Circuito de Registro de Pagos de Ordenes de Compra con origen de Fondo Plan Nacer

A partir del 1 de julio del 2012, los hospitales que hayan emitido órdenes de compra con orígenes de fondo de Plan Nacer, comenzarán a registrar sus remitos, facturas y multas en el Sistema de Gastos Hospitalarios. El circuito será el siguiente:

Dto. Contable del Hospital solicita caratulación de un expediente para Ordenes de Pago de Plan Nacer

Lo podrá caratular si el trimestre anterior está cerrado. Se generarán los trimestres en forma consecutiva. No puede haber más de 4 expedientes por año. En esta primera instancia se generará automáticamente el expediente del tercer trimestre del 2012

Mesa de Entradas del Hospital caratula el expediente para el trimestre correspondiente a través de la opción “Caratular” ◊ “Orden de Pago Plan Nacer”

El expediente va al Dto.Contable

Se podrán modificar o eliminar si no están asociados a una factura y si no tienen O/P emitida.

Carga de remito: Cargar los remitos con sus renglones

A estos remitos se le podrá generar multa por mora y/o incumplimiento. Las multas generadas sobre los remitos pueden estar exceptuadas por el artículo 72. Carga de factura:

• Si su fecha de emisión está dentro del trimestre vigente o es anterior, se le asignará automáticamente el expediente abierto para ese trimestre. Asociar los correspondientes remitos a dicha factura.

Si alguno de los remitos no tiene sus renglones cargados no se permitirá la asociación. Se permitirá la modificación de una factura si no tiene O/P emitida

• Si la fecha de emisión de la factura es posterior a la correspondiente al trimestre actualmente abierto, se permitirá su carga pero no se asignará expediente (por ej. si está abierto el 3er trimestre (julio a septiembre) y se carga una factura con fecha de emisión en octubre, a esta factura no se le asignará el expediente (al generar el expediente del 4to trimestre se le asignará automáticamente este nuevo número)

• En el mismo expediente se agregan facturas de todas las órdenes de compra con origen de fondo Plan Nacer, a las cuales se le emitirá su correspondiente orden de pago dentro del trimestre.

Mientras esté en estado provisorio se puede realizar cualquier modificación sobre la O/P

Generación de O/P provisoria: Se generará en forma provisoria la O/P, seleccionando la/s factura/s de una Orden de Compra que ya están anexadas en el expediente actualmente abierto. El número provisorio será correlativo para todos los hospitales. La fecha de emisión será sugerida por el sistema,

pero puede ser modificable. Si dicha fecha está fuera del trimestre correspondiente al expediente abierto, no se permitirá dicha emisión, debiendo desglosar la factura del expediente a través de la opción “Facturas”. Una vez hecha la O/P definitiva no se puede hacer ninguna modificación sobre la misma. Para ello se debe reabrir. Esto será posible si desde el sistema Plan Nacer aún no se generó la declaración jurada (esto determina el cierre del trimestre).

Generación de O/P definitiva: Por cada O/P provisoria se emitirá la O/P definitiva con numeración ingresada por el usuario, validándose la no duplicidad.

Cierre del expediente del trimestre: Antes del cierre, el sistema valida que todas las facturas del expediente tengan la O/P definitiva. De no ser así se dará la posibilidad de desglosar esas Ordenes de Pago o facturas pudiendo ser incluidas en el próximo trimestre. A partir del cierre, el Sistema de Plan Nacer podrá generar la declaración jurada

Una vez emitidas todas las O/P definitiva que irán en el expediente, el Dto. Contable cerrará el expediente, habilitando de esta manera la caratulación del expediente del próximo trimestre.

Caratulación del Expediente: desde el sistema de expedientes se caratula un expediente para el trimestre

Sistema de Gastos Hospitalarios: Se comienzan a registrar los remitos y facturas de las órdenes de compra con origen de fondo Plan Nacer. Las mismas deben tener cargada la fecha en que el proveedor la firmó y recepcionó. Remitos: Botón “Nuevo Remito” para cargar un remito de una orden de compra. Si el remito ya fue cargado, ingresando la letra, talonario y número de remito o cualquiera de los otros datos requeridos para la búsqueda, haciendo clic en “Buscar” se podrá realizar modificaciones sobre los datos del mismo. Haciendo clic en el botón “Seleccionar”, se accederá a la búsqueda de la orden de compra

Ingresando número y año de orden de compra, al hacer clic en “Buscar” se listarán todas las órdenes de compra con ese número, indicando cual es su origen de fondo (Plan Nacer o Rentas Generales). Seleccionar la orden de compra que corresponde al origen de fondo de Plan Nacer. Completar los datos requeridos: número de remito, fecha de remito, fecha recepción mercadería o prestación de servicio, fecha vencimiento plazo de entrega (es sugerida por el sistema de acuerdo a la forma de entrega especificada al generarse la orden de compra). Al hacer clic en guardar se habilita el botón “Editar”

El botón “Editar” habilita la posibilidad de modificar cualquiera de los datos generales del remito. Además haciendo clic en el botón “Nuevo Renglón” se listarán los renglones de la orden de compra. Al hacer clic en “Nuevo Renglón” se seleccionarán los renglones que conforman el remito y luego hacer clic en “Agregar renglones”

La cantidad ingresada puede ser modificada Clic acá para aceptar

el valor ingresado Clic acá para sacar

renglón del remito Para cargar la factura hacer clic en “Nueva Factura”

Seleccionar la orden de compra a la cual corresponde la factura Completar todos los datos requeridos y hacer clic en “Guardar”

• Observar que cuando se guardó la factura correspondiente a una orden de compra con

origen de fondo Plan Nacer, se asignó a la misma, en forma automática, el número de expediente actualmente abierto para el trimestre en curso, ya que la fecha de emisión de dicha factura está dentro del trimestre actualmente vigente. Si la fecha de emisión de la factura es anterior al trimestre vigente, también se le asigna este número de expediente.

• Si la fecha de emisión de la factura es posterior al trimestre vigente, el sistema permitirá su carga pero no se le asignará número de expediente (cuando se caratule el próximo expediente, se le asignará ese nuevo número en forma automática desde el sistema de expedientes)

• Al guardar se habilita el botón “Editar”, “Ver Notas”, “Imprimir Comprobante”

Ver Notas: permite agregar o sacar notas de crédito o débito asociadas a la factura Imprimir Comprobante: permite imprimir el comprobante de entrega de factura sin necesidad de la carga previa de los remitos. Editar: al hacer clic en este botón se habilita los botones “Asociar Remitos” y “Desglosar” Haciendo clic en “Desglosar” se está sacando la factura del expediente. Las facturas desglosadas de un expediente, serán incorporadas automáticamente al próximo expediente de órdenes de pago de Plan Nacer que se caratule. Haciendo clic en el botón “Asociar Remitos”, se listarán todos los remitos aún no asociados a ninguna otra factura y pertenecientes a la misma orden de compra a la cual se indicó en la factura.

Al asociar los remitos a la factura, el sistema hace las siguientes validaciones: • Todos los remitos deben tener sus renglones cargados. • La sumatoria de los remitos valorizados según el precio de preadjudicación y la cantidad

ingresada en el remito, debe coincidir con el importe total de la factura. • Todos los remitos que se van a asociar deben tener cargada su fecha de vencimiento y

además todos deben tener la misma fecha de vencimiento. • Si el remito que desea asociar no se muestra en pantalla, significa que ya fue asociado a

otra factura. Utilice la opción “Consulta de Remitos y Facturas” la cual le permitirá ver la orden de compra a la que pertenece, razón social del proveedor, el expediente que tiene asociado, el número de factura y el o los remitos asociados a esa factura.

Para este tipo de expedientes, no se permite generar la Nota de Elevación del sistema. Multas: • Los remitos pueden ser multados por mora o por incumplimiento. • La multa por mora se hace sobre los renglones y cantidades cargadas en el remito. • A través de la opción “Exceptuar multa por Artículo 72”, se puede seleccionar una

orden de compra y tildar las multas de esa orden de compra que se encuentran exceptuadas por el Artículo 72, debiéndose imprimir la correspondiente constancia.

Orden de Pago: A través del sistema se generarán las órdenes de pago de la/s facturas de una misma orden de compra que ha sido cargada y asignada al expediente actualmente vigente. Para poder hacer las mismas, hay que ingresar al menú O/P Plan Nacer, opción Generar Orden de Pago Una vez elegida esta opción nos mostrará la siguiente pantalla: Es el expediente

vigente para el trimestre.

Para generar por primera vez una orden de pago hay que hacer clic en el botón . Al hacer clic en esta opción, nos mostrará la siguiente pantalla:

Se ingresa el número, año y tipo de contratación de la orden de compra correspondiente a la/s factura/s a la/s que se le/s va a generar la orden de pago y luego hacer clic en el botón donde mostrará la siguiente pantalla: Nro. Provisorio: lo va asignar una vez que se seleccione una factura a la cual se le realizar la orden de pago. Proveedor y CUIT: Los traerá automáticamente de la orden de compra. Vto. Plazo de Entrega: Lo va a traer una vez que se seleccione alguna factura para realizarle la orden de pago.

Ejercicio: El sistema sugiere el ejercicio actual, pero el usuario podrá elegir otro, tales como Ejercicio Prorrogado o Reapropiación GEA. Subcategoría del Gasto: Esta opción esta relacionada con la partida corresponde de la orden de compra. El usuario tendrá que elegir una para la orden de compra. Convenio Multilateral: acá se carga el coeficiente para aquellos proveedores que tengan este tipo de convenio y se va a usar para el cálculo de las retenciones de Ingresos

Brutos. Si se carga este coeficiente, hay que hacer clic en el botón para que actualice el monto de las retenciones. Facturado: Es el monto por el cual va a salir la Orden de Pago y se calcular sumando las facturas que se incorporen a la orden de pago. Multas: El monto de las multas se recupera de las facturas que se incorporan a la orden de pago y tiene calculada la misma. Retenciones ARBA y AFIP: Estas retenciones se van a calcular de acuerdo a las facturas seleccionadas y a las condiciones que presenta el proveedor con respecto a su situación con respecto al IVA y demás condiciones tributarias. Total Proveedor: Es el monto que va a percibir el proveedor y se calcula restando al total facturado las retenciones y las multas. Si el usuario modifica alguno de los campos que tiene permitido, tiene que hacer clic en el botón

Para agregar facturas a la orden de pago hay que hacer clic en el botón donde nos mostrará la siguiente pantalla:

Los campos Nro. O/C, Año O/C, Tipo, Fecha Emisión, tipo Entrega y fecha Recepción O/C los trae automáticamente de la orden de compra y no pueden ser modificados. Nro. Factura: hay que cargar la letra, talonario y sucursal de la factura que vamos a agregar a la orden de pago. Una vez ingresados estos datos hay que hacer clic en

para que busque la misma y verifique que la misma corresponda a la orden de compra, este incluida en el expediente del trimestre (expediente vigente), que tenga cargada los remitos, que los remitos tengan cargado detalle, que si la factura le corresponde multa la tenga calculada, etc. Si la factura no presenta ningún inconveniente, mostrará la fecha de Presentación de Factura y el vencimiento de plazo de entrega. Si estos datos son correctos, hay que hacer clic en el botón para incorporar la misma a la orden de pago. Cuando se agregue la primer factura a la orden de pago, es el momento que el sistema le otorga el nro. Provisorio de orden de pago. Las facturas que se van incorporando a la orden de pago se van mostrando en la parte inferior de la pantalla: En las facturas incorporadas hay dos botones, el botón para desasociar la factura de la orden de pago y el botón para ver los remitos que tiene la factura seleccionada. Una vez que se cargaron todas las facturas que van a estar incluidas en la orden de

pago, hay que hacer clic en el botón para volver a los datos de la misma.

Como se puede observar, con la incorporación de la factura a la orden de pago, se asigno el nro. Provisorio, se actualizaron los campos Vto. Plazo de entrega, monto facturado, y se calcularon las retenciones y el total del proveedor. También se habilitaron los botones

para poder imprimir la misma y el botón . También muestra las facturas incorporadas en la orden de compra.

Para salir de esta opción hay que hacer clic en el botón Si luego de controlar la orden de pago se detecta algún dato erróneo y se desea modificar la misma, hay que ir volver a seleccionar la opción de menú: Lo que mostrara la siguiente pantalla:

Para entrar a la modificación de órdenes de pago hay que hacer clic en el botón lo que mostrará la siguiente pantalla:

Se ingresa el número, año y tipo de contratación de la orden de compra, a la cual le vamos a modificar un orden de pago y luego hacer clic en el botón donde mostrará la siguiente pantalla:

Esta pantalla mostrará todas las órdenes de pago correspondientes a la orden de

compra ingresada que pertenezcan al trimestre del expediente y que no tengan cargado el número definitivo de orden de pago. Para modificar la orden de pago hay que hacer clic en el botón donde nos mostrará la siguiente pantalla:

Como verán, esta pantalla es la misma pantalla que la carga de la orden de pago, la

misma funciona de la misma manera que se explico anteriormente. Si se quiere anular la orden de pago, primeramente hay que desasociar las facturas

incorporadas haciendo clic en el botón que se encuentra al lado de cada factura incorporada, luego hacer clic en el botón lo que nos pedirá la confirmación de la misma:

Para confirma la operación hay que hacer clic en el botón , sino para cancelar

la operación hay que hacer clic en el botón para que nos lleve nuevamente a la pantalla anterior.

Una vez que se controlaron las ordenes de pago y el usuario determina que los datos

de la misma son correctos, hay que asignarle la numeración definitiva. Para ello hay que ir al menú y seleccionar la opción Número definitivo

Esto mostrará la siguiente pantalla: Se ingresa el número, año y tipo de contratación de la orden de compra, a la cual se va

numerar alguna orden de pago y luego hacer clic en el botón donde mostrará la siguiente pantalla:

Esta pantalla muestra todas las órdenes de pago correspondientes a la orden de

compra ingresada, que pertenecen al trimestre vigente y que todavía no fueron numeradas en forma definitiva. Para asignar el número definitivo hay que hacer clic en el botón Asignar Número para que muestre la siguiente pantalla:

Nro. Definitivo: se ingresa el número que se va a asignar. El sistema valida que el mismo no se utilizo con anterioridad en otra orden de pago. Fecha Emisión: el sistema sugiere la fecha actual pero el usuario podrá modificarla. Esta fecha no podrá ser mayor a la fecha actual, estar dentro del trimestre y no podrá ser menor a la fecha de factura.

Vto. Orden de Pago: el sistema sugiere 30 días posteriores a la última fecha de presentación de factura de las que tengan asociada la orden de pago. Esta fecha no podrá ser inferior a la fecha actual ni anterior a la fecha de emisión de la orden de pago.

Una vez ingresados estos datos, hay que hacer clic en el botón . Si se

realizo correctamente mostrará la siguiente pantalla donde permitirá imprimir la orden de pago y volver al menú principal

Si posteriormente de haber asignado un número definido a una orden de pago se

detecta que la misma tiene algún error hay que ir a la opción de menú reabrir Orden de Pago: Lo que mostrará la siguiente pantalla:

Se ingresa el número, año y tipo de contratación de la orden de compra, a la cual se

va a reabrir alguna orden de pago y luego hacer clic en el botón donde mostrará la siguiente pantalla:

Esta pantalla muestra las ordenes de pago pertenecientes a la orden de compra

ingresada y que pertenecen al expediente del trimestre vigente y que ya tiene asignado un número definitivo. Para reabrir hay que hacer clic en el botón reabrir Orden de Pago lo que mostrará la siguiente pantalla:

Para reabrir la orden de pago hay que hacer clic en el botón donde nos mostrara una pantalla confirmando la reapertura

El sistema cuenta con una opción para poder consultar las ordenes de pago. Para ello

hay que seleccionar del menú la opción consulta:

Esta opción nos llevará a la siguiente pantalla: En esta pantalla se ingresa el número, año y el tipo de contratación de la orden de

compra y el expediente correspondiente al trimestre que se quiere consultar, el sistema sugiere el expediente vigente, pero el usuario puede elegir el que quiere. Luego hay que hacer clic en el botón donde nos mostrara todas las ordenes de pago correspondiente a la orden de compra y trimestre ingresados, tengan o no numeración definitiva.

Para consultar alguno en particular hay que hacer clic en el botón Consultar, donde

veremos en detalle la orden de pago y tenderemos la posibilidad de imprimirla Para poder consultar otra orden de pago hay que hacer clic en el botón

Cerrar Expediente Para cerrar el expediente correspondiente al trimestre, tanto para plan

nacer como para cardiopatias congenitas, hay que ir al menú Ordenes de pago y elegir la opción Cerrar expediente:

Esto lleva a la siguiente pantalla donde se muestran los expedientes

que no están cerrados. Para seleccionar un expediente para cerrar hay que hacer clic en el

botón . Si el expediente seleccionado tiene facturas sin una orden de pago, se verá la siguiente pantalla donde se muestran las mismas, e informando que a las mismas hay que generarles la orden de pago o desasociarlas del expediente.

Si el expediente seleccionado tiene ordenes de pago sin numerar u ordenes de

pago sin facturas, se verá la siguiente pantalla donde se muestran las mismas, e informando que a las mismas hay que numerarlas o anularlas.

Si el expediente seleccionado no tiene ninguno de los problemas anteriores, se

verá la siguiente pantalla donde se muestran todas las ordenes de pago incluidas en el mismo:

Para confirmar el cierre del expediente hay que hacer clic en el

botón . Una vez cerrado nos muestra un mensaje confirmando que se cerró el expediente y dándonos la opción de imprimir un listado con todos las ordenes de pago incluidas en el expediente.

Si a un expediente cerrado hay que agregarle o sacarle órdenes de pago hay

que ir a la opción reabrir expediente: Al elegir esta opción nos mostrará una pantalla donde se puede seleccionar el

expediente a reabrir. Recordar que solo podrán ser reabiertos los expediente que fueron cerrados y que todavía no se le cargo la declaración jurada.

Para seleccionar un expediente para reabrir hay que hacer clic en el

botón . Esto llevará a la siguiente pantalla se muestran todas las ordenes de pago incluidas en el mismo y donde se confirma que el expediente va a hacer reabierto:

Para confirma hay que hacer clic en el botón . Una vez que se reabrió el expediente, mostrará una pantalla confirmando.