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Acta ConstitutivaPortal Transaccional

Elaborado por: Leandro M. Altuzarra

FECHAOct-2014

Preparado por:

[Leandro M. Altuzarra]

Acta Constitutiva CÓDIGO: PG1PY5<< Programa de Apoyo a las Autoridades Locales

y la Sociedad Civil (PASCAL) >> VERSIÓN: 00

RESPONSABLE: << Jorge O. Rodríguez >> PÁGINA: 1 de 68

CONTENIDORESUMEN EJECUTIVO............................................................................................................................2PROPÓSITO DEL PROYECTO.............................................................................................................21. INTRODUCCIÓN................................................................................................................2

1.1 OBJETIVO....................................................................................................................................................21.2 DOCUMENTOS DE REFERENCIA...........................................................................................................21.3 DEFINICIONES Y SIGLAS........................................................................................................................2

2. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO.....................................................................................32.1 OBJETIVOS..................................................................................................................................................32.2 ALCANCE....................................................................................................................................................32.3 REQUISITOS Y CONDICIONANTES DEL PROYECTO........................................................................82.4 FACTORES DE ÉXITO...............................................................................................................................92.5 RESTRICCIONES DE TIEMPO Y COSTO..............................................................................................10

2.5.1 Restricciones de tiempo..........................................................................................................................102.5.2 Restricciones de costo.............................................................................................................................10

3. PLAN DE TRABAJO.........................................................................................................103.1 METODOLOGÍA DE TRABAJO..............................................................................................................103.2 CRONOGRAMA – Diagrama de Gantt......................................................................................................13

3.2.1 Plan de Hitos...........................................................................................................................................143.2.2 Lista de Entregables................................................................................................................................233.2.3 Otros productos y resultados...................................................................................................................26

3.3 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES........................................................................................................303.3.1 Gestión del Proyecto...............................................................................................................................303.3.2 Fase 0: Plan de Trabajo Detallado..........................................................................................................323.3.3 Fase I: Construcción e implementación del SCCC.................................................................................333.3.4 Fase II: Garantía y Soporte Técnico al SCCC y Construcción de la Versión 2 del Sistema de Información y Desarrollo de Ajustes menores......................................................................................................503.3.5 Fase III: Garantía y soporte técnico a la Versión2 del Sistema de Información y Desarrollo de Ajustes Menores.................................................................................................................................................................62

3.4 PROCESO DE ENTREGA Y ACEPTACIÓN...........................................................................................654. PLANES COMPLEMENTO AL PLAN DE TRABAJO DETALLADO.........................67AUTORIZACIÓN...................................................................................................................................67




RESUMEN EJECUTIVO

PLAN DE PROYECTO (VERSIÓN APROBADA)

1. INTRODUCCIÓN

1.1 OBJETIVO

El alcance del documento es recoger todos los aspectos relativos a la definición del plan de trabajo detallado, modelo de trabajo a aplicar (tareas, hitos etc.), modelo organizativo del mismo y modelo de gestión, con el fin de que sirva de marco de referencia a todas las personas involucradas en el proyecto. Los aspectos que se recogen son los siguientes:

Descripción general del proyecto: Objetivos, alcance, requisitos, condicionantes y factores de éxito del proyecto.

Plan de trabajo: Metodología, Cronograma, plan de hitos, descripción de actividades, y del proceso de entrega y aceptación

Planes complemento al plan de trabajo: Plan de organización, con la estructura del equipo de proyecto, sus funciones y responsabilidades tanto por parte de Indra como por parte de la DGCP y los mecanismos de comunicación, seguimiento y control del proyecto; Plan de calidad; Plan de riesgos; Plan de aprovisionamientos; Plan de gestión de la configuración; Plan de comunicación con los stakeholders

1.2 DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Pliego de Condiciones Específicas, sus Anexos y Enmiendas

Propuesta ofertada por Indra

Contrato de Ejecución de Servicios

1.3 DEFINICIONES Y SIGLAS

DGCP: Dirección General de Contrataciones Públicas

SIGEF: Sistema de Gestión Financiera

SCCC: Sistema Central de Compras y Contrataciones

SNCP: Sistema Nacional de Compras Públicas

MIDAS: Metodología Indra para el Desarrollo, Adaptación y Servicios: El Marco Metodológico en Indra organiza las metodologías de gestión, producción y entrega, a partir de los Procesos Clave representados en el Mapa de Procesos.

MIGP: Método Indra de Gestión de Proyectos: abarca la totalidad de la vida de los proyectos, desde su concepción hasta su conclusión total y cierre




ITIL: Information Technology Infrastructure Library. Es un conjunto de conceptos y prácticas para la gestión de servicios de tecnologías de la información, el desarrollo de tecnologías de la información y las operaciones relacionadas con la misma en general.

MRD: Market Requirements Document. Documento de Requerimientos del Mercado (cliente). Entregable de la etapa de levantamiento de requisitos. Recoge el refinamiento de requisitos y las reglas de negocio necesarias para configurar el sistema.

PRD: Product Requirements Document. Documento de Requerimientos de Producto. Documento interno de Vortal que traduce los requisitos de mercado (MRDs) a requisitos de producto

FRD: Functional Requirements Document. Documento de Requerimientos Funcionales. Documento interno de Vortal con la especificación funcional del PRD asociado.

TRD: Technical Requirements Document. Documento de Requerimientos Técnicos. Documento interno de Vortal con la especificación técnica del FRD asociado.

2. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO

2.1 OBJETIVOS

Disponer un Sistema Informático para la Gestión de las Compras y Contrataciones del Estado, promoviendo un Sistema de Información para la Gestión de Compras y Contrataciones del Estado.

Implementando la solución en las instituciones identificadas por la DGCP y contempladas en el alcance.

Proveer los servicios de capacitación, comunicación, gestión del cambio, soporte, documentación y mantenimiento al Sistema de Información para la gestión de las Compras y Contrataciones del Estado.

2.2 ALCANCE

El sistema de información identificará el ciclo completo de contratación de las Instituciones Públicas de la República Dominicana. Se podrá gestionar todos sus procedimientos de contratación, desde la planificación, hasta la recepción y pago de los bienes, servicios y obras.

Se proveerá del sistema informático y servicios de consultoría asociados necesarios para garantizar su adecuación, implementación, puesta en marcha, soporte funcional y técnico.

En lo referente al sistema informático, no estará basada en un desarrollo a medida. Se trata de la adecuación, parametrización e implantación de un producto de mercado: la suite VORTAL con toda la funcionalidad necesaria para cubrir las funcionalidades requeridas en el pliego, al que se le van a hacer las adaptaciones requeridas en el pliego de condiciones específicas, sus enmiendas y anexos, contrastadas en la fase de levantamiento de requisitos. Junto a esto se construirá la interfaz con los sistemas indicados en el Pliego de Condiciones Específicas con el alcance que se acuerde en la fase de análisis de requerimientos

Formará parte del contenido del alcance del proyecto

El sistema informático basado en la suite VORTAL para la gestión de compras y contrataciones del SNCP.




La realización de todos los ajustes, parametrización y configuraciones recogidas en el pliego de condiciones específicas y contrastadas en la fase de levantamiento de requisitos de modo que el sistema se adecue a los requerimientos del Gobierno y de las instituciones usuarias del sistema.

La interfaz de integración con los sistemas conexos indicados en el Pliego de Condiciones Específicas, sus Anexos y Enmiendas.

La migración / carga masiva de información asociada a los datos maestros definidos en el Pliego de Condiciones Específicas, sus Anexos y Enmiendas.

La implementación de la solución en las instituciones clientes definidas por Contrataciones Públicas junto al equipo de contraparte designado por Contrataciones Públicas.

La capacitación de los técnicos responsables de operar y mantener el sistema y proveer soporte funcional del mismo; de los usuarios de las instituciones públicas y de los proveedores

La garantía de la solución implementada por un período de 18 meses a partir de la aceptación del sistema en producción.

El soporte funcional de la solución por un período de 12 meses posteriores a la puesta en marcha de cada versión.

El soporte técnico de la solución por un período de 24 meses posteriores a la puesta en marcha de cada versión.

La Documentación de la solución, que debe contemplar manuales de usuario, técnicos, de administración y en general aquella requerida en el Pliego de Condiciones Específicas y constar de herramientas de electrónicas (wiki) y métodos de integración con terceros o futuros desarrollos customizados. Esto incluye el material (píldoras) de e-learning.

El sistema de información soportará el ciclo completo de contratación del Sistema Nacional de Compras Públicas de la República Dominicana, cuyos principales procesos son los siguientes.

Planificación PACC

Proceso de contratación general

Proceso de contratación especial

Inteligencia de Negocios

Gestión de oferentes

Gestión de catálogo de Bienes, Obras y Servicios

Gestión de catálogo de instituciones : Usuarios

Y donde se han identificado los siguientes procedimientos (a confirmar en la fase de levantamiento de requisitos):




Licitación Pública

Licitación Restringida

Sorteo de Obras

Comparación de Precios

Compras Menores

Compras Debajo del Umbral

Subasta Inversa

Excepciones

Cubriendo como funcionalidades principales las siguientes:

Planes de compra

Cobertura completa del ciclo de contratación

Solicitudes de bienes, servicios u obras.

Publicación de procesos de licitación

Búsqueda de documentos de licitación

Descarga de documentos relacionados a licitaciones

Presentación de ofertas en línea por parte de oferentes

Evaluación, adjudicación y contratación

Recepción de bienes, servicios u obras

Notificaciones automáticas

Registro de proveedores

Catálogo de bienes y servicios

Informes y estadísticas sobre adquisiciones y procesos pasados

Material de e-learning para compradores y oferentes

Información de pagos a proveedores

Sistema de información de precios

Catálogo electrónico

Integración con soluciones de Business Intelligence

Integración con SIGEF y otros sistemas según lo establecido en el Pliego de Condiciones, con el alcance que se defina en las etapas de análisis de requerimientos.




Las actividades a realizar se dividirán en 4 fases, cuyo detalle se especifica en el Plan de Trabajo en este mismo documento:

Fase 0: Plan de Trabajo Detallado

Plan de trabajo

Fase I: Construcción e implementación del Sistema Central de Compras y Contrataciones .

Análisis y diseño actualizado

Refinamiento de requerimientos de plataforma tecnológica requerida para la operación del sistema

Plan de versiones

Prototipos

Versiones del sistema para pruebas

Documentación funcional, técnica, de administración y de mantenimiento

Plan de capacitación

Plan de implementación

Acta de puesta en operación del piloto

Actas de puesta en operación del sistema

Actas de aceptación implementación

Fase II: se dará garantía, soporte funcional al Sistema Central de Compras y Contrataciones y se construirá e implementará la versión 2:

Informe de Resultados del Soporte Funcional del SCCC

Informe de Resultados del Soporte Técnico del SCCC

Análisis y Diseño Actualizado Versión 2

Plan de Trabajo Ajustado

Plan de Versiones Ajustado

Prototipos de la versión 2

Versiones de la Versión 2 para Pruebas

Documentación Funcional, Técnica, de Administración y de Mantenimiento Actualizada

Plan de Capacitación Actualizado

Plan de Implementación Actualizado




Actas de Puesta en Operación de la Versión 2

Actas de Aceptación Implementación

Fase III: de garantía y soporte funcional a la versión 2.

Informe de Resultados del Soporte Funcional Versión 2

Informe de Resultados del Soporte Técnico Versión 2

Además de los anteriores productos entregables, en las condiciones especificadas en el Plan de Gestión de la Configuración y en el Plan de Adquisiciones, se proporcionarán,

Las licencias de Vortal junto con el código compilado correspondiente al producto licenciado.

El código no compilado correspondiente a los desarrollos realizados para adaptar el sistema de información a los requerimientos de la DGCP.

Ninguna definición o apartado especificado en este plan de proyecto o sus anexos reemplazarán en ninguna forma al alcance especificado en el Pliego de Condiciones Específicas, sus anexos y enmiendas.

NO forma parte del contenido del alcance de este proyecto:

El proyecto no tiene como parte de su alcance o no contempla los siguientes aspectos generales, y será responsabilidad de la DGCP asegurarlos:

La Infraestructura tecnológica y el software de base requerido para la Solución propuesta (Base de datos y Sistema Operativo con sus diferentes componentes)

Los análisis organizacionales o de dimensionamiento organizacional para ninguna de las entidades donde se implantará el sistema, exceptuando los indicados en el Pliego de Condiciones Específicas, sus enmiendas y anexos.

La provisión de ninguna herramienta para generación de contenido de elearning.

Los insumos necesarios y requeridos para reproducir el material de formación.

Los traslados y viáticos del equipo de Indra fuera de la ciudad de Santo Domingo.

Los traslados y viáticos del equipo de la contraparte, entidades, proveedores u otros stakeholders del proyecto dentro o fuera de la ciudad de Santo Domingo.

La logística necesaria para las capacitaciones más allá del ambiente (servidor) de capacitación

Los enlaces del tipo VPN requeridos para las actividades de los equipos técnicos remotos y las acciones remotas de pruebas y capacitación.




Cualquier otra migración o integración distinta a las definidas en el Pliego de Condiciones Específicas, sus enmiendas y anexos con el alcance que para las mismas se acuerde en la fase de análisis de requerimientos

2.3 REQUISITOS Y CONDICIONANTES DEL PROYECTO

Se describen a continuación todas las limitaciones, condicionantes y requisitos previos que han sido identificados en la oferta e inicio del proyecto, así como los requisitos legales o de normativa que afectan al proyecto:

Gestionar los permisos necesarios para el acceso a las instalaciones de la DGCP, necesarias para la ejecución del proyecto.

Habilitar un área de trabajo para el personal de Indra asignado al proyecto, dentro de las dependencias de la DGCP.

Que Indra asigne los recursos requeridos por el proyecto de manera oportuna.

Habilitar el acceso a una sala de reuniones para las reuniones internas del equipo de trabajo.

Asistencia obligatoria de todos los interlocutores asociados a la gestión del cambio, convocados a las reuniones de definición de planes, estrategias, etc.

Suministrar la logística, equipos y materiales para la formación en función del formato esperado.

Llevar a cabo las acciones necesarias para adquirir e implantar a tiempo la infraestructura tecnológica.

Poner de manera oportuna a disposición de Indra la infraestructura tecnológica requerida para soportar el sistema según las especificaciones establecidas, previo a la salida a producción del SNCC.

Asegurar la Interlocución directa de Indra con el proveedor de infraestructura y software base durante el periodo de set-up.

Para efectos de monitoreo y mantenimiento de la aplicación, la DGCP debe proporcionar un VPN entre Indra y la infraestructura de preproducción y producción de la plataforma en facilidades de la DGCP (o en cualquier otra ubicación de centro de información). Este VPN debe estar dedicado, por ejemplo, dedicado a la línea privada con 20Mbps de ancho de banda simétrica. El VPN debe apuntar a la interface del BackOffice de cada DMZ como se indicará en los correspondientes documentos de requisitos de plataforma tecnológica.

Para efectos de acceso de la DGCP a los entornos provistos por Indra será necesaria una VPN entre la DGCP e Indra

Identificar y poner a disposición de Indra los mecanismos de conectividad a los servicios disponibles por el SIGEF y otros sistemas requeridos en el Pliego de Condiciones Específicas, necesarios dentro del ámbito del proyecto.

Disponer de la matriz de requerimientos para la fase II antes de la Etapa 2 de la Fase II.




2.4 FACTORES DE ÉXITO

En este apartado se describen todas aquellas acciones o datos a tener en cuenta, según la información que se tiene en el inicio del proyecto, para que dicho proyecto pueda llegar buen a término.

Estas acciones pueden tener relación con la interacción con la DGCP dentro de la ejecución del proyecto (marcarle tareas, hitos, etc.), o bien pueden ser acciones a realizar para asegurar la calidad del desarrollo y de los servicios a acometer durante la ejecución del proyecto.

Se han identificado los siguientes factores de éxito:

Dimensionamiento adecuado de los equipos de trabajo: Con el objeto de que las reuniones sean lo más productivas posibles, es imprescindible que el número de interlocutores de Indra en las mismas sea lo suficientemente reducido. Orientativamente 2-3 personas. Así mismo, la persona con capacidad de decisión sobre la cuestión que se esté tratando debería formar parte de dichas reuniones para redundar en eficiencia y operatividad.

Disponibilidad de usuarios clave y con poder de decisión para las reuniones que se requieran.

Rigor metodológico: es esencial seguir la metodología asociada. Cualquier customización necesaria debe ser definida a priori, y estrictamente asumida a partir del momento en que se ponga en marcha el plan.

Agilidad en las decisiones: es preciso que los entregables se entreguen con cierta holgura y que se acepten en plazos razonables. Cualquier retraso en este punto tendrá un impacto esencial para la gestión del proyecto.

Eficiencia en la preparación de los productos entregables: es preciso que los entregables estén debidamente sustentados y soportados con documentación que identifique y describa con eficacia, la naturaleza, propósito y atributos propios y específicos del entregable, de acuerdo a los requerimientos del Pliego de Condiciones Específicas, sus anexos y enmiendas.

Cumplimiento de hitos: tanto por parte de Indra como por parte de la DGCP.

Dedicación exclusiva del personal asignado como formadores: Es de vital importancia que el personal asignado al proyecto para esta función tenga dedicación exclusiva al mismo. Una vez seleccionadas esas personas la dedicación al proyecto durante las fases de formación a formadores como la fase de capacitación a usuarios las mismas deben estar asignadas al 100%. Cualquier designación total o parcial pone en riesgo el éxito del proceso de Gestión del Cambio.

Asistencia obligatoria a los cursos de formación: Es importante que los usuarios asistan a los cursos de formación en las fechas pautadas y con la dedicación indicada. Si los usuarios no asisten en las fechas pautadas y/o su asistencia es parcial, se pone en riesgo la asimilación de los conocimientos imprescindibles para el buen uso de las herramientas.

Tiempos de respuesta a dudas y aclaraciones: es necesario brindar la debida atención a esta actividad, con el fin de que se atiendan con celeridad sin dejar ningún detalle sin responder.




2.5 RESTRICCIONES DE TIEMPO Y COSTO

2.5.1 Restricciones de tiempo

Las actividades descritas en el presente Plan de Trabajo Detallado deben enmarcarse dentro del contrato correspondiente. En particular de su artículo 8, se extraen a continuación las siguientes restricciones de tiempo

Vigencia del contrato:

30 meses, contados a partir de la fecha establecida en el Acta de Inicio. (*)

Fase 1

Piloto SCCC funcionando a los 7 meses contados a partir de la fecha establecida en el Acta de Inicio.

SCCC en total funcionamiento a los 10 meses contados a partir de la fecha establecida en el Acta de Inicio

Fase 2

Versión 2 operativa a los 20 meses contados a partir de la fecha establecida en el Acta de Inicio

2.5.2 Restricciones de costo

Las actividades descritas en el presente Plan de Trabajo Detallado deben enmarcarse dentro del contrato correspondiente, donde se establece la siguiente restricción de costo:

Monto: Doscientos Catorce Millones Ochocientos Cuarenta y Cinco Mil Setecientos Tres Pesos con 40/100, RD$ 214,845,703.40 con itbis incluido

De este monto, Dos Millones Cuatrocientos Cincuenta y Ocho Mil Doscientos Noventa y Seis Pesos, RD$ 2,458,296.00, corresponden a las Mil Ochocientas (1,800) horas adicionales para los desarrollos menores no planificados requeridas en el Pliego de Condiciones Específicas, los cuales sólo serán facturados y pagados en caso de ser consumidos y conforme al precio neto establecido en la oferta económica de Indra, que forma parte del contrato.

El detalle de las partidas, sub-partidas y el costo general del servicio a realizar, se puede observar en la oferta económica que figura como anexo al contrato

3. PLAN DE TRABAJO

3.1 METODOLOGÍA DE TRABAJO

Se indican a continuación las distintas metodologías que actuarán en el proyecto. El desglose de actividades a llevar a cabo se identificará en el apartado 3.3 Descripción de Actividades.

El Método Indra para la Gestión de Proyectos abarca la totalidad de la vida de los proyectos, desde su concepción hasta la conclusión total y cierre de los mismos. La metodología de dirección del proyecto propuesta estará basada este método.




Está basado en el ciclo de vida del proyecto estructurado en las dos etapas y seis fases siguientes:

Nota. La fase de Negociación de Ofertas no aplica en este caso

Al final de cada una de las 5 primeras fases en que está estructurado el Método, se produce un resultado específico que facilita una decisión clave que enfoca y orienta la actuación de la siguiente fase del proyecto, reduciendo de esta forma el riesgo y la incertidumbre iniciales del mismo.

En particular, la Etapa Contractual tiene por fin la realización del proyecto con el objeto de satisfacer las expectativas del cliente y de alcanzar los objetivos propuestos para el mismo: satisfacción de las expectativas de los clientes y usuarios; satisfacción de las necesidades de Indra; satisfacción de las expectativas de los participantes en el proyecto; capitalización del conocimiento adquirido; culminación del proyecto.

La Planificación se constituye en la fase clave de la etapa contractual, con el presente plan de trabajo detallado como producto resultante principal.

La fase de Ejecución, Seguimiento y Control del Proyecto permitirán llevar a cabo el proyecto en concordancia con el plan aprobado, realizar el adecuado seguimiento del mismo y detectar y actuar en consecuencia ante posibles desviaciones del plan.

Por último, la fase de Cierre permitirá concluir el proyecto de una forma ordenada que evite incidencias adversas post-cierre del contrato.

En lo referente al diseño y desarrollo del sistema de información, la metodología de tipo iterativo incremental solicitada en el pliego de prescripciones técnicas se concreta en el uso de la metodología SCRUM. La gestión de tareas se realizará mediante esta metodología ágil, que da mayor valor al individuo, a la colaboración con el cliente y al desarrollo incremental del software con iteraciones muy cortas. Es importante incidir en que, al tratarse la solución técnica de un producto de mercado, esta metodología se desplegará en los centros especializados de desarrollo de producto, siendo en líneas generales transparente para el cliente.

El feedback necesario para que el equipo técnico de la DGCP tenga conocimiento de las actividades asociadas al desarrollo, y en particular de las personalizaciones requeridas para adaptar la solución Vortal a los requerimientos de la DGCP se tiene previsto articular a través de los siguientes mecanismos:

Informes semanales de progreso del desarrollo.




Dar visibilidad a la DGCP de los documentos internos de producto, que traducen los requisitos de cliente a requisitos de producto.

Adicionalmente, fuera del ámbito de las reuniones de seguimiento, se proponen reuniones técnicas entre el interlocutor que designe la DGCP (tentativamente cada semana) y el responsable de desarrollo de Vortal. Estas reuniones tendrán lugar por videoconferencia o telefónicamente y están orientadas a resolver de una manera ágil las dudas que vayan surgiendo, además de que la DGCP tenga un conocimiento de primer nivel del estado del avance de las tareas de diseño y construcción. Esta comunicación cobrará especial relevancia cuando se aborden las tareas relacionadas con la migración y las integraciones, sirviendo en este caso para gestionar cambios en los sistemas, ajustar datos y formatos de mensajes, pruebas con SIGEF…

En lo referente a la Gestión del Cambio y Capacitación, Indra aplicará para la Gestión de Compras y Contrataciones del Estado Dominicano, su metodología propia de Gestión del Cambio basada en la atención permanente de las necesidades. Contempla tres perspectivas (la transformación empresarial, el cambio en las personas y el cambio tecnológico) que inciden en las diferentes capas del negocio.

Para ver a grandes rasgos los recursos de contraparte esperados para la gestión del cambio ver el apartado correspondiente en la descripción de actividades de Gestión del Cambio de este mismo documento.

Tras un diagnóstico de la situación, el Plan de Comunicación y el Plan de Capacitación marcarán las líneas estratégicas de la gestión del cambio y la capacitación a las distintas comunidades objetivo.

Se aplicará la Metodología ITIl para lo relacionado con el soporte. Se trata del marco de referencia más ampliamente aceptado para llevar a cabo la gestión de los servicios relacionados con las Tecnologías de la Información, ya que está enfocado a conseguir servicios fiables, consistentes y de alta calidad.

La solución propuesta por Indra se basa en un modelo de equipo especializado y polivalente que se adaptará a la carga de trabajo requerida por Contrataciones Públicas. Este modelo tiene como objetivo el cubrir todas las necesidades tecnológicas de las distintas áreas de Contrataciones Públicas.

El modelo prevé que el soporte sea provisto de manera remota, para lo cual se constituirá una Mesa de Ayuda situada en Contrataciones Públicas que será el Nivel 1 de soporte. Indra capacitará al personal de Contrataciones Públicas para entregar este soporte funcional de primer nivel y para que pueda hacer las veces de punto de contacto con el resto de niveles de soporte.

En un Nivel 2 de soporte se encuentra el equipo base ubicado en Santo Domingo, contando para el eventual desarrollo de los trabajos con el soporte de Nivel 3 representado por la extensa Red de Centros de Desarrollo de Indra, que disponen de certificaciones CMMi niveles 3 y 5.

El soporte tendrá lugar en el siguiente intervalo temporal:

El soporte funcional de la solución por un período de 12 meses posteriores a la puesta en marcha de cada versión.

El soporte técnico de la solución por un período de 24 meses posteriores a la puesta en marcha de cada versión.




Dado el alto nivel de calidad con que debe contar el servicio, y la experiencia de Indra en la prestación de servicios similares, los SLA’s se deben fijar de común acuerdo entre el Responsable de la Dirección General de Contrataciones Públicas y de Indra aprovechando sinergias de ambas experiencias.

En la Etapa 5 se definirán conjuntamente los mencionados SLA’s y aquellos indicadores cuyos valores objetivo requieran ser mejorados con la intención de optimizar el servicio y satisfacer las necesidades del negocio. Asimismo, se fijarán los valores objetivos para las Encuestas de Satisfacción. En estos SLA’s se determinarán, entre otras cosas, los tiempos de respuesta en línea con la propuesta ofertada por Indra.

3.2 CRONOGRAMA – Diagrama de Gantt

Ver el entregable anexo al presente plan de trabajo en formato Microsoft Project.

Debe tenerse en cuenta que este cronograma será un documento que se irá actualizando en el transcurso del proyecto. En el momento de elaboración del presente plan, el nivel de detalle presentado se considera el máximo posible. En general, la información que permitirá detallar una etapa a un nivel menor se conocerá según vaya avanzando las tareas anteriores.

El planteamiento consiste en partir del presente nivel de detalle y, previo al abordaje de cada etapa llevar ese detalle al menor nivel posible en cada caso. No obstante, se considera necesario apuntar que determinadas tareas (en particular las que involucran a la fábrica de software) no será posible tratarlas de este modo.

Nota. Como consideraciones al Cronograma – Diagrama de Gantt, se muestran en color rojo las tareas o hitos correspondientes a la DGCP y en color azul las correspondientes a Indra. En color negro las tareas compartidas.

Feriados de República Dominicana considerados en el cronograma (2014 y 2015):

Jueves 19 de Junio (Corpus Cristi)

Miércoles 24 de Septiembre (Día de las Mercedes)

Lunes 10 de Noviembre (traslado del feriado del 6 de Noviembre - Día de la Constitución-)

Jueves 25 de Diciembre (Día de Navidad)

Jueves 1ro. de Enero (Día de Año Nuevo)

Martes 6 de Enero (Día de los Santos Reyes)

Miércoles 21 de Enero (Día de la Altagracia)

Lunes 26 de Enero (Día de Duarte)

Viernes 27 de Febrero (Día de la Independencia)

Viernes 10 de Abril (Viernes Santo)

Viernes 1ero. de Mayo (Día del Trabajo)




Debe tenerse en cuenta que posibles periodos inhábiles adicionales impactarán en el cronograma




3.2.1 Plan de Hitos

Se muestran a continuación los principales hitos del proyecto, con los entregables asociados y sus fechas estimadas.

Fase 0: Elaboración del Plan de Trabajo Detallado

Etapa Resultado Hito Responsable Hito

Etapa 1: Elaboración del Plan de trabajo detallado

Kick-Off del Proyecto

DGCP-PRO-Plan de Trabajo Detallado

DGCP-GNT-Cronograma-Diagrama de Gantt

DGCP-POR-Plan de Organización

DGCP-CAL-Plan de Gestión de la Calidad

DGCP-RIS-Plan de Riesgos

DGCP-STK-Plan de Comunicación con los Stakeholders

DGCP-CON-Plan de Gestión de la Configuración

DGCP-APV-Plan de Aprovisionamiento

HITO: Plan de Trabajo Detallado y Planificación del Proyecto Entregados

Director de Proyecto

Fase I: Construcción e implementación del SCCC





Etapa 2: Análisis de requerimientos

DGCP-MRD- Documento de Requerimientos de Mercado (cliente)

HITO: MRDs de procedimientos entregados

Gerente de Sistemas

HITO: MRDs generales entregados

Gerente de Sistemas

HITO: MRDs técnicos entregados

Gerente de Sistemas

HITO DGCP: MRDs de procedimientos aprobados

Comité Ejecutivo

Comité de Seguimiento

HITO DGCP: MRDs generales aprobados

Comité Ejecutivo


HITO DGCP: MRDs técnicos aprobados

Comité Ejecutivo


HITO: PRDs aprobados (proceso interno Vortal)

Gerente de Sistemas

Etapa 3: Definición de requerimientos de plataforma tecnológica

DGCP-EIN-Especificaciones de Infraestructura detallados

HITO: Especificaciones de infraestructura detallados + Escenarios de infraestructura seleccionado

Gerente de Sistemas

HITO DGCP: Requerimientos de infraestructura aprobados + Escenarios de infraestructura seleccionado

Comité Ejecutivo


Etapa 4, Diseño detallado del sistema

DGCP-ARD-Arquitectura Detallada de la Plataforma

HITO: Requerimientos Fase 1 cerrados

Consultor Arquitecto de Software

Etapa 5, Construcción Esquema de HITO DGCP: Términos Comité Ejecutivo





de Prototipos del Sistema de Información

Licenciamiento Vortal de licenciamiento plataforma Vortal validados


DGCP-VER- Plan de Versiones

HITO: Entrega del Plan de Versiones

Equipo Funcional Indra

HITO DGCP: Aprobación del Plan de Versiones

Comité Ejecutivo


Versión base de la plataforma Next desplegada

HITO DGCP: Poner a disposición de Indra el entorno TRAINING Y entorno de PRUEBAS

Infraestructura DGCP

HITO: Entorno de TRAINING y PRUEBAS aceptado

Gerente de Sistemas

HITO DGCP: Poner a disposición de Indra el entorno PREPRODUCCIÓN


HITO: Entorno PREPRODUCCIÓN aceptado

Gerente de Sistemas

HITO DGCP: Poner a disposición de Indra el entorno de PRODUCCIÓN


HITO: Entorno PRODUCCIÓN aceptado

Gerente de Sistemas

Acuerdos de Nivel de Servicio

HITO: Entrega Acuerdos de Nivel de Servicios (Soporte Técnico y Funcional)


HITO DGCP: Aprobación Acuerdos de Nivel de Servicio (Soporte Técnico y Funcional)

Comité Ejecutivo


Etapa 6, Configuración y Casos de uso HITO: Entrega del Plan Equipo Funcional Indra





Desarrollo del Sistema de Información

actualizados

Plan de pruebas definido

de Pruebas

Plan de pruebas aprobado

HITO DGCP: Aprobación del Plan de Pruebas

Comité Ejecutivo


Datos maestros disponibles

HITO DGCP: Disponibilidad de los datos maestros

Área de Tecnología DGCP

Corte de operaciones aprobado

HITO DGCP: Aprobación del corte de operaciones

Comité Ejecutivo


Criterios de aceptación del software definidos

HITO DGCP: Criterios de aceptación del software definidos

Comité Ejecutivo


DGCP-PRU-Plan de Pruebas del Sistema

Plataforma Certificada

Plan de implantación

HITO: Plataforma DGCP configurada (Preproducción, Pruebas y Training)

Gerente de Sistemas

Mesa constituida HITO DGCP: Mesa de Ayuda Constituida


DGCP-UAS-Documentación de Uso y de Administración del Sistema

HITO: Formadores Indra y Técnicos DGCP capacitados


Equipo Técnico Indra

Propuesta de ajustes normativos

HITO: Propuesta de ajustes normativos


Etapa 7, Implementación del sistema de información

DGCP-UAS-Documentación de Uso y de Administración del Sistema (Actualización)

DGCP-PLI-Plan de Implementación

HITO DGCP: Aceptación de la solución

Comité Ejecutivo


Licencias de Vortal entregadas

HITO: Entrega de licencia de producto

Gerente de Sistemas

DGCP-OPI-Acta de Puesta en Operación

HITO: Piloto en Gerente de Sistemas





del Piloto Producción

DGCP-OSI- Acta de Puesta en Operación del Sistema

HITO: SCCC en Producción

Gerente de Sistemas

DGCP-ACP-Actas de Aceptación Implementación

Hito DPGC: SCCC Implementado

Comité Ejecutivo


Etapa 1GC, Diagnóstico de Situación

Información de partida enterregada

HITO DPGC: Entrega información de partida solicitada

Responsable de Capacitación DGCP

Responsable de Normas y Procedimientos DGCP

Responsable de RRHH DGCP

Diagnóstico de Situación del Cambio.

HITO: Entrega del Diagnóstico de Situación del Cambio

Consultor Especialista en Gestión del Cambio y Capacitación

Etapa 2GC, Estrategias de Capacitación y Comunicación

Estrategia de Capacitación.

HITO: Entrega de estrategias de Capacitación y Comunicación


Etapa 3GC, Elaboración Plan de Capacitación

DGCP-PCA-Plan Detallado de Capacitación

HITO: Entrega del Plan de Capacitación y Comunicación


HITO DGCP: Aprobación del Plan de Capacitación

Comité Ejecutivo


Etapa 4GC, Diseño y Elaboración de material de Capacitación

Manuales y Guías de Formación.

HITP: Manuales de Formación entregados a DGCP


Píldoras de E-learning. HITO: Entrega del prototipo


HITO DGCP: Aceptación del prototipo de píldora formativa


HITO: Entrega de Consultor Especialista





píldoras formativas en Gestión del Cambio y Capacitación

HITO DGCP: Aceptación de píldoras formativas


HITO: Píldoras formativas disponibles en los portales


Etapa 5GC, Aseguramiento de la logística e Infraestructuras de Capacitación

Logística asegurada puntualmente

HITO DGCP: Entrega de la logística e infraestructura de Capacitación a Indra


Etapa 6GC, Capacitación: Personal SSII – Grupos (Piloto y Grupos 1 al 3)

Formación Indra culminada

HITO: Piloto Capacitado


HITO: Grupo 1 Capacitado






HITO: Formadores DGCP preparados


HITO: Sesiones de Workshop finalizadas


Etapa 7GC, Despliegue FdF resto Usuarios - Acompañamiento

Formación DGCP culminada

HITO DGCP: Formación DGCP FASE I terminada


Hito DGCP: Cápsulas de e-learning colocadas en los portales de las Diferentes Entidades






HITO DGCP: Workshops FASE I culminados


Etapa 8GC, Actividades de Comunicación del Proyecto

Plan de Comunicación Ejecutado.

HITO: Acciones de Comunicación realizados

Fase II: Garantía y Soporte Técnico al SCCC y Construcción de la Versión2 del Sistema de Información y Desarrollo de Ajustes Menores


Etapa 1, Planificación detallada del proyecto (INICIO)

Especificaciones Fase II.xlsx

HITO DGCP: Proporcionar la matriz de requerimientos fase II

Comité Ejecutivo; Comité de Seguimiento

Etapa 1, Planificación detallada del proyecto

DGCP-PRA-Plan de Trabajo Ajustado

DGCP-GNA-Cronograma-Diagrama de Gantt Ajustado

HITO: Plan de trabajo ajustado a versión 2


Etapa 2, Análisis de requerimientos

DGCP-MR2- Documento de Requerimientos de Mercado (cliente) versión2

HITO : MRDs entregados

Gerente de Sistemas

HITO DGCP: MRDs aprobados

Comité Ejecutivo


HITO: PRDs aprobados (proceso interno Vortal)

Gerente de Sistemas


DGCP-AR2-Arquitectura Detallada de la Plataforma versión2

HITO: Requerimientos Fase 2 cerrados


Etapa 4, Construcción de Prototipos del Sistema de Información

DGCP-VEA- Plan de Versiones Ajustado

HITO: Entrega del Plan de Versiones Ajustado


HITO DGCP: Aprobación del Plan de Versiones Ajustado

Comité Ejecutivo






Presentación de mock-ups

HITO: Presentación de los mock-ups


Etapa 5, Configuración y Desarrollo del Sistema de Información versión 2


Casos de uso actualizados

DGCP-PR2-Plan de Pruebas del Sistema versión2

Plataforma versión 2 Certificada

HITO: Plataforma DGCP configurada (Preproducción, Pruebas y Training)

Gerente de Sistemas

DGCP-UA2-Documentación de Uso y de Administración del Sistema

HITO: Formadores Indra y técnicos DGCP capacitados



Etapa 6, Implementación de la nueva versión del sistema de información

DGCP-UA2-Documentación de Uso y de Administración del Sistema (Actualización)

DGCP-PL2-Plan de Implementación Actualizado

HITO DGCP: Aceptación de la solución

Comité Ejecutivo


DGCP-OS2- Acta de Puesta en Operación de la versión2

HITO: Versión 2 en Producción

Gerente de Sistemas

DGCP-AC2-Actas de Aceptación Implementación versión2

HITO DGCP: Versión 2 Implementada

Comité Ejecutivo


Soporte Funcional al SCCC

DGCP-RSF-Informe de Resultados de Soporte Funcional del SCCC

HITO: Soporte Funcional Prestado oportunamente

Equipo Soporte Funcional

Soporte Técnico al SCCC

DGCP-RST-Informe de Resultados de Soporte Técnico del SCCC

HITO: Soporte Técnico Prestado oportunamente

Equipo de soporte técnico

Etapa 1GC, Actualización del Plan de Capacitación

DGCP-PC2-Plan de Capacitación Actualizado

HITO: Entrega del Plan de Capacitación y Comunicación


HITO DGCP: Comité Ejecutivo





Aprobación del Plan de Capacitación

Comité Seguimiento

Etapa 2GC, Diseño y Elaboración de material de Capacitación

Manuales y Guías de Formación actualizados con las nuevas funcionalidades.

HITO: Manuales de Formación entregados a DGCP


Cápsulas de e-learning si procede

HITO: Entrega del prototipo


HITO DGCP: Aceptación del prototipo de píldora formativa

Responsable de Normas y Procedimientos

HITO: Entrega de píldoras formativas


HITO DGCP: Aceptación de píldoras formativas


HITO: Píldoras formativas disponibles en los portales



Etapa 3GC, Aseguramiento de la logística e Infraestructuras de Capacitación

Logística FASE II asegurada puntualmente

HITO DGCP: Entrega de la logística e infraestructura de Capacitación a Indra

Responsable de Capacitación.

Etapa 4GC, Capacitación: Personal SSII - Key Users

Formación Indra Fase II culminada

HITO: Usuarios Capacitados


HITO: Formadores DGCP preparados






Etapa 5GC, Despliegue FdF resto Usuarios - Acompañamiento

Formación DGCP FASE II culminada

HITO DGCP: Formación DGCP FASE II terminada


HITO DGCP: Cápsulas de e-learning colocadas en los portales de las Diferentes Entidades

Área de Tecnología

Etapa 6GC, Actividades de Comunicación del Proyecto

Plan de Comunicación Ejecutado

HITO: Acciones de Comunicación realizadas

Responsable de Comunicación

Consultor Especialista en gestión del cambio y capacitación

Fase III: Garantía y Soporte técnico a la Versión 2 del Sistema de Información y Desarrollo de Ajustes Menores


Soporte Funcional a la versión 2

DGCP-SFV-Informe de Resultados de Soporte Funcional Versión 2

HITO: Soporte Funcional Prestado oportunamente


Soporte Técnico a la versión 2

DGCP-STV-Informe de Resultados de Soporte Técnico Versión 2

HITO: Soporte Técnico Prestado oportunamente


3.2.2 Lista de Entregables

Sin perjuicio de otros posibles documentos y resultados que se desprendan de la ejecución de las distintas actividades del proyecto, y que aparecerán en el apartado 3.3 de este mismo documento, en los apartados de Resultados de la Etapa, se refiere a continuación la lista de Entregables referidos en el contrato en su Artículo 4, así como su nomenclatura correspondiente en el presente Plan de Trabajo Detallado.

Entregable Correspondencia Documental





Plan de trabajo DGCP-PRO-Plan de Trabajo Detallado S

DGCP-GNT-Cronograma-Diagrama de Gantt S

DGCP-POR-Plan de Organización S

DGCP-CAL-Plan de Gestión de la Calidad S

DGCP-RIS-Plan de Riesgos S

DGCP-STK-Plan de Comunicación con los Stakeholders S

DGCP-CON-Plan de Gestión de la Configuración S

DGCP-APV-Plan de Aprovisionamiento S

Fase I: Construcción e implementación del Sistema Central de Compras y Contrataciones.

Análisis y diseño actualizado


(*) El número de entregables MRD’s se determinará según avance la fase de levantamiento de requisitos. Se elaborará un MRD por cada bloque funcional o cuestión central que se considere que requiere una especificación de requisitos separada.

S

DGCP-ARD-Arquitectura Detallada de la Plataforma S

Refinamiento de requerimientos de plataforma para la operación del sistema

DGCP-EIN-Especificaciones de Infraestructura detallados S

Plan de versiones DGCP-VER- Plan de Versiones S

Prototipos Versión base de la plataforma Next desplegada N

Versiones del sistema para pruebas

Plataforma Certificada N

DGCP-PRU-Plan de Pruebas del Sistema S

Documentación funcional, técnica, de administración y de mantenimiento


(*) Varios documentos

S

Plan de capacitación DGCP-PCA-Plan Detallado de Capacitación S

Plan de implementación DGCP-PLI-Plan de Implementación S




Acta de puesta en operación del piloto

DGCP-OPI-Acta de Puesta en Operación del Piloto S

Actas de puesta en operación del sistema

DGCP-OSI- Acta de Puesta en Operación del Sistema S

Actas de aceptación implementación

DGCP-ACP-Actas de Aceptación Implementación S

Fase II: se dará garantía, soporte funcional al Sistema Central de Compras y Contrataciones y se construirá e implementará la versión 2:

Informe de Resultados del Soporte Funcional del SCCC


S

Informe de Resultados del Soporte Técnico del SCCC DGCP-RST-Informe de Resultados de Soporte Técnico del

SCCCS

Análisis y Diseño Actualizado Versión 2 DGCP-MR2- Documento de Requerimientos de Mercado

(cliente) versión2S


S

Plan de Trabajo Ajustado DGCP-PRA-Plan de Trabajo Ajustado S

DGCP-GNA-Cronograma-Diagrama de Gantt Ajustado S

Plan de Versiones Ajustado DGCP-VEA- Plan de Versiones Ajustado S

Prototipos de la versión 2 Presentación de mock-ups N

Versiones de la Versión 2 para Pruebas Plataforma versión2 Certificada N

DGCP-PR2-Plan de Pruebas del Sistema versión2 S

Documentación Funcional, Técnica, de Administración y de Mantenimiento Actualizada

DGCP-UA2-Documentación de Uso y de Administración del Sistema Actualizada

(*) Varios documentos

S

Plan de Capacitación Actualizado DGCP-PC2-Plan de Capacitación Actualizado S

Plan de Implementación Actualizado DGCP-PL2-Plan de Implementación Actualizado S

Actas de Puesta en Operación de la Versión 2 DGCP-OS2- Acta de Puesta en Operación de la versión2 S

Actas de Aceptación Implementación DGCP-AC2-Actas de Aceptación Implementación versión2 S

Fase III: de garantía y soporte funcional a la versión 2.




Informe de Resultados del Soporte Funcional Versión 2 DGCP-SFV-Informe de Resultados de Soporte Funcional

Versión 2S

Informe de Resultados del Soporte Técnico Versión 2 DGCP-STV-Informe de Resultados de Soporte Técnico

Versión 2S

3.2.3 Otros productos y resultados

Se refiere a continuación la lista de Productos esperados referidos en el Anexo 1, Numeral 7 del pliego de condiciones específicas, así como su correspondencia en la lista de Entregables ó Resultados de Etapa que se detallan en el apartado 3.3.

FASE ETAPA PRODUCTOS ESPERADOS

ANEXO 1

ENTREGABLES Y RESULTADOS INDRA


Etapa 1: Elaboración del Plan de trabajo detallado

Plan de Trabajo ajustado DGCP-PRO-Plan de Trabajo Detallado








Resultado adicional Indra Kick-Off del Proyecto

Fase I: Construcción e implementación del Sistema Central de Compras y Contrataciones.


Análisis de requerimientos DGCP-MRD- Documento de Requerimientos de Mercado (cliente)

Diagramas de casos de uso actualizado, que representa lo que debe cumplir el sistema.

Casos de uso actualizados(*) Se entrega al inicio de la Etapa 6

Carta Gantt para la etapa de diseño


Etapa 3: Definición de requerimientos de plataforma tecnológica

Definición de requerimientos de Plataforma tecnológica.



Informe de Diseño detallado, impreso y en medio magnético





Plan detallado de construcción y de pruebas

DGCP-PRU-Plan de Pruebas del Sistema (*)

(*) Se entrega al inicio de la Etapa 6

Los diagramas UML ajustados si lo amerita la situación

LA SOLUCIÓN OFERTADA ESTÁ BASADA EN EL PRODUCTO DE MERCADO VORTALSe entregará una documentación equivalente para poder entender la arquitectura de la plataforma

Diagramas de Clases, que representa la estructura del sistema

LA SOLUCIÓN OFERTADA ESTÁ BASADA EN EL PRODUCTO DE MERCADO VORTAL .Se entregará una documentación equivalente para poder entender la arquitectura de la plataforma

Modelo de datos Se entregará el modelo de datos

Diagrama de Estados, que muestra la secuencia de estados que un objeto o una clase de objetos en particular


Diagrama de SecuenciasLA SOLUCIÓN OFERTADA ESTÁ BASADA EN EL PRODUCTO DE MERCADO VORTAL .Se entregará una documentación equivalente para poder entender la arquitectura de la plataforma

Diagrama de Actividad


Otros que la empresa considere relevantes



Prototipos funcionales del sistema de información


Resultado adicional Indra Esquema de Licenciamiento Vortal validado

Resultado adicional Indra DGCP-VER- Plan de Versiones

Resultado adicional Indra Acuerdos de Nivel de Servicio

Etapa 6, Configuración y Desarrollo del Sistema de Información

Sistema construido, probado y funcionando


Pruebas del sistema certificadas.




(*) En el Anexo 01 este producto estaba en la Etapa 4Documentación de uso y de administración del sistema, lista para emplearse en las tareas de capacitación, en la etapa de implementación.


Plan detallado de implantación

Plan de Implantación

Resultado adicional Indra Propuesta de ajustes normativos

Etapa 7, Implementación del sistema de información

Documentación de uso y de administración del sistema





actualizada, lista para emplearse en las tareas de capacitación, en la etapa de implementación o implantaciónProgramas fuente del sistema de información

Entrega de software (Código compilado ó código fuente donde proceda)

Sistema en producción DGCP-OPI-Acta de Puesta en Operación del Piloto



Resultado adicional Indra DGCP-PLI-Plan de Implementación

Capacitación

Resultado adicional Indra Diagnóstico de Situación del Cambio (ETAPA 1GC)

Resultado adicional Indra Estrategia de Capacitación (ETAPA 2GC)

Plan de capacitación DGCP-PCA-Plan Detallado de Capacitación (ETAPA 3GC)

Material de entrenamiento para los diferentes grupos de usuarios


Píldoras de E-learning (ETAPA 4GC)

Resultado adicional DGCP Logística asegurada puntualmente (ETAPA 5GC)

Usuarios capacitados en el uso del sistema

Formación Indra culminada (ETAPA 6GC)

Formación DGCP culminada (ETAPA 7GC)

Resultado adicional Indra Plan de Comunicación Ejecutado.

Fase 2: Garantía y Soporte Técnico al SCCC y Construcción de la Versión2 del Sistema de Información y Desarrollo de Ajustes Menores Etapa 1: Planificación detallada del proyecto

Detección de problemas de operación del nuevo sistema, como así también de mejoras de funcionalidad y usabilidad

Especificaciones Fase II.xlsx

Plan de trabajo versión 2 detallado




Análisis de requerimientos DGCP-MR2- Documento de Requerimientos de Mercado (cliente) versión2

Diagramas de casos de uso actualizado, que representa lo que debe cumplir el sistema.

Casos de uso actualizados(*) Se entrega al inicio de la Etapa 5

Carta Gantt para la etapa de diseño



Informe de Diseño detallado, impreso y en medio magnético



DGCP-PR2-Plan de Pruebas del Sistema versión2 (*)

(*) Se entrega al inicio de la Etapa 5

Los diagramas UML ajustados si lo amerita la situación

LA SOLUCIÓN OFERTADA ESTÁ BASADA EN EL PRODUCTO DE MERCADO VORTALSe entregará una documentación equivalente para poder entender la arquitectura de la plataforma




Diagramas de Clases, que representa la estructura del sistema


Modelo de datos Se entregará el modelo de datos

Diagrama de Estados, que muestra la secuencia de estados que un objeto o una clase de objetos en particular


Diagrama de SecuenciasLA SOLUCIÓN OFERTADA ESTÁ BASADA EN EL PRODUCTO DE MERCADO VORTAL .Se entregará una documentación equivalente para poder entender la arquitectura de la plataforma

Diagrama de Actividad


Otros que la empresa considere relevantes



Prototipos funcionales del sistema de información


Resultado adicional Indra DGCP-VEA- Plan de Versiones Ajustado

Etapa 5, Desarrollo o Construcción del Sistema de Información versión 2

Sistema construido, probado y funcionando


Plan de pruebas del sistema certificado por empresa externa


Documentación de uso y de administración del sistema, lista para emplearse en las tareas de capacitación, en la etapa de implementación o implantación


Plan detallado de implantación

Plan de Implantación

Etapa 6, Implementación de la nueva versión del sistema de información

Resultado adicional Indra DGCP-UA2-Documentación de Uso y de Administración del Sistema (Actualización)

Nueva versión del Sistema de información en producción implementado



Resultado adicional Indra DGCP-PL2-Plan de Implementación Actualizado

Capacitación

Plan de capacitación ajustado

DGCP-PC2-Plan de Capacitación Actualizado (ETAPA 1GC)

Material de entrenamiento ajustado para los diferentes grupos de usuarios

Manuales y Guías de Formación actualizados con las nuevas funcionalidades. (ETAPA 2GC)Cápsulas de e-learning si procede (ETAPA 2GC)

Resultado adicional DGCP Logística FASE II asegurada puntualmente (ETAPA 3GC)

Usuarios capacitados en el Formación Indra Fase II culminada (ETAPA 4GC)




uso del sistema Formación DGCP Fase II culminada (ETAPA 5GC)

Resultado adicional Indra Plan de Comunicación Ejecutado.

Soporte

Soporte a la operación provisto de manera eficiente y oportuna



Fase III: Garantía y Soporte técnico a la Versión 2 del Sistema de Información y Desarrollo de Ajustes Menores Soporte

Soporte a la operación provisto de manera eficiente y oportuna



3.3 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

Se describen a continuación las distintas actividades, para cada una de las cuales se indicarán: Nombre, Objetivo Principal, Descripción, Perfiles y Entregables. En lo que se refiere a Perfiles, la participación del Director de Proyecto Indra y del Coordinador de Proyecto por parte de la DGCP se sobreentiende en todas aquellas actividades que sea necesaria.

3.3.1 Gestión del Proyecto

Nombre

Gestión del Proyecto

Objetivo principal

Realizar la aplicación de conocimientos, técnicas, metodologías y habilidades para el logro de los objetivos del proyecto bajo los requisitos del mismo.

El enfoque de estas acciones se realizará a lo largo de todo el proyecto y para todos los elementos que lo integran: Inicio, Planificación, Ejecución, Seguimiento y Control y Cierre del Proyecto.

Todos estos bloques de acciones se dirigirán a los aspectos sustantivos del proyecto como lo son: El alcance definido y pactado, la calidad del mismo, la gestión de riesgos así como el seguimiento al plan de trabajo detallado.

Descripción de principales actividades tareas

Velar por el logro de los Objetivos del Proyecto, el cumplimiento de los plazos y de los hitos.

Gestionar los recursos tanto humanos como materiales y económicos, la forma óptima en beneficio del Proyecto y de los firmantes del contrato derivado del proceso licitaría.

Utilizar durante el proyecto, la metodología ofertada y con apego a las mejores prácticas que en el ámbito de la Gestión de Proyecto pueden ser utilizadas.

Instruir, orientar, supervisar a los miembros del equipo del Proyecto, con apego a los objetivos y bajo las condiciones ofertadas y pactadas.




Dar el seguimiento y en su caso ajustar las actividades en el Plan de Proyecto, conforme sea necesario y acordado

Vigilar el cumplimiento de las normas, políticas, metodologías, procedimientos y plantillas que integran y rigen el Proyecto

Coordinar la comunicación y enlace con los distintos grupos participantes en el proyecto y con los stakeholders definidos, en forma tal que favorezcan el desarrollo del mismo.

Realizar la gestión de la calidad y la gestión de los riesgos, con apego a los planes del Plan de Proyecto.

Elevar a decisión del Comité Ejecutivo, aquellos aspectos que requieran aprobación del mismo sobre todo tratándose de Productos, cambios de alcance, necesidades del proyecto no previstas o acordadas y otras que fueran necesarias durante la ejecución del mismo.

Gestionar la comunicación tanto al interior del proyecto como en los diferentes comités de proyecto y a los stakeholders que sea necesario.

Perfiles - Indra


Jefes o responsables de los equipos de trabajo

Perfiles - DGCP

Coordinación del Proyecto

Jefes de equipo o responsables de equipos de trabajo

Asesores Externos DGCP

Entregables


DGCP-ISA-Informe Semanal de Avance del Proyecto

DGCP-IMA-Informe Mensual de Avance del Proyecto aaaamm


DGCP-RCA-Informe de Revisión de la Calidad (Semestral)

DGCP-SAT-Informe de Satisfacción (Final del proyecto)

DGCP-LEC-Lecciones aprendidas


DGCP-ISR-Informe de Seguimiento de Riesgo (inicial y subsecuentes informes (Mensual))

Resultados de la Etapa

Carpeta final de Proyecto (conteniendo actas de reuniones, productos y sus actas de aceptación, presentaciones, licencias, informes de avance)




3.3.2 Fase 0: Plan de Trabajo Detallado

Sistema de Información: ETAPA 1

Nombre

Elaboración del Plan de Trabajo Detallado

Objetivo principal

Elaborar el Plan de Trabajo Detallado, los anexos con los Planes Complemento que apliquen, y la planificación asociada (Microsoft Project). Esta etapa es crítica ya que será el momento en el que se define el cronograma de ejecución del proyecto.

Descripción de las principales actividades

Describir los principales objetivos y el alcance del proyecto, así como los posibles requisitos y condicionantes para la ejecución del mismo.

Especificar la metodología a utilizar durante el proyecto, sobre la base de lo especificado en la oferta de servicios.

Elaborar el cronograma de ejecución del proyecto ajustado a las fechas definitivas de inicio del trabajo, y el plan de hitos

Describir las actividades recogidas en cada etapa de la planificación, indicando la asignación de recursos para cada una de ellas

Describir la organización del proyecto, los requisitos de recursos de interlocución, y las comunicaciones y mecanismos de distribución de información que serán utilizados entre los diversos implicados en el proyecto

Perfiles - Indra

Equipo Funcional y Técnico Indra

Consultor Especialista en Compras Electrónicas


Perfiles - DGCP

Equipo Funcional DGCP


Entregables













Kick-Off del Proyecto

3.3.3 Fase I: Construcción e implementación del SCCC


Nombre

Análisis de requerimientos

Objetivo principal

Se validarán los requerimientos establecidos en el pliego. El entregable de esta etapa es el MRD – Market Requierements Document (Documento de Requerimientos del Mercado (cliente)). En el MRD se especifican los detalles de los requerimientos con sus impactos y prioridad. El MRD deberá ser aprobado por parte del DGCP y servirá como base para la elaboración de los documentos funcionales de la plataforma.

Se organizará una agenda de reuniones que cubrirá la totalidad de los requisitos a validar. La agenda incluirá esencialmente reuniones de 3 tipos:

Procedimientos : Requisitos y reglas de negocio que aplican directamente a los distintos procedimientos a Parametrizar en el sistema: Licitación Pública, Licitación Restringida…

Generales : Requisitos y reglas de negocio “transversales” a todos los procedimientos: Administración del Sistema (incluye Multilingüismo y consulta de la trazabilidad en el sistema), Skin, Catálogo de Bienes y Servicios, Catálogo Electrónico…

Técnicos : Integración con el SIGEF y otros sistemas definidos en el Pliego (interfaces / interconexión con sistemas existentes), Migración (incluye cargado inicial de los catálogos de usuarios e instituciones), firma digital, almacenamiento y custodia

Asociado a cada uno de los MRDs, como un anexo en cada uno de ellos (si procede), se proporcionará el inventario de las Notificaciones y Plantillas para la generación de documentos en formato estándar desde la plataforma. Se proporcionará ejemplos “base” y la DGCP deberá, a partir de ahí, proceder a refinarlos para adaptarlos a sus necesidades.





Validación de procesos, flujos de trabajo y casos de uso.

Identificación de usuarios

Identificación de requerimientos de consultas, salidas e informes

Identificación de flujo de datos y documentos relevantes

Establecer los problemas y requisitos del sistema

Reuniones de levantamiento de requisitos

o De Procedimientos

o De Cuestiones Generales

o Técnicas

Perfiles - Indra

Consultor Funcional y de Producto



Soporte al Equipo Funcional

Gerente de Sistemas

Perfiles - DGCP



Equipo PAFI

Entregables




(*) El número de entregables MRD’s se determinará según avance la fase de levantamiento de requisitos. Se elaborará un MRD por cada procedimiento y por cada cuestión central que se considere que requiere una especificación de requisitos separada.


Nombre

Definición de requerimientos de plataforma tecnológica

Objetivo principal




En esta etapa, se definirán los requerimientos de arquitectura y requerimientos de dimensionamiento de la infraestructura para la plataforma tecnológica. También se definirán las políticas de control de accesos y las comunicaciones con librerías externas.


Especificación de requerimientos de base de datos

Especificación de requerimientos de seguridad

Especificación de requerimientos de procesamiento

Especificación de requerimientos de almacenamiento

Especificación de requerimientos de nivel de servicio

Perfiles - Indra

Gerente de Sistemas



Perfiles - DGCP


Infraestructura

Entregables



Nombre

Diseño detallado del sistema

Objetivo principal

En esta etapa, se hará el diseño detallado de la arquitectura de la plataforma. El entregable es la Arquitectura Detallada de la Plataforma donde se explicará los módulos de la plataforma, como se comunican entre ellos y las principales funcionalidades. Se diseñará también en esta etapa la estrategia de migración.

Con el diseño de la estrategia de migración se comenzará a definir también el modelo de convivencia de la herramienta actual y futura, que quedará completamente definido con el diseño del corte de operaciones

La participación de la DGCP en esta etapa se articulará a través de





Los documentos internos de producto, que traducen los requisitos de cliente a requisitos de producto.

Contacto fluido para cuestiones técnicas relacionadas con las componentes externas que la plataforma deberá consumir.

En esta etapa tendrá lugar también la revisión y adecuación por parte de la DGCP de las Notificaciones y Plantillas para la generación de documentos


Diseño de la estrategia de migración

Diseño global de la arquitectura

Diseño de la lógica interna del sistema

Diseño detallado de todos los controles y servicios administrativos, necesarios para garantizar la seguridad de la información.

Revisión y adecuación de plantillas por parte de DGCP

Perfiles - Indra


Gerente de Sistemas


Equipo Técnico y de Programación

Perfiles - DGCP

Área de Tecnología DGCP (Jefe)


Entregables



Nombre

Construcción de Prototipos del Sistema de Información

Objetivo principal

En esta etapa, se implantará la versión base de la plataforma Next en el entorno de DGCP sin cualquier configuración de localización. Tendrá lugar también en esta etapa la elaboración del plan de versiones y el diseño del corte de operación. Se elaborarán y aprobarán también en esta etapa los Acuerdos de Nivel de Servicio.




En particular, en el Diseño del Corte de Operación se definirá el modelo de convivencia durante el proyecto de la herramienta actual y futura

Durante el Setup de la plataforma NEXT en PREPRODUCCIÓN, se dará soporte a la DGCP en la configuración del monitor de procesos y en las herramientas de soporte a la operatividad del mismo. En particular, de las herramientas de administración de Vortal: POT (Rastreador de Plataforma de Operaciones) y PET (Transacciones plataforma externa) que se describirán en el MRD de Administración del Sistema.

En lo referente al Plan de Versiones, en él se detallará la previsión de liberación de las versiones de la solución construida, que estará basado en la misma agrupación pensada para la etapa de diseño:

Procedimientos

Generales

Técnicos)


Elaboración del Plan de Versiones

Diseño del corte de operación

Disponibilización por parte de la DGCP de los distintos entornos en las condiciones determinadas en la Etapa 3

Despliegue de la versión base de la plataforma Next en los distintos entornos y chequeos

Configuración del monitor de procesos y herramientas de soporte a la operatividad


Perfiles - Indra



Perfiles - DGCP


Entregables

DGCP-VER- Plan de Versiones



Esquema de licenciamiento Vortal validado






Nombre

Configuración y Desarrollo del Sistema de Información

Objetivo principal

Se configurará y parametrizará el sistema, incorporándole la localización de la DGCP. Así mismo, se desarrollará el conector SIGEF, los programas de migración y se llevarán a cabo las pruebas de certificación de la plataforma. Tendrá lugar aquí la aprobación definitiva del corte de operaciones.

Se definirá el plan de pruebas en esta etapa.

Tendrán lugar aquí, por tanto, las actividades de parametrización (localización), interfaces / interconexión con sistemas existentes (conectores de integración), cargado inicial de los catálogos de usuarios e instituciones (Migraciones), y en general todas las configuraciones recogidas en la etapa 2 de análisis de requerimientos.

Tendrá lugar en esta etapa también la revisión y propuesta de ajustes al marco normativo que pudiera derivarse como consecuencia de la implantación del nuevo sistema.

Al final de la etapa, tendrá lugar la capacitación técnica al área de tecnología de la DGCP.


Revisión del diseño y aprobación final del corte de operaciones

Disponibilización de los datos maestros por parte de la DGCP

Criterios de aceptación del software definidos por parte de la DGCP

Configuración y Parametrización (localización) de la plataforma

Desarrollo de conectores de integración

Desarrollo de los programas de migración

Certificación de la plataforma (Pruebas integrales) (localización, SIGEF, migración)

Constitución de la Mesa de Ayuda

Capacitación técnica

Revisión y propuesta de ajustes normativos

Perfiles - Indra



Formadores

Perfiles - DGCP


Entregables










Propuesta de ajustes normativos


Nombre

Implementación del Sistema de información

Objetivo principal

Al concluir esta etapa el Sistema de Información quedará implementado y en funcionamiento por parte de los diferentes usuarios. Incluye la instalación del sistema en producción así como la puesta en marcha del mismo, esto es, el inicio de su utilización diaria en las estaciones de trabajo de los funcionarios de Contrataciones Públicas, usuarios relacionados, proveedores e instituciones públicas. Esta etapa está directamente relacionada con las acciones de gestión del cambio relacionadas con la capacitación.


Capacitación Mesa de Ayuda

Auditoría de calidad del software

Pruebas de aceptación

Ejecución del corte de operación (Piloto)

Puesta en marcha Piloto SCCC

Ejecución del corte de operación (SCCC)

Puesta en marcha SCCC

Implementación del Sistema

Perfiles

Gerente de Sistemas



Formador (Para formar a la Mesa de Ayuda)

Equipo Soporte Funcional (En la formación de la Mesa de Ayuda)




Equipo Soporte Técnico (En la formación de la Mesa de Ayuda)

Perfiles - DGCP

Equipo de QA DGCP

Suplidor de Servicios SQA DGCP



Bloque Funcional de Asistencia Técnica (En la formación de la Mesa de Ayuda)

Soporte Técnico DGCP (En la formación de la Mesa de Ayuda)

Entregables


DGCP-PLI-Plan de Implementación

DGCP-OPI-Acta de Puesta en Operación del Piloto



Entrega de software (Código compilado ó código fuente donde proceda)

Gestión del Cambio y Capacitación: ETAPA 1 GC

Nombre

Diagnóstico de Situación

Objetivo principal

Para minimizar el riesgo de conflictos o rechazos hacia el SCCC, se llevará a cabo un exhaustivo análisis de la situación de partida, que será la base para el diseño de la estrategia de Gestión del Cambio.

Siempre que se cambia la herramienta informática de gestión, aparecen modificaciones en la operativa, como por ejemplo:

Se automatizan procesos que hoy son manuales.

Se eliminan procesos, porque ya no serán necesarios.

Se crean nuevos procesos.

Surgen cambios en los procesos existentes.

Adicionalmente a los cambios en la operativa, surgen necesidades de formación que no necesariamente están relacionadas con la funcionalidad del nuevo sistema, sino con los conocimientos mínimos de base que deben tener los usuarios para poder utilizar adecuadamente el mismo.




En esta etapa de la Gestión del Cambio se identificarán todos aquellos puntos considerados claves para el éxito de la implantación, dado que un usuario satisfecho es un multiplicador exitoso para el proyecto.


Se desarrollarán las siguientes acciones:

Preparación del Kick-Off de Gestión del Cambio para el personal clave de la DGCP.

Realización del Kick-off de Gestión del Cambio en la DGCP.

Identificación de stakeholders clave.

Identificación de proveedores clave.

Cuantificación de usuarios.

Ubicación Geográfica de los mismos.

Descripción detallada de las entidades para las que laboran.

Identificación de aspectos logísticos para impartir la formación.

Identificación de facilitadores DGCP.

Matriz de impacto.

Identificación de cambios en la organización.

Determinación de incentivos profesionales para el personal involucrado. El personal involucrado en el proceso dejará de realizar sus funciones habituales durante la duración del proyecto. Esta situación podría generar incertidumbres sobre su futuro, motivo por el cual en esta etapa se definirán los incentivos tanto en el ámbito profesional (como por ejemplo: aumentos de categoría, reconocimientos, bonos por desempeño, etc.).

Perfiles-Indra

Consultor Especialista en Gestión del Cambio y Capacitación.

Equipo Consultoría Gestión del Cambio

Perfiles-DGCP

Responsable de Capacitación


Responsable de RRHH


Diagnóstico de Situación del Cambio.


Nombre




Estrategias de Capacitación y Comunicación.

Objetivo principal

Con el objetivo de minimizar el riesgo de conflictos o rechazos hacia el SCCC, y para el adecuado desarrollo del proyecto y una implantación eficiente del sistema, es fundamental la elaboración de una estrategia de capacitación y comunicación global que integre los contenidos y los medios a utilizar para formar en el sistema a los usuarios impactados por el mismo y difundir los mensajes adecuados a los diferentes colectivos.

Se realizará una presentación previa del concepto de píldora formativa

Para minimizar los riesgos ambas estrategias tomarán en cuenta el involucramiento de los mandos altos y medios. Si ambas líneas directivas están involucradas y motivadas, será más sencillo para los usuarios finales aceptar con éxito el proceso de Gestión del Cambio.

Por la relevancia que tiene, merece la pena especificar, que uno de los apartados que estarán formando parte del documento de Estrategia de Capacitación, es el de recomendaciones sobre estructura operativa requerida para operar el sistema desde la DGCP. En dicho apartado se especificarán los perfiles de usuarios, las funciones asociadas, las capacidades mínimas requeridas para cumplir con dichas funciones y un dimensionamiento de los RRHH mínimos requeridos dentro del área de TI para operar el sistema adecuadamente.

Como punto de partida para la elaboración de éstas estrategias se tomará la información recabada en el diagnóstico de situación actual.



Reuniones de definición de la estrategia de capacitación

Reuniones de definición de la estrategia de Comunicación Parte 1

Elaboración de la estrategia de capacitación

Actualizar la Estrategia de Capacitación con la información de las Comunidades

Reuniones de definición de la estrategia de Comunicación Parte 2

Elaboración de la estrategia de comunicación

Perfiles-Indra



Perfiles-DGCP

Responsable de RRHH

Responsable de Capacitación







Estrategia de Capacitación.


Nombre

Elaboración Plan de Capacitación

Objetivo principal

El objetivo que se pretende conseguir es capacitar a los diferentes colectivos en el uso de la nueva herramienta a implantar. Hay que tener en cuenta que son colectivos de un número muy elevado, que tienen necesidades y problemáticas específicas y se enfrentan a un proceso de renovación, que si bien cada persona afronta de forma particular, la meta es común a todos ellos.



Realización de reuniones para la elaboración del Plan de Capacitación

Análisis de necesidades.

Identificación de competencias.

Formulación de objetivos.

Definición de contenidos y estructura.

Definición de estrategias.

Elaboración de la documentación

Perfiles-Indra



Perfiles-DGCP


Responsable de Normas y Procedimientos.

Entregables

DGCP-PCA-Plan Detallado de Capacitación





Nombre

Diseño y Elaboración de material de Capacitación.

Objetivo principal

Es responsabilidad del formador y de su equipo de apoyo, la elaboración de la documentación a entregar a los asistentes. Dicha documentación podrá ser funcional, técnica o mixta, en función del perfil de los alumnos que asistan al curso.



Elaboración de los Manuales y Guías de Formación.

Análisis de la documentación base para los manuales de usuario

Localización de los materiales de capacitación

Diseño y Desarrollo de Contenidos on-line

Levantamiento de los requerimientos previos y realización de los modelos y diseños del prototipo de las acciones formativas.

Pruebas y aceptación del prototipo por parte de la DGCP.

Desarrollo y entrega de la acciones formativas on-line (Píldoras).

Revisión de píldoras formativas por parte de la DGCP

Colocación de píldoras formativas en el portal de compras por parte de la DGCP.

Colocación de píldoras formativas en el SCCC.

Usuarios y juego de datos para la formación

Perfiles-Indra




Formadores

Perfiles-DGCP

Gestores de Gestión del Cambio.





Píldoras de E-learning.





Nombre

Aseguramiento de la logística e Infraestructuras de Capacitación.

Objetivo principal

Dotar a las salas de formación de las infraestructuras tecnológicas necesarias para la correcta ejecución de las sesiones formativas.

Reserva de aulas.

Gestión de alimentos para los cofee break y/o almuerzos de ser necesarios.

Coordinación de medios de transporte, etc.


Gestión administrativa de la logística e infraestructuras de capacitación por parte de la DGCP

A continuación algunos aspectos que se consideran imprescindibles son los siguientes:

Sala de capacitación con ordenadores individuales dotados de conexión a Internet y aire acondicionado.

Establecimiento de requisitos de equipamiento mínimo

Proyector para mostrar presentaciones, la aplicación o cualquier otra documentación de apoyo que emplee el instructor.

Pizarra

Portafolios

Mesas, sillas, baños separados para hombres y mujeres

Buena iluminación

Energía eléctrica sin interrupciones o planta generadora de energía.

Impresoras y papel.

Materiales de oficina tales como: lápices, bolígrafos, gomas de borrar, sacapuntas, marcadores, etc.

Gestión económica de la logística e infraestructuras de capacitación por parte de la DGCP

Perfiles-Indra



Perfiles-DGCP







Logística asegurada puntualmente


Nombre

Capacitación: Personal SSII – Grupos (Piloto y 0-3).

Objetivo principal

Formación Presencial directa por parte de Indra dirigida a:

Personal del Área de Tecnología de Contrataciones Públicas.

Personal de Contrataciones Públicas y de las Unidades de Compras de las Instituciones Públicas


Formación Presencial directa por parte de Indra dirigida a:

Puesta en marcha del Aula de Prácticas

Formación Piloto (15 Entidades)

Formación Grupo 1 (15 Entidades)



Consolidación de la formación a formadores

Workshops Proveedores Seleccionados

Perfiles-Indra



Formadores

Perfiles-DGCP

Formadores DGCP


Formación Indra culminada.





Nombre

Despliegue FdF resto Usuarios – Acompañamiento

Objetivo principal

Formación por parte de formadores internos seleccionados de Contrataciones Públicas y Unidades de Compras de las Instituciones Públicas dirigida al resto de usuarios propios de los citados organismos.


"Formación Grupo 4 (70 entidades, 315 usuarios)"

Colocación de píldoras formativas en otros portales

Workshops con resto de Proveedores identificados

Perfiles-Indra



Formadores

Perfiles-DGCP

Formadores DGCP



Formación DGCP culminada.


Nombre

Actividades de Comunicación del Proyecto.

Objetivo principal

Determinar el conjunto de actividades de comunicación a realizar durante el proyecto con el fin de mantener informados a los usuarios implicados de la evolución del proyecto.

El Proceso de Comunicación es una herramienta indispensable para la implantación del nuevo Sistema, y para lograr la efectividad y el éxito del proyecto.

Este documento presenta una propuesta del proceso de comunicación y divulgación, para todas las fases, incluyendo todos los niveles a quién se quiere llegar, los tipos y canales de comunicación y el programa de acciones concretas a realizar.

A modo de ejemplo, a continuación se detallan algunos objetivos específicos:




Mantener siempre bien informado a todo el personal que resulte involucrado, esta información debe ser tanto del alcance que el cambio implica en la implantación de cada etapa, como en el avance que el proyecto tenga.

Evitar que el desconocimiento y la falta de información genere desconcierto, rumores, incertidumbres, y en ocasiones rechazos por algunos grupos.

Lograr que otras áreas de la DGCP tales como Finanzas, Recursos Humanos, Tecnología, etc, se involucren y consideren como un compromiso la participación que se demandará de las mismas en las diferentes etapas a lo largo del proyecto , así como en la toma de decisiones vinculadas, para garantizar el cumplimiento de los objetivos y metas.

Lograr que otras áreas de Compras y Tecnología de la Información (TI) de todas las entidades en las que se implementará el sistema, se involucren y consideren como un compromiso la participación que se demandará de las mismas en las diferentes etapas a lo largo del proyecto, así como en la toma de decisiones vinculadas, para garantizar el cumplimiento de los objetivos y metas.


Acciones de comunicación a definir en cada etapa.

Comunicación Estratégica

Elaboración de los apoyos de la comunicación Específica

Kick-off a los diferentes Colectivos del Proyecto

Envío de Comunicaciones a las Entidades establecidas para la FASE I.

Comunicación Específica

Elaboración de los apoyos de la comunicación Específica

Kick-off Proveedores clave de las Entidades Piloto (15 Entidades - 150 Proveedores)

Envío de Comunicaciones a los Proveedores más importantes de las 130 entidades a formar en la FASE I.

Ejecución del plan de Comunicación

Perfiles-Indra



Perfiles-DGCP

Responsables de Comunicación


Plan de Comunicación Ejecutado.




3.3.4 Fase II: Garantía y Soporte Técnico al SCCC y Construcción de la Versión 2 del Sistema de Información y Desarrollo de Ajustes menores


Nombre

Planificación detallada del proyecto

Objetivo principal

La Fase 2 se inicia con el ajuste de la planificación para la versión 2.


Ajuste del cronograma de ejecución para la Fase II de modo que contemple:

Revisión de funcionalidad que se decidió no incorporar en la versión1

Requerimientos funcionales y no funcionales identificados en la etapa de producción del sistema

Levantamiento e inclusión de requerimientos de los usuarios externos (ciudadanos y oferentes)

Perfiles - Indra




Perfiles - DGCP



Entregables

Especificaciones Fase II.xlsx (A proporcionar por la DGCP)




Nombre




Análisis de requerimientos

Objetivo principal

En la etapa 2 – Análisis de requerimientos, se validarán los procesos, flujos de trabajo y casos de uso para la versión 2 del SCCC. El entregable de esta etapa es el MRD – Market Requierements Document (Documento de Requerimientos del Mercado (cliente)). En el MRD se especifican los detalles de los requerimientos con sus impactos y prioridad. El MRD deberá ser aprobado por parte del DGCP y servirá como base para la elaboración de los documentos funcionales de la plataforma.


Validación de procesos, flujos de trabajo y casos de uso.

Identificación de usuarios

Identificación de requerimientos de consultas, salidas e informes

Identificación de flujo de datos y documentos relevantes

Establecer los problemas y requisitos del sistema

Perfiles - Indra

Consultor Funcional y de Producto



Soporte al Equipo Funcional

Gerente de Sistemas

Perfiles - DGCP



Entregables

DGCP-MR2- Documento de Requerimientos de Mercado (cliente) versión2




Nombre

Diseño detallado del sistema

Objetivo principal




En esta etapa, se hará una actualización diseño detallado de la arquitectura de la plataforma. El entregable es la Arquitectura Detallada de la Plataforma donde se explicará los módulos de la plataforma, como se comunican entre ellos y las principales funcionalidades.

La participación de la DGCP en esta etapa se articulará a través de


Los documentos internos de producto, que traducen los requisitos de cliente a requisitos de producto.

Contacto fluido para cuestiones técnicas relacionadas con las componentes externas que la plataforma deberá consumir.


Diseño global de la arquitectura

Diseño de la lógica interna del sistema

Diseño detallado de todos los controles y servicios administrativos, necesarios para garantizar la seguridad de la información.

Perfiles - Indra


Gerente de Sistemas


Equipo Técnico y de Programación

Perfiles - DGCP

Área de Tecnología DGCP (Jefe)

Equipo Funcional DGCP (Jefe)

Entregables



Nombre

Construcción de Prototipo del Sistema de Información

Objetivo principal

En esta etapa, la solución será prototipada por forma a que la DGCP pueda validar la propuesta de solución. También se llevará a cabo la elaboración del Plan de Versiones Ajustado





Elaboración del Plan de Versiones Ajustado

Diseño de mock-ups

Perfiles - Indra



Perfiles - DGCP



Entregables

DGCP-VEA- Plan de Versiones Ajustado



Nombre

Configuración y Desarrollo del Sistema de Información versión 2

Objetivo principal

En esta etapa, se configurará y desarrollará el sistema incorporándole los nuevos requerimientos de la fase II. Se llevaran también a cabo las oportunas pruebas de certificación.


Configuración y Parametrización de la plataforma

Certificación de la plataforma (Pruebas integrales)

Perfiles - Indra



Formadores

Perfiles - DGCP


Entregables











Nombre

Implementación de la nueva versión del sistema de información

Objetivo principal

En esta etapa, se hará la puesta en marcha la versión 2 del sistema en producción. Esta etapa está directamente relacionada con las acciones de gestión del cambio relacionadas con la capacitación


Actualización Capacitación Mesa de Ayuda

Auditoría de calidad del software

Pruebas de aceptación

Implantación Versión 2

Implementación del sistema Versión 2

Perfiles - Indra

Gerente de Sistemas



Formador (Para formar a la Mesa de Ayuda)

Equipo Soporte Funcional (En la formación de la Mesa de Ayuda)

Equipo Soporte Técnico (En la formación de la Mesa de Ayuda)

Perfiles - DGCP

Equipo de QA DGCP

Suplidor de Servicios SQA DGCP






Bloque Funcional de Asistencia Técnica (En la formación de la Mesa de Ayuda)

Soporte Técnico DGCP (En la formación de la Mesa de Ayuda)

Entregables

DGCP-UA2-Documentación de Uso y de Administración del Sistema (Actualización)

DGCP-PL2-Plan de Implementación Actualizado



Soporte al SCCC: Soporte Funcional

Nombre

Soporte Funcional al SCCC

Objetivo principal

Proveer soporte funcional a los diferentes grupos de usuarios posterior al proceso de puesta en marcha. Se incluye el empleo de herramientas de apoyo para registro y uso de las experiencias desarrolladas, así como el registro detallado de los incidentes y la trazabilidad de los mismos.

En el marco del soporte funcional, el usuario podrá realizar consultas sobre cómo utilizar el sistema de información. En este sentido deberían ser de especial relevancia, entre los usuarios formados, los líderes identificados (tentativamente los involucrados en el proceso de formación de formadores), que serán referentes del sistema de información de cada entidad y que podrían centralizar las consultas a la Mesa de Ayuda.

Actividades relacionadas


Formada por personal de la DGCP debidamente capacitado, podrá entregar soporte funcional de primer nivel en temas básicos de la funcionalidad del sistema. Indra constituirá el soporte funcional de segundo nivel, para cuestiones funcionales que excedan al primer nivel.

Proveer de servicio de Soporte Funcional de manera oportuna

Perfiles - Indra


Perfiles - DGCP

Bloque Funcional de Asistencia Técnica

Entregables





Soporte al SCCC: Soporte Técnico

Nombre

Soporte Técnico al SCCC

Objetivo principal

Garantizar un adecuado soporte a la operación del sistema contemplando tanto actividades correctivas como actividades preventivas.

Durante la etapa de implementación se especificarán de forma clara los pasos a seguir para iniciar, desarrollar y concluir todas las actividades u operaciones relacionadas con la prestación del Servicio, los elementos técnicos a emplear, los soportes documentales, las condiciones requeridas, los alcances y limitaciones fijadas, el número y características del personal que interviene, así como sus responsabilidades



Formada por personal de la DGCP debidamente capacitado, podrá entregar soporte técnico de primer nivel. Indra constituirá el soporte técnico de segundo nivel, mientras que el soporte técnico de tercer nivel será proporcionado por el correspondiente centro de desarrollo de la solución

Proveer de servicio de soporte técnico correctivo y preventivo

Perfiles - Indra


Perfiles - DGCP


Soporte Técnico

Entregables


Ajustes Menores SCCC

Nombre

Ajustes Menores SCCC

Objetivo principal




Realizar ajustes menores al sistema en las condiciones de alcance determinadas en el pliego de condiciones específicas.

Se apunta a continuación la consideración del proveedor del producto Vortal de lo que entra en el ámbito de ajuste menor:

cambio funcionalidades existentes en la plataforma de corto duración (máx. 60h), Por ejemplo una reordenación de campos, rechazar campos de un informe.

cambio en la usabilidad de una componente de la plataforma, Por ejemplo ajustes al look & feel (SKIN).


Nombre

Actualización del Plan de Capacitación.

Objetivo principal

En esta etapa y basados en la retroalimentación obtenida del proceso formativo de la fase I, se revisará el plan y se tomarán todas las acciones correctivas que sean necesarias de cara al éxito de la Gestión del Cambio.



Reuniones para la actualización del Plan de Capacitación

Análisis de resultados

Análisis de nuevas necesidades.

Formulación de nuevos objetivos.

Elaboración de la documentación del Plan FASE II

Actualización de contenidos.

Revisión del Plan de Capacitación por la DGCP

Perfiles-Indra



Perfiles-DGCP


Responsable de Normas y Procedimientos.

Entregables




DGCP-PC2-Plan de Capacitación Actualizado


Nombre

Diseño y Elaboración de material de Capacitación.

Objetivo principal

Actualizar la documentación realizada en la Fase I. En la fase II se realizarán modificaciones al Sistema que hay que reflejar en la documentación existente y eventualmente habrá que realizar nueva documentación.




Análisis de la documentación elaborada para la FASE I

Actualización de los materiales de capacitación para la FASE II

Diseño y Desarrollo de Contenidos on-line derivados de las mejoras solicitadas.

Levantamiento de requerimientos previos y realización del modelo y diseño de los prototipos de las acciones formativas.

Pruebas y aceptación de los prototipos por la DGCP.

Desarrollo de las acciones formativas on-line (cápsulas de e-learning)

Revisión de píldoras formativas por parte de la DGCP

Colocación de píldoras formativas en el portal de compras por parte de la DGCP.

Colocación de píldoras formativas en el SCCC

Usuarios y juego de datos para la formación

Perfiles-Indra




Formadores

Perfiles-DGCP








Manuales y Guías de Formación actualizados con las nuevas funcionalidades.

Cápsulas de e-learning si procede


Nombre

Aseguramiento de la logística e Infraestructuras de Capacitación.

Objetivo principal

Dotar a las salas de formación de las infraestructuras tecnológicas necesarias para las correctas ejecuciones de las sesiones formativas.

Reserva de aulas.

Gestión de alimentos para los cofee break y/o almuerzos de ser necesarios.

Coordinación de medios de transporte, etc.


Gestión administrativa de la logística e infraestructuras de capacitación de la FASE II por parte de la DGCP

A continuación algunos aspectos que se consideran imprescindibles son los siguientes:

Sala de capacitación con ordenadores individuales dotados de conexión a Internet y aire acondicionado.

Establecimiento de requisitos de equipamiento mínimo

Proyector para mostrar presentaciones, la aplicación o cualquier otra documentación de apoyo que emplee el instructor.

Pizarra

Portafolios

Mesas, sillas, baños separados para hombres y mujeres

Buena iluminación

Energía eléctrica sin interrupciones o planta generadora de energía.

Impresoras y papel.

Materiales de oficina tales como: lápices, bolígrafos, gomas de borrar, sacapuntas, marcadores, etc.




Gestión económica de la logística e infraestructuras de capacitación de la FASE II por parte de la DGCP

Perfiles-Indra



Perfiles-DGCP



Producto resultante

Logística FASE II asegurada puntualmente


Nombre

Capacitación: Personal SSII - Key Users.

Objetivo principal

Formación Presencial directa por parte de Indra


Puesta en marcha del Aula de Prácticas

Formación Usuarios Fase II (200 usuarios)

Consolidación de la formación a formadores

Perfiles-Indra



Formadores

Perfiles-DGCP

Formadores DGCP


Formación Indra Fase II culminada





Nombre

Despliegue FdF resto Usuarios - Acompañamiento.

Objetivo principal

Formación por parte de formadores internos seleccionados de Contrataciones Públicas y Unidades de Compras de las Instituciones Públicas dirigida al resto de usuarios propios de los citados organismos.


Formación Resto Usuarios Fase II (700)

Colocación de píldoras formativas en otros portales

Perfiles-Indra



Formadores

Perfiles-DGCP

Formadores DGCP



Formación DGCP FASE II culminada.


Nombre

Actividades de Comunicación del Proyecto.

Objetivo principal

Actualización y Lanzamiento de las actividades de comunicación a realizar durante la Fase II del proyecto con el fin de mantener informados a los usuarios implicados de la evolución del proyecto.


Ejecución del plan de Comunicación FASE II.

Perfiles-Indra

Consultor Especialista en gestión del cambio y capacitación




Consultor Gestión del Cambio.

Perfiles-DGCP



Plan de Comunicación Ejecutado

3.3.5 Fase III: Garantía y soporte técnico a la Versión2 del Sistema de Información y Desarrollo de Ajustes Menores

Soporte a la versión 2: Soporte Funcional

Nombre

Soporte Funcional a la versión 2

Objetivo principal

Proveer soporte funcional a los usuarios posterior al proceso de puesta en marcha de la versión 2. Se incluye el empleo de herramientas de apoyo para registro y uso de las experiencias desarrolladas, así como el registro detallado de los incidentes y la trazabilidad de los mismos.

En el marco del soporte funcional, el usuario podrá realizar consultas sobre cómo utilizar el sistema de información. En este sentido deberían ser de especial relevancia, entre los usuarios formados, los líderes identificados (tentativamente los involucrados en el proceso de formación de formadores), que serán referentes del sistema de información de cada entidad y que podrían centralizar las consultas a la Mesa de Ayuda.


Consolidación de la Mesa de Ayuda. Formada con anterioridad para poder dar soporte funcional a la versión 1 del sistema, sus conocimientos serán actualizados de acuerdo a la versión 2. Podrá entregar soporte funcional de primer nivel en temas básicos de la funcionalidad del sistema. Indra constituirá el soporte funcional de segundo nivel, para cuestiones funcionales que excedan al primer nivel.

Proveer de servicio de Soporte Funcional de manera oportuna

Perfiles - Indra


Perfiles - DGCP


Entregables





Soporte a la versión 2: Soporte Técnico

Nombre

Soporte Técnico a la versión 2

Objetivo principal

Garantizar un adecuado soporte a la operación del sistema contemplando tanto actividades correctivas como actividades preventivas.


Consolidación de la Mesa de Ayuda. Formada con anterioridad para poder dar soporte técnico a la versión 1 del sistema, sus conocimientos serán actualizados de acuerdo a la versión 2. Podrá entregar soporte técnico de primer nivel. Indra constituirá el soporte técnico de segundo nivel, mientras que el soporte técnico de tercer nivel será proporcionado por el correspondiente centro de desarrollo de la solución.

Proveer de servicio de soporte técnico correctivo y preventivo

Perfiles - Indra


Perfiles - DGCP


Soporte Técnico

Entregables


Ajustes Menores Versión 2

Nombre

Ajustes Menores Versión 2

Objetivo principal

Realizar ajustes menores al sistema en las condiciones de alcance determinadas en el pliego de condiciones específicas




Se apunta a continuación la consideración del proveedor del producto Vortal de lo que entra en el ámbito de ajuste menor:

cambio funcionalidades existentes en la plataforma de corto duración (máx. 60h), Por ejemplo una reordenación de campos, rechazar campos de un informe.

cambio en la usabilidad de una componente de la plataforma, Por ejemplo ajustes al look & feel (SKIN).




3.4 PROCESO DE ENTREGA Y ACEPTACIÓN

El procedimiento de entrega y aceptación de los distintos entregables será el siguiente:

Preparación: Se refiere a la elaboración y construcción de los productos por parte de los equipos de trabajo del Proyecto, incluyendo la revisión detallada por los líderes o jefes de cada equipo de trabajo según corresponda.

Los responsables de los equipos de trabajo que han elaborado el entregable, tanto de la DGCP como de Indra, firmaran en la hoja de control de entregable en la sección de “Preparado por” con su nombre, fecha y firma.

Revisión: Esta parte del proceso, se refiere a que los entregables elaborados serán entregados a la Dirección del Proyecto para efectos de su revisión. En su caso, se emitirán las observaciones o ajustes necesarios, mismos que deberán ser considerados por el equipo que haya elaborado el entregable en cuestión.

Las entregas documentales para revisión, se llevarán a cabo en formato electrónico, a través del Portal del Cliente del Proyecto, al menos 3 días previos a la fecha de entrega comprometida, informando mediante el envío de un correo electrónico a la Dirección del Proyecto del Proyecto tanto de la DGCP como de Indra.

Las personas encargadas de determinar la correcta realización de los trabajos y actividades, así como de validar los servicios realizados serán los líderes funcionales y técnicos designados por la DGCP.

Entrega: Una vez revisados, los entregables serán entregados al Coordinador del Proyecto de la DGCP formalmente en la fecha comprometida, por el Director del Proyecto por parte de Indra, quien




en caso de que así proceda, entregará una ejemplar impreso del entregable acompañado del formato de entrega correspondiente, para dejar constancia y evidencia de la fecha de entrega.

Cuando la naturaleza del entregable no permita la impresión del mismo o se determine que no es necesaria su impresión física (Entregables no documentales), se realizará la entrega en forma electrónica y se dejará constancia de esta mediante el formato de entrega correspondiente, mismo que incluirá los nombres, fechas y firmas de las personas responsables de los procesos de Preparación y Revisión correspondientes.

Para el caso de Entregables Complementarios o Subproductos, bastará con completar los primeros 3 pasos del proceso general de entrega, indicados anteriormente; para los efectos de considerar su aprobación definitiva, hecho que no impedirá que la Dirección del Proyecto por parte de la DGCP y de Indra, presente al Comité Ejecutivo estos Entregables complementarios o Subproductos.

Aquellos entregables que se refieran al cumplimiento de hitos contractuales, deberán ser entregados en el Departamento de Recepción de Correspondencia de la DGCP, quien sellará las copias de acuse de recibido que corresponden al formato de entrega y la hoja de control del entregable que corresponda. De acuerdo con el procedimiento interno de la DGCP, el Departamento de Recepción de Correspondencia hará entrega completa del Entregable o Entregables en cuestión, al Coordinador del Proyecto por parte de la DGCP, quien a su vez deberá emitir en un plazo no mayor de 3 días calendario, la constancia de recibido y esta deberá ser entregada al Director de Proyecto de Indra.

Aprobación: Una vez realizada la entrega, la Dirección del Proyecto tanto de la DGCP como de Indra, presentarán al Comité Ejecutivo dichos entregables para efecto de su aprobación. Preferentemente, la Dirección del Proyecto explicará el contenido e importancia del Entregable o Entregables sometidos a aprobación y gestionará la firma de quien haya sido designado por la DGCP para firmar esta, indicando su nombre, fecha y firma.

La DGCP mediante sus integrantes del Comité Ejecutivo aprobará, comentará o rechazará en el plazo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de la entrega documental por parte de Indra. Transcurrido este plazo de diez (10) días hábiles sin que la DGCP haya comentado en contrario, rechazado o haya procedido a la aceptación, se iniciará el proceso de recolección de firmas para la aprobación de dichos Entregables. Una vez aprobado la DGCP debe certificar la buena ejecución de los entregables.

Los comentarios deben ser entregados a Indra en la planilla DGCP-OBS-Observaciones. Descripción Entregable Origen de las Observaciones aaaammdd.docx. Una vez recibidos los comentarios, Indra contará con un plazo de cinco (5) días laborables contados a partir del primer día hábil luego de la recepción de los mismos para darles respuesta. Para esta entrega se ha creado así mismo la plantilla DGCP-ROB-Respuesta. Descripción Entregable Origen de las Observaciones aaaammdd.docx

El contrato celebrado entre la DGCP e Indra para la realización del Proyecto, indica que la aprobación debe realizarse dentro del plazo de 15 días hábiles a partir de la fecha de entrega, sin embargo, teniendo en consideración lo ajustado en tiempo para realizar las actividades planificadas y con el objeto de dar la continuidad necesaria a los equipos de trabajo en el desarrollo de esas actividades, es necesario acordar que la aprobación se realice en el plazo descrito en el párrafo anterior.

Todas las aprobaciones parciales, expresas o tácitas, realizadas no podrán modificarse en la aprobación final. La aceptación parcial tiene que ser definitiva, evitando las aceptaciones parciales




provisionales. Las aceptaciones no pueden estar sujetas al arbitrio o satisfacción del cliente sino al cumplimiento de los términos y condiciones que se establezcan.

Para cualquier documento, independientemente de su carácter contractual o no, se realizará una reunión de la cual se levantará la correspondiente Acta de Aceptación, en la que se expresará la aceptación del documento o, en su caso, el rechazo del mismo y las correcciones que se estiman oportunas. Describirán el detalle de lo que se está aceptando y estarán firmadas por los actores involucrados en el proceso. En el caso de que involucren a usuarios de las instituciones se firmarán por la contraparte oficial designada por la institución.

Los criterios detallados de aceptación de los productos serán definidos por la DGCP. En particular, para que la DGCP defina los criterios de aceptación de software se ha establecido el correspondiente HITO en el Cronograma-Diagrama de Gantt:

Etapa 6, Configuración y Desarrollo del Sistema de Información

HITO DGCP: Criterios de aceptación del software definidos

4. PLANES COMPLEMENTO AL PLAN DE TRABAJO DETALLADOLos Planes Complemento que forman parte del presente Plan de Trabajo son los siguientes:

ANEXO A: Plan de Organización

ANEXO B: Plan de Gestión de la Calidad

ANEXO C: Plan de Riesgos

ANEXO D: Plan de Aprovisionamientos

ANEXO E: Plan de Gestión de la Configuración

ANEXO F: Plan de Comunicación con los Stakeholders

acta constitutiva · web viewdebe tenerse en cuenta que este cronograma será un documento que se...

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