor

No se cuenta con un sistema de control de los usuarios dentro de las instalaciones y Los documentos no son almacenados dentro de las carpetas de historia de atención y no se realiza traslado de documentos para archivo, si no que estos reposan dentro de las oficinas

El equipo de defensoría debe de descongestionar y realizar entrega de las carpetas a la persona encargada del archivo de gestión, Administrativa debe de realizar revisión y reparación de las chapas de las puertas y gabinetes o archivadores. Planeación y sistemas intensificará las sensibilizaciones sobre buenas prácticas de seguridad de la información

CZ - VILLANUEVA

Alteración de los documentos por partes de funcionarios donde registra información falsa con el fin de realizar cobros de más a la institución en complicidad con la madre sustituta

La coordinadora del Centro Zonal realizará seguimiento y verificación de la información y soportes contenidos en las actas

3

16

5

13

6

12

RIESGOS CZ PAZ DE ARIPORO








CZ - YOPAL

El no manejo adecuado de la protección de la información y el delegue de tareas expone que su contenido sea alterado.

Los coordinadores de Grupo deberán realizar Revisión de informes de supervisión y verificar el estado y la calidad de la información de los mismos.



La elaboración de los informes se delega a funcionarios sin experiencia o falta de conocimiento del tema, lo que ocasiona falta de confiabilidad en los datos reportados o delegación de tareas a personas externas para la elaboración y manipulación con fines personales

Los coordinadores de Grupo deberán realizar Revisión y seguimiento de informes de supervisión y verificar el estado y la calidad de la información de los mismos.



REGIONAL CASANARE

Debido a la falta de organización de los documentos estos son de fácil acceso, y falta de control de usuarios dentro de las instalaciones

Se debe de realizar organización de carpetas, remitirlas al archivo de gestión y llevar control de préstamo de carpetas a cargo de la persona asignada de esta labor Planeación y sistemas intensificará las sensibilizaciones sobre buenas prácticas de seguridad de la información

El funcionario retirado tiene acceso a información de beneficiarios, bases de datos de uso confidencial

Jurídica debe asegurar que para la contratación de los servicios se debe de tener contemplado cláusulas de confidencialidad de la información, el supervisor deberá asegurar el cumplimiento de las mismas

Se realiza préstamo de carpetas sin control.

Se debe de realizar organización de carpetas, remitirlas al archivo de gestión y llevar control de préstamo de carpetas a cargo de la persona asignada de esta labor Planeación y sistemas intensificará las sensibilizaciones sobre buenas prácticas de seguridad de la información




16. Identificación de técnicas, productos o procedimientos para mejorar el desempeño del

SGSI

16.1 Planes de Trabajo:

Necesidad Actual

Actualización de activos de información

Objetivos

Establecer y mantener las políticas de clasificación y manejo de la información de los activos del ICBF para obtener un adecuado manejo, protección y control de los activos de información según su nivel de clasificación.

Alcance

Activos de información Macroprocesos/procesos Regional Casanare, Centro Zonal Yopal, Centro Zonal Villanueva, Centro Zonal Paz de Ariporo.

Recursos

Gastos de viaje para desplazamiento a centros zonales Villanueva y Paz de Ariporo.

Actividades de Implementación

o Ubicación y alistamiento de formato de levantamiento de información en sharepoint.

o Levantamiento de información en conjunto con los colaboradores de

macroprocesos/procesos.

o Consolidar información de activos y enviar a SRT.

Necesidad Actual

Debilidades en el análisis de datos que permita identificar la reducción del nivel de riesgo y su impacto.

Objetivos

Establecer mecanismos que permita analizar el comportamiento de los riesgos a los cuales están expuestos los activos de información y medir el nivel de riesgo y su impacto.

Alcance

Riesgos identificados en activos de información Macroprocesos/procesos Regional Casanare, Centro Zonal Yopal, Centro Zonal Villanueva, Centro Zonal Paz de Ariporo.

Recursos

Equipo de cómputo.

Actividades de Implementación




o Revisión de controles implementados y realizar consolidado.

o Ubicar documentación soporte sobre lineamientos para establecimiento de controles.

o Realizar análisis de datos de activos de información frente a niveles de riesgo.

o Elaborar cuadro y gráficos comparativos para medir los niveles de riesgo.

Recomendaciones:

Se requiere el compromiso y la ayuda por parte de los colaboradores del ICBF en el mantenimiento del

SGSI, mediante el cumplimiento de políticas y controles establecidos, con la participación activa en las

reuniones programadas, colaborando con la entrega oportuna de la información, necesaria para

retroalimentar los indicadores, los activos de información y la revisión de los riesgos identificados en

cada uno de sus procesos. Así mismo es esencial el apoyo que la directora regional pueda brindar en

el marco de trabajo del SGSI.

Cumplimiento de la guía de políticas y estándares de seguridad para el manejo y control de los

recursos financieros del ICBF, para salvaguardar la información sensible como lo son los Tokens,

claves de acceso entre otros por parte del grupo financiero.

17. Identificación de técnicas, productos o procedimientos para mejorar el desempeño del SGSI

17. Revisión de la Política y los Objetivos del Sistema Integrado de Gestión

GESTION SOPORTE/GESTION FINANCIERA: Decisiones y acciones de la revisión del sistema integrado de gestión




GESTION TECNOLOGICA :Decisiones y acciones de la revisión del sistema integrado de gestión

DECISIONES Y ACCIONES DE LA REVISIÒN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÒN

El resultado de la revisión debe incluir decisiones y acciones relacionadas con: 1. La mejora de la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema Integrado de Gestión 2. La mejora en el servicio en relaciona con los requisitos de los usuarios de las poblaciones

atendidas 3. Cambios en la política, objetivos, metas del Sistema Integrado de Gestión 4. Necesidades de recursos para atender las decisiones 5. La actualización de la evaluación de riesgos y del plan de tratamiento de riesgos 6. La modificación de los procedimientos y controles que afectan la seguridad de la información,

según sea necesario, para responder a eventos internos o externos que pueden tener impacto en el Sistema Integrado de Gestión

7. La mejora en la medición de la eficacia de los controles aplica 27001:2006

Nota: Las decisiones se refieren aquellas determinaciones que agregan valor y mejoran el sistema relacionados con los puntos citados anteriormente las cuales deben tener acciones que conlleven a su cumplimiento. A continuación algunos ejemplos de lo que son decisiones: 1. Reestructurar o reorganizar los equipos interdisciplinarios 2. Alianzas estratégicas con las entidades del SNBF en su región 3. Definir estrategias para prestar los servicios




4. Ampliación de coberturas

Decisiones-Compromisos-Tareas

Descripción de la Decisión Responsable Fecha

ENTRADA 1 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

1. Jornada de depuración de Gestión documental - 1 al mes- Verificando los hallazgos de AC

Responsables Grupos y Coordinaciones Zonales

30 de Junio de 2014

2. Cronograma mensual de equipos Sicosociales, para organizar archivos- Se controla por parte del supervisor en los informes de gestión.

Coordinaciones Zonales. 28 de Febrero de 2014.

3.Capacitación en acciones correctivas en los centros zonales, fijando responsables por cada centro zonal, hacer acompañamiento y seguimiento; con cronograma

Profesional EPICO, Ingeniero de Seguridad de la información, Protección un delegado, administrativa Gestión Documental, Director Regional

4 de Marzo Vllanueva 6 de Marzo Promoción y Prevención Niñez y Adolescencia) 28 de Marzo Yopal(Protección) 26 de Marzo Paz de Ariporo

ENTRADA 2 Retroalimentación del Cliente (quejas, reclamos y sugerencias, encuestas de satisfacción).

1.capacitación en los tres centros zonales a los grupos de atención al usuario por parte del profesional EPICO en el tema de Imagen Corporativa

Coordinadores Zonales y Profesional EPICO

12 de Marzo de 2014,en Yopal de 4:00 pm a 5:00 pm

2. en cuanto a Infraestructura se realizara reunión con los padres de familia de los CDI, de los centros Zonales para socializar, las minutas-las cantidades-ciclos de minutas. La meta es socializar mínimo al 95% de padres, los coordinadores zonales serán responsables también de socializar la temática de quejas y reclamos. Se debe incluir el análisis el tema de infraestructura se tiene dentro del Plan de mejoramiento de contraloría.

Coordinadores Zonales Nutricionistas y supervisores de contrato

-Al 30 de Junio de 2014,60% de padres socializados - Al 30 de Diciembre de 2014, 100% de padres socializados

3. Establecer Fichas de control y Videos para atención al usuario en los 3 CZ FECHA: 24 de Marzo, implementado; responsable Ana Patricia Ramos (Profesional de Apoyo Atención Regional).

Ana Patricia Ramos (Profesional de Apoyo Atención Regional).

24 de Marzo, implementado

4. Implementar presentación de videos institucionales en las salas de espera en los tres CZ

Coordinadores de CZ y Responsable Atención al Ciudadano

24 de Marzo de 2014

ENTRADA 2.2. 1. Campaña de concientización a los colaboradores en cuanto al proceso de


30 de Junio de 2014




registro en la herramienta SIM, en este proceso se realizara el proceso de socialización del Manual de Ingreso en el SIM, asistencia técnica en el puesto de trabajo, para registro en el SIM.

2.Cerrar las peticiones: 33314936- 33201486-1759295341-33315885-1759097116-33201460


22 de Febrero de 2014

3. Memorando a responsables de 22 de Febrero de 2014. Peticiones queja y reclamos, dando tiempos de respuesta para responder por la Directora Regional.



4. Cerrar las sugerencias: 33506446-33506445-3506444.

Coordinador Centro Zonal Villanueva.


MEJORAMIENTO CONTINUO 1. GET Mensual de socialización de documentos actualizados.

Grupos y Centros Zonales 30 de Junio de 2014.

2. Realizar seguimiento de las AC Acciones Correctivas , SNC a través del Profesional EPICO

Coordinadores Zonales y Grupos

30 de Junio de 2014

PROCESO DE PROTECCIÓN 1. Realiza Evaluación de Desempeño incluyendo compromisos de indicadores e Protección a equipos de Defensoría y Defensor. Desde la Regional se envía el modelo de objetivos y compromisos.

. Directora Regional. Defensor de familia Técnica y Coordinador Zonal

30 de Junio de 2014.

2. Reasignar funciones al Defensor Oscar Santiago los días Lunes-miércoles-viernes, en actividades extraprocesales, investigación de paternidad, Conceptos, comisorios de reconocimiento voluntario, liquidaciones de denuncias pendientes.

Coordinadora Zonal Yopal 27 de Marzo de 2014

3. Realizar consulta a nivel nacional de quien le responde las liquidaciones de inasistencia alimentaria.

Coordinador Jurídico 21 de Febrero de 2014.

4. Implementar en el Boletín del Defensor donde se trazan las estrategias de reconocimiento- alertas de indicadores e información de interés.

Nohora Yamile Vargas (Trabajadora Social de Técnica). Eymar Silva Meza – Equipo de protección Regional

1 de Marzo de 2014

5. Los oficios que se envían a los Jueces de Reparto por pérdida de competencia deben tener copia a los Coordinadores Zonales para

La Defensora de Familia del Grupo de Asistencia Técnica Herly Lucero Rivera (Memorando) –

24 e Febrero de 2014.




seguimiento y verificación de registro de actuaciones en el SIM.

Direccion Regional

6. Enviar Memorando firmado por la Directora Regional, para informar que los oficios que se envían a los Jueces de Reparto por pérdida de competencia deben tener copia a los Coordinadores Zonales para seguimiento y verificación de registro de actuaciones en el SIM.

La Defensora de Familia del Grupo de Asistencia Técnica Herly Lucero Rivera.

21 de Febrero de 2014,

7. Consultar con el enlace Nacional, el tema concerniente a retirar d de3 adopciones en los casos de los niños enviados a Organismos Internacionales de la Herramienta SIM.

La Defensora de Familia del Grupo de Asistencia Técnica Herly Lucero Rivera.


PRIMERA INFANCIA 1. El referente regional de CUENTAME debe enviar a los Coordinadores Zonales informe del cumplimiento del registro de Cuéntame (Mensual). Y proyección de requerimientos cuando operador incumpla.

Carlos Linares (Enlace CUENTAME Técnico en Sistemas Regional Casanare). Diana Carolina Huertas

30 de Junio de 2014

2. Capacitación por parte del enlace CUENTAME, a los referentes de Centros Zonales.

Carlos Linares Enlace CUENTAME Técnico en Sistemas Regional Casanare).

30 de Marzo de 2014

3. Identificar que unidades de servicio no tienen el 100% de registro en CUENTAME y envío Proyecto de requerimiento de registro.

Carlos Linares (Enlace CUENTAME Técnico en Sistemas Regional Casanare) y Diana Huertas.


FINANCIERA 1. Solicitar Video Conferencia a la Dirección Nacional sobre devoluciones, programación PAC- SALDOS PAC- SOLICTUDES DE ADICIONES.

Directora Regional 21 de Febrero de 2014

ADMINISTRATIVA 1. Justificar al nivel Nacional cambio del estándar del agua (Justificar por aumento de personal- altas temperaturas).

Coordinador Administrativo. 19 de Febrero de 2014

2. Consultar con el nivel Nacional, la disminución del estándar de consumo de agua y Luz desde Septiembre, porque de acuerdo a la Hoja de Vida del indicador el estándar, se debe hacer semestral, pero lo realizaron en septiembre afectando el estado del indicador Administrativo.

Coordinador Administrativo. 19 de Febrero de 2014.




3. Enviar facturas pagadas de servicio de luz del inmueble de Villanueva (buscar soportes de pago, presupuesto y tesorería) y enviar a Operador Colombia Telecomunicaciones para justificar pago al día. Financiera busca en el sistema de información.

Financiera busca en el sistema de Información. Coordinadora Zonal Villanueva el envío de oficio a Colombia Telecomunicaciones.

21 de Febrero de 2014 28 de Febrero de 2014.

GESTION DE CONTRATACIÓN 1. Justificar a la dirección de contratación modificación del indicador de Contratación del indicador Liquidación de contratos.

Coordinador Jurídico. 21 de Febrero de 2014

2. Reunión de Jurídica con el Centro Zonal Yopal para revisar contrato de PAE indígena, para tramitar liquidación.

Coordinador Jurídico – Coordinador CZ Yopal

15 de Marzo de 2014.

3. Enviar a los supervisores, listados de contratos sin liquidar para que se envíe la solicitud con soportes para liquidar con copia a la Dirección Regional.

Coordinador Jurídico 21 de Febrero de 2014

4. Reunión de trabajo para tramitar liquidación del contrato PAE Gobernación de 2011 con la asistencia de Natalie Rojas (Coordinador Centro Zonal Paz de Ariporo en esa Vigencia).

Coordinador Jurídico y los coordinadores de los tres centros zonales.

26 de Febrero de 2014.

5. Entrega de solicitudes pendientes de Liquidación.

Los coordinadores de los tres centros zonales.

30 de Marzo de 2014

SERVICIO Y ATENCIÓN 1. Enviar oficio con firma de Dirección Regional de las denuncias sin constatar a cada profesional o Técnico responsable de servicio y atención; en este oficio se debe definir tiempos de espera.

Responsable del servicio de atención


2. Socializar resolución de servicio y atención a responsables zonales. FECHA: 20 de Marzo de 2014. Responsable Ana Patricia Ramos (Profesional de Apoyo Atención Regional). En caso de incumplimiento por parte de los contratistas se hará requerimiento a las obligaciones contractuales.

Ana Patricia Ramos (Profesional de Apoyo Atención Regional). Coordinadores de cada Centro Zonal

20 de Marzo de 2014 28 de Febrero 2014. .

ENTRADA 3. Resultados de las auditorías internas al Sistema Integrado de Gestión y revisiones realizadas al sistema de Gestión de Seguridad

ENTRADA 3.2 SNC 1. Cerrar el SNC 1488

Coordinador CZ Yopal. 28 de Febrero de 2014




2. Gestionar el cierre del SNC 1582

Coordinador zonal Centro Zonal Villanueva


ENTRADA 5 Estado de Acciones Correctivas y Preventivas

1. Incluir en el contrato de mantenimiento de infraestructura reparación de baño de dirección AP 643

Coordinación Administrativa.

FECHA: 30 de Abril de 2014.

2. NCS: Cerrar No Conformidades

Coordinadores Zonales y Grupo


3. Socializar a los referentes y enlaces de cada tema en el seguimiento de SNC en los temas de generación de ruta, cargue de evidencias y cierres con el apoyo al promotor EPICO.

Profesional EPICO Y Promotores EPICOS

30 de Marzo de 2014

4. Enviar el reporte pagos mensuales por contrato a los centros Zonales y Grupos.

Coordinadora Financiera A partir de Marzo de 2014

ENTRADA 6 Requisitos Legales Ambiental y S&SO

1. Instalación de alarmas de detección de humo en la Regional y los tres centros zonales

Coordinación Administrativa 28 de Febrero de 2014

2. Recolección de servidores públicos consolidada.

Coordinación Gestión Humana

15 de Marzo de 2014

3. Capacitación y entrenamiento de trabajo en alturas a través del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA.

Coordinación Gestión Humana

15 de Mayo de 2014

ENTRADA 7 Acciones de Seguimiento de revisiones anteriores por la Dirección.

1.Se presentara en el próximo Comité estratégico el avance de mejora por responsable en cada proceso

Coordinadores de Grupo y Centros Zonales


2. Consultar a Jurídica a nivel Nacional si los Contratos con pérdida de competencia para liquidar, saldos en cero y paz y salvo financieramente, se deben remitir a control interno.

Coordinador Jurídico 28 de Febrero de 2014

3. Revisión de visitas ahogares sustitutos en comité consultivo operativo regional

Coordinador de asistencia Técnica

Mensualmente

ENTRADA 8 Cambios que podrían afectar al Sistema Integrado de Gestión.

1.En el proceso de gestión humana, establecer líderes de pausa activas y verificación de instalación del aplicativo de pausas activas

Profesional SYSO 15 de marzo de 2014




ENTRADA 9 Recomendaciones para la Mejora

1.Programación del día épico incluyendo los ejes del eje SYSO

Profesional EPICO Regional


2.Capacitación por parte del contador Diego Chaves del Centro Zonal de Paz de Ariporo en el manejo del aplicativo para liquidación de servicios a centros zonales de Villanueva y Yopal

Contador del Centro Zonal de Paz de Ariporo, Diego Chávez


ENTRADA 11 Vulnerabilidades o amenazas no tratadas adecuadamente en la valoración previa de riesgos.

1. Capacitación por parte del Contador Diego Chávez en el manejo del aplicativo para liquidación de servicios a Centro Zonal de Yopal y Paz de Ariporo.

Contador Diego Chávez 24 de Febrero de 2014

ENTRADA 13 Estado de Investigación de accidentes.

1. realizar revisión de sillas en Centro Zonal Villanueva y Centro Zonal de Paz de Ariporo

Profesional SYSO

19 de Febrero de 2014 Villanueva 20 de Febrero de 2014Paz de Ariporo

ENTRADA 14 Resultados de la participación y consulta de las partes interesadas externas

Revisión de incapacidades por riesgo Sico social en reunión de COPASO

Profesional SYSO 30 de Marzo de 2014

ENTRADA 15 Desempeño y efectividad del SGSI y 16 Identificación de técnicas, productos o procedimientos para mejorar el desempeño del SGSI.

ENTRADA 15 Realizar GET con los grupos de la regional y centros zonales para socializar el proceso de levantamiento de activos, delegar responsables y la revisión del de mapa de riesgos

Inge4niero de sistemas Marbiz Ducuara

30 de marzo de 2014

acta de reuniones - icbf.gov.co · 3. desempeño de los macroprocesos/procesos y conformidad del...

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