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Es toda una realidad que sólo con un buen manejo de nuestra contabilidad podremos valorar realmente la solvencia y la estabilidad de nuestro proyecto, sólo de esta forma podremos  analizar cuestiones básicas como los cobros, los  pagos, la evolución de las ventas, los gastos, los ingresos generales e incluso las desviaciones.

Este buen manejo se convertirá en el único y auténtico termómetro financiero de nuestra empresa. Es muy importante mencionar que los ingresos deben registrarse con precisión, debido a la falta de registros fiables, podrían provocar problemas económicos en nuestra empresa.

Es a partir de la recopilación de datos obtenidos, durante un espacio de tiempo determinado, de manera correcta, y gestionados de modo profesional, cuando se logra realmente tener una visión acertada del lugar dónde se encuentra nuestro negocio.

A continuación compartiremos contigo algunos consejos contables esenciales, que ayudarán a tu empresa a mantener una contabilidad eficaz.

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1. Ve la Contabilidad de tu Empresa como Proceso ContinuoNo olvidemos que la contabilidad de nuestra empresa es un proceso constante y no se termina después de cierto período de tiempo. No se debe hacer durante un mes y omitirse en el mes siguiente. Siempre hay que tener en cuenta que la contabilidad debe hacerse  toda la vida de la empresa. Es muy importante revisar los estados financieros cada mes con el fin de ser capaz de hacer ajustes cruciales relacionados con los ingresos y los gastos.

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2. Utiliza un Software de Contabilidad ConfiablePara el pequeño empresario, muchas veces la contabilidad no es más que un gasto que se debe evitar por todos los medios, pero cuando crece la empresa esto debe cambiar. Muchos intentan llevarla por su cuenta, posiblemente porque no son conscientes de su complejidad e importancia.Tener un buen control contable es la piedra angular de la administración de la empresa, ya que involucra aspectos tan importantes como el cumplimiento de las obligaciones tributarias, sin embargo hoy en día esta área puede ser menos compleja de lo que parece, ya que existen aliados como los proveedores de facturación electrónica que facilitan los procesos fiscales.También están el software de contabilidad, los cuales tienen la capacidad no sólo de simplificar y facilitar nuestros procesos contables, sino también de brindarles mucha seguridad, por esto debemos implementarlos en nuestra empresa.

En la siguiente imagen encontraran algunos consejos para elegir un buen software contable:

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Pero no debemos olvidar que las herramientas digitales solo son la base de nuestro control contable, por lo que es fundamental tener un profesional que sepa gestionar cada una de nuestros programas y aun más importante interpretar los datos que un software nos brinda.

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3. Jamás Olvides la SeguridadLas autoridades fiscales le han dado un nivel muy alto de relevancia a la Firma Electrónica Avanzada (FIEL), la cual es el equivalente a la firma autógrafa, lo que implica que transmitirle a un tercero los archivos de la FIEL es como darle a esa persona la facultad para que firme cualquier documento de manera personal con o sin, tu autorización.En otras palabras, la FIEL no es sólo una forma de acceder a las diversas aplicaciones del portal de las autoridades fiscales, sino un mecanismo para firmar documentos oficiales, solicitudes, autorizaciones, folios para facturación y declaraciones, entre muchos más trámites oficiales y de forma digital, por lo que nunca se debe perder de vista quién tiene acceso o cuántas copias se han realizado de los archivos¿O acaso es bueno que cualquier persona firme los cheques de las cuentas bancarias de otros? Nunca olvides que los delitos más graves son debido a excesos de confianza.

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4. Siempre Respalda toda tu Información (Tanto Impresa como Electrónica)

Es una obligación de los contribuyentes contenida en las disposiciones fiscales, que mantengan la información contable y fiscal por un plazo no menor de 5 años (y 10 años más en algunos casos), por lo que la responsabilidad de salvaguardar la información no es del Contador, o de la marca de la computadora o de la USB que utilizamos, sino que es responsabilidad del contribuyente.Para disminuir el riesgo de pérdida información y documentación, y para mantener un nivel adecuado de seguridad, es excesivamente importante que ésta tenga varios respaldos físicos y electrónicos, de lo contrario, es posible que por confiar en un tercero, termine siendo una víctima de la negligencia o del descuido.

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5. Cambio de Contador, Cambio de AccesosTener un estricto control de los accesos y contraseñas de la empresa toma un valor aún más significativo cuando se trata de información fiscal. Es verdad que la rotación de personal es una de las principales amenazas en este punto, debido a que cuando un nuevo integrante toma el control de la parte contable, es común que se le entregue la información de los accesos, pero hay que ser precavidos.Lo mejor es tener perfectamente resguardadas nuestras firmas electrónicas y los accesos, para en el momento de hacer cambios en el personal se puedan hacer cambios de las contraseñas. Hoy en día este tipo de procesos es más sencillo gracias a que los organismos fiscales dan la opción de hacer el trámite en línea.Como ejemplo en México el  proceso de revocación y renovación, así como el cambio de contraseña CIECF es un trámite que se puede realizar a través del portal del SAT, por lo que, por unos cuántos minutos, es posible ahorrar diversas molestias innecesarias.

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6. Si Necesitas un Contador, Asegúrate Encontrar uno que Tenga ExperienciaTener un registro contable siempre es importante si se desea que la empresa sea exitosa, por este motivo la contratación de profesionales capacitados, es sin duda, algo totalmente obligatorio. Es cierto, sobre todo en pequeños proyectos, que tal vez no se pueda realizar un planteamiento integrado, es decir, no podremos tener dentro de nuestro equipo de trabajo a un “gurú” de la Contabilidad, pero demos gracias a que existen servicios externos que pueden cumplir perfectamente estas funciones y a un costo por demás razonable.

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7. Capacitación de Empleados y DirigentesEn los últimos años se han desarrollado reformas fiscales en diverso países, ante esta situación las empresas deben de adaptarse a la nuevas normas y regulaciones, por ello es fundamental tener capacitación constante, tanto dirigentes como trabajadores deberán estar perfectamente informados para evitar problemas contables y administrativos.En este mismo sector también entra la capacitación de las nuevas tecnologías, los días donde la contabilidad se realizaba únicamente en papel han quedado atrás, cada año llegan nuevas formas de control y como te comente en el punto 2, los softwares contables son un aliado vital hoy en día, pero para que funcionen correctamente es necesario que tu personal esté debidamente capacitado para utilizarlos.

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8. Jamás Olvides que la Peor Pregunta… es la que no se HaceDiversas organizaciones de la sociedad civil y los Colegios de Contadores Públicos federados, invierten muchos recursos para brindar asesoría para los contribuyentes, la cual puede ser completamente gratuita o extremadamente especializada, para que la ignorancia no sea un factor que perjudique a los mismos contribuyentes.Debemos informarnos acerca de los conocimientos que podemos adquirir a través de estas instancias y no simplemente quedarnos con la duda y con el problema.

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Por último, no olvidemos que es responsabilidad de los contribuyentes la prevención de los delitos relacionados con los impuestos, para no convertirse en una víctima de un fraude fiscal.

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