acta de la asamblea general ordinaria no. 28 …
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ACTA DE LA ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA No. 28 FEDERACIÓN DIABETOLÓGICA COLOMBIANA FDC
Bogotá, 10 de abril 2021.
Teniendo en cuenta la condición epidemiológica del momento en el país, se realizó
la citación a la asamblea general ordinaria para realizarla de forma virtual con el
tiempo establecido por los estatutos de la FDC, la misma fue citada por correos
electrónicos y recordada de igual forma por correos electrónicos con el tiempo
estipulado por los estatutos.
Orden del día
1. Verificación del Quorum
2. Aprobación del orden del día
3. Elección del presidente y secretario de la asamblea
4. Elección de los miembros que verificaran el acta
5. Informe del Presidente
6. Informe de la Secretaria
7. Informe del Tesorero
8. Presentación de los estados financieros
9. Informe del revisor fiscal
10. Ratificación de la Presidente Electa
11. Elección de la junta directiva 2021-2023
12. Posesión de la junta directiva elegida
13. Elección del próximo presidente de la junta directiva periodo 2023-2025
14. Proposiciones y varios
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1. Verificación del Quorum:
La Dra. Helen Barreto, secretaria de la junta directiva actual informa que están
presentes treinta (30) miembros titulares a paz y salvo con tesorería del total de
cuarenta y cinco (45) miembros titulares con derecho a voto, lo que representa el
66,6 % y determina quorum de liberatorio según los estatutos vigentes. Los
miembros asistentes son:
1. Alejandro Díaz Bernier
2. Álvaro Rico López
3. Enrique Melgarejo
4. Dora I. Molina
5. Gustavo Márquez
6. Iván Darío Sierra Ariza
7. Joaquín Armenta Ferreira
8. Jorge A. Castillo
9. Carlos A, Calderón
10. Arturo Orduz
11. Miguel Alberto Urina
12. José A. Morón
13. Shirley Gallo
14. Carlos Olimpo Mendivil
15. Luisa F. Bohórquez
16. Eleonora Vizcaíno
17. José A. Martínez
18. Helen M. Barreto Quintana
19. Claudia P. Lenis
20. Jorge Ospina
21. Alexander González
22. José Balaguera
23. Jaime Camargo
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24. Oscar A. Blanco
25. Nubia S. Jiménez
26. Francisco Rodríguez
27. Adrián E. Gómez
28. Luis C. Rodríguez
29. Edward Martínez
30. Analida Pinilla
2. Aprobación del orden del día
La Dra. Helen Barreto, secretaria de la junta directiva, expone el orden del día y lo
somete a votación. Por unanimidad se aprueban con el voto de los 30 participantes.
3. Elección del presidente y secretario de la asamblea
La asamblea elige por unanimidad a los Doctores: Joaquín Armenta y Helen Barreto
como presidente y secretario respectivamente de la asamblea.
4. Elección del Comité de Aprobación del Acta
La asamblea elige por unanimidad a los Doctores: Carlos Olimpo Mendivil y José
Alirio Martínez como Comité de Aprobación del Acta.
5. Informe del presidente
El Dr Joaquín Armenta solicita un minuto de silencio por todos los médicos que han
perdido la vida durante la pandemia. Al concluir el minuto de silencio hace un
llamado a la disciplina, a la solidaridad, a la unión del gremio médico en los difíciles
momentos que se atraviesan.
El Dr. Joaquín Armenta Ferreira, informó sobre las actividades realizadas durante
su gestión desde febrero de 2019 a abril de 2021, agrupándolas en:
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Administrativas:
1. Presentamos la Declaración de Renta ante la DIAN
2. Se hicieron todos los trámites necesarios para mantener a la Sociedad en el
Régimen Especial
3. Renovamos la matricula en la Cámara de Comercio
4. Contratamos la empresa de contabilidad
5. Racionalizamos los gastos básicos los cuales serán presentados a
continuación por el tesorero
6. El Dr. Armenta expone que nunca se realizó entrega formal de la
administración anterior presidida por el Dr. Carlos Calderón, por lo cual se
tuvo que iniciar trabajo sin saber realmente que existía en la FDC.
7. De igual forma expone la crisis generada por el uso de los logos de varias
instituciones privadas, públicas y de personas naturales en la publicación de
la Guía de Pie Diabético.
Académicas:
Hicimos una alianza estratégica para realizar educación médica continua con la
Asociación Colombiana de Medicina Interna (ACMI) y la Sociedad Latinoamericana
de Aterosclerosis (SOLAT) Capitulo colombiano . Con esta alianza realizamos: Tres
(3) Cursos de actualización en diabetes de dos días de duración en las ciudades de
Riohacha, Quibdó y Bogotá y tres (3) cursos de actualización de un día duración
(agenda universitaria) en las ciudades de Barranquilla (Universidad Libre), Santa
Marta (Universidad del Magdalena) y nuevamente Barranquilla (Universidad Simón
Bolívar)
El Dr. Armenta plantea que debido a la pandemia no se logró terminar la agenda
planteada al inicio de la toma de posesión de la junta, pero que se realizaron varias
actividades previas
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De igual forma, el Dr. Armenta realiza un reconocimiento al Dr Sierra por toda la
gestión en relación con los ahorros de gastos fijos y el manejo de las cuentas.
El Dr. Armenta manifiesta que al realizar la entrega a la nueva junta directiva se
expondrá con detalles todas las actividades realizadas.
6. Informe de la secretaria
La Dra. Helen Barreto plantea que al comenzar su labor en la nueva junta directiva
se realizó primeramente un inventario de todo lo existente en la FDC la cual será
entregada a la nueva junta directiva.
Se realizaron curos en el 2019 en conjunto ACMI y SOLAT y en convenio con varias
Universidades:
1. Riohacha
2. Quibdó
3. Barranquilla (Universidad Libre)
4. Bogotá (UNAL)
5. Santa Marta (Universidad del Magdalena)
6. Barranquilla (Universidad Simón Bolívar)
De igual forma se actualizo el listado de miembros de la FDC donde venían
pendientes de pago 14 miembros de los recibidos.
Se elaboró un proyecto de investigación a solicitud de Crepes & Waffles, con el
objetivo de avalar un helado para consumir por pacientes con Diabetes, el mismo
está pendiente de ejecución, no se ha realizado por razones obvias (Pandemia),
Se confecciono el Reglamento del Comité Electoral el cual fue aprobado en la
Asamblea realizada en Barranquilla en marzo del 2020.
7. Informe del Tesorero
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El Dr. Sierra plantea que al recibir la FDC esta tenía gastos fijos por 12 millones de
pesos lo cual se logró reducir a 5 millones de pesos sin detrimento del
funcionamiento de la FDC. Se redujo en gastos del Web Master, en telefonía móvil,
telefonía fija, honorarios del revisor fiscal y de la asesora jurídica. Adicionalmente
se contrató una empresa para llevar la contabilidad por un monto menor y más
eficiente. El Mini Comité Ejecutivo utilizo sus teléfonos celulares personales al
servicio de la FDC.
BANCOS (BANCOLOMBIA)
Lo primero que hicimos fue ir a Bancolombia (Presidente, Secretaria y Tesorero)
para racionalizar nuestras cuentas. Teníamos: 1. Cuenta de ahorros, 2. Cuenta
corriente y 3. Fiducuenta. Decidimos constituir un CDT por valor de Cien Millones
de pesos ($ 100.000.000) el resto del dinero lo dejamos en la Fiducuenta de donde
haríamos las transferencias a la cuenta corriente y de ahorros para hacer los pagos
según se fueran presentando.
RACIONALIZACION DE LOS GASTOS FIJOS
- Web master: contratamos un nuevo web master con una disminución de los costos
de 50% aproximadamente
- Empresa de Contabilidad: contratamos una nueva empresa de contabilidad con
una disminución de los costos de un 50% mensual aproximadamente
- Suprimimos la línea telefónica fija
- Cambiamos el plan de telefonía móvil que utilizaba la asistente administrativa
- Nuestra asesora jurídica colaboro disminuyendo sus honorarios en un 30%
GASTOS POR EVENTOS
Hicimos seis (6) cursos con una inversión pequeña, sin participación de la Industria
Farmacéutica (suprimir al máximo los sesgos de la información), se establecieron
costo de inscripción muy económica para los asistentes. Los costos de los Cursos
de la agenda universitaria fueron asumidos por las Universidades.
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Dejamos un activo corriente para la nueva junta directiva de Doscientos Millones de
pesos ($ 200.000.000) lo que le permite a la próxima gestión trabajar por los
próximos por tres años con los costos fijos cubiertos.
La Dra. Bohórquez pregunta si la FDC tiene alguna deuda pendiente a lo cual el Dr.
Sierra le responde que no existe ninguna deuda de la FDC
El Dr. Mendívil pregunta que si hubo algún ingreso durante la pandemia a lo cual el
Dr. Sierra le responde que durante la pandemia no hubo ingresos debido a que no
se pudieron realizar actividades, sin embargo, previamente si se tuvieron ingresos
lo cual se expondrá al mostrar los estados financieros, de igual forma se le informa
que en el año 2019 se recibieron 17 millones de Procaps que correspondía a la
gestión del Dr. Calderón
El Dr. José Alirio pregunta si la FDC tiene facturación electrónica, y si se está al día
en relación con la DIAN y Secretaria de Hacienda de Bogotá, el Dr. Sierra informa
que estamos al día con nuestra obligaciones ante las entidades gubernamentales,
y que dicha información está en nuestra página web donde hay un item se
Documentos para la DIAN.
El Dr. Calderón pregunta cuál es el gasto realizado en el 2021 hasta la fecha, el Dr.
Sierra le responde que lo que del año 2021, los gastos realizado corresponde a los
costos fijos.
La Dra. Dora Inés Molina solicita que en el acta quede la gestión financiera, ósea
como se recibió financieramente la FDC y como se entrega.
El Dr. Sierra informa que la empresa que llevaba la contabilidad de la FDC nunca
entrego los Estados Financieros, que adicionalmente el Dr. Calderón le pago por
adelantado el trabajo para realizar las normas NIF y tampoco entrego dicho trabajo.
La Dra. Bohórquez solicita seguir con los informes financieros y dejar las preguntas
para el final.
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8. Informe de los estados financieros
La empresa de contabilidad en cabeza de la Sra. Teresa Mejía plantea que en junio
del 2019 fue contactada por el Dr. Sierra para llevar la contabilidad de la FDC, no
recibió balance debidamente certificado a fecha de contratación, informa que el
anterior revisor fiscal le entrego:
1-Balance a diciembre 31 del año 2018 firmado por el representante legal y el revisor
fiscal, me informa el revisor fiscal que el contador no firmo el balance del año 2018
dado que no entrego la contabilidad de este año (2018).
2-Balance a marzo del año 2019 no recibí un balance certificado a esta fecha, el
revisor fiscal me entrego un balance del sistema a marzo 31 2019, informo que los
contadores no entregaron un balance certificado, los estados financieros recibidos
del sistema a marzo 31 no cumplían con las NIIF (Normas Internacionales de
Información Financiera) las cuales son de obligatorio cumplimiento desde el 01 de
enero del año 2015, se anexan copia de los Estados Financieros Recibidos año
2018-2017.
La Dra. Molina pregunta la pérdida del año 2019 y 2020, que recursos recibió
cuando comenzó a trabajar en la FDC. La contadora se remite al informe del balance
recibido en el mes de marzo 31 del año 2019 e informa los valores disponibles
recibidos que están registrados en el balance así:
Bancolombia Cuenta Corriente $ 48.182.830.59
Bancolombia Cuenta Ahorros $ 5.529.546.21
Bancolombia Fiducuenta $ 223.841.000.02
El Dr. Calderón pregunta cuál fue el balance que se le entrego al ella tomar la
contabilidad en junio 2019, responde la contadora: recibí del revisor fiscal en junio
6 del año 2019 un balance del sistema contable a marzo 31 2019, sin firmas donde
se certifiquen las valores registrados, informándome que el cómo revisor fiscal de la
Federación asumía la responsabilidad de los valores del balance recibido.
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El Dr. Mendívil pregunta por el dinero destinado a investigación, lo cual la contadora
le explica que en el patrimonio del balance presentado 2020-2019 que se adjunta
en el informe de los Estados Financieros se evidencia el patrimonio que hay en la
Federación Diabetológica a diciembre 31 2020-2019, es este patrimonio está
representado en las cuentas del activo en disponibles efectivo, cuentas por cobrar
y activos fijos.
La Dra. Bohórquez solicita se le autorice realizar una auditoría a los estados
financieros, así ella asumiría con tranquilidad. La contadora informa que la
información contable ésta disponible para su revisión. El Dr. Armenta plantea que
está de acuerdo y que todo quede claro.
9. Informe del revisor fiscal
El revisor fiscal entrega su informe y su dictamen donde aprueba los estados
financieros 2020-2019 (se adjunta informe 3 folios).
La Dra. Molina plantea que no hubo gestión financiera para mejorar ingresos y que
aclare en relación a las reservas si es posible tomar esas reservas para el manejo
del funcionamiento de la FDC por parte de la junta directiva y que si se sigue en
pérdidas es posible que se tenga que entrar en liquidación. El Sr. Paramo informa
que solo por medio de la asamblea es que se pudieran utilizar esas reservas. La
contadora Teresa informa por este motivo toda la asignación permanente que está
en el patrimonio, únicamente la asamblea debe disponer de como ejecutar estos
recursos en el año 2021-2022 en la partida de asignación permanente. La contadora
informa que es la Superintendencia de Sociedades es el ente que determina si se
entra o no a liquidación una sociedad.
El Dr. Miguel Urina plantea que es posible recaudar dinero por medio de actividades
virtuales.
El Dr. Rico manifiesta que le preocupa que se mantengan las pérdidas y que existen
actividades que se pueden realizar de forma virtual para posicionar nuevamente a
la FDC. Le pregunta al revisor fiscal sobre el pago de una sanción que se pagó a
la secretaria de hacienda de una declaración por valor de $ 363.000.00, que el pago
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de la misma debe ser por parte de quien incurrió en la falta y no de la FDC. La
contadora expone que está de acuerdo con el planteamiento, en el caso de la FDO
la sanción no fue responsabilidad de la contabilidad, si no de las claves del
representante legal que no funcionaron en su momento, lo mismo expone el Sr
Paramo.
Dr. Rodríguez manifiesta que en todas las administraciones han presentado
falencias y que es importante seguir adelante.
En ese sentido no quedan aprobados los estados financieros dado que la asamblea
considera pertinente realizar la revisión y en ese sentido se dispone citar una
asamblea extraordinaria para revisar ese punto
10. Ratificación de la Presidenta Electa para la gestión 2021-2023
Se ratifica como presidente de la FDC a la Dra. Luisa Fernanda Bohórquez, la
Asamblea autoriza a la Dra. Bohórquez para que realice todos los trámites ante la
Cámara de Comercio y las entidades correspondientes.
11. Elección de la nueva junta directiva
La Dra. Luisa Fernanda Bohórquez propone como junta directiva:
Presidenta: Luisa Fernanda Bohórquez cc: 41.787.000
Vicepresidenta: Eleonora Vizcaino cc: 51.960.386
Secretario: Oscar Andrés Blanco. cc: 80.875.804
Tesorero: Carlos Calderón cc: 91.200.456
Vocales:
Nubia Stella Jiménez cc: 39.626.648
Carlos Olimpo Mendivil cc: 79.794.108
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Francisco Rodríguez cc: 79.141.640
Alexander González cc: 79.783.885
Arturo Ordúz cc: 19.434.125
12. Elección del próximo presidente de la junta directiva periodo 2023-2025
La Dra. Bohórquez propone al Dr. Carlos Olimpo Mendivil como presidente para el
próximo periodo. Al no existir más propuesta se realiza votación y el mismo fue
elegido por unanimidad (los 30 miembros presentes).
13. Proposiciones y varios
La Dra. Bohórquez solicita vincular a los profesionales no médicos con voz y voto
para lo cual solicita hacer una modificación a los estatutos lo que quedara pendiente
para la próxima asamblea extraordinaria a ser aprobada.
La Dra. Barreto le expresa que para la modificación de los estatutos se debe
presentar la propuesta como desean quede en los estatutos pues debe aparecer en
el acta a presentar ante la cámara de Comercio.
El Dr. Carlos Calderón informa que hay que realizar el pago de la IDF para lo cual
el Dr. Armenta le responde que los mismos se realizaron (se adjuntan
comprobantes)
Sin otro tema a tratar se acuerda citar a la reunión extraordinaria al terminarse la
revisión de los estados financieros solicitada por la Dra. Bohórquez, recordando que
para las reuniones en que hayan de aprobarse los balances de fin de ejercicio, la
convocatoria se hará cuando menos con quince (15) días hábiles de anticipación.
Ley 1258 de 2008, artículo 20 del Congreso lo que se debe evidenciar en la fecha
del acta.
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Elaboro:
________________________
Dra Helen M. Barreto Quintana Secretaria FDC
Aprobó:
_____________________________
Dr. Joaquín Armenta Ferriera. Presidente FDC COMISION VERIFICADORA,
__________________________ ________________________ Dr. Carlos Olimpo Mendivil Anaya. Dr. José Alirio Martínez Clavijo.