AUDITORIA II

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FLUJOGRAMAIntroduccin

EL Flujograma o Diagrama de Flujo y a su vez los Diccionarios de Datos, consisten en representargrficamente hechos, situaciones, movimientos o relaciones de todo tipo, por medio de smbolos.A continuacin se observaran, caractersticas, tipos, simbologa, diseo y elaboracin de los mismos.

Segn Gmez Cejas, Guillermo. Ao 1.997. Segn su formato o propsito, puede contener informacinadicional sobre el mtodo de ejecucin de las operaciones, el itinerario de las personas, las formas, ladistancia recorrida el tiempo empleado, etc. Es importante ya que ayuda a designar cualquierrepresentacin grfica de un procedimiento o parte de este.

En la actualidad los flujogramas son considerados en las mayoras de las empresas o departamentos desistemas como uno de los principales instrumentos en la realizacin de cualquier mtodos y sistemas, yaque este permite la visualizacin de las actividades innecesarias y verifica si la distribucin del trabajoest equilibrada, o sea, bien distribuida en las personas, sin sobrecargo para algunas mientras otrostrabajan con mucha holgura.

El diagrama de flujo ayuda al analista a comprender el sistema de informacin de acuerdo con lasoperaciones de procedimientos incluidas, le ayudar a analizar esas etapas, con el fin tanto de mejorarlascomo de incrementar la existencia de sistemas de informacin para la administracin.

Diagrama de Flujo de Datos

Son una de las cuatro herramientas del anlisis estructurado. Es una herramienta grfica que se empleapara describir y analizar el movimiento de los datos a travs de un sistema, ya sea este manual oautomatizado, incluyendo procesos, lugares para almacenar datos y retrasos en el sistema. Los DFD,como se les conoce popularmente son la herramienta ms importante y la base sobre la cual sedesarrollan otros componentes. La transformacin de datos de entrada en salida por medio de procesospuede describirse en forma lgica e independiente de los componentes fsicos (computadoras, gabinetesde archivos, y procesadores de texto) asociados con el sistema.

Conversiones (Smbolos)

Un diagrama de flujo es una representacin grfica de un algoritmo o de una parte del mismo. Losdiagramas de flujo ayudan en la comprensin de la operacin de las estructuras de control (Si, Mientras).

La ventaja de utilizar un algoritmo es que se lo puede construir independiente mente de un lenguaje deprogramacin, pues al momento de llevarlo a cdigo se lo puede hacer en cualquier lenguaje.

Dichos diagramas se construyen utilizando ciertos smbolos de uso especial como son rectngulos,diamantes, valos, y pequeos crculos, estos smbolos estn conectados entre s por flechas, conocidascomo lneas de flujo. A continuacin se detallarn estos smbolos.

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Nombre Smbolo Funcin

Terminal

Representa el inicio y fin de unprograma. Tambin puede representaruna parada o interrupcin programadaque sea necesaria realizar en unprograma.

Entrada / salida

Cualquier tipo de introduccin de datosen la memoria desde los perifricos oregistro de informacin procesada en unperifrico.

Proceso

Cualquier tipo de operacin que puedaoriginar cambio de valor, formato oposicin de la informacin almacenadaen memoria, operaciones aritmticas, detransformaciones, etc.

Decisin

Indica operaciones lgicas o decomparacin entre datos (normalmentedos) y en funcin del resultado de lamisma determina (normalmente si y no)cual de los distintos caminosalternativos del programa se debe seguir

Conector MismaPgina

Sirve para enlazar dos partescualesquiera de un diagrama a travs deun conector en la salida y otro conectoren la entrada. Se refiere a la conexin enla misma pagina del diagrama

Indicador dedireccin o lneade flujo

Indica el sentido de la ejecucin de lasoperaciones

Salida

Se utiliza en ocasiones en lugar delsmbolo de salida. El dibujo representaun pedazo de hoja. Es usado paramostrar datos o resultados.

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Caractersticas

Sinttica: La representacin que se haga de un sistema o un proceso deber quedar resumido enpocas hojas, de preferencia en una sola. Los diagramas extensivos dificultan su comprensin yasimilacin, por tanto dejan de ser prcticos.

Simbolizada: La aplicacin de la simbologa adecuada a los diagramas de sistemas yprocedimientos evita a los analistas anotaciones excesivas, repetitivas y confusas en suinterpretacin.

De forma visible a un sistema o un proceso: Los diagramas nos permiten observar todos lospasos de un sistema o proceso sin necesidad de leer notas extensas. Un diagrama es comparable,en cierta forma, con una fotografa area que contiene los rasgos principales de una regin, y quea su vez permite observar estos rasgos o detalles principales.

Permitir al analista asegurarse que ha desarrollado todos los aspectos del procedimiento.

Dar las bases para escribir un informe claro y lgico.

Es un medio para establecer un enlace con el personal que eventualmente operar el nuevoprocedimiento.

Segn Gmez Rondn, Francisco. Ao 1.995:

De uso, permite facilitar su empleo. De destino, permite la correcta identificacin de actividades. De comprensin e interpretacin, permite simplificar su comprensin. De interaccin, permite el acercamiento y coordinacin. De simbologa, disminuye la complejidad y accesibilidad. De diagramacin, se elabora con rapidez y no requiere de recursos sofisticados.

Como se construye

Debe de indicar claramente dnde inicia y dnde termina el diagrama. Cualquier camino del diagrama debe de llevarte siempre a la terminal de fin. Organizar los smbolos de tal forma que siga visualmente el flujo de arriba hacia abajo y de

izquierda a derecha. No usar lenguaje de programacin dentro de los smbolos. Centrar el diagrama en la pgina. Las lneas deben ser verticales u horizontales, nunca diagonales.

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No cruzar las lneas de flujo empleando los conectores adecuados sin hacer uso excesivo de ellos.

No fraccionar el diagrama con el uso excesivo de conectores. Solo debe llegar una sola lnea de flujo a un smbolo. Pero pueden llegar muchas lneas de flujo a

otras lneas.

Las lneas de flujo deben de entrar a un smbolo pro la parte superior y/o izquierda y salir de lpor la parte inferior y/o derecha.

Evitar que el diagrama sobrepase una pgina; de no ser posible, enumerar y emplear losconectores correspondientes.

Usar lgica positiva, es decir, realizar procesos cuando es verdadera la condicin y expresar lascondiciones de manera clara (por ej., "no es a =/= de b" ==> "a=b").

Comentar al margen nicamente cuando sea necesario.

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Reglas adicionales para el dibujo de DFD: ya se han identificado la mayor parte de los lineamientos que sesiguen para el dibujo de los DFD, he aqu algunas ms:

Cualquier flujo de datos que abandone un proceso debe estar basado en los datos que entran alproceso

Todos los flujos de datos tienen un nombre que refleja los datos que fluyen entre procesos, almacenesde datos, fuentes o destinos

Solo deben entrar al proceso, los datos necesarios para llevarlo a cabo Un proceso no debe saber nada de ningn otro en el sistema, es decir debe ser independiente, la nica

dependencia que debe existir es aquella basada en sus propios datos de entrada y salida Los procesos siempre estn en continua ejecucin, no se inician ni tampoco se detienen. Los analistas

siempre deben suponer que un proceso est listo para ejecutar su trabajo La salida de los procesos puede tomar una de las siguientes formas

Flujo de datos con informacin aadida por el proceso (i.e: una anotacin a una factura) Una respuesta o cambio en la forma de los datos (i.e: un cambio en la forma de expresar las

utilidades de a $-) Un cambio de condicin (i.e: de autorizado a no autorizado) Cambio de contenido (i.e: integracin o separacin de la informacin contenida en uno o ms

flujos entrantes de datos) Cambios en la organizacin (i.e: separacin fsica o redondeo de datos)

La norma comn es definir cada nivel inferior en trminos de 3 a 7 procesos para cada proceso denivel superior, si son necesarios ms detalles se puede hacer en el siguiente nivel.

Los almacenes y flujos de datos que son relevantes solo para el interior del proceso, son ocultadoshasta que el proceso se extiende con mayor detalle

Los datos que fluyen hacia los procesos experimentan cambios. Por consiguiente, el flujo de datos desalida tiene un nombre diferente al de la entrada; si no se efecta algn cambio en el flujo de datos,entonces cul es la finalidad del proceso?

En cuanto a los nombres de los procesos lo ms apropiado es escoger un verbo y un sujeto que recibala accin y no nombre generales que no digan nada. Si un nombre de proceso es vago o complejo talvez se deba subdividir el proceso an ms.

Ejemplos

A los primeros diagramas obtenidos se les conoce como diagramas de alto nivel, mientras que a losresultantes de estos se les conoce como diagramas de bajo nivel.En este sentido el primer diagrama que se obtiene se le conoce con el nombre de diagrama de contexto,es un diagrama de nivel muy general (alto nivel); es tambin conocido como diagrama de nivel 0.Contiene un solo proceso pero juega un papel muy importante en el estudio del sistema en uso; ya quedefine fronteras. Todo lo que no se encuentre dentro de las fronteras identificadas en el diagrama noforman parte del estudio de sistemas. La forma en que funcionen otras organizaciones o elementosexternos (las fuentes y destinos) est fuera de nuestro control y no ser estudiado con detalle.

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Cada flujo de datos (cada flecha) emplea una etiqueta que describe que datos emplea. Cuando los datos semueven de un lugar a otro el flujo de datos apunta hacia el lugar donde se dirige el flujo.

Ejemplo: Un sistema est formado por varias actividades o procesos, cada uno de los cuales contiene

varios sub-procesos con marcadas interrelaciones entre ellos. Por ejemplo un proceso decuentas por pagar puede estar integrado por tres sub-procesos que podran llamarse:autorizacin de la factura, revisin del adeudo en la cuenta y elaboracin del cheque.

A su vez cada sub-proceso se divide en sub-proceso ms especfico. Los nombres dados a los procesos especifican acciones y procedimientos de control que

realizan Cada proceso se etiqueta adems con un nmero que identifica de donde proviene (excepto el

diagrama de contexto que solo se identifica con un nivel 0 ms el nombre que se leproporcione)

En trminos generales todo componente de los DFD se etiquetan con un nombre que searepresentativo.

Niveles del DFD

Nivel de Partida: Diagrama de Contexto: No existirn almacenes o archivos. Se representarn las entidades externas que son fuente y destino de los datos. El sistema ser representado como un proceso simple. Se dibujarn slo los flujos de datos de comunicacin exterior-sistema.

Nivel 1 y subsiguientes: Deber haber igual cantidad de archivos. Aunque podr existir mayor cantidad de

almacenamientos en el nivel 2 debido a la explosin de algn proceso. En el ltimo nivel, cada proceso realizar una funcin especfica y concreta.

En general la expansin de niveles depende de la naturaleza y complejidad del sistema que se modele; no esposible especificar un nmero de niveles, en general se debe continuar con el proceso de expansin todo loque sea necesario para comprender los detalles del sistema y la forma en que trabaja, teniendo cuidado deverificar todos los aspectos con usuarios que conocen el sistema, en general, se debe expandir todo aquelproceso que incluyen varias tareas para las que es necesario, el flujo de datos entre diferentes personas olocalidades. Por otra parte no requieren expansin aquellas tareas que son realizadas por una persona o enun escritorio, donde no existe flujo de datos.

Diccionario de Datos

Es un catlogo, un depsito, de los elementos de un sistema. Estos elementos se centran alrededor de losdatos y la forma en que estn estructurados para satisfacer los requerimientos y las necesidades de laorganizacin. En l se encuentran la lista de todos los elementos que forman parte del flujo de datos en todoel sistema.