a. principal a.1 nueva póliza diaria · manejar distintos tipos de póliza (diario, mensual,...

SISTEMA DE CONTABILIDAD CORPORATIVA

MANUAL DE SISTEMAS

PRINCIPAL

FECHA : 07/08/2009

VERSION 1.0

A. PRINCIPAL

A.1 Nueva Póliza Diaria

Una póliza es la captura de un registro de un movimiento contable. El sistema le permite

manejar distintos tipos de póliza (Diario, Mensual, Ingresos, Egresos, de Orden, etc.), lo

que conlleva ha obtener un excelente control y registro de éstas, ya que es la fuente de

información para realizar los registros contables.

El sistema permite trabajar en diferentes meses cada uno de manera independiente, es

decir, si se requiere trabajar en el mes anterior al que se lleva la contabilidad, puede

seleccionar el mes y se presentarán sus pólizas correspondientes, el consecutivo que se

generará es con respecto a ese mes; los meses no se juntan.

Para generar una nueva póliza ingrese:

TIPO DE PÓLIZA: Seleccione el tipo de póliza que registrará en el sistema. Estos tipos de

pólizas son dados de alta en el sistema el menú de CATÁLOGOS sección TIPOS DE

PÓLIZAS.

No. PÓLIZA: Es el consecutivo que el sistema le da a la póliza automáticamente. Éste

vuelve a cero cada que comienza un nuevo mes para cada tipo de póliza.

FECHA MOVIMIENTO: Fecha del movimiento. Esta fecha por default aparece al día en

que se está haciendo la captura pero al mes en que se está trabajando. Es decir, hoy 29 –

julio – 2009 se captura una póliza del mes de junio la fecha aparece 29/06/2009.

REFERENCIA: Puede ser el Numero de documento con el que va a poder identificar una

póliza de otra, puede ser por ejemplo el Numero de CH, El Numero de Factura, la Nomina,


MANUAL DE SISTEMAS

PRINCIPAL

FECHA : 07/08/2009

VERSION 1.0

etc. Es importante mencionar que el Sistema no permite que exista más de una referencia

igual con el mismo tipo de póliza en el mismo mes.

CONCEPTO: Hace referencia a el motivo o descripción por el cuál se esta registrando el

movimiento contable.

DEFAULT SUCU: En la póliza puede tener diferentes sucursales o puede aplicar una sola

sucursal. Seleccione el departamento que desea aplicar en este combo y automáticamente

se aplicará la sucursal a todos lo movimientos en la póliza.

Si no está seleccionado la parte de departamento mostrará una lista con todas las posibles

opciones que el usuario puede elegir.

MON: Seleccione la moneda con la cuál será registrado el movimiento contable. Las

monedas son dadas de alta en el sistema en la sección de CATÁLOGOS en el apartado

MONEDA.

CUENTA AUXILIAR: La cuenta a la que se afectará al hacer el movimiento contable.

Estas cuentas son dadas de alta en el CATÁLOGO DE CUENTAS en la sección de

CATÁLOGOS y solo lista las cuentas de Nivel 1 o Auxiliares (Afectan contabilidad)

DEPTO: El departamento será afectado por el movimiento. En caso de que la cuenta no

sea departamentizable el departamento por default es el 0 (CORPORATIVO).

ÁREA: Este valor se coloca automáticamente dependiendo el valor colocado en el

departamento. Es el valor que se ha asignado al momento de dar de alta el departamento y

asignarlo a un área o región.


MANUAL DE SISTEMAS

PRINCIPAL

FECHA : 07/08/2009

VERSION 1.0

CONCEPTO: Hace referencia a el motivo o descripción por el cuál se esta registrando el

movimiento contable, por default el sistema toma el mismo concepto que se capturo en el

cabecero de la póliza, sin embarga es modificable por cada registro contable.

REFERENCIA: Puede ser el Numero de documento con el que va a poder identificar una

póliza de otra, puede ser por ejemplo el Numero de CH, El Numero de Factura, la Nomina,

etc. por default el sistema toma el mismo concepto que se capturo en el cabecero de la

póliza, sin embarga es modificable por cada registro contable.

CARGO Y ABONO: Monto del movimiento contable el cuál puede ser cargo o abono, en

este caso no se permite que el registro se haga con CERO en cargo y abono al mismo

tiempo o que al mismo tiempo se capture un importe en ambos rubros.

DESCRIPCIÓN CUENTA: Muestra la cuenta que se está manejando en el movimiento

contable al posicionarse en él.

SUBTOTALES: Muestra un previo del total de los movimientos de la póliza hasta el

movimiento seleccionado.

SALDOS TOTALES: Muestra el total del movimiento. El monto de este registro debe ser

igual tanto en cargo como en abono; de lo contrario es necesario verificar las operaciones.

No. DE PARTIDAS: Hace referencia al número total de movimientos registrados en la

póliza.

FECHA DE CAPTURA: Muestra la fecha real en la que se captura el movimiento. Esto

quiere decir que si se trabaja en un mes anterior al día, no cambia de mes, la fecha de

captura mantiene la fecha del día en el que se está trabajando.

Las siguientes son fechas de un mismo movimiento que se captura el día 29 de julio de

2009 trabajando en el mes de mayo:


MANUAL DE SISTEMAS

PRINCIPAL

FECHA : 07/08/2009

VERSION 1.0

Este botón le permite obtener un reporte individual sobre la póliza de la cuál se está

trabajando.

ELIMINAR: Este botón cumple dos funciones en esta pantalla.

1.- Cuando selecciona esta opción elimina el movimiento seleccionado en la póliza, de esta

manera, le permite modificar la misma. Envía un mensaje como el siguiente:


MANUAL DE SISTEMAS

PRINCIPAL

FECHA : 07/08/2009

VERSION 1.0

Al dar clic sobre “SI” el movimiento es borrado y puede continuar con la captura de los

movimientos en la póliza y la modificación de la misma.

2.- Al elegir esta opción eliminará la póliza por completo. Esta póliza será convertida a

póliza de mes en un registro en la cuenta predeterminada “CUENTA AUXILIAR DE

CANCELACIÓN”, se genera una póliza de reverso con los cargos y abonos necesarios para

que la póliza cancelada tenga una valor nulo.

Aparecerá el siguiente mensaje:

Al aceptar el sistema mandará un mensaje de confirmación:

El sistema le permite visualizar un reporte de más de una póliza y le da opción de

seleccionar cómo desea presentar en el reporte. Dando clic en el botón aparecerá l

siguiente pantalla.


MANUAL DE SISTEMAS

PRINCIPAL

FECHA : 07/08/2009

VERSION 1.0

TIPO DE FORMATO DE PÓLIZA: Usted puede elegir entre dos maneras de presentar

el reporte.

Póliza individual: Genera el reporte presentando una póliza por hoja. Así usted

puede realizar un análisis independiente de cada unas de las operaciones en la

empresa.

Formato general: Este reporte presenta en forma de lista cada una de las pólizas

con su información a detalle, separada una de la otra por una línea intermedia.

El sistema presenta las opciones de reporte por:

Imprimir todas: El reporte se presentará con todas las pólizas existentes en el

mes que se haya colocado al seleccionar el periodo.

Tipo de póliza: El reporte es obtenido en base al tipo de póliza que se seleccione y

muestra las mismas generadas en el mes que se haya colocado al seleccionar el

periodo.


MANUAL DE SISTEMAS

PRINCIPAL

FECHA : 07/08/2009

VERSION 1.0

Cuando selecciona esta opción es activado el combo TIPO que se encuentra en la

parte inferior, el cual despliega los tipos de póliza registrados en el sistema y por los

cuáles puede realizar el filtro.

Forma selectiva: Esta opción le permite consultar el reporte seleccionando un

rango de pólizas. Al seleccionar esta opción se activan los combos para seleccionar

el rango de pólizas en el lado izquierdo inferior de ventana.

Los tres reportes anteriores muestras una similitud en su presentación la única diferencia

está en la manera en que se acomodan las pólizas pues cada uno presenta parámetros

diferentes en el filtro.

Reporte póliza individual


MANUAL DE SISTEMAS

PRINCIPAL

FECHA : 07/08/2009

VERSION 1.0

Reporte formato general


MANUAL DE SISTEMAS

PRINCIPAL

FECHA : 07/08/2009

VERSION 1.0

Número de cuenta: Genera el reporte ordenando las pólizas por la cuenta

auxiliar.


MANUAL DE SISTEMAS

PRINCIPAL

FECHA : 07/08/2009

VERSION 1.0

Resumen del mes:

SELECCIONE PERIODO: En este combo indique el mes del cual desea obtener el

reporte de las pólizas.

TIPO DE ÁREA: Seleccione de entre las dos opciones que presenta el sistema la que

usted ocupe para generar sus reportes.


MANUAL DE SISTEMAS

PRINCIPAL

FECHA : 07/08/2009

VERSION 1.0

Todas: Hace referencia a que el sistema tomará en cuenta todas las áreas

registradas en el sistema.

Rango: Seleccione un área inicial y un área final para delimitar los valores que

tomará en cuenta el sistema para generar el reporte.

Este botón genera una nueva póliza copia de póliza modelo; es decir, de la póliza

que tenemos en pantalla crea un duplicado con un folio diferente, este folio es el último en

el consecutivo con respecto al mes de la fecha del movimiento.

El sistema pide como primer paso que introduzca la fecha de movimiento con la que será

registrada la nueva póliza:

Aparecerá un mensaje de confirmación:

Ejemplo:

Póliza original


MANUAL DE SISTEMAS

PRINCIPAL

FECHA : 07/08/2009

VERSION 1.0

Póliza copia


MANUAL DE SISTEMAS

PRINCIPAL

FECHA : 07/08/2009

VERSION 1.0

A. PRINCIPAL

A.2 Procesos

A.2.1 Cargos y abonos

El modo de operación como el SISTEMA DE CONTABILIDAD CORPORATIVA trabaja

para llevar el control de la contabilidad es: se registran las pólizas en la pantalla de Captura

de Pólizas diarias, en esta primera fase el sistema no afecta los saldos de las cuentas que se

afectan en la captura de pólizas, es precisamente en este módulo que se procesa un cálculo

previo de saldos de las cuentas contables afectadas en las pólizas de diario las cuales dan

origen a las pólizas de mes. Este módulo esta ligado al módulo de SALDOS pues después

de generar el previo en el módulo de saldos se genera la póliza de mes. Sin embargo

después de hacer un previo de saldos desde este módulo las pólizas de diario pueden ser

aún modificadas y las cuentas no se afectan hasta que la póliza de mes es creada en el

módulo SALDOS.

SELECCIONE TIPO DE FECHAS: El sistema le propone seleccionar entre dos posibles

opciones para realizar la operación:

DE MOVIMIENTO: Hace referencia a realizar el proceso tomando en cuenta la

fecha de movimiento de la póliza.

DE CAPTURA: Hace referencia a realizar el proceso tomando en cuenta la fecha

de captura de la póliza.

Seleccione alguna de estas dos opciones y después ingrese el la fecha inicial y la fecha final

para realizar la operación.

El sistema le permite realizar la operación par un solo usuario si desea hacerla de manera

particular o para todos los usuarios si desea hacerla de manera general.


MANUAL DE SISTEMAS

PRINCIPAL

FECHA : 07/08/2009

VERSION 1.0

De la misma manera la operación puede ser realizada partiendo de todas las pólizas

haciendo un ejercicio general o de una manera particular especificando un rango de

pólizas.

Después de seleccionar las opciones para realizar la operación de clic en el

botón . El sistema mandará el siguiente mensaje de confirmación.

El previo de la póliza de mes aparecerá en la parte derecha de la pantalla, en la sección

TOTAL DE OPERACIONES: Muestra el total de los movimientos en la póliza o pólizas

de las que se ha realizado la operación.

Si al realizar la operación existe un error el sistema enviará un mensaje y pedirá que se

verifique la póliza o pólizas, colocando éstas en el apartado PÓLIZAS ERRÓNEAS.


MANUAL DE SISTEMAS

PRINCIPAL

FECHA : 07/08/2009

VERSION 1.0

Para ir a la póliza y corregir la misma seleccione la póliza que desea modificar y de clic

en .

Después de corregir la póliza ingrese de nuevo al módulo y repita los pasos.


MANUAL DE SISTEMAS

PRINCIPAL

FECHA : 07/08/2009

VERSION 1.0

A. PRINCIPAL

A.2 Procesos

A.2.2 Saldos

Es la ultima parte en el proceso que lleva SICCORP para controlar la contabilidad. El

módulo de saldos está relacionado completamente con el módulo CARGOS Y ABONOS,

pues este último genera un previo de las pólizas de mes y es en este módulo, SALDOS,

dónde se generan en definitivo las pólizas de mes. Después de aquí las pólizas de diario ya

no aparecen en la sección NUEVA PÓLIZA DIARIA, ésta es convertida en una póliza de

mes y los saldos de la cuenta de auxiliar son afectados hasta este momento.

Para realizar la operación es necesario haber generado el previo en la sección CARGOS Y

ABONOS.

Es necesario asegurarse de que la póliza no tendrá modificación alguna en un futuro,

porque como el mensaje de la pantalla lo indica “Una vez actualizados los saldos para el día

que se asignó no se podrán volver actualizar”.

Para realizar la actualización de saldos sólo de clic en el botón .

Las actualizaciones quedarán registradas y las cuentas serán afectadas.

Si no ha hecho actualizaciones en CARGOS Y ABONOS el sistema mandará el siguiente

mensaje:


MANUAL DE SISTEMAS

PRINCIPAL

FECHA : 07/08/2009

VERSION 1.0


MANUAL DE SISTEMAS

PRINCIPAL

FECHA : 07/08/2009

VERSION 1.0

A. PRINCIPAL

A.2 Procesos

A.2.3 Inicio del Año Fiscal

En este módulo se genera un nuevo año contable, es decir, se crea el ejercicio del año que

comienza. Al término del ejercicio anual se genera el mes de CIERRE, este mes es da la

pauta para iniciar un nuevo ejercicio anual contable. Si el mes cierre aún no ha sido

cerrado el sistema no permite que se genere un nuevo año.

Terminando el mes CIERRE comience un nuevo ejercicio contable dando clic en el

botón .

Si el mes CIERRE aún no ha sido cerrado el sistema enviará un mensaje y no permitirá

abrir un nuevo año contable.


MANUAL DE SISTEMAS

PRINCIPAL

FECHA : 07/08/2009

VERSION 1.0

A. PRINCIPAL

A.3 Selección de Archivos

En este módulo permite ver los datos del usuario en sesión. El usuario ingresa los datos

del titular y el contador de la empresa. Estos datos aparecerán posteriormente en balance

general, estado de resultados entre otros reportes.

DEPARTAMENTO: El departamento y Área en esta pantalla se refieren al centro de

costos que por default el Sistema va a considerar para este usuario al momento de registrar

los movimientos contables siempre y cuando la cuenta sea sucursalizable. Seleccione un

departamento y el área será asignada automáticamente, por default aparece el área cero

con el departamento cero, es decir el CORPORATIVO, sin embargo el sistema le permite

asignar valores diferentes.

A continuación ingrese los datos correspondientes a la empresa: Es importante que se

capturen estos datos pues serán impresos en los reportes y Estados financieros:

Dirección

Población

Registro Federal

Cédula

EJERCICIO FISCAL: Se refiere al año en el cuál se está trabajando. El sistema permite

que si se ha cambiado ya a un nuevo año pero se desea consultar o hacer un movimiento en


MANUAL DE SISTEMAS

PRINCIPAL

FECHA : 07/08/2009

VERSION 1.0

el ejercicio anterior usted tenga la posibilidad de trabajar en él; solamente indicando el

ejercicio sobre el cuál desea trabajar.

MES FISCAL: Éste trabaja igual que la barra que se encuentra en la parte inferior de la

pantalla con la cuál usted selecciona el mes en el cuál está trabajando dentro del sistema.

De la misma manera puede ir meses atrás; las consultas, cambios o modificaciones que se

realicen serán vistos a partir del mes seleccionado.

FECHA CORTE MENSUAL:

Ingrese los datos de los representantes fiscales de la empresa, quienes son las personas que

firman los documentos de la contabilidad de la organización y que serán impresos en

reportes como estados financieros.

Titular

Cargo

Contador

Cargo

IMPRESIÓN DE PÓLIZA INDIVIDUAL POR:

Se refiere al orden que tomara el sistema para imprimir las pólizas cuando estas son todas

o un rango de pólizas.

Orden de captura:

Orden de movimientos:

Después de introducir los datos en los campos solo de clic en salir. Estos registros

aparecerán en los reportes como balance general, estado de resultados, entre otros.


MANUAL DE SISTEMAS

PRINCIPAL

FECHA : 07/08/2009

VERSION 1.0


MANUAL DE SISTEMAS

PRINCIPAL

FECHA : 07/08/2009

VERSION 1.0

Datos en balance general:

Encabezado

Pie


MANUAL DE SISTEMAS

PRINCIPAL

FECHA : 07/08/2009

VERSION 1.0

A. PRINCIPAL

A.4 Configuración

A.4.1 Estado de Resultados

A.4.1.1 Empresa

Este módulo le permite al usuario configurar los parámetros a presentar en el reporte de

estado de resultados. Puede configurar el orden en el que aparecen los conceptos, fuente,

posición, las cuentas que se relacionan con el concepto entre otros.

POSICIÓN: Hace referencia al lugar (orden) que ocupará el concepto o el espacio en el

reporte de estado de resultados, los valores son decimales por lo que el orden se podrá

intercalar utilizando decimales para posicionarlo.

CONCEPTO: Aquí se coloca el nombre del movimiento que se presentará en el reporte.

Dejar el campo en blanco significa un salto de línea en el reporte.

FUENTE: En este parámetro puede configura si la fuente será negrita o normal; éste es

ocupado comúnmente para separar títulos o hacer notar conceptos importantes al

colocarlos en negrita.

Normal = 1

Negrita = 2

POSICIÓN: Elija la alineación que desea darle a los conceptos éstos pueden ir a la

izquierda, derecha o en el centro del documento.

Izquierda = 1 Centro= 2 Derecha= 3


MANUAL DE SISTEMAS

PRINCIPAL

FECHA : 07/08/2009

VERSION 1.0

RANGO DE CUENTAS: Se refiere a las cuentas que el sistema toma para generar el

estado de resultados.

SUBRAYADO: Si la casilla está activada el concepto aparecerá subrayado en el

estado de resultados; este recurso le ayudará para hacer notar conceptos importantes.

COLUMNA: Se refiere a la operación aritmética que realizará el sistema sobre los valores

que se obtienen de las cuentas. Se manejan 4 operaciones:

Suma: Agrega el valor del concepto a la operación.

Resta: Resta el valor del concepto en la operación.

Subtotal: Obtiene un total previo.

Total: Resultado de las operaciones de los Subtotales.

% VENTAS: Determina si el concepto forma parte de las ventas para obtener el total de

los ingresos en relación a las ventas generadas.


MANUAL DE SISTEMAS

PRINCIPAL

FECHA : 07/08/2009

VERSION 1.0

A. PRINCIPAL

A.5 Importar Pólizas

A.5.1 Importar Pólizas SIAN

En el SISTEMA DE CONTABILIDAD CORPORATIVA existe una interfaz con el SISTEMA

DE ADMINISTRACIÓN DE NEGOCIOS (SIAN), este último genera pólizas internas de

todos sus procesos tales como Ventas, Compras, Bancos, Inventarios, etc. Para que se

genere finalmente la póliza en SICCORP, es necesario generar el proceso de

“IMPORTACIÓN DE PÓLIZAS DE SIAN” en SICCORP.

En este proceso SICCORP indicará el No. de Pólizas exportadas por SIAN, al importar

estas pólizas el proceso se encargara de clasificarlas en el mes correspondiente según la

fecha del movimiento, así como el de validar que todas las condiciones se cumplan.


MANUAL DE SISTEMAS

PRINCIPAL

FECHA : 07/08/2009

VERSION 1.0

A. PRINCIPAL

A.5 Datos

A.5.1 Exportar Pólizas

Este módulo permite llevar sus pólizas de diario generado en el ejercicio sobre el mes en el

que se está trabajando a un formato “.txt” (archivo de bloc de notas), le permite guardar

dicho archivo en una carpeta creada por el usuario.

RUTA: Seleccione la carpeta destino dónde será guardado el archivo de texto generado.

SELECCIÓN DE FECHAS: SICCORP le permite elegir entre las siguientes opciones:

Todas: Al seleccionar esta opción el archivo generado tendrá como contenido todas

las pólizas de diario que se encuentran registradas en el sistema al mes con el que se

está trabajando.

Rango: Seleccionando esta opción el sistema le brinda la capacidad de elegir una

fecha inicial y una fecha final; de esta manera las pólizas generadas entre esas

fechas serán las que se exporten al archivo de “.txt”.

Después de haber ingresado los valores para exportar las pólizas únicamente de clic

en .

La factura es presentada de la siguiente manera:


MANUAL DE SISTEMAS

PRINCIPAL

FECHA : 07/08/2009

VERSION 1.0

Datos en el archivo de texto:


MANUAL DE SISTEMAS

PRINCIPAL

FECHA : 07/08/2009

VERSION 1.0

A. PRINCIPAL

A.6 Salir del Sistema

Esta sección le permite salir del sistema.

Para abandonar el sistema de clic en el botón .

Si no está seguro de salir del sistema de clic en el botón .

a. principal a.1 nueva póliza diaria · manejar distintos tipos de póliza (diario, mensual,...

Documents