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SECRETARÍA DE SEGURIDAD

MEMORANDO SGSG-CAF-CP-2016-013

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PARA: Mgs. Nestor Santamaría P. „ a e 1- 4. T"' Responsable Coordinación Administrativa Financiera „ / O ,L6 o A ,

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DE: Ab. Johanna Montesdeoca c‘

Responsable Compras Públicas C-4 rft" S.

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ASUNTO: Entrega del informe de cumplimiento a las recomendaciones al Informe No.

DADSySS-0057-2014 aprobado el 10 de noviembre de 2014, del examen especial a

los ingresos, gastos de remuneraciones, gastos de inversión en bienes de larga

duración y denuncias presentadas en el Municipio del Distrito Metropolitano de Quito,

por el período comprendido entre el 1ro. de septiembre de 2008 y el 31 de diciembre

de 2011.

FECHA: Quito D.M., 05 de enero de 2016

Con un atento saludo, me permito exponer a su autoridad el informe de cumplimiento a las

recomendaciones al Informe No. DADSySS-0057-2014 aprobado el 10 de noviembre de 2014, del

examen especial a los ingresos, gastos de remuneraciones, gastos de inversión en bienes de larga

duración y denuncias presentadas en el Municipio del Distrito Metropolitano de Quito, por el período

comprendido entre el 1ro. de septiembre de 2008 y el 31 de diciembre de 2011.

Lo cual está en virtud de las atribuciones inherentes a la responsabilidad de la Unidad de Compras

Públicas y dando cabal cumplimiento a su disposición emitida mediante memorando SGSG-CAF-

030RD-2015-504 de 22 de abril de 2015.

Verificados los puntos de conclusiones y recomendaciones del informe se establece que las

observaciones al proceso MDMQ-SM-LBS-001-2011 planteadas por el Director Ejecutivo del Servicio

Nacional de Contratación Pública, indicada en el informe de respuesta es la única que por su carácter

de general y al estar dirigida al Señor Alcalde era pertinente de conocimiento para de los funcionarios

y directivos de esta Secretaría que se desempeñan o desempeñarán como miembros de la Comisión

Técnica.

Por su valiosa atención le agradezco,

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Ab. Johanna Montesdeoca

Responsable Compras Públicas

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mmiums tommarore SECRETARÍA DE SEGURIDAD

INFORME DE CUMPLIMIENTO

Recomendaciones al examen especial a los ingresos, gastos de remuneraciones, gastos de inversión en bienes de larga duración y denuncias presentadas en el Municipio del Distrito Metropolitano de Quito, por el período comprendido entre el 1ro. de septiembre de 2008 y el 31 de diciembre de 2011"

Servidora Municipal: Abogada Johanna Katherine Montesdeoca Guerra. Unidad: Compras Públicas. Cargo: Responsable de Unidad.

Fecha de Emisión del Informe: 05 de enero de 2016

Antecedentes:

Orden de trabajo: En el ámbito de las atribuciones inherentes a la responsabilidad de la Unidad de Compras Públicas doy cumplimiento de la disposición del señor Coordinador Administrativo Financiero emitida mediante memorando SGSG-CAF-COORD-2015-504 de 22 de abril de 2015

Documentos de conocimiento y aplicación: 1. Oficio Circular 0028 de 06 de abril de 2015 suscrito por la Dra. Alexandra Pérez, Administradora

General del MDMQ, en el que indica: "Mediante oficio No. A0080 de 23 de marzo de 2015, el Dr. Mauricio Rodas Espinel, Alcalde Metropolitano del Distrito Metropolitano de Quito, da a conocer que la Contraloría General del Estado mediante oficio 40369 DADSySS, remite un ejemplar del informe DADSySS-0057-2014 aprobado el 10 de noviembre de 2014, correspondiente al "Examen Especial a los Ingresos, Gastos de Remuneraciones, Gastos de Inversión en Bienes de larga duración y Denuncias Presentadas en el Municipio del Distrito Metropolitano de Quito, por el periodo comprendido entre el 1 de septiembre de 2008 y el 31 de diciembre de 2011."

2. Oficio A 0080 de 23 de marzo de 2015 suscrito por el Dr. Mauricio Rodas Espinel Alcalde Metropolitano del Municipio del Distrito Metropolitano de Quito dirigido al Ab. Darío Tapia Secretario de Movilidad, Señores Secretarios del MDMQ, Dra. Alexandra Pérez Administradora General, Ing. Patricio Díaz Director Metropolitano Administrativo, establece que en virtud se ha aprobado el 10 de noviembre de 2014 el examen especial a los ingresos, gastos de remuneraciones, gastos de inversión, inversión en bienes de larga duración y denuncias presentadas en el Municipio del Distrito Metropolitano de Quito, por el periodo comprendido entre el 1 de septiembre de 2008 y el 31 de diciembre de 2011.

En memorando SGSG-CAF-COORD-2015-504 de fecha 22 de abril de 2015 el Mgs. Néstor Santamaría Coordinador Administrativo Financiero, establece: "(...) el oficio circular No. 0028 de 06 de abril de 2015 e ingresado con Ticket No. 2015-0604-27 del 14 de abril del año en curso, suscrito por la Dra. Alexandra Pérez, Administradora General del Municipio del Distrito Metropolitano de Quito, mediante la cual indica: "Mediante oficio No. A0080 de 23 de marzo de 2015, el Dr. Mauricio Rodas Espinel, Alcalde Metropolitano del Distrito Metropolitano de Quito, da a conocer que la Contraloría General del Estado mediante oficio 40369 DADSySS, remite un ejemplar del informe DADSySS-0057-2014 aprobado el 10 de noviembre de 2014, correspondiente al "Examen Especial a los Ingresos, Gastos de Remuneraciones, Gastos de Inversión en Bienes de larga duración y Denuncias Presentadas en el Municipio del Distrito Metropolitano de Quito, por el periodo comprendido entre el 1 de septiembre de 2008 y el 31 de diciembre de 2011." A fin que las recomendaciones del referido Examen Especial deberán ser aplicadas de manera inmediata y de carácter obligatorio, conforme lo determina el Art. 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado."

En cumplimiento de la disposición a usted expongo.

Desarrollo:

El informe DADSySS-0057-2014 de la Contraloría General del Estado de la minuciosa lectura realizada sobre el documento en lo relacionado a las observaciones a los pliegos del proceso MDMQ-SM-LBS-001-2011 por el Director Ejecutivo del Instituto Nacional de Contratación Pública tal como se desprende a partir de la foja 24.

Observación INCOP: "1.- El numeral 4.5 Método de Evaluación de los pliegos del proceso, establece la evaluación de los parámetros "PARTICIPACIÓN MYPES" y "PROVEEDOR LOCAL".- Considerando que el proceso publicado por la entidad corresponde al de Licitación, su naturaleza y alcance de conformidad con la LOSNCP es de orden nacional; no existen márgenes de preferencia en relación con la localidad de ejecución del/

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objeto de contratación y la localidad de los oferentes, en clara inobservancia a los principios fundamentales de obligatorio cumplimiento establecidos por la norma señalada".

Observación INCOP: "2.- Sí bien, la Entidad define en el numeral 4.5 los parámetros de evaluación y su respectiva ponderación, no se ha establecido la experiencia mínima que los oferentes deben acreditar para obtener la totalidad del puntaje en cada uno de los parámetros de experiencia, así como tampoco se ha definido la metodología que se aplicará para evaluar a aquellas ofertas que no acrediten esta experiencia mínima necesaria para obtener la totalidad del puntaje."

Observación INCOP: "2.1.- Para los parámetros establecidos en la Tabla 3, la entidad ha determinado la evaluación de características constructivas de los bienes. Al respecto, conforme lo establece el artículo 23 de la LOSNCP estás deben ser definidas por la Entidad, y al no haberse definido una metodología de evaluación que permita valorar características superiores a las mínimas, no se encuentra razonabilidad de otorgar puntaje a la evaluación de las condiciones mínimas y de cumplimiento obligatorio."

Observación INCOP: "2.2.- En la Tabla 4 se establece la evaluación del diseño ergonómico y estético de os cascos, para lo cual, la Entidad no ha definido una metodología clara que permita valorar las características de los cascos de forma objetiva y la relación que se aplicará para valorar cumplimientos o incumplimientos y la asignación del puntaje.- Además, se establece la evaluación del parámetro "VARIEDAD DE ACCESORIOS OFERTADOS", parámetro que no ha sido definido ni dimensionado.-

Observación INCOP: "2.3.- En las tablas 7 y 8 se establece la evaluación de "BENEFICIOS COMPLEMENTARIOS OFRECIDOS POR EL OFERENTE" el cual se asocia con la nota "(0)", en el cual se señala que la Comisión calificadora verificará si el servicio es pertinente para los intereses del sistema y de la ciudad; si el servicio es relevante y las garantías de calidad que ofrezcan.- Sobre parámetro, la Entidad se encontraba en la obligación de definir en los pliegos del proceso cuales son los requisitos mínimos que los proveedores debían cumplir, así como cuales (sic) podrían ser mejorados y su respectiva metodología de evaluación; por tanto, cuales son los servicios pertinentes, relevantes y su alcance y las garantías que debían cumplir.

Observación INCOP: "3.- Adjunto al oficio de respuesta, la Entidad anexa los siguientes documentos.- 1. Modelo conceptual básico del sistema, que incluye resultados de la encuesta de disposición al uso del sistema.- 2.-Modelo operativo del sistema (incluye resumen de costos y cronograma de implementación).- 3.- Presupuesto desglosado del proyecto.- 4 Evidencia del proceso de socialización: lista de participantes en el taller, correos electrónicos sobre el levantamiento de pliegos.- 5. Acta preliminar de calificación.- Cabe aclarar que el Acta preliminar de calificación remitida con el oficio de respuesta no es la misma que se encuentra publicada en el Portal y a la cual realizamos observaciones..."

Observación INCOP: "4.- De la revisión del Acta de Calificación, respecto al parámetro de participación nacional, establece en el análisis de la oferta No. 1 que "No presenta el valor agregado nacional para los otros cuatro bienes requeridos: bicicletas, vehículos, cascos y accesorios (rompevientos (sic) impermeables), sistema de registro o marcaje de las bicicletas".- En consecuencia del cuadro "Matriz Oferta No. 1", consta que únicamente en el rubro "Provisión de cobertores y Anclajes" la oferta económica No. 1 obtiene 10 puntos.- De conformidad con el cuadro "Matriz Oferta No. 2" consta que el oferente obtuvo 10 puntos en los siguientes rubros: Servicio de Administración del sistema, Provisión de bicicletas, Provisión de Cobertores y Anclajes, Provisión de Cascos y Accesorios, Provisión de software y colectores, Provisión de portal web, Provisión del sistema de registro.- Sin embargo, en el Acta preliminar de calificación remitida, establece puntaje de participación nacional a la oferta No. 1, en todos los rubros a excepción de "vehículos" y "Sistema de registro o marcaje de bicicletas"

Observación INCOP: "5.- De las tablas de evaluación finales publicadas en el Portal, consta que los oferentes obtuvieron el máximo puntaje en caso todos los parámetros evaluados — diferentes de la Oferta Económica y Participación Nacional — con excepción de la Tabla No. 3 DE LAS BICICLETAS, en el rubro "Garantía de tiempo de durabilidad de las bicicletas y sus componentes", en la Tabla No. 7 SOFTWARE Y COLECTOES (sic), en el rubro "Beneficios complementarios ofrecidos por el oferente" y en la Tabla No. 8 PORTAL WEB, rubro "Beneficios complementarios ofrecidos por el oferente ".- Al haber incluido la Entidad parámetros discrecionales dentro de la evaluación de cada uno de los "componentes", se obtiene un resultado poco objetivo en el que no se determinan mejores condiciones para la Entidad Contratante.- Por lo tanto, al haber establecido la Entidad parámetros de evaluación subjetivos, se traduce en que las calificaciones otorgadas a los oferentes no tienen el sustento suficiente, ya que en los pliegos del proceso no se definió las condiciones que cada una de las ofertas debían cumplir para obtener la calificación respectiva, así como tampoco la metodología aplicable para 1 evaluación...".

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Atentamente,

Joh c/ n o(

Ab. Johanna Montesdeoca Guerra Responsable Compras Públicas Coordinación Administrativa Financiera Secretaría General de Seguridad y Gobernabilidad Municipio del Distrito Metropolitano de Quito

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Conclusión

Los miembros de la Comisión Técnica, que actuaron en el proceso "Prestación del Servicio de Administración de Bienes para el Sistema de Bicicleta Pública de Quito — Bici Q", no incluyeron en los pliegos, metodologías y parámetros de evaluación, y ponderación para la calificación de los componentes requeridos y presentados por los oferentes, y sin que el Secretario de Movilidad que actúo del 7 de agosto de 2009 al 31 de diciembre de 2011, los haya requerido para su análisis, previo a la aprobación, ocasionando que al momento de la calificación se haya aplicado metodologías y parámetros de evaluación y ponderación no aprobadas, y sin que la entidad disponga de información completa sobre estas acciones, que permitan determinar si el proceso ejecutado, logró la combinación más ventajosa para los intereses institucionales.

Recomendación

Al Alcalde:

9. Dispondrá al Secretario de Movilidad y Directores autorizados a suscribir contratos que antes de iniciar un proceso de contratación, verifiquen que en los pliegos se haga constar los métodos y parámetros de evaluación y ponderación, debidamente aprobados para cumplir los principios de legalidad, trato justo, igualdad, oportunidad, concurrencia, transparencia y participación nacional, que entre otros, sustentan el Sistema Nacional de Contratación Pública, y aplicando las acciones necesarias para transparentar su ejecución, y precautelar los intereses institucionales.

10. Ordenará a los miembros de las Comisiones Técnicas conformadas para los procesos de contratación, que para la formulación de pliegos, se considere los parámetros, modelos y formatos, autorizados por el Servicio Nacional de Contratación Pública, los que una vez aprobados, serán objeto de cumplimiento obligatorio.

MEDIDA ADOPTADA PARA CUMPLIR CON LA RECOMENDACIÓN:

Con el objetivo de poner en conocimiento de los funcionarios y directivos la observación generada por el Órgano Rector desempeñado por competencia y atribución por el Servicio Nacional de Contratación Pública y de la Contraloría General del Estado a través del estudio generado por este examen especial, se emite el memorando SGSG-CAF-CP-2016-1407 de fecha 31 de diciembre de 2015 para que las personas que actuarán en calidad de miembros de Comisión tengan en consideración las puntualizaciones realizadas en el examen especial, lo que permita el desempeño óptimo de la designación.

Verificados los puntos de conclusiones y recomendaciones que se establecen para aplicación de la Administración General y Secretarías, corresponden únicamente los antes señalados.

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