5 definicion de la tabla de materias y del cuadro de clasificacion

Definicion de la Tabla de Materias y del Cuadro de Clasificacion5

© Imagen: Don Francisco de Paula Navio del Bulgo y Castro, confinado en esta Plaza da poder a Dña. Francisca Javiera Osorio Calvache, vecina de la ciudad de Granada para pleitos. Data 1785 Folio 1 Fondo de Notaria legajo 9 documento 1 folios 1 y 2. Archivo Historico de Melila

Titulo del Curso: Software “Herramienta de Documentalista” Su uso para profesionales de la informacion

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TEMARIO

1 Instalacion y personalizacion del software2 Alta, baja y modificacion de un documento (registro)3 Recolectar RSS, lector de feed4 Recolectar enlaces, captura masiva de documentos en internet5 Definicion de la Tabla de materias y del Cuadro de clasificacion6 Asignar materia, Etiquetado, Cuadro de clasificacion7 Importar imagenes de un disco, extraer metadatos8 Importar documentos de un disco, extraer metadatos9 Metadatos y Recuperacion de la informacion10 Difusion de la informacion, Generar informes11 Gestion de necesidades de informacion, calcular relevancia y pertinencia.

DESCRIPCION Y OBJETIVOS DE ESTE TEMA

Definicion y mantenimiento de la tabla de materias y del cuadro de clasificacion.

Entrevistando a un miliciano en las trincheras, España 1937

Dos diferencias fundamenales entre tabla de MATERIAS y CUADRO DE CLASIFICACION

Un documento, volumen o expediente solo puede pertenecer a un solo codigo del cuadro de clasificacion

Un documento puede pertenecer a una o varias materias1

2El cuadro de clasificacion tiene una organzacion jerarquica

Las materias son una lista sin jerarquia, aunque conceptualmente puedan establecerse relaciones de pertenencia. Pero ya estarimos aproximandonos al concepto de tasauro

Tabla de Materias


Desde el menu principal elegimos la opcion Tablas y Configurar


Elegimos la opcion Materias


Nos aparece la rejilla con la tabla de materias

Haciendo Doble Click en una linea, Aparece un formulario que nos permite modificar una materia existente


Dos formas de añadir un registro a la tabla Materias

1 Boton derecho del raton, y elegimos la opcion Formulario de alta

2 Pulsar en el icono Ficha y elegir la opcion del menu Alta (insert)

Cuadro de Clasificacion


Cuadro de clasificación En la gestión de documentos de archivo, los expedientes se van agregando respetando una estructura que, de acuerdo con las buenas prácticas, debería reflejar las funciones de la actividad en cuestión. La representación de esta agregación se denomina «cuadro de clasificación». En general, el cuadro de clasificación consiste en una jerarquía, si bien podría apoyarse en un tesauro y no poseer una naturaleza jerárquica. El resto de la presente especificación se centra en el enfoque jerárquico. Del mismo modo que los expedientes parecen tener una existencia real aun cuando no son más que una mera acumulación de documentos de archivo, los niveles más altos de la jerarquía del sistema de clasificación también parecen reales, pese a ser solamente una simple agregación de expedientes o de niveles inferiores. Tal y como sucedía con los expedientes, la presente especificación fija unos requisitos en relación con la jerarquía, pero sin intervenir en el modo en que se aplican.

ESPECIFICACIÓN MOREQMODELO DE REQUISITOS PARA LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO

Actualmente el Software Beta Herramienta de Documentalista , no cumple todos los requisitos de la especicacion MOREQ, pero esta Especificacion ha servido como base metodologia para la implementacion del cuadro de clasificacion.


Desde el menu principal elegimos la opcion Tablas y Configurar


Elegimos la opcion Cuadro de Clasificacion


Formulario de mantenimiento del cuadro de clasificacion

Mostrar el arbol expandido o contraido

Añadir un nuevo item

Modificar Borrar / Eliminar un codigo

Ver los documentos asociados al codigo de clasificacion seleccionado

Modificar un Nombre o un Codigo de Clasificacion

Haciendo Doble Clik en un nombre, aparece el formulario de modificacion

El codigo de clasificacion, es unico, no se puede repetir

El nombre debe ser descriptivo

“A pesar de los cambios... ya sean tecnologicos o sociales, las necesidades genuinamente humanas siguen siendo las mismas. Pero podemos caer en la tentacion de despreciar todas las formas, los modos de trabajo que tradicionalmente, generacion tras generacion, han sido considerados utiles.

Es dificil discernir, dentro de la voragine de la historia,

(G. Toga 2008)http://www.facebook.com/group.php?group.php?gid=186557580539


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